Đang tải... (xem toàn văn)
Quan niệm về kỹ năngKỹ năng là một vấn đề được các nhà tâm lý học, giáo dục học, hành chính học,... trong và ngoài nước quan tâm. Có nhiều quan niệm khác nhau về kỹ năng tùy vào cách tiếp cận của các tác giả đó; tuy nhiên, có ba cách tiếp cận về kỳ năng như sau:Thứ nhất, là quan niệm xem xét kỹ năng nghiêng về mặt kỹ thuật hành động, coi kỹ năng là cách thức hành động dựa trên cơ sở tri thức và kinh nghiệm của các tác giả: A.V. Petrovxki, V.A. Cruchetxki,.... Kỹ năng được hình thành bằng con đường luyện tập, kỹ năng tạo khả năng con người cho con người thực hiện hành động không chỉ trong những điều kiện quen thuộc mà cả trong những điều kiện đã thay đổi. Xuất phát từ chỗ coi kỹ năng là mặt kỹ thuật của hành động, các tác giả này quan niệm rằng, khi nắm được kỹ thuật hành động, hành động đúng các yêu cầu kỹ thuật của nó thì sẽ đạt kết quả.Muốn nắm được kỹ thuật hành động và thực hiện được hành động theo đúng kỹ thuật thì phải có quá trình học tập (bắt chước) và rèn luyện. Như vậy, theo loại quan niệm này, kỹ năng là phương tiện thực hiện hành động mà con người đã nắm vững, người có kỹ năng về hoạt động nào đó là người nắm được các tri thức về hoạt động đó và thực hiện hành động theo đúng yêu cầu cần có của nó mà không cần tính đến kết quả của hành động.
KỸ NĂNG ĐÀM PHÁN VÀ TỔ CHỨC CUỘC HỌP Phần KHÁI QUÁT CHUNG VÊ KỸ NĂNG ĐÀM PHÁN VÀ GIẢI QUYẾT XUNG ĐỘT TRONG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC Quan niệm kỹ Kỹ vấn đề nhà tâm lý học, giáo dục học, hành học, ngồi nước quan tâm Có nhiều quan niệm khác kỹ tùy vào cách tiếp cận tác giả đó; nhiên, có ba cách tiếp cận kỳ sau: Thứ nhất, quan niệm xem xét kỹ nghiêng mặt kỹ thuật hành động, coi kỹ cách thức hành động dựa sở tri thức kinh nghiệm tác giả: A.V Petrovxki, V.A Cruchetxki, Kỹ hình thành đường luyện tập, kỹ tạo khả người cho người thực hành động không điều kiện quen thuộc mà điều kiện thay đổi Xuất phát từ chỗ coi kỹ mặt kỹ thuật hành động, tác giả quan niệm rằng, nắm kỹ thuật hành động, hành động yêu cầu kỹ thuật đạt kết Muốn nắm kỹ thuật hành động thực hành động theo kỹ thuật phải có q trình học tập (bắt chước) rèn luyện Như vậy, theo loại quan niệm này, kỹ phương tiện thực hành động mà người nắm vững, người có kỹ hoạt động người nắm tri thức hoạt động thực hành động theo yêu cầu cần có mà khơng cần tính đến kết hành động Thứ hai, quan niệm xem xét kỹ nghiêng mặt lực người, thành tố cấu trúc lực người (năng lực = kiến thức, kỹ năng, thái độ) tác giả: K.K Platonov, Kevin Barry, Nguyễn Quang uẩn, Quan niệm coi kỹ liên quan nhiều đến thực tiễn, đến việc áp dụng tri thức vào thực tiễn; khả thực có hiệu hệ thống hành động phù hợp với mục đích điều kiện thực hệ thống hành động Muốn có kỹ hành động cần phải diễn kiểm tra ý thức tùy theo phức tạp kỹ mà mức độ kiểm tra nhiều hay Kỹ địi hỏi việc sử dụng kinh nghiệm thu trước tri thức định hành động Nó khơng hành động có kết hoàn cảnh cụ thể mà có kỹ năng, người đạt kết tuông tự điều kiện khác Như vậy, quan niệm coi kỹ không đơn kỹ thuật hành động quan niệm thứ mà cịn biểu lực; kỹ vừa có tính on định, vừa có tính mềm dẻo tạo kết hành động Khi người bắt đầu hình thành kỹ nghề nghiệp kỹ nhìn nhận góc độ kỹ thuật thao tác hoạt động nhiều hơn; cịn kỹ ổn định, người biết sử dụng cách sáng tạo hoàn cảnh khác (mềm dẻo) đạt kết hành động xem yếu tố lực Thứ ba, tác giả như: J.N Richard (2003) coi kỹ hành vi thể hành động bên chịu chi phổi cách thức người cảm nhận suy nghĩ; I Louise (1995) coi kỹ yếu tố mang tính thực tiễn kết nối kết lý thuyết thái độ, niềm tin cá nhân hoạt động cụ thể Như vậy, với số tác giả khác có quan điểm coi kỹ không dừng tiêu chí kết xác, khả linh hoạt mà xem xét kỹ bao gồm yếu tố thái độ, động cá nhân thực hành động có kỹ Như vậy, Kỹ vận dụng có kết tri thức, kỉnh nghiệm phương thức hành động chủ thể lĩnh hội với thải độ, động cụ thể nhằm thực hoạt động có kết theo mục đích đề Kỹ hình thành, phát triển từ học hỏi, luyện tập thực hành có mục đích làm chủ chúng Người có kỹ hành động lĩnh vực cụ thể thể nội dung sau: Có tri thức hành động: nắm mục đích, cách thức hành động điều kiện để thực hành động; Thực hành động với yêu cầu nó; Hành động đạt kết cao theo mục đích đề ra; Có thể thực hành động có kết điều kiện thay đổi Từ đó, ta thấy kỹ có người vận dụng tri thức kinh nghiệm vào hoạt động thực tiễn có kết Tri thức kinh nghiệm điều kiện cần để hình thành kỹ năng; việc vận dụng tri thức, kinh nghiệm vào hoạt động thực tiễn có kết quả, đạt mục đích điều kiện đủ hình thành kỹ Theo V.A Cruchetxki, Phạm Minh Hạc, Trần Quốc Thành, trình hình thành phát triển kỹ gồm giai đoạn: Nhận thức đầy đủ mục đích, cách thức điều kiện hành động (giai đoạn hiểu biết); Quan sát làm thử theo mẫu (giai đoạn vận dụng thường xuyên); Luyện tập để tiến hành hành động theo yêu cầu nhằm đạt mục đích đề (Vận dụng thành thạo vận dụng thành công) II Kỹ đàm phán hoạt động hành nhà nước Khái niệm đàm phán: Một đặc điểm quan trọng Nhà nước pháp quyền Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam Nhà nước nhân dân, nhân dân, nhân dân; tất quyền lực Nhà nước thuộc nhân dân mà tảng liên minh giai cấp công nhân với giai cấp nơng dân đội ngũ trí thức; Nhà nước phục vụ nhân dân, gắn bó mật thiết với nhân dân; tôn trọng bảo vệ quyền người, quyền cơng dân Đó đặc điểm bật Nhà nước dân chủ Nhà nước “của dân, dân dân” Khoản Điều 8, Hiến pháp năm 2013 quy định: “Các quan nhà nước, cán bộ, công chức, viên chức phải tôn trọng Nhân dân, tận tụ phục vụ Nhân dân, liên hệ chặt chẽ với Nhân dân, lắng nghe ý kiến chịu giám sái Nhân dân” Cơng dân dân chủ khơng có nghĩa vụ, quyền, mà cịn có trách nhiệm tham gia vào hoạt động hệ thống trị; đổi lại, hệ thống trị phải bảo vệ tự do, quyền, lợi ích hợp pháp họ Chính q trình quản lý hành nhà nước cần bảo đảm cho nhà nước - chủ thể quản lý, thường xuyên có hoạt động đối thoại, đàm phán hay thương lượng với đối tượng bị quản lý dân tổ chức) (mà coi họ đối tác Đàm phán hoạt động gắn với quan hệ người với người mà hàng ngà tiến hành nhiều tiến hành cách trực giác không kịp có thời gian suy nghĩ đến Trong lĩnh vực quản lý đàm phán phận tách rời mang lại thành công hay thất bại cho bạn doanh nghiệp Đàm phán dạng đặc biệt giao tiếp; hành vi trình, bên tham gia (ở Nhà nước với dân tổ chức) tiến hành trao đổi, thảo luận điều kiện giải pháp sở nguyên tắc, quy định pháp luật để đạt thỏa thuận thống vấn đề tình quản lý cụ thể cho chúng gần với lợi ích mong muốn hai bên tốt Đạt thỏa thuận kết thành công bên tham gia đàm phán Đàm phán phương tiện để đạt mà ta mong muốn từ người/tổ chức khác Đó q trình giao tiếp, bàn bạc vấn đề có liên quan bên quan, tổ chức hành nhà nước bên - dân tổ chức (trong ngồi quan, tổ chức hành nhà nước) có quyền lợi chia sẻ nhằm đến thỏa thuận thống lợi ích hai bên, cộng đồng Hay nói khác Đàm phán hành vi trình, bên tham gia tiến hành trao đổi, thảo luận điều kiện giải pháp để thỏa thuận thống vấn đề tình cho chúng gần với lợi ích mong muốn họ tốt Sự đạt thỏa thuận thành công bên tham gia Francois de Cailere, nhà đàm phán, thương thuyết tiếng Pháp từ năm 1716 khẳng định: "Một nhà đàm phán kỉnh doanh giỏi phải người mềm dẻo cỏ củng phải c ứng rắn khối đá Người phải có phản xạ ứng xử nhanh nhậy phải người biết lắng nghe, lịch đem lại cảm giác dễ chịu cho đổi tác Song đồng thời phải biết tranh luận, thuyết phục cách biết lộ, đưa thơng tin bỉ mật đổi với người khác Nhà đàm phản giỏi phải biết tự chế ngự đê thơng tin bí mật người khác đê tránh bị mắc vào chủ định, chí bẫy đối tác, tránh buột miệng nói lời chưa kịp nghĩ khơng bị chi phối định kiến chủ quan ” Trong quản lý nhà nước, đàm phán hình thức sử dụng nhà nước dân/tổ chức cần đạt mục đích mà lợi ích có liên quan đến hai bên Mặc dù chủ thể quản lý bên đối tượng bị quản lý cấp cấp tổ chức hành có nhiều tình cần tổ chức đàm phán chưa có pháp luật điều chỉnh mối quan hệ cụ thể làm thiệt hại đến lợi ích dân/tổ chức mà bên cần làm rõ vấn đề để giải Đàm phán nhằm thỏa thuận chủ thể khách thể quản lý có quyền lợi chia sẻ có quyền lợi buộc thiểu số phải phục tùng đa số lợi ích có mâu thuẫn “trong trường hợp cần thiết lý quốc phịng, an ninh quốc gia, trật tự, an toàn xã hội, đạo đức xã hội, sức khỏe cộng đồng” “không xâm phạm lợi ích quốc gia, dân tộc, quyền lợi ích hợp pháp người khác” (Hiến pháp năm, 2013) Đàm phán đo sức trí tuệ hai bên, không giống thi chạy, thi chạy người đích cuối người thắng Nhưng đàm phán không ganh đua thực lực mà bao gồm việc áp dụng kỹ xảo đàm phán, có tác dụng ảnh hưởng tới tồn đàm phán Như vậy, để đàm phán thành cơng cần có tơn trọng nhau, quan tâm đến lợi ích khơng áp đặt, khơng dùng quyền lực nhà nước để bắt đối tượng quản lý thi hành mà khơng tính đến hợp lý định quản lý hành nhà nước Trong giới hội nhập, vai trò đàm phán ngày coi trọng Một hình thức quan trọng để quốc gia tăng cường hiểu biết lẫn thường thông qua đàm phán, thương lượng Đàm phán để tăng cường hợp tác; để phát triển kinh tế; để giải vấn đề môi trường, Kết đàm phán làm dịu tình hình căng thẳng, chí tránh xung đột chiến tranh khơng đáng có Trong quản lý hành nhà nước quốc gia, việc tiến hành đối thoại, đàm phán quan hành với nhau, quan cấp cấp dưới; quan nhà nước với dân tổ chức việc làm cần thiết làm tăng hiệu lực, hiệu quản lý hành nhà nước Việc nhà nước đàm phán, thương lượng với dân, coi dân đối tác ngày diễn thường xuyên chất nhà nước dân, dân, dân nước ta ngày thực tốt Từ phân tích đây, ta quan niệm: “Đàm phán quan hành nhà nước Các nguyên tắc dẫn đến thành công đàm phán Để đàm phán thành công, cần ý nguyên tắc đây: Ân tượng ban đầu: Không nên dùng quyền lực nhà nước đối đầu với đối tác đàm phán yêu cầu đòi hỏi Trước hết phải tạo khơng khí tin cậy, dễ chịu chào hỏi, bắt tay có vài câu nói mang tính cá nhân cử thái độ vui vẻ, dễ chịu Sau bắt đầu nói chủ đề nội dung đàm phán, thương thuyết với đối tác Chú ý tới cử chỉ, thái độ động tác thể đàm phán Ít nửa thơng tin định truyền đạt đàm phán thông qua tiếp nhận qua cử chỉ, thái độ động tác thể bạn phần ba thơng tin tiếp nhận thơng qua tiếng nói, giọng điệu cách nói người đàm phán Một gương mặt hồ hởi, thái độ cởi mở nhanh chóng tạo nên thiện cảm từ phía đối tác đàm phán Ý thức đánh giá cao, coi trọng đối tác người đám phán thể cách thể hiện, giọng điệu cách nói với tình cảm chân thành Phải xác định rõ mục tiêu đàm phán luôn bám sát theo đuôi mục tiêu suốt trình đàm phán Người đàm phản tốt phải biết rèn cho có khả lắng nghe đối tác nói đ) Phải biết trình bày, sử dụng từ ngữ cách khôn khéo, linh hoạt Người đàm phản với dân tổ chức cần phải biết hỏi nhiều thay nói nhiều Người đàm phán cần phải biết phép tới đâu, tự đàm phán tới giới hạn ỉ) Để tránh cho hiểu lầm vơ tình hay hữu ỷ để tránh nội dung đàm phản, thương thuyết bị lệch hướng, nhà đàm phán phải biết nhắc lại kết luận điểm trao đổi, thống hai bên trước chuyển sang nội dung đàm phản k) Luôn nhớ áp dụng nguyên tắc hai bên thắng (Thắng - Thắng) Làm điều tức nhà đàm phán chủ động điều tiết buổi thương thuyết Những điểm chưa rõ giải nhắc lại Nấu khéo léo nhà thương thuyết đưa hướng giải cho điểm nội dung đàm phán Thực việc nhắc lại tóm tắt nội dung đàm phán giúp cho nhà thương thuyết luôn không xa rời mục tiêu đàm phán, trình đàm phán trở nên có hệ thống, sở cho lần đàm phán Một số nguyên tắc khác đàm phán: Đàm phán hoạt động tự nguyện Một bên muốn thay đổi tình hình tin đạt Mục đích đàm phán thỏa thuận Khơng phải đàm phán kết thúc thỏa thuận Khơng đạt thỏa thuận có kết tốt Thời gian yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến tiến trình kết đàm phán Kết mỹ mãn cải thiện tình hình bên Tiến trình bị ảnh hưởng người đàm phán bên Đặc điểm đàm phán Đặc điểm đàm phán Đàm phán khơng đơn q trình theo đuổi nhu cầu lợi ích riêng lẻ bên, mà trình đơi bên cuối đạt thống thông qua việc không ngừng điều chỉnh nhu cầu Đàm phán khơng phải lựa chọn đơn giản hai khái niệm “hợp tác” “xung đột” mà thống hai mặt mâu thuẫn Đàm phán khơng phải thỏa mãn lợi ích bên cách vơ hạn chế, mà có giới hạn lợi ích định Sự thành công hay thất bại đàm phán đánh giá dựa vào mục tiêu dự định bên mà phải dựa vào nhiều tiêu chuẩn đánh giá tổng hợp, thực mục tiêu, tối ưu hóa chi phí, quan hệ bên, Vì vậy, đàm phán vừa khoa học, vừa nghệ thuật Những đặc điểm đàm phán bên quan hành Nhà nước: Đàm phán diễn có bên đề nghị/kiến nghị giải nhiều vấn đề liên quan đến lợi ích với bên có liên quan Đàm phán hoạt động tự nguyện hai bên với mục đích ban đầu chưa thống với nhau; trình đàm phán bên coi ngang quyền nghĩa vụ, khơng có quản lý bị quản lý; hoạt động đàm phán diễn nhằm đạt mục đích bên sở tuân theo pháp luật tơn trọng lợi ích tập thể, lợi ích quốc gia; đồng thời có tính đến yếu tố văn hóa truyền thống tốt đẹp đất nước Mỗi bên muốn thay đổi tình hình mong muốn đạt mục đích đàm phán Đàm phán thỏa thuận văn bản; đàm phán kết thúc thỏa thuận, có việc giải đàm phán hai bên trí thơng qua biên Kết mong muốn đàm phán cải thiện tình hình hai bên, làm cho Nhà nước gần dân hơn; dân hài lòng với Nhà nước Kết chưa mang tính pháp lý mà mức thỏa thuận hai bên, có giá trị tham khảo lớn để quan hành nhà nước có thẩm quyền định để giải vấn đề Ngoài quan Nhà nước tham gia đàm phán, có bên thứ ba tham gia đàm phán đại diện họp pháp hai bên chấp nhận Một số loại hình đàm phán tổ chức hành nhà nước Chia theo chủ thể đàm phán: Đàm phán bộ, ngành để ban hành sách Trong hoạt động quản lý nhà nước, có nhiều trường hợp cần có phối hợp quan hành nhà nước theo chiều ngang; kết phối hợp định hành với hình thức văn phù hợp với quy định pháp luật Ví dụ, Nghị liên tịch Chính phủ với quan trung ương tổ chức trị - xã hội; Thông tư liên tịch bộ, ngành để giải vấn đề liên bộ, ngành Thơng thường hình thức đám phán để ban hành sách, quy định có tính hướng dẫn; Đàm phán quyền cấp tỉnh với quan, tổ chức trị - xã hội cấp để ban hành quy chế hoạt động phối họp Ví dụ, Nghị liên tịch Quy chế phối hợp công tác HĐND, UBND ủy ban MTTQ Việt Nam tỉnh vấn đề như: phối hợp xây dựng nông thôn mới; công tác bầu cử; công tác tổ chức lấy ý kiến dự án Luật, Pháp lệnh, Nghị định, Đàm phán cấp sở, huyện, xã với tổ chức trị - xã hội (huyện đồn với UBND huyện, Công an huyện với Mặt trận Tổ quốc huyện, ) vấn đề như: phối hợp hành động bảo vệ môi trường phục vụ phát triển bền vững; phổi họp hành động bảo vệ môi trường quản lý, sử dụng đất đai, bảo vệ trật tự trị an, an toàn xã hội thuộc địa bàn mà quyền quản lý Đàm phán cấp quyền với dân: Đây loại hình đặc biệt đàm phán, thể phát triển dân chủ, nhà nước dân Khi lợi ích hai bên chưa thống nhất, quyền cấp xã, huyện, tỉnh (tùy theo mức độ vụ việc cần giải quyết) mời dân để đàm phán, đối thoại để đến thống cách giải quyết, vụ việc phức tạp liên quan đến lợi ích số đơng việc đến bù đất chưa thỏa đáng, nhà nước thu hồi đất để làm cơng trình cơng cộng, Ngày 25/11/2013, Quốc Hội ban hành Luật tiếp công dân, quy định trách nhiệm tiếp công dân; quyền nghĩa vụ người đến khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh; việc tổ chức hoạt động tiếp công dân Trụ sở tiếp công dân, địa điểm tiếp công dân quan, tổ chức, đơn vị điều kiện bảo đảm cho hoạt động tiếp công dân Khoản 3, Điều Luật quy định: “Trách nhiệm tiếp công dân để giải khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh quy định cho tất quan từ Trung ương đến địa phương hệ thống hành pháp Trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn mình, tổ chức trị, ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, tổ chức trị - xã hội, quan thuộc Chính phủ, đơn vị nghiệp cơng lập tổ chức việc tiếp công dân phù họp với u cầu, quy mơ, tính chất hoạt động quan, tổ chức, đơn vị mình” Điều 27, Luật Tiếp công dân quy định: Khi nhận nội dung khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh phận tiếp công dân quan, tổ chức, đơn vị chuyển đến, người có thẩm quyền quan, tổ chức, đơn vị có trách nhiệm xem xét, xử lý phân công phận chuyên môn xem xét, xử lý thông báo kết xử lý cho người tiếp công dân để thông báo lại cho người đến khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh theo quy định Như vậy, hoạt động quản lý nhà nước có vụ việc người dân đến cơng sở để thực quyền khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh với quan nhà nước quan nhà nước phải giải vụ việc luật trả lời văn cho dân biết kết Có vụ việc chưa có pháp luật điều chỉnh mối quan hệ xã hội cách cụ thể (mặc dù có Luật Trách nhiệm bồi thường Nhà nước, ngày 18/6/2009) cách giải phải có đàm phán hai bên, thơng qua bên thứ ba luật sư Ví dụ, quan nhà nước khám xét hàng, giữ hàng làm thiệt hại đến chất lượng sản phẩm, làm hội xuất hàng hóa, khơng quy định yếu chuyên môn, chủ quan; nhà nước thu hồi đất để xây dựng cơng trình cơng cộng, khu đất chưa rõ mức đền bù cụ thế, quan, tổ chức nhà nước cần có đàm phán, thương lượng để đến thống lợi ích hai bên Việc tiếp công dân thực theo nguyên tắc: - Phải tiến hành nơi tiếp công dân quan, tổ chức, đơn vị Phải bảo đảm công khai, dân chủ, kịp thời; thủ tục đơn giản, thuận tiện; giữ bí mật bảo đảm an toàn cho người tố cáo theo quy định pháp luật; bảo đảm khách quan, bình đẳng, không phân biệt đối xử tiếp công dân -Tôn trọng, tạo điều kiện thuận lợi cho công dân thực việc khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh theo quy định pháp luật Chia theo hình thức, phương tiện dùng đàm phán Do đàm phán q trình có tính mục đích nên thực tế có nhiều cách thể để đàm phán Tựu chung lại chia đàm phán theo hình thức thể hiện, gồm (1) đàm phán văn bản, (2) đàm phán qua điện thoại Trong quản lý hành nhà nước, hình thức đàm phán sử dụng phát huy hiệu rõ rệt bên biết sử dụng chúng nơi, lúc Đàm phán văn bản: Các dạng đàm phán văn thường thấy hoạt động quản lý hành nhà nước với hoạt động chủ yếu là: Lấy ý kiến quan, tổ chức trị - xã hội có liên quan để văn có nội dung liên quan đến tính pháp lý văn liên quan đến chức năng, nhiệm vụ quan đó, như: dự thảo định thành lập tổ chức quy định chức năng, nhiệm vụ cần có ý kiến tính pháp lý, phối hợp đạo, quản lý sau này; Văn liên tịch quan cấp hệ thống hành nhà nước; Văn xin ý kiến đạo quan cấp để giải vấn đề đó; Văn đạo cấp yêu cầu cấp báo cáo; vấn đề bị đe dọa, khơng có thỏa thuận thực Đe nâng cao kỹ đàm phán trường hợp cần phải: + Xác định điểm mà tất bên đồng ý không đồng ý - điểm đồng thuận trở nên rõ ràng phạm vi thỏa thuận minh bạch + Khám phá lĩnh vực thỏa thuận - tạo nên trạng thái cân trước tất bên tiến xa Xác định phạm vi tranh chấp - bên bắt đầu kiểm soát tốt hơn q trình đàm phán sau Cùng chia sẻ thơng tin vẩn đề đàm phán Nhìn từ Quan điểm phía Đối tác: "Đồng cảm” với đối tác khơng có nghĩa mềm yếu, hay ủy mị - có nghĩa khả đặt vào vị trí người khác, để nhìn vấn đề từ quan điểm họ Các định quản lý biết đặt vào đối tượng bị quản lý có tính hợp pháp hợp lý cao Sự đồng cảm khơng địi hỏi "sự cảm thơng", địi hỏi hiểu biết Mỗi bên đồng ý khơng đồng ý với điều mà phía bên thấy hay tin, biết đặt vào hoàn cảnh đối tượng bị quản lý thực hiểu rõ Bằng hiểu biết nó, bên có lợi việc biết làm để trình bày tìm kiếm kết công điều khoản mà bên chấp nhận hiểu, khơng phải sợ hãi Nhìn Đối tác từ quan điểm họ, cố gắng hiểu họ: Muốn dẫn dụ làm việc theo ý ta, có cách làm cho người phát khởi ý muốn làm việc (Dale Camegie) Tài ứng xử khả nhìn thấy người khác họ nhìn thấy để thuyết phục họ; định hướng hành vi họ theo Để làm điều yêu cầu thuyết phục hợp với sở thích với đối tác cho họ cách đạt sở thích luật Hãy nở nụ cười, làm cho bầu không khí đàm phán thân thiện, bình đẳng Hãy chân thành, chấp nhận thực cách đắn Đừng để cảm xúc chi phối, phải thật khách quan Vận dụng kỹ giao tiếp, ứng xử đàm phán; biết khen ngợi đổi tác lúc, tôn trọng ý kiến họ; đừng chê bai phê phán họ trước đơng người Tìm số mục tiêu, tiêu chuẩn cơng mà bên đồng ý Tránh nêu từ đầu đàm phán quan điểm mà hai bên chưa thống (bất đồng), mà nên khơi gợi vấn đề mà hai bên dễ dàng đồng ý cần chứng minh rằng, mục đích hai bên mong muốn đạt đàm phán giống (quản lý hành để phục vụ dân tốt hơn), có phương tiện đưa đến mục đích giải vấn đề cịn khác biệt cần tháo gỡ Chủ động đề xuất sớm số tiêu chuẩn cơng dựa vào giải pháp cuối đánh giá Bàn với đối tác việc muốn đến giải pháp cơng nhằm tối đa hóa kết cho hai bên, đề xuất số tiêu chuẩn để kết đánh giá Chớ hứa điều mà khơng làm (khơng thẩm quyền, chưa xin ý kiến cấp trên, ) Có thể đưa vài phương án giải vấn đề khác phân tích mồi phương án chưa khn khổ pháp luật; đồng thời cho đối tác biết hậu thiện chí luật khơng thực Với đối tác hiểu biết pháp luật chưa đầy đủ phương pháp thường đem lại hiệu tốt Phá vỡ bế tắc đàm phán: Be tắc xảy số nguyên nhân sau: + Chưa hiểu biết lẫn + Cả hai bên có mục tiêu khác xa + Một bên nhầm lẫn kiên với cứng nhắc quan điểm lập trường không nhượng để giữ cho đàm phán tồn + Vì chiến thuật thận trọng đàm phán để bắt ép phía bên xem xét lại quan điểm họ nhượng Xử lý bế tắc đàm phán: + Quay trở lại thông tin thu tạo hiểu biết để tạo thêm lựa chọn bổ sung Có thể có vấn đề quan trọng chưa nêu ra: + Tìm phương án khác đề đạt mục đích + Thơng báo cho phía bên hậu khơng đạt giải pháp + Chuyển sang thảo luận vấn đề khác quan trọng hai bên thỏa thuận + Nhượng điểm khơng quan trọng + Tạo thời gian ngừng đàm phán để suy nghĩ vấn đề đàm phán lại sau Đưa yêu cầu cần thông tin bổ sung Chuyển từ đàm phán song phương sang đàm phán đa phương thông báo cho đối tác biết việc + Sử dụng người thứ ba: yêu cầu người hành động người hòa giải, người dàn xếp hay người trọng tài KẾT THÚC ĐÀM PHÁN Khi cảm thấy việc đàm phán đạt thỏa thuận chủ yếu, kết thúc cơng việc sau: Hoàn tất thỏa thuận: Để tránh bất ngờ khó chịu, trước ngừng vịng đàm phán cuối cùng: Làm cho dễ hiểu điều kiện thỏa thuận Tự hỏi câu hỏi: Ai đạt bao nhiêu? gì? nào? Lập thỏa thuận thành văn Rút kinh nghiệm: Hãy tự hỏi câu hỏi sau: Mình có hài lịng với kết đàm phán khơng? Ai người đàm phán có hiệu nhất? Ai nhường nhịn nhất? sao? Những chiến lược hành động hữu hiệu cho đàm phán nhất? Những hành động cản trở đàm phán? Mình tin cậy phía bên chưa? Điều ảnh hưởng đến cảm nhận nhất? Thời gian sử dụng nào? Liệu sử dụng tốt khơng? Các bên lắng nghe lẫn nào? Ai nói nhiều nhất? Những giải pháp sáng tạo có đề nghị khơng? Điều xảy với chúng? Mình hiểu thấu đáo vấn đề ẩn dấu vấn đề có liên quan đến bên khơng? Phía bên liệu có hiểu khơng? Sự chuẩn bị có thích đáng khơng? Nó ảnh hưởng đến đàm phán nào? Những lý lẽ nào, mạnh phía bên nêu Họ tiếp thu ý kiến lý lẽ nào? Những điểm mà học từ đàm phán này? Mình làm khác lần đàm phán tới ? KĨ NĂNG TỔ CHỨC CUỘC HỌP Khái niệm, phân loại, vai trò hội họp Khái niệm Hội họp loại hoạt động tập họp nhiều người cách có tổ chức, theo nguyên tắc định, địa điểm, thời gian cụ thể để thực công việc như: truyền đạt, trao đổi, thảo luận thông tin tìm biện pháp giải vấn đề, nhiệm vụ mà người dự họp cần quan tâm hay để biểu thông qua định thuộc thẩm quyền tập thể Phân loại Có nhiều loại hội họp với tên gọi khác phân loại với tiêu chí khác như: kỳ họp, phiên họp, họp; hội nghị, hội thảo, đại hội; họp giao ban, họp tham mưu, tư vấn, họp làm việc, họp sơ kết, họp tổng kết, họp tập huấn + Đại hội Đại hội hoạt động tập hợp toàn thể số lượng định đại biểu đại diện cho thành viên quan, tổ chức để định vấn đề quan trọng, mang tính giai đoạn, định hướng cho hoạt động quan, tổ chức; định vấn đề thuộc nhân máy điều hành phạm vi Đại hội tổ chức thức, theo kế hoạch định trước quan, tổ chức, tuân thủ quy định chung nghi thức, thủ tục tiến hành + Hội nghị Hội nghị hoạt động tập hợp số đối tượng thành viên định quan, tổ chức để bàn bạc, thảo luận, nghị vấn đề cụ thể, quan trọng nhằm thực nội dung bản, có ý nghĩa lớn hoạt động quan, tố chức Hội nghị tổ chức để quán triệt tư tưởng, phổ biến nội dung cách thức hành động chung để giải vấn đề quan trọng quan, tổ chức; để sơ kết, tổng kết hoạt động có tính chun đề để sơ kết, tổng kết hoạt động theo khoảng thời gian quan, tổ chức Hội nghị tổ chức cách thức, theo kế hoạch định trước, áp dụng số quy định chung nghi thức thủ tục tiến hành + Hội thảo Hội thảo hoạt động tập họp nhà chuyên mơn, chun gia ngồi quan, tổ chức thuộc lĩnh vực hoạt động cụ thể Hội thảo tổ chức để nhà chuyên môn, chuyên gia tham luận, thảo luận nhằm làm sáng tỏ vấn đề lý luận, vấn đề thực trạng tìm kiếm giải pháp theo chủ đề đê giải vấn đề đặt thực tiễn hoạt động quan, tổ chức + Họp tham mưu, tư vấn họp để người đứng đầu quan, tổ chức nghe ý kiến đề xuất kiến nghị thủ trưởng quan, đơn vị cấp dưới, chuyên gia, nhà khoa học nhằm có đủ thơng tin, có thêm sở, trước định theo chức năng, thẩm quyền + Họp làm việc họp cấp với thủ trưởng quan, đơn vị cấp đế giải cơng việc có tính chất quan trọng vượt thẩm quyền cấp để kiểm tra trực tiếp chỗ tình hình thực nhiệm vụ công tác cấp + Họp chuyên môn họp để trao đổi, thảo luận vấn đề thuộc chuyên môn kỹ thuật, nghiệp vụ nhằm xây dựng hoàn thiện dự án, đề án + Họp giao ban họp lãnh đạo quan, đơn vị để nắm tình hình triển khai thực nhiệm vụ công tác; trao đổi ý kiến thực đạo giải công việc thường xuyên + Họp tập huấn, triển khai (hội nghị tập huấn, triển khai) họp để quán triệt, thống nhận thức hành động nội dung tinh thần chủ trương, sách lớn, quan trọng Đảng Nhà nước quản lý, điều hành hoạt động kinh tế - xã hội + Họp sơ kết, tổng kết (hội nghị sơ kết, tổng kết) hàng năm họp để kiểm điểm, đánh giá tình hình kết thực nhiệm vụ công tác hàng năm bàn phương hướng nhiệm vụ công tác cho năm tới quan, đơn vị + Họp sơ kết tổng kết chuyên đề (hội nghị sơ kết tổng kết) họp để đánh giá tình hình triển khai kết thực chủ trương, sách quan trọng + Các hình thức hội họp khác: Ngồi có loại hội họp khác họp trù bị, họp bất thường, Họp trù bị: để chuẩn bị cho đại hội, hội nghị thức; Họp bất thường: để xử lý vấn đề đột xuất quan, đơn vị Vai trò hội họp Hội họp hoạt động thường xuyên, có tính phổ biến quan, tổ chức Bởi hội họp có đóng vai trị hoạt động quan trọng quan, tổ chức, đơn vị, cụ thể: + Hội họp phương thức hoạt động quan, tổ chức Nhờ hội họp mà thông tin cần thiết cho hoạt động tổ chức thu thập, phố biến, trao đổi; thông qua hội họp mà thành viên hiểu hơn, mối quan hệ thành viên hình thành tăng cường Từ giúp cho hoạt động phối hợp, họp tác để giải công việc chung tổ chức tiến hành Đặc biệt, quan, tổ chức vận hành theo chế độ tập thể, thực thẩm quyền chung hội họp phương thức hoạt động bản, yếu, để định vấn đề thuộc thẩm quyền, để tổ chức triển khai hoạt động thuộc chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức Ngay quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng, thực thẩm quyền riêng hội họp có vai trị quan trọng trọng việc cung cấp, phổ biến thông tin, quán triệt tư tưởng, tổ chức thực thi định Mặt khác, họp giúp người đứng đầu thu thập thơng tin, có sở để định + Hội họp phương tiện để nhà quản lý thực việc tổ chức, điều hành kiểm soát hoạt động quan, đơn vị + Hội họp giúp cho hoạt động xây dựng ban hành định quản lý thực định cách hiệu Cơ quan, tổ chức có tồn phát triển hay không phục thuộc nhiều vào chất lượng định quản lý Trong chất lượng họp có ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng định quản lý + Hội họp có vai trị chủ đạo việc ảnh hưởng đến chất lượng vận hành phát triển quan, tổ chức: Hội họp giúp gắn kết thành viên, thơng tin có từ hội họp sở cho thành viên phối hợp với thực thi công việc sở để thành viên hiểu nhau, xây dựng lòng tin nhau, gắn bó với từ giúp đỡ chia sẻ cho công việc sống Hội họp, nơi để người đứng đầu, cấp lãnh đạo truyền đạt thông tin, thông điệp cần thiết cho vận hành tổ chức; lan tỏa giá trị; xây dựng đề cao văn hóa tổ chức để đảm bảo yếu tố phải có, cần có nên có cho tồn phát triển quan, tổ chức Yêu cầu tổ chức hội họp Tổ chức hội họp việc thực hóa hoạt động hội họp cụ thể, nghĩa làm cho hoạt động hội họp tổ chức theo kể hoạch đạt tới mục tiêu xác định Để đảm bảo việc hội họp diễn cách hiệu quả, việc tổ chức hội họp cần đảm bảo yêu cầu sau: -Tổ chức hội họp phải đảm bảo mục tiêu định; -Tổ chức hội họp phải đảm bảo công khai, minh bạch; -Tổ chức hội họp phải đảm bảo quy trình tổ chức; -Tổ chức hội họp phải đảm bảo tuân thủ quy định chung nghi thức thủ tục tiến hành; -Tổ chức hội họp phải đảm bảo nguyên tắc hội họp tính thẩm quyền, tính cần thiết, tính hiệu quả, tính chu đáo, tính hiệu Quy trình cách thức tổ chức hội họp Quy trình tổ chức hội họp chia làm nhiều bước theo ba giai đoạn chính: trước họp, họp sau họp Ở bước, giai đoạn cần quan tâm đến yếu tố sau mặt cách thức để đảm hội họp hiệu quả: - Trước hội họp: Hoạt động hội họp đạt hiệu cao chuẩn bị tốt Để mở hồ sơ cho họp thực khâu chuẩn bị cách tốt cho họp, người chuẩn bị cần chuẩn bị thật tốt nội dung sau đây: + Lập kế hoạch + Lên chương trình nghị + Chuẩn bị tài liệu + Lập danh sách đại biểu, soạn thảo gửi giấy mời soạn thảo văn liên quan + Chuẩn bị sở vật chất phương tiện phục vụ hội họp + Phân công công việc; Và để chuẩn bị nội dung nêu trên, tổ chức hoạt động hội họp nói chung, nhà tổ chức cần quan tâm đến yếu tố sau: + Xác định nhu cầu hội họp: Một nguyên tắc tổ chức hội họp tổ chức hội họp thực cần thiết Điều có nghĩa phải trả lời hai câu hỏi có thực cần phải họp khơng? Có cách tốt (ít tốn hơn, thời gian hơn, ) việc phải tổ chức họp mà giải vấn đề khơng? Bên cạnh khơng nên tổ chức họp trường hợp: vần đề cần giải liên quan đến cá nhân; khơng có thời gian chuẩn bị; có cách khác hiệu hơn; vấn đề giải quyết; nội dung họp không hữu ích với người; Đặc biệt, quan hành nhà nước, khơng tổ chức họp trường hợp sau đây: phổ biến, quán triệt triển khai thực văn quy phạm pháp luật, văn đạo cấp (Đối với văn quy định chủ trương, sách lớn, quan trọng, nhiệm vụ trọng tâm, cấp bách phát triển kinh tế - xã hội, cần thiết cói thể tổ chức họp để quán triệt, tập huấn nhằm thống nhận thức hành động triển khai thực hiện); việc sơ kết kiểm điểm, đánh giá tình hình kết tháng thực chương trình, kế hoạch nhiệm vụ công tác hàng năm Bộ, ngành, quyền địa phương, sở; giải cơng việc thường xun tình hình có thiên tai, địch họa tình trạng khẩn cấp; việc cụ thể ủy quyền phân công, phân cấp rõ thẩm quyền trách nhiệm cho tổ chức cá nhân cấp giải quyết; tổ chức lấy ý kiến lãnh đạo quan, đơn vị cấp, ngành tham gia xây dựng, hoàn thiện đề án, dự án, trừ trường hợp đề án, dự án lớn, quan trọng liên quan đến nhiều ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi trách nhiệm quản lý nhiều quan, đơn vị; cấp triệu tập cấp lên để trực tiếp phân công, đạo thực nhiệm vụ công tác để nghe báo cáo tình hình thay cho việc thực chế độ công tác địa phương, sở trực tiếp kiểm tra, giám sát theo quy định; trao đổi thông tin giao lưu học tập kinh nghiệm quan, đơn vị; giải nội dung công việc mang tính chất chun mơn, kỹ thuật để giải công việc chuẩn bị trước cho việc tổ chức họp, trừ trường hợp họp lớn, quan trọng; việc pháp luật quy định giải cách thức khác không cần thiết phải thông qua họp + Xác định mục tiêu mục đích hướng tới họp: Muốn tổ chức họp thành công không xác định cho thật rõ mục tiêu họp Bởi mục tiêu họp, mục đích hướng tới họp định đến nội dung cách thức tổ chức họp Có thể có mục tiêu có mục tiêu Vì mục tiêu phải xác định đâu mục tiêu trọng tâm, đâu mục tiêu quan trọng, đâu mục tiêu cần ưu tiên giải trước; đâu mục đích hướng tới, Để xác định cụ thể mục tiêu mục đích hướng tới họp cần trả lời thật tốt câu hỏi như: họp tổ chức nhằm giải vấn đề gì? họp tổ chức để làm gì? mức độ cần thiết giải mức độ quan vấn đề thể nào? Các mục tiêu mục đích hướng tới họp đặt phải cụ the, phải rõ ràng, phải phù hợp phải mang tính khả thi + Xác định thành phần tham dự hội họp: Thành phẩm tham dự hội họp phải xác định hai loại thành phần: thành phần người chủ trì thành phần đại biểu Người chủ trì người có quyền điều hành họp đồng thời người có thẩm quyền kết luận cho họp Do đó, thành phần người chủ trì người đồng chủ trì Với họp với mục tiêu, mục đích khác nhau, nội dung khác nhau, loại hình họp khác nhau, bối cảnh khác thành phần đại biểu khác Và đó, đại biểu họp bao gồm: người có thẩm quyền trách nhiệm định vấn đề liên quan đến chủ đề hội họp; người có lực để đóng góp ý kiến q trình hội họp; người có trách nhiệm thực nội dung hoạt động hội họp đề ra; người chịu ảnh hưởng định hoạt động hội họp; người cần thơng tin trình bày hoạt động họp để thực phần cơng việc có hiệu người khác mà mục đích hội họp hướng tới Cần lưu ý, thành phần đại biểu cần xác định đâu thành phần đại biểu quan trọng cần ưu tiên Nêu thành phần chính, quan khơng tham dự họp diễn ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng họp Thành phần đại biểu cần chia làm làm hai loại: đại biểu triệu tập đại biểu mời Đại biểu mời cần xác định làm hai loại đại biểu mời trực tiếp đại biểu mời theo đại diện + Xác định thời gian địa điểm tổ chức hội họp: Thời gian, thời điểm, thời lượng tiến hành hội họp phải tính tốn xác định thật kỹ để đảm bảo họp diễn phù hợp với mục tiêu, với nội dung với người tham dự Đặc biệt, cần quan tâm lựa chọn thời gian, thời điểm, thời lượng sở khả tham gia đại biểu, khả tham gia đại biểu quan trọng cần ưu tiên Địa điểm tiến hành hội họp cần lựa chọn cho phù hợp với mục đích, mục tiêu, đại biểu tham dự, điều kiện vật chất, kỹ thuật quan, tổ chức điều kiện vật chất, kỹ thuật cần cho họp; ngồi cịn cần phù hợp với bối cảnh an ninh, trị, bối cảnh vùng miền, địa phương mà họp diễn + Xác định nội dung hội họp: Nội dung họp bao gồm nội dung bản/ nội dung lồng ghép; nội dung thức/ nội dung dự kiến Nội dung nội dung gắn với mục tiêu, mục đích hướng tới họp Những nội dung cần chuẩn bị thật tốt tất liên quan đến Nội dung lồng ghép nội dung mà thơng qua họp đồng thời giải ln dung hình thức khác giải song có họp nên lồng ghép vào với họp để giải cho tiện (ví dụ thơng báo thông tin, phổ biến vấn đề, ) Nội dung thức nội dung bản, thức đưa vào chương trình nghị sự, nội dung thường chiếm thời gian định họp Những nội dung thức cần chuẩn bị thường báo cáo, giải trình, tham luận, Nội dung dự kiến nội dung có chuẩn bị trước, song việc đưa vào triển khai hội họp thể linh hoạt tùy theo diễn biến họp Ngồi cịn phải chuẩn bị thật tốt nội dung phụ trợ: nội dung có tính chất phụ trợ cần phải có q trình triển khai hội họp, ví dụ nội dung khai mạc lời giới thiệu ban tổ chức, phần đề dẫn, diễn văn bế mạc, Việc chuẩn bị nội dung cần chuẩn bị chu đáo, đầy đủ, cẩn thận sở lập thực kế hoạch cụ thể + Xây dựng chương trình hội họp (chương trình nghị sự): Lập chương trình hội họp (chương trình nghị sự) việc xác định chuỗi việc cần làm theo thứ tự thời gian để thực họp Chương trình hội họp (chương trình nghị sự) cho người chủ trì, ban tổ chức, đại biểu tham dự phối hợp thực phần nội dung hội họp từ thời điểm mở đầu hoạt động hội họp kết thúc Chương trình hội họp (chương trình nghị sự) thường lập thành bảng biểu, làm rõ trình tự thời gian, nội dung diễn ra, lượng thời gian cần dành cho mồi nội dung, người thực hiện, người chuẩn bị ghi cần thiết Đối với họp lớn, chương trình hội họp (chương trình nghị sự) nên lập thành hai loại: loại dành cho đại biểu, loại dành cho ban tổ chức người chủ trì Chương trình hội họp (chương trình nghị sự) dành cho đại biểu cần đưa vào nội dung trình tự thời gian, nội dung diễn ra, lượng thời gian cần dành cho mồi nội dung, người thực Cịn chương trình hội họp (chương trình nghị sự) dành cho ban tổ chức người chủ trì phải đưa đầy đủ yếu tố trình tự thời gian, nội dung diễn ra, lượng thời gian cần dành cho nội dung, người thực hiện, người chuẩn bị ghi cần thiết + Chuẩn bị văn bản, tài liệu hội họp: Văn bản, tài liệu phục vụ hội họp phải chuẩn bị chu đáo, cẩn thận trước hoạt động hội họp diễn Những văn bản, tài liệu cần phải gửi cho người chủ trì đại biểu theo thời gian quy định phải thực nghiêm Với loại họp khác có khác mục tiêu, mục đích, nội dung, thành phần, nên tài liệu hội họp bao gồm loại hình khác Song, nhìn chung, văn bản, tài liệu hội họp thường gồm: văn bản, tài liệu phục vụ công tác tổ chức hội họp: dành cho ban tổ chức; văn bản, tài liệu cung cấp cho chủ tọa, người điều hành hoạt động hội họp; văn bản, tài liệu cung cấp cho đại biểu tham dự; văn bản, tài liệu cung cấp cho quan truyền thông Cần lưu ý, văn bản, tài liệu hội họp cần chuẩn bị nội dung, cho đối tượng, đủ số lượng, gửi thời gian quy định, đảm bảo u cầu cơng tác bảo mật có Và vậy, có văn bản, tài liệu gửi cho người nhận trước họp, có văn bản, tài liệu gửi họp có văn bản, tài liệu gửi sau họp Nhưng tất loại văn bản, tài liệu phải chuẩn bị kỹ càng, chu đáo thời gian, nội dung, số lượng gửi đối tượng người nhận Và vậy, nội dung họp phải quan, đơn vị phân công chuẩn bị kỹ, đầy đủ, chu đáo, yêu cầu thời gian Những vấn đề liên quan đến nội dung họp nội dung, yêu cầu cần trao đổi, tham khảo ý kiến họp phải chuẩn bị đầy đủ trước thành văn Đối với tài liệu dài, có nhiều nội dung, ngồi cịn phải chuẩn bị thêm tóm tắt nội dung + Soạn thảo gửi giấy mời: Việc soạn thảo giấy mời phải đảm bảo thời gian, nội dung, thể thức quy định Việc mời đại biểu phải dựa sở tính chất loại đại biểu Với thành phần đại biểu triệu tập soạn loại văn công văn triệu tập họp, thông báo việc triệu tập họp, định việc triệu tập họp Với thành phần đại biểu mời soạn loại văn giấy mời, thư mời, cơng văn mời, thư ngỏ Có thể kết hợp nhiều loại văn gửi đại biểu để thực việc triệu tập hay việc mời nhằm đảm bảo cho việc tham dự họp Ví dụ kết hợp gửi giấy mời kèm công văn mời, kem kế hoạch, tờ trình, thư ngỏ, + Chuẩn bị nguồn lực người phục vụ hoạt động hội họp: Bất họp lớn nhỏ cần co phân công chuẩn bị thật tốt nguồn lực người dành cho họp Con người họp thực vai mà phân cơng vai người chủ trì, vai thư kỹ, vai người dẫn chương trình, vai tham luận, vai chuẩn bị loa đài, vai lễ tân, vai chuẩn bị cho bữa tiệc, Sự phân công cần phải văn hóa thành kế hoạch phân cơng cơng việc cho tổ chức hội họp họp lớn Đặc biệt, hoạt động hội họp quan trọng có số lượng người tham gia lớn cần lưu ý đến nguồn nhân lực phục vụ Với họp khác cần lực lượng phục vụ khác nhau, nhìn chung, lực lượng phục vụ hội họp bao gồm: phận lễ tân (đón khách phục vụ nước uống, đồ ăn nhẹ có); phận phụ trách trang trí khánh tiết, phục vụ thiết bị kỹ thuật cho hội họp; phận thư ký; phận phụ trách văn bản, tài liệu; phận an ninh, bảo vệ; phận y tế; lái xe; phận hậu cần (đặt tiệc, bố trí xếp mời khách cho việc ăn uống, ), + Chuẩn bị điều kiện vật chất phương tiện kỹ thuật phục vụ hội họp: Điều kiện vật chất phương tiện kỹ thuật góp phần quan trọng làm nên kết hội họp Việc chuẩn bị điều kiện vật chất phương tiện kỹ thuật cho hoạt động hội họp cụ thể phụ thuộc vào loại hình, mục đích, đối tượng tham gia, số lượng người tham gia, điều kiện tổ chức hoạt động hội họp Chuẩn bị điều kiện vật chất phương tiện kỹ thuật phục vụ hội họp nói chung, gồm nội dung sau: Chuẩn bị không gian hội họp: Hội họp tổ chức phịng họp, hội trường ngồi trời.Việc lựa chọn, bổ trí phịng họp vào mục đích hội họp, tính chất họp, số lượng người tham dự Những yêu cầu cho phịng họp là: khơng gian đủ rộng, đảm bảo ánh sang, tiếng ồn, trí phù họp với tính chất hội họp Nên tránh bố trí phịng họp nơi nóng lạnh, ồn ào, tối hay sáng, Chuẩn bị phương tiện kỹ thuật: Phương tiện kỹ thuật thường dung cho việc hội họp phòng thiết bị cần thiết hệ thống thiết bị âm thanh, bảng viết, máy chiếu, hình chiếu, máy thu hình đầu máy phát hình, loại văn phòng phẩm cặp hồ sơ, giấy, bút, Trước họp diễn ra, tất loại phương tiện kỹ thuật cần kiểm tra tính năng, chất lượng sử dụng phương tiện kỹ thuật có phương án dự phịng cụ thể để đảm bảo chúng sẵn sàng hoạt động trạng thái tốt Cũng cần bố trí lực lượng người làm chủ phương tiện kỹ thuật phòng họp Chuẩn bị nước uống, đồ ăn nhẹ giải lao, bữa ăn cho đại biểu, tiệc chiêu đai, Triển khai khớp nối nội dung cụ thể lắp đặt phương tiện truyền thông với quan truyền thông họp có liên quan; Dự trù dự tốn kinh phí để tính tốn, điều chỉnh mức kinh phí chi phục vụ cho hội họp cách phù họp Cần lưu ý, trước họp diễn cần phải thực thật nghiêm túc hoạt động kiểm tra trình kết chuẩn bị hội họp để đảm bảo điều kiện cần thiết sẵn sang Trong hội họp Đẻ họp diễn đạt mục tiêu, mục đích tính hiệu cao, cần lưu ý tới việc cần làm thực hoạt động hội họp sau: Vận hành toàn ban tổ chức họp để thực nhiệm vụ phân cơng Bắt đầu từ khâu tiếp đón, lễ tân, phục vụ hội họp; kiểm tra, xác định theo danh sách tham gia số người có mặt vắng mặt để có điều chỉnh kịp thời nội dung giới thiệu đại biểu vị trí, số lượng chỗ ngồi Tiến hành triển khai nội dung họp theo chương trình, kịch xây dựng Theo dõi tiến trình hội họp, đảm bảo cho hoạt động diễn theo chương trình duyệt Sau hội họp Sau hội họp cần đặc biệt quan tâm đến việc cần làm sau: + Hoàn thiện hồ sơ hội họp; tập hợp văn bản, tài liệu; hoàn thiện văn kiện, đặc biệt soạn thảo ban hành định, nghị quyết, thị thể kết họp + Sao gửi văn bản, tài liệu hội họp cần cho đối tượng để kiếm tra, giám sát, để chủ trù thực phối hợp thực lưu theo quy định + Thanh tốn chi phí họp; + Họp rút kinh nghiệm (nếu cần) cho họp lớn; + Tổ chức triển khai họp, theo dõi trình triển khai thực định, nghị quyết, thị ban hành từ họp + Thu thập liệu chuẩn bị cho kỳ họp sau để đảm bảo hoạt động họp diễn cách hiệu Phương tiện thực Với họp cụ thể cần phương tiện thực khác Nhìn chung, phương tiện phục vụ cho họp nói chung thường là: Văn bản, tài liệu, văn phòng phẩm Máy móc, thiết bị âm thanh, ánh sáng, thiết bị nghe, nhìn, micro, tai nghe, Bàn ghế, sân khấu, phịng ốc, vật dụng cho trang trí khánh tiết theo quy định (cờ, tượng Bác, bục, hoa, ), khăn trải bàn, váy quây bàn, thảm trải lối đi, biển tên, Nước uống, bánh, hoa quả, ăn trưa ăn tiệc (nếu cần) Pano, hiệu (nếu cần) ... việc tổ chức hội họp cần đảm bảo yêu cầu sau: -Tổ chức hội họp phải đảm bảo mục tiêu định; -Tổ chức hội họp phải đảm bảo công khai, minh bạch; -Tổ chức hội họp phải đảm bảo quy trình tổ chức; -Tổ. .. quan, tổ chức Yêu cầu tổ chức hội họp Tổ chức hội họp việc thực hóa hoạt động hội họp cụ thể, nghĩa làm cho hoạt động hội họp tổ chức theo kể hoạch đạt tới mục tiêu xác định Để đảm bảo việc hội họp. .. Những lý lẽ nào, mạnh phía bên nêu Họ tiếp thu ý kiến lý lẽ nào? Những điểm mà học từ đàm phán này? Mình làm khác lần đàm phán tới ? KĨ NĂNG TỔ CHỨC CUỘC HỌP Khái niệm, phân loại, vai trò hội họp