CÔNG TÁC TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU GẠO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU VĨNH LONG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG CƠ SỞ II TẠI TP.HCM -*** BÁO CÁO KIẾN TẬP GIỮA KHÓA Chuyên ngành: KINH DOANH QUỐC TẾ CÔNG TÁC TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU GẠO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU VĨNH LONG Họ tên sinh viên: Lương Phụng Hằng Mã sinh viên: 1101025039 Lớp: A1 Khóa: K50A GVHD: ThS Phùng Minh Đức Thành phố Hồ Chí Minh, tháng năm 2014 NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN TPHCM, ngày tháng năm 2014 Giảng viên hướng dẫn MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC BẢNG BIỂU LỜI MỞ ĐẦU PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU VĨNH LONG 1.1 Giới thiệu chung công ty CỔ PHẦN XNK Vĩnh Long 1.2 Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức công ty CỔ PHẦN XNK Vĩnh Long 1.2.1 Chức Công ty 1.2.2 Nhiệm vụ Công ty 1.2.3 Cơ cấu tổ chức Công ty 1.3 Tình hình hoạt động kinh doanh Công ty thời gian qua ( giai đoạn 2011- 2013) 1.4 Vai trị cơng tác tổ chức thực hợp đồng xuất gạo Công ty 1.5 Các công việc thực trình kiến tập PHẦN 2: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU GẠO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XNK VĨNH LONG 2.1 Quy trình tổ chức thực hợp đồng xuất công ty CỔ PHẦN XNK Vĩnh Long 2.1.1 Đăng kí hợp đồng xuất .9 2.1.2 Giục người mua mở L/C 11 2.1.3 Chuẩn bị hàng xuất 12 2.1.4 Kiểm tra chất lượng hàng hoá 12 2.1.5 Thuê phương tiện vận tải 13 2.1.6 Làm thủ tục hải quan 13 2.1.7 Giao hàng 14 2.1.8 Làm thủ tục toán 15 2.1.9 Quyết tốn cơng nợ giải khiếu nại (nếu có) 18 2.2 Nhận xét chung quy trình 2.2.1 Điểm mạnh 18 2.2.2 Điểm yếu 18 2.3 So sánh với lý thuyết 2.3.1 Cơ sở lý thuyết 19 2.3.2 Giống 19 2.3.3 Khác 19 PHẦN 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP CHỦ YẾU NHẰM HỒN THIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU GẠO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XNK VĨNH LONG 3.1 Triển vọng Công ty quy trình hồn thiện hợp đồng xuất gạo 3.1.1 Cơ hội 20 3.1.2 Thách thức 20 3.2 Định hướng hoạt động Công ty thời gian tới 20 3.3 Các giải pháp nhằm hồn thiện quy trình tổ chức thực hợp đồng xuất 3.3.1 Đảm bảo nguồn hàng chất lượng sản phẩm 21 3.3.2 Mở rộn thị trường xuất 21 3.3.3 Nâng cấp sở hạ tầng 21 3.3.4 Đào tạo nguồn nhân lực 22 KẾT LUẬN 23 TÀI LIỆU THAM KHẢO 24 PHỤ LỤC 25 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Từ viết tắt Tiếng Anh Tiếng Việt B/L Bill of Lading Vận đơn L/C Letter of Credit Thư tín dụng C/O Certificate of Origin Giấy chứng nhận xuất xứ XNK Xuất nhập USD United States Dollar Đô la Mỹ VND Vietnam Dong Đồng Việt Nam DANH MỤC BẢNG BIỂU Tên bảng biểu STT Sơ đồ 1.1: Sơ đồ cấu tổ chức máy Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Vĩnh Long Bảng 1.1: Kết hoạt động kinh doanh Công ty Cổ phần XNK Vĩnh Long Sơ đồ 2.1: Sơ đồ thực hợp đồng xuất hàng hóa Trang LỜI MỞ ĐẦU Đổi phát triển mục tiêu hàng đầu quốc gia nói chung doanh nghiệp nói riêng Trong xu tồn cầu hóa diễn ngày sơi nay, biện pháp thiết yếu đưa nên kinh tế nước hội nhập với kinh tế giới xuất Kể từ Việt Nam gia nhập ASEAN WTO, vai trò xuất lại trọng hoạt động mang lại nguồn ngoại tệ lớn, giải phần lớn vấn đề công ăn việc làm đồng thời tạo hội cho Việt Nam tiếp cận với tiến khoa học kĩ thuật khác Đứng thứ hai giới xuất gạo, lúa gạo xem ngành xuất mũi nhọn Việt Nam với 80% lao động Tuy vậy, nước ta cịn gặp nhiều khó khăn thử thách thiếu kinh nghiệm kinh tế quốc tế, quy mô tiềm lực tài Và để đảm bảo q trình xuất diễn hiệu trình tổ chức thực hợp đồng phải tiến hành cách tốt Công tác không giúp Công ty khắc phục khó khăn xuất mà cịn tiền đề quan trọng góp phần tăng doanh thu lợi nhuận, nâng vị Công ty thị trường quốc tế Là Công ty chuyên xuất lương thực nơng sản sang nước ngồi với mặt hàng chủ lực gạo, Công ty Cổ phần xuất nhập Vĩnh Long ln quan tâm trọng hồn thiện bước cơng tác hồn thiện thực hợp đồng nhằm đảm bảo tiến trình xuất hàng hóa diễn thuận lợi Nhằm giúp thân có nhìn thực tế cơng tác hoạt động xuất từ đưa biện pháp để giúp hồn thiện q trình này, thời gian thực tập Công ty, em nghiên cứu định chọn đề tài CÔNG TÁC TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU GẠO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU VĨNH LONG với bố cục sau: Chương 1: Tổng quan Công ty Cổ phần xuất nhập Vĩnh Long Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức thực hợp đồng xuất gạo Công ty Cổ phần xuất nhập Vĩnh Long Chương 3: Một số giải pháp chủ yếu nhằm hồn thiện quy trình tổ chức thực hợp đồng xuất gạo Công ty Cổ phần xuất nhập Vĩnh Long Để hồn thành tốt đề tài kiến tập này, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến ban Giám đốc, bác cách anh chị chuyên viên Công ty Cổ phần xuất nhập Vĩnh Long cô Phùng Minh Đức- giảng viên hướng dẫn thầy cô trường Đại học Ngoại thương CSII trực tiếp hướng dẫn tận tình giúp em hiểu rõ tiếp cận với công việc thực tế hoạt động Trong khoảng thời gian kiến tập, em có trải nghiệm thực có kinh nghiệm quý giá để vận dụng cho công việc tương lai Tuy vậy, thời gian kiến thức chuyên môn chưa nhiều nên thân tránh khỏi thiếu sót Vì vậy, em mong nhận đóng góp từ q thầy bạn đọc để em hồn thiện Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU VĨNH LONG Giới thiệu chung Công ty Cổ phần xuất nhập Vĩnh Long 1.1 Công ty Cổ phần xuất nhập (XNK) Vĩnh Long tiền thân Công ty Ngoại thương tỉnh Cửu Long đơn vị chuyển đổi từ doanh nghiệp nhà nước sang công ty cổ phần với chức XNK tổng hợp, chuyên mua bán lương thực, nông sản nguyên liệu, nông sản sơ chế (tấm, cám ), máy móc thiết bị nơng nghiệp lĩnh vực khác phân bón, nhiên liệu động Cơng ty Cổ phần XNK Vĩnh Long thức vào hoạt động theo giấy đăng kí kinh doanh số 54.0.3.000.61 phịng Đăng kí kinh doanh- Sở kế hoạch đầu tư tỉnh Vĩnh Long cấp với mã số thuế 1500171478 tổng vốn điều lệ 98.795.620.000 đồng Thông tin chung Công ty Cổ phần XNK Vĩnh Long - Tên Công ty: Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Vĩnh Long - Tên tiếng Anh: Vinh Long Import- Export Joint Stock Company - Tên giao dịch: IMEX CUU LONG - Mã chứng khoán: ICL - Địa chỉ: Số 3-5, đường 30/4, phường 1, TP Vĩnh Long, tỉnh Vĩnh Long - Điện thoại: (070) 3823618 - Fax: (070)3823822 - Website: www.imexcuulong.com.vn Từ thành lập nay, Cơng ty khơng ngừng hồn thiện phát triển đạt nhiều thành tích cao tỉnh lẫn nước Năm 2009, Công ty vinh dự nhận cờ thi đua xuất sắc hạng III khối VII UBND tỉnh Vĩnh Long đồng thời đạt danh hiệu Doanh nghiệp tiêu biểu xuất sắc tỉnh Vĩnh Long Cúp vàng “ DOANH NGHIỆP XUẤT SẮC TOÀN QUỐC” lần thứ I Năm 2010, Công ty nhận cờ thi đua xuất sắc hạng I khối VII Cúp vàng “ Vinh danh doanh nghiêp hội nhập WTO 2010” Cũng năm này, Công ty Tổ chức SGS United Kingdom Ltd UKAS Vương quốc Anh đánh giá chứng nhận theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cho hoạt động sản xuất kinh doanh gạo Bộ Công thương đưa vào danh sách “Bảng vàng doanh nghiệp xuất uy tín hàng đầu Việt Nam” Năm 2011, Cơng ty nhận khen Thủ Tướng Chính Phủ, Vietnamreport bình chọn xếp thứ top 500 doanh nghiệp tăng trưởng nhanh Việt Nam năm 2011 nhận cúp vàng “ Doanh nghiệp kinh doanh xuất uy tín ngành hàng lúa gạo Việt Nam năm 2011” BTC Festival Lúa gạo Việt Nam lần thứ II Sóc Trăng Năm 2012, Cơng ty Phịng thương mại Công nghiệp Việt Nam tặng Bằng khen Doanh nghiệp tiêu biểu khu vực Đồng sông Cửu Long, báo Vietnamnet bình chọn xếp thứ 141 top 500 doanh nghiệp lớn Việt Nam năm 2012 (VNR 500), tăng 115 bậc so năm 2011 1.2 Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Công ty Cổ phần XNK Vĩnh Long 1.2.1 Chức - Xuất khẩu: gạo nông sản hai mặt hàng xuất Cơng ty Ngồi ra, Cơng ty xuất thêm thủy hải sản, rau hàng thủ cơng mỹ nghệ - Nhập khẩu: phân bón lọai vật tư, thiết bị phục vụ sản xuất nông nghiệp công nghiệp, vật liệu xây dựng hàng tiêu dùng - Dịch vụ khác: Tiếp nhận ủy thác xuất nhập loại hàng hóa theo yêu cầu khách hàng 1.2.2 Nhiệm vụ - Nghiên cứu thực biện pháp nhằm nâng cao chất lượng hàng hóa, nghiên cứu mở rộng thị trường nước - Sản xuất chế biến nông sản đặc biệt gạo thành phẩm để xuất - Chăm lo đời sống cho CBCNV tạo điều kiện bồi dưỡng, nâng cao trình độ chun mơn khoa học kĩ thuật - Thực hạch toán kinh tế báo cáo thường xuyên trung thực theo qui định nhà nước 1.2.3 Cơ cấu tổ chức Cơng ty Mơ hình tổ chức Cơng ty cấu cấp chức Với cấu tổ chức Công ty dễ dàng đạt hiệu cơng tác quản trị Các Phó giám đốc chức quản lý phận phòng ban công ty thường trực đồng thời 11 chi nhánh Vĩnh Long thông báo sau ngân hàng BIDV kiểm tra tính chân thực L/C cách kiểm tra mã số người phát hành Khi nhận L/C từ ngân hàng BIDV chi nhánh Vĩnh Long gửi đến, Công ty kiểm tra kỹ chi tiết, nội dung L/C xem có với hợp đồng ký kết yêu cầu ghi L/C có phù hợp với khả hay khơng Nếu khơng phù hợp, Công ty yêu cầu người mua sửa lại tiến hành giao hàng Nội dung kiểm tra L/C gồm:  Loại L/C: không hủy ngang  Số L/C: GE-151544/BN  Ngày mở L/C: 13/06/2013  Ngày nơi hết hạn hiệu lực L/C: 10/07/2013  Tên địa người mở L/C: PHONENIX COMMODITIES PVT LTD  Người thụ hưởng: Công ty Cổ phần xuất nhập Vĩnh Long  Số tiền loại tiền: 739.000 USD  Có giá trị tốn Ngân hàng BIDV Việt Nam  Hối phiếu trả 100% giá trị hóa đơn  Người trả tiền hối phiếu: Ngân hàng BANQUE DE COMMERCE ET DE PLACEMENTS S.A  Giao hàng phần: phép  Chuyển tải: phép  Cảng bốc hàng: cảng Hồ Chí Minh  Cảng dỡ hàng: ABIDJAN, IVORY COAST  Ngày giao cuối cùng: 30/06/2013  Mơ tả hàng hóa: 2000MTS (+/- 5%) gạo trắng hạt dài Việt Nam nhiều 25% Đóng gói bao PP 50kg dán kín đầu bao Đơn giá USD 396.5/MT FOB Cảng TP Hồ Chí Minh  Các loại chứng từ yêu cầu xuất trình: Hợp đồng thương mại, vận đơn đường biển, chứng nhận xuất xứ, giấy giám định chất lương, số lượng, giấy kiểm dịch thực vật, giấy chứng nhận hun trùng  Các điều kiện khác 12  Phân chia chi phí  Thời gian xuất trình chứng từ: vịng 10 ngày sau ngày gia hàng không trễ ngày hết hạn L/C 2.1.3 Chuẩn bị nguồn hàng xuất - Gom hàng: Chuẩn bị hàng coi bước quan trọng quy trình ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu kinh doanh Công ty Công ty tiến hành thu mua gạo thông qua xí nghiệp: Xí nghiệp lương thực Cái Cam, Xí nghiệp lương thực Cổ Chiên Do gạo mặt hàng khó bảo quản, dễ hỏng mốc điều kiện thời tiết ẩm thấp nên sau thu mua, gạo chuyển vào kho Công ty để bảo quản thời gian chờ làm thủ tục xuất - Đóng gói bao bì kí mã hiệu: Dựa thỏa thuận hợp đồng Công ty chuẩn bị bao bì loại PP 50kg dán kín đầu Sau Cơng ty giao cho xí nghiệp chế biến nhà cung ứng để thực việc đóng gói Sau nhận bao bì chuẩn, việc đóng gói tiến hành giám sát nhân viên công ty giám định viên 2.1.4 Kiểm tra chất lượng hàng hóa Q trình kiểm tra chất lượng hàng hoá tiến hành qua hai cấp: cấp sở cấp cửa - Ở cấp sở: Công ty cho cán xuống kho chứa hàng để kiểm tra trình chuẩn bị hàng theo dõi hàng hóa cung ứng có qui định hay khơng Ngồi ra, nhân viên công ty giám định Bureau Veritas trực dõi q trình đóng gói lấy mẫu thử để kiểm tra chất lượng Mặt khác, mặt hàng gạo trước xuất đòi hỏi phải khử trùng nhằm tránh phát sinh sâu bọ làm giảm chất lượng sản phẩm Trong hợp đồng này, Công tác hun trùng thực công ty VFC - Ở cấp cửa khẩu: Cơ quan hải quan nhận đủ chứng từ cần thiết xuống kiểm tra hàng hố thấy khơng có vấn đề tiến hành cho hàng hóa vào container để kẹp chì chuyển xuống tàu Việc kiểm tra hàng hóa cửa nhằm thẩm định lại kết kiểm tra sở thực thủ tục quốc tế 13 2.1.5 Thuê tàu Các đội tàu Việt Nam hầu hết tàu già tuổi biển nên phương thức chủ yếu Công ty xuất theo điều kiện FOB, việc thuê phương tiện vận tải người mua thực  Trước thời điểm giao hàng, Công ty PHONENIX COMMODITIES PVT LTD gửi cho Công ty Booking receipt Notice để thông báo thông tin liên quan đến việc giao hàng  Dựa Booking Receipt Notice, Công ty CỔ PHẦN XNK Vĩnh Long lập thông báo giao hàng đến đơn vị cung ứng thực hợp đồng, đồng thời gửi thơng báo cho văn phịng đại diện TPHCM phối hợp thực  Nhân viên Công ty kiểm tra trình xuống hàng vận chuyển hàng hóa đơn vị cung ứng cho phù hợp với thông báo giao hàng 2.1.6 Làm thủ tục hải quan - Khai báo hải quan Nhân viên chứng từ khai báo hải quan thông qua trang hải quan qua phần mềm khai báo hải quan ECUSNK/VNACCS Nhân viên nhập tất liệu vào phần mềm, ghi lại in tờ khai hải quan hàng xuất Chi tiết tờ khai hải quan sau:  Người xuất khẩu: Công ty Cổ phần xuất nhập Vĩnh Long Địa chỉ: Số 3-5, đường 30/4, phường 1, TP Vĩnh Long, tỉnh Vĩnh Long  Người nhập khẩu: PHONENIX COMMODITIES PVT LTD Địa chỉ: Akara Blgd, 24 De Castro Street Wickhams Cay I, Road Town Tortola, Britist Virgin Island  Loại hình: xuất kinh doanh  Hợp đồng: P13- 11- 100- VNRI- 043 ngày 26/02/2013  Cửa xuống hàng: Cảng Bến Nghé/ TPHCM  Nước nhập khẩu: CI- Cote Divoire ( Ivory)  Điều kiện giao hàng: FOB  Phương thức toán: L/C  Đồng tiền tốn: USD  Tỷ giá tính thuế: 21.036 14  Mơ tả hàng hóa: Gạo Việt Nam 25% tấm, bao 50kg, 2% bao rỗng dự phòng 800 ( hàng đóng đồng nhất)  Mã số: 1006399  Xuất xứ: Việt Nam  Lượng hàng: 2000  Đơn vị:  Đơn giá nguyên tệ: 369.5  Trị giá: 739000  Thuế xuất Sau gửi khai báo điện tử, quan Hải Quan gửi kết số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai phân lng hàng hóa ( luồng xanh) Sau đó, nhân viên giao nhận in tờ khai làm mang đên phòng tiếp nhận Hải quan, quan Hải quan kiểm tra chi tiết tờ khai lần Nếu khơng sai sót, quan Hải quan đóng dấu xác nhận thông quan chuyển hồ sơ qua phận trả tờ khai Nhân viên giao nhận mua tem ( lệ phí Hải quan) dán vào tờ khai, Hải quan sau kiểm tra trả lại cho nhân viên giao nhận giữ lại tờ khai có dán tem - Thanh lý tờ khai vào sổ tàu Nhân viên giao nhận photo 01 tờ khai điện tử đóng dấu xác nhận thông quan, điền số container số seal vào tờ khai, nộp 01 tờ khai gốc 01 cho nhân viên hải quan phận lý tờ khai Cán hải quan giám sát đối chiếu thực tế lô hàng vào cảng, tiến hành vào sổ cấp “ Phiếu xác nhận đăng ký tờ khai hải quan” Nhân viên giao nhận nhận lại tờ khai hải quan lý Lúc coi lên tàu việc lý hải quan hoàn tất 2.1.7 Giao hàng lên tàu Tiến hành giao hàng lên tàu gồm bước: - Bước 1: Mang booking receipt notice đến hãng tàu ALPS NAVIGATION CO để xác nhận, sau hãng tàu cấp cho lệnh cấp Contanier rỗng, container Packing list, seal - Bước 2: Đóng tiền xếp hàng vào container vòng Tài vụ cảng TPHCM, sau mang lệnh cấp Container rỗng đến phịng Điều độ cảng để 15 học hạ cơng bãi đóng hàng cho Cơng ty Sau có Container, ghi lại số container - Bước 3: Tiến hành đóng hàng vào Container chứng kiến giám định viên bên Công ty Bureau Veritas đại diện cảng thành phố Hồ Chí Minh - Bước 4: Đóng hàng xong bấm seal ( mặt hàng Cơng ty thường phân luồng xanh), ghi lại số seal tương ứng với container - Bước 5: Đại diện Cơng ty hãng tàu ký vào biên giám định - Bước 6: Ghi đầy đủ thông tin vào Container Packing list ( người bán, người mua, số booking, tên tàu, số chuyến, số container, seal, hàng hóa, số lượng ) - Bước 7: Mang Container Packing list đến Thương vụ cảng làm thủ tục nhập bãi - Bước 8: Tiến hành lý tờ khai hải quan Đến ngày giao hàng lên tàu, cảng tiến hành việc xếp hàng lên tàu 2.1.8 Làm thủ tục toán Sau giao hàng, Cơng ty nhanh chóng lập chứng từ tốn trình cho ngân hàng để địi tiền Bộ chứng từ phải xác phù hợp với yêu cầu L/C nội dung lẫn hình thức Bộ chứng từ theo hợp đồng gồm chứng từ sau: - Hóa đơn thương mại: dựa vào hóa đơn thương mại ban đầu, nhân viên cần thêm thông tin:  Tên tàu: MV MARDINIK  Số chuyến đi: G-3  Ngày tàu khởi hành: 27/07/2013 vào ô tương thích hóa đơn tiến hành in, ký đóng dấu làm chứng từ tốn - Vận đơn đường biển: chứng từ quan trọng sở để lập chứng từ khác Vì trước lấy B/L gốc, phía Cơng ty gửi thông tin cần thể B/L cho đại lý hãng tàu để họ làm B/L nháp Hãng 16 tàu gửi B/L nháp cho Công ty kiểm tra lại thông tin yêu cầu chỉnh sửa ( có) nội dung thể phù hợp với yêu cầu L/C Nội dung B/L thể sau  Số vận đơn: G-3  Người gửi hàng: PHONENIX COMMODITIES PVT LTD Akara Blgd, 24 De Castro Street Wickhams Cay I, Road Town,Tortola, Britist Virgin Island  Người nhận hàng: theo lệnh BANQUE DE COMMERCE ET DE PLACEMENTS S.A, Swithzerland  Bên thông báo: Grains Distributeurs Cerealiers Du Mali ( GDCM) BP 6028, Niarela Bamako, Mali  Tên tàu vận chuyển: MV MANDINIK  Cảng bốc hàng: Cảng thành phố Hồ Chí Minh  Cảng dỡ hàng: ABIDJAN, IVORY COAST  Đóng dấu: “ FREIGHT PREPAID”  Ngày nơi cấp vận đơn: Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam, 26/07/2013 - Giấy chứng nhận xuất xứ: Công ty sử dụng hình thức khai C/O điện tử website Phịng Thương Mại Cơng Nghiệp Việt Nam – VCCI sau chuẩn bị hồ sơ xin cấp C/O bao gồm:  Đơn xin cấp C/O  Hợp đồng  Packing List  Tờ khai hải quan  Hóa đơn thương mại  Bill of Lading C/O Hợp đồng số P13-11-100-VNRI-043là C/O form B - Giấy chứng nhận hun trùng: Công ty lập giấy đề nghị hun trùng hàng háo gửi đến Công ty Cổ phần hun trùng Việt Nam Sau tàu chạy, Công ty liên hệ đơn vị khử trùng yêu cầu cấp chứng thư nháp để Công ty kiểm tra nội dung chứng thư Cơng ty đóng phí nhận chứng thư Nội dung giấy chứng nhận hun trùng bao gồm: 17  Has been treated with/ xử lý bằng: Nhôm phốt phát  Doseage/ Liều dùng: 9g/ m3  Place of Fumigation/ Địa điểm hun trùng: hàng hóa hun trùng cách hợp lệ sau hoàn thành bốc hàng lên tàu  Date of Fumigation/ Ngày khử trùng: 27/06/2013 - Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật: Nhân viên toán liên hệ với Chi cục Kiểm dịch Thực vật để làm đơn xin đăng lí kiểm dịch thực vật Sau tàu chạy, Công ty chuẩn bị hồ sơ để tiến hành lấy chứng thư Trên giấy chứng nhận thực vật có câu: “Nay chứng nhận thực vật, sản phẩm thực vật vật thể thuộc diện kiểm dịch thực vật khác nêu kiểm tra và/ thử nghiệm theo quy trình thích hợp coi khơng có đối tượng kiểm dịch thực vật nước nhập phù hợp với nhu cầu kiểm dịch thực vật hành nước nhập thể PHONENIX COMMODITIES PVT LTD Địa chỉ: Akara Blgd, 24 De Castro Street Wickhams Cay I, Road Town Tortola, Britist Virgin Island người nhập theo yêu cầu L/C - Giấy chứng nhận trọng lượng, chất lượng phiếu đóng gói hàng hóa - Giấy chứng nhận người thụ hưởng (Benificiary’s Certificate):Là chứng từ cho Công ty phát hành, thể trọn bô chứng từ gửi trực tiếp đến Phonenix Commodities PVT LTD, 18th floor, Sethiwan Tower, 139 Pan Road, Silom, Bangrak, BangKok, Thailand, điện thoại +662 2667240-6 DHL vòng ngày làm việc từ ngày B/L thoe yêu cầu L/C Theo dõi q trình tốn: Sau hồn thành chứng từ theo yêu cầu L/C, nhân viên toán mang chứng từ đến ngân hàng BIDV chi nhánh Vĩnh Long điền vào phiếu xuất trình chứng từ theo mẫu ngân hàng Sau chứng từ toán ngân hàng chấp nhận, nhân viên toán phối hợp với phịng Kế tốn để theo dõi tiền Khi tiền về, phịng Kế tốn liên hệ với Văn phịng đại diện TPHCm để lý hợp đồng 2.1.9 Quyết tốn cơng nợ giải khiếu nại (nếu có) 18 Dựa hợp đồng, nhân viên tốn lập bảng đề nghi tốn chuyển đến Phịng Kế hoạch đầu tư để xác nhận Sau xác nhận, bảng đề nghị toán chuyển đến Phịng kế tốn để làm thủ tục tốn cho nhà cung ứng Thực tế số tranh chấp khiếu nại trình thực hợp đồng xuất Cơng ty khơng có, nên trường hợp tranh chấp xảy hai bên tự thương lượng giảm giá giao hàng thay nhờ Trọng tài tịa án giải 2.2 Nhận xét trình 2.2.1 Điểm mạnh Với bề dày thành tích hoạt động kinh doanh, Cơng ty xây dựng uy tín thương hiệu ngành, từ tạo nên mối quan hệ khách hàng tốt khiến công tác đàm phán ký kết hợp đồng diễn thuận lợi Nguồn cung cấp nguyên liệu xuất dồi dào, chủng loại gạo đa dạng nguồn tài lớn giúp Cơng ty đảm bảo nguồn hàng hợp đồng có giá trị cao Ngoài ra, sở vật chất đầu tư đại, mặt kho rộng đáp ứng nhu cầu gom hàng bảo quản hàng hóa Công ty không ngừng phát triển thị trường mới, nâng cao chất lượng sản phẩm giữ gìn mối quan hệ làm ăn lâu dài với đối tác Ban lãnh đạo giàu kinh nghiệm, đội ngũ nhân viên dồi có lực, phịng ban phối hợp nhịp nhàng yếu tố góp phần cho Cơng ty phát triển mạnh bền vững nhiều năm qua 2.2.2 Điểm yếu - Chất lượng gạo chưa cao, chưa đáp ứng yêu cầu thị trường lớn - Thương hiệu Công ty chưa tiếp cận nhiều với khách hàng nước ngoài, thụ động tìm kiếm thị trường - Số lượng nhân viên chuyên môn chưa nhiều, chưa phát huy hết công suất làm việc - Dù cố gắng đổi sản xuất tình hình kinh doanh Cơng ty nhiều năm qua có chiều hướng giảm So với quốc gia xuất gạo lớn Thái Lan Ấn Độ, thiết bị khoa học kĩ thuật tân tiến Việt Nam nói chung Cơng ty nói riêng cịn bị hạn chế 19 2.3 So sánh với lý thuyết 2.3.1 Cơ sở lý thuyết Theo giáo trình “Kỹ thuật Nghiệp vụ Ngoại thương” (Vũ Hữu Tửu, NXB Giáo dục, 2007, trang 207), để tiến hành hợp đồng xuất khẩu, đơn vị kinh doanh phải tiến hành công việc sau đây: Giục mở L/C kiểm tra L/C Xin giấy phép xuất Chuẩn bị hàng hóa Thuê tàu lưu cước Kiểm nghiệm kiểm dịch hàng hóa Làm thủ tục hải quan Giao hàng lên tàu Mua bảo hiểm Làm thủ tục toán 10 Giải khiếu nại (nếu có) 2.3.2 Giống Nhìn chung, Cơng tác tổ chức thực hợp đồng xuất gạo Công ty Cổ phần XNK Vĩnh Long diễn giống với bước sở lý thuyết, đảm bảo bước quan trọng cung cấp đủ chứng từ cần thiết cho hoạt động xuất 2.3.3 Khác Việc xin giấy phép xuất theo lý thuyết Công thương Tổng cục Hải quan cấp ( hàng phi mậu dịch) mặt hàng gạo muốn xuất phải có đồng ý Hiệp hội Lương thực Việt Nam Do xuất theo điều kiện FOB nên Công ty không tiến hành mua bảo hiểm cho hàng hóa Việc mua bảo hiểm người mua thực Thứ tự bước thực hợp đồng Cơng ty có số điểm khác so với lý thuyết, song khác biệt không gây ảnh hưởng đến công tác thực hợp đồng 20 PHẦN 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP CHỦ YẾU NHẰM HỒN THIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU GẠO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XNK VĨNH LONG 3.1 Triển vọng Công ty quy trình hồn thiện hợp đồng xuất gạo 3.1.1 Cơ hội Việt Nam gia nhập WTO tạo điều kiện thuận lợi cho công tác xuất gạo việc ký kết hợp đồng nước diễn dễ dàng nhanh Chính sách mở cửa thị trường giúp Công ty tiếp cận với khoa học kĩ thuật đại tiên tiến áp dụng vào quy trình sản xuất cung ứng hàng hóa Chính sách cải tiến chất lượng hạt giống tỉnh tình hình sâu bệnh có xu hướng giảm khiến nguồn hàng Cơng ty đảm bảo chất lượng tốt mang lại giá trị cao Năm 2013, Công ty đầu tư đổi công nghệ, trang thiết bị, sở sản xuất kinh doanh, nâng cấp máy móc xí nghiệp tạo điều kiện cho công tác sản xuất diễn hiệu nhanh đồng thời giảm áp lực lao động thủ cơng giúp Cơng ty đáp ứng lô hàng yêu cầu cao 3.1.2 Thách thức Năm 2014 dự báo khó khăn áp lực với mặt hàng xuất nguồn cung cấp dư thừa, cạnh tranh liệt, giá lúa gạo nội địa khó đạt giá cao Hai đối thủ mạnh Việt Nam thị trường gạo Thái Lan Ấn Độ với chất lượng gạo công nghệ sản xuất cao Mặt khác, áp lực bán hạn giá Thái Lan gây cho hoạt động kinh doanh xuất Việt Nam gặp khơng khó khăn Chi phí ngun liệu đầu vào tăng, nhiễm môi trường, dịch hại thách thức cho nơng nghiệp Việt Nam nói chung hoạt động kinh doanh Cơng ty nói riêng 3.2 Định hướng hoạt động Công ty thời gian tới Tập trung nguồn lực Công ty vào hoạt động sản xuất kinh doanh lương thực; đẩy mạnh xuất hai hình thức trực tiếp ủy thác 21 Xây dựng tiêu chuẩn chất lượng gạo phù hợp với yêu cầu thị trường tăng cường kiểm tra chất lượng gạo xuất từ đơn vị cung ứng để giữ uy tín với khách hàng Chủ động công tác xúc tiến thương mại, đẩy manh giao dịch tìm kiếm khách hàng mới, thị trường Tiếp tục cải tiến đầu tư, nâng cấp nhà xưởng, máy móc để đáp ứng nhu cầu gạo thị trường lớn Trung Quốc, Mexico 3.3 Các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình tổ chức thực hợp đồng xuất 3.3.1 Đảm bảo nguồn hàng nâng cao chất lượng sản phẩm Để thu mua gạo có hiệu quả, Cơng ty nên mua gạo nhiều đầu mối, nhiều khu vực khác để đảm bảo chất lượng lẫn giá cả, tránh lệ thuộc vào đầu mối cố định Đồng thời, Cơng ty nên giữ mối quan hệ với nhà cung ứng để tranh thủ ưu đãi Bên cạnh đó, chất lượng gạo ngồi việc tn thủ theo tiêu chuẩn Việt Nam cịn phải ý đến tiêu chuẩn khác để bước đáp ứng tiêu chuẩn gạo giới Do đó, việc nghiên cứu nâng cao chất lượng sản phẩm cần thiết 3.3.2 Mở rộng thị trường xuất Để đưa mặt hàng gạo Công ty giới giúp Cơng ty có thêm khách hàng thị trường mới, Công ty nên chủ động công tác xúc tiến thương thương mại, tham gia hội nghị, hội chợ quốc tế nông nghiệp nước lớn đặc biệt Trung Quốc, Hồng Kông, Mỹ, Mexico Đồng thời, giữ vững mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng truyền thống thị trường Châu Á, châu Phi để đảm bảo xuất trực tiếp Xây dựng kênh giao dịch trực tiếp với Chương trình Lương thực Thế giới Liên Hiệp quốc (WFP) để thâm nhập thêm thị trường cứu trợ lương thực giới Đây cách để giúp mặt hàng Công ty đến với giới dễ dàng 3.3.3 Đào tạo nguồn nhân lực Để đẩy mạnh hoạt động xuất khẩu, Công ty nên mở lớp tập huấn thường xuyên nhằm nâng cao nghiệp vụ xuất khẩu, trình độ ngoại ngữ, tin học cho cán công nhân viên Công ty Đây không hội để người chia sẻ 22 kinh nghiệm mà cịn lúc để Cơng ty cập nhật xu hướng biến đổi thị trường để đưa thay đổi phù hợp Việc huấn luyện không trọng vào nhân viên tập trung phận mà cần áp dụng cho tồn Cơng ty để phịng ban nắm bắt phối hợp nhịp nhàng với 3.3.4 Tiếp tục nâng cấp sở hạ tầng Việc xây dựng thêm kho hàng giúp Cơng ty dự trữ khối lượng lớn nguồn hàng để thực hợp đồng mà giúp bảo quản hàng hóa tốt đặc biệt mặt hàng nông sản Cải tiến áp dụng khoa học công nghệ vào sản xuất khiến chất lượng suất tăng cao, tiết kiệm nhiều thời gian chi phí 23 KẾT LUẬN Xuất lương thực nói chung xuất gạo nói riêng khơng giúp Việt Nam bước hội nhập với giới mà cịn đóng vai trị quan trọng cơng đổi phát triển đất nước, cải thiện đời sống người dân Thành mặt trận lương thực giúp Việt Nam từ nước thiếu hụt lương thực trở thành nước xuất gạo thứ hai giới, tạo tiền đề quan trọng cho công cơng nghiệp hóa, đại hóa nước nhà Khâu quan trọng xem cốt lõi xuất hàng hóa quy trình thực hợp đồng xuất Nhận thức vấn đề đó, thời gian kiến tập Công ty Cổ phần XNK Vĩnh Long, em tạo điều kiện để tập trung nghiên cứu quan sát tiếp cận thực tế bước thực nhằm giúp thân hiểu rõ hơn, có thêm kinh nghiệm từ mạnh dạn đề xuất giải pháp nhằm giúp hồn thiện cơng tác thực hợp đồng Công ty So với lý thuyết học, công tác tổ chức thực hợp đồng xuất Cơng ty khơng có nhiều khác biệt, bước tiến hành đảm bảo tính pháp lý quyền lợi hai bên, nên việc thực hợp đồng Công ty diễn nhanh giúp hoạt động kinh doanh xuất đạt hiệu cao Với lợi Cơng ty uy tín xuất lương thực nước, cộng thêm vị trí địa lý thuận lợi- nằm trung tâm Đồng sông Cửu Long, Cơng ty xuất nhập Vĩnh Long cịn vươn xa thị trường nước với chất lượng sản phẩm ngày đa dạng, đáp ứng tiêu chuẩn quốc tế Sự phát triển Công ty không cải thiện, nâng cao đời sống cán cơng nhân viên, mà cịn thúc đẩy phát triển tỉnh nhà 24 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO - Vũ Hữu Tửu, 2007, Giáo trình Kỹ thuật nghiệp vụ Ngoại thương , NXB Giáo dục - http://www.imexcuulong.com.vn/index/home - http://www.vietfood.org.vn/vn/ 25 PHỤ LỤC Phụ lục 1: Bộ chứng từ xuất nhập Công ty cổ phần xuất nhập Vĩnh Long ... VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU VĨNH LONG Giới thiệu chung Công ty Cổ phần xuất nhập Vĩnh Long 1.1 Công ty Cổ phần xuất nhập (XNK) Vĩnh Long tiền thân Công ty Ngoại thương tỉnh Cửu Long đơn... QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU VĨNH LONG 1.1 Giới thiệu chung công ty CỔ PHẦN XNK Vĩnh Long 1.2 Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức công ty CỔ PHẦN XNK Vĩnh Long 1.2.1 Chức Công ty ... chung Công ty Cổ phần XNK Vĩnh Long - Tên Công ty: Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Vĩnh Long - Tên tiếng Anh: Vinh Long Import- Export Joint Stock Company - Tên giao dịch: IMEX CUU LONG - Mã chứng