CÔNG TÁC TỔ CHỨC THỰC HIỆN GIAO NHẬN HÀNG NHẬP NGUYÊN CONTAINER TẠI XÍ NGHIỆP DỊCH VỤ KHO VẬN GIAO NHẬN (SOTRANS fw)

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH **** BÁO CÁO KIẾN TẬP GIỮA KHÓA Chuyên ngành: Quản Trị Kinh Doanh Quốc Tế CÔNG TÁC TỔ CHỨC THỰC HIỆN GIAO NHẬN HÀNG NHẬP NGUYÊN CONTAINER TẠI XÍ NGHIỆP DỊCH VỤ KHO VẬN GIAO NHẬN (SOTRANS F&W) Họ tên sinh viên: Võ Hoàng Anh Mã số sinh viên: 1101025013 Lớp: Anh \ Khóa: K50A Người hướng dẫn khoa học: ThS Phùng Minh Đức Thành phố Hồ Chí Minh, tháng năm 2014 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN KHOA HỌC ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……… ngày …… tháng …… năm …… Giáo viên hướng dẫn khoa học MỤC LỤC DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ XÍ NGHIỆP DỊCH VỤ KHO VẬN GIAO NHẬN (SOTRANS F&W) 1.1 Quá trình hình thành phát triển Xí nghiệp Dịch vụ Kho vận Giao nhận (Sotrans F&W) .2 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức hành quản trị nhân 1.2.1 Chức 1.2.2 Nhiệm vụ 1.2.3 Cơ cấu tổ chức hành 1.2.4 Quản trị nhân 1.3 Đánh giá chung tình hình hoạt động kinh doanh Xí nghiệp Dịch vụ Kho vận Giao nhận (Sotrans F&W) giai đoạn từ năm 2011 – 2013 1.4 Vai trò công tác tổ chức thực giao nhận hàng nhập nguyên container Xí nghiệp Dịch vụ Kho vận Giao nhận (Sotrans F&W) 1.5 Các công việc thực trình kiến tập CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC THỰC HIỆN HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG NHẬP NGUYÊN CONTAINER MẶT HÀNG NGUYÊN PHỤ LIỆU DÙNG TRONG SẢN XUẤT SẢN PHẨM SỮA TẠI XÍ NGHIỆP DỊCH VỤ KHO VẬN GIAO NHẬN (SOTRANS F&W) .9 2.1 Thực tế quy trình .9 2.1.1 Tìm kiếm khách hàng, bàn thảo ký kết hợp đồng 2.1.2 Nhận chứng từ thông tin cần thiết từ nhà nhập 10 2.1.3 Đến hãng tàu lấy lệnh giao hàng (D/O) 11 2.1.4 Chuẩn bị hồ sơ khai báo hải quan tiến hành khai hải quan điện tử 12 2.1.5 Làm thủ tục hải quan nhập cảng 14 2.1.6 Thuê phương tiện vận tải, nhận hàng, chuyển hàng kho khách hàng hoàn tất thủ tục giao hàng 15 2.1.7 Bàn giao chứng từ tốn chi phí với khách hàng .16 2.2 Nhận xét chung 16 2.2.1 Điểm mạnh 16 2.2.2 Điểm yếu 17 2.3 So sánh lý thuyết thực tiễn 18 2.3.1 Cơ sở lý thuyết 18 2.3.2 Giống 18 2.3.3 Khác 18 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN CƠNG TÁC TỔ CHỨC THỰC HIỆN GIAO NHẬN HÀNG NHẬP NGUYÊN CONTAINER TẠI XÍ NGHIỆP DỊCH VỤ KHO VẬN GIAO NHẬN (SOTRANS F&W) .20 3.1 Triển vọng công tác tổ chức thực giao nhận hàng nhập nguyên container Xí nghiệp Dịch vụ Kho vận Giao nhận (Sotrans F&W) .20 3.1.1 Cơ hội 20 3.1.2 Thách thức .20 3.2 Định hướng hoạt động Xí nghiệp Dịch vụ Kho vận Giao nhận (Sotrans F&W) 21 3.3 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng nhập nguyên container 21 3.3.1 Tăng số lượng lao động 21 3.3.2 Phát triển sở hạ tầng 22 KẾT LUẬN 24 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT KÝ HIỆU TIẾNG ANH ASEAN Association of Southeast Asian Nations B/L Bill of lading C/O Certificate of Origin CO.,LTD Company Limited D/O Delivery order Lệnh giao hàng EIR Equipment Interchange Receipt Phiếu xuất/nhập bãi SOTRANS SOTRANS Forwarding and Xí nghiệp Dịch vụ F&W Warehousing Kho vận Giao nhận VNĐ WTO TIẾNG VIỆT Hiệp hội Quốc gia Đông Nam Á Vận đơn Giấy chứng nhận xuất xứ Công ty trách nhiệm hữu hạn Việt Nam đồng World Trade Organization Tổ chức Thương mại Thế giới DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU STT TÊN Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức Xí nghiệp Dịch vụ Kho vận Giao nhận (Sotrans F&W) Bảng 1.1: Cơ cấu nhân viên theo trình độ tính đến ngày 31/12/2013 Bảng 1.2: Doanh thu, chi phí lợi nhuận Xí nghiệp giai đoạn 2011-2013 Bảng 1.5: Cơ cấu doanh thu năm 2013 TRANG 5 Sơ đồ 2.1: Quy trình giao nhận hàng nhập nguyên container Xí nghiệp Dịch vụ Kho vận Giao nhận (Sotrans F&W) Sơ đồ 2.2 Quy trình giao nhận hàng nhập theo lý thuyết 18 LỜI MỞ ĐẦU Hiện nay, Việt Nam tiến hành mở cửa, tham gia vào nhiều tổ chức quốc tế WTO, ASEAN,… nhằm bước xây dựng kinh tế thị trường Trải qua gần 30 năm kể từ ngày hội nhập với giới, Việt Nam giành nhiều thành tựu to lớn Để đạt điều khơng thể khơng nhắc tới đóng góp hoạt động giao nhận nói riêng hay ngành logistics nói chung Nhận thấy tầm quan trọng hoạt động giao nhận hoạt động xuất nhập đất nước nên tác giả liên hệ xin thực tập tuần Xí nghiệp Dịch vụ Kho vận Giao nhận (SOTRANS F&W) trực thuộc Công ty Cổ phần Kho vận Miền Nam (SOTRANS) Nhằm mục đích tiếp xúc thực tế với hoạt động giao nhận thực hành kiến thức học trường, tác giả chọn đề tài “Công tác tổ chức thực giao nhận hàng nhập nguyên container Xí nghiệp Dịch vụ Kho vận Giao nhận (Sotrans F&W)” để làm báo cáo kiến tập khóa Kết cấu đề tài bao gồm phần chính: - Chương 1: Giới thiệu khái quát Xí nghiệp Dịch vụ Kho vận Giao nhận (Sotrans F&W) - Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức thực giao nhận hàng nhập nguyên container mặt hàng nguyên phụ liệu dùng sản xuất sản phẩm sữa Xí nghiệp Dịch vụ Kho vận Giao nhận (Sotrans F&W) - Chương 3: Một số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác tổ chức thực giao nhận hàng nhập nguyên container Xí nghiệp Dịch vụ Kho vận Giao nhận (Sotrans F&W) Tác giả xin chân thành cảm ơn Ban Giám đốc anh chị phịng giao nhận Xí nghiệp Dịch vụ kho vận giao nhận (Sotrans F&W) giáo viên hướng dẫn ThS Phùng Minh Đức đồng thời tác giả cảm ơn Quý Thầy Cô sở – Trường Đại học Ngoại thương TP Hồ Chí Minh hướng dẫn giúp tác giả hoàn thành thu hoạch Mặc dù có nhiều cố gắng thời gian kiến thức hạn chế nên đề tài khơng tránh sai sót nhược điểm Vì tác giả kính mong Q Thầy Cơ góp ý để đề tài hoàn thiện TP.HCM ngày tháng năm 2014 Võ Hoàng Anh CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ XÍ NGHIỆP DỊCH VỤ KHO VẬN GIAO NHẬN (SOTRANS F&W) 1.1 Quá trình hình thành phát triển Xí nghiệp Dịch vụ Kho vận Giao nhận (Sotrans F&W) Công ty Cổ phần Kho vận Miền Nam - Sotrans thành lập vào ngày 14/10/1975, doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Bộ Thương mại với chức làm Kho Vận, Đại lí Vận tải ngành Thương nghiệp Khu vực miền Trung miền Nam Xí nghiệp Dịch vụ Kho vận Giao nhận miền Nam – SOTRANS F&W xí nghiệp trực thuộc Công ty Cổ phần Kho vận miền Nam, giữ vị trí chủ lực hệ thống SOTRANS Tiền thân Xí nghiệp Trạm vận tải thương mại, với chức giao nhận hàng hóa đường thủy, đường bộ, chủ yếu vận chuyển hàng hóa nước Đến năm 1990, thời kì mở cửa, quan hệ kinh tế quốc tế mở rộng, nhu cầu giao dịch ngoại thương tăng cao; nắm bắt xu hội nhập phát triển đó, Công ty Kho vận miền Nam đưa định số 70/QĐ-KVMN ngày 02/06/1990 để thành lập Xí nghiệp Dịch vụ Giao nhận Vận tải Kiểm kiện – SOTRANS T.F.T, đổi tên thành Xí nghiệp Dịch vụ Kho vận Giao nhận – SOTRANS F&W với chức chế độ hạch toán độc lập, chủ động kinh doanh Một số thông tin bản: + Tên đơn vị: Xí nghiệp Dịch vụ Kho vận Giao nhận miền Nam + Tên tiếng Anh: SOTRANS Forwarding and Warehousing + Tên viết tắt: SOTRANS F&W + Địa chỉ: 1B Hoàng Diệu, Phường 13, Quận 4, TP.HCM + Điện thoại: (84.8) 3826 9727 + Fax: (84.8) 3940 2566 + Email: sales-fw@sotrans.com.vn + Website: Sotrans.com.vn Một số thành tích bật Năm 2002, trải qua 10 năm cố gắng không ngừng nghỉ từ thành lập, Sotrans F&W Chủ tịch Nước trao tặng Huân chương Lao động hạng III Giải thưởng giúp nguồn động viên to lớp giúp Xí nghiệp tiếp tục mở rộng địa bàn đa dạng hóa ngành nghề kinh doanh Năm 2005, Xí nghiệp tiếp tục Nhà nước trao tặng Huân chương Lao động hạng II nhờ vào đóng góp cho ngành giao nhận Trong năm liên tục từ năm 2006, Thương hiệu Sotrans F&W đạt giải thưởng “Thương hiệu mạnh Việt Nam" thời báo Kinh tế Việt Nam phối hợp với Cục Xúc tiến thương mại (Bộ Thương mại) tổ chức 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức hành quản trị nhân 1.2.1 Chức Sotrans F&W có tất dịch vụ cung cấp cho khách hàng trọn gói chuỗi cung ứng Logistics như: nhận hàng, tổ chức đóng gói, lưu kho, thuê phương tiện vận tải, làm thủ tục hải quan giao hàng đến điểm cuối theo định khách hàng 1.2.2 Nhiệm vụ Sotrans F&W có nhiệm vụ nghiên cứu tiềm hiểu nhu cầu thị trường, tối ưu hóa giai đoạn q trình giao nhận nhằm mang lại chất lượng dịch vụ tốt giá hợp lý Bên cạnh đó, Xí nghiệp phải tích cực tìm hiểu điều chỉnh để phù hợp với quy định nhà nước xuất nhập khẩu, kinh doanh ngoại hối, thực đầy đủ nghĩa vụ thuế nhằm mang lại nguồn thu cho ngân sách, góp phần giúp đất nước phát triển 1.2.3 Cơ cấu tổ chức hành Cơ cấu tổ chức Sotrans F&W tổ chức theo cấu chức Nhờ Xí nghiệp dễ dàng quản lý tận dụng lợi nguồn nhân lực, đem lại hiệu cao công việc lặp lặp lại, phát huy lợi việc chuyên môn hóa Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức Xí nghiệp Dịch vụ Kho vận Giao nhận (Sotrans F&W) GIÁM ĐỐC PHĨ GIÁM ĐỐC PHỊNG KINH DOANH PHỊNG GIAO NHẬN PHỊNG KẾ TỐN CÁC KHO BÃI (Nguồn: Phịng kế tốn Xí nghiệp Sotrans F&W) Chức phịng ban chính: Giám đốc người đại diện cho Xí nghiệp trước pháp luật, có chức điều hành, định hướng vạch chiến lược phát triển cho tồn Xí nghiệp Phó giám đốc người hỗ trợ cho giám đốc việc điều hành Xí nghiệp, phân công, khen thưởng kỷ luật nhân viên Xí nghiệp Phịng kinh doanh có chức khảo sát, nghiên cứu tìm kiếm khách hàng Bên cạnh cịn đảm nhiệm cơng việc tư vấn, chăm sóc đáp ứng yêu cầu khách hàng cũ Phòng giao nhận phòng ban quan trọng xí nghiệp, tạo tin tưởng hợp tác lâu dài khách hàng Xí nghiệp Nhiệm vụ phòng ban thực hợp đồng phòng kinh doanh ký kết như: thuê phương tiện vận tải công cụ bốc dỡ để vận chuyển hàng theo hợp đồng ký kết, khai hải quan, đóng thuế xuất nhập cơng việc có liên quan để thơng quan hàng nhập khẩu, đại diện cho chủ hàng thực kiểm dịch, giám định hàng xin giấy phép có liên quan để thực hợp đồng xuất nhập Phòng kế tốn có chức hạch tốn nghiệp vụ kinh tế phát sinh xác thời hạn, đảm nhiệm việc giám sát hoạt động tài Xí nghiệp, tốn hợp đồng, thu tiền khách hàng Ngồi phịng kế tốn 12 chứng từ hợp lệ nhận khoản phí, hãng tàu NYK cung cấp cho nhân viên giao nhận D/O gốc hóa đơn Ngồi ra, yêu cầu phía Nutifood đem container kho dỡ hàng nên nhân viên giao nhận phải tiến hành cược container với số tiền cược 2.000.000VNĐ Sau trả rỗng nhân viên giao nhận đến hãng tàu cung cấp giấy cược container lấy lại tiền cược Tuy nhiên số tiền bị trừ có chi phí phát sinh để sửa chữa, vệ sinh container Thực tế lô hàng Nutifood khơng phát sinh thêm chi phí Sotrans F&W có mối quan hệ tốt với hãng tàu hãng vận tải lớn giới nên thời gian thực hoạt động giao nhận rút ngắn nhiều, chờ đợi lâu lấy lệnh Sự thiếu hụt nhân lực vấn đề Công ty nào, Sotrans F&W nhân viên lấy lệnh ln tronh tình trạng tải, buổi sáng phải đến gần 10 hãng tàu để lấy chứng từ cần thiết Chính điều dẫn tới tình trạng chậm trễ trình làm hàng để giao cho khách hàng 2.1.4 Chuẩn bị hồ sơ khai báo hải quan tiến hành khai hải quan điện tử Khai báo hải quan điện tử thay đổi kể từ tháng 06/2014 Tổng cục hải quan bắt đầu triển khai thí điểm hệ thống tiếp nhận khai hải quan điện tử VNACCS/VCIS Nhật Bản cung cấp Việc thay đổi hệ thống tiếp nhận kéo theo việc thay đổi phần mềm khai báo sang ECUSK5 thay cho ECUSK4 trước 2.1.4.1 Chuẩn bị hồ sơ hải quan Tờ khai hải quan gồm hai chính: - Một hải quan lưu (có dán tem Hải quan) - Một người khai hải quan lưu (sau thông quan Hải quan trả lại) Địa điểm lên tờ khai hải quan: - Đối với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước: Chủ hàng cho hạ bãi cảng mở tờ khai cảng - Đối với doanh nghiệp 100% vốn đầu tư nước ngồi, cơng ty liên doanh với nước ngoài: Làm thủ tục hải quan Hải quan quản lý đầu tư Công ty Cổ phần Thực phẩm Dinh dưỡng Nutifood Bình Dương có vốn đầu tư nước nên phải làm thủ tục Hải quan quản lý đầu tư Bình Dương 13 Bộ hồ sơ làm thủ tục hải quan: Gồm chứng từ sau: - Phiếu tiếp nhận, bàn giao hồ sơ hải quan mẫu (mẫu 02/PTNBGHS/2006) - Tờ khai hàng hóa nhập theo mẫu Tổng cụa Hải quan - Giấy giới thiệu công ty Nutifood - Bảng kê chi tiết: - Hóa đơn thương mại: - Giấy chứng nhận xuất xứ: - Hợp đồng thương mại: - Giấy phép kiểm tra chất lượng: (nếu có) - Vận tải đơn: - Tờ khai trị giá hàng nhập (GATT): 2.1.4.2 Khai hải quan điện tử Sau chuẩn bị đầy đủ chứng từ khai hải quan, nhân viên công ty SOTRANS F&W truyền liệu khai báo hải quan từ xa qua phần mềm đại lý hải quan Xí nghiệp mà ECUSK5 để truyền tới hệ thống máy tiếp nhận hải quan hệ thống tiếp nhận hải quan phản hồi lại cho doanh nghiệp số tiếp nhận hồ sơ Người giao nhận ghi lại số tiếp nhận hồ sơ, điền đầy đủ thông tin vào phiếu tiếp nhận hồ sơ hải quan Hải quan tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra hồ sơ thực tế liệu truyền trước đó, duyệt hồ sơ, in lệnh hình thức mức độ kiểm tra Cách thức kiểm tra: Công chức hải quan nhập mã số thuế xuất nhập doanh nghiệp để kiểm tra điều kiện cho phép mở tờ khai doanh nghiệp hệ thống Tổng Cục Hải quan kiểm tra ân hạn thuế, bảo lãnh thuế Các mức độ kiểm tra sau: - Mức 1(luồng xanh): Miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra hàng hóa thực tế - Mức (luồng vàng): Kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra hàng hóa thực tế - Mức (luồng đỏ): Kiểm tra chi tiết hồ sơ kiểm tra hàng hóa thực tế Trong lơ hàng ngun phụ liệu dùng sản xuất sản phẩm sữa Nutifood phân mức (luồng vàng) nên kiểm tra chi tiết hồ sơ Người giao nhận liên hệ với hải quan để phân tích thuế lơ hàng, u cầu hải quan tính thuế nhập máy tính thuế kiểm tra chi tiết hồ sơ Sau hoàn thành nghĩa 14 vụ thuế nhân viên hải quan đóng dấu “đưa hàng kho bảo quản” dấu công chức lên tờ khai hải quan Nhân viên giao nhận chuyển tờ khai đến cảng Cát Lái để làm thủ tục nhận hàng Nhờ có đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm trình độ cao nên lần thay đổi khai báo hải quan điện tử tháng sang VNACCS/VCIS, Xí nghiệp khơng q nhiều thời gian để thay đổi quy trình cho phù hợp Đồng thời, nhờ có mối quan hệ tốt với cơng chức hải quan nên Xí nghiệp hướng dẫn cụ thể thay đổi trình khai báo hải quan điện tử Tuy nhiên, trình thực có nhiều sai sót q trình chuẩn bị chứng từ dẫn đến việc khai báo hải quan gặp chậm trễ 2.1.5 Làm thủ tục hải quan nhập cảng Để làm thủ tục hải quan cảng, nhân viên giao nhận trải qua bước: Đối chiếu Manifest, In phiếu xuất/nhập bãi thương vụ, làm thủ tục lý hải quan cổng 2.1.5.1 Đối chiếu Manifest Nếu nơi mở tờ khai cảng nhận hàng khác phải tiến hành đối chiếu Manifest để đối chiếu thông tin mà hãng tàu người chuyên chở khai báo cho hải quan giám sát hàng tàu cập cảng Đối với lô hàng Nutifood, để tiến hành đối chiếu Manifest, nhân viên giao nhận cần chuẩn bị tờ khai hải quan (1 gốc photo), lệnh giao hàng (3 gốc), giấy gửi hàng (2 gốc) Thủ tục đối chiếu Manifest tiến hành tầng 1, khu A1, cổng B cảng Cát Lái Sau tiến hành đối chiếu, nhân viên hải quan đóng dấu giữ lại photo tờ khai hải quan lệnh giao hàng để lưu 2.1.5.2 In phiếu xuất/nhập bãi (phiếu EIR), đóng phí nâng hạ container Phiếu xuất/nhập bãi in phòng thương vụ cảng tầng trệt, khu A2 cổng B cảng Cát Lái, phiếu thơng hành để người vận chuyển vào bãi container để chở hàng Thông thường, nhân viên giao nhận phải bốc số chờ tới lượt, nhiên Sotrans F&W khách hàng kim cương đến thẳng quầy số để trình D/O, đóng phí nâng hạ container in phiếu xuất/nhập bãi Đối với container Nutifood số tiền phải đóng 900.000VNĐ Sau nhận phiếu 15 xuất nhập bãi hóa đơn, nhân viên giao nhận tiến hành kiểm tra lại số container, số seal hải quan đồng thời viết số tờ khai, mã loại hình lên phiếu EIR để tiện cho hải quan làm thủ tục lý cổng 2.1.5.3 Tiến hành thủ tục lý hải quan cổng Thủ tục tiến hành khu lý hàng nhập, cổng B cảng Cát Lái Khi lý cổng cần xuất trình chứng từ: tờ khai hải quan (1 gốc photo đối chiếu manifest), lệnh giao hàng (2 gốc), giấy gửi hàng (1 gốc), phiếu xuất/nhập bãi Nhân viên hải quan lý cổng ký, đóng dấu cơng chức lên phiếu xuất nhập bãi, riêng tờ khai hải quan đóng thêm dấu “hàng qua khu vực kiểm soát” Tại hải quan giữ lại tờ khai hải quan photo, lệnh giao hàng để lưu Tại cảng Cát Lái, Sotrans F&W xếp vào loại khách hàng kim cương khơng phải bốc số thứ tự tiến hành in phiếu xuất nhập bãi, bên cạnh nhờ vào mối quan hệ với nhân viên hải quan giúp doanh nghiệp cắt giảm nhiều chi phí thời gian Tuy nhiên, khơng đủ nguồn nhân lực nên nhiều trường hợp hàng Xí nghiệp khơng thể thực kịp dẫn tới tình trạng rớt hàng, tăng thêm chi phí lưu kho, bãi 2.1.6 Thuê phương tiện vận tải, nhận hàng, chuyển hàng kho khách hàng hoàn tất thủ tục giao hàng Sau hoàn tất thủ tục hải quan , nhân viên giao nhận tiến hành thuê phương tiện vận tải giao chứng từ cho người vận chuyển để chuyển hàng kho người nhập Các chứng từ vận chuyển gồm có: phiếu xuất nhập bãi có dấu hải quan, phiếu vận chuyển kiêm biên bàn giao Khi bàn giao cho người vận chuyển, nhân viên giao nhận yêu cầu người vận chuyển ký vào phiếu vận chuyển kiêm biên bàn giao chuẩn bị giữ lại bản, người vận chuyển vận chuyển đến kho giao lại chứng từ cho thủ kho giữ lại giấy vận chuyển kiêm biên bàn giao Quá trình giao nhận hàng hóa lơ hàng nhập SOTRANS F&W coi hồn tất Cơng đoạn Sotrans F&W thực nhanh chóng thuận tiện nhờ vào mối quan hệ làm ăn lâu năm với hãng vận tải, hầu hết hợp 16 đồng vận tải ký với thời gian từ tháng đến tháng nên giảm thiểu rủi ro biến động cước phí vận tải Trong nhiều trường hợp, Sotran F&W kéo container kho để dỡ hàng giúp cho khách hàng, lô hàng này, điều kiện kho bãi không đáp ứng yêu cầu nên Sotrans F&W phải kéo hàng kho riêng khách hàng Bình Dương làm tăng thêm chi phí vận chuyển Ngồi ra, Sotrans F&W tự đầu tư đội vận tải, nhiên số lượng hạn chế, hầu hết xe tải nhỏ, có tải trọng 3,5 2.1.7 Bàn giao chứng từ tốn chi phí với khách hàng Sau hồn tất quy trình giao nhận hàng hóa, nhân viên Sotrans F&W đưa lại cho Công ty Nutifood tất chứng từ gốc tờ khai hải quan, hóa đơn phát sinh trình giao nhận lập giấy báo nợ (Debit note) gửi cho Nutifood để thông báo chi phí làm hàng Dựa vào chứng từ hóa đơn này, Nutifood tốn cho Xí nghiệp tất chi phí có liên quan, chi phí phát sinh phí dịch vụ Các khách hàng Sotrans F&W hầu hết Công ty lớn có mối quan hệ hợp tác, làm ăn lâu năm, trường hợp tốn chậm khiến Xí nghiệp bị chiếm dụng vốn khơng xảy Ngoài ra, nhờ vào chất lượng dịch vụ đánh giá cao, nên giá bán dịch vụ Xí nghiệp cao so với đối thủ ngành Công ty lớn lựa chọn làm đối tác nhờ mang lại lợi nhuận lớn cho Xí nghiệp Bất cập giai đoạn việc chuẩn bị chứng từ để thương thảo chi phí phát sinh thêm q trình giao nhận chi phí lưu kho bãi thực chậm trễ Trong nhiều trường hợp hóa đơn bị sai thơng tin dẫn đến khó khăn cho khách hàng vấn đề tính thuế giá trị gia tăng 2.2 Nhận xét chung 2.2.1 Điểm mạnh 2.2.1.1 Nguồn nhân lực chất lượng cao Mặc dù số lượng hạn chế Sotrans F&W có đội ngũ nhân viên trình độ cao giàu kinh nghiệm lĩnh vực xuất nhập Tính đến hết năm 2013 có đến 36% cán nhân viên Xí nghiệp đạt trình độ từ đại học trở lên 17 Yếu tố người yếu tố định đến thành công Công ty nào, Sotrans F&W khơng phải ngoại lệ Chính nhờ đội ngũ giúp cho Sotrans F&W dần khẳng định vị trí thị trường giao nhận nước thâm nhập vào thị trường quốc tế 2.2.1.2 Có mối quan hệ tốt với đối tác Sotrans F&W hoạt động 20 năm lĩnh vực giao nhận có mối quan hệ tốt hãng tàu, công ty vận tải nhân viên hải quan Chính nhờ vào mối quan hệ giúp Sotrans F&W giành nhiều ưu tiên trình thực nghiệp vụ Các hãng tàu ưu tiên Sotrans F&W trả rỗng container vị trí thuận lợi, hãng vận tải bố trí điều xe hợp lý để tránh bị trường hợp giao hàng chậm, nhân viên hải quan tạo điều kiện tốt để nhân viên giao nhận hồn thành tốt cơng việc 2.2.1.3 Chất lượng dịch vụ cung cấp tốt Nguồn nhân lực chất lượng cao mối quan hệ tốt với đối tác hai nhiều yếu tố giúp dịch vụ Sotrans F&W đánh giá tốt hàng đầu Việt Nam Chính nhờ uy tín chất lượng dịch vụ giúp Xí nghiệp trì lượng khách hàng ổn định, nhận tin tưởng công ty nước như: Nutifood, dệt Texhong, cao su Chính Tân,… 2.2.2 Điểm yếu 2.2.2.1 Số lượng nhân viên hạn chế Sự thiết hụt số lượng lao động vấn đề nan giải lãnh đạo Xí nghiệp Sự thiếu hụt dẫn đến nhiều hệ Trong tháng cao điểm, có nhân viên giao nhận phải đảm nhiệm công việc từ lấy lệnh giao hàng, khai hải quan, xin giấy chứng nhận xuất xứ, thuê phương tiện vận tải… Điều tạo nên áp lực lớn cơng việc dễ dẫn đến sai sót, có nhiều nhân viên xin nghỉ sau đến năm làm việc khiến số lượng nhân viên thêm giảm sút 2.2.2.2 Cơ sở hạ tầng yếu Mặc dù đầu tư nhiều vào sở hạ tầng trang thiết bị, sở vật chất Sotrans F&W không đáp ứng yêu cầu thị trường Xí nghiệp chưa có trạm thu gom hàng lẻ nên phải nhờ phương tiện cảng làm tăng chi phí dịch vụ hay nói cách khác giảm sức cạnh tranh giá gói dịch vụ 18 thị trường giao nhận hàng hóa Xí nghiệp đầu tư đội vận tải hầu hết xe tải nhỏ, chưa có xe container hay đầu kéo rơ-móc 2.2.2.3 Cơng tác làm hồ sơ, chuẩn bị chứng từ cịn nhiều bất cập Cơng tác làm hồ sơ phức tạp bao gồm nhiều công đoạn phải chuẩn bị nhiều loại giấy tờ : hợp đồng, hóa đơn thương mại, giấy phép nhập khẩu… Trong trình lên hồ sơ, yếu tố khách quan chủ quan, đơi nhân viên cơng ty có sai sót việc đối chiếu thông tin loại giấy tờ, hệ thống mạng hải quan gặp cố, doanh nghiệp phải xin nhiều loại giấy phép…gây chậm trễ việc hoàn thiện chứng từ Các văn luật, đặc biệt luật xuất nhập thường xuyên thay đổi dẫn đến sai sót trình thực 2.3 So sánh lý thuyết thực tiễn 2.3.1 Cơ sở lý thuyết Sơ đồ 2.2 Quy trình giao nhận hàng nhập theo lý thuyết Nhận yêu cầu từ khách hàng Nhận kiểm tra chứng từ Lấy lệnh giao hàng Thông quan hàng nhập Quyết toán Giao hàng Làm thủ tục nhận hàng (Nguồn: Nghiệp vụ Giao nhận Vận tải Bảo hiểm Ngoại thương) 2.3.2 Giống Hoạt động giao nhận Xí nghiệp Dịch vụ Kho vận Giao nhận trải bước lý thuyết hoạt động tiêu chuẩn hóa từ lý thuyết Mặc dù có khác tên gọi thức thực giống 2.3.3 Khác Do xuất nhập hoạt động nhận nhiều điều chỉnh từ sách nhà nước nên hoạt động giao nhận Sotrans F&W có số thay đổi để phù hợp với quy định việc thực khai hải quan thông quan thực 19 trực tuyến hải quan điện tử, giấy kiểm định chất lượng nộp bổ sung sau hàng hóa thơng quan 20 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN CƠNG TÁC TỔ CHỨC THỰC HIỆN GIAO NHẬN HÀNG NHẬP NGUYÊN CONTAINER TẠI XÍ NGHIỆP DỊCH VỤ KHO VẬN GIAO NHẬN (SOTRANS F&W) 3.1 Triển vọng công tác tổ chức thực giao nhận hàng nhập nguyên container Xí nghiệp Dịch vụ Kho vận Giao nhận (Sotrans F&W) Theo đánh giá ngân hàng giới, Việt Nam quốc gia có tiềm việc phát triển loại hình dịch vụ giao nhận, vận tải, kho bãi Sự thay đổi mặt sách phủ mở cửa với giới tạo nên nhiều hội cho ngành Logistics Việt Nam Tuy nhiên với trình hội nhập ngành Logistics gặp phải nhiều khó khăn, thách thức 3.1.1 Cơ hội 3.1.1.1 Vốn đầu tư nước vào Việt Nam không ngừng tăng lên Nền kinh tế Việt Nam bước vào giao đoạn chuyển mình, ngày có nhiều khu cơng nghiệp mọc lên vùng nông thôn khiến cho lượng vốn từ nước phát triển đổ vào Việt Nam ngày tăng Chính điều tạo nhu cầu nhập lớn khu cơng nghiệp góp phần thúc đẩy ngành Logistics phát triển Song song với nguồn vốn đầu tư vào sản xuất khu công nghiệp, doanh nghiệp Logistics nước tiến vào thị trường Việt Nam Với lợi có sẵn sở hạ tầng, Doanh nghiệp Việt Nam tiến hành hợp tác để khai thác thị trường đầy tiềm nước 3.1.1.2 Sự phát triển công nghệ Sự phát triển công nghệ tạo nên cách mạng hoạt động kinh tế mà Logistics giao nhận ngoại lệ Các hoạt động giao nhận dần điện tử hóa khai hải quan, truyền vận đơn,… khiến cho chi phí thời gian thực giao nhận rút ngắn nhiều 3.1.2 Thách thức 3.1.2.1 Sự thay đổi sách quản lý nhà nước Xuất nhập ngành nhà nước ban hành văn điều chỉnh nhiều tất ngành kinh tế, kể từ tháng năm 2014 bắt đầu thí điểm 21 hệ thống tiếp nhận khai hải quan điện tử VNACCS/VCIS khiến cho hầu hết Doanh nghiệp giao nhận gặp khó khăn vấn đề khai hải quan Các sắc thuế áp dụng vào mặt hàng thay đổi liên tục khiến cho Xí nghiệp gặp khó khăn q trình đàm phán chi phí với khách hàng 3.1.2.2 Áp lực tăng chi phí từ đối tác kinh doanh Các hãng tàu hãng vận tải tìm cách tăng chi phí ln vấn đề Xí nghiệp Theo thống kê phịng kế tốn Xí nghiệp cước phí vận tải tăng 15% năm 2013, điều khiến chi phí Xí nghiệp tăng mạnh 3.1.2.3 Tăng đối thủ cạnh tranh bước vào kinh tế thị trường Kể từ ngày 11/1/2014, theo cam kết mình, Việt Nam mở hồn toàn lĩnh vực Logistics, doanh nghiệp nước phép đầu tư 100% vốn vào Việt Nam lĩnh vực Điều đánh dấu bước phát triển ngành Logistics việc doanh nghiệp nước thâm nhập vào thị trường nước khiến cho Xí nghiệp có nguy đánh thị trường nội địa 3.2 Định hướng hoạt động Xí nghiệp Dịch vụ Kho vận Giao nhận (Sotrans F&W) Theo định hướng phát triển tổng Công ty Sotrans đặt ra, đến năm 2015, Xí nghiệp Dịch vụ Kho vận Giao nhận (Sotrans F&W) trở thành công ty mang tính chiến lược Cơng ty Trên cở đó, Sotrans F&W đặt mục tiêu phát triển mặt, đầu tư mạnh vào kho bãi hệ thống vận tải nhằm đáp ứng nhu cầu ngày cao thị trường, tích cực tìm kiếm hợp đồng với đối tác nhằm nâng cao lợi nhuận cho Xí nghiệp Lợi nhuận phấn đấu đạt mức lợi nhuận 19 tỷ VNĐ năm 2014, 22 tỷ VNĐ năm 2015 25 tỷ VNĐ năm 2016 Tỷ trọng lợi nhuận doanh thu Xí nghiệp giữ vị trí dẫn đầu tồn Cơng ty 3.3 Một số giải pháp nhằm hồn thiện quy trình giao nhận hàng nhập nguyên container 3.3.1 Tăng số lượng lao động Nhằm giải vấn đề thiếu hụt lao động, ngắn hạn Xí nghiệp nhận sinh viên thực tập để hỗ trợ thực nghiệp vụ đơn giản Theo anh 22 Huỳnh Quốc Trung – nhân viên giao nhận công ty, số lượng sinh viên đến xin thực tập Sotrans F&W năm nhiều Do sau sinh viên kết thúc đợt thực tập Xí nghiệp đề nghị lại thêm thời gian để học tập hỗ trợ Xí nghiệp Trong dài hạn, để giải triệt để vấn đề nguồn nhân lực có cách tuyển dụng đào tạo nguồn nhân lực Xí nghiệp tuyển dụng nhân lực từ sinh viên thực tập thông báo tuyển dụng rộng rãi phương tiện thông tin đại chúng Việc tuyển dụng phải tổ chức khách quan, minh bạch nghiêm túc để tìm kiếm nhân viên đạt phù hợp Xí nghiệp áp dụng nhiều biện pháp để đào tạo cho nguồn nhân lực để đáp ứng yêu cầu như: tổ chức lớp học, khóa đào tạo công ty nghiệp vụ hải quan, điều chỉnh nguồn luật ảnh hưởng đến hoạt động Xí nghiệp cử nhân viên tham gia buổi đào tạo, hướng dẫn chi cục hải quan, tham gia khóa học chuyên sâu Logistics Một yếu tố quan trọng để hạn chế chảy máu nguồn nhân lực chế độ đãi ngộ Xí nghiệp phải xây dựng hệ thống lương thưởng rõ ràng, xác hợp lý để khuyến khích tinh thần cống hiến nhân viên 3.3.2 Phát triển sở hạ tầng Xí nghiệp cần phải đầu tư để phát triển sở hạ tầng, đặc biệt kho bãi, đội xe vận chuyển nhằm phát huy tối đa tiềm lực Sự đầu tư vấp phải hạn chế vốn Xí nghiệp có cách để giải trường hợp Thứ nhất, Xí nghiệp sử dụng tài trợ từ bên cách chấp số tài sản để vay ngân hàng đầu tư vào tài sản cố định Sử dụng phương pháp hàng tháng Xí nghiệp phải trả số tiền lãi ngân hàng hay cịn gọi chi phí vốn Đây giải pháp giúp Xí nghiệp nhanh chóng đầu tư vào kho bãi Cách thứ hai kêu gọi nguồn vốn góp từ thành viên Xí nghiệp Phương pháp có nhiều ưu điểm Bên cạnh số tiền thu từ vốn góp, nhân viên Xí nghiệp có thái độ tốt cơng việc Hàng tháng, Xí nghiệp trả khoản lãi cho thành viên góp vốn, góp phần tăng thêm thu nhập cho nhân viên Xí nghiệp 23 3.3.3 Giải bất cập công tác soạn hồ sơ, chuẩn bị chứng từ Để giải bất cập công tác soạn hồ sơ, chuẩn bị chứng từ, Xí nghiệp nên giảm bớt áp lực nhân viên đồng thời chun mơn hóa cơng việc cho phận Đồng thời, nhằm giảm bớt bớt sai sót, nhân viên chuẩn bị chứng từ kiểm tra chéo lẫn nhau, thường xuyên cập nhật công văn, thông tư, nghị định quan nhà nước thực theo cách tuyệt đối xác 24 KẾT LUẬN Trong bối cảnh tồn cầu hóa diễn mạnh mẽ toàn giới, đặc biệt Việt Nam, hoạt động xuất nhập đóng vai trị quan trọng việc lưu thơng hàng hóa, thúc đẩy kinh tế phát triển xây dựng mối quan hệ với nước giới Đi với hoạt động xuất nhập không nhắc đến quy trình giao nhận dịch vụ Logistics khác Chính hoạt động góp phần nâng cao hiệu hoạt động xuất nhập khẩu, giảm chi phí thời gian, nâng cao sức cạnh tranh cho kinh tế Trong trình thực hoạt động giao nhận nhiều thuận lợi Nhờ có nguồn vốn đầu tư nước vào Việt Nam ngày tăng, hỗ trợ công nghệ cộng với nguồn nhân lực chất lượng cao, quan hệ hợp tác tốt với đối tác, chất lượng dịch vụ cung cấp tốt giúp cho Sotrans F&W ngày khẳng định vị thị trường giao nhận Tuy nhiên bên cạnh cịn khơng khó khăn thách thức Nguồn nhân lực Xí nghiệp ln tình trạng thiết hụt, sở hạ tầng cịn nhiều yếu kém, cơng tác làm chứng từ cịn nhiều bất cập kết hợp với thách thức từ phía đối thủ cạnh tranh nước ngoài, áp lực tăng giá từ phía đối tác, sách quản lý nhà nước thay đổi khiến cho Xí nghiệp phải đề giải pháp để giải để hoạt động hiệu Trước mắt, Xí nghiệp cần phải tuyển thêm nguồn lao động kết hợp với đào tạo nguồn lao động sẵn có, tiếp tục đầu tư vào sở hạ tầng, tăng cường hợp tác với đối tác nước ngoài, cử nhân viên tham gia buổi phổ biến luật Tổng cục hải quan để nắm bắt thay đổi Những giải pháp giúp cho Xí nghiệp vượt qua khó khăn hoạt động ngày hiệu Quy trình trình bày báo cáo kết từ hoạt động kiến tập tác giả phịng giao nhận thuộc Xí nghiệp Sotrans F&W Do kiến thức hạn chế nên giải pháp đưa có phần chủ quan sâu sắc Tuy nhiên, tác giả hy vọng giúp cho Xí nghiệp thực hiểu hoạt động giao nhận tương lai DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Báo Hải Quan, Nhân lực ngành Logistics đáp ứng 40% - Lê Thu, http://www.baohaiquan.vn/pages/nhan-luc-nganh-logistics-moi-duoc-dap-ung40.aspx, 30/06/2014 Bộ tài (2014), Biểu thuế xuất - nhập 2014, NXB Lao Động Công ty SOTRANS, giới thiệu công ty, http://sotrans.com.vn/index.php?option=com_content&view=article&id=58&Itemid =128&lang=vi, 27/06/2014 Điều lệ Xí nghiệp, báo cáo Phịng Kinh doanh, Phịng Kế tốn, Phịng giao nhận Luật thương mại Việt Nam (2005) Phạm Mạnh Hiền, 2012, Nghiệp vụ Giao nhận Vận tải Bảo hiểm Ngoại thương, NXB Lao động – Xã hội PHỤ LỤC BỘ CHỨNG TỪ CHO LÔ HÀNG NGUYÊN PHỤ LIỆU DÙNG CHO SẢN XUẤT SẢN PHẨM SỮA Tờ khai hải quan Giấy thông báo hàng đến (Delivery Note) Giấy chứng nhận bảo hiểm (Certificate of Insurance) Thỏa thuận thương mại Phiếu đóng gói (Packing List) Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) Giấy đăng ký kiểm tra thực phẩm nhập Công văn xin giải phóng hàng chờ giấy chứng nhận Bản phân tích thành phần sản phẩm ( Certificate of Analysis and Compliance) 10 Giấy gửi hàng đường biển (Seaway Bill) 11 Lệnh giao hàng (Delivery Order) ... thực giao nhận hàng nhập nguyên container Xí nghiệp Dịch vụ Kho vận Giao nhận (Sotrans F&W) Tại Xí nghiệp Dịch vụ Kho vận Giao nhận (Sotrans F&W), nguồn doanh thu đến chủ yếu từ hoạt động giao. .. HIỆN GIAO NHẬN HÀNG NHẬP NGUYÊN CONTAINER TẠI XÍ NGHIỆP DỊCH VỤ KHO VẬN GIAO NHẬN (SOTRANS F&W) .20 3.1 Triển vọng công tác tổ chức thực giao nhận hàng nhập nguyên container Xí nghiệp Dịch vụ Kho. .. nghiệp Dịch vụ Kho vận Giao nhận (Sotrans F&W) giai đoạn từ năm 2011 – 2013 1.4 Vai trị cơng tác tổ chức thực giao nhận hàng nhập nguyên container Xí nghiệp Dịch vụ Kho vận Giao nhận (Sotrans F&W)