ÚNG DỤNG hệ THỐNG điều HÀNH văn bản tại UBND TỈNH THÁI NGUYÊN

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI CHỦ ĐỀ 5: “PHÂN LOẠI CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ? CHO VÍ D Ụ V Ề MỘT HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ ĐANG ĐƯỢC SỬ DỤNG TẠI 01 CƠ QUAN Ở VIỆT NAM” BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý Mã phách:……………………………………… Hà Nội – 2021 MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT BNV QLVBĐH UBND Ủy ban Nhân dân Bộ Nội vụ Quản lý văn điều hành Ủy ban Nhân dân MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Cùng với phát triển mạnh mẽ kinh tế, doanh nghiệp , tổ chức đời ngày nhiều Điều tạo cho doanh nghiệp áp lực cạnh tranh lớn Chính vậy, doanh nghi ệp , tổ chức ln cần phải nắm bắt xác kịp thời xu hướng, dòng chảy xã hội để tránh bị thụt lùi, lạc hậu Trong đó, hệ thống thơng tin đóng m ột vai trị lớn vào việc giúp doanh nghiệp phát triển Có thể nói rằng, hệ thống thơng tin hệ thống đóng vai trị làm vật trung gian mơi trường, xã hội Nó m ột hệ thống n ằm trung tâm doanh nghiệp, tổ chức giúp cho q trình thu thập, xử lý cung cấp thơng tin cách thuận lợi Nhưng quan tổ chức phân loại hệ thống thơng tin quản lý việc áp dụng cịn chưa hiểu Chính lý mà chọn chủ đề: “Phân loại hệ thống thơng tin quản lý? Cho ví dụ hệ thống thông tin qu ản lý sử dụng 01 quan Việt Nam” để thực nghiên cứu nhằm mục đích phân loại hệ thống thông tin quản lý từ liên hệ thực tiễn tới Ủy ban Nhân dân tỉnh Thái Nguyên để có thấy thực trạng việc áp dụng công nghệ thông tin quản lý c quan nhà nước Để từ có thẻ đưa nh ững giải pháp nâng cao hi ệu sử dụng hệ thống thông tin quản lý Đối tượng phạm vi nghiên cứu 2.1 Đối tượng nghiên cứu - Phân loại hệ thống thông tin quản lý nhằm mục đích hiểu rõ h ơn hệ thống thông tin quản lý - Hệ thống quản lý văn điều hành hoạt đ ộng qu ản lý Uỷ ban nhân dân tỉnh Thái Nguyên 2.2 Pham vi nghiên cứu - Phạm vi nội dung: Phân loại hệ thống thông tin quản lý Liên hệ thực tiễn việc áp dựng hệ thống thông tin quản lý Ủy ban Nhân dân tỉnh Thái Nguyên - Phạm vi thời gian: Từ 2020 đến Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu 3.1 Mục tiêu nghiên cứu Làm rõ loại hệ thống thông tin quản lý liên th ực tiễn để xem việc áp dụng hệ thống thông ti n quản lý quản, tổ chức, nhà nước 3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu Phân loại hệ thống thơng tin quản lý nhằm mục đích nâng cao hiểu biết loại hệ thống thông tin quản lý liên hệ th ực ti ễn để rút học kinh nghiệm có giải pháp nâng cao vi ệc áp dụng hệ thông thông tin quản lý Phương pháp nghiên cứu Tôi sử dụng số phương pháp sau: Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Chọn lọc, tham khảo thông tin liên quan thông qua sách, báo, internet,… Phương pháp thống kê phân tích so sánh: Dựa số liệu, tài liệu thu thập lập bảng biểu, sơ đồ từ nhận xét, phân tích so sánh Phương pháp phân tích: Từ số liệu thực trạng phân tích điểm lý mà chưa thực tốt, từ khắc ph ục Ý nghĩa luận thực tiễn đề tài nghiên c ứu 5.1 Ý nghĩa lý luận Tiểu luận trình bàu khái niệm hệ, đặc trưng hệ thông thông tin quản lý từ phân loại hệ thống thông tin nh ằm cung cấp c s lý luận đầy đủ hệ thống thông tin quản lý 5.2 Ý nghĩa thực tiễn Liên hệ thực tiễn Ủy ban nhân dân tỉnh Thái nguyên đ ể hiểu rõ thực trạng áp dựng hệ thống thông tin quản lý công vi ệc nhằm mục đích ưu điểm áp dụng hệ thống thông tin quản lý Kết cấu tiểu luận Chương 1: Phân loại hệ thống thông tin quản lý Chương 2: Ứng dụng hệ thống quản lý văn điều hành Uỷ ban Nhân dân tỉnh Thái Nguyên Chương 3: Đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu sử dụng hệ thống quản lý văn điều hành Uỷ ban Nhân dân tỉnh Thái Nguyên NỘI DUNG CHƯƠNG 1: PHÂN LOẠI CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 1.1 Một số khái niệm liên quan “Hệ thống thông tin quản lý” 1.1.1 Hệ thống Hệ thống tập hợp phần tử với mối quan hệ xác định chúng tuân theo quy luật số quy luật nhằm th ực chức 1.1.2 Quản lý Quản lý việc quản trị tổ chức, cho dù m ột doanh nghiệp, tổ chức phi lợi nhuận quan phủ 1.1.3 Hệ thông thông tin Hệ thống thông tin hệ thống tiếp nhận nguồn liệu yếu tố vào xử lý chúng thành sản phẩm thông tin y ếu tố 1.1.4 Hệ thống thông tin quản lý Hệ thống thông tin quản lý cấu trúc hợp c s d ữ liệu dòng thông tin làm tối ưu việc thu thập, l ưu tr ữ, truy ền d ẫn phân tích thơng tin, thơng qua tổ chức nhiều cấp có nhóm thành phần thực nhiều nhiệm vụ khác nhau, để đạt mục tiêu thống hoạt động quản lý 1.2 Các đặc trưng hệ thống thông tin quản lý Các đặc trưng hệ thống thông tin quản lý là: - Hỗ trợ chức xử lý liệu giao dịch l ưu tr ữ - Sử dụng sở liệu thống nhất, có nhiều ch ức x lý d ữ liệu - Cung cấp đầy đủ thông tin để nhà quản lý truy cấp d ữ li ệu - Có khả thích ứng với thay đổi quy trình x lý thơng tin - Đảm bảo an toàn toàn vẹn liệu 1.3 Phân loại hệ thống thông tin quản lý 1.3.1 Hệ thống xử lý giao dịch Hệ thống xử lí giao dịch tiếng Anh gọi Transaction Processing System, viết tắt TPS nên người ta thường gọi hệ xử lí giao dịch TPS Hệ thống xử lí giao dịch loại hệ thống xử lí thơng tin, kết hợp phần mềm phần cứng, hỗ trợ xử lí giao dịch Xử lí giao dịch loại xử lí máy tính m ỗi tác vụ khơng thể tách rời, gọi giao dịch, tác động th ực xuất Yêu cầu đáp ứng Ngược lại v ới x lí hàng loạt yêu cầu lưu trữ sau th ực tất lúc Hệ thống xử lí giao dịch sử dụng để thu thập, lưu trữ, truy xuất sửa đổi giao dịch thực tổ ch ức Hoạt động: Hệ thống xử lí giao dịch xử lí liệu đến từ giao dịch mà tổ chức thực với khách hàng, v ới nhà cung cấp, nh ững người cho vay với nhân viên Các giao dịch sản sinh tài liệu giấy tờ thể giao dịch Nhiệm vụ: Các hệ thống xử lí giao dịch có nhiệm vụ tập hợp tất liệu cho phép theo dõi hoạt động tổ ch ức Chúng tr ợ giúp hoạt động mức tác nghiệp, cung cấp liệu đầu vào cho hệ thống thông tin khác 1.3.2 Hệ thống thông tin điều hành Executive Information System (EIS) Hệ thống thông tin điều hành (EIS) Đây nghĩa tiếng Việt thuật ngữ Executive Information System (EIS) - thuật ngữ thuộc nhóm Technology Terms - Công nghệ thông tin Một hệ thống thông tin điều hành (EIS) hệ thống h ỗ tr ợ định (DSS) sử dụng để hỗ trợ điều hành cấp cao trình định Nó làm điều cách cung c ấp d ễ dàng truy cập vào liệu quan trọng cần thiết để đạt mục tiêu chiến lược tổ chức Một EIS thường tính hiển th ị đ h ọa giao diện dễ sử dụng hệ thống thơng tin điều hành có th ể sử dụng nhiều loại khác tổ ch ức giám sát ho ạt đ ộng doanh nghiệp xác định hội vấn đề 1.3.3 Hệ thống thông tin hỗ trợ định Hệ hỗ trợ định tiếng Anh gọi Decision Support System, viết tắt DSS Hệ hỗ trợ định (DSS) chương trình vi tính sử dụng để hỗ trợ đưa định, phán đoán chiều hướng hành động tổ chức doanh nghiệp DSS sàng lọc phân tích lượng liệu khổng lồ, tổng hợp thơng tin cách tồn diện mà sử dụng để giải vấn đề trình định Một DSS tập hợp phân tích liệu, tổng hợp để tạo báo cáo thông tin tổng quát Theo cách này, m ột ứng d ụng thông tin, DSS khác với ứng dụng hoạt động thông thường có ch ức thu thập liệu DSS máy tính hóa hồn tồn điều ển b ởi người Trong số trường hợp, có th ể kết h ợp c ả hai Các h ệ thống lí tưởng phân tích thơng tin th ực đ ưa quy ết đ ịnh cho người dùng Ít chúng cho phép người dùng đ ưa quy ết định sáng suốt với tốc độ nhanh Các thành phần chủ yếu DSS: - Phần cứng - Hệ thống phần mềm - Các sở liệu tri thức - Cơ sở mơ hình - Giao diện người sử dụng DSS sử dụng quản trị vận hành phòng kế hoạch khác tổ chức để biên soạn thông tin liệu, sau tổng hợp thành tin tức Trên thực tế, hệ thống ch ủ yếu sử dụng quản lí cấp trung đến cấp cao Chức DSS: - Cải thiện tốc độ tính tốn - Tăng suất cá nhân liên đới - Cải tiến kỹ thuật việc lưu trữ, tìm kiếm, trao đổi d ữ li ệu tổ chức theo hướng nhanh kinh tế - Nâng cao chất lượng định đưa - Tăng cường lực cạnh tranh tổ chức - Khắc phục khả hạn chế người việc x lý lưu chứa thơng tin 1.3.4 Hệ thống chun gia trí tuệ nhân tạo Hệ thống chuyên gia trí tuệ nhân tạo (Expert Systems and Artificial Intelligence ESAI): Là hệ thống thơng tin d ựa máy tính, s dụng tri thức lĩnh vực xác đinh để trợ giúp giải vấn đề giống tham khảo ý kiến chuyên gia Đô hệ thổng sở tri tuệ nhân tạo, sử dụng trí tuệ người để bắt máy tính giải v ấn đề mà thông thường phải cần tới chuyên môn ESAI hệ thống thông tin thu thập tri thức chuyên môn c chuyên gia mô tri thức đó, nhằm đem lại lọi ích cho ng ười s dụng bình thường (khơng phải chun gia lĩnh vực đó) Hình thành sở trí tuệ hệ động suy diễn, có nguồn gốc t nghiên cứu trí tuệ nhân tạo, có biểu diễn cơng cụ tin học tri thức chuyên gia lĩnh vực Bắt chước chun mơn trí tuệ người, máy tính ph ải làm nh sau: Nhận diện, xây dựng giải vấn đề: giải thích giải pháp; h ọc hỏi từ kinh nghiệm ESAI giải thích logic lời khuyên đưa cho người sử dụng Vì thế, ngồi việc giải vấn đề, ESAI có th ể ph ục s ự nh giáo viên, bời sử dụng tư xử lý linh hoạt có th ể cung cấp kiến thức 10 17 Đồng chí Nguyễn Minh Quang, Ủy viên Ban Chấp hành Đảng tỉnh, Giám đốc Sở Tài 18 Đồng chí Phạm Văn Sỹ, Ủy viên Ban Chấp hành Đảng tỉnh, Giám đốc Sở Nông nghiệp Phát triển nơng thơn 19 Đồng chí Nguyễn Thanh Tuấn, Ủy viên Ban Chấp hành Đ ảng b ộ tỉnh, Giám đốc Sở Tài nguyên Môi trường 20 Đồng chí Nguyễn Đình Việt, Giám đốc Sở Ngoại vụ 21 Đồng chí Lê Văn Vịnh, Ủy viên Ban Chấp hành Đảng tỉnh, Giám đốc Sở Giao thông vận tải 2.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn UBND cấp tỉnh - Trong lĩnh vực kinh tế - Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghi ệp, thu ỷ l ợi đất đai - Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp - Trong lĩnh vực giao thông vận tải - Trong lĩnh vực xây dựng, quản lý phát triển đô th ị - Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ du lịch - Trong lĩnh vực giáo dục đào tạo - Trong lĩnh vực văn hố, thơng tin, thể dục th ể thao - Trong lĩnh vực y tế xã hội - Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên môi tr ường - Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh trật tự, an toàn xã h ội - Trong việc thực sách dân tộc sách tôn giáo - Trong lĩnh vực thi hành pháp luật - Trong việc xây dựng quyền quản lý địa giới hành 2.2 Văn phịng UBND tỉnh Thái Ngun 2.2.1 Vị trí, chức Văn phịng Ủy ban nhân dân tỉnh quan thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, có chức tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh v ề: Chương trình, kế hoạch cơng tác 16 Tổ chức, quản lý công bố thơng tin th ức hoạt động Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Đầu mối Cổng Thông tin điện tử, kết nối hệ thống thơng tin hành điện tử đạo, điều hành Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh Quản lý công báo phục vụ hoạt động Ủy ban nhân dân cấp tỉnh Giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh (bao gồm Phó Ch ủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh) thực nhiệm vụ, quyền hạn theo thẩm quy ền; quản lý văn thư - lưu trữ cơng tác quản trị nội Văn phịng 2.2.2 Cơ cấu tổ chức Các phòng chức năng, đơn vị trực thuộc: - Phòng Tổng hợp - Phòng Kinh tế - Phịng Cơng – Nơng nghiệp - Phịng Quy hoạch Xây dựng - Phòng Khoa giáo - Văn xã - Phịng Nội - Phịng Kiểm sốt thủ tục hành - Phịng Hành - Tổ chức - Phòng Quản trị - Tài vụ 17 - Ban Tiếp công dân tỉnh - Trung tâm Thông tin tỉnh - Nhà khách 2.3 Giới thiệu chung hệ thống phần mềm quản lý văn b ản điều hành – TDOFFICE sử dụng UBND tỉnh Thái nguyên - Sổ văn bản: Liệt kê loại sổ văn (của văn đến) - Loại văn bản: Quản lý tên đầy đủ tên tắt loại văn b ản quản lý phạm vi chương trình, phục vụ cho việc nh ập d ữ liệu nhanh xác Đồng thời quản lý hạn xử lý c t ừng lo ại văn (nếu có) - Lĩnh vực văn bản: Quản lý tên đầy đủ tên viết tắt lo ại lĩnh vực quản lý phạm vi chương trình, v ấn đề lĩnh vực mà nội dung văn đề cập tới - Độ mật, Độ khẩn: Phân loại văn theo mức độ, để phân biệt với loại văn thông thường, văn quy ph ạm pháp lu ật hay văn hành Các loại văn phải đ ược l ưu tr ữ bảo qu ản riêng theo quy định - Danh sách cấp quan: Danh sách cấp c quan đ ể phân c ấp tổ chức, quan theo cấp cụ thể thuận lợi cho vi ệc nh ập d ữ liệu sàng lọc tổ chức, quan - Danh sách quan ngoài: Liệt kê danh sách quan, đ ơn v ị theo cấp, quan hiển thị thông tin chi tiết đ ịa ch ỉ nh ận văn mạng 18 - Danh sách đơn vị nội cấp 1: Liệt kê danh sách phòng ban quan - Danh sách chức vụ: Liệt kê chức vụ cán quan - Danh sách ngày lễ tết năm: Khai báo ngày lễ tết nghỉ theo quy định nhà nước, nhằm phục vụ cho việc tính hạn xử lý văn bản, (nếu thời gian xử lý văn có ngày lễ h ạn x lý t ự động bỏ qua ngày cộng thêm hạn xử lý vào ngày tiếp theo) 2.4 Ứng dụng hệ thống quản lý văn điều hành UBND tỉnh Thái Nguyên Tại UBND tỉnh Thái Nguyên nói riêng quan địa bàn tỉnh Thái Nguyên nói chung, thực ứng dụng hệ thống quản lý văn điều hành (TDOFFICE) Một số quy định yêu cầu đảm bảo thực theo định ban hành 2.4.1 Thực Quy chế quản lý, vận hành sử dụng hệ thống phần mềm quản lý văn điều hành liên thông đ ịa bàn tỉnh Thái Nguyên Nhằm nâng cao hiệu sử dụng phần mềm quản lý văn điều hành, Uỷ ban nhân dân tỉnh Thái nguyên ban hành quy ết định 28/2018/QĐ-UBND ngày 03/12/2018 việc ban hành quy chế quản lý, vận hành sử dụng hệ thống phần mềm quản lý văn điều hành liên thông địa bàn tỉnh Thái Nguyên Hệ thống phần mềm QLVBĐH liên thông tỉnh Thái Nguyên m ột thành phần hệ thống công nghệ thông tin tỉnh Thái Nguyên, ph ục vụ công tác quản lý, điều hành tác nghiệp, trao đổi thông tin, chia s ẻ d ữ liệu nội quan nhà nước địa bàn tỉnh v ới 19 chức như: Quản lý văn đi, văn đến, chuy ển nhận văn qua mạng máy tính; xử lý văn bản, giải công việc, lập hồ sơ công việc phần mềm; quản lý lịch công tác; quản lý tài liệu; chia sẻ tài liệu báo cáo thống kê, hội thoại ch ức khác hệ thống QLVBĐH liên thông tỉnh Thái Nguyên Cán bộ, công chức, viên chức quan, tổ chức cấp tài khoản để truy cập hệ thống QLVBĐH liên thơng có trách nhi ệm x lý văn cập nhật thông tin theo nhiệm vụ phân công (phân quyền sử dụng hệ thống), tuân thủ tài liệu hướng dẫn quy trình vận hành, sử dụng hệ thống Trong trường hợp xảy cố kỹ thuật dẫn tới việc hệ thống QLVBĐH liên thông ngừng hoạt động khơng đảm bảo tính an tồn văn điện tử, cán văn th có trách nhiệm cập nhật thông tin tạm thời ghi nhận việc xử lý ph ương ti ện khác (ghi nhận giấy tờ tệp văn bản), thông báo cho quản trị hệ thống quan, tổ chức đơn vị cơng tác để ti ến hành khắc phục c ố s ớm cập nhật thông tin x lý vào hệ thống sau cố kỹ thuật khắc phục Hệ thống QLVBĐH liên thông tích hợp chữ ký số để xác th ực tính pháp lý văn điện tử trao đổi gi ữa c quan, t ổ ch ức, cá nhân Văn điện tử ký số phải tiếp nhận x lý quy trình, đảm bảo tính kịp thời, an tồn, bảo m ật, tin c ậy xác thực liệu Quy chế có hiệu lực từ ngày 15/12/2018 áp dụng cho quan nhà nước địa bàn tỉnh Thái Nguyên có sử d ụng hệ thống quản lý văn điều hành liên thông UBND tỉnh Thái Nguyên ch ỉ đạo 20 quan chuyên ngành (là Sở Thông tin Truyền thông tỉnh Thái Nguyên) quản lý; khuyến khích quan khác tổ ch ức tr ị xã hội địa bàn tỉnh Thái Nguyên áp dụng Quy chế việc g ửi, nhận văn điện tử 2.4.2 Thực Quy định việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ địa bàn t ỉnh Thái Nguyên Quyết định số 24/QĐ-UBND ngày 04/5/2021 UBND tỉnh Thái Nguyên ban hành Quy định việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ địa bàn tỉnh Thái Nguyên Quy định ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn th ư, lưu trữ địa bàn tỉnh Thái Nguyên bao g ồm: so ạn th ảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ điện tử nộp lưu hồ sơ, tài liệu điện tử vào Lưu trữ quan, L ưu tr ữ l ịch s ử; quy đ ịnh tiêu chuẩn liệu thông tin đầu vào, đầu c s d ữ li ệu h s ơ, tài li ệu lưu trữ; quản lý sở liệu hồ sơ, tài liệu lưu tr ữ điện tử thiết bị, phương tiện lưu trữ c quan, t ổ ch ức đ ịa bàn t ỉnh Thái Nguyên Không áp dụng việc quản lý văn có nội dung thuộc bí mật nhà nước theo quy định pháp luật Quy định việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn th ư, l ưu trữ địa bàn tỉnh Thái Nguyên áp dụng cho sở, ban, ngành, đơn vị nghiệp công lập thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân huyện, thành phố, thị xã, Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn địa bàn tỉnh Thái Nguyên; UBND tỉnh khuyến khích quan Đảng, đồn thể, quan Trung ương, Doanh nghiệp nhà nước đóng địa bàn tỉnh áp dụng Quy định việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn th ư, lưu tr ữ c quan, t ổ 21 chức Một số nội dung đáng ý Quy định việc ứng d ụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ địa bàn tỉnh Thái Nguyên như: Quy định văn điện tử: - Văn điện tử ký số người có thẩm quyền ký số quan, tổ chức theo quy định pháp luật có giá trị pháp lý gốc văn giấy - Việc quản lý văn điện tử ký số phải thực theo nguyên tắc quy định Điều Luật Giao dịch điện tử tuân theo quy định khác pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước, an ninh, an tồn thơng tin văn thư, lưu trữ; - Tất văn điện tử ký số thuộc thẩm quyền ban hành giải quan, tổ chức phải tiếp nhận, xử lý ban hành qua Hệ thống quản lý tài liệu điện tử, trừ trường hợp quan, tổ chức chưa xây dựng Hệ thống Không gửi văn điện tử hệ thống thư điện tử (email) văn ban hành qua Hệ thống; trừ Hệ thống thư điện tử tỉnh Thái Nguyên (nếu cần) - Cơ quan, tổ chức không phát hành văn giấy ban hành văn điện tử ký số, trừ trường hợp quy định phải gửi kèm văn giấy văn QPPL, văn hành có thành phần phức tạp, khó khăn việc số hóa - Văn có nội dung mang bí mật nhà nước không nhập vào Hệ thống đăng ký, quản lý theo quy định pháp luật hành bảo vệ bí mật nhà nước - Việc tiếp nhận, đăng ký, ban hành văn điện tử phải ký số thời hạn, thời gian quy định; gửi đ ịa c quan, t ổ ch ức, cá nhân có chức năng, thẩm quyền giải 22 - Tất văn điện tử đi, đến quản, tổ ch ức phải đ ược quản lý tập trung Văn thư quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ loại văn đăng ký riêng theo quy định c pháp lu ật - Văn điện tử đi, đến thuộc ngày phải đăng ký, phát hành chuyển giao ngày, chậm ngày làm vi ệc Văn đến có mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “ Th ượng kh ẩn” “ Khẩn” (sau gọi chung văn khẩn) phải đăng ký, trình chuyển giao xử lý sau nhận - Tất văn thuộc thẩm quyền ban hành giải quan, tổ chức hệ thống hành nhà nước (trừ văn mật) phải tiếp nhận, xử lý, ban hành văn điện tử có sử dụng chữ ký số chuyên dùng theo quy định - Về sử dụng chữ ký số văn điện tử: Hình ảnh, vị trí chữ ký số người có thẩm quyền hình ảnh chữ ký người có thẩm quyền văn giấy, màu xanh định dạng Portable Network Graphics (.png) suốt; đặt canh chức vụ người ký họ tên người ký Hình ảnh, vị trí chữ ký số quan, tổ chức hình ảnh dấu quan, tổ chức ban hành văn văn bản, màu đỏ, kích th ước b ằng kích thước thực tế dấu, định dạng (.png) suốt; trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số người có thẩm quy ền bên trái Về cơng tác lưu trữ điện tử: - Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trình hoạt động quan, tổ chức thực theo quy định khoản 1, khoản Điều Nghị định số 01/2013/NĐ-CP - Cơ quan nhà nước có kế hoạch số hóa nguồn thông tin, văn chưa dạng số, chỉnh lý hoàn chỉnh theo thứ tự ưu tiên thời 23 gian tầm quan trọng, có liên quan đến việc triển khai ứng dụng công nghệ thơng tin vào cơng tác lưu trữ có trách nhiệm sử dụng ch ữ ký s ố quan, tổ chức tài liệu số hóa theo quy định pháp luật - Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành từ việc số hố tài liệu l ưu tr ữ vật mang tin khác phải đáp ứng tiêu chuẩn liệu thông tin đầu vào Cơ quan, tổ chức, cá nhân không huỷ tài li ệu l ưu tr ữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn sau tài liệu số hoá theo quy định pháp luật - Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc c quan, t ổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm nộp lưu hồ sơ, tài li ệu điện tử có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử - Việc bảo quản sử dụng sở liệu tài liệu lưu trữ điện tử thực theo quy định Điều Nghị định số 01/2013/NĐ-CP Chương III Thông tư số 02/2019/TT-BNV quy định khác pháp luật có liên quan - Các hành vi bị nghiêm cấm lưu trữ điện tử bao gồm: Chiếm đoạt, làm hỏng, làm tài liệu lưu trữ; làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung tài liệu lưu trữ; mua bán, chuyển giao, hủy trái phép tài liệu lưu trữ; sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích xâm hại lợi ích Nhà nước, quyền lợi ích hợp pháp quan, tổ chức, cá nhân; truy cập, thay đổi, giả mạo, chép, tiết lộ, gửi, hủy trái phép tài liệu lưu trữ điện tử; tạo phát tán chương trình phần mềm làm rối loạn, thay đổi, phá hoại hệ thống điều hành có hành vi khác nhằm phá hoại phương tiện quản lý tài liệu lưu trữ điện tử - Tài liệu lưu trữ điện tử hết giá trị hủy theo thẩm quy ền, thủ tục tài liệu lưu trữ vật mang tin khác hết giá trị 24 25 CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH THÁI NGUYÊN 3.1 Ứng dựng công nghệ thông tin vào sử dụng hệ thống quản lý văn điều hành Việc ứng dụng công nghệ thông tin quan nhà n ước xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin nhiều tỉnh thành quan tâm, có Ủy ban Nhân dân tỉnh Thái Nguyên Ủy ban nhân dân T ỉnh cần tập trung đạo triển khai có hiệu nhiệm vụ ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quản lý điều hành cung cấp dịch vụ công theo thẩm quyền giao Hạ tầng công nghệ thông tin quan, đơn vị quan tâm đầu tư, bước đáp ứng nhu cầu công việc, tạo tảng phát tri ển Song hạn chế Cần phải vận dụng công nghệ để thay phương pháp thủ công gây tốn th ời gian hiệu ủy ban nhân dân tỉnh Việc áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý điều hành bước cần phải làm đ ể nâng cao hiệu sử dụng hệ thống quản lý văn điều hành 3.2 Đào tạo, bồi dưỡng cán sử dụng hệ thống Điều kiện tiên để công tác sử dụng hệ thông người sử dụng phải hiểu rõ chức nhiệm vụ hệ thống để từ vận dụng tốt để sử dụng Để sử dụng tốt cán sử dụng hệ thống phải trau dồi kiến thức, hiểu rõ tầm quan việc 26 sử dụng hệ thống quản lý văn điều hành ủy ban nhân dân tỉnh, từ có phương pháp nâng cao kiến th ức để có th ể s dụng hệ thơng 3.3 Đảm bảo môi trường làm việc động, sáng tạo - Thường xuyên tổ chức buổi thảo luận mở, trao đổi kiến thức, nghiệp vụ tỉnh với để trao đổi kỹ sử d ụng hệ thống quản lý văn điều hành tỉnh - Đảm bảo công việc cán quan khơng hồn thành kịp, hay bị khuyết vị trí, quan phải luân chuyển người thay vị trí - Trao cho họ quyền tham gia, đóng góp ý kiến buổi họp Có thể họ đóng góp phương pháp sáng tạo, chí dễ dàng thực 3.4 Vận dụng linh hoạt hệ thống Việc vận dụng linh hoạt công tác sử dụng hệ th ống qu ản lý văn điều hành giúp cho quan có nh ững ph ương án tìm kiếm tài liệu cách nhanh Ngồi cịn ph ương pháp quản lý văn chặt chẽ tránh cao kh ả bị thông tin Để áp dụng hiệu việc vận dụng linh hoạt hệ th ống c ần có đội ngũ chuyên sâu để phục vụ vị trí 27 KẾT LUẬN Việc sử dụng hệ thống văn điều hành giúp tiết kiệm nhân lực thời gian nhiều quan, tổ ch ức Hiện có nhiều quan thực việc dụng hệ thống văn điều để trình quản lý trở nên tốt Nh ưng cịn số khó khăn, vướng mắc việc sử dụng hệ thống văn điều hành c quan Xuất phát từ thực trạng việc sử dụng hệ thống quản lý văn điều hành quan thuộc nhà nước cịn gặp số khó khăn Chính lựa chọn chủ đề “Phân loại hệ thống thơng tin quản lý? Cho ví dụ hệ thống thông tin quản lý sử dụng 01 quan Việt Nam” làm tập lớn kết thúc học phần để đưa tới sở lý luận phân loại hệ thống thông tin quản lý Và liên thực tiễn việc áp dụng hệ thống văn quản lý điều hành Ủy ban nhân dân tỉnh Thái Nguyên nhằm mục đích phương pháp sử dụng ủy ban nhân dân tỉnh Thái Nguyên Từ tơi đề xuất th êm giải pháp nhằm nâng cao hiệu sử dụng quản lý văn điều hành ủy ban nhân dân tỉnh Thái Nguyên 28 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Thị Đông (2016), Thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý, Hà Nội http://thainguyen.gov.vn/vi_VN/trang-chu https://pbgdplthainguyen.gov.vn/de-cuong-tuyen-truyen/ubnd-tinhban-hanh-quy-dinh-ve-viec-ung-dung-cong-nghe-thong-tin-vao-cong-tac- van-thu-luu-tru-tren-dia-ban-tinh-thai-nguyen-58.html https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Cong-nghe-thong-tin/Quyet-dinh28-2018-QD-UBND-su-dung-he-thong-Quan-ly-van-ban-dieu-hanh-lienthong-Thai-Nguyen-402860.aspx 29 ... QUẢ ỨNG DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH THÁI NGUYÊN 3.1 Ứng dựng công nghệ thông tin vào sử dụng hệ thống quản lý văn điều hành Việc ứng dụng công nghệ thông... vận hành sử dụng hệ thống phần mềm quản lý văn điều hành liên thông đ ịa bàn tỉnh Thái Nguyên Nhằm nâng cao hiệu sử dụng phần mềm quản lý văn điều hành, Uỷ ban nhân dân tỉnh Thái nguyên ban hành. .. Ứng dụng hệ thống quản lý văn điều hành Uỷ ban Nhân dân tỉnh Thái Nguyên Chương 3: Đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu sử dụng hệ thống quản lý văn điều hành Uỷ ban Nhân dân tỉnh Thái Nguyên