PHÂN LOẠI các hệ THỐNG THÔNG TIN QUẢN lý CHO ví dụ về một hệ THỐNG THÔNG TIN QUẢN lý ĐANG được sử DỤNG tại 01 cơ QUAN ở VIỆT NAM

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI CHỦ ĐỀ 5: “PHÂN LOẠI CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ? CHO VÍ DỤ VỀ MỘT HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÝ ĐANG ĐƯỢC SỬ DỤNG TẠI 01 CƠ QUAN Ở VIỆT NAM” BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý Mã phách: Hà Nội – 2021 NỘI DUNG PHÂN LOẠI CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 1.1 Một số khái niệm liên quan “Hệ thống thông tin quản lý” 1.1.1 Khái niệm “Hệ thống” Hệ thống tập hợp phần tử với mối quan hệ xác định chúng tuân theo quy luật số quy luật nh ằm th ực chức 1.1.2 Khái niệm “Quản lý” Quản lý việc quản trị tổ chức, cho dù m ột doanh nghiệp, tổ chức phi lợi nhuận quan phủ 1.1.3 Khái niệm “Hệ thơng thông tin” Hệ thống thông tin hệ thống tiếp nhận nguồn liệu yếu tố vào xử lý chúng thành sản phẩm thông tin y ếu t ố 1.1.4 Khái niệm “Hệ thống thông tin quản lý” Hệ thống thông tin quản lý cấu trúc h ợp c s d ữ liệu dòng thông tin làm tối ưu việc thu thập, l ưu tr ữ, truy ền d ẫn phân tích thơng tin, thơng qua tổ chức nhiều cấp có nhóm thành ph ần thực nhiều nhiệm vụ khác nhau, để đạt mục tiêu thống hoạt động quản lý 1.2 Các đặc trưng hệ thống thông tin quản lý Các đặc trưng hệ thống thông tin quản lý là: - Hỗ trợ chức xử lý liệu giao dịch l ưu tr ữ - Sử dụng sở liệu thống nhất, có nhiều ch ức x lý d ữ liệu - Cung cấp đầy đủ thông tin để nhà quản lý truy cấp d ữ li ệu - Có khả thích ứng với thay đổi quy trình x lý thơng tin - Đảm bảo an toàn toàn vẹn liệu 1.3 Phân loại hệ thống thông tin quản lý 1.3.1 Hệ thống xử lý giao dịch Hệ thống xử lí giao dịch tiếng Anh gọi Transaction Processing System, viết tắt TPS nên người ta thường gọi hệ xử lí giao dịch TPS Hệ thống xử lí giao dịch loại hệ thống xử lí thơng tin, kết hợp phần mềm phần cứng, hỗ trợ xử lí giao dịch Xử lí giao dịch loại xử lí máy tính tác v ụ khơng thể tách rời, gọi giao dịch, tác động thực xu ất Yêu cầu đáp ứng Ngược lại với xử lí hàng loạt yêu cầu lưu trữ sau thực tất lúc Hệ thống xử lí giao dịch sử dụng để thu th ập, lưu tr ữ, truy xuất sửa đổi giao dịch thực tổ ch ức Hoạt động: Hệ thống xử lí giao dịch xử lí liệu đến từ giao dịch mà tổ chức thực với khách hàng, với nhà cung cấp, nh ững người cho vay với nhân viên Các giao dịch sản sinh tài liệu giấy tờ thể giao dịch Nhiệm vụ: Các hệ thống xử lí giao dịch có nhiệm vụ tập hợp tất liệu cho phép theo dõi hoạt động tổ ch ức Chúng tr ợ giúp hoạt động mức tác nghiệp, cung cấp liệu đ ầu vào cho h ệ thống thông tin khác 1.3.2 Hệ thống thông tin điều hành Executive Information System (EIS) Hệ thống thông tin điều hành (EIS) Đây nghĩa tiếng Việt thuật ngữ Executive Information System (EIS) - thuật ngữ thuộc nhóm Technology Terms - Công nghệ thông tin Một hệ thống thông tin điều hành (EIS) hệ th ống h ỗ tr ợ định (DSS) sử dụng để hỗ trợ điều hành cấp cao trình định Nó làm điều cách cung cấp dễ dàng truy c ập vào liệu quan trọng cần thiết để đạt mục tiêu chiến l ược tổ chức Một EIS thường tính hiển thị đồ họa giao diện dễ sử dụng hệ thống thơng tin điều hành có th ể s dụng nhiều loại khác tổ chức giám sát hoạt động doanh nghiệp xác định hội vấn đề 1.3.3 Hệ thống thông tin hỗ trợ định Hệ hỗ trợ định tiếng Anh gọi Decision Support System, viết tắt DSS Hệ hỗ trợ định (DSS) chương trình vi tính sử dụng để hỗ trợ đưa định, phán đoán chiều hướng hành động tổ chức doanh nghiệp DSS sàng lọc phân tích lượng liệu khổng lồ, tổng hợp thông tin cách tồn diện mà sử dụng để giải vấn đề trình định Một DSS tập hợp phân tích liệu, tổng hợp để tạo báo cáo thông tin tổng quát Theo cách này, m ột ứng d ụng thông tin, DSS khác với ứng dụng hoạt động thơng th ường ch ỉ có ch ức thu thập liệu DSS máy tính hóa hồn tồn điều khiển người Trong số trường hợp, kết h ợp hai Các h ệ thống lí tưởng phân tích thơng tin thực đưa quy ết định cho người dùng Ít chúng cho phép người dùng đưa quy ết đ ịnh sáng suốt với tốc độ nhanh Các thành phần chủ yếu DSS: - Phần cứng - Hệ thống phần mềm - Các sở liệu tri thức - Cơ sở mơ hình - Giao diện người sử dụng DSS sử dụng quản trị vận hành phòng kế hoạch khác tổ chức để biên soạn thông tin liệu, sau tổng hợp thành tin tức Trên thực tế, hệ thống chủ yếu đ ược s dụng quản lí cấp trung đến cấp cao Chức DSS: - Cải thiện tốc độ tính tốn - Tăng suất cá nhân liên đới - Cải tiến kỹ thuật việc lưu trữ, tìm kiếm, trao đổi liệu tổ chức theo hướng nhanh kinh tế - Nâng cao chất lượng định đưa - Tăng cường lực cạnh tranh tổ chức - Khắc phục khả hạn chế người việc x lý lưu chứa thông tin 1.3.4 Hệ thống chuyên gia trí tuệ nhân tạo Hệ thống chuyên gia trí tuệ nhân tạo (Expert Systems and Artificial Intelligence ESAI): Là hệ thống thông tin dựa máy tính, s dụng tri thức lĩnh vực xác đinh để trợ giúp giải quy ết v ấn đề giống tham khảo ý kiến chuyên gia Đô hệ thổng sở tri tuệ nhân tạo, sử dụng trí tuệ người để bắt máy tính giải quy ết vấn đề mà thông thường phải cần tới chuyên môn ESAI hệ thống thông tin thu thập tri thức chuyên môn chun gia mơ tri thức đó, nhằm đem lại lọi ích cho người sử dụng bình thường (khơng phải chun gia lĩnh vực đó) Hình thành b ởi sở trí tuệ hệ động suy diễn, có nguồn gốc từ nghiên cứu trí tuệ nhân tạo, có biểu diễn công cụ tin h ọc tri thức chuyên gia lĩnh vực Bắt ch ước chun mơn trí tuệ người, máy tính phải làm sau: Nh ận diện, xây dựng giải vấn đề: giải thích giải pháp; học hỏi từ kinh nghiệm ESAI giải thích logic lời khuyên đưa cho người sử dụng Vì thế, ngồi việc giải vấn đề, ESAI có th ể phục nh giáo viên, bời sử dụng tư xử lý linh hoạt có th ể cung c ấp kiến thức Các thành phần chủ yếu ESAI: - Cơ sở tri thức - Cơ cấu tham khảo - Cơ sở liệu - Giao diện - Diễn giải Ưu điểm ESAI: - Hoàn thiện cơng việc trí nhanh chun gia - Tỷ lệ sai sót thấp - Có khả tạo lời khuyên phù hợp, không thay đổi - Giúp q trình học có hiệu sử dụng cho mục đích đào tạo - Có thể sử dụng cho môi trường gây nguy hiểm cho người - Có thể sử dụng để tạo kiến thức số tổ chức cung cấp kiến thức thời điểm Hạn chế ESAI: - Hạn hẹp phạm vi ứng dụng, khó phổ biến, khó khăn bảo trì giá thành cao - Khó thu thập tri thức chuyên gia - Khó xác định chuyên gia lĩnh vực quan tâm - Chuyên gia phải sẵn sàng hợp tác với cơng nhân có kiến th ức - Khó trì chun gia tổ chức 1.3.5 Hệ thống tự động hố văn phịng Hệ tự động hóa văn phịng OAS hệ thống dựa máy tính nhằm thu thập, xử lý lưu trữ gửi thông báo, tin nhắn, tài liệu dạng truyền tin khác cá nhân, nhóm làm vi ệc t ổ ch ức khác OAS sử dụng để quản lý số lượng lớn liệu thông tin tổ chức Chúng làm giảm số lượng công việc cần thiết để ch ạy văn phòng giúp nâng cao hiệu OAS công cụ tiêu biểu bao gồm xử lý văn bản, phần mềm DBMS, hộp thư thoại, phần mềm lập kế hoạch, phần mềm bảng tính xuất máy tính để bàn Các ứng dụng phổ biến: - Xử lý văn - Bảng tính điện tử - Thư điện tử - Fax - Ứng dụng hoạt động quản lý: Quản lý lịch công tác, Quản lý nhân sự, Quản lý hồ sơ, Quản lý nội dung công việc th ường xuyên bất thường, lập danh mục thông báo nội Các hoạt động văn phịng: - Quản lý tài liệu - Lên kế hoạch cho cá nhân nhóm làm việc - Liên kết cá nhân nhóm Thiết lập, nhận quản lý liên lạc cá nhân nhóm - Quản lý diệu cá nhân nhóm Lập quản lý d ữ liệu khách hàng, nhà cung cấp, tổ chức bên bên t ổ chức Quản lý dự án: Lập kế hoạch, thực hiện, đánh giá điều ển d ự án, phân phối nguồn lực định cá nhân 2 SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH THÁI NGUYÊN 2.1 Tổng quan Uỷ ban nhân dân tỉnh Thái Nguyên Ủy ban nhân dân (UBND) tỉnh Thái Nguyên quan hành nhà nước nằm hệ thống hành Cộng hịa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam Đây quan hành nhà nước địa phương tỉnh Thái Nguyên, quan chấp hành Hội đồng nhân dân tỉnh Thái Nguyên, chịu trách nhiệm trước Hội đồng quan nhà nước Trung ương Ủy ban nhân dân tỉnh Thái Nguyên Hội đồng nhân dân tỉnh Thái Nguyên bầu Thủ tướng Chính phủ phê duyệt 2.1.1 Quyết định phê chuẩn kết bầu Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh Thái Nguyên nhiệm kỳ 2021 – 2026 Cụ thể, Quyết định số 1018/QĐ-TTg, Thủ tướng Chính phủ phê chuẩn kết bầu chức vụ Chủ tịch UBND tỉnh Thái Nguyên nhiệm kỳ 2021 - 2026 đồng chí Trịnh Việt Hùng, Ủy viên d ự khuy ết Ban Chấp hành Trung ương Đảng, Phó Bí thư Tỉnh ủy nhiệm kỳ 2020 - 2025, Chủ tịch UBND tỉnh Thái Nguyên nhiệm kỳ 2016 - 2021 Tại Quyết định số 1019/QĐ-TTg, Thủ tướng Chính phủ phê chuẩn kết bầu chức vụ Phó Chủ tịch UBND tỉnh Thái Nguyên nhiệm kỳ 2021 - 2026 đồng chí: Đặng Xuân Trường, Ủy viên Ban Th ường v ụ Tỉnh ủy, Phó Chủ tịch Thường trực UBND tỉnh Thái Nguyên nhiệm kỳ 2016 - 2021; Lê Quang Tiến, Tỉnh ủy viên, Phó Chủ tịch UBND tỉnh Thái Nguyên nhiệm kỳ 2016 - 2021; Dương Văn Lượng, Tỉnh ủy viên, Phó Ch ủ t ịch UBND tỉnh Thái Nguyên nhiệm kỳ 2016-2021 Trước đó, ngày 21/6, Kỳ họp thứ HĐND tỉnh khóa XIV, nhiệm kỳ 2021 - 2026 thực quy trình bầu ch ức danh thuộc th ẩm quyền HĐND tỉnh Các đồng chí cán lãnh đạo chủ ch ốt UBND t ỉnh bầu với số phiếu tín nhiệm tuyệt đối, gồm: Đồng chí Trịnh Việt Hùng, Ủy viên dự khuyết BCH Trung ương Đảng, Phó Bí thư Tỉnh ủy, Chủ tịch UBND tỉnh khóa XIII, nhiệm kỳ 2016 2021, đại biểu HĐND tỉnh khóa XIV trúng cử ch ức Ch ủ tịch UBND t ỉnh khóa XIV, nhiệm kỳ 2021 - 2026 với 66/66 phiếu, đ ạt 100% Đồng chí Đặng Xuân Trường, Ủy viên BTV Tỉnh ủy, Phó Ch ủ tịch Thường trực UBND tỉnh khóa XIII, nhiệm kỳ 2016 - 2021, đại bi ểu HĐND tỉnh khóa XIV trúng cử chức Phó Chủ tịch UBND tỉnh khóa XIV, nhiệm kỳ 2021 - 2026 với 66/66 phiếu, đạt 100% Đồng chí Lê Quang Tiến, Phó Chủ tịch UBND tỉnh khóa XIII, nhi ệm kỳ 2016 - 2021, Ủy viên BCH Đảng tỉnh, đại bi ểu HĐND t ỉnh khóa XIV trúng cử Phó Chủ tịch UBND tỉnh khóa khóa XIV, nhiệm kỳ 2021 - 2026 với 66/66 phiếu, đạt 100% Đồng chí Dương Văn Lượng, Phó Chủ tịch UBND tỉnh khóa XIII, nhiệm kỳ 2016 - 2021, Ủy viên BCH Đảng tỉnh, đại biểu HĐND t ỉnh khóa XIV trúng cử Phó Chủ tịch UBND tỉnh khóa XIV, nhi ệm kỳ 2021 2026 với 66/66 phiếu, đạt 100% 2.1.2 Chức danh lãnh đạo UBND ủy viên UBND t ỉnh Thái Nguyên Khóa XIV, nhiệm kỳ 2021-2026 * Lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh Thái Nguyên Khóa XIV, nhiệm kỳ 2021 – 2026: Đồng chí Trịnh Việt Hùng, Ủy viên dự khuyết BCH Trung ương Đảng, Phó Bí thư Tỉnh ủy, Chủ tịch UBND tỉnh Đồng chí Đặng Xuân Trường, Ủy viên BTV Tỉnh ủy, Phó Chủ tịch UBND tỉnh Đồng chí Dương Văn Lượng, Ủy viên BCH Đảng tỉnh, Phó Ch ủ tịch UBND tỉnh Đồng chí Lê Quang Tiến, Ủy viên BCH Đảng tỉnh, Phó Chủ tịch UBND tỉnh * Ủy viên UBND tỉnh Thái Nguyên Khóa XIV, nhiệm kỳ 2021 – 2026: Đồng chí Nguyễn Bá Chính, Ủy viên Ban Chấp hành Đảng t ỉnh, Giám đốc Sở Công Thương Đồng chí Phạm Quốc Chính, Giám đốc Sở Khoa học Cơng ngh ệ Đồng chí Hà Văn Dương, Ủy viên Ban Chấp hành Đảng b ộ t ỉnh, Chánh Thanh tra tỉnh Đồng chí Nguyễn Văn Đồng, Ủy viên Ban Thường vụ Tỉnh ủy, Ch ỉ huy trưởng Bộ Chỉ huy Quân tỉnh Đồng chí Phạm Việt Đức, Ủy viên Ban Chấp hành Đảng tỉnh, Giám đốc Sở Giáo dục Đào tạo Đồng chí Bùi Đức Hải, Ủy viên Ban Thường vụ Tỉnh ủy, Giám đốc Cơng an tỉnh Đồng chí Vũ Thị Lệ Hằng, Giám đốc Sở Tư pháp Đồng chí Đỗ Xn Hịa, Giám đốc Sở Thơng tin Truyền thơng Đồng chí Đặng Ngọc Huy, Ủy viên Ban Chấp hành Đảng tỉnh, Giám đốc Sở Y tế 10 Đồng chí Nguyễn Thị Quỳnh Hương, Ủy viên Ban Chấp hành Đảng tỉnh, Giám đốc Sở Lao động - Thương binh Xã hội 11 Đồng chí Hoàng Đức Khánh, Ủy viên Ban Chấp hành Đảng tỉnh, Giám đốc Sở Xây dựng 12 Đồng chí Nguyễn Linh, Ủy viên Ban Chấp hành Đảng tỉnh, Giám đốc Sở Kế hoạch Đầu tư 13 Đồng chí Nguyễn Đức Lực, Ủy viên Ban Chấp hành Đảng tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ 14 Đồng chí Nguyễn Thị Mai, Ủy viên Ban Chấp hành Đảng tỉnh, Giám đốc Sở Văn hóa, Thể thao Du lịch 15 Đồng chí Nguyễn Thành Minh, Chánh Văn phịng Uỷ ban nhân dân tỉnh 16 Đồng chí Nguyễn Thái Nam, Trưởng Ban Dân tộc tỉnh 17 Đồng chí Nguyễn Minh Quang, Ủy viên Ban Chấp hành Đảng tỉnh, Giám đốc Sở Tài 18 Đồng chí Phạm Văn Sỹ, Ủy viên Ban Chấp hành Đảng tỉnh, Giám đốc Sở Nông nghiệp Phát triển nông thôn 19 Đồng chí Nguyễn Thanh Tuấn, Ủy viên Ban Chấp hành Đảng tỉnh, Giám đốc Sở Tài nguyên Môi trường 20 Đồng chí Nguyễn Đình Việt, Giám đốc Sở Ngoại vụ 21 Đồng chí Lê Văn Vịnh, Ủy viên Ban Chấp hành Đảng tỉnh, Giám đốc Sở Giao thông vận tải 2.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn UBND cấp tỉnh - Trong lĩnh vực kinh tế - Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghi ệp, thu ỷ l ợi đất đai - Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp - Trong lĩnh vực giao thông vận tải - Trong lĩnh vực xây dựng, quản lý phát triển đô th ị - Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ du lịch - Trong lĩnh vực giáo dục đào tạo - Trong lĩnh vực văn hố, thơng tin, thể dục th ể thao - Trong lĩnh vực y tế xã hội - Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên mơi tr ường - Trong lĩnh vực quốc phịng, an ninh trật tự, an toàn xã h ội - Trong việc thực sách dân tộc sách tôn giáo - Trong lĩnh vực thi hành pháp luật - Trong việc xây dựng quyền quản lý địa giới hành 2.2 Văn phịng UBND tỉnh Thái Ngun 2.2.1 Vị trí, chức Văn phịng Ủy ban nhân dân tỉnh quan thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, có chức tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh về: Chương trình, kế hoạch cơng tác Tổ chức, quản lý công bố thông tin thức hoạt động Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Đầu mối Cổng Thông tin điện tử, kết nối hệ thống thông tin hành điện tử đạo, điều hành Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh Quản lý công báo phục vụ hoạt động Ủy ban nhân dân cấp tỉnh Giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh (bao gồm Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh) thực nhiệm vụ, quyền hạn theo thẩm quyền; quản lý văn thư - lưu trữ công tác quản trị nội Văn phòng 2.2.2 Cơ cấu tổ chức Các phòng chức năng, đơn vị trực thuộc: - Phòng Tổng hợp - Phịng Kinh tế - Phịng Cơng – Nơng nghiệp - Phịng Quy hoạch Xây dựng - Phịng Khoa giáo - Văn xã - Phịng Nội - Phịng Kiểm sốt thủ tục hành - Phịng Hành - Tổ chức - Phịng Quản trị - Tài vụ - Ban Tiếp công dân tỉnh - Trung tâm Thông tin tỉnh - Nhà khách 2.3 Giới thiệu chung hệ thống phần mềm quản lý văn điều hành – TDOFFICE sử dụng UBND tỉnh Thái nguyên - Sổ văn bản: Liệt kê loại sổ văn (của văn đến) - Loại văn bản: Quản lý tên đầy đủ tên tắt loại văn quản lý phạm vi chương trình, phục vụ cho việc nhập d ữ li ệu nhanh xác Đồng thời quản lý hạn xử lý t ừng loại văn b ản (nếu có) - Lĩnh vực văn bản: Quản lý tên đầy đủ tên viết tắt loại lĩnh vực quản lý phạm vi chương trình, v ấn đ ề lĩnh vực mà nội dung văn đề cập tới - Độ mật, Độ khẩn: Phân loại văn theo mức độ, để phân biệt với loại văn thông thường, văn quy phạm pháp luật hay văn hành Các loại văn ph ải lưu tr ữ bảo quản riêng theo quy định - Danh sách cấp quan: Danh sách cấp quan đ ể phân c ấp tổ chức, quan theo cấp cụ thể thuận lợi cho việc nhập liệu sàng lọc tổ chức, quan - Danh sách quan ngoài: Liệt kê danh sách quan, đơn v ị ngồi theo cấp, quan hiển thị thơng tin chi tiết địa ch ỉ nhận văn mạng - Danh sách đơn vị nội cấp 1: Liệt kê danh sách phòng ban quan - Danh sách chức vụ: Liệt kê chức vụ cán quan - Danh sách ngày lễ tết năm: Khai báo ngày l ễ tết đ ược nghỉ theo quy định nhà nước, nhằm phục vụ cho việc tính hạn x lý c văn bản, (nếu thời gian xử lý văn có ngày lễ hạn x lý t ự động bỏ qua ngày cộng thêm hạn xử lý vào ngày tiếp theo) 2.4 Ứng dụng hệ thống quản lý văn điều hành UBND tỉnh Thái Nguyên Tại UBND tỉnh Thái Nguyên nói riêng quan địa bàn tỉnh Thái Nguyên nói chung, thực ứng dụng hệ thống quản lý văn điều hành (TDOFFICE) Một số quy định yêu cầu đảm bảo th ực theo định ban hành 2.4.1 Thực Quy chế quản lý, vận hành sử dụng hệ thống phần mềm quản lý văn điều hành liên thông đ ịa bàn tỉnh Thái Nguyên Nhằm nâng cao hiệu sử dụng phần mềm quản lý văn điều hành, Uỷ ban nhân dân tỉnh Thái nguyên ban hành định 28/2018/QĐ-UBND ngày 03/12/2018 việc ban hành quy ch ế qu ản lý, vận hành sử dụng hệ thống phần mềm quản lý văn điều hành liên thông địa bàn tỉnh Thái Nguyên Hệ thống phần mềm QLVBĐH liên thông tỉnh Thái Nguyên thành phần hệ thống công nghệ thông tin tỉnh Thái Nguyên, phục vụ công tác quản lý, điều hành tác nghiệp, trao đổi thông tin, chia sẻ liệu nội quan nhà nước địa bàn tỉnh với chức như: Quản lý văn đi, văn đến, chuyển nhận văn qua mạng máy tính; xử lý văn bản, giải cơng việc, lập hồ sơ công việc phần mềm; quản lý lịch công tác; quản lý tài liệu; chia sẻ tài liệu báo cáo thống kê, hội thoại chức khác hệ thống QLVBĐH liên thông tỉnh Thái Nguyên Cán bộ, công chức, viên chức quan, tổ chức cấp tài khoản để truy cập hệ thống QLVBĐH liên thơng có trách nhiệm xử lý văn cập nhật thông tin theo nhiệm vụ phân công (phân quyền sử dụng hệ thống), tuân thủ tài liệu hướng dẫn quy trình vận hành, sử dụng hệ thống Trong trường hợp xảy cố kỹ thuật dẫn tới việc hệ thống QLVBĐH liên thông ngừng hoạt động hoặc không đảm bảo tính an tồn văn điện tử, cán văn thư có trách nhiệm cập nhật thơng tin tạm thời ghi nhận việc xử lý phương tiện khác (ghi nhận giấy tờ hoặc tệp văn bản), thông báo cho quản trị hệ thống quan, tổ chức đơn vị công tác để tiến hành khắc phục cố sớm cập nhật thông tin xử lý vào hệ thống sau cố kỹ thuật khắc phục Hệ thống QLVBĐH liên thơng tích hợp chữ ký số để xác thực tính pháp lý văn điện tử trao đổi quan, tổ chức, cá nhân Văn điện tử ký số phải tiếp nhận xử lý quy trình, đảm bảo tính kịp thời, an tồn, bảo mật, tin cậy xác thực liệu Quy chế có hiệu lực từ ngày 15/12/2018 áp dụng cho quan nhà nước địa bàn tỉnh Thái Nguyên có sử dụng hệ thống quản lý văn điều hành liên thông UBND tỉnh Thái Nguyên đạo quan chuyên ngành (là Sở Thông tin Truyền thông tỉnh Thái Nguyên) quản lý; khuyến khích quan khác tổ chức trị xã hội địa bàn tỉnh Thái Nguyên áp dụng Quy chế việc gửi, nhận văn điện tử 2.4.2 Thực Quy định việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ địa bàn tỉnh Thái Nguyên Quyết định số 24/QĐ-UBND ngày 04/5/2021 UBND tỉnh Thái Nguyên ban hành Quy định việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ địa bàn tỉnh Thái Nguyên Quy định ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn th ư, lưu trữ địa bàn tỉnh Thái Nguyên bao g ồm: so ạn th ảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ điện tử nộp lưu hồ sơ, tài liệu điện tử vào Lưu trữ quan, Lưu tr ữ lịch sử; quy đ ịnh tiêu chu ẩn liệu thông tin đầu vào, đầu s d ữ liệu h s ơ, tài li ệu l ưu tr ữ; quản lý sở liệu hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử thiết bị, phương tiện lưu trữ quan, t ổ ch ức đ ịa bàn t ỉnh Thái Nguyên Không áp dụng việc quản lý văn có nội dung thuộc bí m ật nhà nước theo quy định pháp luật Quy định việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn th ư, l ưu trữ địa bàn tỉnh Thái Nguyên áp dụng cho sở, ban, ngành, đơn vị nghiệp công lập thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân huyện, thành phố, thị xã, Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn địa bàn tỉnh Thái Nguyên; UBND tỉnh khuyến khích quan Đảng, đồn thể, quan Trung ương, Doanh nghiệp nhà nước đóng địa bàn tỉnh áp dụng Quy định việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ ch ức Một số nội dung đáng ý Quy định việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ địa bàn tỉnh Thái Nguyên như: Quy định văn điện tử: - Văn điện tử ký số người có thẩm quyền ký số quan, tổ chức theo quy định pháp luật có giá trị pháp lý gốc văn giấy - Việc quản lý văn điện tử ký số phải thực theo nguyên tắc quy định Điều Luật Giao dịch điện tử tuân theo quy định khác pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước, an ninh, an tồn thơng tin văn thư, lưu trữ; - Tất văn điện tử ký số thuộc thẩm quyền ban hành giải quan, tổ chức phải tiếp nhận, xử lý ban hành qua Hệ thống quản lý tài liệu điện tử, trừ trường hợp quan, tổ chức chưa xây dựng Hệ thống Không gửi văn điện tử hệ thống thư điện tử (email) văn ban hành qua Hệ thống; trừ Hệ thống thư điện tử tỉnh Thái Nguyên (nếu cần) - Cơ quan, tổ chức không phát hành văn giấy ban hành văn điện tử ký số, trừ trường hợp quy định phải gửi kèm văn giấy văn QPPL, văn hành có thành phần phức tạp, khó khăn việc số hóa - Văn có nội dung mang bí mật nhà n ước khơng đ ược nhập vào Hệ thống đăng ký, quản lý theo quy định pháp lu ật hi ện hành bảo vệ bí mật nhà nước - Việc tiếp nhận, đăng ký, ban hành văn điện tử phải ký số thời hạn, thời gian quy định; gửi địa quan, tổ ch ức, cá nhân có chức năng, thẩm quyền giải - Tất văn điện tử đi, đến quản, tổ ch ức ph ải đ ược quản lý tập trung Văn thư quan để làm thủ tục tiếp nh ận, đăng ký, trừ loại văn đăng ký riêng theo quy định pháp lu ật - Văn điện tử đi, đến thuộc ngày phải đ ược đăng ký, phát hành chuyển giao ngày, chậm ngày làm vi ệc ti ếp theo Văn đến có mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “ Thượng khẩn” “ Khẩn” (sau gọi chung văn khẩn) phải đăng ký, trình chuyển giao xử lý sau nhận - Tất văn thuộc thẩm quyền ban hành giải quan, tổ chức hệ thống hành nhà n ước (trừ văn mật) phải tiếp nhận, xử lý, ban hành văn điện tử có sử dụng chữ ký số chuyên dùng theo quy định - Về sử dụng chữ ký số văn điện tử: Hình ảnh, vị trí chữ ký số người có thẩm quyền hình ảnh chữ ký người có thẩm quyền văn giấy, màu xanh định dạng Portable Network Graphics (.png) suốt; đặt canh chức vụ người ký họ tên người ký Hình ảnh, vị trí chữ ký số quan, tổ chức hình ảnh dấu quan, tổ chức ban hành văn văn bản, màu đỏ, kích th ước kích th ước thực tế dấu, định dạng (.png) suốt; trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số người có thẩm quy ền bên trái Về công tác lưu trữ điện tử: - Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trình hoạt động quan, tổ chức thực theo quy định khoản 1, khoản Điều Nghị định số 01/2013/NĐ-CP - Cơ quan nhà nước có kế hoạch số hóa nguồn thơng tin, văn b ản chưa dạng số, chỉnh lý hoàn chỉnh theo thứ tự ưu tiên thời gian tầm quan trọng, có liên quan đến việc triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào cơng tác lưu trữ có trách nhiệm s dụng ch ữ ký s ố quan, tổ chức tài liệu số hóa theo quy định pháp lu ật - Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành từ việc số hố tài liệu lưu trữ vật mang tin khác phải đáp ứng tiêu chuẩn liệu thông tin đầu vào Cơ quan, tổ chức, cá nhân không huỷ tài liệu l ưu tr ữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn sau tài liệu đ ược số hố theo quy định pháp luật - Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm nộp lưu hồ s ơ, tài li ệu điện tử có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch s - Việc bảo quản sử dụng sở liệu tài liệu lưu trữ điện tử thực theo quy định Điều Nghị định số 01/2013/NĐ-CP Chương III Thông tư số 02/2019/TT-BNV quy định khác pháp luật có liên quan - Các hành vi bị nghiêm cấm lưu trữ điện tử bao gồm: Chiếm đoạt, làm hỏng, làm tài liệu lưu trữ; làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung tài liệu lưu trữ; mua bán, chuyển giao, hủy trái phép tài liệu lưu trữ; sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích xâm hại lợi ích Nhà nước, quyền lợi ích hợp pháp quan, tổ chức, cá nhân; truy cập, thay đổi, giả mạo, chép, tiết lộ, gửi, hủy trái phép tài liệu lưu trữ điện tử; tạo phát tán chương trình phần mềm làm rối loạn, thay đổi, phá hoại hệ thống điều hành có hành vi khác nhằm phá hoại phương tiện quản lý tài liệu lưu trữ điện tử - Tài liệu lưu trữ điện tử hết giá trị hủy theo thẩm quyền, thủ tục tài liệu lưu trữ vật mang tin khác hết giá trị 3 ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH THÁI NGUYÊN - CHƯƠNG + KẾT LUẬN - LÀM MỤC LỤC LUÔN - CÓ CHỮ VIẾT TẮT LÀM DANH MỤC THAM KHẢO NHÉ - T ĐỊNH LÀM THỰC TRẠNG THỰC HIỆN NHƯNG TÌM CẢ TIẾNG Đ CĨ KẾT LUẬN lý, Hà Nội DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Thị Đông (2016), Thông tin phục vụ lãnh đạo quản Nguồn: http://thainguyen.gov.vn/vi_VN/trang-chu Nguồn:https://pbgdplthainguyen.gov.vn/de-cuong-tuyen- truyen/ubnd-tinh-ban-hanh-quy-dinh-ve-viec-ung-dung-cong-nghe-thongtin-vao-cong-tac-van-thu-luu-tru-tren-dia-ban-tinh-thai-nguyen-58.html Nguồn:https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Cong-nghe-thongtin/Quyet-dinh-28-2018-QD-UBND-su-dung-he-thong-Quan-ly-van-bandieu-hanh-lien-thong-Thai-Nguyen-402860.aspx ...NỘI DUNG PHÂN LOẠI CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 1.1 Một số khái niệm liên quan ? ?Hệ thống thông tin quản lý? ?? 1.1.1 Khái niệm ? ?Hệ thống? ?? Hệ thống tập hợp phần tử với mối quan hệ xác định chúng... 15/12/ 2018 áp dụng cho quan nhà nước địa bàn tỉnh Thái Nguyên có sử dụng hệ thống quản lý văn điều hành liên thông UBND tỉnh Thái Nguyên đạo quan chuyên ngành (là Sở Thông tin Truyền thông tỉnh... đặc trưng hệ thống thông tin quản lý là: - Hỗ trợ chức xử lý liệu giao dịch l ưu tr ữ - Sử dụng sở liệu thống nhất, có nhiều ch ức x lý d ữ liệu - Cung cấp đầy đủ thông tin để nhà quản lý truy