KIẾN THỨC NỀN TẢNG XUẤT NHẬP KHẨU và LOGISTICS

LOGISTICS XUẤT NHẬP KHẨế quý vị có thể xuất nhập khẩu bất kỳ mặt hàng nào mà nhà nước không cấm. Tuy nhiên, khi mở một doanh nghiệp mới đặc biệt là để nhập khẩu hàng hóa và bán lại thì nên lưu ý rằng, việc mua bán hàng hóa thường dính đến việc xuất hóa đơn GTGT, nếu trên giấy phép đăng ký kinh doanh của công ty bạn không có đăng ký những mặt hàng đó việc nhập hàng về nhưng bán ra thì rất khó để xuất hóa đơn cho khách hàng. ế quý vị có thể xuất nhập khẩu bất kỳ mặt hàng nào mà nhà nước không cấm. Tuy nhiên, khi mở một doanh nghiệp mới đặc biệt là để nhập khẩu hàng hóa và bán lại thì nên lưu ý rằng, việc mua bán hàng hóa thường dính đến việc xuất hóa đơn GTGT, nếu trên giấy phép đăng ký kinh doanh của công ty bạn không có đăng ký những mặt hàng đó việc nhập hàng về nhưng bán ra thì rất khó để xuất hóa đơn cho khách hàng. ế quý vị có thể xuất nhập khẩu bất kỳ mặt hàng nào mà nhà nước không cấm. Tuy nhiên, khi mở một doanh nghiệp mới đặc biệt là để nhập khẩu hàng hóa và bán lại thì nên lưu ý rằng, việc mua bán hàng hóa thường dính đến việc xuất hóa đơn GTGT, nếu trên giấy phép đăng ký kinh doanh của công ty bạn không có đăng ký những mặt hàng đó việc nhập hàng về nhưng bán ra thì rất khó để xuất hóa đơn cho khách hàng. ế quý vị có thể xuất nhập khẩu bất kỳ mặt hàng nào mà nhà nước không cấm. Tuy nhiên, khi mở một doanh nghiệp mới đặc biệt là để nhập khẩu hàng hóa và bán lại thì nên lưu ý rằng, việc mua bán hàng hóa thường dính đến việc xuất hóa đơn GTGT, nếu trên giấy phép đăng ký kinh doanh của công ty bạn không có đăng ký những mặt hàng đó việc nhập hàng về nhưng bán ra thì rất khó để xuất hóa đơn cho khách hàng. ế quý vị có thể xuất nhập khẩu bất kỳ mặt hàng nào mà nhà nước không cấm. Tuy nhiên, khi mở một doanh nghiệp mới đặc biệt là để nhập khẩu hàng hóa và bán lại thì nên lưu ý rằng, việc mua bán hàng hóa thường dính đến việc xuất hóa đơn GTGT, nếu trên giấy phép đăng ký kinh doanh của công ty bạn không có đăng ký những mặt hàng đó việc nhập hàng về nhưng bán rế quý vị có thể xuất nhập khẩu bất kỳ mặt hàng nào mà nhà nước không cấm. Tuy nhiên, khi mở một doanh nghiệp mới đặc biệt là để nhập khẩu hàng hóa và bán lại thì nên lưu ý rằng, việc mua bán hàng hóa thường dính đến việc xuất hóa đơn GTGT, nếu trên giấy phép đăng ký kinh doanh của công ty bạn không có đăng ký những mặt hàng đó việc nhập hàng về nhưng bán ra thì rất khó để xuất hóa đơn cho khách hàng. a thì rất khó để xuất hóa đơn cho khách hàng. U

Lời ngỏ Khi bắt đầu nhen nhóm suy nghĩ làm tài liệu hướng dẫn khóa sau hiểu rõ ngành xuất nhập (XNK) logistics, chị hào hứng; quan sát, lưu giữ, ghi chép lại kinh nghiệm thân, đồng nghiệp sếp Cộng thêm việc tìm hiểu nhiều nguồn thơng tin website, từ tiếng việt lẫn tiếng anh, chị có nguồn kiến thức rộng phong phú Tuy nhiên, bắt tay vào viết tài liệu khó khăn thực mở ra: chị nên viết để em dễ dàng tiếp cận, em sinh viên năm thơi, trường trường, em ngành khác muốn chuyển sang ngành ? Nghĩa em người trình độ hiểu biết ngành khác nhau, tài liệu đáp ứng hết, vừa đơn giản để dễ tiếp thu, lại vừa phải đầy đủ để em hiểu rõ có nhìn khách quan ngành Đó thách thức khơng nhỏ Ngồi việc nên đưa thơng tin đến với em cách nào, có vấn đề mà chị cịn lấn cấn nữa, chị có nên đưa tiếng anh vào khơng ? Tất nhiên tiếng anh ngành XNK, Logistics vô cần thiết, vị trí khác có u cầu trình độ tiếng anh mức khác Có thể em chưa cần nhiều tiếng anh vị trí nhân viên trường lại cần vị trí nhân viên sale oversea, nhân viên chăm sóc khách hàng… Vì lẽ đó, chị bắt tay viết tài liệu với mục tiêu đơn giản hóa nhất, tiện lợi nhất, sát với thực tế làm việc Việt Nam, Hải Phòng Những mong cẩm nang "gối đầu giường'’ giúp em bước vào ngành với tâm tự tin Và chúc em ln tìm thấy ni dưỡng niềm u thích với ngành này! Người biên soạn: Bùi Thị Năm NỘI DUNG CHÍNH Phần một: I Kiến thức Qui trình XNK/ Logistics, điều kiện XNK) Giao nhận vận tải (GNVT nội địa, GNVT quốc tê, khoản phụ phí, danh sách cảng biển, cảng sơng, ICD, sân bay chính, điều kiện thương mại Incoterm… Thanh toán quốc tế: Các phương thức toán L/C, T/T… Hợp đồng- giao dich- đàm phán: Hình thức, nội dung, điều khoản hợp đồng, xây dựng phương án kinh doanh, cách thức giao dịch hiệu cơng việc Thủ tục Hải quan: Chính sách pháp luật hải quan, áp mã hàng hóa (HS code), qui trình thơng quan hàng hóa XNK Chứng từ XNK: Giới thiệu loại giấy tờ, chứng từ hàng xuất, hàng nhập II Kĩ Ngoại ngữ: Tiếng anh bắt buộc ( cách viết email, đàm phán, giao tiếp); Hiểu sử dụng xác thuật ngữ chuyên ngành; Cách viết email chuyên nghiệp, mẫu câu Tiếng anh dùng emai Kĩ văn phòng: Microsoft office, đặc biệt Outlook, word, excel; cách tìm kiếm thơng tin mạng hiệu Kĩ siêu mềm quan trọng: Giao tiếp với khách hàng, đối tác Kĩ quản lí thời gian, làm việc áp lực cao, xếp cơng việc hợp lý, làm tốt nhóm cá nhân III Kinh nghiệm Lường trước rủi ro: Khi báo giá, làm chứng từ, trao đổi với khách hàng Giải trouble xảy cách tối ưu cho thân doanh nghiệp Thái độ công việc: Yếu tố vô quan trọng muốn gắn bó phát triển nghiệp Phỏng vấn: Cách tìm việc website tuyển dụng/ gợi ý viết CV ngắn gọn, hiệu Cách thức chuẩn bị trước, sau vấn để vấn thành công kĩ cho người thực tập để vượt qua thử việc tốt Phần hai I Hướng dẫn công việc vị trí nhân viên Sales (Import/ export/ Oversea)  Cách thức tìm kiếm khách hàng: website, mạng xã hội, trang thương mại điện tử, hiệp hội uy tín…  Nắm bắt thị trường: Cập nhật giá sản phẩm thị trường, giá cước đường biển, hàng khơng, cước đường bộ, phí địa phương cảng xuất nhập  Phương pháp trao đổi hiệu với khách hàng: cách trao đổi thông tin, cách chốt sales  Thông tin để liên hệ nhiều doanh nghiệp XNK, hãng tàu, cảng… II Hướng dẫn công việc vị trí nhân viên Chứng từ Hàng xuất  Thực tế qui trình hàng xuất cho lơ hàng cụ thể  Hướng dẫn cách lấy Booking confirmation qua website hãng tàu qua email  Hướng dẫn submit SI, VGM qua website hãng tàu qua email  Phối hợp với phận theo dõi trình đóng hàng  Chi tiết hướng dẫn làm HBL (bản song ngữ-Tiếng anh tiếng Việt)  Gửi Pre-alert cho agent, làm Debit Note để toán  Local charge hàng xuất cảng Hải Phịng III Hướng dẫn cơng việc vị trí nhân viên Chứng từ Hàng nhập     Chi tiết thực tế nhập lô hàng Nhận Pre-alert, kiểm tra thông tin xác nhận Cập nhật thông tin lô hàng lên phần mềm công ty phận liên quan Phối hợp với phận theo dõi trình dỡ hàng, kéo hàng kho, nhà máy  Hướng dẫn cách khai submit E-Manifest lên cổng thông tin cửa quốc gia (VNSW)  Hướng dẫn làm Thông báo hàng đến, Debit Note gửi khách hàng  Cập nhật local charge hàng nhập tại cảng Hải Phòng số hãng tàu IV Hướng dẫn công việc vị trí nhân viên Chăm sóc khách hàng  Cách trả lời email điện thoại cho khách hàng: Trường hợp thông thường     khách hàng phàn nàn, khiếu nại Cách kiểm tra lịch tàu hàng xuất nhập website hãng tàu Customer service support sales: Thế mạnh hãng tàu so sánh giá cước Cách kiểm tra tracking lô hàng Thông báo delay hàng xuất, nhập cho khách hàng Phụ lục: Các vị trí cơng việc ngành logistics/ XNK (tham khảo) I Kiến thức Qui trình XNK/ Logistics (chính sách mặt hàng, điều kiện XNK) 1.1 Điều kiện XNK NHỮNG ĐIỀU KIỆN CẦN ĐỂ MỘT DOANH NGHIỆP XUẤT NHẬP KHẨU TẠI VIỆT NAM Xuất nhập hàng hóa Việt Nam nhà nước có nhiều sách khuyến khích xuất nhập khẩu, đặc biệt việc xuất hàng hóa Tuy nhiên, việc xuất nhập hàng hóa phải có điều kiện định Trước hết, điều kiện pháp lý Mọi cá nhân, tổ chức kinh doanh mặt hàng mà pháp luật không cấm, q vị xuất nhập mặt hàng mà nhà nước không cấm Tuy nhiên, mở doanh nghiệp đặc biệt để nhập hàng hóa bán lại nên lưu ý rằng, việc mua bán hàng hóa thường dính đến việc xuất hóa đơn GTGT, giấy phép đăng ký kinh doanh cơng ty bạn khơng có đăng ký mặt hàng việc nhập hàng bán khó để xuất hóa đơn cho khách hàng Thứ hai, điều kiện hồ sơ Đối với việc xuất hàng hóa, số mặt hàng số lý như: bảo hộ sản xuất nước, mặt hàng ảnh hưởng đến an ninh lương thực quốc gia an toàn người tiêu dùng…nên nhà nước thường đưa điều kiện để xuất hay nhập mặt hàng Ví dụ: Xuất gạo phải có hạn ngạch xuất khẩu, xuất khống sản phải có giấy phép, nhập thực phẩm phải có cơng bố ATTP… Đối với mặt hàng cụ thể có điều kiện xuất nhập riêng, có mặt hàng không cần ràng buộc mặt giấy tờ Sẽ có tổ chức nhà nước tư nhân chịu trách nhiệm việc cấp giấy phép, giây chứng nhận … cho mặt hàng cụ thể để phép xuất nhập mặt hàng Để biết mặt hàng có thuộc diện xuất – nhập có điều kiện khơng doanh nghiệp nên tìm hiểu kỹ văn bản, thông tin mà ngành ban Và phải chuẩn bị đầy đủ giấy tờ trước nhập hàng xuất hàng Các bước chuẩn bị cần thiết doanh nghiệp tiến hành xuất nhập hàng hóa Một, mặt pháp lý: Doanh nghiệp nên đăng ký kinh doanh thêm vào giấy phép đăng ký mặt hàng mà doanh nghiệp muốn nhập về, để tiện cho việc xuất hóa đơn đầu sau Hai, mặt thủ tục:  Doanh nghiệp cần cập nhập thông tin công ty lên hệ thống tổng cục hải quan  Đăng ký thông tin doanh nghiệp hệ thống cổng thông tin cửa quốc gia, cho ngành liên quan  Chuẩn bị hồ sơ, giấy tờ cần thiết (vd: mặt hàng có điều kiện xuất nhập nên chuẩn bị trước nhập hàng về)  Cần có token để truyền tờ khai xuất nhập khẩu, khơng có chuẩn bị khơng kịp sử dụng dịch vụ đai lý khai thuê hải quan  Bộ hồ sơ xuất nhập cần chuẩn bị rõ ràng, thống mặt nội dung, hồ sơ gồm: vận đơn đường biển (bill of lading); hợp đồng (sale contract); danh sách hàng hóa (packing list); hóa đơn thương mại (commercial invoice) giấy tờ khác liên quan (c/o, giấy phép, chứng nhập loại,…) Và cuối tờ khai hàng xuất nhập  Và điểm cuối doanh nghiệp cần hiểu rõ tập quán thương mại (incoterms), để hạn chế thấp rủi ro thương mại quốc tế Đó cơng việc cần chuẩn bị để doanh nghiệp xuất nhập hàng hóa Việt Nam 1.2 Qui trình xuất nhập Việt Nam a Quy trình thủ tục xuất hàng hóa 1) Nhận xử lí thơng tin khách hàng sử dụng dịch vụ Những thông tin mà nhân viên kinh doanh tiếp nhận từ khách hàng sau: • Loại hàng: Căn vào loại hàng, số lượng hàng mà công ty tư vấn cho khách hàng loại container phù hợp ( hàng tươi sống , rau tươi chọn cont lạnh:20’RF,40’RH tùy vào số lượng hàng; hàng bách hóa nơng sản chọn cont khơ: 20’DC, 40’DC 40’HC “đối với hàng cồng kềnh”).Cũng quy định nước nhập mặt hàng Ví dụ như: hàng thực phẩm phải có giấy kiểm dịch vệ sinh an tồn thực phẩm, hàng gỗ phải khử trùng… • Cảng đi, cảng đến: Đây yếu tố định giá cước vận chuyển khoảng cách vận chuyển gần, thời gian vận chuyển ngắn cước phí thấp ngược lại • Hãng tàu: Tùy vào nhu cầu khách hàng đến cảng mà nhân viên kinh doanh tư vấn cho khách hàng chọn dịch vụ hãng tàu uy tín với giá cước phù hợp.Tuy nhiên có số khách hàng quen sử dụng dịch vụ hãng tàu cho hàng hóa cơng ty xem xét báo giá cước cho khách hàng biết • Thời gian dự kiến xuất hàng để cơng ty tìm lịch trình tàu chạy phù hợp 2) Liên hệ với hãng tàu để hỏi cước lịch trình vận chuyển Căn vào thông tin mà khách hàng cung cấp nhân viên kinh doanh liên hệ với hãng tàu để hỏi giá lịch trình tàu chạy phù hợp hãng tàu có lịch trình tàu chạy, tuyến chạy tàu mạnh riêng tuyến đường Ví dụ: Hãng tàu Hanjin, OOCL, ZIM line… mạnh tuyến Châu Âu Mỹ Trong hãng tàu TS line, Wanhai, Evergeen, NYK lại mạnh tuyến Châu Á 3) Chào giá cho khách hàng Nhân viên kinh doanh vào giá chào hãng tàu, tính tốn chi phí tiến hành chào giá cho khách hàng Các giao dịch liên quan đến giá lịch trình tàu phải lưu lại để đối chứng cần thiết 4) Chấp nhận giá Nếu giá cước lịch trình tàu chạy đưa khách hàng chấp nhận khách hàng gởi booking request ( yêu cầu dặt chổ) cho phận kinh doanh Booking request xác nhận lại thông tin hàng hóa liên quan: Người gửi hàng, người nhận hàng, tên hàng, trọng lượng, loại container, nơi đóng hàng (đóng kho người gửi hàng hay đóng bãi container cảng), cảng hạ container có hàng để thơng quan xuất (hạ container cảng thơng quan cảng đó), cảng đến (nước nhập khẩu), ngày tàu chạy… 5) Liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ Bộ phận kinh doanh booking request khách hàng gửi booking request đến hãng tàu để đặt chổ Sau hãng tàu xác nhận việc đặt chỗ thành công cho phận kinh doanh cách gởi booking confirmation hay gọi Lệnh cấp container rỗng.Lệnh cấp container rỗng chứa đựng thông tin cần thiết sau: Số booking, tên tàu, cảng xếp hàng (port of loading), cảng giao hàng ( port of delivery), cảng chuyển tải ( port of discharge (nếu có)), bãi duyệt lệnh cấp container rỗng, cắt máng( losing time)… Sau có booking confirmation hãng tàu, nhân viên kinh doanh gởi booking cho khách hàng để họ xếp đóng hàng làm thủ tục thông quan xuất Trường hợp khách hàng sử dụng dịch vụ thuê khai hải quan vận chuyển nội địa cơng ty khách hàng gởi lệnh cấp container rỗng, thông tin chi tiết lô hàng xuất thời gian đóng hàng cho phận giao nhận cơng ty Sau tiếp nhận nhân viên phịng giao nhận theo dõi phối hợp với khách hàng để xếp đưa container rỗng đến đóng hàng vận chuyển cảng vận chuyển hàng đến đóng vào container cảng Sau tiến hành làm thủ tục thơng quan cho lơ hàng xuất Lập booking profile Nhân viên kinh doanh lập booking profile để kê khai sơ lược thông tin lô hàng chuyển cho phận chứng từ theo dõi tiếp Những thông tin booking profile sau: Tên người gửi hàng (công ty xuất khẩu), người phụ trách: số điện thoại/fax: Tên hãng tàu: Cảng đi, cảng đến, ngày tàu chạy Điều khoản toán cước: trả trước (freight prepaid) hay trả sau ( freight collect)Giá mua, giá bán, phụ phí liên quan… 6) Chuẩn bị chứng từ hàng hóa xuất a) Chuẩn bị hàng hóa Bước cơng ty khơng làm mà người xuất làm b) Chuẩn bị phương tiện vận tải Nhân viên giao nhận đem lệnh cấp container rỗng đến phòng điều độ hãng tàu ( thường cảng hãng tàu định) để đổi lệnh lấy container Ớ bước phòng điều độ cảng giao cho nhân viên giao nhận hồ sơ gồm : packing list container, seal tàu, vị trí cấp container, lệnh cấp container có ký tên điều độ cảng cho phép lấy container rỗng Nhân viên giao nhận giao hồ sơ cho tài xế kéo container đến bãi định hãng tàu xuất trình lệnh cấp container rỗng duyệt, đóng phí nâng container cho phòng thương vụ bãi lấy conttainer rỗng vận chuyển đến kho người xuất đóng hàng Sau đóng hàng xong vận chuyển container có hàng hạ bãi cảng chờ xếp hàng ( theo booking confirm) đóng phí hạ container cho cảng vụ c) Chuẩn bị chứng từ khai hải quan Hồ sơ hải quan gồm + Tờ khai hải quan : chính( dành cho người xuất khẩu, dành cho hải quan lưu) + Hợp đồng mua bán hàng hóa :1 + Hóa đơn thương mại (invoice) : + Phiếu đóng gói (packing list) : + Giấy phép đăng ký kinh doanh : y kèm đối chiếu ( doanh ngiệp xuất lần đầu) + Giấy giới thiệu công ty xuất : bảnv Nếu mặt hàng xuất hàng thực phẩm phải đăng lý kiểm dịch, hồ sơ gồm có : + giấy phép đăng ký kiểm dịch thực vật theo mẫu trung tâm đăng ký kiểm dịch thực vật + Hợp đồng ngoại thương ( y) + invoice ( ) + packing list ( ) + Mẫu hàng để kiểm dịch (nếu có) + Vận đơn (vận đơn nộp sau tàu chạy để lấy chứng thư) Khi chuẩn bị hoàn chỉnh hồ sơ, nhân viên giao nhận mang hồ sơ đến quan kiểm dịch thực vật để đăng ký kiểm dịch Nhân viên tiếp nhận kiểm tra hồ sơ, thấy đầy đủ ký đóng dấu vào giấy đăng ký Khi hàng đến cảng, nhân viên giao nhận đưa nhân viên kiểm dịch đến vị trí container tiến hành kiểm tra hàng Hàng cấp chứng thư sau kiểm tra đạt tiêu chuẩn chứng thư chứng nhận tình trạng hàng hóa đảm bảo an tồn vệ sinh thực phẩm 7) Thông quan hàng xuất a) Truyền số liệu qua mạng hải quan điện tử Dựa chứng từ mà khách hàng cung cấp thơng tin hàng hóa mà cơng ty thu thập như:+ Hợp đồng thương mại+ Invoice+ Packing lish+… Nhân viên giao nhận dùng phần mềm khai báo hải quan điện tử « ECUSKD » để truyền số liệu lên tờ khai qua mạng Nếu truyền thành công hệ thống mạng hải quan tự động báo số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai phân luồng hàng hóa Nhờ bước cải tiến mà thời gian làm thủ tục nhanh so với thủ công trước nhân viên hải quan khơng phải nhập lại số liệu tờ khai vào máy - Phân luồng hàng hóa có luồng + Luồng xanh : Miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa Cán hải quan chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thơng quan « làm thủ tục hải quan » vào tờ khai xuất + Luồng vàng : Miễn kiểm tra thực tế hàng hóa, hồ sơ chuyển qua phận tính giá thuế để kiểm tra chi tiết hồ sơ Nếu hồ sơ hợp lệ chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thơng quan « làm thủ tục hải quan » vào tờ khai xuất + Luồng đỏ : Hồ sơ chuyển qua phận kiểm tra thực tế hàng hóa Tuỳ tỷ lệ phân kiểm hóa lãnh đạo chi cục mà chủ hàng xuất trình 5%, 10% hay 100% hàng để hải quan kiểm tra Sau kiểm tra hàng hóa với khai báo tờ khai chứng từ liên quan, cán hải quan bấm niêm phong hải quan vào container ghi vào tờ khai xác nhận hàng hóa khai báo chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thơng quan « làm thủ tục hải quan » vào tờ khai xuất Lưu ý : Đăng ký làm thủ tục cửa truyền số liệu vào cửa đó.¯ b) Làm thủ tục Hải Quan cảng I graduated in Communication Sciences at the University of xxx and worked for several years in a Digital Agency as Content Specialist I believe my skills and experience are in line with the requirements for the job position I will be glad to introduce myself in an interview, that will allow you to better evaluate my possible recruitment Please find attached a copy of my resume I look forward to hearing from you Yours faithfully, …Example 3: Sending a product catalogue Subject: New product catalogue Dear Ms.Chapman, Following your request, we have recently sent you our new catalogue We are convinced that it will enable you to see the quality of our products Our local agent will contact you soon to arrange a meeting on a day and time that suits you in order to discuss in detail how our products can be of benefit to your company’s needs For further information, please not hesitate to contact us Yours sincerely, The language used in formal emails should be professional, clear, and formal.The email writing format is Rule #1: Imagine receiving the email you re writing Rule#2: Wring like you talk: easy and active Formal complaints Formal complaints should be: well worded, professional, not end up looking tense or undignified It is necessary to state the issues or events producing offense as clearly as possible, but also in brief Always hold your tone respectful and reassuring when dealing with complaints and grievances Kĩ văn phòng Các kỹ tin học cần biết Kỹ tin học văn phòng sử dụng outlook, webmail    Biết cách sử dụng outlook: lưu xếp folder dễ nhìn, dễ kiểm tra để đỡ tốn thời gian tìm kiếm cần sử dụng chứng từ hay email Cách kiểm tra để tránh bị sót email Biết cách sử dụng webmail để làm việc hiệu ngồi mơi trường cơng sở Kỹ sử dụng Word Kỹ sử dụng Microsoft Word biết đến với tên khác Winword Word công cụ soạn thảo văn phổ biến cơng ty Microsoft Để có kỹ sử dụng Word tốt, bạn cần có rèn luyện thao tác sau:       Nhập văn bản, định dạng: Gõ tiếng Việt, phông chữ, cỡ chữ, màu chữ, định dạng chữ Lập chèn bảng liệu vào tệp word Chèn hình ảnh, vẽ sơ đồ Chèn ký tự; Chèn liên kết, ghi Thiết lập trang văn khổ giấy, lề, chân văn bản, tiêu đề, mục lục, đánh số trang Đặt mật bảo vệ cho tệp tin soạn thảo Chuyển đổi file sang định dạng PDF Trong công việc, bạn cần sử dụng thành thạo chương trình word Để làm điều này, bạn cần đề thời gian luyện tập gõ văn 10 ngón Bạn sử dụng ứng dụng sau để tập luyện: 10FastFingers, Typing Web, Typing Karaoke, BBC – Dance Mat Typing Rapid Typing Kỹ sử dụng Excel Kỹ tin học văn phòng Excel kỹ thực tính tốn phần mềm Excel câu lệnh Bảng tính Excel gồm có nhiều tạo từ dịng cột Việc nhập liệu công thức tính tốn Excel cần có kiến thức chắn để tránh sai sót Phần mềm Excel có nhiều tính hữu dụng Giao diện Excel đơn giản dễ sử dụng Điều quan trọng thiết lập tính tốn cần chuẩn xác theo hàm Những thao tác kỹ Excel gồm:       Tạo trang tính định dạng liệu trang tính Định dạng tự động theo yêu cầu (theo địa điểm, ngày tháng năm,…) Sử dụng hàm tính tốn thơng dụng If, Hlookup, Sum, Average, Countif, Min, Max, Year, Month, Day,… Sử dụng công cụ lọc liệu theo yêu cầu người đạo Vẽ Biểu đồ tạo liên kết biểu đồ với trang tính Thiết Lập in, bảo mật file cho trang tính có độ bảo mật cao Ngồi kỹ trên, bàn bổ sung thêm kỹ khác cài đặt gõ tiếng Việt, năm phần mềm diệt virus phổ biến, biết cách khôi phục liệu điện, xóa nhầm… Kĩ siêu mềm quan trọng Kỹ mềm cần có thời gian rèn luyện Máy tính, điện thoại thay làm việc kỹ mềm khơng Vì cần có q trình mài giũa rèn luyện có Dưới top 10+ kỹ mà chắn cần phải có Top 10+ kỹ mềm cần có - Giao tiếp Giao tiếp phương thức cho gặp gỡ, mối quan hệ Chính thế, kỹ chiếm quan trọng sống công việc Thông qua giao tiếp, nhìn nhận hiểu đối phương Bên cạnh đó, định bền bỉ mối quan hệ xã hội Nhưng thực tế có hai kiểu người phổ biến: hướng nội hướng ngoại Giao tiếp giúp người hiểu Nhiều ý kiến cho rằng, người hướng ngoại dễ dàng giao tiếp người mang xu hướng nội tâm Điều khơng hồn tồn sai kỹ trở thành "vũ khí riêng" biết cách rèn luyện - Hãy giao tiếp thái độ chân thành - Tận dụng thời để nói lên ý kiến mình, điều giúp bạn tự tin giao tiếp - Sử dụng tay điệu diễn đạt ý giúp bạn tự tin nói cách thoải mái - Luyện tập trước gương - Chuẩn bị nội dung trước buổi gặp mặt diễn - Tự đặt tình suy nghĩ cách giải quyết, việc giúp bạn phản ứng kịp thời vấn đề hỏi bất ngờ - Lắng nghe Lắng nghe không đơn giản nghe người khác nói Lắng nghe cần đặt tôn trọng, cảm thông, đồng cảm thân vào vị trí đối phương Lắng nghe để cảm nhận người khác, lắng nghe để hiểu thân Cả công việc sống, bạn cần tiếp nhận người khác nói để xem xét sửa đổi thân, từ đổi phát triển hình thành Lắng nghe để cảm nhận người khác, lắng nghe để hiểu thân Dưới cách giúp bạn lắng nghe cách có hiệu quả: - Nhìn vào mắt đối phương lắng nghe - Tương tác câu hỏi, câu cảm thán: “À”, “Sau sao?”, “Thật à?”, “Mình hiểu rồi.”, - Gật đầu lắng nghe - Tập trung vào câu chuyện - Sáng tạo Mỗi ngành nghề có yêu cầu nghề nghiệp khác nhau, nhiên sáng tạo đề cao lĩnh vực kỹ khó rèn luyện nhất, thân người sáng tạo khiếu Nhưng đừng vội thất vọng nhé, câu nói “Có cơng mài sắt có ngày nên kim” chưa sai đâu Sự sáng tạo đề cao lĩnh vực Bật mí cho bạn số cách để rèn luyện tư sáng tạo dễ thực đây: - Tìm kiếm nguồn cảm hứng nơi - Tìm nguồn tham khảo đáng tin tưởng cho lĩnh vực - Dựa vào tham khảo tự tạo nên khác biệt, bạn tự hình thành sáng tạo riêng - Dành thời gian cho nghệ thuật Dù cơng việc bạn có gì, nghệ thuật ln thứ mang tính chữa lành cao, giúp cho tâm hồn bạn trở nên nhẹ nhàng hơn, việc sáng tạo nâng cao - Tự tin - Năng động Trong buổi vấn bạn cho nhà tuyển dụng thấy tự tin lực thân động, hăng hái công việc, chắn bạn lấy nửa ý đấy! Vậy làm để trở nên tự tin động hơn? - Lựa chọn trang phục mà bạn cảm thấy yêu thích thoải mái - Giao tiếp mắt nhiều trò chuyện - Mỉm cười nói chuyện - Giữ bình tĩnh cách dừng lại hít thở sâu - Ln tư ngẩn cao đầu thẳng lưng - Có kiến thức vững “vũ khí quyền lực” tự tin Vì đừng ngừng việc học hỏi tìm tịi nhé, dù bạn tự ti điều cần có kiến thức thứ trở nên khác - Ln nghĩ phiên tốt thân không ngừng phát triển - Tích cực tham gia hoạt động xã hội, teamwork, Tự tin động hai yếu tố gây ấn tượng cho nhà tuyển dụng - Đặt mục tiêu Mọi hành trình khơng thể đến đích khơng có mục tiêu Chính thế, lập cho mục tiêu ngắn hạn, dài hạn tùy theo mục đích cơng việc Lên kế hoạch để đạt mục tiêu đó, rút ngắn thời gian tránh lan man, định hướng trình thực Đặt mục tiêu để tránh định hướng q trình làm việc - Làm việc nhóm Làm việc nhóm (teamwork), phương thức làm việc với nhiều người, mục đích, theo đuổi lý tưởng chung Làm việc nhóm giúp phát sinh nhiều ý tưởng mới, người đảm nhiệm phần công việc riêng, giảm áp lực công việc làm việc hiệu Tuy nhiên thực tế làm việc nhóm tránh khỏi trường hợp tranh cãi dẫn đến suất làm việc không hiệu Vậy làm cách để teamwork cách hiệu quả? Cùng xem nhé: - Loại bỏ - Sẵn sàng tiếp thu ý kiến khác - Luôn suy nghĩ đến mục tiêu chung suốt trình làm việc - Đi chơi gặp mặt để hiểu nhiều - Chia sẻ thiếu sót khen ngợi tốt - Phân chia công việc công bằng, với sở trường người Làm việc nhóm giúp giảm áp lực công việc, tạo nhiều ý tưởng - Khả lãnh đạo Khả lãnh đạo xem kỹ không dễ dàng để chinh phục, chứa nhiều u cầu cần có thời gian bồi dưỡng Người lãnh đạo không thiếu, thiếu người biết cách lãnh đạo Người lãnh đạo cần có tố chất sau: Kiên định, trung trực, kiến thức rộng mở, tâm tài đôi, Người lãnh đạo tốt người điểm mạnh, điểm yếu biết phát huy điểm cấp Người lãnh đạo không thiếu, thiếu người biết cách lãnh đạo - Quản lý thời gian Có thật có nhiều thời gian, ln miệng nói khơng có thời gian Câu trả lời chưa biết cách phân bổ thời gian cho hợp lý Bạn bị deadline (thời hạn chót hồn thành cơng việc) "đuổi theo sau", chúng hồn thành từ ngày trước, từ deadline không ám ảnh nhiều người Vậy làm để quản lý thời gian hợp lý? - Lên kế hoạch công việc phải làm ngày, xếp thứ tự ưu tiên - Tránh xa thiết bị dễ gây nhiễu tập trung bạn (điện thoại, laptop, tablet, ) trình làm việc - Hồn thành sớm deadline để có thời gian chỉnh sửa cần thiết - Ưu tiên cơng việc quan trọng, gặp nhiều khó khăn thực trước Sắp xếp thời gian hợp lý để làm việc có hiệu - Giải vấn đề Trong công việc sống lúc sn sẻ, có nhiều thời điểm gặp vấn đề rắc rối, khó khăn mà thân phải tự giải Đó lý giải vấn đề kỹ mà người cần phải có Thế nên, gặp khó khăn bạn đừng vội nản chí nhé, coi hội để bạn rèn luyện kỹ “Chỉ cần tâm hồn nắng, ngày giơng bão hóa màu xanh.” Hãy biến khó khăn thành hội để luyện tập kỹ - Hịa đồng - Thích nghi Hịa đồng thích nghi cặp đơi bổ sung cho Hòa đồng tạo nên thoải mái, cởi mở giao tiếp với Thích nghi việc tập quen dần với mơi trường sống hay làm việc học tập ngày Mỗi mang màu sắc khác nhau, phối hợp không thành màu đen tối tăm Vậy giải pháp gì? Tất gói gọn cụm từ chân thành học hỏi Chân thành mối quan hệ, thân mình, ln đối tốt với người xung quanh Học hỏi để trau dồi kiến thức tự tin "nơi ta tồn tại" Thích nghi để hịa đơng, hịa đồng để thích nghi Một số trường hợp áp dụng kỹ mềm Trường hợp 1: Bạn sinh viên trường gọi vấn, người vấn hỏi câu sau, bạn trả lời nào? "Nếu nhận em vào vị trí A tháng tơi trả cho em cao mức em deal, em làm với số tiền đó?" Theo bạn, dạng kỹ mềm nào? Đây kỹ giao tiếp Trường hợp cho nhà tuyển dụng thấy nhiệt tình muốn cống hiến bạn số tiền lương bạn nhận Bạn sử dụng số tiền để đầu tư vào thân, học tập nhiều hơn, biết nhiều dùng kiến thức vào công việc công ty Hãy để nhà tuyển dụng thấy chân thành nhiệt huyết từ bạn Trường hợp 2: Bạn đảm nhiệm vai trị nhóm trưởng dự án lớn Bạn làm với vai trị mình? Đầu tiên bạn phải người có khả lãnh đạo giải vấn đề Bên cạnh tìm hiểu điểm mạnh điểm yếu thành viên nhóm để phân chia cơng việc cho phù hợp với người Ngồi ra, với vai trị dẫn dắt nhóm, ln người cơng bằng, cơng tư phân minh tình từ truyền cảm hứng giúp thành viên nhóm làm việc đạt chất lượng tốt Vai trò người lãnh đạo quan trọng Trường hợp 3: Bạn người mới, phân vào nhóm làm việc hoạt động từ lâu, người thân từ trước? Bạn làm để làm việc với người cách hiệu quả? Vấn đề nhiều sinh viên gặp phải vừa trường Nhưng cần có kỹ vấn đề giải Hãy cởi mở giao tiếp, bắt chuyện làm quen với người cách chân thành Tìm hiểu văn hóa làm việc nhóm, cố gắng hồn thành cơng việc giao tốt Trong trường hợp bạn phải có kỹ làm việc nhóm mà cần có kỹ giao tiếp, hịa đồng thích nghi Khi người cảm nhận lịng bạn, việc thích nghi với môi trường dễ dàng Cố gắng hịa nhập thích nghi với mơi trường Từ điều thấy rằng, kiến thức chun mơn kỹ mềm chiếm phần quan trọng lớn sống công việc Như đầu tư cho kỹ thiết yếu để phục vụ cho vấn đề nhé! Phẩm chất nhân viên văn phòng Ngồi kỹ mềm cứng tính chất nhân viên văn phòng ba nội dung kỹ hành văn phịng Những tính chất tạo lề chuyên nghiệp môi trường làm việc động Cho nên không bạn chắn phải có từ ứng tuyển việc làm mà xây dựng thời gian thực công việc Do phẩm  chất tiêu chí đủ khơng phải tiêu chí cần cho hồn thiện kỹ hành văn phòng Những phẩm chất là: Năng động  Uyển chuyển  Duy trì tập trung  Kiên nhẫn   Hài lòng Chuyên nghiệp  Tháo vát  Tự tạo động lực  Chủ động Phụ lục: ... kiện để xuất hay nhập mặt hàng Ví dụ: Xuất gạo phải có hạn ngạch xuất khẩu, xuất khống sản phải có giấy phép, nhập thực phẩm phải có cơng bố ATTP… Đối với mặt hàng cụ thể có điều kiện xuất nhập. .. ngành logistics/ XNK (tham khảo) I Kiến thức Qui trình XNK/ Logistics (chính sách mặt hàng, điều kiện XNK) 1.1 Điều kiện XNK NHỮNG ĐIỀU KIỆN CẦN ĐỂ MỘT DOANH NGHIỆP XUẤT NHẬP KHẨU TẠI VIỆT NAM Xuất. .. điều kiện xuất nhập nên chuẩn bị trước nhập hàng về)  Cần có token để truyền tờ khai xuất nhập khẩu, khơng có chuẩn bị khơng kịp sử dụng dịch vụ đai lý khai thuê hải quan  Bộ hồ sơ xuất nhập cần