Hoàn thiện hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở Cty TNHH Huy Nam

Hoàn thiện hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở Cty TNHH Huy Nam.

Lời nói đầu

Quá trình chuyển sang nền kinh tế vận hành theo cơ chế thị trờng định ớng xã hội chủ nghĩa ở nớc ta đã tác động mạnh mẽ đến hoạt động sản xuất kinh doanh trong các doanh nghiệp Trong đó, cơ chế mà cấu thành là hệ thống kích thích vật chất thông qua tiền lơng đối với lao động đã có thay đổi lớn Tuy nhiên nhìn về những vấn đề cơ bản trong nền sản xuất hàng hoá thì lao động vẫn là yếu tố quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh Nhất là trong tình hình hiện nay nền kinh tế thế giới bắt đầu chuyển sang nền kinh tế tri thức thì lao động có trí tuệ có kiến thức, có kỹ thuật cao là nhân tố hàng đầu Muốn quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục thì ngời lao động phải đợc tái sản xuất sức lao động Tiền lơng mà doanh nghiệp trả cho ngời lao động đợc dùng để bù đắp sức lao động mà ngời bỏ ra, xét về mối quan hệ thì lao động và tiền lơng có quan hệ mật thiết lẫn nhau.

h-Trong công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, tiền lơng đợc sử dụng nh một phơng tiện quan trọng “đòn bảy kinh tế” Nó động viên ngời lao động sản xuất kinh doanh tăng thêm sự quan tâm của ngời lao động đến sản phẩm cuối cùng, nâng cao năng suất lao động, hạ giá thành sản phẩm, đảm bảo tính cạnh tranh trong thơng trờng.

Công ty TNHH Huy Nam chuyên lĩnh vực cung cấp vật liệu xây dựng tổng hợp và thi công các hạng mục công trình Tuy mới thành lập nhng Công ty đã sớm biết vận dụng cơ chế thị trờng vào trong kinh doanh để đa lại hiệu quả kinh tế cao Trong Công ty vấn đề về lao động và sử dụng lao động vấn đề về tiền lơng luôn đợc các nhà lãnh đạo quan tâm Qua thời gian thực tập tại Công ty dựa vào iến thức đã học và quá trình xem xét kết quả về tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh trong lĩnh vực lao động tiền lơng tại Công ty TNHH Huy Nam em xin viết

chuyên đề tốt nghiệp với tên là: Hoàn thiện hạch toán kế toán tiền l“ ơng và các khoản trích theo lơng ở Công ty TNHH Huy Nam” Với mục đích của chuyên

đề là dựa vào những nhận thức chung về quản lý lao động tiền lơng trong cơ chế thị trờng để phân tích trình bày những vấn đề cơ bản của công tác tiền lơng và

các khoản trích theo lơng ở Công ty đồng thời đánh giá và đa ra một số kiến nghị để hoàn thiện công tác quản lý lao động tiền lơng đối với Công ty.

Nội dung chuyên đề gồm các phần sau:

Phần I: Tổng quan về tình hình Công ty TNHH Huy Nam.

Phần II: Thực trạng hạch toán kế toán tiền lơng và các khoản trích theo

lơng tại Công ty TNHH Huy Nam.

Phần III: Phơng hớng hoàn thiện hạch toán tiền lơng tại Công ty TNHH

Huy Nam.

Trong quá trình làm chuyên đề tốt nghiệp em đã đợc sự quan tâm hớng dẫn tận tình của thầy giáo Trần Đức Vinh, và các bác, các cô chú và anh chị trong Công ty đặc biệt trong phòng Tài vụ đã tạo điều kiện cho em hoàn thành chuyên đề này Em xin chân thành cảm ơn và mong nhận đợc sự góp ý của các thầy cô giáo để em có thể nâng cao chất lợng đề tài cũng nh hiểu sâu hơn nữa về công tác kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng.

Công ty TNHH Huy Nam đợc thành lập do 02 thành viên góp vốn với số vốn góp ban đầu của các thành viên là 1.000.000.000đ (Một tỷ đồng chẵn) Thành viên gồm: Lê Anh Niên & Ngô thị Kim Huệ.

Tên Công ty là: Công ty TNHH Huy Nam Tên giao dịch: Huy Nam Company limited

Trụ sở của: Số 617 Nguyễn Văn Cừ, phờng Gia Thuỵ, Quận Long Biên, Hà Nội.

Số điện thoại : +84 4 8272111Số fax: +84 4 8272111

Đại diện pháp nhân: Ngô thị Kim Huê

Từ khi thành lập cho tới nay, Công ty TNHH Huy Nam đã 3 lần thay đổi giấy phép kinh doanh bao gồm:

- Lần 1 - Khi bắt đầu đăng ký kinh doanh vào 09/09/2003- Lần 2 - vào năm 2005

Ngay từ khi khởi nghiệp, Công ty TNHH Huy Nam tập trung vào ngành nghề kinh doanh chính là buôn bán vật liệu xây dựng và trang thiết bị nội thất Tuy nhiên, với mục tiêu "phát triển bền vững", Công ty thực hiện phơng châm kinh doanh đa ngành nghề và hoạt động trong phạm vi cả nớc.

Với mục tiêu trên, từ khi thành lập cho tới nay, công ty đã 3 lần thay đổi giấy phép kinh doanh để bố sung thêm ngành nghề kinh doanh trong giấy phép của mình theo đúng phơng châm mà công ty đã đề ra ngay từ ban đầu; cụ thể là:

- Lần 1 vào 09/09/2003, Công ty TNHH Huy Nam đợc thành lập với ngành nghề đăng ký trong giấy phép kinh doanh bao gồm:

 Buôn bán vật liệu xây dựng và trang thiết bị nội ngoại thất. Dịch vụ lắp đặt thiết bị, các sản phẩm Công ty kinh doanh Vận tải hàng hoá

 Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hoá.

- Đến năm 200, do nhu cầu phát triển của công ty và nhu cầu khai thác thêm tiềm năng của ngành nghề mới, Công ty TNHH Huy Nam đã xin thay đổi giấy phép kinh doanh để bổ sung thêm ngành nghề kinh doanh mới là: Với việc đăng ký thêm ngành nghề mới này, công ty đã đẩy số ngành nghề mà công ty kinh doanh lên con số là 05 bao gồm:

 Buôn bán vật liệu xây dựng và trang thiết bị nội ngoại thất. Dịch vụ lắp đặt thiết bị, các sản phẩm Công ty kinh doanh Vận tải hàng hoá

 Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hoá. Dịch vụ cho thuê kho tàng, bến bãi. Dịch vụ xúc tiến thơng mại

 Vận tải hàng hoá, vận tải hành khách bằng ôtô theo hợp đồng.

- Không dừng lại ở con số kinh doanh trên 05 ngành nghề, đến tháng 8 năm 2007 (13/08/2007), Huy Nam một lần nữa xin thay đổi giây phép kinh doanh với việc đăng ký thêm ngành nghề kinh doanh bao gồm:

 Buôn bán vật liệu xây dựng và trang thiết bị nội ngoại thất. Dịch vụ lắp đặt thiết bị, các sản phẩm Công ty kinh doanh Vận tải hàng hoá

 Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hoá. Dịch vụ cho thuê kho tàng, bến bãi.

 Dịch vụ xúc tiến thơng mại

 Vận tải hàng hoá, vận tải hành khách bằng ôtô theo hợp đồng.

1.1.3 Tình hình hoạt động của đơn vị trong năm 2008 1.1.3.1 Tình hình tài chính của Công ty.

Công ty TNHH Huy Nam đợc thành lập theo giấy đăng ký kinh doanh số 0102031854 do Sở Kế hoạch và Đầu t Hà Nội cấp ngày 17/8/2007 với ngành nghề kinh doanh chủ yếu là xây dựng các hạng mục công trình và cung cấp các thiết bị của ngành vật liệu xây dựng Kể từ khi bắt đầu đi vào hoạt động Công ty đã nhanh chóng xác định cho mình một hớng dẫn đi đúng đắn, đảm bảo phù hợp với ngành nghề của Công ty Tính đến hết Quý một của năm 2008 Công ty TNHH Huy Nam đã đạt kết quả về mặt hoạt động kinh doanh là khá khả quan Tạo tiền đề tốt cho Công ty tiếp tục phát triển ở những năm tiếp theo.

Bảng tài sản và nguồn vốn Quý 1 năm 2008

Đơn vị: Đồng

I Tổng cộng tài sản (01 = 02 + 09)011.649.000.0001 Tài sản lu động và đầu t ngắn hạn021.474.000.000Trong dó: - Các khoản phải thu03924.000.000

Trong hàng tồn kho

+ Chi phí SXKD dở dang05+ Thành phẩm tồn kho06

1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Huy Nam

Công ty TNHH Huy Nam là một loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ Do đó, bộ máy quản lý của Công ty đợc tổ chức hợp lý sao cho phù hợp với quy mô của Công ty Sự phù hợp đã giúp bộ máy quản lý phát huy đợc vai trò quan trọng trong việc điều hành, phối hợp các hoạt động của Công ty trong tất cả các lĩnh vực.

Bộ máy quản lý của Công ty đợc tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng Bên cạnh hệ thống chỉ huy là Giám đốc, các Phó giám đốc thờng có các bộ phận tham mu nh các phòng chức năng Tuy nhiên, quyền quyết định vẫn thuộc về Giám đốc của đơn vị.

Sơ đồ: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Huy Nam

Ban Giám đốc do hội đồng thành viên bầu ra gồm có Giám đốc và các Phó Giám đốc chuyên trách Trong đó Giám đốc là ngời của Hội đồng thành viên và là ng-ời đại diện pháp nhân của Công ty, chịu trách nhiệm về mọi mặt Thay mặt cho Công ty trong các Giao dịch thơng mại là ngời có quyền diều hành cao nhất trong Công ty Giám đốc Công ty có các quyền và nhiệm vụ sau:

- Tiếp tục vốn, sử dụng hiệu quả và phát triển vốn.

- Điều hành hoạt động kinh doanh của Công ty, chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty.

- Tổ chức việc xây dựng các định mức kinh tế, tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thực hiện các định mức này trong Công ty.

- Giám đốc có quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thởng toàn bộ cán bộ công nhân viên trong Công ty.

- Xây dựng phơng án, tổ chức bộ máy quản lý, điều chỉnh và phát triển bộ máy quản lý của Công ty Trực tiếp phụ trách công tác kế hoạch đầu t và phát triển, công tác kinh doanh, tuyển dụng lao động, công tác tài chính kế toán - Xây dựng…quy chế lao động, quy chế khen thởng, kỷ luật trong Công ty.

- Thực hiện nghĩa vụ nộp thuế và các khoản phải nộp khác theo quy định của Nhà nớc, lập, phản ánh và phân phối lợi nhuận sau thuế.

- Chịu sự kiểm tra, giám sát của các cơ quan Nhà nớc có thẩm quyền đối với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty.

- Chịu trách nhiệm trớc các cổ đông của Công ty về tình hình hoạt động, sản xuất kinh doanh của Công ty…

Phó Giám đốc Công ty là bộ phận tham mu cho Giám đốc Công ty, trong việc điều hành doanh nghiệp, theo sự phân công và uỷ quyền của Giám đốc Công ty Chịu trách nhiệm trớc Giám đốc Công ty và pháp luật về nhiệm vụ đợc giao.

Hiện nay Công ty có 03 Phó giám đốc, đó là: Phó Giám đốc kinh doanh, Phó Giám đốc tài chính và Phó Giám đốc nội chính.

Phó Giám đốc kinh doanh: là ngời chịu trách nhiệm trớc Giám đốc về tình hình kinh doanh của Công ty và trực tiếp phụ trách các mặt công tác nh:

- Chỉ đạo việc việc phân phối hàng hoá cho các đại lý.- Giám sát việc thi công cấp hàng vào các dự án, công trình.

- Công tác tổ chức quản lý các cán bộ công nhân viên làm việc theo đúng ngành nghề, chức năng…

Phó Giám đốc tài chính: là ngời đại diện cho Giám đốc và giúp Giám đốc trong việc lập và quản lý các dự án, các công trình xây dựng của Công ty Lập các chi phí cho từng đơn hàng cụ thể đối với từng đại lý, và các dự án mà Giám đốc giao.

Phó Giám đốc nội chính: Là ngời đợc Giám đốc uỷ quyền chịu trách nhiệm trực tiếp phụ trách tình hình chung của Công ty nh: Công tác hành chính y tế, công tác thi đua khen thởng hay kỷ luật, công tác tuyển dụng nhân sự…

Tại Công ty hiện có 03 phòng chức năng, mỗi phòng có một nhiệm vụ riêng Gồm: Phòng Tài vụ, Phòng hành chính và Phòng kinh doanh.

1.2.2 Phòng tài vụ:

Là phòng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc Công ty và có trách nhiệm phản ánh, theo dõi tình hình tài sản, sự biến động của tài sản trong quan hệ với nguồn vốn Đồng thời cung cấp chính xác, kịp thời thông tin tài chính phục vụ công tác ra quyết định của nhà quản lý Trên cơ sở các nghiệp vụ kế toán đợc chứng minh bởi các chứng từ gốc, các nhân viên trong phòng tài vụ sẽ phản ánh vào các loại sổ sách theo đúng chế độ kế toán Đứng đầu phòng tài vụ là kế toán trởng (trởng phòng tài vụ) có nhiệm vụ điều hành và tổ chức công việc trong phòng tài vụ, hớng dẫn hạch toán kiểm tra tính toán ghi chép sổ sách kế toán.

1.2.3 Phòng hành chính quản trị:

Là bộ phận thực hiện công tác quản lý và hành chính Bộ phận này có tác dụng phục vụ và tạo điều kiện cho các phòng ban, các đơn vị, các tổ chức đoàn thể thực hiện đợc nhiệm vụ đợc giao Phòng hành chính của Công ty là bộ phận có thể bố trí sắp xếp cán bộ quản lý, việc mua sắm các thiết bị văn phòng phẩm, quản lý văn th lu trữ Ngoài ra phòng hành chính còn phụ trách công tác tuyển mộ, tuyển chọn nhân lực, đào tạo trình độ cho cán bộ công nhân viên của Công ty Phụ trách công tác cán

bộ, công tác tiền lơng và một số mặt khác Đứng đầu phòng hành chính là trởng phòng hành chính và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Phó Giám đốc nội chính.

Phó Giám đốc nội chính có nhiệm vụ tham mu cho Giám đốc Công ty về tổ chức quản lý và thực hiện công tác hành chính quản trị của Công ty.

Trởng phòng hành chính có nhiệm vụ giúp Phó Giám đốc thực hiện các công tác tổ chức bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh, công tác cán bộ, công tác lao động, công tác chế độ nâng bậc lơng, công tác thi đua khen thởng, kỷ luật của Công ty và chịu trách nhiệm trớc Giám đốc về hoạt động của Phòng.

1.2.4 Phòng kinh doanh.

Chịu sự theo dõi trực tiếp của Phó Giám đốc kinh doanh có chức năng theo dõi quản lý tình hình bán hàng của Công ty, lập ra các kế hoạch về nhu cầu hàng hoá để Công ty có kế hoạch cung cấp hàng hoá ra thị trờng kịp thời

Trởng phòng là ngời đứng đầu phòng kinh doanh, chịu trách nhiệm trớc Giám đốc về tình hình hoạt động của phòng.

2 Tổ chức công tác kế toán của Công ty TNHH Huy Nam.2.1 Bộ máy kế toán của công ty

2.1.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của công ty

Do phơng châm kinh doanh đa ngành nghề, đa sở hữu vốn, hoạt động trong phạm vi cả nớc nên Công ty TNHH Huy Nam cũng có 1 hình thức tổ chức bộ máy kế toán cũng hết sức đa dạng và đặc trng.

Là một công ty hoạt động trong lĩnh vực phân phối các thiết bị về ngành xây dựng nên tổ chức bộ máy kế toán của công ty mang đặc điểm tổ chức đặc trng của một đơn vị kinh doanh thơng mại đó là:

- Đối tợng hạch toán chi phí là các khoản chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, các khoản chi phí dự phòng rủi ro

- Đối tợng tính giá vốn hàng bán dựa trên việc tập hợp các khoản chi phí cho việc mua nguyên vật liệu đầu vào, các biến động giá của thị truờng

2.1.2 Nhiệm vụ của phòng kế toán

- Phản ánh, báo cáo với Ban lãnh đạo Công ty các vấn đề kế toán phát sinh trong kinh doanh nh tình hình bán hàng, thu hồi công nợ, nợ khó đòi, hàng tồn kho, kế hoạch chi trả tiền

- Phản ánh chi tiết, tổng hợp các khoản chi phí phát sinh trong kinh doanh

- Thanh toán kịp thời công nợ

- Thực hiện nghiêm túc nguyên tắc kế toán các chỉ tiêu kinh doanh sao cho đúng pháp lệnh của Nhà nớc ban hành.

2.1.3 Cơ cấu tổ chức của phòng kế toán2.1.3.1 Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty

Sơ đồ 2.1.2.1: Bộ máy kế toán của công ty.Kế toán trưởng

Kế toán bán hàng

2.1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận

Bộ máy kế toán của Công ty đợc tổ chức theo mô hình tập trung Đứng đầu bộ máy là kế toán trởng – Trởng phòng tài vụ.

Kế toán trởng là ngời đại diện của Phòng Tài vụ trong quan hệ và Giám đốc, Phó Giám đốc và các phòng ban khác trong đơn vị Kế toán trởng là ngời có trình độ, có thâm niên công tác, có kinh nghiệm đặc biệt là đợc đào tạo chuyên ngành tài chính kế toán và chơng trình kế toán trởng Kế toán trởng có nhiệm vụ điều hành và tổ chức hoạt động trong phòng kế toán tài vụ, hớng dẫn hạch toán, kiểm tra việc tính toán ghi chép tình hình hoạt động của Công ty trên cơ sở những chế độ chính sách đã đợc Nhà nớc quy định Kế toán trởng có nhiệm vụ cập nhập đợc các thông tin mới về kế toán tài chính cho các cán bộ kế toán trong Công ty, nâng cao trình độ cho cán bộ kế toán trong Công ty.

Kế toán tổng hợp – Phó phòng tài vụ: là ngời chịu trách nhiệm chính về công tác hạch toán kế toán tại Công ty Trực tiếp kiểm tra và giám sát quá trình thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin cho các đối tợng khác nhau Kế toán tổng hợp còn phải th-ờng xuyên kiểm tra đối chiếu chi tiết và tổng hợp, đồng thời hỗ trợ kế toán trởng trong việc vận dụng hệ thống tài khoản phù hợp và định kỳ lập các báo cáo tài chính tổng hợp theo quy định và báo cáo đột xuất theo yêu cầu của công tác quản lý.

Kế toán lơng và các khoản trích theo lơng có nhiệm vụ tổng hợp tiền lơng và các khoản trích theo lơng từ các số liẹu về số lợng, thời gian lao động, đồng thời phân bổ chi phí tiền lơng theo đúng đối tợng sử dụng

Kế toán thuế: có nhiệm vụ theo dõi và phản ánh tình hình thanh toán các khoản phải thu, phải trả đối với những cá nhân trong và ngoài đơn vị Đồng thời kê khai đúng các khoản thuế phải nộp, phản ánh kịp thời số thuế đã nộp tạm thời cho Nhà nớc hoặc số chính thức Đẩy mạnh việc thanh toán với Nhà nớc đảm bảo đúng thời gian quy định.

Kế toán tập hợp chi phí – tính giá thành có nhiệm vụ theo dõi kiểm tra việc phân bổ các chi phí trong kỳ nhằm đa ra đợc giá vốn hàng bán, giá bán trên thị trờng Cuối kỳ có nhiệm vụ lập ra các báo cáo cáo tổng hợp chi phí giá thành, tổng hợp giá vốn hàng bán

Kế toán ngân hàng là ngời chịu trách nhiệm về xử lý các nghiệp vụ có liên quan đến vốn bằng tiền nh: Tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển Hàng ngày kế toán tiền mặt phản ánh tình hình thu chi tiền mặt, giám sát việc chấp

hành định mức tồn quỹ tiền mặt, đối chiếu tiền mặt tại quỹ và tiền mặt ghi trong sổ sách, phát hiện và xử lý kịp thời các sai phạm về tiền mặt Ngoài ra, kế toán ngân hàng còn phải kiểm tra tình hình biến động tăng, giảm về tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển.

Kế toán công nợ: Là ngời chịu trách nhiệm theo dõi các khoản phải thu, phải trả và phản ánh tình hình các khoản phải thu, phải trả phát sinh trung kỳ và luỹ kế từ các kỳ trớc.

Kế toán bán hàng có nhiệm vụ hàng ngày phải tập hợp tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong ngày, trong tháng, về tình hình bán hàng tại cửa hàng của Công ty Định kỳ kế toán phải lập các bảng kê tổng hợp và đa số liệu về phòng tài vụ của Công ty.

Thủ quỹ là ngời trực tiếp quản lý tiền mặt tại quỹ của Công ty, hàng ngày lập các báo cáo quỹ đồng thời phải liên tục kiểm tra và so sánh số tiền mặt thực tế tại quỹ vơí số tiền mặt đợc phản ánh trên sổ sách để tìm ra và giải quyết những sai phạm trong quản lý tiền mặt.

2.2 Hệ thống chứng từ tại Công ty TNHH Huy Nam

2.2.1 Hình thức kế toán tại Công ty TNHH Huy Nam.

2.2.1.1 Sơ đồ tổng hợp hình thức kế toán tại Công ty.

Trên cơ sở các tài khoản sử dụng, nội dung và quy mô của Công ty Để thuận tiện và phù hợp trong quá trình hạch toán kế toán Công ty đã lựa chọn hình thức kế toán chứng từ ghi sổ làm hình thức kế toán cho Công ty mình.

- Chứng từ ngân hàng: đợc đánh số từ 1 đến n và đợc tập hợp hàng tháng hoặc hàng quý Đây là những chứng từ có liên quan đến việc trao đổi, giao dịch với ngân hàng nh: Giấy báo nợ, giấy báo có của ngân hàng và các chứng từ khác nh bảng kê nộp tiền, uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi.

- Chứng từ thanh toán: đợc đánh số từ 1 đến n gồm hoá đơn thanh toán vật t, hàng hoá dịch vụ mua ngoài, hồ sơ quyết toán với trờng hợp tự gia công chế biến và

Sổ cái

Bảng cân đối tài khoản

Bảng tổng hợp chi tiết

Báo cáo kế toán

Ghi hàng ngày (Định kỳ)Ghi cuối tháng

Quan hệ đối chiếu

các chứng từ có liên quan nh hợp đồng thanh lý hàng hoá, bảng kê chứng từ thanh toán…

- Chứng từ vật t, vật liệu: bao gồm phiếu nhập vật t, phiếu xuất vật t, bảng phân bổ vật liệu, công cụ, dụng cụ…

- Chứng từ kế toán khác: là những chứng từ không bao gồm các loại chứng từ nh trên nh: bảng tính và phân bổ khấu hao, bảng tính và phân bổ tiền lơng…

2.2.1.3 Phơng pháp hạch toán.

Căn cứ vào các chứng từ kế toán phát sinh, thì kế toán sẽ phản ánh vào các loại sổ kế toán chi tiết và các chứng từ ghi sổ theo từng loại nghiệp vụ Trên cơ sở của bảng tổng hợp chứng từ kế toán để lập chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ sau khi đã lập xong chuyển cho kế toán trởng hoặc phụ trách kế toán ký duyệt rồi chuyển cho kế toán tổng hợp đăng ký vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và ngày vào chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ chỉ sau khi ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ mới đợc sử dụng để ghi vào sổ cái và các sổ thẻ kế toán chi tiết.

Sau khi phản ánh tất cả chứng từ ghi sổ đã lập trong tháng vào sổ cái, kế toán tiến hành cộng số phát sinh nợ, số phát sinh có và tính ra số d cuối tháng của từng tài khoản Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu trên sổ cái đợc sử dụng để lập bảng “Cân đối kế toán”.

Đối với các khoản phải mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì chứng từ kế toán, bảng tính tổng hợp chứng từ kế toán kèm theo chứng từ ghi sổ là căn cứ để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết theo yêu cầu của từng tài khoản Cuối tháng tiến hành cộng các sổ thẻ kế toán chi tiết lấy kết quả lập bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản tổng hợp để đối chiếu với số liệu trên sổ cái của tài khoản đó Các bảng tổng hợp chi tiết của từng tài khoản sau khi đối chiếu đợc dùng làm căn cứ lập báo cáo tài chính.

Đối với cửa hàng thì định kỳ hoặc cuối tháng, kế toán cửa hàng tiến hành tập hợp các chứng từ phát sinh vào các bảng kê tổng hợp và đa về phòng tài vụ kèm theo chứng từ gốc Các bảng kê gồm: Tờ kê thanh toán chứng từ hoá đơn thanh toán chi phí tại phòng tài vụ của chủ yếu các kế toán viên có nhiệm vụ tiếp nhận, kiểm tra,…xem xét tính hợp lý của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kiểm tra việc tính toán của cửa hàng gửi về đa vào hạch toán và ghi sổ chi tiết.

2.3 Hệ thống tài khoản kế toán công ty áp dụng

áp dụng hế thống tài khoản Việt nam trong công tác hạch toán kế toán nhng với đặc thù của một công ty tập trung vào kinh doanh nguyên vật liệu xây dựng và trang thiết bị nội ngoại thất Công ty TNHH Huy Nam chủ yếu áp dụng một số tài khoản kế toán nh sau:

- Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng để phản ánh chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá Chi phí này đợc sử dụng với 6 tài khoản cấp 2.

•TK 6411 - Chi phí nhân viên, theo dõi toàn bộ lơng chính, lơng phụ và các khoản phụ cấp có tính chất tiền lơng Các khoản tính cho quỹ bảo hiễm xã hội, bảo hiểm y tế của nhân viên bán hàng, đóng gói, vận chuyển

•TK 6412 - Chi phí vật liệu, bao bì Bao gồm các chi phí vật liệu liên quan đến bán hàng chẳng hạn nh vật liệu bao gói, vật liệu dùng cho lao động của nhân viên

•TK 6413 - Chi phí dụng cụ đồ dùng, là các loại cho dụng cụ cân, đong, đo đếm phục vụ cho bán hàng.

•TK 6414 - Chi phí khấu hao TSCĐ Là chi phí khấu hao tài sản ở bộ phận bán hàng ( nhà cửa, kho tàng, vận chuyển, bến bãi).

•TK - 6417 Chi phí dịch vụ mua ngoài Là các dịch vụ mua ngoài sửa chữa TSCĐ, tiền thuê kho, thuê bãi, tiền thuê bốc vác, vận chuyển hàng hoá, tiền hoa hồng cho đại lý bán hàng

•TK - 6418 Chi phí bằng tiền khác Là các chi phí khác phát sinh trong khi bán hàng, ngoài các chi phí kể trên nh chi phí tiếp khách, chi phí giới thiệu sản phẩm, hàng hóa, quảng cáo, chào hàng, chi phí hội nghị khách hàng

- TK - 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp Là khoản chi phí có liên quan chung đến toàn bộ hoạt động của cả doanh nghiệp, nó bao gồm nhiều loại nh chi phí quản lý kinh doanh, quản lý hành chính, quản lý chung khác

- Các tài khoản liên quan đến nghiệp vụ mua bán hàng nh TK352, TK 515, TK 635, TK331, TK 157, TK 156, TK 155, TK 152, TK153, TK 151, TK611, TK111, TK 112

- Bên cạnh các tài khoản mang tính đặc trng của ngành nghề kinh doanh, Công ty TNHH Huy Nam cũng áp dụng hệ thống tài khoản Việt nam cho những nghiệp vụ kế toán mang tính chung cho toàn bộ các doanh nghiệp nh các tài khoản liên quan đến việc hạch toán lơng hàng tháng cho cán bộ công nhân viên, các khoản chi phí chung …

2.4 Hệ thống sổ kế toán sử dụng tại công ty TNHH Huy Nam

2.4.1 Hệ thống sổ kế toán sử dụng:

Để phù hợp với quy mô cũng nh điều kiện thực tế, Công ty TNHH Huy Nam đã áp dụng hình thức hạch toán chứng từ ghi sổ Các loại sổ của hình thức này gồm có:

+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.+ Sổ chi tiết các tài khoản.

+ Sổ cái TK334 - TK338.+ Bảng tổng hợp chi tiết.2.4.2 Trình tự ghi sổ

- Hàng ngày căn cứ vào chứng từ ghi gốc hoặc bảng chứng từ gốc, kế toán lập chứng từ ghi sổ Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sau đó đợc dùng để ghi vào sổ cái Các chứng từ gốc sau khi lập chứng từ ghi sổ đợc dùng để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết.

- Cuối tháng phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính tổng số phát sinh Nợ, Có, số d của từng tài khoản trên sổ cái Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh.

Sau khi đối chiếu đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết, lập các báo cáo tài chính.

•Mẫu sổ.

Chứng từ ghi sổ

Trích yếu Số hiệu tài khoảnNợ Có Số tiềnNợ Có

Kèm theo chứng từ gốcNgời lập

(Ký, họ tên) Kế toán trởng(Ký, họ tên)

Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

Bộ (Sở): Năm Đơn vị:

Ngày tháng năm Ngời ghi sổ

(Ký, họ tên) Kế toán trởng(Ký, họ tên) Thủ trởng đơn vị(Ký tên, đóng dấu)

Sổ cái

Bộ (Sở) Đơn vị: Năm 200 Tài khoản Ngày tháng ghi sổ

Chứng từ ghi sổ

Số hiệu Ngày tháng Số hiệu diễn giải

Số hiệu TK đối ứng

Số phát sinh

- Số d đầu tháng- Cộng phát sinh.- Số d cuối tháng.- Cộng luỹ kế từ đầu quý.

Ngày tháng năm Ngời ghi sổ

(Ký, họ tên) Kế toán trởng(Ký, họ tên) Thủ trởng đơn vị(Ký tên, đóng dấu)

2.5 Hệ thống báo cáo kế toán của Công ty TNHH Huy Nam

- Báo cáo quyết toán (theo quý, năm).- Bảng cân đối kế toán (theo quý, năm).

- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (theo quý, năm).- Bảng cân đối tài khoản (theo quý, năm)

- Tờ khai chi tiết doanh thu, chi phí, thu nhập (theo năm).- Quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (theo năm).- Quyết toán thuế giá trị gia tăng (theo năm).

- Thuyết minh báo cáo tài chính (cuối năm)

Các báo cáo tài chính trên đợc gửi vào cuối mỗi quý của niên độ kế toán và ợc gửi tới các cơ quan sau:

đ-+ Cơ quan cấp chủ quản

+ Chi cục tài chính doanh nghiệp.+ Cục thống kê.

+ Cục thuế.

Ngoài ra công ty còn sử dụng một số loại báo cáo nội bộ nh: Báo cáo các khoản phải thu, phải trả, tình hình công nợ, tình hình xuất nhập khẩu các sản phẩm, hàng hoá, phân tích kết quả về tài chính và các hoạt động kinh doanh trong xuất nhập khẩu các mặt hàng của công ty Các báo cáo này sẽ đợc gửi tới Ban Giám đốc công ty.

Công ty TNHH Huy Nam là một Công ty không có vốn của Nhà nớc, mang tính chất là một doanh nghiệp t nhân Tiền thân của Công ty ban đầu chỉ là một cửa hàng bán lẻ chuyên thực hiện việc buôn bán các nguyên vật liệu của ngành xây dựng Đến năm 2007 thì Công ty TNHH Huy Nam chính thức thành lập theo giấy đăng ký kinh doanh số 0102031854 do Sở Kế hoạch và Đầu t Hà Nội cấp ngày 17/8/2007 với ngành nghề kinh doanh chủ yếu là xây dựng các hạng mục công trình và cung cấp các thiết bị của ngành vật liệu xây dựng

Công ty TNHH Huy Nam đợc thành lập do 02 thành viên góp vốn với số vốn góp ban đầu của các thành viên là 1.800.000.000đ (Một tỷ tám trăm triệu đồng chẵn)

Tên gọi của Công ty là: Công ty TNHH Huy Nam

Tên giao dịch: Duc Anh contruction material & Equipment Company limited

Tên viết tắt: Duc Anh Material Co.,Ltd

Trụ sở của Công ty TNHH Huy Nam : 113 Hoàng Quốc Việt, phờng Nghĩa Đô, Quận Cầu Giấy, Hà Nội.

Công ty là một doanh nghiệp t nhân, hạch toán độc lập, có t cách pháp nhân, có con dấu riêng và tài khoản riêng mở tại Ngân hàng Đầu t phát triển - Chi nhánh Cầu Giấy

* Các ngành nghề kinh doanh chính của Công ty gồm có:

- Xây dựng dân dụng, công nghiệp, thuỷ lợi và công trình giao thông.- Lắp đặt trang thiết bị cho các công trình xây dựng.

- Mua bán thiết bị và nguyên vật liệu ngành xây dựng.- Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hoá.

- T vấn đầu t và chuyển giao công nghệ.- Trang trí nội, ngoại thất

- Uỷ thác xuất nhập khẩu.

- Mua bán, cho thuê thiết bị, máy móc ngành xây dựng và giao thông.* Đặc điểm tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty.

Công ty TNHH Huy Nam đợc thành lập theo giấy đăng ký kinh doanh số 0102031854 do Sở Kế hoạch và Đầu t Hà Nội cấp ngày 17/8/2007 với ngành nghề kinh doanh chủ yếu là xây dựng các hạng mục công trình và cung cấp các thiết bị của ngành vật liệu xây dựng Kể từ khi bắt đầu đi vào hoạt động Công ty đã nhanh chóng xác định cho mình một hớng dẫn đi đúng đắn, đảm bảo phù hợp với ngành nghề của Công ty Tính đến hết Quý một của năm 2008 Công ty TNHH Huy Nam đã đạt kết quả về mặt hoạt động kinh doanh là khá khả quan Tạo tiền đề tốt cho Công ty tiếp tục phát triển ở những năm tiếp theo.

Bảng tài sản và nguồn vốn Quý 1 năm 2008

Đơn vị: Đồng

I Tổng cộng tài sản (01 = 02 + 09)011.649.000.0001 Tài sản lu động và đầu t ngắn hạn021.474.000.000

Trong hàng tồn kho

+ Chi phí SXKD dở dang05+ Thành phẩm tồn kho06

thị Mỹ Đình và một số công trình khác Ngoài ra Công ty còn đang thực hiện một số dự án hoàn thiện các khu nhà liền kề trực thuộc Công ty phát triển nhà Hà Nội

1 2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Huy Nam.

Công ty TNHH Huy Nam là một loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ Do đó, bộ máy quản lý của Công ty đợc tổ chức hợp lý sao cho phù hợp với quy mô của Công ty Sự phù hợp đã giúp bộ máy quản lý phát huy đợc vai trò quan trọng trong việc điều hành, phối hợp các hoạt động của Công ty trong tất cả các lĩnh vực.

Bộ máy quản lý của Công ty đợc tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng Bên cạnh hệ thống chỉ huy là Giám đốc, các Phó giám đốc thờng có các bộ phận tham mu nh các phòng chức năng Tuy nhiên, quyền quyết định vẫn thuộc về Giám đốc của đơn vị.

Sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty TNHH Huy Nam

Sơ đồ tổ chức Công ty tnhh thiết bị & vlxd đức anh

Đứng đầu Công ty là Hội đồng thành viên, Ban Giám đốc, Phó Giám đốc và các phòng chức năng.

Hội đồng thành viên đó là cơ quan quản lý của Công ty, do đại hội đồng thành viên của Công ty ra quyết định Hội đồng thành viên, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, lợi ích của Công ty Hội đồng thành viên gồm 02 thành viên là cổ đông sáng lập ra Công ty và do 01 Chủ tịch Hội đồng thành viên điều hành, hoạt động theo nguyên tắc tập thể.

Ban Giám đốc do hội đồng thành viên bầu ra gồm có Giám đốc và các Phó Giám đốc chuyên trách Trong đó Giám đốc là ngời của Hội đồng thành viên và là ngời đại diện pháp nhân của Công ty, chịu trách nhiệm về mọi mặt Thay mặt cho Công ty trong các Giao dịch thơng mại là ngời có quyền diều hành cao nhất trong Công ty Giám đốc Công ty có các quyền và nhiệm vụ sau:

- Tiếp tục vốn, sử dụng hiệu quả và phát triển vốn.

- Điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.

- Tổ chức việc xây dựng các định mức kinh tế, tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thực hiện các định mức này trong Công ty.

- Giám đốc có quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thởng toàn bộ cán bộ công nhân viên trong Công ty.

- Xây dựng phơng án, tổ chức bộ máy quản lý, điều chỉnh và phát triển bộ máy quản lý của Công ty Trực tiếp phụ trách công tác kế hoạch đầu t và phát triển, công tác kinh doanh, tuyển dụng lao động, công tác tài chính kế toán…

- Xây dựng quy chế lao động, quy chế khen thởng, kỷ luật trong Công ty.- Thực hiện nghĩa vụ nộp thuế và các khoản phải nộp khác theo quy định của Nhà nớc, lập, phản ánh và phân phối lợi nhuận sau thuế.

- Chịu sự kiểm tra, giám sát của các cơ quan Nhà nớc có thẩm quyền đối với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty.

- Chịu trách nhiệm trớc các cổ đông của Công ty về tình hình hoạt động, sản xuất kinh doanh của Công ty…

Phó Giám đốc Công ty là bộ phận tham mu cho Giám đốc Công ty, trong việc điều hành doanh nghiệp, theo sự phân công và uỷ quyền của Giám đốc Công ty Chịu trách nhiệm trớc Giám đốc Công ty và pháp luật về nhiệm vụ đợc giao.

Hiện nay Công ty có 03 Phó giám đốc, đó là: Phó Giám đốc kinh doanh, Phó Giám đốc tài chính và Phó Giám đốc nội chính.

Phó Giám đốc kinh doanh: là ngời chịu trách nhiệm trớc Giám đốc về tình hình kinh doanh của Công ty và trực tiếp phụ trách các mặt công tác nh:

- Chỉ đạo thi công xây dựng công trình.- Giám sát việc thi công công trình.

- Công tác tổ chức quản lý thiết bị, xe, máy thi công…

Phó Giám đốc tài chính: là ngời đại diện cho Giám đốc và giúp Giám đốc trong việc lập và quản lý các dự án, công trình xây dựng của Công ty Lập các định mức thi công cho dự án mà Giám đốc giao.

Phó Giám đốc nội chính: Là ngời đợc Giám đốc uỷ quyền chịu trách nhiệm trực tiếp phụ trách tình hình chung của Công ty nh: Công tác hành chính y tế, công tác thi đua khen thởng hay kỷ luật, công tác tuyển dụng nhân sự…

Tại Công ty hiện có 03 phòng chức năng, mỗi phòng có một nhiệm vụ riêng Gồm: Phòng Tài vụ, Phòng hành chính và Phòng kinh doanh.

1.2.1 Phòng tài vụ:

Là phòng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc Công ty và có trách nhiệm phản ánh, theo dõi tình hình tài sản, sự biến động của tài sản trong quan hệ với nguồn vốn Đồng thời cung cấp chính xác, kịp thời thông tin tài chính phục vụ công tác ra quyết định của nhà quản lý Trên cơ sở các nghiệp vụ kế toán đợc chứng minh bởi các chứng từ gốc, các nhân viên trong phòng tài vụ sẽ phản ánh vào các loại sổ sách theo đúng chế độ kế toán Đứng đầu phòng tài vụ là kế toán trởng (trởng phòng tài vụ) có nhiệm vụ điều hành và tổ chức công

việc trong phòng tài vụ, hớng dẫn hạch toán kiểm tra tính toán ghi chép sổ sách kế toán.

1.2.2 Phòng hành chính quản trị:

Là bộ phận thực hiện công tác quản lý và hành chính Bộ phận này có tác dụng phục vụ và tạo điều kiện cho các phòng ban, các đơn vị, các tổ chức đoàn thể thực hiện đợc nhiệm vụ đợc giao Phòng hành chính của Công ty là bộ phận có thể bố trí sắp xếp cán bộ quản lý, việc mua sắm các thiết bị văn phòng phẩm, quản lý văn th lu trữ Ngoài ra phòng hành chính còn phụ trách công tác tuyển mộ, tuyển chọn nhân lực, đào tạo trình độ cho cán bộ công nhân viên của Công ty Phụ trách công tác cán bộ, công tác tiền lơng và một số mặt khác Đứng đầu phòng hành chính là trởng phòng hành chính và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Phó Giám đốc nội chính.

Phó Giám đốc nội chính có nhiệm vụ tham mu cho Giám đốc Công ty về tổ chức quản lý và thực hiện công tác hành chính quản trị của Công ty.

Trởng phòng hành chính có nhiệm vụ giúp Phó Giám đốc thực hiện các công tác tổ chức bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh, công tác cán bộ, công tác lao động, công tác chế độ nâng bậc lơng, công tác thi đua khen thởng, kỷ luật của Công ty và chịu trách nhiệm trớc Giám đốc về hoạt động của Phòng.

1.2.3 Phòng kinh doanh.

Chịu sự theo dõi trực tiếp của Phó Giám đốc kinh doanh có chức năng theo dõi quản lý chất lợng công trình, quản lý các loại máy móc thiết bị thi công, tình hình bán hàng của Công ty

Trởng phòng là ngời đứng đầu phòng kinh doanh, chịu trách nhiệm trớc Giám đốc về tình hình hoạt động của phòng.

1.3 Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH Huy Nam

1.3.1 Bộ máy kế toán của Công ty

1.3.1.1 Nhiệm vụ của bộ máy kế toán.

Bộ máy kế toán của Công ty có vai trò quan trọng trong việc quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Nó thực hiện chức năng thu nhận và xử lý thông tin kinh tế tài chính cho các đối tợng có liên quan Bộ máy kế

toán có nhiệm vụ tham mu, hỗ trợ cho Giám đốc trong công tác đầu t liên doanh liên kết Cụ thể bộ máy kế hoạch của Công ty có các nhiệm vụ sau:

- Tổ chức hạch toán kế toán: phản ánh đầy đủ, chính xác tình hình biến động tài sản trong quan hệ với nguồn vốn.

- Lập và trình bày các báo cáo cần thiết theo quy định.

- Tổ chức công tác phân tích tình hình tài chính của Công ty để đề xuất những biện pháp kịp thời cho việc ra quyết định của nhà quản lý.

- Thực hiện công tác xử lý và bảo quản chứng từ theo quy định.

- Tổ chức công tác, phổ biến kịp thời các chế độ, thể lệ quy định, quy chế tài chính mới ban hành.

- Hớng dẫn, bồi dỡng, nâng cao trình độ cho đội ngũ nhân viên kế toán.

Bộ máy kế toán của Công ty đợc tổ chức theo mô hình tập trung Đứng đầu bộ máy là kế toán trởng – Trởng phòng tài vụ.

Kế toán trởng là ngời đại diện của Phòng Tài vụ trong quan hệ và Giám đốc, Phó Giám đốc và các phòng ban khác trong đơn vị Kế toán trởng là ngời có trình độ, có thâm niên công tác, có kinh nghiệm đặc biệt là đợc đào tạo chuyên ngành tài chính kế toán và chơng trình kế toán trởng Kế toán trởng có nhiệm vụ điều hành và tổ chức hoạt động trong phòng kế toán tài vụ, hớng dẫn hạch toán, kiểm tra việc tính toán ghi chép tình hình hoạt động của Công ty trên cơ sở những chế độ chính sách đã đợc Nhà nớc quy định Kế toán trởng có

Kế toán bán hàng

nhiệm vụ cập nhập đợc các thông tin mới về kế toán tài chính cho các cán bộ kế toán trong Công ty, nâng cao trình độ cho cán bộ kế toán trong Công ty.

Kế toán tổng hợp – Phó phòng tài vụ: là ngời chịu trách nhiệm chính về công tác hạch toán kế toán tại Công ty Trực tiếp kiểm tra và giám sát quá trình thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin cho các đối tợng khác nhau Kế toán tổng hợp còn phải thờng xuyên kiểm tra đối chiếu chi tiết và tổng hợp, đồng thời hỗ trợ kế toán trởng trong việc vận dụng hệ thống tài khoản phù hợp và định kỳ lập các báo cáo tài chính tổng hợp theo quy định và báo cáo đột xuất theo yêu cầu của công tác quản lý.

Kế toán lơng và các khoản trích theo lơng có nhiệm vụ tổng hợp tiền lơng và các khoản trích theo lơng từ các số liẹu về số lợng, thời gian lao động, đồng thời phân bổ chi phí tiền lơng theo đúng đối tợng sử dụng Kế toán đội, thực hiện ghi chép đầy đủ các thông tin ban đầu về lao động tiền lơng và theo dõi tình hình thanh toán tiền lơng, tiền thởng phụ cấp cho cán bộ công nhân viên của Công ty Cuối kỳ kế toán tiền lơng phải lập các báo cáo về lao động và tiền lơng để phục vụ cho công tác quản lý.

Kế toán thanh toán nội bộ kiêm thuế: có nhiệm vụ theo dõi và phản ánh tình hình thanh toán các khoản phải thu, phải trả đối với những cá nhân trong và ngoài đơn vị Đồng thời kê khai đúng các khoản thuế phải nộp, phản ánh kịp thời số thuế đã nộp tạm thời cho Nhà nớc hoặc số chính thức Đẩy mạnh việc thanh toán với Nhà nớc đảm bảo đúng thời gian quy định.

Kế toán tập hợp chi phí – tính giá thành có nhiệm vụ theo dõi kiểm tra việc phân bổ các chi phí trong kỳ các đối tợng, chi tiết cho từng công trình Cuối kỳ kế toán tổng hợp chi phí phát sinh trong kỳ và lập báo cáo tổng hợp chi phí giá thành.

Kế toán ngân hàng là ngời chịu trách nhiệm về xử lý các nghiệp vụ có liên quan đến vốn bằng tiền nh: Tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển Hàng ngày kế toán tiền mặt phản ánh tình hình thu chi tiền mặt, giám sát việc chấp hành định mức tồn quỹ tiền mặt, đối chiếu tiền mặt tại quỹ và tiền mặt ghi trong sổ sách, phát hiện và xử lý kịp thời các sai phạm về tiền mặt Ngoài ra, kế toán ngân hàng còn phải kiểm tra tình hình biến động tăng, giảm về tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển.

Kế toán các khoản phải thu, phải trả có nhiệm vụ theo dõi và phản ánh tình hình các khoản phải thu, phải trả phát sinh trung kỳ và luỹ kế từ các kỳ tr-ớc.

Kế toán bán hàng là hàng ngày phải tập hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong ngày, trong tháng, trong kỳ về tình hình bán hàng tại cửa hàng của Công ty Định kỳ kế toán phải lập các bảng kê tổng hợp và đa số liệu về phòng tài vụ của Công ty.

Thủ quỹ là ngời trực tiếp quản lý tiền mặt tại quỹ của Công ty, hàng ngày lập các báo cáo quỹ đồng thời phải liên tục kiểm tra và so sánh số tiền mặt thực tế tại quỹ vơí số tiền mặt đợc phản ánh trên sổ sách để tìm ra và giải quyết những sai phạm trong quản lý tiền mặt.

1.3.2 Hình thức kế toán tại Công ty TNHH Huy Nam.

1.3.2.1 Sơ đồ tổng hợp hình thức kế toán tại Công ty.

Trên cơ sở các tài khoản sử dụng, nội dung và quy mô của Công ty Để thuận tiện và phù hợp trong quá trình hạch toán kế toán Công ty đã lựa chọn hình thức kế toán chứng từ ghi sổ làm hình thức kế toán cho Công ty mình.Sơ đồ tổng hợp hình thức kế toán chứng từ ghi sổ.

Sổ cái

Bảng cân đối tài khoản

Bảng tổng hợp chi tiết

Báo cáo kế toán

Ghi hàng ngày (Định kỳ)Ghi cuối tháng

Hàng ngày, căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán phản ánh vào các chứng từ có liên quan theo đúng quy định hiện hành.

1.3.2.2 Hệ thống chứng từ sử dụng.

Trong Công ty, hệ thống chứng từ đợc phân loại theo bản chất của chúng Bao gồm các loại chứng từ sau:

- Chứng từ quỹ: Đợc đánh số từ 1 đến n và đợc tập hợp hàng tháng hay hàng quý Đây là những chứng từ phản ánh việcthu, chi tiền mặt tại quỹ nh: Phiếu thu, phiếu chi Đi kèm các chứng từ này là các chứng từ gốc có liên quan nh: Giấy xin tạm ứng, hoá đơn mua hàng, giấy đề nghị thanh toán…

- Chứng từ ngân hàng: đợc đánh số từ 1 đến n và đợc tập hợp hàng tháng hoặc hàng quý Đây là những chứng từ có liên quan đến việc trao đổi, giao dịch với ngân hàng nh: Giấy báo nợ, giấy báo có của ngân hàng và các chứng từ khác nh bảng kê nộp tiền, uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi.

- Chứng từ thanh toán: đợc đánh số từ 1 đến n gồm hoá đơn thanh toán vật t, hàng hoá dịch vụ mua ngoài, hồ sơ quyết toán với trờng hợp tự gia công chế biến và các chứng từ có liên quan nh hợp đồng thanh lý hàng hoá, bảng kê chứng từ thanh toán…

- Chứng từ vật t, vật liệu: bao gồm phiếu nhập vật t, phiếu xuất vật t, bảng phân bổ vật liệu, công cụ, dụng cụ…

- Chứng từ kế toán khác: là những chứng từ không bao gồm các loại chứng từ nh trên nh: bảng tính và phân bổ khấu hao, bảng tính và phân bổ tiền l-ơng…

1.3.2.3 Phơng pháp hạch toán.

Căn cứ vào các chứng từ kế toán phát sinh, thì kế toán sẽ phản ánh vào các loại sổ kế toán chi tiết và các chứng từ ghi sổ theo từng loại nghiệp vụ Trên cơ sở của bảng tổng hợp chứng từ kế toán để lập chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ sau khi đã lập xong chuyển cho kế toán trởng hoặc phụ trách kế toán ký duyệt rồi chuyển cho kế toán tổng hợp đăng ký vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và ngày vào chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ chỉ sau khi ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ mới đợc sử dụng để ghi vào sổ cái và các sổ thẻ kế toán chi tiết.

Sau khi phản ánh tất cả chứng từ ghi sổ đã lập trong tháng vào sổ cái, kế toán tiến hành cộng số phát sinh nợ, số phát sinh có và tính ra số d cuối tháng của từng tài khoản Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu trên sổ cái đợc sử dụng để lập bảng “Cân đối kế toán”.

Đối với các khoản phải phải mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì chứng từ kế toán, bảng tính tổng hợp chứng từ kế toán kèm theo chứng từ ghi sổ là căn cứ để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết theo yêu cầu của từng tài khoản Cuối tháng tiến hành cộng các sổ thẻ kế toán chi tiết lấy kết quả lập bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản tổng hợp để đối chiếu với số liệu trên sổ cái của tài khoản đó Các bảng tổng hợp chi tiết của từng tài khoản sau khi đối chiếu đợc dùng làm căn cứ lập báo cáo tài chính.

Đối với cửa hàng thì định kỳ hoặc cuối tháng, kế toán cửa hàng tiến hành tập hợp các chứng từ phát sinh vào các bảng kê tổng hợp và đa về phòng tài vụ kèm theo chứng từ gốc Các bảng kê gồm: Tờ kê thanh toán chứng từ hoá đơn thanh toán chi phí tại phòng tài vụ của chủ yếu các kế toán viên có nhiệm vụ…tiếp nhận, kiểm tra, xem xét tính hợp lý của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kiểm tra việc tính toán của cửa hàng gửi về đa vào hạch toán và ghi sổ chi tiết.

Để đảm bảo liên tục quá trình tái sản xuất, trớc hết phải đảm bảo tái sản xuất sức lao động Điều đó có nghĩa là sức mà con ngời hao phí trong quá trình sản xuất phải đợc bồi hoàn dới dạng thù lao lao động Tiền công hay tiền lơng là phần thù lao lao động đợc biểu hiện bằng tiền mà doanh nghiệp trả cho ngời lao động căn cứ vào thời gian, khối lợng, chất lợng sản phẩm mà họ làm ra Thực chất tièn lơng là biểu hiện bằng tiền của giá trị sức lao động của ngời làm công.

Trong nền kinh tế thị trờng định hớng xã hội chủ nghĩa, sức lao động cũng nh các hàng hoá khác Nó có giá cả và phụ thuộc vào quy luật cung cầu và chịu sự tác dodọng của các quy luật kinh tế thị trờng khác.

Tiền lơng là nguồn thu nhập chính của ngời lao động Nó là nguồn đảm bảo cuộc sống của bản thân ngời lao động và gia đình họ Đối với chủ doanh nghiệp khối lợng tiền lơng trả cho ngời lao động đợc coi là khoản chi phí kinh doanh.

Ngoài tiền lơng, công nhân viên chức còn đợc nhận các khoản trợ cấp xã hội nh bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế Nh vậy, tiền lơng cùng với các khoản chi phí theo lơng hợp thành khoản chi phí lao động sống trong giá thành sản phẩm.

Tại các doanh nghiệp, hạch toán tiền lơng là công việc phức tạp trong hạch toán chi phí kinh doanh Bởi vì tính chất lao động và thù lao lao động, không đơn nhất mà thuộc nhiều ngành nghề, kỹ thuật khác nhau Việc hạch

toán chi phí lao động có tầm quan trọng đặc biệt Vì nó là cơ sở để xác định giá thành sản phẩm và giá xuất xởng Mặt khác nó còn là căn cứ xác định các khoản nghĩa vụ và phúc lợi xã hội.

2.2 Tiền lơng và phân loại tiền lơng.

2.2.1 Khái niệm tiền lơng

Tại mỗi thời kỳ khác nhau thì có những quan điểm khác nhau về tiền ơng Tuy nhiên, trong tất cả các thời kỳ tiền lơng đều là phần thù lao lao động mà ngời lao động đợc huởng duy chỉ có cách xác định là khác nhau.

l-2.2.1.1 Quan niệm về tiền lơng trong thời kỳ bao cấp

Trớc Đại hội Đảng lần thứ VI (1986) nền kinh tế nớc ta vận hành theo cơ chế tập trung quan liêu bao cấp Và trong suốt những năm này quan niệm tiền l-ơng là một phần thu nhập quốc dân, đợc Nhà nớc phân phối một cách có tổ chức, có kế hoạch cho ngời lao động căn cứ vào số luợng và chất lợng lao động Điều đó có nghĩa là tiền lơng chịu sự tác động của quy luật cân đối, có kế hoạch và chịu sự chi phối của Nhà nớc Nhà nớc ban hành các chính sách chế độ và mức lơng cụ thể để áp dụng cho mỗi ngời lao động, bất kỳ họ là lực lợng lao động gián tiếp hay trực tiếp Tiền lơng của ngời lao động phụ thuộc vào kết quả hoạt động sản xuất của toàn đơn vị chứ không phụ thuộc vào năng suất của từng ngời Do đó tiền lơng của ngời làm nhiều cũng chỉ bằng ngời làm ít, ngời làm việc có hiệu quả cũng chỉ bằng ngời làm việc cha hiệu quả thậm chí là kém Chính vì lý do này mà nó đã kông kích thích phát triển đợc khả năng của ngời lao động trong việcphát huy sáng kiến cũng nh đẩy mạnh hiệu quả sản xuất kinh doanh Và hậu quả là đến những năm 80 đất nớc lâm vào khủng hoảng trầm trọng về kinh tế xã hội.

2.2.1.2 Quan niệm về tiền lơng trong thời kỳ cơ chế thị trờng.

Để khắc phục những sai lầm trên Đại hội VI của dr đã đề ra đờng lối đổi mới Trên lĩnh vực kinh tế Đảng chủ trơng đẩy mạnh quá trình chuyển nền kinh tế tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế nhiều thành phần vận hành theo cơ chế thị trờng Khi chuyển sang nền kinh tế thị trờng thì tất yếu thị trờng sức lao động phải đợc hình thành và hoạt động theo quy luật cung cầu về sức lao

động Giá cả của sức lao động là tiêu chuẩn chả công lao động Nh vậy quan niệm về tiền lơng trong thời kỳ này là số lợng tiền tệ mà ngời sử dụng lao động phải trả cho ngời lao động để hoàn thành công việc Với quan niệm này thì bản chất của tiền lơng chính là giá cả sức lao động đợc hình thành trên cơ sở giá trị sức lao động thông qua sự thoả thuận giữa ngời có sức lao động và ngời sử dụng lao động.

2.2.1.3 Nh vậy tiền lơng nó là một phạm trù kinh tế gắn liền với lao động, tiền tệ và nền sản xuất hàng hoá.

Nó là biểu hiện bằng tiền của bộ phận sản xuất xã hội mà ngời lao động sử dụng sử dụng để bù đắp hao phí lao động của mình trong quá trình sản xuất nhằm tái sản xuất sức lao động.

2.2.1.4 Chức năng của tiền lơng.

Tiền lơng đóng vai trò là đòn bẩy kinh tế trong sản xuất kinh doanh Đảm bảo vai trò kích thích của tiền lơng và thúc ý của tiền lơng khiến ngời lao động phải có trách nhiệm cao với công việc

2.3 Nhiệm vụ của kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng

- Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp một cách trung thực, kịp thời, đầy đủ tình hình hiện có và sự biến động về số lợng và chất lợng lao động Tình hình sử dụng thời gian lao động, kết quả lao động

- Tính toán, chính xác, kịp thời, đúng chính sách chế độ các khoản tiền ơng và các khoản trợ cấp phải trả cho ngời lao động.

l Thực hiện việc kiểm tra tình hình huy động và sử dụng lao động, tình hình chấp hành các chính sách, quỹ BHXH, BHYT.

- Tính toán và phân bổ chính xác đúng đối tợng các khoản tiền lơng, khoản trích BHXH, BHYT vào chi phí sản xuất kinh doanh Hớng dẫn và kiểm tra các bộ phận trong đơn vị thực hiện đầy đủ đúng đẵn chế độ ghi chép ban đầu về tiền lơng, BHXH, BHYT đúng chế độ, đúng phơng pháp hạch toán

- Lập báo cáo về lao động tiền lơng, BHXH, BHYT thuộc phận vi trách nhiệm của kế toán, tổ chức phân tích tình hình sử dụng lao động, quỹ tiền lơng, quỹ BHXH, BHYT, đề xuất các biện pháp nhằm khai thác có hiệu quả tiềm

năng lao động, đấu tranh chống những hành vi vô trách nhiệm, vi phạm kỷ luật lao động, vi phạm chính sách chế độ lao động tiền lơng, quỹ lơng

2.4 Các hình thức tiền lơng

Tiền lơng trả cho ngời lao động phải quán triệt nguyên tắc phân phối theo lao động, trả lơng theo số lợng và chất lợng lao động Việc trả lơng theo số lợng và chất lợng có ý nghĩa rất to lớn trong việc động viên khuyến khích ngời lao động, thúc đẩy họ hăng say lao động, sáng tạo năng suất lao động nhằm tạo ra nhiều của cải vật chất, nâng cao đời sống vật chất tinh thần cho mỗi công nhân viên

Do ngành nghề, công việc trong doanh nghiệp khác nhau nên việc chi trả lơng cho các đối tợng cùng khác nhau nhng trên cơ sở tiền thuế phù hợp Thực tế có nhiều cách phân loại nh cách trả lơng theo sản phẩm, lơng thời gian, phân theo đối tợng gián tiếp trực tiếp Mỗi cách phân loại đều có tác dụng tích cức…giúp cho quản lý điều hành đợc thuận lợi Tuy nhiên, để công tác quản lý nói chung và hạch toán nói riêng đỡ phức tạp tiền lơng thờng đợc chia làm tiền lơng chính và tiền lơng phụ

Tiền lơng chính là tiền lơng trả cho ngời lao động bao gồm tiền lơng cấp bậc, tiền lơng và các khoản phụ cấp có tính chất tiền lơng Tiền lơng phụ là bộ phận tiền lơng trả cho ngời lao động mà thực tế không làm việc nh nghỉ phép, hội họp, học tập, lễ tết …

Hai cách phân loại này giúp cho lãnh đạo tính toán phân bổ chi phí tiền ơng đợc hợp lý, chính xác đồng thời cung cấp thông tin cho việc phân tích chi phí tiền lơng một cách khoa học

l-Dựa vào nguyên tắc phân phối tiền lơng và đặc điểm, tính chất trình độ quản lý của doanh nghiệp mà các doanh nghiệp trả lơng theo các hình thức sau:

2.4.1 Hình thức trả lơng theo thời gian.

Tiền lơng tính theo thời gian là tiền lơng tính trả cho ngời lao động theo thời gian làm việc, cấp bậc công việc và thang lơng của ngời lao động.

Tiền lơng thời gian có thể thực hiện tính theo tháng – tuần – ngày – giờ làm việc của ngời lao động Tuỳ thuộc theo yêu cầu và trình độ quản lý thời giam làm việc của doanh nghiệp.

+ Lơng tháng: Là lơng trả cố định hàng tháng đợc quy định đối với từng bậc lơng trong các doanh nghiệp có tháng lơng Hình thức này có nhợc điểm là không tính đợc số ngày làm việc trong tháng thực tế Thờng nó chỉ áp dụng cho nhân viên hành chính.

+ Lơng ngày: Căn cứ vào mức lơng ngày và số ngày làm việc thực tế trong tháng Lơng ngày thờng đợc áp dụng cho mọi ngời lao động trong những ngày học tập, làm nghĩa vụ khác và làm căn cứ để tính trợ cấp bảo hiểm xã hội

Hình thức này có u điểm là thể hiện đợc trình độ và điều kiện làm việc của ngời lao động Nhợc điểm là cha gắn tiền lơng với sức lao động của từng ngời nên không động viên tận dụng thời gian lao động để nâng cao năng suất lao động

+ Tiền lơng giờ: đợc tính dựa trên cơ sở mức lơng ngày chia cho số giờ tiêu chuẩn (áp dụng cho lao động trực tiếp không hởng theo lơng sản phẩm) Ưu điểm: tận dụng đợc thời gian lao động nhng nhợc điểm là không gắn tiền lơng và kết quả dlj và theo dõi phức tạp

Tiền lơng thời gian có hai loại: tiền lơng thời gian, giản đơn và tiền lơng thời gian có thởng

+ Tiền lơng thời gian giản đơn: là tiền lơng của công nhân đợc xác định căn cứ vào mức lơng cấp bậc và thời gian làm việc thực tế

+ Tiền lơng thời gian có thởng: có hình thức dựa trên sự kết hợp giữa tiền lơng trả theo thời gian giản đơn, với các chế độ tiền lơng, khoản tiền lơng này đợc tính toán dựa trên các yếu tố nhự sự đảm bảo đủ ngày, giờ công của ngời lao động, chất lợng hiệu quả lao động

Tiền lơng thời gian

có thởng = Tiền lơng thời gian giản đơn + Tiền thởngTiền lơng thời gian có u điểm là dễ tính toán xong có nhiều hạn chế, vì tiền lơng tính trả cho ngời lao động cha đảm bảo đầy đủ nguyên tắc phân phối theo lao động Vì cha tính đến một cách đầy đủ chất lợng lao động Do đó cha

phát huy đợc hết chức năng của tiền lơng cho sự phát triển sản xuất và cha phát huy đợc khả năng sẵn có của ngời lao động

2.4.2 Hình thức trả lơng theo sản phẩm

Tiền lơng tính theo sản phẩm là tiền lơng trả cho ngời lao động theo kết quả lao động khối lợng sản phẩm, công việc lao vụ đã hoàn thành đảm bảo tiêu chuẩn chất lợng kỹ thuật đã quy định và đơn giá tiền lơng tính cho mỗi đơn vị sản phẩm đó Đây là cách phân phối sát hợp với nguyên tắc phân phối theo lao động Điều này đợc thể hiện rõ có sự kết hợp giữa thù lao lao động với kết quả sản xuất, giữa tài năng với việc sử dụng nâng cao năng suất máy móc để nâng cao năng suất lao động

Tuy nhiền hình thức này còn hạn chế nh chỉ coi trọng số lợng sản phẩm mà cha quan tâm đến chất lợng công việc, không theo đúng định mức kinh tế, kỹ thuật để làm cơ sở cho cách tính lơng, đơn giá đối với từng loại sản phẩm, từng loại công việc hợp lý nhất

+ Tiền lơng trả theo sản phẩm trực tiếp: là tiền lơng trả cho ngời lao động đợc tính trực tiếp theo số lợng sản phẩm Sản phẩm này phải đúng quy cách, phẩm chất, định mức kinh tế và đơn giá tiền lơng sản phẩm đã quy định

Tiền lơng tính theo sản phẩm đợc tính nh sau: Tiền lơng đợc lĩnh

Số lợng( khối lợng )

công việc hoàn thành x

Đơn giá tiền lơng Tiền lơng sản phẩm trực tiếp đợc sử dụng để tính lơng cho từng ngời lao động hay cho một tập thể ngời lao động thuộc bộ phận trực tiếp sản xuất

Đơn giá tiền lơng đợc xây dựng căn cứ vào mức lơng cấp bậc và định mức thời gian hoặc định mức số lợng cho công việc đó Ngoài ra nếu có phụ cấp khu vực thì đơn giá tiền lơng còn đợc cộng thêm phụ cấp khu vực

Hình thức trả lơng theo sản phẩm trực tiếp là hình thức trả lơng đợc sử dụng phố biến trong các doanh nghiệp phải trả lơng cho lao động trực tiếp Vì nó có u điểm đơn giản, dễ tính, quán triệt nguyên tắc phân phối theo lao động, sản phẩm làm ra càng nhiều thì lơng càng cao Do đó khuyến khích đợc ngời lao động quan tâm đến mục tiêu Tuy nhiên hình thức này có nhợc điểm là dễ