Hoàn thiện kế toán bán hàng máy in và linh kiện máy in tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Tân Nam Việt (2008)

Hoàn thiện kế toán bán hàng máy in và linh kiện máy in tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Tân Nam Việt (2008)

Lời mở đầu* Tính cấp thiết của đề tài

Nền kinh tế nớc ta đang ngày càng mở cửa, nhất là từ khi Việt Nam ra nhậpWTO, đã tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp nớc ngoài vào đầu t giatăng, các doanh nghiệp trong nớc cũng nhờ đó phát triển mạnh mẽ Điều này đãtạo nên sự cạnh tranh gay gắt không chỉ giữa các doanh nghiệp trong nớc vớinhau mà còn với doanh nghiệp nớc ngoài Mặt khác, các chế độ, quyết định kếtoán của Bộ Tài Chính lại luôn thay đổi để phù hợp với điều kiện mới Chínhnhững vấn đề trên đã khiến cho các doanh nghiệp phải có những thay đổi, nhữngđiều chỉnh hợp lý để thích ứng, phát triển và hội nhập, đặc biệt là các doanhnghiệp thơng mại Việt Nam.

Một trong những vấn đề cấp thiết đặt ra cần thay đổi cho các doanh nghiệpthơng mại trong nớc là công tác kế toán Công tác kế toán rất quan trọng trongbất cứ doanh nghiệp nào, công tác kế toán hoàn thiện thì mọi hoạt động kinhdoanh của doanh nghiệp sẽ suôn sẻ và phát triển Vì doanh nghiệp thơng mại làcầu nối giữa sản xuất và tiêu dùng nên công tác kế toán bán hàng chiếm vị tríquan trọng, điều đó đòi hỏi công tác kế toán bán hàng phải linh hoạt, chặt chẽ,hợp lý và phù hợp với sự thay đổi của doanh nghiệp trong tình hình mới

Công ty TNHH Thơng mại và Dịch vụ Tân Nam Việt là một công ty chuyênkinh doanh máy in, máy photo và linh kiện của máy in, máy photo Do đó côngtác kế toán bán hàng rất phức tạp và cha thực sự đạt hiệu quả về tổ chức bộ máycũng nh thực hiện nghiệp vụ Điều này đã tạo nên sự cồng kềnh, chồng chéotrong kế toán bán hàng, làm hạn chế khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp

Nhận thức đợc tầm quan trong của công tác kế toán bán hàng, trong thờigian thực tập tại công ty TNHH Thơng mại và Dịch vụ Tân Nam Việt em đã tìmhiểu và học tập công tác này và em nhận thấy công tác kế toán bán hàng còn có

những hạn chế nên em đã lựa chọn đề tài : Hoàn thiện kế toán bán hàng máy“Hoàn thiện kế toán bán hàng máy

in và linh kiện máy in tại Công ty TNHH Thơng mại và Dịch vụ Tân NamViệt.”

* Mục đích nghiên cứu của đề tài

Nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng một cách toán diện hơn để nângcao hiệu quả kinh doanh cho Công ty.

* Đối tợng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

Đối tợng và phạm vi nghiên cứu của đề tài là các nghiệp vụ kinh tế phátsinh trong quá trình giao dịch của các loại máy in và linh kiện máy in của Côngty mà Công ty đang kinh doanh.

* Phơng pháp nghiên cứu của đề tài

Vận dụng các phơng pháp thu thâph thông tin, thoóng kê, so sánh, quansát, đánh giá và phân tích tổng hợp nhằm giải quyết các vấn đề trong chuyên đềnày

* Bố cục của chuyên đề

Chuyên đề đợc chia làm hai chơng:

Chơng 1 : Những vấn đề lý luận cơ bản và thực trạng kê toán bán hàng máy invà linh kiện máy in tại Công ty TNHH Thơng mại và dịch vụ Tân Nam Việt.

Chơng 2: Đánh giá thực trạng và các ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kếtoán bán hàng máy in và linh kiện máy in tại Công ty TNHH Thơng mại và Dịchvụ Tân Nam Việt

Chơng 1 : Những vấn đề lý luận cơ bản và thực trạng kế toánbán hàng máy in và linh kiện máy in tại công ty Thơng mại

và dịch vụ tân Nam việt

1.1 Lý luận chung về kế toán bán hàng trong các doanh nghiệp thơng mại.

1.1.1.Đặc điểm và nhiệm vụ kế toán bán hàng trong các doanh nghiệp thơngmại.

1.1.1.1 Đặc điểm bán hàng trong các doanh nghiệp thơng mại.

Để hiểu đợc kế toán bán hàng là gì, trớc hết ta phải hiểu bán hàng là gì?Bán hàng là khâu cuối cùng trong quá trình hoạt động kinh doanh củadoanh nghiệp thơng mại Thực hiện nghiệp vụ này, vốn của doanh nghiệp thơngmại đợc chuyển từ hình thái hiện vật là hàng hoá sang hình thái tiền tệ.

Bán hàng có vai trò rất quan trọng trong bất cứ doanh nghiệp kinh doanh nàovì có bán đợc hàng hoá thì doanh nghiệp mới có thu nhập để bù đắp những chiphí đã bỏ ra và hình thành kết quả kinh doanh thơng mại Trong cơ chế thi trờng

Bán hàng là điều kiện quan trọng để tạo ra thu nhập bù đắp chi phí bỏ ra, bảotoàn và phát triển vốn kinh doanh Để đạt đợc mục tiêu này thì hàng hoá củaDoanh nghiệp thơng mại không những phải đảm bảo chất lợng mà còn phải đápứng đợc thị hiếu luôn biến động của ngời tiêu dùng, cạnh tranh đợc với nhữnghàng hoá khác cả về chất lợng giá cả, mẫu mã cũng nh phơng thức bán hàng,dịch vụ bán hàng…

Nếu hoạt động bán hàng của doanh nghiệp không thông suốt sẽ làm ngừngtrệ các hoạt động khác nh mua vào, dự trữ Còn nếu hoạt động bán hàng củadoanh nghiệp trôi chảy sẽ thúc đẩy các hoạt động khác Nếu mở rộng thị trờngtiêu thụ của doanh nghiệp, mở rộng kinh doanh, củng cố và khẳng định vị trí củadoanh nghiệp trên thị trờng, giúp doanh nghiệp đứng vững trong kinh doanh.

Bán hàng có các đặc điểm sau:a Đối tợng phục vụ:

Đối tợng phục vụ của các doanh nghiệp thơng mại rất đa dạng đó là ngờitiêu dùng các nhân, các đơn vị sản xuất, kinh doanh khác, các cơ quan , tổ chứcxã hội có nhu cầu sử dụng sản phẩm của doanh nghiệp.

- Hàng hoá xuất làm quà biếu, tặng.

- Hàng hoá xuất dùng trong nội bộ, phục vụ cho hoạt động kinh doanh củadoanh nghiệp.

- Hàng hoá hao hụt, tổn thất trong khâu bán, theo hợp đồng bên mua chịu.c Các phơng thức bán hàng trong doanh nghiệp thơng mại.

Trong điều kiện nền kinh tế thị trờng hiện nay, việc lựa chọn áp dụng cácphơng thức bán hàng và các chính sách khuyến khích tiêu thụ góp phần quantrọng vào việc thực hiện kế hoạch tiêu thụ hàng hoá, đồng thời giúp cho doanhnghiệp có cơ sở mở rộng, chiếm lĩnh thị trờng, Phơng thức bán hàng có ảnh hởng

trực tiếp đến việc sử dụng các tài khoản kế toán phản ánh tình hình xuất khohàng hoá Đồng thời nó có tính quyết định đối với việc xác định thời điểm bánhàng, hình thành doanh thu bán hàng và tiết kiệm chi phí bán hàng để tăng lợinhuận.

Hiện nay, các doanh nghiệp sản xuất thờng sử dụng các phơng thức bánhàng sau:

- Bán buôn qua kho: Là bán buôn hành hoá mà hàng bán đợc từ kho bảo quảncủa doanh nghiệp Trong phơng thức này có 2 hình thức:

+ Bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp: Theo hình thiức này,bên mua đề cử đại diện đến kho của doanh nghiệp thơng mại để nhận hàng.Doanh nghiệp thơng mại xuất kho hàng hoá, giao hàng trực tiếp cho đại diện bênmua Sau khi đại diện bên mua nhận đủ hàng, đã thanh toán tiền hàng hoặc chấpnhận nợ, hàng hoá đợc xác định là tiêu thụ.

+ Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng: Theo hình thức này, căn cứvào hợp đồng đã ký kết hoặc theo đơn đặt hàng, doang nghiệp thơng mại xuấtkho hàng hoá bằng phơng tiện vận tải của mình hoặc đi thuê ngoài, chuyển giaohàng cho bên mua ở một địa điểm thoả thuận Hàng hoá chuyển bán vẫn thuộcquyền sở hữu của doanh nghiệp thơng mại Hàng hoá này đợc xác định là tiêuthụ khi nhận đợc tiền do bên mua thanh toán hoặc giấy báo của bên mua đã nhậnđợc hàng và chấp nhận thanh toán Chi phí vận chuyển do doanh nghiệp thơngmại chịu hay bên mua chịu là do sự thoả thuận từ trớc giữa hai bên Nếu doanhnghiệp thong mại chịu chi phí vận chuyển, sẽ đợc ghi vào chi phí bán hàng Nếubên mua chịu chi phí vận chuyển, sẽ phải thu tiền của bên mua.

- Bán buôn vận chuyển thẳng: Theo hình thức này, doanh nghiệp thơng mạisau khi mua hàng, nhận hàng mua Không đa về nhập kho mà chuyển thẳng chobên mua Phơng thức này có thể thực hiện theo hai hình thức:

+ Bán hàng vận chuyển thẳng theo hình thức giao trực tiếp( giao hàng tay ba):Doanh nghiệp thơng mại sau khi mua hàng, nhận hàng mua và giao trực tiếp chođại diện bên mua tại kho ngời bán Sau khi giao, nhận, đại diện bên mua ký nhậnđủ hàng, bên mua đã thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận nợ, hàng hoá đợc xácđịnh là tiêu thụ.

+ Bán buôn vận chuyển theo hình thức chuyển hàng: Theo hình thức này,doanh nghiệp thơnbg mại sau khi mua hàng đến giao cho bên mua, bằng phơngtiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài chuyển hàng đến giao cho bên mua ở mộtđịa điểm đã đợc thoả thuận Hàng hoá chuyển bán trong trờng hợp này vẫn thuộcquyền sở hữu của doanh nghiệp thơng mại Khi nhận tiền của bên mua thanhtoán hoặc giấy báo của bên mua đã nhận đợc hàng và chấp nhận thanh toán thì

- Phơng thức bán lẻ: Là hình thúc ván hàng trực tiếp cho ngời tiêu dùng Trongphơng thức này có bốn hình thức:

+ Hình thức bán hàng thu tiền tập trung+ Hình thức bán hàng thu tiền trực tiếp+ Hình thức bán hàng tự phục vụ+ Hình thức bán hàng trả góp

- Phơng thức gửi bán đại lý: Theo hình thức này doanh nghiệp thơng mại giaohàng cho cơ sở bên đại lý Bên đại lý sẽ trực tiếp bán hàng và thanh toán tiền chodoanh nghiệp thơng mại và đợc hởng hoa hồng đại lý bán Số hàng gửi đại lýbán vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thơng mại Số hàng đợc xác đinhlà tiêu thụ khi doanh nghiệp nhận đợc tiền do bên đại lý thanh toán hoặc chấpnhận nợ.

1.1.1.2 Nhiệm vụ của kế toán bán hàng trong các doanh nghiệp thơng mại.Đối với bất kỳ nghiệp vụ kế toán nào đều có các nhiệm vụ cụ thể, vànghiệp vụ kế toán bán hàng có các nhiệm vụ cơ bản sau:

- Ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác tình hình bán hàng củadoanh nghiệp trong kỳ Ngoài kế toán tổng hợp trên các tài khoản kế toán, kếtoán bán hàng cần phải theo dõi ghi chép về số lợng, kết cấu, chủng loại hàngbán, ghi chép doanh thu bán hàng, thuế giá trị gia tăng đầu vào của mtừng nhómmặt hàng, theo dõi từng đơn vụ trực thuộc ( theo các cửa hàng, quầy hàng).

- Kiểm tra tình hình thu tiền bán hàng và quản lý tiền bán hàng Đối với cáchàng hoá bán chịu, cần phải mở sổ sách ghi chéptheo từng khách hàng, lô hàng,số tiền khách nợ, thời hạn và tình hình trả nợ…

- Tính toán giá mua thực tế của hàng đã tiêu thụ nhằm xác định kết quả bánhàng.

- Cung cấp đầy đủ kịp thời, chính xác các thông tin cần thiết về tình hình bánhàng, phục vụ cho việc chỉ đạo, điều hành kinh doanh của doanh nghiệp.

1.1.2 Hớng dẫn của các chuẩn mực kế toán và quy định của chế độ kế toán ViệtNam về kế toán bán hàng trong các doanh nghiệp thơng mại.

1.1.2.1 Hớng dẫn của các chuẩn mực kế toán Việt Nam về việc kế toán bánhàng trong các doanh nghiệp thơng mại.

Trong chuẩn mực kế toán số 14 đã quy định doanh thu về kế toán bán hàngnh sau:

* Quy định xác định doanh thu - Đối với bán hàng thu tiền ngay

Doanh thu = Tiền hoặc tơng đơng tiền đã thu đợc.

Tơng đơng tiền là các loại chứng khoán, trái phiếu có thời hạn thanh toántrong phạm vi 3 tháng.

* Thời điểm ghi nhận doanh thu.

Doanh thu bán hàng đợc ghi nhận khi thoả mãn đồng thời 5 điều kiện sau:- Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sởhữu sản phẩm hoặc hàng hoá cho ngời mua.

- Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hoá nh ngời sở hữuhàng hoá hoặc quyền kiểm soát hàng hoá.

- Doanh thu xác định tơng đối chắc chắn.

- Doanh nghiệp đã thu đợc hoặc sẽ thu đợc lợi ích kinh tế từ giao dịch bánhàng.

- Xác định đợc chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.

* Thời điểm ghi nhận doanh thu, quy định theo từng phơng thức, hình thứcbán hàng nh sau:

- Bán buôn qua kho, bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức giao hàng trựctiếp, thời điểm ghi chép hàng bán là khi đại diện bên mua ký nhận đủ hàng, đãthanh toán tiền hoặc cháp nhận nợ.

- Bán buôn qua kho, bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng,thời điểm ghi chép hàng bán là khi thu đợc tiền hoặc bên mua xác nhận dẫ nhậnđựoc hàng, chấp nhận thanh toán.

- Phơng thức bán lẻ, thời điểm ghi chép hàng bán là khi nhận đợc giấy báo cáocủa nhân viên bán hàng.

- Phơng thức gửi đại lý bán, thời điểm ghi chép hàng bán là khi nhận đợc tiềnhoặc bên nhận đại lý chấp nhận thanh toán.

1.1.2.2 Phơng pháp kế toán bán hàng trong các doanh nghiệp thơng mại theochế độ hiện hành.

Hiện nay, theo chế độ hiện hành thì kế toán bán hàng có 2 p hơng pháp, tuỳvào điều kiện, khả năng và mặt hàng kinh doanh mà các doanh nghiệp có thể lựachọn một trong hai phơng pháp để phù hợp và đạt hiệu quả cao nhất.

a Kế toán bán hàng theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.Bao gồm:

- Chứng từ sử dụng: Hoá đơn giá trị gia tăng, phiếu xuất kho, báo cáo bánhàng, bảng kê bán lẻ hành hoá, dịch vụ, giấy nộp tiền của nhân viên bán hàng,bảng kê nhân hàng và thanh toán hàng ngày, Bảng thanh toán hàng đại lý, cácchứng từ thanh toán: Phiếu thu, bảng kê nộp séc, bâo có của ngân hàng,…

- Tài khoản kế toán sử dụng: Kế toán bán hàng sử dụng các tài khoản sau:+ Tài khoản 511 : Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

+ Tài khoản 512 : Doanh thu bán hàng nội bộ+ Tài khoản 521 : Hàng bán bị trả lại

+ Tài khoản 532 : Giảm giá hàng bán+ Tài khoản 131: Phải thu của khách hàng+ Tài khoản 157: Hàng gửi bán

+ Tài khoản 632: Giá vốn hàng bán.

- Trình tự kế toán: Gồm các hình thức sau:

+ Kế toán bán buôn qua kho theo hình thức chuyển thẳng+ Kế toán bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp+ Kế toán bán buôn vận chuyển theo hình thức giao hàng trực tiếp+ Kế toán bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng+ Kế toán bán lẻ hàng hoá

+ Kế toán bán hàng trả góp, trả chậm+ Kế toán bán hàng đại lý

+ Kế toán bán hàng nội bộ

+ Kế toán các trờng hợp khác: Hàng đổi hàng; xuất hàng hoá thanh toán tiềnlơng, tiền thởng cho nhân viên; xuất hàng hoá sử dụng phục vụ cho hoạt độngsản xuất kinh doanh của đơn vị; xuất hàng hoá biếu, tặng, thởng đợc trang trảibằng quỹ phúc lợi.

b Kế toán bán hàng theo phơng pháp kiểm kê định kỳ.

Khi bán hàng, kế toán chỉ phản ánh doanh thu bán hàng trên tài khoản511, bút toán phản ánh giá vốn không đợc thực hiện đồng thời nh phơng pháp kêkhai thờng xuyên mà chỉ phản ánh 1 lần vào thời điểm cuối kỳ.

Cuối kỳ, căn cứ vào kết quả kiểm kê, xác định tổng giá trị hàng tồn cuốikỳ, dựa vào công thức cân đối:

Tồn đầu + Nhập = Xuất + Tồn cuối

Các trình tự kế toán tơng tự nh kế toán bán hàng ở các doanh nghiệp thơngmại kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.

* Sổ sách kế toán.- Sổ kế toán tổng hợp:

+ Nhật ký chung : Phản ánh trên sổ nhật ký chung , sổ kế toán bán hàng, sổnhật ký chi tiền, sổ cái các tài khoản 511,632,157,…

+ Nhật ký chứng từ: Phản ánh trên nhật ký chứng từ số 8, bảng kê số 1, số 2,số 11, sổ cái các tài khoản.

- Sổ kế toán chi tiết : Sổ chi tiết doanh thu, sổ chi tiết hàng hoá, sổ chi tiết phảithu khách hàng, sổ chi tiết liên quan.

1.2 Đặc điểm tổ chức kinh doanh và tổ chức công tác kế toán của Công tyTNHH Thơng mại và Dịch vụ Tân Nam Việt.

1.2.1 Đặc điểm tổ chức kinh doanh của Công ty.* Khái quát lịch sử thành lập của Công ty

Công ty TNHH Thơng Mại và Dịch vụ ( TM - DV) Tân Nam Việt đợc thànhlập từ năm 2002 do ông Trần Quốc Tuấn làm Giám đốc Có t cách pháp nhân, cócon dấu riêng, mở tài khoản tại Ngân hàng Công Thơng Đống Đa với số vốnđiều lệ là 1.500.000.000 đồng và chịu trách nhiệm hữu hạn với số vốn tự có vàcác nợ bằng vốn tự có Công ty có chế độ hạch toán độc lập và tự chủ về mặt tàichính, tự chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh của mình.

Tên giao dịch : Công ty TNHH Thơng mại và Dịch vụ Tân Nam Việt.Địa chỉ : 130 Chùa Bộc - Đống Đa - Hà Nội.

* Chức năng, nhiệm vụ của Công ty.

+ Thực hiện tốt các nghĩa vụ đối với Nhà nớc.

* Lĩnh vực đăng ký kinh doanh và loại hình doanh nghiệp

Công ty TNHH Thơng mại và Dịch vụ Tân Nam Việt là công ty kỹ thuật vàthơng mại chuyên kinh doanh các máy in, máy photo, các linh kiện của máy in

và máy photo, ngoài ra còn trực tiếp in, photo và đóng tài liệu, sửa chữa, bảo ỡng thiết bị văn phòng, dịch vụ dịch thuật, đại lý mua bán, ký gửi hàng hoá.

d-* Đối tợng và địa bàn kinh doanh của Công ty.

Đối tợng kinh doanh của Công ty là những doanh nghiệp, cá nhân trên địa bànHà Nội và các tỉnh Miền Bắc có nhu cầu về máy in, máy photo và các thiết bị cóliên quan.

1.2.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty.

Sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty

* Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận.

- Ban Giám đốc : Ban Giám đốc gồm có Giám đốc và Phó Giám đốc.

+ Giám đốc là ngời trực tiếp quản lý, điều hành và chỉ đạo hoạt động sản xuấtkinh doanh diễn ra hàng ngày một cách có hiệu quả, qua báo cáo nhanh của từngphòng, bộ phận để xử lý thông tin một cách kịp thời Đồng thời Giám đốc là ngờichịu chách nhiệm chung về toàn bộ hoạt động kinh doanh và đề ra kế hoạch kinhdoanh của công ty, phối hợp các bộ phận trong Công ty một cách nhịp nhàng, ănkhớp Để điều hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, giám đốc thờng xuyênphải đối đầu và giải quyết các công việc có liên quan tới nhiều lĩnh vực khácnhau nh tài chính, ngân hàng, nhân sự, marketing, cung ứng hàng hoá, y tế, anninh Thậm trí Giám đốc doanh nghiệp có thể tham gia trực tiếp vào việc giảiquyết một vấn đề cụ thể nào đó nh vấn đề tuyển dụng nhân sự.

+ Phó giám đốc: Là ngời do Giám đốc doanh nghiệp uỷ quyền Phụ trách kinhdoanh của doanh nghiệp, tham gia xây dựng phơng hớng, phụ trách chiến lợcphát triển kinh doanh, đề xuất và tham mu các phơng án kinh doanh để đạt hiệuquả cao.Phó giám đốc là ngời hỗ trợ cho giám đốc giải quyết các vấn đề có liênquan trong từng lĩnh vực khi đợc uỷ quyền

- Phòng kế toán: Có nhiệm vụ quản lý vốn, giám sát mọi họat động kinhdoanh của Công ty Tổ chức công tác thống kê và hạch toán theo chế độ hạch

Ban GiámĐốc Công ty

Phòng

Kinh Doanh Kỹ ThuậtPhòng

Bộ phậnMarketing

Bộ phận

Bộ phận kỹ thuậtPhòng

Kế Toán

toán nhà nớc Thanh toán các khoản với khách hàng, nộp thuế cho nhà nớc và trảlãi cho ngân hàng đầy đủ, kịp thời

- Phòng kinh doanh: Chuyên nghiên cứu thị trờng, thu hút khách ngày càngnhiều cho Công ty Nghiên cứu sản phẩm của đối thủ cạnh tranh và đề ra cácchiến lợc kinh doanh thích hợp với sự biến động của thị trờng, đồng thời cònchịu trách nhiệm giữ mối quan hệ thờng xuyên với các đối tác truyền thống vàcông tác tổ chức quảng cáo trên các hệ thống thông tin và tạp chí

- Phòng kỹ thuật : Có nhiệm vụ lắp đăt, sửa chữa, bảo hành các máy móc,thiết bị cho khách hàng của Công ty.Tham mu về lĩnh vực kỹ thuật cho Ban giámđốc, thờng xuyên nắm bắt những thông tin mới nhằm góp phần vào việc kinhdoanh đúng hớng, có hiệu quả.

1.2.2 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty

1.2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán

Phòng kế toán trực tiếp làm công tác kế toán tài chính theo đúng chế độ màNhà nớc quy định, tham mu cho Ban giám đốc, hoạch định quá trình sản xuấtkinh doanh của Công ty Ghi chép tính toán và phản ánh chính xác, trung thực,kịp thời, đầy đủ về tình hình tài sản, lao động, tiền vốn và kết quả hoạt động sảnxuất kinh doanh của Công ty Quản lý tài chính, tính toán, trích nộp đầy đủ đúngthời hạn các khoản phải nộp ngân sách Nhà nớc và trích lập các quỹ Công ty.

Mọi công tác kế toán của Công ty đợc triển khai thực hiện đều do kế toán ởng phân công và giám sát Phòng kế toán có 4 ngời, mỗi thành viên kế toán cóchức năng, nhiệm vụ khác nhau nhng thống nhất trong bộ máy kế toán.

tr-Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty

Chức năng, nhiệm vụ của từng thành viên kế toán đợc phân cụ thể:

+ Kế toán trởng: Là ngời chịu trách nhiệm chỉ đạo trực tiếp các công việc củaphòng kế toán, lập báo cáo tài chính theo đúng thời hạn quy định Kế toán tr ởng

Kế toán trởng

Kế toán

bán hàng Kế toán tiền mặt vàthanh toán Kế toán kho và Thủ quỹ

là ngời có trách nhiệm bao quát toán bộ tình hình tài chính của Công ty, thôngbáo cụ thể cho Ban giám đốc về mọi hoạt động tài chính.

+ Kế toán kho và Thủ quỹ : Là ngời chịu trách nhiệm về tiền mặt tại quỹ, hàngngày căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi của thanh toán viên ghi vào sổ quỹ và đốichiếu kiểm tra với kế toán tiển mặt Theo dõi chi tiết về hàng hoá, về tình hìnhbiến động, tình hình nhập xuất tồn hàng hoá trong kho

+ Kế toán bán hàng : Có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tếvề doanh thu bán hàng, các khoản giảm trừ doanh thu, tập hợp và phản ánh đầyđủ các khoản chi phí bán hàng, chi phí quản lý phát sinh trong quá trình bánhàng.

+ Kế toán tiền mặt và thanh toán : Là ngời chịu trách nhiệm thanh toán chi tiếtvề tiền mặt lên sổ chi tiết tiền mặt các nghiệp vụ liên quan, kiểm tra tính hợp lý,hợp lệ của các chứng từ gốc, từ đó lập phiếu thu, phiếu chi cho các nghiệp vụtiền mặt, theo dõi công nợ nội bộ, huy động vốn Ngoài ra còn theo dõi cáckhoản phải thu, phải trả của khách hàng và các khoản tạm ứng cho nhân viên.

1.2.2.2 Tổ chức hệ thống thông tin.- Tổ chức hạch toán ban đầu:

Công ty TNHH TM - DV Tân Nam Việt là doanh nghiệp thơng mại, vậndụng hệ thống chứng từ kế toán doanh nghiệp theo Quyết định số 15/2006/QĐ -BTC và một số văn bản pháp luật khác Công ty sử dụng hệ thống các chứng từvề hàng tồn kho, chứng từ về tiền, chứng từ về lao động tiền lơng, chứng từ vềbán hàng, chứng từ về tài sản cố định Ngoài ra, Công ty còn sử dụng các chứngtừ do Công ty lập phù hợp với đặc điểm kinh doanh của mình và đợc Bộ tài chínhchấp nhận.

Việc vận dụng chứng từ kế toán phù hợp với nghiệp vụ, tổ chức chứng từ luânchuyển theo đúng phần hành, đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của chứngtừ sử dụng.

- Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản:

Công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán do Bộ tài chính ban hành theoQuyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006.

Công ty sử dụng các tài khoản cấp 1 và cấp 2 theo đúng chế độ kế toán tàichính hiện hành Các tài khoản của Công ty đợc chi tiết hoá theo từng đối tợngcụ thể để phù hợp với yêu cầu quản lý và hoạt động sản xuất kinh doanh củaCông ty.

Do hoạch toán tổng hợp theo phơng pháp kê khai thờng xuyên nên hệ thốngtài khoản mà Công ty sử dụng bao gồm các tài khoản sau:

Tài khoản 111 : Tiền mặt

Tài khoản 112 : Tiền gửi Ngân hàng

Tài khoản 133 : Thuế GTGT đợc khấu trừTài khoản 141 : Tạm ứng

Tài khoản 156 : Hàng hoá

Tài khoản 211 : Tài sản cố định hữu hìnhTài khoản 214 : Hao mòn tài sản cố địnhTài khoản 311 : Vay ngắn hạn

Tài khoản 331 : Phải trả cho ngời bán

Tài khoản 333 : Thuế và các khoản phải nộp Nhà nớc.Tài khoản 3331 : Thuế giá trị gia tăng phải nộp

Tài khoản 334 : Phải trả công nhân.Tài khoản 338 : Phải trả, phải nộpTài khoản 3382 : Kinh phí công đoàn.Tài khoản 3383 : Bảo hiểm xã hội.Tài khoản 3384 : Bảo hiểm y tế.Tài khoản 411 : Vốn kinh doanh.Tài khoản 414 : Quỹ đẩu t phát triển.Tài khoản 421: Lợi nhuận cha phân phối.Tài khoản 511: Doanh thu bán hàng.Tài khoản 521 : Chiết khấu bán hàng.Tài khoản 531 : Hàng bán bị trả lại.Tài khoản 532 : Giảm giá hàng bán.Tài khoản 611: Mua hàng.

Tài khoản 632 : Giá vốn hàng bán.

Tài khoản 635 : Chi phí hoạt động tài chính.Tài khoản 641 : Chi phí bán hàng.

Tài khoản 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp.Tài khoản 711 : Thu nhập khác.

Tài khoản 811: Chi phí khác.

Tài khoản 911 : Xác định kết quả kinh doanh.- Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán.

Hiện nay, Công ty đang áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ, nên các sổ sáchchứng từ có liên quan là : Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái, các sổ và thẻ kêtoán chi tiết Công ty áp dụng cả hình thức thao tác trên các sổ sách và trên máyvi tính

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ

Ghi chú : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra :

Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc kếtoán lập chứng từ ghi sổ Căn cứ vào các chứng từ ghi sỏ để ghi vào sổ Đăng kýchứng từ ghi sổ, sau đó đợc dùng để ghi vào Sổ cái Các chứng từ gốc sau khilàm căn cứ lập chứng từ ghi sổ đợc dùng để ghi vào các sổ, thẻ kê toán chi tiết.

Cuối tháng phải khoá sổ, tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế tàichính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phátsinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số d của từng tài khoản trên Sổ cái Căn cứ vàoSổ cái lập Bảng cân đối số phát sinh.

Chứng từ gốc

Bảng cân đôi sốphát sinh

Báo cáo tàichính

Sổ cái

Bảng tổnghợp chi tiếtChứng từ ghi

sổSổ đăng ký ghi

Sổ, thẻ kếtoán chi tiếtBảng tổng hợp

chứng từ gốcSổ quỹ

Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiếtđợc dùng để lập Báo cáo tài chính.

- Tổ chức lập báo cáo kế toán :

Báo cáo tài chính của Công ty đợc lập và gửi vào cuối năm tài chính, thời hạngửi và chậm nhất là 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính.

Hệ thống báo cáo tài chính gồm có:+ Bảng cân đối kế toán.

+ Kết quả hoạt động kinh doanh.+ Báo cáo lu chuyển tiền tệ.+ Thuyết minh báo cáo tài chính.

Công ty phải nộp báo cáo tài chính cho Chi cục thuế quận Đống Đa - Hà nội.1.2.2.3 Tổ chức kiểm tra công tác kế toán :

Kế toán trởng phải giám sát các việc của các kế toán viên, phải nắm bắt kịpthời các tình huống xảy ra để cùng Ban giám đốc xử lý Hàng ngày, các kế toánviên khi vào sổ sách phải chính xác, đầy đủ Việc kiểm tra kiểm soát đợc thựchiện theo từng tháng, quý và theo quy định của Ban giám đốc.

1.3 Thực trạng kế toán bán hàng máy in và linh kiện máy in tại Công tyTNHH Thơng mại và Dịch vụ Tân Nam Việt.

1.3.1 Chứng từ kế toán.

Chứng từ kế toán trong các Công ty rất quan trọng, là sự cần thiết để phảnánh, thực hiện các công việc giao dịch, phát sinh trong quá trình hoạt động kinhdoanh Khi có đầy đủ, chính xác các chứng từ, hoá đơn thì việc thực hiện cáccông việc sẽ trôi chảy, suôn sẻ Hiện tại Công ty đang sử dụng các chứng từ kếtoán sau:

- Hoá đơn giá trị gia tăng : Hàng ngày khi khách hàng mua hàng, bộ phận kếtoán sẽ viết hoá đơn GTGT kiêm phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT đợc lập thành 3liên, đặt giấy than ghi một lần:

Liên 1 : Lu tại gốc.

Liên 3 : Giao cho thủ khoLiên 4 : Giao cho khách hàng.

- Phiếu xuất kho : Là phiếu dùng trong trờng hợp xuất kho nội bộ hay xuấttheo các hoá đơn GTGT Sau khi thủ kho xem xét và kiểm tra hoá đơn GTGTdo ngời mua hoặc ngời vận chuyển đem đến, thủ kho viết Phiếu xuất kho theohoá đơn để giao hàng cho khách hàng Phiếu xuất kho gồm 3 liên :

Liên 1 : Lu tại gốc

Liên 2 : Giao cho thủ quỹ

Liên 3 : Giao cho ngời nộp tiền.

- Phiếu chi : Là phiếu dùng để làm chứng từ ghi sổ khi giao tiền cho những ngờicó trách nhiệm mua hàng, thanh toán nợ, trả các chi phí cho công ty, khi phátsinh ghi phiếu thì kế toán thanh toán viết phiếu chi làm 3 liên chuyển cho kếtoán trởng ký duyệt

Liên 1 : Lu tại gốc.

Liên 2 : Giao cho ngời nộp tiền.

Liên 3 : Thủ quỹ giữ dùng làm chứng từ ghi sổ.

- Báo cáo bán hàng ngày : Là báo cáo dùng để báo doanh thu bán hàng ngày ởcửa hàng Cuối ngày nhân viên bán hàng kiểm kê hàng hoá trong cửa hàng đểxác định doanh thu bán hàng trong ngày và lên báo cáo hàng nộp cho kế toánbán hàng để làm căn cứ ghi sổ kế toán.

- Giấy nộp tiền : Là bảng kê các loại tiền do thu ngân nộp lên về số tiền bánhàng trong ngày Tổng số tiền trong giấy nộp tiền do thu ngân chuyển lên phảibằng với tổng số tiền bán hàng trong báo cáo bán hàng của nhân viên bán hàngbáo cáo.

Với nhữg chứng từ kế toán trên mà kế toán Công ty đang sử dụng là đầyđủ và phù hợp với tình hình, thực trạng của công ty Các chứng từ, hoá đơn cóđầy đủ chữ ký của ngời mua, kế toán, thủ kho, thủ quỹ phù hợp với từng loại.1.3.2 Tài khoản sử dụng và trình tự hạch toán.

1.3.2.1 Tài khoản sử dụng.