Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ phát triển thị trường AAA

Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ phát triển thị trường AAA

LỜI NÓI ĐẦU

Trong nền kinh tế hiện nay - nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệpViệt Nam đã và đang có những bước phát triển mạnh mẽ cả về hình thứcquy môvà hoạt động sản xuất kinh doanh Cho đến nay cùng với chính sáchmở cửa các doanh nghiệp đã góp phần quan trọng trong việc thiết lập nềnkinh tế thị trường trên đà ổn định và phát triển

Cùng với sự đi lên của đất nước quy mô hoạt động sản xuất kinhdoanh của các doanh nghiệp ngày càng mở rộng và nâng cao Mọi doanhnghiệp dù kinh doanh các mặt hàng khác nhau theo bất kỳ hình thức nàocũng đều phải quan tâm đến hiệu quả kinh tế Đó là điều kiện cơ bản đểdoanh nghiệp tồn tại và phát triển

Chính vì thế quá trình tiêu thụ hàng hoá có vị trí đặc biệt quan trọng đỗivới các doanh nghiệp, góp phần đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp.

Được tiếp nhận về thực tập và tìm hiểu thực tế tại công ty XNK mỹnghệ Thăng Long, em nhận thấy kế toán bán hàng và xác định kết quả kinhdoanh giữ vai trò rất quan trọng trong toàn bộ công tác kế toán của doanh

nghiệp Do đó em đã chọn đề tài: "Kế toán bán hàng và xác định kết quảkinh doanh tại công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ phát triển thịtrường AAA” cho chuyên đề tốt nghiệp của mình

Nội dung chuyên đề gồm 3 phần:

Phần thứ nhất : Các vấn đề chung về công tác kế toán bán hàng và

xác định kết quả kinh doanh trong nghiệp

Phần thứ hai: Thực trạng tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác

định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ pháttriển thị trường AAA.

1 Phần thứ ba : Một số ý kiến nhằm góp phần hoàn thiện công

tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công tyTNHH Thương mại và Dịch vụ phát triển thị trường AAA.

PHẦN THỨ NHẤT

CÁC VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNHKẾT QUẢ KINH DOANH TRONG DOANH NGHIỆP

I/ ĐẶC ĐIỂM KINH DOANH THƯƠNG MẠI CÓ ẢNH HƯỞNG ĐẾN KẾ TOÁN

BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH.

Nền kinh tế nước ta là một tổng thể nền kinh tế quốc dân thốngnhất Nó bao gồm nhiều ngành và mỗi ngành thực hiện một chức năng nhấtđịnh Trong đó thương mại cũng là một ngành kinh tế quốc dân rất quantrọng

Các ngành ra đời và phát triển trong nền kinh tế quốc dân là do sựphân công lao động xã hội Chuyên môn hoá sản xuất đã làm tăng thêm lựclượng sản xuất xã hội và là một trong những động lực chủ yếu của tăngtrưởng kinh tế và tiến bộ khoa học kỹ thuật Chính yếu tố chuyên môn hoásản xuất đã đặt ra sự cần thiết phải trao đổi các sản phẩm giữa người sảnxuất và người tiêu dùng Mối quan hệ trao đổi tiền- hàng đó chính là lưuthông hàng hoá

Qúa trình lưu thông hàng hoá tất yếu đòi hỏi một sự hao phí lao độngnhất định trong quan hệ trao đổi hàng hoá trực tiếp giữa người sản xuất vớingươi tiêu dùng và cả trong việc thực hiện những hoạt động mua và bángiữa họ với nhau, lao động đó là cần thiết và có ích cho xã hội Nếu nhưmọi chức năng lưu thông đều do người sản xuất và tiêu dùng thực hiện thìviệc chuyển hoá lao động xã hội sẽ bị hạn chế , năng xuất lao động thấp ,hiệu quả lao động không cao Vì vậy đã thúc đẩy sự ra đời của ngành lưuthông hàng hoá Các ngành thương mại và kinh doanh thương mại có mộtsố đặc điểm riêng biệt sau:

- Đặc diểm về hoạt động : hoạt động kinh tế cơ bản của kinhdoanh thương mại và lưu chuyển hàng hoá Lưu chuyển hàng hoá là sự

tổng hợp các hoạt động thuộc các quá trình mua và bán , trao đổi và dự trữhàng hoá.

- Đặc điểm về hàng hoá : Hàng hoá trong kinh doanh thương mạigồm các loại vật tư, sản phẩm có hình thái vật chất hay không có hình tháimà doanh nghiệp mua về với mục đích để bán

- Đặc điểm về phương thức lưu chuyển hàng hoá : Lưu chuyểnhàng hoá trong kinh doanh thương mại có thể theo một trong hai phươngthức là bán buôn và bán lẻ Bán buôn hàng hoá là bán cho người kinhdoanh chứ không bán thẳng tới tay người tiêu dùng Còn bán lẻ là bán tớitận tay người tiêu dùng từng cái , từng ít một

- Đặc điểm về tổ chức kinh doanh : tổ chức kinh doanh thươngmại có thể theo nhiều mô hình khác nhau như tổ chức công tác bán buôn ,bán lẻ , công ty kinh doanh tổng hợp , công ty môi giới , công ty xúc tiếnthương mại

- Đặc điểm về sự vận dộng của hàng hoá : Sự vận động của hànhhoá trong kinh doanh thương mại cũng không giống nhau Do đó chi phíthu mua và thời gian lưu chuyển hàng hoá khác nhau giữa các loại hàng

Như vậy có thể nói chức năng của thương mại là tổ chức và thực hiệnviệc mua bán , trao đổi hàng hoá , cung cấp các dịch vụ nhằm phục vụ sảnxuất cho đời sống nhân dân Từ khi thương mại ra đời thì việc luân chuyểnhàng hoá diễn ra nhanh hơn và nền kinh tế cũng diễn ra sôi động hơn rấtnhiều Doanh nghiệp thương mại qua hoạt động kinh doanh của mình vừathực hiện giá trị của hàng hoá , vừa có tác dụng tiếp tục quá trình sản xuấttrong khâu lưu thông Như vậy sản xuất và lưu thông gắn bó chặt chẽ vớinhau tạo nên một chu trình kín , chu trình này chính là chu trình tái sảnxuất xã hội Ở các doanh nghiệp thương mại quá trình này bao gồm haikhâu là mua và bán hàng hoá Tiêu thụ hàng hoá là một khâu tất yếu trongquá trình lưu thông hàng hoá , là một yếu tố của quá trình tái sản xuất Đẩy

nhanh tốc độ tiêu thụ, tăng khối lượng hàng tiêu thụ nhầm đáp ứng yêu cầuthị trường là một chức năng cơ bản của các doanh nghiệp thương mại

Với nền kinh tế thị trường thì chỉ tiêu thụ được hàng hoá không thờichưa đủ bể khẳng định được doanh nghiệp đó làm ăn như thế nào , mà chỉtiêu đánh giá cuối cùng là kết quả kinh doanh Nhưng thông qua tiêu thụthì mới xác định được kết quả kinh doanh và thị trường hàng hoá là cơ sởđể xác định kết quả.

Với những đặc điểm và chức năng riêng biệt của ngành thương mạinhư trên sẽ có ảnh hưởng đến công tác kế toán nói chung và công tác hạchtoán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh nói riêng

II/ Ý NGHĨA CỦA VIỆC TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG TRONGDOANH NGHIỆP TRƯƠNG MẠI

1 Khái niệm

Bán hàng (tiêu thụ ) có thể được hiểu theo nhiều cách khác nhausong có thể hiểu theo bán hàng là quá trình các doanh nghiệp thực hiện việcchuyển hoá vốn sản xuất kinh doanh của mình từ hình thái hàng hoá sanghình thái giá trị , thực hiện giá trị sử dụng của hàng hoá thông qua quan hệtrao đổi.

Theo quan điểm của hiệp hội kế toán quốc tế thì tiêu thụ hàng hoá ,lao vụ dịch vụ là việc chuyển quyền sở hữu sản phâmr, hàng hóa, lao vụdịch vụ đã thực hiện cho khách hàng , đồng thời thu được tiền hàng hoặcđược quyền thu tiền bán hàng

 Doanh thu bán hàng : là tổng giá trị được thực hiện do việc bán hànghoá , cung cấp lao vụ dịch vụ cho khách hàng Tổng số doanh thu bánhàng là số tiền ghi trên hoá đơn bán hàng trên hợp đồng cung cấp lao vụdịch vụ

Doanh thu bán hàng sẽ được ghi nhận khi tất cả các điều kiện sau đượcthoả mãn :

- Doanh nghiệp dã trao toàn bộ cho người mua phần lớn rủi rocũng như những lợi ích của việc sở hưũ tài sản đó

- Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý tài sản nhưlà người sở hữu tài sản đó và không còn nắm giữ quyền điều khiển có hiệulực đối với tài sản đó

- Giá trị của khoản doanh thu được xác định một cách chắcchắn

- Tương đối chắc chắn rằng doanh nghiệp sẽ thu được các lợiích kinh tế từ giao dịch đó

- Chi phí phát sinh và sẽ phát sinh trong giao dịch đó được xácđịnh một cách chắc chắn

Theo chuẩn mực này , quyết định việc đánh giá xem lúc nào là lúcdoanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích của việc sở hưũsang cho ngưòi mua cần phải xác định cho từng trường hợp của mỗi giaodịch Nếu như doanh nghiệp vẫn còn chịu các rủi ro lớn của việc sở hữu tàisản thì giao dịch không đuợc coi là một hoạt động bán hàng và doanh thukhi đó không được ghi nhận mà ngược lại doanh thu được ghi nhận chỉ khitương đối chắc chắn rằng doanh nghiệp sẽ thu được các lợi ích đem lại từgiao dịch đó

Với mỗi phương thức bán hàng thì thời điểm ghi nhận doanh thu đượcquan niệm khác nhau:

-Trong trường hợp bán lẻ hàng hoá ,thì thời điểm ghi nhậndoanh thu là thời điểm nhận báo cáo bán hàng của nhân viên bán hàng

- Trong trường hợp gởi đại lý bán hàng thì thời điểm ghi nhậndoanh thu là thời điểm nhận được báo các bán hàng của bên đại lý gửi

- Trường hợp bán buôn qua kho , bán buôn vận chuyển thẳngtheo hình thức giao trực tiếp thì thời điểm bán hàng hoá được xác nhận làtiêu thụ và doanh thu được ghi nhận là khi đại diện bên mua ký nhận đủhàng đã thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận nợ

- Trường hợp bán buôn qua kho , bán buôn vận chuyển thẳngtheo hình thức chuyển hàng thì thời điểm ghi nhận doanh thu là khi thu tiềncủa bên mua nhận được hàng và chấp nhận thanh toán

Như vậy xét trên phạm vi nhất định thì khái niệm tiêu thụ của kế toánnước ta đã có nhiều đổi mới tích cựu trên cơ sở vạn dụng kế thừa có chọnlọc chuẩn mực kế toán quốc tế để ngày càng phù hợp với điều kiện kinh tếcủa Việt Nam

 Giảm giá hàng bán : là số tiền giảm trừ cho khách hàng ngoài hoá đơnhay hợp đồng cung cấp dịch vụ do các nguyên nhân như hàng kém phẩmchất , không đúng quy cách , giao hàng không đúng thời hạn Ngoài ratính vào khoản giảm giá hàng bán còn bao gồm khoản thưởng khách dotrong một khoảng thời gian nhất định đã tiến hành mua một khối lượng lớnhàng hoá trong một đợt và khoản giảm trừ trên giá bán thông thường vìmua khối lượng lớn hàng hoá trong một đợt (bớt giá).

 Hàng bán bị trả lại: Là số hàng đã được coi là tiêu thụ (đã chuyển giaoquyền sở hữu, đã thu tiền hay được người mua chấp nhận ) nhưng bị ngườimua từ chối trả lại cho người bán không tôn trọng hợp đồng kinh tế đã kýkết như không phù hợp yêu cầu, tiêu chuẩn , quy cách kỹ thuật , hàng kémphẩm chất Tương ứng với hàng bán bị trả lại là giá vốn hàng bán bị trả lạicùng với thuế GTGT đầu ra phải nộp cửa hàng đã bán bị trả lại.

 Doanh thu thuần: là số chênh lệch giữa tổng doanh thu với các khoảngiảm giá , chiết khấu thương mại, doanh thu của số hàng bán bị trả lại ,thuế tiêu thụ đặc biệt , thuế xuất khẩu.

 Gía vốn hàng bán : Là trị giá vốn của sản phẩm, vật tư , hàng hoá, laovụ dịch vụ tiêu thụ Đối với lao vụ , dịch vụ tiêu thụ giá vốn là giá thànhsản xuất hay chi phí sản xuất Với vật tư tiêu thụ , giá vốn là giá thực tế ghisổ, còn với hàng hoá tiêu thụ giá vốn bao gồm trị giá mua của hàng tiêu thụcộng với chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ.

Việc xác định giá vốn cho hàng bán ra là hết sức quan trọng , nó có ảnhhưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh , đặc biệt trong nền kinh tế thịtrường hiện nay còn nhiều biến động thì các doanh nghiệp càng phải quantâm trong việc lựa chọn phương pháp xác định giá vốn thích hợp cho mìnhsao cho có lợi nhất mà vẫn phản ánh đúng được trị giá vốn của hàng hoátheo quy định của bộ tài chính.

 Lợi nhuận gộp : Là chỉ tiêu phản ánh số chênh lệch giữa doanh thuthuần với giá vốn hàng bán phát sinh trong kỳ baó cáo.

 Chi phí bán hàng : Là một bộ phận của chi phí lưu thông phát sinhdưới hình thái tiền tệ để thực hiện các nghiệp vụ bán hàng hoá kinh doanhtrong kỳ báo cáo Chi phí bán hàng bao gồm những khoản chi phí phátsinh có liên quan đến hoạt động tiêu thụ như: chi phí nhân viên bán hàng ,vận chuyển bao bì , hoa hồng trả cho đại lý

 Chi phí quản lý doanh nghiệp: Là một loại chi phí thời kỳ , được tínhđến khi hạch toán lợi tức thuần của kỳ báo cáo Chi phí doanh nghiệp phảnánh các khoản chi phí cho quản lý văn phòng và các khoản chi phí kinhdoanh không gắn được với các địa chỉ cụ thể rong cơ cấu tổ chức kinhdoanh của doanh nghiệp như: chi lương nhân viên quản lý , đồ dùng vănphòng , chi tiếp khách , công tác phí

2 Nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh

Kế toán bán hàng là quá trình thực hiện giá trị và giá trị sử dụng củahàng hoá Thông qua tiêu thụ , doanh nghiệp mới có nguồn để trang trảichi phí bỏ ra Trên cơ sở đó mở rộng hoạt động kinh doanh của mình Việc doanh nghiệp lựa chọn các kênh tiêu thụ hợp lý tạo điều kiện chodoanh nghiệp thu hồi vốn nhanh , tăng tốc độ vòng quay của vốn thựchiện được mục đích kinh doanh của doanh nghiệp là lợi nhuận và làm thếnào để tạo ra được nhiều lợi nhuận càng tốt Nó là mối quan tâm của cácdoanh nghiệp , điều đó lại phụ thuộc vào việc tổ chức kiểm soát các khoản

thu , các khoản chi phí và xác định , tính toán kết quả của các hoạt độngkinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp

Như vậy tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh có ý nghĩasống còn đối với sự tồn tại của doanh nghiệp Vì vậy kế toán bán hàng làkhâu rất quan trọng , nó liên quan đến nhiều khâu của công tác kế toán, dođó nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh baogồm:

- Phản ánh đầy đủ kịp thời và chi tiết sự biến động của hàng hoáở cả trạng thái : hàng đi đường , hàng trong kho , trong quầy , hàng giacông , hàng gửi đại lý nhằm đảm bảo hàng hoả cả hai chỉ tiêu hiện vật vàgiá trị.

Để thực hiện tốt nhiệm vụ trên kế toán bán hàng và xác định kết quảkinh doanh cần chú ý những yêu cầu sau:

- Xác định đúng thời điểm hàng hoá được coi là tiêu thụ để kịpthời lập báo cáo bán hàng và phản ánh doanh thu Báo cáo thường xuyênkịp thời tình hình bán hàng và thanh toán với khách hàng chi tiết theo từngloaị , từng hợp đồng kinh tế nhằm giám sát chặt chẽ hàng bán về số lượng ,chát lượng thời gian đôn đốc thu tiền khách hàng nộp tiền về quỹ

- Tổ chức hệ thống chứng từ ban đầu và trình tự luân chuyểnchứng từ hợp lý Các chứng từ ban đầu phải đầy đủ hợp pháp , luân chuỷểnkhoa học hợp lý không quá phức tạp mà vẫn đảm bảo yêu cầu quản lý ,nâng cao hiệu quả công tác kế toán

- Xác định đúng và tập hợp đầy đủ chi phí bán hàng phát sinhtrong quá trình tiêu thụ hàng hoá cũng như chi phí quản lý doanh nghiệp ,phân bổ hợp lý chi phí cho hàng còn lại cuối kỳ và kết chuyển chi phí chohàng tiêu thụ trong kỳ để xác định kết quả kinh doanh chính xác.

III/ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNHKẾT QUẢ KINH DOANH Ở DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 1 Kế toán doanh thu bán hàng

Trong quá trình bán hàng bao gồm : Một là doanh nghiệp xuất giaohàng cho người mua và hai là người mua trả tiền hoặc cháp nhận thanhtoán.

Trên thực tế hai giai đoạn này lại ít khi trùng nhau mà nó tuỳ thuộcvào các quy định trong hợp đồng kinh tế , các phương thức bán hàng Màphương thức bán hàng là một ván đề hết sức quan trọng trong khâu bánhàng , để đẩy nhanh được tốc độ tiêu thụ , ngoài công việc nâng cao chấtlượng , cải tiến mẫu mã thì doanh nghiệp phải lựa chọn cho mình nhữngphương pháp tiêu thụ hàng hoá sao cho có hiệu quả là điều tối quan trọngtrong khâu lưu thông , hàng hoá đến tay người tiêu dùng một cách nhanhnhất , hiệu quả nhất Việc áp dụng linh hoạt các phương thức tiêu thụ gópphần thực hiện được kế hoạch tiêu thụ của doanh nghiệp

Có nhiều phương thức bán hàng trong các doanh nghiệp cụ thể :

 Đối với phương thức giao bán trực tiếp thu tiền ngay : Qúa trình tiêu thụkết thúc khi giao hàng xong , trường hợp này giao hàng đồng nhất với thutiền vì cả giao hàng và thu tiền cùng xảy ra.

Kết thúc tiêu thụ là khi người mua ứng trướctiền hàng cho doanhnghiệp , lúc đó doanh nghiệp giao hàng cho người mua.

 Trường hợp xuất hàng gửi đi bán : doanh nghiệp phải chờ sự chấp nhậncủa người mua , đén khi người mua trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán , lúcđó mới được coi là kết thúc bán hàng.

 Bán hàng theo phương thức gửi đại lý , ký gửi : Bên bán xuất giao chocác đơn vị , cá nhân làm đại lý Số hàng gửi giao cho đại lý vẫn thuộcquyền sở hữu của đơn vị , chỉ khi nào nhận thông báo của các đại lý thì sốhàng gửi bán đại lý mới chính thức coi là tiêu thụ.

 Phương thức bán hàng trả góp : bán hàng trả góp là việc bán hàng thutiền nhiều lần Sản phẩm hàng hoá khi giao cho người mua thì được coi làtiêu thụ , người mua sẽ thanh toán lần đầu ngay tại thời điểm mua một phần, số tiền thanh toán chậm phải chịu một tỷ lệ lãi nhất định

 Phương thức hàng đổi hàng : Để thuận lợi cho hoạt động sản xuất kinhdoanh , đồng thời giải quyết lượng hàng tồn kho , các doanh nghiệp có thểđổi sản phẩm hàng hoá của mình để nhận các loại sản phẩm khác , sảnphẩm khi bàn giao cho khách hàng chính thức gọi là tiêu thụ

Tóm lại khi mà nền kinh tế càng phát triển thì càng xuất hiện nhiềuphương thức bán hàng khác nhau , mỗi phương thức đều có ưu điểm vànhược điểm của nó Do đó , mỗi doanh nghiệp căn cứ vào đặc điểm hànghoá , quy mô , vị trí của doanh nghiệp mình mà lựa chọn những phươngthức bán hàng sao cho thích hợp , sao cho chi phí thấp nhất mà vẫn đạt hiệuquả tối ưu

2.Chứng từ kế toán và tài khoản kế toán a Chứng từ kế toán

Khi phát sinh các nghiệp vụ về bán hàng kế toán phải lập , thu thậpđầy đủ các chứng từ phù hợp theo đúng nội dung quy định của nhà nướcnhằm đảm bảo cơ sở pháp lý để ghi sổ kế toán (việc lập , thu nhận , luânchuyển chứng từ kế toán phải tuân thủ theo quyết định số 1141TC/CĐKTngày 01/11/1995 của Bộ Tài Chính)

Căn cứ vào chế độ chứng từ kế toán , doanh nghiệp xác định nhữngchứng từ sử dụng phù hợp với điều kiện cụ thể của doanh nghiệp , đảm bảođáp ứng yêu cầu quản lý kinh tế tài chính , quản lý quá trình bán hàng ,xácđịnh chính xác kết quả bán hàng Đồng thời doanh nghiệp phải xây dựngvà quy định trình tự , luân chuyển , kiểm tra , xử lý chứng từ và lưu trữchứng từ một cách khoa học hợp lý

Các chứng từ chủ yếu được sử dụng trong kế toán bán hàng - Hoá đơn GTGT.

- Phiếu xuất kho - Phiếu thu tiền mặt.

- Giấy báo có của ngân hàng

- Các tài liệu , chứng từ thanh toán khác.

- Chứng từ tính thuế.

b Tài khoản kế toán bán hàng:

 Tài khoản 511-"Doanh thu bán hàng ":Dùng để phản ánh doanh thu bánhàng thực tế của doanh nghiệp thực hiện trong một kỳ hoạt động sản xuấtkinh doanh

 Tài khoản 512-"Doanh thu bán hàng nội bộ":Phản ánh doanh thu về bánsản phẩm , hàng hoá ,lao vụ dịch vụ giữa các đơn vị trong cùng công ty. Tài khoản 531-"Hàng bấn bị trả lại": Phản ánh doanh thu hàng bán bị trảlại do vi phạm cam kết hay vi phạm hợp đồng

 Tài khoản 532-"Giảm giá hàng bán":Phản ánh toàn bộ các khoản giảmgiá hàng bán cho khách hàng trên giá bán đã thoả thuận Đươc hạch toánvào tài khoản này bao gồm các khoản bớt giá , hồi khấu , giảm giá đặc biệtdo những nguyên nhân thuộc về người bán

 Tài khoản 632-"Gía vốn hàng bán ":Phản ánh trị giá vốn hàng đã tiêuthụ trong kỳ bao gồm trị giá mua của hàng tiêu thụ và chi phí mua phân bổcho hàng tiêu thụ.

 Tài khoản 156-"hàng hoá ":Dùng để phản ánh trị giá thực tế hàng hoátại kho tại quầy , chi tiết theo từng kho quầy , từng loại , nhóm hàng hoá - 1561-"Gía mua hàng hoá "

- 1562- "Ghi phí thu mua hàng hoá"

 Tài khoản 157- " Hàng gửi bán " dùng phản ánh trị giá hàng bán , sảnphẩm dã gửi đi hoặc chuyển đến cho khách hàng ; sản phẩm hàng hoánhờ bán đại lý , ký gửi chưa được chấp nhận thanh toán

 Tài khoản 911 - " Xác định kết quả " Dùng để xác dịnh kết quả từnghoạt động ( hoạt động sản xuất kinh doanh , hoạt động tài chính , hoạtđộng bất thường).

2 Trình tự hạch toán

(1)Giá vốn hàng bán tiêu thụ

(2)Thuế VAT, thuế TTĐB, thuế XNK phải nộp nhà nước

(3)Doanh thu bán hàng

(4)Các khoản giảm trừ doanh thu

(5)Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu(6)Kết chuyển giá vốn hàng bán

(7)Kết chuyển doanh thu thuần

TK156 TK632 TK511,512 TK111,112,131 (1)

TK911 (3) (6) (7)

TK531,532 TK111,112

(4) (5)

TK333

(2)

II/KẾ TOÁN XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG

Kết quả kinh doanh thương mại là chỉ tiêu hiệu quả hoạt động lưuchuyển hàng hoá , cũng như các hoạt động sản xuất, kinh doanh dịch vụ ,kết quả kinh doanh thương mại cũng được xác định là phần chênh lệch giữadoanh thu thuần và trị giá vốn của hàng bán ra , chi phí bán hàng và chi phíquản lý doanh nghiệp

1 Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp được tính vào giáthành sản phẩm hàng hoá tiêu thụ , tức là phân bổ (kết chuyển) cho số sảnphẩm hàng hoá tiêu thụ trong kỳ gánh chịu

Do vậy khi kế toán xác định kết quả kinh doanh cần phải xác địnhđược chi phí bán hàng , chi phí quản lý doanh nghiệp là bao nhiêu , tínhtoán phân bổ ( kết chuyển )cho sản phẩm hàng hoá tiêu thụ trong kỳ nhưthế nào ?

 Chi phí bán hàng là chi phí lưu thông và chi phí tiếp thị , phát sinh trongquá trình tiêu thụ sản phẩm , hàng hoá , lao vụ dịch vụ

Theo quy định hiện hành chi phí bán hàng bao gồm : chi phí nhânviên , chi phí vật liệu bao bì , chi phí dụng cụ đồ dùng , chi phí khấu haoTSCĐ, chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí bằng tiền khác

 Chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí chi cho việc quản lýkinh doanh , quản lý hành chính và phục vụ chung khác liên quan đến hoạtđộng của cả doanh nghiệp

Theo quy định hiện hành , chi phí quản lý doanh nghiệp được phânthành các loại sau:chi phí nhân viên quản lý , chi phí vật liệu quản lý , chiphí đồ dùng văn phòng , chi phí khấu hao TSCĐ ,thuế phí và lệ phí , chi phídự phòng , chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí bàng tiền khác

Để hạch toán hai tài khoản chi phí này kế toán sử dụng hai tàikhoản:

- Tài khoản 641-chi phí bán hàng

- Tài khoản 642- chi phí quản lý doanh nghiệp

Cả hai tài khoản này đều được mở chi tiết theo từng nội dung chiphí Cuối kỳ kế toán kết chuyển chi phí bán hàng , chi phí quản lý doanhnghiệp vào bên nợ tài khoản 911để xác định kết quả kinh doanh

 Trình tự kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp đượcthể hiện qua sơ đồ sau.

TK334,338 TK641,642 TK111,112 (1) (4)

TK214 TK911 (2) (5)

Như vậy chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là chi phíchung liên quan đến những đối tượng nên phải phân bổ cho những đốitượng trong những trường hựp cần thiết theo những tiêu chuẩn hợp lý , tiêuchuẩn được sử dụng để phân bổ có thể là giá vốn hàng bán , doanh thuhàng bán ra

2 Kế toán xác định kết quả kinh doanh

Kết quả kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm : kết quả hoạt độngsản xuất kinh doanh , kết quả hoạt động tài chính và kết quả bất thường

Theo quy định của chế độ kế toán hiện hành kết quả hoạt động sảnxuất kinh doanh là số chênh lệch giữa doanh thu thuần với trị giá vốnhàng bán của sản phẩm , hàng hoá , lao vụ dịch vụ , chi phí bán hàng ,chiphí quản lý doanh nghiệp Hoặc nó là phần chênh lệch giũa thu nhập và chiphí của hoạt động tài chính ,hoạt động khác Trong một thời kỳ củadoanh nghiệp

Như vậy , kết quả kinh doanh của doanh nghiệp cần được phân biệtvà tổ chức theo dõi ,tính toán phản ánh riêng cho từng loại hoạt động , thậmchí riêng cho từng loại sản phẩm , từng ngành hàng từng loại lao vụ dịchvụ.

a Tổ chức tài khoản kế toán để xác định kết quả kinh doanh

Để xác định kết quả kinh doanh kế toán sử dụng 2 tài khoản , TK911-"xác định kết quả kinh doanh", và TK421-"lãi chưa phân phối "để phảnánh kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và các hoạt động khác tại doanhnghiệp trong một kỳ hạch toán

b Trình tự hạch toán xác định kết quả kinh doanh

Kế toán hạch toán trên các tài khoản liên quan  Tài khoản 511- "doanh thu bán hàng " Tài khoản 632-"giá vốn hàng bán " Tài khoản 641 -'chi phí bán hàng "

 Tài khoản 642 -"chi phí quản lý doanh nghiệp"

Để kết chuyển sang TK911 xác định kết quả kinh doanh theo sơ đồ sau :

TK632 TK911 TK511 (1) (3)

TK641,642 TK711,721 (2) (4)

TK811,821 TK421 (5) (6)

(7)

1) Kết chuyển giá thực tế hàng hoá tiêu thụ trong kỳ.

2) Phân bổ , kết chuyển chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp chosản phẩm , hàng hoá tiêu thụ

3) Kết chuyển doanh thu thuần bán hàng.

4) Kết chuyển thu nhập hoạt động tài chính và hoạt động khác 5) Kết chuyển chi phí về hoạt động tài chính và hoạt động khác 6) Kết chuyển lỗ

Trong nền kinh tế quốc dân hiện nay đang áp dụng ba hình thức kế toánchủ yếu sau:

 Hình thức kế toán nhật ký chứng từ. Hình thức kế toán nhật ký chung. Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ

Về sổ kế toán tổng hợp : Kế toán xây dựng và sử dụng các sổ kế toánphù hợp cho hình thức như:

Doanh nghiệp áp dụng hình thức nhật ký chứng từ thì các nghiệp vụliên quan đến hàng hoá được ghi vào các bảng kê số 8, 9, 10 sau đó ghi vàonhật ký chứng từ số 8 và cuối cùng ghi vào sổ cái các tài khoản.

Nhưng thực tế công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ phát triển thịtrường AAA áp dụng hai hình thức ghi sổ đó là nhật ký chứng từ để ghi sổcái các tài khoản, còn trong quá trình ghi các sổ sách khác công ty lại dùnghình thức nhật ký chung Doanh nghiệp áp dụng hình thức vào sổ như thếlà vì nó phù hợp với điều kiện và quá trình kinh doanh của doanh nghịệp.

Trong đó

Bảng kê số 8 "nhập- xuất kho hàng hoá "dùng để phản ánh tổng hợptình hình nhập - xuất kho hàng hoá theo giá thực tế , giá hạch toán và giátạm tính

Bảng kê số 9-"Tính giá vốn hàng bán "dùng để phản ánh số liệu liênquan đến giá vốn hàng bán

Bảng kê số 10-"hàng gửi bán "công ty không có hàng gửi bán

Bảng kê số 11-"Phải thu của khách hàng "dùng để phản ánh tổng hợptình hình thanh toán tiền hàng với người mua và người đặt hàng

Nhật ký chứng từ số 8 dùng để phản ánh số phát sinh bên có của cáctài khoản 156,131,511,641,642,911

 Sổ kế toán chi tiết

Theo yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp mà nghiệp vụ bán hàngvà xác định kết quả kinh doanh được thiết kế mở các sổ kế toán chi tiếttương ứng

Về kế toán bán hàng có thể mở sổ chi tiết cho tài khoản 156-"hànghoá ", tài khoản 131-"phải thu của khách",tài khoản 632-"giá vốn hàng bán",tài khoản 511-"doanh thu bán hàng " sau đó chi tiết cho từng loại hànghoá , từng địa điểm cũng như hoạt động kinh doanh

 Báo cáo kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh

Báo cáo kế toán bán hàng chủ yếu cung cấp thông tin cho quản trịkinh doanh của doanh nghiệp Nó xuất phát từ yêu cầu quản lý hàng hoá ,để cấp trên nắm bắt chính xác được những thông tin về nhập -xuát hàng ,từng thứ từng loại , rồi số lượng hàng và số tiền hàng Báo cáo này chính làbáo cáo tổng hợp nhập - xuất hàng hoá

Ngoài việc lập báo cáo kết quả kinh doanh theo yêu cầu chế độ báocáo tài chính, tuỳ theo từng doanh nghiệp và theo yêu cầu quản lý cụ thểmà doanh nghiệp ccó thể lập báo cáo kết quả kinh doanh riêng , chi tiết chotừng loại hàng, từng đối tượng , từng bộ phận Việc lập báo cáo doanhthu dựa vào các sổ kế toán chi tiét của các tài khoản đã mở để lập hoặc chỉlập báo cáo doanh thu tổng hợp chung cho toàn doanh nghiệp nên khôngcần quản lý chi tiết Việc lập báo cáo kết quả kinh doanh chi tiết được đưavào sổ chi tiết tài khoản 911 và các sổ kế toán chi tiết có liên quan để lập Tóm lại, trong cơ chế thị trường hiện nay có sự cạnh tranh gay gắtgiữa hang hoá và tiêu thụ hàng hoá , đây là khâu có ý nghĩa quyết định sựtồn tại và pát triển của doanh nghiệp - kế toán với tư cách là một công cụquản lý có hiệu lực nhất đã góp phần quan trọng vào quá trình sản xuấtkinh doanh của doanh nghiệp Trong đó phải kể đến vai trò của kế toán đốivới việc quản lý , hạch toán bán hàng , tiêu thụ hàng hoá và xác định kếtquả kinh doanh

Tuy nhiên giữa lý luận và thực tiễn còn có khoảng cách nhất định thực tế công tác kế toán bán hàng và xác định kết qủa kinh doanh có đápứng được yêu cầu sản xuất kinh doanh , phù hợp với cơ chế thị trường haykhông là đều không dễ dàng , đòi hỏi các doanh nghiệp phải tổ chức côngtác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh moọt cách chặt chẽ ,khoa học , đúng chế độ quy định

Trong thời gian thực tập tại bộ phận XNK công ty TNHH Thương mạivà Dịch vụ phát triển thị trường AAA, nhận thức được tầm quan trọng củakế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong công ty nên tôi đã đisâu nghiên cứu đề tài :

"Tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanhở công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ phát triển thị trường AAA ".

Để qua phần lý luận cũng như phần thực tiễn tôi đã rút ra được nhữngkết luận xác thực hơn

Sau đây tôi xin trình bày cụ thể phần :"Thực trạnh tổ chức công tác kếtoán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại bộ phận XNK của công tyTNHH Thương mại và Dịch vụ phát triển thị trường AAA" để chúng ta cócơ sở so sánh và rút ra những kết luận đúng đắn nhất

PHẦN THỨ HAI

THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀXÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH

THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ PHÁT TRIỂN THỊ TRƯỜNG AAA

I/ ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG CỦA CÔNG TY TNHH SX&DỊCH VỤTHƯƠNG MẠI THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ PHÁT TRIỂN THỊ TRƯỜNGAAA

1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

1.1 Sự ra đời của công ty

Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ phát triển thị trường AAA làmột đơn vị kinh tế ngoài quốc doanh Trụ sở công ty nằm tại 19B – KhuCao su Đường sắt – Thành Công – Ba Đình – Hà Nội.

1.2 Qúa trình phát triển của công ty.

Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ phát triển thị trường AAA làmột đơn vị kinh tế độc lập với chức năng chủ yếu là kinh doanh hàng hoáXNK và may mặc Những năm đầu mới thành lập hoạt động XNK chủ yếucủa công ty là làm XNK thủ công mỹ nghệ , thực hiện nghị định thủ xuấthàng hoá đi các nước Các mặt hàng chính gồm có: Xuất khẩu hàng thêuren, may mặc hàng gia công, may mặc thủ công mỹ nghệ và các mặt hàngdo liên doanh liên kết mà có , đồng thời nhập khẩu máy móc, thiết bị,nguyên vật liệu, vật liệu xây dựng và hàng tiêu dùng phục vụ cho sản xuấtkinh doanh của công ty.

Khi mới thành lập công ty là một đơn vị vừa sản xuất, vừa kinh doanh ,công ty có nhiều xưởng sản xuất với các chuyên môn sản xuất hàng thêuren, may mặc, dệt thảm len, bao bì đóng gói

Những năm 1995-1998 hoạt động kinh doanh của công ty gặp nhiềuthuận lợi và thu được nhiều lợi nhuận

Năm 1997-30/06/1997 hoạt động kinh doanh của công ty gặp nhiềukhó khăn và công ty lâm vào tình trạng làm ăn thua lỗ kéo dài Tình trạngnày do một mặt công ty xuất hàng sang nước bạn để đỏi hàng nhưng bị lừakhông giao hàng (tiêu biểu là hợp đồng đổi hàng lescocommeicecuarHungari năm 1997) Mặt khác do triệu giá tiền thay đổi , đồng đô la có lúcbị mất giá nghiêm trọng , làm cho công ty thiệt hại hàng tỷ đồng Trongkhi đó công tác quản lý của công ty yếu kém dẫn tới tình trạng sử dụng chiphí một cách lãng phí

Ví dụ : Năm1999 tổng chi phí là 702triệu VNĐ vậy mà lãi chỉ có 50ttriệu VNĐ kinh doanh tuỳ tiện , giả tạo hồ sơ mua bán

Về sản xuất từ năm 1997 hoạt động sản xuất không có hiệu quả Năm1998 công ty cho giải thể các xưởng sản xuất , xưởng may chuyển sang liêndoanh với

công ty Maruchi- Hồng Kông Tính đến thời điểm đó thiệt hại về đầu tưcho sản xuất khoảng 100triệu , thiệt hại do xoá công nợ cho các xưởngkhoảng 10 triệu đồng Tính đến 30/06/1997 số lỗ của công ty là22.800.507 Trước tình hình đó ngày 16/06/1999 đại diện các thành viêngóp vốn liên doanh cùng các phòng kế hoạch đầu tư đã họp và đưa ranhững giải pháp để khôi phục công ty

Từ ngày 01/07/1999 trrở lại đây , công ty đã ngăn chặn được tìnhtrạnh kinh doanh thua lỗ kéo dài và bước đầu ổn định kinh doanh xnk trảnợ ngân hàng , khách hàng, thuế nợ nhà nước Tình hình và kết quả hoạtđộng sản xuất kinh doanh của công ty trong những năm 1999-2001nhưsau.:

Bảng số 1

1 Tổng hợp ngạch xk.2 Tổng hợp ngạch nk3 Tổng doanh thu 4 Lợi nhuận thực hiện 5 Nộp NSNN

3.438.6799.359.234 94.821 -2.63419.284

2.916.4445.078.234 55.426 -2634 8.804

1.801.5915.776.626 60.416 -26 10.970

2.872.0492.776.507 56.123 28

13.163 3.500.0003.900.000 521.652 150 4.330

II/ CHỨC NĂNG VÀ NGHIỆP VỤ CỦA CÔNG TY

1 Chức năng

Công ty trực tiếp xuất khẩu các mặt hàng thủ công mỹ nghệ , các sảnphẩm do liên doanh liên kết tạo ra và các mặt hàng khác theo quy định hiệnhành của bộ thương mại và nhà nước

- Các mặt hàng nhập khẩu của công ty: vật tư máy móc thiết bị, xemáy, và hàng tiêu dùng phục vụ cho sản xuất và kinh doanh theo quy địnhhiện hành của bộ thương mại và nhà nước

- Công ty được uỷ thác và nhận uỷ thác nhập khẩu các mặt hàng nhànước cho phép Công ty được phép làm các dịch vụ thương mại, nhập khẩutheo quy định hiện hành của nhà nước

- Công ty làm đại lý , mở cửa hàng bán buôn bán lẻ các mặt hàng sảnxuất trong và ngoài nước

2 Nghiệp vụ

Trực tiếp kinh doanh XNK tổng hợp , được chủ động trong giao dịch ,đàm phán ký kết và thực hiện các hợp đồng mua bán ngoại thương ,hợpđồng kinh tế và các văn bản về hợp tác liên doanh liên kết và ký kết vớikhách hàng trong và ngoài nước , thuộc nội dung hoạt động của công ty

- Kinh doanh thương mại trong các loại hình dịch vụ thương mại - Liên doanh liên kết trong nước để sản xuất hàng hoá phục vụ chonhu cầu , có nhiệm vụ trực tiếp kinh doanh XNK , mua bán trong và ngoàinước, tiến tới tổ chức bộ máy công ty.

III/ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY

1 Mô hình bộ máy quản lý

Công ty thành lập cơ cấu bộ máy quản lý theo kiểu trực tiếp tại trụsở chính ở Hà Nội với 3 phòng ban chức năng , 6 phòng kinh doanh đượcthể hiện qua sơ đồ sau

Bộ phận quản lý Bộ phận kinh doanh

IIPhòng

nghiệp vụ I P.tổ

chức hànhchính

phòng tc kế hoạch

phòng tổng hợp

IV

Phòng nhập khẩu

- Giám đốc công ty là người chịu trách nhiệm trực tiếp trước nhànước và Bộ thương mại về toàn bộ hoạtđộng của công ty.

- Các phòng kinh doanh và chi nhánh của công ty được quyền chủ độngsản xuất kinh doanh trên cơ sở các phương án , được phòng tài chính -kếhoạch và GĐ duyệt , đồng thời phải đảm bảo trang trải các chi phí và có lãi - Công tác hạch toán kế toán trong công ty áp dụng hình thức kế toánvừa tập trung vừa phân tán

- Các trưởng phòng chi nhánh là người chịu trách nhiệm trước GĐ vềtoàn bộ hoạt động của phòng và chi nhánh , trực tiếp chịu trách nhiệmtrước nhà nước về việc chấp hành pháp luật

3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

Bộ mấy quản lý của công ty bao gồm :Bộ phận quản lý và kinh doanh

a Bộ phận quản lý

* Phòng tổ chức hành chính : 7 người đảm bảo chức năng kế hoạchtổng hợp hành chính, tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh , xử lý và cungcấp thông tin chung về mọi mặt hoạt động của công ty theo định kỳ và độtxuất của GĐ

- Lên lịch công tác chung cho toàn bộ công ty

- Tiếp nhận vào sổ , chuyển đúng đối tượng , các loại công văn giấytờ , thư từ đi đến và giữ bí mật tài liệu của công ty.

- Giúp các đơn vị tổ chức sắp xếp và quản lý lao động của công ty * Phòng tài chính - kế hoạch gồm 6 người

- Tham mưu cho GĐ xét duyệt các phương án kinh doanh và kiểmtra quá trình , thực hiện phương án đó

- Hướng dẫn giúp đỡ các phòng ban, mở sổ sách theo dõi hoạt độngkinh doanh , đồng thời theo dõi và hạch toán tổng hợp về các nghiệp vụphát sinh trong công ty

- Lập kế hoạch tài chính hàng năm , kiểm tra việc chấp hành chế độtầi chính của công ty

- Thực hiện các công viẹc liên quan đến nghiệp vụ kế toán nhưthanh lý tài sản , đối chiếu công nợ

- Mở sổ sách theo dõi từng phòng ban và kiểm tra tính chính xáccủa số liệu , xác nhận các văn bản thanh lý và báo cáo quyết định xác địnhlãi , lỗ hàng năm của công ty

- Tiến hành phân tích hoạt động kinh tế, làm quyết toán theo yêucầu của bộ chủ quản , lập báo cáo theo định kỳ gửi lên cấp trên

* Phòng tổng hợp: 2 người thực hiện một số chức năng chủ yếu xinhạn ngạch xnk cho công ty, theo dõi điện thoại ,fax

b Bộ phận kinh doanh

* Phòng nghiệp vụ I: gồm 6 người

Thực hiện chức năng chủ yếu là xuất khẩu các mặt hàng thêuren Để thực hiện chức năng này phòng đã tự tìm kiếm khách hàngtrong vàngoài nước, tìm hiểu thông tin thị trường ,giá cả lập các phương án kinhdoanhcủa mình cho cấp trên

*Phòng nghiệp vụ II:

Thực hiện chức năng xuất khẩu các mặt hàng mây tre đan , gốmsứ tranh sơn mài , đồ mỹ nghệ , phòng phải tự nghiên cứu tìm hiểu giá cảthi trường, chủ động tìm bạn hàng và tự xây dựng các chiến lược kinhdoanh có hiệu quả Lập phương án kinh doanh trình cấp lãnh đạo ,lập báocáo trình cấp trên.

* Phòng nghiệp vụ IV:6 người

Chức năng giống phòng nghiệp vụ I, chủ yếu xuất khẩu mặt hàngthêu ren

* Phòng nghiệp vụ V: 5 người

Được phép xuất khẩu tất cả các loại mặt hàng mà công ty đượcphép kinh doanh Vì vậy phòng luôn phải năng động tìm kiếm bạn hàng ,thu mua các mặt hàng có thể xuất khẩu được , tiến hành kinh doanh sao có

hiệu quả nhất Lập phương án kinh doanh trình phòng tài chính -kế hoạchvà giám đốc ,lập báo cáo theo quy định của công ty

*Phòng nghiệp vụ VI: 5 người

Chức năng chủ yếu giống phòng nghiệp vụ I và IV ,kinh doanhxuất khẩu các mặt hàng thêu ren

*Phòng nhập khẩu :20người

Chức năng chủ yếu là nhập các mặt hàng mà công ty được phép nhậnnhư máy móc ,thiết bị ,nguyên vật liệu ,vật liệu xây dựng và hàng tiêu dùng,

Đối với các phòng kinh doanh ,trên cơ sở các mặt hàng được phép trựctiếp kinh doanh ,các chỉ tiêu kim ngạch xuất nhập khẩu được phân bổ thìcác phòng phải tự tiếp cận ,trực tiếp tìm khách hàng ,tìm mặt hàng kinhdoanh để xây dựng các phương án kinh doanh sẽ được duyệt Đồng thờiđược giám đốc uỷ quyền ký kết các hợp đồng kinh tế,chịu trách nhiệmthực hiện hợp đồng từ đầu tới cuối Mỗi phòng được phép chi tiêu số vốndo phòng tài chính- kế hoạch cung cấp trong phạm vi phản ánh để duyệtphải đảm bảo có lãi khi thực hiện hợp đồng và phải chịu trách nhiệm bảotoàn và phát triển số vốn được giao

IV/TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN

1.Tổ chức bộ máy kế toán

* Sơ đồ bộ máy kế toán

Bộ máy kế toán của công ty nằm trong phòng tài kế hoạch :gồm 6người

(1)Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng tài chính-kế hoạch,hai phó phòng, 2 nhân viên, và 1 thủ kho kiêm thủ quỹ Mỗi người trongphòng đều được bố chí đảm nhiệm một phần công việc khác nhau của kếtoán Được minh hoạ theo sơ đồ sau :

Sơ đồ 2

Kế toán trưởng (trưởng phòng tài chính- kinh doanh) chịu trách nhiệmquản lý và chỉ đạo chung hoạt động của phòng và các cá nhân viên kế toán.Ngoài ra kế toán trưởng còn tham gia xét duyệt phản ánh kinh doanh củacác phòng , phân tích , tính toán kết quả hoạt động kinh doanh của công tyhàng tháng , hàng quý theo định kỳ niên độ kế toán , phải chịu trách nhiệmlập báo cáo theo quy định hiện hành để nộp cho ban lãnh đạo công ty và bộchủ quản

- Kế toán tổng hợp (phó phòng tài chính- kinh doanh)đảm nhận khánhiều công việc kế toán , theo dõi hầu hết các nghiệp vụ phát sinh, trực tiếpghi vào các sổ liên quan , cuối kỳ tổng hợp số liệu để giúp kế toán trưởnglập báo cáo tài chính, đồng thời có nhiệm vụ theo dõi các khoản công nợphát sinh trong quá trình kinh doanh , giải quyết các vụ việc còn tồn đọngtrước đây để tìm ra những chỗ sai của công việc kế toán những năm trước.

KẾ TOÁN TRƯỎNG TRƯỞNG PHÒNG TCKH

PHÒNG KẾ TOÁNCHI NHÁNH TP.HCM CÁC BỘ PHẬN KT

TẠI CÔNG TY

KẾTOÁN T.HỢPP.PHÒNG TC-KH

THỦ KHO KIÊMTHỦ QUỸKẾTOÁN

THANH TOÁNKẾTOÁN

CÔNGNỢP.PHÒNG TC-KH

KẾTOÁN TIỀNLƯƠNG

-Kế toán thanh toán do một nhân viên trong phòng đảm nhiệm , cónhiệm vụ theo dõi quá trình thanh toán các hoạt động kinh doanh của cácphòng , mở l/c theo yêu cầu của từng phòng khi có hợp đồng mua bán.Đồng thời theo dõi tiền gửi , tiền vay của công ty , chiu trách nhiệm rút tiềnkhách hàng trả từ ngân hàng về các phòng kinh doanh

- Kế toán tiền lương đảm nhiệm cả công ty theo dõi quá trình nhập xuấthàng hoá trong công ty , tính lương cho cán bộ công nhân viên và phụ tráchcác phần hành công việc của máy vi tính như soạn thảo các văn bản , lưutrữ tài liệu , số liệu kế toán trên máy , quản lý theo dõi tiến độ thực hiện cáchợp đồng xuất - nhập khẩu.

- Thủ quỹ kiêm thủ kho có nhiệm vụ thu , chi tiền mặt cho các đốitượng sử dụng theo phiếu thu, phiếu chi đã được người có thẩm quyền kýduyệt , trông gửi bảo quản hàng hoá, nguyên vật liệu ở kho , xuất và nhậpkho hàng khi có phiếu xuất , phiếu nhập kho

- Phòng tài chính - kinh doanh của công ty chịu trách nhiệm hạchtoán toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trực tiếp tại công ty và tổnghợp toàn bộ số liệu liên quan tới các hoạt động trong công ty - hiện nay chinhánh của công ty tại thành phố Hồ Chí Minh đã thực hiện hạch toán độclập Vì vậy ở chi nhánh đó cũng đã có một phòng kế toán riêng , chịu tráchnhiệm toàn bộ về hoat động của mình , đến cuối kỳ kinh doanh kế toán chinhánh có trách nhiệm lập báo cáo quyết toán gửi về công ty

Như vậy công ty đã áp dụng hình thức kế toán vừa tập chung vừaphân tán Hình thức này phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty vìchi nhánh của công ty nằm tại thành phố Hồ Chí Minh Chi nhánh phụthuộc công ty nhưng lại nằm xa công ty, còn các phòng kinh doanh lạiđược tổ chức trong phạm vi công ty , áp đụng hình thức kế toán này , bảođảm công tác kế toán đầy đủ , kịp thời phục vụ cho hoạt động kinh doanhcó hiệu quả

2/ Hệ thống sổ sách , chứng từ , báo cấo mà công ty đang sử dụng

- Công ty ấp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toánhàng tồn kho

Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chứng từ.

- Hệ thống tài khoản kế toán mà công ty đang sử dụng là hệ thống tàikhoản doanh nghiệp ban hành theo quy định 1141/TC/CĐKT ngày01/11/1995 của bộ trưởng bộ tài chính, các tài khoản tổng hợp mở chi tiếtthành các tài khoản cấp hai phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp

-Hệ thống sổ được sử dụng trong công ty là các sổ nhật ký chuyêndùng , sổ Nhật ký chứng từ, sổ cái các tài khoản , sổ theo dõi các quá trìnhnhập -xuất, các sổ chi tiết

Đối với kế toán chi tiết , hệ thống sổ sách kế toán mà công ty đangsử dụng không hoàn toàn thồng nhất với mẫu biểu do bộ tài chính ban hànhmà chủ yếu căn cứ vào định khoản cụ thể và kinh doanh thực tế lâu nămmở các sổ chi tiết cho công ty.

- Hệ thống báo cáo công ty đang sử dụng gồm : Báo cáo kết quả kinh doanh

Báo cáo chi phí kinh doanh Bảng cân đối kế toán

Thuyết minh báo cáo tài chính

3/ Sơ đồ và trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ

ghi hàng ngày

ghi cuối tháng ,định kỳ quan hệ đối chiếu

CHỨNG TỪ GỐC

SỔ NHẬT KÝĐẶC BIỆT(NẾU CÓ)

NHẬT KÝ CHỨNG TỪ

SỔ THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT

BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT SỔ CÁI

BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

B/ TÌNH HÌNH THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀXÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH Ở CÔNG TY THƯƠNG MẠIVÀ DỊCH VỤ PHÁT TRIỂN THỊ TRƯỜNG AAA

Mặt khác trong các đơn đặt hàng lại có nhiều loại hàng , chính điềuđó đòi hỏi kês toán bán hàng phải nhanh nhạy nắm bất chi tiết từng loạimặt hàng

VD: Một hãng ở CANADA đặt hàng thêu Tiên Nguyên với các loạihàng như :

Chăn, gối

Tạp dề, Túi thêu

Ở công ty Thương mại và Dịch vụ phát triển thị trường AAA quátrình sản xuất theo cách khoán gọn Khi khách hàng đặt hợp đồng , đồngthời họ đưa vật liệu gồm vải kim chỉ , cho bên được đặt hàng sau đó từngphân xưởng đảm nhiệm từng công việc cụ thể cho đến khi hàng được hoànthành

Với cách khoán gọn hàng theo từng công đoạn như vậy giúp cho côngty sớm hoàn thành hàng hoá và giao hang hoá theo đúng thời gian quy định

Trong bài viết này tôi chỉ xin đề cập chủ yếu đến việc tổ chức công táckế toán bán hàng và tiêu thụ hàng thêu xuất khẩu ở công ty TNHH Thương

mại và Dịch vụ phát triển thị trường AAA Vì các mặt hàng xuất khẩu đadạng nhiều chủng loại , nhiều mặt hàng , vì thế toi chỉ xin đề cập đến mộtsố loại hàng để làm cơ sở nghiên cứu cho chuyên đề của mình

Như hàng thêu Tiên Nguyên -CANADA chủ yếu xuất khẩu phục vụcho nhu cầu tiêu dùng của các nước Anh , Pháp ,CANADA , do đó khiđén hạn giao hàng theo hợp đồng của đơn đặt hàng , phòng bán hàng sẽ lập" hoá đơn (gtgt)" và "phiếu xuất kho ", đánh thứ tự cho các hoá đơn từ đầutháng đến cuối tháng và chuyển đén phòng tài vụ duyệt thanh tóan

Sau khi lập "hoá đơn (gtgt)"và "phiếu xuất kho"nhân viên phòng bánhàng có nhiệm vụ đi cùng khách hàng xuống kho nhận hàng , đónggói rồi chuyển giao tới địa điểm giao hàng đã ký kết , thường là vậnchuyển tới cảng Hải Phòng , Sân Bay Nội Bài (Hà Nội ) hoặc sân bay TânSơn Nhất(TPHCM) giao cho ban đại diện của Hãng tại bãi gửi đó

(Hoá Đơn (GTGT)gồm 3 liên Liên 1: Lưu

Liên 2: Giao cho khách hàng Liên 3: Chuyển cho phòng kế toán

HOÁ ĐƠN (GTGT) MẪU SỐ 01GTKT-3LLLIÊN 1:LƯU BC/99-B

Đơn vị : hđ3030( gia công )

Địa chỉ Số tài khoản: Hình thức thanh toán MS

STTTÊN HÀNG HOÁ DỊCH VỤĐVTSỐ LƯỢNGĐƠN GIÁTHÀNH TIỀN

A B C 1 2 3 =1*2 hàng thêu

§¬n vÞ : TNHH Th¬ng m¹i vµ DÞch vô ph¸t triÓn thÞ trêng AAA

§Þa chØ : 19B – Khu Cao Su - §êng S¾t – Thµnh C«ng – Ba §×nh – HµNéi

PHIẾU XUẤT KHO Mẫu số : 02-vt

Ngày 02tháng 02 năm 2000 (QĐ:1141-TC/QĐ/CĐKT) Ngày 1 thán 11 năm 1995 Số : 23 Họ tên người nhận hàng : Tiên Nguyen

Địa chỉ : (bộ phận) CANADA Lý do xuất kho :

Xuất tại kho : Công ty

Stt

Tªn , nh·n hiÖu quy c¸ch phÈm chÊt vËt t (sp,hh)

Sè lîng

§¬n gi¸ Thµnh tiÒnY.cầuT.xuất

A B C D 1 2 3 4 Hàng thêu Elenka

-Cột số lượng: Căn cứ vào số lượng hàng thực tế công ty giao báncho(bộ phận) CANADA và đóng theo kiện tuỳ theo yêu cầu

-Cột đơn giá :ghi số tiền công gia công mà công ty và (bộ phận )CANADA đã ký hợp đồng

-Cột thành tiền : Được tính bằng :Thành tiền =Số lượng x đơn giáKhi giao hàng cho khách hàng theo hợp đồng đã ký kết ,thr kho lập "Hoáđơn (gtgt)" và" phiếu xuất kho" để theo dõi số lượng hàng hoá mà khách hàng đã đặt hàng và đơn giá chính là gia công cho một sản phâm đã hoànthành Đây chính là căn cứ để tính ra số tiền khách hàng phải thanh toáncho công ty Đồn thời hàng ngày căn cứ vào "Hoá đơn (gtgt)" và" phiếuxuất kho",thủ kho ghi vào "thẻ kho" và"sổ xuất hàng hoá "của từng hàng Định kỳ từ 5-7ngày thủ kho chuyển "hoá đơn (gtgt)" và"phiếu xuất kho" lên cho phòng kế toán và đối chiếu với "sổ chi tiết hàng hoá "ở phòngkế toán

Biểu 01- Sổ chi tiết hàng hoấ

SỔ CHI TIẾT HÀNG HOÁ

Tháng 02 n m 2006ăm 2006

tháng diễn giải nợ tk156 có tk331 có tk111 có156 6321/2Xuất hàng thêu đi CANADA

22/2Nhập kho hàng thêu Pháp

HD-1B- 121F tuyên tổ hợp80.600.00080.600.

Cộng274.034.987193.434.98780.600 000560.361.954

Căn cứ vào sổ chi tiết hàng hoỏ kế toỏn định khoản : Nợ TK 156 : 274.034.987

Cú TK331 :193.434.987 Cú TK1111: 80.600.000Nợ TK632 : 560.361.954 Cú TK165 : 560.361.954

Đồng thời cuối thỏng bộ phận kế toỏn tiờu thụ hàng hoỏ cũng ghi vào sổ cỏitài khoản 156

Biểu 02 - Sổ cỏi 156

SỔ CÁI Tài khoản 156 ( 1561 )Thỏng 2/2006

Số dư đầu năm Nợ Cú305.166.533

STTGhi có các tài khoản

đối úng nợ tài khoản này Tháng 2 Tháng Tháng 12

1111 331

80.600.000193.434.987Cộng phát sinh nợ 274.034.987Tổng số phát sinh có 565.495.482 Số d Nợ

cuối tháng có

Cùng với hoá đơn bán hàngcòn có phơng án kinh doanh , chi tiết phơg ánkinh doanh , giấy uỷ quyền , phụ lục hợp đồng, xác nhận bán đi kèm theo.

PHƯƠNG ÁN KINH DOANH XUẤT KHẨU

(theo hợp đồng xuất khẩu Tiờn Nguyờn số 30/30 ngày 12/10/2005)