Nhận xét và các ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán tại công ty xây dựng số 34

Lời nói đầu Nền kinh tế nớc ta đang trong quá trình chuyển đổi từ nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung sang nền kinh tế thị trờng có sự quản lý của nhà nớc, đáp ứng sự đòi hỏi tất yếu của công cuộc đổi mới cải cách hành chính nhà nớc và xây dựng nhà nớc pháp quyền. Trong những năm gần đây, các ngành đua nhau sản xuất, cung cấp sản phẩm của mình ra thị trờng, đáp ứng nhu cầu thị trờng. Để sản xuất kinh doanh hiệu quả, vấn đề cơ chế quản lý kinh tế trong các doanh nghiệp đợc đặt ra một cách cấp thiết. Hạch toán kế toán là một trong những công cụ quan trọng giúp cho nhà quản lý doanh nghiệp quản lý một cách hữu hiệu mọi hoạt động của doanh nghiệp. Ngành xây dựng là một ngành quan trọng trong nền kinh tế quốc dân. Mặc dù ngành này mang những nét đặc thù riêng nhng cũng nh các ngành khác thì công tác tổ chức tài chính kế toán đóng vai trò không thể thiếu, bởi việc quản lý tài chính mà phù hợp và đúng đắn sẽ bảo vệ đợc tài sản của Công ty, tránh thất thoát, giúp Công ty phát triển. Tuy nhiên, với đặc điểm sản xuất kinh doanh của ngành xây lắp thì công rác hạch toán kế toán của ngành bị ảnh hởng không nhỏ. Công ty xây dựng số 34 là một thành viên của Tổng Công ty xây dựng Hà Nội. Do đặc điểm kinh doanh của ngành, ban lãnh đạo Công ty đã luôn quan tâm đến công tác kế toán, tìm cách điều chỉnh công tác kế toán để ngày càng phù hợp với thực tế và chế độ kế toán hiện hành. Trong thời gian kiến tập ở đây, với sự giúp đỡ của cô giáo hớng dẫn cùng các cô chú trong phòng Tài chính- kế toán của Công ty đã giúp em có cái nhìn tổng quát về công tác kế toán tại một đơn vị cụ thể. Trong báo cáo kiến tập của em, ngoài Lời nói đầu và Kết luận, nội dung báo cáo gồm 3 phần: Phần I: Tổng quan về Công ty xây dựng số 34 Phần II: Tổ chức hệ thống kế toán Phần III: Nhận xét và các ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán tại Công ty xây dựng số 34 Nhng do thời gian kiến tập ngắn, khả năng lại hạn chế nên một số vấn đề em tìm hiểu và trình bày còn nhiều thiếu sót. Em rất mong đợc sự chỉ bảo, hớng dẫn và góp ý của các thầy cô để báo cáo của em đợc hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn. 1 Phần I: tổng quan về công ty xây dựng số 34 I. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty xây dựng số 34 Tiền thân của Công ty Xây dựng số 34 là Xí nghiệp Xây dựng số 4 thuộc Công ty Xây dựng số 3 đợc thành lập ngày 1/4/1982. Ngày 1/4/1983 theo quyết định số 442/BXD-TCLD Xí nghiệp Xây dựng số 4 đợc tách thành Xí nghiệp Xây dựng số 34 trực thuộc tổng công ty Xây dựng Hà Nội Bộ Xây Dựng. Ngày 26/3/1993 Công ty Xây dựng số 34 chính thức đợc thành lập theo quyết định số 140A/BXD-TCLD của Bộ trởng Bộ xây dựng và giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 108071 do Trọng tài kinh tế Hà Nội cấp ngày 24/4/1993. Là đơn vị có t cách pháp nhân đầy đủ, hạch toán kinh tế độc lập, thuộc Tổng công ty xây dựng Hà Nội Bộ xây dựng( Có kèm theo bản quyết định thành lập doanh nghiệp, giấy phép đăng ký, chứng chỉ hành nghề xây dựng). Công ty có tên gọi: Công ty xây dựng số 34. Tên giao dịch quốc tế: Construction Company No 34 Địa chỉ : Phờng Thanh Xuân Trung Quận Thanh Xuân Hà Nội Số điện thoại: 8541252 Số Fax: 8545383 Ngoài ra Công ty còn có chi nhánh tại Thái Nguyên, văn phòng đại diện tại Bắc Giang. Địa bàn hoạt động của công ty là trên phạm vi cả nớc. Công ty xây dựng số 34 là một doanh nghiệp nhà nớc hoạt động trên các lĩnh vực: - Thi công xây lắp các công trình dân dụng công nghiệp. - Xây dựng các công trình giao thông, thuỷ lợi, bu điện. - Xây dựng lắp đặt các trạm biến thế và các đờng dây tải điện. - Xây dựng các công trình kỹ thuật hạ tầng trong các khu đô thị, khu công nghiệp. - Sản xuất kinh doanh vật t thiết bị, cấu kiện, vật liệu xây dựng. - Lắp đặt các thiết bị: Điện nớc, điện lạnh và trang trí nội ngoại thất. 2 - Đầu t kinh doanh phát triển nhà. - Kinh doanh vận tải, vật liệu xây dựng. Công ty xây dựng số 34 là đơn vị có truyền thống lâu đời, tiền thân của Công ty là một đơn vị chuyên xây dựng và sửa chữa các sứ quán, trụ sở các đoàn ngoại giao tại Việt Nam. Do vậy đã tuyển chọn đợc một đội ngũ kỹ s, công nhân đã từng đợc đào tạo và tu nghiệp, làm việc tại nớc ngoài. Đặc biệt là trong lĩnh vực xây lắp. Trong những năm gần đây, với tiềm năng sẵn có và chiến lợc phát triển đúng đắn, giá trị sản xuất của công ty tăng lên không ngừng. Công ty xây dựng số 34 đã và đang thi công nhiều công trình dân dụng và công nghiệp có quy mô lớn, tốc độ thi công nhanh, kết cấu hiện đại nh: Các liên doanh ôtô VMC, TOYOTA, VIDAMCO, FORD, DAEWOO, HANEL, Nhà máy gốm Granit Thạch Bàn, Liên doanh sản xuất xe máy Honda, Nhà máy xi măng Nghi Sơn và trụ sở nhà làm việc UBND HDND các tỉnh Thanh Hoá- Vĩnh Phúc, Trờng công nhân kỹ thuật Hàn Quốc, Các trờng học vốn ADB, ODA, Bệnh viện đa khoa ở Bắc Giang Tuyên Quang . Ngoài việc phát triển dân dụng và công nghiệp Công ty đã mở rộng và đa dạng hoá ngành nghề kinh doanh tham gia thi công các công trình hạ tầng kỹ thuật, thi công đờng giao thông. Xây dựng các kênh mơng thuỷ lợi, kè đê biển; kinh doanh vật liệu xây dựng, kinh doanh nhà . Các công trình đạt huy chơng vàng chất lợng: - Công trình trung tâm kỹ thuật đa ngành - Trung tâm bảo hành, giới thiệu xe KIA, MAZDA. - Trụ sở nhà làm việc UBND tỉnh Vĩnh Phúc. - Nhà phễu của nhà máy xi măng Nhi sơn. Các công trình đợc cấp bằng chất lợng: - Công trình du lịch, thơng mại Vinh. - Nhà máy lắp ráp ti vi, tủ lạnh DAEWOO- HANEL. - Biệt thự K2 Nghi Tàm. - Trung tâm trng bày bảo hành xe ôtô BMW. - Sở y tế Tuyên Quang. - Trờng công nhân kỹ thuật Việt Nam- Hàn Quốc. 3 Với địa bàn hoạt động trên cả nớc Công ty xây dựng số 34 chuyên tổng nhận thầu xây lắp các công trình với hình thức chìa khoá trao tay hoặc nhận thầu trực tiếp từng công trình và từng hạng mục công trình. Bên cạnh đó, Công ty xây dựng số 34 có khả năng về vốn để tiến hành liên doanh liên kết với mọi hình thức, mọi thành phần kinh tế trong và ngoài nớc để sản xuất vật liệu thi công xây lắp và kinh doanh bất động sản. II - Đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty xây dựng số 34 1. Đặc điểm của sản phẩm và công nghệ sản xuất của sản phẩm. Xây dựng cơ bản là ngành sản xuất vật chất quan trọng mang tính chất công nghiệp nhằm tạo ra cơ sở vật chất cho nền kinh tế quốc dân. Thông thờng, công tác xây dựng cơ bản do đơn vị xây lắp nhận thầu tiến hành. Ngành sản xuất này có các đặc điểm sau: - Sản phẩm xây lắp là các công trình xây dựng, vật kiến trúc . có quy mô lớn, kết cấu phức tạp mang tính đơn chiếc, thời gian sản xuất sản phẩm xây lắp lâu dài .Do đó đòi hỏi việc tổ chức quản lý và hạch toán sản phẩm xây lắp nhất thiết phải lập dự toán (dự toán thiết kế, dự toán thi công). Quá trình sản xuất xây lắp phải so sánh với dự toán, lấy dự toán làm thớc đo, đồng thời để giảm bớt rủi ro phải mua bảo hiểm cho công trình xây lắp. - Sản phẩm xây lắp đợc tiêu thụ theo giá dự toán hoặc giá thoả thuận với chủ đầu t (giá đấu thầu), do đó tính chất hàng hoá của sản phẩn xây lắp không thể hiện rõ (vì đã quy định giá cả, ngời mua, ngời bán sản phẩm xây lắp có trớc khi xây dựng thông qua hợp đồng giao nhận thầu .). - Sản phẩm xây lắp cố định tại nơi sản xuất còn các điều kiện sản xuất khác phải di chuyển theo địa điểm đặt sản phẩm. - Khác với sản phẩm thông thờng, sản phẩm xây lắp thờng có kích thớc lớn, yêu cầu về độ bền vững cao, thời gian sử dụng lâu dài. Do độ dài về thời gian sử dụng nên sản phẩm xây lắp có nhu cầu về sửa chửa lớn, sửa chữa thờng xuyên, cải tạo hoặc mở rộng . Do giá trị của sản phẩm xây dựng thờng lớn hơn nhiều so với hàng hoá thông thờng nên phí đầu t cho một công trình xây dựng có thể rải ra trong nhiều kỳ. 4 - Tổ chức sản xuất trong các doanh nghiệp xây lắp ở nớc ta nói chung và ở Công ty xây dựng số 34 nói riêng phổ biến theo phơng thức khoán gọn các công trình, hạng mục công trình, khối lợng công việc hoặc công việc cho các đơn vị trong nội bộ doanh nghiệp (đội, xí nghiệp .). Trong giá khoán gọn, không chỉ có tiền lơng mà còn có đủ các chi phí về vật liệu, công cụ, dụng cụ thi công, chi phí chung của bộ phận nhận khoán. 2. Quy trình hoạt động của Công ty xây dựng số 34 . Hàng năm, Công ty thờng tiến hành hoạt động tìm kiếm công việc thông qua các hợp đồng kinh tế đợc ký kết với các đối tác trong và ngoài nớc. Quy trình hoạt động của công ty có thể khái quát bằng sơ đồ sau: Tiếp thị Hồ sơ dự thầu Nhận thầu Thi công Kiểm tra, nghiệm thu, bàn giao - Tiếp thị: là công việc tổ chức hệ thống tiếp cận và nắm bắt các thông tin để tìm kiếm việc làm. Việc tìm kiếm này nhằm nắm bắt các diễn biến về giá cả và nhu cầu thị trờng trong và ngoài nớc, chuẩn bị số liệu cần thiết để giới thiệu, quảng cáo với khách hàng và phục vụ việc tham gia đấu thầu sác công trình. - Lập hồ sơ dự thầu bao gồm: + Bóc tiên lợng dự đoán + Biện pháp tổ chức thi công + Đa ra tiến độ thi công Bớc này do phòng Kinh tế Kỹ thuật thực hiện dới sự chỉ đạo của ban Giám đốc. 5 - Nhận thầu: sau khi lập hồ sơ dự thầu và gửi đến đơn vị khách hàng để tham gia đấu thầu theo NĐ 88/1999.CP. Nếu trúng thầu thì tiến hành tổ chức thi công công trình. - Tiến hành thi công: việc tổ chức thi công dựa vào hồ sơ dự thầu và yêu cầu của bên chủ đầu t. Những công việc nhìn chung bao gồm: + Tiếp nhận hồ sơ nghiên cứu bản vẽ thiết kế, đề xuất ý kiến thay đổi hoặc bổ sung thiết kế cho phù hợp với điều kiện thi công song phải đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật. + Lập các biện pháp thi công, biện pháp an toàn. + Kiểm tra giám sát, hớng dẫn các đơn vị trong quá trình tổ chức thi công đảm bảo chất lợng, kỹ thuật và các biện pháp an toàn lao động. + Chỉ đạo các đơn vị trực thuộc thực hiện các quy định về quản lý, sử dụng vật t, thiết bị máy móc, kiểm tra xác nhận khối lợng công việc hoàn thành, thanh quyết toán. +Lập chơng trình áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, đổi mới công nghệ. +Soạn thảo hớng dẫn và phổ biến các quy trình quy phạm kỹ thuật mới cho các cán bộ đơn vị trực thuộc. - Công trình sau khi hoàn thành đợc kiểm tra, nghiệm thu và bàn giao cho đơn vị chủ đầu t. 3. Quy mô về vốn và tài sản. Do đặc thù là một Công ty xây lắp nên nguồn vốn hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty tơng đối lớn và đợc hình thành từ nhiều nguồn khác nhau. Vốn kinh doanh của công ty là : 70.732.500.111, đồng - Phân theo cơ cấu vốn: + Vốn cố định: 3.002.512.607, đồng +Vốn lu động: 67.729.987.504, đồng -Phân theo nguồn vốn: +Vốn nhà nớc ( Bao gồm: Vốn ngân sách cấp, vốn có nguồn gốc từ ngân sách và vốn do doanh nghiệp tự tích luỹ ): 6.659.491.699,đ Trong đó, vốn tự tích luỹ: 3.946.266.201,đ 6 Vốn ngân sách cấp: 2.713.255.498,đ +Vốn vay của ngời lao động trong doanh nghiệp: + Vốn vay tín dụng trong nớc: 31.302.800.359,đ +Vốn phải trả khác: 32.753.717.498,đ Đối với công tác quản lý và thu hồi vốn ban lãnh đạo Công ty có quy định bằng văn bản rất rõ: +Để đảm bảo vốn hoạt động sản xuất kinh doanh, tránh tình trạng bị bên A chiếm dụng vốn, các công trình trớc khi ký hợp đồng thi công ngời đại diện và các phòng ban chức năng phải tìm hiều, kiểm tra nguồn vốn, thông tin chính xác để tham mu cho Giám đốc Công ty xem xét cân nhắc khi ký hợp đồng. +Công ty chỉ duyệt cho các đơn vị trực thuộc vay vốn tối đa = 70% khối l- ợng thực hiện trong tháng, trong một giai đoạn quy ớc, cho một hạng mục công trình. +Các đơn vị sản xuất có yêu cầu vay vốn đều phải trả lãi suất hàng tháng theo quy định của ngân hàng từ khi vay cho đến khi hoàn trả. Mức độ vốn vay tuỳ thuộc vào năng suất sản xuất của đơn vị, giá đấu thầu và dự toán ban đầu cũng nh thực tế khối lợng công việc yêu cầu. +Khi công trình đã thi công xong theo giai đoạn quy ớc, nếu phải vay thêm vốn để tiếp tục thi công, đơn vị phải làm bản khối lợng đã hoàn thành, biên bản nghiệm thu đợc bên A ký xác nhận, thì Công ty mới cho đơn vị vay vốn để thi công giai đoạn tiếp theo. +Tất cả công trình Công ty ký hợp đồng giao nhận thầu xây lắp, khi bên A tạm ứng hay thanh toán tiền phải làm thủ tục chuyển ngay quỹ hay tài khoản Công ty. Các đơn vị trực thuộc không đợc tiếp nhận tiền khi không có uỷ quyền của Công ty. Tại thời điểm thành lập, Công ty có tổng số vốn sản xuất kinh doanh là 41,708( triệu ). Sau 10 năm hoạt động, Công ty đã chứng tỏ đợc sự lớn mạnh của mình khi nguồn vốn hoạt động tăng lên 112,8 lần (2001), 107 lần (2002), 145 lần (2003). Ta có thể thấy rõ điều này qua bảng sau: Bảng1: Cơ cấu vốn công ty Đơn vị: đồng 7 Chỉ tiêu 1993 2001 2002 2003 Tổng tài sản 417.800.000 47.257.932.745 45.075.470.797 61.026.533.041 Tài sản lu động 67.700.000 44.303.373.212 42.679.820.733 59.230.243.285 Tài sản cố định 350.100.000 2.954.559.533 2.395.650.064 1.796.289.757 TSCĐ/Tổng TS 83,8% 6,25% 5,3% 2,9% TSLĐ/Tổng TS 16,2% 93,75% 94,7% 97,1% Do đặc thù của ngành xây dựng là sản xuất có thể kéo dài trong nhiều kỳ, nhiều năm, thu hồi vốn chậm . nên công ty thờng xuyên phải huy động vốn thông qua vay ngắn hạn,dài hạn ở ngân hàng hoặc chiếm dụng vốn của các bên đối tác (nhà cung cấp, khách hàng .) nh: mua chịu, trả chậm, nhận tiền ứng trớc của bên A, nợ tiền mua nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, lơng nhân công lao động, nên tỷ lệ nợ phải trả/tổng tài sản(%) rất cao. Ta có thể thấy rõ qua bảng sau: Bảng 2: Mối tơng quan tổng tài sản và nợ phải trả của Công ty Đơn vị: Đồng Chỉ tiêu 2001 2002 2003 Tổng tài sản 47.257.932.745 45.075.470.797 61.026.533.041 Nợ phải trả 43.925.110.389 41.710.478.683 57.136.907.793 Tỷ lệ(%) 92,95 92,53 93,63 Các công trình thi công thờng có quy mô lớn, tốc độ nhanh, tiến độ gấp rút, thu hồi vốn theo từng gói thầu theo sự thỏa thuận giữa hai bên .nên tài sản lu động (gồm tiền vay ngân hàng, tiền mặt, phải thu khách hàng, trả trớc cho nhà cung cấp, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho, chi phí sản xuất dở dang .) chiếm tỷ trọng rất lớn trong tổng tài sản của doanh nghịêp. 8 Bảng 3: Mối tơng quan giữa tổng tài sản và tài sản lu động. Đơn vị: Đồng Chỉ tiêu 2001 2002 2003 Tổng tài sản 47.257.932.745 45.075.470.797 61.026.533.041 TSLĐ 44.303.373.212 42.679.820.733 59.230.243.285 Tỷ lệ(%) 93,37 94,69 97,06 Khả năng thanh toán nhanh của công ty. Bảng 4: Khả năng thanh toán nhanh của công ty. Đơn vị: Đồng Năm 2001 2002 2003 Tiền hiện có 1698.805.212 1.595.019.667 2.962.541.498 Nợ ngắn hạn 43.925.110.389 41.710.478.683 57.136.907.493 Thanh toán nhanh 3,86745% 3,8240% 5,185% 4. Quy mô về lao động. Tính đến thời điểm 31/12/2003, tổng số lao động của Công ty là 419 ngời ( Nam:334, Nữ: 75 ). Trong đó: - Viên chức ( Giám đốc, PGĐ, KTT ): 04 ngời - Lao động hợp đồng không xác định thời hạn: 247 ngời - Lao động hợp đồng dài hạn từ 1-3 năm: 36 ngời - Lao động hợp đồng ngắn hạn ( dới 1 năm ): 132 ngời Trình độ CBCNV: - Cán bộ có trình độ đại học và trên đại học: 85, trong đó Nữ: 23 - Cán bộ có trình độ trung cấp, cao đẳng: 21, trong đó Nữ: 7 - Công nhân kỹ thuật: 311, trong đó Nữ: 44 - Lao động phổ thông, tạp vụ: 2, trong đó Nữ: 1 Tuỳ vào đặc điểm của từng công trình (cần nhiều lao động phổ thông tay chân không cần trình độ cao, giá cả đời sống, chi phí sinh hoạt tại nơi thi công rẻ, địa điểm thi công ở xa .) hoặc theo sự thoả thuận với bên A nh: phía bên A sẽ cung cấp lao động hay công trình đợc xây dựng nhằm mục đích tạo công ăn việc làm cho lao động 9 ở địa phơng v v mà Công ty đa các đội xây lắp sẵn có hoặc không cần huy động các đội xây lắp mà tận dụng nguồn lao động sẵn có ở địa phơng để tiết kiệm chi phí. Đối với công nhân viên và lao động thuê ngoài Công ty có những quy định về việc thực hiện chế độ lơng bổng nh sau: + Hợp đồng giao khoán, bảng chấm công thời gian phải ghi đầy đủ các điều kiện theo mẫu biểu, có chữ ký ngời chấm công, ngời giao khoán, nhận khoán, kỹ thuật xác nhận chất lợng công việc, hợp đồng làm khoán phải đợc chấm công và bảng chấm lơng có chữ ký của từng ngời trong tổ. + Bảng tạm ứng lơng kỳ I phải lập danh sách từng ngời, từng tổ sản xuất, không đợc ghi gộp vào tên tổ trởng, cuối tháng thanh toán lơng kỳ II phải căn cứ vào hợp đồng giao khoán, bảng chấm công khoán và công thời gian để lên bảng lơng. Bảng thanh toán lơng yêu cầu phải rõ ràng, không đợc tẩy xoá. Tiền lơng đợc phát đến tận tay ngời lao động, trờng hợp đặc biệt nhận thay phải ghi rõ tên ngời ký nhận thay. + Đối với chứng từ lơng (hợp đồng giao khoán, bảng chấm công thời gian và bảng thanh toán lơng): Khi nhận tiền ứng kỳ I, tháng sau phải nộp chứng từ thanh toán lơng tháng trớc về phòng tài chính kế toán để tập hợp làm cơ sở cho việc trích các khoản nh kinh phí công đoàn, BHXH, BHYT, và làm nghĩa vụ đối với nhà nớc. +Công ty quy định việc trả lơng cho cán bộ CNV 1 tháng 2 kỳ, kỳ I lơng tạm ứng ngày 20 của tháng, kỳ II lơng thanh toán vào ngày 10 của tháng sau. Chứng từ xin tạm ứng và thanh toán lơng gửi về Công ty trớc 2 ngày để làm thủ tục (ngày 18 và ngày 08 hàng tháng). Thông qua phòng Kinh tế Kế hoạch Kỹ thuật xác nhận khối lợng, phòng Tổ chức lao động kiểm tra trớc khi thanh toán. + Định kỳ hàng tháng Công ty nộp nghĩa vụ theo quy định của Bộ luật lao động: 15% BHXH, 2% mua BHYT, 2% (tổng quỹ lơng ) kinh phí công đoàn . Ngoài ra Công ty còn chi trả tiền lơng nghỉ phép, chi phí cho công tác huấn luyện, phụ cấp an toàn viên, mua sắm dụng cụ an toàn và trang bị Bảo hộ lao động đối với lực lợng lao động dài hạn của Công ty; chi khen thởng thi đua, lợi nhuận cuối năm, trả lơng và mọi chi phí phục vụ cho khối cơ quan. Tình hình thu nhập của công nhân viên có thể thấy rõ qua bảng lơng trong các năm: 10