Văn hóa tổ chức và phương án làm việc tại nhà

Ảnh hưởng của đại dịch COVID19 buộc các doanh nghiệp phải áp dụng phương áp làm việc mới là làm việc tại nhà. Vậy làm sao để nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên khi làm việc tại nhà thông qua văn hóa tổ chức?

TỔNG LIÊN ĐỒN LAO ĐỘNG VIỆT NAM ĐẠI HỌC TƠN ĐỨC THẮNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO CÁ NHÂN MƠN: HÀNH VI TỔ CHỨC ĐỀ TÀI: VĂN HĨA TỔ CHỨC VÀ PHƯƠNG ÁN LÀM VIỆC TẠI NHÀ – WORK FROM HOME Giảng viên hướng dẫn: Th.S ĐINH KIM NGHĨA Sinh viên thực hiện: TRẦN THỊ HUYỀN TRÂN MSSV: 71800080 Thành phố Hồ Chí Minh, tháng năm 2021 MỤC LỤC I LỜI CẢM ƠN .3 II.NỘI DUNG Theo bạn, văn hóa tổ chức có hỗ trợ cho Work From Home khơng? Văn hóa tổ chức ảnh hưởng đến hiệu WFH 1.1 Văn hóa tổ chức Work from home 1.2 Văn hóa tổ chức hiệu làm việc Work from home Công ty có dấu hiệu việc văn hóa tổ chức yếu Hãy đề xuất giải pháp để củng cố văn hóa tổ chức điều kiện WFH Đối với nhân viên tuyển, giải pháp để nhân viên hiểu hịa nhập văn hóa tổ chức bạn gì? .8 3.1 Làm để đánh giá online mức độ phù hợp văn hóa ứng viên 3.2 Làm để nhân viên hòa nhập văn hóa làm việc online TÀI LIỆU THAM KHẢO .11 I LỜI CẢM ƠN Đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy Đinh Kim Nghĩa giảng viên môn Hành vi tổ chức – người trực tiếp giảng dạy hướng dẫn em lớp Em cảm ơn thầy thầy khơng cho chúng em hiểu biết thêm hành vi tổ chức, mà thầy chia sẻ kinh nghiệm thực tế giúp cho em xây dựng tảng để hoàn thành báo cáo cá nhân Và trình thực báo cáo, thầy theo dõi hướng dẫn giúp đỡ em lúc em gặp khó khăn Thứ hai, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến quý thầy cô khoa Quản trị kinh doanh – Trường Đại học Tơn Đức Thắng tạo điều kiện thuận lợi cho em tiếp thu kiến thức thực hành suốt trình em học trường Thứ ba, em muốn gửi lời cảm ơn đến bạn bè, anh chị trước vui vẻ giúp đỡ chia sẻ kinh nghiệm làm việc để em có thêm thơng tin hồn thành báo cáo Vì báo cáo sinh viên làm nên khơng tránh khỏi thiếu sót, mong thầy điều chỉnh giúp em tiến đường học tập Một lần em xin gửi lời cảm ơn đến toàn thể người yêu thương giúp đỡ trình thực báo cáo Kính chúc người thật nhiều sức khỏe thành công công việc! II.NỘI DUNG Theo bạn, văn hóa tổ chức có hỗ trợ cho Work From Home khơng? Văn hóa tổ chức ảnh hưởng đến hiệu WFH 1.1 Văn hóa tổ chức Work from home Đại dịch COVID-19 khủng hoảng người với sức khỏe, kinh tế nhiều hậu khác, trực tiếp tác động đến công ty nhân viên cơng ty Nhiều cơng ty phải đóng cửa, cách ly làm việc nhà theo dẫn quyền địa phương để giảm lây lan virus COVID-19 (Fachrianyah, 2020) Điều dẫn đến việc buộc phải đóng cửa văn phịng thực biện pháp khác để giảm khả lây nhiễm nơi làm việc, lý nhân viên từ khắp nơi giới buộc phải làm việc nhà - Work From Home Work from home - việc nhà làm việc địa điểm khác văn phịng làm việc, thơng qua máy tính cơng nghệ truyền thông để người lao động giao tiếp với văn phịng chính, người giám sát, đồng nghiệp khách hàng (Gainey cộng sự, 1999) Khi làm việc nhà mơi trường làm việc thay đổi, cách thức giao tiếp thay đổi ảnh hưởng nhiều đến động lực làm việc nhân viên (Motivation) Làm việc nhà giúp dễ dàng mang lại cảm giác an toàn cho nhân viên, khiến nhân viên có động lực mặt họ cảm thấy có cân công việc sống (Felstead Henseke, 2017; Humala, 2017; Robey, Schwaig Jin, 2003) Mặt khác, tiếp xúc nhân viên với bị giảm sút, cảm giác bị cô lập khả hiểu lầm cao, điều làm giảm động lực nhân viên khơng thể gặp trực tiếp, không hiểu cảm xúc nhau, không nhận đủ giúp đỡ trực tiếp từ đồng nghiệp cấp (Geister Hertel, 2006; Humala, 2017) Văn hóa tổ chức hệ thống chia sẻ giá trị, nguyên tắc, truyền thống cách làm việc tổ chức ảnh hưởng đến hoạt động thành viên, qua ta phân biệt tổ chức với tổ chức khác (Robbins, 2005) Văn hóa tổ chức có đặc điểm: định hướng kết (Outcome orientation); định hướng người (People orientation); định hướng nhóm (Team orientation); trọng chi tiết (Attention to detail); tính hiếu thắng nhân viên (Aggressiveness); tính ổn định (Stability); đổi rủi ro (Innovation & Risk taking) (O'Reilly, Chatman, Caldwell, 1991) Văn hóa truyền đến nhân viên số hình thức bao gồm câu chuyện, nghi lễ, biểu tượng vật chất ngôn ngữ Với hình thức thấy giá trị văn hóa tổ chức truyền bá đến người lao động thơng qua phương tiện mang tính biểu đạt (nghe, nhìn trải nghiệm) Do đó, văn hóa tổ chức yếu tố động lực bên thúc đẩy nhân viên làm việc Vì văn hóa tổ chức hỗ trợ cho làm việc nhà (Work from home) thông qua động lực làm việc (Motivation) 1.2 Văn hóa tổ chức hiệu làm việc Work from home Để quản lý hiệu làm việc Work from home nhà quản trị dùng mơ hình AMO (Performance = Ability x Motivation x Opportunity) Bailey Mơ hình AMO Bailey đề xuất lần đầu vào năm 1993 phát triển Appelbaum cộng năm 2000 xem mơ hình giúp nhà quản trị quản lý hiệu suất tốt, viết tắt từ ba yếu tố: Năng lực (Ability), Động lực (Motivation), Cơ hội (Opportunity) Trong ngắn hạn hiệu làm việc Work from home không bị ảnh hưởng yếu tố lực (Ability) lực khả tương đối ổn định mà người Yếu tố hội (Opportunity) bị ảnh hưởng Work from home Một nghiên cứu trước nhân viên đối mặt với không chắn thay đổi, đồng thời thích nghi với thách thức khó khăn để tạo thành hội cơng việc cho thân (Berg, Wrzesniewski Dutton, 2010) Có thể nói Work from home khơng tạo thách thức mà tạo hội cho nhân viên (Tjitske Elizabeth ten Boom, 2021) Work from home làm thay đổi môi trường làm việc, thời gian làm việc áp lực Work from home tác động mạnh mẽ đến yếu tố động lực (Motivation) Động lực làm việc yếu tố ảnh hưởng đến hiệu suất nhân viên (Rees & McBrain, 2007) Điều ý nghĩa nhân viên có động lực làm việc làm tăng hiệu làm việc, từ phát triển hội nghề nghiệp Như vậy, để xem xét mức độ ảnh hưởng văn hóa tổ chức Work from home nhà quản trị xem xét mức độ ảnh hưởng đặc điểm văn hóa tổ chức tác động đến yếu tố động lực (Motivation) thơng qua mơ hình AMO Bailey Đối với đặc điểm văn hóa tổ chức có đặc điểm tác động tích cực mạnh mẽ đến động lực (Motivation) làm tăng hiệu suất làm việc nhân viên thực Work from home, là: định hướng kết (Outcome orientation); định hướng người (People orientation); đổi chịu rủi ro (Innovation & Risk taking) Định hướng kết (Outcome orientation) mức độ mà nhà quản lý tập trung vào kết để đem lại kết tốt cho doanh nghiệp mà không trọng đến quy trình hay phương pháp để đạt nó, điều tạo động lực cho nhân viên thực làm việc nhà Bởi định hướng kết khơng trọng đến quy trình nên nhân viên linh hoạt thời gian làm việc miễn đạt kết quả, giúp nhân viên có nhiều thời gian vào buổi sáng cho việc cá nhân ăn sáng, chăm sóc gia đình, v.v bắt đầu vào công việc Định hướng kết giúp nhân viên dành thời gian cho cơng việc cần hồn thành mục tiêu thay ln ngồi làm việc văn phịng tiếng/ngày Ngồi ra, trọng đến kết nên làm việc nhà tránh việc cấp ưu cho nhân viên làm sớm, tan ca muộn thực tế kết cơng việc lại không đạt Định hướng người (People orientation) việc nhà quản trị xem trọng cảm xúc nhân viên giúp nhân viên cảm thấy tham gia coi trọng công ty Khi định nhân viên đánh giá cao kết phù hợp với mục tiêu cơng ty giúp nhân viên có động lực làm việc Chính cảm nhận đóng góp thân có ích cho cơng ty làm cho nhân viên khơng có động lực làm việc, trung thành với cơng ty mà cịn thúc đẩy nhân viên làm việc đạt kết cao Đổi chịu rủi ro (Innovation & Risk taking) mức độ khuyến khích nhân viên cho phép họ tư đổi chịu rủi ro Một người quản lý chấp nhận lắng nghe đóng góp ý tưởng nhân viên ý tưởng có chút “điên rồ” điều làm cho nhân viên cảm nhận ý nghĩa thân công ty Việc nhà quản lý xem xét cải tiến, ý tưởng có khả thành cơng nhân viên sau hỗ trợ thực cải tiến giúp nhân viên cảm thấy có động lực làm việc, muốn chia sẻ nhiều ý tưởng hay mà thân ấp ủ để mang đến thành cơng cho cơng ty Tóm lại, văn hóa tổ chức động lực làm việc có ảnh hưởng đáng kể đến hài lịng cơng việc, văn hóa tổ chức mạnh hài lịng công việc nhân viên ngày cao Điều có ý nghĩa nhân viên có động lực việc thực nhiệm vụ mức độ hài lịng cơng việc họ ngày cao Văn hóa tổ chức động lực làm việc có ảnh hưởng đáng kể đến hiệu suất nhân viên, giá trị văn hóa tổ chức tốt nhân viên thấm nhuần hiểu rõ môi trường làm việc hiệu làm việc nhân viên ngày cao Điều đồng nghĩa với việc nhân viên có động lực thực nhiệm vụ hiệu cơng việc nhân viên cao Vì vậy, văn hóa tổ chức tác động mạnh mẽ đến động lực làm việc nhân viên Thông qua mơ hình AMO Bailey thấy thực Work from home văn hóa tổ chức mạnh thúc đẩy nhân viên làm việc đạt hiệu suất cao Cơng ty có dấu hiệu việc văn hóa tổ chức yếu Hãy đề xuất giải pháp để củng cố văn hóa tổ chức điều kiện WFH Trong điều kiện Work from home, cơng ty có tình trạng đa phần cơng việc hồn thành họp người dần trao đổi hơn, công việc phải nhắc nhở nhiều để hoàn thành, biểu nhân viên cơng việc cách hời hợt, xao nhãng, khơng cịn nhiệt huyết tập trung vào cơng việc dấu hiệu việc văn hóa tổ chức cơng ty dần yếu Chính yếu đặc điểm văn hóa tổ chức dẫn đến văn hóa tổ chức suy yếu Để củng cố văn hóa tổ chức nhà quản trị cần đưa giải pháp thực chúng cách hiệu dựa đặc điểm văn hóa tổ chức có tác động mạnh đến động lực làm việc nhân viên Một số giải pháp đề xuất để củng cố văn hóa tổ chức dựa đặc điểm định hướng người (People orientation) điều kiện Work from home thời điểm dịch bệnh COVID-19, là: Giờ nghỉ trưa Online: Thay ăn trưa vào thời gian 11h30 đến 13h nhân viên vừa ăn trưa vừa trị chuyện với nhau, nhìn thấy thơng qua tảng hỗ trợ Google Meet, Zoom, v.v Chính “giờ nghỉ trưa Online” tạo cho nhân viên hội để trị chuyện chia sẻ thơng tin giao tiếp để hiểu hơn, câu chuyện cười đời sống họ gặp phải chia sẻ giúp nhân viên giảm bớt căng thẳng công việc Sự giao tiếp hiệu người cơng ty dù qua hình máy tính giúp tạo động lực làm việc cho nhân viên Cuộc gọi ngày cuối tuần: Những người quản lý thực gọi điện thoại đến cá nhân nhân viên vào ngày chủ nhật cuối tuần để thăm hỏi tình hình sức khỏe diễn biến dịch bệnh COVID-19 nơi nhân viên sống Cùng với hỏi thăm vấn đề gặp phải trình làm việc, chia sẻ kinh nghiệm giúp họ xử lý vấn đề Người quản lý tạo cho nhân viên cảm giác quan tâm, giúp đỡ giúp nhân viên có động lực làm việc nhiều Mừng sinh nhật Online: Vào ngày sinh nhật nhân viên công ty, người thực hát chúc mừng sinh nhật gửi lời chúc đến nhân viên thơng qua tảng hỗ trợ Google Met, Zoom, v.v Nhân viên nhìn thấy vui vẻ người chúc mừng sinh nhật họ, mang đến cảm giác người trân trọng yêu quý cảm giác công nhận phần công ty môi trường làm việc Hoạt động thực người bắt đầu vào làm buổi sáng, mang đến cảm giác bất ngờ cho nhân viên mang cho họ cảm giác ngày làm việc vui vẻ Những giải pháp đề xuất hỗ trợ cho công ty củng cố văn hóa tổ chức dựa đặc điểm văn hóa tổ chức định hướng người (People orientation) Người nhân viên cảm nhận công ty thực quan tâm đến cảm xúc, suy nghĩ phần thúc đẩy động lực làm việc họ Đối với nhân viên tuyển, giải pháp để nhân viên hiểu hòa nhập văn hóa tổ chức bạn gì? 3.1 Làm để đánh giá online mức độ phù hợp văn hóa ứng viên Đặt câu hỏi phù hợp với văn hóa vấn Online Trong lúc vấn, cho ứng viên thực test thông qua Google Form Những câu hỏi hành vi động lực tìm hiểu sâu giá trị hành vi động lực ứng viên Điều phần đánh giá mức độ phù hợp của nhân viên tổ chức Những câu hỏi mở đặt là:  Bạn đánh giá cao điều làm việc nhóm?  Bạn khơng thích điều làm việc nhóm?  Nếu bạn có dự án khác để thực đồng thời tất có thời gian tương tự, bạn tiếp cận công việc xếp thời gian nào?  Bạn tự hào đạt điều cơng việc?  Điều thúc đẩy bạn công việc ngày?  Lần cuối bạn làm hỏng dự án nhiệm vụ học bạn rút gì?  Có điều bạn thích đồng nghiệp bạn không? Với câu hỏi chấm điểm cho mức độ phù hợp với công ty Những câu trả lời ứng viên thu thập từ form đánh giá thể đánh giá mức độ phù hợp cá nhân ứng viên với giá trị, nguyên tắc cách làm việc công ty 3.2 Làm để nhân viên hịa nhập văn hóa làm việc online Điều quan trọng sau tuyển dụng thành công ứng viên làm để nhân viên hịa nhập văn hóa làm việc Online Khi nhân viên hòa nhập cảm thấy phù hợp với văn hóa cơng ty động lực làm việc cam kết với công ty tăng lên Một số phương thức áp dụng để nhân viên hịa nhập với văn hóa tổ chức cơng ty, là: Trước tiên người quản lý gửi cho nhân viên file PDF nội dung bao qt cơng ty có đầy đủ thơng tin văn hóa cơng ty trước nhân viên bắt đầu ngày làm việc Để nhân viên cảm nhận rõ nét hơn, ghi nhớ sâu văn hóa tổ chức cơng ty Ngày làm việc nhân viên, người quản lý tạo gặp gỡ Online chào đón nhân viên thông qua phương tiện hỗ trợ Google Met, Zoom Ở người chia sẻ với câu chuyện công ty, chia sẻ sứ mệnh, mục tiêu giá trị công ty Ngoài ra, nhân viên tham gia vào họp công ty tới, hay tham gia hoạt động Online “Giờ nghỉ trưa Online” nhân viên cảm nhận rõ văn hóa công ty 10 TÀI LIỆU THAM KHẢO Tài liệu tiếng Anh: [1] Fachriansyah, (2020) Work-from-home policy in effect at major Jakarta companies over virus concerns The Jakarta Post Retrieved 18/8/2021, from https://www.thejakartapost.com/news/2020/03/15/work-from-home-policy-in-effectat-major-jakarta-companies-over-virus-concerns.html [2] Thomas W Gainey, Donald E Kelley and Joseph A Hill (1999) Telecommuting's Impact on Corporate Culture and Individual Workers: Examining the Effect of Employee Isolation SAM Advanced Management Journal, Vol 64, Issue [3] Felstead, A., Henseke, G (2017) Assessing the growth of remote working and its consequences for effort, well-being and work-life balance New Technology, Work and Employment, 195-212 [4] Geister, S., Hertel, G (2006) Effects of Process Feedback on Motivation, Satisfaction, and Performance in Virtual Teams Small Group Research, 37(5), 459-489 [5] Robbins, P Stephen (2005) Organizational Culture USA: Pearson Prentice-Hall Pearson Education International, 11th Edition New Jersey [6] O’Reilly, C A., Chatman, J A., & Caldwell, D F (1991) People and organizational culture: A profile comparison approach to assessing person-organization fit Academy of Management Journal, 34, 487–516 [7] Appelbaum, E., Bailey, T., Berg, P., & Kalleberg, A.L (2000) Manufacturing advantage: Why high-performance work systems pay off London: ILR Press [8] Berg, J.M., Wrzesniewski, A., & Dutton, J.E (2010) Perceiving and responding to challenges in job crafting at different ranks: When proactivity requires adaptivity Journal of Organizational Behavior, 31(2-3) [9] Tjitske Elizabeth ten Boom (2021) Switching the Office for the Living Room: Homeworking and the Mediating Role of Job Crafting Between HR Practices and Job Performance University of Groningen 11 [10] Rees, David & McBrain, Ricard (eds) (2007) People Management: Challenges and Opportunities Palgave Macmillan [11] Shani Jay (2021) How to Conduct an Effective Cultural Fit Assessment Retrieved 18/8/2021, from https://www.aihr.com/blog/cultural-fit-assessment/ 12