TR Ư Ờ N G Đ Ạ I HỌC K IN H TE Q uốc d â n K H O A Q U Ả N T R Ị K IN H D O A N H C h ủ b iê n : G S T S N g u y ễ n T h n h Đ ộ G V C N g u yễ n T h ị T h ả o Giáo trình d ÊN U NHÀ X U Ấ T BẢN LAO Đ Ộ N G - XÃ HỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH Đồng chủ biên: GS.TS Nguyễn Thành Độ GVC Nguyễn Thị Thảo GIÁO TRÌNH QUẪN TRỊ VĂN PHỊNG NHÀ XUẤT BẢN LAO ĐỘNG - XÃ HỘI HÀ NỘI - 2005 21 - Mã số : 26-01 Lởi nói đầu LỜI NĨI ĐẨU Cho dù quan quản lý nhà nước, doanh nghiệp nhà nước, cloanli nghiệp tư nhân hay công ty đa quốc gia khơng thê thiểu dược phận văn phịng, plìận nàV đóng vai trị quan trọng hoạt động quan doanh nghiệp Cỏ nhiều quan niệm khác vê vân phòng, cỏn ẹ việc chủ yếu văn p/iỏiKỊ ẹổm: xử lý lưu trữ thơng tin, tổ chức văn phịng, tổ chức buổi hội họp, chiêu đãi, cônạ tác tễ tủn, trợ giúp thủ trưởng quan, đơn vị tro lì ẹ cơng tác quản lý dê thu dược kết quà cao tronẹ công việc Quản trị văn phịng lĩnh vực quản trị có nội (lun ẹ phong phú pliức tạp Khơn plìải nhà quản lý nào, tlìủ trưởng dược trang bị đầy (ỉủ kiến thức vê quản trị văn phịiiẹ, ăó có lẽ hạn c h ế vù làm ẹiảm hiệu công việc họ Đối với sinh viên khoa quản trị kinh doanh sau tốt Iiẹluệp côn (Ị việc cùa họ thườn q (Ịắn liền (Ị tác văn phịng nên việc trang bị kiến thức qn tri văn phịng cần tlìiết Đê đáp ứng dược nhu cầu dánẹ đó, Khoa Quản trị kinh doanh trường Đại học Kinh tế Quốc dân kết hợp với Nhà xuất Lao dộng - Xã hội xuất ỹáo trình "Quảlĩ trị vân phịng" GS.TS Nguyễn Thành Độ biền soạn Chương Trường Đại học Kinh tế Quốc dân GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG GVC Nguyễn Thị Thảo biên soạn Chương 2, , , , G VThSTrần Thị Phương Hiền biên soạn Chương Lần giáo trình "Qn trị văn phịng" xuất nên không th ể tránh khỏi sai sót Chúng tơi mong nhận góp ý nhận xét đồng nghiệp học viên đê s ẽ rút kinh nghiệm lần tái sau Xin chân thành cảm ơn TÁC GIẢ Trương Đại học Kính tế Quốc dân Chưong I: Cịng tác tế chức v8n phịng CHƯƠNG I CƠNG TÁC TỔ CHÚC VĂN PHÒNG I KHÁI NIỆM, CHỨC NĂNG, NHIỆM v ụ CỦA VÀN PHỊNG Khái niệm văn phịng Để phục vụ cho công tác lãnh đạo quản lý quan, đơn vị cần phải có cơng tác văn phòng với nội dung chủ yếu như: Tổ chức, tha thập xử lý, phân phối, truyền tải quản lý sử dụng thơng tin bên ngồi nội bộ, trợ giúp lãnh đạo thực hoạt động điều hành quản lý quan, đơn vị Bộ phận chuyên đảm trách hoạt động nói gọi văn phịng Văn phịng hiểu theo nhiều giác độ khác sau - Nghĩa rộng: Văn phòng máy làm việc tổng hợp trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành ban lãnh đạo quan, đơn vị Theo quan niệm quan thẩm quyền chung, quan đơn vị có quy mơ lớn thành lập văn phịng (ví dụ Văn phịng Quốc hội, Văn phịng Chính phủ, Văn phịng Tổng cơng ty ) cịn quan, đơn vị có quy mơ nhỏ văn phịng phịng hành tổng hợp - Nqlũa hẹp: Văn phòng trụ sở làm việc quan, đơn vị, địa điểm giao tiếp đối nội đối ngoại quan đơn vị Trưịng Đại học Kinh tế Quốc dân GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG Ngồi vãn phịng cịn hiểu phịng làm việc thù trưởng có tầm cỡ cao như: Nghị sỹ, kiến trúc sư trưởng Mặc dù văn phịng hiểu theo cách khác có điểm chung là: + Văn phòng phải máy tổ chức thích hợp với đặc điểm cụ thể quan, quan đơn vị có quy mơ lớn máy vãn phịng gồm nhiều phận với số lượng cán nhân viên cần thiết để thực hoạt động; quan đơn vị có quy mơ nhỏ, tính chất cơng việc đơn giản văn phịna gọn nhẹ mức độ tối thiểu + Văn phịng phải có địa điểm hoạt độnẹ ỹ a o dịch với sở vật chất định Quy mô yếu tố vật chất phụ thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt động cơng tác văn phịng Chức văn phòng Xuất phát từ quan niệm văn phịng cơng tác văn phịng, thấy văn phịng có chức nâng sau đây: a, Chức tham mưu tỏng họp Tham mưu hoạt động cần thiết cho công tác quản lý Nguời quàn lý phải quán xuyến đối tượng đơn vị kèt nối hoạt động họ cách nhịp nhàng, khoa học Muốn đòi hỏi người quản lý phải tinh thơng nhiều lĩnh Nực, phải có mặt lúc, nơi, phải định xác kịp thời vấn đề Điều vượt khả thực nhà quản lý Do đó, địi hỏi phải có lực lượns trợ giúp nhà quản lý trước hết công tác tham mưu tổng hợp Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Chương I: Công tác tố chức văn phông Tham mưu hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếrr định tối ưu cho trình quản lý để đạt kết cac Chủ thể làm công tác tham mưu quan đơn vị cc thể cá nhân hay tập thể tổn độc lập rương chủ thé quản lý Trong thực tế, quan, đơn vị thường đặt phậr tham mưu văn phịng để giúp cho cơng tác thuậr lợi Để có ý kiến tham mưu, văn phịng phải tổng hợp thơng tin bên bên ngồi, phân tích, quản lý sử dụng thơng tin theo ngun tắc trình tự định Ngồi phậr tham mưu văn phịng cịn có phận nghiệp vụ cụ thể làm tham mưu cho lãnh đạo vấn đề mang tính chun sâu cơng nghệ, tiếp thị, tài chính, kế toán Cách thức tổ chức cho phép tận dụng khả chuyên gia ỉĩnh vực chuyên mồn song có lúc làm tản mạn nội dung tham mưu, gây khó khăn việc hình thành phương án điều hành tổng hợp Để khắc phục tình trạng này, văn phịng đẩu mối tiếp nhận phương án tham mưu từ bệ phận chuyên môn, nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống trình đề xuất với lãnh đạo phương án hành động tổng hợp ưên sở phương án riêng biệt phận nghiệp vụ Như văn phịng vừa nơi thực cơng tác tham mưu vừa nơi thu thập tiếp nhận, tổng hợp ý kiến phận khác cung cấp cho lãnh đạo quan, đơn vị b Chức giúp việc điều hành Văn phòng đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý ban lãnh đạo quan đơn vị thông qua công việc cụ Truông Đại học Kinh ỉế Quốc dân GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG thể như: Xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác q , tháng, tuần, ngày tổ chức triển khai thực kế hoạch Văn phịng nơi thực hoạt động lễ tân, tổ chức hội nghị, chuyến công tác, tư vấn cho lãnh đạo công tác soạn thảo văn CỀChức hậu cần Hoạt động quan, đơn vị thiếu điều kiện vật chất nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ Van phòng phận cung cấp, bố trí, quản lý phương tiện thiết bị dụng cụ để bảo đảm sử dụng có hiệu Đó chức hậu cần văn phịng Quy mơ đặc điểm phương tiện vật chất nêu phụ thuộc vào đặc điểm quy mô hoạt động quan, đơn vị Chi phí thấp với hiệu cao phương châm hoạt động cơng tác văn phịng Tóm lại, văn phịng đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua ba chức quan trọng Các chức vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhằm khẳng định cần thiết khách quan phải tổn văn phòng quan, đơn vị 3ẾNhiệm vụ văn phòng Từ chức trên, văn phòng phải thực nhiệm vụ cụ thể sau: Tổng hợp chương trình k ế hoạch công tác quan dơn vị, xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác hàng q, tháng, tuần lãnh đạo Mơi quan, đơn vị có nhiều kế hoạch phận khác xây dựng Song muốn đạt mục tiêu chung Trường Đại học Kỉnh lế Quốc dân Chuông I: Cơng tác tố chức văn phơng quan kế hoạch phải kết nối thành hệ thống kế hoạch hoàn chỉnh ăn khớp hỗ trợ Văn phòng đơn vị tổng hợp kế hoạch tổng thể quan đơn vị đôn đốc phận khác thực Mặt khác văn phòng phải trực tiếp xây dựng chương trình kế hoach cơng tác q, tháng, tuần ban lãnh đạo, giúp lãnh đạo triển khai thực kế hoạch - Thu thập xử lý, quản lý sử dựng thông tin Hoạt động quan đơn vị cần phải có thơng tin Thơng tin để lãnh đạo đưa định kịp thời, xác Thông tin bao gồm nhiều loại từ nhiều nguồn khác Người lãnh đạo tự thu thập xử lý tất thông tin mà cần phải có phận trợ giúp - văn phịng Văn phịng “cửa sổ”, “bộ lọc” thơng tin tất thơng tin đến hay thu thập, xử lý, chuyển phát văn phòng - Truyền đạt định quản lý lãnh đạo, theo dõi việc triển khai thực định, tổng hợp tình hình hoạt động đơn vị để báo cáo lãnh đạo, đề xuất biện pháp phục vụ đạo điều hành lãnh đạo - Thực công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ tài liệu theo quy định hành Theo dõi, đôn đốc việc giải văn phận - Tư vấn vân cho thủ trưởng, trợ giúp thủ trưởng kỹ thuật soạn thảo văn để đảm bảo văn có nội dung đầy đủ, thẩm quyền, quy định Nhà nước Trưòng Đại học Kinh ỉế Quốc dôn