ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ KỸ THUẬT THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN: QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG Thành phố Hồ Chí Minh, năm 2020 ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ KỸ THUẬT THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN: QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG THƠNG TIN CHỦ NHIỆM ĐỀ TÀI Họ tên: Lê Nguyễn Phương Liên Học vị: Thạc sĩ Đơn vị: Khoa Quản Trị Kinh Doanh Email: lenguyenphuonglien@gmail.com TRƯỞNG KHOA TỔ TRƯỞNG BỘ MÔN CHỦ NHIỆM ĐỀ TÀI HIỆU TRƯỞNG DUYỆT Thành phố Hồ Chí Minh, năm 2020 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng nguyên trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Văn phịng, cơng sở… khái niệm mà thường nghe ngày Tại Việt Nam, quản trị văn phịng có từ sớm, cung cấp nguồn nhân lực cho quan nhà nước, tổ chức phủ Những cá nhân làm việc lĩnh vực gọi quản trị viên văn phịng hay quản lý văn phịng Họ đóng vai trị quan nhà nước tổ chức nào, quy mô lớn hay nhỏ Vậy Quản trị văn phịng gì? Quản trị viên văn phịng làm cơng việc gì? Quản trị văn phịng theo thuật ngữ chun mơn tập hợp hoạt động ngày có liên quan đến việc thiết kế, triển khai thực hiện, theo dõi đánh giá đảm bảo q trình làm việc văn phịng tổ chức đạt suất hiệu Một người quản trị văn phịng có trách nhiệm giám sát theo dõi hệ thống, bảo đảm tất chức quản trị văn phòng phối hợp để đạt mức suất cao cho cơng ty, doanh nghiệp tổ chức Giáo trình Quản trị văn phòng biên soạn nhằm hỗ trợ cho việc giảng dạy học tập, nghiên cứu cho sinh viên bậc cao đẳng nghề ngành Quản trị kinh doanh, trang bị cho sinh viên kiến thức cần thiết để thực nghiệp vụ nghiệp vụ thư ký lễ tân văn phịng, cơng việc nhân sự, quản lý hệ thống thông tin, hình thành kỹ hành soản thảo ban hành văn bản, quản lý lưu trữ khai thác hồ sơ Nội dung giảng kết cấu thành 05 bài, cụ thể sau: Bài 1: Một số vấn đề chung quản trị văn phòng Bài 2: Quản trị hành văn phịng Bài 3: Tổ chức phục vụ nơi làm việc Bài 4: Một số nghiệp vụ văn phòng Bài 5: Soạn thảo quản lý văn Bài 6: Công tác lưu trữ Giáo trình ThS.Lê Nguyễn Phương Liên (chủ biên) Ths Trần Thị Hồng Hạnh biên soạn Các tác giả có nhiều cố gắng để biên soạn giáo trình này, song chắn giáo trình khơng tránh khỏi thiếu sót Kính mong đồng nghiệp bạn đọc đóng góp ý kiến để giáo trình hoàn thiện Xin trân trọng cám ơn! Tp Hồ Chí Minh, ngày 24 tháng 08 năm 2020 KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH MỤC LỤC BÀI 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 11 Khái niệm, chức nhiệm vụ văn phòng 11 1.1 Khái niệm văn phòng 11 1.2 Chức văn phòng 15 1.3 Nhiệm vụ văn phòng 16 Quản trị hành văn phịng 18 2.1 Khái niệm quản trị Quản trị hành văn phịng 18 2.2 Chức Quản trị hành văn phòng 18 Tổ chức máy văn phòng 19 3.1 Hình thức, cấu tổ chức máy văn phòng 19 3.2 Bố trí văn phịng 20 3.3 Trang thiết bị văn phòng đại hóa cơng tác văn phịng 25 Thực hành 26 BÀI 2: QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG 27 Quản trị thời gian 27 1.1 Sự cần thiết quản trị thời gian 27 1.2 Nguyên nhân làm thời gian 28 1.3 Các biện pháp quản trị thời gian 28 Quản trị thông tin 35 2.1 Tổng quan 35 2.2 Quản lý văn – đến 37 2.3 Văn thư nội 43 2.4 Văn thư điện tử 43 Quản trị hồ sơ 45 3.1 Khái niệm 45 3.2 Tiến trình quản trị hồ sơ 46 3.3 Các công cụ hệ thống lưu trữ 49 3.4 Thủ tục lưu trữ hồ sơ 51 3.5 Lưu trữ hồ sơ qua hệ thống máy vi tính 54 Thực hành 56 BÀI 3: MỘT SỐ NGHIỆP VỤ CƠ BẢN CỦA VĂN PHÒNG 58 Hoạch định, tổ chức họp 58 1.1 Các họp không nghi thức 58 KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH 1.2 Các họp theo nghi thức 59 1.3 Các hội nghị từ xa 66 Hoạch định, xếp chuyến công tác 67 2.1 Sắp xếp, chuẩn bị 68 2.2 Trách nhiệm thời gian thủ trưởng vắng mặt 71 2.3 Trách nhiệm thủ trưởng trở 72 Thực hành 72 BÀI 4: TỔ CHỨC CÔNG TÁC LỄ TÂN 73 Lễ tân vai trị cơng tác lễ tân 73 1.1 Khái niệm lễ tân 73 1.2 Vai trị cơng tác lễ tân 73 Nguyên tắc hoạt động lễ tân 74 2.1 Nguyên tắc 74 2.2 Phương pháp giao tiếp 75 Hoạt động đón tiếp khách quan 76 3.1 Vai trò, nhiệm vụ thư ký 76 3.2 Khi khách đến công việc sau chào hỏi 77 3.3 Khách nội 79 Tiếp khách qua điện thoại 79 4.1 Đặc điểm, yêu cầu 79 4.2 Nghệ thuật ứng xử nghe gọi điện thoại 80 4.3 Những điều cần ghi nhớ thư ký sử dụng điện thoại 81 Lễ tân hội nghị và tiệc chiêu đãi 81 5.1 Khái niệm, mục đích, ý nghĩa 81 5.2 Các hình thức đãi khách 82 5.3 Cách xếp chỗ ngồi 82 Thực hành 82 BÀI 5: SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN 84 Tổ chức công tác văn thư 84 1.1 Phân loại văn 84 1.2 Phân cấp phát hành văn 85 1.3 Tổ chức công tác văn thư đơn vị 90 Các kiến thức văn quản lý Nhà nước (VBQLNN) 90 2.1 Những khái niệm văn quản lý Nhà nước 90 KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH 2.2 Vai trò văn hoạt động quản lý nhà nước 91 Phân loại văn bản, thẩm quyền ban hành nguyên tắc soạn thảo, thể thức văn 91 3.1 Phân loại văn 92 3.2 Thẩm quyền ban hành văn 92 3.3 Nguyên tắc thể thức văn 92 3.4 Một số điểm lưu ý soạn thảo văn 93 Kỹ thuật soạn thảo văn quản lý Nhà nước 94 4.1 Những yêu cầu soạn thảo văn 94 4.2 Trình tự soạn ban hành văn 107 4.3 Thủ tục ban hành văn 109 4.4 Văn phong ngôn gữ văn quản lý Nhà nước 109 Soạn thảo số cá biệt văn hành thơng thường 111 5.1 Công văn 111 5.2 Thông báo 112 5.3 Báo cáo 113 5.4 Tờ trình 115 5.5 Biên 115 5.6 Quyết định 116 5.7 Hợp đồng kinh tế 117 Giải quản lý văn 118 6.1 Nguyên tắc giải quản lý văn 118 6.2 Tổ chức giải quản lý văn mật 118 6.3 Công tác lập hồ sơ 119 Thực hành 124 BÀI 6: CÔNG TÁC LƯU TRỮ 126 Khái niệm, vai trị tính chất cơng tác lưu trữ 126 1.1 Khái niệm 126 1.2 Vai trò công tác lưu trữ 127 1.3 Tính chất cơng tác lưu trữ 128 Công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ 128 2.1 Công tác thu thập 128 2.2 Bổ sung tài liệu lưu trữ 128 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ 129 3.1 Nội dung công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ quan 129 KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH 3.2 Nội dung công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ lưu trữ nhà nước130 Xác định giá trị tài liệu 131 4.1 Khái niệm, nguyên tắc xác định tài liệu 131 4.2 Các tiêu chuẩn để xác định giá trị tài liệu 132 4.3 Tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ 133 Thống kê kiểm tra tài liệu 134 5.1 Khái niệm, mục đích, nguyên tắc 134 5.2 Các công cụ thống kê tài liệu lưu trữ 135 Bảo quản tài liệu lưu trữ 135 6.1 Những nhân tố phá hoại tài liệu lưu trữ 135 6.2 Thiết bị chế độ bảo quản tài liệu lưu trữ 136 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 136 7.1 Khái niệm, nguyên tắc 136 7.2 Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu 137 Thực hành 138 TÀI LIỆU THAM KHẢO 140 KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN Tên mơ đun: Quản trị văn phịng Mã mơ đun: MĐ3104613 Vị trí, tính chất, ý nghĩa vai trị mơ đun: - Vị trí: Quản trị văn phịng mơ đun thuộc khối kiến thức chuyên ngành nghề quản trị kinh doanh Mơ đun bố trí giảng dạy sau môn sở nghề, song song với môn chun mơn khác nghề - Tính chất: Quản trị văn phịng mơ đun quản lý thể nguyên tắc, yêu cầu, nội dung liên quan đến q trình quản trị hoạt động hành văn phòng, đồng thời trang bị kỹ nghiệp vụ chủ yếu văn phòng xử lý lưu trữ thơng tin, tổ chức văn phịng, tổ chức buổi họp chiêu đãi, công tác lễ tân, công tác thư ký… - Ý nghĩa vai trị: Quản trị văn phịng mơ đun giúp sinh viên hiểu ý nghĩa, vai trò việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa kiểm sốt hoạt động xử lý thơng tin q trình quản trị hoạt động hành văn phịng tổ chức, doanh nghiệp Từ đó, giúp cho máy tổ chức doanh nghiệp hoạt động vận hành cách thông suốt Mục tiêu mô đun: - Về kiến thức: + Trình bày xác định nội dung cơng tác tổ chức văn phịng, tổ chức thông tin, nghiệp vụ thư ký, lễ tân, giải văn đến, văn đi, lưu trữ hồ sơ tài liệu; + Trình bày hoạch định, tổ chức vận hành văn phòng, điều hành kiểm tra cơng tác văn phịng; + Xác định cách thức lập kế hoạch tổ chức hội họp, quản lý thời gian, ngân sách hoạt động văn phòng; + Đánh giá bước quy trình lưu trữ văn thư - Về kỹ năng: + Tổ chức hoạt động hội thảo, hội nghị, họp; + Tổ chức tốt công tác lễ tân; + Tư vấn, soạn thảo văn cho thủ trưởng; + Sắp xếp lịch công tác, chuẩn bị điều kiện đảm bảo cho công việc thủ trưởng, trợ giúp công việc hàng ngày nơi làm việc thủ trưởng; KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH + Nhận, phân loại giải công văn đến, công văn đi; + Lưu trữ hồ sơ khoa học, đảm bảo tính bí mật, đầy đủ, dễ tra cứu, tìm kiếm - Về lực tự chủ trách nhiệm: + Nghiêm túc, chủ động, tích cực học tập nghiên cứu môn học; + Cập nhật kiến thức liên quan đến môn học cách khoa học; + Rèn luyện tính cẩn thận trung thực KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH 10 ... Nhiệm vụ văn phòng 16 Quản trị hành văn phịng 18 2.1 Khái niệm quản trị Quản trị hành văn phòng 18 2.2 Chức Quản trị hành văn phịng 18 Tổ chức máy văn phòng ... viên văn phòng hay quản lý văn phịng Họ đóng vai trị quan nhà nước tổ chức nào, quy mơ lớn hay nhỏ Vậy Quản trị văn phịng gì? Quản trị viên văn phịng làm cơng việc gì? Quản trị văn phịng theo thuật. .. chung quản trị văn phịng Bài 2: Quản trị hành văn phòng Bài 3: Tổ chức phục vụ nơi làm việc Bài 4: Một số nghiệp vụ văn phòng Bài 5: Soạn thảo quản lý văn Bài 6: Cơng tác lưu trữ Giáo trình ThS.Lê