Hệ thống quản lý nhân sự - tiền lương của cửa hàng Xăng Dầu

Hệ thống quản lý nhân sự - tiền lương của cửa hàng Xăng Dầu.

Trang 1

MỞ ĐẦU

Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin trên thế giới nói chung và ở Việt Nam nói riêng cho đến nay đã đạt đến đỉnh cao, công nghệ thông tin đã trở thành một ngành công nghệ mũi nhọn là ngành khoa hoc kỹ thuật không thể thiếu trong việc áp dụng vào các hoạt động xã hội như: Quản lý, kinh tế, thông tin…

Ở nước ta hiện nay, việc áp dụng vi tính hoá trong công việc quản lý tại các cơ quan xí nghiệp đang rất phổ biến và trở nên cấp thiết Cụ thể với bài toán phân tích thiết kế hệ thống quản lý nhân sự, tiền lương của cửa hàng Xăng dầu Một dịp nào đó chúng ta phải thực hiện những thao tác trên sổ sách giấy tờ với hàng ngàn con số, bảng tính… Điều quan trọng là các thông tin luôn được cập nhật và thay đổi, như vậy người quản lý lại phải vất vả tìm tòi, thống kê, ghi chép và tính toán, so sánh cẩn thận để báo cáo tổng kết Với chức năng thường xuyên thông báo cho ban lãnh đạo về các mặt công tác, tổ chức lao động, tiền lương, thi đua, chấm công, khen thưởng kỷ luật,… điều này với vai trò của người cửa hàng trưởng họ phải đảm bảo hàng tháng phải lập báo cáo, thống kê gửi phòng giám đốc và tất nhiên không có sự trợ giúp của máy tính thì cuối tháng đó là cả một vấn đề đối với một cửa hàng trưởng đó là tìm tòi, tính toán, số liệu được cập nhật và ghi so sánh trong vòng một tháng để thống kê báo cáo một cách chi tiết về tình hình hoạt động của cửa hàng, đó chỉ là thông tin một phía của cửa hàng, còn ban lãnh đạo họ biết thông tin quá lâu, trong thời đại hiện nay thông tin rất quan trọng trong nền kinh tế thì trường, rất có thể các cửa hàng phải báo cáo thường xuyên, hàng tuần, thậm chí hàng ngày cho ban lãnh đạo, nếu không có máy tính, với sự ghi chép và lập báo cáo đi lại như hiện nay thì thật mất thời gian mà cũng không có gì bảo đảm thông tin được cập nhật có sai sót hay không.

Với điều kiện hiện nay việc tin học hoá là rất phổ biến và thực sự có ích cho quá trình trao đổi thông tin, sự chỉ đạo của ban lãnh đạo và báo cáo của các cửa hàng thường xuyên hơn, chỉ bằng cú nhấn chuột là mọi thông tin được gửi đi và quá trình tìm kiếm thông tin được rõ ràng, nhanh chóng và chính xác hơn Ở đây em chỉ khảo sát hệ thống và xây dưng mô hình nghiệp vụ về quản lý nhân sự/ tiền lương cho một cửa hàng Xăng dầu để giúp người có nhiệm vụ báo cáo, thống kê hàng tháng hiểu rõ hơn về hệ thống quản lý này.

Trang 2

CHƯƠNG I

KHẢO SÁT HỆ THỐNG 1 Giới thiệu tổ chức hệ thống

Chương trình quản lý nhân sự, tiền lương gồm 2 chức năng chính:

1.2 Quản lý tiền lương của cửa hàng

Các cửa hàng hiện nay sau một ngày bán hàng ( sau giờ làm việc của nhân viên, làm theo ca) cửa hàng trưởng hoặc nhân viên chuyên trách sẽ ghi nhận nhân viên nào vắng mặt, sau đó cập nhật vào file BANGCC ngày hôm đó, dựa vào file này lãnh đạo có thể điều chỉnh kịp thời các sự kiện sảy ra.

o Tổng số ngày làm việc trong một tháng

o Số ngày làm thêm, số ngày nghỉ có phép và không phépo Tiền thưởng, tiền phạt

Trang 3

+ Thay đổi số liệu chấm công: Thay đổi số liệu ngày công ngày làm thêm của nhân viên khi có sự thay đổi.

+ Tính lương nhân viên (đây là chức năng quan trọng) dùng để tính lương cho nhân viên trong cửa hàng.

2 Phân tích hiện trạng hệ thống

Cơ cấu làm việc:

Có thể chia cơ cấu làm việc của cửa hàng ra làm 3 công đoạn chính:

- Quản lý hồ sơ nhân viên: cập nhật, điều chỉnh hồ sơ nhân viên

- Quản lý chấm công: cập nhật điều chỉnh kết quả chấm công hàng tháng- Quản lý lương: tính lương và lập báo cáo lương

2.1 Quản lý hồ sơ nhân viên

Nhân viên khi vào làm việc tại cửa hàng đều do công ty cử xuống làm việc (bán hàng), sau khi được cửa hàng trưởng xác nhận và thu hồ sơ nhận làm việc, nhân viên đó sẽ được cập nhật vào file NHANVIEN trong hệ thống và được hưởng mọi quyền lợi như những nhân viên khác trong cửa hàng có cùng chức vụ và trách nhiệm.

2.2 Quản lý chấm công

Công việc chấm công hàng ngày được cửa hàng trưởng thống kê trực tiếp thực hiện và ghi vào file BANGCC trong hệ thống Sau đó tổng hợp lại vào cuối mỗi tháng để làm cơ sở tính lương cuối tháng, xong cửa hàng trưởng sẽ chuyển giao cho phòng kế toán.

Sau khi nhận được bảng chấm công, nhân viên tiền lương của phòng kế toán sẽ thực hiện kiểm tra đối chiếu, xem số lượng báo công có đúng không, nếu không đúng thì gửi trả lại phòng hành chính tiến hành điều chỉnh lại.

Trang 4

Một trong các mẫu biểu quan trọng trong hệ thống đó là: bảng chấm công:

2.3 Quản lý lương

Mỗi tháng nhân viên kế toán phải tiến hành cập nhật tổng số ngày làm việc quy định trong tháng trước khi tiến hành tính lương, cập nhật những khoản khấu trừ lương của nhân viên (như các khoản tiền phạt, tiền nộp bảo hiểm…)

Mẫu biểu quan trọng Bảng lương nhân viên có dạng sau:

NghỉCó phép

Không phép

Ngày làm thêm

Xếp loại (A, B, C …)

Cửa hàng trưởng:

Trang 5

Một mẫu báo cáo cũng không thể thiếu để từ đó ban giám đốc có thể chỉnh số

lượng nhân viên, tiền lương cho nhân viên đó là một biểu Báo cáo doanh thu.

Mẫu biểu có dạng:

XÍ NGHIỆP DỊCH VỤ XD VÀ CƠ KHÍ

CỬA HÀNG XĂNG DẦU Số:…

BẢNG LƯƠNG NHÂN VIÊN

Ngày:….tháng:… năm:….

NVHọ và tên

Lương cơ bản

Phụ cấp chức vụ

Bảo hiểm xã hội

Bảo hiểm

y tếThưởng Phạt

Lương thực lĩnh

Cửa hàng trưởng:

Trang 6

2.4 Quản lý thưởng, phạt

- Đối với những tháng cửa hàng có thưởng cho các nhân viên trong các dịp lễ tết, tổng kết quỹ …, cửa hàng trưởng phải triệu tập các nhân viên để bình bầu xếp loại lao động theo bậc A, B, C để làm cơ sở tính thưởng cho nhân viên.

- Tuỳ vào tình hình kinh doanh của cửa hàng

- Hàng quý nếu có nhân viên có thành tích tốt trong công việc cũng sẽ được thưởng.

- Hàng tháng nếu nhân viên không thực hiện đúng quy định của cửa hàng thì sẽ có mức phạt hợp lý.

XÍ NGHIỆP DỊCH VỤ XD VÀ CƠ KHÍ

BÁO CÁO DOANH THU

Tháng:……

Tổng cộng :

Kế toán trưởng: Cửa hàng trưởng:

Trang 7

XÍ NGHIỆP DỊCH VỤ XD VÀ CƠ KHÍ CỬA HÀNG XĂNG DẦU

Trang 8

3 Mô hình nghiệp vụ

3.1 Sơ đồ ngữ cảnh

HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ TIỀN

PHÒNG KỄ TOÁNCập nhật hồ sơ

nhân viên Trả lời yêu cầu

Yêu cầu báo cáo

Báo cáo tổng hợp chấm côngQuản

lý chấm

công

Trang 9

3.2 Sơ đồ chức năng nghiệp vụ

Quản lý nhân sự tiền lương

1.Quản lý nhân sự 2.Quản lý tiền lươngTiền thưởng phạt 3.Tra cứu tìm kiếm4.Báo cáo thống kê

1.1.Thêm nhân viên mới

1.2 Hiệu chỉnh nhân viên

1.3 Xem TT nhân viên

2.1.Chấm công nhân viên

2.2.Quản lý lương

3.1 Tra cứu theo

lương 4.1.Theo ngày

2.3.Quản lý thưởng phạt

3.2.Tra cứu theo lý lịch

4.4.Báo cáo lương4.3.Theo tháng

4.2.Theo tuần

4.5.Báo cáo thưởng phạt

Sơ đồ chức năng quản lý nhân sự tiền lương của cửa hàng Xăng dầu

*Giải thích các chức năng:

1.1 Thêm mới nhân viên: cập nhật thông tin một nhân viên mới

1.2 Hiệu chỉnh nhân viên: điều chỉnh các thông tin của nhân viên (như tăng lương, thay đổi chức vụ,…)

Trang 10

1.3 Xem thông tin về nhân viên: thống kê báo cáo các thông tin về nhân viên trong cửa hàng.

2.1 Chấm công nhân viên: tiến hành chấm công từng nhân viên theo tháng.2.2 Quản lý lương: tính lương hàng tháng cho mỗi nhân viên

2.3 Quản lý thưởng phạt: báo cáo nhân viên có thành tích tốt hoặc không thực hiện tốt để tính lương cuối tháng cho mỗi nhân viên.

3.1 Tra cứu theo lương.3.2 Tra cứu theo lý lịch.

4.1 Theo ngày.4.2 Theo tuần.4.3 Theo tháng.

4.4 Báo cáo lương và ngày công nhân viên:

+ Báo cáo lương: báo cáo chi tiết về lương của từng nhân viên như lương cơ bản, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, tiền thưởng, phạt và số tiền nhân viên đó thực lĩnh.

+ Báo cáo ngày công: báo cáo chi tiết về ngày công nhân viên

4.5 Báo cáo thưởng phạt:

* Ý nghĩa của mô hình:

- Sơ đồ chức năng nghiệp vụ là công cụ mô hình phân tích đầu tiên.- Xác định phạm vi hệ thống được nghiên cứu.

- Cung cấp các thành phần cho việc khảo sát và phân tích tiếp.

- Mô hình được xây dựng dần cùng với tiến trình khảo sát chi tiết giúp cho việc định hướng hoạt động khảo sát.

- Cho phép xác định phạm vi các chức năng hay miền cần nghiên cứu của tổ chức.

Trang 11

- Cho phép xác định vị trí của mỗi công việc trong toàn hệ thống, tránh trùng lặp, giúp phát hiện các chức năng còn thiếu.

- Là cơ sở để thiết kế cấu trúc hệ thống chương trình của hệ thống sau này.

* Từ điển dữ liệu

Dựa vào sự khảo sát và mô hình nghiệp vụ xác định các thực thể sau:

a, NHANVIEN (nhân viên)

Trang 12

Được phát sinh trong khi các nhân viên làm việc để tiện theo dõi công việc của nhân viên hàng ngày phải có sự theo dõi chấm công cho mỗi nhân viên, để dựa vào đó tính lương thưởng cho nhân viên.

c, LUONG (lương)

Trang 13

Bảng được phát sinh trong lúc thiết kế chương trình nhằm mục đích lưu thông tin về tính lương của các nhân viên trong từng tháng, để có số liệu tiện cho việc báo cáo cuối tháng của cửa hàng trưởng.

Trang 14

3.3 Ma trận thực thể - chức năng

Các thực thể

a Danh sách nhân viênb Chấm công nhân viênc Lương nhân viênd Báo cáo doanh thue Thưởng, phạt

Kết luận: Phân tích ma trận cho thấy, tất cả các chức năng và hồ sơ đều cần thiết cho việc phân tích và thiết kế tiếp tục sau này (không chức năng nào hoặc hồ sơ nào phải loại bỏ).

CHƯƠNG II

CƠ SỞ LÝ LUẬN - PHƯƠNG PHÁP PHÂN TÍCHVÀ THIẾT KẾ HƯỚNG CẤU TRÚC

Trang 15

1 Cách tiếp cận hệ thống và các khái niệm cơ bản

- Tiếp cận hệ thống là một phương pháp khoa học và biện chứng trong nghiên cứu và giải quyết các vấn đề kinh tế xã hội (KT_XH) Yêu cầu chủ yếu nhất của phương pháp này là phải xem xét hệ thống trong tổng thể vốn có của nó cùng với các hệ thống bên ngoài.

- Hệ thống (HT)

+ HT là một tập hợp bao gồm nhiều phần tử có mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục đích chung.

+ HT là một tổ chức vận hành theo một mục đích xác định gồm nhiều thành phần trong mối quan hệ với nhau.

+ HT bao gồm tập hợp các phần tử, tập hợp các mối quan hệ giữa các phần tử, tạo thành một thể thống nhất để có được những chức năng hay mục tiêu của HT.

+ HT là tập hợp các phần tử có quan hệ qua lại với nhau

+ Nhiều HT còn bao hàm hai thành phần đặc biệt là thành phần phản hồi và thành phần kiểm soát.

+ HT mở là HT có tác động qua lại với các HT khác thuộc môi trường.

+ Nếu một HT có khả năng thay đổi bản thân mình hay thay đổi môi trường để tồn tại thì nó được gọi là HT thích nghi.

- Hệ thống thông tin (HTTT) là hệ thống mà mối liên hệ giữa các thành phần của nó cũng như liên hệ của nó với các hệ thống khác là liên hệ thông tin HTTT được xác định như một tập hợp các thành phần ( thông tin, phương pháp xử lý thông tin, con người và phương tiện) được tổ chức để thu thập, xử lý, lưu trữ và khai thác thông tin hỗ trợ việc ra quyết định và kiểm soát trong một tổ chức.

- HTTT quản lý là HTTT được phát triển và sử dụng có hiệu quả trong một tổ chức Một HTTT được xem là hiệu quả nếu nó giúp hoàn thành được mục tiêu của những con người hay tổ chức sử dụng nó.

2 Quy trình phát triển một HTTT

Phát triển HTTT là tập hợp các hoạt động tạo sản phẩm là HTTT.

Về cơ bản, quy trình phát triển gồm các công đoạn sau: lập kế hoạch dự án, phân tích HT, thiết kế HT, thiết lập các chương trình và thử nghiệm, cài đặt và chuyển đổi

Trang 16

HT, vận hành và bảo trì Các bước được thực hiện lần lượt, nhưng ở một vài bước có thể lặp lại và cũng có thể quay lại từ đầu Tuỳ thuộc vào mỗi phương pháp được sử dụng, thời gian thực hiện các bước có thể dài, ngắn khác nhau và sự gối đầu hay lặp lại cũng khác nhau.

2.1.Lập kế hoạch dự án

Ý nghĩa:

- Quyết định việc có thể xây dựng HTTT hay không?

- Là một yêu cầu bắt buộc để tiến hành những bước sau, không có dự án thì cũng không có việc xây dựng HTTT.

Mục tiêu: trình được dự thảo xây dừng HTTT khả thi.Nội dung

Bao gồm các công việc phải thực hiện sau:

- Xác định mục tiêu( mục tiêu chiến lựơc và trứơc mắt).- Xác định các nhân tố quyết định thành công.

- Phân tích phạm vi, ràng buộc( ảnh hưởng đến thời gian và nguồn lực).

- Xác định các vấn đề có tác động và ảnh hưởng đến các yếu tố đạt mục tiêu, lý do.

- Xác định các nguồn lực ( nhân lực, vật lực, tài lực, …).- Lựa chọn các giải pháp hợp lý để đạt mục tiêu.

Trang 17

Trước khi phân tích cần phải nắm vững cách thức và phương pháp luận để đi đến hiểu biết đúng đối tượng nghiên cứu (được xem như một HT) Tổng thể cách thức và phương pháp luận đó được gọi là cách tiếp cận HT Thông thường, tiếp cận hệ thống dựa trên những quan điểm nhất định Chẳng hạn tiếp cận từ cái chung đến cái riêng, từ trên xuống dưới…

Ý nghĩa của quy trình phân tích hệ thống: là công việc trung tâm khi xây dựng

HTTT: đi sâu vào bản chất và chi tiết của HT.

Mục tiêu: xác định nhu cầu thông tin (cho dữ liệu và xử lý trong tương lai).Nội dung: gồm các quy trình phân tích sau đây:

a, Nghiên cứu hiện trạng: nhằm hiểu rõ tình trạng hoạt động của hệ thống cũ và xử

b, Xây dựng mô hình HT: dựa vào kết quả điều tra để lên một mô hình nghiệp vụ của

hệ thông để làm rõ mô hình thông tin và mô hình hoạt động của hệ thống.

c, Nghiên cứu tính khả thi: việc nghiên cứu tính khả thi có tầm quan trọng đặc biệt,

nó liên quan đến việc lựa chọn giải pháp vì thực chất là tìm ra một điểm cân bằng giữa nhu cầu và khả năng giải quyết vấn đề.

d, Lập hồ sơ nhiệm vụ (cho từng vị trí công tác):

Hồ sơ bao gồm:

+ Các chức năng HT cần đạt được.+ Các xử lý.

+ Các thủ tục (quy tắc quản lý, tổ chức, kỹ thuật).+ Các giao diện.

2.3 Thiết kế hệ thống

Ý nghĩa: thiết kế hệ thống cũng là giai đoạn trung tâm và cho một phương án

tổng thể hay một mô hình đầy đủ về HTTT trong tương lai.

Trang 18

Mục đích: đạt được các đặc tả về hình thức và cấu trúc HT, môi trường mà trong

đó HT hoạt động, nhằm hiện thực hoá các kết quả phân tích và đưa ra được quyết định về việc cài đặt hệ thống đó như thế nào?

Nội dung:

a, Thiết kế logic: gồm các thành phần của HT và liên kết giữa chúng Kết quả sẽ thu

được các mô hình khái niệm dữ liệu và xử lý.

b, Thiết kế vật lý: là quá trình chuyển mô hình logic trừu tượng thành thiết kế kỹ thuật

của HT.

Yêu cầu: đảm bảo hệ thống thoả mãn những yêu cầu đã phân tích và dung hoà với khả năng thực tế.

2.4 Thiết lập các chương trình và kiểm nghiệm

Ý nghĩa: thể hiện kết quả phân tích và thiết kế, đây chính là giai đoạn thi công.Mục tiêu: xây dựng được phần mềm đáp ứng được các yêu cầu đặt ra.

2.5 Cài đặt và chuyển đổi hệ thống

Ý nghĩa: làm thay đổi và nâng cao chất lượng hoạt động của tổ chức.

Trang 19

Mục tiêu: chuyển đổi toàn bộ hoạt động của tổ chức từ cũ sang mới (đưa hệ thống mới vào sử dụng).

Nội dung: chuyển đổi dữ liệu, đào tạo và sắp xếp đội ngũ cán bộ làm việc trên hệ thống mới.

Yêu cầu: hệ thống mới hoạt động tốt và đem lại hiệu quả cao hơn hệ thống cũ.

2.6 Vận hành và bảo trì

Ý nghĩa: duy trì hoạt động của hệ thốngMục tiêu: đáp ứng các mục tiêu đặt ra ban đầuNội dung:

- Đề xuất những sửa đổi, cải tiến bổ sung.

- Tiến hành những sửa đổi, bổ sung về phần cứng, phần mềm.

- Kiểm tra tính đáp ứng những yêu cầu vốn có và yêu cầu mới hoặc cải tiến hiệu quả xử lý của hệ thống (bảo trì).

Yêu cầu: hệ thống luôn sẵn sàng và các hoạt động không bị gián đoạn.

3 Các mô hình sử dụng

- Mô hình phân cấp chức năng nghiệp vụ.

- Mô hình luồng dữ liệu.

- Mô hình thực thể - mối quan hệ (ERD).

- Mô hình quan hệ.

3.1 Mô hình phân cấp chức năng nghiệp vụ (BFD)

Xác định chức năng nghiệp vụ được tiến hành sau khi có sơ đồ tổ chức Để xác định nhu cầu thông tin của tổ chức, ta phải biến tổ chức hiện thời đang và sẽ thực hiện công việc gì, xử lý cái gì? Từ đó xác định được các dữ liệu, thông tin gì cần và làm thế nào để có chúng?

3.1.1 Mô tả mô hình

* Định nghĩa:

Trang 20

Mô hình chức năng nghiệp vụ là một sơ đồ phân rã có thứ bậc một cách đơn giản các chức năng của tổ chức.

* Khái niệm và kí hiệu sử dụng:

- Chức năng nghiệp vụ được hiểu là các công việc mà tổ chức cần thực hiện trong hoạt động của nó Còn khái niệm chức năng ở đây được hiểu là khái niệm logic (gắn với mức khái niệm), tức là chỉ nói đến công việc cần làm và mối quan hệ phân mức (mức tổng hợp và mức chi tiết).

- Các ký hiệu sử dụng:

+ Hình chữ nhật có tên chỉ chức năng ở bên trong.

+ Đường thẳng gấp khúc để nối các chức năng ở mức trên và các chức năng ở mức trực tiếp thuộc nó

3.1.2 Cách biểu diễn mô hình

* Kỹ thuật phân mức trong mô hình

CÁC TƯ TƯỞNG TRONG QUÁ TRÌNH PHÂN MỨC- Cách tiếp cận Top-down (từ trên xuống dưới) được sử dụng.- Quá trình triển khai theo hình cây.

- Phân rã theo nhiều cấp (không lớn hơn 9).- Phân rã được thực hiện theo nguyên tắc sau:

+ Một chức năng ở trên được phân rã thành các chức năng chi tiết ở mức thấp hơn + Mỗi chức năng được phân rã từ một chức năng ở mức trên phải là một bộ phận đảm bảo thực hiện chức năng ở trên đã phân rã ra nó.

+ Việc thực hiện tất cả các chức năng ở mức dưới trực tiếp phải đảm bảo thực hiện được toàn bộ các chức năng ở mức trên phân rã ra chúng Đảm bảo mối quan hệ liên tiếp là quan hệ bao hàm (cha/con).

Chức năng ở gốc có nhiệm vụ tổng quát của hệ thống.

CÁC BƯỚC PHÂN RÃ

Trang 21

- Triển khai theo cây phân cấp: triển khai cây phân cấp từ gốc đến ngọn, lần lượt qua các tầng (mỗi tầng là một mức mô tả của hệ thống, bao gồm một tập hợp chức năng).

- Sắp xếp các chức năng thuộc các mức:+ Không nên phân rã quá 6 mức+ Sơ đồ cần bố trí cân đối, rõ ràng+ Quan trọng về yếu tố thẩm mỹ- Đặt tên chức năng

+ Mỗi chức năng có một tên duy nhất, các chức năng khác nhau tên phải khác nhau.

+ Tên dùng ở dạng động từ - bổ ngữ + Tên của mỗi chức năng (Mỗi nút một cây)

+ Tên chức năng cần biểu thị sát nội dung công việc thực tế mà tổ chức thực hiện.

Ví dụ: tên chức năng “Nhập hàng” sát hơn tên “Ghi chép việc nhập hàng”

3.2 Mô hình luồng dữ liệu

3.2.1 Khái niệm sơ đồ luồng dữ liệu

Sơ đồ luồng dữ liệu là một công cụ mô tả dòng thông tin nghiệp vụ nối kết giữa các chức năng trong một phạm vi được xét.

3.2.2 Khái niệm và ký hiệu sử dụng

a) Tiến trình (hoặc chức năng): có thể là một hay vài chức năng thể hiện một

chuỗi hoạt động nào đó của tổ chức.

- Tiến trình có thể chia làm hai loại:

+ Tiến trình có thể làm chuyển hoá hay tác động lên các dữ liệu nào đó (vào sổ chứng từ, đọc xem các nhà cung cấp, …)

+ Tiến trình chỉ làm thay đổi hay tác động lên các thực thể vật chất, không tác động lên dữ liệu liên quan.

- Người ta mô tả tiến trình bằng một hình vuông góc tròn bên trong có ghi tên của tiến trình.

- Tên tiến trình thường là động từ - bổ ngữ

b) Luồng dữ liệu

Trang 22

- Luồng dữ liệu là các dữ liệu đi vào hoặc đi ra khỏi một tiến trình hay đối tượng khác hay nói cách khác là tuyến truyền dẫn thông tin vào/ra khỏi một chức năng nào đó.

Trang 23

Thực thể là khái niệm mô tả một lớp các đối tượng có các đặc trưng chung mà một tổ chức hệ thống quan tâm Thực thể phải tồn tại, cần được lựa chọn có lợi cho quản lý và phải phân biệt được.

* Thuộc tính (attribute)

- Thuộc tính là đặc trưng chung, vốn có của lớp đối tượng mà ta quan tâm Nó là giá trị để mô tả một đặc trưng nào đó của một thực thể.

- Giá trị: thuộc một miền

- Bao gồm: tên gọi, định danh, mô tả, lặp (đa trị).

* Thuộc tính tên gọi, thuộc tính định danh, thuộc tính mô tả

- Thuộc tính tên gọi (naming)

+ Có giá trị là tên của các bản thể, dùng phân biệt bản thể.+ Cho phép nhận biết sự tồn tại của một thực thể.

+ Thường có chữ “tên”.- Thuộc tính định danh (indentifier)Thuộc tính định danh có đặc trưng sau:

+ Giá trị của nó cho phép ta phân biệt các bản thể khác nhau.+ Gồm một hay nhiều thuộc tính của thực thể.

+ Có sẵn hoặc được thêm vào, mô tả trong hình Elip có gạch dưới.+ Có thể có nhiều định danh

- Thuộc tính mô tả (description)

Là thuộc tính, không phải là tên goi hay định danh.- Biểu diễn

Trong mô hình, mỗi thuộc tính được mô tả bằng hình Elip có tên bên trong và nối với thực thể bằng một đoạn thẳng.

Trang 24

này và cũng gọi là thuộc tính của quan hệ Mỗi dòng của quan hệ chứa các giá trị dữ liệu của đối tượng cụ thể thuộc thực thể mà quan hệ này mô tả.

Thuộc tính lặp của một quan hệ là những thuộc tính có giá trị khác nhau trên một

số dòng (số dòng lướn hơn 1), mà ở những dòng này, các giá trị của các thuộc tính còn lại hoàn toàn giống nhau.

b) Các đặc trưng của một quan hệ

Một quan hệ là một bảng dữ liệu hai chiều Nhưng không phải mọi bảng hai chiều đều là quan hệ.

Một bảng là quan hệ nếu nó có tính chất sau:

- Giá trị đưa vào một cột đơn nhất: giá trị đưa vào chỗ tương giao của một dòng và một cột đơn nhất

- Các giá trị đưa vào một cột phải thuộc cùng một miền dữ liệu.

- Mỗi dòng là duy nhất trong bảng, tức là không có hai dòng của bảng đồng nhất.- Thứ tự các cột là không quan trọng: các cột của quan hệ có thể đổi chỗ cho nhau Các cột được xác định bằng tên của nó mà không phải bằng vị trí trong bảng.- Thứ tự các dọng alf không quan trong: cũng như cột, các dòng có thể đổi chỗ cho nhau.

c) Các quan hệ có cấu trúc tốt

Một quan hệ có cấu trúc tốt là quan hệ chứa số dư thừa ít nhất và cho phép người sử dụng thêm, xoá hay sửa đổi những dòng trong bảng mà không gây ra lỗi hoặc sự không nhất quán trong bảng.

d) Khoá dự tuyển, khoá chính và khoá ngoại lai

Khoá dự tuyển (candidate) của một quan hệ là một nhóm thuôc tính mà các giá

trị của nó xác định duy nhất mỗi dòng trong quan hệ Khoá dự tuyển cần thoả mãn các tính chất sau:

+ Xác đinh duy nhất: giá trị của khoả xác định duy nhất mỗi dòng Tinh chất này cho thấy: các thuộc tính không phải là khoá phụ thuộc hàm vào khoá.

Trang 25

+ Không dư thừa: khi xoá đi bất kỳ thuộc tính nào của khoá đều phá huỷ tính xác định duy nhất của khoá (khoá tối tiểu)

Khoá chính (primary key) là một khoá dự tuyển được chọn làm khoá của quan

Khoá ngoại lai (foreign key) của 1 quan hệ là một nhóm thuộc tính trong quan

hệ đó và là khoá chính trong một quan hệ khác.e) Chuẩn hoá (Normalization)

Chuẩn hoá là một quá trình chuyển một cấu trúc dữ liệu phức tạp thành các cấu trúc dữ liệu tốt và đơn giản hơn.

Chuẩn hoá thường được hoàn thành sau một số bước, mỗi bước sẽ nhận các quan hệ tương ứng với một dạng chuẩn Dạng chuẩn được các quan hệ tương ứng với một dạng chuẩn.

Chuẩn hoá dựa trên cơ sở phân tích các phụ thuộc hàm.

Trang 26

Để chuẩn hoá một hệ lược đồ quan hệ, ta xét lần lượt từng quan hệ và kiểm tra tính chuẩn hoá của nó Muốn vậy, trước hết ta xác định các phụ thuộc hàm và khoá chính của quan hệ Sau đó, tiến hành kiểm tra lần lượt các chuẩn đối với quan hệ.

Trang 27

CHƯƠNG III

PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN 1 Mô hình phân tích xử lý

1.1 Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

Sơ đồ luồng dữ liệu là một công cụ mô tả dòng thông tin nghiệp vụ nối kết giữa các chức năng trong một phạm vi được xét Dưới đây là một số sơ đồ luồng dữ liệu của hệ thống quản lý nhân sự/ tiền lương của cửa hàng Xăng dầu:

Ban giám đốc

Phòng kế toánQuản lý

hồ sơ

Hồ sơ nhân viênCập nhật

hồ sơ nhân viên

Thông tin hồ

Chấm công

Quản lý lương

Cập nhật bảng chấm công, mức thưởng

Yêu cầu

Lương thưởng phạt

Bảng chấm công