THỰC TIỄN HỆ THỐNG THÔNG TIN NGUỒN NHÂN LỰC TẠI MAY 10

THỰC TIỄN HỆ THỐNG THÔNG TIN NGUỒN NHÂN LỰC TẠI MAY 10. Ngày nay, các doanh nghiệp đang đứng trước thách thức phải tăng cường tối đa hiệu quả cung cấp các sản phẩm dịch vụ của mình, vấn đề cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng lớn. Để tạo được ưu thế trong cạnh tranh đòi hỏi các doanh nghiệp phải nâng cao hiệu quả các vấn đề như Marketing, tài chính, sản xuất … Muốn nâng cao hiệu quả các vấn đề trên một trong những yếu không thể thiếu được của doanh nghiệp đó là “nguồn nhân lực”. Nguồn nhân lực là thành phần quan trọng nhất trong các nguồn lực đầu vào, vì vậy bất kỳ doanh nghiệp nào muốn tạo được ưu thế trong cạnh tranh cũng cần phải có nguồn nhân lực có chất lượng phù hợp với tổ chức. Muốn được như thế thì hệ thống thông tin nguồn nhân lực của doanh nghiệp đó cần đáp ứng được yêu cầu của tổ chức, giúp tổ chức thực hiện tốt công tác quản trị nhân lực. Và May 10 là một doanh nghiệp có hệ thống thông tin nguồn nhân lực rõ ràng, giúp chúng ta hiểu sâu hơn về công tác quản lý nguồn nhân lực nơi đây nói riêng và các doanh nghiệp nói chung I. CƠ SỞ LÝ THUYẾT 1.1. Khái niệm và vai trò hệ thống thông tin nguồn nhân lực 1.1.1. Khái niệm Hệ thống thông tin nguồn nhân lực là một cấu trúc hợp nhất các cơ sở dữ liệu và dòng thông tin liên quan đến nguồn nhân lực được xử lý, lưu trữ, cung cấp phục vụ cho hoạt động quản trị nguồn nhân lực và các hoạt động khác của tổ chức, doanh nghiệp. Phân tích khái niệm cho thấy: Thứ nhất, thông tin nguồn nhân lực được chiết xuất từ dữ liệu nguồn nhân lực. Hay nói cách khác thông tin nguồn nhân lực chính là dữ liệu nguồn nhân lực đã qua xử lý (phân loại, thống kê, phân tích, so sánh, tổng hợp…) theo cách làm tăng hàm lượng tri thức để có ý nghĩa và phù hợp với mục đích sử dụng. Thứ hai, quá trình xử lý dữ liệu nói chung và dữ liệu nguồn nhân lực nói riêng phản ánh các cách thức chuyển hóa dữ liệu thành thông tin được thực hiện thủ công hoặc thực hiện tự động bằng máy tính theo quy tắc nhất định. Thứ ba, hệ thống thông tin nguồn nhân lực có cấu trúc bao gồm các thành tố cơ bản đó là: chủ thể thông tin, vật mang thông tin, nội dung thông tin. Thứ tư, hệ thống thông tin nguồn nhân lực cung cấp thông tin phục vụ các nhà quản trị nguồn nhân lực để ra quyết định về hoạt động quản trị nguồn nhân lực. Thứ năm, hệ thống thông tin nguồn nhân lực còn phục vụ các hoạt động liên quan khác trong tổ chức, doanh nghiệp bên cạnh hoạt động quản trị nguồn nhân lực. 1.1.2. Vai trò Nguồn nhân lực là một nguồn nhân lực cốt lõi của tổ chức, doanh nghiệp, dó đó hệ thống thông tin nguồn nhân lực đóng vai trò quan trọng không chỉ đối với các hoạt động quản trị nguồn nhân lực mà còn đối với toàn hệ thống quản trị của tổ chức, doanh nghiệp. Cụ thể như sau: • Một là: Thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho nhà quản trị các cấp ra quyết định quản lý; • Hai là: Cung cấp phương tiện để hiểu rõ lực lượng lao động; • Ba là: Góp phần tăng năng suất lao độn

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay, doanh nghiệp đứng trước thách thức phải tăng cường tối đa hiệu cung cấp sản phẩm dịch vụ mình, vấn đề cạnh tranh doanh nghiệp ngày lớn Để tạo ưu cạnh tranh đòi hỏi doanh nghiệp phải nâng cao hiệu vấn đề Marketing, tài chính, sản xuất … Muốn nâng cao hiệu vấn đề yếu thiếu doanh nghiệp “nguồn nhân lực” Nguồn nhân lực thành phần quan trọng nguồn lực đầu vào, doanh nghiệp muốn tạo ưu cạnh tranh cần phải có nguồn nhân lực có chất lượng phù hợp với tổ chức Muốn hệ thống thơng tin nguồn nhân lực doanh nghiệp cần đáp ứng yêu cầu tổ chức, giúp tổ chức thực tốt công tác quản trị nhân lực Và May 10 doanh nghiệp có hệ thống thơng tin nguồn nhân lực rõ ràng, giúp hiểu sâu công tác quản lý nguồn nhân lực nơi nói riêng doanh nghiệp nói chung I CƠ SỞ LÝ THUYẾT 1.1 Khái niệm vai trò hệ thống thông tin nguồn nhân lực 1.1.1 Khái niệm Hệ thống thông tin nguồn nhân lực cấu trúc hợp sở liệu dòng thông tin liên quan đến nguồn nhân lực xử lý, lưu trữ, cung cấp phục vụ cho hoạt động quản trị nguồn nhân lực hoạt động khác tổ chức, doanh nghiệp Phân tích khái niệm cho thấy: Thứ nhất, thông tin nguồn nhân lực chiết xuất từ liệu nguồn nhân lực Hay nói cách khác thơng tin nguồn nhân lực liệu nguồn nhân lực qua xử lý (phân loại, thống kê, phân tích, so sánh, tổng hợp…) theo cách làm tăng hàm lượng tri thức để có ý nghĩa phù hợp với mục đích sử dụng Thứ hai, trình xử lý liệu nói chung liệu nguồn nhân lực nói riêng phản ánh cách thức chuyển hóa liệu thành thơng tin thực thủ cơng thực tự động máy tính theo quy tắc định Thứ ba, hệ thống thông tin nguồn nhân lực có cấu trúc bao gồm thành tố là: chủ thể thơng tin, vật mang thông tin, nội dung thông tin Thứ tư, hệ thống thông tin nguồn nhân lực cung cấp thông tin phục vụ nhà quản trị nguồn nhân lực để định hoạt động quản trị nguồn nhân lực Thứ năm, hệ thống thông tin nguồn nhân lực phục vụ hoạt động liên quan khác tổ chức, doanh nghiệp bên cạnh hoạt động quản trị nguồn nhân lực 1.1.2 Vai trò Nguồn nhân lực nguồn nhân lực cốt lõi tổ chức, doanh nghiệp, dó hệ thống thơng tin nguồn nhân lực đóng vai trị quan trọng khơng hoạt động quản trị nguồn nhân lực mà toàn hệ thống quản trị tổ chức, doanh nghiệp Cụ thể sau: • Một là: Thu thập, xử lý cung cấp thông tin cho nhà quản trị cấp định quản lý; • Hai là: Cung cấp phương tiện để hiểu rõ lực lượng lao động; • Ba là: Góp phần tăng suất lao động; • Bốn là: Tăng cường hợp tác tổ chức doanh nghiệp; • Năm là: Góp phần nâng cao lực cạnh tranh tổ chức, doanh nghiệp; • Sáu là: Bảo mật quyền riêng tư 1.2 Chức hệ thống thông tin nguồn nhân lực 1.2.1 Chức lưu trữ thông tin Chức lưu lưu trữ chức tảng hệ thống thông tin nhân lực sở cho việc thực chức khác Thực chức lưu trữ có nghĩa thơng tin nguồn nhân lực xếp, hệ thống hóa, cất giữ phục vụ cho việc khai thác mục đích Có hai hình thức lưu trữ phổ biến lưu trữ giấy tờ (bản cứng) lưu trữ máy tính (bản mềm) việc lưu vào ổ cứng phần mềm quản trị nguồn nhân lực mạng internet (email, website cung cấp dịch vụ lưu trữ thơng tin: google drive, 4share, ) Mỗi hình thức lưu trữ có ưu nhược điểm riêng Để đảm bảo q trình lưu trữ có hiệu cần lựa chọn phương pháp phù hợp Hiện nay, tổ chức, doanh nghiệp thường sử dụng kết hợp hai hình thức lưu trữ Việc lưu trữ thơng tin tảng hệ thống chạy quản trị sở liệu đảm bảo tính đại, liệu phải thiết kế cấu hình liên kết chặt chẽ với thể với mối quan hệ chúng bên Dữ liệu hoạt động khối quản trị nguồn nhân lực cập nhật thường xuyên kịp thời vào hệ thống Hệ sở liệu hệ thống thơng tin nguồn nhân lực phải đảm bảo tính đa chiều, tính lịch sử, tính (thơng tin kịp thời) 1.2.2 Chức tìm kiếm thơng tin Chức tìm kiếm thơng tin chức hệ thống thông tin nguồn nhân lực tảng lưu trữ Nhu cầu tìm kiếm cơng tác quản trị nguồn nhân lực đa dạng, bao gồm: tìm kiếm thơng tin tại, tìm kiếm thơng tin q khứ, tìm kiếm thơng tin đơn giản, tìm kiếm thơng tin phức hợp, Dựa kết chức lưu trữ, HRIS cho phép cán nhân đối tượng liên quan thực tìm kiếm liệu cách nhanh chóng với yêu cầu tìm kiếm từ đơn giản tới phức tạp Việc thực tìm kiếm - trả kết công tác biến liệu thành thông tin phục vụ cho hoạt động quản trị nguồn nhân lực tổ chức, doanh nghiệp Các loại thông tin tìm kiếm HRIS thường bao gồm: Tìm kiếm thơng tin phận, phịng ban; Tìm kiếm thơng tin cá nhân; Tìm kiếm biểu mẫu; Tìm kiếm thơng tin với mục đích sử dụng riêng biệt (khơng mang tính phổ biến) 1.2.3 Chức thống kê, phân tích, tổng hợp Thống kê, phân tích, tổng hợp chức tất yếu hệ thống thông tin nguồn nhân lực Việc lưu trữ liệu đầy đủ tảng thiết kế liên kết với cho phép hệ thống thực thống kê có mức độ phức tạp khác theo tập tiêu chí khác phục vụ định Có thể kể đến số dạng thống kê, phân tích, tổng hợp như: • Số lượng nguồn nhân lực với cấu nguồn nhân lực theo cấp, trình độ; theo thâm niên; theo giới tính; theo tính chất cơng việc; theo loại hợp đồng lao động… • Số lượng cấu nguồn nhân lực theo ngạch bậc lượng, theo diễn biến lương; • Số lượng cấu nguồn nhân lực theo tình trạng việc làm như: nghỉ hưu, tỷ lệ nghỉ việc, tỷ lệ thay đổi công việc, hết thời hạn hợp đồng lao động… • Số lượng cấu nguồn nhân lực khen thưởng, vi phạm kỷ luật, có sáng kiến đổi mới, hồn thành sớm tiến độ… • Số lượng cấu nguồn nhân lực theo chức danh, vị trí việc làm… • 1.2.4 Chức hỗ trợ Hệ thống thơng tin nguồn nhân lực cịn thực chức người hỗ trợ trợ lý, giúp việc cán nhân Khả giúp việc cho phép ví HRIS cánh tay đắc lực phận nhân sự, giúp việc thực tác nghiệp có tính hệ thống, tính lặp, tính kết nối HIRS thực cơng việc hỗ trợ như: • Tạo báo cáo kết nối liệu đơn lẻ cá nhân, phận, đơn vị thời gian chi tiết (giờ, ngày, tuần…) thành báp cáo tổng hợp nhóm, tổ chức hay doanh nghiệp, đơn vị thời gian khái quát (tháng, quý, năm…) • Trích xuất, kết xuất hợp đồng lao động theo thông tin nhân biểu mẫu lưu hệ thống; • Trích xuất, kết xuất: Kết đánh giá, phân loại nguồn nhân lực; Các định khen thưởng, kỷ luật; Các định nâng lương, nghỉ hưu, sa thải; Kế hoạch tuyển dụng nguồn nhân lực, kế hoạch đào tạo nguồn nhân lực, kế hoạch trả cơng lao động… • 1.3 Phân loại thơng tin nguồn nhân lực cấu trúc hệ thống thông tin nguồn nhân lực 1.3.1 Phân loại thông tin nguồn nhân lực Thông tin nguồn nhân lực nhận diện với nhiều loại khác tùy thuộc vào tiêu thức phân loại * Phân loại theo cấp độ • Thơng tin chiến lược thông tin sử dụng cho chiến lược sách dài hạn tổ chức, doanh nghiệp Thông tin chủ yếu phục vụ cho nhà quản trị cấp cao dự đoán tương lai Loại thơng tin địi hỏi tính khái qt tổng hợp cao Các liệu để xử lý loại thơng tin thường từ phân tích mơi trường quản trị nguồn nhân lực tổ chức, doanh nghiệp • Thơng tin chiến thuật thơng tin sử dụng cho sách ngắn hạn, chủ yếu phục vụ cho nhà quản lý phòng ban tổ chức doanh nghiệp Loại thông tin nguồn nhân lực cần vừa mang tính tổng hợp vừa địi hỏi mức độ chi tiết định dạng thống kê Thông tin chiến thuật cấp định kỳ làm sở ban hành định mang tính chiến thuật Hệ thống thơng tin bao gồm có hệ thống thơng tin phân tích thiết kế cơng việc, hệ thống thông tin tuyển dụng nguồn nhân lực, hệ thống thông tin đào tạo phát triển nguồn nhân lực, • Thông tin điều hành (thông tin tác nghiệp) thông tin sử dụng công tác điều hành quản trị nhân lực tổ chức, doanh nghiệp hàng ngày chủ yếu phục vụ cho người giám sát hoạt động tác nghiệp Thông tin điều hành cần tiết; rút từ trình xử lý liệu doanh nghiệp * Phân loại theo nội dung thông tin gồm - Hệ thống thông tin tác nghiệp quản trị nguồn nhân lực: Có tác nghiệp quản trị nhân lực có nhiêu hệ thống thơng tin hình thành, cập nhật trì Trong có: + Hệ thống thơng tin quản lý lương: với thông tin chi tiết công việc chấm công hàng ngày, bảng chấm công, thực việc kiểm tra đối chiếu với số lượng báo cáo tiến hành cập nhật thông tin chấm cơng để tính lương cho người lao động + Hệ thống thơng tin vị trí làm việc: với thông tin chi tiết Xác định vị trí việc làm tổ chức, phạm trù nghề nghiệp vị trí nhân lực đảm đương với vị trí đó; tiến hành phân tích cơng việc theo u cầu phịng ban sau lấy thơng tin nhân lực công ty phù hợp với yêu cầu để tiến hành lập danh mục vị trí lao động theo ngành nghề danh mục vị trí làm việc cịn thiếu nhân lực + Hệ thống thơng tin quản lý thông tin cá nhân: cụ thể thông tin ban đầu: hồ sơ xin việc, sơ yếu lý lịch, ; cập nhật thông tin nguồn nhân lực vào máy tính để quản lý mã nhân lực, mã phịng ban, họ tên nhân lực, giới tính, ngày sinh, nơi sinh, trình độ học vấn, mức lương bản, bậc lương, + Hệ thống thông tin tuyển dụng nhân lực: bao gồm thông tin nhu cầu tuyển dụng thời gian nhu cầu tuyển dụng, phịng ban có nhu cầu tuyển dụng; nhập liệu tuyển chọn để tiến hành tuyển chọn; phận tuyển dụng gửi thông tin ứng viên đạt yêu cầu lên ban giám đốc đồng thời thông báo định tuyển dụng + Hệ thống thông tin bố trí nhân lực bao gồm thơng tin chuyển hóa thơng tin ứng viên thành cơng đưa vào hồ sơ nhân sự; gắn hồ sơ nhân lực vào vị trí việc làm phịng ban tương ứng + Hệ thống thơng tin để đánh giá tình hình thực công việc: với nội dung cụ thể phận/ phòng ban tiến hành đánh giá thực cơng việc nhân lực phịng ban theo định kỳ; nhân viên đánh giá kiểm tra, đối chiếu trình ban giám đốc để định khen thưởng hay kỷ luật; + Hệ thống thông tin đào tạo phát triển nguồn nhân lực: bao gồm nội dung chủ yếu thiết kế biểu mẫu xác định nhu cầu dành cho đối tượng đào tạo, xác định nhu cầu đào tạo bồi dưỡng phát triển nguồn nhân lực thuộc đơn vị; kiểm tra, đối chiếu, tổng hợp, trình giám đốc để xây dựng kế hoạch đào tạo; + Hệ thống thông tin nội dung khác: số nội dung khác hệ thống thông tin nguồn nhân lực liệu hệ thống quản lý bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp; liệu an toàn người lao động tai nạn lao động; - Hệ thống thông tin yếu tố ảnh hưởng: gồm thông tin yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động quản trị nhân Có thể kể đến thơng tin thị trường lao động dự báo số thị trường; thông tin pháp luật lao động xu hướng sửa đổi, bổ sung; thông tin mức lương thị trường, dự báo xu hướng biến động; thông tin hệ thống giáo dục đào tạo; thông tin cung ứng dịch vụ nhân 1.3.2 Cấu trúc hệ thống thông tin nguồn nhân lực Một số thông tin cấu trúc hệ thống thông tin nguồn nhân lực: - Thơng tin tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh chung doanh nghiệp - Thông tin chiến lược thay đổi chiến lược, sách ngành nghề sản xuất kinh doanh doanh nghiệp - Thông tin hoạt động bán hàng Logistic doanh nghiệp - Thông tin hoạt động marketing PR - Thông tin hoạt động sản xuất - Thơng tin hoạt động kế tốn tài - Thơng tin tình trạng nguồn nhân lực - Thông tin máy cấu tổ chức doanh nghiệp máy quản trị nhân lực doanh nghiệp - Thơng tin hệ thống sách nhân lực: tuyển dụng, đào tạo phát triển, đánh giá, trả công, - Thông tin trạng hoạt động quản trị nhân lực doanh nghiệp - Thơng tin hệ thống giá trị văn hóa doanh nghiệp - Thơng tin lực tài trình độ cơng nghệ doanh nghiệp - Thơng tin đội ngũ nhà quản trị doanh nghiệp 1.4 Quản lý hệ thống thông tin nguồn nhân lực 1.4.1 Thiết lập hệ thống thông tin nguồn nhân lực Thiết lập hệ thống thông tin nguồn nhân lực q trình tìm kiếm, thu thập liệu thơ, xử lý liệu lưu trữ thông tin nguồn nhân lực - Nguyên tắc thiết lập hệ thống thông tin nguồn nhân lực + Rõ ràng: loại thông tin làm sở định cách nhu cầu định cần phải rõ ràng + Thống nhất: nguyên tắc có nghĩa phương tiện lưu trữ truyền tải thông tin, trách nhiệm quản lý trình, quyền truy cập vào hệ thống mục tiêu sử dụng hệ thống thông tin cần phải thống hệ thống tổ chức, doanh nghiệp + Tương đồng: có nghĩa hệ thống thơng tin nguồn nhân lực cần phải đảm bảo: đầu hợp phần phải đầu vào hợp phần khác + Duy nhất: tính liệu hiểu liệu phép đưa vào lần, đầu mối có trách nhiệm để đảm bảo tính xác + Liên kết kế thừa: phải có liên kết với liệu từ chức hoạt động doanh nghiệp; đồng thời phải kế thừa hệ thống thông tin nguồn nhân lực Nguyên tắc đảm bảo tính khoa học cho hệ thống - Các để thiết lập hệ thống thông tin nguồn nhân lực là: chiến lược phát triển doanh nghiệp, tổ chức; mức độ quán hệ thống quản trị tổ chức, doanh nghiệp; lực nhà quản trị; quy mơ hình vận hành tổ chức, doanh nghiệp lực tài doanh nghiệp - Quy trình thiết lập thơng tin nguồn nhân lực gồm bước thu thập thông tin nguồn nhân lực phân loại, lọc nhiễu, tập hợp thông tin + Với thu thập thông tin: Thông tin thu thập liệu, thông tin hữu dụng từ nguồn bên bên tổ chức, doanh nghiệp Khi thu thập thông tin cần phải đảm bảo tính trung thực, xác kịp thời Thông tin thu thập cần triển khai cách có hệ thống tương thích với quy trình, thủ tục tổ chức, doanh nghiệp Một số phương pháp để thực công tác thu thập thông tin nghiên cứu tài liệu, sử dụng dịch vụ mua ngồi, (đối với liệu thứ cấp) Cịn liệu sơ cấp có phương pháp khảo sát, điều tra, vấn, ghi chép, quan sát trực tiếp, + Với phân loại, lọc nhiễu, tập hợp thông tin Dữ liệu, thông tin thu thập từ nhiều nguồn khác nhau, nhiều hình thức khác phải phân thành nhóm Nhưng chủ yếu phân làm nhóm thơng tin có cấu trúc thơng tin khơng có cấu trúc Sau phân loại, thông tin lọc nhiễu để loại bỏ thông tin thừa, thông tin không liên quan đến tổ chức, doanh nghiệp Tiếp theo đó, thơng tin hữu ích cấu trúc hóa để khai thác với hỗ trợ máy tính phương tiện công nghệ - 1.4.2 Sử dụng hệ thống thông tin nguồn nhân lực Hệ thống thông tin hệ thống thông tin nguồn nhân lực sử dụng nhà quản trị cấp cao, quản trị cấp trung, phận nhân nhân viên + Nhà quản trị cấp cao chủ thể sử dụng hệ thống thơng tin nguồn nhân lực để có thơng tin hữu dụng bao gồm thông tin khứ, dự báo tương lai, phân tích xu hướng nguồn nhân lực để đưa khuyến nghị, sách quản trị phát triển nhân lực; chương trình cải thiện hệ thống quản lý kỹ quản lý, xây dựng văn hóa tổ chức, doanh nghiệp, + Nhà quản trị cấp trung chủ thể sử dụng hệ thống thông tin nguồn nhân lực để tạo thơng tin đóng vai trị phục vụ việc quản lý trực tiếp nguồn nhân lực; định thu hút, phát triển giữ chặt nhân viên quyền + Bộ phận nhân chủ thể sử dụng HRIS đề chuẩn hóa quy định, quy trình hướng dẫn quán cán quản lý cấp trung Đồng thời tư vấn cho họ trình định tình cụ thể 10 Vai trò phần mềm: 1) Đối với doanh nghiệp • Xử lý cách hiệu giao dịch kinh doanh • Điều khiển tiến trình cơng nghiệp ( ví dụ q trình chế tạo sản phẩm) • Hỗ trợ việc giao tiếp cơng tác tồn xí nghiệp • Cập nhập sở liệu cấp công ty 2) Đối với nhà quản trị • Trợ giúp nhà quản trị việc định Chúng cung cấp thông tin hỗ trợ để định quản lý, nhiệm vụ phức tạp nhà quản trị nhà kinh doanh chuyên nghiệp thực • Cung cấp thông tin dạng báo cáo theo mẫu định sẵn trình bày chúng cho nhà quản lý chuyên gia doanh nghiệp • Cung cấp trực tiếp hỗ trợ mặt tính tốn cho nhà quản lý q trình định ( không theo mẫu định sẵn làm việc theo kiểu tương tác, theo định kỳ) • Cung cấp thơng tin có tính định tư nguồn khác nhau, nội từ bên ngồi, hình thức dễ dàng sử dụng cho cấp quản lý điều hành Cơ cấu tổ chức Cơng ty May 10 Văn phịng cơng ty: Đây đơn vị tổng hợp vừa có chức giải nghiệp vụ quản lý sản xuất, vừa làm nhiệm vụ phục vụ hành xã hội - Phịng kinh doanh: có nhiệm vụ tham mưu cho ban giám đốc điều hành việc tổ chức cơng ty - Phịng kỹ thuật: quản lý cơng tác kỹ thuật công nghệ điện nghiên cứu phục vụ cho sản xuất thiết bị đại tiên tiến nhằm đáp ứng phát triển kinh doanh cơng ty 14 - Phịng tài kế tốn: có chức điều hành tổ chức tồn hoạt động tài kế tốn cơng ty, nhằm sử dụng vốn hợp lý,tiết kiệm, đạt mục tiêu lợi ích kinh tế lợi ích xã hội cơng ty - Phịng chất lượng: có nhiệm vụ kiểm tra tồn việc thực quy trình công nghệ, ký công nhận sản phẩm đạt chất lượng trước đưa thị trường - Phòng kế hoạch: quản lý công tác kế hoạch sản xuất, ký kết hợp đồng kinh doanh Phòng kho vận: kiểm tra , tiếp nhận viết phiếu xuất kho cho sản phẩm bán thị trường Ban đầu tư phát triển: chức ban nghiên cứu phát triển thị trường, đưa chiến lược kinh doanh chiến lược quảng cáo nhằm đem lại hiệu cao sản xuất kinh doanh - Trưởng công nhân kỹ thuật may – thời trang: nơi đào tạo bồi dưỡng cán quản lý, cán nghiệp vụ, cán điều hành cơng nhân kỹ thuật có tay nghề cao, phát bồi dưỡng cán có lực đưa họ đào tạo nước - Các xưởng may thành viên: nơi diễn hoạt động sản xuất tạo sản phẩm công ty Các xưởng may thực nghiệp vụ nhập nguyên phụ liệu, tổ chức cắt may, là, gấp, đóng gói, nhận thành phẩm vào kho Cơng ty cổ phần May 10 với 18 nhà máy, xí nghiệp tỉnh thành khắp miền tổ quốc, đến May 10 khẳng định vị tồn quốc với hệ thống phân phối gần 300 cửa hàng đại lý 2.2.2 Hệ thống thông tin quản lý thông tin cá nhân người lao động Hệ thống thơng tin quản lý vị trí cơng việc quản lý thông tin cá nhân người lao động: • Hệ thống thơng tin quản lý vị trí công việc cho phép Ban Giám Đốc, quản lý phịng nhân nắm cấu trúc vị trí nhân phận phòng ban người đảm nhận vị trí • Giúp cơng ty theo dõi trình điều chuyển nhân nội công ty thông qua định bổ nhiệm, điều chuyển 15 • Giống cơng ty sản xuất kinh doanh khác, công ty sử dụng phần mềm HRMan - Phần mềm ứng dụng quản lý hồ sơ nhân giúp may 10: Quản lý hồ sơ: • Theo mẫu hồ sơ nhân lưu hành với chức cập nhật thông tin (thêm, sửa, xóa), tìm kiếm, xếp (theo thứ tự bảng chữ tiếng việt) • Cơ cấu tổ chức đơn vị thể dạng phân cấp, Giám đốc nhân tự thiết lập hệ thống xếp thứ tự phận theo mô hình tổ chức cụ thể cơng ty • Thực số thao tác nghiệp vụ quản lý như: thuyên chuyển công tác, lưu trữ hồ sơ nghỉ việc, thống kê danh sách cán công nhân viên đến hạn lên lương Ngồi cịn giúp May 10 khai thác thơng tin: • In ấn: lý lịch nhân viên, thẻ nhân viên (có thể sử dụng mã vạch phục vụ cơng tác quản lý) • Hệ thống báo cáo linh động: người sử dụng tạo lập báo cáo tùy ý sở toàn thơng tin quản lý chương trình, định dạng mẫu in, lưu trữ cấu trúc báo cáo để sử dụng lâu dài, in ấn kết xuất số liệu sang ứng dụng khác MS Word, MS Excel, trang Web • Thống kê số liệu: người sử dụng tự xây dựng tiêu chuẩn thống kê số liệu phục vụ cho việc phân tích - đánh giá số lượng cán Các mẫu thống kê thực theo kiểu hai chiều • Dự báo thời gian: hỗ trợ dự báo trước tiêu chí thời gian (ngày sinh, ngày hết hạn hợp đồng, ngày hết hạn thị thực, ) • 2.2.3 Hệ thống thơng tin sách nguồn nhân lực công ty Hệ thống thông tin quản lý lương: Công ty cổ phần May 10 với 8000 công nhân viên làm phận khác nhau: hành chính, sản xuất, bán hàng, marketing, phận lại có quy chế trả lương khác nên hệ thống thông tin quản lý lương chia thành nhiều 16 chương trình quản lý lương phù hợp với phận lao động Dưới quy trình chấm cơng cho tồn nhân viên cơng ty: Khai báo hệ thống ca làm việc: Do nhân viên phòng nhân phụ trách để kiểm soát ca làm việc nhân viên Phân ca theo xưởng: Do quản lý trưởng phụ trách bao gồm phân ca làm việc cho cơng nhân cập nhật có thay đổi Quẹt thẻ từ máy chấm công: Do nhân viên xưởng phụ trách , để tính thời gian làm công nhân Quản lý xác nhận thời gian làm việc giờ: Do quản lý trực tiếp nhân viên phụ trách, nhằm xác định thời gian làm nhân viên Tính cơng ngày: Do nhân viên phịng nhân phụ trách sau quản lý trực tiếp xác nhận Sau nhân viên nhân tính cơng tháng cho nhân viên ( Sử dụng phần mềm quản lý chấm công hàng ngày, báo cáo bảng lương) Các trình quản lý lương cơng ty: • Quản lý tiền lương cho lao động gián tiếp: Áp dụng với nhân viên văn phịng làm hành chính, hệ thống có chương trình tự động tính lương, thưởng • Quản lý tiền lương cho người lao động hưởng lươn khoán doanh thu: Áp dụng với phận hưởng lương theo tỷ lệ doanh thu thực hiệu công tác sản xuất kinh doanh Hệ thống có trương trình tự tính tốn theo hệ số lương doanh thu nhân viên • Quản lý tiền lương cho lao động hưởng lương khoán sản phẩm: Áp dụng với phận hưởng lương theo chế độ khoán sản phẩm, cập nhận giá trị tiền lương theo số sản phẩm hồn thành • Quản lý lương cho lao động trực tiếp: Áp dụng với phận trực tiếp sản xuất, tự động tính lương theo kết hồn thành cơng đoạn sản xuất • Quản lý tiền lương cho phận đạo sản xuất: Áp dụng với chức danh quản lý hệ thống dây chuyền sản xuất 17 Hệ thống thơng tin đánh giá tình hình thực công việc: Tại May 10, công tác đánh giá tình hình thực cơng việc người lao động thực theo cách: Do tổ trưởng sản xuất theo dõi công việc: tổ trưởng theo dõi trình thực cơng việc hàng ngày để đánh giá tình hình thực cơng việc người lao động Sau cơng ty thực hiên đánh giá dựa vào hệ thống điểm với tiêu chuẩn: tiêu chuẩn chất lượng, tiêu chuẩn suất lao động, tiêu chuẩn thực ngày công sản xuất, tiêu chuẩn chấp hành nội quy sách => Sau đánh giá điểm, người lao động xếp loại A,B,C,D không xếp loại Từ đóng có bảng tổng hợp kết phân loại phịng ban cơng ty May 10 Do cá nhân tự đánh giá: Cán nhân viên tự đánh giá trình làm việc cho ý kiến đề xuất CBNV đánh giá theo bảng biểu mẫu cho điểm theo tiêu chí, sau xếp loại theo tổng điểm Kết công tác đánh giá thực công việc bảng đánh giá gửi phòng nhân Phòng nhân xem xét lại tiêu chuẩn đánh giá từ dị xét lại q trình phân tích cơng việc hợp lý chưa Sau báo cáo với cấp để có điều chỉnh cho phù hợp Các thơng tin đánh giá thực công việc ảnh hưởng trực tiếp đến hoạch định nguồn nhân lực công ty: • Các thơng tin đánh giá tình hình thực công việc giúp nhân viên tiềm nhân viên yếu Những nhân viên tiềm cơng ty tạo điều kiện cho họ học thêm nâng cao kiến thức , tay nghề , Còn với nhân viên lực cơng ty tổ chức đào tạo họ để đáp ứng yêu cầu công việc = > phục vụ cho đào tạo phát triển nhân lực • Các thơng tin phản ánh trình độ lực , thái độ làm việc cá nhân , qua cơng ty định hướng vị trí nghề nghiệp cho họ bố trí sử dụng Những nhân viên có lực tốt bỏ trí sang vị trí mới, cao hơn, nhân viên chưa tốt chuyển sang vị trí phù hợp sa thải => phục vụ bố trí sử dụng lao động • Cơng ty vào kết hồn thành cơng việc vủa người lao động để trả lương, khen thưởng, xét chọn công nhân giỏi, cán quản lý, hình thức khuyến 18 khích lao động khác Tạo cơng trả cơng, góp phần tạo động lực làm việc cho người lao động họ gắn bó lâu dài với cơng ty => cho đãi ngộ nhân lực trả công Hệ thống thông tin để báo cáo lên cấp Hàng tháng liệu hệ thống thông tin quản lý lương, quản lý lao động đánh giá thực công việc báo cáo lên cấp Cụ thể báo cáo sau : • Quản lý lao động : báo cáo muộn, sớm, báo cáo biến động nhân sự, báo cáo tình hình nhân theo trình độ, theo phịng ban, danh sách ứng viên dự tuyển, ứng viên đến vấn, ứng viên trúng tuyển vào làm thức báo cáo kỷ luật • Quản lý lương : báo cáo quy trình tăng lương theo nhân sự, báo cáo danh sách nhận lương qua tài khoản, tiền mặt, bảng lương, phiếu lương cá nhân, bảng lương trích nộp thuế thu nhập cá nhân, bảng lương nộp bảo hiểm xã hội, định lương, thưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm, … • Thống kê nhân viên theo trình độ, theo độ tuổi, thống kê tăng giảm nhân viên chi tiết tổng hợp • Ngồi ra, hệ thống cịn thơng báo thơng tin đến người dùng như: hợp đồng hết hạn , đến sinh nhật Hệ thống thông tin tuyển dụng bố trí nhân lực : • Các thơng báo tuyển dụng đăng website Tổng Cơng ty May 10 sau nhân viên nhân Với hệ thống quản lý May 10 đo lường lượng hồ sơ nộp vào công ty; quản lý chi tiết thông tin hồ sơ ứng viên dự tuyển • Theo dõi trạng thái hồ sơ ứng viên liên hệ, vấn, thông báo trúng tuyển, không trúng tuyển Bộ phận tuyển dụng dễ dàng xếp thông tin để gửi cho giám đốc • Sau trúng tuyển thơng tin ứng viên vị trí cơng việc tự động cập nhật vào hệ thống quản lý nhân viên công ty III ĐÁNH GIÁ VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỂ HỒN THIỆN HỆ THỐNG THƠNG TIN NGUỒN NHÂN LỰC 19 3.1 Những ưu điểm công tác hệ thống thông tin nguồn nhân lực May 10 Nhìn chung cơng tác quản lý công ty vào ổn định Hệ thống văn hệ thống thông tin quản lý quản trị chất lượng xây dựng đầy đủ qua sửa đổi nhiều lần để hồn thiện Cơng tác triển khai nhanh chóng, chặt chẽ, khoa học tạo nên môi trường chất lượng sơi tồn cơng ty Các sách nguồn nhân lực sách chất lượng đưa dễ hiểu, hệ thống, phản ánh đổi nhận thức chất lượng hướng tới thỏa mãn nhu cầu khách hàng Công tác kiểm tra, giám sát chất lượng tiến hành chặt chẽ, quy định rõ ràng vớiquy trình chấm cơng trả lương chi tiết, khoa học, khách quan May 10 đưa vào sử dụng phần mềm hệ thống thông tin có tính bảo mật cao, có phân cấp dễ dàng sử dụng cho quản lý người lao động, điều thể doanh nghiệp áp dụng công nghệ cao xây dựng cấu tổ chức doanh nghiệp, có thống thơng tin nội quản lý chặt chẽ Việc tạo trang web riêng May 10 có phần đăng ký/ đăng nhập thành viên May 10 nhằm tạo nên trang web thương hiệu riêng, mua hàng uy tín tiện lợi mà khai thác nhu cầu người tiêu dùng hiệu Hệ thống đánh giá thực khách quan minh bạch • 3.2 Những hạn chế công tác hệ thống thông tin nguồn nhân lực May 10 Hệ thống thông tin quản lý nhân nhiều hạn chế chưa bao quát hết tình hình nhân biến động xuất • Về hệ thống thơng tin quản lý thơng tin cá nhân người lao động: + Chưa theo dõi q trình cơng tác người lao động, liệu phát sinh định thay đổi vị trí cơng tác người lao động + Chưa theo dõi trình đào tạo chi phí thực cơng tác đào tạo + Chưa theo dõi q trình tạm ứng tốn chi phí đào tạo nhân viên 20 • Về hệ thống chấm cơng đánh giá tình hình thực cơng việc: Cơng ty chưa có hệ thống đánh giá tình hình thực cơng việc nên cịn phải tiến hành thủ cơng, tốn chi phí, tốn thời gian chưa đạt hiệu Còn xảy trường hợp nhầm lẫn sai sót • Nhằm đáp ứng nhu cầu phục vụ cho công tác hoạt động kinh doanh mà cơng ty • May 10 đầu tư cho việc sử dụng phần mềm quản lý như: phần mềm quản lý mã sô mã vạch, phần mềm kế tốn (ttsoft), phần mềm chấm cơng, phần mềm quản lý nhân tiền lương, phần mềm quản lý nguyện phụ liệu, phần mềm quản lý siêu thị Ngồi cơng ty cịn sử dụng phần mềm ứng dụng văn phòng : email,gmail,SMS,Office,Skype Nhưng nhiều phần mềm lạc hậu, tính tương thích khơng cao với yêu cầu làm việc Nhiều phần mềm hết hạn, chưa mua quyền hay dùng lậu, gây ổn định hoạt động, khiến suất làm việc giảm • Thơng tin nội thu thập từ phòng ban, nhân viên công ty thông qua phương tiện chủ yếu trực tiếp, điện thoại, email, gmail, chat skype… Nguồn thu thập thơng tin có từ nguồn khơng thức thức, ví dụ thu thập thơng tin đơi thủ nguồn để thu thập website đơi thủ đó, thu thập thơng tin khách hàng tiềm từ hoạt động tuyên truyền phương tiện quảng cáo, internet, tiến hành điều tra thị trường Các lệnh, văn từ cấp gửi xng thơng qua Phịng Hành – Tổ chức thơng tin đến trưởng phịng Phịng ban, sau triển khai đến nhân viên để chấp hành lệnh đạo Dẫn đến việc gây trở ngại việc thu thập,xử lý lưu trữ thơng tin cịn gặp khó khăn cơng ty chưa có đầu tư đáng kể vào việc hồn thiện hệ thơng sở vật chất sở hạ tầng phục vụ cho việc tổ chức thu thập thơng tin • Mọi thơng tin liệu công ty, khách hàng, hợp đồng, học viên, đôi thủ cạnh tranh, hay thông tin thị trường, số liệu phân tích thị trường, phân tích dự báo… lưu ổ cứng HDD lưu Email Bằng việc lưu trữ thông tin liệu ổ cứng HDD email nên việc bảo đảm an tồn thơng tin cơng ty cịn chưa đảm bảo Dẫn tới việc gây nguy hiểm tới thơng tin cần bảo mật cơng 21 ty Ngồi cần đầu tư thêm vào việc bảo mật thông tin thông qua việc nâng cấp hệ thông lưu trữ, sử dụng nhiều phương thức lưu trữ thông tin liệu • 3.3 Giải pháp để hồn thiện cơng tác hệ thống thông tin nguồn nhân lực May 10 Nâng cao chất lượng hoạt động thơng tin góp phần tăng cường chất lượng trình quản lý kinh tế • Nguồn thơng tin: Mở rộng nguồn thu thập thơng tin khơng bên mà cịn bên doanh nghiệp Nguồn liệu bên lấy từ đối thủ cạnh tranh, từ khách hàng, nhà cung cấp, từ quan quản lý Nhà nước, cá nhân liên quan khác giúp nhà quản trị hoạch định mục tiêu, quản trị nguồn lực • Thực phân cấp đắn quản lý, sử dụng thông tin kinh tế • Đẩy mạnh cơng tác tun truyền giáo dục Ở nước ta, nhiều nhà quản lý, nhiều tầng lớp nhân dân coi nhẹ tầm quan trọng thơng tin giai đoạn đổi rơi rớt lại tư tưởng lạc hậu chế cũ, nhiều họ có thơng tin tay khơng tận dụng khai thác Hoặc nhiều đối tượng chưa biết cách tìm kiếm thơng tin Như địi hỏi phải có tun truyền giáo dục vấn đề thông tin nhằm làm tăng thêm trách nhiệm cấp ngành phải có nhiệm vụ xây dựng thực chiến lược thông tin quốc gia làm cho người nhận thức rõ vai trị thơng tin, đặc biệt thơng tin cơng đại hóa cơng nghiệp đất nước, từ tự giác tham gia vào hệ thống hoạt động thơng tin • Cụ thể hố hướng phát triển thơng tin vùng khác • Phải tạo cân đối thị trường thông tin, bình đẳng thơng tin thị trường thơng tin Trong điều kiện hội nhập thị trường thơng tin khơng khơng thơng thống phạm vi quốc gia mà cịn phải tích cực, chủ động tham gia vào thị trường thông tin khu vực giới, giai đoạn mở rộng buôn bán quan hệ với nước khu vực giới Như nắm thông tin tình hình giới nước đòi hỏi tất yếu quan hệ ngoại giao thương mại Trong phạm vi quốc gia địi hỏi thơng tin kinh tế phải đa dạng có khả hỗ trợ phối hợp bổ sung cho kết nối thành hệ thống thông tin thống kinh tế quốc dân Đảm bảo tạo lập mối quan hệ chặt chẽ, 22 bảo đảm hài hịa lợi ích q trình phát triển hệ thống thông tin kinh tế nước ta trước xu tồn cầu mạnh mẽ • Để tạo bình đẳng thị trường thơng tin nhằm hạn chế tình trạng độc quyền thông tin cạnh tranh không lành mạnh để có thơng tin Phải bước hồn thiện hệ thống văn pháp luật lĩnh vực thơng tin Ngồi nhà nước cung cấp phải kiểm tra thực tổ chức quy định thị trường thơng tin • Hồn thiện khả phối hợp thông tin phận doanh nghiệp, hướng tới khai thác có hiệu hệ thống liệu chung Dữ liệu phận phải tích hợp thành hệ thống chung chia sẻ toàn doanh nghiệp; sau tích hợp chia sẻ hệ thống liệu, cần phải xác định phân luồng tuyến báo cáo thơng tin, đầu mối tổng hợp kiểm sốt thông tin, phân quyền khai thác sử dụng liệu cho phận doanh nghiệp nhằm đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, đáng tin cậy cho việc sử dụng theo mục tiêu quản trị • Các doanh nghiệp cần có chương trình, sách đào tạo, phát triển nguồn nhân lực doanh nghiệp hệ thống quản trị nguồn nhân lực Cần tập trung nội dung: (1) nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn; (2) phát triển lực công nghệ thông tin; (3) nâng cao lực ngoại ngữ điều kiện hội nhập kinh tế sâu, rộng; (4) nâng cao khả am hiểu lĩnh vực liên quan khác; (5) thực đồng sách đào tạo, đãi ngộ, quản lý đánh giá thành tích KẾT LUẬN Với bùng nổ công nghệ thông tin ngày làm cho hệ thống thông tin ngày đa dạng, xuất nhiều thông tin với giá trị mà chúng mang lại Những thơng tin góp phần làm cho q trình định xác Tuy nhiên mức độ phức tạp việc định lại cao đa dạng thơng tin, mặt khác có nhiều phương án để lựa chọn cơng việc định địi hỏi nhà quản lý phải có trình độ cao để lựa chọn phương án phù hợp với mục tiêu Đối với doanh nghiệp nắm bắt thơng tin điều cốt yếu quan trọng Để kinh doanh thành cơng, doanh nghiệp phải làm cho hoạt động kinh doanh 23 họ thích ứng kịp thời với thị trường, với thực tế để đón bắt xu hướng tương lai Và điều kiện then chốt đảm bảo cho thành cơng nguồn thơng tin có giá trị Đối với nhà nước, kinh tế nước ta ngày hội nhập với kinh tế giới quan hệ thương mại nước giới nhà nước phải nắm bắt thông tin nước bạn thông tin giá thị trường, thông tin quy định buôn bán thương mại Khi nhà nước nắm bắt thông tin thị trường giới cần phổ biến thông tin cho doanh nghiệp hỗ trợ cho doanh nghiệp hỗ trợ cho doanh nghiệp làm ăn với cơng ty nước ngồi Bản thân nhà nước chủ thể quản lý với đối tượng quản lý doanh nghiệp tổ chức cá nhân, định quản lý nhà nước có ảnh hưởng với quy mơ lớn Vì trước đề sách, chương trình, nhà nước phải có thơng tin xác đầy đủ tổng thể kinh tế đề sách kịp thời phù hợp với tình hình đất nước 24 TÀI LIỆU THAM KHẢO LIÊN HỆ THỰC TIỄN HỆ THỐNG THÔNG TIN NGUỒN NHÂN LỰC VÀ KỸ THUẬT HOẠCH ĐỊNH NGUỒN - Tài liệu text https://khotrithucso.com/doc/p/thuc-trang-va-giai-phap-nham-hoan-thien-he-thongthong-tin-298006 25 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập- Tự do- Hạnh phúc Hà Nội, ngày tháng 10 năm 2020 BIÊN BẢN HỌP NHĨM (Nhóm 7- Lần 1) Môn: Hoạch định nguồn nhân lực Thời gian: 12h30 ngày tháng 10 năm 2020 Địa điểm: Phòng chờ V101 Thành phần tham dự: đầy đủ 10/10 thành viên nhóm Nội dung buổi họp - Nhóm trưởng phân tích đề tài, chia nhỏ cơng việc, nêu rõ yêu cầu hạn nộp với công việc Các thành viên nhận cơng việc phù hợp Nhóm trưởng phân cơng nốt cơng việc cịn lại Cuộc họp kết thúc lúc 12h50’ ngày Thư ký Nhóm trưởng 26 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập- Tự do- Hạnh phúc Hà Nội, ngày 12 tháng 10 năm 2020 BIÊN BẢN HỌP NHĨM (Nhóm 7- Lần 2) Môn: Hoạch định nguồn nhân lực Thời gian: 11h30 ngày 12 tháng 10 năm 2020 Địa điểm: Phòng chờ V101 Thành phần tham dự: đầy đủ 10/10 thành viên nhóm Nội dung buổi họp - Các thành viên nộp hồn chỉnh cho nhóm trưởng Nhóm trưởng thơng trước in hồn chỉnh Cuộc họp kết thúc lúc 12h00’ ngày Thư ký Nhóm trưởng 27 BẢNG ĐÁNH GIÁ THÀNH VIÊN NHÓM Sau làm xong thảo luận, theo thái độ tham gia kết thành viên, nhóm có bảng đánh giá thành viên nhóm sau: STT Họ tên Mã SV Nhiệm vụ Chu Thị Hằng Nga Nguyễn Thị Nga 2.2.1 PP Phạm Hằng Nga Trần Thúy Nga Nguyễn Thảo Ngân Nguyễn Thị Thanh Ngân Trần Thị Ngân 18D210211 18D21015 18D21007 18D21009 18D21027 18D21003 18D21009 18D21021 18D21021 18D21009 Trương Thị Thu Ngân Hoàng Thị Ngọc 10 Nguyễn Bảo Ngọc Thư ký Tự ĐG Nhóm Ghi ĐG TT 2.2.2 1.1+1.2 Nhóm trưởng 2.2.3 3.1 1.3+1.4+ word 3.2 Thư ký Mở đầu +Kết luận +2.1+3.3 Nhóm trưởng 28 ... thông tin hệ thống giáo dục đào tạo; thông tin cung ứng dịch vụ nhân 1.3.2 Cấu trúc hệ thống thông tin nguồn nhân lực Một số thông tin cấu trúc hệ thống thông tin nguồn nhân lực: - Thơng tin tình... hệ thống thông tin nguồn nhân lực 1.4.1 Thiết lập hệ thống thông tin nguồn nhân lực Thiết lập hệ thống thơng tin nguồn nhân lực q trình tìm kiếm, thu thập liệu thơ, xử lý liệu lưu trữ thông tin. .. nguồn nhân lực 1.4.3 Kiểm sốt hệ thống thơng tin nguồn nhân lực Khái niệm: Kiểm soát hệ thống thông tin nguồn nhân lực việc kiểm tra đánh giá phù hợp kết đạt mục tiêu hệ thống hệ thống thông tin nguồn