Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty Cổ phần Thiết bị Phụ tùng Hà nội

Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty Cổ phần Thiết bị Phụ tùng Hà nội

1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Xuất nhập khẩu xi măng 6

2 Chức năng và nhiệm vụ của Công ty Xuất nhập khẩu xi măng 7

3 Đặc điểm hoạt động kinh doanh và tổ chức quản lý của Công ty Xuất nhậpkhẩu xi măng 8

3.1 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty Xuất nhập khẩu ximăng 8

3.2 Đặc điểm tổ chức quản lý và phân cấp quản lý của Công ty Xuất nhậpkhẩu xi măng 11

4 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Xuất nhập khẩu ximăng trong một số năm gần đây 13

II Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán tại Công ty Xuấtnhập khẩu xi măng 15

1 Tổ chức bộ máy kế toán và phân công công tác kế toán tại Công ty Xuấtnhập khẩu xi măng 15

2 Tình hình vận dụng chế độ kế toán của Công ty Xuất nhập khẩu xi măng 162.1 Quy định chung về chế độ kế toán của Công ty Xuất nhập khẩu xi măngáp dụng 16

2.2 Vận dụng chế độ chứng từ trong Công ty Xuất nhập khẩu xi măng 18

2.3 Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán trong Công ty Xuất nhập khẩu ximăng 19

2.4 Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán trong Công ty Xuất nhập khẩu ximăng 20

2.5 Tổ chức hệ thống Báo cáo kế toán trong Công ty Xuất nhập khẩu xi măng 22

Phần II: Thực trạng kế toán lu chuyển hàng hóa nhập khẩu tại Công ty Xuấtnhập khẩu xi măng 24

I Đặc điểm hàng hoá nhập khẩu 24

II Nội dung hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp tại Công ty Xuất nhậpkhẩu xi măng 26

1 Đặc điểm nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp tại Công ty Xuất nhập khẩu ximăng 26

2 Thủ tục nhập khẩu trực tiếp tại Công ty Xuất nhập khẩu xi măng 30

3 Tài khoản sử dụng 37

4.Trình tự hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp 39

4.1 Giai đoạn mua hàng 39

4.1 Giai đoạn bán hàng 40

5 Trình tự ghi sổ nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp 42

III Nội dung hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu uỷ thác tại Công ty Xuất nhậpkhẩu xi măng 48

1 Đặc điểm nghiệp vụ nhập khẩu uỷ thác tại Công ty Xuất nhập khẩu xi măng 48

2 Thủ tục nhập khẩu uỷ thác tại Công ty Xuất nhập khẩu xi măng 48

3 Tài khoản sử dụng 61

4 Trình tự hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu uỷ thác 63

5 Trình tự ghi sổ nghiệp vụ nhập khẩu uỷ thác 66

Phần III: Một số nhận xét đánh giá và giải pháp hoàn thiện kế toán l u chuyểnhàng hoá nhập khẩu tại Công ty Xuất nhập khẩu xi măng 72

I Nhận xét, đánh giá về kế toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Công tyXuất nhập khẩu xi măng 721 Ưu điểm về kế toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Công ty Xuất nhậpkhẩu xi măng 722 Nhợc điểm về kế toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Công ty Xuất nhậpkhẩu xi măng 76II Một số ý kiến nhằm hoàn thiện kế toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu tạiCông ty Xuất nhập khẩu xi măng 80Kết luận 87

Danh mục các từ viết tắt, các sơ đồ

GTGT: Giá trị gia tăngTK: Tài khoản

QĐ-BTC: Quyết định - Bộ Tài ChínhDN: Doanh nghiệp

HĐBT: Hội đồng bộ trởng BNgG: Bộ ngoại giao TCCB: Tổ chức cán bộ XNK: Xuất nhập khẩu TCLĐ: Tổ chức lao động XMVN: Xi măng Việt Nam HĐQT: Hội đồng quản trị NK: Nhập khẩu

L/C: Letter of credit TCty: Tổng công ty

HĐUT: Hợp đồng uỷ thác VNĐ: Việt Nam Đồng CĐKT: Chế độ kế toán

CK DH: Chứng khoán dài hạn DV: Dịch vụ

TGNH: Tiền gửi Ngân hàng BHXH: Bảo hiểm xã hội

Sơ đồ 1: Sơ đồ trình tự kinh doanh của Công ty Xuất nhập khẩu xi măng Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Xuất nhập khẩu xi măngSơ đồ 3: Mô hình tổ chức công tác kế toán tại công ty XNK xi măng

Sơ đồ 4: Quá trình xử lý, hệ thống hoá thông tin trong hệ thống kế toán tựđộng

Sơ đồ 5: Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp tại Công ty Xuất nhậpkhẩu xi măng

Sơ đồ 6: Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu uỷ thác tại Công ty Xuất nhậpkhẩu xi măng

Lời mở đầu

Từ nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung chuyển sang nền kinh tế thị trờngcó sự quản lý của Nhà nớc, nền kinh tế của nớc ta có những biến đổi sâu sắc,tạo ra những thời cơ cũng nh làm nảy sinh không ít những khó khăn, thử tháchcho sự phát triển của các doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp thơngmại - dịch vụ nói riêng.

Doanh nghiệp thơng mại- dịch vụ với ý nghĩa là tế bào của nền kinh tế,hoạt động nhằm cung cấp các hàng hoá, dịch vụ để thoả mãn nhu cầu sinhhoạt của con ngời và nhu cầu sản xuất kinh doanh của toàn xã hội ở nớc ta,các doanh nghiệp thuộc loại hình này rất đa dạng, với những doanh nghiệplàm nhiệm vụ xuất nhập khẩu thì thị trờng của họ không chỉ là các đơn vịtrong nớc mà còn cả các đối tác nớc ngoài Công tác kế toán tại các đơn vịnày, đặc biệt kế toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu đóng một vai trò quantrọng trong sự thành công của hoạt động kinh doanh của Công ty.

Để thực hiện mục tiêu này, doanh nghiệp thơng mại - dịch vụ cần phảilựa chọn kinh doanh mặt hàng nào phù hợp và có lợi nhất, luôn phân tích tìmhiểu xu hớng phát triển của mặt hàng đó và đa ra quyết định đúng đắn, kịpthời trong quá trình đầu t Do vậy kế toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu cầnphải đợc tổ chức một cách khoa học, hợp lý để có thể cung cấp thông tinnhanh chóng, kịp thời giúp các nhà quản trị doanh nghiệp, phân tích đánh giá,lựa chọn các phơng án kinh doanh có hiệu quả nhất.

Nhận thức đợc tầm quan trọng của kế toán lu chuyển hàng hoá nhậpkhẩu, trong quá trình học tập tại trờng và thời gian thực tập tại Công ty Xuấtnhập khẩu xi măng em đã nghiên cứu và tìm hiểu về công tác kế toán luchuyển hàng hoá nhập khẩu tại Công ty Với sự hớng dẫn tận tình của cô giáo- Thạc sỹ Lê Kim Ngọc, và sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ, nhân viêntrong Công ty nói chung và các nhân viên của phòng kế toán nói riêng, emmạnh dạn đi sâu nghiên cứu đề tài:

“Hoàn thiện kế toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Công ty Xuất nhậpkhẩu xi măng”.

Ngoài lời mở đầu và kết luận, nội dung chuyên đề thực tập tốt nghiệp củaem đợc trình bày thành 3 phần, cụ thể nh sau:

Phần I: Khái quát chung về đặc điểm quản lý sản xuất kinh doanh và công táckế toán tại Công ty Xuất hập khẩu xi măng

Phần II: Thực trạng kế toán lu chuyển hàng hóa nhập khẩu tại Công ty Xuấtnhập khẩu xi măng

Phần III: Một số nhận xét đánh giá và giải pháp hoàn thiện kế toán l u chuyểnhàng hoá nhập khẩu tại Công ty Xuất nhập khẩu xi măng

Dù có nhiều cố gắng nhng do kiến thức còn hạn chế nên bài viết của emkhông tránh khỏi những sai sót Em mong nhận đợc sự giúp đỡ, góp ý, và h-ớng dẫn của thầy cô giáo và các bạn để bài viết của em thêm hoàn chỉnh.

Em xin chân thành cảm ơn Cô giáo - Thạc sỹ Lê Kim Ngọc ngời đã trực tiếphớng dẫn em và các cô, chú trong Công ty Xuất nhập khẩu xi măng đã tạođiều kiện để em có thể hoàn thành Chuyên đề thực tập tốt nghiệp!

Sinh viên: Nguyễn Kim Th K43B - Khoa Kế toán - Đại học Kinh tế quốc dân

Phần I: Khái quát chung về đặc điểm quản lý sản xuấtkinh doanh và công tác kế toán tại Công ty Xuấtnhập khẩu xi măng

I Tổng quan về hoạt động sản xuất kinh doanh và tổchức quản lý của Công ty Xuất nhập khẩu xi măng

1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty xuất nhập khẩu xi măng

Tên gọi: Công ty Xuất nhập khẩu xi măng.

Tên giao dịch quốc tế: Vietnam National Cement Trading CompanyTên viết tắt: VINACIMEX.

Địa chỉ: 228 Đờng Lê Duẩn - Đống Đa - Hà Nội.

Tel: 84.4.8512424 Fax: 84.4.8513748Email: hoffice@vinacimex.com

Công ty Xuất nhập khẩu xi măng tiền thân là phòng xuất nhập khẩu của Tổngcông ty xi măng Việt Nam Đảng và Nhà nớc đã quyết định thành lập Công tyXuất nhập khẩu xi măng, cụ thể căn cứ vào:

+ Nghị định số 59/HĐBT ngày 14/04/1988 của Hội đồng Bộ trởng (nay làChính phủ) qui định về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức quản lý hoạtđộng kinh doanh xuất nhập khẩu xi măng Nghị định số 64/HĐBT ngày10/06/1989 của Hội đồng Bộ trởng quy định về chế độ và tổ chức quản lý hoạtđộng kinh doanh xuất nhập khẩu.

+ Công văn thoả thuận số 1367/BNgT – TCCB ngày 14/03/1988 của BộNgoại thơng đăng ký để Tổng công ty xi măng đợc kinh doanh xuất nhậpkhẩu trực tiếp.

+ Quyết định số 692/BXD – TCCB ngày 31/11/1990 của Bộ Xây Dựng quyếtđịnh thành lập Công ty XNK xi măng trực thuộc Tổng công ty xi măng ViệtNam.

+ Quyết định số 025A/BXD – TCLĐ ngày 12/2/1993 của Bộ Xây Dựng vềviệc thành lập lại doanh nghiệp Nhà nớc theo quyết định 588/HĐBT ngày20/11/1991 của Hội đồng Bộ trởng Bộ Xây Dựng quyết định thành lập Côngty xuất nhập khẩu xi măng trực thuộc Tổng công ty xi măng Việt Nam.

Công ty Xuất nhập khẩu xi măng chính thức đi vào hoạt động từ ngày01/01/1991, có tên giao dịch quốc tế là VINACIMEX (Vietnam NationalCement Trading Company) Công ty có trụ sở đặt tại 228 Lê Duẩn, Hà Nội.Công ty Xuất nhập khẩu xi măng là một đơn vị kinh tế quốc doanh hạch toánkinh tế độc lập, có t cách pháp nhân và có con dấu riêng theo mẫu qui định.Công ty có tài khoản tiền Việt Nam và ngoại tệ tại Ngân hàng Ngoại thơngViệt Nam.

Ngày 15/03/1991 Bộ Xây dựng đã có quyết định số 154 BXD - TCLĐ thànhlập chi nhánh Công ty Xuất nhập khẩu xi măng tại Thành phố Hồ Chí Minh.Ngày 14/07/1993, theo quyết định số 333 BXD - TCLĐ, đại diện Công ty tạiHải Phòng đợc thành lập Đến ngày 25/12/1997, theo quyết định số 469XMVN - TCLĐ nâng cấp thành chi nhánh tại Hải Phòng

Đồng thời để mở rộng phát triển thị trờng nớc ngoài, Công ty đã thành lậpVăn phòng đại diện Công ty tại Viên Chăn - Cộng hoà dân chủ nhân dân Làotheo Quyết định số 515/XMVN – HĐQT ngày 8/11/1999, năm 2002 Công tyđã rút Văn phòng đại diện về nớc, đảm bảo đủ nguồn lực đáp ứng hoàn thànhnhiệm vụ, kế hoạch Tổng công ty XM Việt Nam và chính phủ đã đề ra.

Khi mới thành lập, Công ty có tổng số vốn Ngân sách cấp và vốn tự bổ sunglà: 6.418.000.000đ.

+ Công ty luôn bảo toàn, phát triển vốn và tài sản, đã bổ sung tích luỹ thêmcho vốn hoạt động trên 54 tỷ đồng.

+ Lợi nhuận của Công ty trong 10 năm qua đạt trên 100 tỷ đồng.

+ Các khoản nộp vào Ngân sách Nhà nớc trong hơn 10 năm qua khoảng 1.000tỷ đồng.

2 Chức năng và nhiệm vụ của Công ty Xuất nhập khẩu xi măng

 Công ty Xuất nhập khẩu xi măng có chức năng kinh doanh chủ yếu là:- Xuất khẩu xi măng.

- Nhập khẩu xi măng, clinker, tấm lợp và thiết bị phụ tùng lẻ, thiết bị toàn bộ,vật t cho ngành sản xuất xi măng.

 Theo quyết định của Bộ trởng Bộ Xây dựng, Công ty có nhiệm vụ vàquyền hạn chính nh sau:

- Thực hiện chức năng kinh tế đối ngoại của Tổng công ty xi măng.

- Nghiên cứu điều tra, tìm hiểu thị trờng trong và ngoài nớc để xây dựng kếhoạch xuất nhập khẩu hàng năm và dài hạn nhằm đáp ứng kịp thời yêu cầu sảnxuất kinh doanh và tiêu thụ của các đơn vị trong Tổng công ty xi măng.

- Tìm hiểu xu hớng phát triển ngành xi măng của các nớc trên thế giới, khảnăng hợp tác đầu t với nớc ngoài, khả năng nhập khẩu vật t thiết bị phụ tùng lẻchuyên ngành và khả năng xuất khẩu sản phẩm ra thị trờng thế giới.

- Thu thập và phổ biến thông tin kinh tế kỹ thuật, thị trờng giá cả trên thế giớicho các đơn vị thành viên trong Tổng công ty để tiếp cận với thị trờng thế giới.- Chịu trách nhiệm quản lý tập trung quỹ ngoại tệ của toàn Tổng công ty đểthanh toán và sử dụng có hiệu quả theo kế hoạch đã đợc cấp trên phê duyệt.Tuân thủ đúng các chế độ chính sách về quản lý kinh tế, tài chính, xuất nhậpkhẩu và các quy chế giao dịch đối ngoại của Bộ, Nhà nớc qui định.

- Thực hiện các cam kết trong hợp tác quốc tế thông qua hợp đồng thơng mại,thờng xuyên bồi dỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên,thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với Nhà nớc.

- Công ty thực hiện các nghiệp vụ kinh tế đối ngoại và kinh doanh xuất nhậpkhẩu trực tiếp các mặt hàng đã đợc Bộ Ngoại thơng nay là Bộ Thơng mại thoảthuận tại công văn số 1387/HĐBT-TCCB ngày 12/05/1988.

- Đợc trực tiếp quan hệ với các tổ chức kinh tế và thơng nhân nớc ngoài để kýkết các hợp đồng kinh tế, tiến hành các hợp đồng mua - bán, hợp tác đầu t.Công ty đợc cử cán bộ tham gia hội thảo, hội chợ, đợc trao đổi thông tin kinhtế kỹ thuật của các ngành công nghiệp xi măng theo các qui định tiến hànhcủa Bộ, Nhà nớc và luật Quốc tế.

3 Đặc điểm hoạt động kinh doanh và tổ chức quản lý của Công ty Xuấtnhập khẩu xi măng

3.1 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty Xuất nhập khẩu ximăng

 Đặc điểm về ngành nghề kinh doanh

Công ty Xuất nhập khẩu Xi măng là Công ty kinh doanh theo lĩnh vực kinh tếthơng mại về nhập khẩu chuyên ngành vật t thiết bị phụ tùng và thiết bị toànbộ phục vụ toàn ngành xi măng, nhập khẩu xi măng, Clinker ổn định thị trờngtrong nớc trên cơ sở hạch toán đủ bù đắp chi phí có lợi nhuận, bảo toàn vàphát triển đợc vốn kinh doanh, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp ngân sách Nhànớc theo luật định

Công ty Xuất nhập khẩu xi măng có chức năng hoạt động trên lĩnh vực kinhtế đối ngoại thông qua nhập khẩu trực tiếp Ngoài ra, Công ty còn thực hiệnmột số công việc cho các Công ty liên doanh nh t vấn trong thơng thảo hợpđồng, tham gia nhập khẩu cho các đơn vị ngoài ngành

 Đặc điểm về mặt hàng kinh doanh:

Xuất phát từ đặc điểm ngành nghề kinh doanh, Công ty tiến hành kinh doanhcác mặt hàng:

+Vật t: Clinker, thạch cao, Giấy Krat, hạt nhựa PP, gạch chịu lửa, vữachịu lửa, sợi amiăng, nguyên liệu dùng sản xuất gạch chịu lửa tại nhà máygạch kiềm tính VN

+ Thiết bị phụ tùng: Các loại thiết bị chuyên dùng trong dây truyền sảnxuất xi măng, các loại xe chuyên dùng nh xe ủi, xe xúc, xe trọng tải lớn… và vàcác phụ tùng thay thế trong dây truyền sản xuất

+ Thiết bị toàn bộ cho cả nhà máy máy xi măng mới công suất từ 1,2 đến1,4 triệu tấn/1 năm.

+ Dịch vụ vận chuyển, giao nhận các lô hàng nhập khẩu T vấn cho cácdự án xây dựng các nhà máy xi măng.

 Đặc điểm về thị trờng kinh doanh:

Thị trờng tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu của Công ty là những đơn vị trongngành sản xuất xi măng: Công ty xi măng Hoàng Thạch, Công ty xi măng HàTiên, Công ty xi măng Nghi Sơn, Công ty xi măng Bút Sơn, Công ty Xuấtnhập khẩu xi măng thực hiện bán hàng tại cảng, kho đầu mối của các nhà máyxi măng trong ngành

Công ty Xuất nhập khẩu xi măng sẽ là đầu mối trong việc xúc tiến thơngmại và tiến hành xuất khẩu xi măng sang thị trờng Lào, Campuchia

 Trình tự kinh doanh của Công ty Xuất nhập khẩu Xi măng:

Công ty Xuất nhập khẩu Xi măng chuyên nhập khẩu thiết bị vật t phụcvụ sản xuất trong ngành Ngay từ đầu năm, dựa trên kế hoạch đợc giao của tấtcả các Công ty thành viên trong Tổng công ty đã giúp Công ty luôn nắm bắt đ-ợc nhu cầu về thiết bị vật t toàn bộ cho các đơn vị thành viên Quy trình kinhdoanh của Công ty nh sau:

Khi nhận đợc đơn hàng của các đơn vị thành viên cần nhập khẩu, dựatrên kinh nghiệm của mình, đặc điểm của thiết bị, giá cả, phòng nghiệp vụ vàphòng kế toán sẽ tính và lên các phơng án giá các mặt hàng đó để tổ chức gọivà đấu thầu lô hàng Dựa trên kết quả tham gia thầu của các nhà cung cấp,Công ty và các nhà máy XM sẽ lựa chọn đợc nhà cung cấp thỏa mãn tốt nhấtcác đơn hàng Công ty đang gọi thầu và thực hiện ký kết hợp đồng kinh tế vớinhà cung cấp trúng thầu Khi ký kết xong hợp đồng Công ty tiến hành xingiấy phép nhập khẩu của bộ thơng mại (đối với các mặt hàng theo qui địnhcủa nhà nớc).

Dựa trên thông lệ Quốc tế và Hợp đồng ký kết với nhà cung cấp nớcngoài, Phòng kế toán sẽ xem xét và lập các thủ tục cần thiết để đặt cọc tiềnhàng, viết giấy xin mở tín dụng khoản nhập khẩu gửi đến Ngân hàng mà đơnvị có tài khoản để xin mở L/C Đồng thời ký quĩ để mở L/C và lập uỷ nhiệmchi, trả phí mở L/C tại ngân hàng mở L/C

Khi nhận đợc bộ chứng từ của nhà cung cấp nớc ngoài (đã đợc ký hậutheo lệnh của Ngân hàng mở L/C), giấy thông báo hàng về đến cảng, sân bay,cán bộ tại các chi nhánh trực tiếp ra cảng, sân bay làm thủ tục hải quan Sauđó Công ty nhận hàng từ các Hãng tàu biển và mời VINACONTROL giámđịnh hàng hoá về số lợng và chất lợng Sau đó, hàng hóa có thể lu kho tại cảnghoặc vận chuyển về các nhà máy Khi giao hàng tại các nhà máy, Công ty tiếnhành lập Biên bản bàn giao hàng hóa và trên cơ sở Biên bản này, các chi phíchi hộ phát sinh, Công ty tiến hành lập hóa đơn đòi tiền các nhà máy.

Sơ đồ 1: Sơ đồ trình tự kinh doanh của Công tyXuất nhập khẩu Xi măng

3.2 Đặc điểm tổ chức quản lý và phân cấp quản lý của Công ty Xuất nhậpkhẩu xi măng

Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty đợc thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 2:Sơ đồ Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Xuất nhập khẩu xi măng

VINACIMEX là một đơn vị trực thuộc Tổng công ty xi măng Việt Nam, vìthế hoạt động kinh doanh của Công ty theo sự chỉ đạo, hớng dẫn, điều hànhcủa Tổng công ty xi măng Công ty tuy thành lập mới hơn 10 năm nhng cácqui chế về tổ chức quản lý, điều hành tổ chức kinh doanh về mọi mặt đều đợcquán triệt xây dựng trên cơ sở nhiệm vụ chính trị đợc giao theo chế độ quản lýcủa Nhà nớc Hiện nay, Công ty có 5 phòng công tác và 2 chi nhánh:

 Giám đốc Công ty là đại diện pháp nhân của Công ty, điều hành hoạt độngkinh doanh của Công ty theo chế độ một thủ trởng và chịu trách nhiệm trớcTổng Giám đốc Tổng công ty xi măng Việt Nam, Hội đồng quản trị Tổngcông ty xi măng Việt Nam về việc điều hành hoạt động của Công ty theo quyđịnh của cấp trên và pháp luật hiện hành

 Hai phó giám đốc phụ trách các lĩnh vực công tác phân công và giúp giámđốc trong công tác quản lý.

- Phó Giám đốc 1: Giúp Giám đốc chỉ đạo các mặt công tác sau:

Công tác xuất nhập khẩu, công tác hành chính, quản trị, đoàn thể và thi đuakhen thởng, chỉ đạo việc giao nhận hàng hoá của các chi nhánh.

- Phó Giám đốc 2: Giúp Giám đốc chỉ đạo các mặt công tác sau:

Công tác nhập khẩu thiết bị toàn bộ, công tác đào tạo, kỷ luật, an toàn laođộng, chỉ đạo việc giao nhận hàng hoá của các chi nhánh.

 Kế toán trởng: Là ngời giúp Giám đốc Công ty tổ chức và chỉ đạo toàn bộcông tác kế toán, tổ chức thông tin kinh tế và tổ chức hoạt động kinh tế trongCông ty, kiểm tra việc chấp hành chế độ kế toán và chế độ quản lý kinh tế củaNhà nớc ban hành.

 Mỗi phòng ban có chức năng, nhiệm vụ nhất định, cụ thể:

+ Phòng Tổng hợp: Phòng lập kế hoạch cho các kỳ, các năm, tham giatheo dõi thực hiện kế hoạch, chịu trách nhiệm trợ giúp Giám đốc Công ty làmcông việc quản lý tổ chức hành chính của Công ty.

+ Phòng kế toán tài chính: Là một trong những phòng ban quan trọngnhất, có chức năng thực hiện việc kiểm tra giám sát toàn bộ hoạt động kinhdoanh của Công ty, giúp Giám đốc tổ chức công tác thông tin kế toán tàichính và phân tích hoạt động kinh tế tài chính Thực hiện các báo cáo kế toántài chính theo quy định của Nhà nớc Hớng dẫn chỉ đạo và kiểm tra các bộphận trong Công ty thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu, chế độ hạchtoán và chế độ quản lý kinh tế tài chính.

Mở L/Ccho nhàcung cấpGiao hàng cho

các Công tyxi măngThu tiền

Giám đốc

Phòng Kế toán

tài chính

Phòng Tổng hợp

Phòng Dự án

Phòng XNK

TB phụ tùng

Phòng XNK Vật t

xi măng

Chi nhánh tại TP HCM

Chi nhánh tại Hải Phòng

+ Phòng xuất nhập khẩu vật t xi măng: thực hiện theo dõi và nhập khẩutheo các đơn đặt hàng cho từng Công ty xi măng Phòng có nhiệm vụ chính lànhập Clinker và xi măng đáp ứng cho nhu cầu Clinker và cho sản xuất ximăng Ngoài ra, phòng t vấn cho Giám đốc Công ty trong công tác xuất nhậpxi măng - Clinker, tìm nguồn hàng từ nớc ngoài, tiến hành thơng thảo và làmcác thủ tục nhập hàng cho các nhà máy theo chỉ đạo của Tổng công ty.

+ Phòng xuất nhập khẩu thiết bị phụ tùng: theo dõi và nhập khẩu theocác đơn đặt hàng cho từng Công ty xi măng đợc phân công cụ thể Phòng cónhiệm vụ nhập khẩu thiết bị phù tùng theo dây chuyền và các thiết bị phù tùngđơn chiếc cho các nhà máy xi măng trong Tổng công ty xi măng Việt Nam.Ngoài ra, phòng thực hiện nhiệm vụ t vấn cho các đơn vị về các thiết bị cầnnhập, tham gia đàm phán các hợp đồng uỷ thác mà Công ty ký với các Côngty về nhập khẩu các thiết bị phù tùng theo dây chuyền cũng nh các thiết bị phụtùng đơn chiếc của ngành xi măng Tìm nguồn hàng từ nớc ngoài, tiến hànhthơng thảo đàm phán để ký kết các hợp đồng thơng mại với các hãng nớcngoài, tiến hành theo dõi quá trình thực hiện hợp đồng, các thủ tục nhập hàng,hoàn thiện các thủ tục giao hàng, hồ sơ, hoá đơn chứng từ giao hàng cho cácCông ty T vấn cho các Công ty lập kế hoạch nhập các thiết bị phụ tùng lẻtheo nhu cầu của các Công ty

+ Phòng dự án: là phòng mới thành lập theo Quyết định số 870/XNK –TH ngày 11 tháng 04 năm 2003 của Giám đốc Công ty do tính chất và yêu cầucủa Công ty Phòng có nhiệm vụ tham gia lập dự án, nhập khẩu các dâychuyền thiết bị toàn bộ cho các dự án nhà máy xi măng, tham gia thơng thảocác hợp đồng thơng mại cũng nh t vấn cho các chủ đầu t khi mua sắm trongcác dự án mới của Tổng công ty xi măng Việt Nam Tham gia công tác chấmxét thầu các dự án nhà máy xi măng mới của Tổng công ty T vấn trợ giúp choGiám đốc Công ty trong công tác đợc giao

 Hai chi nhánh ở Hải Phòng và TP Hồ Chí Minh

+ Chi nhánh Hải Phòng: thực hiện các thủ tục nhập xuất hàng tại khu vựcphía Bắc, thay mặt Công ty xử lý các phát sinh trong quá trình thực nhập xuấthàng tại cảng Hải Phòng.

+ Chi nhánh TP Hồ Chí Minh: thực hiện các thủ tục nhập xuất hàng tạikhu vực phía Nam, tham gia theo dõi lợng hàng nhập cho các đơn vị trongTổng công ty ở khu vực phía Nam, thay mặt Công ty xử lý các phát sinh trongquá trình thực hiện các hợp đồng với các đơn vị

Các phòng ban trong Công ty có mối quan hệ bình đẳng, giúp đỡ lẫn nhau trêncơ sở chức năng, nhiệm vụ đã đợc phân công để cùng thực hiện tốt nhiệm vụchung của Công ty.

 Cơ cấu bộ máy quản lý Công ty đợc tổ chức theo mô hình trực tuyến Đặcđiểm của cơ cấu này là mối quan hệ này giữa các thành viên đợc thực hiệntheo đờng thẳng Ngời thừa hành chỉ ghi nhận và thi hành mệnh lệnh của ngờiphụ trách cấp trên trực tiếp Ngời phụ trách chịu trách nhiệm về kết quả công

4 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Xuất nhập khẩuxi măng trong một số năm gần đây

Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Năm 2003 –2004)

(Đơn vị tính: VNĐ)

Phần 1: Lãi (lỗ)

Số tiềnTỷ lệ(%)

1Doanh thu thuần449.614.278.210484.342.145.41934.727.867.209108

2Giá vốn hàng bán434.126.370.489458 205.148 22824.078.777.7391063Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 15.487.907.721 26.136.997.191 10.649.089.4701694Doanh thu hoạt động tài chính 2.004.191.8445.025.593.9833.021.402,1392515Chi phí hoạt động tài chính 719.551.5064.807.157.6594.087.606.1536686Chi phí bán hàng 9.310.456.429 18.820.736.9589.510.280.529202

7Chi phí quản lý doanh nghiệp 5.741.349.7146.189.052.022447.702.308108

8Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh 1.720.741.916 1.345.644.535(375.097.381)78

9Thu nhập khác 1.072.166.25362.296 2891.009.869.9646

10Chi phí khác 39.676.445502.789(39.173.656)1.311Lợi nhuận khác1.032.489.808 61.793.500(970.696.308)5,9812Tổng lợi nhuận trớc thuế2.753 231.7241.407.438.035(1.705.793.689)5113Thuế TNDN780.350.044554.909.295(225.440.749)7114Lợi nhuận sau thuế1.972.881.680852.528.7401.120.352.940 43,21

Qua số liệu trên cho thấy tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty trong 2năm gần đây Các chỉ tiêu về doanh thu thuần, tổng lợi nhuận trớc thuế, và lợinhuận sau thuế ở mức ổn định Doanh số của Công ty ngày một tăng cao Cụthể:

Tỷ trọng về doanh thu thuần của năm 2004 so với năm 2003 tăng là:484.342.145.419

= 108%449.614.278.210

Tơng ứng là 34.727.867.209 (đồng), việc giữ ổn định và tăng doanh thu là dodo nhiệm vụ chính trị phải tăng cờng nhập khẩu số lợng lớn Clinker để bìnhổn thị trờng năm 2004, một số dự án xây dựng các nhà máy xi măng đi vàoquá trình thực hiện tạo doanh thu ủy thác cho Công ty, Công ty đã biết ápdụng khoa học kỹ thuật vào quá trình kinh doanh cũng nh việc mở rộng thị tr-ờng tạo thêm nhiều bạn hàng Tuy nhiên, lợi nhuận sau thuế của Công ty đã

giảm đáng kể, cụ thể lợi nhuận sau thuế năm 2004 giảm so với năm 2003 là1.120.352.940 (đồng), tơng ứng là 43.21% Việc giảm lợi nhuận này nguyênnhân là do: Giá cả của thị trờng có nhiều biến động, các chi phí (cớc tàu biểntăng cao) cho hoạt động nhập khẩu của Công ty ngày một tăng cao.

II Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toántại Công ty Xuất nhập khẩu xi măng

1 Tổ chức bộ máy kế toán và phân công công tác kế toán tại Công tyXuất nhập khẩu xi măng

Xuất phát từ đặc điểm tổ chức kinh doanh và quản lý, Công ty tổ chức bộ máykế toán theo hình thức tập trung Mô hình tổ chức công tác kế toán tại Công tyđợc thể hiện cụ thể nh sau:

Sơ đồ 3: Mô hình tổ chức công tác kế toán tại công ty XNK xi măng

Phòng kế toán đợc bố trí nhân sự hợp lý để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụđợc giao Phòng có 7 ngời, mỗi nhân viên chịu trách nhiệm về các công việccụ thể, thực tế:

 Kế toán trởng: Có nhiệm vụ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty đảm bảogọn nhẹ, hoạt động có hiệu quả, và là ngời giúp Giám đốc Công ty tổ chức vàchỉ đạo toàn bộ công tác kế toán, tổ chức thông tin kinh tế và tổ chức hoạtđộng kinh tế của doanh nghiệp, kiểm tra việc chấp hành chế độ kế toán, chấphành chế độ quản lý kinh tế và pháp luật Nhà nớc.

 Phó phòng kế toán: Là ngời thay mặt xử lý công việc trong phòng khi kếtoán trởng đi vắng, đồng thời giúp kế toán trởng Công ty tham gia quản lýphòng và phụ trách công việc đợc phân công

 Kế toán tổng hợp: Là ngời tổng hợp các nghiệp vụ kinh doanh và chi phí choquá trình kinh doanh, xác định kết quả lãi lỗ của Công ty và lên Bảng cân đốikế toán.

 Kế toán thanh toán tiền Việt Nam: Phụ trách việc thanh toán tiền Việt Nam,có nhiệm vụ ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm biến động lợng tiềnmặt của Công ty và các quan hệ thanh toán với các đơn vị trong nớc, lập Báo

Thủ quỹKế toán trởng

Phó phòng Kế toán

Kế toán

TSCĐ toánKếtiền l-

Thủquỹ

 Kế toán thanh toán ngoại tệ: Phụ trách việc thu, chi ngoại tệ Là ngời kiểmtra và ghi chép tình hình xuất nhập khẩu của Công ty đối với các đơn vị nớcngoài, các quá trình thanh toán ngoại tệ giữa hai bên và quan hệ với các ngânhàng, lập các Báo cáo quản trị

 Kế toán công nợ: Là ngời giám sát việc thanh toán của Công ty với ngờicung cấp và tình hình thanh toán của Công ty với các đơn vị khác Mở L/C,lập hoá đơn bán hàng và quyết toán, lập các Báo cáo quản trị.

 Kế toán TSCĐ: Là ngời theo dõi, ghi chép, phản ánh một cách chính xác, kịpthời về số hiện có và tình hình biến động của các loại tài sản cố định của toàndoanh nghiệp, tình hình khấu hao TSCĐ, tình hình sửa chữa lớn, sửa chữa th-ờng xuyên của TSCĐ trong đơn vị, lập các Báo cáo quản trị về TSCĐ.

 Kế toán tiền lơng: Có nhiệm vụ theo dõi thanh toán lơng, bảo hiểm, tạm ứngcho công nhân viên, lập các Báo cáo quản trị về tiền lơng và Bảo hiểm xã hội,tập hợp hồ sơ quyết toán về tiền lơng và Bảo hiểm xã hội.

 Thủ quỹ: Là ngời ghi chép và tổng hợp các nghiệp vụ liên quan đến thu chitiền mặt và ngoại tệ.

Kế toán Công ty có nhiệm vụ theo dõi hạch toán riêng của Công ty và hai chinhánh tại Hải Phòng và thành phố Hồ Chí Minh để lên báo cáo quyết toántoàn Công ty, cung cấp số liệu đáng tin cậy để giám đốc điều hành ra quyếtđịnh đúng đắn.

2 Tình hình vận dụng chế độ kế toán của Công ty Xuất nhập khẩu ximăng

2.1 Quy định chung về chế độ kế toán của Công ty Xuất nhập khẩu ximăng áp dụng

Công ty Xuất nhập khẩu xi măng áp dụng chế độ kế toán Việt Nam theoQuyết định số1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính, Chế độbáo cáo tài chính doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 167/2000/QĐ -BTC ngày 25/10/2000, Thông t 89/2002/TT – BTC hớng dẫn thực hiện bốnchuẩn mực kế toán ban hành theo Quyết định số 149/2001/ QĐ - BTC ngày31/12/2001 của Bộ Tài chính, Thông t số 105/2003/TT - BTC ngày 4/11/2003của Bộ Tài chính hớng dẫn kế toán thực hiện sáu chuẩn mực kế toán ban hànhtheo quyết định 165/2002/QĐ/BTC ngày 31/12/2002, và Quyết định số234/2003/QĐ - BTC ngày 30/12/2003 về việc ban hành và công bố sáu chuẩnmực kế toán Việt nam.

 Phơng pháp chuyển đổi các đồng tiền khác: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinhbằng ngoại tệ đợc quy đổi ra Việt Nam đồng theo tỷ giá hạch toán tháng

(Trung bình tháng) của đơn vị quy định Tại thời điểm cuối năm các khoảnmục tiền tệ có gốc ngoại tệ đợc quy đổi theo tỷ giá bình quân liên ngân hàngdo Ngân hàng Nhà nớc Việt Nam công bố tại ngày khoá sổ niên độ kế toán.Chênh lệch tỷ giá thực tế phát sinh trong kỳ và các khoản lỗ chênh lệch tỷ giádo đánh giá lại số d các khoản công nợ dài hạn đợc kết chuyển vào Báo cáokết quả kinh doanh trong năm tài chính.

 Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: Tính theo giá đích danh Phơng pháp xác định giá trị hàng tồn kho: Tính theo giá gốc Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thờng xuyên

 Hàng mua đang đi đờng: Hàng mua đang đi trên đờng bao gồm hàng hoá đãmua đang trên đờng vận chuyển và hàng hoá đã về nhng cha đợc giao nhận,hàng mua đang đi đờng đợc ghi nhận khi Ngân hàng thanh toán L/C cho ngờibán và đợc phản ánh theo tỷ giá hạch toán khi Ngân hàng thanh toán cho ngờibán.

 Tài sản cố định và khấu hao: Tài sản cố định đợc phản ánh bằng nguyên giávà khấu hao luỹ kế Khấu hao tài sản cố định đợc tính theo phơng pháp đờngthẳng dựa trên thời gian sử dụng ớc tính của tài sản cố định, phù hợp vớiQuyết định số 206/2003/QĐ - BTC của Bộ Tài chính về chế độ quản lý, sửdụng và trích khấu hao tài sản cố định.

 Ký cợc, ký quỹ ngắn hạn: Các khoản ký cợc, ký quỹ ngắn hạn là các khoảntiền kỹ quỹ để mở L/C thanh toán tiền hàng nhập khẩu tại ngân hàng.

 Nguồn vốn, quỹ: Nguồn vốn kinh doanh của Công ty bao gồm: nguồn vốnNgân sách Nhà nớc cấp và nguồn vốn bổ sung từ lợi nhuận kinh doanh để lại.Các quỹ đợc phân phối và sử dụng tuân theo các quy định áp dụng đối vớidoanh nghiệp Nhà nớc Cuối năm, Công ty đã thực hiện tạm trích lập các quỹtừ lợi nhuận thực hiện năm 2003 theo tỷ lệ phù hợp với các quy định trongThông t 64/1999/TT – BTC của Bộ Tài chính ngày 07/06/1999 và quy chế tàichính của Tổng Công ty Xi măng Việt Nam đợc ban hành theo Quyết định số1950/XMVN/HĐQT ngày 09/11/1999 của Hội đồng quản trị.

 Ghi nhận doanh thu: Doanh thu đợc ghi nhận dựa trên cơ sở hàng đã bán,dịch vụ đã cung cấp, khách hàng đã chấp nhận thanh toán, không phân biệt đãthu đợc tiền hay cha thu đợc tiền.

 Thuế và các khoản phải nộp Nhà nớc: Công ty áp dụng các chính sách thuếphù hợp với các luật thuế hiện hành, cụ thể:

+ Thuế giá trị gia tăng: Theo quy định hiện hành + Thuế thu nhập doanh nghiệp: 28% + Các loại thuế phí và lệ phí khác: Theo quy định hiện hành

2.2 Vận dụng chế độ chứng từ trong Công ty Xuất nhập khẩu xi măng

Công ty áp dụng chế độ chứng từ kế toán theo Quyết định số1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính.

Danh mục chứng từ kế toán:

18 Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng 04-TT

2.3 Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán trong Công ty Xuất nhập khẩu ximăng

Công ty Xuất nhập khẩu xi măng tổ chức mô hình hạch toán tập trung tạiCông ty Công ty sử dụng thống nhất hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệpban hành theo quyết định số 1141/QĐ/CĐKT ngày 01/01/1995 của Bộ TàiChính và Quyết định số 1313/XMVN/KTTC ngày 9 tháng 10 năm 1997 củaTổng công ty xi măng Việt Nam

Nhằm phục vụ yêu cầu quản lý và phù hợp với đặc điểm hoạt động kinhdoanh của đơn vị, Công ty Xuất nhập khẩu xi măng đã đăng ký với Bộ Tàichính hệ thống tài khoản chi tiết để theo dõi cụ thể từng đối tợng Số lợng tàikhoản đang đợc sử dụng tại Công ty là 774 tài khoản kế toán, trong đó số TKcấp 1 là 74, cấp 2 là 221, cấp 3 là 214 và cấp 4 là 265.

Các tài khoản cấp 1 và cấp 2 đều đợc Công ty sử dụng theo đúng quy định củaBộ tài Chính Các tài khoản cấp 3 và cấp 4 đợc lập ra phục vụ yêu cầu quản lýchi tiết của Công ty Ví dụ:

- Nhật ký chung: là hình thức kế toán đơn giản, thích hợp với mọi đơn vị hạchtoán đặc biệt có nhiều thuận lợi khi ứng dụng máy tính trong xử lý thông tinkế toán.

Đặc trng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụkinh tế tài chính phát sinh đều phải đợc ghi vào sổ Nhật ký chung, mà trọngtâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kếtoán của nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi sổ Cáitheo từng nghiệp vụ phát sinh.

Với hình thức kế toán Nhật ký chung, các sổ kế toán Công ty hiện đang ápdụng là:

 Sổ Nhật ký chung và Nhật ký chuyên dùng

+ Sổ Nhật ký chung là sổ kế toán cơ bản dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinhtế phát sinh theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế của các nghiệp vụ đó,làm căn cứ để ghi Sổ Cái.

+ Các sổ Nhật ký chuyên dùng: đợc dùng trong trờng hợp nghiệp vụ phát sinhnhiều nếu tập trung ghi cả vào sổ Nhật ký chung thì sẽ trở ngại về nhiều mặtcho nên phải mở sổ Nhật ký chuyên dùng để ghi chép riêng cho từng loạinghiệp vụ chủ yếu, Ví dụ: Nhật ký bán hàng, Nhật ký mua hàng, Nhật ký quỹ. Sổ Cái TK: 131, 133, 151, 331, 3331, 413, 641

 Các sổ và Thẻ kế toán chi tiết

 Từ năm 2004, Công ty áp dụng phần mềm kế toán FAST ACCOUNTING2003 vào công tác tổ chức hạch toán kế toán trên máy vi tính, nhằm nâng caohiệu quả, tăng tính chính xác và để đáp ứng đợc việc hạch toán một khối lợnglớn nghiệp vụ phát sinh.

 Để sử dụng phần mềm kế toán này, trớc hết cần tổ chức mã hoá các đối tợngquản lý.

 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toánNội dung tổ chức chứng từ kế toán gồm:

+ Xác định và xây dựng hệ thống danh mục chứng từ trên máy.

+ Tổ chức luân chuyển xử lý, lu trữ và bảo quản chứng từ tuỳ theo sựphân công, phân nhiệm trong bộ máy kế toán.

 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán

Căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán thống nhất do Bộ Tài chính ban hànhlựa chọn những tài khoản cần sử dụng.

 Vận dụng hình thức kế toán

Mỗi hình thức kế toán có hệ thống sổ sách kế toán và trình tự hệ thống hoáthông tin kế toán khác nhau, đòi hỏi cần lựa chọn hình thức kế toán phù hợp.Quá trình xử lý, hệ thống hoá thông tin trong hệ thống kế toán tự động đợcthực hiện theo quy trình:

Sơ đồ 4: Quá trình xử lý, hệ thống hoá thông tin trong hệ thống kế toán tự động

Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung, đợc xử lý bằng phần mềmkế toán với các bớc nh sau:

Bớc 1: Căn cứ vào các chứng từ gốc hoặc bảng kê chứng từ gốc đã kiểm tratính hợp lý, hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhập dữ liệu vàomáy.

Bớc 2: Theo đúng trình tự đã lập cho máy, máy sẽ căn cứ từ những dữ liệu từcác chứng từ mã hoá để ghi vào sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chuyêndùng) Các chứng từ đợc ghi sổ kế toán chi tiết cũng đồng thời đợc máy tínhxử lý để ghi trên cơ sở số liệu chứng từ liên quan đã nhập vào máy.

Bớc 3: Sau khi vào sổ Nhật ký chung số liệu sẽ đợc xử lý vào sổ Cái các tàikhoản Căn cứ vào số liệu trên sổ kế toán chi tiết cuối kỳ máy sẽ lập BảngTổng hợp số liệu chi tiết.

Bớc 4: Thực hiện điều chỉnh Cuối kỳ, thực hiện các bút toán kết chuyển tựđộng, lập Bảng cân đối số phát sinh.

Bớc 5: Sau khi đã thực hiện việc kiểm tra đối chiếu số liệu, căn cứ vào số liệutừ Bảng cân đối số phát sinh, Bảng tổng hợp số liệu chi tiết lập Bảng cân đốikế toán và các báo cáo kế toán khác.

Chứng từ gốc Mã

Nhập chứng từ vào

Chứng từ trên

Xử lý của phần

mềm kế toán trên

Xem in

- Sổ kế toán tổng hợp- Sổ cái TK

- BCTC- Báo cáo

khác

2.5 Tổ chức hệ thống Báo cáo kế toán trong Công ty Xuất nhập khẩu ximăng

 Báo cáo tài chính là kết quả cuối cùng của công tác kế toán tại Công ty.Báo cáo cung cấp thông tin về tình hình tài sản, nguồn vốn, năng lực tài chínhvà hiệu quả kinh doanh cho Tổng công ty, cho các nhà quản trị doanh nghiệp,các cơ quan chức năng, cho nhà đầu t, cho các tổ chức cho vay Công ty Xuấtnhập khẩu xi măng sử dụng 4 mẫu báo cáo bắt buộc:

- Bảng cân đối kế toán: Là một báo cáo tài chính tổng hợp để phản ánh tổngquát toàn bộ tài sản hiện có và nguồn hình thành tài sản đó của doanh nghiệptại thời điểm lập báo cáo.

- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: Là báo cáo tổng hợp phản ánh tổngquát tình hình kết quả kinh doanh trong một kỳ kinh doanh của doanh nghiệpvà chi tiết cho hoạt động kinh doanh chính và hoạt động khác.

- Báo cáo lu chuyển tiền tệ: Là báo cáo kế toán tổng hợp và là một bộ phậnhợp thành của báo cáo tài chính.

- Bảng thuyết minh bổ sung báo cáo: Đợc lập để giải thích và bổ sung thôngtin về tình hình hoạt động kinh doanh, tình hình tài chính của doanh nghiệptrong kỳ báo cáo mà các báo cáo tài chính khác không thể trình bày rõ rànghoặc chi tiết đợc

Ngoài ra, Công ty còn lập các Báo cáo tháng về nhập khẩu, về tình hình thanhtoán, về lợi nhuận để nộp cho Tổng công ty xi măng Việt Nam, Cục thuế,Tổng cục thống kê Các Báo cáo thuế GTGT đợc lập và nộp cho cục thuế trớcngày 10 hàng tháng.

Mỗi tháng một lần Báo cáo kế toán (theo hình thức báo sổ) từ hai chi nhánhcủa Công ty ở Hải Phòng và thành phố Hồ Chí Minh gửi đến Công ty Công tycó trách nhiệm tổng hợp các báo cáo trên để lập thành Báo cáo tổng hợp chotoàn Công ty.

Các Báo cáo tháng, quý đợc lập sau 5 ngày kể từ ngày kết thúc tháng, quý đó Các Báo cáo năm đợc lập sau 20 ngày kể từ ngày kết thúc năm.

Công ty còn lập một số Báo cáo nh: Báo cáo xuất nhập tồn, Báo cáo Doanhthu, Báo cáo quản trị

Phần II: Thực trạng kế toán lu chuyển hàng hóa nhậpkhẩu tại Công ty Xuất nhập khẩu xi măng

I Đặc điểm hàng hoá nhập khẩu

Công ty Xuất nhập khẩu xi măng là Công ty kinh doanh theo lĩnh vực kinh tếthơng mại về nhập khẩu chuyên ngành vật t, thiết bị phụ tùng và thiết bị toànbộ phục vụ sản xuất xi măng trong ngành Công ty nhập khẩu giấy Krat, hạtnhựa PP dùng để sản xuất vỏ bao xi măng, gạch chịu lửa, vữa chịu lửa để xâylò xi măng Ngoài ra, Công ty nhập các thiết bị chuyên dùng trong dâychuyền sản xuất xi măng, các loại xe ủi, xe xúc các phụ tùng thay thế trongdây chuyền sản xuất Vì vậy hạch toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu là mộttrong những công việc chủ yếu và thờng xuyên trong công tác kế toán tạiCông ty Xuất nhập khẩu xi măng

Ngay từ đầu năm, dựa vào kế hoạch đợc giao, đợc phê duyệt của tất cả cácCông ty thành viên trong Tổng công ty đã giúp Công ty luôn nắm bắt đợc nhucầu về vật t, thiết bị của các đơn vị thành viên Dựa trên nhu cầu đó, Công tyXuất nhập khẩu xi măng tiến hành nhập khẩu theo phơng thức nhập khẩu phùhợp, đó là nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu uỷ thác Hàng hoá của Công tychủ yếu đợc thực hiện theo điều kiện giá CIF và vận chuyển theo các loại hìnhđờng biển và đờng không Việc thanh toán tiền hàng đợc thực hiện theo phơngthức mở th tín dụng L/C và thanh toán bằng điện chuyển tiền (TTR) Công tysử dụng tỷ giá hạch toán để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đếncuối kỳ, kế toán tiến hành điều chỉnh tỷ giá hạch toán về tỷ giá thực tế doNgân hàng Ngoại thơng Việt Nam công bố tại thời điểm cuối kỳ.

Gạch chịu lửa là một trong những mặt hàng nhập khẩu quan trọng phục vụ chongành sản xuất xi măng Công ty nhập khẩu gạch chịu lửa cho các nhà máy ximăng nhằm thay thế sửa chữa lò nung Clinker, giúp đảm bảo và ổn định sảnxuất Hiện nay ở Việt Nam chỉ có một nhà máy có thể sản xuất gạch chịulửa( Nhà máy gạch Kiềm tính Việt Nam), nhng chất lợng cha cao, giá thànhcha cạnh tranh, không đáp ứng đủ nhu cầu trong nớc, vì thế Công ty Xuấtnhập khẩu xi măng phải nhập khẩu gạch chịu lửa, cung cấp cho các nhà máyxi măng Đây là mặt hàng đợc các Công ty xi măng đặt hàng tơng đối ổn địnhnh Công ty xi măng Hà Tiên 2, Công ty Xi măng Hoàng Thạch, Công ty XMBỉm sơn… vàcác chủng loại gạch chịu lửa đợc cung cấp bởi các nhà cung cấp n-ớc ngoài có uy tín nh REFRATECHNIK, thông qua hình thức đấu thầu lựachọn chất lợng tốt và giá cả hợp lý.

Gạch chịu lửa là vật liệu chính để lót và xây lò quay nung Clinker Nó đợc vính trái tim của lò quay nung Clinker, tạo độ bền, chịu lửa, góp phần tạo nênchất lợng của xi măng Lò quay đợc dùng để nung đá vôi, phối hợp với sét,quặng Bôxit tạo ra tạo ra Clinker Clinker là thành phần chính tạo ra và quyếtđịnh tới chất lợng xi măng Đất nớc ta đang trên đà phát triển, các cơ sở vậtchất, kiến trúc hạ tầng cần đợc xây dựng nhiều, nhu cầu xi măng trong nớctăng cao, các Công ty xi măng thành viên phải phát huy tối đa năng suất thiết

bị, đặc biệt là các lò quay, giảm thiểu những h hỏng, thời gian sửa chữa, làmngng đọng quá trình sản xuất, tận dụng tối đa năng lực sản xuất Vì thế, việcnhập khẩu gạch chịu lửa có chất lợng tốt đóng vai trò quan trọng trong hoạtđộng sản xuất kinh doanh của các đơn vị thành viên, nhằm nâng cao và giữ ổnđịnh chất lợng xi măng, đáp ứng tốt nhất thị hiếu và nhu cầu của ngời tiêudùng, tăng thêm uy tín trên thơng trờng Hiện nay và trong những năm tới(2003 – 2010) Tổng công ty xi măng Việt Nam đang thực hiện công tác đầut xây dựng thêm các nhà máy xi măng nh: dự án xi măng Hải phòng mới, dựán xi măng Tam Điệp, dự án xi măng Hoàng thạch 3, dự án xi măng Bình Ph-ớc, Công ty Xuất nhập khẩu xi măng đóng góp vào sự phát triển của toànngành, đợc giao nhiệm vụ nhập khẩu gạch chịu lửa và các dây chuyền sảnxuất xi măng.

Gạch chịu lửa cũng là một trong những mặt hàng kinh doanh chủ lực, tạolợi nhuận lớn trong tổng lợi nhuận của Công ty Báo cáo kết quả thực hiệnnăm 2004 của Công ty Xuất nhập khẩu xi măng, giá trị nhập khẩu gạch chịulửa đạt 3.595.112,21 USD

Ngoài ra, Công ty cũng thực hiện nhập khẩu phụ tùng thiết bị theo các quyđịnh về công tác quản lý xuất nhập khẩu của Nhà nớc, các quy chế, quy địnhcủa Tổng công ty xi măng Việt Nam và của Công ty, đáp ứng đợc nhu cầuphục vụ sản xuất của các Công ty xi măng Quy trình mua sắm, đấu thầu, xétchọn thầu đợc thực hiện theo quy chế quản lý mua sắm vật t thiết bị ban hànhkèm theo quyết định số 1191/XMVN - HĐQT của Hội đồng quản trị -Tổngcông ty xi măng Việt Nam và các nghị định hiện hành của Nhà nớc Báo cáokết quả thực hiện năm 2004 cho thấy giá trị nhập khẩu phụ tùng, thiết bị lẻ đạt2.528.759 USD Theo qui định Công ty có nhiệm vụ và chức năng nhập khẩuthiết bị lẻ nhằm phục vụ cho công tác sửa chữa, thay thế và nâng cao côngsuất của các thiết bị trong dây chuyền sản xuất xi măng Hiện tại các dâychuyền sản xuất xi măng của các Công ty xi măng đợc áp dụng công nghệ tiêntiến nhất cho nên danh mục và chủng loại thiết bị lẻ rất đa dạng và phức tạp.Máy tiện vạn năng là 1 trong những thiết bị lẻ đợc các Công ty XM dùng đểgia công chế tạo các thiết bị, công cụ phục vụ công tác sửa chữa, hỗ trợ chodây chuyền sản xuất xi măng.

Xuất phát từ những ý nghĩa trên, em xin trình bày nội dung kế toán lu chuyểnhàng hoá nhập khẩu: phơng thức nhập khẩu trực tiếp đối với mặt hàng gạchchịu lửa, và phơng thức nhập khẩu uỷ thác đối với mặt hàng thiết bị lẻ máytiện vạn năng Hai mặt hàng trên đợc đặt mua bởi Công ty xi măng Hà Tiên 2.

II Nội dung hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp tạiCông ty Xuất nhập khẩu xi măng

1 Đặc điểm nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp tại Công ty Xuất nhập khẩuxi măng

Các mặt hàng kinh doanh của Công ty Xuất nhập khẩu xi măng nh gạch chịulửa đợc nhập khẩu trực tiếp chủ yếu dựa vào nhu cầu của các đơn vị thành

viên trong Tổng công ty xi măng Việt Nam Dựa trên kế hoạch đợc phê duyệtcủa các Công ty thành viên trong Tổng công ty xi măng, Công ty nắm bắt đợcnhu cầu về thiết bị, vật t của các đơn vị thành viên Công ty Xuất nhập khẩu ximăng mua hàng và bán lại cho các nhà máy xi măng.

 Trình tự nhập khẩu trực tiếp của Công ty Xuất nhập khẩu xi măng nh sau:- Đơn đặt hàng là cơ sở ban đầu cho các hoạt động nghiệp vụ nhập khẩu Khinhận đợc đơn đặt hàng của các đơn vị thành viên cần nhập khẩu vật t thiết bịnào, dựa vào số lợng, đặc điểm, giá cả, thời gian giao hàng đợc ghi trên đơnđặt hàng, và kinh nghiệm của mình, phòng nghiệp vụ và phòng kế toán Côngty sẽ tính và lên các phơng án giá mặt hàng đó, sau đó Công ty tổ chức gọi vàđấu thấu lô hàng với các nhà cung cấp nớc ngoài Dựa trên kết quả tham giathầu của các nhà cung cấp, Công ty Xuất nhập khẩu xi măng và các Nhà máyxi măng sẽ lựa chọn đợc nhà cung cấp thoả mãn tốt nhất các đơn đặt hàngCông ty gọi thầu và thực hiện ký kết Hợp đồng kinh tế với nhà cung cấp trúngthầu Nhà cung cấp này sẽ gửi cho Công ty Xuất nhập khẩu xi măng một bảnHợp đồng ngoại thơng (Contract), trong đó nêu rõ các điều khoản về giá cả, sốlợng, chất lợng, thời gian giao hàng, phơng thức thanh toán Hợp đồng đợclập thành hai thứ tiếng, tiếng Anh và tiếng Việt, là cơ sở pháp lý cho sự ký kếtvà thực hiện.

Trong trờng hợp Công ty Xuất nhập khẩu xi măng có mối quan hệ bạn hànglâu dài với nhà cung cấp trên thì sau khi ký kết Hợp đồng ngoại thơng có giátrị trong thời hạn 1 năm, khi hết thời hạn Hợp đồng, nếu hai bên vẫn tiếp tụcthực hiện quan hệ buôn bán với nhau thì chỉ ký thêm phụ lục (Annex 01,Annex 02 ).

Trên cơ sở Hợp đồng đã đợc ký, Công ty tiến hành xin giấy phép nhập khẩucủa Bộ thơng mại (với các mặt hàng theo quy định của nhà nớc) Giấy phépnhập khẩu là một biện pháp quan trọng để Nhà nớc quản lý việc nhập khẩu.Từ các giấy tờ đợc xác nhận và Giấy phép nhập khẩu, cán bộ phòng nghiệp vụlàm đơn xin mở L/C (Letter of Credit) cùng với cam kết thanh toán với Ngânhàng, chuyển cho phòng kế toán để giao dịch với Ngân hàng (thờng là Ngânhàng ngoại thơng Việt Nam)

Thủ tục mở L/C đợc tiến hành nh sau:

+ Trớc khi mở L/C, phòng kế toán đối nguồn vốn hiện có, từ đó xác địnhnguồn vốn của Công ty có đủ khả năng thanh toán hàng nhập khẩu không.+ Căn cứ để mở L/C là các điều khoản của hợp đồng nhập khẩu Sau đó Côngty Xuất nhập khẩu xi măng dựa vào căn cứ đó điền vào “Giấy xin mở tín dụngkhoản nhập khẩu” Giấy xin mở tín dụng khoản nhập khẩu kèm theo bản saohợp đồng và giấy phép nhập khẩu đợc chuyển đến Ngân hàng ngoại thơngcùng với 2 uỷ nhiệm chi: một uỷ nhiệm chi để ký quỹ theo quy định về việcmở L/C và một uỷ nhiệm chi nữa để trả thủ tục phí cho Ngân hàng về việc mởL/C.

+ Tiếp theo Công ty tiến hành chuyển tiền của mình vào tài khoản ký quỹ tạiNgân hàng Ngoại thơng Công ty vay ngắn hạn Ngân hàng để thanh toán nếukhông đủ ngoại tệ Số tiền ký quỹ do Ngân hàng quy định, tuỳ theo độ tin cậyvà mối quan hệ giữa Công ty với Ngân hàng, thờng giao động từ 10% - 50%giá trị lô hàng.

+ Ngân hàng căn cứ vào đơn xin mở L/C, xem xét tình hình tài chính củaCông ty Xuất nhập khẩu xi măng, nếu thấy không có gì bất hợp lý, Ngân hàngtiến hành mở L/C

+ Sau khi mở L/C, Ngân hàng Ngoại thơng gửi cho bên bán thông qua Ngânhàng của họ (Ngân hàng thông báo) một bản L/C và gửi cho VINACIMEXmột bản Hai bên tiến hành kiểm tra, xem xét nếu thấy sai sót thì báo choNgân hàng ngoại thơng biết và cùng thoả thuận sửa đổi

+ Nếu hai bên chấp thuận mọi điều khoản trong L/C thì bên bán sẽ gửi choNgân hàng một bộ chứng từ trớc khi tiến hành giao hàng Bộ chứng từ thờngbao gồm:

 Hoá đơn thơng mại (Commercial Invoice): là chứng từ cơ bản của khâucông tác thanh toán Nó là yêu cầu của ngời bán đòi hỏi ngời mua phải trả sốtiền hàng đã đợc ghi trên hoá đơn Hoá đơn ngoài việc xuất thẳng cho Ngânhàng để đòi tiền hàng, còn dùng để tính phí bảo hiểm khi mua bảo hiểm hànghoá, cho cơ quan hải quan để tính tiền thuế.

 Vận đơn (Bill of Lading): là biên lai của ngời vận tải về việc đã nhậnhàng để chở, nói rõ tình trạng của hàng hoá

 Giấy chứng nhận bảo hiểm (Certificate of Insurence) nếu nhập khẩutheo giá CIF.

 Giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate of quality): là chứng từ xácnhận chất lợng của hàng thực giao và chứng minh phẩm chất hàng phù hợp vớicác điều khoản của hợp đồng.

 Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O: Certificate of origin): là chứng từ xácnhận xuất xứ của lô hàng nhập khẩu.

 Phiếu đóng gói (Packing list): là bảng kê khai tất cả các hàng hoá đựngtrong một kiện hàng.

Bộ chứng từ quy định rõ về số lợng, chủng loại trong L/C Khi Công ty chấpnhận thanh toán bộ chứng từ do bên xuất khẩu gửi qua Ngân hàng ngoại th-ơng, và báo cho Ngân hàng, Ngân hàng sẽ trích từ tài khoản của Công ty tạiNgân hàng để thanh toán cho bên cung cấp Khi đó Công ty mới nhận đợcchứng từ để đi nhận hàng.

- Nếu giữa Công ty Xuất nhập khẩu xi măng và bên xuất khẩu có quá trìnhhợp tác buôn bán lâu dài hiểu biết lẫn nhau thì thờng áp dụng phơng thứcthanh toán TTR (điện chuyển tiền) mà không cần mở L/C.

- Khi đợc thông báo hàng đã về đến cảng, sân bay, cán bộ tại các chi nhánhHải Phòng hoặc Thành phố Hồ Chí Minh trực tiếp ra nhận hàng Ngời đại diệnnhận hàng sẽ mang bộ chứng từ do bên bán gửi đến, thông thờng chỉ cần

mang Vận đơn (Bill of Lading), Phiếu đóng gói (Packing list), và Giấy chứngnhận xuất xứ (C/O: Certificate of origin).

- Khi đến cảng hoặc sân bay nhận hàng, cán bộ nhận hàng sẽ xuất trình Vậnđơn và Phiếu đóng gói cho ngời chuyên chở đến dỡ hàng Đồng thời, cán bộnhận hàng làm thủ tục giám định hàng hoá và các thủ tục hải quan cần thiết - Trờng hợp hàng nhập khẩu thiếu hụt hoặc sai quy cách, Công ty phát hiện sẽcó FAX giao dịch với bên bán và hai bên sẽ thống nhất giải quyết trong trờnghợp này Hàng nhập khẩu sẽ đợc giao ngay tại cảng hoặc chuyển thẳng về tậnkho của ngời mua.

 Trình tự hạch toán các khoản phải nộp liên quan đến hàng nhập khẩu:+ Sau khi nhận đợc Thông báo thuế, Biên lai thu lệ phí hải quan, Công ty xácđịnh số tiền thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp để thanhtoán cho nhà nớc Công ty phải thanh toán số thuế này trong thời hạn khôngquá 30 ngày Nếu quá thời hạn Công ty không nộp thuế, phụ thu sẽ bị phạt dochậm nộp, tiền phạt bằng 1% số thuế.

+ Nhận đợc thông báo thuế, kế toán viết giấy uỷ nhiệm chi hoặc sử dụng sécchuyển khoản nhờ Ngân hàng thanh toán thuế.

+ Sau khi ngân hàng ghi nợ tài khoản của Công ty số tiền thuế phải nộp, Côngty sẽ nhận đợc Sổ phụ thu Ngân hàng (Giấy báo nợ), Biên lai thuế nhập khẩu,thuế GTGT hàng nhập khẩu

 Trình tự giao hàng nhập khẩu cho khách hàng:

+ Hiện nay Công ty đang áp dụng phơng thức bán hàng là bán vận chuyểnthẳng Theo phơng thức này Công ty nhập hàng về không qua kho mà giaobán thẳng cho khách hàng Khi ngời mua hàng ký nhận vào chứng từ bán hàngcủa Công ty và chấp nhận thanh toán thì lúc này số hàng hoá đó đợc xác địnhlà đã đợc tiêu thụ và ghi nhận vào doanh thu Hàng hoá có thể do chính Côngty vận chuyển giao cho khách hàng hoặc Công ty thuê ngoài vận chuyển giaohàng cho khách hàng.

+ Phơng thức thanh toán áp dụng tại Công ty: Phơng thức chủ yếu bán hàngtại Công ty là theo phơng thức bán hàng trả chậm Tiền hàng đợc thanh toánthông qua hình thức chuyển khoản qua ngân hàng.

+ Cán bộ giao hàng sẽ lập Biên bản bàn giao vật t thiết bị trên cơ sở các bênliên quan: Bên giao hàng (Công ty Xuất nhập khẩu xi măng), Bên nhận hàng( Tên Công ty ngời mua), và các bên hữu quan tham gia (Giám địnhVINACONTROL HCM, Giám định Công ty bảo hiểm HCM, Hải quan) cùng với chữ ký của ngời giao hàng, ngời nhận hàng, và thủ trởng đơn vị giaohàng tại chi nhánh Hồ Chí Minh Đồng thời, Công ty lập Hoá đơn GTGT gồm3 liên:

 Liên 1 (liên đen): Lu lại phòng kế toán Liên 2 (liên đỏ): Giao cho khách hàng Liên 3 (liên xanh): Dùng để thanh toán

Căn cứ vào hoá đơn GTGT phòng kế toán kiểm tra và hạch toán

2 Thủ tục nhập khẩu trực tiếp Gạch chịu lửa tại Công ty Xuất nhậpkhẩu xi măng

Lu chuyển hàng hóa gạch chịu lửa gồm hai giai đoạn: Nhập khẩu hàng hoá vàtiêu thụ hàng nhập khẩu Để thấy đợc thủ tục nhập khẩu mặt hàng này, em xintrình bày một giao dịch kinh tế giữa bên mua là Công ty xi măng Hà Tiên 2,bên bán là Công ty Xuất nhập khẩu xi măng, và bên xuất khẩu là hãngREFRATECHNIK CEMENT GMBH (CH Liên bang Đức).

Nhận đợc đơn đặt hàng của Công ty xi măng Hà Tiên 2, Công ty tiến hànhtính toán phơng án giá và thực hiện đàm phán ký kết Hợp đồng nội với CtyXM Hà Tiên 2

Ngày 12/08/2004: Công ty Xuất nhập khẩu xi măng tiến hành ký kết hợp đồngnội với Công ty xi măng Hà Tiên 2

Tài khoản: 1020100000188829 tại Ngân hàng công thơng - Hai Bà Trng - Hà NộiMã số thuế: 0100105260

Đại diện là: Ông Vũ Văn Đại Chức vụ: Giám đốc

II- Bên mua: Công ty xi măng Hà tiên 2 (Gọi tắt là bên B)

Địa chỉ: Thị trấn Kiên Lơng - Huyện Kiên Lơng - Tỉnh Kiên GiangĐiện thoại: 077.853235 Fax: 077.853640

Tài khoản: 710A - 00091 tại Ngân hàng công thơng Kiên GiangMã số thuế: 1700101407 - 1

Đại diện là: Ông Lý tân huệ Chức vụ: Giám đốc

Sau khi thảo luận, bàn bạc hai bên thống nhất ký hợp đồng kinh tế với các điềukhoản sau:

Điều 1: Nội dung:

Tên hàng: Bên A bán cho bên B gạch chịu lửa Khối lợng: 244 tấn

Trị giá hợp đồng:

Trong đó: - Giá nhập khẩu CIF TP HCM: 191.540,01 USD

2.490,02 USD

(Bằng chữ: Một trăm chín mơi t nghìn không trăm ba mơi phẩy không ba đô la

Trị giá trên cha bao gồm thuế nhập khẩu và thuế GTGT theo luật định.

Điều 2: Số lợng, quy cách, chất lợng và tiêu chuẩn kỹ thuật của hàng hoá

Điều 3: Thời gian, địa điểm và phơng thức giao hàng

- Thời gian giao hàng: Hàng đợc giao làm 01 đợt: 191,540 (01 chuyến) - Giao hàng

tại cảng Thành phố Hồ Chí Minh trong khoảng cuối tháng 11 đến đầu tháng 12 năm2004.

- Địa điểm giao hàng: Giao hàng trên phơng tiện bên A, tại cảng TP HCM.

- Phơng thức kiểm tra chất lợng: Việc kiểm tra giám định chất lợng hàng đợc thựchiện tại cảng TP HCM Hai bên thoả thuận mời Vinacontrol thực hiện, hai bên cùnggiám sát và bên A chịu chi phí giám định Biên bản giám định là cơ sở để hai bênthanh toán.

Điều 4: Phơng thức thanh toán:

- Bên B thanh toán cho bên A bằng đồng Việt Nam theo phơng thức chuyển khoản.- Việc thanh toán đợc chia làm 3 lần:

 Lần 1: Căn cứ vào hợp đồng do bên A ký với nớc ngoài (theo đúng quy định của

Tổng công ty xi măng Việt Nam) và giấy đề nghị chuyển tiền của bên A (cho từnglần giao nhận hàng), bên B chuyển cho bên A 30% giá trị tiền hàng (theo giá CIFcho từng lần giao nhận hàng) Trong thời hạn 07 ngày (kể từ khi bên B chuyển tiền)bên A phải mở L/C để mua hàng Nếu quá thời hạn nêu trên mà bên A ch a mở L/Cthì bên A phải trả lãi Ngân hàng cho bên B tính từ thời gian trễ hạn (theo lãi suấttiền vay 12 tháng của Ngân hàng mà bên B đã chuyển tiền).

 Lần 2: Thanh toán hết số còn lại (giá CIF) cho bên A khi nhận đợc Invoice hoặc

hối phiếu đòi tiền của nớc ngoài.

 Lần 3: Thanh toán nốt phí dịch vụ sau khi nhận đợc hoá đơn và các hồ sơ.

- Tỷ giá thanh toán đợc tính theo tỷ giá ngoại tệ bán ra của Ngân hàng ngoại thơngngay tại thời điểm bên B tạm ứng tiền và tại thời điểm bên A lập hoá đơn (của sốtiền còn lại phải thanh toán tiếp).

Điều 5: Các thoả thuận khác:Điều 6: Điều khoản chung:

- Hai bên cam kết thực hiện nghiêm chỉnh các điều khoản của hợp đồng đã ký kết.Mọi sự thay đổi phải đợc hai bên bàn bạc, thống nhất và ký văn bản bổ sung mới cógiá trị thực hiện.

- Hợp đồng này có hiệu lực từ ngày ký đến hết ngày 31/01/2005.

- Hợp đồng này đợc lập thành 10 bản mỗi bên 05 bản có giá trị nh nhau.

đại diện bên A Đại diện bên B

(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu) (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)

Sau khi Hợp đồng nội đợc ký kết, VINACIMEX tiến hành mời thầu các nhàcung cấp nớc ngoài, sau đó Công ty chọn một nhà cung cấp thích hợp là hãngREFRATECHNIK CEMENT GMBH, Công ty ký một hợp đồng mua bánngoại thơng với nhà cung cấp nớc ngoài, có nội dung chủ yếu nh sau:

Biểu 2: Hợp đồng

Số: 0484/XNK - HT2- REFNgày: 08/09/2004

Bên mua: Công ty Xuất nhập khẩu xi măng Việt Nam - VINACIMEX - Hà Nội

Địa chỉ: 228 Lê Duẩn Str Hà Nội, Việt Nam

Bên bán: Hãng REFRATECHNIK GMBH (Đức)

Địa chỉ: Rudolf - Winkal - Strasse 1 D - 37079 Gottingen, Germany

Tên hàng: Gạch chịu lửaKhối lợng: 244 tấn

Trị giá: + Giá nhập khẩu CIF TP HCM: 191.540,01 USD

Điều kiện giao hàng: CIF HO CHI MINH

Phơng thức thanh toán: Thanh toán 100% trị giá lô hàng bằng L/C qua Ngân hàng

ngoại thơng Việt Nam.

Ngày 14/10/2004 Công ty làm đơn xin mở L/C cùng với giấy cam kết thanhtoán tiền cho Ngân hàng ngoại thơng Việt Nam (Vietcombank).

Ngày 29/11/2004: Công ty nhận đợc thông báo của Vietcombank về chấpnhận thanh toán bộ chứng từ cho lô gạch chịu lửa.

Ngày 29/11/2004: Khi hàng về đến cảng TP Hồ Chí Minh, Công ty cử cán bộở chi nhánh TP Hồ Chí Minh mang hồ sơ chứng từ ra nhận hàng Hàng đợcgiao theo số lợng ghi trên Vận đơn Cán bộ chi nhánh tiến hành kê khai hàngnhập khẩu với Hải quan thông qua tờ khai hàng hoá nhập khẩu Đồng thời ghinhận các khoản thuế phải nộp của hàng nhập khẩu.

Biểu 3:

Hải quan Việt Nam Tờ khai hàng hoá nhập khẩu

Bản lu ngời khai hải quan

Tổng cục hải quan

Cục Hải quan: TP Hồ Chí Minh

Chi cục Hải quan: CK Cảng SGKV4/ICD3

Tờ khai số: 2604 /NKNgày đăng ký: 29/11/2004Số lợng phụ lục tờ khai: 01

Cán bộ đăng ký(Ký, ghi rõ họ tên)

A – Phần dành cho ngời khai hải quan kê khai và tính thuế

1 Ngời nhập khẩu: 0100105260- 1

Công ty Xuất nhập khẩu xi măng (Vinacimex)Số: 228 Đờng Lê Duẩn, Đống Đa – Hà NộiChi nhánh – 19 Hồ tùng mậu – Quận 1- TP.HCM

5 Loại hình:KD ĐTGC

SXXK NTXTN

6 Giấy phép (nếucó)

Số:Ngày:Ngày hết hạn:

7 Hợp đồng:Số: 0484/XNK – HT2- REF Ngày: 08.09 2004Ngày hết hạn: 2.Ngời xuất khẩu:

REFRATECHNIK CEMENT GMBH Rudolf – Winkal – Strasse 1 D – 37079 Gottingen,

Tel: (0049) –551 6941 166

8 Hoá đơn thơng mại

Số:

173354Ngày: 28.10.2004

9 Phơng tiện vận tải

Tên, số hiệu:PIONEER STAR V.0437

Ngày đến: 28.11.2004

10 Vận tải đơnSố:

HAM 059776Ngày:29.10.2004

12 Cảng, địa điểm xếp hàng:ROTTERDAC PORT

13 Cảng, địa điểm dỡ hàng:

ICD TRASIMEX4 Đại lý làm thủ tục hải quan14 Điều kiện giao

15 Đồng tiền thanh toán: USDDolla Mỹ

16 Phơng thức thanhtoán:L/C

001337100402891

CITY PORTTỷ giá tính thuế:15.740,00 VND/USD

17.Tên hàng, quy cách, phẩm chất18 Mã số hànghoá

19 Xuất xứ20

L-ợng 21 Đơn vị tính 22 Đơngiá nguyên tệ

23 Trị giá nguyên tệ

Gạch chịu lửa các loại thuộc phụ tùng lò nung Clinker sản xuất xi măng (Phụ lục đính kèm)

Hàng mới 100% (Do Refratechnik Sx)

Germany244,00Tấn785190.540,01 USDTổng cộng: 224 kiện

Trị giá tính thuếThuếsuất(%)

Hoá đơn thơngmại

Bản kê chi tiếtVận tải đơnHĐ uỷ thác +Giấy uỷ quyền

Bản chính0

Bản sao01-010101

29 Tôi xin cam đoan, chịu trách nhiệm trớc pháp luậtvề những nội dung khai báo trên tờ khai này.

Ngày 29 tháng 11 năm 2004

(Ngời khai báo ghi rõ họ tên, chức danh, ký tên vàđóng dấu)

B Phần dành cho kiểm tra của hải quanPhần ghi kết quả kiểm tra của hải quan

Ngời quyết định hình thức kiểm tra: (ghi rõ họ tên)

Hình thức kiểm tra: Miễn kiểm tra Kiểm tra xác suất Tỷ lệ:10 % Kiểm tra toàn bộĐịa điểm kiểm tra:

Kết quả kiểm tra:

Ngày 29/11/2004: Thanh toán phí hải quan, lu bãi, bốc xếp, của lô hànggạch chịu lửa từ Cảng Sài Gòn về Hà Tiên 2:

Add: 80 Ba Huyen Thanh Quan St., Ho Chi Minh City

Phone: (84.8) 9316704 – 9316 323 Công ty giám định hàng hoá xuất nhập khẩu việtnam

Fax: (84.8) 9316 961 the vietnam superintendence and inspection company

Mã số thuế: 0100107772 – 005 –1

Hoá đơn (GTGT) Ký hiệu: BG/02

Invoice (V.A.T) No: 0009778

Liên 2: Giao cho khách hàngNgày(date): 07/12/2004

-Ngời yêu cầu: Chi nhánh VINACIMEX TP Hồ Chí Minh Mã số thuế của khách hàng Applicant: 19 Hồ Tùng Mậu, Q1 TP HCM Tax code of applicant

0100105260 -1- Giấy yêu cầu giám định: 04G5HN1492 Ngày: 30/11/2004

- Tên hàng: Gạch chịu lửa - Phơng tiện vận tải: PIONEER STAR V.0437

- Số/khối lợng khai báo: 224 Kiện - Thời gian giám định: 30/11/2004 Declared quantity/weight Time of inspection

Chứng th giám định về Số: 04G5HN1492Ngày:Survey report on: Số lợng, tìnhtrạngNoDate:Tiền giám định (Inspection Charge);

191.540* 0,1% = 191,54USD*15.754VNĐ

2.743.201 VNĐ

Thuế suất GTGT (%) (Tax rates(%)): 10%

Thuế GTGT (Value added tax): 274.320 VNĐ

Tổng số tiền thanh toán: 3.017.521 VNĐ Total amount:

Bằng chữ: Ba triệu không trăm mời bảy ngàn năm trăm hai mơi mốt đồngĐề nghị trả vào tài khoản số:007.100.0005324

Please pay into our account No:

Ngân hàng (Bank): Ngân hàng ngoại thơng HCM

Khách hàng ký Chi nhánh giám định HH XNK TP.HCM(Ghi rõ họ tên)(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

Ngày 02/12/2004: Công ty nhận đợc giấy báo nợ của Ngân hàng thông báo đãthanh toán cho bên xuất khẩu.

Ngày 22/12/2004: Nộp thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu cho Nhànớc căn cứ vào Biên lai thuế Nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu và Giấybáo nợ của Ngân hàng.

Ngày 27/12/2004: Cán bộ giao hàng giao hàng cho Công ty xi măng Hà Tiên 2, đồng thời lập hoá đơn GTGT:

Biểu 5: Hoá đơn Mẫu số: 01 GTKT – 3LL

Giá trị gia tăng EA/2004B Liên 2: Giao cho khách hàng 0057191

Ngày 27 tháng 12 năm 2004Đơn vị bán hàng: Công ty XNK xi măng - VINACIMEX

Địa chỉ:

Số tài khoản: 1020100000188829

Họ tên ngời mua hàng: Công ty xi măng Hà Tiên 2

Tên đơn vị: Theo hợp đồng mua bán số 04112/XNK – TH ngày 12/08/2004Địa chỉ: Thị trấn Kiên lơng, huyện Kiên Lơng, tỉnh Kiên Giang

191.540,01 USD*15.783đ/USD*70%=

Tổng tiền thanh toán: 3.697.940.859Số tiền bằng chữ: Ba tỷ, sáu trăm chín mơi bảy triệu, chín trăm bốn mơi nghìn, tám trăm năm mơi chín đồng

Ngời mua hàng Ngời bán hàng Thủ trởng đơn vị

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)

Qua thủ tục nhập khẩu trực tiếp trên, có thể khái quát thành sơ đồ sau:

3 Tài khoản sử dụng:

Để hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp, kế toán Công ty sử dụng TK chủyếu sau :

 TK111 ”Tiền mặt”: Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thu, chi,thừa, thiếu, tồn quỹ hiện đang quản lý tại doanh nghiệp bao gồm giấy bạcNgân hàng Việt Nam, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc

TK111 chi tiết thành các tài khoản nh:TK 1111: Tiền mặt - Tiền Việt NamTK 1112: Tiền mặt - Ngoại tệ

 TK 112 “Tiền gửi ngân hàng”: tài khoản này chi tiết: TK1121: Tiền gửi ngân hàng - VNĐ

TK11122: Tiền gửi ngân hàng - Ngoại tệ

 TK131 “Phải thu của khách hàng”: Tài khoản này dùng để theo dõi cáckhoản thanh toán với khách hàng về tiền bán hàng hoá, dịch vụ, tài sản Dùngđể hạch toán các khoản tiền nhận của đơn vị giao uỷ thác để mở L/C, nộp thuếhoặc các khoản mà Công ty chi hộ cho bên giao uỷ thác.

TK 131 chia ra thành TK cấp thấp cho từng khách hàng.Ví dụ: TK 131115:Công ty xi măng Hà Tiên 2

 TK133 “Thuế giá trị gia tăng đầu vào”

 TK144 “Ký cợc, Ký quỹ ngắn hạn”: Tài khoản này dùng để theo dõi số tàisản mà doanh nghiệp đem ký cợc, ký quỹ.

TK này chi tiết thành TK cấp thấp cho từng loại hàng nhập khẩu

 TK151 “Hàng mua đi đờng”: TK này dùng để phản ánh các loại hàng hoámua ngoài đã thuộc sở hữu của doanh nghiệp nhng cha kiểm nhận nhập theonơi quản lý quy định.TK này chi tiết thành TK cấp thấp nh:

TK 151112: Gạch chịu lửa

TK15111218 : Công ty xi măng Hà Tiên 2

 TK331 “Phải trả ngời bán”, chi tiết thành các tài khoản cấp thấp nh:TK 3311 “Phải thu của các doanh nghiệp trong nội bộ Tổng Công Ty”TK 3312 “Phải trả các doanh nghiệp nhà nớc ngoài Tổng Công Ty” TK 3313 “Phải trả các doanh nghiệp có vốn nớc ngoài” Ký kết hợp đồng nhập

khẩu trực tiếp, HĐ ngoại Mở L/C Làm thủ tục thanh toán

Làm thủ tục hải quan

Thanh toán phí hải quan, l u bãi, giám địnhGiao hàng

cho đơn vị mua hàngKết chuyển

GVHB, DT vào xác định kết quả

Nhận hàngnhập khẩu

TK 331315: REFRATECHNIK  TK 33311: “Thuế GTGT đầu ra”

 TK33312 “Thuế GTGT hàng Nhập khẩu”: dùng để phản ánh thuế GTGTphải nộp, đã nộp, còn phải nộp của hàng nhập khẩu.

TK 333121 “Thuế GTGT hàng nhập khẩu kinh doanh” TK 333122 “Thuế GTGT hàng nhập khẩu uỷ thác” TK3333: Thuế XNK

Ngoài ra còn có một số tài khoản:

TK 007: “Ngoại tệ các loại”, TK635: “Chi phí tài chính”, TK 515: “Doanh thutài chính”.

TK 511: “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”, đợc chi tiết nh: TK 51112: Kinh doanh hàng nhập khẩu

TK 511122: Gạch chịu lửa

4 Trình tự hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp:

4.1 Giai đoạn mua hàng:

Khối lợng lô hàng: GW:249.600,00kgs/NW:244.000,00 kgs

- Ngày 11/10/2004 Công ty xi măng Hà tiên chuyển cho VINACIMEX 30%giá trị tiền hàng, tỷ giá hạch toán bình quân tháng 10 là 15.747 USD/VNĐ:Bút toán 1:

Nợ TK 1122: 191.540,01*30%*15.747 = 904.854.161,2

Có TK 131115: 191.540,01*30%*15747 = 904.854.161,2Bút toán 2: Đồng thời ghi đơn:

Nợ TK 007111 (USD - Đô la Mỹ): 57.462,003

- Ngày14/10/2004 Công ty làm đơn xin mở L/C cùng với giấy cam kết thanhtoán tiền cho Ngân hàng ngoại thơng Việt Nam (Vietcombank) Do có uy tínvà quan hệ tốt với Vietcombank, Công ty chỉ phải ký quỹ 10% trị giá CIF củalô hàng để mở L/C Tỷ giá hạch toán bình quân tháng 10 là 15.747USD/VNĐ.

Mức ký quỹ: 10%*191.540,01*15.747 = 301.618.053,7VNĐKế toán ghi định khoản:

Bút toán 1:

Nợ TK 144: 301.618.053,7

Có TK 1122: 301.618.053,7 Bút toán 2: Đồng thời ghi đơn:

- Ngày29/11/2004: Thanh toán tiền cớc bốc xếp, hải quan cho lô hàng nhậpkhẩu:

Nợ TK 641: 15.317.292Nợ TK 133: 570.574

Có TK 1121: 15.887.866

- Ngày 07/12/2004: nộp phí giám định cho VINACONTROL, căn cứ vào Hoáđơn GTGT và Giấy báo nợ của Ngân hàng, kế toán ghi:

Nợ TK 641: 2.743.201Nợ TK 133: 274.320

Kế toán ghi định khoản:+ Bút toán 1:

Nợ TK 15111218: 191.540,01* 15.783 = 3.023.075.978Có TK 144: 10%*191.540,01*15.746 = 301.598.900

Có TK 1122: 191.540,01*90% * 15.746 = 2.714.390.097,71Có TK 515: 7.086.980,29

+ Bút toán 2:

Có TK 007111 (USD - Đô la Mỹ): 172.386,009

- Ngày 22/12/2004: nộp thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu Căn cứvào Tờ khai hàng hoá nhập khẩu, biên lai thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàngnhập khẩu và Giấy báo nợ của Ngân hàng, kế toán ghi định khoản:

Nợ TK 33312: 301.483.976Nợ TK 3333: 331.632.374

Có TK1121: 633.116.350

4.1 Giai đoạn bán hàng:

- Do Công ty Xuất nhập khẩu xi măng thực hiện bán hàng vận chuyển thẳngkhông qua kho, giao thẳng hàng cho khách hàng Khi bán hàng cho kháchhàng, kế toán phản ánh giá vốn hàng bán:

Kế toán kết chuyển doanh thu và giá vốn hàng bán sang tài khoản 911 để xácđịnh kết quả kinh doanh:

(6)

(8)

+ Bút toán 1:

Nợ TK 911: 3.324.559.954Có TK 632: 3.324.559.954+ Bút toán 2:

Nợ TK 511122: 3.361.764.417Có TK 911: 3.361.764.417

Ta có thể khái quát trình tự hạch toán qua sơ đồ sau:

TK 131 TK112 TK144 TK151TK632

Ký quỹ mở L/C tại ngân hàng Kết chuyển ký quỹ

TK3333 Nhận trớc

Khi nộp thuế nhập khẩu Thuế nhập khẩu phải nộp Kết chuyển

TK 3331

TK33312 TK133

Khi nộp thuế GTGT Khấu trừ thuế GTGT hàng nhập khẩu hàng nhập khẩu

Thuế GTGT

TK641 Thanh toán tiền phí hải quan, bốc xếp, giám định

Sơ đồ 5: Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp tại Công ty Xuấtnhập khẩu xi măng

5 Trình tự ghi sổ nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp:

Công ty sử dụng phần mềm kế toán máy FAST ACCOUNTING 2003, mỗinghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ đợc kế toán tập hợp chứng từ gốc hoặc bảng kêchứng từ gốc, kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế phátsinh Các chứng từ Công ty sử dụng trong nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp là: Hợp đồng nội

 Hợp đồng ngoại thơng

 Sổ phụ ngân hàng ký quỹ mở L/C Chứng từ mua bảo hiểm hàng hoá  Tờ khai hàng hoá nhập khẩu

 Biên lai thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu Biên lai thu lệ phí hải quan

 Biên bản bàn giao vật t, thiết bị

 Chứng từ thanh toán phí giám định, kiểm tra chất lợng

 Hoá đơn GTGT

Trớc khi làm việc với FAST, kế toán tiến hành chọn phân hệ kế toán kế toánthích hợp, sau đó tiến hành mã hoá, nhập dữ liệu vào máy Từ đó, máy sẽ luchứng từ, đồng thời tự động định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trênmáy Một số mẫu chứng từ trên máy:

Biểu 6:

Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất khoMã khách

Địa chỉNg Mua hàngDiễn giải

Mã nx

EA/2004827/12/200427/12/2004Kiên Lơng,

Kiên Giang MST 1700101407 Số seriSố d Ngày htNhập 244,00 T

GCL HĐ 0484cho Cty Htiên2

Ngày lập hđ

ĐvtMã khoTồn

kho Sốợng

Thành tiền

VNĐ Tk dt GiávốnVNĐ

Tkkho Tkgiá

L Gạchchịulửa

Số lợng Tiền vốn Tiền hàngMã số thuế: 10 10,00% Tk thuế: 133115/ 333111 Tiền thuế:

,214/10GBN Ký quỹ mở L/C tại

Ngân hàng Ngoại thơng

Thanh to¸n phÝ h¶i

hµng cña l« hµng nhËp khÈu

BiÓu 9: Sæ chi tiÕt b¸n hµng Tªn hµng ho¸: G¹ch chÞu löa

N¨m: 2004

øng Doanh thu C¸c kho¶n tÝnh trõ

l-îng §¬ngi¸ Thµnh tiÒn ThuÕ C¸c kho¶n kh¸c

Ph¶n ¸nh doanh thu b¸n hµng

Céng PS

Doanh thu thuÇnGVHBL·i gép