Hoàn thiện kế toán tài sản bằng tiền tại Công ty cổ phần Thiết bị phụ tùng Hà nội.doc

Hoàn thiện kế toán tài sản bằng tiền tại Công ty cổ phần Thiết bị phụ tùng Hà nội

Lời nói đầu

Trong xã hội loài người từ khi xuất hiện sản xuất, trao đổi, lưu thông hàng hoá thì từ đó xuất hiện tiền tệ và lưu thông tiền tệ Sự xuất hiện tiền tệ đã thúc đẩy nhanh chóng các hoạt động giao lưu và làm thay đổi bộ mặt của nền kinh tế - xã hội Trong lĩnh vực sản xuất, không có tiền người ta không biết sử dụng đơn vị tính toán, tổng hợp chi phí sản xuất; trong lĩnh vực lưu thông, phân phối trao đổi; trong lĩnh vực dịch vụ và đời sống không có tiền làm thước đo giá trị, công lao động và làm phương tiện chi trả thanh toán công dịch vụ đã hoàn thành thì mọi giao dịch và các quan hệ kinh tế giữa các tầng lớp dân cư với nhau, giữa nhà nước với dân cư…không thể thực hiện được Thực tế đã chứng minh rằng tiền tệ ngày càng có một vai trò quan trọng trong nền kinh tế.Trong cơ chế thị trường vai trò của tiền tệ càng được thể hiện rõ nét hơn, nó là yếu tố, là công cụ không thể thiếu vắng trên thị trường và trong mọi giao dịch Thực chất của tất cả các nền kinh tế hiện đại đều là những nền kinh tế đã được tiền tệ hoá cao độ Những thay đổi về số lượng và sự thích ứng của nó với hàng hoá, dịch vụ đều tạo ra những biến động khó lường trong nền kinh tế Đó là xét về mặt vĩ mô, còn về vi mô tiền tệ trong doanh nghiệp biểu hiện dưới hình thức tài sản bằng tiền là khoản mục trong tài sản lưu động Nó chiếm một tỷ lệ lớn trong tổng số tài sản của doanh nghiệp, có vai trò quan trọng.Tài sản bằng tiền phản ánh khả năng thanh toán nhanh, là một loại vốn, là một nguồn lực về tài chính cho tất cả các hoạt động của doanh nghiệp, dễ dàng chuyển đổi sang các hình thức khác như hàng hoá, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ…Đồng thời, tài sản bằng tiền cũng là loại tài sản nhạy cảm với những sai sót ở các khâu vận chuyển, bảo quản, nghiệp vụ thu, chi, thanh toán Chính vì vậy mà kế toán tài sản bằng tiền tại các doanh nghiệp là một phần hành quan trọng, có ảnh hưởng, cũng như chịu ảnh hưởng từ các phần hành kế toán khác Là doanh nghiệp thương mại dịch vụ, không trực tiếp sản xuất nên phần hành kế toán vốn bằng tiền ở Công ty cổ phần

thiết bị phụ tùng Hà nội có một vị trí quan trọng, qua đó cũng phản ánh tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty

Xuất phát từ thực tế đó cùng với thời gian đi sâu tìm hiểu công tác kế toán tại Công ty, qua sách báo, cùng với các kiến thức được học tại trường, em đã chọn đề tài: “Hoàn thiện kế toán tài sản bằng tiền tại Công ty cổ phần Thiết bị phụ tùng Hà nội”.

Đề tài được viết theo ba phần sau:

Phần 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán tài sản bằng tiền tại

Em xin chân trọng cảm ơn !

Phần 1

Những vấn đề lý luận cơ bản về

kế toán tài sản bằng tiền tại doanh nghiệp

I Đặc điểm và nhiệm vụ kế toán tài sản bằng tiền trong các doanh nghiệp

1 Đặc điểm kế toán tài sản bằng tiền trong các doanh nghiệp

Tài sản bằng tiền là khoản mục trong tài sản lưu động có tính luân chuyển cao Đó là tất cả các loại hình tiền tệ được tồn tại trực tiếp dưới hình thức giá trị và có thể chuyển đổi ngay thành tiền của đơn vị chủ sở hữu như: Tiền mặt Việt Nam bằng đồng bạc Việt Nam, Tiền mặt bằng ngoại tệ, các loại vàng bạc, đá quý, ngân phiếu, và các khoản tương đương tiền (dễ dàng chuyển đổi thành một lượng tiền xác định và không có nhiều rủi ro trong việc thay đổi giá trị).

Tài khoản phản ánh tài sản bằng tiền gồm: Tài khoản 111 (Tiền mặt), Tài khoản 112 (Tiền gửi Ngân hàng), Tài khoản 113 (Tiền đang chuyển) và mang những đặc trưng cơ bản sau:

- Tài sản bằng tiền là khoản mục quan trọng trong tài sản lưu động và có tính luân chuyển cao, là phương tiện thanh toán có biên độ dao động lớn nên dễ xảy ra sai sót, thậm chí là đối tượng của sự gian lận và biển thủ công quỹ.

- Số dư của khoản mục này thường được dùng để phân tích khả năng thanh toán của đơn vị, và như vậy dễ bị trình bày sai lệch trên báo cáo tài chính Nếu số dư khoản mục tài sản bằng tiền thấp, tỷ suất thanh toán nhỏ, thì khả năng thanh toán của đơn vị đang gặp khó khăn Ngược lại, nếu số dư này quá cao chứng tỏ sự quản lý tài sản bằng tiền là kém hiệu quả.

- Phần lớn các hoạt động của doanh nghiệp đều liên quan đến việc thu hoặc chi trả tiền như: mua, bán hàng hóa, vật tư, tài sản; các khoản đầu tư; các khoản chi phí phát sinh bằng tiền diễn ra hằng ngày Do đó, tài sản bằng tiền là khoản mục bị ảnh hưởng và có ảnh hưởng đến nhiều khoản mục quan trọng

khác như doanh thu, chi phí, công nợ và hầu hết các tài sản khác của doanh nghiệp Những sai phạm ở các khoản mục này sẽ có tác dụng đến tài sản bằng tiền và ngược lại.

Phản ánh tình hình tăng, giảm và số dư tiền gửi ngân hàng hằng ngày; giám đốc việc chấp hành chế độ thanh toán không dùng tiền mặt.

Phản ánh các khoản tiền đang chuyển, kịp thời phát hiện nguyên nhân làm cho tiền đang chuyển bị ách tắc để doanh nghiệp có biện pháp thích hợp, giải phóng nhanh tiền đang chuyển.

Những yêu cầu cơ bản để quản lý nội bộ Vốn Bằng Tiền

Để quản lý tốt Vốn Bằng Tiền trong nội bộ doanh nghiệp thì trước hết cần tách biệt việc bảo quản Vốn Bằng Tiền khỏi việc ghi chép các nghiệp vụ này Ngoài ra, doanh nghiệp còn phải phân công một số nhân viên làm nhiệm vụ ghi sổ để kiểm tra công việc của người này thông qua công việc của người kia Việc phân chia trách nhiệm như trên là nhằm hạn chế bớt tình trạng gian lận cũng như móc ngoặc giữa các nhân viên trong việc tham ô tiền mặt.

3 Các bước chính để thực hiện quản lý nội bộ đối với Vốn Bằng Tiền gồm

Tách biệt nhiệm vụ giữ tiền mặt với việc giữ các sổ sách kế toán – những nhân viên giữa tiền mặt không được tiếp cận với sổ sách kế toán và các nhân viên kế toán không được giữ tiền mặt.

Lập bản danh sách ghi hoá đơn thu tiền tại thời điểm và nơi nhận tiền mặt.

Thực hiện thanh toán bằng séc, chỉ nên dùng tiền mặt cho các khoản chi tiêu lặt vặt, thường xuyên, không được chi trả tiền mặt thay cho việc chi trả séc, tập trung quản lý tiền và thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt qua hệ thống ngân hàng thương mại và kho bạc Nhà nước.

Trước khi phát hành một tờ séc để thanh toán, phải kiểm tra số lượng và giá trị các khoản chi, tránh việc phát hành séc quá số dư.

Tách chức năng duyệt chi khỏi chức năng ký séc.

Đối chiếu, điều chỉnh số dư tiền mặt, tiền gửi ngân hàng phải thực hiện thường xuyên trong kỳ.

- Séc chuyển khoản: là loại séc do chủ tài khoản phát hành để chi trả trực tiếp cho người được thụ hưởng Séc chuyển khoản được dùng để thanh toán giữa các khách hàng có tài khoản ở cùng chi nhánh ngân hàng hoặc giữa các khách hàng có tài khoản ở khác chi nhánh nhưng có tham gia thanh toán bù trừ trên địa bàn tỉnh, thành phố.

Thời hạn có hiệu lực của séc chuyển khoản lớn nhất là 10 ngày kể từ ngày ký phát hành séc.

- Séc bảo chi: là loại séc do chủ tài khoản phát hành lập trên mẫu tờ séc bảo chi và do ngân hàng bảo đảm chi trả Để được ngân hàng bảo đảm chi trả,

chủ tài khoản phải lưu ký trước số tiền ghi trên tờ séc vào tài khoản riêng Séc bảo chi sử dụng trong trường hợp khách hàng yêu cầu hoặc theo quyết định của ngân hàng đối với chủ tài khoản vi phạm kỷ luật phát hành séc quá số dư.

Thời hạn hiệu lực lớn nhất của séc bảo chi là 30 ngày kể từ ngày mở Khi thanh toán séc người phát hành séc phải xuất trình sổ séc để người thụ hưởng kiểm tra số dư của sổ séc.

- Séc cá nhân: áp dụng đối với khách hàng có tài khoản tiền gửi đứng tên cá nhân tại ngân hàng dùng để thanh toán tiền hàng hoá, dịch vụ và các khoản thanh toán khác Đối với séc cái nhân có số tiền lớn hơn 5 triệu đồng, người phát hành séc phải đến ngân hàng nơi mở tài khoản để làm thủ tục bảo chi séc

Thời hạn hiệu lực lớn nhất của séc cá nhân là 10 ngày kể từ ngày phát hành séc.

b Thanh toán uỷ nhiệm chi- chuyển tiền:

Uỷ nhiệm chi- chuyển tiền là lệnh của chủ tài khoản được lập theo mẫu in sẵn của ngân hàng để yêu cầu ngân hàng trích tiền từ tài khoản của mình trả cho người thụ hưởng.Uỷ nhiệm chi dùng để chi trả tiền hàng hoá, dịch vụ hoặc chuyển tiền trong cùng một hệ thống ngân hàng

Trong vòng một ngày làm việc ngân hàng bên trả tiền phải hoàn tất lệnh chi hoặc chi hoặc từ chối lệnh chi nếu tài khoản không đủ sử dụng hoặc không hợp lệ Ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng khi nhận được uỷ nhiệm chi hợp lệ phải ghi có và báo có ngay cho bên thụ hưởng.

c Thanh toán uỷ nhiệm thu:

Thanh toán uỷ nhiệm thu là giấy đòi tiền do người thụ hưởng lập gửi ngân hàng để uỷ nhiệm cho ngân hàng thu hộ tiền hàng hoá, dịch vụ đã cung ứng Uỷ nhiệm thu được dùng trong thanh toán giữa các khách hàng cùng tài khoản ở cùng ngân hàng hoặc khác ngân hàng trong cùng hệ thống ngân hàng hoặc khác hệ thống ngân hàng

Để thực hiện thanh toán bằng uỷ nhiệm thu, hai bên mua bán phải thống nhất thoả thuận và ghi trong hợp đồng kinh tế đồng thời phải thông báo bằng

văn bản cho ngân hàng phục vụ người thụ hưởng biết để làm căn cứ thực hiện các uỷ nhiệm thu Khi nhận được giấy uỷ nhiệm thu trong vòng 1 ngày làm việc ngân hàng thông báo cho bên thụ hưởng để hoàn tất việc thanh toán Nếu tài khoản bên trả tiền không đủ tiền thì bên trả tiền sẽ bị phạt chậm trả

d Thanh toán bằng thư tín dụng (L/C):

Thư tín dụng được dùng để thanh toán tiền hàng trong điều kiện bên bán đòi hỏi phải có đủ tiền để chi trả ngay và phù hợp với tổng số tiền đã giao theo hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng đã ký

Khi có nhu cầu, bên mua lập giấy mở L/C yêu cầu ngân hàng phục vụ mình trích tài khoản tiền gửi hoặc tiền vay bằng tổng giá trị hàng hoá đặt mua để lưu ký vào tài khoản riêng Mức tối thiểu của L/C là 10 triệu đồng và lưu ký không được hưởng lãi Sau đó ngân hàng phục vụ bên trả tiền, gửi ngay L/C cho ngân hàng phục vụ người thụ hưởng để báo cho bên bán biết Bên bán có trách nhiệm giao hàng cho bên mua sau khi nhận được giấy báo có đã mở L/C Mỗi L/C chỉ dùng để trả tiền cho một người thụ hưởng Thời hạn hiệu lực của L/C là 3 tháng kể từ ngày ngân hàng bên mua nhận mở L/C.

e Thanh toán bằng ngân phiếu:

Ngân phiếu thanh toán do ngân hàng nhà nước phát hành có các mệnh giá (do Thống đốc ngân hàng nhà nước quy định trong từng thời kỳ), có thời hạn thanh toán in sẵn và không ghi tên, do đó có thể chuyển nhượng bằng cách trao tay Ngân phiếu thanh toán dùng để thanh toán tiền hàng hoá, dịch vụ, trả nợ ngân hàng, nộp ngân sách, gửi vào tài khoản ngân hàng Để sử dụng ngân phiếu thanh toán khách hàng có thể nộp tiền vào ngân hàng; trích tài khoản ngân hàng hoặc vay ngân hàng một số tiền tương ứng với giá trị của ngân phiếu thanh toán Khi không sử dụng ngân phiếu hoặc ngân phiếu hết hạn lưu hành, người sử dụng nộp ngân phiếu vào ngân hàng để được ghi có hoặc đổi lấy ngân phiếu còn giá trị lưu hành.

f Thẻ thanh toán:

Thẻ thanh toán do ngân hàng phát hành và bán cho khách hàng sử dụng để trả tiền hàng hoá,dịch vụ, các khoản thanh toán khác và rút tiền mặt tại các ngân hàng đại lý hay quầy trả tiền tự động Thẻ thanh toán có nhiều loại nhưng trước mắt chỉ áp dụng 3 loại:

- Thẻ ghi nợ: áp dụng đối với khách hàng có quan hệ tín dụng, thanh toán thường xuyên, có tín nhiệm với ngân hàng Mỗi thẻ có ghi hạn mức lớn nhất và khách hàng chỉ có thể thanh toán trong phạm vi hạn mức của thẻ.

- Thẻ quỹ thanh toán: áp dụng rộng rãi cho mọi khách hàng có lưu ký tiền vào tài khoản riêng tại ngân hàng và được sử dụng thẻ có giá trị thanh toán bằng số tiền ký quỹ.

- Thẻ tín dụng: áp dụng cho khách hàng được ngân hàng đồng ý cho vay tiền Khách hàng chỉ được thanh toán trong phạm vi hạn mức tín dụng được ngân hàng chấp nhận bằng văn bản.

II Phương pháp kế toán tài sản bằng tiền

1 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ trong hạch toán Vốn Bằng Tiền :

Phiếu thu được lập thành 3 liên:+Liên 1: lưu

+Liên 2: giao cho người nộp tiền

+Liên 3: giao cho thủ quỹ để thủ quỹ nhận tiền, ghi sổ quỹ sau đó chuyển cho kế toán tiền mặt kèm theo các chứng từ gốc Kế toán tiền mặt kiểm tra, ghi sổ kế toán, sau đó chuyển sang bảo quản, lưu trữ.

b Phiếu chi:

Phiếu chi là chứng từ để xác định số tiền mặt xuất khỏi quỹ, là căn cứ để thủ quỹ chi tiền, ghi sổ quỹ sau đó chuyển cho kế toán tiền mặt Mọi khoản chi tiền mặt đều phải có chứng từ chứng minh.

Phiếu chi được lập thành 2 liên:+Liên 1: lưu tại cuống

+Liên 2: giao cho thủ quỹ chi tiền ghi sổ quỹ sau đó chuyển phiếu chi cho kế toán tiền mặt để ghi sổ.

d Giấy thanh toán tiền tạm ứng:

Giấy đề nghị thanh toán tiền tạm ứng là bảng liệt kê các khoản tiền đã nhận tạm ứng và các khoản đã chi của người nhận tạm ứng, làm căn cứ thanh toán số tiền tạm ứng và ghi sổ kế toán.

Sau khi lập xong giấy thanh toán tiền tạm ứng, kế toán thnah toán chuyển cho kế toán trưởng xem xét và thủ trưởng đơn vị xét duyệt Giấy thanh toán tiền tạm ứng kèm theo chứng từ gốc được dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán.

e Bảng kiểm kê quỹ:

Bảng kiểm kê quỹ là biên bản nhằm xác nhận số tiền tồn quỹ thực tế và số thừa, thiếu, trên cơ sở đó tăng cường quản lý quỹ và làm cơ sở quy trách nhiệm vật chất, chi sổ kế toán số chênh lệch.

Bảng kiểm kê quỹ do ban kiểm kê quỹ lập thành 2 bản:+1 bản lưu ở thủ quỹ.

+1 bản lưu ở kế toán quỹ.2 Tài khoản sử dụng:

Để theo dõi tình hình hiện có, biến động tăng, giảm Vốn Bằng Tiền, kế toán sử dụng các tài khoản sau:

- Tài khoản 111 - Tiền mặt: Phản ánh các loại tiền mặt của doanh nghiệp, chi tiết làm 3 tiểu khoản.

+ 1111- Tiền Việt Nam (kể cả ngân phiếu).+ 1112 - Ngoại tệ.

+ 1113 - Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý.

- Tài khoản 112 - Tiền gửi ngân hàng: Theo dõi toàn bộ các khoản tiền doanh nghiệp đang gửi tại ngân hàng, các trung tâm tài chính khác Tài khoản 112 chi tiết thành:

+ 1121 - Tiền Việt Nam.+ 1122 - Ngoại tệ.

+ 1123 - Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý.

- Tài khoản 113 – Tiền đang chuyển: Dùng để theo dõi các khoản tiền của doanh nghiệp đang trong thời gian làm thủ tục.

+ 1131 - Tiền Việt Nam (kể cả ngân phiếu).+ 1132 - Ngoại tệ.

Các tài khoản này có kết cấu chung như sau:

Bên nợ: Phản ánh các nghiệp vụ làm tăng tiền của doanh nghiệp.Bên có: Phản ánh các nghiệp vụ làm giảm tiền của doanh nghiệp.Dư nợ: Phản ánh số tiền hiện có (đầu kỳ hoặc cuối kỳ).

3 Hạch toán tiền mặt:

a Thủ tục và sổ sách hạch toán:

Theo chế độ hiện hành, các đơn vị được phép giữ lại một số tiền mặt trong hạn mức quy định để chi tiêu cho nhu cầu thường xuyên Mọi khoản thu, chi tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi và phải có đủ chữ ký của người thu, người nhận, người cho phép nhập, xuất quỹ (tổng giám đốc hoặc người được uỷ quyền và kế toán trưởng) Sau khi đã thu, chi tiền, thủ quỹ đóng dấu “đã thu tiền” hoặc “đã chi tiền” vào chứng từ Cuối ngày, thủ quỹ căn cứ vào các chứng từ thu, chi để ghi vào sổ quỹ và lập báo cáo quỹ kèm theo các chứng từ thu, chi để chuyển cho kế toán tiền mặt ghi sổ Thủ quỹ là người chịu trách nhiệm quản

lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim loại quý tại quỹ Hằng ngày, thủ quỹ phải thường xuyên kiểm kê số tiền tồn quỹ thực tế, tiến hành đối chiếu với số liệu của sổ quỹ, sổ kế toán Nếu có chênh lệch, thủ quỹ và kế toán phải tự kiểm tra để xác minh nguyên nhân kiến nghị biện pháp giải quyết Với vàng bạc, đá quý nhận ký cược, ký quỹ trước khi nhập quỹ phải làm đầy đủ thủ tục về cân đong đo đếm số lượng, chất lượng, trọng lượng và tiến hành niêm phong có xác nhận của người ký cược, ký quỹ trên dấu niêm phong.

Mẫu: Sổ quỹ tiền mặt (kèm theo báo cáoquỹ)

………Cộng phát sinh

Dư đầu ngày Dư cuối ngàyKèm theo…Chứng từ thu

…Chứng từ chi

Kế toán tiền mặt khi nhận được báo cáo quỹ (có kèm theo các chứng từ gốc) do thủ quỹ chuyển đến phải kiểm tra chứng từ và cách ghi chép trên báo cáo quỹ rồi tiến hành định khoản Sau đó mới ghi vào sổ kế toán tiền mặt theo trình tự phát sinh của các khoản thu, chi (nhập xuất) quỹ tiền mặt, tính ra số tồn quỹ vào cuối ngày.

b Phương pháp hạch toán tình hình biến động tiền Việt Nam:

Tiền Việt Nam (kể cả ngân phiếu) tăng, giảm do nhiều nguyên nhân và được theo dõi trên tiểu khoản 1111 “Tiền Việt Nam” Kế toán căn cứ vào các nghiệp vụ cụ thể để ghi sổ cho phù hợp.

- Với các nghiệp vụ tăng tiền mặt: Tăng do thu tiền bán hàng nhập quỹ Tăng do thu từ các hoạt động tài chính, hoạt động bất thường nhập quỹ; Tăng do rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ; Tăng do thu hồi tạm ứng thừa; Tăng do thu từ người mua (kể cả tiền đặt trước của người mua); Tăng do các nguyên nhân

Thu HĐTC, HĐBT( chưa có thuế VAT)

Sơ đồ hạch toán tiền mặt (VND)

TK 511, 512 TK 1111 TK 151, 152, 153, 211, 213, 241 Chi mua sắm vật tư, tài sản

TK 535, 711 (giá chưa thuế VAT) TK 133

c Phương pháp hạch toán tình hình biến động ngoại tệ:

- Nguyên tắc hạch toán thu, chi ngoại tệ

Đối với các đơn vị sản xuất, kinh doanh, khi phát sinh các nghiệp vụ về thu, chi ngoại tệ, kế toán phải thực hiện ghi sổ kế toán và lập báo cáo bằng đơn vị tiền tệ thống nhất là “đồng” Ngân hàng Việt Nam Ngoài ra, nguyên tệ phải được theo dõi chi tiết trên tài khoản 007 – “Ngoại tệ các loại” theo từng tài khoản “Tiền mặt” , “Tiền gửi Ngân hàng”, “Tiền đang chuyển” và chi tiết trên sổ kế toán chi tiết công nợ phải thu, phải trả.

Tuy nhiên, để phù hợp với đặc điểm từng doanh nghiệp, việc hạch toán ngoại tệ và các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ có thể vận dụng như sau:

Doanh thu bán h ngà( chưa thuế VAT)

Thuế VAT đầu v oà

Chi thanh toán

Nộp v o t i khoà àản tiền gửi

+ Với những doanh nghiệp phát sinh ít nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ: Mọi nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ được ghi sổ theo tỷ giá thực tế.

+ Với những doanh nghiệp phát sinh nhiều nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ: Để giảm bớt việc ghi sổ kế toán, có thể sử dùng tỷ giá hạch toán để ghi chép ở các tài khoản tiền, các tài khoản phải thu và các tài khoản phải thu Riêng với các tài khởn chi phí cho các hoạt động kinh doanh; chi mua sắm vật tư, tài sản, hàng hoá; các khoản doanh thu bán hàng, các khoản thu nhập hoạt động tài chính, hoạt động bất thường bằng ngoại tệ phải được quy đổi theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ Khoản chênh lệch về tỷ giá được ghi vào tài khoản 413 “Chênh lệch tỷ giá” (trừ các nghiệp vụ mua bán ngoại tệ, chênh lệch tỷ giá được ghi chép trực tiếp vào chi phí hoặc thu nhập hoạt động tài chính)

Ngoài ra, với ngoại tệ, bên cạnh việc quy đổi theo “đồng Việt Nam”, kế toán còn phải mở sổ theo dõi chi tiết theo từng nguyên tệ.

+ Nguyên tắc điều chỉnh tỷ giá ngoại tệ vào cuối kỳ: Cuối kỳ, căn cứ vào số dư của các tài khoản phản ánh tiền bằng ngoại tệ, các tài khoản phản ánh các khoản phải thu, phải trả có gốc ngoại tệ để điều chỉnh theo tỷ giá thực tế vào cuối kỳ kế toán.

Riêng đối với các đơn vị chuyên kinh doanh ngoại tệ, mọi nghiệp vụ mua bán ngoại tệ phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá mua thực tế phải trả Mọi khoản chênh lệch được hạch toán vào thu, chi của hoạt động tài chính - Phương pháp hạch toán ngoại tệ ở các doanh nghiệp sử dụng tỷ giá hạch toán

+ Các nghiệp vụ phát sinh tăng ngoại tệ: Tăng do thu hồi nợ có gốc ngoại tệ; Thu tiền đặt trước của người mua; Mua ngoại tệ bằng VND;Thu hồi các khoản nợ bằng ngoại tệ.

+ Các nghiệp vụ phát sinh làm giảm ngoại tệ:Xuất mua vật tư, hàng hoá, tài sản chi cho kinh doanh; Xuất bán ngoại tệ;Trả vốn góp liện doanh bằng ngoại tệ;ứng trước cho nhà cung cấp, chi trả tiền nợ vay.

Thu HĐTC, HĐBT( tỷ giá thực tế)

TK 535, 711 (giá chưa thuế VAT) theo

TK 3331

Thuế VAT đầu ra

TK 311,331, 341…TK 131, 136, 141

TK 413

- Phương pháp hạch toán ngoại tệ ở doanh nghiệp sử dụng tỷ giá thực tế:Đối với các doanh nghiệp này do có ít các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến ngoại tệ nên để đơn giản, mọi nghiệp vụ được kế toán ghi sổ theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ Tuy nhiên, cần lưu ý rằng trước khi

Doanh thu bán h ngà( tỷ giá thực tế)

Thuế VAT đầu v oà

TK 133tỷ giá thực tế

Chi ngoại tệ tính theo Tỷ giá hạch toánThu

ngoại tệ tính theo Tỷ giá hạch toán

Khoản chênh lệch tỷ giáKhoản chênh lệch tỷ giáChi thanh toán

phản ánh nghiệp vụ vào sổ, cần điều chỉnh số dư của tiền, thời điểm ghi sổ Khoản chênh lệch tỷ giá được phản ánh vào TK 413.

d Hạch toán nhập, xuất vàng bạc, kim loại, đá quý

- Nguyên tắc hạch toán:

Trong các đơn vị sản xuất kinh doanh, các nghiệp vụ liên quan đến vàng bạc, kim loại, đá quý sẽ được theo dõi trên tài khoản 1113; còn với đơn vị kinh doanh vàng bạc, kim loại, đá quý thì không phản ánh ở tài khoản 156 Giá của vàng bạc, đá quý được tính theo giá thực tế (giá hoá đơn hoặc giá được thanh toán) Các loại vàng bạc, đá quý nhập theo giá nào thì tính theo giá đó Khi tính giá xuất, có thể sử dụng giá bình quân gia quyền hay giá thực tế từng lần nhập Tuy nhiên, do vàng bạc, đá quý có giá trị cao và thường có tính tách biệt nên tốt nhất khi hạch toán, cần sử dụng phương pháp đặc điểm riêng Theo phương pháp này, khi mua vàng bạc, đá quý cần có các thông tin như ngày mua, số tiền phải trả, tên người bán, đặc điểm vật chất (kích cỡ, trọng lượng, mầu sắc, độ tuổi…)

TK 511 TK 131 Doanh thu bán hàng thực tế Tiền bán còn phải thu

TK 144, 138 TK 128, 228 Thu hồi các khoản ký cược ký quỹ cho vay Góp vốn liên doanhTK 411

Nhận góp vốn liên doanh, tặng thưởng, cấp phát

4 Hạch toán tiền gửi ngân hàng

a Nguyên tắc hạch toán:

Theo quy định, mọi khoản tiền nhàn rỗi của doanh nghiệp phải gửi vào Ngân hàng (hoặc Kho bạc hay Công ty tài chính) Khi cần chi tiêu, doanh nghiệp phải làm thủ tục rút tiền hoặc chuyển tiền Việc hạch toán tiền gửi Ngân hàng đòi hỏi phải mở sổ theo dõi chi tiết từng loại tiền gửi (tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý) Chứng từ sử dụng để hạch toán các tài khoản tiền gửi là các giấy báo có, báo nợ, hoặc bảng kê sao của Ngân hàng kèm theo chứng từ gốc (uỷ nhiệm thu, chi, séc chuyển khoản…) Hàng ngày, khi nhận được chứng từ do Ngân hàng gửi đến, kế toán phải kiểm tra, đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo Mọi sự chênh lệch phải thông báo kịp thời Nếu cuối tháng vẫn chưa xác định được nguyên nhân thì chuyển vào bên nợ TK 1381 hoặc bên có TK 3381 (lấy số liệu Ngân hàng làm chuẩn) Sang tháng sau khi tìm được nguyên nhân sẽ điều chỉnh.

b Phương pháp hạch toán:

Việc hạch toán trên TK 112 “Tiền gửi Ngân hàng” tiến hành tương tự như việc hạch toán trên TK 111 Tuy nhiên cần lưu ý một vài khác biệt.

TK 535 TK112 Số lợi tức về tiền gửi

TK338(3381) TK 338(3381) Phần chênh lệch chờ xử lý Phần chênh lệch được xử lý TK 138 (1381) TK 138 (1381)

Xử lý phần chênh lệch Phần chênh lệch chờ xử lý (số Ngân hàng nhỏ hơn số kế toán)

5 Hạch toán tiền đang chuyển:

a Khái niệm và nội dung của tiền đang chuyển:

Tiền đang chuyển là các khoản tiền của doanh nghiệp đã nộp vào Ngân hàng, Kho bạc hoặc số tiền gửi qua bưu điện để chuyển cho Ngân hàng hay người được hưởng hoặc số tiền mà doanh nghiệp đã làm thủ tục chuyển từ tài

Gửi TMv o NH chàưa nhận giấy báo có

khoản tiền gửi tại Ngân hàng để trả cho đơn vị khác nhưng chưa nhận được giấy báo hay bảng sao kê của Ngân hàng Theo quy định, các loại tiền Việt Nam và ngoại tệ sau đây được hạch toán vào tiền đang chuyển :

- Thu tiền mặt, séc, ngân phiếu nộp thẳng vào Ngân hàng.- Chuyển tiền qua bưu điện tới Ngân hàng.

- Thu tiền hàng nộp thuế ngay cho Kho bạc Nhà nước, không nhập quỹ (giao tay ba giữa doanh nghiệp, người mua và kho bạc).

1.Quá trình hình thành và phát triển của Công ty:

Công ty Thiết bị phụ tùng Hà nội (tên giao dịch là: MACHINO IMPORT COMPANY3, viết tắt là: MACHINCO3) trước đây là thành viên của Tổng công ty máy và phụ tùng, có trụ sở tại: 444 Hoàng Hoa Thám, Quận Tây Hồ, Thành phố Hà Nội.

Công ty Thiết bị phụ tùng Hà nội là một doanh nghiệp Nhà nước, hạch toán kinh tế độc lập, là tổ chức kinh tế do Nhà nước đầu tư, thành lập và tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh nhằm mục đích thực hiện các mục tiêu kinh tế-xã hội của Nhà nước.

Doanh thu bán h ngà

Thuế VAT phải nộp

Thanh toán tiền vay, nợThanh toán hoặc đặt trước Chuyển v o t i khoà àản tiền gửi

Công ty là đơn vị kinh tế có tư cách pháp nhân, có quyền tự chủ kinh doanh, tự chủ tài chính, có con dấu riêng theo quy định của Nhà nước và có tài khoản riêng mở tại ngân hàng.

Trong quá trình phát triển của mình, Công ty đã trải qua nhiều giai đoạn với những tên gọi khác nhau:

Công ty Thiết bị phụ tùng Hà nội tiền thân là Trạm dịch vụ kinh doanh thành lập ngày 10/3/1988 thuộc văn phòng Tổng công ty Thiết bị phụ tùng Trong giai đoạn ban đầu này, với cơ sở vật chất còn nhỏ bé, song được sự hỗ trợ của Tổng công ty, đơn vị đã hoàn thành nhiệm vụ được giao: Tổ chức cung ứng, khai thác vật tư, thiết bị trong nước Tuy hoạt động chưa đa dạng, lãi thu được chưa lớn song Công ty đã tìm được chỗ đứng trên thương trường.

Tháng 3/1990, Trạm dịch vụ kinh doanh được đổi tên thành Xí nghiệp dịch vụ kinh doanh thiết bị phụ tùng.

Tháng 3/1991, Công ty tiếp tục đổi tên thành Công ty kinh doanh thiết bị phụ tùng tổng hợp để phù hợp với yêu cầu kinh doanh trong giai đoạn mới là đa dạng hoá các mặt hàng kinh doanh và mở rộng phạm vi hoạt động.

Tháng 4/1993, khi Nhà nước sắp xếp lại các doanh nghiệp theo Nghị định 338 HĐBT, Công ty đã được công nhận thành lập lại, lấy tên là Công ty Thiết bị phụ tùng Hà nội theo quyết định thành lập lại doanh nghiệp Nhà nước số 619 TM/TCCB ngày 28/5/1993 của Bộ Thương mại, giấy phép kinh doanh số 108866 ngày 18/3/1993 của Trọng tài kinh tế Nhà nước Công ty Thiết bị phụ tùng trực thuộc Tổng công ty, chịu sự ràng buộc với Tổng công ty và Nhà nước theo quy định của điều lệ tổ chức hoạt động của Tổng công ty đã được Bộ Thương mại phê duyệt tại Quyết định số 1434/TM-TCCB ngày 2/6/1997 Theo đó, Công ty thực hiện các kế hoạch hàng năm và 5 năm do Tổng công ty máy và phụ tùng giao.

Để phù hợp với tình hình phát triển kinh tế hiện nay, theo đề nghị của Công ty Thiết bị phụ tùng Hà nội (Tờ trình số 86/TBPT ĐMQLDN ngày 10/01/2003), ngày 18/03/2003, Bộ trưởng Bộ thương mại đã quyết định phê

duyệt phương án cổ phần hoá Công ty Thiết bị phụ tùng Hà nội (Quyết định số 0282/2003/QĐ - TM) Vốn điều lệ của Công ty cổ phần là 12.000.000.000đồng, trong đó vốn Nhà nước tạm giữ và bán dần sau 3 năm cổ phần hoá là 20%, tỷ lệ cổ phần bán cho người lao động trong doanh nghiệp là 59,69%, còn lại 20,31% bán cho các đối tượng ngoài doanh nghiệp Lúc này Công ty có tên là Công ty cổ phần Thiết bị phụ tùng Hà nội, tên giao dịch: Hanoi machinery and spare parts joint stock company, viết tắt là: Machino Hanoi, trụ sở giao dịch là: 444 Hoàng Hoa Thám-Quận Tây Hồ-Hà Nội, điện thoại: 8326447 Công Ty cổ phần Thiết bị phụ tùng Hà nội là pháp nhân theo pháp luật Việt Nam kể từ ngày được cấp đăng ký kinh doanh, thực hiện chế độ hạch toán kinh tế độc lập, được sử dụng con dấu riêng, được mở tài khoản tại ngân hàng theo quy định của pháp luật Hoạt động theo điều lệ của Công ty cổ phần và Luật doanh nghiệp.

Cùng với việc chuyển đổi thành công ty cổ phần, ngày 23/5/2003 cùng với 9 doanh nghiệp khác, Công ty Thiết bị phụ tùng Hà nội trở thành đơn vị trực thuộc Bộ Thương mại.

Việc chuyển đổi thành công ty cổ phần và trực thuộc Bộ Thương mại sẽ giúp Công ty tự chủ hơn trong hoạt động sản xuất kinh doanh, phát huy quyền làm chủ, tính sáng tạo, tích cực của người lao động cũng như đổi mới cơ chế quản lý và điều hành doanh nghiệp, bảo đảm việc làm, thực hiện tiết kiệm, giảm chi phí trong doanh nghiệp.

Đây là quyết định có ý nghĩa quan trọng, đặc biệt là khi tình hình kinh tế và chính trị thế giới diễn biến phức tạp, thị trường và giá cả quốc tế biến động bất lợi cho nhiều mặt hàng xuất khẩu của Việt Nam Tình hình đó đòi hỏi các doanh nghiệp nói chung và Công ty Thiết bị phụ tùng nói riêng cần phải tiếp tục đổi mới để có thể đứng vững và phát triển.

Hiện nay, Công ty đã hoàn thành quá trình cổ phần hoá theo kế hoạch của Bộ Thương mại

2.Tổ chức bộ máy cơ quan

a Tổ chức hoạt động kinh doanh

Sơ đồ về đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh

Công ty cổ phần Thiết bị phụ tùng là một đơn vị kinh doanh thương mại Do đó, Công ty không có các phân xưởng sản xuất mà chỉ có các phòng kinh doanh, cửa hàng với nhiệm vụ là tổ chức hoạt động kinh doanh trung tâm thương mại và dịch vụ (TM&DV) Thái Hà thực hiện dịch vụ cho thuê văn phòng,và một chi nhánh trong thành phố Hồ Chí Minh

Các phòng kinh doanh, cửa hàng Trung tâm TM&DV Thái Hà, và chi nhánh hoạt động độc lập với nhau Đồng thời,các bộ phận này cũng trực thuộc Công ty và mỗi phương án kinh doanh muốn thực hiện đều phải có sự phê duyệt của giám đốc Tuy hoạt động độc lập nhưng các bộ phận luôn hỗ trợ nhau để có thể đem lại lợi ích lớn nhất cho Công ty.

Cơ cấu tổ chức hoạt động kinh doanh như vậy vừa giúp tổng giám đốc(TGĐ) có thể quản lý tập trung hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp vừa giúp các phòng có thể tự chủ hơn trong việc tìm kiếm hợp đồng, thực hiện hợp đồng và đem lại lợi nhuận cho Công ty.

b Sự phân cấp quản lý về tài chính-kế toán:

Với đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh như đã trình bày ở trên, Công ty thực hiện quản lý theo hình thức tập trung Vì Công ty cổ phần Thiết bị phụ tùng không phải là một doanh nghiệp lớn nên áp dụng hình thức này là hợp lý.

Công Ty

KD Phòng KD Phòng KD PhòngKDCửa h ng àsố 1

Trung tâm

TM&DV Chi nhánhtp HCM

Các phòng, ban thực hiện chức năng riêng của mình nhưng đều chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc Mỗi phòng có trưởng phòng là người chịu trách nhiệm về hoạt động của phòng mình trước giám đốc.

Bên cạnh đó, Công ty cũng thực hiện quản lý tập trung về công tác tài chính kế toán Tuy các phòng kinh doanh và cửa hàng hoạt động độc lập nhưng không tổ chức ghi sổ kế toán riêng mà thực hiện chế độ báo sổ Kế toán ở các phòng kinh doanh và cửa hàng hàng tháng thực hiện chuyển các chứng từ, bảng tổng hợp trong tháng lên phòng kế toán để ghi sổ Các nhân viên phòng kế toán sau khi nhận được sẽ tuỳ theo từng phần hành mà tổng hợp cho toàn Công Ty và thực hiện ghi sổ kế toán Thực hiện quản lý theo hình thức này là hợp lý vì nó vừa giúp giảm bớt công việc cho nhân viên phòng kế toán, đồng thời cũng giúp các phòng kinh doanh theo dõi được sát sao công việc của mình Từ đó có thể đưa ra những phương án kinh doanh đúng đắn và có hiệu quả.

c Đặc điểm tổ chức quản lý của Công ty cổ phần Thiết bị phụ tùng Hà nội:

Tổ chức bộ máy của Công ty được phân cấp rõ ràng theo từng phòng, ban và cửa hàng, trung tâm trực thuộc.

Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty cổ phần Thiết bị phụ tùng Hà nội được mô tả bằng sơ đồ dưới đây:

Sơ đồ tổ chức bộ máy Công ty

Tổ chức bộ máy :

Ngày 25/08/2003 HĐQT ban hành nghị quyết số 01/HĐQT về tổ chức bộ máy Công ty cổ phần như sau:

Ban giám đốc gồm : 01 tổng giám đốc và 02 phó tổng giám đốc

Ban giám đốc Công ty: Có quyền điều hành cao nhất trong Công ty, chỉ đạo mọi hoạt động của Công ty, chịu trách nhiệm trước Nhà nước, trước pháp luật về hoạt động của mình.

Các phó tổng giám đốc (Phó tổng giám đốc 1 và Phó tổng giám đốc 2): Giúp việc cho tổng giám đốc, được tổng giám đốc giao nhiệm vụ trực tiếp phụ trách một số phòng ban, chi nhánh, thay mặt tổng giám đốc điều hành hoạt động kinh doanh khi tổng giám đốc đi vắng.

Ban kiểm soát(BKS) gồm: 03 người do đại hội cổ đông bầu ra, hoạt động theo chức năng nhiệm vụ quy định tại điều 47- Điều lệ hoạt động Công ty

Hội đồng quản trị

(HĐQT)

Ban kiểm soát

Phó TGĐ 2

Phòngtổ chức-h nh àchính

Các phòng kinh doanh Phòng

t i chính-kà ế toán

kế hoạch-đầu tư

Phó TGĐ 1

Chủ tịch HĐQTkiêm tổng giám đốc

HĐQT và bộ máy điều hành quản lý trong Công ty luôn đáp ứng các điều kiện của BKS, thường xuyên trao đổi lấy ý kiến đóng góp kịp thời cho các hoạt động chỉ đạo điều hành của HĐQT cũng như điều hành quản lý trong Công ty

Phòng ban quản lý gồm: 03 phòng chức năng: Phòng tài chính – kế tóan, phòng kế hoạch - đầu tư, phòng tổ chức – hành chính Tổng nhân sự là 26 người.

+ Phòng tài chính kế toán: Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của tổng giám đốc, tham mưu về tài chính cho giám đốc Nhiệm vụ của phòng là tổ chức thực hiện công tác tài chính, kế toán, thống kê, ghi chép, tính toán để phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời và đầy đủ về tài sản, vốn, tình hình mua bán, tồn kho hàng hoá, kết quả kinh doanh đồng thời tiến hành kiểm tra kế toán trong nội bộ Công ty và trong cửa hàng.

+ Phòng kế hoạch và đầu tư: Tham mưu giúp tổng giám đốc xây dựng các phương án ngắn hạn và dài hạn, triển khai hướng dẫn và đôn đốc thực hiện các hoạt động trong lĩnh vực kế hoạch, thống kê, xây dựng cơ bản, tổng hợp tình hình sản xuất kinh doanh trong Công ty; cung cấp các thông tin tư vấn về pháp luật trong các lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu, kế toán, tài chính, ngân hàng.

+ Phòng tổ chức hành chính: Có nhiệm vụ theo dõi, sắp xếp lại đội ngũ lao động; có kế hoạch đào tạo lại cán bộ để đáp ứng yêu cầu trong tình hình mới, đảm bảo chế độ lao động, khen thưởng một cách thích đáng cho mọi cán bộ công nhân viên trong Công ty.

Các đơn vị kinh doanh gồm: Phòng kinh doanh 1, phòng kinh doanh 2, phòng kinh doanh 3, cửa hàng số 1; chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh và trung tâm thương mại dịch vụ Tổng nhân sự định biên là 68 người.

+ Các phòng kinh doanh: Có nhiệm vụ cung cấp thông tin kinh tế trong Công ty một cách thường xuyên nhằm thực hiện nhiệm vụ kinh doanh của Công ty có hiệu quả; tham gia trực tiếp các thương vụ về xuất nhập khẩu cũng như tư vấn cho các cửa hàng thực hiện các hợp đồng xuất nhập khẩu, cung cấp thông tin về tình hình hàng hoá trên thị trường.

+ Cửa hàng số 1: Có nhiệm vụ thực hiện các chỉ tiêu kinh doanh của Công ty, thực hiện lưu chuyển hàng hoá đảm bảo kinh doanh đạt hiệu quả đem lại lợi nhuận và góp phần hoàn thành kế hoạch kinh doanh của Công ty.

+ Trung tâm TM&DV Thái Hà: Có nhiệm vụ quản lý, duy trì cơ sở vật chất hiện có và thực hiện dịch vụ cho thuê nhà đạt chỉ tiêu trên giao.

Căn cứ vào tình hình cụ thể Công ty đã chủ động thực hiện các biện pháp tổ chức nhằm đảm bảo tạo ra một bộ máy linh hoạt gọn nhẹ phối hợp với nhau có hịêu quả phát huy được nguồn lực trong Công ty đồng thời tối đa tính chủ động cho từng đơn vị, phòng ban.

Hoạt động của các phòng ban quản lý, các bộ phận trong tổ chức bộ máy được điều chỉnh thông qua hệ thống các văn bản quy định về chức năng nhiệm vụ của từng đơn vị, phòng ban cũng như các quy chế quản lý áp dụng cho từng lĩnh vực hoạt động của Công ty như: Quy chế về công tác tài chính – kế toán, quy chế lao động tiền lương, nội quy lao động….

II Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại Công ty cổ phần Thiết bị phụ tùng Hà nội

1 Nhiệm vụ và quyền hạn của kế toán trưởng và nhân viên trong phòng kế toán:Bộ máy kế toán của Công ty được chia thành các bộ phận tương ứng với từng phần hành cụ thể Như trên chúng ta đã biết, Công ty áp dụng mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung Theo mô hình này, toàn Công ty chỉ có phòng kế toán là có chức năng hạch toán tổng hợp và chi tiết, lập các báo cáo kế toán theo qui định của Nhà nước Còn ở các phòng kinh doanh và cửa hàng chỉ bố trí các nhân viên kế toán làm nhiệm vụ thu thập chứng từ, kiểm tra và xử lý chứng từ sau đó gửi về phòng kế toán của Công ty theo định kỳ.

Trong phòng kế toán, nhiệm vụ của từng thành viên như sau:

- Kế toán trưởng: Giúp giám đốc chỉ đạo, tổ chức thực hiện công tác kế toán, thống kê của doanh nghiệp và có nhiệm vụ, quyền hạn theo qui định của pháp lệnh kế toán thống kê và điều lệ kế toán trưởng trong xí nghiệp quốc doanh Cụ thể: Kế toán trưởng có nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán toàn Công

Ty, thống nhất các kế hoạch tài chính của Công Ty, chịu trách nhiệm trước giám đốc và pháp luật về những thông tin kinh tế, báo cáo hàng năm của Công Ty.

- Kế toán mua hàng và công nợ phải trả: Có nhiệm vụ tổ chức theo dõi và ghi sổ các nghiệp vụ có liên quan đến quá trinh mua hàng đồng thời theo dõi chi tiết công nợ với người bán.

- Kế toán các nghiệp vụ ngân hàng: Có nhiệm vụ hạch toán thu chi tiền gửi ngân hàng với từng ngân hàng, đặc biệt là việc thu, chi ngoại tệ phát sinh trong quá trình nhập khẩu và xuất khẩu Ngoài ra còn thực hiện các thủ tục mở L/C cho các mặt hàng xuất nhập khẩu.

- Kế toán tài sản cố định(TSCĐ), vật tư hàng hoá, công nợ nội bộ: Có nhiệm vụ hạch toán nguyên giá, tính, trích khấu hao TSCĐ; theo dõi chi tiết công nợ nội bộ của toàn Công Ty.

- Kế toán chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp: Có nhiệm vụ theo dõi các khoản chi phí phát sinh trong kỳ.

- Kế toán tiền lương và các quĩ trích theo lương: Có nhiệm vụ tổ chức công tác ghi chép, xử lý và ghi sổ cá nghiệp vụ liên quan đến tiền lương, tổ chức cung cấp thông tin, báo cáo và phân tích chi phí tiền lương hợp lý, tính lương phải trả công nhân viên, trích lập BHXH, BHYT, KPCĐ theo từng đối tượng chịu chi phí theo đúng chính sách, chế độ về lao động tiền lương, chế độ phụ cấp đối với người lao động.

- Kế toán bán hàng và công nợ hàng bán: Có nhiệm vụ theo dõi các nghiệp vụ bán hàng và các khoản phải thu đối với từng người mua.

Ngoài ra, ở mỗi phòng kinh doanh, cửa hàng, trung tâm đều có một nhân viên kế toán có nhiệm vụ từ các chứng từ gốc lập các bảng kê chi tiết hàng mua, hàng bán để định kỳ nộp lên phòng kế toán cùng các hoá đơn mua và bán hàng.

Chúng ta có thể khái quát cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán ở Công Ty cổ phần Thiết bị phụ tùng Hà nội thành sơ đồ như ở trang bên

2 Sự vận dụng hệ thống chứng từ kế toán:

Công ty cổ phần Thiết bị phụ tùng Hà nội vận dụng hệ thống chứng từ kế toán theo quyết định số: 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính.

Vận dụng quyết định này vào tình hình thực tế của doanh nghiệp, Công ty Thiết bị phụ tùng Hà nội sử dụng những loại chứng từ sau:

a Chứng từ về lao động tiền lương:

- Bảng chấm công:

Bảng chấm công được sử dụng để theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, ngừng việc, nghỉ bảo hiểm xã hội để có căn cứ tính trả lương, bảo hiểm xã hội trả thay lương cho từng người và quản lý lao động trong đơn vị.

Mỗi bộ phận (phòng, ban) hàng tháng phải lập bảng chấm công.Các cột trong bảng chấm công ghi:

+STT+Họ và tên

+Ngày trong tháng (Ghi từ ngày 1 đến ngày 31)

+Số ngày làm việc trong tháng, Số ngày nghỉ, Tổng cộng.

Hàng ngày, trưởng phòng căn cứ vào tình hình thực tế của bộ phận mình để chấm công cho từng người, ghi vào ngày tương ứng trong các cột từ 1 đến 31, theo ký hiệu:

X: Có đi làmP: Nghỉ phépL: Nghỉ lễ, tết

H: Hội nghị, học tậpÔ: Nghỉ ốm

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán ở Công ty Thiết bị phụ tùng Hà nội

Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng kế toánPhó phòng kế toán kiêm

kế toán tổng hợp

Bộ phận kế toán mua

h ng vàà công nợ h ng muaà

Bộ phận kế toán các nghiệp vụ ngân h ngà

Bộ phận kế toán TSCĐ, h ng hoá, àcông nợ nội bộ

Bộ phận kế toán tiền lương v các àkhoản trích theo lương

Bộ phận kế toán bán h ng v ààcông nợ h ng bánà

Bộ phận kế toán chi phí bán h ng v ààchi phí quản lý DN

Các nhân viên kế toán ở các phòng kinh doanh, cửa h ng,à

trung tâm

Báo sổ

Cuối tháng, người chấm công và phụ trách bộ phận ký vào bảng chấm công và chuyển bảng chấm công cùng các chứng từ có liên quan về Phòng tổ chức Phòng tổ chức căn cứ vào các ký hiệu chấm công của từng người tính ra số ngày công theo từng loại để ghi vào các cột: Số ngày làm việc, Số ngày nghỉ, Tổng số.

Công ty Thiết bị phụ tùng sử dụng phương pháp chấm công theo ngày: mỗi khi người lao động làm việc tại đơn vị hoặc làm việc khác như hội họp thì mỗi ngày dùng một ký hiệu để chấm công trong ngày đó.

- Bảng thanh toán tiền lương

Bảng thanh toán tiền lương là chứng từ làm căn cứ thanh toán tiền lương, phụ cấp cho người lao động, kiểm tra việc thanh toán tiền lương cho người lao động làm việc Công ty đồng thời là căn cứ để thống kê về lao động tiền lương.

Bảng thanh toán tiền lương được lập hàng tháng theo từng bộ phận tương ứng với bảng chấm công.

Bảng thanh toán tiền lương bao gồm các cột: +STT

+Họ và tên

+Lương: Ngày công, Lương ngày, Thành tiền

+Phụ cấp: Phụ cấp trách nhiệm, Ca 3 thêm giờ, Cộng

+Trừ các khoản: Tiền nhà, 5%BHXH, 1% BHYT, Tiền tạm ứng, Cộng+Số còn được lĩnh

+Ký nhận

Căn cứ vào các chứng từ có liên quan, phòng tổ chức lập bảng thanh toán lương, trưởng phòng ký duyệt Sau đó chuyển đến phòng kế toán, kế toán trưởng duyệt làm căn cứ lập phiếu chi và phát lương Bảng này được lưu tại phòng kế toán.

Mỗi lần lĩnh lương, người lao động phải trực tiếp ký vào cột “Ký nhận” hoặc người nhận hộ phải ký thay.

- Phiếu nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội

Phiếu nghỉ hưởng BHXH xác nhận số ngày được nghỉ do ốm đau, thai sản, nghỉ trông con ốm của người lao động, làm căn cứ tính trợ cấp BHXH

Mỗi lần người lao động đến khám bệnh ở bệnh viện, trạm xá hoặc y tế cơ quan (kể cả khám cho con) bác sĩ thấy cần thiết cho nghỉ để điều trị hoặc nghỉ để trông con ốm ( theo qui định độ tuổi của con) thì lập phiếu này koặc ghi số ngày cho nghỉ vào y bạ của người lao động (hoặc của con) để y tế cơ quan lập phiếu nghỉ hưởng BHXH.

Sau khi được cơ quan y tế cho phép nghỉ, người được nghỉ báo cho cơ quan và nộp giấy nghỉ cho người chấm công.

Cuối tháng phiếu này kèm theo bảng chấm công chuyển về phòng kế toán để tính BHXH.

- Bảng thanh toán bảo hiểm xã hội

Bảng thanh toán BHXH được dùng làm căn cứ tổng hợp và thanh toán trợ cấp BHXH cho người lao động, lập báo cáo quyết toán BHXH với cơ quan quản lý BHXH cấp trên.

Tuỳ thuộc vào số người phải thanh toán trợ cấp BHXH trong tháng của đơn vị, kế toán có thể lập bảng này cho từng bộ phận hoặc toàn Công ty.

Cơ sở để lập bảng này là “Phiếu nghỉ hưởng BHXH”

Cuối tháng, sau khi kế toán tính tổng số ngày nghỉ và số tiền trợ cấp cho từng người và cho toàn Công ty, bảng này được chuyển cho trưởng ban BHXH xác nhận và duyệt chi.

- Bảng kê khai làm thêm giờ và ca 3

Bảng kê khai làm thêm giờ và ca 3 là chứng từ xác nhận số giờ công, đơn giá và số tiền làm thêm được hưởng của từng công việc và là cơ sở để tính trả lương cho người lao động.

Bảng ghi rõ số ngày, tháng, năm lập phiếu; Họ và tên, nơi công tác của nguời làm thêm giờ.

Bảng kê khai làm thêm giờ và ca 3 bao gồm các cột:+Ngày tháng

+Thời gian: Từ giờ, Đến giờ+Ca 3

+Làm thêm+Chủ nhật

Bảng này do ngưòi báo làm thêm giờ lập và chuyển cho người có trách nhiệm kiểm tra và ký duyệt chấp nhận số giờ làm thêm và đồng ý thanh toán Sau khi có đầy đủ chữ ký, bảng này được chuyển đến kế toán lao động tiền lương để làm cơ sở tính lương tháng.

b Chứng từ về hàng tồn kho:

- Phiếu nhập kho

Phiếu nhập kho được sử dụng nhằm xác nhận số lượng vật tư, hàng hoá nhập kho làm căn cứ ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với người có liên quan và ghi sổ kế toán.

Phiếu nhập kho do bộ phận mua hàng (các phòng kinh doanh và cửa hàng) lập thành 2 liên:

+Liên 1: giao cho người nhận+Liên 2: giao cho người giao

Nhập kho xong, thủ kho ghi ngày, tháng, năm nhập kho và cùng người nhập ký vào phiếu, thủ kho giữ liên 2 để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán và liên 1 lưu ở nơi lập phiếu.

- Phiếu xuất kho

Phiếu xuất kho được sử dụng để theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư, hàng hoá xuất kho cho các bộ phận sử dụng trong đơn vị hoặc để bán.

Phiếu xuất kho do bộ phận xin xuất kho lập Sau khi lập xong, phụ trách bộ phận ký và giao cho người cầm phiếu xuống kho để lĩnh Sau khi xuất, thủ kho ghi vào cột số lượng thực xuất của từng thứ; ghi ngày, tháng, năm xuất kho và cùng người nhận ký tên vào phiếu xuất.

Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên

+Liên 1: Lưu ở bộ phận lập phiếu

+Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán để kế toán ghi sổ

+Liên 3: Người nhận giữ - Thẻ kho

Thẻ kho được dùng để theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn kho từng thứ vật tư, hàng hoá ở từng kho Làm căn cứ xác định tồn kho dự trữ vật tư, hàng hoá và xác định trách nhiệm vật chất của thủ kho.

Mỗi thẻ kho dùng cho một loại vật tư, hàng hoá cùng nhãn hiệu, quy cách ở cùng một kho.

Hàng ngày, thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho ghi vào các cột tương ứng trong thẻ kho Mỗi chứng từ ghi một dòng.

Định kỳ, nhân viên kế toán hàng tồn kho xuồng kho nhận chứng từ và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho, sau đó ký xác nhận vào thẻ kho

- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hoá

Biên bản kiểm nghiệm được sử dụng để xác định số lượng, quy cách và chất lượng vật tư, hàng hoá trước khi nhập kho, làm căn cứ để qui trách nhiệm trong thanh toán và bảo quản.

Trường hợp vật tư, hàng hoá không đúng số lượng, quy cách, phẩm chất so với chứng từ, hoá đơn thì lập thêm 1 liên kèm theo chứng từ có liên quan gửi cho đơn vị bán vật tư, sản phẩm, hàng hoá để giải quyết.

- Biên bản kiểm kê vật tư, hàng hoá

Biên bản này được sử dụng để xác định số lượng và giá trị vật tư, hàng hoá có ở kho tại thời điểm kiểm kê, làm căn cứ xác định trách nhiệm trong việc bảo quản, xử lý vật tư, hàng hoá thừa, thiếu và ghi sổ kế toán.

c.Chứng từ về bán hàng:

- Hoá đơn GTGT

Hoá đơn GTGT được sử dụng để xác nhận số lượng, chất lượng, đơn giá và số tiền bán hàng (mặt hàng chịu thuế GTGT) của hàng hoá tiêu thụ.

Hoá đơn GTGT trong Công ty được lập bằng tay, đặt giấy than viết 1 lần, nội dung giữa các liên giống nhau Các hoá đơn được sử dụng có số thứ tự từ nhỏ đến lớn, hết quyển này sang quyển khác.

Hoá đơn GTGT được lập thành 3 liên+Liên 1(màu tím): lưu

+Liên 2 (màu đỏ): giao cho người mua

+Liên 3 (màu xanh): giao cho thủ kho để thủ kho xuất hàng cho người mua, ghi thẻ kho sau đó chuyển chứng từ cho kế toán thanh toán ghi sổ.

Sau khi ký được các hợp đồng kinh tế, phòng kinh doanh lập hoá đơn, giám đốc và kế toán trưởng ký tên Thủ kho căn cứ vào hoá đơn xuất hàng ghi thẻ kho rồi chuyển hoá đơn cho kế toán.

- Hoá đơn giám định hàng xuất nhập khẩu

Do Công ty cổ phần Thiết bị phụ tùng là đơn vị có thực hiện xuất nhập khẩu trực tiếp nên hoá đơn này được sử dụng để xác nhận số phí giám định đối với khối lượng hàng hoá xuất nhập khẩu, làm căn cứ cho việc ghi sổ kế toán về số phí phải trả cho việc giám định.

- Hoá đơn cho thuê nhà

Hoá đơn cho thuê nhà được sử dụng ở Trung tâm TM&DV Thái Hà, là chứng từ xác nhận số tiền phải nộp và số thực thu của từng hợp động thuê nhà, là cơ sở để kế toán ghi sổ doanh thu và các sổ kế toán khác có liên quan.

Phiếu thu được lập thành 3 liên:+Liên 1: lưu

+Liên 2: giao cho người nộp tiền

+Liên 3: giao cho thủ quĩ để thủ quĩ nhận tiền, ghi sổ quĩ sau đó chuyển cho kế toán tiền mặt kèm theo các chứng từ gốc Kế toán tiền mặt kiểm tra, ghi sổ kế toán, sau đó chuyển sang bảo quản, lưu trữ.

- Phiếu chi

Phiếu chi là chứng từ để xác định số tiền mặt xuất khỏi quĩ, là căn cứ để thủ quĩ chi tiền, ghi sổ quĩ sau đó chuyển cho kế toán tiền mặt Mọi khoản chi tiền mặt đều phải có chứng từ chứng minh.

Phiếu chi được lập thành 2 liên:+Liên 1: lưu tại cuống

+Liên 2: giao cho thủ quĩ chi tiền ghi sổ quĩ sau đó chuyển phiếu chi cho kế toán tiền mặt để ghi sổ.

- Giấy thanh toán tiền tạm ứng

Giấy đề nghị thanh toán tiền tạm ứng là bảng liệt kê các khoản tiền đã nhận tạm ứng và các khoản đã chi của người nhận tạm ứng, làm căn cứ thanh toán số tiền tạm ứng và ghi sổ kế toán.

Sau khi lập xong giấy thanh toán tiền tạm ứng, kế toán thnah toán chuyển cho kế toán trưởng xem xét và thủ trưởng đơn vị xét duyệt Giấy thanh toán tiền tạm ứng kèm theo chứng từ gốc được dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán.

- Bảng kiểm kê quĩ

Bảng kiểm kê quĩ là biên bản nhằm xác nhận số tiền tồn quĩ thực tế và số thừa, thiếu, trên cơ sở đó tăng cường quản lý quĩ và làm cơ sở quy trách nhiệm vật chất, chi sổ kế toán số chênh lệch.

Bảng kiểm kê quĩ do ban kiểm kê quĩ lâp thành 2 bản:

+1 bản lưu ở thủ quĩ+1 bản lưu ở kế toán quĩ

e Chứng từ về tài sản cố định (TSCĐ):

- Biên bản giao nhận TSCĐ

Biên bản giao nhận TSCĐ là chứng từ nhằm xác nhận việc giao nhận TSCĐ đưa vào sử dụng tại đơn vị Biên bản giao nhận TSCĐ là căn cứ để giao nhận TSCĐ và kế toán ghi sổ, thẻ TSCĐ, sổ kế toán có liên quan.

Biên bản giao nhận TSCĐ được lập thành 2 bản, mỗi bên giao nhận giữ 1 bản để chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán và lưu.

- Biên bản đánh giá lại TSCĐ

Biên bản đánh giá lại nhằm xác nhận việc đánh giá lại TSCĐ và làm căn cứ để ghi sổ kế toán và các tài liệu liên quan đến số chênh lệch do đánh giá lại TSCĐ.

Do Công ty chuyển từ doanh nghiệp Nhà nước thành công ty cổ phần nên có quyết định đánh giá lại TSCĐ của Nhà nước.

Biên bản đánh giá lại được lập thành 2 bản:+1 bản lưu tại phòng kế toán

+1 bản lưu cùng với hồ sơ kỹ thuật của TSCĐ.

3 Sự vận dụng hệ thống tài khoản

Công ty đang sử dụng hệ thống tài khoản ban hành theo quyết định TC/QĐ/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính Công ty chưa vận dụng theo Thông tư 89

1141-Công ty áp dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho là phương pháp kê khai thường xuyên và tính VAT theo phương pháp khấu trừ.

Dựa trên các nguyên tắc tổ chức TK kế toán, Công ty đã xây dựng hệ thống tài khoản nhằm mục đích cung cấp các thông tin về sự diễn biến của tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh.

Công ty cổ phần Thiết bị phụ tùng Hà nội là một doanh nghiệp kinh doanh thương mại, do đó, trong hệ thống tài khoản của mình, Công ty không có các TK phản ánh chi phí sản xuất như: TK621,622,627

Hệ thống tài khoản sử dụng trong Công ty cổ phần Thiết bị phụ tùng Hà nội.Doanh nghiệp xây dựng hệ thống tài khoản gồm: các TK cấp 1, cấp 2 và cấp 3.

Cấp 1cấp2Cấp3

1331Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ1332Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ

1561Giá mua hàng hoá

1562Chi phí thu mua hàng hoá

211Tài sản cố định hữu hình

2112Nhà cửa, vật kiến trúc2113Máy móc, thiết bị

2114Phương tiện vận tải, truyền dẫn2115Thiết bị, dụng cụ quản lý

3334Thuế thu nhập doanh nghiệp3335Thu trên vốn

3337Thuế nhà đất3338Các loại thuế khác

511Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

6421Chi phí tiền lương nhân viên quản lý6422Chi phí vật liệu quản lý

6423Chi phí đồ dùng văn phòng6424Chi phí khấu hao TSCĐ6425Thuế, phí, lệ phí

6427Chi phí dịch vụ mua ngoài6428Chi phí bằng tiền khác

711Thu nhập từ hoạt động tài chính

NKCT số 8: Ghi có TK156, 159, 131, 511, 811, 711, 531, 532, 632, 641, 642, 721, 821, 911

NKCT số 9: Ghi có TK211

NKCT số 10: Ghi có các TK còn lại+ Các bảng kê:

Bảng kê số 1: Ghi nợ TK111Bảng kê số 2: Ghi nợ TK112

Bảng kê số 5: Phản ánh chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp

Bảng kê số 8: Nhập, xuất, tồn kho hàng hoá+ Sổ cái:

Sổ cái được mở cho từng TK và sử dụng cho cả năm, chỉ mở cho bên nợ TK đối ứng với bên có của các TK khác.

- Sổ chi tiết:

+ Sổ chi tiết tiền vay: Giải trình cho NKCT số 4

+ Sổ chi tiết phải trả người bán: mỗi người bán mở một trang sổ, cuối kỳ tính số liệu trên sổ chi tiết của từng người bán để ghi vào NKCT số 5.+ Sổ chi tiết doanh thu: Ghi theo từng cửa hàng, cuối tháng lấy số liệu ghi vào NKCT số 8.

+ Sổ chi tiêt phải thu khách hàng: mỗi khách hàng mở một trang, cuối tháng lấy số liệu ghi vào Bảng kê số 11

chi tiết

chi tiếtGhi chú:

Ghi h ng ng yààĐối chiếu

5.Sự vận dụng báo cáo kế toán:

Theo quy định của Nhà nước, Công ty cổ phần Thiết bị phụ tùng sử dụng các loại báo cáo kế toán sau:

 Bảng cân đối kế toán.

 Báo cáo kết quả kinh doanh. Thuyết minh báo cáo tài chính. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.

Ngoài ra, Công ty còn sử dụng một số báo cáo khác để phục vụ cho việc quản trị của doanh nghiệp như:

Bảng cân đối tài khoản (Lập theo quí).Bảng tổng hợp thu nhập (Lập theo năm).

Bảng tổng hợp các chỉ tiêu tài chính (Lập theo quí và năm).Báo cáo một số chỉ tiêu (Lập theo tháng, quí, năm).

Cân đối NKCT quí (Lập theo quí).

Báo cáo số dư các tài khoản (Lập theo quí).

Báo cáo nhanh chỉ tiêu tài chính (Lập theo tháng, quí, năm).Báo cáo hàng tháng vốn tín dụng (Lập theo tháng).

Báo cáo ước tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh năm (Lập theo năm).

Kế hoạch phát triển sản xuất kinh doanh năm (Lập theo năm).Bảng kê chi tiết hàng nhập (Lập theo tháng, quí, năm).

Kế hoạch tài chính (Lập theo năm).

Kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản (Lập theo năm).