MỤC LỤCLỜI MỞ ĐẦU4NỘI DUNG5Phần 1: Cơ sở lý thuyết5I.Khái niệm và các nguyên tắc kiểm soát5II.Phân loại kiểm soát5III.Quy trình kiểm soát……………………………………………………………..6IV.Kiểm soát chất lượng10Phần 2: Cơ sở thực tiễn12I.Giới thiệu về công ty vinamilk12II.Nguyên tắc kiểm soát của công ty Vinamilk14III.Ưu, nhược điểm trong kiểm soát của công ty Vinamilk15IV.Các quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm của công ty Vinamilk16Phần 3: Nhận xét đánh giá20I.Đánh giá về công tác kiểm soát của công ty20II.Vai trò của kiểm soát đối với doanh nghiệp20III.Bài học rút ra cho tất cả các doanh nghiệp21KẾT LUẬN23TÀI LIỆU THAM KHẢO24NỘI DUNGPhần 1: Cơ sở lý thuyếtI.Khái niệm và các nguyên tắc kiểm soát1.Khái niệm Kiểm soát là quá trình đo lường kết quả thực hiện, so sánh với các tiêu chuẩn, phát hiện sai lệch và nguyên nhân, tiến hành các điều chỉnh nhằm làm cho kết quả cuối cùng phù hợp với mục tiêu đã được xác định.2.Các nguyên tắc kiểm soát: Mỗi tổ chức có chức năng, nhiệm vụ khác nhau, có mục tiêu và chiến lược hoạt động khác nhau và với đội ngũ nhân lực có năng lực, trình độ và nhận thức... khác nhau, đòi hỏi hệ thống kiểm soát phải được thiết kế cho phù hợp với những yêu cầu riền của mỗi tổ chức. Tuy nhiên, vì kiểm soát là khách quan, được thực hiện nhằm đáp ứng yêu cầu phát triển của tổ chức, nên nó có những nguyên tắc nhất định.•Đảm bảo tính chiến lược và hiệu quả•Đúng lúc, đúng đối tượng và công bằng•Công khai, chính xác, hiện thực, khách quan•Linh hoạt và có độ đa dạng hợp lý.II.Phân loại kiểm soát1.Theo thời gian tiến hành kiểm soátKiểm soát trước (hay còn gọi là tiền kiểm”) là kiểm soát được tiến hành trước khi công việc bắt đầu nhằm ngăn chặn các vấn đề có thể xảy ra, cản trở cho việc thực hiện công việc.Kiểm soát trong là kiểm soát được thực hiện trong thời gian tiến hành công việc nhằm giảm thiểu các vấn đề có thể cản trở công việc khi chúng xuất hiện.Kiểm soát sau (hay cũng gọi là “hậu kiểm”) là kiểm soát được tiến hành sau khi công việc được hoàn thành nhằm điều chỉnh các vấn đề đã xảy ra.2.Theo tần suất các cuộc kiểm soátKiểm soát liên tục: là kiểm soát được tiến hành thường xuyên ở mọi ho điểm đối với đối tượng kiểm soát. Chẳng hạn như việc kiểm soát hoạt động bán hàng hàng ngày tại một cửa hàng, việc kiểm tra các nguồn điện, nước phục vụ cho sản xuất và sinh hoạt thường xuyên, kiểm tra vệ sinh an toàn thực phẩm ở bất kỳ cửa hàng nào, thời điểm nào và sản phẩm nào....Kiểm soát định kỳ: là kiểm soát được thực hiện theo kế hoạch đã dự kiến trong mỗi thời kỳ nhất định. Có thể kiểm soát theo tháng, quý, năm. Chẳng hạn, các doanh nghiệp sản xuất thường kiểm tra hàng tồn kho định kỳ 3 tháng1 lần để phát hiện những hao hụt, mất mát, hư hỏng, giảm chất lượng của các nguyên, nhiên vật liệu.Kiểm soát đột xuất: là kiểm soát được tiến hành tại thời điểm bất kỳ, không theo kế hoạch. Nhà quản trị có thể kiểm tra đột xuất ở bất cứ khâu nào và vào bất cứ thời điểm nào của các hoạt động nếu dự báo có dấu hiệu cần phải điều chỉnh, hoặc khi cần có sự đánh giá khách quan về một sự vật, hiện tượng nào đó thì kiểm tra không báo trước, đột xuất sẽ giúp nhà quản trị ra quyết định quản trị nhanh chóng và đúng đắn.3.Theo mức độ tổng quát của nội dùn kiểm soátKiểm soát toàn bộ: là kiểm soát được tiến hành trên tất ca các lĩnh vực hoạt động, các bộ phận, các khâu, các cấp nhằm đánh giá tổng quát mức độ thực hiện các mục tiêu chung.Kiểm soát bộ phận: là kiểm soát được thực hiện đối với từng lĩnh vực hoạt động, từng bộ phận, từng khâu, từng cấp.Kiểm soát cá nhân: là kiểm soát được thực hiện đối với từng con người cụ thể trong tôt chức.4.Theo đối tượng kiểm soátKiểm soát cơ sở vật chất kỹ thuật: là kiểm soát được thực hiện nhằm đánh giá tình hình cơ sở vật chất kỹ thuật của tổ chức như đánh giá thực trạng nhà xưởng, máy móc, thiết bị…Kiểm soát con người: là kiểm soát được thực hiện nhằm đánh giá con người trên các mặt: năng lực, tính cách, phẩm chất, kết quả thực hiện công việc, tính trung thực, lòng trung thành, tinh thần trách nhiệm, sự thỏa mãn với công việc..Kiểm soát thông tin: là kiểm soát được thực hiện nhằm đánh giá chất lượng của thông tin trong hoạt động của tổ chức trên các mặt như: rõ ràng và đầy đủ, chính xác và trung thực, hệ thống và tổng hợp, cô đọng và lôgic.Kiểm soát tài chính: là kiểm soát được thực hiện nhằm đánh giá tình hình tài chính của tổ chức như đánh giá các nguồn vốn, tình hình cân đối thu – chi, tình hình thực hiện ngân sách, công nợ….III.Quy trình kiểm soát Trong một tổ chức, hoạt động kiểm soát được kiểm soát được tiến hành theo các bước có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Quy trình kiểm soát trong tổ chức có thể minh họa bằng sơ đồ sau đây:1.Xác định các tiêu chuẩn kiểm soát Tiêu chuẩn kiểm soát là những chỉ tiêu thực hiện nhiệm vụ mà dựa vào đó có thể đo lường và đánh giá kết quả thực tế của hoạt động Kết quả của kiểm soát phụ thuộc nhiều vào tiêu chuẩn đặt ra. Trong hoạt động của một tổ chức, có thể có nhiều loại tiêu chuẩn. Vì vậy, việc xác định hệ thống tiêu chuẩn hợp lý và có khả năng thực hiện được trên thực tế là rất cần thiết, đòi hỏi nhà quản trị phải đặc biệt quan tâm. Khi các định các tiêu chuẩn kiểm soát, cần phải đảm bảo các yêu cầu sau đây:•Tiêu chuẩn và mục tiêu:Tiêu chuẩn kiểm soát phải gắn với mục tiêu của tổ chức, hay phải hướng đến mục tiêu của tổ chức.•Tiêu chuẩn và dấu hiệu thường xuyên: Tiêu chuẩn đánh giá cho một hoạt động, cho một cá nhân hay cho một tổ chức phải bao quát hết được các giai đoạn đó.•Tiêu chuẩn và quan sát tổng hợp: Tiêu chuẩn là những chỉ tiêu của nhiệm vụ cần được thực hiện, nên phải gắn với yêu cầu đặt ra của nhiệm vụ. Tuy nhiên, không nên có quá nhiều tiêu chuẩn, bởi vì nếu có quá nhiều tiêu chuẩn làm cho sự chú ý của người quản lý bị phân tán và dễ xa rời những yếu tố quan trọng nhất. Mặt khác, nếu có quá nhiều tiêu chuẩn thì khả năng thực thi sẽ khó khăn. Vấn đề cốt yếu là lựa chọn trong tất cả các tiêu chuẩn có thể sử dụng những tiêu chuẩn có liên quan đến hướng biểu thị toàn bộ hoạt động của tổ chức.•Tiêu chuẩn và trách nhiệm: Khi xây dựng tiêu chuẩn kiểm soát, phải xác định được quan hệ giữa tiêu chuẩn và người chịu trách nhiệm về tác nghiệp được kiểm soát. Trong trường hợp cùng một tác nghiệp do nhiều người thực hiện thì phải định ra cho mỗi giai đoạn, và do đó cho mỗi người phụ trách những tiêu chuẩn riêng.•Xác định mức chuẩn: Sau khi xác định tiêu chuẩn. vấn đề là định mức cho các tiêu chuẩn đó. Mức chuẩn thể hiện những mong muốn về kết quả đạt được. Tuy nhiên, mức chuẩn này không được trở thành quá cứng nhắc, trái lại phải chấp nhận một quyền tự do hành động nào đó để có thể tính đến những điều kiện thay đổi mà một tác nghiệp phải chịu. Mức chuẩn càng được lượng hóa cụ thể càng tốt.•Sử dụng các tiêu chuẩn định tính:Trong một số trường hợp,khó có thể đánh giá bằng con số định lượng,chẳng hạn như đánh giá lòng trung thành của nhân viên,tinh thần trách nhiệm của nhà quản trị cấp dưới,sự thỏa, mãn hay niểm tin của khách hàng vào sản phẩm hàng hóa,dịch vụ…, khi đó cần phải sử dụng các tiêu chuẩn định tính.Bên cạnh đó,ở một số đối tượng, một số hoạt động đòi hỏi phải bổ sung tiêu chuẩn định tính bên cạnh các tiêu chuẩn định lương mới đánh giá một cách đầy đủ,chính xác và khách quan.2.Đo lường kết quả hoạt động Căn cứ vào những tiêu chuẩn đã được xác định trong bước 1, tiến hành đo(đối với những hoạt động sắp xảy ra và kết thúc),hoặc lường trước (đối với những hoạt động sắp xảy ra) nhằm phát hiện sai lệch và nguy cơ sai lệch với những mục tiêu đã được xác định.•Yêu cầu đối với đo lường kết quả•Hữu ích•Có độ tin cậy cao•Không lạc hậu•Tiết kiệm Các phương pháp đo lường kết quả: Chất lượng kiểm soát phụ thuộc phần lớn vào chất lượng đo lường. Muốn nâng cao chất lượng kiểm soát cần chú trọng đến khâu đo lường, trong đó đặc biệt là lựa chọn phương pháp đo lượng phù hợp.•Quan sát dữ liệu•Sử dụng các dấu hiệu báo trước•Quan sát trực tiếp và tiếp xúc cá nhân•Dự báo•Điều tra3.So sánh với tiêu chuẩn kiểm soát Căn cứ vào kết quả đo lường, tiến hành so sánh kết quả hoạt động với tiêu chuẩn đã được xác định, từ đó phát hiện ra sai lệch giữa kết quả với tiêu chuẩn, tìm nguyên nhân của sự sai lệch đó. Kết quả so sánh có thể xảy ra các trường hợp sau:1)Kết quả thực tế phù hợp với tiêu chuẩn quy định2)Kết quả thực tế lớn hơn (tốt hơn) so với tiêu chuẩn quy định3)Kết quả thực tế nhỏ hơn (xấu hơn) so với tiêu chuẩn quy định Sau khi xác định được mức độ sai lệch giữa kết quả với tiêu chuẩn, tìm nguyên nhân của sự sai đó, công việc tiếp theo là tiến hành thông báo. Yêu cầu thông báo: •Phải kịp thời•Phải đầy đủ•Phải chính xác•Phải đúng đối tượng4.Tiến hành điều chỉnh Sau đo lường và so sánh kết quả với tiêu chuẩn kiểm soát, trong trường hợp cần thiết phải xúc tiến các hành động điều chỉnh tiến tới thực hiện mục tiêu, hoặc để tiến hành kiểm soát trong tương lai được tốt hơn. Đây là bước cuối của quá trình kiểm soát, bao gồm những công việc, giải pháp cụ thể tác động trực tiếp đến đối tượng kiểm soát cần điều chỉnh để hướng chúng đi đến những trạng thái mong đợi đã được định ra trong kế hoạch điều chỉnh.IV.Kiểm soát chất lượng1.Khái niệm Đây là một phần của quản lý chất lượng nhưng sẽ tập trung chủ yếu vào các yêu cầu về chất lượng. Hiểu một cách đơn giản đó là việc người làm sẽ thực hiện quá trình kiểm soát quy trình tạo ra sản phẩm dịch tự bằng nhiều yếu tố. Mục đích để có thể đảm bảo cho ra đời những sản phẩm chất lượng tốt nhất. Công việc này đòi hỏi những người nhân viên phải đặt bản thân mình vào vị trí khách hàng để tìm ra những vấn đề của sản phẩm. Họ sẽ trải nghiệm các sản phẩm, tìm ra nguyên nhân khiến khách hàng không vừa lòng và cố gắng đưa ra được những giải pháp đáp ứng nhu cầu khách hàng.2.Quy trình giám sát chất lượng là gì? Quy trình giám sát chất lượng là thực hiện những hoạt động theo nghiệp vụ, kỹ năng chuyên môn nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm tuân thủ theo các tiêu chí đã đề ra. Thông qua quy trình này chất lượng các sản phẩm sẽ được duy trì và các lỗi sản xuất sẽ được kiểm tra và điều chỉnh sao cho hợp lý nhất Các bước để xây dựng quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm:1)Đặt ra những tiêu chí chất lượng cần đặt: Tiêu chuẩn về đo lường sản phẩm sẽ như sau: •Nguyên vật liệu sản xuất•Tiêu chuẩn về thiết kế•Đánh giá lựa chọn của nhà cung cấp, mua hàng•Tiêu chuẩn về hoạt động sản xuất, chế tạo, thi công•Kiểm tra và nghiệm thu sản phẩm2)Các tiêu chuẩn kiểm soát cần tập trung: tiến hành xây dựng kế hoạch kiểm soát chất lượng bạn cần phải nắm được nhóm đối tượng khách hàng đó chiếm bao nhiêu tổng phần trăm doanh thu.3)Tạo ra những quy trình hoạt động để cung cấp chất lượng Một quy trình giám sát chất lượng sản được thiết lập thành công thì chắc chắn rằng chất lượng của các sản phẩm đó cũng rất cao. Vậy nên khi bạn tạo ra được các quy trình thành công, đo lường được kết quả của những quy trình đó , thì sản phẩm của bạn sẽ ngày càng được cải thiện tốt hơn.4)Kiểm tra và đánh giá kết quả Để có thể đảm bảo được quy trình QC luôn thực sự phù hợp với tiến trình hoạt động sản xuất của doanh nghiệp, cần phải thường xuyên đo lường, đánh giá kết quả số liệu:•Những kết quả ghi nhận không phù hợp bởi các cuộc đánh giá nội bộ và bên ngoài•Những ghi nhận không phù hợp trong suốt quá trình vận hành•Các kiểu khiếu nại từ phía khách hàng•Các phản hồi của khách hàng về chất lượng sản phẩm5)Tiếp nhận những phản hồi từ các nguồn bên ngoài Đây là bước cuối cùng trong quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm cần thực hiện. Sau quá trình giám sát, điều chỉnh và đưa ra kết quả đảm bảo chất lượng thì cần phải tiếp nhận ý kiến phản hồi. Từ những ý kiến phản hồi bên ngoài, bạn sẽ biết được những vấn đề vẫn còn tồn đọng khiến khách hàng chưa thực sự hài lòng về sản phẩm. Từ đó để phân tích ra, tìm những hướng giải quyết hiệu quả. Phần 2: Cơ sở thực tiễnI.Giới thiệu về công ty vinamilk Công ty cổ phần sữa Việt Nam được thành lập trên quyết định số 1552003QDBCN ngày 10 năm 2003 của Bộ Công nghiệp về chuyển doanh nghiệp Nhà nước công ty sữa Việt Nam thành Công ty cổ phần sữa Việt Nam. Tên giao dịch là VIETNAM DAIRY PRODUCTS JONIT STOK COMPANY. Cổ phiếu của công ty niêm yết trên thị trường chứng khoán TPHCM ngày 28052005. Phần lớn sản phẩm của Công ty cung cấp cho thị trường dưới thương hiệu “Vinamilk”, thương hiệu này được bình chọn là một “Thương hiệu nổi tiếng” và là một trong nhóm 100 thương hiệu mạnh nhất do Bộ Công Thương bình chọn năm 2006. Vinamilk cũng được bình chọn trong nhóm “Top 10 Hàng Việt Nam chất lượng cao” từ năm 1995 đến năm 2007”. Quá trình hình thành và phát triển:•Năm 1976: Tiền thân là Công ty Sữa, Cafe Miền Nam, trực thuộc Tổng Công ty Lương Thực, với 6 đơn vị trực thuộc là Nhà máy sữa Thống Nhất, Nhà máy sữa Trường Thọ, Nhà máy sữa Dielac, Nhà máy Café Biên Hòa, Nhà máy Bột Bích Chi và Lubico.•Năm 1978: Công ty được chuyển cho Bộ Công Nghiệp thực phẩm quản lý và Công ty được đổi tên thành Xí Nghiệp Liên hợp Sữa Cafe và Bánh Kẹo I.•Năm 1988: Lần đầu tiên giới thiệu sản phẩm sữa bột và bột dinh dưỡng trẻ em tại Việt Nam.•Năm 1991: Lần đầu tiên giới thiệu sản phẩm sữa UHT và sữa chua ăn tại thị trường Việt Nam.•Năm 1992: Xí Nghiệp Liên hợp Sữa Cafe và Bánh Kẹo I được chính thức đổi tên thành Công ty Sữa Việt Nam và thuộc sự quản lý trực tiếp của Bộ Công Nhiệp Nhẹ. Công ty bắt đầu tập trung vào sản xuất và gia công các sản phẩm sữa.•Năm 1994: Nhà máy sữa Hà Nội được xây dựng tại Hà Nội. Việc xây dựng nhà máy là nằm trong chiến lược mở rộng, phát triển và đáp ứng nhu cầu thị trường miền Bắc Việt Nam.•Năm 1996: Liên doanh với Công ty Cổ phần Đông lạnh Quy Nhơn để thành lập Xí Nghiệp Liên Doanh Sữa Bình Định. Liên doanh này tạo điều kiện cho Công ty thâm nhập thành công vào thị trường miền Trung Việt Nam.•Năm 2000: Nhà máy sữa Cần Thơ được xây dựng tại Khu Công Nghiệp Trà Nóc, Thành phố Cần Thơ, nhằm mục đích đáp ứng nhu cầu tốt hơn của người tiêu dùng tại đồng bằng sông Cửu Long. Cũng trong thời gian này, Công ty cũng xây dựng Xí Nghiệp Kho Vận có địa chỉ tọa lạc tại : 32 Đặng Văn Bi, Thành phố Hồ Chí Minh.•Năm 2003: Chính thức chuyển đổi thành Công ty cổ phần vào tháng 12 năm 2003 và đổi tên thành Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam cho phù hợp với hình thức hoạt động của Công ty•Năm 2004: Mua thâu tóm Công ty Cổ phần sữa Sài Gòn. Tăng vốn điều lệ của Công ty lên 1,590 tỷ đồng•Năm 2005: Mua số cổ phần còn lại của đối tác liên doanh trong Công ty Liên doanh Sữa Bình Định (sau đó được gọi là Nhà máy Sữa Bình Định) và khánh thành Nhà máy Sữa Nghệ An vào ngày 30 tháng 06 năm 2005, có địa chỉ đặt tại Khu Công Nghiệp Cửa Lò, Tỉnh Nghệ An. Các sản phẩm của vinamilk: Sữa đặc , sữa bột, sữa tươi, sữa tươi, kem,… bao gồm các nhãn hiệu như Vinamilk, Dielac,.… Tầm nhìn và sứ mệnh công ty:•Tầm nhìn: “Trở thành biểu tượng niềm tin số một Việt Nam về sản phẩm dinh dưỡng và sức khỏe phục vụ cuộc sống con người”.•Sứ mệnh: “Vinamilk cam kết mang đến cho cộng đồng nguồn dinh dưỡng tốt nhất, chất lượng nhất bằng chính sự trân trọng, tình yêu và trách nhiệm cao của mình với cuộc sống con người và xã hội”. Vinamilk không ngừng đa dạng hóa các dòng sản phẩm, mở rộng lãnh thổ phân phối nhằm duy trì vị trí dẫn đầu bền vững trên thị trường nội địa và tối đa hóa lợi ích của cổ đông Công ty. Mục tiêu “với mục tiêu trở thành một trong những tập đoàn thực phẩm và nước giải khát có lợi cho sức khỏe hàng đầu tại Việt Nam, công ty bắt đầu triển khai dự án mở rộng và phát triển nghành nước giải khát có lợi cho sức khỏe và dự án qui hoach lại qui mô sản xuất tại Miền Nam. Đây là hai dự án trọng điểm nằm trong chiến lực phát triển lâu dài của công ty”.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI BỘ MÔN QUẢN TRỊ HỌC - - - - - - ĐỀ TÀI THẢO LUẬN HỌC PHẦN QUẢN TRỊ HỌC Đề tài: Chức kiểm soát doanh nghiệp Vinamilk Giảng viên hướng dẫn: Chu Thị Hà HÀ NỘI MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Chức kiểm soát bốn chức mà nhà quản trị phải thực cho doanh nghiệp chức hoạch định, lãnh đạo tổ chức Nhà quản trị sử dụng chức kiểm soát để kiểm tra, giám sát, đánh giá trình hoạt động tổ chức, hạn chế tối đa sai sót nhằm thực mục tiêu mà doanh nghiệp đề Trong môi trường thay đổi biến động liên tục, việc thực chức kiểm soát bắt buộc đặc biệt quan trọng nhà quản trị Nếu thực tốt chức kiểm sốt, nhà quản trị có thơng tin việc thực công việc nhân viên, nắm bắt thay đổi thực tế so với kế hoạch ban đầu, từ đưa giải pháp phù hợp Cịn thực khơng tốt chắn nảy nhiều sai sót, ảnh hưởng xấu tới doanh nghiệp Bài thảo luận đưa sở lý thuyết chức kiểm soát, quy trình thực chức kiểm sốt nhà quản trị doanh nghiệp Vinamilk, đánh giá việc thực chức kiểm soát đưa số học cho doanh nghiệp khác NỘI DUNG Phần 1: Cơ sở lý thuyết I Khái niệm nguyên tắc kiểm soát Khái niệm Kiểm sốt q trình đo lường kết thực hiện, so sánh với tiêu chuẩn, phát sai lệch nguyên nhân, tiến hành điều chỉnh nhằm làm cho kết cuối phù hợp với mục tiêu xác định Các nguyên tắc kiểm soát: Mỗi tổ chức có chức năng, nhiệm vụ khác nhau, có mục tiêu chiến lược hoạt động khác với đội ngũ nhân lực có lực, trình độ nhận thức khác nhau, đòi hỏi hệ thống kiểm soát phải thiết kế cho phù hợp với yêu cầu riền tổ chức Tuy nhiên, kiểm sốt khách quan, thực nhằm đáp ứng yêu cầu phát triển tổ chức, nên có ngun tắc định • • • • Đảm bảo tính chiến lược hiệu Đúng lúc, đối tượng công Công khai, xác, thực, khách quan Linh hoạt có độ đa dạng hợp lý II Phân loại kiểm soát Theo thời gian tiến hành kiểm soát - Kiểm sốt trước (hay cịn gọi "tiền kiểm”) kiểm sốt tiến hành trước cơng việc bắt đầu nhằm ngăn chặn vấn đề xảy ra, cản trở cho việc thực công việc - Kiểm soát kiểm soát thực thời gian tiến hành công việc nhằm giảm thiểu vấn đề cản trở cơng việc chúng xuất - Kiểm soát sau (hay gọi “hậu kiểm”) kiểm sốt tiến hành sau cơng việc hoàn thành nhằm điều chỉnh vấn đề xảy Theo tần suất kiểm soát - Kiểm soát liên tục: kiểm soát tiến hành thường xuyên ho điểm đối tượng kiểm soát Chẳng hạn việc kiểm soát hoạt động bán hàng hàng ngày cửa hàng, việc kiểm tra nguồn điện, nước phục vụ cho sản xuất sinh hoạt thường xuyên, kiểm tra vệ sinh an toàn thực phẩm cửa hàng nào, thời điểm sản phẩm - Kiểm soát định kỳ: kiểm soát thực theo kế hoạch dự kiến thời kỳ định Có thể kiểm sốt theo tháng, q, năm Chẳng hạn, doanh nghiệp sản xuất thường kiểm tra hàng tồn kho định kỳ tháng/1 lần để phát hao hụt, mát, hư hỏng, giảm chất lượng nguyên, nhiên vật liệu - Kiểm soát đột xuất: kiểm soát tiến hành thời điểm bất kỳ, không theo kế hoạch Nhà quản trị kiểm tra đột xuất khâu vào thời điểm hoạt động dự báo có dấu hiệu cần phải điều chỉnh, cần có đánh giá khách quan vật, tượng kiểm tra không báo trước, đột xuất giúp nhà quản trị định quản trị nhanh chóng đắn Theo mức độ tổng quát nội dùn kiểm sốt - Kiểm sốt tồn bộ: kiểm soát tiến hành tất ca lĩnh vực hoạt động, phận, khâu, cấp nhằm đánh giá tổng quát mức độ thực mục tiêu chung - Kiểm soát phận: kiểm soát thực lĩnh vực hoạt động, phận, khâu, cấp - Kiểm soát cá nhân: kiểm soát thực người cụ thể tôt chức Theo đối tượng kiểm soát - Kiểm soát sở vật chất kỹ thuật: kiểm soát thực nhằm đánh giá tình hình sở vật chất kỹ thuật tổ chức đánh giá thực trạng nhà xưởng, máy móc, thiết bị… - Kiểm sốt người: kiểm soát thực nhằm đánh giá người mặt: lực, tính cách, phẩm chất, kết thực cơng việc, tính trung thực, lịng trung thành, tinh thần trách nhiệm, thỏa mãn với công việc - Kiểm sốt thơng tin: kiểm sốt thực nhằm đánh giá chất lượng thông tin hoạt động tổ chức mặt như: rõ ràng đầy đủ, xác trung thực, hệ thống tổng hợp, cô đọng lôgic - Kiểm sốt tài chính: kiểm sốt thực nhằm đánh giá tình hình tài tổ chức đánh giá nguồn vốn, tình hình cân đối thu – chi, tình hình thực ngân sách, cơng nợ… III Quy trình kiểm sốt Trong tổ chức, hoạt động kiểm soát kiểm soát tiến hành theo bước có mối quan hệ chặt chẽ với Quy trình kiểm sốt tổ chức minh họa sơ đồ sau đây: Xác định tiêu chuẩn kiểm soát Đo lường5 kết hoạt động So sánh với tiêu chuẩn kiểm sốt Tiếp tục cơng nhận kết Điều chỉnh theo tiêu chuẩn Xác định tiêu chuẩn kiểm soát Tiêu chuẩn kiểm soát tiêu thực nhiệm vụ mà dựa vào đo lường đánh giá kết thực tế hoạt động Kết kiểm soát phụ thuộc nhiều vào tiêu chuẩn đặt Trong hoạt động tổ chức, có nhiều loại tiêu chuẩn Vì vậy, việc xác định hệ thống tiêu chuẩn hợp lý có khả thực thực tế cần thiết, đòi hỏi nhà quản trị phải đặc biệt quan tâm Khi định tiêu chuẩn kiểm soát, cần phải đảm bảo yêu cầu sau đây: • Tiêu chuẩn mục tiêu:Tiêu chuẩn kiểm soát phải gắn với mục tiêu tổ chức, hay phải hướng đến mục tiêu tổ chức • Tiêu chuẩn dấu hiệu thường xuyên: Tiêu chuẩn đánh giá cho hoạt động, cho cá nhân hay cho tổ chức phải bao quát hết giai đoạn • Tiêu chuẩn quan sát tổng hợp: Tiêu chuẩn tiêu nhiệm vụ cần thực hiện, nên phải gắn với yêu cầu đặt nhiệm vụ Tuy nhiên, không nên có q nhiều tiêu chuẩn, có nhiều tiêu chuẩn làm cho ý người quản lý bị phân tán dễ xa rời yếu tố quan trọng Mặt khác, có nhiều tiêu chuẩn khả thực thi khó khăn Vấn đề cốt yếu lựa chọn tất tiêu chuẩn sử dụng tiêu chuẩn có liên quan đến hướng biểu thị tồn hoạt động tổ chức • Tiêu chuẩn trách nhiệm: Khi xây dựng tiêu chuẩn kiểm soát, phải xác định quan hệ tiêu chuẩn người chịu trách nhiệm tác nghiệp kiểm soát Trong trường hợp tác nghiệp nhiều người thực phải định cho giai đoạn, cho người phụ trách tiêu chuẩn riêng • Xác định mức chuẩn: Sau xác định tiêu chuẩn vấn đề định mức cho tiêu chuẩn Mức chuẩn thể mong muốn kết đạt Tuy nhiên, mức chuẩn không trở thành cứng nhắc, trái lại phải chấp nhận quyền tự hành động để tính đến điều kiện thay đổi mà tác nghiệp phải chịu Mức chuẩn lượng hóa cụ thể tốt • Sử dụng tiêu chuẩn định tính:Trong số trường hợp,khó đánh giá số định lượng,chẳng hạn đánh giá lòng trung thành nhân viên,tinh thần trách nhiệm nhà quản trị cấp dưới,sự thỏa, mãn hay niểm tin khách hàng vào sản phẩm hàng hóa,dịch vụ…, cần phải sử dụng tiêu chuẩn định tính.Bên cạnh đó,ở số đối tượng, số hoạt động địi hỏi phải bổ sung tiêu chuẩn định tính bên cạnh tiêu chuẩn định lương đánh giá cách đầy đủ,chính xác khách quan Đo lường kết hoạt động Căn vào tiêu chuẩn xác định bước 1, tiến hành đo(đối với hoạt động xảy kết thúc),hoặc lường trước (đối với hoạt động xảy ra) nhằm phát sai lệch nguy sai lệch với mục tiêu xác định • • • • • Yêu cầu đo lường kết Hữu ích Có độ tin cậy cao Khơng lạc hậu Tiết kiệm Các phương pháp đo lường kết quả: Chất lượng kiểm soát phụ thuộc phần lớn vào chất lượng đo lường Muốn nâng cao chất lượng kiểm soát cần trọng đến khâu đo lường, đặc biệt lựa chọn phương pháp đo lượng phù hợp • • • • • Quan sát liệu Sử dụng dấu hiệu báo trước Quan sát trực tiếp tiếp xúc cá nhân Dự báo Điều tra So sánh với tiêu chuẩn kiểm soát Căn vào kết đo lường, tiến hành so sánh kết hoạt động với tiêu chuẩn xác định, từ phát sai lệch kết với tiêu chuẩn, tìm nguyên nhân sai lệch Kết so sánh xảy trường hợp sau: 1) Kết thực tế phù hợp với tiêu chuẩn quy định 2) Kết thực tế lớn (tốt hơn) so với tiêu chuẩn quy định 3) Kết thực tế nhỏ (xấu hơn) so với tiêu chuẩn quy định Sau xác định mức độ sai lệch kết với tiêu chuẩn, tìm ngun nhân sai đó, cơng việc tiến hành thông báo Yêu cầu thông báo: • • • • Phải kịp thời Phải đầy đủ Phải xác Phải đối tượng Tiến hành điều chỉnh Sau đo lường so sánh kết với tiêu chuẩn kiểm soát, trường hợp cần thiết phải xúc tiến hành động điều chỉnh tiến tới thực mục tiêu, để tiến hành kiểm soát tương lai tốt Đây bước cuối q trình kiểm sốt, bao gồm cơng việc, giải pháp cụ thể tác động trực tiếp đến đối tượng kiểm soát cần điều chỉnh để hướng chúng đến trạng thái mong đợi định kế hoạch điều chỉnh IV Kiểm soát chất lượng Khái niệm Đây phần quản lý chất lượng tập trung chủ yếu vào yêu cầu chất lượng Hiểu cách đơn giản việc người làm thực q trình kiểm sốt quy trình tạo sản phẩm dịch tự nhiều yếu tố Mục đích để đảm bảo cho đời sản phẩm chất lượng tốt Cơng việc địi hỏi người nhân viên phải đặt thân vào vị trí khách hàng để tìm vấn đề sản phẩm Họ trải nghiệm sản phẩm, tìm ngun nhân khiến khách hàng khơng vừa lịng cố gắng đưa giải pháp đáp ứng nhu cầu khách hàng Quy trình giám sát chất lượng gì? Quy trình giám sát chất lượng thực hoạt động theo nghiệp vụ, kỹ chuyên môn nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm tuân thủ theo tiêu chí đề Thơng qua quy trình chất lượng sản phẩm trì lỗi sản xuất kiểm tra điều chỉnh cho hợp lý Các bước để xây dựng quy trình kiểm sốt chất lượng sản phẩm: 1) Đặt tiêu chí chất lượng cần đặt: Tiêu chuẩn đo lường sản phẩm • • • • • 2) sau: Nguyên vật liệu sản xuất Tiêu chuẩn thiết kế Đánh giá lựa chọn nhà cung cấp, mua hàng Tiêu chuẩn hoạt động sản xuất, chế tạo, thi công Kiểm tra nghiệm thu sản phẩm Các tiêu chuẩn kiểm soát cần tập trung: tiến hành xây dựng kế hoạch kiểm sốt chất lượng bạn cần phải nắm nhóm đối tượng khách hàng chiếm tổng phần trăm doanh thu 3) Tạo quy trình hoạt động để cung cấp chất lượng Một quy trình giám sát chất lượng sản thiết lập thành cơng chắn chất lượng sản phẩm cao Vậy nên bạn tạo quy trình thành cơng, đo lường kết quy trình , sản phẩm bạn ngày cải thiện tốt 4) Kiểm tra đánh giá kết Để đảm bảo quy trình QC ln thực phù hợp với tiến trình hoạt động sản xuất doanh nghiệp, cần phải thường xuyên đo lường, đánh giá kết số • • • • 5) liệu: Những kết ghi nhận không phù hợp đánh giá nội bên ngồi Những ghi nhận khơng phù hợp suốt trình vận hành Các kiểu khiếu nại từ phía khách hàng Các phản hồi khách hàng chất lượng sản phẩm Tiếp nhận phản hồi từ nguồn bên Đây bước cuối quy trình kiểm sốt chất lượng sản phẩm cần thực Sau trình giám sát, điều chỉnh đưa kết đảm bảo chất lượng cần phải tiếp nhận ý kiến phản hồi Từ ý kiến phản hồi bên ngoài, bạn biết vấn đề tồn đọng khiến khách hàng chưa thực hài lòng sản phẩm Từ để phân tích ra, tìm hướng giải hiệu 10 Phần 2: Cơ sở thực tiễn I Giới thiệu công ty vinamilk Công ty cổ phần sữa Việt Nam thành lập định số 155/2003QDBCN ngày 10 năm 2003 Bộ Công nghiệp chuyển doanh nghiệp Nhà nước công ty sữa Việt Nam thành Công ty cổ phần sữa Việt Nam Tên giao dịch VIETNAM DAIRY PRODUCTS JONIT STOK COMPANY Cổ phiếu cơng ty niêm yết thị trường chứng khốn TPHCM ngày 28/05/2005 Phần lớn sản phẩm Công ty cung cấp cho thị trường thương hiệu “Vinamilk”, thương hiệu bình chọn “Thương hiệu tiếng” nhóm 100 thương hiệu mạnh Bộ Cơng Thương bình chọn năm 2006 Vinamilk bình chọn nhóm “Top 10 Hàng Việt Nam chất lượng cao” từ năm 1995 đến năm 2007” Q trình hình thành phát triển: • Năm 1976: Tiền thân Công ty Sữa, Cafe Miền Nam, trực thuộc Tổng Công ty Lương Thực, với đơn vị trực thuộc Nhà máy sữa Thống Nhất, Nhà máy sữa Trường Thọ, Nhà máy sữa Dielac, Nhà máy Café Biên Hịa, Nhà máy Bột Bích Chi Lubico • Năm 1978: Công ty chuyển cho Bộ Công Nghiệp thực phẩm quản lý Công ty đổi tên thành Xí Nghiệp Liên hợp Sữa Cafe Bánh Kẹo I • Năm 1988: Lần giới thiệu sản phẩm sữa bột bột dinh dưỡng trẻ em Việt Nam • Năm 1991: Lần giới thiệu sản phẩm sữa UHT sữa chua ăn thị trường Việt Nam • Năm 1992: Xí Nghiệp Liên hợp Sữa Cafe Bánh Kẹo I thức đổi tên thành Công ty Sữa Việt Nam thuộc quản lý trực tiếp Bộ Công Nhiệp Nhẹ Công ty bắt đầu tập trung vào sản xuất gia cơng sản phẩm sữa • Năm 1994: Nhà máy sữa Hà Nội xây dựng Hà Nội Việc xây dựng nhà máy nằm chiến lược mở rộng, phát triển đáp ứng nhu cầu thị trường miền Bắc Việt Nam 11 • Năm 1996: Liên doanh với Công ty Cổ phần Đông lạnh Quy Nhơn để thành lập Xí Nghiệp Liên Doanh Sữa Bình Định Liên doanh tạo điều kiện cho Công ty thâm nhập thành cơng vào thị trường miền Trung Việt Nam • Năm 2000: Nhà máy sữa Cần Thơ xây dựng Khu Cơng Nghiệp Trà Nóc, Thành phố Cần Thơ, nhằm mục đích đáp ứng nhu cầu tốt người tiêu dùng đồng sông Cửu Long Cũng thời gian này, Cơng ty xây dựng Xí Nghiệp Kho Vận có địa tọa lạc : 32 Đặng Văn Bi, Thành phố Hồ Chí Minh • Năm 2003: Chính thức chuyển đổi thành Cơng ty cổ phần vào tháng 12 năm 2003 đổi tên thành Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam cho phù hợp với hình thức hoạt động Cơng ty • Năm 2004: Mua thâu tóm Cơng ty Cổ phần sữa Sài Gịn Tăng vốn điều lệ Cơng ty lên 1,590 tỷ đồng • Năm 2005: Mua số cổ phần cịn lại đối tác liên doanh Công ty Liên doanh Sữa Bình Định (sau gọi Nhà máy Sữa Bình Định) khánh thành Nhà máy Sữa Nghệ An vào ngày 30 tháng 06 năm 2005, có địa đặt Khu Cơng Nghiệp Cửa Lị, Tỉnh Nghệ An Các sản phẩm vinamilk: Sữa đặc , sữa bột, sữa tươi, sữa tươi, kem,… bao gồm nhãn hiệu Vinamilk, Dielac,.… Tầm nhìn sứ mệnh cơng ty: • Tầm nhìn: “Trở thành biểu tượng niềm tin số Việt Nam sản phẩm dinh dưỡng sức khỏe phục vụ sống người” • Sứ mệnh: “Vinamilk cam kết mang đến cho cộng đồng nguồn dinh dưỡng tốt nhất, chất lượng trân trọng, tình yêu trách nhiệm cao với sống người xã hội” Vinamilk khơng ngừng đa dạng hóa dịng sản phẩm, mở rộng lãnh thổ phân phối nhằm trì vị trí dẫn đầu bền vững thị trường nội địa tối đa hóa lợi ích cổ đơng Cơng ty Mục tiêu “với mục tiêu trở thành tập đồn thực phẩm nước giải khát có lợi cho sức khỏe hàng đầu Việt Nam, công ty bắt đầu triển khai dự án mở rộng phát triển nghành nước giải khát có lợi cho sức khỏe dự án qui hoach lại qui 12 mô sản xuất Miền Nam Đây hai dự án trọng điểm nằm chiến lực phát II triển lâu dài cơng ty” Ngun tắc kiểm sốt cơng ty Vinamilk Nguyên tắc 1: Nguyên tắc đảm bảo tính chiến lược, hiệu Cơ sở để tiến hành kiểm soát Vinamilk dựa vào chiến lược, kế hoạch loại xây dựng, hoạt động kiểm soát phải thiết kế theo chiến lược, kế hoạch hoạt động tổ chức Đặc biệt hoạt động kiểm soát nhà quản trị cấp cao cần ý nhiều đến tính chiến lược, phục vụ hướng đến việc thực mục tiêu chiến lược tổ chức Ví dụ Vinamilk có mục tiêu dài hạn trở thành doanh nghiệp số thị trường Việt Nam tiến tới mục tiêu trở thành Top 30 Công ty Sữa lớn giới doanh thu Thì Vinamilk phải kiểm sốt đảm bảo tính chiến lược, hiệu Nên Vinamilk phải theo dõi chiến lược có tập trung khai thác thị trường nội địa nhiều tiềm phát triển, mở rộng thâm nhập bao phủ nơng thơn với dịng sản phẩm phổ thơng, nơi tiềm tăng trưởng cịn lớn bên cạnh đẩy mạnh tập trung vào phân khúc sản phẩm cao cấp với nhiều giá trị gia tăng, đặc biệt khu vực thành thị Nguyên tắc 2: Nguyên tắc lúc, đối tượng cơng Vinamilk xác định rõ mục đích kiểm soát, cần xác định cần kiểm soát, nên kiểm soát đâu, phạm vi cho phù hợp Nếu khơng xác định xác thời gian khu vực trọng điểm, kiểm sốt phạm vi q rộng khơng thời điểm cần thiết gây lãng phí thời gian tiền bạc Có thể thấy Vinamilk kiểm sốt hoạt động kinh doanh mình, ln giám sát việc chấp hành nghĩa vụ doanh nghiệp theo quy định pháp luật, bao gồm nghĩa vụ thuế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế nghĩa vụ tài khác Bằng cách kiểm sốt đối tượng việc chấp hành nghĩa vụ doanh nghiệp Vinamilk đảm bảo giấp phép kinh doanh họ đạt tiêu chuẩn, kinh doanh thị trường Nguyên tắc 3: Nguyên tắc công khai, xác, thực khách quan Nếu Vinamilk thực kiểm sốt khơng khách quan, với định kiến có sẵn khơng cho nhà quản trị có nhận xét đánh giá mức đối tượng kiểm soát, kết kiểm soát sai lệch đưa đến cho tổ chức tổn thất, lớn nghiêm trọng Trong kết kiểm sốt nhiều 13 trường hợp quan trọng Vinamilk công khai cho đối tượng liên quan biết Điển hình việc Vinamilk cơng khai quy trình kiểm tra, chọn lọc xử lí nguồn sữa, sản phẩm Vinamilk kết chu trình khép kín đáp ứng đầy đủ u cầu nghiêm ngặt dinh dưỡng an toàn vệ sinh thực phẩm Vinamilk cam kết cung cấp đầy đủ trung thực thông tin sản phẩm thành phần, giá trị dinh dưỡng, hướng dẫn bảo quản để sử dụng để giúp người dùng lựa chọn sử dụng sản phẩm Vinamilk cách tối ưu hài lòng Nguyên tắc 4: Nguyên tắc linh hoạt có độ đa dạng hợp lý Q trình kiểm sốt phải điều chỉnh linh hoạt cho hợp lý thời gian, phạm vi, nội dung kiểm sốt hành động điều chỉnh có đảm bảo tính hiệu phát huy tác dụng hoạt động quản trị III Ưu, nhược điểm kiểm sốt cơng ty Vinamilk Ưu điểm: • Cty xây dựng phát triển hệ thống thương hiệu cực mạnh đáp ứng tốt nhu cầu tâm lý tiêu dùng người tiêu dùng Việt Nam • Đáp ứng xu hướng tiêu dùng tăng nhanh mặt hàng nước giải khát đến từ thiên nhiên tốt cho sức khỏe người • Cty nghiên cứu khoa học nhu cầu dinh dưỡng đặc thù người Việt Nam để phát triển dòng sản phẩm tối ưu cho người tiêu dùng Việt Nam Nhược điểm: • - Bộ máy quy trình kiểm tra cồng kềnh, phức tạp, vận hành cần nhiều chi phí: Khi tiến hành kiểm sốt phát sai lệch việc tiến hành đánh giá kiểm tra theo vịng từ: xác định sai lệch, phân tích nguyên nhân, xây dựng chương trình điều chỉnh, thực điều chỉnh, nhận kết Sau tiến hành kiểm tra đo lường kết Cuối so sánh thực tế với tiêu chuẩn Trong nhiều trường hợp thu thập số liệu đo lường kết theo thời gian thực Trong nhiều trường hợp so sánh số liệu với tiêu chuẩn xác định sai lệch, việc đưa chương trình điều chỉnh thực chương trình tốn thời gian tiền bạc • - Gây áp lực cho nhân viên: Việc thực kết hợp nhiều quy trình kiểm soát đem lại hiệu chặt chẽ tiến độ đảm bảo việc thực công việc, lại gây sức ép khơng nhỏ nhân viên Nỗi lo sợ vị cấp 14 theo dõi, dị xét khiến nhân viên hứng thú với công việc Hơn giám sát chặt chẽ khiến nhân viên thời gian vào việc làm báo cáo, số liệu thống kê, hội họp, gây chậm tiến độ thực công việc • - Đội ngũ nhân viên cần phải đào tạo chun mơn hóa phận, gây tốn nhiêu chi phí cho cơng tác đào tạo nhân lực IV Các quy trình kiểm sốt chất lượng sản phẩm công ty Vinamilk Các tiêu chuẩn kiểm sốt Có nhiều loại tiêu chuẩn tiêu chuẩn chi phí, tiêu chuẩn thu nhập, tiêu chuẩn vốn, …Nhưng khâu kiểm soát chất lượng, tiêu chuẩn nhằm đo đạt chất lượng sản phẩm sử dụng tiêu chuẩn vật lý- tiêu chuẩn liên quan đến việc đo lường chi phí tiền tệ tiêu chuẩn chung cấp tác nghiệp Với sản phẩm sữa Vinamilk, tiêu chuẩn chất lượng cụ thể sau: - Áp dụng hệ thống quản lí chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001:2008 - tồn cơng ty Tiêu chuẩn HACCP nhằm đảm bảo an toàn thực phẩm Tiêu chuẩn ISO 17025:2005 phòng kiểm nghiệm Tiêu chuẩn ISO 14001:2004 hệ thống quản lí mơi trường theo nhà - máy Các tiêu giới hạn phương pháp kiểm nghiệm tuân theo tiêu chuẩn FAO (Tổ chức Lương thực Nông Nghiệp Thế Giới) FDA (Cục Thực Phẩm Dược Phẩm Hoa Kỳ) … Kiểm sốt đo lường việc thực Quy trình kiểm sốt chất lượng bao gồm: 2.1 Phịng quản lí chất lượng đưa yêu cầu chất lượng: Chất lượng STNL xác định qua kiểm nghiệm phân tích tiêu hóa lí (hàm lượng chất béo, đạm, khô) tiêu ATTP ( vi sinh chất nhiễm bẩn kim loại nặng, độc tố nấmm dư lượng thuốc thú ỹ thuốc bảo vệ thực vật…) tiêu cảm quan màu sắc, mùi vị, màu sắc… 2.2 Bộ phận xuất nhập mua hàng theo yêu cầu 15 Sữa tươi từ hộ chăn ni bị sữa sau vắt nhanh chóng đưa đến trạm trung chuyển sữa tươi nguyên liệu Tại trạm trung chuyển, cán kiểm tra chất lượng sản phẩm sữa nhà máy tiến hành thử nghiệm phân tích độ tủa (bằng cồn chuẩn 75 độ), cảm quan mùi vị, tiêu vi sinh (theo dõi thời gian màu xanh metylen), lên men lactic (để phát dư lượng kháng sinh….Nếu kiểm tra hồn tất sữa đạt chuẩn lúc sữa tươi thu mua 2.3 Các nguyên vật liệu nhập ngoại phải kiểm tra xác nhận Cục an tồn 2.4 vệ sinh thực phẩm Phịng KSC nhà máy kiểm tra chất lượng toàn nguyên vật liệu trước đưa vào sản xuất Sau sữa bò tươi nguyên liệu làm lạnh xuống nhỏ độ C, sữa xe bồn chuyên dụng tới nhận vận chuyển nhà máy Các trạm trung chuyển phải cử đại diện áp tải theo xe nhằm đảm bảo tuyệt đối an toàn số lượng chất lượng sữa trình vận chuyển Xe bồn phải kiểm tra định kì đột xuất, đảm bảo điều kiện vận chuyển sữa nhà máy, nhiệt độ sữa nhỏ độ C Khi xe nhà máy nhân viên QA nhà máy lấy mẫu, tiến hành kiểm tra chất lượng: đun sôi để đại diện trạm trung chuyển uống cảm quan 200ml; thử cồn; lên men latic, kháng sinh, độ acid, độ khô, độ béo,… Sữa đủ điều kiện tiếp nhận cân đưa vào bồn chứa 2.5 Trong trình sản xuất, giai đoạn kiểm soát chặt chẽ, lưu hồ sơ phân tích Tất hệ thống g thiết bị, máy móc, đặc biệt robot LGV vận hành tự động, điều khiển hệ thống máy tính trung tâm Mỗi khâu q trình sản xuất giám sát, thông số theo dõi, bảo đảm khả truy xuất tức sản phẩm 2.6 Sản phẩm cuối phải kiểm tra kĩ trước nhập kho So sánh với tiêu chuẩn khảo sát 16 Căn vào kết đo lường, tiến hành so sánh kết hoạt động với tiêu chuẩn xác định, từ pháp sai lệch kết với tiêu chuẩn Sau tiến hành thơng báo - Đối tượng thông báo: Các nhà quản trị cấp có liên quan; Các phận , - - quan chức có liên quan; Đối tượng bị kiểm sốt Nội dung thơng báo: Kết kiểm sốt bao gồm số liệu, kết phân tích, tình hình thực cơng viêc… Chệnh lệch kết với tiêu chuẩn nguyên nhân chúng Dự kiến biện pháp điều chỉnh có sai lệch kết với tiêu chuẩn Yêu cầu thơng báo Phải kịp thời Phải đầy đủ Phải xác Phải đối tượng Q trình kiểm sốt chất lượng sữa VINAMILK xảy sai sót quy trình sản xuất khép kín hồn tồn theo dõi thường xun nhờ máy tính Nếu có xảy sai sót chủ yếu chất lượng chủ yếu xảy trình vắt sữa vận chuyển, giai đoạn quan trọng vi khuẩn dễ dàng xâm nhập giai đoạn VINAMILK thực công tác đánh giá thường xuyên, gắn liền với quy trình sản xuất Điều tránh sai sót lớn giúp điều chỉnh sai sót có kịp thời Tiến hành điều chỉnh Bước cần thiết có sai lệch hoạt động kết so với tiêu chuẩn qua phân tích thấy cần điều chỉnh Điều chỉnh có ngun tắc riêng: • • • • • Chỉ điều chỉnh thật cần thiết Điều chỉnh mức độ, tránh tùy tiện, tránh gây tác dụng xấu Phải tính tới hậu sau điều chỉnh Tránh để lỡ thời cơ, tránh bảo thủ Tùy điều kiện mà kết hợp phương pháp điều chỉnh cho hợp lí Tồn q trình lấy mẫu, phân tích, xác định tiền sữa chi trả cho hộ chăn ni bị Tại VINAMILK, xuất chênh lệch tiêu chuẩn chất lượng sản 17 phẩm thực tế, sau có điều chỉnh xử lí phù hợp máy móc chất lượng: - Đối với sữa tươi: Sữa bò tươi đưa đến,trước thu mua phải trải qua khâu kiểm tra Trước hết kiểm tra cảm quan màu sắc, độ sánh, màu sữa Thứ đến sữa lấy mẫu trải qua bước kiểm chứng với cồn, sữa cán kiểm tra chất lượng (KCS) nhà máy tiến hành Nhân viên KCS thường xuyên có mặt trạm trung chuyển, người trực tiếp chịu trách nhiệm kiểm tra bước đầu nguồn sữa Sau sữa chuyển nhà máy Tại sữa tiếp tục lấy mẫu, trải qua bước kiểm tra chuyên sâu kiểm tra định tính, vật chất thơ, tỷ lệ béo… trước đưa vào sản xuất Nếu nguồn sữa nguyên liệu không đạt chất lượng pha phẩm màu chuyển trạm trung chuyển để huỷ bỏ - Đối với thành phẩm: Phòng KCS nhà máy kiểm tra lô hàng sản xuất theo thủ tục quy định kết kiểm tra đạt yêu cầu chế biến nhà máy cho xuất hàng Phần 3: Nhận xét đánh giá I Đánh giá công tác kiểm sốt cơng ty Với Vinamilk, tập đồn sữa lớn với sản phẩm chăm sóc sức khỏe dinh dưỡng người tiêu dùng đặc biệt trẻ em thứ cần kiểm sốt quan trọng tập đoàn chất lượng sản phẩm Sữa sản phẩm tiêu thụ với sản lượng lớn, gần ngày sữa sản xuất đưa thị trường, vậy, kiểm soát cần diễn thường xuyên đến mức độ hàng ngày, chí hàng vào số lô, số sản phẩm sản xuất Để tăng hiệu kiểm sốt, Vinamilk cịn trang bị robot “kho thông minh” nhà máy Điều giúp kiểm soát tối ưu chất lượng đảm bảo hiệu chi phí Tập đồn Vinamilk ln lấy khách hàng làm trung tâm, theo đuổi việc đem lại đắn, tốt đẹp cho khách hàng sản phẩm Với cơng tác kiểm sốt vơ chặt chẽ, đến Vinamilk trở thành công ty hàng đầu Việt Nam chế biến cung cấp sản phẩm sữa xếp Top 10 thương hiệu mạnh Việt Nam Vinamilk cam kết đặt yếu tố sức khỏe cộng đồng lên đầu để ln chinh phục lịng tin người tiêu dùng 18 II Vai trị kiểm sốt doanh nghiệp • Kiểm sốt giúp nhà quản trị nắm tiến độ chất lượng công việc cá nhân, phận tổ chức • Kiểm sốt giúp tạo chất lượng tốt cho hoạt động tổ chức • Kiểm sốt giúp nhà quản trị đối phó kịp thời với thay đổi thị trường • Kiểm sốt giúp cho tổ chức thực chương trình, kế hoạch với hiệu cao • Kiểm soát tạo thuận lợi cho việc quyền chế hoạt tác tổ chức • Kiểm sốt hệ thống phản hồi quan trọng công tác quản trị Chính nhờ hệ thống phản hồi mà nhà quản trị nắm rõ thực trạng tổ chức mình, vấn đề trọng tâm cần phải giải quyết, từ chủ động tìm biện pháp điều chỉnh kịp thời nhằm đạt mục tiêu định III Bài học rút cho tất doanh nghiệp • Thứ nhất, cơng tác kiểm sốt phải thiết kế dựa kế hoạch hoạt động tổ chức theo cấp bậc đối tượng kiểm soát: kiểm soát phải xây dựng theo kế hoạch hoạt động tổ chức Nội dung kiểm soát tùy thuộc vào kế hoạch hoạt động DN Mặt khác, chế kiểm soát cần thiết kế theo cấp bậc đối tượng bị kiểm sốt • Thứ hai, cơng tác kiểm sốt phải thiết kế theo yêu cầu nhà quản trị: Kiểm soát nhằm giúp nhà quản trị nắm bắt vấn đề xảy mà họ quan tâm Vì vậy, kiểm sốt phải xuất phát từ nhu cầu riêng nhà quản trị để cung cấp cho họ thơng tin phù hợp • Thứ ba, kiểm soát phải thực chặt chẽ khâu trọng yếu: Khi xác định rõ mục đích kiểm sốt, thực tế nhà quản trị phải lựa chọn xác định phạm vi cần tập trung việc kiểm soát Hầu hết nhà quản trị mong muốn xây dựng hệ thống kiểm sốt tồn diện đầy đủ cho tồn hoạt động đơn vị Tuy nhiên, thực tế, khơng phải DN thiết kế chế kiểm soát cho tất hoạt động mà vận hành đạt hiệu nhiều nguyên nhân yếu lực, hạn chế chi phí… Vì vậy, trước hết, DN nên tập trung xây dựng chế kiểm soát thật chặt khâu cốt lõi, phận trọng yếu DN khơng làm tốn thời gian lãng phí vật chất 19 • Thứ tư, kiểm soát phải khách quan: Việc thực kiểm sốt với định kiến có sẵn khơng cho đánh giá nhận xét khách quan, mức đối tượng kiểm soát, kết kiểm soát bị sai lệch ảnh hưởng đến giải pháp đề xuất định nhà quản trị khiến cho DN bị tổn thất Vì vậy, kiểm sốt phải khách quan • Thứ năm, hệ thống kiểm sốt phải phù hợp với bầu khơng khí DN: Để việc kiểm soát đạt hiệu cao, cần xây dựng quy trình nguyên tắc kiểm sốt phù hợp với nét văn hóa DN • Thứ sáu, việc kiểm soát phải tiết kiệm đảm bảo tính hiệu kinh tế: Nguyên tắc đơn giản thực tế lại khó thực Kiểm soát chức cần thiết quản trị địi hỏi chi phí định q trình thực Do đó, hoạt động kiểm soát coi tiết kiệm, đảm bảo hiệu kinh tế, lợi ích mà đem lại phải lớn chi phí bỏ cho hoạt động kiểm sốt Điều cho thấy, DN cần tính tốn kỹ lưỡng để xây dựng chế kiểm sốt phù hợp, khơng lạm dụng q nhiều lợi ích kiểm soát mà theo đuổi để bỏ nhiều chi phí lợi ích mà mang lại 20 21 KẾT LUẬN Kiểm soát chức mà nhà quản trị phải thực kết công việc phận họ quản lý đạt theo kế hoạch đề Nhà quản trị xác định mức độ hồn thành cơng việc phận khơng đo lường việc thực so sánh với tiêu chuẩn Nó cịn giúp nhà quản trị nhận thấy khiếm khuyết hệ thống tổ chức, sở đưa định điều chỉnh kịp thời Tuy có nhiều nhân viên hay khách hàng thường khơng lịng với hoạt động kiểm tra, kiểm sốt họ cảm thấy chúng ảnh hưởng đến giá trị tự tính cá nhân Vì lý này, kiểm sốt thường tâm điểm tranh luận đấu tranh sách tổ chức Tuy nhiên, kiểm sốt cần thiết hữu ích Kiểm sốt hiệu số bí để gia tăng lợi nhuận công ty lớn Đối với Vinamilk, công ty lĩnh vực thực phẩm, xây dựng quy trình kiểm sốt khép kín nghiêm ngặt, đặc biệt chất lượng sản phẩm, giúp sản phẩm đến tay người tiêu dùng hàng Việt Nam chất lượng cao, thương hiệu Vinamilk vươn xa thị trường nội địa giới 22 TÀI LIỆU THAM KHẢO • Trường Đại học Thương Mại (2019) Giáo trình Quản trị học, Nhà xuất Thống kê, Hà Nội • Trang thơng tin điện tử Vinamilk: https://www.vinamilk.com.vn/vi 23