Trình bày mô hình, đặc trưng và các thành phần chính, lợi ích của HTTT quản lý Khách sạn. Phân tích những thuận lợi và khó khăn khi triển khai hệ thống này tại doanh nghiệp.. Ngày nay, hoà trong xu thế toàn cầu hoá, hội nhập và phát triển với các chính sách mở cửa của nền kinh tế và chính sách ngoại giao mới Việt Nam đã làm cho du lịch ngày càng phát triển. Du khách quốc tế đến Việt Nam ngày càng tăng và với nhiều mục đích khác nhau như: nghỉ ngơi giải trí, tìm hiểu về phong tục tập quán, văn hoá, thưởng ngoạn phong cảnh và tìm kiếm cơ hội đầu tư kinh doanh. Nhìn nhận được sự phát triển ngày càng mạnh và hiệu quả mà du lịch có thể mang lại cho nền kinh tế của đất nước. Việt nam gần đây đã trú trọng đầu tư phát triển ngành du lịch. Nhà nước đã có nhiều chính sách thích hợp để thúc đẩy sự phát triển của du lịch, đưa đất nước, con người Việt Nam ra giới thiệu với thế giới và đưa thế giới đến với Việt Nam. Điều này đòi hỏi các nhà quản lí khách sạn phải xây dựng cho mình một hệ thống thông tin quản lí khách sạn phù hợp với thực tế để đảm bảo cho nhu cầu ngày càng cao của khách hàng: nhanh chóng, tiện lợi khi đặt phòng. Không những vậy hệ thống thông tin quản lí khách sạn giúp cho doanh nghiệp quản lí dễ dàng mọi hoạt động của khách sạn mình, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian hơn khi triển khai hệ thống như: quản lí khách hàng, quản lí việc đăng kí thuê và trả phòng, quản lí hiện trạng của phòng cũng như các dịch vụ của khách sạn,… II, NỘI DUNG A. LÝ THUYẾT Trình bày mô hình, đặc trưng và các thành phần chính, lợi ích của HTTT quản lý Khách sạn du lịch. Phân tích những thuận lợi và khó khăn khi triển khai hệ thống này tại doanh nghiệp. 1. Khái niệm và các chức năng chính về hệ thống quản lý khách sạn 1.1. Khái niệm hệ thống quản lý khách sạn. Hệ thống quản lý khách sạn Hotel PMS là một nền tảng công nghệ giúp tự động hóa các hoạt động quản lý khách sạn hàng ngày, cụ thể như kiểm soát vận hành về lễ tân, tự động quản lý và điều phối đơn đặt phòng nhận được, hỗ trợ việc checkinout của khách, phân bổ phòng, quản lý giá phòng, lượng phòng, tình trạng phòng, và các dịch vụ tăng thêm, xuất hóa đơn, và gồm nhiều hoạt động khác nữa. Đây là giải pháp toàn diện thay thế cho quy trình quản lý cũ, mang nặng tính thủ công và các bảng tính excel, rất mất thời gian và có khả năng sai sót cao. Hệ thống quản lý khách sạn giúp cho các khách sạn quản lý các hoạt động trong ngày với hiệu quả cao và nâng cao chất lượng dịch vụ mà họ cung cấp cho khách hàng. Một hệ thống quản lý khách sạn tốt sẽ giúp đơn giản hóa các hoạt động đa dạng thông qua các tính năng mà các nhân viên thực hiện trên nền móng ổn định. 1.2. Các chức năng chính của hệ thống quản lý quản lý khách sạn. Có rất nhiều đơn vị cung cấp PMS trên thị trường đem đến những sản phẩm được thiết kế phù hợp với quy mô, và đặc điểm hoạt động của mỗi khách sạn. Dù đơn giản hay phức tạp thì một hệ thống Hotel PMS thông thường luôn có 2 tính năng chính là Quản Lý Đặt Phòng (Reservations System) và Quản Lý Lễ Tân (FrontDesk Operation). Những tính năng cần thiết khác bao gồm Quản Lý Dữ Liệu Khách Hàng (Customer Data Management), Quản Lý Doanh Thu (Revenue Management) và Báo Cáo Phân Tích (Report and Analytics). Những khách sạn quy mô lớn hay khu resort sẽ trang bị thêm các tính năng Quản Lý Dịch Vụ Tại Điểm Bán (PointofSales Services) và Quản Lý Bộ Phận
TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA: HTTT KINH TẾ & TMĐT 🙚🙚🙚🙚🙚🙚🙚 BÀI THẢO LUẬN HỌC PHẦN: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ ĐỀ TÀI: Trình bày mơ hình, đặc trưng thành phần chính, lợi ích HTTT quản lý Khách sạn Phân tích thuận lợi khó khăn triển khai hệ thống tại doanh nghiệp PHỤ LỤC I, MỞ ĐẦU …………………………………………………………………….3 II, NỘI DUNG A LÝ THUYẾT Khái niệm chức hệ thống quản lý khách sạn 1.1 Khái niệm hệ thống quản lý khách sạn 1.2 Các chức hệ thống quản lý quản lý khách sạn Vai trò lợi ích hệ thống thông tin quản lý khách sạn 2.1 Vai trị hệ thống thơng tin quản lý khách sạn 2.2 Lợi ích hệ thống thơng tin khách sạn Thuận lợi khó khăn triển khai phần mềm 10 3.1 Thuận lợi 10 3.2 Khó khăn 10 B BÀI TẬP 12 Mơ tả toán (1-2 trang) nhằm đặc tả hoạt động nghiệp vụ hệ thống thơng tin có doanh nghiệp vẽ biểu đồ phân rã chức năng, biểu đồ luồng liệu mức ngữ cảnh, mức đỉnh, mức đỉnh III KẾT LUẬN 16 I, LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay, hoà xu toàn cầu hố, hội nhập phát triển với sách mở cửa kinh tế sách ngoại giao Việt Nam làm cho du lịch ngày phát triển Du khách quốc tế đến Việt Nam ngày tăng với nhiều mục đích khác như: nghỉ ngơi giải trí, tìm hiểu phong tục tập qn, văn hố, thưởng ngoạn phong cảnh tìm kiếm hội đầu tư kinh doanh Nhìn nhận phát triển ngày mạnh hiệu mà du lịch mang lại cho kinh tế đất nước Việt nam gần trú trọng đầu tư phát triển ngành du lịch Nhà nước có nhiều sách thích hợp để thúc đẩy phát triển du lịch, đưa đất nước, người Việt Nam giới thiệu với giới đưa giới đến với Việt Nam Điều đòi hỏi nhà quản lí khách sạn phải xây dựng cho hệ thống thơng tin quản lí khách sạn phù hợp với thực tế để đảm bảo cho nhu cầu ngày cao khách hàng: nhanh chóng, tiện lợi đặt phịng Khơng hệ thống thơng tin quản lí khách sạn giúp cho doanh nghiệp quản lí dễ dàng hoạt động khách sạn mình, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian triển khai hệ thống như: quản lí khách hàng, quản lí việc đăng kí th trả phịng, quản lí trạng phòng dịch vụ khách sạn,… II, NỘI DUNG A LÝ THUYẾT Trình bày mơ hình, đặc trưng thành phần chính, lợi ích HTTT quản lý Khách sạn du lịch Phân tích thuận lợi khó khăn triển khai hệ thống doanh nghiệp Khái niệm chức hệ thống quản lý khách sạn 1.1 Khái niệm hệ thống quản lý khách sạn Hệ thống quản lý khách sạn - Hotel PMS tảng cơng nghệ giúp tự động hóa hoạt động quản lý khách sạn hàng ngày, cụ thể kiểm soát vận hành lễ tân, tự động quản lý điều phối đơn đặt phòng nhận được, hỗ trợ việc check-in/out khách, phân bổ phòng, quản lý giá phịng, lượng phịng, tình trạng phịng, dịch vụ tăng thêm, xuất hóa đơn, gồm nhiều hoạt động khác Đây giải pháp toàn diện thay cho quy trình quản lý cũ, mang nặng tính thủ cơng bảng tính excel, thời gian có khả sai sót cao Hệ thống quản lý khách sạn giúp cho khách sạn quản lý hoạt động ngày với hiệu cao nâng cao chất lượng dịch vụ mà họ cung cấp cho khách hàng Một hệ thống quản lý khách sạn tốt giúp đơn giản hóa hoạt động đa dạng thơng qua tính mà nhân viên thực móng ổn định 1.2 Các chức hệ thống quản lý quản lý khách sạn Có nhiều đơn vị cung cấp PMS thị trường đem đến sản phẩm thiết kế phù hợp với quy mô, đặc điểm hoạt động khách sạn Dù đơn giản hay phức tạp hệ thống Hotel PMS thơng thường ln có tính Quản Lý Đặt Phịng (Reservations System) Quản Lý Lễ Tân (Front-Desk Operation) Những tính cần thiết khác bao gồm Quản Lý Dữ Liệu Khách Hàng (Customer Data Management), Quản Lý Doanh Thu (Revenue Management) Báo Cáo & Phân Tích (Report and Analytics) Những khách sạn quy mô lớn hay khu resort trang bị thêm tính Quản Lý Dịch Vụ Tại Điểm Bán (Point-of-Sales Services) Quản Lý Bộ Phận Văn Phòng (Back-Office Management) *Quản Lý Đặt Phòng (Reservations): Hệ thống đặt phòng quản lý tất liệu phòng trống đơn đặt phòng khách sạn, sau gửi liệu đến phận lễ tân Để tiếp nhận thơng tin đơn đặt phòng, hệ thống quản lý đặt phịng phải tích hợp với Cơng cụ đặt phòng website kênh phân phối trực tuyến khác, nơi đổ booking cho khách sạn Cho phép đặt phòng: Hệ thống kiểm tra lượng phòng trống tình trạng phịng, sau hiển thị phịng bán website kênh phân phối, đặt phịng trực tuyến mà khách sạn có kết nối Gửi email đến khách: Hệ thống gửi email xác nhận đến khách sau họ hoàn tất đặt phòng Ở số PMS, chức gửi email thuộc vào mục tính Quản Lý Lễ Tân Cho phép đặt dịch vụ tăng thêm: Một số PMS cho phép khách đặt khơng phịng mà cịn đặt dịch vụ khác đưa đón sân bay, spa, gym,… *Quản Lý Lễ Tân (Front-Desk Operations) Tính cho phép nhân viên xem cập nhật tình trang đơn đặt phịng, hỗ trợ làm thủ tục check-in/out cho khách tiến hành xử lý tốn tiện lợi tối đa Quản Lý Phịng (Room Management) bao gồm mục tính này, giúp nhân viên kiểm sốt tình trạng phịng tại thời điểm Nó thể rõ phịng sửa chữa, bảo trì, sử dụng cho khách dài hạn, tình trạng dọn phịng Với tính này, nhân viên cịn thêm thơng tin giá bán,… *Báo Cáo Phân Tích (Reports and Analytics) Hệ thống PMS thu thập liệu cung cấp đa dạng báo cáo cho khách sạn như: báo cáo kiểm tốn đêm, báo cáo phịng thuế, báo cáo ca trực, báo cáo khách đến đi, báo cáo dọn phịng,… 🡪Tính giúp khách sạn theo dõi sát doanh thu, tình hình đặt phịng, cơng suất phịng hàng ngày, ADR, RevPAR,… từ mang đến phân tích hữu ích hiệu hoạt động khách sạn *Quản Lý Dữ Liệu Khách Hàng (Customer Data Managements) Thiết lập trì quan hệ tốt đẹp với khách hàng cũ tại quan trọng để phát triển hội kinh doanh tương lai khách sạn, việc lưu trữ quản lý liệu khách hàng khơng thể thiếu Dữ liệu lấy từ khâu check-in/out cho khách Mục Quản Lý Dữ Liệu Khách Hàng phải tích hợp với Quản Lý Lễ Tân Quản Lý Đặt Phịng để trích xuất thơng tin từ nguồn Nếu khách sạn trang bị sẵn hệ thống CRM riêng biệt hệ thống PMS cần tích hợp với CRM có sẵn Mục tính hữu ích cho hoạt động marketing khách sạn, cung cấp liệu đo lường trải nghiệm khách hàng xuyên suốt trình từ trước, sau sử dụng dịch vụ Cơ sở liệu lưu trữ mục góp phần thành cơng cho chiến dịch marketing hướng đến cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng chương trình thành viên hay khách hàng thân quen Tính đặc biệt có lợi cho khách sạn lớn thuộc dạng chuỗi, nơi phục vụ lượng lớn khách hàng *Quản Lý Doanh Thu (Revenue Management): Tính hỗ trợ khách sạn thực chiến lược giá linh hoạt Bằng thuật toán, hệ thống thu thập liệu đặt phòng khứ, thị trường đối thủ, từ đề xuất mức giá chiến lược cho khách sạn tại thời điểm tại Nhờ vậy, khách sạn có chiến lược giá khơn ngoan hơn, giúp tăng doanh thu bán phịng tối ưu hóa cơng suất khách sạn *Dịch Vụ Tại Điểm Bán (Point-of-Sales Services)Tính cho phép quản lý giao dịch dịch vụ khác đặt phịng như: • • • • Spa, gyms, sử dụng sở vật chất khác Dịch vụ ăn uống (nhà hàng, cafes, ăn sáng) Dịch vụ tại phòng, mini-bar, TV, hay Wi-Fi Tại điểm bán trang bị thiết bị xuất hóa đơn riêng lẻ sau tổng hợp liệu vào hệ thống quản lý chung *Quản Lý Bộ Phận Văn Phòng (Back-office management) hỗ trợ việc quản lý hành tại khách sạn, gồm chức sau: • • • • • • • Quản lý nguồn nhân lực, bao gồm quản lý ca làm việc Quản lý đánh giá nhân viên Quản lý kiện phục vụEvent management and catering Quản lý sở vật chất khách sạn phịng hội nghị, spa, gym, Phân tích tồn kho Phân tích chi phí Nhiều chức khác Vai trị lợi ích hệ thống thơng tin quản lý khách sạn 2.1 Vai trị hệ thống thơng tin quản lý khách sạn HTTT quản lý khách sạn có vai trị cần thiết khách sạn.Với mở rộng quy mô số lượng chất lượng khách sạn đòi hỏi nhà quản lý cần thay đổi phương pháp cách thức quản lý hoạt dộng khách sạn cho hiệu nhất,tiết kiệm tri phí nhất.HTTT quản lý khách sạn tích hợp để phục vụ cho khía cạnh công việc khác nhà quản trị quản lý nhân viên, đặt phịng khách sạn,kế tốn thu chi khách sạn giúp nhà quản trị khách sạn có nhìn tổng quan tình hình hoạt động kinh dianh khách sạn 2.2 Lợi ích hệ thống thông tin khách sạn *Nắm bắt hoạt động tổng thể khách sạn • • Người dùng nắm bắt hoạt động tổng thể khách sạn từ lượng khách lưu trú, đặt phòng, check-in, check-out… đến doanh thu, suất thuê phòng… Các thao tác đặt phòng, check-in, check-out đơn giản nhanh chóng nhân viên khơng cần phải tốn nhiều thời gian để làm chủ phần mềm Điều giúp nhân viên lễ tân hồn thành nghiệp vụ nhanh chóng xác hơn, mang lại hài lòng cho khách hàng, đồng thời nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp khách sạn *Quản lý chi tiết tình trạng phịng Module quản lý phịng thể số phịng quản lý, tình trạng phịng Tại thể tất tình trạng phịng: sẵn sàng, sửa, phòng đặt trước, phịng bẩn, phịng khách ngồi Mỗi có có khách hàng thực hành động đặt trước, nhận phòng, trả phòng,… hệ thống quản lý kênh phân phối phần mềm tự động cập nhật lên phần mềm Bộ phận lễ tân hồn tồn chủ động cơng tác phân phối, quản lý phịng �Tránh tình trạng đặt nhầm phịng, sai sót xảy *Cung cấp hệ thống báo cáo chi tiết Người quản lý khách sạn (kế tốn trưởng) khơng cần phải làm báo cáo cách thủ công Phần mềm tự động tổng hợp báo cáo tức thời, thống kê đầy đủ xác Đây lợi ích phần mềm quản lý khách sạn hữu ích cho người quản lý Với tính trích xuất báo cáo chi tiết trực quan tất thông số quản trị kinh doanh khách sạn, giúp nhà quản lý có nhìn tồn diện tình hình hoạt động khách sạn tại thời điểm Từ đó, họ đưa định xác kịp thời *Quản lý nhân viên hiệu – Chống thất thoát lãng phí: Người quản lý dễ dàng theo dõi, kiểm soát hoạt động tại khách sạn: tình trạng đặt phịng, kiểm sốt cơng việc hàng ngày nhân viên, tình trạng kho hàng, tránh xảy tình trạng thất Đặc biệt, phần mềm có tính phân quyền Việc phân quyền nhân viên sử dụng phần mềm điều cần thiết để quản lý bảo mật thông tin cách triệt để, đồng thời quy định quyền hạn nhiệm vụ phận Nếu có vấn đề xảy ra, người quản lý truy cập lại lịch sử làm việc phận để xử lý Đây sở để khen thưởng với nhân viên làm việc hiệu *Thiết lập quan hệ với khách hàng : Phần mềm giúp lưu trữ đầy đủ an tồn thơng tin khách hàng Người quản lý phân chia thành nhóm khách hàng như: khách hàng doanh nghiệp, khách hàng VIP, khách hàng thường xuyên,… để có chiến dịch chăm sóc khác � Tùy vào đối tượng khách hàng khác mà khách sạn có chiến dịch chăm sóc, thu hút khách hàng riêng Đây lợi ích phần mềm quản lý khách sạn vô thiết thực, đặc biệt tình cảnh cạnh tranh kinh tế khốc liệt *Quản lý từ xa Nhờ ứng dụng cơng nghệ điện tốn đám mây, người quản lý truy cập phần mềm đâu, thiết bị có kết nối internet Tiện ích cho phép quản lý khách sạn từ xa trường hợp quản lý khách sạn phải cơng tác *Tiết kiệm chi phí Lợi ích phần mềm quản lý khách sạn tiết kiệm chi phí thời gian, nhiều cơng việc thủ cơng bị loại bỏ, suất lao động nhân viên tăng lên đáng kể, đồng thời khách sạn cắt giảm chi phí nhân Rõ ràng sử dụng phần mềm quản lý khách sạn khoản đầu tư mang lại lợi ích lâu dài Thuận lợi khó khăn triển khai phần mềm khách sạn .Thuận lợi -Giảm chi phí vận hành dài hạn : • Sử dụng phần mềm không khiến máy khách sạn vận hành trơn tru hiệu Mà giúp loại bỏ yếu tố thừa quy trình làm việc, cắt giảm chi phí, thời gian nhân lực khơng cần thiết Từ đó, cho phép khách sạn tiết kiệm nhiều dài hạn, thời gian, tiền bạc để chi cho công tác quản lý, hành chính, nhân sự, … -Tăng hiệu làm việc: • Sử dụng phần mềm giúp ban giám đốc bên khách sạn lên kế hoạch phân bổ hiệu nguồn lực nội tại Khi xếp hợp lý quy trình làm việc hệ thống vận hành thống đảm bảo nhiệm vụ phận không bị xung đột trùng lặp Qua việc đảm bảo chun mơn hóa phận, giúp nâng cao hiệu làm việc đội ngũ nhân lực cạnh tranh sản phẩm, dịch vụ -Dễ dàng quản lý: • Phần mềm cơng nghệ với hệ thống liệu đồng cung cấp phân tích, báo cáo xác, kịp thời sở thông tin đáng tin cậy để ban giám đốc khách sạn đưa sách lược, định đắn hợp lý Ngoài ra, dịch vụ đồng điện tốn đám mây cịn cho phép người dùng truy cập, nắm bắt thơng tin làm việc trực tuyến lúc nơi Vì vậy, sử dụng phần mềm khiến cơng việc quản lý ban giám đốc khách sạn trở nên thuận lợi nhanh chóng hết -Dễ lưu trữ, quản lý tập trung thống kê liệu : • Sử dụng phần mềm giải pháp cơng nghệ tuyệt vời cho phép khách sạn lưu trữ, kiểm sốt thơng tin liệu cách tập trung, chặt chẽ hiệu Những sai sót liệu bản, logic vơ lý xử lý quy trình phát ngăn chặn từ đầu hệ thống tự động thơng minh • Hệ thống phần mềm phối hợp, phân tích khai thác thông tin liệu từ phận khác Trên sở đó, phân tích kết xuất báo cáo đa dạng, phù hợp với yêu cầu khách sạn để đưa phương án kinh doanh phù hợp Đặc biệt, thông tin mã hóa với khả bảo mật liệu nâng cao, đảm bảo an tồn bí mật kinh doanh • • • • Tránh việc nhiều thời Nhân viên ghi chép nhiều, tránh bị nhầm lẫn Nhanh chóng q trình liên lạc phận nghiệp vụ khách sạn, tra cứu thông tin tránh chậm trễ khơng xác làm lỡ hội cho th khác Bất kì sai sót dù nhỏ khiến uy tín khách sạn bị giảm sút Tránh việc hàng hóa, dịch vụ đơi bị thất 3.2 Khó khăn Cũng phần lớn doanh nghiệp nước giữ hình thức tổ chức quản lý theo hướng chức (khai thác hiệu phận riêng) phận chức (khai thác hiệu liên kết phận chức năng) -Chi phí cho việc ứng dụng bình thường lớn việc thay, ứng dụng cơng nghệ phần lớn phụ thuộc vào tư duy, phương pháp lãnh đạo, áp lực cạnh tranh nên không đồng cho tồn hệ thống: • Khơng phủ nhận hiệu vượt trội sử dụng phần mềm Tuy nhiên, khơng phải doanh nghiệp có đủ tiềm lực để triển khai thực điều • Vấn đề khó khăn sử dụng phần mềm tài Mỗi dự án chuyển đổi số cần có đầu tư lớn khơng cho sở vật chất, từ máy móc, thiết bị kỹ thuật số cần thiết, đến hệ thống phần mềm lưu trữ, phân tích, quản lý, Mà quan trọng chi phí để tiến hành cơng việc nhân sự, bao gồm thực khóa đào tạo kiến thức, kỹ tin học cho đội ngũ nhân viên, yêu cầu tuyển dụng thêm nhân có chun mơn cơng nghệ, kỹ thuật -Thiếu đội ngũ xây dựng vận hành: • Sử dụng phần mềm công việc đổi cách tổng thể máy quản lý toàn diện mơ hình kinh doanh Khách sạn muốn chuyển đổi số, tất nhiên cần đội ngũ nhân có tư duy, phong cách làm việc theo định hướng công nghệ kỹ thuật số Tuy nhiên, khó khăn sử dụng phần mềm doanh nghiệp nhân viên cũ có chun mơn kinh nghiệm lâu năm lại khơng có đủ kiến thức kỹ thuật số chuyên sâu để xây dựng vận hành phần mềm -Khả bị phụ thuộc vào phần mềm • Cơng nghệ dao hai lưỡi Sử dụng phần mềm mang đến nhiều lợi ích vượt trội, đồng thời khiến khách sạn có khả bị phụ thuộc vào phần mềm Nếu xảy cố kỹ thuật việc thất thống liệu điều khó tránh khỏi Do đó, nhiều khách sạn để giảm thiểu khó khăn sử dụng phần mềm thường thuê phần mềm Như khơng giảm chi phí mà cịn giúp khách sạn có đội ngũ khắc phục có vấn đề xảy -Các mơ hình chưa hồn tồn có tính tương thích, tính mở cao nên hạn chế người sử dụng, nhân viên thành thạo B BÀI TẬP Mơ tả toán (1-2 trang) nhằm đặc tả hoạt động nghiệp vụ hệ thống thơng tin có doanh nghiệp vẽ biểu đồ phân rã chức năng, biểu đồ luồng liệu mức ngữ cảnh, mức đỉnh, mức đỉnh 1.Mô tả hoạt động nghiệp vụ hệ thống thông tin quản lý khách sạn Khách sạn sở kinh doanh lưu trú, đầy đủ tiện nghi, đáp ứng yêu cầu nghỉ ngơi, ăn uống, vui chơi, giải trí nhiều dịch vụ khác trình khách lưu trú tại khách sạn Các hoạt động khách sạn bao gồm: quản lý đặt phịng , quản lý trả phịng tốn cho khách hàng báo cáo Khi khách hàng có nhu cầu khách sạn khách liên hệ với khách sạn để tiến hành đăng ký đặt phịng Khách liên hệ qua điện thoại đến trực tiếp khách sạn để đặt phòng Khi khách sạn nhận yêu cầu đặt phòng từ khách hàng khách sạn tiến hành kiểm tra tình trạng phịng thơng qua hệ thống quản lý phịng trả lời yêu cầu đặt phòng khách Nếu yêu cầu đặt phịng ghi nhận khách sạn tạo phiếu đặt phòng cho khách hàng, phiếu đặt phòng gồm thông tin sau: Mã số phiếu, họ tên khách hàng, số điện thoại liên lạc,số cước công dân, quốc tịch, tên cơng ty đại lí (nếu có), số phịng, ngày nhận phịng, ngày trả phịng, loại phòng, giá phòng, tiền đặt cọc khách sạn lưu trữ vào kho liệu để tiện kiểm tra quản lý thông tin Khi hết hạn đăng ký phòng, khách hàng thực thủ tục trả phịng tại quầy lễ tân Dựa thơng tin đăng ký thuê phòng, việc trả phòng khách sạn quản lý thơng tin sau: Mã phịng, ngày trả, trả, họ tên người trả, kèm với dịch vụ mà khách hàng sử dụng khách sạn Đồng thời, phận phục vụ kiểm tra phòng mà khách sử dụng Trong thời gian lưu trú tại khách sạn, phát sinh thêm nhiều dịch vụ như: ăn uống, vui chơi giải trí, giặt là, spa, Mỗi dịch vụ có mã dịch vụ riêng khách sạn dễ dàng quản lý khách hàng có nhu cầu sử dụng Lễ tân có trách nhiệm cập nhật tổng hợp chi phí phát sinh liên tục, rõ ràng xác để thuận tiện cho việc toán Nếu khách làm hư hỏng đồ đạc phịng khách phải đền bù trả thêm tiền để khách sạn sắm sửa lại, từ nhân viên lễ tân hồn tất việc trả phịng khách hàng tốn thành tiền Khi khách trả tiền nhân viên tiến hành nhập mã phiếu đặt phòng mã dịch vụ , số lần sử dụng dịch vụ khách hàng sử dụng vào hệ thống Hệ thống tự động tính tiền in hóa đơn cho khách hàng Hóa đơn tốn gồm thơng tin: mã hóa đơn, tên nhân viên lập, tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, mã phiếu đặt phòng, mã dịch vụ, số lần sử dụng loại dịch vụ, thành tiền, tổng tiền Cuối tháng, người quản lý khách sạn (kế tốn trưởng ) báo cáo tình trạng phịng doanh thu khách sạn cho ban giám đốc 2.Vẽ biểu đồ 2.1.Biểu đồ phân rã chức 2.2 Biểu đồ luồng liệu * Biểu đồ luồng liệu mức ngữ cảnh *Biểu đồ luồng liệu mức đỉnh -Tác nhân ngoài: Khách hàng, ban giám đốc -Kho liệu: Khách hàng, nhân viên, phòng, dịch vụ, phiếu đặt phịng, hóa đơn *Biểu đồ luồng liệu mức đỉnh Biểu đồ luồng liệu mức đỉnh “ Quản lý đặt phòng” Biểu đồ luồng liệu mức đỉnh “ Quản lý trả phòng toán ” Biểu đồ luồng liệu mức đỉnh “Tạo báo cáo” III KẾT LUẬN Việc xây dựng hệ thống thơng tin quản lí khách sạn cần thiết, đòi hỏi sáng tạo tư để phát triển nên hệ thống Đồng thời phải biết nắm bắt tình hình thực tế doanh nghiệp xây dựng nên hệ thống phù hợp với doanh nghiệp Có thể nói hệ thống thơng tin quản lí khách sạn cơng cụ đắc lực, cánh tay phải giúp danh nghiệp phát triển, tạo giá trị thương hiệu vị cạnh tranh tối ưu thị trường du lịch khơng Việt Nam mà cịn thị trường du lịch quốc tế khác Chính thế, đóng vai trị quan trọng, khơng thể thiếu doanh nghiệp ... DUNG A LÝ THUYẾT Khái niệm chức hệ thống quản lý khách sạn 1.1 Khái niệm hệ thống quản lý khách sạn 1.2 Các chức hệ thống quản lý quản lý khách sạn Vai trị lợi ích hệ thống thông tin quản lý khách... phịng, quản lí trạng phòng dịch vụ khách sạn,… II, NỘI DUNG A LÝ THUYẾT Trình bày mơ hình, đặc trưng thành phần chính, lợi ích HTTT quản lý Khách sạn du lịch Phân tích thuận lợi khó khăn triển khai. .. lý khách sạn 2.1 Vai trị hệ thống thơng tin quản lý khách sạn 2.2 Lợi ích hệ thống thơng tin khách sạn Thuận lợi khó khăn triển khai phần mềm 10 3.1 Thuận lợi 10 3.2 Khó khăn 10 B BÀI TẬP 12 Mơ