Tình hình hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND thị xã Phú Thọ

Tình hình hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND thị xã Phú Thọ.

Mục lục

Lời nói đầu

Chương I khái quát về ubnd thị xã phú thọ và văn phòng hđnd ubnd thị xã phú thọ

Chương ii Tình hình hoạt động của văn phòng hđnd ubnd thị xã phú thọ

I Cơ sở lý luận 10

1 Khái niệm Văn phòng 10

2 Chức năng của Văn phòng 10

3 Nhiệm vụ của Văn phòng 12

II Tình hình hoạt động của Văn phòng HĐND - UBND thị xã Phú Thọ 13

1 Nhiệm vụ của Văn phòng HĐND – UBND thị xã 13

2 Cơ cấu tổ chức 15

3 Chế độ công tác, chức trách của từng cá nhân 15

4 Mối quan hệ công tác 23

4.1 Đối với lãnh đạo HĐND và UBND thị xã 23

4.2 Đối với Văn phòng UBND tỉnh Phú Thọ 23

4.3 Đối với các phòng, ban, ngành, xã, phường của thị xã 24

4.4 Đối với Văn phòng Thị uỷ 25

5 Một số hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND thị xã 26

2 Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND thị xã Phú Thọ 32

Kết luận

Lời nói đầu

Là đơn vị trực thuộc Bộ Nội vụ có nhiệm vụ đào tạo và bồi dưỡng cán bộ, công chức Nhà nước, hàng năm Học viện Hành chính Quốc gia tổ chức cho sinh viên chính quy chuyên ngành quản lý Nhà nước đi thực tập nhằm tìm hiểu tổ chức, hoạt động của bộ máy nhà nước và thể chế hành chính nhà nước; nắm vững chức năng, nhiệm vụ của cơ quan; nhiệm vụ, quyền hạn của cán bộ, công chức trong cơ quan, tổ chức nơi thực tập; trên cơ sở đó hiểu được nền hành chính nhà nước nói chung Bên cạnh đó vận dụng những kiến thức đã học vào thực tế để rèn luyện các kỹ năng, nghiệp vụ quản lý hành chính; bổ sung và nâng cao kiến thức đã được tiếp thu trong quá trình học lý thuyết ở Học viện

Thực hiện kế hoạch đào tạo của Học viện Hành chính Quốc gia, thực hiện công văn số 999/HVHC-ĐT ngày 09 tháng 12 năm 2005, từ ngày 4/4/2006 đến 4/6/2006 tôi đã đến thực tập tại UBND thị xã Phú Thọ tỉnh Phú Thọ và được phân về Văn phòng HĐND-UBND thị xã

Chúng ta đã biết hoạt động quản lý nói chung, là một hoạt động đòi hỏi nhiều năng lực và tư duy trong đó chủ thể quản lý luôn có bộ phận trợ giúp tuỳ theo quy mô tổ chức mà đó là một bộ máy hay một cá nhân Quản lý hành chính nhà nước là một hoạt động đặc biệt trong đời sống xã hội Nó được đặc trưng bởi hoạt động chấp hành và điều hành giữa cơ quan cấp trên với cơ quan cấp dưới, giữa cá nhân lãnh đạo với những nhân viên trong nội bộ cơ quan Mỗi cơ quan quản lý hành chính Nhà nước thực hiện chức năng của mình trong khuôn khổ nhiệm vụ quyền hạn thông qua những quyết định quản lý được thể hiện thành những văn bản quản lý Mặt khác mỗi cơ quan có vị trí nhất định trong hệ thống hành chính và những mối quan hệ công tác với bên ngoài Do đó bộ máy trợ giúp của cơ quan quản lý hành chính Nhà

nước là yếu tố được quan tâm như một điểm trọng tâm trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của cả cơ quan

Do thời gian và phạm vi tiếp cận công việc còn giới hạn nên trong khuôn khổ của một Báo cáo thực tập; tôi xin đề cập đến hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND thị xã chủ yếu từ phương diện nhiệm vụ của từng bộ phận trong Văn phòng, đặc biệt là công tác văn thư - một khâu quan trọng trong hành chính tổ chức của cơ quan, cũng là nơi tôi có điều kiện tiếp xúc công việc nhiều nhất; nhằm đưa lại một cái nhìn tổng thể, khái quát về vị trí, chức năng, nhiệm vụ, ý nghĩa hoạt động của Văn phòng đối với cơ quan cũng như chức năng của Văn phòng nói chung trong hoạt động quản lý ở các cơ quan hành chính Nhà nước

Nội dung chính của Báo cáo bao gồm:

Chương I Khái quát về UBND thị xã phú thọ và Văn phòng HĐND-UBND thị xã Phú Thọ

Chương II Tình hình hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND thị xã Phú Thọ

Chương III Đánh giá tình hình hoạt động và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND - UBND

Tôi xin chân thành cảm ơn Ban Đào tạo, các Thầy cô giáo hướng dẫn Khoa Quản lý Nhà nước về Kinh tế; UBND, Văn phòng HĐND-UBND thị xã Phú Thọ đã tạo điều kiện, giúp đỡ để tôi hoàn thành báo cáo này

Chương i khái quát về ubnd thị xã phú thọ và văn phòng hđnd - ubnd thị xã phú thọ

I Tổng quan về thị xã Phú Thọ

1 Về điều kiện tự nhiên

Được thành lập năm 1903, thị xã Phú Thọ là đơn vị hành chính lâu đời và là địa bàn kinh tế trọng điểm ở phía Tây Bắc của tỉnh Phú Thọ Với số dân xấp xỉ 63.000 người, thị xã Phú Thọ được xếp vào đô thị loại 4 và đang tiến tới đạt tiêu chuẩn đô thị loại 3 Thị xã có 6 xã vùng ngoại thị: Văn Lung, Hà Thạch, Hà Lộc, Thanh Vinh, Thanh Minh, Phú Hộ và 4 phường vùng nội thị: Hùng Vương, Trường Thịnh, Âu Cơ, Phong Châu

Về điều kiện tự nhiên: Thị xã có vị trí giao thông khá thuận lợi cho phát triển kinh tế, giao thương với bên ngoài; đây là điều kiện để phát triển công nghiệp và dịch vụ Địa hình tương đối bằng phẳng, đất đai thuận lợi cho canh tác, có điều kiện phát triển cả chăn nuôi lẫn trồng trọt

2 Về kinh tế - xã hội

Về đặc điểm kinh tế - xã hội: Hoạt động kinh tế chủ yếu là công nghiệp và dịch vụ Năm 2005 tỷ trọng công nghiệp chiếm 43,5%, dịch vụ chiếm 40% và nông lâm nghiệp chiếm 16,5% trong tổng sản phẩm GDP của thị xã

Bên cạnh những thành tựu trong kinh tế mà nổi bật là khu vực công nghiệp, dịch vụ, lĩnh vực văn hoá - giáo dục, y tế của thị xã cũng hết sức phát triển Số trường học đạt chuẩn quốc gia không ngừng tăng lên, số học sinh và giáo viên tăng hàng năm, đảm bảo ngày càng nâng cao chất lượng dạy và học Năm 2005 trường Cao đẳng Hùng Vương được chuyển thành Đại học Hùng Vương

Các hoạt động văn hoá thông tin, tuyên truyền, phổ biến chương trình, chính sách của Đảng và Nhà nước và các hoạt động văn hoá được coi trọng và đạt hiệu quả tốt Trong thời gian qua thị xã đã đưa các hoạt động văn hoá về cơ sở và tiếp tục đẩy mạnh cuộc vận động “Toàn dân đoàn kết xây dựng đời sống văn hoá ở khu dân cư”, tiến tới triển khai đề án “Xã hội hoá các hoạt động văn hoá, giáo dục”

Về y tế, 10/10 xã phường có cơ sở y tế cơ sở, trên địa bàn thị xã còn có nhiều bệnh viện phục vụ cho việc chăm sóc, khám chữa bệnh cho nhân dân thị xã và từ các huyện khác chuyển xuống

Trải qua một thời gian dài tồn tại và phát triển, chính quyền địa phương không ngừng được kiện toàn và ngày càng phát huy cao độ chức năng quản lý nhằm đẩy mạnh sự phát triển trong mọi lĩnh vực kinh tế-xã hội, giữ vững trật tự an ninh trên địa bàn

II Cơ cấu tổ chức, hoạt động và các mối quan hệ của UBND thị xã Phú Thọ

1 Cơ cấu tổ chức

Uỷ ban nhân dân (HĐND-UBND) thị xã được tổ chức, cơ cấu căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003; Cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND thị hiện nay như sau:

Bộ phận thường trực gồm:

Chủ tịch UBND thị xã: Chịu trách nhiệm lãnh đạo, quản lý, điều hành chung và toàn diện các mặt các công tác, các hoạt động đối nội và đối ngoại của UBND thị xã; Quyết định triệu tập và chủ toạ các kỳ họp của Uỷ ban; bảo đảm việc chấp hành Hiến pháp, Pháp luật, các Nghị định, Quyết định, Chỉ thị, Nghị quyết, các quy định, hướng dẫn của Trung ương, tỉnh và thị xã; thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn theo

Điều 127 của Luật tổ chức HĐND và UBND năm 2003 Phó chủ tịch thường trực: Phụ trách về kinh tế bao gồm công

nghiệp, nông nghiệp, các doanh nghiệp sản xuất Phó chủ tịch phụ

trách các lĩnh vực văn hoá xã hội Các Phó chủ tịch giúp Chủ tịch chỉ đạo từng lĩnh vực công tác được Chủ tịch phân công; chịu trách nhiệm trước Chủ tịch, trước UBND thị xã, thay mặt Chủ tịch để giải quyết các công việc được giao, thay mặt Chủ tịch để giải quyết các công việc được giao, tham gia lãnh đạo điều hành các mặt hoạt động chung của Uỷ ban Trực tiếp chỉ đạo kiểm tra, hướng dẫn, đôn đốc các phòng, ban, ngành thuộc UBND thị xã, UBND các xã, phường trong việc tổ chức thực hiện các Nghị quyết của HĐND thị xã, các Quyết định, Chỉ thị của UBND thị, các chủ trương chính sách, pháp luật thuộc lĩnh vực mình phụ trách; Trong trường hợp cần thiết cần có sự thảo luận quyết định giữa các Phó chủ tịch hoặc xin ý kiến Chủ tịch

Các thành viên khác của UBND thị xã theo sự quy định của Chính phủ bao gồm:

Thành viên phụ trách công tác quốc phòng Thành viên phụ trách công tác an ninh Thành viên phụ trách công tác đất đai Thành viên phụ trách công tác tổ chức

Thành viên phụ trách công tác phụ trách công tác văn phòng Các Uỷ viên chịu trách nhiệm cá nhân trước UBND thị xã và Chủ tịch UBND thị xã về hoạt động của lĩnh vực được phân công phụ trách; có trách nhiệm tiếp dân, xét và giải quyết đơn thư khiếu nại tố cáo theo thẩm quyền

Các cơ quan chuyên môn giúp việc cho lãnh đạo UBND được quy định tại Điều 1 Quyết định 4003/2004/QĐ-UB của Uỷ ban nhân dân tỉnh Phú Thọ về việc thành lập các phòng ban chuyên môn thuộc UBND thị xã Phú Thọ căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003; Nghị định số 172/12/2004/NĐ-CP ngày 29/9/2004 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; Nghị quyết của Hội đồng

nhân dân tỉnh khoá XI, kỳ họp thứ ba và xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ:

“Thành lập các phòng chuyên môn trực thuộc UBND thị xã Phú Thọ gồm:

1 Phòng Nội vụ - Lao động - Thương binh và xã hội 2 Phòng Tài chính - Kế hoạch

11 Uỷ ban Dân số, Gia đình và Trẻ em 12 Văn phòng HĐND và UBND

Các cơ quan này thực hiện chức năng Quản lý Nhà nước ở địa phương, chịu sự chỉ đạo quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND thị xã Giải quyết những công việc thuộc thẩm quyền theo quy định của Bộ, ngành, phân cấp của UBND tỉnh, thị xã, quy chế tổ chức và hoạt động của cơ quan và các văn bản Pháp luật có liên quan

Trong đó Văn phòng HĐND-UBND thị xã là cơ quan giúp việc mang tính tổng hợp và trực tiếp, phục vụ sự quản lý tập trung thống nhất và sự chỉ đạo điều hành mọi mặt công tác của UBND thị xã

2 Hoạt động của UBND thị xã Phú Thọ

UBND thị xã làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách trong từng lĩnh vực công tác được phân công UBND thị xã họp ít nhất 1 lần/tháng, thảo luận và quyết nghị

từng vấn đề, dự án Thảo luận tập thể và quyết định theo đa số vấn đề sau:

Chương trình làm việc của UBND

Kế hoạch phát triển kinh tế xã hội, dự toán ngân sách, quyết toán ngân sách hàng năm và quỹ dự trữ của địa phương trình HĐND quyết định

Kế hoạch đầu tư xây dựng các công trình trọng điểm ở địa phương trình HĐND quyết định

Kế hoạch huy động nhân lực tài chính để giải quyết các vấn đề cấp bách của địa phương trình HĐND

Các biện pháp thực hiện Nghị quyết HĐND về kinh tế xã hội thông qua báo cáo UBND trước khi trình HĐND

Đề án thành lập mới, sát nhập, giải thể các cơ quan chuyên môn thuộc UBND và việc thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính ở địa phương

Hàng tuần, vào ngày thứ 2, Chủ tịch UBND thị xã giao ban với các Phó chủ tịch để chuẩn bị nội dung hội nghị UBND, xử lý những vấn đề còn vướng mắc, những việc mới phát sinh, các Phó chủ tịch báo cáo nhanh kết quả công tác đã giải quyết trong tuần và những vướng mắc thuọc lĩnh vực phụ trách, bàn công tác chỉ đạo điều hành tuần kế tiếp

Công tác thanh tra, kiểm tra việc thực hiện Chỉ thị, Quyết định của UBND thị xã, chế độ đi cơ sở và tiếp dân, chế độ thông tin báo cáo, sơ kết, tổng kết tuân theo quy định pháp luật hiện hành

3 Các mối quan hệ công tác giữa UBND thị xã Phú Thọ với các tổ chức có liên quan

3.1 Đối với UBND tỉnh và các Sở, ngành liên quan

Uỷ ban nhân dân thị xã chịu sự lãnh đạo trực tiếp và toàn diện của UBND tỉnh, thực hiện đúng chế độ thỉnh thị, báo cáo kịp thời, chính xác, toàn bộ hoạt động của UBND thị xã đối với tỉnh

UBND thị xã thực hiện sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và chấp hành các quy định của các Sở, ngành của tỉnh, phối hợp giữa ngành và cấp trong việc chỉ đạo, kiểm tra hoạt động của phòng, ban, đơn vị do tỉnh quản lý trực tiếp đóng trên địa bàn, tích cực tranh thủ sự giúp đỡ của các Sở, ngành tăng cường mối quan hệ và hợp tác giữa các đơn vị của tỉnh với địa phương

3.2 Đối với Thị uỷ và các Ban của Thị uỷ

Uỷ ban nhân dân thị xã chịu sự chỉ đạo toàn diện của Thị uỷ Căn cứ vào các Nghị quyết của Trung ương, của tỉnh, của thị, UBND thị xã chuẩn bị các đề án kinh tế - xã hội, an ninh quốc phòng được Thị uỷ phân công; thể thế hoá các Nghị quyết của Thị uỷ thành văn bản pháp quy ở địa phương để chỉ đạo thực hiện Trong quá trình chỉ đạo các mặt công tác của chính quyền, UBND thị xã phải liên hệ và xin ý kiến lãnh đạo của Thường trực, Ban Thường vụ Thị uỷ theo quy chế làm việc của Thị uỷ theo quy chế làm việc của Thị uỷ và quy chế làm việc của các Ban của Đảng để đảm bảo sự lãnh đạo của Đảng trong công tác chỉ đạo điều hành chung của thị xã

3.3 Đối với HĐND, Thường trực HĐND, các Ban của HĐND thị xã và Đoàn đại biểu HĐN tỉnh tại thị xã Phú Thọ

UBND thị xã cùng với Thường trực HĐND chuẩn bị nội dung các kỳ họp của HĐNS thị xã, chịu trách nhiệm và báo cáo công tác trước HĐND thị xã Các cuộc họp của UBND thị xã mời đại diện Thường trực HĐND thị xã tham dự, những nội dung kỳ họp có liên quan đến các Ban của HĐND thị xã mời Trưởng ban tham dự

Đối với Đoàn đại biểu HĐND tỉnh tại thị xã Phú Thọ, UBND thị xã cung cấp những thông tin cần thiết của thị xã cho đại biểu HĐND

tỉnh, mời đại diện Đoàn đại biểu tỉnh tại thị xã dự các cuộc họp có liên quan, trả lời chất vấn của cử tri khi có yêu cầu

3.4 Đối với các phòng, ban, ngành trực thuộc UBND thị xã và UBND các xã, phường

UBND thị xã là cơ quan quản lý Nhà nước cấp trên trực tiếp của các phòng, ban và UBND các xã, phường Thực hiện sự lãnh đạo quản lý Nhà nước đối với toàn bộ hoạt động của các phòng, ban, ngành, các xã, phường theo đúng quyền hạn, trách nhiệm và chế độ làm việc của UBND thị xã

Các thành viên UBND thị xã được phân công theo dõi toàn hoạt động của một xã, phường có trách nhiệm tham dự các kỳ họp của UBND xã, phường để nắm tình hình và kiểm tra việc thực hiện các Chỉ thị, Nghị quyết, Quyết định của UBND thị xã

3.5 Đối với Toà án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân và các cơ quan ngành dọc của tỉnh

Đối với các cơ quan trên, Chủ tịch UBND thị xã phối hợp chặt chẽ trong công tác phòng chống tội phạm, công tác đấu tranh chống tham nhũng, buôn lậu, lãng phí ở địa phương, tham gia ý kiến trong quá trình xem xét giải quyết những vụ việc phức tạp Phối hợp với các cơ quan ngành dọc của tỉnh thực hiện các nội dung công tác chuyên môn của ngành phục vụ mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội của thị xã

3.6 Đối với Uỷ ban Mặt trân tổ quốc và các đoàn thể nhân dân UBND thị xã xây dựng quy chế phối hợp hoạt động và phân công một đồng chí Phó chủ tịch chịu trách nhiệm quan hệ, tổ chức sự phối hợp hoạt động giữa các cơ quan quản lý Nhà nước với Uỷ ban MTTQ, các đoàn thể nhân dân, các tổ chức xã hội khác trong thị xã

UBND thị xã tạo điều kiện thuận lợi để Uỷ ban MTTQ của thị xã và các đoàn thể nhân dân khác tổ chức và động viên nhân dân tham gia quản lý Nhà nước, quản lý xã hội

Chương ii Tình hình hoạt động của văn phòng hđnd ubnd thị xã phú thọ

I Cơ sở lý luận

1 Khái niệm về Văn phòng: Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chungcủa toàn cơ quan, tổ chức đó

2 Chức năng của Văn phòng: Văn phòng có hai chức năng nổi bật là chức năng tham mưu, tổng hợp và chức năng hậu cần

Tham mưu là hoạt động tham vấn của văn phòng cho lãnh đạo cơ quan Tham vấn là phát hiện ra vấn đề; đưa ra các giảI pháp để lãnh đạo lựa chọn Tổng hợp là thống kê, xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý Tổng hợp là để tham vấn dựa trên những thông tin đã được xử lý

Như vậy tham mưu, tổng hợp là hai hoạt động song song đồng thời, tham mưu cần có sự tổng hợp và tổng hợp là để tham mưu Đây là chức năng đầu tiên và đặc trưng của văn phòng với tư cách là một bộ phận trợ giúp đắc lực cho sự điều hành của lãnh đạo

Chức năng thứ hai gắn liền với hoạt động của văn phòng chính là chức năng hậu cần Chức năng này chính là sự đảm bảo các điều kiện vật chất và kỹ thuật cho cơ quan hoạt động có hiệu quả nhất Các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, trang thiết bị, tài chính được sắp xếp, quản lý, phân phối và không ngừng được bổ sung để cung cấp kịp thời, đầy đủ cho mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan tổ chức đó áp dụng sao cho chi phí thấp nhất mà đạt hiệu quả cao nhất Trong đó văn phòng sẽ dựa trên khả năng tài chính để lập danh sách hàng hoá cũng như nhu cầu trong tương lai; sau đó phân phối sẵp xếp

một cách hợp lý khoa học nhất các điều kiện vật chất kỹ thuật trên cơ sở quy chế quản lý tài sản của cơ quan

3 Nhiệm vụ của Văn phòng

Nhiệm vụ cụ thể của văn phòng để thực hiện tốt hai chức năng trên bao gồm 3 mảng chính:

Thứ nhất là công tác tham mưu tổng hợp:

Xây dựng chương trình công tác, bố trí sắp xếp chương trình làm việc cho lãnh đạo cũng như cơ quan theo tháng, quý, năm

Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp, báo cáo Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng, về nội dung và thể thức Ghi chép, quản lý hồ sơ tài liệu của các phiên họp của cơ quan

kỷ luật, kỷ cương; giữ được vai trò là đầu mối trong quan hệ công tác với cấp trên, cấp dưới, với các cơ quan, tổ chức khác

II Tình hình hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND thị xã Phú Thọ

1 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐND-UBND thị xã Phú Thọ

Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐND-UBND thị xã Phú Thọ được quy định tại văn bản Quy định chức năng, nhiệm vụ, mối quan hệ làm việc của Văn phòng HĐND-UBND thị xã Phú Thọ ngày 31 tháng 5 năm 2004 và Quyết định số 570/QĐ-UB ngày 08 tháng 6 năm 2004 của UBND thị xã Phú Thọ

Theo đó Văn phòng HĐND-UBND thị xã Phú Thọ là bộ máy làm việc của HĐND và UBND thị xã có chức năng tham mưu, tổng hợp, hành chính quản trị Phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công tác của HĐND-UBND thị xã đảm bảo tính thống nhất, liên tục và hiệu quả

Những nhiệm vụ mà Văn phòng HĐND-UBND bao gồm:

Xây dựng các chương trình làm việc của UBND và chủ tịch UBND thị xã; giúp Thường trực HĐND-UBND thị xá tổ chức thực hiện chương trình làm việc đã đề ra của HĐND-UBND thị xã

Chuẩn bị trình các kỳ họp HĐND các báo cáo của UBND thị xã; tổ chức soạn thảo các văn bản do lãnh đạo UBND thị xã giao

Giúp HĐND, Thường trực HĐND-UBND thị xã theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cùng cấp, HĐND-UBND cấp dưới trong việc chuẩn bị các văn bản (bao gồm dự thảo văn bản pháp quy, các chuyên đề kinh tế -xã hội, văn hoá, y tế, giáo dục, quốc phòng, an ninh và các vấn đề khác) và tham gia ý kiến về nội dung trong quá trình soạn thảo các văn bản đó để HĐND, Thường trực HĐND-UBND thị xã xem xét, quyết định

Kiểm tra thủ tục chuẩn bị các văn bản của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cùng cấp và UBND cấp dưới trình UBND thị xã quyết định hoặc để UBND trình cấp có thẩm quyền quyết định

Bảo đảm việc thu thập, cung cấp thông tin, xử lý thông tin được thường xuyên, kịp thời, chính xác phục vụ cho công tác chỉ đạo của HĐND, Thường trực HĐND-UBND, các Ban của HĐND, thực hiện chế độ thông tin báo cáo lên các cơ quan Nhà nước cấp trên theo quy định

Phối hợp với các cơ quan chức năng tổ chức, triển khai thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật các nghị quyết, quyết định của HĐND-UBND thị xã, của cơ quan Nhà nước cấp trên

Phục vụ kỳ họp HĐND và các phiên họp, làm việc của UBND; Thường trực HĐND, Chủ tịch UBND, các Ban của HĐND thị xã với các cơ quan chuyên môn, cơ quan đoàn thể nhân dân với Chủ tịch HĐND-UBND xã, phường

Quản lý hồ sơ, tài liệu hoạt động của các kỳ họp HĐND, phiên họp của UBND và Chủ tịch UBND thị xã

Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan chuyên môn thuộc HĐND; Văn phòng HĐND-UBND cấp xã, phường thực hiện công tác văn thư, lưu trữ và nghiệp vụ văn phòng theo quy định

Bảo đảm các điều kiện, phương tiện làm việc cho HĐND, Thường trực HĐND, các Ban của HĐND-UBND, lãnh đạo UBND thị xã

Chủ trì hoặc phối hợp với thanh tra thị xã giúp Thườngtrực HĐND và UBND thị xã trong việc tổ chức tiếp dân và tiếp nhận giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân theo quy định của pháp luật

Quản lý tài chính, tài sản của Văn phòng HĐND-UBND thị xã được giao theo quy định

Thực hiện các nhiệm vụ về các lĩnh vực công tác dân tộc, tôn giáo, ngoại vụ, thường trực thi đua khen thưởng, và các nhiệm vụ khác do Thường trực HĐND thị xã giao

Thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về y tế trên địa bàn thị xã theo Nghị định số 12/2001/NĐ-CP ngày 27 /3/ 2001 của Chính phủ và Thông tư liên tịch số 20/2001/TT-NT-BTCCBCP-BYT ngày 27/4/2001 của Ban Tổ chức Chính phủ và Bộ Y tế

Thực hiện quản lý bộ phận tiếp nhận và trả kết quả giải quyết của tổ chức, cá nhân theo cơ chế “một cửa” trên địa bàn thị xã theo Quyết định số 4135/QĐ-UB ngày 09/12/2003 của UBND tỉnh Phú Thọ và Quyết định số 570/QĐ-UB của UBND thị xã Phú Thọ

2 Cơ cấu tổ chức

Văn phòng HĐND-UBND thị xã Phú Thọ bao gồm 01 Chánh văn phòng, 01 phó văn phòng, 01 Thường trực Hội đồng thi đua khen thưởng, 01 nhân viên văn thư, 01 nhân viên phòng máy, 01 nhân viên kế toán, 01 nhân viên thủ quỹ, 01 nhân viên tạp vụ, 02 lái xe, 03 bảo vệ

3 Chế độ công tác, chức trách của từng cá nhân

Chế độ công tác: Văn phòng HĐND-UBND thị xã là một tổ chức thống nhất làm việc theo chế độ thủ trưởng, đề cao trách nhiệm của từng cá nhân

Chức trách của từng cá nhân: 3.1 Chánh văn phòng

Chánh văn phòng là người lãnh đạo và điều hành mọi hoạt động của Văn phòng, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của Văn phòng (đã nêu ở trên) theo đúng luật pháp nhà nước, được lãnh đạo UBND thị xã- chủ tài khoản thứ nhất cơ quan UBND thị xã, uỷ nhiệm làm chủ tài khoản thứ 2 cơ quan UBND thị xã

Giúp Thường trực HĐND và chủ tịch UBND thị xã xây dựng chương trình công tác của HĐND, Thường trực HĐND và UBND thị xã Tổng hợp xây dựng báo cáo năm của UBND thị xã

Dự, ghi biên bản các cuộc họp của Thường trực HĐND và UBND thị xã, chịu trách nhiệm về nội dung và kỹ thuật văn bản sau khi đã được Chủ tịch, Phó chủ tịch HĐND-UBND thị xã kết luận trong hội nghị hoặc trong các buổi làm việc

Khi được Chủ tịch, Phó chủ tịch HĐND-UBND thị xã uỷ nhiệm truyền đạt các chủ trương của HĐND-UBND thị xã cho các phòng, ban, ngành, các xã, phường thực hiện và kiểm tra, đôn đốc thực hiện chủ trương đó

Quản lý và chịu trách nhiệm về phát hành tất cả các văn bản của HĐND-UBND thị xã, khi cần thiết yêu cầu các phòng, ban, xã, phường cung cấp tài liệu, báo cáo thông tin cho HĐND-UBND thị xã Trả lại và hướng dẫn các ngành, các cấp những đề án văn bản chưa đúng quy chế, chưa đạt yêu cầu, không hợp lệ hoặc không thuộc thẩm quyền giải quyết của HĐND-UBND thị xã

Phối hợp với thanh tra thị xã giúp Thường trực HĐND- UBND thị xã trong tổ chức tiếp dân, tiếp nhận và giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân theo đúng quy định của luật pháp

Thừa lệnh của Thường trực HĐND- UBND thị xã ký kết luận thông báo của Chủ tịch (Phó chủ tịch thay mặt Chủ tịch) HĐND-UBND thị xã đối với một số công việc cụ thể, ký giấy giới thiệu, các công văn hành chính giao dịch, giấy mời họp của HĐND-UBND thị xã, được ký vào các văn bản trình Chủ tịch, các Phó chủ tịch HĐND-UBND thị xã ký

Trực tiếp quản lý bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả theo cơ chế “một cửa” của UBND thị xã

Quản lý và chịu trách nhiệm về hiệu quả sử dụng cán bộ, nhân viên trong Văn phòng theo chế độ Tổ chức thực hiện đầy đủ các chính sách, chế độ cho công chức, viên chức văn phòng, chăm lo đời sống vật chất, tinh thần và nâng cao trình độ của cán bộ, nhân viên văn phòng

3.2 Phó văn phòng

Phụ trách hành chính quản trị, giúp Chánh văn phòng bảo đảm các điều kiện vật chất phục vụ cho sự hoạt động của Thường trực HĐND- UBND, các phòng ban chuyên môn của UBND thị xã tiến hành bình thường, liên tục và hiệu quả

Thay thế điều hành hoạt động cuả Văn phòng HĐND-UBND thị xã thực hiện nhiệm vụ của Quyền Chánh văn phòng trong thời gian Chánh văn phòng đi vắng

Khi có công văn mời họp của Thường trực HĐND- UBND thị xã, khách đến làm việc với Thường trực HĐND-UBND thị xã, các phòng ban của HĐND-UBND thị xã, chủ động chỉ đạo bộ phận phục vụ bố trí phòng họp, nơi ăn, nghỉ cho đại biểu theo đúng quy định và sự chỉ đạo của Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND thị xã

Chịu trách nhiệm quản lý chặt chẽ đúng nguyên tắc, chế độ về các điều kiện vật chất phục vụ cho hoạt động của cơ quan như văn phòng phẩm: giấy mực in, đánh máy, xăng dầu, vật rẻ mau hỏng, quản lý phòng khách, nhà ăn, hội trường, phòng họp, điện nước, mua sắm phương tiện, trang thiết bị cho cơ quan theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo đảm bảo chất lượng, tiết kiệm

Giúp Chánh văn phòng đề xuất tham mưu từng bước xây dựng nơi ở, nơi làm việc trang bị tài sản cho các phòng ban đổi mới khang trang đảm bảo chất lượng, thẩm mỹ và hiệu quả

Lập kế hoạch, dự trù kinh phí các hội nghị trình lãnh đạo phê duyệt tổ chức quản lý, kiểm tra thanh quyết toán chế đội sinh hoạt