Hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH thuỷ điện mê kông II

Lời mở đầu Cùng với sự phát triển ngày càng mạnh mẽ của nền kinh tế thế giới, nền kinh tế Việt Nam cũng từng bớc đợc cải thiện và đổi mới và bắt nhịp cùng với đà phát triển đó. Để làm đợc điều đó các doanh nghiệp trớc hết phải làm tốt công tác quản lý, tăng cờng cải tiến kỹ thuật, là kế toán là một trong những công cụ để quản lý, điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh, hớng các hoạt động đó theo những mục tiêu đã đặt ra. Công ty TNHH Thuỷ Điện Mê Kông II là doanh nghiệp xây lắp, xây dựng công trình thuỷ điện và xây dựng các công trình khác. Đây là một doanh nghiệp có chỗ đứng vững chắc hội tụ nhiều yếu tố mạnh về tổ chức sản xuất kinh doanh, quản lý lao động và điều hành sản xuất Trong đó phải kể đến vai trò nổi bật của kế toán mà kế toán tiền lơng là một phần then chốt. Với sự năng động sáng tạo của đội ngũ cán bộ công nhân viên công ty đã nỗ lực hết mình để đa công ty ngày càng phát triển, khẳng định đợc chỗ đứng trên thị trờng trong cũng nh ngoài nớc. Công tác kế toán tiền lơng của công ty TNHH Thuỷ Điện Mê Kông II năm 2007 đợc thực hiện hợp lý ở nhiều mặt, thể hiện về cơ bản ở nội dung và phơng thức khoa học, phù hợp với quy định của pháp luật. Bên cạnh những u điểm nổi bật thì công tác này ở công ty cũng còn những tồn tại hạn chế nhất định cần nghiên cứu, chỉ ra dới góc độ khoa học để từ đó xây dựng lên các phơng hớng điều chỉnh sao cho phù hợp. Xuất phát từ lý do trên em chọn đề tài : Hoàn thiện công tác kế toán tiền l- ơng và các khoản trích theo lơng tại công ty TNHH Thuỷ Điện Mê Kông II cho luận văn tốt nghiệp của mình. 1 Nội dung Luận văn gồm 3 chơng chính: Chơng 1: Lý luận chung về công tác kế toán tiền lơng trong các doanh nghiệacsanr xuất kinh doanh. Chơng 2: Thực trạng công tác kế toán tiền lơng và các khoản các trích theo l- ơng của công ty TNHH Thuỷ Điện Mê Kông II. Chơng 3: Một số kiến nghị nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán tiền l- ơng và các khoản trích theo lơng tại công ty 2 Chơng 1 Lý luận chung về hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh 1.1. sự cần thiết khách quan phảI tổ chức kế toán tiền l- ơng-các khoản trích theo lơng 1.1.1. Vai trò của lao động trong quá trình sản xuất. Lao động là hoạt động có mục đích, có ý thức của con ngời nhằm thay đổi những vật thể của tự nhiên cho phù hợp với những nhu cầu của con ngời. Trong quá trình phát triển của sản xuất vai trò của nhân tố con ngời ngày càng tăng lên. Cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật hiện đại, công nghệ hiện đại đặt ra những yêu cầu mới đối với sức lao động đòi hỏi phải nâng cao trình độ văn hóa, khoa học, chuyên môn nghiệp vụ của ngời lao động một cách tơng xứng. Lao động lại là yếu tố cơ bản quan trọng trong quá trình sản xuất quyết định sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp và từ đó ảnh hởng trực tiếp đến nền kinh tế mỗi quốc gia. Để cho quá trình tái sản xuất đợc hoạt động một cách thờng xuyên liên tục thì vấn đền thiết yếu là phải tái sản xuất sức lao động. Đây là một vấn đề cơ bản quan trọng đòi hỏi bất cứ doanh nghiệp nào cũng phải chú trọng đến khi tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh. 1.1.2 ý nghĩa yêu cầu của công tác quản lý, sử dụng lao động. Nh chúng ta đã nhận thấy rằng, nếu muốn tồn tại và phát triển xã hội không thể ngừng tiêu dùng nên cũng không thể ngừng sản xuất. Do vậy bất cứ quá trình sản xuất hàng hoá nào, nếu xét theo tiến trình đổi mới không ngừng của nó chứ không xét theo hình thái từng lúc thì đồng thời đó là quá trình tái sản xuất. Tái sản xuất là quá trình sản xuất đợc lặp lại thờng xuyên và phục hồi không ngừng. Mà quá trình sản xuất gồm 3 yếu tố cấu thành là: Lao đông- đối tợng lao động- t liệu lao động. ở đây ta đang xem xét về khía cạnh lao động, tức là xem xét vào khả năng tham gia 3 vào quá trình sản xuất của con ngời lao động. Ngời lao động bán sức lao động ở các doanh nghiệp đòi hỏi các doanh nghiệp phải trả thù lao cho họ. Trong nền kinh tế hàng hoá, thù lao lao động đợc biểu hiện bằng thớc đo giá trị gọi là tiền công ( tiền l- ơng). Nh vậy tiền lơng là biểu hiện bằng tiền của hao phí lao động sống cần thiết và doanh nghiệp phải trả cho ngời lao động tơng xứng với số lợng và chất lợng lao động mà họ bỏ ra. Nó cũng là biệu hiện bằng tiền của bộ phận sản xuất xã hội mà ngời lao động đợc sử dụng để tái sản xuất sức lao động bù đắp những hao phí lao động của mình trong quá trình hoạt động sản xuất. Theo chế độ hiện hành, ngoài tiền lơng chính, lơng phụ để đảm bảo tái sản xuất sức lao động cũng nh cuộc sống lâu dài của ngời lao động, doanh nghiệp cần phải tính vào chi phí sản xuất kinh doanh khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ. Đây là những khoản trợ cấp thuộc phúc lợi xã hội mà ngời lao động đợc hởng. Xét về bản chất đây là những khoản chi phí để hỗ trợ cho ngời lao động khi ốm đau, thai sản, mất sức, nghỉ hu nhằm bảo vệ quyền lợi cho ng ời lao động. Tiền lơng và các khoản trích theo lơng đợc tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, là một bộ phận cấu thành nên giá thành sản xuất. Nếu sử dụng lao động hợp lý và trả lơng một cách đúng đắn thì không những đảm bảo nâng cao đời sống của ngời lao động, tiết kiệm đợc chi phí và hạ giá thành sản phẩm từ đó làm tăng lợi nhuận. Đó là mục tiêu của bất cứ doanh nghiệp nào trong quá trình sản xuất kinh doanh. Từ đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải đặt ra yêu cầu quản lý lao động nh sau: - Tiền lơng và các khoản trích theo lơng đã tính vào lao động sống trong tổng chi phí của doanh nghiệp, việc tính toán và xác định chi phí về lao động sống phải dựa trên cơ sở quản lý quá trình huy động và sử dụng lao động trong quá trình sản xuất kinh doanh. - Phải tính đúng thù lao lao động và thanh toán đầy đủ kịp thời tiền lơng và các khoản có liên quan đến ngời lao động. 4 - Vì tiền lơng là một bộ phận cấu thành trong quá trình sản xuất. Do đó phải đánh giá chính xác khoản chi phí về lao động sống trong giá thành để góp phần quản lý chi phí một cách có hiệu quả. 1.1.3. Khái niêm và bản chất của tiền lơng và các khoản trích theo lơng. 1.1.3.1. Tiền lơng. Là biểu hiện bằng tiền của giá trị sức lao động, là giá trị của yếu tố sức lao động mà ngời sử dụng lao động phải trả cho ngời lao động dựa trên sự thoả thuận của hai bên, tuân theo quy luật cung cầu, giá trị thị trợng và pháp luật hiện hành của nhà nớc. Mặt khác tiền lơng là biểu hiện bằng tiền của bộ phận sản xuất xã hội mà ngời lao động đợc sử dụng để bù đắp hao phí lao động của mình trong quá trình sản xuất nhằm sản xuất sức lao động. 1.1.3.2. Các khoản trích theo lơng. Ngoài tiền lơng mà ngời lao động đợc hởng theo số lợng và chất lợng lao động của mình, họ còn đợc hởng các khoản trợ cấp thuộc phúc lợi xã hội, trong đó trợ cấp BHXH, BHYT, KPCĐ mà theo chế độ tài chính hiện hành, các khoản này phần lớn doanh nghiệp phải tính vào chi phí sản xuất kinh doanh và một phần nhỏ do ngời lao động đóng góp trên cơ sở tiền lơng và thu nhập. 1.1.3.2.1. Bảo hiểm xã hội ( BHXH). Là quỹ dùng để trợ cấp cho ngời lao động có tham gia hợp đồng trong các tr- ờng hợp họ bị mất khả năng lao động nh ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, hu trí, mất sức Quỹ BHXH đ ợc quản lý tập trung thông qua hệ thống tổ chức BHXH. BHXH đợc tính bằng 20% quỹ tiền lơng, trong đó doanh nghiệp trích từ chi phí 15% và ngời lao động đóng 5% tiền lơng của mình. 1.3.2.2. Bảo hiểm y tế ( BHYT ). Là khoản để bảo đảm chăm sóc sức khoẻ cho ngời lao động khi ốm đau. Theo chế độ tài chính hiện hành thì quỹ BHYT đợc trích lập bằng 3% tổng mức lơng cơ 5 bản, trong đó 2% đợc tính vào chi phí sản xuất kinh doanh còn 1% do ngời lao động nộp. 1.1.3.2.3. Kinh phí công đoàn ( KPCĐ ). Là bộ phận sử dụng chi tiêu cho hoạt động công đoàn, quỹ này đợc hình thành trên cơ sở trích lập theo một tỷ lệ quy định trên tổng số lơng thực tế phát sinh trong tháng tính vào chi phí sản xuất kinh doanh. Tỷ lệ trích KPCĐ là 2%, trong đó 1% nộp lên cơ quan quản lý cấp trên, 1% để chi tiêu cho hoạt động công đoàn tại doanh nghiệp. Ngoài ra ngời lao động trong doanh nghiệp còn đợc hởng một số khoản tiền khác nh : Tiền ăn tra, phụ cấp, tiền thởng 1.1.4. Chức năng nhiệm vụ của kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng. Là công cụ quản lý kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng không chỉ liên quan đến quyền lợi của ngời lao động, mà còn liên quan đến chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh, giá thành sản phẩm của doanh nghiệp liên quan đến tình hình chấp hành các chính sách về lao động tiền lơng của Nhà nớc. Kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng ở các doanh nghiệp phải thực hiện các nhiệm vụ chủ yếu sau: - Tổ chức hạch toán đúng thời gian, số lợng, chất lợng và kết quả lao động của ngời lao động, tính đúng và thanh toán kịp thời tiền lơng và các khoản có liên quan khác cho ngời lao động - Tính toán phân bổ hợp lý, chính xác chi phí tiền lơng, tiền công và các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ cho các đối tợng sử dụng liên quan. - Định kỳ tiến hành phân tích tình hình sử dụng lao động, tình hình quản lý và chi tiêu quỹ lơng, cung cấp các thông tin kinh tế cần thiết cho các bộ phận có liên quan. Yêu cầu của công tác phân tích tình hình quản lý và sử dụng lao động là: - Đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch về lao động tiền lơng, xác định nguyên nhân của ảnh hởng đến tình hình đó. 6 - Đề ra kế hoạch về lao động và sử dụng lao động một cách hợp lý, các biện pháp giảm chi phí nhân công trong giá thành sản phẩm trên cơ sở nâng cáo năng suất lao động, tăng thu nhập cho ngời lao động, giảm bớt khoản tổn thất và lãng phí trong quá trình sản xuất kinh doanh. 1.2. Phân loại lao động trong sản xuất kinh doanh. 1.2.1. Phân loại lao động Tổng cộng nhân viên của doanh nghiệp là toàn bộ lực lợng lao động tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tổng thể này đợc phân thành hai loại CNV trong danh sách và CNV ngoài danh sách. CNV trong danh sách là tất cả những ngời đã đăng ký trong danh sách lao động của doanh nghiệp, do doanh nghiệp quản lý, sử dụng và trả thù lao theo hợp đồng lao động. Theo quy định hiện hành, CNV trong danh sách của doanh nghiệp bao gồm những ngời trực tiếp sản xuất kinh doanh từ 1 ngày trở lên và những ngời không trực tiếp không trực tiếp sản xuất kinh doanh từ 5 ngày trở lên. CNV trong danh sách bao gồm CNV thờng xuyên và CNV tạm thời. CNV thờng xuyên bao gồm những ngời đã đợc tuyển dụng chính thức làm việc lâu dài cho doanh nghiệp và những ngời tuy cha có quyết định chính thức nhng làm việc liên tục cho doanh nghiệp. CNV tạm thời là những ngời làm việc ở doanh nghiệp theo các hợp đồng tạm tuyển để hoàn thành công việc có tính chất đột xuất, thời vụ hoặc ngắn tạm thời. CNV ngoài danh sách là những ngời tham gia làm việc tại doanh nghiệp nhng không thuộc quyền quản lý lao động và trả lơng hay sinh hoạt phí của doanh nghiệp, loại này bao gồm những ngời trực tiếp sản xuất kinh doanh dới 1 ngày và những ngời không trực tiếp sản xuất kinh doanh dới 5 ngày. Căn cứ vào tính chất hoạt động sản xuất kinh doanh CNV trong danh sách đợc chia làm 2 loại: 7 Thứ nhất là những ngời không trực tiếp làm việc trong các hoạt động lĩnh vực sản xuất kinh doanh, nhng gián tiếp cho quá trình đó nh: Bộ phận lãnh đạo, bảo vệ, marketing Thứ hai là công nhân là những ngời trực tiếp sử dụng t liệu lao động tác động vào đối tợng lao động để tạo ra sản phẩm. 1.2.2. Hạch toán lao động. Mục đích hạch toán lao động trong doanh nghiệp ngoài việc giúp cho công tác quản lý lao động còn đảm bảo tính lơng chính xác cho ngời lao động. Nội dung của hạch toán lao động gồm hạch toán số lợng lao động, thời gian lao động và chất lợng lao động. 1.2.2.1. Hạch toán số lợng lao động. Để quản lý lao động về mặt số lợng, doanh nghiệp sử dụng sổ sách theo dõi lao động của doanh nghiệp thờng do phòng lao động theo dõi. Sổ này hạch toán về mặt số lợng từng loại lao động theo nghề nghiệp, công việc và trình độ tay nghề ( cấp bậc kỹ thuật) của CNV. Phòng lao động có thể lập sổ chung cho toàn doanh nghiệp và lập riêng cho từng bộ phận để nắm chắc tình hình phân bổ, sử dụng lao động hiện có trong doanh nghiệp. 1.2.2.2. Hạch toán về thời gian lao động. Thực chất là hạch toán việc sử dụng thời gian lao động đối với từng công nhân viên ở từng bộ phận trong doanh nghiệp. Sổ sách sử dụng ở đây là Bảng chấm công để ghi chép thời gian lao động và có thể sử dụng tổng hợp phục vụ trực tiếp kịp thời cho việc quản lý tình hình huy động sử dụng thời gian CNV tham gia lao động. Bảng chấm công đợc lập rõ ràng cho từng tổ, từng phân xởng sản xuất do tổ tr- ởng hoặc các phòng ban ghi hàng ngày. Cuối tháng bảng chấm công đợc sử dụng làm cơ sở để tính lơng đối với bộ phận lao động hởng lơng theo thời gian. 1.2.2.3. Hạch toán kết quả lao động. Mục đích của hạch toán này là theo dõi ghi chép kết quả lao động của CNV, biểu hiện bằng số lợng ( khối lợng sản phẩm, công việc đã hoàn thành cho từng ngời 8 hay từng tổ, nhóm lao động). Để hạch toán kế toán sử dụng các loại chứng từ nh : Phiếu xác nhận sản phẩm và công việc hoàn thành, bảng ghi năng suất cá nhân, hợp đồng làm khoán, bảng kê lợng công việc hoàn thành, chứng từ hạch toán kết quả kinh doanh do ngời lập ký Đây là cơ sở để tính tiền l ơng cho ngời lao động hay bộ phận lao động hởng lơng theo sản phẩm. Tóm lại hạch toán lao động vừa là để quản lý việc huy động sử dụng lao động vừa làm cơ sở để tính toán tiền lơng phải trả cho ngời lao động. Vì vậy, hạch toán lao động có rõ ràng, chính xác, kịp thời mới có thể tính đúng, tính đủ tiền lơng cho CNV trong doanh nghiệp. 1.3. Hình thức tiền lơng- Quỹ tiền lơng- Quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ. 1.3.1. Các hình thức tiền lơng. 1.3.1.1. Hình thức tiền lơng theo thời gian. Là hình thức trả lơng căn cứ vào thời gian làm việc và trình độ kỹ thuật hay cấp bậc của ngời lao động, thang lơng của từng ngời theo quy định. Hình thức trả l- ơng này áp dụng cho lao động làm công tác văn phòng nh hành chính, quảntrị, tài vụ kế toán và những bộ phận không định mức sản phẩm theo hình thức này : Tiền lơng = Tiền lơng thời gian x Hệ số cấp bậc tối thiểu + Hình thức tiền lơng thời gian giản đơn là hình thức lơng thời gian và đơn giá tiền lơng là cố định : Tiền lơng theo thời gian có thể chia ra : Trả lơng tháng : Là số tiền lơng đã đợc quy định sẵn đối với từng bậc lơng trong các tháng lơng hoặc đã đợc trả cố định hàng tháng trên cơ sở các hợp đồng. Tr- ờng hợp này đợc áp dụng để trả lơng cho CNV làm công tác quản lý hành chính, quản lý kỹ thuật. Trả lơng ngày : Là tiền lơng đợc tính trên cơ sở số ngày làm việc thực tế trong tháng và mức lơng ngày. Hình thức này thờng đợc áp dụng cho ngời lao động trực tiếp hởng lơng theo thời gian học tập, hội họp hay làm các nhiệm vụ khác hoặc cho ngời lao động theo hợp đồng ngắn hạn. 9 Mức lơng tháng Số ngày làm việc Mức lơng = x thực tế ngày 26 ngày Trả lơng giờ: Là tiền lơng trả cho ngời lao động căn cứ vào mức lơng giờ và số giờ làm việc thực tế trong đó mức lơng giờ đợc tính trên cơ sở mức lơng ngày và số giờ làm việc trong ngày theo chế độ. Thờng đợc áp dụng cho các lao động trực tiếp, không hởng lơng theo sản phẩm hoặc dùng làm cơ sở để tính đơn giá tiền lơng trả theo sản phẩm . Mức lơng = Mức lơng ngày giờ 8 + Hình thức tiền lơng thời gian có thởng: Là hình thức trả lơng theo thời gian giản đơn kết hợp với các chế độ thởng. Tiền thởng là khoản tiền có tính chất thờng xuyên đợc tính vào chi phí kinh doanh nh : Thởng nâng cao chất lợng sản phẩm, tăng năng suất lao động, tiết kiệm nguyên vật liêu, phát minh sáng kiến và các khoản tiền khác có tính chất thờng xuyên. Tiền lơng thời gian = Tiền lơng + Tiền Có thởng thời gian thởng Hình thức này chỉ áp dụng trong các trờng hợp cha xây dựng đợc định mức lao động, cha có đơn giá lơng sản phẩm và định mức cho các bộ phận lao động gián tiếp. 1.3.1.1. Hình thức tiền lơng theo sản phẩm. Là hình thức trả lơng cho ngời lao động căn cứ vào số lợng, chất lợng sản phẩm mà họ làm ra và đơn giá lơng sản phẩm. Hình thức trả lơng theo sản phẩm là hình thức đợc áp dụng rộng rãi nhất trong các doanh nghiệp với nhiều chế độ linh hoạt. Tiền lơng tính theo sản phẩm có các hình thức tiền lơng sau đây. Tiền lơng = Số lợng sản phẩm x Đơn giá lơng sản phẩm sản xuất ra sản phẩm 10