Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở Công ty QL-KTCT thuỷ lợi Văn Lâm - Hưng Yên

Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở Công ty QL-KTCT thuỷ lợi Văn Lâm - Hưng Yên

Lời nói đầu

Nền kinh tế Việt Nam những năm gần đây đã có sự phát triển mạnh mẽ cả vềchiều rộng và chiều sâu, mở ra nhiều ngành nghề, đa dạng hoá nhiều loại hình sảnxuất

Trong quá trình sản xuất kinh doanh, lao động với t cách là hoạt động chân tayvà trí óc con ngời sử dụng các t liệu lao động nhằm tác động, biến đổi các đối tợnglao động thành các vật phẩm có ích phục vụ cho nhu cầu sinh hoạt của con ngời vàcủa xã hội Vì thế, để đảm bảo quá trình tái sản xuất đợc diễn ra liên tục thì phảiđảm bảo tái sản xuất sức lao động, nghĩa là sức lao động mà con ngời bỏ ra cầnphải đợc bồi hoàn dới dạng thù lao lao động, đó chính là tiền lơng hay tiền công.

Tiền lơng là một phạm trù kinh tế gắn liền với lao động và nền sản xuất hànghoá, đợc sử dụng nh một công cụ quan trọng và đợc coi là đòn bẩy kinh tế để kíchthích, động viên ngời lao động hăng hái sản xuất ra nhiều sản phẩm cho xã hội,đồng thời bảo vệ quyền lợi chính đáng của ngời lao động Việc vận dụng một cáchlinh hoạt chính sách tiền lơng, cơ chế trả lơng trong Doanh nghiệp có ý nghĩa to lớnvề mặt kinh tế cũng nh về mặt chính trị.

Xuất phát từ vai trò, ý nghĩa của công tác hạch toán kế toán tiền lơng và cáckhoản trích theo lơng, thông qua quá trình thực tập tại Công ty Cổ phần Thiết bịThơng mại, đợc sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo Lơng Trọng Yêm cùng các cán

bộ, nhân viên phòng kế toán - tài vụ em đã chọn đề tài “Tổ chức hạch toán kếtoán tiền lơng và các khoản trích theo lơng tại Công ty Cổ phần Thiết bị Th-ơng mại ” làm đề tài luận văn tốt nghiệp của mình.

Luận văn, ngoài phần mở đầu và phần kết luận, đợc chia làm ba chơng:

Chơng I: Những vấn đề lý luận cơ bản về công tác tổ chức hạch toán tiềnlơng và các khoản trích theo lơng trong các Doanh nghiệpsản xuất.

Chơng II: Thực trạng công tác hạch toán kế toán tiền lơng và các khoảntrích theo lơng tại Công ty Cổ phần Thiết bị Thơng mại.Chơng III: Một số ý kiến nhằm góp phần hoàn thiện công tác hạch toán

kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng tại Công ty Cổphần Thiết bị Thơng mại.

Chơng i

Những vấn đề lý luận cơ bản về công tác hạch toánkế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng

trong các doanh nghiệp sản xuất

I những vấn đề chung về lao động tiền lơng và các khoảntrích theo lơng.

1 Khái niệm, bản chất kinh tế và ý nghĩa của tiền lơng:

Trong cơ chế kế hoạch hoá tập trung, tiền lơng đợc hiểu một cách thống nhất:“Về thực chất, tiền lơng dới chế độ XHCN là một phần thu nhập quốc dân biểuhiện dới hình thức tiền tệ đợc Nhà nớc phân phối có kế hoạch cho công nhân viênchức phù hợp với số lợng và chất lợng lao động của mỗi ngời đã công hiến Tiền l-ơng phản ánh việc trả công cho công nhân viên chức dựa trên nguyên tắc phân phốilao động nhằm tái sản xuất sức lao động”

Nh vậy, theo khái niệm trên, tiền lơng không phải là giá cả của sức lao động màlà một khái niệm thuộc phạm trù phân phối, tuân thủ những nguyên tắc phân phối.Dới chế độ XHCN, tiền lơng đợc phân phối theo số lợng và chất lợng của côngnhân viên chức đã hao phí và đợc kế hoạch hoá từ trung ơng đến cơ sở và đợc nhànớc thống nhất quản lý.

Chuyển sang nền kinh tế thị trờng, sự thay đổi của cơ chế quản lý kinh tế đã bộclộ những hạn chế, thiếu sót của những nhận thức trên về vai trò của yếu tố sức laođộng và bản chất kinh tế tiền lơng trong sản xuất kinh doanh Cơ chế thị trờng buộcchúng ta phải có những thay đổi lớn trong nhận thức, tiền lơng phải đợc hiểu nhsau: “Tiền lơng là biểu hiện bằng tiền của giá trị sức lao động, là giá của yếu tố sứclao động mà ngời sử dụng (Nhà nớc, chủ Doanh nghiệp) phải trả cho ngời cung ứngsức lao động, tuân theo nguyên tắc cung cầu, giá của thị trờng và pháp luật hiệnhành của Nhà nớc”

Bản chất của tiền lơng là giá cả của sức lao động đợc hình thành trên cơ sở giá trịsức lao động thông qua sự thoả thuận giữa ngời có sức lao động và ngời sử dụngsức lao động Hiểu rõ bản chất của tiền lơng là cơ sở để Nhà nớc hoạch định cácchính sách tiền lơng thích hợp, giúp Doanh nghiệp có sự lựa chọn phơng thức trả l-ơng phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình Tiền công chỉ là một biểuhiện, một tên gọi khác của tiền lơng, nó gắn trực tiếp với quan hệ thoả thuận muabán sức lao động và thờng đợc sử dụng trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh, cáchoạt động thuê lao động thời gian Trong nền kinh tế thị trờng phát triển, khái niệmtiền lơng và tiền công đợc xem là đồng nhất về bản chất kinh tế, phạm vi và đối t-ợng áp dụng Nhng ở các nớc mới chyển sang kinh tế thị trờng, khái niệm tiền lơngthờng đợc gắn liền với chế độ tuyển dụng suốt đời hoặc một thoả thuận hợp đồngsử dụng lao động dài hạn ổn định

Trên thực tế, ngời lao động quan tâm không phải là một khối lợng tiền lơng lớnmà họ quan tâm đến khối lợng t liệu sinh hoạt mà họ nhận đợc thông qua tiền lơng.Điều này đã đợc thể hiện rất rõ qua tiền lơng danh nghĩa, tiền lơng thực tế:

- Tiền lơng danh nghĩa: là số tiền thực tế ngời lao động nhận đợc dới hình thứctiền tệ Thực chất mọi mức lơng trả cho ngời lao động đều là tiền lơng danh nghĩa,song nó cho ta một nhận thức đầy đủ về mức trả công thực tế cho ngời lao động.Lợi ích mà ngời lao động nhận đợc ngoài việc phụ thuộc vào mức lơng danh nghĩacòn phụ thuộc vào giá cả hàng hoá dịch vụ và số thuế mà ngời lao động sử dụngtiền lơng đó để mua sắm và đóng thuế.

- Tiền lơng thực tế: là số lợng t liệu sinh hoạt và dịch vụ mà ngời lao dộng có thểmua đợc bằng tiền lơng của mình sau khi đóng các khoản thuế theo quy định củaChính phủ Chỉ số tiền lơng thực tế tỷ lệ nghịch với chỉ số giá cả và tỷ lệ thuận vớichỉ số tiền lơng danh nghĩa tại thời điểm xác định.

Ngoài ra, về phơng diện hạch toán, tiền lơng cho công nhân viên sản xuất còn ợc chia thành hai loại: tiền lơng chính và tiền lơng phụ:

đ Tiền lơng chính: là tiền lơng cho công nhân viên trong thời gian thực hiệnnhiệm vụ của họ, bao gồm tiền lơng trả theo cấp bậc và các khoản phụ cấp kèmtheo (phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp khu vực, phụ câp ăn ka, )

- Tiền lơng phụ: là tiền lơng trả cho công nhân viên trong thời gian thực hiệnnhiệm vụ khác ngoài nhiệm vụ chính của họ và thời gian công nhân viên nghỉ đợchởng theo quy định của chế độ (nghỉ phép, nghỉ ốm, nghỉ thai sản, )

Việc phân chia tiền lơng này có ý nghĩa quan trọng đối với công tác kế toán vàphân tích tiền lơng trong giá thành sản phẩm Tiền lơng chính của công nhân viênsản xuất đợc hạch toán trực tiếp vào chi phí sản xuất của từng loại sản phẩm Tiềnlơng phụ của công nhân do không gắn liền với quá trình sản xuất sản phẩm nên đợchạch toán gián tiếp vào chi phí sản xuất.

* “Cái ngỡng” cuối cùng để từ đó xây dựng các mức lơng khác tạo thành hệthống tiền lơng của một ngành nào đó hoặc hệ thống tiền lơng chung thống nhấtcủa một nớc chính là “mức lơng tối thiểu” Đây cũng là căn cứ để định ra chínhsách tiền lơng và nó liên hệ chặt chẽ với ba yếu tố: mức sống trung bình của dân cmột nớc, chỉ số giá cả hàng hoá sinh hoạt, loại lao động và điều kiện lao động Mứclơng tối thiểu còn đo lờng giá trị sức lao động thông thờng trong điều kiện làm việcbình thờng, yêu cầu một kỹ năng đơn giản với một khung giá các t liệu sinh hoạthợp lý.

2 Các hình thức tiền lơng trong Doanh nghiệp:

Tiền lơng của ngời lao động là do hai bên thoả thuận trong hợp đồng lao động, ợc trả theo năng suất lao động, chất lợng, hiệu quả lao động Việc tính toán và trả l-ơng tuỳ theo đặc điểm hoạt động kinh doanh, tính chất công việc và trình độ quảnlý của từng Doanh nghiệp Trên thực tế, thờng áp dụng ba hình thức: hình thức tiềnlơng theo thời gian, tiền lơng theo sản phẩm và tiền lơng khoán.

đ-a> Hình thức tiền l ơng theo thời gian :

Là hình thức tiền lơng đợc xác định căn cứ vào thời gian làm việc, cấp bậc kỹthuật và bậc lơng của ngời lao động Hình thức này thờng áp dụng cho lao độnglàm công tác văn phòng nh hành chính quản trị, tổ chức lao động, tài chính kếtoán, và những bộ phận không định mức đợc sản phẩm

Tiền lơng thời gian đợc chia thành:

- Tiền lơng tháng: là tiền lơng trả cố định hàng tháng trên sơ sở hợp đồng laođộng.

Lơng tháng = Thời gian làm việc x Đơn giá tiền lơng thời gian

- Tiền lơng tuần: là tiền lơng trả cho một tuần làm việc đợc xác định trên cơ sởtiền lơng tháng.

Lơng tuần = Lơng tháng x 12 5

- Tiền lơng ngày: là tiền lơng trả cho ngời lao động theo mức lơng ngày và sốngày làm việc thực thế trong tháng:

Lơng ngày = Lơng tháng

26 ngày (theo chế độ)

- Tiền lơng giờ: áp dụng đối với ngời làm việc tạm thời cho từng công nhân:Lơng giờ = Lơng ngày

8 giờ làm việc x Số giờ thực tế làm đợc

Ngoài ra còn có hình thức trả lơng theo thời gian giản đơn và tiền lơng theo thờigian có thởng.

- Tiền lơng thời gian giản đơn: đợc xác định vào mức lơng cấp bậc và thời gianlàm việc thực tế Hình thức này có nhợc điểm là không xét đến thái độ lao động,hình thức sử dụng thời gian lao động, sử dụng máy móc thiết bị, sử dụng nguyênvật liệu Trong thực tế hình thức này ít đợc sử dụng.

- Tiền lơng thời gian có thởng: dựa trên sự kết hợp giữa tiền lơng trả theo thờigian giản đơn và các chế độ tiền thởng Phần tiền thởng đợc xác định tuỳ theo mứcđộ hoàn thành nhiệm vụ kế hoạch, nên có tác dụng khuyến khích ngời lao động.Hình thức này tỏ ra có hiệu quả trong việc thực hiện các mục tiêu của Doanhnghiệp.

b> Hình thức tiền l ơng theo sản phẩm :

Đây là hình thức trả lơng cho ngời lao động căn cứ vào số lợng (khối lợng), chấtlợng sản phẩm làm ra theo đúng tiêu chuẩn hoặc khối lợng công việc hoàn thành(dựa trên phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành).

Đợc tính theo công thức:

Việc trả

tiến hành

theo nhiều hình thức khác nhau nh:

- Tiền lơng theo sản phẩm trực tiếp không hạn chế = Tiền lơng của công nhânđợc xác định theo số lợng sản phẩm sản xuất ra x Đơn giá tiền lơng.

- Tiền lơng theo sản phẩm gián tiếp: thờng đợc áp dụng để trả lơng cho lao động gián tiếp sản xuất nh cán bộ quản lý phân xởng, kỹ thuật viên, công nhânphục vụ sản xuất Tuy họ không trực tiếp tạo ra sản phẩm nhng lại gián tiếp ảnh h-ởng đến năng suất, chất lợng sản phẩm mà ngời lao động trực tiếp sản xuất ra, nêncó thể căn cứ vào kết quả của lao động trực tiếp sản xuất để tính l ơng cho lao độnggián tiếp sản xuất.

Tiền lơng sản phẩm gián tiếp = Mức lơng cấp bậc công việc x Tỷ lệ hoànthành sản lợng bình quân của công nhân (%).

- Tiền lơng theo sản phẩm tập thể: đợc căn cứ vào số lợng sản phẩm của cả tổ vàđơn giá chung để tính lơng, sau đó chia lơng cho từng ngời trong tổ.

- Tiền lơng theo sản phẩm luỹ tiến.c> Tiền l ơng khoán :

Đây là hình thức đặc biệt của tiền lơng theo sản phẩm, đợc quy định trớc cho mộtkhối lợng công việc hoặc khối lợng sản phẩm nhất định đợc hoàn thành trong thờigian quy định.

Hình thức tiền lơng này ít đợc áp dụng trong ngành công nghiệp.

 Ưu, nhợc điểm của hai hình thức lơng theo thời gian và lơng theo sảnphẩm:

x

Đơn giá tiền lơng sản phẩm

3 Các khoản trích theo lơng:

Hiện nay các khoản trích theo lơng bao gồm: Bảo hiển xã hội (BHXH), Bảo hiểmy tế (BHYT), Kinh phí công đoàn (KPCĐ) Những khoản này đợc trích theo tỷ lệquy định trên tổng số tiền lơng thực tế phải trả cho công nhân viên trong tháng.

a> Quỹ bảo hiểm xã hội (BHXH):

Bảo hiểm xã hội đợc hiểu là sự bảo vệ của Xã hội với các thành viên của mình,thông qua một loạt các biện pháp công cộng để chống lại tình trạng khó khăn vềkinh tế - xã hội do giảm thu nhập, gây ra bởi ốm đau, mất khả năng lao động, tuổigià bệnh tật, chết,

Mức tính bảo hiểm của các Doanh nghiệp hiện nay là 20% so với tổng quỹ l ơngcơ bản, trong đó 15% do đơn vị hoặc chủ sử dụng lao động nộp, đợc tính vào chiphí sản xuất kinh doanh, 5% còn lại do ngời lao động đóng góp bằng cách khấu trừvào tiền lơng hàng tháng.

b> Bảo hiểm y tế (BHYT):

Bảo hiểm y tế thực chất là sự trợ cấp về y tế cho ngời tham gia bảo hiểm nhằmgiúp họ một phần nào đó trang trải tiền khám, chữa bệnh, tiền viện phí, tiền thuốc.Mục đích của BHYT là tạo một mạng lới bảo vệ sức khoẻ cho toàn cộng động, bấtkể ở địa vị cao hay thấp Quỹ BHYT đợc hình thành từ hai nguồn:

- Doanh nghiệp trích 2% và đợc tính vào chi phí sản xuất kinh doanh.- Ngời lao động góp 1% và trừ vào tiền lơng của họ.

c> Kinh phí công đoàn (KPCĐ):

Công đoàn là một tổ chức của đoàn thể đại diện cho ngời lao động, là tiếng nóichung của ngời lao động, đồng thời là ngời trực tiếp hớng dẫn, điều chỉnh thái độcủa ngời lao động đối với công việc và với ngời sử dụng lao động KPCĐ đợc hìnhthành từ việc trích 2% quỹ lơng thực tế phải trả công nhân viên trong tháng, tínhvào chi phí sản xuất kinh doanh Số kinh phí công đoàn đợc trích cũng đợc phâncấp quản lý và chi tiêu theo chế độ quy định Một phần nộp lên cơ quan quản lýcông đoàn cấp trên và một phần để lại Doanh nghiệp để chi tiêu cho hoạt độngcông đoàn tại Doanh nghiệp.

Các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ cùng với tiền lơng phải trả cho côngnhân viên hợp thành loại chi phí về nhân công trong tổng chi phí sản xuất kinhdoanh Quản lý việc tính, trích lập và chi tiêu sử dụng quỹ lơng, quỹ BHXH,BHYT, KPCĐ có ý nghĩa không những đối với việc tính toán chi phí sản xuất kinhdoanh mà còn đảm bảo quyền lợi của ngời lao động trong Doanh nghiệp.

4 Quản lý quỹ lơng trong các Doanh nghiệp.

Theo nghị định số 235/ HĐBT ngày 19/9/1985 của Hội đồng bộ trởng (nay là Chính phủ), quỹ tiền lơng của Doanh nghiệp là toàn bộ số tiền lơng phải trả chocông nhân viên do Doanh nghiệp quản lý và sử dụng.

Quỹ lơng bao gồm các khoản sau:- Tiền lơng tính theo thời gian.- Tiền lơng tính theo sản phẩm.- Tiền lơng công nhật, lơng khoán.

- Tiền lơng trả cho ngời lao động khi làm ra sản phẩm hỏng, sản phẩm xấu.- Tiền lơng trả cho ngời lao động trong thời gian ngừng việc do các nguyên nhânkhách quan, trong thời gian điều động công tác làm nghĩa vụ do chế độ quy định,thời gian nghỉ phép, đi học.

- Các loại tiền thởng thờng xuyên.

- Các loại phụ cấp do chế độ quy định và các phụ cấp khác đợc ghi trong quỹ ơng.

l-Việc phân chia quỹ lơng nh trên có ý nghĩa nhất định trong công tác hạch toántiền lơng Quản lý quỹ lơng và chế độ tiền lơng theo quy định sẽ đảm bảo quyền tựchủ của Doanh nghiệp phải giải quyết hài hoà mối quan hệ giữa lao động và tiền l-ơng, cụ thể tiền lơng phải lớn hơn mức tối thiểu do Nhà nớc quy định (trớc đây là144.000 đồng / 1 tháng, đến ngày 1/1/2000 mức lơng đợc áp dụng là 180.000đồng / 1 tháng và cho đến ngày 1/1/2001 theo quy định mức lơng mới đợc áp dụnglà 210.000 đồng / 1 tháng) Một vấn đề nữa là chi phí tiền lơng lại nằm trong giáthành sản phẩm, trong chi phí quản lý và trong chi phí lu thông Vì vậy để hạ giáthành sản phẩm thì Doanh nghiệp phải đảm bảo tốc độ tăng năng suất lao động lênnhanh hơn tốc độ tăng tiền lơng bình quân của Doanh nghiệp.

II hạch toán Kế toán tiền lơng và các khoản trích theo ơng trong các doanh nghiệp.

l-* Các nguyên tắc của công tác hạch toán:

- Nguyên tắc trả lơng theo công việc và số lợng lao động: nguyên tắc này nhằmkhắc phục chủ nghĩa bình quân trong phân phối Mặt khác làm cho ngời lao động ýthức với kết quả lao động của mình.

- Nguyên tắc đảm bảo tái sản xuất sức lao động và không ngừng nâng cao mứcsống cho ngời lao động.

- Gắn với hiêu quả sản xuất kinh doanh và phù hợp với điều kiện kinh tế đất nớctrong từng thời kỳ.

* Nhiệm vụ của kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng:

- Phản ánh đầy đủ, chính xác thời gian và kết quả lao động của công nhân viên,tính đúng và thanh toán đầy đủ, kịp thời tiền lơng và các khoản khác liên quan, quản lý chặt chẽ việc sử dụng chi tiêu quỹ lơng.

- Tính toán, phân bổ hợp lý, chính xác chi phí về tiền lơng và các khoản tríchtheo lơng cho các đối tợng sử dụng có liên quan.

- Định kỳ tiến hành phân tích tình hình lao động, tình hình quản lý và chi tiêuquỹ lơng, cung cấp thông tinh kinh tế cần thiết cho các bộ phận liên quan Để làmtốt nhiệm vụ trên, công tác hạch toán tiền lơng phải tiến hành theo hai phơng pháp:hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp:

1 Hạch toán chi tiết:

a> Hạch toán thời gian lao động:

Đối với các bộ phận lao động trả lơng theo thời gian thì căn cứ để tính lơng là“Bảng chấm công” (mẫu số 01 - LĐTL) Bảng chấm công đợc lập riêng cho từngbộ phận, tổ đội lao động sản xuất, trong đó ghi rõ ngày làm việc, ngày nghỉ việccủa từng lao động Nếu nghỉ việc do ốm đau, tai nạn lao động, thai sản, đều phảicó chứng từ nghỉ việc do các bộ phận có thẩm quyền cấp và đợc ghi vào bảng chấmcông theo đúng quy định Cuối tháng, căn cứ vào thời gian lao động thực tế, sốngày nghỉ theo chế độ và khoản lơng phải trả cho công nhân viên Bảng chấm côngdo cán bộ phụ trách hoặc tổ trởng ghi theo quy định về chấm công và phải đợc treocông khai để mọi ngời có thể kiểm tra, giám sát lẫn nhau.

b> Hạch toán tiền l ơng cho ng ời lao động :

Hàng tháng kế toán lập “Bảng thanh toán tiền lơng” cho từng tổ đội, từng phânxởng sản xuất và các phòng ban để tính tiền lơng, tiền thởng và các khoản phụ cấp,trợ cấp, khấu trừ và số tiền còn đợc lĩnh trong tháng Sau khi kế toán trởng kiểmtra, xác nhận và ký, giám đốc duyệt thì Bảng thanh toán lơng và bảo hiểm xã hộisẽ đợc làm căn cứ để thanh toán lơng và bảo hiểm xã hội cho ngời lao động.

Thông thờng ở các Doanh nghiệp, việc thanh toán tiền lơng và các khoản kháccho công nhân viên đợc chia làm hai kỳ: kỳ I là lơng tạm ứng; kỳ II là số tiền lơngcòn lại sau khi trừ đi khoản đã tạm ứng và các khoản khấu trừ vào thu nhập.

2 Kế toán tổng hợp tiền lơng và các khoản trích theo lơng:

a> Tài khoản sử dụng: TK 334, TK 338. TK 334 “Phải trả công nhân viên” :

Dùng để phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trảcho công nhân viên của Doanh nghiệp về tiền lơng, tiền công, tiền thởng, bảo hiểmxã hội và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của công nhân viên.

Tài khoản 334 có thể có số d bên Nợ trong trờng hợp rất cá biệt, phản ánh số tiềnđã trả quá số phải trả về tiền lơng, tiền công, tiền thởng và các khoản khác chocông nhân viên.

 TK 338 “Phải trả, phải nộp khác” :

Dùng để phản ánh các khoản phải trả, phải nộp cho các cơ quan, tổ chức, đoànthể Xã hội; cho cấp trên vể bảo hiểm xã hôi, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn cáckhoản khấu trừ vào lơng, giá trị tài sản chờ xử lý, các khoản vay, mợn tạm thời, kýquỹ, ký cợc ngắn hạn, các khoản thu hộ, giữ hộ,

- Các khoản thanh toán với công nhân viên về tiền nhà, điện, nớc ở tập thể.- Trích bảo hiểm y tế trừ vào lơng của công nhân viên.

- Bảo hiểm xã hội và kinh phí công đoàn vợt chi đợc cấp bù.- Các khoản phải trả khác.

Tài khoản 338 có số d bên Có Tài khoản này có thể có số d bên Nợ phản ánh sốđã trả, đã nộp nhiều hơn số phải trả, phải nộp hoặc số bảo hiểm xã hội và kinh phícông đoàn vợt chi cha đợc cấp bù.

Tài khoản 338 có 4 tài khoản cấp 2:

- TK 3381 - Tài sản thừa chờ giải quyết: phản ánh giá trị tài sản thừa cha xácđịnh rõ nguyên nhân, còn chờ quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền.

Trờng hợp giá trị tài sản thừa đã xác định đợc nguyên nhân và có biên bản xử lýthì đợc ghi ngay vào các tài khoản liên quan, không hạch toán qua TK 338 (3381)

- TK 3382 - Kinh phí công đoàn: phản ánh tình hình trích và thanh toán kinh phícông đoàn ở đơn vị.

- TK 3383 - Bảo hiểm xã hội: phản ánh tình hình trích và thanh toán bảo hiểm xãhội ở đơn vị.

- TK 3384 - Bảo hiểm y tế: phản ánh tình hình trích và thanh toán bảo hiểm y tếtheo quy định.

- TK 3388 - Phải trả, phải nộp khác: phản ánh các khoản phải trả khác của đơn vịngoài nội dung các khoản phải trả đã phản ánh trong các tài khoản từ TK 331 đếnTK 336 và từ TK 381 đến TK 3384.

Ngoài các tài khoản 334, 338 kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng cònliên quan đến các tài khoản khác nh: TK 622 “Chi phí nhân công trực tiếp” , TK627 “Chi phí sản xuất chung” , TK 641 “Chi phí bán hàng” , TK 642 “Chi phí quảnlý doanh nghiệp” , TK 335 “Chi phí phải trả”

b> Ph ơng pháp hạch toán tiền l ơng và các khoản trích theo l ơng :

Hàng tháng, kế toán tiến hành phân bổ chi phí tiền lơng cho từng đối tợng sửdụng và tính bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn theo quy định tứclà tiền lơng phải trả cho công nhân viên thực hiện công việc gì thì tính vào chi phícủa đối tợng chịu chi phí đó một cách trực tiếp hoặc phân bổ theo giờ công thực tếhoặc theo chi phí nhân công kế hoạch Sau đó, kế toán tiến hành tính toán tiền lơngvà các khoản trích theo lơng theo trình tự:

- Tính tiền lơng, tiền công và những và những khoản phụ cấp theo quy định phảitrả cho công nhân viên, kế toán ghi:

Nợ TK 622 - Chi phí nhân công trực tiếp Nợ TK 627 - Chi phí sản xuất chung

Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng.

Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp.Có TK 334 - Phải trả công nhân viên.- Tính tiền thởng phải trả công nhân viên, kế toán ghi:

Nợ TK 431 - Quỹ khen thởng, phúc lợi.Có TK 334 - Phải trả công nhân viên.

- Tính số bảo hiểm xã hội (ốm đau, thai sản, tai nạn, ) phải trả cho công nhânviên, kế toán ghi:

Nợ TK 338 - Phải trả, phải nộp khác.Có TK 334 - Phải trả công nhân viên.

- Tính số tiền lơng nghỉ phép thực tế phải trả cho công nhân viên, kế toán ghi:Nợ TK 627,641,642 hoặc

Nợ TK 335 - Chi phí phải trả.

Có TK 334 - Phải trả công nhân viên.- Hàng tháng trích BHXH, BHYT, KPCĐ kế toán ghi:

Nợ TK 622 - Chi phí nhân công trực tiếp Nợ TK 627 - Chi phí sản xuất chung

- Tính thuế thu nhập của công nhân viên, ngời lao động phải nộp Nhà nớc, kếtoán ghi:

Nợ TK 334 - Phải trả công nhân viên.

Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nớc (3388).- Thanh toán các khoản phải trả cho công nhân viên, ghi:

Nợ TK 334 - Phải trả công nhân viên.Có TK 111- Tiền mặt, hoặcCó TK 112 - Tiền gửi ngân hàng.

- Nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn hco cơ quan quản lýquỹ, ghi:

Nợ TK 338 - Phải trả, phải nộp khác.Có TK 111- Tiền mặt, hoặcCó TK 112 - Tiền gửi ngân hàng.

- Chi tiêu quỹ bảo hiểm xã hội và kinh phí công đoàn tại đơn vị, kế toán ghi:Nợ TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3382, 3383).

Có TK 111- Tiền mặt, hoặcCó TK 112 - Tiền gửi ngân hàng.

c> Sơ đồ hạch toán TK334 và TK 338:

- Sơ đồ hạch toán các khoản thanh toán với công nhân viên:

TK 141,138,333 TK 334 TK 622 Các khoản khấu trừ vào thu Tiền lơng phải trả nhân viên

nhập của CNV (tạm ứng, các trực tiếp sản xuất

khoản phải thu khác, thuế TN TK 627 Tiền lơng phải trả nhân viên TK 338(3), 338(4) phân xởng

Phần đóng góp cho quỹ TK 641, 642 BHXH, BHYT Tiền lơng phải trả nhân viên

bán hàng, quản lý doanh nghiệp TK 111, 512 TK 431(1) Tiền thởng trả cho

Trả lơng, thởng, BHXH và công nhân viên

các khoản khác TK 338(3) Trợ cấp BHXH phải trả

- Sơ đồ hạch toán thanh toán bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn: TK 334 TK 338 TK 622, 627, 641, 642 Số BHXH phải trả cho Trích BHXH,BHYT,KPCĐ theo tỷ

công nhân viên lệ tính vào chi phí sxkd (19%)

TK 111, 112 TK 334 Nộp BHXH, BHYT, Trích BHXH, BHYT theo tỷ lệ trừ KPCĐ vào thu nhập

TK 111, 112 Chi tiêu KPCĐ tại cơ sở Số BHXH, KPCĐ chi vợt đợc bù

Chơng II

Thực trạng công tác tổ chức hạch toánkế toán tiền lơng và các khoản trích theolơng tại công ty cổ phần thiết bị thơng mại

I tình hình tổ chức kinh doanh và tổ chức công tác kếtoán tiền lơng và các khoản trích theo lơng tại công ty cổphần thiết bị thơng mại.

A/ Tình hình tổ chức kinh doanh.

1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty:

Tiền thân của Công ty Cổ phần Thiết bị Thơng mại là Nhà máy Cơ khí Nội thơngđợc thành lập ngày 14/12/1971 trực thuộc Bộ Thơng nghiệp nay thuộc Bộ Thơngmại.

Xuất phát từ nhu cầu mở rộng nền kinh tế ngày càng cao, ngày 28/12/1998 theoquyết định 1673/1998 QĐ-BTM của Bộ Thơng mại, Công ty Thiết bị Thơng mại đ-ợc chính thức đổi tên thành Công ty Cổ phần Thiết bị Thơng mại Công ty là đơn vịkinh doanh hạch toán kinh tế độc lập, tự chủ về tài chính, có t cách pháp nhân vàchịu sự quản lý của Nhà nớc bằng các quy định của Pháp luật.

Công ty Cổ phần Thiết bị Thơng mại có tên giao dịch nớc ngoài là: HOLDINGCOMMERCIAL EQUIPMENT COMPANY

Viết tắt là: COMECO

Công ty có trụ sở chính đặt tại khu công nghiệp Giáp Bát - Km số 6 Đờng GiảiPhóng - Phờng Phơng Liệt - Quận Thanh Xuân - Hà Nội.

Công ty có vốn điều lệ là: 2.498.586.856đTỷ lệ cổ phần của cổ đông:

Ngời lao động trong và ngoài doanh nghiệp chiếm 88% Nhà nớc đóng góp khoảng 12%

Công ty đợc thành lập để huy động vốn và sử dụng vốn có hiệu quả trong việcphát triển sản xuất, kinh doanh về cơ khí và các lĩnh vực khác nhằm mục tiêu tối đahoá lợi nhuận, tạo công ăn việc làm cho ngời lao động, đóng góp cho ngân sáchNhà nớc, phát triển công ty ngày càng lớn mạnh Hiện nay, công ty là đơn vị kinhtế thuộc loại hình vừa và nhỏ, làm ăn có hiệu quả, sản xuất ổn định, sản phẩm cóuy tín và đang chiếm lĩnh thị trờng

Chúng ta có thể thấy điều này qua một số chỉ tiêu tàichính của công ty trong hai năm 1999 và 2000:

đầu ngời / tháng

854.000 1.095.000 241.000 28.2

Qua bảng số liệu trên chung ta có thể thấy tình hình sản xuất kinh doanh củacông ty ngày càng có hiệu quả Cụ thể nh sau:

- Vốn cố định: có chiều hớng giảm từ năm 1999 đến năm 2000, thời gian nàyviệc đầu t mua sắm có chậm lại do nhà cửa, máy móc thiết bị đã cũ nên công tytrích tăng tỷ lệ khấu hao để thu hồi vốn nhanh nhằm sớm có điều kiện tái đầu tmới.

- Vốn lu động: trái ngợc với tính trạng giảm của vốn cố định, lợng vốn lu độnglại tăng, năm 2000 tăng 44,2% so với năm 1999 Điều này chứng tỏ quy mô vànăng lực sản xuất của công ty ngày càng phát triển và đã làm cho nhu cầu về vốn luđộng tăng lên

- Doanh thu: năm 2000 tổng doanh thu tăng thêm 15,8% so với năm 1999,nguyên nhân là do công ty tăng cờng sản xuất một số ngành cơ khí phụ mà lợinhuận thu về cũng khá cao, đồng thời công ty tập trung chú trọng sản xuất mặthàng chính đem lại lợi nhuận cao cho công ty

- Chi phí: tuy năm sau có tăng nhẹ 9,06% so với năm trớc nhng nhình vào số liệutrên bảng ta thấy độ tăng của chi phí thấp hơn so với tốc độ tăng của doanh thu,điều đó cho thấy có một sự tiết giảm chi phí trong hoạt động sản xuất kinh doanh

- Lợi nhuận sau thuế tăng nhanh, năm 2000 tăng 671.707.018 đ (~ 83.3%) so vớinăm 1999 Và nh vậy thu nhập bình quân đầu ngời / tháng cũng tăng liên tục, năm2000 tăng 12.2% so với năm 1999.

2 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty:

a> Chức năng:

Công ty Cổ phần Thiết bị Thơng mại có giấy phép đăng ký kinh doanh do trọngtài kinh tế thành phố Hà nội cấp Trong đó quy định rõ ngành nghề kinh doanh chủyếu là các mặt hàng, dụng cụ cơ khí, vật t, thiết bị nh: két bạc các loại, tủ vănphòng và cân treo để phục vụ nhu cầu toàn nền kinh tế quốc dân.

b> Nhiệm vụ:

- Xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công tytheo đúng quy chế hiện hành để thực hiện mục đích và nội dung hoạt động củacông ty.

- Khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn do Nhà nớc cấp, tự tạo ranguồn vốn bảo đảm tự trang trải về tài chính.

- Nghiên cứu khả năng sản xuất, nhu cầu thị trờng trong nớc để cải tiến, ứngdụng tiến bộ khoa học kỹ thuật nhằm đa dạng hoá sản phẩm, nâng cao chất lợngsản phẩm đáp ứng nhu cầu tiêu dùng, sản xuất trong nớc góp phần phát triển nềnkinh tế - xã hội

- Tuân thủ các chính sách, chế độ luật pháp của Nhà nớc liên quan đến hoạt độngsản xuất kinh doanh của công ty Thực hiện nghiêm chỉnh các hợp đồng kinh tế,hợp đồng lao động đã ký kết.

- Thêm vào đó, công ty phải không ngừng đào tạo, nâng cao trình độ văn hoá,nghiệp vụ, tay nghề cho cán bộ công nhân viên trong toàn công ty.

3 Đặc điểm cơ cấu tổ chức bộ máy kinh doanh của Công ty:

- Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty:

Bộ máy của công ty đợc tổ chức theo mô hình trực tuyến Chức năng, nhiệm vụcủa mỗi phòng đợc phân định rõ ràng và có sự phối hợp đồng bộ giữa các phòng ban trong quá trình hoạt động kinh doanh.

 Bộ máy quản lý Công ty Cổ phần Thiết bị Thơng mại:

- Hội đồng quản trị: do đại hội đồng cổ đông bầu ra, là cơ quan chịu trách nhiệmđiều hành và quản lý công ty giữa hai kỳ đại hội.

- Ban kiểm soát: là cơ quan do đại hội đồng cổ đông bầu ra có nhiệm vụ giám sátcác hoạt động, tuân theo Nghị quyết đại hội cổ đông của hội đồng quản trị và giámđốc điều hành.

- Giám đốc công ty: là ngời chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động sản xuất, kinhdoanh của công ty và trực tiếp quản lý các khâu trọng yếu, chịu trách nhiệm trớcHĐQT, đại diện công ty khi quan hệ với các cơ quan pháp luật của nhà nớc.

- Phó giám đốc kỹ thuật giúp đỡ giám đốc trong việc điều hành toàn bộ quá trìnhsản xuất và kiểm tra kỹ thuật sản phẩm.

Ngoài ra còn có các phòng ban nghiệp vụ giúp việc cho giám đốc:

- Phòng Tổ chức - Hành chính: giúp ban giám đốc sắp xếp tổ chức nhân lực trongcông ty, tổ chức xây dựng kế hoạch lao động tiền lơng, thực hiện chính sách chế độ đối với ngời lao động, bảo vệ an ninh trong công ty.

- Phòng Kế toán - Tài chính: chịu trách nhiệm thực hiện việc quản lý tài chínhcủa công ty và hớng dẫn thực hiện chế độ tài chính kế toán ở các đơn vị trực thuộc,tổ chức công tác hạch toán kế toán trong công ty, thực hiện các quy định của Nhànớc về tài chính - kế toán.

- Phòng Kế hoạch - Vật t: chịu trách nhiệm lập kế hoạch và cung ứng vật t chokịp tiến độ sản xuất, theo dõi tình hình sản xuất.

- Phòng Kỹ thuật: chịu trách nhiệm theo dõi kiểm tra, giám sát về kỹ thuật; kiểmtra máy móc, thiết bị trớc khi xuất kho; lập quy trình công nghệ, nghiên cứu côngnghệ mới, thiết kế sản phẩm mới, xây dựng định mức lao động đối với sx trực tiếp.

- Phòng KCS: có nhiệm vụ kiểm tra chất lợng nguyên vật liệu mua vào, sảnphẩm, bán thành phẩm hoàn thành ở từng công đoạn.

- Phòng Tiêu thụ: tham mu cho giám đốc về các chính sách tiêu thụ sản phẩm, tổchức tiêu thụ sản phẩm của công ty, thu thập thông tin thị trờng, ký kết các hợpđồng bán hàng.

Dới đây là mô hình sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần Thiết bị Thơngmại:

B/ Tình hình tổ chức công tác kế toán.

1 Bộ máy kế toán:

Bộ máy kế toán là một mắt xích quan trọng trong hệ thống quản lý kinh doanhcủa Công ty Bộ máy này có nhiệm vụ: tổ chức, thực hiện, kiểm tra toàn bộ thôngtin kinh tế của các bộ phận trong Công ty, thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán vàchế độ quản lý kinh tế tài chính theo đúng quy định.

Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty:

Phòng kế toán - tài vụ gồm có 5 cán bộ có trình độ chuyên môn cao Trong đó, 3cán bộ có trình độ Đại học; 2 cán bộ có trình độ trung cấp Dới sự lãnh đạo của kếtoán trởng mỗi kế toán viên phụ trách một khâu kế toán:

- Kế toán trởng: phụ trách các bộ phận dới quyền, theo dõi tính hình tài chínhcủa Công ty, chịu trách nhiệm trớc giám đốc và cơ quan cấp trên về công tác hạchtoán kế toán và các chỉ tiêu tài chính của Công ty.

- Phó phòng kế toán: phụ trách mảng kế toán tiền lơng và BHXH có nhiệm vụtính toán tiền lơng trên cơ sở định mức lao động đã đợc duyệt, phân bổ chính xácchi phí về tiền lơng và trích BHXH, BHYT, KPCĐ cho các đối tợng sử dụng có liênquan.

- Bộ phận kế toán thanh toán ngân hàng, tiêu thụ sản phẩm thống kê tổng hợp, cónhiệm vụ thanh toán chuyển khoản, quản lý vốn tại Ngân hàng, ghi sổ thanh toáncho khách hàng và chủ nợ.

- Bộ phận kế toán TSCĐ: theo dõi tình hình sử dụng tài sản cố định thờng xuyên,tổng hợp và tính giá thành sản phẩm, kế toán công nợ.

- Bộ phận thủ quỹ: có trách nhiệm bảo quản tiền mặt, thu chi khi khách hàng mang nộp, chi tiền khi có chứng từ chi do giám đốc duyệt.

2 Hình thức kế toán và các loại sổ sách:

a> Hình thức kế toán:

Kế toán tr ởngKế toán tổng hợp(Phụ trách chung)

Kế toán TSCĐtính giá thành

công nợ

Kế toán thanh toán Ngân hàng

và tiêu thụ

Kế toán tiền l ơng, BHXH và

vật t

Thủ quỹ

Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất và tổ chức quản lý, Công ty Cổ phầnThiết bị Thơng mại tổ chức kế toán theo hình thức tập trung, áp dụng hình thức sổkế toán “Nhật ký - Chứng từ” Hình thức này có u điểm là gọn, nhẹ, yêu cầu trìnhđộ kế toán của các nhân viên cao, song khó áp dụng máy vi tính vào trong công táckế toán.

b> Các loại sổ sách đ ợc áp dụng:

- Sổ Nhật ký - chứng từ: là sổ kế toán chủ yếu đợc mở theo bên Có của các tàikhoản hoặc một số tài khoản có nội dung kinh tế giống nhau và có mối quan hệmật thiết với nhau.

- Bảng kê: đợc sử dụng trong trờng hợp khi yêu cầu hạch toán chi tiết không thểkết hợp trên sổ nhật ký chứng từ đợc.

- Sổ cái: là sổ kế toán tổng hợp đợc mở cho cả một năm để phản ánh số phát sinhNợ, số phát sinh Có và số d của từng tài khoản.

- Các sổ kế toán chi tiết.- Bảng phân bổ.

c> Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký - chứng từ:

(2) (3)

Sổ chi tiết

NK - CT

Bảng kê

Báo cáo kếtoánBảng phân bổ

Bảng tổng hợp

số liệu chi tiết Sổ cái

(7)