Hạch toán kế toán NVL & 1 số ý kiến hoàn thiện kế toán NVL

Hạch toán kế toán NVL & 1 số ý kiến hoàn thiện kế toán NVL

lời nói đầu

Sự chuyển mình từ nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung quan liêu bao cấp sangnền kinh tế thị trờng có sự quản lý của nhà nớc là một điều kiện tốt cho sự phát triểncủa Doanh nghiệp, mở ra hớng phát triển đa dạng cho các DNVN Thế nhng, sự pháttriển đa dạng này cũng đồng nghĩa với quá trình cạnh tranh khốc liệt giữa các doanhnghiệp là làm thế nào để đứng vững trên thị trờng, đáp ứng đợc yêu cầu của nhữngngời tiêu dùng vơi sản phẩm chất lợng cao, giá thành hạ, đồng thời cải thiện đời sốngngời lao động, mang lại lợi ích cho DN.

Muốn đạt đợc mục tiêu này DN phải thực hiện đồng bộ các biên pháp quản lýcác yếu tố liên quan đến quá trình sản xuất kinh doanh Trong các yếu tố này thìhạch toán kế toán, cụ thể hạch toán nguyên vất liệu giữ vai trò rất quan trọng Kếtoán NVL là một phần của công tác kế toán nhằm thông tin, phản ánh tình hình muasắm yếu tố đầu vào - đó là NVL của quá trình sản xuất, cũng nh quá trình xuất khosử dụng NVL cho hoạt động sản xuất kinh doanh Trên cơ sở đó giúp doanh nghiệpxác định đợc giá thành sản phẩm – dịch vụ là một điều qua trọng của DN Do vậy,kế toán NVL có đảm bảo tốt thì mới đảm bảo cho việc cung cấp NVL, ngăn chặnhoạt động lãng phí vật liệu và góp phần giảm bớt chi phí, hạ thấp giá thành.

Nhận thức đợc vai trò rất quan trọng của kế toán NVL nên em đã mạnh dạn

nghiên cứa đề tài: “ Hạch toán kế toán NVL và một số ý kiến hoàn thiện kế toánNVL “ để từ đó thấy đợc những mặt còn tồn tại, đề xuất ý kiến với hy vọng nhằm

đóng góp một phần cho việc hoàn thiện kế toán NVL dựa trên cơ sở phân tích về lýluận, kiểm soát thực trạng

Ngoài phần mở đầu, kết luận, đề án có các phần sau: Phần 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán NVL

Phần 2: Thực trạng kế toán NVL ở các DN sản xuất kinh doanh và một số ýkiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán.

Phần I: Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán NVL

I Sự cần thiết của việc hoàn thiện

Sản xuất ra của cải vật chất là cơ sở tồn tại và phát triển của xã hội loài ngời.Chính vì vậy, ngay từ thời cổ xa, ngời ta đủ thấy sự cần thiết muốn duy trì và phát

1

triển đời sống của mình và xã hội thì phải tiến hành sản xuất những vật dùng, thức ănnh thế nào.

Nh ta đã biết, kế toán là một trong những công cụ hữu ích trong việc quản lýkinh tế Bởi vậy, khi kinh tế phát triển với một số nền sản xuất có quy mô ngày cànglớn, với trình độ xã hội hoá và sứa phát triển ngày càng cao, với yêu cầu của quy luậtkinh tế mới phát sinh , thì hoạt động của công tác kế toán cũng cần có sự phát triểnphù hợp để đợc thực hiện chức năng thông tin và kiểm tra của mình.

Nh vậy, việc thực hiên công tác kế toán cho phù hợp với tình hình sản xuất nóichung và cho nền kinh tế nói riêng là tất yếu

Đặc biệt, trong điều kiện kinh tế nớc ta hiện nay, khi chuyển đổi từ nền kinh tếtập trung bao cấp sang nền kinh tế thị trờng với những điểm mạnh thực sự trong cơchế quản lý kinh tế – tài chính thì việc hoàn thiện công tác kế toán sao cho thíchứng với cơ chế mới luôn luôn đợc đặt ra và cần thiết.

Kế toán nghiệp vụ xuất nhập là một mảng quan trọng trong hệ thống kế toánnói chung, vì vậy vai trò tất yếu khách quan của việc hoàn thiện hệ thống kế toáncũng hoàn thiện kế toán NVL cũng mang tính chất tất yếu cần thiết, nhất là trong bốicảnh hiên nay Khi luật thuế GTGT mới đợc áp dụng từ ngày 1/1/199 thì hoàn thiệncông tác này sẽ đảm bảo cho DN tính đúng tính đủ giá nhập – xuất NVL, từ đó làmcơ sở cho việc tính đúng, giá thành sản phẩm – một trong những điều qua trọng củamối giá trị sản xuất kinh doanh trong cơ chế thị trờng.

II Một vài nét chung về NVL trong các DN sản xuất.1.Đặc điểm, vai trò của NVL trong quá trình sản xuất.

* Khái niệm:

Vật liệu là đối tợng đợc chuyển hoá do lao động có ích của con ngời TheoMác, tất cả mọi vật thể thiên nhiên xung quanh con ngời mà lao động có ích có thểtác động vào để tạo ra của cải vật chất cho xã hội, phục vụ con ngời đều là đối tợnglao động NVL nào cũng có thể là đối tợng lao động, song không phải bất c đối tợngnào cũng là NVL Mọi đối tợng lao động có khả năng biến đổi do lao động của conngời mới là NVL.

* Đặc điểm:

Bất kỳ một DN nào khi tiến hành sản xuất đều phải có 3 yếu tố cơ bản, đó là:- T liệu lao động

- Đối tợng lao động- Sức lao động

Trong các DN sản xuất, NVL chính là đối tợng lao động, là một trong ba yếutố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở sản xuất hoàn thiện nên sản phẩm Khác vớit liệu lao động, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất địnhvà toàn bộ giá trị vật liệu đợc chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ.

* Vai trò:

NVL là yếu tố quyết định đến sự thành bại của quá trình sản xuất kinh doanhtrong DN NVL không chỉ ảnh hởng đến số lợng mà còn ảnh đến chất lợng của sảnphẩm NVL có đảm bảo chất lợng cao, đúng quy cách, chủng loại thì sản phẩm tạo ramới phù hợp nhu cầu thị trờng, tạo ra sức cạnh tranh cao Bên cạnh chất lợng sảnphẩm đợc bảo đảm thì phải nói tới giá cả, giá thành sản phẩm phải hợp lý thì DN mớicó chỗ đứng để tồn tại và phát triển theo cơ chế thị trờng hiện nay Điều đó khiến DNphải quản lý NVL từ khâu thu mua, bảo quản và sử dụng vật liệu chặt chẽ nhằm thựchiện tối đa chi phí sản xuất, giảm tiêu hao vật liệu trong quá trình sản xuất để giảmgiá thành sản phẩm.

Nh vậy, tuỳ theo tình hình, đặc điểm sản xuất kinh doanh của từng DN để lựachọn phơng pháp bảo quản, quản lý vật liệu sao cho phù hợp Song nhìn chung vớiphơng pháp nào thì vẫn phải đảm bảo yêu cầu đặt ra là vật liệu cần đợc quản lý tốt ởcác khâu mua, bảo quản, dữ trữ và sử dụng hợp lý, có hiệu quả.

* Do đặc điểm, vai trò của NVL nên kế toán NVL có những nhiệm vụ sau:

- Phải theo dõi phản ánh đợc tình hình xuất – nhập khẩu và tồn kho của từng danhđiểm vật liệu

- Phân bổ giá trị vật liệu xuất đúng vào sản phẩm sản xuất kinh doanh phù hợp vớicác đối tợng sử dụng.

- Tính giá NVL theo chế độ quy định và phù hợp với đặc điểm riêng của DN.- Tham vào công tác kiểm kê kho vật liệu, phản ánh kịp thời kết quả kiểm kê.

- Thờng xuyên phân tích tình hình cung cấp, dự trự, sử dụng NVL, đối chiếu với địnhmực dự trự để kịp thời phát hiện vật liệu thừa thiếu so với định mức, từ đó đề xuất vớiDN điều chỉnh kịp thời kế hoạch đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra đều đặn vàliên tục.

3

2 Phân loại NVL:

Trong quá trình sản xuất kinh doanh, DN sử dụng rất nhiều loại có hình dáng,kích cỡ khác nhau, tính chất cơ - lý – hoá cũng khác nhau Chính vì vậy, mỗi loạivật liệu cũng có vai trò công dụng khác nhau Căn cứ vào những điểm này, chúng tacó thể phân chia NVL thành các loại sau:

- NVL chính: là NVL khi tham gia vào quá trình sản xuất cấu tạo nên thực thểchính của sản phẩm.

- Vật liệu phụ: là những vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất kết hợpvới NVL chính làm nên hình dáng, màu sắc bên ngoài của sản phẩm, làm tăng thêmchất lợng của sản phẩm, kích thích thị hiếu ngời tiêu dùng hoặc làm cho quá trìnhsản xuất dợc thuận lợi.

NVL chính và NVL phụ ở đây chỉ có ý nghĩa tơng đối trong phạm vi của doanhnghiệp.

- Nhiên liệu: là những vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất tạo ra nhiệtlợng phục vụ cho quá trình sản xuất nh: than, củi, xăng,

- Phụ tùng thay thế: là những chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thếmáy móc, thiết bị, phơng tiện vận tải,

- Vật liệu xây dựng và thiết bị cần lắp: là vật liệu DN mua về nhằm mục đíchđầu t xây dựng cơ bản và các máy móc thiết bị mua về để chuẩn bị lắp đặt đ a vào sửdụng phục vụ cho sản xuất kinh doanh.

- Phế liệu và các loại vật liệu khác.

3.Tíng giá NVL:

a Tính giá NVL nhập kho.

Giá trị vật liệu nhập kho đợc tính theo giá thực tế Tuy theo loại hình DN tínhVAT theo phơng pháp trực tiếp hay phơng pháp khấu trừ mà trong giá thực tế có thuếhay không có thuế.

- Đối với vật liệu mua ngoài:

Giá thực tế = giá ghi trên hoá đơn + thuế NK ( nếu có ) + chi phí thumua – các khoản chênh lệch, giảm giá hàng mua

- Đối với vật liệu thuê ngoài ra công chế biến:

- Đối với vật liệu tự sản xuất: giá thực tế = giá thành sản xuất thực tế.- Đối với vật liệu do nhận vốn góp liên doanh cổ phần:

Giá TT = giá trị vật liệu xuất chế biến + chi phí liên quan ( tiền thuê gia công, chế biến)

- Đối với vật liệu đợc tặng thởng:

- Đối với phế liệu: giá thực tế là giá ớc tính thực tế có thể sử dụng đợc hay giá trị tốithiểu.

Ngoài ra khi tính giá NVL nhập vào, ngời ta còn sử dụng giá hạch toán Vật liệunhập kho chỉ đợc tính theo giá hạch toán khi có những vật liệu xuất sử dụng ngaytrong kinh doanh nhng cha biết giá thực tế vật liệu nhập Giá hạch toán còn đợc gọilà giá tạm tính hay giá kế hạch.

Giá hạch toán = số lợng thực nhập x đơn giá hạch toán.

Vật liệu nhập trong kỳ vẫn đợc tính theo giá thực tế, đến cuối kỳ trên cơ sở ghi sổgiá hạch toán và giá thực tế nhập đã biết, ta tính hệ số giá, tính giá trị vật liệu xuất sửdụng

b, Tính giá vật liệu xuất

Trong quá trình sản xuất, việc đánh giá vật liệu theo giá thực tế rất quan trọng.Nó giúp cho việc phân bổ chính xác chi phí thực tế về vật liệu tiêu hao trong quátrình sản xuất kinh doanh Tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng DN, vào yêu cầuquản lý và trình độ nghiệp vụ quản lý của từng cán bộ kế toán, có thể sử dụng mộttrong các phơng pháp sau:

- Phơng pháp nhập trớc xuất trớc (FIFO): phơng pháp này giả định vật t nàonhập kho trớc sẽ đợc xuất trớc, xuất hết số nhập trớc mới đến số nhập sau theo giáthực tế của số hàng xuất Nói cách khác, cơ sở của phơng này là giá thực tế của vậtliệu mua trớc sẽ đợc dùng làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trớc và do vậy: giátrị vật liệu tồn kho sẽ là giá thực tế của vật liệu mua vào sau cùng Đặc điểm nàythích hợp trong trờng hợp giá cả ổn định và có xu hớng giảm.

- Phơng pháp nhập sau – xuất trớc (LIFO) Phơng pháp này tính trên cơ sở giảđịnh lô vật t nào nhập sau sẽ đợc xuất dùng trớc Phơng pháp này thích hợp trong tr-ờng hợp lạm phát.

- Phơng pháp trực: theo phơng pháp này khi NVL thực tế xuất kho thuộc lôhàng nào thì tính theo giá thực tế của lô đó Phơng pháp này còn gọi là phơng phápthực tế đích danh thờng sử dụng với các vật liệu có giá trị cao và có tính tách biệt - Phơng pháp giá hạch toán: theo phợng pháp này, toàn bộ vật liệu biến độngtrong kỳ đợc tính theo giá hạch toán Cuối kỳ, kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ hạchtoán sang giá thực tế theo công thức:

- Phơng giá đơn vị bình quân: theo phơng pháp này, giá thực tế VL xuất dùng

Giá thực tế = giá thị trờng+ chi phí liên quan đến tiếp nhận (nếu có).

trong kỳ đợc tính theo giá bình quân ( bình quân cả kỳ dự trữ, bình quân cuối kỳ trớcor bình quân theo mỗi lần nhập).

Trong đó:

- Phơng giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ tuy đơn giản, dễ làm nhng độ chính xáckhông cao Hơn nữa, công việc tính toán dồn vào cuối kỳ ảnh hởng đến công táckế toán nói chung.

Phơng pháp này khá đơn giản, phản ánh kịp thời tình hình biến động VL trong kỳ ng không chính xác vì không tính đến sự biến động của giá cả vật liệu kỳ này.

nh-Phơng pháp này khắc phục đợc nhợc điểm của hai phơng pháp trên nhng lại tốnnhiều công sức, tính toán nhiều lần.

- Phơng pháp trị giá tồn VL cuối kỳ: theo phơng pháp này, cuối kỳ hạch toán, cácDN tiến hành kiểm kê vật t tồn kho và trị giá vật liệu tồn kho theo một mức giánào đó ( thờng là giá thực tế của lần nhập cuối cùng).

Giá thực tế VL xuất kho = giá hạch toán của VL xuất x H

Giá đơn vị Giá thực tế VL tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ=

bình quân Số lợng tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ

Giá đơn vị bình Giá thực tế VL tồn đầu kỳ or cuối kỳ trớc =

quân cuối kỳ trớc Lợng thực tế VL tồn đầu kỳ or cuối kỳ trớc

Giá đơn vị bình quân Giá thực tế VL tồn trớc khi nhập + số nhập=

sau mỗi lần nhập Lợng thực tế VL tồn trớc khi nhập + số nhập

Giá thực tế VL tồn đầu kỳ + nhập trong kỳHệ số giá (H ) =

Giá hạch toán vật t tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ

KKTX là phơng pháp hạch toán tổng hợp hàng tồn kho, phản ánh, ghi chépmột cách thờng, liên tục, có hệ thống trong tình hình, xuất, tồn kho vật liệu, hàng hoátrên sổ sách kế toán.

Phơng pháp này, thờng đợc sử dụng phổ biến ở nớc ta vì những tiện ích của nó:độ chính xác cao, cung cấp một cách kịp thời, cập nhật và đợc sử dụng trong các DNcó quy mô lớn, sản xuất kinh doanh nhiều mặt hàng có giá trị cao, sử dụng NVL đắttiền Theo phơng pháp này, tình hình nhập – xuất kho NVL đợc ghi chép phản ánhhàng ngày theo lần phát sinh, do đó, lúc nào kế toán cũng xác định đợc giá trị xuất– nhập, tồn kho từng loại hàng tồn kho nói chung và vật liệu nói riêng trên các tàikhoản tồn kho.

1.2 Hạch toán tình hình biến động NVL ở các đơn vị.

a, Hạch toán tình hình biến động tăng NVL * Thủ tục và chứng từ:

- Căn cứ vào hợp đồng kinh tế ký kết với nhà cung cấp để mua NVL.

- Căn cứ vào hợp đồng kinh tế ký kết với nhà cung cấp để ngời mua thực hiệnvận chuyển NVL về DN

Bên bán phải giao cho bên mua hợp đồng bán hàng và hoá đơn GTGT or hoá đơnkiểm phiếu xuất kho.

- Trớc khi nhập kho NVL, phải kiểm nghiệm NVL và lập biên bản kiểm nghiệmđể xác định số lợng vật liệu đúng quy cách phẩm chất hoặc sai quy cách phẩm chấtđể xác định trách nhiệm các bên có liên quan.

- Lập phiếu nhập kho và chỉ nhập kho đối với vật liệu đúng quy cách, phẩm chất* Tài khoản sử dụng.

- TK 151 “ hàng mua đang đi trên đờng “ phản ánh tình hình biến động giá thựctế hàng mua đang đi trên đờng đã có hoá đơn.

- TK 152: “ nguyên liệu – vật liệu”: phản ánh sự biến động nhập – xuất – tồnkho VL theo giá thực tế.

giá trị NVL đang đi trên - Giá trị NVL đã nhập

D nợ: giá trị NVL đang đi đờng

- Giá thực tế VL nhập kho

D nợ: giá thực tế VL tồn kho cuối kỳ

Các DN khi vận dụng TK 152 cần phải mở chi tiết để hạch toán riêng từng loạiNVL nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý của DN.

TK 111,112, 133, 331, 311, * Trình tự hạch toán:

- NVL mua vào sử dụng hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc đối tợng chịu VATtheo phơng pháp khâú trừ:

Nợ TK 152 : giá mua NVL cha có thuếNợ TK 133: thuế VAT đợc khấu trừ

Có TK 111, 112, 141, 331: tổng số tiền theo giá thanh toán

Mua NVL phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh không thuộc đối tợng chịuthuế VAT hoặc chịu VAT theo phơng pháp trực tiếp:

Nợ TK 152: trị giá NVL theo giá thanh toánCó TK 111, 112, 141, 331

Mua NVL nhập kho phát hiện thừa cha rõ nguyên nhân kế toán ghi sổ nhậpkho cả NVL thừa ( lập biên bản )

Nợ TK 152: trị giá mua của NVL thực nhập cha có thuế VAT Nợ TK 133: thuế VAT theo hoá đơn

Có TK 331: số phải trả ngời bán theo hoá đơnCó TK 3381: trị giá mua của NVL thừa

Khi xác định đợc nguyên nhân tuỳ theo nguyên nhân và cách xử lý mà ghi vào cácTK có liên quan.

+ Nếu do bên bán xuất nhầm, doanh nghiệp xin mua cả NVL thừa – bên bán đồng ýthì ghi:

Nợ TK 3381: giá mua NVL cha thuế (NVL thừa)Nợ TK 133: thuế VAT đợc khấu trừ

Có TK 331: số tiền phải trả thêm cho ngời bán+ Nếu do bên bán xuất nhầm, DN phải trả lại bên bán:

Nợ TK 3381 Trị giá NVL trả lại bên bán Có TK 152

+ Nếu do nguyên nhân tự nhiên, DN đợc hởng, kế toán ghi vào thu nhập bất thờng:Nợ TK 3381 Trị giá NVL thừa

Có TK 721

+ Nếu nguyên nhân do bên bán xuất nhập or NVL phải chuyển sai hợp đồng DN từchối mua và chỉ bảo quản hộ bên bán, kế toán ghi vào TK 002

Nợ TK 002: trị giá NVL bảo quản hộ Khi xuất trả lại bên bán :

Có TK 002: trị giá NVL trả lại bên bán- Nhập kho NVL tự sản xuất gia công

Nợ TK 152

Có TK 222b, Hạch toán tình hình giảm NVL * Thủ tục:

Để phục vụ cho nhu cầu sản xuất, quản lý sản xuất trong các phân xởng, bộphận sản xuất, NVL cần đợc phản ánh kịp thời, tính toán chính xác dựa trên cácchứng từ nh phiếu xuất kho, hoá đơn kiểm phiếu xuất kho, khi có nhu cầu, bộ phận

9

xin lĩnh hay phòng cung ứng lập phiếu xuất kho cho các loại vật t cần dùng cho sảnxuất Sau khi thủ kho ghi số thực xuất và cùng ngời nhận ký vào phiếu, phiếu đợc lậplàm ba liên: 1 giao cho ngời lĩnh, 1 cho ngời cung ứng NVL,1 lu lại để ghi thẻ vàchuyển cho phòng kế toán

* TK sử dụng:

- TK 621: chi phí NVL trực tiếp- TK 627, 642, 641, 111, 112

Nợ TK 222, 128: trị giá vốn gópNợ TK 421 : chênh lệch

Có TK : trị giá thực tế NVL - Kiểm kê kho, phát hiện thiếu cha rõ nguyên nhân.

Nợ TK 1381 trị giá NVL thiếuCó TK152

- Khi xác định đợc nguyên nhân:

+ Nếu quy đợc trách nhiệm, bắt ngời phạm lỗi phải bồi thờng

Nợ TK 1388 : số tiền theo giá thành khi mua NVL Có TK 1381 : giá mua NVL chừa thuế VAT

Có TK 133 : thuế VAT của NVL thiếu

+ Nếu NVL thiếu trong định mức: theo quy định hiện hành – ghi vào chi phí quảnlý doanh nghiệp.

Có TK 1381