Sự chuyển mình từ nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường có sự quản lý của nhà nước là một điều kiện tốt cho sự phát triển của Doanh nghiệp, mở ra hướng phát triển đa dạng cho các DNVN. Thế nhưng, sự phát triển đa dạng này cũng đồng nghĩa với quá trình cạnh tranh khốc liệt giữa các doanh nghiệp là làm thế nào để đứng vững trên thị trường, đáp ứng được yêu cầu của những người tiêu dùng vơi sản phẩm chất lượng cao, giá thành hạ, đồng thời cải thiện đời sống người lao động, mang lại lợi ích cho DN. Muốn đạt được mục tiêu này DN phải thực hiện đồng bộ các biên pháp quản lý các yếu tố liên quan đến quá trình sản xuất kinh doanh. Trong các yếu tố này thì hạch toán kế toán, cụ thể hạch toán nguyên vất liệu giữ vai trò rất quan trọng. Kế toán NVL là một phần của công tác kế toán nhằm thông tin, phản ánh tình hình mua sắm yếu tố đầu vào - đó là NVL của quá trình sản xuất, cũng như quá trình xuất kho sử dụng NVL cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Trên cơ sở đó giúp doanh nghiệp xác định được giá thành sản phẩm – dịch vụ là một điều qua trọng của DN. Do vậy, kế toán NVL có đảm bảo tốt thì mới đảm bảo cho việc cung cấp NVL, ngăn chặn hoạt động l•ng phí vật liệu và góp phần giảm bớt chi phí, hạ thấp giá thành. Nhận thức được vai trò rất quan trọng của kế toán NVL nên em đã mạnh dạn nghiên cứa đề tài: “ Hạch toán kế toán NVL và một số ý kiến hoàn thiện kế toán NVL
lời nói đầu Sự chuyển mình từ nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trờng có sự quản lý của nhà nớc là một điều kiện tốt cho sự phát triển của Doanh nghiệp, mở ra hớng phát triển đa dạng cho các DNVN. Thế nhng, sự phát triển đa dạng này cũng đồng nghĩa với quá trình cạnh tranh khốc liệt giữa các doanh nghiệp là làm thế nào để đứng vững trên thị trờng, đáp ứng đợc yêu cầu của những ng- ời tiêu dùng vơi sản phẩm chất lợng cao, giá thành hạ, đồng thời cải thiện đời sống ng- ời lao động, mang lại lợi ích cho DN. Muốn đạt đợc mục tiêu này DN phải thực hiện đồng bộ các biên pháp quản lý các yếu tố liên quan đến quá trình sản xuất kinh doanh. Trong các yếu tố này thì hạch toán kế toán, cụ thể hạch toán nguyên vất liệu giữ vai trò rất quan trọng. Kế toán NVL là một phần của công tác kế toán nhằm thông tin, phản ánh tình hình mua sắm yếu tố đầu vào - đó là NVL của quá trình sản xuất, cũng nh quá trình xuất kho sử dụng NVL cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Trên cơ sở đó giúp doanh nghiệp xác định đợc giá thành sản phẩm dịch vụ là một điều qua trọng của DN. Do vậy, kế toán NVL có đảm bảo tốt thì mới đảm bảo cho việc cung cấp NVL, ngăn chặn hoạt động lãng phí vật liệu và góp phần giảm bớt chi phí, hạ thấp giá thành. Nhận thức đợc vai trò rất quan trọng của kế toán NVL nên em đã mạnh dạn nghiên cứa đề tài: Hạch toán kế toán NVL và một số ý kiến hoàn thiện kế toán NVL để từ đó thấy đợc những mặt còn tồn tại, đề xuất ý kiến với hy vọng nhằm đóng góp một phần cho việc hoàn thiện kế toán NVL dựa trên cơ sở phân tích về lý luận, kiểm soát thực trạng. Ngoài phần mở đầu, kết luận, đề án có các phần sau: Phần 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán NVL Phần 2: Thực trạng kế toán NVL ở các DN sản xuất kinh doanh và một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán. 1 Phần I: Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán NVL I. Sự cần thiết của việc hoàn thiện Sản xuất ra của cải vật chất là cơ sở tồn tại và phát triển của xã hội loài ngời. Chính vì vậy, ngay từ thời cổ xa, ngời ta đủ thấy sự cần thiết muốn duy trì và phát triển đời sống của mình và xã hội thì phải tiến hành sản xuất những vật dùng, thức ăn nh thế nào. Nh ta đã biết, kế toán là một trong những công cụ hữu ích trong việc quản lý kinh tế. Bởi vậy, khi kinh tế phát triển với một số nền sản xuất có quy mô ngày càng lớn, với trình độ xã hội hoá và sứa phát triển ngày càng cao, với yêu cầu của quy luật kinh tế mới phát sinh ., thì hoạt động của công tác kế toán cũng cần có sự phát triển phù hợp để đợc thực hiện chức năng thông tin và kiểm tra của mình. Nh vậy, việc thực hiên công tác kế toán cho phù hợp với tình hình sản xuất nói chung và cho nền kinh tế nói riêng là tất yếu . Đặc biệt, trong điều kiện kinh tế nớc ta hiện nay, khi chuyển đổi từ nền kinh tế tập trung bao cấp sang nền kinh tế thị trờng với những điểm mạnh thực sự trong cơ chế quản lý kinh tế tài chính thì việc hoàn thiện công tác kế toán sao cho thích ứng với cơ chế mới luôn luôn đợc đặt ra và cần thiết. Kế toán nghiệp vụ xuất nhập là một mảng quan trọng trong hệ thống kế toán nói chung, vì vậy vai trò tất yếu khách quan của việc hoàn thiện hệ thống kế toán cũng hoàn thiện kế toán NVL cũng mang tính chất tất yếu cần thiết, nhất là trong bối cảnh hiên nay. Khi luật thuế GTGT mới đợc áp dụng từ ngày 1/1/199 thì hoàn thiện công tác này sẽ đảm bảo cho DN tính đúng tính đủ giá nhập xuất NVL, từ đó làm cơ sở cho việc tính đúng, giá thành sản phẩm một trong những điều qua trọng của mối giá trị sản xuất kinh doanh trong cơ chế thị trờng. 2 II. Một vài nét chung về NVL trong các DN sản xuất. 1.Đặc điểm, vai trò của NVL trong quá trình sản xuất. * Khái niệm: Vật liệu là đối tợng đợc chuyển hoá do lao động có ích của con ngời. Theo Mác, tất cả mọi vật thể thiên nhiên xung quanh con ngời mà lao động có ích có thể tác động vào để tạo ra của cải vật chất cho xã hội, phục vụ con ngời đều là đối tợng lao động. NVL nào cũng có thể là đối tợng lao động, song không phải bất c đối tợng nào cũng là NVL. Mọi đối tợng lao động có khả năng biến đổi do lao động của con ngời mới là NVL. * Đặc điểm: Bất kỳ một DN nào khi tiến hành sản xuất đều phải có 3 yếu tố cơ bản, đó là: - T liệu lao động - Đối tợng lao động - Sức lao động Trong các DN sản xuất, NVL chính là đối tợng lao động, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở sản xuất hoàn thiện nên sản phẩm. Khác với t liệu lao động, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị vật liệu đợc chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ. * Vai trò: NVL là yếu tố quyết định đến sự thành bại của quá trình sản xuất kinh doanh trong DN. NVL không chỉ ảnh hởng đến số lợng mà còn ảnh đến chất lợng của sản phẩm. NVL có đảm bảo chất lợng cao, đúng quy cách, chủng loại thì sản phẩm tạo ra mới phù hợp nhu cầu thị trờng, tạo ra sức cạnh tranh cao. Bên cạnh chất lợng sản phẩm đợc bảo đảm thì phải nói tới giá cả, giá thành sản phẩm phải hợp lý thì DN mới có chỗ đứng để tồn tại và phát triển theo cơ chế thị trờng hiện nay. Điều đó khiến DN phải quản lý NVL từ khâu thu mua, bảo quản và sử dụng vật liệu chặt chẽ nhằm thực hiện 3 tối đa chi phí sản xuất, giảm tiêu hao vật liệu trong quá trình sản xuất để giảm giá thành sản phẩm. Nh vậy, tuỳ theo tình hình, đặc điểm sản xuất kinh doanh của từng DN để lựa chọn phơng pháp bảo quản, quản lý vật liệu sao cho phù hợp. Song nhìn chung với ph- ơng pháp nào thì vẫn phải đảm bảo yêu cầu đặt ra là vật liệu cần đợc quản lý tốt ở các khâu mua, bảo quản, dữ trữ và sử dụng hợp lý, có hiệu quả. * Do đặc điểm, vai trò của NVL nên kế toán NVL có những nhiệm vụ sau: - Phải theo dõi phản ánh đợc tình hình xuất nhập khẩu và tồn kho của từng danh điểm vật liệu - Phân bổ giá trị vật liệu xuất đúng vào sản phẩm sản xuất kinh doanh phù hợp với các đối tợng sử dụng. - Tính giá NVL theo chế độ quy định và phù hợp với đặc điểm riêng của DN. - Tham vào công tác kiểm kê kho vật liệu, phản ánh kịp thời kết quả kiểm kê. - Thờng xuyên phân tích tình hình cung cấp, dự trự, sử dụng NVL, đối chiếu với định mực dự trự để kịp thời phát hiện vật liệu thừa thiếu so với định mức, từ đó đề xuất với DN điều chỉnh kịp thời kế hoạch đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra đều đặn và liên tục. 2. Phân loại NVL: Trong quá trình sản xuất kinh doanh, DN sử dụng rất nhiều loại có hình dáng, kích cỡ khác nhau, tính chất cơ - lý hoá cũng khác nhau. Chính vì vậy, mỗi loại vật liệu cũng có vai trò công dụng khác nhau. Căn cứ vào những điểm này, chúng ta có thể phân chia NVL thành các loại sau: - NVL chính: là NVL khi tham gia vào quá trình sản xuất cấu tạo nên thực thể chính của sản phẩm. - Vật liệu phụ: là những vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất kết hợp với NVL chính làm nên hình dáng, màu sắc bên ngoài của sản phẩm, làm tăng thêm chất l- ợng của sản phẩm, kích thích thị hiếu ngời tiêu dùng hoặc làm cho quá trình sản xuất dợc thuận lợi. 4 NVL chính và NVL phụ ở đây chỉ có ý nghĩa tơng đối trong phạm vi của doanh nghiệp. - Nhiên liệu: là những vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất tạo ra nhiệt l- ợng phục vụ cho quá trình sản xuất nh: than, củi, xăng, . - Phụ tùng thay thế: là những chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế máy móc, thiết bị, phơng tiện vận tải, . - Vật liệu xây dựng và thiết bị cần lắp: là vật liệu DN mua về nhằm mục đích đầu t xây dựng cơ bản và các máy móc thiết bị mua về để chuẩn bị lắp đặt đa vào sử dụng phục vụ cho sản xuất kinh doanh. - Phế liệu và các loại vật liệu khác. 3.Tíng giá NVL: a. Tính giá NVL nhập kho. Giá trị vật liệu nhập kho đợc tính theo giá thực tế. Tuy theo loại hình DN tính VAT theo phơng pháp trực tiếp hay phơng pháp khấu trừ mà trong giá thực tế có thuế hay không có thuế. - Đối với vật liệu mua ngoài: Giá thực tế = giá ghi trên hoá đơn + thuế NK ( nếu có ) + chi phí thu mua các khoản chênh lệch, giảm giá hàng mua - Đối với vật liệu thuê ngoài ra công chế biến: - Đối với vật liệu tự sản xuất: giá thực tế = giá thành sản xuất thực tế. - Đối với vật liệu do nhận vốn góp liên doanh cổ phần: - Đối với vật liệu đợc tặng thởng: - Đối với phế liệu: giá thực tế là giá ớc tính thực tế có thể sử dụng đợc hay giá trị tối thiểu. 5 Giá TT = giá trị vật liệu xuất chế biến + chi phí liên quan ( tiền thuê gia công, chế biến) Giá thực tế = giá trị vật liệu đợc các bên tham gia góp vốn chấp nhận + chi phí liên quan đến tiếp nhận (nếu có). Giá thực tế = giá thị trờng+ chi phí liên quan đến tiếp nhận (nếu có). Ngoài ra khi tính giá NVL nhập vào, ngời ta còn sử dụng giá hạch toán. Vật liệu nhập kho chỉ đợc tính theo giá hạch toán khi có những vật liệu xuất sử dụng ngay trong kinh doanh nhng cha biết giá thực tế vật liệu nhập. Giá hạch toán còn đợc gọi là giá tạm tính hay giá kế hạch. Giá hạch toán = số lợng thực nhập x đơn giá hạch toán. Vật liệu nhập trong kỳ vẫn đợc tính theo giá thực tế, đến cuối kỳ trên cơ sở ghi sổ giá hạch toán và giá thực tế nhập đã biết, ta tính hệ số giá, tính giá trị vật liệu xuất sử dụng b, Tính giá vật liệu xuất Trong quá trình sản xuất, việc đánh giá vật liệu theo giá thực tế rất quan trọng. Nó giúp cho việc phân bổ chính xác chi phí thực tế về vật liệu tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh. Tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng DN, vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ quản lý của từng cán bộ kế toán, có thể sử dụng một trong các phơng pháp sau: - Phơng pháp nhập trớc xuất trớc (FIFO): phơng pháp này giả định vật t nào nhập kho trớc sẽ đợc xuất trớc, xuất hết số nhập trớc mới đến số nhập sau theo giá thực tế của số hàng xuất. Nói cách khác, cơ sở của phơng này là giá thực tế của vật liệu mua trớc sẽ đợc dùng làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trớc và do vậy: giá trị vật liệu tồn kho sẽ là giá thực tế của vật liệu mua vào sau cùng. Đặc điểm này thích hợp trong trờng hợp giá cả ổn định và có xu hớng giảm. - Phơng pháp nhập sau xuất trớc (LIFO). Phơng pháp này tính trên cơ sở giả định lô vật t nào nhập sau sẽ đợc xuất dùng trớc. Phơng pháp này thích hợp trong trờng hợp lạm phát. - Phơng pháp trực: theo phơng pháp này khi NVL thực tế xuất kho thuộc lô hàng nào thì tính theo giá thực tế của lô đó. Phơng pháp này còn gọi là phơng pháp thực tế đích danh thờng sử dụng với các vật liệu có giá trị cao và có tính tách biệt. - Phơng pháp giá hạch toán: theo phợng pháp này, toàn bộ vật liệu biến động trong kỳ đợc tính theo giá hạch toán. Cuối kỳ, kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ hạch toán sang giá thực tế theo công thức: - Phơng giá đơn vị bình quân: theo phơng pháp này, giá thực tế VL xuất dùng 6 trong kỳ đợc tính theo giá bình quân ( bình quân cả kỳ dự trữ, bình quân cuối kỳ trớc or bình quân theo mỗi lần nhập). Trong đó: - Phơng giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ tuy đơn giản, dễ làm nhng độ chính xác không cao. Hơn nữa, công việc tính toán dồn vào cuối kỳ ảnh hởng đến công tác kế toán nói chung. Phơng pháp này khá đơn giản, phản ánh kịp thời tình hình biến động VL trong kỳ nhng không chính xác vì không tính đến sự biến động của giá cả vật liệu kỳ này. Phơng pháp này khắc phục đợc nhợc điểm của hai phơng pháp trên nhng lại tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần. - Phơng pháp trị giá tồn VL cuối kỳ: theo phơng pháp này, cuối kỳ hạch toán, các DN tiến hành kiểm kê vật t tồn kho và trị giá vật liệu tồn kho theo một mức giá nào đó ( thờng là giá thực tế của lần nhập cuối cùng). 7 Giá thực tế VL xuất = giá hạch toán VL x Hệ số giá VL dùng or tồn cuối kỳ xuất dùng or tồn cuối kỳ Giá thực tế VL = Số lợng VL x Giá đơn vị xuất dùng xuất dùng bình quân Giá đơn vị Giá thực tế VL tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ = bình quân Số lợng tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ Giá đơn vị bình Giá thực tế VL tồn đầu kỳ or cuối kỳ trớc = quân cuối kỳ trớc Lợng thực tế VL tồn đầu kỳ or cuối kỳ trớc Giá đơn vị bình quân Giá thực tế VL tồn trớc khi nhập + số nhập = sau mỗi lần nhập Lợng thực tế VL tồn trớc khi nhập + số nhập Giá thực tế VL tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ Hệ số giá (H ) = Giá hạch toán vật t tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ Giá thực tế VL xuất kho = giá hạch toán của VL xuất x H III. Kế toán tổng hợp NVL . 1. Đối với các DN áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên (KKTX). 1.1. Khái niệm: KKTX là phơng pháp hạch toán tổng hợp hàng tồn kho, phản ánh, ghi chép một cách thờng, liên tục, có hệ thống trong tình hình, xuất, tồn kho vật liệu, hàng hoá trên sổ sách kế toán. Phơng pháp này, thờng đợc sử dụng phổ biến ở nớc ta vì những tiện ích của nó: độ chính xác cao, cung cấp một cách kịp thời, cập nhật và đợc sử dụng trong các DN có quy mô lớn, sản xuất kinh doanh nhiều mặt hàng có giá trị cao, sử dụng NVL đắt tiền. Theo phơng pháp này, tình hình nhập xuất kho NVL đợc ghi chép phản ánh hàng ngày theo lần phát sinh, do đó, lúc nào kế toán cũng xác định đợc giá trị xuất nhập, tồn kho từng loại hàng tồn kho nói chung và vật liệu nói riêng trên các tài khoản tồn kho. 1.2. Hạch toán tình hình biến động NVL ở các đơn vị. a, Hạch toán tình hình biến động tăng NVL * Thủ tục và chứng từ: - Căn cứ vào hợp đồng kinh tế ký kết với nhà cung cấp để mua NVL. - Căn cứ vào hợp đồng kinh tế ký kết với nhà cung cấp để ngời mua thực hiện vận chuyển NVL về DN Bên bán phải giao cho bên mua hợp đồng bán hàng và hoá đơn GTGT or hoá đơn kiểm phiếu xuất kho. - Trớc khi nhập kho NVL, phải kiểm nghiệm NVL và lập biên bản kiểm nghiệm để xác định số lợng vật liệu đúng quy cách phẩm chất hoặc sai quy cách phẩm chất để xác định trách nhiệm các bên có liên quan. - Lập phiếu nhập kho và chỉ nhập kho đối với vật liệu đúng quy cách, phẩm chất * Tài khoản sử dụng. 8 - TK 151 hàng mua đang đi trên đờng phản ánh tình hình biến động giá thực tế hàng mua đang đi trên đờng đã có hoá đơn. - TK 152: nguyên liệu vật liệu: phản ánh sự biến động nhập xuất tồn kho VL theo giá thực tế. Các DN khi vận dụng TK 152 cần phải mở chi tiết để hạch toán riêng từng loại NVL nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý của DN. TK 111,112, 133, 331, 311, . * Trình tự hạch toán: - NVL mua vào sử dụng hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc đối tợng chịu VAT theo phơng pháp khâú trừ: Nợ TK 152 : giá mua NVL cha có thuế Nợ TK 133: thuế VAT đợc khấu trừ Có TK 111, 112, 141, 331: tổng số tiền theo giá thanh toán Mua NVL phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh không thuộc đối tợng chịu thuế VAT hoặc chịu VAT theo phơng pháp trực tiếp: Nợ TK 152: trị giá NVL theo giá thanh toán Có TK 111, 112, 141, 331 9 Nợ 151 Có giá trị NVL đang đi trên - Giá trị NVL đã nhập đờng đă có hoá đơn kho D nợ: giá trị NVL đang đi đờng Nợ 152 Có - Giá thực tế VL nhập kho D nợ: giá thực tế VL tồn kho cuối kỳ Mua NVL nhập kho phát hiện thừa cha rõ nguyên nhân . kế toán ghi sổ nhập kho cả NVL thừa ( lập biên bản ) Nợ TK 152: trị giá mua của NVL thực nhập cha có thuế VAT Nợ TK 133: thuế VAT theo hoá đơn Có TK 331: số phải trả ngời bán theo hoá đơn Có TK 3381: trị giá mua của NVL thừa Khi xác định đợc nguyên nhân tuỳ theo nguyên nhân và cách xử lý mà ghi vào các TK có liên quan. + Nếu do bên bán xuất nhầm, doanh nghiệp xin mua cả NVL thừa bên bán đồng ý thì ghi: Nợ TK 3381: giá mua NVL cha thuế (NVL thừa) Nợ TK 133: thuế VAT đợc khấu trừ Có TK 331: số tiền phải trả thêm cho ngời bán + Nếu do bên bán xuất nhầm, DN phải trả lại bên bán: Nợ TK 3381 Trị giá NVL trả lại bên bán Có TK 152 + Nếu do nguyên nhân tự nhiên, DN đợc hởng, kế toán ghi vào thu nhập bất thờng: Nợ TK 3381 Trị giá NVL thừa Có TK 721 + Nếu nguyên nhân do bên bán xuất nhập or NVL phải chuyển sai hợp đồng DN từ chối mua và chỉ bảo quản hộ bên bán, kế toán ghi vào TK 002 Nợ TK 002: trị giá NVL bảo quản hộ Khi xuất trả lại bên bán : Có TK 002: trị giá NVL trả lại bên bán - Nhập kho NVL tự sản xuất gia công Nợ TK 152 Trị giá NVL nhập kho Có TK 154 - Nhập kho NVL nhận đóng góp liên doanh Nợ TK 152 Trị giá NVL nhập kho 10