Công tác kế toán NVL tại XN Xây lắp điện

Công tác kế toán NVL tại XN Xây lắp điện

Lời nói đầu

Hiện nay trong nền điều kiện kinh tế thị trờng, các đơn vị sản xuất kinh doanh muốn sản xuất ngày càng phát triển thì một trong các biện pháp quan trọng là phải quản lý chặt chẽ chi phí sản xuất

Trong các doanh nghiệp sản xuất, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí của doanh nghiệp Chỉ cần một sự biến động nhỏ về chi phí nguyên vật liệu cũng ảnh hởng đến giá thành sản phẩm, ảnh hởng đến thu nhập của doanh nghiệp Từ đó, các doanh nghiệp luôn quan tâm đến việc chi phí tiết kiệm nguyên vật liệu, giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu trong sản xuất trên cơ sở đảm bảo chất lợng sản phẩm.

Vì vậy kế toán nói chung và phần hành kế toán nguyên vật liệu nói riêng là công cụ quan trọng phục vụ đắc lực cho công tác quản lý nguyên vật liệu Hạch toán đầy đủ, chính xác nguyên vật liệu dựa vào sản xuất là yếu tố quan trọng giúp cho công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành đợc chính xác Đồng thời là căn cứ để đề ra các biện pháp giảm chi phí nguyên vật liệu, hạ thấp giá thành sản phẩm, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Trong doanh nghiệp xí nghiệp Xây Lắp Điện với đặc thù là một doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ nên nguyên vật liệu mua về không tham gia vào quá trình sản xuất sản phẩm Nhng các chi phí về nguyên vật liệu cũng ảnh hởng đến giá thành sản xuất Vì vậy công tác kế toán nguyên vật liệu ở doanh nghiệp cũng đợc cải tiến và hoàn thiện.

Sau một thời gian đi thực tập tại xí nghiệp Xây Lắp Điện, em nhận thấy công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong toàn bộ công tác kế toán Với sự giúp đỡ của thầy giáo Nguyễn Ngọc Toản cùng các bác, các cô, các chú ở xí nghiệp với những lý luận trong thực tế và bẵng những kiến thức của mình trong quá trình học tập rèn luyện Em mạnh dạn đi sâu nghiên cứu đề tài:

"Công tác kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp Xây Lắp Điện".

Ngoài phần mở đầu và kết luận, bài viết này đợc chia thành ba phần nh sau:

Phần I: Những vấn đề lý luận cơ bản trong công tác kế toán nguyên vật liệu ở doanh nghiệp sản xuất.

Phần II: Thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp Xây Lắp Điện.

Phần III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật

liệu tại xí nghiệp Xây Lắp Điện

Phần I

Những vấn đề lý luận cơ bản

trong công tác kế toán nguyên vật liệu ở doanh nghiệp sản xuất

trong doanh nghiệp sản xuất.1.Khái niêm, vai trò của nguyên vật liệu.

Vật liệu là những đối tợng lao động thể hiện dới dạng vật hoá.

Vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, vật liệu bị tiêu hao và chuyển toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.

2.Đặc điểm của vật liệu.

Vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị vật liệu đợc chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ.

Việc tổ chức bến bãi, kho tàng phải đợc thực hiện tốt để độ bảo quản đối với từng loại vật liệu, tránh h hỏng, mất mát hao hụt Đảm bảo là một trong những yêu cầu quản lý đối với vật liệu.

Sử dụng nguyên vật liệu hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở xác định mức và dự toán chi phí.

Trong khâu dự trữ, đòi hỏi phải xác định đợc mức dự trữ tối đa và tối thiểu.

Xuất phát từ vai trò, đặc điểm của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ vật liệu sử dụng ở mọi khâu từ khâu mua, bảo quản tới khâu sử dụng và dự trữ.

3.Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu.

Vật liệu là một trong những tài sản lu động của doanh nghiệp đồng thời là một yếu tố chi phí của doanh nghiệp Do đó yêu cầu quản lý chúng thể hiện ở một số điểm sau:

Doanh nghiệp cần phải có đầy đủ những thông tin tổng hợp vật liệu cũng nh từng thứ vật liệu kể cả chỉ tiêu hiện vật và giá trị về tình hình nhập, xuất, tồn kho.

Từng kho, từng ngời bảo quản đảm bảo an toàn cho vật t Phát hiện ngăn ngừa những vi phạm làm thất thoát vật t, tài sản.

Cần phải quản lý vật liệu cho sản xuất kinh doanh theo từng đối tợng sử dụng nh: từng loại sản phẩm, từng đơn vị, từng bộ phận sử dụng theo từng đối tợng tập hợp chi phí để phục vụ cho tính giá thành sản phẩm, dịch vụ.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể quản lý định mức dự trữ, tránh tình trạng ứ đọng hoặc khan hiếm vật t, ảnh hởng đến tình hình tài chính hoặc tiến độ sản xuất kinh doanh.

II Nhiệm vụ và nội dung của công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất.

1.Nhiệm vụ của công tác kế toán nguyên vật liệu.

Tổ chức đánh giá, phân loại vật liệu phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của nhà nớc và của doanh nghiệp.

Tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ kế toán phù hợp với phơng pháp kế toán hàng tồn kho của doanh nghiệp để ghi chép, phân loại tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành.

Tiến hành việc phân tích đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, tình hình sử dụng vật liệu trong sản xuất kinh doanh.

2.Phân loại vật liệu.

Căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp Vật liệu đợc chia thành các loại sau:

Nguyên vật liệu chính: là loại vật liệu khi sử dụng vào quá trình sản xuất thì nó tham gia cấu thành nên thực thể vật chất của sản phẩm Trong những doanh nghiệp khác nhau thì nguyên vật liệu chính cũng khác nhau Nguyên vật liệu chính dùng vào sản xuất hình thành nên chi phí vật liệu trực tiếp.

Nguyên vật liệu phụ: là khi tham vào quá trình sản xuất thì nó kết hợp với vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng để góp phần nâng cao chất lợng sản phẩm, mẫu mã phong phú

Nhiên liệu: là những thứ tạo ra nhiệt năng nh: than đá, củi, xăng, dầu Nhiên liệu đợc sử dụng phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho phơng tiện vận tải, máy móc, thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất kinh doanh

Bao bì đóng gói: là những thứ vật liệu dùng để đóng gói những sản phẩm đã làm ra.

Phụ tùng thay thế: là phụ tùng thay thế một số bộ phận của dụng cụ, máy móc thiết bị sản xuất, phơng tiện vận tải và tài sản cố định nh: săm lốp

Thiết bị xây dựng cơ bản: là thiết bị dùng để đầu t cho xây dựng cơ bản, bao gồm các loại thiết bị cần lắp và thiết bị không cần lắp, công cụ, khí cụ

Phế liệu: là những thứ loại ra trong quá trình sản xuất, có thể sử dụng lại hoặc bán ra ngoài Phế liệu còn có thể thu hồi đợc khi thanh lý tài sản cố định hay công cụ dụng cụ khi có sản phẩm hỏng không thể thay thế đợc.

3.Nội dung của công tác kế toán nguyên vật liệu.

3.1 Cách tính giá thành thực tế vật liệu.

a) Giá thành thực tế nhập kho.

Đối với vật liệu, công cụ dụng cụ mua ngoài thì giá thành thực tế là giá mua ghi trên hoá đơn bao gồm cả thuế nhập khẩu( Nếu có) cộng với các chi phí thu mua thực tế(chi phí vận chuyển, bốc rỡ, bảo quản, phân loại ) từ khi mua về đến kho của doanh nghiệp.

Đối với nguyên vật liệu, công cụ thuê ngoài gia công chế biến thì giá thực tế là giá vật liệu xuất chế biến cùng các chi phí vận chuyển và số tiền phải trả cho bên nhận gia công chế biến.

Đối với nguyên vật liệu tự chế thì giá thực tế là giá xuất kho cộng với các chi phí về chế biến.

Đối với nguyên vật liệu đơn vị khác góp vốn liên doanh thì giá thực tế vật liệu là giá do hội đồng liên doanh quyết định.

b) Giá thực tế xuất kho

Để tính giá thực tế xuất kho kế toán áp dụng các phơng pháp sau:Ρhớng pháp Giá thực tế bình quân gia quyền:

=

Ρhơng pháp Giá thực tế nhập trớc xuất trớc:

Theo phơng pháp này ta phải xác định đợc đơn giá thực tế nhập kho của từng lần nhập Sau đó, căn cứ vào số lợng xuất tính ra giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc: tính theo đơn giá nhập trớc xuất trớc đối với lợng xuất kho thuộc lần nhập tr-ớc, số còn lại đợc tính theo đơn giá thực tế các lần nhập sau Nh vậy, giá thực tế của vật liệu tồn cuối kỳ chính là giá thực tế của vật liệu thuộc lần mua sau cùng.

Ρhơng pháp Giá thực tế nhập sau xuất trớc:

Ta cũng phải xác định đơn giá thực tế của từng lần nhập Nhng khi xuất sẽ căn cứ vào số lợng xuất và đơn giá thực tế nhập kho lần cuối, sau đó mới lần lợt đến các lần nhập trớc để tính giá thực tế xuất kho Nh vậy giá thực tế của vật liệu tồn cuối kỳ lại là giá thực tế vật liệu tính theo đơn giá của các lần nhập đầu kỳ.

= x =

3.2 Tài khoản sử dụng, nội dung và kết cấu.

Kế toán sử dụng TK 152: hạch toán nguyên vật liệu.

Bên Nợ TK 152:

Trị giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế, gia công, nhận góp hoặc đợc cấp.

Trị giá nguyên vật liệu thừa khi kiểm kê.

Kết chuyển giá trị nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ( Nếu áp dụng phơng pháp kiểm kê định kỳ).

D Nợ TK 152: Trị giá thực tế của nguyên vật liệu tồn cuối kỳ.

3.3 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu.

Ngoài các chứng từ mang tính chất bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của nhà nớc, các doanh nghiệp còn có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hớng dẫn nh:

Phiếu xuất vật t hạn mức: Mẫu 04- VT Biên bản kiểm nghiệm vật t: Mẫu 05- VT.

Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ: Mẫu 07- VT.

b) Ph ơng pháp kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ.

Hiện nay trong các doanh nghiệp, việc hạch toán chi tiết vật liệu giữa kho và phòng kế toán doanh nghiệp có thể thực hiện theo ba phơng pháp:

Phơng pháp ghi thẻ song song.

Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển Phơng pháp sổ số d.

Mỗi phơng pháp hạch toán đều có u, nhợc điểm riêng trong việc ghi chép, phản ánh tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu, kiểm tra đối chiếu số liệu giữa thủ kho và kế toán trong việc phát huy vai trò trong công tác quản lý vật liệu.

Phơng pháp ghi thẻ song song:

ở kho: việc ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho của từng thứ vật liệu do thủ kho tiến hành trên thẻ kho và ghi theo chỉ tiêu số lợng.

Hàng ngày, khi nhận đợc các chứng từ kế toán về nhập xuất vật liệu, thủ kho thực hiện kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ, tiến hành nhập xuất kho vật liệu, ghi số lợng thực tế vật liệu nhập xuất kho vào chứng từ.

Phân loại chứng từ: cuối ngày thủ kho sử dụng các chứng từ nhập xuất vật liệu ghi vào thẻ kho Định kỳ thủ kho gửi các chứng từ nhập xuất đã đợc phân loại từng thứ vật liệu cho phòng kế toán.

ở phòng kế toán: Kế toán vật liệu sử dụng thẻ kho hay ghi sổ chi tiết vật liệu ghi chép phản ánh hàng ngày tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu theo chỉ tiêu số lợng và giá trị.

+ Khi nhận đợc chứng từ nhập xuất vật liệu do thủ kho chuyển đến, kế toán thực hiện kiểm tra lại tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ Sau đó tiến hành ghi thẻ hoặc ghi sổ chi tiết vật liệu, tính ra số tồn kho cuối ngày và ghi ngay vào thẻ hoặc sổ chi tiết vật liệu.

+ Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết và tiến hành kiểm tra đối chiếu với thẻ kho nhằm quản lý vật liệu chặt chẽ hơn Mặt khác, kế toán chi tiết vật liệu phải tổng hợp số liệu từ các thẻ hoặc sổ chi tiết vật liệu để lập bảng kê nhập xuất tồn kho vật liệu theo từng nhóm, từng loại để có số liệu đối chiếu với số liệu của kế toán tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu.

Có thể khái quát nội dung, trình tự hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp thẻ song song theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 1 : Hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp thẻ song song:

Chú thích:

Ghi hàng ngày.Ghi cuối tháng.Kiểm tra đối chiếu.

Ưu điểm: Ghi sổ, thẻ đơn giản, rõ ràng, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót trong việc ghi chép, quản lý chặt chẽ sự biến động về số liệu hiện có của từng thứ vật liệu theo số lợng và giá trị.

Nhợc điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lợng Hơn nữa việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng, do vậy hạn chế về chức năng kiểm tra của kế toán.

Phơng pháp ghi thẻ song song thích hợp cho các doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu, khối lợng các chủng loại nhập xuất ít, không thờng xuyên, trình độ nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế.

Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển:

ở kho: thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh hàng ngày tình hình nhập xuất tồn vật liệu giống nh phơng pháp ghi thẻ song song.

ở phòng kế toán: kế toán sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép phản ánh tổng hợp số vật liệu luân chuyển trong tháng, tổng hợp số nhập, tổng hợp

Thẻ kho

Chứng từ nhập

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

vật liệu

Chứng từ xuất

Bảng kê tổng hợp nhập -

xuất - tồn

số xuất trong tháng và số tồn kho cuối tháng của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu số lợng và chỉ tiêu giá trị.

+ Sổ đối chiếu luân chuyển đợc mở dùng cho cả năm theo từng thứ vật liệu, từng ngời chịu trách nhiệm, vật chất đợc ghi vào một dòng trong sổ.

+ Số liệu để ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển là các bảng kê nhập, bảng kê xuất theo từng thứ vật liệu trên cơ sở các chứng từ nhập xuất do thủ kho gửi lên.

+ Cuối tháng, kế toán sẽ tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp Nội dung trình tự hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển đợc khái quát theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 2: Hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển

Chú thích:

Ghi hàng ngày.Ghi cuối tháng.Kiểm tra đối chiếu.

Ưu điểm: Khối lợng ghi chép của kế toán đợc giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng.

Nhợc điểm: Công việc kế toán dồn vào cuối tháng, việc đối chiếu kiểm tra số liệu giữa kho và phòng kế toán không tiến hành đợc do trong tháng kế toán không tiến hành ghi sổ, việc ghi sổ của kế toán vẫn còn trùng lặp về chỉ tiêu số l-ợng.

Phơng pháp này chỉ thích hợp với các doanh nghiệp có khối lợng nghiệp vụ xuất nhập không nhiều, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu Do vậy không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập xuất trong ngày.

Phơng pháp sổ số d:

ở kho: thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập xuất tồn vật liệu về mặt số lợng Cuối tháng phải ghi số tồn kho đã đợc tính trên thẻ kho (số lợng) vào sổ số d trên cột số lợng.

Sổ, thẻ kho

Chứng từ

Sổ đối chiếu luân chuyển

Bảng kê

ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ số d theo từng kho và dùng cho cả năm để ghi chép số tồn kho của từng nhóm, từng loại vào cuối tháng theo chỉ tiêu giá trị Trớc hết căn cứ vào các chứng từ nhập xuất, kế toán lập bảng kê nhập xuất để ghi chép tình hình nhập xuất vật liệu hàng ngày hoặc định kỳ.

+ Từ các bảng kê nhập xuất, kế toán lập các bảng luỹ kế nhập, luỹ kế xuất Rồi từ các bảng kê này lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu theo từng nhóm từng loại và theo chỉ tiêu giá trị.

+ Cuối tháng khi nhận sổ số d do thủ kho gửi lên, kế toán căn cứ vào số d tồn kho về số lợng mà thủ kho đã ghi ở sổ số d để đối chiếu với cột số tiền tồn kho trên bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn và số liệu của kế toán tổng hợp.Nội dung, trình tự hạch toán của phơng pháp sổ số d đợc khái quát theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 3: Hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ số d.

Chú thích:

Ghi hàng ngày.Ghi cuối tháng.Kiểm tra đối chiếu.

Ưu điểm: Giảm bớt khối lợng sổ kế toán, công việc đợc tiến hành đều trong tháng.

Nhợc điểm: Do kế toán chỉ ghi theo giá trị, nên qua số liệu kế toán không thể biết đợc số hiện có và tình hình tăng giảm của từng thứ vật liệu mà phải xem

Chứng từ nhập

Bảng kê nhập

Bảng luỹ kế nhập

Thẻ kho

Sổ số dư

Bảng kê tổng hợp nhập xuất

tồn vật liệu

Chứng từ xuất

Bảng kê xuất

Bảng luỹ kế xuất

số liệu trên thẻ kho Ngoài ra, việc kiểm tra phát hiện sai sót nhầm lẫn sẽ gặp khó khăn.

Phơng pháp này áp dụng đối với những doanh nghiệp có các nghiệp vụ kinh tế diễn ra thờng xuyên, nhiều chủng loại vật liệu, xây dựng đợc hệ thống danh điểm vật liệu, dùng giá hạch toán để hạch toán hàng ngày tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu, yêu cầu về trình độ của cán bộ kế toán cao.

c Sổ sách kế toán:

Để kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ tuỳ thuộc vào phơng pháp hạch toán kế toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các sổ( thẻ) kế toán chi tiết sau:

Sổ(Thẻ) kho.

Sổ(Thẻ) kế toán chi tiết vật liệu Sổ đối chiếu luân chuyển.

Sổ số d.

4.Kế toán tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu.

4.1 Sơ đồ kế toán tổng quát vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.

TK 311,111,112 TK 152 TK 621 Mua ngoài Xuất để chế tạo sản phẩm

TK 151 TK 641, 642, 627 Hàng mua đang đi Xuất vào sản xuất

trên đờng kỳ trớc

TK 338, 621,627 TK 128, 222 Thừa phát hiện Góp vốn liên doanh

khi kiểm kê

Nhận lại vốn góp Xuất thuê gia công

TK 154 TK 1381, 621,627 Gia công chế biến Thừa phát hiện

khi kiểm kê

Dùng không hết Xuất bán nhập lại kho

4.2 Sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ.

TK 151, 152 TK 611 TK 151, 152 Giá trị vật liệu Giá trị vật liệu

tồn kho đầu kỳ tồn kho cuối kỳ.

TK 111, 112, 311 TK 111, 112 Giá trị vật liệu Chiết khấu giảm giá

nhập kho trong kỳ đợc hởng và giá trị hàng hoá trả lại.

TK 411 TK 138, 334, 821 Nhận góp vốn Giá trị thiếu hụt,

liên doanh mất mát.

TK 331, 341, 336, 338 TK 621, 627, 642 Vay cá nhân, đơn vị Giá trị vật liệu xuất dùng

và các đối tợng khác.

Đánh giá tăng vật liệu Đánh giá giảm vật liệu.

5.Vật liệu ở xí nghiệp Xây Lắp Điện và yêu cầu quản lý.

Xí nghiệp Xây Lắp Điện là một trong những xí nghiệp thành viên thuộc Tổng Công Ty Điện Lực Việt Nam., với những sản phẩm dịch vụ mang tính chất cung cấp, phục vụ nhu cầu của xã hội nh: cung cấp điện năng, truyền tải

Nó có đặc điểm cơ bản giống nh các doanh nghiệp quốc doanh khác, là đơn vị sản xuất kinh doanh có kế hoạch phục vụ có kế hoạch phục vụ cho công tác quản lý và vận hành lới điện cho các đơn vị trong công ty Điện Lực

Có t cách pháp nhân và hạch toán kinh tế nội bộ trong sự phân cấp của công ty Điện Lực

Xí nghiệp Xây Lắp Điện là nơi tập thể lao động thực hiện quyền làm chủ của mình trong quản lý xí nghiệp Thực hiện và kiểm tra thực hiện các chủ trơng chính sách kinh tế của Đảng và Nhà Nớc Đây là một trong những ngành trọng điểm của Đất Nớc, vì vậy chúng ta cần quản lý chặt chẽ, hợp lý tránh gây ra tình trạng cung cấp chỗ thừa, chỗ thiếu.

Từ những vấn đề lý luận cơ bản trong công tác hạch toán kế toán về vật liệu trong doanh nghiệp công nghiệp Từ sự khác biệt trong cách hạch toán ở mỗi doanh nghiệp, do đặc thù riêng của từng ngành Nên em đã chọn đề tài: "Hạch toán kế toán nguyên vật liệu ở xí nghiệp Xây Lắp Điện ", và đây là nội dung của phần II.

Để phục vụ cho công cuộc Công Nghiệp Hoá - Hiện Đaị Hoá Đất Nớc, xí nghiệp Xây Lắp Điện ra đời, góp một phần không nhỏ nhằm phục vụ cho ngành điện cũng nh cho quốc gia:

Xây lắp đờng dây, trạm điện 35KW trở xuống.

Đại tu, sửa chữa lới điện theo kế hoạch của Công Ty Điện Lực giao Xây dựng các công trình công nghiệp và dân dụng trong phạm vi công ty.Thực hiện luật doanh nghiệp nhà nớc, xí nghiệp Xây Lắp Điện tiến hành đăng ký nhiệm vụ sản xuất kinh doanh theo luật định, xí nghiệp có các nhiệm vụ sau:

Xây dựng và thực hiện kế hoạch, pháp lệnh công ty giao Không ngừng phát triển sản xuất kinh doanh ngày càng tăng và có hiệu quả Làm tròn nghĩa vụ với công ty và với nhà nớc.

Thực hiện tốt kế hoạch xây dựng lới điện cao, trung và hạ áp.

Thực hiện tốt kế hoạch cải tạo và hoàn thiện lới điện theo kế hoạch của công ty và các yêu cầu của sở điện.

Phân phối theo lao động, tổ chức tốt đời sống, không ngừng nâng cao trình độ văn hoá, trình độ nghề nghiệp, nghiệp vụ cho công nhân viên chức Bảo vệ an toàn sản xuất, giữ gìn an ninh trật tự xã hội, làm nghĩa vụ quốc phòng, tuân thủ pháp luật và các quy định của Thành Phố Hà Nội.

2.Đặc điểm về tổ chức sản xuất kinh doanh và tổ chức bộ máy quản lý của xí nghiệp.

2.1 Đặc điểm tổ chức kinh doanh

Tổ chức sản xuất của doanh nghiệp đợc chuyên hoá theo từng mặt hàng, từng khu vực nhằm khai thác triệt để và phát huy tinh thần trách nhiệm của cán bộ công nhân viên Tổ chức theo khu vực của xí nghiệp gồm hai khu vực chính, đó là: tại số 1 An Dơng Tây Hồ Hà Nội và khu vực phụ tại các tỉnh khác.

Nhằm thực hiện nhiệm vụ sản xuất chính, các đơn vị phải tiến hành thực hiện nhiệm vụ cho sản xuất chính bao gồm các đơn vị sửa chữa cơ khí, sửa chữa các hạng mục công trình Tình hình sản xuất của doanh nghiệp bao gồm các đơn vị sau:

Đội xây lắp điện I Đội xây lắp điện II Đội xây lắp điện III Đội xây lắp điện IV Đội xây lắp điện V Đội xây lắp điện VI Đội xây lắp điện VII Đội xây lắp điện VIII Đội xây lắp điện IX Đội xây lắp điện X Đội xây lắp điện XI Đội xây lắp điện XII.

Đội xây dựng Xởng cơ khí.

2.2 Tổ chức bộ máy quản lý.

Tổ chức sản xuất của xí nghiệp mang đặc điểm đa dạng hoá đa phơng thức sản xuất, đa dạng hoá khu vực làm việc Đặc điểm này làm cho doanh nghiệp xí nghiệp Xây Lắp Điện phải tiến hành công tác theo từng khu vực, tiến hành công tác kiểm tra theo từng nghiệp vụ kinh tế rồi mới tập hợp trên báo biểu kế toán chung của doanh nghiệp.

Bộ máy quản lý quản lý hiện nay của xí nghiệp Xây Lắp Điện bao gồm giám đốc, các phó giám đốc theo chức danh, 6 phòng ban và 14 đơn vị sản xuất thể hiện ở sơ đồ sau: ( Sơ đồ 4)

Nhiệm vụ chức năng cơ bản của bộ máy quản lý nh sau:

Phòng tài chính- kế toán: có chức năng tham mu giúp giám đốc về quản lý

kinh tế tài chính và tổ chức thực hiện công tác hạch toán kế toán của xí nghiệp và có các nhiệm vụ sau:

Là đầu mối giải quyết các lĩnh vực liên quan đến công tác tài chính kế toán trong xí nghiệp.

Trên cơ sở kế hoạch sản xuất của xí nghiệp, thực hiện các biện pháp đảm bảo yêu cầu cân bằng thu chi, ổn định nguồn tài chính cho hoạt động của xí nghiệp.

Tham mu giúp giám đốc giải quyết việc cấp kinh phí cho các đơn vị theo quy chế của xí nghiệp, đôn đốc kiểm tra việc thực hiện sử dụng kinh phí đó theo nguyên tắc tài chính hiện hành.

Phân phối các loại quỹ từ lợi nhuận, lập kế hoạch sử dụng các loại quỹ đó một cách hợp lý Riêng quỹ khen thởng, phúc lợi và các khuyến khích vật chất phối hợp với phòng tổ chức lao động và có sự tham gia của công đoàn để thực hiện.

Kiểm tra trình giám đốc duyệt và chi trả các chế độ lơng thởng cho ngời lao động.

Có kế hoạch kiểm tra tài chính định kỳ và đột xuất ở các đơn vị theo đúng chức năng phân phối và giám đốc đông thời tiến hành.

Hớng dẫn các đơn vị trong xí nghiệp thực hiện các yêu cầu, nguyên tắc tài chính, kiểm tra các chứng từ, tham mu giúp giám đốc giải quyết các thanh quyết toán với khách hàng và cho các đơn vị trong xí nghiệp đảm bảo nhanh chóng kịp thời.

Thực hiện chế độ quản lý tài sản, tập hợp chi phí sản xuất để hạch toán đảm bảo đúng nguyên tắc tài chính hiện hành.

Nghiên cứu áp dụng các phơng pháp hạch toán tiên tiến, áp dụng công nghệ tin học nhằm nâng cao hiệu quả và chất lợng hạch toán ở xí nghiệp.

Phòng hành chính: có chức năng tham mu cho giám đốc trong công tác tổng

hợp hành chính, quản trị, văn th bảo mật, tuyên truyền, lu trữ trong xí nghiệp Phòng hành chính có các nhiệm vụ sau:

Là đầu mối giải quyết công tác hành chính, văn th, lu trữ, ấn loát, thông tin liên lạc trong xí nghiệp theo pháp chế hành chính và quy định của xí nghiệp.

Phục vụ lễ tân, tiếp khách, giao dịch đối nội , đối ngoại của xí nghiệp Tổ chức trang trí các hội nghị, các buổi lễ kỷ niệm, tuyên truyền

Xem xét tham gia ý kiến các văn bản liên quan trớc khi gửi ra ngoài xí nghiệp cho đúng pháp chế hành chính, luật pháp hiện hành.

Tổ chức, quản lý bảo dỡng sửa chữa và điều động xe con phục vụ công tác chung trong xí nghiệp.

Quản lý toàn bộ tài sản công cộng của xí nghiệp: đất đai, nhà xởng, các văn phòng và thiết bị văn phòng trong xí nghiệp.

Quản lý công tác trật tự trị an, thờng trực bảo vệ trong xí nghiệp 24/ 24 giờ Lập và thực hiện phơng án bảo vệ, phơng án phòng chống cháy nổ, phòng chống bão lụt, phối hợp với các cơ quan chính quyền địa phơng bảo vệ xí nghiệp trong những ngày lễ tết.

Xây dựng kế hoạch mua sắm, sử dụng, bảo quản, xây dựng kiến trúc đáp ứng nhu cầu làm việc của xí nghiệp.

Quản lý, huấn luyện lực lợng quân nhân dự bị, lực lợng dân quân tự vệ, khám tuyển nghĩa vụ quân sự, quan tâm các gia đình chính sách thơng binh liệt sỹ, tai nạn lao động.

Phòng kế hoạch: có chức năng tham mu giúp việc cho giám đốc trong việc

chỉ đạo, chỉ huy tổ chức thực hiện các mặt công tác sau: kế hoach sản xuất kinh

doanh, công tác chuẩn bị đầu t, xây dựng, giao nhận thầu xây lắp các công trình và thực hiện thanh quyết toán các công trình Phòng có các nhiệm vụ cơ bản sau:

Là đầu mối giải quyết công tác kế hoạch của xí nghiệp.

Lập kế hoạch sản xuất, tài chính, tiền lơng ngắn hạn trung hạn và dài hạn của xí nghiệp.

Triển khai kế hoạch sản xuất của Công Ty Điện giao.

Chủ trì việc ký các hợp đồng kinh tế giữa xí nghiệp với khách hàng và chỉ đạo thực hiện các hợp đồng kinh tế đã ký kết.

Là đầu mối tổ chức thực hiện nhiệm vụ công tác đấu thầu trong xây dựng của xí nghiệp.

Tổ chức thanh quyết toán công trình với khách hàng.

Phòng tổ chức lao động tiền lơng: có chức năng tham mu giúp giám đốc

quản lý công tác tổ chức bộ máy quản lý cán bộ, quản lý công tác đào tạo bồi ỡng cán bộ, công tác thi đua khen thởng, công tác lao động tiền lơng và thực hiện các chế độ chính sách về lao động tiền lơng Phòng có các nhiệm vụ sau:

Là đầu mối biên soạn, sửa đổi, quan hệ với cấp trên và các cấp có thẩm quyền trong việc sửa đổi điều lệ tổ chức hoạt động hoặc chức năng nhiệm vụ của xí nghiệp.

Là đầu mối xây dựng các hình thức, biện pháp, quy chế thi đua khen thởng ở xí nghiệp.

Phát hiện bồi dỡng các nhân tố tích cực điển hình, đề xuất khen thởng vật chất và tinh thần kịp thời.

Là đầu mối thực hiện các thủ tục xét kỷ luật lao động theo quy định của pháp luật.

Xây dựng kế hoạch sử dụng quỹ phúc lợi.

Quản lý xét duyệt chế độ bảo hiểm lao động cho các đơn vị, tham gia lập kế hoạch bảo hiểm lao động hàng năm của xí nghiệp.

Phòng kỹ thuật: có chức năng tham mu giúp giám đốc về công tác quản lý,

xây dựng công trình của xí nghiệp nhằm đảm bảo xây dựng công trình đúng thiết kế đợc duyệt, đúng tiến độ và xây dựng cơ bản hiện hành, bảo đảm chất lợng, hiệu quả kinh tế Phòng có các nhiệm vụ sau:

Là đầu mối giải quyết các lĩnh vực liên quan đến công tác quản lý xây dựng của xí nghiệp.

Tổ chức, quản lý thi công công trình sau khi đã nhận lệnh sản xuất, hồ sơ thiết kế dự toán công trình của phòng kế hoạch.

Chủ trì, chịu trách nhiệm tổ chức, quản lý và áp dụng công nghệ tin học vào các mặt quản lý công tác ở xí nghiệp.

Ban an toàn và bảo hiểm lao động có nhiệm vụ:

+ Lập kế hoạch bảo hiểm lao đông hàng năm trình giám đốc duyệt để báo cáo công ty và tổ chức thực hiện kế hoạch đó ở xí nghiệp.

+ Tổ chức, quản lý thực hiện công tác kỹ thuật an toàn, bảo hiểm lao động, PCCN ở xí nghiệp.

Tổ chức phân tích hoạt động kinh tế ở xí nghiệp, phát hiện những bất hợp lý, đề xuất biện pháp khắc phục nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tăng tích luỹ cho xí nghiệp và tăng thu nhập cho cán bộ công nhân viên.

Quản lý, đào tạo, hớng dẫn nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên làm công tác tài chính kế toán từ xí nghiệp đến các đội.

Thực hiện công tác báo cáo tài chính quý, năm theo yêu cầu của công ty Tổ chức bảo quản, lu trữ chứng từ tài liệu phòng tài chính kế toán theo quy định của nhà nớc.

Phòng vật t: có chức năng tham mu cho giám đốc quản lý, tổ chức cung ứng

vật t thiết bị, bảo đảm việc sử dụng có hiệu quả các vật t thiết bị của xí nghiệp Phòng vật t có các nhiệm vụ sau:

Là đầu mối giải quyết các lĩnh vực vật t thiết bị của xí nghiệp, tìm nguồn hàng, hợp đồng mua sắm, cung ứng sử dụng vật t.

Tổ chức cung ứng vật t thiết bị tuỳ theo mỗi công trình, đảm bảo số lợng, chất lợng và sự đồng bộ, giám sát việc sử dụng vật t thiết bị đó.

Nắm chắc thị trờng vật t thiết bị và giá cả, đảm bảo chủ động điều hoà vật t thiết bị trong xí nghiệp Dự trù nguồn vật t thiết bị hợp lý để khắc phục nhiệm vụ đột xuất của xí nghiệp theo nguyên tắc không bị tồn đọng.

Hớng dẫn các đơn vị tiếp nhận, quản lý vật t thiết bị Đối chiếu quyết toán vật t thiết bị của công trình khi công trình đã hoàn thành.

Bồi dỡng nghiệp vụ chuyên môn về công tác qản lý, cung ứng vật t thiết bị cho các đơn vị trong toàn xí nghiệp để đáp ứng đợc yêu cầu sản xuất.

Quản lý phơng tiện vận tải an toàn, đảm bảo phục vụ sản xuất đạt hiệu quả cao.

Thực hiện chế độ thống kê báo cáo về vật t thiết bị theo quy định của công ty và của nhà nớc.

Bảo quản lu trữ chứng từ, tài liệu của phòng theo quy định.

3.Tình hình chung công tác kế toán của đơn vị.

3.1 Hình thức tổ chức và cơ cấu bộ máy kế toán.

a) Hình thức tổ chức bộ máy kế toán.

Do tính phức tạp của công tác tổ chức sản xuất, đa dạng hoá khu vực sản xuất, đa dạng hoá sản phẩm nên công tác quản lý tài chính đợc tiến hành theo chế độ chuyên quản từng khu vực.

Bộ máy kế toán đợc thực hiện theo nguyên tắc chuyên môn hoá theo các khu vực nhằm phát huy tính quản lý toàn diện Cụ thể năm 2000 công tác kế toán ở xí nghiệp đã thực hiện có hiệu quả và hợp lý.

Phòng kế toán ở xí nghiệp đợc thực hiện theo chế độ kế toán trởng kiêm kế toán tài sản cố định.Các nhân viên kế toán đợc bố trí chuyên môn hoá theo từng khu vực nh sau:

Kế toán đầu ra: khu vực này giữ một vị trí rất quan trọng để cân đối thu chi, lỗ - lãi.

Kế toán tổng hợp: Trên cơ sở toàn bộ các nghiệp vụ kế toán phát sinh, các lao vụ để tập hợp trên bảng kê, nhật ký báo cáo.

Kế toán đầu vào: tập hợp các chi phí nh: mua bán hàng hoá, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ

Kế toán đầu t.

Bốn khu vực kế toán này đều đợc tiến hành trên cơ sở uỷ quyền cho một ngời phụ trách để nâng cao tính trách nhiệm theo pháp luật, kiểm tra thờng xuyên, hàng ngày của kế toán trởng.

Phơng thức hạch toán:

Đợc thực hiện theo đúng quyết định 1191/ QĐTC ngày 1/ 1/ 1996 của Bộ Tài Chính mà doanh nghiệp hiện đang thực hiện chế độ hạch toán theo hình thức nhật ký chứng từ Nguyên tắc hạch toán nh sau:

Toàn bộ các đơn vị thực hiện nhiệm vụ sản xuất chính đều đợc hạch toán và quản lý chặt chẽ từ đầu ra đến đầu vào trên các sổ sách chi tiết của doanh nghiệp.

Các đơn vị sản xuất khác thực hiện cơ chế tự trang trải sẽ đợc kiểm toán hàng tháng, quý Trên cơ sở văn bản kiểm toán sẽ đợc phản ánh tổng hợp trên sổ sách của doanh nghiệp theo các chỉ tiêu chủ yếu trên các tài khoản tổng hợp nh: doanh thu, tổng chi phí trên các tài khoản chi phí, tổng lãi lỗ trớc thuế, tổng các khoản phải nộp ngân sách nhà nớc.

Khi hết niên độ kế toán, sau 30 ngày doanh nghiệp phải thực hiện chế độ công khai tài chính trớc đại hội công nhân viên.

b Cơ cấu bộ máy kế toán:

• Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán:

Sơ đồ 5: Tổ chức bộ máy kế toán

• Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán:

Thực hiện chế độ một thủ trởng, kế toán trởng có chức năng giúp giám đốc xí nghiệp tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác quản lý kế toán, thống kê, thông tin kinh tế và hạch toán kế toán ở xí nghiệp Đồng thời kiểm sát kinh tế tài chính của nhà nớc tại xí nghiệp Kế toán trởng chịu trách nhiệm chỉ đạo trực tiếp của giám đốc và sự kiểm tra về nghiệp vụ của cơ quan tài chính cấp trên Kế táon trởng chỉ đạo trực tiếp và hớng dẫn công nhân viên dới quyền thuộc phạm vi và trách nhiệm của mình, có quyền phân công và chỉ đạo trực tiếp tất cả các nhsân viên kế toán tại xí nghiệp làm việc ở bất cứ bộ phận nào

Các bộ phận kế toán trực tiếp chỉ đạo các nghiệp vụ của từng khối thuộc phòng kế toán tài chính- thống kê quản lý, phân công trách nhiệm cụ thể cho từng khối và trực tiếp chịu trách nhiệm.

Kế toán trưởng

Kế toán tổng

hợp thành, thanh toánKế toán giá Kế toán vốn bằng tiền

Bộ phận kế toán đội trực thuộc

3.2 Quy trình hạch toán theo hình thức nhật ký chứng từ.Sơ đồ 6: Hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ

Chú thích:

Ghi hàng ngày.Ghi cuối tháng.Đối chiếu, kiểm tra

Chứng từ gốc

Sổ quỹ toán chi tiếtSổ (Thẻ) kế

Bảng tổng hợp chi tiết

Bảng cân đối số phát sinhBáo cáo tài chínhSổ đăng ký

chứng từ ghi sổ

Sổ cáiChứng từ ghi sổ

Bảng tổng hợp chứng

từ gốc

* Sổ sách sử dụng.

Hạch toán vốn bằng tiền: nhật ký chứng từ số 1, bảng kê 1, nhật ký chứng từ số 2, bảng kê 2, nhật ký chứng từ số 4.

Hạch toán thanh toán với ngời cung cấp: nhật ký chứng từ số 5 Hạch toán chi phí sản xuất: nhật ký chứng từ số 9.

Hạch toán tài sản cố định: nhật ký chứng từ số 9 Hạch toán các nghiệp vụ khác: nhật ký chứng từ số 10 Hạch toán phải thu: bảng kê 11.

Sổ cái.

II Thực tế công tác kế toán vật liệu tại xí nghiệp Xây Lắp Điện

1.Công tác quản lý chung về vật liệu.

Nguyên vật liệu ở xí nghiệp không tham gia vào quá trình sản xuất sản phẩm mà chỉ mang tính chất sử dụng trực tiếp.

Vật t: là vật liệu dùng để lắp đặt, sửa chữa nh máy biến thế, đờng dây Nhiên liệu nh: xăng dầu

Nguyên vật liệu ở xí nghiệp chủ yếu nhập từ nguồn mua trong nớc và nớc ngoài Cụ thể có một số thiết bị phục vụ cho việc sửa chữa lớn là nhập từ Hàn Quốc và một số nớc khác.

Ngoài ra, doanh nghiệp đã xây dựng đợc một hệ thống các kho bãi để dự trữ nguyên vật liệu, máy móc và lập nên các quy chế, nội quy bảo quản cho từng loại nguyên vật liệu để tránh tình trạng bị h hỏng, mất mát Nếu bị mất mát do lỗi của thủ kho thì bắt thủ kho phải bồi thờng hoặc bị trừ vào lơng.

theo giá thực tế vật liệu xuất dùng dựa vào số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán.

Ví dụ: Tình hình tồn kho và nhập - xuất nguyên vật liệu của xí nghiệp trong tháng 5 nh sau:

Tên nguyên vật liệu: Dây điện trần.Tồn kho: 1000m, đơn giá: 13000 đ/ m.

Ngày 1/ 5: Nhập 5000m, giá thực tế 13.100 đ/ m.Ngày 10/ 5: Xuất 700m.

Ngày 13/ 5: Xuất 300m.

Ngày 19/ 5: Nhập 700m, giá thực tế: 13.200 đ/ m.Ngày 25/ 5: Xuất 7000m.

Tồn cuối kỳ: 800m.

Giá hạch toán: 13000 đ/ m.Ta có cách tính nh sau:- Hệ số giá =

= = 1,05457

Giá thực tế xuất = (700 + 300 + 700) 13.000  1,5457= 23.306.190,48 đ.

Tồn cuối kỳ = 800  13.000  1,05457 = 16.075.280đVới ví dụ trên kế toán tính giá thực tế vật liệu xuất nh sau:

Giá thực tế xuất = 700  13.000 + 300  13.000 + + 500  13.100 + 200  13.200 = 22.190.000 đ

Tồn cuối kỳ = 800  13.200 =10.560.000 đ

3.Kế toán chi tiết nguyên vật liệu.

3.1 Thủ tục nhập xuất kho nguyên vật liệu.

Một trong những yêu cầu của công tác quản lý vật liệu nh đã nói là phải quản lý chặt chẽ tình hình nhập xuất tồn kho theo từng thứ cả về chất lợng, số lợng,

chủng loại và giá trị Bằng việc kế toán chi tiết nguyên vật liệu sẽ đáp ứng đợc yêu cầu đó.

Để có thể thực hiện đợc toàn bộ công tác kế toán nguyên vật liệu trớc hết phải căn cứ vào các chứng từ về nhập xuất để làm căn cứ ghi sổ kế toán thực tế tại xí nghiệp Xây Lắp Điện.

a) Chứng từ kế toán sử dụng gồm:

Phiếu nhập vật liệu.

Biên bản kiểm lại vật liệu Phiếu xuất vật t.

Hoá đơn giá trị gia tăng.

b) Trình tự luân chuyển chứng từ nh sau:

Đối với vật liệu mua nhập kho: căn cứ vào hoá đơn nhập hàng và biên bản

kiểm kê vật liệu( Nếu có), phòng vật t lập phiếu nhập kho vật liệu thành hai liên Ngời phụ trách phòng vật t ký tên vào phiếu và chuyển cả hai liên xuống kho làm căn cứ kiểm nhận vật t, hoá đơn của ngời bán gửi cho phòng tài chính kế toán dùng để làm thủ tục thanh toán.

ở kho: căn cứ vào phiếu nhập kho nhận đợc của phòng vật, thủ kho tiến hành kiểm nhận vật liệu và ghi số liệu nhập vào thẻ kho và ký tên vào cả hai liên Trong trờng hợp kiểm nhận nếu phát hiện thừa, thiếu, mất, phẩm chất không đúng quy cách ghi trên chứng từ thì thủ kho phải báo với phòng vật t biết, đồng thời cùng ngời giao lập biên bản để kế toán có chứng từ ghi sổ.Phiếu nhập kho sau khi đã có chữ ký của của ngời giao hàng, thủ kho phải gửi làm cả biên bản thừa, thiếu ( nếu có) lên phòng vật t Thủ kho gửi lại một bản để ghi vào thẻ kho số thực nhập và chuyển lên phòng kế toán.

ở phòng kế toán: kế toán ghi vào sổ nhật ký chứng từ số 5 và kèm theo bút toán sau:

Nợ TK 152.Nợ TK 133.

Có TK liên quan.

Khi xuất kho vật liệu, công cụ dụng cụ: phòng vật t lập phiếu xuất kho thành

năm liên sau đó chuyển cho thủ kho hai liên, đơn vị một liên Khi tính vật t, đơn vị đem phiếu này xuống cho thủ kho, thủ kho thu lại phiếu xuất của đơn vị để tính ra