II. Thực tế công tác kế toán vật liệu tại xí nghiệp Xây Lắp Điện
3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu.
3.3. Trình tự luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán
Vật liệu, công cụ tại xí nghiệp xây lắp điện, hiện nay có 4 hình thức kế toán, các doanh nghiệp có thể chọn một trong 4 hình thức đó. Mỗi hình thức có trình tự luân chuyển chứng từ và ghi sổ khác nhau. Theo hình thức chứng từ ghi sổ của công ty tôi đang thực tập thì trình tự luân chuyển chứng từ và ghi sổ đợc áp dụng nh sau:
(1) Hàng ngày căn cứ vào hoá đơn mua hàng và các chứng từ liên quan kế toán lập phiếu nhập kho.
(2) Căn cứ vào hoá đơn mua hàng và các chứng từ liên quan cùng phiếu nhập kho kế toán lập bảng kê ghi có TK331, TK111, TK112, ghi nợ TK152, TK153
(3) Căn cứ vào phiếu nhập kho kế toán ghi thẻ kho
(4) Cuối tháng căn cứ vào bảng kê ghi có TK331, 111, 112, ghi nợ TK152, 153 kế toán lập chứng từ ghi sổ.
(5) Hàng ngày căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán ghi thẻ kho.
(6) Căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán ghi vào bảng kê ghi có TK152, 153.
(7) Căn cứ vào phiếu xuất kho và phiếu nhập kho kế toán ghi vào sổ chi tiết vật liệu công cụ dụng cụ.
(8) Căn cứ vào bảng kê ghi có TK152, 153 kế toán ghi vào chứng từ ghi sổ. (9) Căn cứ chứng từ ghi sổ đã lập kế toán vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
Sổ đăng ký chứng
từ ghi sổ Sổ cái TK 152 TK 153 Chứng từ ghi sổ (9)
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Kiểm tra đối chiếu
Bảng tổng hợp N.X.T (13) Bảng kê ghi có TK 331, 111, 112 ghi nợ TK 152, 153 Bảng kê ghi có TK 152, 153 (4) (8) (12) Hoá đơn mua
hàng & các chứng từ khác Phiếu nhập kho Sổ chi tiết vật liệu Thẻ xuất Phiếu công cụ dụng cụ (1) (3) (5) (7) (2) (2) (6) (7) (11)
(10) Căn cứ chứng từ ghi sổ kế toán ghi vào sổ cái TK152, 153.
(11) Cuối tháng đối chiếu giữa sổ chi tiết vật liệu công cụ dụng cụ với thẻ kho.
(12) Căn cứ vào sổ chi tiết vật liệu công cụ dụng cụ lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn.
(13) Căn cứ vào bảng tổng hợp nhập xuất tồn đối chiếu với sổ cái TK152, 153.
* Chứng từ liên quan đến vật liệu, công cụ dụng cụ ở công ty:
Hiện nay công ty đang sử dụng các mẫu chứng từ sổ sách đợc ban hành theo nghị định số 11 41/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài Chính.
a. Chứng từ liên quan đến nhập vật liệu, công cụ dụng cụ gồm:
Hoá đơn tài chính, phiếu kiểm tra chất lợng, phiếu nhập kho, phiếu chi, uỷ nhiệm chi. Ngoài ra công ty còn sử dụng giấy biên nhận khi mua vật liệu, công cụ dụng cụ ở các gia đình buôn bán thay cho hoá đơn đỏ.
• Hoá đơn giá trị gia tăng (GTGT):
Hoá đơn GTGT là chứng từ của đơn vị bán nhằm xác nhận số lợng chất lợng, đơn giá và số tiền bán sản phẩm, hàng hoá cho ngời mua. Hoá đơn GTGT là căn cứ để ngời bán ghi sổ doanh thu và các sổ kế toán liên quan, là chứng từ cho ngời mua vận chuyển hàng hoá trên đờng, lập phiếu nhập kho, thanh toán tiền mua hàng và ghi sổ của đơn vị mua.
Hoá đơn GTGT do ngời bán lập thành 3 liên: Liên 1: lu tại nơi nhập phiếu
Liên 2: giao cho ngời mua làm chứng từ đi đờng và ghi sổ kế toán của đơn vị mua.
Liên 3: dùng cho ngời bán làm chứng từ thu tiền và ghi sổ kế toán liên quan.
• Phiếu kiểm tra chất lợng:
Phiếu này đợc lập nhằm xác nhận qui cách, số lợng vật t hàng hoá trớc khi nhập kho để làm căn cứ quy trách nhiệm trong thanh toán và baỏ quản.
• Phiếu nhập kho:
Do vật liệu của công ty đợc nhập từ nhiều nguồn khác nhau có loại do mua ngoài, có loại mua từ các cơ quan nhà nớc. Đối với vật liệu mua với số lợng ít không thờng xuyên thì công ty không lập kế hoạch thu mua, còn đối với những vật liệu chính, mua nhiều khối lợng lớn nh: đờng, cao, gạo , malt... thì công ty lập kế
hoạch thu mua. Khi vật liệu mua về theo đúng kế hoạch, đến kho cán bộ cung tiêu cùng thủ kho và cán bộ kỹ thuật kiểm tra chất lợng, quy cách mẫu mã quy định, đạt yêu cầu thì phòng vật t tiến hành làm thủ tục nhập kho và thủ tục nhập số vật liệu đó.
Phiếu nhập kho đợc lập thành 3 liên: Liên 1: Lu ở phòng cung ứng vật t
Liên 2: Do thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho. Thủ kho phải ký nhận vào phiếu nhập kho.
Liên 3: Đa cho ngời giao hàng cùng phiếu kiểm nghiệm, hoá đơn đỏ đến phòng tài vụ để thanh toán.
Phiếu nhập kho là căn cứ để ghi thẻ kho, sổ chi tiết vật liệu và các sổ kế toán tổng hợp khác.
• ủy nhiệm chi:
ủy nhiệm chi là một chứng từ kế toán để xác nhận khoản tiền mặt thực tế xuất quỹ.
Phiếu chi đợc lập thành 3 liên: Liên 1: Lu tại nơi lập phiếu.
Liên 2: Thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ cuối ngày đính kềm báo cáo quỹ chuyển cho kế toán
Phiếu chi dùng để làm căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ, ghi sổ quỹ, kế toán ghi sổ kế toán các khoản chi tiền mặt.
Sau đây là những minh hoạ bằng số liệu cụ thể trên các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ nhập vật liệu tháng 3 năm 2001 của công ty:
Ví dụ 1:
Hoá đơn Giá trị gia tăng
Liên 2: giao cho khách hàng
ngày 12 tháng 3 năm 2000 Mã số 01GTKT-3LL EE/99-B Số 58/5 Đơn vị bán hàng: Địa chỉ: MS 0100102157
Họ tên ngời mua hàng: Nguyễn Thanh Hà Đơn vị: xí nghiệp xây lắp điện
Địa chỉ: số 1 đờng an dơng -Ba Đình -Thành Phố hà nộI Hình thức thanh toán: UNC US 05002382651
SST Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị
tính Số lợng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 2 Cộng tiền hàng:
Thuế xuất GTGT: 5% tiền thuế GTGT: Tổng cộng tiền thanh toán:
Số tiền viết bằng chữ: Ngời mua hàng
Phiếu kiểm tra chất lợng
Ngày 29 tháng 3 năm 2000
Đơn vị sản xuất: cửa hàng kinh doanh lơng thực 63 Lò Sũ Sản phẩm: Bột trắng, không hôi, không mốc, mùi vị dặc trng Chất lợng đạt yêu cầu.
Số lợng:
Kết luận của kiểm nghiệm viên: đề nghị cho nhập kho
Kiểm nghiệm viên đã ký Phiếu nhập kho Ngày 13 tháng 3 năm 2000 Nợ TK 152 Có TK 112 Mã số 01 - VT QĐ số: 1141 - TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của BTC Số 166 Họ tên ngời giao hàng: Anh Trung cửa hàng lơng thực 63 Lò Sũ
Theo hoá đơn số ngày tháng năm của
Nhập tại kho: Cô Chiến Số
TT
Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật t sản phẩm hàng hoá Mã số ĐVT Số Lợng Theo CTừ Thực nhập Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 4 1 2 Kg Kg Cộng Viết bằng chữ: Phụ trách cung tiêu
đã ký Ngời giaođã ký Thủ khođã ký
Sang tháng 4 công ty lập UNC gửi đến ngân hàng công thơng quận Ba Đình trả tiền theo hoá đơn số 208
Phần do ngân hàng ghi
Chuyển khoản, chuyển tiền, th điện lập ngày 17/4 Đơn vị trả tiền: Xí nghiệp xây lắp điện
Số hiệu N.H.A...
Số tài khoản: 710 A – 00005
Đơn vị nhận tiền: Cửa hàng lơng thực 63 Lò Sũ Số tài khoản: 431 103 0000 85
Tại ngân hàng Nông nghiệp TP Hà Nội Địa chỉ 31 – 33 Mã Mây
Nội dung thanh toán: trả tiền mua Dây điện PC 166 (13/3/2001) hoá đơn 5812
Số tiền bằng chữ: Bốn bốn triệu năm trăm ngàn Số tiền bằng số: 44 500 000 Nợ Có Số hiệu N.H.B... Loại nghiệp vụ... Ký hiệu thống kê...
Đơn vị trả tiền: N.H.A ghi sổ ngày N.H.B ghi sổ ngày Kế toán chủ
tài khoản Sổ phụ kiểm soáttrởng ngân hàng Sổ phụ kiểm soáttrởng ngân hàng
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập Tự do Hạnh phúc– –
---*---