HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHOA HỌC VÀ DỰ TOÁN KINH PHÍ ĐỀ TÀI KH&CN CẤP ĐẠI HỌC HUẾ

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHOA HỌC VÀ DỰ TỐN KINH PHÍ ĐỀ TÀI KH&CN CẤP ĐẠI HỌC HUẾ Phạm Khắc Liệu Ban KHCN&MT Đại học Huế pklieu@hueuni.edu.vn Nội dung Sơ lược phần mềm Quản lý khoa học (QLKH) Vài lưu ý sử dụng phần mềm QLKH quản lý đề tài cấp ĐHH Sử dụng bảng tính excel cho dự tốn kinh phí đề tài cấp ĐHH Tập huấn quản lý nhiệm vụ khoa học, 10/5/2019 Sơ lược phần mềm QLKH http://qlkh.hueuni.edu.vn/ Tập huấn quản lý nhiệm vụ khoa học, 10/5/2019 Sơ lược phần mềm QLKH (2) Ý tưởng xây dựng: Quản lý tất khâu “vòng đời” đề tài cấp ĐH Huế từ đề xuất nghiệm thu Lưu trữ hồ sơ, liệu đề tài lâu dài Đối tượng sử dụng Nhà khoa học Phòng/Tổ quản lý khoa học trường Ban KHCNMT ĐH Huế Lãnh đạo ĐH Huế Tập huấn quản lý nhiệm vụ khoa học, 10/5/2019 Ý tưởng nghiên cứu ĐỀ XUẤT Các nhiệm vụ/đề tài thực năm TUYỂN CHỌN CHỦ NHIỆM Chủ trì hợp đồng thực TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN, GIÁM SÁT HỢP ĐỒNG - Báo cáo cáo tiến độ CT Tổng hợp kinh phí Khả hồn thành, báo trễ hạn, lên kế hoạch nghiệm thu Đánh giá, yêu cầu HĐ nghiệm thu NGHIỆM THU GIAO NỘP SẢN PHẨM Tập huấn quản lý nhiệm vụ khoa học, 10/5/2019 Giấy CN hoàn thành Sơ lược phần mềm QLKH (3) Thực tế sử dụng:  Chủ yếu quản lý đề tài cấp ĐHH  Mới giai đoạn (Đề xuất Thuyết minh)  Khá thời gian (do CBGV chưa quen, cịn có chỗ chưa hoàn thiện, )  Thay đổi quy định quản lý đề tài  Bất cập quyền quản trị (mỗi điều chỉnh phải qua tác giả phần mềm – Trung tâm CNTT) Vẫn tiếp tục sử dụng giai đoạn đề xuất tuyển chọn chủ nhiệm Tập huấn quản lý nhiệm vụ khoa học, 10/5/2019 Sơ lược phần mềm QLKH (4) Các công việc làm phần mềm QLKH: Giai đoạn đề xuất  ĐH Huế đăng thông báo, mở đăng ký đề xuất  CBGV vào làm nộp đề xuất  Phòng/Tổ QLKH kiểm tra, cho chỉnh sửa đề xuất  Ban KHCNMT in danh sách tổng hợp đề xuất  Phòng/Tổ QLKH nhập kết HĐXĐ danh mục sở  Ban KHCNMT nhập kết HĐXĐ danh mục ĐHH  Phòng/Tổ QLKH Ban KHCNMT gửi yêu cầu chỉnh sửa đề xuất Tập huấn quản lý nhiệm vụ khoa học, 10/5/2019 Sơ lược phần mềm QLKH (5) Giai đoạn tuyển chọn chủ nhiệm  ĐH Huế đăng thông báo, mở đăng ký tuyển chọn  CBGV vào làm nộp thuyết minh  Phòng/Tổ QLKH kiểm tra, cho chỉnh sửa thuyết minh  Ban KHCNMT in danh sách tổng hợp thuyết minh  Ban KHCNMT nhập kết HĐ tuyển chọn chủ nhiệm  Phòng/Tổ QLKH Ban KHCNMT gửi yêu cầu chỉnh sửa thuyết minh Tập huấn quản lý nhiệm vụ khoa học, 10/5/2019 Sơ lược phần mềm QLKH (5) Một số vấn đề thường gặp:  CBGV theo dõi, kiểm tra xem có nhắc nhở chỉnh sửa  CBGV ghi tạm, không chọn ghi thức (“Ghi lại”)  Phịng/Tổ QLKH chưa khóa HĐCS để Ban KHCNMT thao tác  Phòng/Tổ QLKH chưa thường xuyên kiểm tra, gửi yêu cầu chỉnh sửa (trước, sau họp HĐ)  Phòng/Tổ QLKH, Ban KHCNMT chưa nhập hết kết HĐ (xác định danh mục, tuyển chọn)  Hiện hệ thống Tập huấn quản lý nhiệm vụ khoa học, 10/5/2019 Vài lưu ý sử dụng phần mềm QLKH quản lý đề tài cấp ĐHH 2.1 Đối với nhà khoa học (Phòng/Tổ QLKH Trợ lý NCKH khoa nhắc nhở)  Nếu chưa có tài khoản qlkh.hueuni.edu.vn cần báo cho Phịng/Tổ QLKH để tạo  Thường xuyên vào kiểm tra thông báo, nhắc việc  Chú ý thời hạn mở-đóng hệ thống  Đọc kỹ hướng dẫn mục làm đề xuất, thuyết minh  Chỉnh sửa kịp thời yêu cầu chỉnh sửa  Để cẩn thận, nên soạn trước file đề xuất, thuyết minh offline, sau copy vào! Tập huấn quản lý nhiệm vụ khoa học, 10/5/2019 10 Vài lưu ý sử dụng phần mềm QLKH quản lý đề tài cấp ĐHH (2) 2.2 Đối với Phịng/Tổ QLKH Trước có thơng báo đề xuất:  Rà soát danh sách CBGV đơn vị để thêm-bớt, chỉnh sửa  Nhắc CBGV vào “Sửa đổi phần thơng tin cá nhân” (vì có mục thuyết minh tự động lấy từ hồ sơ cá nhân)  Theo dõi thông báo, nhắc việc Trong thời gian làm đề xuất thuyết minh:  Hướng dẫn, giải đáp thắc mắc CBGV  Thường xuyên vào kiểm tra, gửi yêu cầu chỉnh sửa theo dõi việc chỉnh sửa  Khi kết thúc họp HĐ, vào nhập kết khóa HĐ  Kịp thời báo lên Ban KHCNMT vấn đề phần mềm QLKH Tập huấn quản lý nhiệm vụ khoa học, 10/5/2019 11 Sử dụng bảng tính excel cho dự tốn kinh phí đề tài cấp ĐHH 3.1 Giới thiệu • Ban KHCNMT xây dựng file nhằm hỗ trợ CBGV làm dự toán đề tài KHCN dễ dàng, thống (khơng phải văn quy định) • Căn để xây dựng dự tốn: • TT liên tịch 55/2015/TTLT-BTC-BKHCN ngày 22/4/2015 Bộ TC Bộ KH&CN • Quyết định 752/QĐ-ĐHH ngày 24/6/2016 Giám đốc Đại học Huế • Bảng Tổng hợp file excel tự động chèn vào mục 19 Thuyết minh • Một số ý chung:  Khơng nhập số liệu vào có gạch chéo; nhập vào ô trắng  Số thập phân: dấu chấm (.), dấu phẩy (,)  Muốn thêm mục chi mới, chèn hàng phía hàng "Cộng" hay "Tổng" (sheet 2-7)  Đơn vị tính "nghìn đồng“ (VD: muốn nhập giá trị triệu nhập số 2000)  Để chép giá trị từ ô "Thành tiền" sang ô "KP KHCN-ĐHH", dùng chức "Paste Special " >> "Values" Tập huấn quản lý nhiệm vụ khoa học, 10/5/2019 12 Màn hình file excel dự tốn kinh phí Gồm sheets: Hướng dẫn Tổng hợp 1-Tiền công 2-Nguyên vật liệu 3-Tài sản cố định 4-Hội thảo 5-Dịch vụ 6-Điều tra khảo sát 7- VPP, in ấn 8- Hội đồng sở  Có thể tải từ: http://hueuni.edu.vn/portal/vi/index.php/News/mot-so-bieu-maukhoa-hoc-cong-nghe-pho-bien.html (cuối mục 2) Tập huấn quản lý nhiệm vụ khoa học, 10/5/2019 13 Sử dụng bảng tính excel cho dự tốn kinh phí đề tài cấp ĐHH (2) 3.2 Hướng dẫn số sai sót thường gặp sử dụng file excel 1) Khai sai cột “Số người thực hiện”trong Sheet “1Tiền công” 2) Khai sai Bảng “Chi Hội thảo khoa học” Sheet “4Hội thảo” 3) Hiểu chưa Sheet “Chi dịch vụ ngoài” “Điều tra khảo sát” 4) Khai sai Sheet “8-HĐ sở” 5) Xuất số lẻ số âm trơng cột nguồn kinh phí khác Tập huấn quản lý nhiệm vụ khoa học, 10/5/2019 14 (1) Sheet "1.Tien_cong" Khoản Chi tiền công lao động trực tiếp 1.1 Dự tốn theo nội dung cơng việc TT Nội dung chi Số người thực (1) (2) (3) Nghiên cứu tổng quan (xây dựng thuyết minh, báo cáo tổng quan vấn đề nghiên cứu) Chủ nhiệm đề tài Thành viên thực chính, thư ký khoa học Thành viên đề tài Kỹ thuật viên, nhân viên hỗ trợ Đánh giá thực trạng vấn đề nghiên cứu Chủ nhiệm đề tài Thành viên thực chính, thư ký khoa học Thành viên đề tài Kỹ thuật viên, nhân viên hỗ trợ Thu thập thông tin, tài liệu, liệu; xử lý số liệu, phân tích thơng tin, tài liệu, liệu Chủ nhiệm đề tài Thành viên thực chính, thư ký khoa học Thành viên đề tài Kỹ thuật viên, nhân viên hỗ trợ Nội dung nghiên cứu chuyên môn Chủ nhiệm đề tài Thành viên thực chính, thư ký khoa học Thành viên đề tài Kỹ thuật viên, nhân viên hỗ trợ Cột (3) - Số người thực hiện: đồng)phần kinh phí (nghìn Nguồn Lương Tổng•kinhphải Hệ số thành Số ngày sở (nghìn phí (nghìn tiền cơng KHCNKP - ĐHH Chủ nhiệm: đồng) đồng) công Khác (7)=(3)*(4) - Thư ký, thành viên chính: 1-3 (9)=(7)-(8) (8) (6) (5) (4) *(5)*(6) lại - Thành viên: số • 0phải khớp với danh sách thành 1390 0.42 0viên mục Thuyết minh 1390 0.26 1390 0.17 • 0tùy nội dung có đủ thành 1390 0.10 phần hay không,0vi dụ: Nghiên 1390 0.42 0cứu tổng quan khơng có kỹ 1390 0.26 1390 0.17 0thuật viên/nhân viên hỗ trợ 1390 0.10 0.42 0.26 0.17 0.10 1390 1390 1390 1390 0.42 0.26 0.17 0.10 1390 1390 1390 1390 Cột0 (4) Số ngày cơng: • 0Chú ý tính hợp lý (ví dụ: nhân viên hỗ trợ nhiều ngày0 công thành 0viên chinh?) • 0Khơng nên số lẻ (vi dụ: 6,5)  Mức lương sở bắt đầu tăng từ 1.390.000 lên 1.490.000 đồng từ 1/7/2019 Tập huấn quản lý nhiệm vụ khoa học, 10/5/2019 15 (2) Sheet “4 Hoi_thao" 4.1 Chi hội thảo khoa học TT Nội dung chi Số buổi Định mức chi (nghìn đồng) * (1) (2) (3) (4) Thành tiền (nghìn đồng) (5)=(3)*(4) Chủ trì Thư ký Báo cáo viên trình bày hội thảo Báo cáo đặt hàng khơng trình bày Thành viên tham dự hội thảo Cộng (4.1) = Nguồn kinh phí (nghìn đồng) KP KHCNKhác ĐHH (6) 0 0 0 (7)=(5)-(6) 0 0 0 - Số buổi: hay nhiều hơn, nhiên phải khớp với bảng tiến độ mục 16 Thuyết minh - Số buổi cho báo cáo viên = số người báo cáo x số buổi (ví dụ, tổ chức hội thảo, buổi báo cáo viên  buổi) - Sau phải có chứng từ hội thảo, ví dụ: chương trình hội thảo, danh sách ký nhận, trình bày báo cáo viên, - Định mức chi tối đa theo quy định Quyết định số 752/QĐ-ĐHH ngày 24/6/2016, định mức chi cụ thể đơn vị chủ trì định Tập huấn quản lý nhiệm vụ khoa học, 10/5/2019 16 (3) Sheet “5-Dich vu ngoai“ “6-Dieu tra khao sat” Khoản Chi trả dịch vụ thuê phục vụ hoạt động nghiên cứu TT Nội dung chi (1) (2) Đơn vị tính (3) Số lượng (4) Đơn giá (nghìn đồng) (5) Thành tiền (nghìn đồng) (6)=(4)*(5) Nguồn kinh phí (nghìn đồng) KP KHCN-ĐHH Khác (7) (8)=(6)-(7) 0 0 0 0 Khoản Chi điều tra, khảo sát, thu thập số liệu TT Nội dung chi Đơn vị tính Số lượng Đơn giá (nghìn đồng) Thành tiền (nghìn đồng) (1) (2) (3) (4) (5) (6)=(4)*(5) Nguồn kinh phí (nghìn đồng) KP KHCNKhác ĐHH (7) (8)=(6)-(7) 0 0 0 0  Trong khoản chi có tiền cơng th người bên ngồi; khác với tiền công khoản công thành viên nhóm Vi dụ:  Khoản 5, dịch vụ ngồi gồm tiền cơng người lặn lấy mẫu đáy song  Khoản 6, chi điều tra gồm tiền cơng cho sinh viên vấn người dân  Tuy nhiên: cần có hợp đồng, biên nhận làm chứng từ  Khoản thường liên quan nhiều đến phiếu điều tra, tiền bồi dưỡng người trả lời, Tập huấn quản lý nhiệm vụ khoa học, 10/5/2019 17 (4) Sheet “8-HĐ co so ” Khoản Chi họp hội đồng đánh giá cấp sở TT Nội dung chi Số người Định mức chi (nghìn đồng) * Chi họp hội đồng Chủ tịch Hội đồng Thư ký ủy viên hội đồng Thư ký hành Đại biểu mời tham dự 8.2 Chi viết nhận xét đánh giá Nhận xét phản biện Nhận xét ủy viên Tổng (8) = 8.1 Nguồn kinh phí (nghìn đồng) Thành tiền (nghìn đồng) KP KHCN-ĐHH 0 0 0 0 0 0 Khác 0 0 0 0  Chỉ dự toán họp Hội đồng nghiệm thu sở họp lần  Số lượng, chức danh thành viên phải theo Quyết định thành lập  Thư ký hành 01 chuyên viên Phòng/Tổ KHCN đơn vị  Đại biểu mời: đại diện khoa, phòng KHCN,  Số lượng ủy viên 8.1 8.2 phải khớp  Định mức chi tối đa theo quy định Quyết định số 752/QĐ-ĐHH ngày 24/6/2016, định mức chi cụ thể đơn vị chủ trì định Tập huấn quản lý nhiệm vụ khoa học, 10/5/2019 18 (5) Khắc phục vấn đề số lẻ hay số âm cột Nguồn kinh phí khác • Ngun nhân: Các đặt chế độ làm tròn số (ẩn số lẻ sau dấu phẩy), gõ số làm tròn từ cột “Tổng kinh phí” sang cột “KP KHCNĐHH” số lẻ dẫn đến dư hay âm cột “Khác” • Cách khắc phục: • Đã chọn hiển thị số lẻ cột liên quan • Nếu cịn xuất số tiền nhiều số lẻ, theo cách sau: • Thay gõ trực tiếp số nhìn thấy từ cột “Tổng kinh phí”, tiến hành “Copy” • Đưa trỏ vào tương ứng cột “KP KHCN-ĐHH”, chọn “Paste Special” (click chuột phải chọn menu “Home”>>”Paste”), chọn “Paste Values” • Khi ô tương ứng cột “Khác” tự động Tập huấn quản lý nhiệm vụ khoa học, 10/5/2019 19 Ví dụ: • Sau nhập số người, số ngày: TT Nội dung chi Số người thực (1) (2) (3) Nghiên cứu tổng quan (xây dựng thuyết minh, báo cáo tổng quan vấn đề nghiên cứu) Chủ nhiệm đề tài Thành viên thực chính, thư ký khoa học Thành viên đề tài Kỹ thuật viên, nhân viên hỗ trợ Copy Tổng kinh phí: Lương Tổng kinh Nguồn kinh phí (nghìn đồng) Hệ số Số ngày sở (nghìn phí (nghìn tiền cơng KP KHCNcơng đồng) đồng) Khác ĐHH (7)=(3)*(4) (4) (5) (6) (8) (9)=(7)-(8) *(5)*(6) 7214.1 7214.1 0.42 0.26 0.17 0.10 3 1390 1390 1390 1390 2919 2168.4 2126.7 Chọn ô KP KHCN-ĐHH, click chuột phải, chọn Paste Special, Paste values: Kết quả: Tổng kinh Nguồn kinh phí (nghìn đồng) phí (nghìn KP KHCNđồng) Khác ĐHH (7)=(3)*(4) (8) (9)=(7)-(8) *(5)*(6) 7214.1 7214.1 2919 2168.4 2126.7 Tập huấn quản lý nhiệm vụ khoa học, 10/5/2019 20 ... Sơ lược phần mềm Quản lý khoa học (QLKH) Vài lưu ý sử dụng phần mềm QLKH quản lý đề tài cấp ĐHH Sử dụng bảng tính excel cho dự tốn kinh phí đề tài cấp ĐHH Tập huấn quản lý nhiệm vụ khoa học, 10/5/2019... sơ, liệu đề tài lâu dài Đối tượng sử dụng Nhà khoa học Phòng/Tổ quản lý khoa học trường Ban KHCNMT ĐH Huế Lãnh đạo ĐH Huế Tập huấn quản lý nhiệm vụ khoa học, 10/5/2019 Ý tưởng nghiên cứu ĐỀ XUẤT... lược phần mềm QLKH http://qlkh.hueuni.edu.vn/ Tập huấn quản lý nhiệm vụ khoa học, 10/5/2019 Sơ lược phần mềm QLKH (2) Ý tưởng xây dựng: Quản lý tất khâu “vòng đời” đề tài cấp ĐH Huế từ đề xuất