Trước tiên Công ty Tiên Phong sẽ tiến hành thu thập các thông tin về khách hàng có nhu cầu xuất nhập khẩu hàng hoá bằng đường biển (hoặc đường hàng không). Đa phần các nguồn thông tin này có được là từ khách hàng của các đại lý nước ngoài sẵn có do các mối quan hệ từ trước hoặc do công ty tự tìm kiếm lấy bằng các nghiệp vụ marketing chủ yếu nhắm vào các công ty xuất nhập khẩu không thường xuyên hay chưa có bộ phận chuyên trách xuất nhập khẩu. Ngoài ra để có những khách hàng mới, lâu năm và tiềm năng Công ty Tiên Phong sử dụng nhiều hình thức khác nhau như quảng cáo, đưa lên website quảng bá thương hiệu của mình bằng các phương tiện thông tin đại chúng và nhờ vào sự tồn tại lâu năm, sự quen biết giới thiệu, đội ngũ kinh doanh tiềm kiếm khách hàng tốt mà các Doanh Nghiệp xuất nhập khẩu có thể tìm hiểu về các loại hình dịch vụ của Công ty và có thể gửi những yêu cầu trực tiếp đến Công ty. Sau khi tiềm kiếm được khách hàng, Nhân viên của Công ty sẽ tiến hành báo giá và thỏa thuận các điều kiện và chi phí liên quan tới lô hàng, từ đó mới đi đến thống nhất ký kết một hợp đồng dịch vụ với giá hợp lý nhất, việc xác định giá cả này thường căn cứ vào các tiêu chí : Mối quan hệ giữa khách hàng với công ty Đặc điểm và tính chất của hàng hóa Vị trí địa lý và quảng đường vận chuyển Chi phí bốc xếp hàng và chi phí khác liên quan Những khách hàng mang tính tiềm năng … Để nắm rõ quá trình này, em xin lấy một lô hàng cụ thể mà Công ty đứng ra đại diện cho khách hàng làm các thủ tục liên quan đến một lô hàng xuất khẩu. Ở đây khách hàng của Tiên Phong là Công ty TNHH SX Thương mại Vận tải Hiếu Đạt, Công ty Tiên Phong sẽ thay mặt khách hàng đứng ra làm thủ tục xuất một lô hàng đi Mỹ theo lô hàng nay thì khách hàng phải trả cho Tiên Phong 5.000.000đ để thực hiện xong một lô hàng, số tiền này gọi là thù lao của hợp đồng giao nhận. Lúc này Công ty đóng vai trò là chủ hàng làm tất cả các thủ tục liên quan đến lô hàng theo đúng tiêu chí của hợp đồng dịch vụ và tất cả các chi phí được thanh toán bằng hóa đơn sẽ do khách hàng trả, còn những chi phí khác phát sinh không có hóa đơn sẽ do Tiên Phong trả. Sau khi thỏa thuận đi đến thống nhất, khách hàng sẽ phải cung cấp tất cả những chứng từ cần thiết và những thông tin liên quan đến việc đóng hàng cho Công ty Tiên Phong biết và có kế hoạch làm thủ tục xuất hàng.