CÁC GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU VẬN CHUYỂN BẰNG CONTAINER ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH TIẾP VẬN HOA THANH

Cách thức thực hiện giải pháp: Trước khi tiến hành làm thủ tục hải quan, nhân viên giao nhận cần chuẩn bị các hồ sơ cần thiết như catalogue, tài liệu kỹ thuật, đồng thời nắm rõ hình dạng

Trang 1

3.1 Các giải pháp

3.1.1 Giải pháp trong việc kiểm tra và áp mã H.S hàng hóa

3.1.1.1 Mục tiêu của giải pháp :

Một vấn đề khó khăn mà công ty đang gặp phải trong việc giao hàng cho kịp tiến

độ là vấn đề áp mã hàng hóa (mã H.S) Mặc dù doanh nghiệp đã có sự chuẩn bị và nghiên cứu rất kỹ về mã H.S của hàng hóa mình nhập khẩu, nhưng phía Hải quan muốn áp mã hàng hóa ở mức thuế suất cao còn doanh nghiệp thì muốn áp mã H.S ở mức thuế suất thấp Do đó gây cho việc làm thủ tục kéo dài thời gian kéo theo qui trình

tranh luận việc áp mã H.S giữa cơ quan hải quan và người giao nhận

3.1.1.2 Cách thức thực hiện giải pháp:

Trước khi tiến hành làm thủ tục hải quan, nhân viên giao nhận cần chuẩn bị các

hồ sơ cần thiết như catalogue, tài liệu kỹ thuật, đồng thời nắm rõ hình dạng, đặc tính, cấu tạo, công dụng…của hàng hóa nhằm tạo thuận lợi cho việc giải trình với cán bộ hải quan Công ty cần phải có những nhân viên giàu kinh nghiệm về áp mã H.S hàng hóa Nếu hàng hóa là máy móc, thiết bị phức tạp, đòi hỏi kiến thức chuyên môn, nên yêu cầu nhân viên kỹ thuật phía khách hàng hỗ trợ cùng trực tiếp tham gia

Để áp mã hàng hóa (mã H.S) chính xác, cần nắm rõ về công dụng, tính năng, mục đích sử dụng, nguyên lý hoạt động, cấu tạo, chất liệu…của hàng hóa Điều này đòi hỏi nhân viên chứng từ phải có kiến thức tổng quát về các loại hàng hóa cũng như cơ cấu của biểu thuế nhập khẩu Đây là một trong những nội dung quan trọng nhất trên tờ khai

vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến số tiền thuế nhập khẩu và thuế giá trị gia tăng mà doanh nghiệp phải nộp cho nhà nước Trên thực tế, áp đúng mã hàng hóa không phải là công việc đơn giản vì vậy nên yêu cầu sự hỗ trợ của khách hàng về các thông tin liên quan đến đặc điểm, tính chất của hàng hóa, kết hợp vận dụng các kiến thức và khả năng linh hoạt của nhân viên giao nhận để đưa ra mã HS thích hợp nhất cho hàng hóa

Trang 2

Nhân viên chứng từ cần phải luôn luôn trau dồi và cập nhật các văn bản về thuế của các bộ ngành liên quan

3.1.1.3 Dự kiến hiệu quả của giải pháp mang lại:

-Giảm thời gian việc tranh luận mã H.S, giảm chi phí “thống nhất” mã H.S giữa hải quan và người giao nhận

-Qui trình hoạt động đúng tiến độ kịp thời giao hàng cho khách hàng

-Chi phí giao nhận giảm làm chi phí đầu vào hàng hóa giảm, giá thành hàng hóa thấp hơn một số đối thủ cạnh tranh dễ dàng tiêu thụ hàng hóa

3.1.2 Giải pháp trong việc chuẩn bị, kiểm tra chứng từ và khai báo hải quan 3.1.2.1 Mục tiêu của giải pháp:

Hiện nay, việc sai sót trong bộ chứng từ thủ tục hải quan gây cho qui trình chậm hơn dự kiến vì công ty phải mất thời gian khoảng 01 ngày làm việc để chỉnh sửa, ký và đóng dấu lại chứng từ Khi hải quan phát hiện sự sai sót của chứng từ thì họ trả chứng

bộ chứng từ làm thủ tục hải quan

3.1.2.2 Cách thức thực hiện giải pháp

- Vì là công ty nhỏ nên để tiết kiệm chi phí ban giám đốc giao cho phòng xuất nhập khẩu bố trí Nhân viên chứng từ vừa phụ trách chứng từ nhập khẩu và xuất khẩu.Cần phải chuyên môn hóa ở bộ phận chuẩn bị và kiểm tra chứng từ Phòng xuất nhập khẩu nên bố trí nhân viên chứng từ nhập khẩu phụ trách chứng từ hàng hóa nhập khẩu và nhân viên chứng từ xuất khẩu phụ trách chứng từ hàng hóa xuất khẩu Sau khi nhân viên phụ trách hoàn thành việc chuẩn bị chứng từ, trưởng phòng nên dành thời gian để kiểm tra lại sự đồng bộ của chứng từ

-Kết hợp với cơ quan hải quan để nắm bắt các qui định của cơ quan hải quan

- Nhân viên chứng từ điền đầy đủ và chính xác các tiêu thức trên tờ khai hàng hóa nhập khẩu

-Nhân viên chứng từ khi làm việc luôn cẩn thận, tập trung cao độ khi rà soát chứng từ nhập khẩu

Trang 3

-Phát hiện được sự sai sót của bộ chứng từ làm thủ tục hải quan, kịp thời hiệu chỉnh trước khi hải quan phát hiện

-Tăng độ tin cậy từ khách hàng (nhà nhập khẩu)

-Giảm thời gian và chi phí đi lại để kí chứng từ mới Cũng như giảm thời gian và chi phí của qui trình

3.1.3 Giải pháp đầu tư phát triển nguồn vốn

3.1.3.1 Mục tiêu của giải pháp:

Công ty phải đối đầu với áp lực cạnh tranh ngày càng trở nên gay gắt, không chỉ với các doanh nghiệp khác cùng quy mô hoặc các đối thủ lớn với nguồn lực tài chính dồi dào; các công ty khách hàng chiếm dụng vốn Do đó giải pháp đưa ra nhằm làm tăng vốn kinh doanh, tăng sức cạnh tranh của công ty với các công ty khác

Công ty có qui mô nhỏ, có vốn điều lệ không lớn lắm Tình hình các công ty khách hàng chiếm dụng vốn đã và đang xảy ra, có những lúc công ty ở trong tình trạng thiết hụt vốn trong việc thanh toán tiền cước, các khoản chi phí đóng hộ cho khách hàng, làm gián đoạn tới qui trình.Do đó mà:

-Công ty nên huy động vốn từ các nguồn khác như phát hành trái phiếu, tăng vốn điều lệ, liên doanh với các đối tác nước ngoài

-Công ty nên chuyển đổi thành mô hình công ty cổ phần để phát hành cổ phiếu huy động vốn từ nhiều thành phần kinh tế khác nhau

3.1.3.3 Dự kiến hiệu quả của giải pháp mang lại

-Nguồn vốn tăng lên, công ty dễ dàng đầu tư mở rộng hoạt động kinh doanh -Công nợ của khách hàng có thể kéo dài hơn Trước đây 30 ngày sau đó tăng lên thành 45 ngày Từ đó tạo được mối quan hệ lâu dài với khách hàng

-Khả năng thanh toán các chi phí liên quan đến công tác giao nhận nhanh hơn như thanh toán tiền cước, chi phí lưu kho, bãi cho khách hàng

3.1.4 Giải pháp đầu tư phát triển cơ sở hạ tầng, phương tiện vận tải(xe

đầu kéo,xe nâng) 3.1.4.1 Mục tiêu của giải pháp:

Trang 4

Đầu tư phát triển cơ sở hạ tầng, phương tiện vận tải là vấn đề rất cần thiết cho công ty Việc này không nằm ngoài mục đích là:

-Thu hút khách hàng

-Tạo thêm khách hàng mới

-Chủ động trong phương tiện vận tải

-Trụ sở giao dịch của công ty nên đặt ở khu vực không cách xa khu trung tâm tạo thuận lợi cho việc giao dịch với khách hàng

-Nâng cấp các trang thiết bị kỹ thuật số

-Công ty cần phải đầu tư mua sắm phương tiện vận tải riêng

- Đầu kéo container luôn bảo đảm an toàn kỹ thuật để tránh tình trạng gây ra tai nạn trên đường vận chuyển

3.1.4.3 Dự kiến hiệu quả của giải pháp mang lại

-Có thêm khách hàng mới

-Chủ động trong việc sắp xếp phương tiện vận tải Khi hàng hóa được thông quan thì cùng lúc đã sẵn sàng có phương tiện vận tải(xe kéo container, xe cẩu, xe nâng) để chuyển hàng về kho

-Kịp thời giao hàng

-Giá dịch vụ giảm

-Thông tin liên lạc với khách hàng nhanh chóng kịp thời

3.1.5 Giải pháp kiểm tra container :

3.1.5.1 Mục tiêu của giải pháp:

Container là một thiết bị có thể sử dụng nhiều lần Thiết bị này được sử dụng để chứa các loại hàng hóa và thuận tiện cho việc chuyên chở bằng một hoặc nhiều phương tiện vận tải từ nơi này sang nơi khác Trong quá trình vận chuyển từ nước này qua nước khác, container khó tránh khỏi việc hư hỏng làm ảnh hưởng tới chất lượng hàng hóa bên trong nó.Bên cạnh đó, nếu hàng có giá trị cao như máy móc, thiết bị có thể bị lấy cắp Giải pháp đặt ra để:

-Tránh tình trạng hư hỏng hàng hóa

Trang 5

-Tránh việc mất mát hàng hóa.

Khi nhận hàng nhập khẩu bằng container, nhân viên giao nhận cần chú ý kiểm tra

kỹ lưỡng container như sau:

-Niêm phong chì (seal) còn nguyên vẹn và không bị giả mạo Số liệu phải được ghi lại để sau này tra cứu

-Điều kiện bên ngoài của container phải lành lặn Bất cứ hư hỏng nào có thể ảnh hưởng đến hàng hóa bên trong đều phải được ghi lại đầy đủ

-Khi mở cửa container nên mở cửa bên tay phải trước đề phòng rủi ro hàng hóa bên trong đổ vào người do không chằng buộc cẩn thận

-Những góc, chốt, vòng dùng để ghim giữ hàng cần trong tình trạng hoàn hảo để đảm bảo an toàn cho việc bốc dỡ container và hàng hóa

-Phải thử mở, đóng cửa, xem các bản lề của cửa, kiểm tra độ kín, thử những bộ phận chuyển động ,nối khớp khác của container và đảm bảo rằng toàn thể là kín đáo.Có thể tìm thấy những chỗ không kín của container bằng cách tìm các tia sáng lọt vào khi đóng cửa

-Sàn, nóc, vách không được cong, móp hay trầy xước nghiêm trọng, những chỗ sửa chữa cần được kiểm tra riêng Cần chú ý kiểm tra sàn hoặc vách container có sót đinh hoặc móc không để tránh gây hư hỏng cho hàng hóa

-Container phải sạch, khô

Sau khi hoàn tất việc kiểm tra hàng hóa tại cảng, nhân viên giao nhận cần có các biện pháp bảo vệ, tránh mất mát hư hỏng cho hàng hóa bên trong như bấm seal, bấm ổ khóa cửa container…

-Hạn chế đươc hư hỏng và mất mát hàng hóa cho khách hàng

-Đội ngũ nhân viên làm việc ngày càng chuyên môn hóa cao hơn

-Mang lại sự hài lòng từ phía khách hàng

-Chiếm được lòng tin nơi khách hàng

-Tránh được việc khiếu kiện

Trang 6

-Tránh phát sinh chi phí giám định.

3.1.6 Giải pháp nguồn nhân lực, nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận 3.1.6.1 Mục tiêu của giải pháp:

Với phương châm khách hàng là thượng đế, nhân viên là tài sản của công ty.Công

ty tồn tại phụ thuộc phần lớn vào khách hàng, phần còn lại phụ thuộc vào nhân viên Nhân viên làm việc có tâm thường đem lại sự hài lòng cho khách hàng.Chính vì lẽ đó

mà giải pháp đưa ra làm sao để :

-Nâng cao trình độ nghiệp vụ nhân viên

-Giữ được khách hàng cũ

-Tạo thêm khách hàng mới

-Công ty ở qui mô nhỏ, lợi nhuận tạo ra cần phải tái đầu tư cơ sở vật chất nên việc tạo được cho nhân viên một môi trường sinh hoạt hòa đồng và thân thiện, xây dựng mối quan hệ tích cực và gắn bó giữa các thành viên trong công ty, giữa công ty với khách hàng còn hạn chế Do đó, công ty cần phải có những buổi sinh hoạt ngoài giờ làm việc như tổ chức tiệc thành lập công ty, sinh nhật nhân viên…từ đó tạo dựng niềm tin, sự phấn khởi, thúc đẩy tinh thần trách nhiệm đối công việc của đội ngũ nhân viên

-Công ty nên đề ra chính sách hoa hồng với khách hàng

-Hằng năm, công ty lập bảng đánh giá chất lượng dịch vụ của công ty đối với khách hàng

-Công ty nên tạo điều kiện để nhân viên trau dồi thêm nghiệp vụ bằng việc bố trí

họ tham gia các khóa học nâng cao chuyên môn; các khóa học về luật Hải quan, cũng như luật kinh doanh.Từ đó họ vận dụng hiệu quả vào công việc và tập quán thương mại quốc tế

-Khách hàng công ty là các doanh nghiệp nhập khẩu có thói quen mua hàng bằng phương thức thanh toán điện chuyển tiền(TT); mua hàng với điều kiện giao hàng CIF.Công ty nên tư vấn khách hàng thay đổi thói quen mua hàng nhằm giảm được chi phí vận tải, tránh sai sót chứng từ bằng cách chuyển sang phương thức thanh toán bằng

Trang 7

tín dụng thư(L/C); mua hàng với điều kiện giao hàng EXW,FAS,FCA,FOB Họ sẽ chủ động trong việc chọn thuê phương tiện vận tải, tính được thời gian cung ứng hàng hóa

-Đem lại sự hài lòng cho khách hàng

-Doanh thu tăng lên

-Tạo sự đoàn kết giữa các nhân viên trong công ty

3.2 Các kiến nghị

3.2.1 Đối với Nhà nước

Nhà nước nên tạo cầu nối, lắng nghe và tiếp thu ý kiến của các doanh nghiệp để

đề ra các chính sách, quy định hợp lý Thực tế cho thấy hệ thống văn bản quy phạm pháp luật của nước ta chưa đầy đủ, thiếu đồng bộ và đôi khi còn nặng tính áp đặt, chưa đứng về lập trường của người làm kinh doanh vì vậy gây không ít ách tắc và bức xúc cho các doanh nghiệp khi đưa vào áp dụng

Một yêu cầu không kém quan trọng là việc tăng cường hơn nữa ứng dụng công nghệ thông tin và hiện đại hóa việc thực hiện thủ tục hành chính đặc biệt là thủ tục hải quan, đơn cử như việc ngành hải quan nện tăng cường phối hợp với ngân hàng, kho bạc nhà nước để cập nhật đầy đủ, kịp thời các thông tin về việc nộp thuế của doanh nghiệp hạn chế tình trạng cưỡng chế nhầm,gây ức chế doanh nghiệp đã nộp thuế vào kho bạc nhưng hải quan vẫn còn báo nợ thuế, không cho nhập khẩu lô hàng tiếp theo Một trong những khó khăn của công ty cũng như khó khăn chung của nhiều doanh nghiệp là việc một số chính sách, thể chế trong lĩnh vực quản lý kinh tế của Nhà nước còn thiếu đồng bộ và ổn định Các văn bản mới không ngừng được ban hành nhưng chồng chéo, thiếu tính thống nhất và tầm nhìn chiến lược hạn hẹp.Việc này gây cho các doanh nghiệp không ít phiền toái, khó khăn và nhầm lẫn trong việc áp dụng Thủ tục hải quan có cải cách nhưng chưa thông thoáng và còn nhiều bất cập cũng

là rào cản không nhỏ đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu

Nhà nước cần có chính sách và kế hoạch cụ thể cho việc đầu tư, hoàn thiện cơ sở vật chất các cảng biển và cơ sở hạ tầng cho vận tải cả về đường bộ lẫn đường biển Nếu

Trang 8

có chiến lược phù hợp để khai thác, vị trí địa lý của Việt Nam hoàn toàn có thể cho chúng ta khả năng trở thành một trong những trạm trung chuyển về cảng biển lớn nhất trong khu vực Tuy nhiên, do chưa được đầu tư phù hợp, điều này dẫn đến:

-Chi phí vận chuyển hàng hóa tăng cao do số lượng cảng tại Việt Nam có thể đón tàu lớn quá ít, do đó hàng từ Việt Nam đi các nước hoặc từ các nước đến Việt Nam hầu như phải qua chuyển tải

-Năng suất làm việc của các cảng còn thấp, trang thiết bị, kho bãi còn lạc hậu Không những hiện đại hóa các cảng biển, việc bố trí và đầu tư cho các cảng cần được tiến hành phù hợp và đồng bộ Nói cách khác, nên tránh việc để xuất hiện chênh lệch quá lớn giữa cơ sở hạ tầng của các cảng khiến hàng hóa chỉ dồn về một số cảng, dẫn đến tình trạng ách tắc, quá tải, trong khi các cảng khác có vị trí khá thuận lợi nhưng lại rơi vào tình trạng “ế ẩm” và hoạt động không hết năng suất

Sự cạnh tranh không lành mạnh cũng là một nguyên nhân gây khó cho hoạt động giao nhận Nhiều đơn vị có những vị trí thích hợp tại các cảng, sân bay, các công ty vận tải đã tận dụng lợi thế này để độc quyền kinh doanh loại hình dịch vụ này, đơn phương quy định giá thành mà khách hàng không có cơ hội hay quyền lựa chọn Chính phủ cần

có những chính sách khuyến khích đầu tư trong nước và cho phép các doanh nghiệp đủ điều kiện được phép kinh doanh khai thác các cảng biển quốc tế và xóa bỏ độc quyền cung cấp dịch vụ của một số doanh nghiệp như đang làm hiện nay, tạo ra thị trường dịch

vụ tự do bình đẳng, cũng như giảm chi phí cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu

Hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu vận chuyển bằng container đường biển đa dạng và phức tạp với bộ chứng từ bao gồm nhiều loại chứng từ khác nhau nên còn nhiều hạn chế như: bộ chứng từ dễ bị sai sót, tốn nhiều thời gian và chi phí khi làm thủ tục

3.2.2 Đối với doanh nghiệp

phẩm, chính sách giá Thường xuyên tham gia hội thảo, giao lưu của doanh nghiệp cũng như cập nhật thông tin về doanh nghiệp trên các kênh quảng bá như website của công ty, báo đài và các phương tiện truyền thông khác

Trang 9

Bên cạnh đó, công ty cần phải đặt văn phòng đại diện tại nước ngoài trong khi xu thế hiện nay là toàn cầu hóa Vì vậy việc mở rộng thị trường là điều cần phải làm Quan hệ rộng rãi với nhiều đối tác trên toàn thế giới cũng như mạng lưới đại lý tại nhiều quốc gia tạo điều kiện tốt cho công ty phục vụ các nhu cầu đa dạng của khách hàng

Về sản phẩm của mình, công ty nên nỗ lực hình thành hệ thống dịch vụ hoàn chỉnh, thiết lập các mối quan hệ vững chắc với các đối tác, nhà cung ứng… tiến đến hoàn thiện dịch vụ trọn gói (door to door)

Đôi lúc tư vấn về thuế suất thuế nhập khẩu của hàng hóa không phù hợp với yêu cầu của hải quan tạo tâm lý không an tâm của khách hàng Do đó cần phải luôn luôn trau dồi và cập nhật các văn bản về thuế của các bộ ngành liên quan

Việc phân công công việc hợp lý, phù hợp khả năng của từng nhân viên, chuyên môn hóa công việc cũng góp phần phát huy tiềm năng của nguồn nhân lực

Ngoài ra, công ty cũng cần quan tâm đến chính sách lương, thưởng, phụ cấp, đãi ngộ nhằm giữ chân những nhân viên giỏi Đồng thời khuyến khích, động viên tinh thần các thành viên trong công ty hoàn thành tốt công việc được giao

KẾT LUẬN

Trang 10

Dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu là một nghề mới xuất hiện ở Việt Nam khoảng trên 10 năm nay Người kinh doanh dịch vụ giao nhận vừa là người thiết

kế, tổ chức và làm mọi thủ tục liên quan đến vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu Dịch vụ này phải sử dụng các phương thức vận tải bằng đường biển, hàng không, đường bộ,đường sắt

Loại hình dịch vụ này đưa lại việc làm cho nhiều người lao động mà không cần nhiều vốn đầu tư cũng như kỹ thuật hiện đại

Có thể nói, qui trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu là một mắt xích quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu hiện nay Sự tăng trưởng mạnh mẽ trong thương mại quốc tế của Việt Nam cũng như sự phát triển nhanh chóng của dịch vụ đã đặt các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ giao nhận hàng hóa trước những cơ hội

và thách thức không nhỏ

Công Ty TNHH Tiếp Vận Hoa Thanh còn là một doanh nghiệp khá non trẻ, khó tránh khỏi việc thiếu kinh nghiệm trong lĩnh vực hoạt động của mình Lợi nhuận chủ yếu của công ty phụ thuộc vào việc kinh doanh dịch vụ đại lý; các dịch vụ tiềm năng khác như gom hàng, kinh doanh kho bãi, vận tải đa phương thức…vẫn còn bỏ ngỏ Qui trình giao nhận mà công ty đang thực hiện không nằm ngoài mục đích đem lại sự hài lòng cho khách hàng, giảm thiểu chi phí và thời gian thực hiện Tuy nhiên, trong khi thực hiện không thể không tồn tại những mặt hạn chế Hy vọng rằng để giải quyết nó công ty cần phải thực hiện một số giải pháp được đề ra ở trên; và trong tương lai gần với đề tài này sẽ giúp công ty phát triển tốt hơn

TÀI LIỆU THAM KHẢO

Định dạng
Số trang	12
Dung lượng	27,92 KB