THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU VẬN CHUYỂN BẰNG CONTAINER ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH TIẾP VẬN HOA THANH

Công ty có nghĩa vụ hoạt động đúng ngành nghề đăng ký kinh doanh, tuân thủtheo pháp luật, hòan thành nghĩa vụ đóng thuế vào ngân sách và các nghĩa vụ kháctheo quy định của Nhà nước cũng

THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU VẬN CHUYỂN BẰNG CONTAINER ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH TIẾP VẬN HOA THANH

2.1 Khái quát về Công ty TNHH Tiếp Vận Hoa Thanh

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Công ty TNHH Tiếp Vận Hoa Thanh (công ty Hoa Thanh) với 2 thành viên là LêThanh Hòa và Nguyễn Chí Thành cùng đứng ra thành lập và góp vốn, Công ty TNHHTiếp Vận Hoa Thanh được thành lập theo giấy phép kinh doanh số 4102041032 do

Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hồ Chí Minh cấp ngày 17-01-2007 Người đại diệntheo pháp luật của công ty là ông Lê Thanh Hòa, chức danh: Giám đốc

- Tên DN trong nước: CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN TIẾP VẬN HOATHANH

- Tên DN quốc tế : HOA THANH LOGISTICS Co.,Ltd

-Tên giao dịch : HTL Co.,Ltd

- Trụ sở giao dịch : 28 Nguyễn Đình Khơi, phường 4, Quận Tân Bình,Tp.HCM

2.1.2 Chức năng và lĩnh vực hoạt động:

-Công ty chuyên cung cấp dịch vụ làm thủ tục hải quan

- Công ty chuyên cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu trongnước và quốc tế bằng đường biển, đường hàng không, đường bộ

-Môi giới hàng hải và dịch vụ đại lý

-Thương mại hàng hóa

Công ty có nghĩa vụ hoạt động đúng ngành nghề đăng ký kinh doanh, tuân thủtheo pháp luật, hòan thành nghĩa vụ đóng thuế vào ngân sách và các nghĩa vụ kháctheo quy định của Nhà nước cũng như đảm bảo thực hiện các hợp đồng ký kết vớikhách hàng với chi phí thấp nhất, thời gian ngắn nhất và hiệu quả cao nhất

2.1.3 Cơ cấu tổ chức

2.1.3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức

Tổ chức công ty là việc bố trí, sắp xếp mọi người trong công ty vào những vaitrò, những công việc cụ thể Thành lập được hơn 3 năm, công ty đã tập hợp được độingũ các nhân viên và quản lý được đào tạo từ các trường chính quy, chuyên sâu, cónăng lực và nhiều kinh nghiệm Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty được thể hiện như sau:

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công Ty TNHH Tiếp Vận Hoa Thanh

2.1.2.3 Nhiệm vụ và quyền hạn của Ban Giám đốc và các Phòng 2.1.3.2.1 Giám đốc: Ông LÊ THANH HÒA

-Giám đốc là người có quyền quyết định cao nhất trong công ty,chịu trách nhiệmđiều hành mọi hoạt động của công ty

-Là người đại diện cho công ty trước pháp luật; chịu trách nhiệm trước pháp luật

về hoạt động kinh doanh của công ty

-Hoạch định mọi chính sách của công ty như: chính sách tiền lương; chính sáchkhen thưởng; kỷ luật cũng như phương hướng, chiến lược kinh doanh của công ty.-Trực tiếp tổ chức bộ máy nhân sự, tuyển dụng và kí kết các hợp đồng lao độngvới nhân viên theo đúng quy định của pháp luật

-Trực tiếp quản lý nguồn vốn, lợi nhuận

-Đứng ra kí kết các hợp đồng kinh tế

2.1.3.2.2 Phó giám đốc: Ông NGUYỄN CHÍ THANH

Dưới quyền giám đốc, phó giám đốc công ty có nhiệm vụ và quyền hạn như sau:-Thay mặt giám đốc điều hành và quản lý công ty khi giám đốc vắng mặt

-Đôn đốc, nhắc nhở và phân công cụ thể công việc cho các phòng ban và tập thểnhân viên.

-Hỗ trợ giám đốc trong việc đàm phán và ký kết các hợp đồng cũng như trongviệc quản trị, hoạch định phương hướng, sách lược hoạt động của công ty

Bộ phận chứng từ còn chịu trách nhiệm thường xuyên theo dõi những thay đổitrong chính sách của Nhà nước, cập nhật những văn bản luật mới nhất trong lĩnh vựcxuất nhập khẩu đồng thời theo dõi, lưu trữ các chứng từ của công ty

Trong trường hợp cần thiết, bộ phận này có thể liên lạc với hãng hàng không,hãng tàu, khách hàng, tiếp nhận và xử lý thông tin có liên quan đến hàng hóa

- Bộ phận giao nhận :

Trực tiếp thực hiện khâu giao nhận, đóng gói và làm thủ tục thông quan cho hàng hóa

Bộ phận này chịu trách nhiệm theo dõi và thông báo kịp thời tình hình thực tế giao nhận tạicác cảng, phối hợp chặt chẽ với bộ phận chứng từ nhằm giải quyết các vấn đề phát sinhtrong quá trình giao nhận hàng và hoàn thành nhiệm vụ trong thời gian ngắn nhất

 Phòng Đại lý :

Phòng đại lý chủ yếu thực hiện nghiệp vụ mua bán cước; cung cấp, nhận thôngtin và các chứng từ từ các hãng tàu, hãng hàng không để phát hành vận đơn (B/L),lệnh giao hàng (D/O) và thông báo hàng đến (Notice of Arrival) đồng thời tính các phí

có liên quan, chuyển cho bộ phận kế toán thu phí đại lý

Ngoài ra, bộ phận này đảm trách việc liên hệ với các hãng tàu, hãng hàng khôngcũng như các đại lý hãng tàu khác để nắm bắt các thông tin về giá cước, tuyến đườngvận chuyển và các thông tin khác có liên quan nhằm cung cấp cho khách hàng khi cóyêu cầu.

 Phòng dịch vụ và chăm sóc khách hàng:

Phòng dịch vụ và chăm sóc khách hàng tư vấn, giải đáp những thắc mắc củakhách hàng có liên quan đến vấn đề nghiệp vụ đồng thời trực tiếp nhận thông tin vàphản hồi từ khách hàng về chất lượng dịch vụ của công ty

 Phòng kế toán:

Phòng kế toán thực hiện các nghiệp vụ sau:

- Quản lý toàn bộ tài chính của công ty, cân đối các nguồn vốn, chịu trách nhiệmtrước giám đốc về công tác tài chính, kế toán, kiểm toán của công ty

- Tiến hành thanh toán các khoản thu chi, các chứng từ xuất nhập khẩu trong hợp đồng

- Lập và trình báo cáo tài chính hàng tháng, quý, năm cho giám đốc cũng nhưbáo cáo thống kê định kỳ các hoạt động tài chính cho Nhà nước

- Giao dịch với ngân hàng

- Tính lương, thưởng cho cán bộ công nhân viên

2.1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty :

Bảng 2.1: Bảng phân tích chi phí hoạt động kinh doanh của công ty.

Đơn vị tính: đồng,%

CHỈ TIÊU NĂM 2007 NĂM 2008 NĂM 2009

2008/2007 2009/2008 Tuyệt

đối

Tương đối Tuyệt đối

Tương đối

Nguồn: Phòng Kế toánDoanh thu năm 2008 tăng 43,57% so với năm 2007 tương đương 955.556.371đ.Lúc này công ty hoạt động được hơn 01 năm mà doanh thu gần 01 tỉ đồng gần bằngvốn điều lệ,chứng tỏ công ty làm ăn có hiệu quả.

-Doanh thu năm năm 2009 chỉ tăng 2,06% so với năm 2008 tương đương64.880.498đ là do cuộc khủng hoảng kinh tế đang ở giai đoạn đỉnh điểm Lượng hànghóa nhập khẩu vào Việt nam giảm một cách đáng kể

Nhìn chung, tổng chi phí năm 2008 (3.054.299.046đ) lớn hơn tổng chi phí năm

2007 (2.151.746.623đ) và tổng chi phí năm 2009 (3.085.817.131đ) lớn hơn tổng chiphí năm 2008 (3.054.299.046đ), nhưng ta có thể thấy rằng tỷ suất chi phí là tỉ lệ phầntrăm gữa tổng chi phí và doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ năm 2008(97%) lại nhỏ hơn tỷ suất chi phí năm 2007 (98,10%) và suất chi phí năm 2009 (96%)lại nhỏ hơn tỷ suất chi phí năm 2008 (97%) Điều này chứng tỏ rằng, tình hình kinhdoanh của công ty có hiệu quả Do tỷ suất chi phí và tỷ suất lợi nhuận tỷ lệ nghịch nênkhi tỷ suất chi phí của công ty năm 2009 thấp đưa đến tỷ suất lợi nhuận của công tynăm 2009 cao hơn năm 2008 và cũng tạo điều kiện để sinh lợi nhuận càng nhiều.Doanh thu của công ty năm 2009 so với 2008 tăng thêm 2,06% Sở dĩ, tình hình doanh

thu năm 2009 tăng lên không đáng kể là do cuộc khủng hoảng kinh tế thế giới đang ởgiai đoạn đỉnh điểm.

Bảng 2.2:Bảng kết quả hoạt động kinh doanh của công ty

Đơn vị tính: Đồng

Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 2.193.205.532 3.148.761.903 3.213.642.401 Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp

Tỷ suất lợi nhuận/ doanh thu năm 2008 tăng hơn so với năm 2007 chứng tỏ công

ty kinh doanh có lời Năm 2007, cứ 1 đồng doanh thu thì tạo ra được 0,0201 đồng lợinhuận trước thuế và sau thuế Năm 2008, cứ 1 đồng doanh thu lại có thể thu được0,0341 đồng lợi nhuận trước thuế và sau thuế Năm 2009, cứ 1 đồng doanh thu lại cóthể thu được 0,0393 đồng lợi nhuận trước thuế và sau thuế

Xem xét bảng 2.1 và 2.2(bảng phân tích hoạt động kinh doanh và bảng phân tíchchi phí hoạt động kinh doanh tại công ty), ta có thể nhận thấy mặc dù chi phí năm

2008 có tăng hơn so với năm 2007 nhưng tỷ suất chi phí 2008 lại nhỏ hơn năm 2007;chi phí năm 2009 có tăng hơn so với năm 2008 nhưng tỷ suất chi phí 2009 lại nhỏ hơnnăm 2008 Bên cạnh đó, tỷ suất lợi nhuận sau thuế so với doanh thu của năm 2008 lớnhơn năm 2007; tỷ suất lợi nhuận sau thuế so với doanh thu của năm 2009 lớn hơn năm

2008 Điều này cho thấy rằng tình hình hoạt động kinh doanh của công ty nhìn chung

là khả quan và có hiệu quả

Biểu đồ 2.1: Biểu đồ hiển thị kết quả hoạt động kinh doanh của công ty.

Đơn vị tính: Một triệu đồng

Nguồn: Phòng Kế toánNhư chúng ta thấy rằng doanh nghiệp vừa được thành lập khoảng 03 năm, cơ sởvật chất vẫn chưa có gì nên những chi phí cần thiết cho hoạt động kinh doanh nhưtrang bị về máy móc, thiết bị, các chi phí quản lý của công ty là tất yếu; giá vốn hàngbán năm sau cũng tăng hơn năm trước Chi phí bỏ ra nhiều nhưng doanh nghiệp cũngđạt được doanh thu cao, chứng tỏ rằng doanh nghiệp đã tận dụng khoa học và hiệu quảnhững khoản đầu tư Đạt được kết quả đó là do khả năng làm việc của doanh nghiệp,công tác quảng bá dịch vụ công ty, chất lượng phục vụ, đội ngũ nhân viên được đào

doanh thu chi phí LN trước thuế LN sau thuế 0

tạo chuyên ngành, tiết kiệm thời gian và chi phí ở mức có thể… làm cho lượng kháchhàng giao dịch với công ty ngày một tăng Bên cạnh đó vẫn luôn duy trì quan hệ kinhdoanh với các khách hàng thân thiết Từ đó, doanh thu của công ty trong năm 2008cũng đã vượt hơn năm 2007.

2.1.5 Mối quan hệ với các đối tác trong hoạt động kinh doanh của công

ty :

Hiện nay, công ty đã thiết lập được quan hệ đại lý với các đối tác tại nhiều quốcgia trên thế giới Trong đó có không ít công ty, tập đoàn logistics uy tín và được biếtđến rộng rãi điển hình:

Bảng 2.3: Bảng mối quan hệ đại lý giữa công ty với các đối tác nước ngoài.

Australia  AUST-ASIA Worldwide Shipping Pty., Ltd

 Ausway International Freight Pty.,Ltd Trung Quốc  Globalink Shipping _HongKong ,Ltd

 Hercules Logistics & Fowarding ,Ltd

 Lansheng Corporation

 Matrix Global Logistics Co., Ltd

 QuingDao Junfeng’l Logistics Co., Ltd

 Vinpacglobal Multitrans (China).,Ltd Anh  Independent Logistic Co., Ltd

 Freight Care Logistics Co.,Ltd

 K_Leader Logix Co., Ltd

Philipins  Pacific Charter Fowarder Inc.

Nga  Globalink Logistics Group, Russia

Singapore  ASD Freight Solution

 Halford Air Cargo (S) Pte., Ltd

 DNKH Logistics Logistics Pte., Ltd

Ngoài các đối tác là các đại lý ở nước ngoài, Công ty còn có các khách hàngtrong nước Các khách hàng của công ty chủ yếu có quan hệ làm ăn với các nướctrong khu vực châu Á như Nhật bản,Thái Lan,Singapore,Malaysia… Và đây cũng làcác đối tác nhập khẩu lâu năm vào thị trường Việt Nam.

Công ty có được mối quan hệ tốt với các khách hàng quen thuộc như Công tyC.P Việt Nam, Công ty Hải Nam, ITT, Hồng Hữu, Toàn Phát, Thượng Nhã, AT&T…việc này giúp HTL duy trì tốt hoạt động kinh doanh,đồng thời mở rộng uy tín và thuhút các khách hàng mới

Để hiểu hơn về một trong những hoạt động chính của công ty, chúng ta sẽ xemxét thực trạng quy trình thực hiện ở phần dưới đây Cụ thể, ta sẽ tìm hiểu qui trìnhgiao nhận hàng hóa nhập khẩu vận chuyển bằng container đường biển của Công tyHoa Thanh làm dịch vụ cho nhà nhập khẩu diễn ra tại công ty và cảng thành phố HồChí Minh

2.2 Thực trạng qui trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu vận chuyển bằng container đường biển tại Công ty TNHH Tiếp Vận Hoa Thanh.

Về cơ bản qui trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng container như sau :-Khi nhận được thông báo hàng đến, đại diện chủ hàng(người giao nhận, nhà nhậpkhẩu) mang vận đơn gốc và giấy giới thiệu của cơ quan đến hãng tàu để lấy lệnh giao hàng.-Đại diện chủ hàng mang lệnh giao hàng đến cửa khẩu làm thủ tục hải quan.-Lấy phiếu xuất container và nhận hàng

Tuy nhiên, tùy tình hình thực tế của các công ty giao nhận mà qui trình cónhững điều chỉnh sao cho phù hợp

2.2.1.1 Giai đoạn 1: Chuẩn bị chứng từ và chuẩn bị nhận hàng

Đây là giai đoạn rất quan trọng trong qui trình Hầu hết, các khách hàng củacông ty là nhà nhập khẩu Việt nam chọn phương thức thanh toán bằng điện chuyểntiền(TT), nên bộ chứng từ được gởi từ nhà xuất khẩu tới nhà nhập khẩu không quangân hàng kiểm tra mà chỉ nhờ người vận chuyển(các công ty chuyển phát nhanh).Sau đó, nhà nhập khẩu mới chuyển bộ chứng từ tới người giao nhận xử lý và làm thủtục hải quan Do đó, chứng từ hay gặp phải những điểm sai sót mà khi làm thủ tục hảiquan mới phát hiện Chính từ điều này, nhân viên phụ trách chứng từ của công ty khinhận chứng từ từ phía khách hàng là nhà nhập khẩu, việc đầu tiên là phải kiểm tra chitiết chứng từ Những lỗi hay mắc phải khi kiểm tra là: chênh lệch về trọng lượng cả bìgiữa B/L và Packing list, Commercial Invoice không thể hiện điều kiện giaohàng(Incoterms), số lượng hàng thể hiện trên hợp đồng nhiều hơn so với B/L, mã H.Shàng hóa không phù hợp với luật Hải quan Việt Nam

Sơ đồ 2.3: Sơ đồ đường đi của chứng từ nhập khẩu.

Chứng từ của Người xuất khẩu

Giai đoạn 2: Nhận hàng từ cảng

về kho của công ty

Giai đoạn 3: Quyết toán chi phí giao nhận và tập hợp chứng từ Giai đoạn 1: Chuẩn bị chứng từ

và chuẩn bị nhận hàng

Khi tiếp nhận các chứng từ từ phía khách hàng là người nhập khẩu, nhân viêngiao nhận tiến hành kiểm tra các chứng từ Nếu chứng từ không phù hợp đối với luậthải quan Việt Nam thì người giao nhận sẽ tiến hành chỉnh sửa chứng từ sao cho phùhợp mà không vi phạm luật hải quan Đây là công việc đòi hỏi người phụ trách phải

có kinh nghiệm và nắm rõ luật hải quan Sau khi chứng từ phù hợp thì họ sẽ lập bộ hồ

sơ làm thủ tục hải quan

Về cơ bản bộ hồ sơ làm thủ tục hải quan bao gồm:

1 Phiếu tiếp nhận hồ sơ hải quan : 1 bản chính

2 Tờ khai Hải quan: 2 bản chính (bản lưu hải quan và bản lưu người khai hải quan)

3 Tờ khai trị giá tính thuế: 2 bản chính (bản lưu hải quan và bản lưu người khaihải quan)

4 Giấy giới thiệu: 1 bản chính

5 Hợp đồng (Contract ): 1 bản sao y

6 Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): 1 chính, 1 sao y

7 Phiếu đóng gói (Packing List): 1 bản chính, 1 bản sao y

Nội dung và hình thức các chứng từ này rất đa dạng do tập quán và quy địnhriêng của các bên Trong đó, các chứng từ cần chú ý là:

2.2.1.1.1 Hợp đồng ngoại thương (Purchase Contract)

Hợp đồng ngoại thương hay còn gọi là hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế, vềbản chất là sự thỏa thuận giữa các bên mua bán ở các nước khác nhau, trong đó quyđịnh bên bán có nghĩa vụ giao hàng, chuyển giao các chứng từ có liên quan đến hànghóa và quyền sở hữu hàng hóa cho bên mua; còn bên mua có nghĩa vụ thanh toán tiềnhàng và nhận hàng

Về hình thức:

Theo Công ước của Liên Hiệp Quốc về hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế(Công ước Vienna 1980), hợp đồng ngoại thương bao gồm hình thức văn bản hoặcbằng bất cứ hình thức nào

Luật Thương Mại Việt Nam năm 2005 có quy định “mua bán hàng hóa quốc tếphải được thực hiện trên cơ sở hợp đồng bằng văn bản hoặc bằng hình thức khác cógiá trị pháp lý tương đương” Các hình thức khác có giá trị pháp lý tương đương hợpđồng bao gồm điện báo, telex, fax, thông điệp dữ liệu (thông tin được tạo ra, gửi vànhận bằng các phương tiện điện tử)…

- Chữ ký hoặc/và con dấu của các bên

- Phương thức thanh toán

- Đồng tiền thanh toán

2.2.1.1.2 Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

Hóa đơn là chứng từ do người bán lập, là yêu cầu của người bán yêu cầu ngườimua trả tiền theo tổng số tiền ghi trên đó Trên hóa đơn cần thể hiện các nội dung sau:

- Tên và địa chỉ của các bên có liên quan

- Số, ngày lập hóa đơn

- Tên, xuất xứ, đặc điểm của hàng hóa, số lượng, trọng lượng, đơn giá, tổng giátrị hàng hóa

- Điều kiện thương mại quốc tế

- Chữ ký / đóng dấu của người đại diện bên lập hóa đơn

2.2.1.1.3 Phiếu đóng gói (Packing List)

Phiếu đóng gói là bảng kê khai một cách chi tiết tất cả các hàng hoá đựng trongmột kiện hàng Phiếu đóng gói được sử dụng để mô tả cách đóng gói hàng hoá cụ thểnhư kiện hàng được chia ra làm bao nhiêu gói, loại bao gói được sử dụng, trọng lượngcủa bao gói, kích cỡ bao gói, ký mã hiệu hàng hóa (Shipping Mark)…Chứng từ này

do người bán lập, trên đó phải thể hiện rõ các thông tin sau:

- Tên và địa chỉ các bên có liên quan

- Cách thức đóng gói, loại, số lượng, trọng lượng hàng hóa trên một đơn vị bao

bì, kích thước, tổng khối lượng, trọng lượng, tổng số thùng, số kiện, số khối…

- Ký mã hiệu hàng hóa

- Chữ ký/ đóng dấu người đại diện của bên lập

2.2.1.1.4 Vận đơn đường biển (Ocean Bill of Lading –B/L)

Là chứng từ chuyên chở hàng hóa bằng đường biển do người chuyên chở hoặcđại diện của họ cấp cho người gửi hàng sau khi đã xếp hàng lên tàu hoặc đã nhận hàng

để xếp Khi nhận vận đơn từ khách hàng cần lưu ý những điểm sau:

- Vận đơn phải ghi rõ số vận đơn, ngày ký phát và có chữ ký của người chuyên chở

Nếu giao hàng bằng vận đơn gốc: vận đơn phải là bản gốc (Original) và có chữký/đóng dấu của người chuyên chở (hãng tàu) hoặc đại lý của người chuyên chở hoặcthuyền trưởng của con tàu hoặc người giao nhận và tư cách pháp lý Nếu chỉ có chữ