Khóa luận tốt nghiệp quản trị văn phòng nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện kỳ anh, tỉnh hà tĩnh

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN KỲ ANH, TỈNH HÀ TĨNH Khóa luận tốt nghiệp ngành Người hướng dẫn Sinh viên thực Mã số sinh viên Khóa Lớp : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG : THS ĐỖ THỊ THU HUYỀN : PHAN THỊ KIM TUYẾN : 1305QTVC067 : 2013-2017 : ĐH QTVP 13C HÀ NỘI - 2017 LỜI CẢM ƠN Khóa luận “Nâng cao chất lượng cơng tác soạn thảo ban hành văn UBND huyện Kỳ Anh, tỉnh Hà Tĩnh” hoàn thành hướng dẫn trực tiếp ThS Đỗ Thị Thu Huyền – Giảng viên Khoa Quản trị Văn phòng – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Để hồn thành khóa luận này, xin bày tỏ lời cảm ơn chân thành đến quý thầy cô, bạn bè, đặc biệt ThS Đỗ Thị Thu Huyền – người hướng dẫn tận tình, góp ý trực tiếp giúp đỡ tơi suốt thời gian thực khóa luận Tơi xin gửi lời cảm ơn tới tập thể giảng viên Khoa Quản trị Văn phịng tận tình bảo tơi suốt q trình học tập Trường, không truyền đạt kiến thức chuyên môn mà cịn có kỹ để từ tơi vận dụng vào thực tiễn tự hồn thiện thân Qua đây, tơi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới tập thể cán bộ, công chức, viên chức công tác UBND huyện Kỳ Anh – người cho tơi lời góp ý chân thành tạo điều kiện thuận lợi q trình tơi thu thập tài liệu, nghiên cứu thực trạng để hồn thành khóa luận Trong q trình khảo sát thực tế nghiên cứu gặp nhiều khó khăn, trình độ cịn hạn chế nên dù cố gắng song khóa luận khơng thể tránh khỏi thiếu sót Vì thế, tơi mong nhận ý kiến đóng góp thầy, bạn đọc để khóa luận hồn thiện Tôi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 10 tháng năm 2017 SINH VIÊN Phan Thị Kim Tuyến LỜI CAM ĐOAN Tơi cam đoan đề tài khóa luận tốt nghiệp: “Nâng cao chất lượng công tác soạn thảo ban hành văn UBND huyện Kỳ Anh, tỉnh Hà Tĩnh” cơng trình nghiên cứu tơi thời gian qua, kết nghiên cứu có tính độc lập riêng, khơng chép tài liệu chưa công bố nội dung đâu Các số liệu khóa luận sử dụng trung thực, nguồn trích dẫn có thích rõ ràng, minh bạch, có tính kế thừa, phát triển từ tài liệu cơng bố Tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm có khơng trung thực thơng tin sử dụng cơng trình nghiên cứu Hà Nội, ngày 10 tháng năm 2017 SINH VIÊN Phan Thị Kim Tuyến DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT Chữ viết tắt Chữ viết tắt UBND Uỷ ban nhân dân HĐND Hội đồng nhân dân NTM Nông thôn CNTT Công nghệ thông tin CBCC Cán bộ, công chức QPPL Quy phạm pháp luật QLNN Quản lý nhà nước TTĐT Thông tin điện tử MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu 5 Đối tượng phạm vi nghiên cứu Giả thuyết nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Cấu trúc đề tài CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN 1.1 Khái niệm 1.1.1 Khái niệm văn 1.1.2 Khái niệm văn quản lý nhà nước 1.2 Chức văn quản lý 10 1.2.1 Chức thông tin 10 1.2.2 Chức pháp lý 11 1.2.3 Chức quản lý 12 1.3 Phân loại hệ thống văn quản lý 13 1.3.1 Văn quy phạm pháp luật 13 1.3.2 Văn hành 13 1.3.3 Văn chuyên ngành 15 1.4 Những yêu cầu công tác soạn thảo ban hành văn 15 1.4.1 Yêu cầu thẩm quyền 15 1.4.2 Yêu cầu nội dung 16 1.4.3 Yêu cầu thể thức kĩ thuật trình bày văn 17 1.4.4 Yêu cầu ngôn ngữ 18 1.4.5 Yêu cầu quy trình soạn thảo ban hành văn 21 CHƯƠNG II TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH 24 VĂN BẢN TẠI UBND HUYỆN KỲ ANH 24 2.1 Khái quát UBND huyện Kỳ Anh 24 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển UBND huyện Kỳ Anh 24 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ 26 2.1.3 Cơ cấu tổ chức 30 2.2 Thực trạng công tác soạn thảo ban hành văn UBND huyện Kỳ Anh 31 2.2.1 Thẩm quyền ban hành văn UBND huyện Kỳ Anh 31 2.2.2 Thể thức kĩ thuật trình bày văn 36 2.2.3 Ngôn ngữ sử dụng văn UBND huyện Kỳ Anh 47 2.2.4 Nội dung văn UBND huyện Kỳ Anh 48 2.2.5 Quy trình soạn thảo ban hành văn UBND huyện Kỳ Anh 49 2.3 Đánh giá công tác soạn thảo ban hành văn UBND huyện Kỳ Anh 60 2.3.1 Ưu điểm 60 2.3.2 Hạn chế 61 2.3.3 Nguyên nhân 67 CHƯƠNG III MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI UBND HUYỆN KỲ ANH 70 3.1 Đảm bảo yêu cầu nội dung, thẩm quyền thể thức văn 70 3.2 Kiểm tra, rà sốt bước quy trình soạn thảo văn 71 3.3 Tăng cường công tác lãnh đạo, đạo soạn thảo han hành văn Huyện 72 3.4 Hoàn thiện ban hành văn có liên quan đến cơng tác soạn thảo ban hành văn 72 3.5 Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực 73 3.6 Nâng cao ý thức CBCC công tác soạn thảo ban hành văn 75 3.7 Thực tốt công tác kiểm tra xử lý văn sai quy định; tăng cường thanh, kiểm tra công tác văn thư 76 3.8 Nâng cao hiệu công tác lưu trữ 77 3.9 Hiện đại hóa trang thiết bị phục vụ công tác soạn thảo ban hành văn 77 3.9.1 Tăng cường trang thiết bị đại phục vụ công tác soạn thảo ban hành văn 77 3.9.2 Ứng dụng CNTT công tác soạn thảo ban hành văn 78 3.10 Mẫu hóa văn 79 KẾT LUẬN 80 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 82 PHỤ LỤC MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong hoạt động quản lý nhà nước, văn phương tiện thông tin quan trọng để ghi lại truyền đạt định quản lý, hình thức cụ thể hóa pháp luật điều chỉnh mối quan hệ thuộc phạm vi quản lý hành nhà nước Nó đảm bảo cho hoạt động quan diễn có hệ thống, đảm bảo tính pháp quy, thống văn quản lý quan Vì vậy, quan tâm mực đến công tác soạn thảo ban hành văn góp phần tích cực vào tăng cường hiệu lực quản lý hành nói riêng quản lý nhà nước nói chung Hiện nay, cơng tác soạn thảo ban hành văn góp phần tích cực đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước lĩnh vực đời sống xã hội Tuy nhiên, thực tế nhiều văn bộc lộ nhiều khiếm khuyết nội dung thể thức đặc biệt văn quan quản lý hành địa phương UBND huyện Kỳ Anh quan hành nhà nước có chức quản lý nhà nước chung địa phương tất lĩnh vực: Kinh tế, văn hóa, xã hội, quốc phòng – an ninh, chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, pháp luật, văn khác cấp nhằm đảm bảo thực chủ trương, đường lối, biện pháp để phát triển kinh tế - xã hội thực sách khác địa bàn Huyện Trong trình thực chức năng, nhiệm vụ mình, số lượng văn ban hành Huyện tương đối nhiều, chiếm vị trí quan trọng phương tiện xác việc truyền tải thơng tin Huyện Vì vậy, cơng tác soạn thảo ban hành văn UBND huyện Kỳ Anh cần coi trọng không ngừng nâng cao chất lượng Nhận thức tầm quan trọng công tác công tác soạn thảo ban hành văn quan, tổ chức, việc tiếp xúc trực tiếp với công việc UBND huyện Kỳ Anh, nhận thấy việc nâng cao chất lượng công tác soạn thảo ban hành văn Huyện cần thiết cấp bách Để hiểu sâu tình hình thực tế so với kiến thức lý thuyết học, lựa chọn đề tài “Nâng cao chất lượng công tác soạn thảo ban hành văn UBND huyện Kỳ Anh, tỉnh Hà Tĩnh” làm đề tài khóa luận Tơi hi vọng kiến thức đề tài tài liệu tham khảo hữa ích cho bạn đọc tìm hiểu công tác soạn thảo ban hành văn quan, tổ chức nói chung UBND huyện Kỳ Anh nói riêng Lịch sử nghiên cứu Hiện có nhiều đề tài nghiên cứu công tác công văn, giấy tờ hệ thống văn quản lý Một người tiên phong cho cơng tác lưu trữ quản trị văn phịng PGS Vương Đình Quyền, ơng có viết bao quát hầu hết vấn đề công tác văn thư lưu trữ thời phong kiến: từ thể chế đến việc tuyển dụng quan lại để thực công việc văn bản, giấy tờ; từ quy định thông tin liên lạc đến việc quản lý, sử dụng dấu lệ kiêng húy văn bản;…Ơng người có viết phân tích sâu sắc làm rõ vai trị, đóng góp Minh Mệnh - vị hồng đế có cơng “khai sáng văn khố triều Nguyễn” nói riêng lưu trữ Việt Nam nói chung Một số tác phẩm nghiên cứu ông là: “Văn lưu trữ học đại cương”, (1997 ), “Lý luận phương pháp công tác văn thư”, (2011) Ngồi ra, lý luận chung cơng tác soạn thảo ban hành văn GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm (Học viện hành Quốc gia) có số ấn phẩm như: “Soạn thảo xử lý văn Quản lý nhà nước”, (2001), “Hướng dẫn soạn thảo văn cơng tác văn phịng quan Đảng, nhà nước” (2009); TS Lưu Kiếm Thanh (Học viện hành Quốc gia) cơng bố cuốn: “Hướng dẫn soạn thảo văn lập quy” (2002); PGS.TS Nguyễn Minh Phương (Trung ương hội Văn thư – Lưu trữ Việt Nam) cơng bố cơng trình“Những kiến thức soạn thảo văn QPPL” (2012), “Phương pháp soạn thảo văn hành chính” (2011); TS Nguyễn Thế Quyền công bố “Xử lý văn quản lý hành nhà nước khiếm khuyết”(2009); Lê Văn In “Soạn thảo văn mẫu tham khảo hoạt động kinh doanh quản lý” (2002), “Mẫu soạn thảo văn dùng cho quan quyền địa phương, đơn vị nghiệp, tổ chức kinh tế”(2011); v.v số dự án nghiên cứu khoa học soạn thảo ban hành văn quan khoa học nghiệm thu Ví dụ: Dự án VIE/94/003 “Quy trình soạn thảo văn QPPL” NXB Văn hóa Dân tộc Bộ Tư pháp năm 2002 Luận án tiến sĩ tác giả Đỗ Văn Học với đề tài “Lịch sử xây dựng pháp luật ban hành văn quản lý nhà nước Việt Nam giai đoạn 1986 – 2010” tiến hành khảo sát, đánh giá lịch sử xây dựng pháp luật ban hành văn QLNN Việt Nam giai đoạn 1986 – 2010 với bước cụ thể 1986 – 1996 1996 – 2010 thành quan trọng, kinh nghiệm quý báu hạn chế cần tiếp tục đổi để hoàn thiện pháp luật ban hành văn QLNN Với đề tài giúp bạn đọc tiếp cận cách có hệ thống văn QLNN liên quan đến soạn thảo ban hành văn nước ta giai đoạn 1986 – 2010; Luận văn Thạc sĩ tác giả Nguyễn Thanh Bình “Xây dựng ban hành văn hành Bộ Nội vụ điều kiện cải cách hành chính”; Khóa luận tốt nghiệp Lưu Thị Hương Giang – sinh viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội“Công tác soạn thảo ban hành văn quản lý Cục Trồng trọt – Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn – Thực trạng giải pháp” Trên Tạp chí Văn thư lưu trữ có nhiều viết liên quan đến công tác soạn thảo ban hành văn Cụ thể viết: “Biểu tượng Văn số Văn số Văn số Văn số Văn số 10 Văn số 11 ... trạng công tác soạn thảo ban hành văn UBND huyện Kỳ Anh Chương III Giải pháp nâng cao chất lượng công tác soạn thảo ban hành văn UBND huyện Kỳ Anh CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN. .. ngữ: Văn hành phương pháp soạn thảo hay kỹ thuật soạn thảo ban hành văn hành Kết quan trọng công tác soạn thảo ban hành văn Quốc hội ban hành Luật “Luật ban hành văn QPPL”(2015) với số văn Luật... soạn thảo ban hành văn UBND huyện Kỳ Anh 2.2.1 Thẩm quyền ban hành văn UBND huyện Kỳ Anh Trong hoạt động quan, công tác soạn thảo ban hành văn 31 có vai trị quan trọng UBND huyện Kỳ Anh quan Hành