Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại khách sạn Sofitel Plaza Hà Nội

Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại khách sạn Sofitel Plaza Hà Nội

LỜI MỞ ĐẦU

Với sự phát triển nhanh chóng của một nền kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa, trong những năm gần đây, nền kinh tế Việt nam đã có những sự thay đổi lớn lao Bên cạnh đó, sự đòi hỏi cần phải hội nhập đa phương, liên kết phát triển cùng với các nền kinh tế trong khu vực và quốc tế nói chung cũng đã mang lại sự đa dạng và thay đổi ngày càng sâu rộng trên mọi lĩnh vực của nền kinh tế.

Góp phần vào sự phát triển nhanh chóng này, hoạt động kiểm toán đã hình thành và ngày càng phát triển một cách sâu rộng ở Việt Nam hiện nay Tuy thời gian phát triển của kiểm toán Việt Nam là chưa lâu, song những năm qua, ngành cũng đã đạt được những thành tựu đáng kể mang lại lợi ích không chỉ cho đời sống kinh tế, chấn chỉnh kỷ cương, tăng cường quản lý, chống lãng phí thất thoát tiền của, tài sản của nhà nước và của nhân dân rất lớn mà còn làm đời sống xã hôi trở nên có văn hoá, phát triển lành mạnh và nâng cao hiệu lực quản lý hơn Chính bởi một ý nghĩa và tầm quan trọng như vậy nên khi đất nước chúng ta bước vào con đường hội nhập và phát triển thì các dịch vụ kiểm toán ngày càng đòi hỏi phải không ngừng nâng cao chất lượng.

Xuất phát từ thực tiễn đó, chuyên ngành Kiểm toán trường Đại học Kinh tế Quốc dân đã tổ chức đợt kiến tập kế toán cho sinh viên năm thứ ba nhằm giúp sinh viên có điều kiện vận dụng những kiến thức đã học vào thực tế.

Qua thời gian hai tháng thực tập tại khách sạn Sofitel Plaza Hà Nội, em đã thu nhận được rất nhiều kiến thức thực tế bổ ích Đợt thực tập này đã cho phép em có cơ hội làm quen và tiếp cận thực tế với các quy trình tổ chức, các tác nghiệp cụ thể của công tác kế toán, tài chính tại doanh nghiệp- đó sẽ là những kiến thức và kinh nghiệm quý báu giúp em trong quá trình tham gia công tác sau khi tốt nghiệp Trên cơ sở tiếp xúc với các số liệu kế

hoạch, các số liệu tài chính - kế toán cụ thể trong các năm gần đây, cùng với kiến thức đã được đào tạo tại Nhà trường, em đã hoàn thành bản Báo cáo kiến tập kế toán với các nội dung cơ bản như sau:

Chương I: Tổng quan kinh doanh và quản lý tại khách sạn Sofitel Plaza Hà Nội.

Chương II: Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại khách sạn Sofitel

Plaza Hà Nội.

Chương III: Đánh giá thực trạng của khách sạn Sofitel Plaza Hà Nội.

Do thời gian nghiên cứu cũng như trình dộ của bản thân còn hạn chế nên bài báo cáo còn nhiều thiếu sót Vì vậy, em rất mong nhận được những ý kiến đánh giá đóng góp, bổ sung nhằm hoàn thiện hơn nữa báo cáo này.

Em xin chân thành cảm ơn PGS.TS Nguyễn Thị Đông đã tận tình hướng dẫn giúp đỡ em trong suốt quá trình kiến tập và tập thể các cô chú trong công ty đã tạo điều kiện cho việc kiến tập trong thời gian vừa qua.

Công ty liên doanh có tên gọi là Công ty Quốc tế Hồ Tây, tên tiếng Anh là West lake international company, trụ sở đặt tại số 3 Phó Đức Chính, Hà Nội.Khách sạn có tên gọi là Khách sạn Quốc tế Hồ Tây, tên tiếng Anh là West lake international Hotel Đến năm 2001, khách sạn đổi tên thành khách sạn Sofitel Plaza Hà Nội.

Trải qua những năm phát triển, hiện nay khách sạn Sofitel Plaza Hà Nội được biết đến là một trong những khách sạn năm sao đạt tiêu chuẩn quốc tế với chất lượng dịch vụ không ngừng được cải thiện để làm hài lòng khách hàng

Trong quá trình phát triển của mình, khách sạn Sofitel Plaza Hà Nội đã xác định mục tiêu phương hướng ngày càng hoàn thiện trở thành một trong những khách sạn với chất lượng phục vụ tốt nhất làm hài lòng khách hàng trong và ngoài nước.

Bảng 1.1: Tổng hợp doanh thu và chi phí của khách sạn Sofitel Plaza Hà Nội tháng 5/2008.

Đơn vị tiền tệ: USDSố tiền thực tếChỉ tiêuNăm ngoái Diễn giải

1.4 1.5 1.4 Number of guests per room Rented

163.3 146.5 125.4 ASP Per Guest (LC)

Doanh thu

961,318 57.6992,375 59.6698,088 53.0Rooms

342,800 20.5304,660 18.3285,035 21.6Food

132,699 8.0123,942 7.4123,539 9.4Beverage

12,588 0.89,920 0.613,702 1.0Other F&B Income

488,087 438,522 422,276 Total Food & Beverage Revenue

1,498 0.13,031 0.22,777 0.2Communications

46,145 2.848,338 2.942,190 3.2Sport & Recreation

145,879 8.7142,208 8.5128,792 9.8Other Operating Dept

25,904 1.640,653 2.424,138 1.8Rentals & Other Income

(260)0.6(300)0.6(363)0.9Sport & Recreation

(3,310)2.3(2,568)1.8(3,616)2.8Other Operating Dept

(158,190)(139,641)(136,140)Tổng chi phí

1.2 Đặc điểm kinh doanh:

Khách sạn Sofitel Plaza Hà Nội là một trong những khách sạn năm sao hàng đầu tại Việt Nam Với mặt tiền được thiết kế theo hình zigzag và kiến trúc dạng bậc thang, khách sạn 20 tầng Sofitel Plaza được coi như một dấu trong kiến trúc cao tầng Hà Nội

Tất cả 322 phòng nghỉ, phòng căn hộ thường và phòng căn hộ lớn đều có tầm nhìn đẹp, nội thất sang trọng Các thang máy bao kính và khu nghỉ ngơi trên tầng thượng sẽ mang tới một tầm nhìn tuyệt đẹp xuống Hồ Tây, hồ Trúc Bạch, sông Hồng và đường Thanh Niên.

Khách sạn cũng phục vụ thực khách các món ăn Trung Hoa, Việt Nam, Buffee theo phong cách Âu, Á Khu giải khát trên tầng thượng với tầm nhìn bao quát thành phố Câu lạc bộ đêm, phòng khiêu vũ, phòng họp, trung tâm thể dục, bể bơi trong nhà và bể bơi ngoài trời thích hợp cho mọi loại thời tiết-được xếp hàng đầu khu vực Đông Nam Á

Trong mỗi thời kỳ kinh doanh, khách sạn đều có những mô hình quản lý phù hợp với điều kiện, nhu cần cụ thể của từng thời kỳ Theo mô hình quản lý hiện nay thì tổng giám đốc là người quản lý chung toàn bộ khách sạn, trực tiếp chỉ đạo các phòng ban thông qua giám đốc của các phòng: phòng dịch vụ ăn uống, phòng bán hàng và marketing, buồng, phòng kỹ thuật, phòng tài chính và phòng nhân sự Giúp việc cho tổng giám đốc là thư ký và giám đốc doanh thu Ngoài ra, bộ phận bán hang và marketing còn chịu sự quản lý của trưởng phòng marketing, giám đốc bộ phận buồng chịu trách nhiệm quản lý chung các bộ phận như bộ phận sảnh, bộ phận kho và

bộ phận an ninh thụng qua việc chỉ đạo cỏc trưởng phũng của những bộ phận này Dưới đõy là chức năng, nhiệm vụ của một số phũng ban chớnh trong khỏch sạn:

Bộ phận lễ tõn:- Chức năng:

+ Là nơi mở cuộc tiếp xúc chính thức giữa khách với khach sạn.

+ Thực hiện các quy trình công nghệ gắn liền giữa khách với khách sạn.+ Là cầu nối giữa khách với các dịch vụ khác trong khách sạn và ngoài khách sạn.

- Nhiệm vụ:

+ Lập bảng kê khai số phòng ở, số phòng khách đi và số phòng khách sẽ đến để thông báo cho các các bộ phận khác có kế hoạch bố trí công việc sắp xếp nhân lực.

+ Giữ chìa khoá, th từ, đồ gửi của khách.

+ Làm thủ tục giấy tờ cho các nghiệp vụ mà khách sạn đã cung ứng cho khách trong suốt thời gian lu trú.

+ Tiếp nhận hoặc môi giới những dịch vụ tơng ứng với cấp hạng khách sạn, xử lý hành chính các vụ việc có liên quan tới lĩnh vực quản lý kinh doanh và kiểm tra các hoạt động dịch vụ bổ sung.

+ Chuyển giao các yếu cầu dịch vụ của khách với các dịch vụ tơng ứng.+ Nhận hợp đồng lu trú đặt tiệc, tổ chức hội nghị nếu đợc giám đốc uỷ quyền đại diện

+ Thực hiện yêu cầu mua sắm hàng hoá, mua vé tàu xe, thông tin mà khách yêu cầu

Ngoài các nhân viên làm thủ tục đăng ký ra thì còn có nhân viên thu ngân, có nhiệm vụ đổi tiền và thanh toán cho khách Tuy thực tế thờng dựa vào

lý luận làm nền tảng nhng đôi khi cũng có sự khác nhau Việc đăng ký phòng và trả phòng trên lý thuyết ấn định theo thời gian nhng trong thực tế nhân viên thờng làm phụ thuộc vào khách.

Tóm lại, lễ tân là một bộ phận của khach sạn, là nơi tạo ấn tợng ban đầu của khách đối với khách sạn Do tầm quan trọng của bộ phận lễ tân nên khách sạn rất chú trọng và đổi mới không ngừng.

Bộ phận phục vụ bàn:- Chức năng:

Phục vụ bàn ăn, là dây nối liền giữa khách với khách sạn và thực hiện chức năng tiêu thụ sản phẩm Thông qua đó nhân viên bàn sẽ giới thiệu đợc phòng tục tập quán, truyền thống, nghệ thuật ẩm thực phong phú, đa dạng cùng với lòng mến khách của dân tộc Việt Nam nói chung và khách sạn Sofitel Plaza nói riêng.

Bộ phận bếp:- Chức năng:

Là bộ phận sản xuất sản phẩm trực tiếp, chế biến những món ăn đáp ứng nhu cầu của khách phù hợp khẩu vị và phong tuc tập quán của khách Giới thiệu tuyên truyền nghệ thuật ẩm thực đa dạng phong phú của Việt Nam.

- Nhiệm vụ:

+ Chế biến sản phẩm ăn uống hàng ngày cho khách phù hợp với yêu cầu, khẩu vị của khách.

+ Thực hiện đúng đủ và kịp thời yêu cầu của khách.

+ Hiểu biết về nghệ thuật ẩm thực của các nớc để chế biến thức ăn làm hài lòng khách.

+ Thực hiện tốt các quy định về vệ sinh, dinh dỡng thực phẩm

+ Thờng xuyên trau dồi nghiệp vụ tạo những món ăn hấp dẫn phục vụ khách

Tổ buồng đóng vai trò quan trọng bởi tổ buồng phục vụ trực tiếp nơi khách nghỉ ngơi và làm việc, là một trong những nghiệp vụ chính quan trọng hàng đầu trong kinh doanh khách sạn.

- Nhiệm vụ:

+ Thông qua việc phục vụ sẽ phản ánh đợc trình độ văn minh, lịch sử của ngành du lịch, từ đó khách sẽ hiểu đợc phong tục tập quán của ngời Việt Nam.

+ Luôn luôn đảm bảo phục vụ mọi yêu cầu của khách (ăn uống, giặt là )…

+ Kiểm tra các phòng rồi vệ sinh, trang thiết bị nếu thiếu hoặc h hỏng phải báo để sửa chữa hoặc thay thế.

+ Làm vệ sinh hàng ngày phòng khách nghỉ.

+ Phát hiện khách để quên tài sản lập biên bản để xử lý.

+ Chịu trách nhiệm trớc ban giám đốc về toàn bộ tài sản trong phòng nghỉ.

+ Phản ánh ý kiến của khách tới bộ phận có liên quan để nâng cao chất lợng phục vụ khách.

Phòng kế toán:

- Chức năng:

+ Tham mưu cho giám đốc khách sạn trong lĩnh vực quản lý các hoạt động tài chính - kế toán, trong đánh giá sử dụng tài sản, tiền vốn theo đúng chế độ quản lý tài chính của Nhà nước.

+ Trên cơ sở các kế hoạch tài chính và kế hoạch kinh doanh của các bộ phận xây dựng kế hoạch tài chính của toàn khách sạn Tổ chức theo dõi và đôn đốc các bộ phận thực hiện kế hoạch tài chính được giao.

+ Tổ chức quản lý kế toán (bao gồm đề xuất tổ chức bộ máy kế toán và hướng dẫn hạch toán kế toán) Kiểm tra việc hạch toán kế toán đúng theo chế độ kế toán Nhà nước ban hành

+ Định kỳ tập hợp phản ánh cung cấp các thông tin cho cho giám đốc khách sạn về tình hình biến động của các nguồn vốn, vốn, hiệu quả sử dụng tài sản vật tư.

+ Tổ chức hạch toán kế toán trực tiếp hoạt động kinh doanh của khách sạn

+ Phối hợp các phòng ban chức năng trong khách sạn nhằm phục vụ tốt công tác kinh doanh khách sạn cũng như công tác chỉ đạo quản lý.

+ Quản lý hoạt động tài chính trong toàn khách sạn.+ Lập kế hoạch tài chính theo tháng, quý, năm đồng thời định kỳ báo

cáo hoặc báo cáo theo yêu cầu của Tổng Giám đốc về tình hình tài chính của khách sạn.

+ Theo dõi việc thực hiện kế hoạch tài chính đã được duyệt Báo cáo Tổng Giám đốc tình hình sử dụng vốn và đề xuất biện pháp điều chỉnh hợp lý.

+ Thường xuyên thu thập, phân loại, xử lý các thông tin về tài chính trong kinh doanh, báo cáo kịp thời cho lãnh đạo khách sạn tình hình tài chính của khách sạn.

+ Cung cấp đủ, kịp thời nguồn vốn phục vụ hoạt động kinh doanh của khách sạn.

+ Quan hệ với Ngân hàng và các tổ chức tín dụng… trong hoạt động vay vốn trung hạn, dài hạn, ngắn hạn và lưu chuyển tiền tệ.+ Đánh giá hoạt động tài chính của khách sạn, đề xuất các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tài chính.

+ Lập và đánh giá báo cáo tài chính theo quy định của Pháp luật và Điều lệ của khách sạn.

+ Ghi chép và hạch toán đúng, đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong quá trình kinh doanh của khách sạn, phù hợp với quy định của Nhà nước và Quy chế quản lý tài chính của khách sạn.+ Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của tất cả các loại chứng từ, hoàn chỉnh thủ tục kế toán trước khi trình Tổng Giám đốc phê duyệt + Phổ biến, hướng dẫn các Phòng chuyên môn thực hiện thủ tục tạm

ứng, hoàn ứng và các thủ tục tài chính khác theo Quy chế quản lý tài chính, Quy chế chi tiêu nội bộ của khách sạn

+ Định kỳ đánh giá tình hình sử dụng tài sản củakhách sạn theo Quy chế của khách sạn.

+ Phân tích các thông tin kế toán theo yêu cầu của Lãnh đạo khách sạn

+ Quản lý tài sản cố định, Công cụ dụng cụ, hạch toán theo chế độ hiện hành

+ Tiến hành các thủ tục, thanh quyết toán các loại thuế với cơ quan thuế.

+ Theo dõi, lập kế hoạch và thu hồi công nợ của khách hàng đầy đủ, nhanh chóng bảo đảm hiệu quả sử dụng nguồn vốn của khách sạn.+ Lập và nộp các báo cáo tài chính đúng và kịp thời cho các cơ quan thẩm quyền theo đúng chế độ quy định của Nhà nước.+ Tổ chức khoa học công tác kế toán phù hợp với điều kiện tổ chức sản xuất kinh doanh và bộ máy tổ chức của khách sạn.+ Chấp hành quyết định của Ban kiểm soát về việc kiểm tra hoạt động kế toán tài chính

+ Áp dụng khoa học quản lý tiên tiến vào công tác kế toán, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ kế toán, đề xuất các biện pháp hữu hiệu nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn vốn của khách sạn.

Việc tổ chức quản lý của khách sạn Sofitel Plaza Hà Nội được thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý

Tổng giám đốc

Giám đốc bộ phận dịch vụ ăn

Giám đốc bộ phận bán

hàng và marketing

Giám đốc bộ phận kỹ

Thư ký tổng giám

Giám đốc doanh thu

Giám đốc bộ phận

Phụ trách sảnh

Giám đốc bộ phận tài

Giám đốc bộ phận nhân sự

Trưởng phòng chịu trách nhiệm liên lạc và marketing

Phục trách an ninhPhụ trách

kho

Khách sạn áp dụng hình mô hình kế toán tập trung tức là chứng từ gốc do đơn vị lập ra hoặc từ bên ngoài vào đều phải tập trung tại bộ phận kế toán Bộ phận kế toán phải kiểm tra kỹ lưỡng tất cả mọi chứng từ đã nhận hoặc đã lập và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh là đúng thì mới dùng chứng từ đó để ghi sổ kế toán

Phòng kế toán gồm có 30 người, do khối lượng giao dịch diễn ra hang ngày là khá lớn nên mỗi phần hành có thể do nhiều người kiêm nhiệm đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời thông tin cho việc quản lý toàn Công ty.

- Kế toán trưởng: là người đứng đầu bộ máy kế toán có nhiệm vụ phụ trách chung, chịu trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra các công việc do kế toán viên thực hiện.Chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc và cơ quan chủ quản về số liệu kế toán cung cấp.

- Kế toán tổng hợp: là người tập hợp các số liệu từ các phần hành kế toán để ghi vào sổ cái, sổ nhật ký chung tính số thuế phải nộp và các khoản nộp ngân sách Nhà nước.

- Kế toán tiền gửi ngân hàng: có nhiệm vụ giao dịch với ngân hang theo dõi tiền gửi, tiền vay ngân hàng và tình hình vốn, nhu cầu sử dụng vốn của khách sạn.

- Kế toán công nợ: quản lý đầy đủ, chính xác kịp thời các khoản công nợ phải thu và phải trả theo các nội dung công nợ.

- Kế toán tiền lương và bảo hiểm: thực hiện tất các các nghiệp vụ liên quan đến việc tính toán, chi trả lương và các khoản bảo hiểm liên quan (BHYT, BHXH, ).

- Kế toán TSCĐ, chi phí: chịu trách nhiệm theo dõi ghi chép tính toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình kinh doanh, mở sổ chi tiết lập các bản phân bổ theo yêu cầu quản lý

- Kế toán tiền mặt: chịu trách nhiệm theo dõi ghi chép tính toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trinh kinh doanh liên quan đến tiền mặt.

Bộ máy kế toán của khách sạn được thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ bộ máy kế toán

Công ty áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung trong chương trình thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán hình thức kế toán nhật ký chung thích hợp với mọi loại hình doanh nghiệp và thuận lợi cho việc vi tính hóa công tác kế toán

2.2 Đặc điểm vận dụng chính sách kế toán chung tại đơn vị:

2.2.1 Các chính sách, chế độ chung đang áp dụng tại doanh nghiệp:

• Niên độ kế toán: bắt đầu từ 01-01 kết thúc 31-12

• Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: Đô la Mỹ (USD)

Kế toán trưởng

Kế toán tổng hợp

Kế toán

tiền gửi ngân hàng

Kế toán công

Kế toán

tiền lương

và bảo hiểm

Kế toán tài sản

cố định và chi

Kế toán

tiền mặt

• Nguyên tắc, phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác: theo tỷ giá thực tế.

• Chế độ kế toán áp dụng: Chế độ kế toán theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/3/2006.

• Chính sách kế toán đối với hàng tồn kho:

+ Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: theo trị giá hàng tồn kho thực tế.

+ Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: theo phương pháp bình quân gia quyền

+ Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường xuyên

• Ghi nhận và khấu hao TSCĐ:

+ Nguyên tắc ghi nhận TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình: theo nguyên giá và giá trị còn lại

+ Phương pháp khấu hao áp dụng: theo phương pháp bình quân

• Nguyên tắc chuyển đổi ngoại tệ và các nghiệp vụ dự phòng rủi ro hối đoái: Theo tỷ giá do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ.

• Nguyên tắc ghi nhận doanh thu: theo chuẩn mực số 14 “ doanh thu và thu nhập khác”.

• Nguyên tắc ghi nhận các khoản phải thu thương mại và phải thu khác: lập dự phòng phải thu khó đòi theo thông tư số 107/2001/TT-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ Tài Chính.

2.2.2 Vận dụng các yếu tố trong chế độ Kế toán hiện hành:

_ Để phù hợp với điều kiện thực tế của khách sạn là nghiệp vụ phát sinh tương đối nhiều nên hình thức sổ kế toán phù hợp với khách sạn là hính

thức nhật ký chung nhưng có cải tiến và được thực hiện trên hệ thống máy vi tính nối mạng toàn khách sạn Việc hạch toán được tiến hàng tự động qua máy tính,đảm bảo nhanh chóng chính xác Chương trình kế toán Sun System cho phép khách sạn thiết kế được một hệ thống sổ sách kế toán tổng hợp và chi tiết khá đầy đủ Hàng ngày bộ máy kế toán của khách sạn đã giải quyết nhanh chóng chính xác và khoa học công việc kế toán của khách sạn.

Sơ đồ 2.2: Sơ đồ luân chuyển chứng từ và trình tự ghi sổ

Để đảm bảo cho hoạt động kinh doanh được theo dõi một cách chặt chẽ ngoài sổ nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các

Chứng từ gốc

Bảng cân đối số phát sinh

Báo cáo tài chính

nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian khách sạn còn mở một số sổ nhật ký chuyên dùng:

- Sổ nhật ký thu tiền- Sổ nhật ký chi tiền

- Sổ nhật ký mua hang- Sổ nhật ký bán hàng

Sổ cái được mở chi tiết cho các TK 111, 112, 131, 133, 138, 142, 156, 331, 338, 333, 511, 632, 641, 642, 711, 811, 911.

Để tiện cho việc theo dõi chi tiết các đối tượng kế toán nhằm phục vụ yêu cầu tính toán một số chỉ tiêu, khách sạn mở một số sổ và thẻ kế toán chi tiết như sau:

- Sổ tài sản cố định- Sổ chi tiết hàng hoá- Sổ chi phí kinh doanh- Sổ chi tiết chi phí trả trước- Sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay- Sổ chi tiết nguồn vốn kinh doanh_ Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán:

Hàng năm bộ phận kế toán khách sạn lập báo cáo tài chính năm bao gồm Bảng cân đối kế toán và Kết quả hoạt động kinh doanh, Thuyết minh báo cáo tài chính, báo cáo lưu chuyển tiền tệ được gửi đến Cơ quan thuế và Cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền.

Báo cáo tài chính của khách sạn đã luôn chứng minh rằng khách sạn đang hoạt động bình thường và cung cấp những thông tin cần thiết cho các cơ quan quản lý, các nhà đầu tư hiện tại và tương lai, các chủ nợ,… về tình

hình tài chính của khách sạn.

Định kỳ bộ phận kế toán quản trị lập các báo cáo quản trị bao gồm :1 Báo cáo về vốn bằng tiền: tiền mặt tại quỹ theo từng loại tiền, tiền gửi theo từng tài khoản ngân hàng theo từng loại tiền (VNĐ, ngoại tệ các loại)

2 Báo cáo về công nợ : Các khoản nợ phải thu, nợ phải trả, phân loại theo kỳ hạn thanh toán (trong hạn thanh toán, quá hạn thanh toán.v.v…)

3 Báo cáo về chi phí : báo cáo chi phí theo từng nội dung kinh tế, báo cáo chi phí theo từng bộ phận

4 Báo cáo doanh thu, chi phí và kết quả theo từng bộ phận.

Dựa vào báo cáo quản trị do Phòng kế toán lập Ban Giám đốc có thể dựa vào đó để đưa ra các quyết định quản lý đúng đắn.

- Hiện nay khách sạn sử dụng phần mềm kế toán Sun System để giảm bớt khối lượng công việc và đáp ứng ngày càng đầy đủ hơn các yêu cầu về thông tin quản lý

Sun System là sản phẩm phần mềm kế toán tiên tiến hiện nay tại Việt Nam, nó được thiết kế nhằm mục đích điện toán hoá công tác kế toán tài chính Sun System đáp ứng yêu cầu phức tạp về quản lý ngoại tệ, theo dõi công nợ theo thời hạn thanh toán, tự động thực hiện các bút toán phân bổ kết chuyển cuối kỳ, lên báo cáo tài chính theo qui định, lên sổ chi tiết, sổ tổng hợp, sổ tài khoản, các báo cáo kế toán Công ty áp dụng hình mô hình kế toán tập trung tức là chứng từ gốc do đơn vị lập ra hoặc từ bên ngoài vào đều phải tập trung tại bộ phận kế toán Bộ phận kế toán phải kiểm tra kỹ lưỡng tất cả mọi chứng từ đã nhận hoặc đã lập và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh là đúng thì mới dùng chứng từ đó để ghi sổ kế toán Do quá trình được hạch toán hoàn toàn trên hệ thống máy tính nên số liệu chứng từ gốc

có thể đồng thời vào Nhật ký chung, sổ chi tiết, sổ cái vì vậy kế toán có thể vào các loại sổ này bất cứ thời điểm nào theo nhu cầu thực tế.

Công ty sử dụng chương trình kế toán Sun System nên cũng mang một số đặc thù riêng, việc chọn lọc hay chọn tiêu thức là do yêu cầu của công tác quản lý, sau khi nhập vào điều kiện lọc thì máy sẽ tự động tính ra các sổ chi tiết, sổ cái phù hợp.

Sơ đồ 2.3:Sơ đồ trình tự kế toán máy

Chứng từ gốc (Hóa đơn GTGT, Phiếu thu, Phiếu chi )

Kế toán phân loại và nhập chứng từ vào máy tính

Khai báo yêu cầu thông tin đầu ra cho máy tính

Máy tính xử lý các thông tin

Nhật ký chung, Bảng kê chứng từ, Phiếu kế toán, Số chi tiết TK 131, 156, Sổ cái TK 111, 112, 632

Đối chiếu (Post)

Báo cáo tài chính

Phương pháp hạch toán:

- Xuất kho nguyên vật liệu sử dụng trực tiếp cho dịch vụ ăn uống:

Nợ TK 621_ dịch vụ ăn uống

Có TK 152: Giá thực tế xuất dung

- Nhập vật liệu về không nhập kho mà xuất dùng trực tiếp:Nợ TK 621_dịch vụ ăn uống

Có TK 331,111,112…: vật liệu mua ngoài

- Cuối kì, vật liệu xuất sử dụng không hết nhập lại kho:Nợ TK 152