Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại khách sạn Sofitel Plaza Hà Nội

Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại khách sạn Sofitel Plaza Hà Nội

LỜI MỞ ĐẦUVới sự phát triển nhanh chóng của một nền kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa, trong những năm gần đây, nền kinh tế Việt nam đã có những sự thay đổi lớn lao. Bên cạnh đó, sự đòi hỏi cần phải hội nhập đa phương, liên kết phát triển cùng với các nền kinh tế trong khu vực và quốc tế nói chung cũng đã mang lại sự đa dạng và thay đổi ngày càng sâu rộng trên mọi lĩnh vực của nền kinh tế. Góp phần vào sự phát triển nhanh chóng này, hoạt động kiểm toán đã hình thành và ngày càng phát triển một cách sâu rộng ở Việt Nam hiện nay. Tuy thời gian phát triển của kiểm toán Việt Nam là chưa lâu, song những năm qua, ngành cũng đã đạt được những thành tựu đáng kể mang lại lợi ích không chỉ cho đời sống kinh tế, chấn chỉnh kỷ cương, tăng cường quản lý, chống lãng phí thất thoát tiền của, tài sản của nhà nước và của nhân dân rất lớn mà còn làm đời sống xã hôi trở nên có văn hoá, phát triển lành mạnh và nâng cao hiệu lực quản lý hơn. Chính bởi một ý nghĩa và tầm quan trọng như vậy nên khi đất nước chúng ta bước vào con đường hội nhập và phát triển thì các dịch vụ kiểm toán ngày càng đòi hỏi phải không ngừng nâng cao chất lượng.Xuất phát từ thực tiễn đó, chuyên ngành Kiểm toán trường Đại học Kinh tế Quốc dân đã tổ chức đợt kiến tập kế toán cho sinh viên năm thứ ba nhằm giúp sinh viên có điều kiện vận dụng những kiến thức đã học vào thực tế.Qua thời gian hai tháng thực tập tại khách sạn Sofitel Plaza Hà Nội, em đã thu nhận được rất nhiều kiến thức thực tế bổ ích. . Đợt thực tập này đã cho phép em có cơ hội làm quen và tiếp cận thực tế với các quy trình tổ chức, các tác nghiệp cụ thể của công tác kế toán, tài chính tại doanh nghiệp- đó sẽ là những kiến thức và kinh nghiệm quý báu giúp em trong quá trình tham gia công tác sau khi tốt nghiệp. Trên cơ sở tiếp xúc với các số liệu kế hoạch, các số liệu tài chính - kế toán cụ thể trong các năm gần đây, cùng với kiến thức đã được đào tạo tại Nhà trường, em đã hoàn thành bản Báo cáo kiến tập kế toán với các nội dung cơ bản như sau:Chương I: Tổng quan kinh doanh và quản lý tại khách sạn Sofitel Plaza Hà Nội.Chương II: Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại khách sạn Sofitel Plaza Hà Nội.Chương III: Đánh giá thực trạng của khách sạn Sofitel Plaza Hà Nội.Do thời gian nghiên cứu cũng như trình dộ của bản thân còn hạn chế nên bài báo cáo còn nhiều thiếu sót. Vì vậy, em rất mong nhận được những ý kiến đánh giá đóng góp, bổ sung nhằm hoàn thiện hơn nữa báo cáo này.Em xin chân thành cảm ơn PGS.TS Nguyễn Thị Đông đã tận tình hướng dẫn giúp đỡ em trong suốt quá trình kiến tập và tập thể các cô chú trong công ty đã tạo điều kiện cho việc kiến tập trong thời gian vừa qua. CHƯƠNG ITỔNG QUAN KINH DOANH VÀ QUẢN LÝ TẠI KHÁCH SẠN SOFITEL PLAZA HÀ NỘI1.1 Lịch sử hình thành và phát triển: Theo giấy phép đầu tư số 720/GP cấp ngày 10/11/1993 cho phép hai bên gồm Công ty xây dựng 208, trụ sở đặt tại 57 Quang Trung, Hà Nội và bên nước ngoài là công ty PID investments Ltd ( Singapore) thành lập công ty liên doanh để xây dựng một khách sạn năm sao đạt tiêu chuẩn quốc tế, văn phòng cho thuê, các công trình phụ trợ tại số 3 Phó Đức Chính, Hà Nội và kinh doanh các dịch vụ khách sạn, cho thuê văn phòng tại đây.Công ty liên doanh có tên gọi là Công ty Quốc tế Hồ Tây, tên tiếng Anh là West lake international company, trụ sở đặt tại số 3 Phó Đức Chính, Hà Nội.Khách sạn có tên gọi là Khách sạn Quốc tế Hồ Tây, tên tiếng Anh là West lake international Hotel. Đến năm 2001, khách sạn đổi tên thành khách sạn Sofitel Plaza Hà Nội.Trải qua những năm phát triển, hiện nay khách sạn Sofitel Plaza Hà Nội được biết đến là một trong những khách sạn năm sao đạt tiêu chuẩn quốc tế với chất lượng dịch vụ không ngừng được cải thiện để làm hài lòng khách hàng. Trong quá trình phát triển của mình, khách sạn Sofitel Plaza Hà Nội đã xác định mục tiêu phương hướng ngày càng hoàn thiện trở thành một trong những khách sạn với chất lượng phục vụ tốt nhất làm hài lòng khách hàng trong và ngoài nước. Bảng 1.1: Tổng hợp doanh thu và chi phí của khách sạn Sofitel Plaza Hà Nội tháng 5/2008. Đơn vị tiền tệ: USDSố tiền thực tế Chỉ tiêu Năm ngoái Diễn giải 9,579 9,579 9,579 Rooms Available7,052 7,577 7,320 Rooms Sold73.6% 79.1% 76.4% Occupancy (%)136.3 131.0 95.4 Average Rate (LC)100.4 103.6 72.9 RevPAR (LC)10,218 11,366 10,509 Number of guests1.4 1.5 1.4 Number of guests per room Rented163.3 146.5 125.4 ASP Per Guest (LC) Doanh thu961,318 57.6992,375 59.6698,088 53.0Rooms342,800 20.5304,660 18.3285,035 21.6Food132,699 8.0123,942 7.4123,539 9.4Beverage12,588 0.89,920 0.613,702 1.0Other F&B Income488,087 438,522 422,276 Total Food & Beverage Revenue1,498 0.13,031 0.22,777 0.2Communications46,145 2.848,338 2.942,190 3.2Sport & Recreation145,879 8.7142,208 8.5128,792 9.8Other Operating Dept25,904 1.640,653 2.424,138 1.8Rentals & Other Income1,668,831 1,665,126 1,318,260 Tổng doanh thu74,318 4.573,265 4.458,480 4.4Service Charge1,743,148 1,738,392 1,376,740 Total Net Revenue after SC- - - Chi phí(123,017)35.9(106,177)34.9(100,786)35.4Food(30,333)22.9(27,959)22.6(28,959)23.4Beverage(1,271)84.8(2,637)87.0(2,416)87.0Communications(260)0.6(300)0.6(363)0.9Sport & Recreation(3,310)2.3(2,568)1.8(3,616)2.8Other Operating Dept(158,190) (139,641) (136,140) Tổng chi phí 1.2 Đặc điểm kinh doanh:Khách sạn Sofitel Plaza Hà Nội là một trong những khách sạn năm sao hàng đầu tại Việt Nam. Với mặt tiền được thiết kế theo hình zigzag và kiến trúc dạng bậc thang, khách sạn 20 tầng Sofitel Plaza được coi như một dấu trong kiến trúc cao tầng Hà Nội. Tất cả 322 phòng nghỉ, phòng căn hộ thường và phòng căn hộ lớn đều có tầm nhìn đẹp, nội thất sang trọng. Các thang máy bao kính và khu nghỉ ngơi trên tầng thượng sẽ mang tới một tầm nhìn tuyệt đẹp xuống Hồ Tây, hồ Trúc Bạch, sông Hồng và đường Thanh Niên.Khách sạn cũng phục vụ thực khách các món ăn Trung Hoa, Việt Nam, Buffee theo phong cách Âu, Á. Khu giải khát trên tầng thượng với tầm nhìn bao quát thành phố. Câu lạc bộ đêm, phòng khiêu vũ, phòng họp, trung tâm thể dục, bể bơi trong nhà và bể bơi ngoài trời thích hợp cho mọi loại thời tiết-được xếp hàng đầu khu vực Đông Nam Á. 1.3 Đặc điểm tổ chức quản lý : Trong mỗi thời kỳ kinh doanh, khách sạn đều có những mô hình quản lý phù hợp với điều kiện, nhu cần cụ thể của từng thời kỳ. Theo mô hình quản lý hiện nay thì tổng giám đốc là người quản lý chung toàn bộ khách sạn, trực tiếp chỉ đạo các phòng ban thông qua giám đốc của các phòng: phòng dịch vụ ăn uống, phòng bán hàng và marketing, buồng, phòng kỹ thuật, phòng tài chính và phòng nhân sự. Giúp việc cho tổng giám đốc là thư ký và giám đốc doanh thu. Ngoài ra, bộ phận bán hang và marketing còn chịu sự quản lý của trưởng phòng marketing, giám đốc bộ phận buồng chịu trách nhiệm quản lý chung các bộ phận như bộ phận sảnh, bộ phận kho và b phn an ninh thụng qua vic ch o cỏc trng phũng ca nhng b phn ny. Di õy l chc nng, nhim v ca mt s phũng ban chớnh trong khỏch sn:B phn l tõn:- Chức năng:+ Là nơi mở cuộc tiếp xúc chính thức giữa khách với khach sạn.+ Thực hiện các quy trình công nghệ gắn liền giữa khách với khách sạn.+ Là cầu nối giữa khách với các dịch vụ khác trong khách sạn và ngoài khách sạn.- Nhiệm vụ:+ Lập bảng kê khai số phòng ở, số phòng khách đi và số phòng khách sẽ đến để thông báo cho các các bộ phận khác có kế hoạch bố trí công việc sắp xếp nhân lực.+ Giữ chìa khoá, th từ, đồ gửi của khách.+ Làm thủ tục giấy tờ cho các nghiệp vụ mà khách sạn đã cung ứng cho khách trong suốt thời gian lu trú.+ Tiếp nhận hoặc môi giới những dịch vụ tơng ứng với cấp hạng khách sạn, xử lý hành chính các vụ việc có liên quan tới lĩnh vực quản lý kinh doanh và kiểm tra các hoạt động dịch vụ bổ sung.+ Chuyển giao các yếu cầu dịch vụ của khách với các dịch vụ tơng ứng.+ Nhận hợp đồng lu trú đặt tiệc, tổ chức hội nghị nếu đợc giám đốc uỷ quyền đại diện. + Thực hiện yêu cầu mua sắm hàng hoá, mua vé tàu xe, thông tin mà khách yêu cầu .Ngoài các nhân viên làm thủ tục đăng ký ra thì còn có nhân viên thu ngân, có nhiệm vụ đổi tiền và thanh toán cho khách. Tuy thực tế thờng dựa vào lý luận làm nền tảng nhng đôi khi cũng có sự khác nhau. Việc đăng ký phòng và trả phòng trên lý thuyết ấn định theo thời gian nhng trong thực tế nhân viên thờng làm phụ thuộc vào khách.Tóm lại, lễ tân là một bộ phận của khach sạn, là nơi tạo ấn tợng ban đầu của khách đối với khách sạn. Do tm quan trọng của bộ phận lễ tân nên khách sạn rất chú trọng và đổi mới không ngừng. Bộ phận phục vụ bàn:- Chức năng:Phục vụ bàn ăn, là dây nối liền giữa khách với khách sạn và thực hiện chức năng tiêu thụ sản phẩm. Thông qua đó nhân viên bàn sẽ giới thiệu đợc phòng tục tập quán, truyền thống, nghệ thuật ẩm thực phong phú, đa dạng cùng với lòng mến khách của dân tộc Việt Nam nói chung và khách sạn Sofitel Plaza nói riêng.- Nhiệm vụ:+ Phục vụ khác ăn uống đúng giờ và kịp thời, hàng ngày phải phối hợp với bếp, bar, lễ tân để giải quyết kịp thời mọi yêu cầu của khách.+ Thực hiện tốt các quy định vệ sinh: Phòng ăn, phòng tiệc, dịch vụ ăn uống.+ Có biện pháp chống độc và bảo vệ an toàn cho khách khi ăn uống+ Thờng xuyên trau dồi nghiệp vụ văn hoá, ngoại ngữ và có ý thức giúp đỡ đồng nghiệp để phục vụ khách có chất lợng hơn. Bộ phận bếp:- Chức năng:Là bộ phận sản xuất sản phẩm trực tiếp, chế biến những món ăn đáp ứng nhu cầu của khách phù hợp khẩu vị và phong tuc tập quán của khách. Giới thiệu tuyên truyền nghệ thuật ẩm thực đa dạng phong phú của Việt Nam.- Nhiệm vụ: + Chế biến sản phẩm ăn uống hàng ngày cho khách phù hợp với yêu cầu, khẩu vị của khách.+ Thực hiện đúng đủ và kịp thời yêu cầu của khách.+ Hiểu biết về nghệ thuật ẩm thực của các nớc để chế biến thức ăn làm hài lòng khách.+ Thực hiện tốt các quy định về vệ sinh, dinh dỡng thực phẩm + Thờng xuyên trau dồi nghiệp vụ tạo những món ăn hấp dẫn phục vụ khách. Bộ phận phục vụ l u trú: - Chức năng:Tổ buồng đóng vai trò quan trọng bởi tổ buồng phục vụ trực tiếp nơi khách nghỉ ngơi và làm việc, là một trong những nghiệp vụ chính quan trọng hàng đầu trong kinh doanh khách sạn.- Nhiệm vụ:+ Thông qua việc phục vụ sẽ phản ánh đợc trình độ văn minh, lịch sử của ngành du lịch, từ đó khách sẽ hiểu đợc phong tục tập quán của ngời Việt Nam.+ Luôn luôn đảm bảo phục vụ mọi yêu cầu của khách (ăn uống, giặt là )+ Kiểm tra các phòng rồi vệ sinh, trang thiết bị nếu thiếu hoặc h hỏng phải báo để sửa chữa hoặc thay thế.+ Làm vệ sinh hàng ngày phòng khách nghỉ.+ Phát hiện khách để quên tài sản lập biên bản để xử lý.+ Chịu trách nhiệm trớc ban giám đốc về toàn bộ tài sản trong phòng nghỉ.+ Phản ánh ý kiến của khách tới bộ phận có liên quan để nâng cao chất lợng phục vụ khách. Phòng kế toán:- Chức năng:+ Tham mưu cho giám đốc khách sạn trong lĩnh vực quản lý các hoạt động tài chính - kế toán, trong đánh giá sử dụng tài sản, tiền vốn theo đúng chế độ quản lý tài chính của Nhà nước.+ Trên cơ sở các kế hoạch tài chính và kế hoạch kinh doanh của các bộ phận xây dựng kế hoạch tài chính của toàn khách sạn. Tổ chức theo dõi và đôn đốc các bộ phận thực hiện kế hoạch tài chính được giao.+ Tổ chức quản lý kế toán (bao gồm đề xuất tổ chức bộ máy kế toán và hướng dẫn hạch toán kế toán). Kiểm tra việc hạch toán kế toán đúng theo chế độ kế toán Nhà nước ban hành. + Định kỳ tập hợp phản ánh cung cấp các thông tin cho cho giám đốc khách sạn về tình hình biến động của các nguồn vốn, vốn, hiệu quả sử dụng tài sản vật tư.+ Tổ chức hạch toán kế toán trực tiếp hoạt động kinh doanh của khách sạn. + Phối hợp các phòng ban chức năng trong khách sạn nhằm phục vụ tốt công tác kinh doanh khách sạn cũng như công tác chỉ đạo quản lý.- Nhiệm vụ:+ Quản lý hoạt động tài chính trong toàn khách sạn.+ Lập kế hoạch tài chính theo tháng, quý, năm đồng thời định kỳ báo cáo hoặc báo cáo theo yêu cầu của Tổng Giám đốc về tình hình tài chính của khách sạn.+ Theo dõi việc thực hiện kế hoạch tài chính đã được duyệt. Báo cáo Tổng Giám đốc tình hình sử dụng vốn và đề xuất biện pháp điều chỉnh hợp lý.+ Thường xuyên thu thập, phân loại, xử lý các thông tin về tài chính trong kinh doanh, báo cáo kịp thời cho lãnh đạo khách sạn tình hình tài chính của khách sạn.+ Cung cấp đủ, kịp thời nguồn vốn phục vụ hoạt động kinh doanh của khách sạn.+ Quan hệ với Ngân hàng và các tổ chức tín dụng… trong hoạt động vay vốn trung hạn, dài hạn, ngắn hạn và lưu chuyển tiền tệ.+ Đánh giá hoạt động tài chính của khách sạn, đề xuất các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tài chính.+ Lập và đánh giá báo cáo tài chính theo quy định của Pháp luật và Điều lệ của khách sạn.+ Ghi chép và hạch toán đúng, đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong quá trình kinh doanh của khách sạn, phù hợp với quy định của Nhà nước và Quy chế quản lý tài chính của khách sạn.+ Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của tất cả các loại chứng từ, hoàn chỉnh thủ tục kế toán trước khi trình Tổng Giám đốc phê duyệt. + Phổ biến, hướng dẫn các Phòng chuyên môn thực hiện thủ tục tạm [...]... năm…… Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký,họ tên) (Ký, họ tên) CHƯƠNG III ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI KHÁCH SẠN SOFITEL PLAZA HÀ NỘI 3.1 Những ưu điểm đạt được của hệ thống kế toán: Công tác kế toán nói chung của khách sạn được tổ chức khoa học, tương đối hoàn thiện và có nhiều ưu điểm cụ thể là: _ Bộ máy kế toán của công ty tổ chức hợp lý, hoạt động có nguyên tắc Nhân viên kế toán trẻ, nhiệt... tiền mặt Bộ máy kế toán của khách sạn được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 2.1: Sơ đồ bộ máy kế toán Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán tiền gửi ngân hàng Kế toán công nợ Kế toán tiền lương và bảo hiểm Kế toán tài sản cố định và chi phí Kế toán tiền mặt Công ty áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung trong chương trình thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán hình thức kế toán nhật ký chung... II THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI KHÁCH SẠN SOFITEL PLAZA HÀ NỘI 2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán: 2.1.1 Mô hình bộ máy: Khách sạn áp dụng chương trình kế toán trên máy nên toàn bộ nhân viên của phòng kế toán đều làm việc trên máy tính Hiện nay Công ty sử dụng phần mềm kế toán Sun System để giảm bớt khối lượng công việc và đáp ứng ngày càng đầy đủ hơn các yêu cầu về thông tin quản lý Khách. .. bộ nhân viên phòng kế toán đều làm việc trên máy vi tính Chương trình kế toán Sun System cho phép khách sạn thiết kế được một hệ thống sổ sách kế toán tổng hợp và chi tiết khá đầy đủ Hàng ngày bộ máy kế toán của khách sạn đã giải quyết nhanh chóng, chính xác và khoa học công việc hạch toán kế toán của khách sạn _Khâu tổ chức hạch toán ban đầu đều đáp ứng yêu cầu kinh tế và pháp lý Các chứng từ bắt buộc... do nhỏ nào đó, khách hàng của khách sạn mất khả năng thanh toán thì đương nhiên hậu quả mà khách sạn phải giải quyết là không nhỏ Phương pháp lập dự phòng: Cuối năm khách sạn tiến hành kiểm tra các khoản phải thu khách hàng, nếu thấy khách hàng nào có khó khăn về tài chính, khách sạn dự đoán số tiền khách hàng không trả được (không có khả năng thanh toán) và lập dự phòng những khách hàng đó Theo thông... mực kế toán mới nên việc hạch toán được tiến hành nhanh gọn, chính xác đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời phục vụ cho công tác quản lý của doanh nghiệp Xuất phát từ đặc điểm kinh doanh và tổ chức hệ thống kinh doanh khách sạn Sofitel Plaza Hà Nội đã chọn hình thức bộ máy kế toán tập trung Theo hình thức này toàn khách sạn chỉ lập một phòng tài chính duy nhất để thực hiện toàn bộ công tác kế toán, ... thực tế của khách sạn là nghiệp vụ phát sinh tương đối nhiều nên hình thức sổ kế toán phù hợp với khách sạn là hính thức nhật ký chung nhưng có cải tiến và được thực hiện trên hệ thống máy vi tính nối mạng toàn khách sạn Việc hạch toán được tiến hàng tự động qua máy tính,đảm bảo nhanh chóng chính xác Chương trình kế toán Sun System cho phép khách sạn thiết kế được một hệ thống sổ sách kế toán tổng hợp... chuẩn mực kế toán do Bộ tài chính ban hành Phần kế toán chi tiết được thực hiện rõ ràng cụ thể đối với từng đối tượng khách hàng, từng loại dịch vụ đảm bảo phục vụ tốt và kịp thời theo yêu cầu quản lý của khách sạn 3.2 Một số hạn chế còn tồn tại trong công tác kế toán: Ngoài những điểm mạnh nêu trên, công tác hạch toán kế toán của khách sạn vẫn còn tồn tại những hạn chế mà đòi hỏi cần được tiến hành hoàn... kế toán ghi vào Sổ nhật kí bán hàng.Sau khi xuất hoá đơn tài chính, kế toán ghi vào Sổ chi tiết công nợ,rồi vào Tổng hợp chi chi tiết TK 131.Sau khi đối chiếu giữa Sổ cái tài khoản 131 đc lập căn cứ từ Sổ nhật kí bán hàng và Sổ tổng hợp chi tiết TK 131, kế toán lập bảng CĐPS rồi lập BCTC Mẫu sổ chi tiết công nợ tại khách sạn được trình bày dưới đây: Khách sạn Sofitel Plaz Hà Nội SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN... chế chi tiêu nội bộ của khách sạn + Định kỳ đánh giá tình hình sử dụng tài sản củakhách sạn theo Quy chế của khách sạn + Phân tích các thông tin kế toán theo yêu cầu của Lãnh đạo khách sạn + Quản lý tài sản cố định, Công cụ dụng cụ, hạch toán theo chế độ hiện hành + Tiến hành các thủ tục, thanh quyết toán các loại thuế với cơ quan thuế + Theo dõi, lập kế hoạch và thu hồi công nợ của khách hàng đầy đủ, . Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại khách sạn Sofitel Plaza Hà Nội. Chương III: Đánh giá thực trạng của khách sạn Sofitel Plaza Hà Nội. Do thời gian nghiên. kho CHƯƠNG IITHỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TỐN KẾ TỐN TẠI KHÁCH SẠN SOFITEL PLAZA HÀ NỘI2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế tốn:2.1.1 Mơ hình bộ máy :Khách sạn áp dụng