Thực trạng tổ chức và hoạt động bộ phận kế toán tại khách sạn Sofitel Plaza Hà Nội

Mô hình bộ máy

Bộ phận kế toán phải kiểm tra kỹ lưỡng tất cả mọi chứng từ đã nhận hoặc đã lập và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh là đúng thì mới dùng chứng từ đó để ghi sổ kế toán. Phòng kế toán gồm có 30 người, do khối lượng giao dịch diễn ra hang ngày là khá lớn nên mỗi phần hành có thể do nhiều người kiêm nhiệm đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời thông tin cho việc quản lý toàn Công ty. - Kế toán trưởng: là người đứng đầu bộ máy kế toán có nhiệm vụ phụ trách chung, chịu trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra các công việc do kế toán viên thực hiện.Chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc và cơ quan chủ quản về số liệu kế toán cung cấp.

- Kế toán tổng hợp: là người tập hợp các số liệu từ các phần hành kế toán để ghi vào sổ cái, sổ nhật ký chung tính số thuế phải nộp và các khoản nộp ngân sách Nhà nước. - Kế toán tiền lương và bảo hiểm: thực hiện tất các các nghiệp vụ liên quan đến việc tính toán, chi trả lương và các khoản bảo hiểm liên quan (BHYT, BHXH, ..). - Kế toỏn TSCĐ, chi phớ: chịu trỏch nhiệm theo dừi ghi chộp tớnh toỏn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình kinh doanh, mở sổ chi tiết lập các bản phân bổ theo yêu cầu quản lý.

Các chính sách, chế độ chung đang áp dụng tại doanh nghiệp

Công ty áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung trong chương trình thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán. • Nguyên tắc, phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác: theo tỷ giá thực tế. + Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: theo phương pháp bình quân gia quyền.

+ Nguyên tắc ghi nhận TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình: theo nguyên giá và giá trị còn lại. • Nguyên tắc chuyển đổi ngoại tệ và các nghiệp vụ dự phòng rủi ro hối đoái: Theo tỷ giá do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. • Nguyên tắc ghi nhận doanh thu: theo chuẩn mực số 14 “ doanh thu và thu nhập khác”.

Vận dụng các yếu tố trong chế độ Kế toán hiện hành

Hàng năm bộ phận kế toán khách sạn lập báo cáo tài chính năm bao gồm Bảng cân đối kế toán và Kết quả hoạt động kinh doanh, Thuyết minh báo cáo tài chính, báo cáo lưu chuyển tiền tệ được gửi đến Cơ quan thuế và Cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền. Báo cáo tài chính của khách sạn đã luôn chứng minh rằng khách sạn đang hoạt động bình thường và cung cấp những thông tin cần thiết cho các cơ quan quản lý, các nhà đầu tư hiện tại và tương lai, các chủ nợ,… về tình. Báo cáo về vốn bằng tiền: tiền mặt tại quỹ theo từng loại tiền, tiền gửi theo từng tài khoản ngân hàng theo từng loại tiền (VNĐ, ngoại tệ các loại).

- Hiện nay khách sạn sử dụng phần mềm kế toán Sun System để giảm bớt khối lượng công việc và đáp ứng ngày càng đầy đủ hơn các yêu cầu về thông tin quản lý. Sun System đỏp ứng yờu cầu phức tạp về quản lý ngoại tệ, theo dừi công nợ theo thời hạn thanh toán, tự động thực hiện các bút toán phân bổ kết chuyển cuối kỳ, lên báo cáo tài chính theo qui định, lên sổ chi tiết, sổ tổng hợp, sổ tài khoản, các báo cáo kế toán. Công ty sử dụng chương trình kế toán Sun System nên cũng mang một số đặc thù riêng, việc chọn lọc hay chọn tiêu thức là do yêu cầu của công tác quản lý, sau khi nhập vào điều kiện lọc thì máy sẽ tự động tính ra các sổ chi tiết, sổ cái phù hợp.

Kế toán xác định chi phí dịch vụ ăn uống

Chi phí nhân công trực tiếp là những khoản về chi phí lao động trực tiếp phải trả cho nhân viên trực tiếp thực hiện dịch vụ gồm các khoản lương chính, lương phụ và các khoản phụ cấp có tính chất lương, các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn. Căn cứ vào chứng từ gốc là Phiếu bán dịch vụ, kế toán xuất hóa đơn tài chính ra, đồng thời với công việc đó kế toán ghi vào Sổ nhật kí bán hàng.Sau khi xuất hoá đơn tài chính, kế toán ghi vào Sổ chi tiết công nợ,rồi vào Tổng hợp chi chi tiết TK 131.Sau khi đối chiếu giữa Sổ cái tài khoản 131 đc lập căn cứ từ Sổ nhật kí bán hàng và Sổ tổng hợp chi tiết TK 131, kế toán lập bảng CĐPS rồi lập BCTC. Kinh doanh khách sạn là loại hình kinh doanh cung cấp dịch vụ nên khách hàng của khách sạn rất đa dạng từ cá nhân cho đến các công ty lớn, vì vậy khách sạn rất khó kiểm soát được khả năng tài chính của khách hàng, đặc biệt là với tình hình thị trường luôn biến động thì chỉ cần một lý do nhỏ nào đó, khách hàng của khách sạn mất khả năng thanh toán thì đương nhiên hậu quả mà khách sạn phải giải quyết là không nhỏ.

Cuối năm khách sạn tiến hành kiểm tra các khoản phải thu khách hàng, nếu thấy khách hàng nào có khó khăn về tài chính, khách sạn dự đoán số tiền khách hàng không trả được (không có khả năng thanh toán) và lập dự phòng những khách hàng đó. Theo thông tư số 13/2006 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự phòng nợ khó đòi, các khoản nợ phải thu phải có chứng từ gốc, có đối chiếu xác nhận nợ của khách hàng. Khách sạn phải dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra hoặc tuổi nợ quá hạn của các khoản nợ và tiến hành lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, kèm theo các chứng cứ chứng minh các khoản nợ khó đòi nói trên.

- Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án. Các khoản nợ phải thu sau khi đã có quyết định xử lý, khách sạn phải theo dừi riờng trờn sổ kế toỏn và ngoại bảng cõn đối kế toỏn trong thời hạn tối thiểu là 5 năm và tiếp tục có các biện pháp để thu hồi nợ.

Kế toán tiền mặt

- Bảng kê chi tiết các khoản nợ phải thu đã xóa để làm căn cứ hạch toán, biên bản đối chiếu nợ được chủ nợ và khách nợ xác nhận. - Sổ kế toán, chứng từ, tài liệu chứng minh khoản nợ chưa thu hồi được, đến thời điểm xử lý nợ doanh nghiệp đang hạch toán nợ phải thu trên sổ kế toán của khách sạn. Để dự phòng phải thu khó đòi, khách sạn dùng tài khoản 1592_ Dự phòng phải thu khó đòi.

Tài khoản này dùng để ghi nhận các nghiệp vụ về lập, xử lý thiết hại do thất thu nợ và hoàn nhập dự phòng đã lập thừa xảy ra trong niên độ báo cáo.