Tổ chức hạch toán kế toán NVL ở Cty In Công Đoàn

Tổ chức hạch toán kế toán NVL ở Cty In Công Đoàn

Lời mở đầu

Trong những năm vừa qua, nhờ thực hiện chính sách mở cửa, diện mạo

nền kinh tế nớc ta ngày một khởi sắc Cơ chế thị trờng thực sự đã mở ra một

b-ớc ngoặt quan trọng, đánh dấu một sự đổi mới từ bên trong nền kinh tế, đồngthời cũng tạo ra nhiều cơ hội thuận lợi cho sự phát triển mạnh mẽ của các

doanh nghiệp Việt Nam trên mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế Các doanh

nghiệp muốn đứng vững trên thị trờng phải chấp nhận cạnh tranh nh là một quyluật tất yếu để từ đó chủ động, sáng suốt vạch ra cho mình một phơng án kinhdoanh đạt hiệu quả kinh tế cao nhất Không những tồn tại mà còn phải pháttriển, phải có tích luỹ để tái sản xuất mở rộng, điều đó đặt ra cho các doanhnghiệp rất nhiều câu hỏi, sản xuất cái gì ? sản xuất nh thế nào? sản xuất cho ai?Làm thế nào để sản phẩm sản xuất đợc thị trờng chấp nhận, thu hút thị hiếutiêu dùng ngày một cao của xã hội với chất lợng cao nhất mà giá cả lại hợp lývà hấp dẫn Hớng tới những mục tiêu đó, các doanh nghiệp sản xuất cần phảikhông ngừng đổi mới, sáng tạo và thực hiện cải tiến trong công tác quản lýđiều hành sản xuất, phải tiến hành đồng bộ các biện pháp quản lý đối với cácyếu tố liên quan đến quá trình sản suất, phải giám sát từ khâu đầu đến khâucuối của quá trình sản xuất, tức là từ thu mua nguyên vật liệu (NVL) và khaithác đợc thị trờng tiêu thụ cho sản phẩm để đảm bảo cho việc bảo toàn, tăngnhanh tốc độ chu chuyển vốn Thực tiễn đã chứng minh, một trong những côngcụ quản lý sắc bén đặc biệt hiệu quả và có vai trò quan trọng không thể thiếu

đối với các doanh nghiệp, đó chính là hạch toán kế toán Trong các doanh

nghiệp sản xuất, chi phí NVL thờng chiếm một tỷ lệ không nhỏ trong tổng giáthành sản phẩm, vì vậy tổ chức hạch toán kế toán NVL là rất cần thiết nhằmcung cấp những thông tin chính xác, kịp thời và toàn diện giúp cho các nhàlãnh đạo, quản lý doanh nghiệp đề ra các biện pháp quản lý NVL nói riêng vàquản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh trong toàn doanh nghiệp nói chungmột cách khoa học, chặt chẽ hợp lý và hiệu quả Từ đó góp phần tiết kiệm chi

phí, hạ thấp giá thành nâng cao hiệu quả Tổ chức kế toán NVL cũng là một

trong những điều kiện chủ yếu để tăng cờng vai trò của kế toán nhằm duy trì vàphát triển doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trờng.

Sau một thời gian thực tập tại công ty in Công Đoàn, thấy rõ đợc tầm

quan trọng của NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh, tính phức tạp khó

khăn của công tác kế toán NVL đợc sự hớng dẫn của thầy giáo:

Trần Đức Vinh và sự giúp đỡ của tập thể cán bộ phòng kế toán công ty in

Công Đoàn, tôi đã đi sâu nghiên cứu đề tài:

“Tổ chức hạch toán kế toán nguyên vật liệu ở công ty in Công Đoàn.”

Nội dung của chuyên đề gồm ba phần:

Phần I: - Cơ sở lý luận của hạch toán nguyên vật liệu ởdoanh nghiệpsản xuất.

Phần II: - Thực trạng hạch toán ở công ty in Công Đoàn.Phần III: - Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện hạchtoán nguyên vật liệu ở công ty in Công Đoàn.

1- Khái niệm và đặc điểm của NVL:

Trong các doanh nghiệp sản xuất, NVL là đối tợng lao động, là mộttrong ba yếu tố không thể thiếu đợc của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chấtcấu thành nên sản phẩm Song không phải đối tợng lao động nào cũng là NVLmà chỉ những đối tợng lao động do tác động bởi lao động có ích của con ngờitạo ra và có thể phục vụ cho quá trình sản xuất hay tái tạo sản phẩm mới chởthành NVL Chẳng hạn nh than đá, dầu khí khi cha khai thác còn nằm tronglòng đất thì mới chỉ là đối tợng lao động, nhng khi đợc khai thác nên để cungcấp cho ngành công nghiệp làm nhiên liệu đốt thì đợc gọi là nguyên vật liệuChính vì vậy mà NVL là đối tợng lao động đã đợc thay đổi do lao dộng có íchcủa con ngời tác động tới.

Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, NVL cóđặc điểm là chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, bị tiêu dùng hoàn toàn vàthay đổi hình thái vật chất ban đầu để hình thành nên thực thể của sản phẩmhay nói cách khác giá trị của NVL đợc chuyển dịch toàn bộ một lần vào sảnphẩm mới tạo ra.

2- Vai trò của NVL trong quá trình sản xuất

NVL có vị trí quan trọng trong quá trình sản xuất Là cơ sở vật chất chủyếu cấu thành nên sản phẩm, NVL chính là yếu tố đầu vào không thể thiếu đểđảm bảo cho quá trình sản xuất đợc diễn ra liên tục, đúng tiến độ kế hoạch vàcó hiệu quả.

Trong các doanh nghiệp sản xuất, chi phí NVL chiếm tỷ trọng lớn trongchi phí sản xuất cũng nh trong giá thành sản phẩm do vậy có thể nói số lợng vàchất lợng NVL có tác động trực tiếp có tính chất quyết định đến số lợng vàchất lợng sản phẩm NVL có đúng số lợng và chất lợng tốt, đúng quy cách mớigóp phần tạo ra những sản phẩm tốt cả về chất lợng và số lợng hoàn thành tốtkế hoạch sản xuất vạch ra Đồng thời, việc giảm chi phí NVL một cách hợp lýmà không ảnh hởng tới chất lợng sản phẩm giúp việc hạ giá thành sản phẩm,tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp

NVL có tầm quan trọng trong quá trình sản xuất và có ảnh hởng khôngnhỏ đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp sản xuất Vìvậy các doanh nghiệp phải quản lý NVL chặt chẽ trong tất cả các khâu, từ khâuthu mua cho đến khấu sử dụng để sản xuất ra sản phẩm, đảm bảo tiết kiệm triệtđể mà vẫn đạt hiệu quả cao.

3- Yêu cầu quản lý đối với NVL

Trong từng khâu luân chuyển của NVL từ khâu thu mua đến khâu bảoquản, dự trữ và sử dụng, yêu cầu đặt ra đối với công tác quản lý là không giốngnhau:

-Khâu thu mua: đòi hỏi quản lý về khối lợng, chất lợng, quy cách, chủngloại, gía cả hợp lý, cả về chi phí mua cũng nh kế hoạch thu mua theo đúng tiếnđộ thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

- Khâu bảo quản tại kho: Phải tổ chức tốt kho tàng bến bãi, trang bị cácphơng tiện cân đong, đo đếm, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từngloại NVL phù hợp với quy mô tổ chức của từng doanh nghiệp, tránh h hỏng,mất mát, lãng phí hao hụt NVL

-Khâu dự trữ: Phải xác định đợc mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loạiNVL một cách hợp lý để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh đọc diễnra bình thờng Không dự trữ quá nhiều gây ra tình trạng ứ đọng vốn cũngkhông dự trữ quá ít làm gián đoạn sản xuất.

-Khâu sử dụng: Đòi hỏi phải sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở cácđịnh mức, dự toán chi phí NVL đã đề ra, đồng thời trong khâu này cần tổ chứcviệc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng NVL một cách đầyđủ, chính xác và kịp thời.

Từ những yêu cầu đặt ra cho thấy việc tăng cờng quản lý NVL là rất cầnthiết, công tác quản lý NVL cần phải không ngừng cải tiến cho phù hợp vớithực tế sản xuất của mỗi doanh nghiệp Và để quản lý NVL đợc tốt cho tổ chứccông tác kế toán NVL là việc làm không thể thiếu đợc

4- Vai trò và chức năng nhiệm vụ của hạch toán NVL

4.1 Vai trò của hạch toán NVL

Hạch toán NVL là công cụ đắc lực giúp cho lãnh đạo doanh nghiệp nắmđợc tình hình và chỉ đạo sản xuất kinh doanh Hạch toán NVL có phản ánhchính xác, đầy đủ, kịp thời về tình hình nhập – xuất – tồn cũng nh về đơn giáthu mua NVL cả về kế hoạch và thực tế để căn cứ vào đó lập kế hoạch cungứng vật t, lập kế hoạch sản xuất kinh doanh và đề ra những biện pháp quản lýthích hợp.

Tổ chức công tác kế toán NVL chính xác, kịp thời không những là cơ sởcung cấp số liệu cho việc hạch toán giá thành sản phẩm mà còn giúp các nhàquản trị doanh nghiệp biết đợc tình hình sử dụng vốn lu động, từ đó có biệnpháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tăng nhanh vòn quay vốn lu động.

4.2- Chức năng nhiệm vụ của hạch toán NVL.

Để đáp ứng đợc yêu cầu quản lý, để thực sự là công cụ quản lý sắc bénvà có hiệu lực, kế toán NVL phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau đây:

-Thực hiện việc đánh giá, phân loại NVL phù hợp với nguyên tắc, yêucầu quản lý thống nhất của nhà nớc và yêu cầu quản trị doanh nghiệp.

- Tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ kế toán phù hợp với phơng pháp kếtoán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổnghợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động của NVL trong quá trình hoạtđộng sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sảnxuất và tính giá thành sản phẩm.

- Giám sát, kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụngnguyên vật liệu Phát hiện, ngăn ngừa và đề xuất những biện pháp xử lý nguyênvật liệu thiếu, thừa ứ đọng, kém phẩm chất để hạn chế đến mức tối đa thiệt hạicó thể xảy ra.

-Tính toán, xác định chính xác số lợng và giá trị NVL thực tế đa vào sửdụng, từ đó phân bổ hợp lý giá trị NVL sử dụng cho các đối tợng tập hợp chiphí.

-Tham gia kiểm kê và đánh giá lại NVL theo chế độ qui định, tham giaphân tích đánh giá trình hình thực hiện kế hoạch mua, tình hình thanh toán vớingời bán, ngời cung cấp và tình hình sử dụng NVL trong quá trình sản xuấtkinh doanh.

-Tóm lại, có thể kết luận rằng tổ chức công tác kế toán NVL là việc làmvô cùng cần thiết phục vụ đắc lực cho công tác quản lý NVL nói riêng và quảnlý sản xuất kinh doanh nói chung ở các doanh nghiệp sản xuất.

II- Những nội dung cơ bản trong tổ chức hạch toán NVL ở doanhnghiệp sản xuất.

1- Phân loại NVL

Phân loại NVL là việc phân chia NVL của doanh nghiệp thành các loại,các nhóm, các thứ theo tiêu thức phân loại nhất định Tùy theo yêu cầu quản lýNVL trong từng doanh nghiệp mà thực hiện việc phân loại NVL cho phù hợp.Thông thờng có các cách phân loại NVL sau đây:

Căn cứ vào nội dung kinh tế và vai trò của chúng trong quá trình sảnxuất kinh doanh thì NVL đợc chia thành các loại sau:

- Nguyên vật liệu chính ( bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài): Đốivới các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu chính là đối tợng lao động chủyếu cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm đợc sản xuất ra nh sắt, théptrong doanh nghiệp chế tạo máy, cơ khí, xi măng, gạch, ngói… trong doanh trong doanhnghiệp xây dựng, giấy, mực trong doanh nghiệp in ấn, bông, sợi trong doanhnghiệp dệt, doanh nghiệp may mặc… trong doanh.

- Vật liệu phụ: Là những vật liệu có tác dụng phụ trong sản xuất, chế tạosản phẩm nh làm tăng chất lợng của nguyên vật liệu chính hay tăng chất lợngsản phẩm, phục vụ cho công tác quản lý, phục vụ cho công tác quản lý, phụcvụ cho sản xuất, cho việc bảo quản bao gói sản phẩm nh các loại thuốc tẩy,thuốc nhuộm trong doanh nghiệp dệt, túi bản, chổi túi, bột chống váng .trong doanh nghiệp in

- Nhiên liệu: là loại vật liệu phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm,cho hoạ động của máy móc thiết bị, phơng tiện vận tải của doanh nghiệp.

- Vật liệu, thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các loại thiết bị cần lắphoặc không cần lắp, các vật kết cấu, các vật t xây dựng dùng cho công tácxây dựng cơ bản trong doanh nghiệp.

- Vật liệu khác: Là loại vật liệu không đợc xếp vào các loại vật liệu trêngồm phế liệu thu hồi trong quá trình sản xuất loại ra nh sắt thép, vải vụn, giấyvụn hay phế liệu thu hồi đợc từ việc thanh lý tài sản cố định

Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết của từng doanhnghiệp mà mỗi loại NVL trên lại đợc chia thành các nhóm một cách cụ thể.Cách phân loại này cho thấy vai trò của từng chủng loại NVL trong quá trìnhtạo ra sản phẩm và là cơ sở để xây dựng các tài khoản cấp ba thích hợp để hạchtoán.

Căn cứ vào mục đích cũng nh nội dung quy định phản ánh chi phí NVLvào các tài khoản kế toán thì NVL đợc chia thành:

- NVL trực tiếp dùng cho sản xuất sản phẩm

- NVL dùng cho các nhu cầu khác nh phục vụ cho quản lý sản xuất, choquản lý doanh nghiệp, cho bán hàng

Cách phân loại này giúp cho kế toán tổ chức các tài khoản để ghi chép,phản ánh chi phí NVL phát sinh trong kỳ và tính toán chi phí NVL cho các đốitợng chịu chi phí một cách chính xác cách phân loại này còn giúp cho doanh

nghiệp thấy rõ khoản chi phí nguyên vật liệu trong chi phí sản xuất sản phẩmtừ đó có biện pháp quản lý, sử dụng tiết kiệm và hiệu quả.

Ngoài hai cách phân loại chủ yếu trên, NVL trong doanh nghiệp sảnxuất còn có thể đợc phân loại căn cứ vào nguồn gốc của chúng nh sau:

- NVL nhập kho do mua ngoài

- NVL do doanh nghiệp tự gia công chế biến- NVL thuê ngoài chế biến

Mỗi cách phân loại đều có tác dụng riêng song phân loại theo nội dungkinh tế và yêu cầu quản trị vẫn là phổ biến.

2-Sổ danh điểm nguyên vật liệu

Trong sổ danh điểm nguyên vật liệu, vật liệu đợc theo dõi theo từng loại,từng nhóm, từng thứ, từng qui cách một cách chặt chẽ giúp cho công tác quảnlý và kế toán ở doanh nghiệp đợc dễ dàng và thống nhất Mỗi loại, mỗi nhómvật liệu đợc qui định một mã riêng, sắp xếp một cách trật tự, khoa học, rấtthuận tiện khi cần tìm những thông tin về một nhóm, một loại vật liệu nào đó.Trong sổ danh điểm vật liệu, bộ mã vật liệu phải chính xác, đầy đủ, khôngtrùng lặp.

Bộ mã vật liệu đợc xây dựng trên cơ sở số hiệu các tài khoản cấp 2 đốivới tài khoản vật liệu:

Vật liệu chính: 1521Vật liệu phụ: 1522Nhiên liệu: 1523

Phụ tùng thay thế: 1524Phế liệu thu hồi: 1528

Trong mỗi tài khoản cấp 2 lại đợc phân thành nhóm và đặt mã số vật liệucho mỗi loại tuỳ theo nhu cầu, số lợng vật liệu của từng doanh nghiệp

3- Đánh giá nguyên vật liệu

Đánh giá NVL là dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật liệutheo những phơng pháp nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực, thống nhất.

Phơng pháp đánh giá NVL hợp lý có ý nghĩa quan trọng đối với công táckế toán NVL trong việc thực hiện chức năng nhiệm vụ mà yêu cầu quản lý vàhạch toán đề ra Về nguyên tắc, NVL phải đợc đánh giá theo trị giá vốn thựctế, có nghĩa là khi nhập kho phải tính toán và phản ánh theo giá thực tế, khixuất kho cũng phải xác định giá thực tế xuất kho theo những phơng pháp quiđịnh Tuy nhiên để đơn giản và giảm bớt khối lợng ghi chép, tính toán hàngngày, nhiều doanh nghiệp đã sử dụng giá hạch toán để hạch để hạch toán tìnhnhập xuất NVL, dù đánh giá theo giá hạch toán, kế toán vẫn phải đảm bảo việcphản ánh tình hình nhập xuất NVL trên các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp theogiá thực tế.

3.1- Đánh giá NVL theo giá thực tế

3.1.1 Đánh giá NVL theo giá thực tế nhập kho

Tuỳ theo từng nguồn nhập mà trị giá thực tế của NVL nhập kho đợc xácđịnh nh sau:

Đối với NVL mua ngoài nhập kho:

Trị giá thực tếgiá mua ghi chiết khấu thơng mại

Giá mua ghi trên hoá đơn gồm cả thuế nhập khẩu( nếu có) cộng với cácchi phí thu mua thực tế Chi phí thu mua thực tế bao gồm chi phí vận chuyển,bốc xếp, bảo quản, phân loại, NVL từ nơi mua về đến kho của doanhnghiệp, công tác phí của cán bộ thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lậpvà số hao hụt tự nhiên trong định mức (nếu có)

- Trờng hợp doanh nghiệp mua NVL dùng vào sản xuất, kinh doanhhàng hoá, dịch vụ chịu thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thì giá trị củaNVL mua vào đợc phản ánh theo giá mua cha có thuế GTGT Thuế GTGT đầuvào khi mua NVL và thuế GTGT đầu vào của dịch vụ vận chuyển, bốc xếp, đợc khấu trừ và hạch toán vào TK 133 “Thuế GTGT đợc khấu trừ “ (1331).

-Trờng hợp doanh nghiệp mua NVL dùng vào sản xuất, kinh doanh hànghoá, dịch vụ chịu thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp hoặc không thuộc đốitợng chịu thuế GTGT, hoặc dùng cho hoạt động sự nghiệp, phúc lợi, dự án thìgiá trị của NVL mua vào đợc phản ánh theo tổng giá thanh toán bao gồm cảthuế GTGT đầu vào không đợc khấu trừ (nếu có).

Ngoài ra, hàng tồn kho, các khoản chiết khấu thơng mại và giảm giáhàng mua do hàng mua không đúng qui cách, phẩm chất đợc trừ khỏi chi phíthu mua.

Đối với NVL doanh nghiệp tự gia công chế biến:

Trị giá thực tế= Trị giá thực tế N VL + Chi phí gia công

NVL nhập kho xuất gia công chế biến chế biến

Đối với NVL gia công chế biến:

Trị giá thực tế Trị giá thực tế Chi phí Số tiền phải NVLnhập = N VL xuất + vận chuyển + trả cho đơn

kho do thuê thuê gia công NVL vị nhận gia

ngoài gia công chế biến ( đi và về ) công chế biến

Đối với NVL do nhà nớc cấp: Giá vật liệu là giá trị ghi trên biên bản bàngiao.

Đối với NVL đợc biếu tặng: Giá vật liệu là giá vật liệu đợc biếu tặnghoặc giá trị vật liệu tơng đơng trên thị trờng cộng chi phí tiếp nhận (nếu có).

Đối với NVL nhập kho từ nguồn liên doanh liên kết thì trị giá vốn thựctế của nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh là giá do hội đồng liên doanhđánh giá.

Đối với phế liệu thu hồi thì đợc đánh giá theo giá ớc tính của doanhnghiệp ( giá thực tế có thể sử dụng đợc hoặc bán đợc ).

3.1.2-Đánh giá NVL theo giá thực tế xuất kho

NVL thờng đợc thu mua và nhập kho từ nhiều nguồn khác nhau, do vậygiá thực tế của từng đợt nhập kho cũng khác nhau Vì thế khi xuất kho NVL,kế toán phải tính toán chính xác giá thực tế NVL xuất kho cho các nhu cầu,đối tợng sử dụng khác nhau theo đúng phơng pháp tính giá thực tế xuất khoNVL đã đăng ký áp dụng và phải đảm bảo tính nhất quán trong cả niên độ kếtoán.

Để tính giá thực tế của NVL xuất kho, có 4 phơng pháp sau:

- Tính theo giá thực tế bình quân gia quyền: Theo phơng pháp này, giátrị của từng loại NVL đợc tính theo giá trị trung bình của từng loại NVL tơngứng đầu kỳ với giá trị từng loại NVL đợc nhập trong kỳ Giá trị trung bình cóthể đợc tính theo thời kỳ hoặc mỗi khi nhập một lô NVL về, phụ thuộc vào tìnhhình của doanh nghiệp.

Đơn giá thực tế bình quân cuối kỳ của NVL xuất kho đợc tính theo côngthức:

Trị giá thực tế Trị giá thực tếĐơn giá NVL tồn đầu kỳ NVL nhập trong kỳ

Ưu điểm của phơng pháp này: Cuối kỳ, kế toán không phải điều chỉnh vìgiá trị hàng tồn kho cuối kỳ sát với thực tế trên thị trờng Tính toán theo phơngpháp này có độ chính xác cao.

Nhợc điểm của phơng pháp này: Tính toán phức tạp và mất nhiều thờigian, thích hợp với doanh nghiệp có qui mô nhỏ, sử dụng ít NVL nhập xuấtkhông thờng xuyên.

- Tính theo giá thực tế đích danh: Phơng pháp này đòi hỏi các doanhnghiệp phải quản lý theo dõi NVL theo từng lô hàng Khi xuất kho NVL thuộclô hàng nào thì căn cứ vào số lợng xuất kho và đơn giá nhập kho thực tế củatừng lô hàng để tính giá thực tế xuất kho.

Ưu điểm: Thuận tiện cho kế toán trong việc tính giá NVL, phản ánh đợccác mối quan hệ giữa hiện vật và giá trị.

Nhợc điểm: Phải theo dõi chi tiết NVL nhập kho theo từng lần nhập.Theo phơng pháp này giá trị thực tế của NVL xuất kho sẽ không sát với giáthực tế trên thị trờng.

Phơng pháp tính theo giá đích danh đợc áp dụng đối với doanh nghiệp cóít loại NVL hoặc NVL ổn định và nhận diện đợc.

- Tính theo phơng pháp nhập trớc, xuất trớc (FIFO): Phơng pháp nhập ớc, xuất trớc áp dụng dựa trên giả định là số NVL nào nhập kho trớc thì đợcxuất trớc và NVL tồn lại cuối kỳ là NVL đợc nhập kho cuối cùng Theo phơngpháp này thì giá trị NVL xuất kho đợc tính theo giá của lần nhập kho ở thờiđiểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, còn giá trị của NVL tồn kho đợc tính theo giácủa lần nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho.

tr-Phơng pháp này thích hợp với điều kiện giá cả ổn định, đảm bảo thu hồivốn cho doanh nghiệp trong trờng hợp đơn giá thực tế của từng lần nhập kho cóxu hớng giảm dần.

- Tính theo phơng pháp nhập sau, xuất trớc (LIFO): Phơng pháp nhậpsau xuất trớc áp dụng dựa trên giả định số NVL nhập kho sau thì đợc xuất trớcvà NVL còn lại cuối kỳ là NVL đợc nhập trớc Theo phơng pháp này thì giá trịNVL xuất kho đợc tính theo giá của lần nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị củaNVL tồn kho đợc tính theo giá của lần nhập đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồnkho.

Phơng pháp này thích hợp trong trờng hợp đơn giá thực tế NVLtừng lần nhập kho có xu hớng tăng dần, đảm bảo thu hồi vốn nhanh và ít tồnkho.

3.1.3- Đánh giá NVL theo giá hạch toán

Giá hạch toán của NVL là loại giá do doanh nghiệp qui định và đợc sửdụng trong một thời gian dài, ít nhất là một kỳ hạch toán.

Việc đánh giá NVL theo giá hạch toán phát huy tác dụngtrong các doanhnghiệp có qui mô lớn, khối lợng, chủng loại NVL nhiều, tình hình nhập xuấtdiễn ra hàng ngày, giá cả NVL có nhiều biến động, mà việc hạch toán NVLtheo giá thực tế trở nên phức tạp, tốn nhiều công sứcvà có khi không thể thựchiện đợc.

Trong trờng hợp này, kế toán sử dụng phơng pháp hệ số giá để tính trị giávốn thực tế của NVL xuất và tồn kho Hằng ngày kế toán phản ánh tình hìnhnhập xuất NVL theo giá hạch toán vào các sổ chi tiết Cuối kỳ hạch toán, đảmbảo tuân thủ nguyên tắc giá vốn thực tế, kế toán thực hiện điều chỉnh giá hạchtoán theo giá thực tế để có số liệu ghi vào các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp vàcác báo cáo kế toán

Việc điều chỉnh đợc tiến hành nh sau: Xác định hệ số giá giữa giá vốnthực tế với giá hạch toán của NVL hiện còn đầu kỳ và nhập trong kỳ theo côngthức:

Trị giá thực tế NVL tồn đầu kỳ + Trị giá thực tế NVL nhập trong kỳHệ số giá =

Trị giá hạch toán NVL tồn đầu kỳ + Trị giá hạch toánNVL nhập trong kỳ

Tuỳ thuộc vào đặc điểm, yêu cầu và trình độ quản lý NVL của doanhnghiệp mà hệ số giá có thể tính theo từng nhóm, loại NVL

Căn cứ vào hệ số giá và trị giá hạch toán của NVL xuất kho trong kỳ đểtính trị giá vốn thực tế của NVL xuất trong kỳ theo công thức:

của NVL = Hệ số giá X của NVL

Từng cách đánh giá và phơng pháp đánh giá trị giá thực tế NVL xuất khocó nội dung, u nhợc điểm và những điều kiện áp dụng nhất định Do vậy, mỗidoanh nghiệp phải căn cứ vào khả năng trình độ nghiệp vụ của đội ngũ cán bộkế toán, xử lý thông tin mà nghiên cứu để đăng ký áp dụng phơng pháp thíchhợp cho doanh nghiệp.

4-Tổ chức hạch toán chi tiết NVL

4.1-Chứng từ kế toán sử dụng

Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanhcủa doanh nghiệp liên quan đến việc nhập xuất NVL đều phải đợc lập chứng từkế toán một cách kịp thời, đầy đủ và chính xác theo đúng chế độ quy định ghichép ban đầu về NVL.

Các chứng từ về kế toán NVL bao gồm:

-Hoá đơn cớc phí vận chuyển - -Hoá đơn bán hàng- Phiếu xuất kho vận chuyển

Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng theo qui định của nhà nớc, cácdoanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán nh:

- Phiếu xuất NVL theo hạn mức- Biên bản kiểm nghiệm NVL- Phiếu báo NVL còn lại cuối kỳ

Và các chứng từ khác tuỳ tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp Cácchứng từ bắt buộc phải lập kịp thời đầy đủ theo đúng qui định

4.2-Sổ kế toán chi tiết NVL

Tổ chức kế toán chi tiết NVL, tuỳ thuộc vào phơng pháp kế toán chi tiếtáp dụng trong doanh nghiệp để sử dụng các sổ (thẻ) kế toán chi tiết sau:

- Sổ (thẻ) kho - Sổ (thẻ) kế toán chi tiết NVL

Sổ (thẻ) kho đợc sử dụng theo dõi số lợng nhập, xuất, tồn kho của từngthứ NVL theo từng kho Thẻ kho do phòng kế toán lập và ghi các chỉ tiêu: Tên,nhãn hiệu, quy cách, sau đó giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày.

Sổ (thẻ) kế toán chi tiết, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số d sử dụng đểhạch toán từng lần nhập, xuất, tồn kho NVL về mặt giá trị hoặc cả hai mặt lợngvà giá trị Ngoài ra còn có thể sử dụng các bảng kê nhập, xuất, bảng tổng hợpnhập, xuất, tồn kho NVL nhằm phục vụ cho việc ghi sổ kế toán đợc nhanhchóng, kịp thời.

4.3- Các phơng pháp kế toán chi tiết4.3.1- Phơng pháp ghi thẻ song song

- ở kho: Việc ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho NVL hàng ngày do thủkho tiến hành ghi trên thẻ kho và chỉ ghi theo số lợng Thẻ kho do kế toánNVL lập và giao cho thủ kho để ghi chép mỗi loại NVL vào một thẻ kho Khinhận các chứng từ nhập, xuất NVL thủ kho phải tiến hành kiểm tra tính hợppháp, hợp lý của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, xuất vào chứngtừ và thẻ kho Cuối ngày tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho Định kỳ, thủ khogửi các chứng từ nhập, xuất đã đợc phân loại theo từng thứ NVL về phòng kếtoán.

ở phòng kế toán: kế toán sử dụng sổ (thẻ) chi tiết NVL để ghi chép tìnhhình nhập, xuất, tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị của từng thứ NVL.Cuối tháng, kế toán cộng sổ chi tiết NVL và kiểm tra đối chiếu với thẻ kho Đểcó số liệu kiểm tra, đối chiếu với kế toán tổng hợp, cần phải tổng hợp số liệu kếtoán chi tiết từ các sổ (thẻ) chi tiết NVL vào bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồnNVL theo từng nhóm, loại NVL.

Sơ đồ trình tự kế toán NVL m theo phơng pháp ghi thẻ song song:

toán

Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra

Ưu điểm: ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu, quản lý chặt NVLNhợc điểm: ghi chép nhiều, trùng lặp giữa thủ kho và kế toán, hạn chếchức năng kiểm tra của kế toán do kiểm tra, đối chiếu chỉ tiến hành vào cuốitháng.

Điều kiện áp dụng:Thích hợp trong các doanh nghiệp có ít chủng loạiNVL, các nghiệp vụ nhập, xuất ít, phát sinh không thờng xuyên và trình độ củanhân viên kế toán cha cao.

4.3.2- Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển

ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép giống nh phơng pháp ghithẻ song song.

ở phòng kế toán: kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tìnhhình nhập, xuất, tồn của từng NVL ở từng kho dùng cho cả năm, đợc ghi mỗitháng một lần vào cuối tháng Để có số liệu kế toán phải lập bảng kê chứng từnhập, xuất do thủ kho gửi lên Cuối tháng kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đốichiếu luân chuyển, thẻ kho và sổ kế toán tổng hợp.

Sơ đồ trình tự kế toán chi tiết NVL theo phơng pháp sổ đối chiếu luânchuyển.

Ưu điểm: Khối lợng ghi chép giảm do chỉ ghi một lần vào cuối thángNhợc điểm: Ghi sổ trùng lặp giữa thủ kho và kế toán về chỉ tiêu số lợng.Chức năng kiểm tra của kế toán bị hạn chế do chỉ kiểm tra một lần vào cuốitháng.

Bảng kê xuấtSổ đối chiếu

luân chuyểnBảng kê nhập

Điều kiện áp dụng: Các doanh nghiệp có khối lợng chủng loại NVL,nghiệp vụ nhập, xuất NVL ít, trình độ nhân viên kế toán thấp.

Sơ đồ trình tự kế toán NVL theo phơng pháp ghi sổ số d:

Ghi cuối thángĐối chiếu, kiểm tra

Ưu điểm: Không bị ghi trùng lắp giữa thủ kho và kế toán, giảm bớt khốilợng ghi chép, công việc tiến hành dàn đều trong tháng.

Nhợc điểm: Chỉ ghi chỉ tiêu thành tiền ở phòng kế toán nên khi cầnthông tin về nhập, xuất, tồn phải dựa vào thẻ kho Việc kiểm tra gặp nhiều khókhăn.

Điều kiện áp dụng: áp dụng với doanh nghiệp có nghiệp vụ nhập, xuấtNVL thờng xuyên, nhiều chủng loại và đã xây dựng hệ thống danh điểm NVL,hệ thống đơn giá hạch toán hợp lý Nhân viên kế toán có trình độ, thủ kho cóchuyên môn, có ý thức trách nhiệm.

* Tài khoản kế toán sử dụng

Kế toán sử dụng một số tài khoản sau:Thẻ kho

xuấtBảng kê

xuấtBảng kê nhập

Bảng kê tổng hợpnhập, xuất, tồn NVL

Sổ số d

Tk 152 – “nguyên vật liệu”: Dùng theo dõi giá thực tế của toàn bộ NVLhiện có, tăng, giảm qua kho của doanh nghiệp theo giá trị thực tế

Bên nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng nguyên vật liệu trongkỳ.

Bên có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm nguyên vật liệutrong kỳ.

D nợ: Phản ánh giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho.

Tuỳ theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp có thể mở các tài khoản cấp2, 3 cụ thể:

TK 1521: NVL chínhTK 1522: NVL phụTK 1523: Nhiên liệu

TK 1524: Phụ tùng thay thếTK 1528: NVL khác

Kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khác nh: TK 111, Tk 112,Tk 113, Tk 627, Tk 621, Tk 642,

Phơng pháp kế toán tổng hợp các trờng hợp tăng giảm NVL

Trờng hợp doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ:

Tk 151 Tk 152 Tk 621hàng nhập kho NVL xuất dùng cho

đi đờng kỳ trớc sản xuất sản phẩm

mua NVL trả tiền ngay xuất NVL phục vụ sản Tk133 xuất, bán hàng, QLDN

mua NVL cha trả tiền xuất bán trực tiếp, gửi bán

thuế nhập khẩu NVL giảm giá hàng mua phải nộp ngân sách trả lại ngời bán

nhận góp vốn liên doanh

Tk 154 Tk154 nhập kho NVL thuê xuất thuê ngoài gia công

ngoài gia công chế biếnchế biến

nhận lại vốn góp liên doanh xuất góp vốn liên doanh

Tk 338(3381) Tk 138(1381) phát hiện thừa khi kiểm kê phát hiện thiếu khi kiểm kê

TK 621,627,641,642 NVL xuất cho SXKD

5.2- Kế toán tổng hợp NVL theo phơng pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK)

Phơng pháp KKĐK là phơng pháp theo dõi, phản ánh thờng xuyên tìnhhình nhập, xuất NVL trên các tài khoản hàng tồn kho tơng ứng Phơng phápnày chỉ áp dụng đối với các xí nghiệp t nhân, doanh nghiệp có qui mô nhỏ, hệthống quản lý nghiệp vụ phải chặt chẽ.

* Tài khoản kế toán sử dụng

- Tk 152: Dùng kết chuyển trị giá thực tế NVL tồn kho đầu kỳ và cuốikỳ vào TK 611.

- Tk 611: Dùng để phản ánh giá trị thực tế của vật t hàng hoá mua vàovà xuất dùng trong kỳ Tài khoản này cuối kỳ không có số d.

Ngoài ra kế toán NVL theo phơng pháp KKĐK cũng sử dụng các tàikhoản liên quan khác giống nh phơng pháp KKTX.

Công thức xác định trị giá thực tế NVL xuất dùng trong kỳ:

Trị giá thực tế Trị giá thực tế Trị giá thực tế Trị giá thực tế

* Phơng pháp kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu

Trờng hợp doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ:

NVL tự sản xuất hoặc thuê NVL xuất kho thuê ngoài

Tk 138,334,632giá trị thiếu hụt mất mát

Tk 412 Tk 412

Trờng hợp doanh nghiệp áp dụng tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp:

6- Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho:

Cuối niên độ kế toán kiểm kê hàng tồn kho rồi so sánh giá trị hàng tồnkho ghi trên sổ sách kế toán với giá thị trờng của hàng tồng kho vào ngày cuốicùng của năm.

Nếu giá thị trờng nhỏ hơn thì lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theogiá chênh lệch

Mức dự phòng Số lợng vật t Giá vật t hàng Giá vật t hàng

giảm giá hàng = hàng hoá X hoá trên sổ- hoá trên thị

Chỉ đợc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho những loại hàng tồnkho.

Những loại vật t hàng hoá đợc dự phòng giảm giá là loại vật t hàng hoámà doanh nghiệp đợc phép kinh doanh, phải đủ căn cứ chứng từ hoá đơn hợp lệvà thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp.

Khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho đợc hạch toán vào chi phí quảnlý doanh nghiệp.

Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho đối với khoản dự phònggiảm giá hàng tồn kho đối với khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lậpmà không xảy ra đợc hoàn nhập dự phòng và đợc hạch toán giảm giá vốn hàngbán.

Tk sử dụng: Tk 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.Các tài khoản liên quan khác: Tk: 632

Sơ đồ hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho:

trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho vào cuối

niên độ kế toánHàng nhập

7- Các hình thức sổ kế toán sử dụng trong hạch toán tổng hợp NVL

- Hình thức sổ kế toán nhật ký chung + Sổ nhật ký chung

+ sổ cái

+ Các sổ (thẻ) kế toán chi tiết

- Hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ + Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

+ Sổ cái

+ sổ (thẻ) kế toán chi tiết

- Hình thức sổ kế toán nhật ký sổ cái

+ Các sổ (thẻ) kế toán chi tiết

- Hình thức sổ kế toán nhật ký chứng từ + Nhật ký chứng từ

1/ Quá trình hình thành và phát triển của công ty

“Công ty in Công Đoàn” là doanh nghiệp nhà nớc thuộc tổng liên đoàn

lao động Việt Nam

Địa chỉ công ty tại: số 169 Tây sơn – Hà Nội

Nguồn vốn của công ty do: - Ngân sách cấp - Nguồn vốn vay

- Nguồn vốn tự bổ xung

Lĩnh vực kinh doanh: In tổng hợp các loại sách báo, tạp chí Tổng số cán bộ công nhân viên của công ty: 270 ngời

Trong đó nhân viên quản lý có : 35 ngời

Công ty đợc thành lập trong thời kỳ chống Pháp Tiền thân của công ty

là “nhà in Công Đoàn” đợc thành lập ngày 22 tháng 8 năm 1946 tại xóm Mẫu,thôn Cao Văn, huyện Đại Từ, tỉnh Thái Nguyên Nhiệm vụ chủ yếu của công tylúc đó là in các tài liệu, sách báo phục vụ công tác tuyên truyền của Đảng củacông đoàn Việt Nam trong thời kỳ kháng chiến chống Pháp.

Buổi đầu thành lập với cơ sở vật chất nghèo nàn lạc hậu, tới nay nhà

máy đã phát triển thành công ty lớn mạnh với nhiều trang thiết bị máy móchiện đại.

Năm 1965, nhà in lao động đợc tổng liên đoàn lao động Việt Nam cho

phép đầu t một dây truyền hai máy in cuộn để in báo lao động bằng nguồn vốnviện trợ của Tổng công hội Trung Quốc.

Năm 1972 đế quốc Mỹ mở rộng phá hoại miền Bắc, trớc tình hình đó,

ban bí th trung ơng quyết định trng dụng hai máy in cuộn của công ty để xâydựng cơ sở dự phòng in báo Nhân Dân tại Hoà Bình, phần lớn máy móc thiết bịcùng với một số cán bộ công nhân viên đợc đa vào tăng cờng cho công đoàngiải phóng, số còn lại tiếp tục hoạt động và đổi tên thành “xởng in công đoàn”.

Sau năm 1986, với sự đổi mới kinh tế theo cơ chế thị trờng, công ty đã

gặp rất nhiều khó khăn, nhng đợc sự quan tâm lãnh đạo kịp thời của Đảng vàBộ văn hoá, với truyền thống cách mạng và sáng tạo của toàn ngành, công tyđã nỗ lực vơn lên khắc phục và vợt qua những khó khăn, lúng túng ban đầu đểthích nghi dần, thực hiện đổi mới quản lý, đổi mới sản xuất, từng bớc vơn lêntự khẳng định mình bằng những sản phẩm in đứng vững trên thị trờng

Năm 1991 – 1994, ngành in Việt Nam có chủ trơng đổi mới công nghệ,

loại bỏ công nghệ lạc hậu năng xuất thấp bằng công nghệ mới in offset tiêntiến hiện đại năng xuất gấp 20 lần sắp xếp chữ thủ công truyền thống trớc đây.

Tháng 5 năm 1994 đoàn chủ tịch liên đoàn lao động Việt Nam ra quyết

định số 446/TLĐ ngày 14 tháng 5 năm 1994 phê duyệt dự án cho phép công tyđầu t nâng cấp mở rộng bằng vốn vay ngoại tệ là 600.000 USD của ngân hàngđầu t phát triểnViệt Nam, để đầu t đổi mới công nghệ và đổi tên thành “xíngiệp in Công Đoàn”.

Năm 1997 “xí nghiệp in Công Đoàn” đổi tên thành “công ty in Công

Đoàn” theo quyết định số 717/TLĐ ngày 10 tháng 9 năm 1997

Trải qua 55 năm xây dựng và trởng thành, lúc tập trung với quy mô lớn,

khi phân tán nhỏ để đáp ứng nhiệm vụ của Đảng và tổng liên đoàn giao cho.

Công ty in Công Đoàn là đơn vị trực thuộc tổng liên đoàn lao động Việt

Nam, sản phẩm chủ yếu của công ty là các ấn phẩm nh các loại báo, tạpchí, phục vụ cho công tác t tởng văn hoá của tổng liên đoàn lao động ViệtNam và các tổ chức xã hội

Ngoài ra công ty còn là nơi cung cấp một khối lợng lớn ấn phẩm cho các

nhà xuất bản : nhà xuất bản giáo dục, nhà xuất bản lao động, nhà xuất bản kimđồng, các tài liệu thờng xuyên và đột xuất của tổng liên đoàn lao động ViệtNam, các cơ quan và địa phơng trên cả nớc.

Trong những năm gần đây, công ty đã đạt đợc một số thành tựu sau :

03 Hoàn trả gốc muaMáy CORMAN

7.197.000.0001.052.000DEM

2/ Đặc điểm về quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm củaCông ty in Công Đoàn:

Công ty in Công Đoàn có một dây chuyền công nghệ in hiện đại công

nghệ in OFFST Với công nghệ in này, quy trình sản xuất sản phẩm bao gồmnhững công đoạn sau:

- Giai đoạn chế bản: Căn cứ vào yêu cầu của khách hàng và đặc tính

của tài liệu để sắp xếp các thông tin văn bản và hình ảnh trên trang in và tạo rabản in mẫu chuẩn bị cho quá trình in hàng loạt Sản phẩm của giai đoạn nay làcác bức phim in hoặc bản in kẽm.

- Giai đoạn in hàng loạt ( Phân xởng in offset ): Giai đoạn này nhận

bản in từ phân xởng chế bản điện tử, kết hợp giấy in, bản in, mực in, tiếnhành in hàng loạt trên các máy in offset để tạo trang in Các trang in sẽ đợckiểm tra chất lợng ngay tại phân xởng in offset để loại bỏ ngay các trang inkhông đạt yêu cầu Sản phẩm của giai đoạn này là các trang in hoàn chỉnh, đạttiêu chuẩn về chất lợng, kỹ thuật và thẩm mỹ theo yêu cầu của khách hàng.

- Giai đoạn hoàn thiện ấn phẩm: Giai đoạn này nhận các trang in từ

phân xởng in offset đa lên các máy cẳt, dỗ tạo ra các trang in nhỏ hơn để đavào gấp thành các tay in của ấn phẩm Các tay in sẽ đợc soạn thảo theo thứ tựtạo thành quyển Các quyển đợc đa lên máy khâu gáy sau đó mang sang ép bìa.Sản phẩm của giai đoạn này là các ấn phẩm hoàn chỉnh theo yêu cầu của kháchhàng và có thể lu hành trên thị trờng.

Tơng ứng với ba giai đoạn của công nghệ in OFFSET, cơ cấu sản xuất

của công ty đợc chia làm ba phân xởng chính:

- Phân xởng chế bản: Có nhiệm vụ tạo ra các bản in mẫu, đợc sắp xếp

theo một trật tự nhất định để phục vụ cho quá trình tiếp theo Công việc củaphân xởng này đòi hỏi sự chính xác, tỉ mỉ cao.

- Phân xởng in OFFSET: Từ những bản in mẫu, thực hiện công đoạn

in trên giấy và chịu trách nhiệm chính về chất lợng sản phẩm.

- Phân xởng đóng sách: Có nhiệm vụ hoàn trỉnh sản phẩm đã in, đóng

gói, kiểm tra chất lợng và số lợng sản phẩm.

Cả ba phân xởng trên đợc đặt dới sự điều hành và giám sát chung của

phòng kỹ thuật cơ điện.

Sơ đồ quy trình công nghệ in ở công ty in Công ĐoànTài liệu cần in

Phân xởng chế bản

Vi tính ( đánh chữ ) Phân màu ảnh in

Bình bản

Phơi bản

Phân xởng in offset

In

Kiểm tra chất lợng

Phân xởng đóng sách

Dỗ Cắt Gấp Soạn Khâu Vào bìa

ấn phẩm hoàn chỉnh

3/ Tổ chức sản xuất:

Đối với các doanh nghiệp sản xuất, tổ chức hoạt động kinh doanh là

nhân tố cơ bản ảnh hởng trực tiếp đến công tác tổ chức hạch toán kế toán.Sơ đồ tổ chức bộ máy sản xuất

Nhập kho

4/ Tổ chức bộ máy quản lý của công ty

Là một doanh nghiệp hạch toán kinh doanh độc lập, công ty in

Công đoàn đã xây dựng một bộ máy quản lý phù hợp với quy mô sảnxuất và đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty.

Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty in Công đoàn

Khách

hànghoạchP kế PX Chế bảnOFFSETPX In PX đóngsách Thànhphẩm

Vật t

Ghi chú:

: Quan hệ chỉ đạo

: Quan hệ thông tin phối hợp

P.kế toántài vụ

P kỹ thuật cơ

điện, K hoạch VTP tổ chứccán bộ

P.viTính

Chức năng, nhiệm vụ của ban giám đốc và các phòng ban:

- Giám đốc: Là ngời có quyền quyền quyết định cao nhất trong công

ty Giám đốc công ty do tổng liên đoàn lao động Việt Nam bổ nhiệm, chịutrách nhiệm trớc cơ quan cấp trên, trớc pháp luật về các hoạt động sản xuấtkinh doanh của công ty

- Phòng tổ chức hành chính: Có chức năng tham mu cho giám đốc về

công tác tổ chức bộ máy, tổ chức quản lý sản xuất, quản lý đội ngũ cán bộcông nhân viên trong công ty, điều động sắp xếp lao động, thực hiện cácchính sách tiền lơng đối với ngời lao động Ngoài ra còn thực hiện công tácbảo hộ lao động, công tác bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội đối với ngời laođộng.

- Phòng kế hoạch vật t: Là nơi quan hệ trực tiếp với khách hàng và

chịu trách nhiệm với cấp trên và khách hàng về chất lợng sản phẩm, về thờigian hoàn thành hợp đồng, về định mức tiêu thu vật t cho quá trình sản xuất.Xây dựng kế hoạch sử dụng vốn, kế hoạch năng suất lao động sau đó triểnkhai thực hiện ở các phân xởng làm công tác đIũu độ sanr xuất Xác định nhucầu tiêu dùng của thị trờng,đIũu tra khai thác nguồn hàng.

- Phòng kế toán tài vụ: Tham mu cho giám đốc tổ trức chỉ đạo thực

hiện công tác kế toán và thống kê, đồng thời kiểm tra kiểm soát công tác tàichính của công ty Phòng kế toán tài vụ có trách nhiệm quản lý các nguồnvốn có hiệu quả, thanh toán các hợp đồng kinh tế phát sinh trong quá trìnhhoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, lập kế hoạch giá thành, sôa lợngin ấn, doanh thu của công ty, cung cấp số liệu cho việc điều hành sản xuất,kiểm tra và phân tích hoạt động tàI chính, lập báo cáo quyết toán hàng quý,năm theo quy định.

- Phòng kỹ thuật cơ điện: Chịu trách nhiệm về kỹ thuật in, quản lý và

ban hành các quy trình công nghệ của sản phẩm in, kiểm tra đôn đốc các bộphận thực hiện tốt các quy trình công nghệ, hớng dẫn kỹ thuật sản xuất tớitừng bộ phận và theo dõi quá trình thực hiện Chịu trách nhiệm bảo dỡng vàsửa chữa máy móc thiết bị cho toàn công ty để luôn đảm bảo tiến độ in ấn

- Các phân xởng: Là cấp quản lý có nhiệm vụ tổ chức, quản lý mọi

hoạt độngcủa phân xởng mình, hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch của công tygiao phó.

5/ Tổ chức công tác kế toán ở công ty in Công Đoàn Việt Nam

5.1/ Tổ chức bộ máy kế toán

Vận dụng hình thức tổ chức công tác kế toán là một nội dung quan trọng

của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp Việc vận dụng hình thức tổchức công tác kế toán và tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với điều kiện cụ thểcủa doanh nghiệp về cơ cấu sản xuất, tính chất và quy mô sản xuất kinh doanh,

về sự phân cấp quản lý Đã chi phối nhiều đến việc sử dụng cán bộ, nhânviên kế toán và việc thực thiện chức năng phản ánh giữa giám đốc và kế toán.

Trên cơ sở lý luận đó, thực tế ở công ty in Công Đoàn đã lựa chọn và tổ

chức bộ máy kế toán theo mô hình kế toán tập trung phù hợp với trình độ sảnxuất và tổ chức quản lý của công ty Theo mô hình này toàn bộ công tác kếtoán trong công ty ( ghi sổ kế toán tổng hợp, chi tiết, lập báo cáo kế toán, kiểmtoán, ) đều tập trung tại phòng kế toán, ở các phân xởng công ty không tổchức bộ máy kế toán riêng Mọi chứng từ đều đợc tập trung về phòng kế toántài vụ của công ty để xử lý và hệ thống hoá thông tin nhằm phục vụ cho côngtác tài chính của công ty.

Xuất phát từ mô hình tổ chức cũng nh yêu cầu quản trị đặt ra, số

lợng nhân viên kế toán ở phòng kế toán tài vụ của công ty gồm 5 ngời, mỗi ời có một chức năng nhiệm vụ riêng

ng Kế toán trởng: Đồng thời cũng là trởng phòng tài vụ, có nhiệm vụ

phối hợp hoạt động của các nhân viên kế toán, phối hợp hoạt động giữa các nộidung của công tác kế toán nhằm đảm bảo sự thống nhất về mặt số liệu và quytrình kế toán Kế toán trởng còn có nhiệm vụ đôn đốc, kiểm tra công tác củacác nhân viên kế toán và lập kế hoạch công tác cho thời gian tiếp theo

- Thủ quỹ: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình thu chi, tồn quỹ tiền mặt,

tình hình thanh toán nội bộ nh: tạm ứng, thanh toán tạm ứng Đồng thời phụtrách công việc giao dịch, theo dõi, tính toán lãi vay, kế hoạch trả lãi vay vàtiền gốc vay với ngân hàng Hàng tháng, thủ quỹ phải nộp báo cáo quỹ cho kếtoán trởng.

Thủ quỹ theo dõi các tài khoản : TK 111 ; TK 112 ; TK 141 ; TK 311

; TK 341.

- Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ: Tiến hành ghi chép, tính

toán và phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời số lợng và trị giá thực tế củanguyên vật liệu nhập, xuất, kiểm tra việc chấp hành các định mức tiêu hao vậtliệu Cùng với thủ kho, tính toán kiểm tra số lợng và giá trị nguyên vật liệu tồnkho, phát hiện kịp thời, nguyên vật liệu thiếu, thừa, kém phẩm chất giúp côngty có biện phát xử lý kịp thời, hạn chế tối đa thiệt hại có thể xảy ra.

Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo dõi các tài khoản:

TK 152 ; TK 153 (tk 1531; tk 1532) ; TK 621

- Kế toán thanh toán tiền lơng: Kế toán thanh toán có nhiệm vụ theo

dõi các giao dịch của công ty với nhà cung cấp và với khách hàng Hàng tháng,kế toán thanh toán phải lập báo cáo công nợ cho kế toán tổng hợp Kế toánthanh toán theo dõi trên các tài khoản: TK 331 ; Tk 131 (chi tiết theo từng đốitợng ); TK 133 ( tk 1331 ; tk 1332 );TK 333 ( tk 3331 ; tk 3333 ; tk 3334 ; tk3335 ; tk 3338 ; tk 3339 ).

- Kế toán tiền lơng có nhiệm vụ tính chính xác lơng và các khoản trích

theo lơng nh : Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn cho cán bộcông nhân viên trong công ty Kế toán tiền lơng phải lập bảng phân bổ tiền l-ơng và các khoản trích theo lơng chuyển cho kế toán tổng hợp để lập bảngthanh toán lơng cho cán bộ công nhân viên Kế toán tiền lơng theo dõi các tàikhoản: TK 334 ; TK 338 (tk 3381; tk 3382 ; tk 3383 ; tk 3384 ; tk 3388 ); TK622 ; TK 627 ( tk 6271 – tk 6278 ).

- Kế toán tổng hợp: Đồng thời cũng là kế toán tập hợp chi phí và tính giá

thành, có nhiệm vụ tập hợp các số liệu do các nhân viên kế toán khác cung cấp,vào sổ tổng hợp và lập các báo cáo kế toán.

Kế toán tổng hợp theo dõi tất cả các tài khoản còn lại mà công ty sử dụng

nh: TK 211 ; TK 214 ; TK 414 ; TK 415 ; TK 421 ; TK 431 ; TK 511 ; TK 632 ;TK 641 ; TK 642 ; TK 721 ; TK 711 ; TK 911.

Nhìn chung, tuy mỗi nhân viên kế toán có một nhiệm vụ khác nhau song

luôn có sự phối hợp chặt chẽ trong phạm vi chức năng và nhiệm vụ của mỗi ngờinhằm hoàn thành tốt nhiệm vụ chung của cả phòng

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán ở công ty in Công Đoàn

5.2/ Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty in Công Đoàn

Công ty in Công Đoàn áp dụng chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo

quyết định 1141-TC/ QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ tài chính, hình thức

ghi sổ kế toán công ty đang vận dụng là hình thức “ chứng từ ghi sổ “

Đặc điểm chủ yếu của hình thức kế toán này là các nghiệp vụ kinh tế tài

chính phát sinh phản ánh ỏ chứng từ gốc đều đợc phân loại theo các chứng từcùng nội dung, tính chất nghiệp vụ để lập chứng từ ghi sổ trớc khi ghi vào sổkế toán tổng hợp.

Theo hình thức này, việc ghi sổ kế toán tách rời giữa việc ghi theo thứ tự

thời gian ( ghi nhật ký ) và ghi theo hệ thống ( ghi theo tài khoản ), giữa việcghi sổ kế toán tổng hợp và ghi sổ kế toán chi tiết.

Hệ thống sổ kế toán doanh nghiệp áp dụng:- Sổ kế toán tổng hợp:

- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ cái tài khoản

- Sổ kế toán chi tiết: thẻ kho, sổ xuất, nhập vật t, sổ chi tiết thanh toán

với ngời mua,

Trình tự ghi sổ kế toán đợc khái quát nh sau:

Kế toántổng hợp

Kế toán thanh toán

và tiền l ơng Kế toán vật liệu,công cụ dụng cụ Thủ quỹKế toán tr ởng

Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán ở công ty in Công Đoàn

Ghi chú:

Ghi định kỳĐối chiếu

5.3/ Niên độ kế toán, kỳ kế toán.

Niên độ kế toán ở công ty áp dụng theo năm, năm kế toán trùng với năm

dơng lịch ( 1/1/N đến 31/12/N ) Còn kỳ kế toán của công ty áp dụng theo quý.

Hàng quý, công ty tổ chức lập các báo cáo tài chính theo quy định: - Bảng cân đối kế toán

- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh- Thuyết minh báo cáo tài chính

Các báo cáo trên nhằm giúp lãnh đạo công ty kịp thời nắm bắt đợc thực

trạng của công ty Ngoài ra còn cung cấp thông tin cho các đối tợng sử dụngliên quan nh báo cáo đợc gửi đến cục thuế Hà Nội, cục thống kê, tổng liênđoàn lao động Việt Nam, cục quản lý vốn.

5.4/ Phơng pháp kế toán hàng tồn kho.

Công ty in Công Đoàn áp dụng phơng pháp kế toán hàng tồn kho theo

phơng pháp kê khai thờng xuyên.

5.5/ Phơng pháp tính thuế giá trị gia tăng.

Công ty in Công Đoàn áp dụng phơng pháp tính thuế giá trị gia tăng

theo phơng pháp khấu trừ thuế Việc tính thuế tuân thủ theo quy định tại luậtthuế giá trị gia tăng ban hành ngày 1/1/1999.

Tình hình thực tế về tổ chức kế toán vật liệu tại công ty in Công ĐoànĐặc điểm chung về vật liệu của công ty in Công Đoàn

Hiện nay, ở công ty có gần 400 thứ vật liệu khác nhau trong đó giấy vàmực là 2 loại vật liệu quan trọng nhất Hầu hết các loại vật liệu dùng cho côngnghệ in của công ty đều có sẵn trên thị trờng với giá cả ít biến động cho nênviệc thu mua nguyên vật liệu không gặp khó khăn, tạo điều kiện đáp ứng nhanhchóng và kịp thời cho mọi nhu cầu sản xuất đồng thời giảm bớt đợc số lợng vậtliệu dự trữ trong kho, không để xẩy ra tình trạng ứ đọng vốn.

Mỗi vật liệu có tính chất lý, hoá học riêng, yêu cầu dự trữ và bảo quảncũng khác nhau, đặc biệt là giấy, loại vật liệu chính có đặc tính dễ cháy, hútẩm, thấm nớc, dễ mối mọt Do đó phải chú trọng công tác quản lý sử dụng ,tránh h hỏng, hao hụt lãng phí

* Phân loại vật liệu ở công ty in Công Đoàn

- Vật liệu chính: Gồm những vật liệu tham gia trực tiếp vào quá trình sảnxuất để tạo ra sản phẩm của công ty gồm 3 nhóm:

+ Giấy các loại: nh giấy cuộn, giấy couche, giấy offset, + Mực in các loại: Mực đen, mực mầu của các nớc khác nhau.+ Kẽm các loại

- Vật liệu phụ: gồm rất nhiều chủng loại nh lỡi dao chổ, tút bảng, chổitút, băng dính, kim khâu, bột chống váng, bột phun khô,

- Nhiên liệu, phụ tùng thay thế- Phế liệu thu hồi

* Đánh giá vật liệu ở công ty in Công đoàn

Công ty in Công Đoàn thực hiện việc đánh giá vật liệu theo giá thực tế Đánh giá vật liệu nhập kho

Tuỳ theo nguồn nhập vật liệu mà giá trị thực tế vật liệu nhập kho đợcxác định theo những cách khác nhau:

Đối với vật liệu mua ngoài: Thông thờng khi mua vật liệu với ssố lợnglớn, công ty thờng mua với ơhơng thức chọn gói, bên bán sẽ giao vật liệu tạikho của công ty Chi phí vận chuyển bốc dỡ do bên bán chi ra và chi phí này đ-

ợc cộng vào giá bánghi trên hoá đơn Đối với vật liệu mua với số lợng nhỏ thìsẽ do cán bộ vật t chuyên chở.

Vậy giá thực tế vật liệu mua ngoài nhập kho của công ty là giá mua ghitrên hoá đơn ( không bao gồm thuế GTGT đầu vào).

- Đối với phế liệu thu hồi: Giá thực tế vật liệu nhập kho là giá của vậtliệu có thể sử dụng đợc, giá có thể bán, hoặc giá có thể ớc tính ( theo tỉ lệ phầntrăm của vật liệu còn mới ).

Đánh giá vật liệu xuất kho

Do công ty thờng nhập vật liệu theo từng lô hàng với số lợng lớn nhngkhi xuất với số lợng nhỏ tuỳ theo yêu cầu của sản xuất Vì vậy để quản lý tốtvật liệu, kế toán sử dụng phơng pháp nhập trớc, xuất trớc để tính giá trị của vậtliệu xuất kho.

Thủ tục nhập, xuất kho vật liệu tại công ty in Công ĐoànThủ tục nhập kho vật liệu

Để đảm bảo một quá trình sản xuất liên tục, vật liệu trong kho phải luôndự trữ một lợng cần thiết Khi có nhu cầu sản xuất với số lợng lớn công ty phảitiến hành mua vật liệu để kịp thời đáp ứng nhu cầu sản xuất Quá trình thu muavật liệu do phòng kế hoạch vật t đảm nhận.

Tất cả các loại vật liệu về đến doanh nghiệp đều phải làm thủ tục kiểmnhận và nhập kho Thực tế, tại công ty in Công Đoàn, khi vật liệu về đến khothủ kho sẽ căn cứ vào chứng từ do bộ phận cung ứng giao để kiểm nghiệm vềcác chỉ tiêu nh tên sản phẩm, đơn vị tính, số lợng, đơn giá, tổng tiền hàng, thuếsuất, thuế GTGT, tổng tiền thanh toán, Quá trình nhập kho nhất thiết phảicó sự hiện diện của cán bộ cung ứng và nhân viên kế toán vật liệu Công việcnày sẽ kết thúc khi kế toán vật liệu lập phiếu nhập kho với đầy đủ chữ ký củathủ kho, cán bộ cung ứng, kế toán vật liệu.

Phiếu nhập kho viết thành 3 liên: một liên thủ kho lu làm căn cứ để ghivào sổ kho, một liên giao cho cán bộ cung ứng giữ, liên còn lại cán bộ kế toánlu cùng với hoá đơn bán hàng và hợp đồng cung cấp hàng (nếu có) để làm căncứ thanh toán với ngời bán và ghi sổ kế toán.