Bộ máy tra cứu tin hiện đại của thư viện trường đại học ngoại thương hà nội

Tình hình nghiên cứu Trước đây, đã có một số đề tài nghiên cứu về Bộ máy tra cứu tin của thư viện như : “ Nghiên cứu bộ máy tra cứu tin tại thư viện Hà Nội” năm 2013 của Bùi Thị Linh, Đ

KHOA THƯ VIỆN – THÔNG TIN

BỘ MÁY TRA CỨU TIN HIỆN ĐẠI CỦA THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG HÀ NỘI

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN : PGS.TS TRẦN THỊ MINH NGUYỆT SINH VIÊN THỰC HIỆN : NGUYỄN ĐĂNG KHÁ

HÀ NỘI – 2014

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành bài khóa luận này, em xin cảm ơn sự giúp đỡ rất nhiệt tình của cô Trần Thị Kiều Hương – giám đốc Thư viện trường Đại học Ngoại thương Hà Nội, cùng các anh chị làm việc tại Thư viện, đã tận tình giúp đỡ

em trong suốt quá trình em nghiên cứu và hoàn thành bài khóa luận Em cũng xin được gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới các thầy, các cô trong khoa Thư viện – thông tin, trường Đại học Văn hóa Hà Nội Đặc biêt, là cô giáo Trần Thị Minh Nguyệt, người đã hướng dẫn và cho e những ý kiến quý báu giúp

em hoàn thành bài khóa luận này

Mặc dù đã cố gắng rất nhiều, nhưng do khả năng có hạn nên bài khóa luận không thể tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của các thầy cô giáo, các cô chú, anh chị, bạn bè và của mọi người để bài khóa luận được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 19 tháng 05 năm 2014

Sinh viên thực hiện

Nguyễn Đăng Khá

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 7

2 Tình hình nghiên cứu 8

3 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 9

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 9

5 Phương pháp nghiên cứu 9

6 Cấu trúc của đề tài 10

Chương 1 BỘ MÁY TRA CỨU TIN HIỆN ĐẠI TRONG HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN – THƯ VIỆN TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG HÀ NỘI 11

1.1 Hoạt động thông tin – thư viện tại trường Đại học Ngoại thương Hà Nội 11

1.1.1 Khái quát về thư viện trường Đại học Ngoại thương Hà Nội 11

1.1.2 Đặc điểm nguồn lực thông tin của thư viện trường Đại học Ngoại thương Hà Nội 14

1.1.3 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin tại Thư viện trường Đại học Ngoại thương Hà Nội 17

1.2 Bộ máy tra cứu tin hiện đại trong hoạt động thông tin – thư viện ở Thư viện trường Đại học Ngoại thương Hà Nội 23

1.2.1 Khái niệm bộ máy tra cứu tin 23

1.2.2 Vai trò của bộ máy tra cứu tin hiện đại trong hoạt động thông tin – thư viện ở Thư viện trường Đại học Ngoại thương Hà Nội 27

1.2.3 Yêu cầu đối với bộ máy tra cứu tin hiện đại tại Thư viện trường Đại học

Ngoại thương Hà Nội 28

Chương 2 THỰC TRẠNG BỘ MÁY TRA CỨU TIN HIỆN ĐẠI TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG HÀ NỘI 30

2.1 Cơ sở hạ tầng thông tin 30

2.1.1 Phần cứng 30

2.1.2 Phần mềm 32

2.2 Các cơ sở dữ liệu 39

2.2.1 Quy trình tổ chức các CSDL của Thư viện trường Đại học Ngoại thương Hà Nội 39

2.2.2 Các CSDL 46

2.3 Khảo sát chất lượng bộ máy tra cứu tin hiện đại của Thư viện trường Đại học Ngoại thương Hà Nội 56

2.3.1 Tính chính xác 56

2.3.2 Tính đầy đủ 57

2.3.3 Tính cập nhật 58

2.3.4 Tốc độ truy cập 58

2.3.5 Tính thân thiện 59

2.4 Đánh giá chung 60

2.4.1 Điểm mạnh 60

2.4.2 Hạn chế 61

2.4.3 Nguyên nhân của hạn chế 61

Chương 3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN BỘ MÁY TRA CỨU TIN HIỆN ĐẠI CỦA THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG HÀ NỘI 63

3.1 Áp dụng các chuẩn xử lý nghiệp vụ 63

3.2 Hoàn thiện phần mềm 64

3.3 Nâng cao trình độ nghiệp vụ đội ngũ cán bộ thư viện 65

3.4 Tăng cường đào tạo người dùng tin 68

3.5 Tăng cường cơ sở vật chất – kỹ thuật 70

KẾT LUẬN 72

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 74

PHỤ LỤC 79

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

CNTT : Công nghệ thông tin

ĐHNTHN : Đại học Ngoại thương Hà Nội TVQG : Thư viện Quốc gia

NCKH : Nghiên cứu khoa học

BMTCT : Bộ máy tra cứu tin

HTML : Hệ thống mục lục

GDĐH : Giáo dục đại học

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Thế kỷ XXI được xem là thế kỷ của công nghệ thông tin Với sự phát triển vượt bậc của mình, Công nghệ Thông tin (CNTT) đã thâm nhập và làm thay đổi tới hầu hết các hoạt động sản xuất – sinh hoạt của con người Tại các nước phát triển công nghệ thông tin đóng vai trò là chiếc chìa khóa vàng mở

ra thành công và sự phát triển về kinh tế - xã hội cho quốc gia đó Những quốc gia kém phát triển thường là những nước có sự phát triển chậm về công nghệ thông tin

Trong lĩnh vực thư viện, CNTT đã được áp dụng và sự phát triển của thư viện trên thế giới không thể tách rời sự phát triển của công nghệ thông tin Ở Việt Nam, Đảng và Nhà nước cũng đang rất chú trọng đầu tư phát triển về công nghệ thông tin vào các lĩnh vực nhằm nâng cao tri thức, phục vụ cho sự nghiệp xây dựng đất nước, trong đó có hoạt động thư viện

Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội với nhiệm vụ đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao trong lĩnh vực kinh tế cho đất nước cũng đang đứng trước

cơ hội đổi mới, hội nhập quốc tế Nhu cầu tin của người dùng tin tại trường đang có những biến đổi đòi hỏi hoạt động thư viện phải được cải tiến và nâng cao chất lượng

Với hệ thống hạ tầng trang thiết bị - cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại, được nhà nước tập trung đầu tư cũng như các dự án đầu tư nước ngoài rất mạnh mẽ, thư viện trường Đại học Ngoại thương Hà Nội đang trở thành một trong những thư viện đại học lớn nhất cả nước Thư viện có một bộ sưu tập vốn tài liệu lớn như : Sách tham khảo, Luận án, Luận văn, Giáo trình, Tài liệu tham khảo trong và ngoài nước…vv Để phục vụ nhu cầu của người dùng tin

đạt hiệu quả cao nhất thì Bộ máy tra cứu hiện đại của thư viện đã được xây dựng, phục vụ cho bạn đọc trong nước và nước ngoài

Tuy nhiên, do nhiều nguyên nhân, bộ máy tra cứu tin hiện đại của thư viện trường Đại học Ngoại thương cũng có những hạn chế nhất định, chưa thể

đáp ứng đầy đủ nhu cầu của người dùng tin Vì vậy, tôi chọn đề tài “ Bộ máy

tra cứu tin hiện đại của thư viện trường Đại học Ngoại thương Hà Nội”

làm đề tài khóa luận của mình để đánh giá lại thực trạng của Bộ máy tra cứu tin hiện đại của Thư viện trường Đại học Ngoại thương Hà Nội, từ đó đề ra những phương hướng, giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hoạt động của Bộ máy tra cứu tin hiện nay, để có thể đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu của người dùng tin và nâng cao chất lượng hoạt động của thư viện

2 Tình hình nghiên cứu

Trước đây, đã có một số đề tài nghiên cứu về Bộ máy tra cứu tin của thư viện như : “ Nghiên cứu bộ máy tra cứu tin tại thư viện Hà Nội” năm 2013 của Bùi Thị Linh, Đề tài: “ Nghiên cứu và nâng cao chất lượng Bộ máy tra cứu tin hiện đại của thư viện Tạ Quang Bửu, trường Đại học Bách Khoa Hà Nội” năm 2010 của Nguyễn Thu Thủy…vv Một vài vấn đề về hệ thống Bộ máy tra cứu tin của Thư viện trường Đại học Ngoại thương Hà Nội cũng đã được đề cập tới trong đề tài: “ Những giải pháp đẩy mạnh hoạt động thông tin thư viện nhằm góp phần nâng cao chất lượng đào tạo và nghiên cứu của trường Đại học Ngoại thương” năm 2008 của Trần Thị Kiều Hương_Giám đốc thư viện Đại học Ngoại thương Tuy nhiên, vẫn chưa có đề tài nào nghiên cứu một cách hệ thống về Bộ máy tra cứu tin của Thư viện trường Đại học Ngoại thương Hà Nội Do vậy em đã chọn vấn đề này làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình

3 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

Mục tiêu nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu các giải pháp hoàn thiện bộ máy tra cứu tin hiện đại tại Thư viện Đại học Ngoại thương Hà Nội

Nhiệm vụ nghiên cứu: Để thực hiện mục tiêu trên, đề tài cần phải giải quyết các nhiệm vụ sau:

- Xác định đặc điểm và vai trò của bộ máy tra cứu tin hiện đại trong hoạt động thư viện của Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội

- Phân tích, đánh giá thực trạng bộ máy tra cứu tin hiện đại tại Đại học Ngoại thương Hà Nội

- Đề xuất các giải pháp hoàn thiện bộ máy tra cứu tin hiện đại tại Đại học Ngoại thương Hà Nội

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu là bộ máy tra cứu tin hiện đại trong thư viện

Phạm vi nghiên cứu là thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội tại thời điểm tiến hành nghiên cứu (năm 2014)

5 Phương pháp nghiên cứu

Các phương pháp nghiên cứu được sử dụng trong bài khóa luận là: Phương pháp dùng mẫu khảo sát

Phương pháp phân tích tổng hợp tài liệu

Phương pháp quan sát

Phương pháp thống kê số liệu

Phương pháp phỏng vấn

6 Cấu trúc của đề tài:

Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục, nội dung của bài khóa luận dự kiến chia thành 3 chương:

Chương 1: Bộ máy tra cứu tin hiện đại trong hoạt động thông tin – thư viện ở Thư viện trường Đại học Ngoại thương Hà Nội

Chương 2: Thực trạng bộ máy tra cứu tin hiện đại tại Thư viện trường Đại học Ngoại thương Hà Nội

Chương 3: Các giải pháp hoàn thiện bộ máy tra cứu tin hiện đại của Thư viện trường Đại học Ngoại thương Hà Nội

Chương 1

BỘ MÁY TRA CỨU TIN HIỆN ĐẠI TRONG HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN – THƯ VIỆN

TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG HÀ NỘI

1.1 Hoạt động thông tin – thư viện tại trường Đại học Ngoại thương Hà Nội

1.1.1 Khái quát về thư viện trường Đại học Ngoại thương Hà Nội

* Quá trình hình thành và phát triển

Trường Đại học Ngoại thương được thành lập từ năm 1960, qua hơn 50 năm liên tục xây dựng và phát triển, trường Đại học Ngoại thương ngày càng khẳng định được vị thế của mình trong sự nghiệp giáo dục, đào tạo và nghiên cứu khoa học, đóng góp một phần quan trọng đối với sự nghiệp phát triển kinh tế, xã hội của thủ đô và đất nước Ngay từ ngày đầu mới thành lập, Ban Giám hiệu của nhà trường đã hết sức quan tâm đến hoạt động thư viện – một

bộ phận quan trọng hỗ trợ đắc lực cho công tác nghiên cứu khoa học, giảng dạy và học tập của thầy và trò trường Đại học Ngoại thương

Thư viện trường Đại học Ngoại thương được thành lập từ năm 1967, tiền thân là một kho sách được tách ra từ Thư viện của trường Cán bộ Ngoại giao – Ngoại thương, với số lượng sách ít ỏi khoảng chừng 4000 cuốn, cơ sở vật chất hết sức khiêm tốn Đội ngũ cán bộ duy nhất chỉ có Trưởng thư viện được đào tạo chính quy, số còn lại đều tốt nghiệp đại học nhưng ở chuyên ngành khác Trải qua gần 50 năm xây dựng và phát triển, cùng với sự đi lên của nhà trường, Thư viện ĐH Ngoại thương cũng dần được đổi mới Bắt đầu

từ năm 2002, bằng các dự án “ Đầu tư chiều sâu cho Trung tâm Thông tin – Thư viện”, dự án GDĐH 1 ( vốn của Worldbank), bằng các nguồn tài trợ của các tổ chức quốc tế, Thư viện trường Đại học Ngoại thương đã được đầu tư

khá mạnh mẽ cả về cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại lẫn nguồn lực thông tin Hoạt động của Thư viện ĐHNTHN đã chuyển dần từ mô hình thư viện truyền thống sang mô hình thư viện điện tử

Đặc biệt, năm 2011 thư viện đã hoàn thành dự án “ Thư viện số” (dự án GDĐH 2), thư viện đã có những bước đột phá lớn trong công tác quản lý thư viện và tổ chức các dịnh vụ cung cấp thông tin dựa trên việc áp dụng các thành tựu khoa học kỹ thuật tiên tiến nhất trong lĩnh vực thư viện như: Công nghệ viễn thông, Công nghệ số, Phần mềm quản lý thư viện, Công nghệ RFID, cổng từ….Hiện nay, Thư viện đã có một nguồn lực thông tin đa dạng

và phong phú ( tài liệu truyền thống và các nguồn tin điện tử ), với các dịch

vụ cung cấp thông tin hiện đại: phòng Đọc Multimedia, phòng Đọc mở, khai thác thông tin trực tuyến….Thư viện đang ngày càng đáp ứng tốt hơn nhu cầu tin phục vụ cho việc học tập, giảng dạy và nghiên cứu của cán bộ, giáo viên

và sinh viên trường Đại học Ngoại thương Hà Nội Hiện nay, Thư viện được

bố trí tại tầng 1, tầng 2 và tầng 5 nhà G, với tổng diện tích là 2.500m2

* Chức năng, nhiệm vụ của thư viện Đại học Ngoại thương

- Thư viện có nhiệm vụ xây dựng và trình ban giám hiệu phê duyệt kế hoạch, chiến lược phát triển thư viện theo hướng hiện đại

- Lập kế hoạch thu thập, bổ sung, trao đổi các loại tài liệu phục vụ công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học của Nhà trường

- Tổ chức bảo quản, xử lý nghiệp vụ, số hóa sách, báo và tài liệu trong thư viện Xây dựng hệ thống tra cứu hiện đại và tổ chức phục vụ bạn đọc khai thác thông tin có hiệu quả

- Tổ chức các loại hình tuyên truyền, giới thiệu sách, đẩy mạnh việc sử dụng có hiệu quả vốn tài liệu thông tin mà thư viện quản lý

- Mở rộng quan hệ hợp tác, trao đổi nguồn lực thông tin, kinh nghiệm quản lý, nghiệp vụ với các cơ quan thông tin TVQG, Thư viện các trường Đại học, Quỹ sách châu Á…

- Lập kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp

vụ, tin học, ngoại ngữ cho cán bộ Thư viện

- Nghiên cứu ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ tiên tiến đặc biệt

là công nghệ thông tin nhằm hiện đại hóa hoạt động của Thư viện

Là một thư viện được đầu tư lớn và hiện đại, tổ chức hoạt động của Thư viện gồm có 6 phòng chức năng:

- Phòng nghiệp vụ: bổ sung, xử lý nghiệp vụ sách, cập nhật thông tin trên cổng PORTAL và số hóa tài liệu, xây dựng các bộ sưu tập tài liệu nhằm phục

vụ cho việc khai thác Online

- Phòng Mượn: Phục vụ bạn đọc mượn tài liệu về nhà, bao gồm các loại sách như: sách giáo trình, từ điển, sách tham khảo ( tiếng Việt, Anh, Nhật, Pháp, Nga, Trung )

- Phòng đọc tài liệu nội sinh: phục vụ đọc Luận án, Luận văn, Đề tài nghiên cứu khoa học, Khóa luận tốt nghiệp

- Phòng đọc Mở: phục vụ độc giả đọc tại chỗ các loại tài liệu như: sách tham khảo, từ điển, sách chuyên ngành…để có thể nắm bắt nhu cầu tin của người dùng tin

- Phòng đọc Báo và tạp chí: xử lý kỹ thuật các loại ấn phẩm định kỳ, phục vụ bạn đọc khai thác tại chỗ các loại báo, tạp chí

- Phòng đọc Multimedia: phục vụ độc giả khai thác cơ sở dữ liệu trên mạng, trên đĩa CD và DVD

* Đội ngũ cán bộ:

Hiện nay thư viện có 16 cán bộ, trong đó 1 thư viện viên chính, 06 Thạc

sỹ, ) 07 cử nhân được đào tạo chuyên ngành Thông tin – Thư viện, 02 cán bộ đào tạo chuyên ngành khác nhưng đã qua một khóa đào tạo nghiệp vụ Thư viện ngắn hạn Tất cả CBTV đều đã qua các lớp đào tạo, bồi dưỡng về nghiệp

vụ tin học, quản lý thư viện điện tử, TV số Vì vậy hầu hết cán bộ thư viện đều sử dụng thành thạo máy tính và các thiết bị hiện đại, nắm vũng phần mềm quản lý thư viện

1.1.2 Đặc điểm nguồn lực thông tin của thư viện trường Đại học

Ngoại thương Hà Nội

Từ khi thành lập đến nay, Thư viện ĐH Ngoại thương đã bổ sung vốn tài liệu từ nhiều nguồn khác nhau: mua, các dự án, tài trợ, tặng biếu,….Hiện nay, thư viện đã có một vốn tài liệu khá da dạng, phong phú phục vụ cho công tác đào tạo và nghiên cứu của nhà trường

Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của một trường đại học chuyên ngành kinh tế, Thư viện trường Đại học Ngoại thương đã xây dựng được một nguồn lực thông tin khá phong phú gồm 2 nhóm chính :

Nguồn lực thông tin truyền thống

Nguồn tài liệu truyền thống bao gồm: sách, báo, tạp chí, luận văn, luận

án, đề tài nghiên cứu khoa học, từ điển,…là nguồn tin chính của Thư viện trường Đại học Ngoại thương

Hiện nay Thư viện có 252 loại báo và tạp chí trong đó có 31 loại báo và tạp chí ngoại văn, bao gồm các thứ tiếng : Anh, Nga, Nhật, Trung, Pháp Trên 16.000 đầu sách tương đương 42.773 bản sách, bao gồm: giáo trình, sách chuyên khảo, tài liệu tham khảo, từ điển, luận án, đề tài nghiên cứu khoa học Nội dung kho sách chủ yêu là các tài liệu chuyên ngành kinh tế, kinh tế đối ngoại, quản trị kinh doanh, tiếng Anh thương mại, luật…Ngoài ra, thư viện còn một số sách tham khảo về các lĩnh vực: chính trị, xã hội, triết học, tin học, sách ngoại ngữ chuyên ngành: Anh, Pháp, Nhật, Nga, Trung

Thư viện cũng thường xuyên bổ sung tài liệu từ nhiều nguồn khác nhau làm nguồn lực thông tin của thư viện ngày càng phong phú và đa dạng

- Nguồn mua: Đây là nguồn bổ sung chính của thư viện Thư viện thường tiến hành mua tài liệu từ:

+ các nhà xuất bản trong nước như: nhà xuất bản Chính trị Quốc gia, Nhà xuất bản Thống kê, Nhà xuất bản Kinh tế quốc dân, Nhà xuất bản Giáo dục, Nhà xuất bản Thanh niên,…Ngoài ra, thư viện còn mua tài liệu qua Tổng công ty phát hành sách trung ương và mua báo tạp chí qua công ty phát hành báo chí trung ương

+ mua từ các nhà xuất bản nước ngoài

Đối với các loại sách, báo, tạp chí ngoại văn thi Thư viện mua của các nhà xuất bản lớn trên thế giới như: Nhà xuất bản McGraw – Hill, Nhà xuất bản Simon, Nhà xuất bản Prentice – Hall, Nhà xuất bản Addison – Westley,…

Tài liệu ngoại văn được bổ sung chủ yếu là các tài liệu chuyên ngành về kinh tế, tài chính, ngân hàng, quản trị kinh doanh,…trong đó các tài liệu viết bằng tiếng Anh là chủ yếu

Hàng năm, Thư viện được bổ sung được khoảng hơn 1000 đầu sách Ngoài các sách giáo trình, sách tham khảo của giáo viên trong trường được bổ sung với số lượng 100 – 200 cuốn Do kinh phí có hạn nên mỗi đầu sách Thư viện chỉ mua từ 3 – 5 cuốn Nhìn chung, tài liệu được bổ sung bằng nguồn mua thường được đảm bảo về cả mặt chất lượng nội dung cũng như số lượng

- Nguồn lưu chiểu:

Hiện nay, Thư viện đã nhận được các đề tài nghiên cứu khoa học, luận

án Tiến sĩ, Luận văn Thạc sĩ, Khóa luận tốt nghiệp, kỷ yếu Nguồn tài liệu nội sinh này chiếm vị trí rất quan trọng, những thông tin trong các tài liệu này thường rất đa dạng và phù hợp với đông đảo NDT

- Nguồn biếu, tặng, tài trợ

Đây là kênh bổ sung tiềm năng góp phần làm tăng số lượng tài liệu của Thư viện, đặc biệt là sách ngoại văn bằng tiếng Anh Thư viện đã bổ sung các nguồn tài liệu nhận được từ các cơ quan tổ chức trong và ngoài nước như Quỹ Châu Á ( Asia Foundation) do Thư viện Quốc gia làm cầu nối, Quỹ Ford…Tuy nhiên, chất lượng tài liệu nhận được thông qua nguồn này không phải lúc nào cũng được như ý muốn Nói chung nguồn tài liệu do Quỹ Châu

Á tài trợ có nội dung rất đa dạng, song do thiếu chọn lọc nên thường không phù hợp nhiều lắm với chuyên ngành kinh tế, tài chính của trường

Thời gian gần đây, Nhà trường tích cực tìm kiếm được nhiều nguồn: tài trợ trong nước là các doanh nghiệp, cơ quan, cá nhân; tài trợ nước ngoài có dự

án FTUTRIPS, Dự án Giáo dục Đại học 2A, Tài trợ của Liên minh Châu Âu

EU, Chương trình tiên tiến, Quỹ Lào,…Trong đó, có Dự án Giáo dục Đại học

2 và Chương trình tiên tiến có một phần lớn kinh phí tài trợ cho phát triển Thư viện Trường

Nguồn lực thông tin điện tử

Nguồn lực thông tin điện tử tại thư viện trường ĐHNTHN bao gồm các tài liệu như sách điện tử, báo điện tử, CSDL, các phần mềm quản trị, các chương trình chạy trên máy tính, các file multimedia, các trang web,…tức là tất cả những gì có thể đọc được, truy cập được thông qua máy tính hay mạng máy tính điện tử Ngày này, với sự hỗ trợ của công nghệ thông tin và viễn thông, các Thư viện nói chung và Thư viện trường ĐHNTHN nói riêng đang

có xu hướng phát triển nguồn lực thông tin theo dạng này Hiện nay, nguồn lực thông tin điện tử của Thư viện trường ĐHNTHN bao gồm 4 CSDL:

+ Cơ sở dữ liệu thư mục

+ Cơ sở dữ liệu Online

+ Cơ sở dữ liệu CD – ROM

+ CSDL tài liệu số hóa

1.1.3 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin tại Thư viện trường Đại học Ngoại thương Hà Nội

* Người dùng tin tại Thư viện trường Đại học Ngoại thương Hà Nội

Người dùng tin là cá nhân hay tập thể có nhu cầu khai thác và sử dụng thông tin trong hoạt động thực tiễn Người dùng tin có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động của thư viện, là thành phần không thể thiếu trong bất kỳ hoạt động của một cơ quan thông tin thư viện nào Để xây dựng và phát triển nguồn lực thông tin ta cần xác định chính xác đối tượng NDT và nhu cầu tin của họ

NDT của thư viện Đại học Ngoại thương Hà Nội khá đa dạng về trình độ Xếp theo số lượng, đối tượng NDT chủ yếu của Thư viện là sinh viên trong trường với khoảng 18.105 người thuộc các hệ đào tạo khác nhau: đại học (

chính quy, lớp liên thông, văn bằng hai, tại chức), sau đại học hệ cao học và nghiên cứu sinh…Thành phần đối tượng NDT tiếp đến của Thư viện là các nhà lãnh đạo, quản lý, các giảng viên, cán bộ nghiên cứu, nhiều người trong đó có trình độ cao: học hàm Giáo sư, Phó Giáo sư, học vị Tiến sĩ, Thạc sĩ

Có thể khái quát NDT của Thư viện thành ba nhóm cơ bản sau:

- Nhóm người dùng tin là cán bộ lãnh đạo quản lý

Nhóm này bao gồm Ban giám hiệu Trường, các Trưởng, Phó khoa, Bộ môn, các phòng ban chức năng, các tổ chức, trung tâm trực thuộc Trường Đối tượng NDT này tuy số lượng không lớn nhưng đặc biệt quan trọng Trong hoạt động thư viện, nhóm cán bộ này đóng vai trò kép: vừa là NDT, vừa là chủ thể cung cấp thông tin Họ vừa thực hiện chức năng quản lý công tác giáo dục đào tạo, vừa là người xây dựng các chiến lược phát triển Trường, trong đó

có việc bổ sung vốn tài liệu hàng năm cho Thư viện

- Nhóm người dùng tin là cán bộ giảng dạy, nghiên cứu

Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội có 761 cán bộ công nhân viên, trong đó có khoảng 530 người là cán bộ giảng dạy Đây là nhóm NDT có trình độ cao, có học hàm học vị từ nhiều chuyên ngành khác nhau Họ tham gia công tác giảng dạy và nghiên cứu, hướng dẫn học viên sau đại học, sinh viên NCKH theo từng chuyên ngành đào tạo của Nhà trường

- Nhóm người dùng tin là sinh viên các hệ đào tạo và học viên sau đại học Đây là nhóm NDT đông đảo nhất của Thư viện, là người đang theo học các chương trình đào tạo của Trường, bao gồm sinh viên hệ chính quy, tại chức, lớp cao đẳng, lớp liên thông, học viên sau đại học, nghiên cứu sinh,…Đặc điểm và yêu cầu chất lượng đào tạo của Trường đòi hỏi phần lớn NDT này tham gia NCKH hàng năm về các vấn đề chuyên ngành kinh tế đang theo học

Việc phân loại các nhóm người dùng tin không chỉ giúp cho việc xác định những yêu cầu về dịch vụ khác nhau của mỗi nhóm đối tượng người dùng tin và đưa ra những chiến lược truyền thông thích hợp mà còn giúp cho việc phân bổ các nguồn lực của thư viện một cách phù hợp Nhóm có khối lượng người dùng lớn với những nhu cầu giống nhau sẽ có nhiều việc tiềm năng cần phải làm nhất

Tại Thư viện Đại học Ngoại thương, nhóm người dùng tin là sinh viên đang theo học tại Trường được coi là nhóm tiềm năng nhất, bởi xét về số lượng thì đây là nhóm người dùng lớn nhất Tuy nhiên, các nhóm người dùng tin khác như nhóm người dùng là học viên, nghiên cứu sinh, cán bộ giảng dạy, cán bộ nghiên cứu cũng là các nhóm người dùng tin quan trọng Còn một

bộ phận NDT khác ít quan trọng hơn của Thư viện là các nhân viên hành chính trong Trường hoặc nhóm những người NDT tại các cơ quan khác có nhu cầu tìm kiếm và khai thác thông tin có trong Thư viện

* Nhu cầu tin của NDT tại Thư viện trường ĐHNTHN

Đặc điểm chung

Nhu cầu tin là đòi hỏi khách quan của con người đối với việc tiếp nhận

và sử dụng thông tin nhằm duy trì hoạt động xã hội và sáng tạo của con người Nghiên cứu nhu cầu tin là nhận dạng và trình bày được bản chất về nhu cầu thông tin, thành phần tài liệu của người dùng tin, trên cơ sở đó tìm ra biện pháp cụ thể và phù hợp để cung cấp thông tin hoặc tài liệu cho họ

Nghiên cứu nhu cầu tin của người dùng tin là một trong những nhiệm vụ quan trọng của bất cứ cơ quan thư viện thông tin nào với mục tiêu là không ngừng nâng cao khả năng đáp ứng nhu cầu tin của họ Người dùng tin và nhu cầu của họ đã trở thành một cơ sở thiết yếu định hướng cho hoạt động của các

cơ quan thư viện thông tin, trên cơ sở đó tìm ra biện pháp cụ thể và phù hợp

để cung cấp thông tin hoặc tài liệu một cách hiệu quả nhất

 Nhu cầu tin theo nội dung chuyên ngành

Là một thư viện của một trường đại học chuyên ngành về kinh tế đối ngoại, vốn tài liệu của Thư viện được lựa chọn theo các chủ đề phù hợp với các lĩnh vực nghiên cứu chuyên sâu của trường Từ khi nhà trường chuyển sang đào tạo theo học chế tín chỉ, sinh viên cần nhiều thời gian tự học, tự nghiên cứu hơn nên số lượng sinh viên đến Thư viện ngày càng đông, không chỉ là các sinh viên chính quy mà còn có các sinh viên tại chức, văn bằng 2 và nghiên cứu sinh Người dùng tin ở Thư viện trường ĐHNTHN có nhu cầu tin

về chủ đề rất đa dạng, có xu hướng chuyên sâu theo các chuyên ngành đào tạo Cụ thể, theo nguồn “ Số liệu phiếu điều tra” của Phan Thị Lệ năm 2013, điều tra về “ Nhu cầu tin theo nội dung chuyên ngành” tại Thư viện trường Đại học Ngoại thương Hà Nội, thì 73% bạn đọc có nhu cầu tin về chuyên ngành Kinh tế đối ngoại, 58,1% về chuyên ngành Quản trị kinh doanh, 62,4%

về chuyên ngành Thuế và Hải quan, 63,7% về chuyên ngành Tiếng Anh thương mại Đây là các chủ đề nội dung được yêu cầu nhiều nhất Các chủ đề còn lại khác được xác định có nhu cầu tương đối đồng đều ( từ 20% đến 40%) Có sự đồng đều như vậy là vì sinh viên trường Đại học Ngoại thương

Hà Nội trong thời gian học tại trường có thể tham gia đào tạo hai chuyên ngành cùng một lúc như một sinh viên vừa học chuyên ngành kinh tế đối ngoại, vừa học kế toán chẳng hạn

[ Nguồn trích: “ Phát triển nguồn lực thông tin tại Thư viện trường Đại học Ngoại thương Hà Nôi/ Phan Thi Lệ,2013]

 Nhu cầu theo dạng tài liệu

Tài liệu trong thư viện có nhiều loại hình khác nhau Cũng theo số liệu điều tra của Phan Thị Lệ, năm 2013 thì nhìn chung tài liệu dạng sách truyền thống vẫn được đa số người dùng tin sử dụng (chiếm 100%), tiếp đó là tài liệu dạng luận án, luận văn (72,1%), Báo, tạp chí ( 52,9%), Theo NDT, loại tài

liệu này dễ sử dụng, không tốn chi phí Các tài liệu điện tử như đĩa mềm, CD – ROM, CSDL online cũng được người dùng tin quan tâm nhưng ít hơn vì đây là tài liệu chủ yếu là bằng tiếng Anh nên để sử dụng đôi khi cũng gây khó khăn cho người dùng tin

 Nhu cầu theo ngôn ngữ tài liệu

Là một trường đào tạo chuyên sâu về kinh tế đối ngoại, có mối quan hệ hợp tác quốc tế rộng rãi, nên vốn tài liệu ngoại văn chiếm tỉ lệ đáng kể, đội ngũ cán bộ, giảng viên, sinh viên không những phải nâng cao trình độ về chuyên môn nghiệp vụ mà còn cần chú trọng nâng cao trình độ ngoại ngữ, đặc biệt là tiếng Anh, Pháp, tiếp đến là tiếng Trung, tiếng Nhật Cũng theo số liệu điều tra về nhu cầu tin theo ngôn ngữ tài liệu năm 2013 của Phan Thị Lệ, thì tỉ

lệ NDT sử dụng tài liệu tiếng Việt chiếm 93,2%, tiếng Anh chiếm 86,4%, tiếng Trung là 30,8%, tiếng Nhật là 25,1%, tiếng Pháp là 24,3%, còn tiếng Nga là 15,4%

Đặc điểm nhu cầu tin theo nhóm

Trên cơ sở số liệu điều tra trên, chúng ta thấy rằng đối tượng người dùng tin của thư viện đa dạng, khác nhau về công việc, khác nhau về trình độ chuyên môn, trình độ ngoại ngữ, do đó nhu cầu tin của họ cũng rất đa dạng và

có những yêu cầu khác nhau về nội dung thông tin và các hình thức chuyển tải thông tin Dưới đây là những đặc trưng cơ bản về nhu cầu tin của các nhóm NDT

- Nhóm cán bộ lãnh đạo quản lý

Đối với những nhà quản lý thì thông tin là công cụ quản lý vì quản lý là quá trình biến đổi thông tin thành hành động Thông tin càng đầy đủ thì quá trình quản lý càng đạt kết quả cao Do vậy, thông tin cần cho nhóm này có diện rộng, mang tính chất tổng kết, dự báo, dự đoán trên các lĩnh vực về khoa

học cơ bản, tài liệu chính trị, kinh tế xã hội, các văn bản, chỉ thị, nghị quyết của Đảng và Nhà nước

Họ phải nghiên cứu các loại tài liệu về khoa học quản lý, khoa học công nghệ, giáo dục đào tạo, kinh tế, văn hóa xã hội Trong đó đặc biệt là các tài liệu về các ngành khoa học mũi nhọn, chiến lược phát triển kinh tế - xã hội, kinh tế đối ngoại nhằm mục đích tìm hiểu một cách cụ thể, xác thực tình hình thực tiễn và những yêu cầu hiện nay trong nền kinh tế xã hội của đất nước, của Nhà trường, từ đó đưa ra các quyết định mang tính khả thi cao cho việc phát triển sự nghiệp đào tạo và nghiên cứu khoa học của Trường

Thư viện cần phải tổ chức tốt các sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện đặc biệt là các sản phẩm và dịch vụ trên mạng nhằm đáp ứng nhu cầu của người cán bộ quản lý Do cường độ hoạt động cao, thời gian hạn chế của cán

bộ lãnh đạo quản lý nên việc cung cấp thông tin phải cô đọng súc tích Hình thức thông tin thường là các bản tin nhanh, các tin vắn, tóm tắt, tổng luận, Phương thức phục vụ chủ yếu là phục vụ từ xa, cho mượn tài liệu về nhà, cung cấp đến từng người theo yêu cầu cụ thể Bên cạnh đó phần lớn cán

bộ lãnh đạo quản lý của Trường còn tham gia công tác giảng dạy và nghiên cứu khoa học Vì vậy, ngoài những thông tin về đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước thì nhóm này cũng rất cần các thông tin, tài liệu có tính chất chuyên sâu về lĩnh vực chuyên môn như cán bộ giảng dạy khác

- Nhóm cán bộ giảng dạy và nghiên cứu khoa học

Với NDT là cán bộ giảng dạy và nghiên cứu khoa học loại hình phục vụ chủ yếu là những tài liệu phục vụ cho công tác giảng dạy, nghiên cứu khoa học cấp Trường, Bộ, Nhà nước Đó là những tư liệu khoa học giúp cho các nhà khoa học tiếp cận một cách nhanh chóng những thành tựu khoa học trong

và ngoài nước, nắm bắt nhanh chóng xu hướng phát triển của các ngành khoa học đặc biệt trong lĩnh vực kinh tế

Nhu cầu tin của cán bộ, giảng viên vừa chuyên sâu, vừa mang tính chất tổng hợp Điều này được giải thích là vì những kiến thức về lĩnh vực kinh tế đối ngoại rất cần kiến thức liên ngành tổng hợp Từ đây, xu hướng phục vụ thông tin đảm bảo tính tổng hợp, vừa chi tiết Nội dung thông tin cần đầy đủ, kịp thời, có tính chính xác cao

Vì cán bộ giảng dạy là những người quyết định trực tiếp đến chất lượng đào tạo của Nhà trường nên Thư viện luôn đặc biệt quan tâm và tạo điều kiện đáp ứng tốt nhu cầu tin của đối tượng này

- Nhóm người dùng tin là sinh viên và học viên sau đại học

Qua điều tra thì đây là nhóm có số lượng đông đảo nhất chiếm 85 – 95% tổng số người dùng tin của thư viện Bên cạnh các tài liệu giáo trình thuộc các môn học đại cương như: Triết học Mác – Lênin, Lịch sử Đảng, Chủ nghĩa xã hội khoa học, Kinh tế chính trị, Kinh tế học vi mô, Kinh tế học vĩ mô,…thì nhu cầu lớn nhất của họ là tài liệu chuyên ngành kinh tế ngoại thương, Thanh toán quốc tế, Tài chính tiền tệ,… Đối với sinh viên các khoa Anh, Trung, Nga, Nhật, thì các tài liệu nước ngoài luôn được quan tâm Đối với sinh viên năm cuối, học viên cao học thì nhu cầu thông tin về các dạng tài liệu như đề tài, luận án, khóa luận rất cao Thư viện tạo mọi điều kiện cho nhóm NDT này được khai thác sử dụng bằng cách đọc tại chỗ hoặc photo tài liệu

1.2 Bộ máy tra cứu tin hiện đại trong hoạt động thông tin – thư viện ở Thư viện trường Đại học Ngoại thương Hà Nội

1.2.1 Khái niệm bộ máy tra cứu tin

* Bộ máy tra cứu tin

Bộ máy tra cứu tin là tập hợp các công cụ và phương tiện cho phép tìm, cung cấp các tài liệu/ thông tin dữ kiện phù hợp với diện đề tài bao quát của

cơ quan thông tin – thư viện, đáp ứng yêu cầu tin của người dùng tin; là công

cụ giúp NDT tìm kiếm và lựa chọn những thông tin phù hợp nhu cầu của họ

Vì vậy bộ máy tra cứu tin chiếm vị trí vô cùng quan trọng trong bất kỳ một thư viện nào, dù đó là một thư viện nhỏ hay là thư viện lớn

Trong các văn bản pháp luật về thư viện Việt Nam có quy định thư viện

có chức năng, nhiệm vụ giữ gìn di sản thư tịch của dân tộc; thu thập tàng trữ,

tổ chức việc khai thác sử dụng chung vốn tài liệu trong xã hội nhằm truyền bá tri thức, cung cấp thông tin phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu, công tác và giải trí của mọi tầng lớp nhân dân; góp phần nâng cao dân trí, đào tạo nhân lực, bồi dưỡng nhân tài, phát triển khoa học công nghệ, kinh tế, văn hóa, phục

vụ công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước

Để khai thác vốn tài liệu thư viện một cách hiệu quả nhất, mỗi thư viện cần phải xây dựng cho mình một bộ máy tra cứu tin hoàn chỉnh Đối với cán

bộ thư viện, bộ máy tra cứu tin là phương tiện khai thác nguồn tài liệu để trả lời NDT, giới thiệu vốn tài liệu của thư viện tới họ BMTCT chính là cầu nối giữa NDT với vốn tài liệu của thư viện BMTCT giúp cán bộ thư viện quản

lý, nắm bắt vốn tài liệu hiện có trong thư viện, từ đó phổ biến và phục vụ tài liệu phù hợp với yêu cầu tin cụ thể của NDT được chính xác hơn Đối với NDT, BMTCT là công cụ phương tiện tìm kiếm và lựa chọn những tài liệu, thông tin phù hợp thỏa mãn yêu cầu của mình Như vậy, BMTCT là một thành phần quan trọng tạo nên sức mạnh nguồn lực thông tin của thư viện và

cơ quan thông tin; là nền tảng của hoạt động phục vụ tra cứu tin cũng như việc biên soạn các bản thư mục và nhiều hoạt động chuyên môn nghiệp vụ khác của cơ quan TTTV

Trên cơ sở các hình thức lưu trữ thông tin, BMTCT được chia thành hai loại là BMTCT truyền thống và BMTCT hiện đại

-Bộ máy tra cứu tin truyền thống gồm các thành phần như hệ thống mục

lục phiếu, kho tài liệu tra cứu, hồ sơ trả lời bạn đọc, các bộ phiếu tra cứu thư mục, các bộ phiếu tra cứu dữ kiện…

HTML là một trong những công cụ quan trọng nhất để NDT và cán bộ tra cứu tìm tài liệu và sưu tầm tài liệu HTML lưu trữ và phản ánh toàn bộ kho sách của thư viện, đây là nguồn thông tin quan trọng của công tác tìm tin HTML có thể giúp NDT tìm tài liệu một cách nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm được thời gian và công sức, đồng thời tăng cường khả năng khai thác tối

đa nguồn lực thông tin trong các thư viện và cơ quan thông tin

Kho tài liệu tra cứu giữ một vị trí quan trọng trong BMTCT của các thư viện và cơ quan thông tin Đối với NDT, kho tài liệu tra cứu giúp họ tìm hiểu, tham khảo từ những vấn đề chung nhất như nền văn minh của các châu lục, quốc gia…cho đến những nội dung cụ thể, chi tiết như tên tuổi danh nhân hay cách đối nhân xử thế trong cuộc sống Kho tài liệu tra cứu có tác dụng giúp NDT tìm tài liệu một cách sát thực, tuy nhiên nó lại cồng kềnh nên số lượng tài liệu bị hạn chế

- Bộ máy tra cứu tin hiện đại là hệ thống tìm tin hiện đại có khả năng lưu

trữ, tìm và bảo trì thông tin được tin học hóa, tất cả các công đoạn được thực hiện bằng máy tính điện tử Bộ máy tra cứu tin hiện đại bao gồm: các CSDL lưu trữ thông tin, các phần cứng, phần mềm, các công cụ tra cứu trên Internet

để NDT truy cập và khai thác dữ liệu

Theo từ điển tiếng Anh Oxford, cơ sở dữ liệu ( Database) là tập hợp dữ liệu được lưu trữ trong máy tính, có thể truy cập bằng nhiều cách khác nhau Theo từ điển thư viện học trực tuyến Glossary of Library and Internet Terms cơ sở dữ liệu là: “một tập hợp các biểu ghi có tổ chức với dạng thức

tiêu chuẩn hóa mà máy tính có thể đọc được” [Nguồn trích: Bộ máy tra cứu

tại Thư viện quốc gia việt nam/Khóa luận tốt nghiệp]

Như vậy có thể coi cơ sở dữ liệu là một tập hợp các biểu ghi hoặc tệp có quan hệ logic với nhau và lưu trữ trên bộ nhớ của máy tính Nói cách khác, cơ

sở dữ liệu là tập hợp có cấu trúc những dữ liệu về đối tượng được quản lý theo một thể thống nhất nhằm cho việc truy cập và xử lý được dễ dàng và nhanh chóng, các dữ liệu này được lưu trữ trên các vật mang tin mà máy tính

có thể đọc được

Căn cứ vào mức độ thông tin, thì người ta có thể chia CSDL thành các loại:

- CSDL tư liệu: Loại CSDL này cung cấp thông tin dưới dạng dữ liệu ( tên tài liệu, tên tác giả…) về một đối tượng thỏa mãn nhu cầu thông tin của một nhóm độc giả và người dùng tin nhất định

- CSDL thư mục: Loại CSDL này dùng để tra cứu thông tin thư mục

- CSDL dữ kiện: Loại CSDL này cung cấp các thông tin hoặc những tham số ( các số liệu kỹ thuật hoặc kinh tế…) về một đối tượng nào đó nhưng không đưa ra tài liệu

- CSDL tư liệu – dữ kiện: Loại CSDL này cung cấp các tài liệu cũng như các tham số cụ thể về đối tượng

- CSDL toàn văn: Loại CSDL này cung cấp một cách đầy đủ các thông tin liên quan đến đối tượng CSDL này chứa tài liệu gốc, người dùng tin chỉ cần khai thác trực tiếp những thông tin về đối tượng mà họ đang tìm kiếm Các CSDL trên máy tính giúp người đọc, người dùng tin tra cứu thông tin được nhanh chóng, chính xác và thuận tiện hơn, khắc phục được những hạn chế của hệ thống mục lục truyền thống Tuy nhiên, để tra cứu được trên mục lục hiện đại đòi hỏi người dùng tin phải có trình độ về tin học

Ngày nay, sự phát triển mạnh mẽ của khoa học, kỹ thuật và công nghệ đã thúc đẩy thông tin phát triển nhanh chóng mà chúng ta gọi đó là hiện tượng bùng nổ thông tin Do đó việc tìm kiếm và khai thác thông tin vô cùng khó

khăn Vì vậy BMTCT càng trở nên quan trọng giúp NDT khai thác kho tàng tri thức khổng lồ theo mục đích sử dụng của mình

Cùng như các cơ quan TTTV khác, BMTCT đóng vai trò hết sức quan trọng trong thư viện trường Đại học Ngoại thương Hà Nội Thư viện có vốn tài liệu đa dạng về hình thức, ngôn ngữ, phong phú về nội dung Ngoài ra thư viện có đối tượng NDT với nhu cầu tin rất phong phú và đa dạng thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau Vì vậy, việc tìm kiếm thông tin để phục vụ tốt NDT không hề đơn giản Hiện nay, để đáp ứng các yêu cầu tin một cách nhanh chóng và chính xác nhất Thư viện trường Đại học Ngoại thương đã xây dựng được một hệ thống bộ máy tra cứu tin hiện đại tương đối hoàn chỉnh BMTCT hiện đại của thư viện không chỉ là cầu nối giữa nguồn lực thông tin và NDT,

mà còn giúp cán bộ thư viện nắm bắt một cách toàn diện vốn tài liệu của thư viện mình để từ đó đưa ra kế hoạch bổ sung, chỉnh lý và chiến lược hoạt động phù hợp với chức năng và nhiệm vụ của thư viện

1.2.2 Vai trò của bộ máy tra cứu tin hiện đại trong hoạt động thông tin – thư viện ở Thư viện trường Đại học Ngoại thương Hà Nội

Hiện nay trong hoàn cảnh thế giới đang bùng nổ thông tin, theo đó là số lượng tài liệu ngày càng tăng nhanh chóng Theo ước tính cứ 10 năm lượng thông tin trên thế giới lại tăng gấp đôi, số lượng sách báo ngày càng nhiều Việc tìm kiếm, khai thác thông tin hết sức khó khăn

Để giúp người dùng tin truy cập thông tin một cách nhanh chóng đầy đủ, cần phải tổ chức bộ máy tra cứu tin hiện đại với sự hỗ trợ của CNTT

1.2.3 Yêu cầu đối với bộ máy tra cứu tin hiện đại tại Thư viện trường Đại học Ngoại thương Hà Nội

Cũng như các cơ quan, trung tâm thông tin - thư viện khác, vai trò chính của Bộ máy tra cứu tin hiện đại tại thư viện trường Đại học Ngoại thương Hà Nội được thể hiện:

- Là cầu nối giữa vốn tài liệu và bạn đọc Bộ máy tra cứu tin với các thành phần của nó phản ánh toàn bộ nguồn lực thông tin của thư viện Phục

vụ bạn đọc môt cách có hiệu quả

- Là chìa khóa hữu hiệu để bạn đọc tiếp cận thông tin, đây là công cụ tiếp cận các cơ sở dữ liệu của thư viện một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất, từ đó bạn đọc có thể tra cứu được thông tin mà họ cần

- Là kết quả xử lý thông tin cho các hoạt động của thư viện như: bổ sung tài liệu, phục vụ bạn đọc…

Nếu bộ máy tra cứu tin không được tổ chức có hệ thống, khoa học thì việc tìm tin của bạn đọc khó có thể được chính xác và đầy đủ, nó sẽ gây khó khăn cho việc phục vụ nhu cầu của bạn đọc và ảnh hưởng tới chất lượng dịch

vụ của thư viện Bộ máy tra cứu tin là cầu nối giữa nguồn lực thông tin và người dùng tin Như vậy, bộ máy tra cứu tin có vai trò rất quan trọng và to lớn, không những có ảnh hưởng tới bạn đọc mà còn với cả cán bộ của thư viện

Để thực hiện vai trò quan trọng đó, bộ máy tra cứu tin hiện đại tại thư viện trường Đại học Ngoại thương phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Đảm bảo tính đầy đủ Để thỏa mãn nhu cầu tra cứu thông tin của NDT, BMTCT thông tin phải đảm bảo tính đầy đủ, có nghĩa là phải có đầy đủ các bộ phận cấu thành BMTCT hiện đại như: máy vi tính, hệ thống cơ sở dữ liệu, hệ thống mạng LAN, WAN, Internet…vv

- Đảm bảo tính cập nhật BMTCT phải được cập nhật thường xuyên Cần phải loại ra khỏi BMTCT những thông tin, tài liệu lỗi thời, ít được sử dụng và bổ sung vào đó những thông tin mới phù hợp với đời sống chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội của địa phương và đất nước

- Đảm bảo tính thân thiện BMTCT phải được tổ chức một cách khoa học, rõ ràng, dễ hiểu, dễ sử dụng, hiệu quả tìm kiếm cao

- Đảm bảo tính hiện đại BMTCT cần phải đảm bảo tính hiện đại về trang thiết bị, cấu trúc thông tin Đồng thời cũng phải có sự hướng dẫn sử dụng một cách khoa học, rõ ràng, giúp NDT nâng cao được năng lực và hiệu quả của công tác tra cứu

Chương 2 THỰC TRẠNG BỘ MÁY TRA CỨU TIN HIỆN ĐẠI

TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG HÀ NỘI

2.1 Cơ sở hạ tầng thông tin

2.1.1 Phần cứng

Hiện đại hóa hoạt động TV chính là nhiệm vụ trọng tâm trong những năm gần đây Mạng thông tin đã tạo ra môi trường hoạt động làm việc trải rộng, mang tính kết nối đa chiều và làm thay đổi cách thức làm việc cũ của thư viện Các hoạt động từ khâu xử lý thông tin đến khai thác các sản phẩm đều diễn ra trong môi trường mạng Internet và hệ thống mạng nội bộ ( LAN) thông qua hệ thống máy tính chủ, máy trạm và các máy trạm tra cứu

Hiện nay TV có 2 máy chủ HP LH6000 chạy trên hệ điều hành Window Server 2000, RAM 500MB, ổ cứng dung lượng 120GB, thực hiện các chức năng: lưu trữ thông tin và dữ liệu TV điện tử Ilib Version 4.0, vận hành các chương trình phần mềm ứng dụng TV trên mạng LAN/Internet Đây là máy server được trang bị cho TV từ năm 2002, cho đến thời điểm hiện nay máy đã quá cũ, cấu hình thấp để vận hành cũng như lưu trữ dữ liệu

13 máy PC nghiệp vụ và quản lý dành cho cán bộ TV hoạt động nghiệp

vụ và lưu thông, cấu hình Intel Pentium IV – 1,60 Ghz, RAM 256Mb Với cấu hình hệ thống máy trạm nghiệp vụ như trên việc tác nghiệp của CBTV tại các điểm lưu thông mượn trả có thể vẫn đạt yêu cầu nhưng khi nhập dữ liệu biên mục và nghiệp vụ thì gặp rất nhiều khó khăn do máy thường xuyên bị chậm vì cấu hình quá thấp

14 máy PC tra cứu dành cho sinh viên tại các phòng phục vụ như: phòng Đọc tự chọn, phòng Mượn, phòng Báo – tạp chí, phòng Đọc tài liệu nội sinh

của TV, trong đó riêng phòng Multinmedia trang bị 42 máy PC phục vụ truy cập các CSDL và khai thác mạng Cùng với cấu hình Intel Pentium IV – 1,60 Ghz, RAM 256 MB, khi sinh viên tra cứu trực tuyến OPAC thì hệ thống máy vận hành đạt yêu cầu nhưng khi truy cập database online và khai thác Internet thì máy chạy rất chậm

Hệ thống máy tính của TV nói chung được trang bị từ năm 2002 đến năm 2005, đã hết thời gian bảo hành Với tốc độ phát triển công nghệ như hiện nay, hệ thống máy tính đã bộc lộ rất nhiều điểm lạc hậu so với nhu cầu

sử dụng của TV và NDT, cụ thể là:

+ Cấu hình các máy thấp nên không thể cài đặt các chương trình ứng dụng phiên bản mới Các chương trình hệ thống, chương trình ứng dụng, chương trình quản lý TV chạy trên máy trạm nghiệp vụ thường kéo dài thời gian do máy phải tải nhiều chương trình

+ Các phần mềm trang bị ban đầu cho hệ thống máy đã lạc hậu, các phần mềm có khả năng vận hành một số chức năng cơ bản lại không có bản quyền (

Ví dụ: hệ thống máy tính hiện tại được cài đặt hệ điều hành Window 2000, tốc độ xử lý chậm, không cài đặt được các chương trình ứng dụng: chương trình quản lý truy cập, các CSDL cần cài đặt trực tiếp trên máy, các phần mềm hỗ trợ đọc và Download tài liệu, chương trình diệt Virut…)

+ Với đặc thù của các dữ liệu với dung lượng lớn, lại không được trang

bị những thiết bị ngoại vi cần thiết như màn hình cỡ lớn, thiết bi nghe nhìn, thiết bị đọc chuyên dụng, các thiết bị vào ra…nên không thể triển khai được các thông tin dạng số đến NDT một cách đầy đủ và hiệu quả

Ngoài hệ thống máy tính, tại các phòng làm việc và phòng phục vụ TV cũng được trang bị hệ thống các trang thiết bị hiện đai, bao gồm:

- 1 máy in Barcode Blaster, 4 máy đọc mã vạch

Đây là loại máy chuyên dụng dùng để tạo ra các nhãn Barcode để dán vào tài liệu cũng như được tích hợp vào các thiết bị quản lý của thư viện 4

máy đọc mã vạch tại 4 điểm lưu thông phục vụ để quét mã vạch sách và thẻ

TV khi sinh viên đến làm thủ tục mượn trả sách

- 2 máy in mạng HP laser JET 4200, 1 máy in màu HP Deskjet 1180C

- 1 máy Scaner màu FUJITSU 6670, 1 máy Scan Bookeye 4 colour

Đây là những loại máy chuyên dụng, dùng để phục vụ quá trình số hóa tài liệu của thư viện, là loại máy bán tự động Các máy Scan này rất tiện lợi trong việc scan tài liệu để số hóa Chúng có thể Scan nhưng cuốn tài liệu dày, những bản tài liệu A4, tờ rơi vv

Tuy có máy Scaner nhưng việc Scan các tài liệu vẫn được thực hiện thủ công, rời rạc và khả năng lưu trữ lại các dữ liệu để tái tổ chức là rất yếu trong khi đó, TV chưa thể tách ra được phòng dịch vụ riêng với các trang thiết bị đồng bộ, dây chuyền Đây là một vấn đề cần đặt ra trong tương lai khi phát triển TV

- 1 máy photo Gertetner DSM 616

- Hệ thống mạng thông tin ( mạng LAN, Internet)

Từ năm 2002, để ứng dụng CNTT vào trong các hoạt động của thư viện,

TV trường Đại học Ngoại thương Hà Nội đã kết nối hệ thống mạng cục bộ

“LAN”, liên kết giữa Trung tâm Thông tin Khoa học – Thư viện với các phòng ban trong trường Thư viện cũng được kết nối Internet để liên kết với Thư viện Quốc gia và Liên hiệp Thư viện các trường Đại học

- Các thiết bị an ninh ( cổng từ, chỉ từ, RFID)

Đây là các thiết bị an ninh bảo đảm an toàn cho tài liệu của thư viện Các sợi chỉ từ được gắn vào tài liệu và kết nối với cổng từ được đặt tại cửa ra vào, khi bạn đọc cố tình mang tài liệu ra ngoài, hệ thống an ninh sẽ cảnh báo

2.1.2 Phần mềm

Hiện nay, Thư viện đang sử dụng phần mềm Ilib version 4.0 Đây là giải pháp tổng thể được thiết kế và triển khai với nền tảng hệ quản trị CSDL

ORACLE 9i, Ilib đáp ứng yêu cầu đặt ra đối với phần mềm thư viện điện tử hiện đại như: bổ sung, biên mục, tra cứu trực tuyến, quản lý lưu thông tài liệu ( ấn phẩm và các nguồn tin điện tử), quản lý xuất bản phẩm nhiều kỳ (tạp chí, tập san, báo, ), quản lý kho tài liệu, quản lý thông tin về bạn đọc, quản lý mượn liên thư viện, lưu chiểu, quản lý hệ thống – tất cả đều có thể kết hợp dùng mã vạch Phần mềm đáp ứng các nhu cầu tích hợp với các hạ tầng CNTT đa dạng, cũng như tích hợp với các thiết bị ngoại vi chuyên dụng

Cấu trúc của phần mềm quản trị thư viện tích hợp_ Ilib

Ilib quản trị các quy trình nghiệp vụ chuẩn của một thư viện hiện đại như: Bổ sung, biên mục,quản lý ấn phẩm nhiều kỳ ( báo, tạp chí, tập san…), tra cứu trực tuyến, quản lý lưu thông tài liệu ( với mọi loại hình tài liệu), quản

lý kho tài liệu, quản lý thông tin về bạn đọc – tất cả đều có thể kết hợp dùng

mã vạch Đặc biệt, tất cả các module được tích hợp trong một hệ thống thống nhất và có thể liên thông, cũng như chuyển đổi tương tác với nhau một cách

dễ dàng

Với phần mềm ILIB, cấu trúc của nó gồm các phân hệ chính sau:

Hình 1 Các phân hệ của phần mềm Ilib

1.Phân hệ Tra cứu trực tuyến - OPAC

Cung cấp các khả năng tìm kiếm mạnh với giao diện được thể hiện dưới dạng một mẫu định sẵn Cho phép khả năng truy nhập mục lục công cộng trực tuyến thông qua giao diện truy nhập công cộng Quản lý thông tin người dùng

và cung cấp diễn đàn để người dùng có thể trao đổi thông tin cho nhau

Cho phép người dùng tin tìm theo nhiều tiêu chí khác nhau, hỗ trợ các toán tử tìm kiếm Có thể tìm kiếm ở hai chế độ : cơ bản và nâng cao

Hỗ trợ tra cứu liên thư viện thông qua giao thức Z39.50

Cung cấp các dịch vụ trực tuyến: trợ giúp, xem thông tin người dùng, thông báo sách mới, đăng ký mượn và gia hạn qua mạng

- Cho phép thống kê, quyết toán, tạo các báo cáo, các khiếu nại liên quan đến công tác bổ sung Quản lý và theo dõi quỹ bổ sung

- Lưu trữ các tham số phục vụ cho việc bổ sung

- Hỗ trợ một phần cho công tác biên mục

3 Phân hệ Biên mục

Màn hình chính của module biên mục

Đây là một trong những module mạnh của chương trình Hỗ trợ đưa ra các quy tắc biên mục nhất quán cũng như các chuẩn biên mục và mô tả biên mục theo các tiêu chuẩn quốc tế Hỗ trợ tối đa các công cụ cho cán bộ biên mục như phân loại, từ khóa Cung cấp các chuẩn biên mục tài liệu theo tiêu chuẩn quốc tế như tạo các tham số biên mục ( tùy theo từng thư viện), biên mục tài liệu theo các khổ mẫu chuẩn dạng MARC21 và được tuân thủ theo các tiêu chuẩn và quy tắc mô tả như ISBD, AACR2 cũng như tiêu chuẩn TCVN 4743 – 89 và theo các khung phân loại khác nhau như DDC, UDC,

LC, BBK và các khung đề mục chủ đề, bộ từ khóa

Các tính năng của module

- Giao diện biên mục thân thiện, dễ sử dụng

- Cho phép biên mục mọi loại hình tài liệu: Sách, các ấn phẩm định kỳ, bài trích, luận văn, các ấn phẩm điện tử, tranh ảnh dữ liệu số…

- Cho phép tùy biến các tham số trong biên mục

- Cho phép tạo lập các trường cũng như các Worksheet nhập dữ liệu

- Nhập/ Xuất biểu ghi để tạo ra các biểu ghi UNIMARC Dưới dạng UNIMARC, CDS/ISIS

- Xử lý, tìm kiếm, truy cập, cập nhật dữ liệu số ( Multimedia)

- In mục lục, phích tư liệu, các báo cáo liên quan đến biên mục

- Tìm kiếm tra cứu nhanh theo nhiều tiêu chí Cho phép kiểm soát tính nhất quán theo biểu ghi thư mục

- Kiểm soát nhất quán theo tác giả

4 Phân hệ Lưu thông

Quản lý các nghiệp vụ về cho mượn tài liệu và quản lý thông tin về bạn đọc Theo dõi việc Mượn – Trả tài liệu, Quản trị bạn đọc, Báo cáo thông kê mượn trả

Giao diện chính của phân hệ lưu thông

5 Phân hệ Quản lý kho

Quản lý các thông tin về hệ thống kho: cấp lưu trữ, hệ thống lưu trữ Hỗ trợ cho công tác kiểm kê kho Tổ chức, xắp xếp kho theo yêu cầu của thư viện Xử lý mất trong quá trình kiểm kê, xếp giá tự động Thống kê và in danh sách tài liệu còn có trong kho Đánh lại số đăng ký cá biệt Thanh lý và in nhãn tài liệu ( dùng Barcode)

Giao diện chính của phân hệ Quản lý kho

Hiện nay, yêu cầu đối với một phần mềm TV có khả năng quản lý tốt các nguồn lực thông tin số bao gồm các yêu cầu sau:

+ Có khả năng tạo các siêu dữ liệu : bao gồm siêu dữ liệu mô tả( mô tả các thông tin về tài liệu); siêu dữ liệu cấu trúc ( mô tả các liên kết giữa các đối tượng thông tin liên quan của tài liệu như: mục lục, chương, phần, trang sách, hình ảnh, minh họa, phụ lục…giúp người dùng dễ dàng di chuyển đến các thành phần của tài liệu) và siêu dữ liệu quản trị (gồm tạo kích cỡ tập tin; định dạng tài liệu; đặc tính sử dụng và tình trạng của tài liệu)

+ Mô tả dữ liệu: ( theo một trong các chuẩn siêu dữ liệu: MARC, Dublin core, MODS, METS, ISO 2709) trong đó chuẩn Dublin core là dùng tương đối phổ biến vì có khả năng tùy biến cho các tiêu chuẩn khác với 16 trường biên mục

+ Vận hành liên kết là tạo ra một giao diện tra cứu tích hợp cho người dùng trên nhiều bộ sưu tập cùng một lúc dựa trên các điểm truy cập nhất quán như: tác giả, nhan đề tài liệu, từ khóa, chủ đề, chỉ mục quốc gia…

+ Quản lý các nguồn dữ liệu truy cập được cho phép Theo đó chỉ có thành viên đã được đăng ký mới được quyền truy cập vào tài liệu ( hoặc quản

lý chế độ doawload của tài liệu)

+ Xuất – nhập dữ liệu để trao đổi với các hệ thống theo các chuẩn chung + Phần mềm phải cung cấp khả năng quản lý các dạng tư liệu số hóa, bao gồm hình ảnh, text, âm thanh, video…

+ Phần mềm phải cung cấp khả năng tìm kiếm toàn văn với các loại tư liệu là các file điện tử, ví dụ Microsoft Word, Excel, Acrobat PDF, HTML, XML…

+ Phần mềm phải cung cấp khả năng tự xác định các thuộc tính của các file dữ liệu số hóa được đưa vào để cho phép tra cứu theo các thuộc tính đó

Ví dụ kích cỡ file, loại nén (với hình ảnh, âm thanh và video), type, cỡ và độ sâu ( đối với hình ảnh), độ dài ( đối với âm thanh và video)

Hiện nay, phần mềm quản lý thư viện điện tử mà tv đang sử dụng là phần mềm Ilib phiên bản 4.0 thuộc tập đoàn CMC Đây là phần mềm quản lý thư viện truyền thống khá tốt song chưa có phân hệ quản lý các nguồn lực thông tin, tài liệu số

Ưu điểm của phần mềm Ilib:

- Là công cụ tìm kiếm và tra cứu mạnh, đặc biệt là khả năng tìm kiếm toàn văn

- Hỗ trợ đa ngôn ngữ - đặc biệt là khả năng xử lý tiếng Việt, hỗ trợ cả hai bảng mã Unicode và TCVN

- Sử dụng các tiêu chuẩn và quy tắc mô tả thư mục như ISBD, AACR2, TCVN 4743 – 89,…cũng như các khung phân loại DDC, BBK, UDC,

LCC,…và các loại từ điển, từ chuẩn, chủ đề, tác giả…

- Hỗ trợ chuẩn biên mục theo UNIMAC, MARC21, có thể nhập/xuất biểu ghi theo UNIMARC, MARC21 và các MARC khác ( theo yêu cầu)

- Tra cứu mục lục trực tuyến thông qua Internet

- Hỗ trợ giao thức tra cứu liên thư viện Z39.50

- Tích hợp công nghệ mã vạch

- Có thể chuyển đổi các biểu ghi trong các CSDL xây dựng theo

CDS/ISIS sang khổ mẫu MARC Tất cả các chức năng của chương trình được tích hợp trong cùng một giao diện và cơ sở dữ liệu chung, có thể tùy biến để phù hợp với các điều kiện và tính chất nghiệp vụ đặc thù của từng thư viện

- Có thể chạy trên các môi trường hệ điều hành khác nhau: MS Window

NT, MS Window 2000, Unix ( Sun Solaris, Linux Redhat, )

- Chương trình được thiết kế theo hướng người dùng đảm bảo: thuận tiện, dễ sử dụng

2.2 Các cơ sở dữ liệu

2.2.1 Quy trình tổ chức các CSDL của Thư viện trường Đại học

Ngoại thương Hà Nội

Quy trình tổ chức CSDL của thư viện được thực hiện qua các khâu:

a Kiểm tra, nhận tài liệu

b Nhập phiếu tiền máy

c Nhập dữ liệu

* Kiểm tra nhận tài liệu

- Mỗi khi có sách hay nguồn tài liệu mới nào đưa đến thư viện như: sách mua, sách được biếu tặng và sách lưu chiểu đều được đưa tới phòng nghiệp

* Nhập phiếu tiền máy:

- Đối với sách tham khảo thì phân ra 2 loại là sách tham khảo tiếng Việt

về phòng Multimedia )

+ Đây là mẫu Barcode của thư viện Ngoại thương, trong đó:

LV: là mã tài liệu

33268 – 33273 : là số ĐKCB

Một số mã tài liệu của thư viện Ngoại thương:

ThS: Luận văn Thạc sỹ (phòng Đọc tài liệu nội sinh)