Nghiên cứu đánh giá chất lượng cơ sở dữ liệu thư mục tại viện thông tin khoa học xã hội

1 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ VĂN HOÁ, THỂ THAO VÀ DU LỊCH TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN HOÁ HÀ NỘI TRẦN THỊ KIỀU NGA NGHIÊN CỨU ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG CƠ SỞ DỮ LIỆU THƯ MỤC TẠI VIỆN THÔNG TIN KHOA HỌC XÃ HỘI LUẬN VĂN THẠC SỸ KHOA HỌC THƯ VIỆN NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS NGUYỄN THU THẢO HÀ NỘI – 2008 MỞ ĐẦU CHƯƠNG VIỆN THÔNG TIN KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ VẤN ĐỀ CHẤT LƯỢNG CỦA CÁC CƠ SỞ DỮ LIỆU THƯ MỤC 1.1 GIỚI THIỆU VỀ VIỆN THÔNG TIN KHOA HỌC XÃ HỘI 1.1.1 Về nguồn lực thông tin 1.1.2 Đối tượng sử dụng thông tin Viện Thông tin Khoa học xã hội 11 1.1.3 Về sở vật chất – cán 12 1.1.4 Những thuận lợi thách thức Viện Thông tin Khoa học xã hội giai đoạn tới 13 1.2 CÁC CƠ SỞ DỮ LIỆU THƯ MỤC ĐANG PHỤC VỤ TẠI VIỆN THÔNG TIN KHOA HỌC XÃ HỘI 15 1.3 CHẤT LƯỢNG VÀ ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG 20 1.4 CHẤT LƯỢNG VÀ ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG CÁC CƠ SỞ DỮ LIỆU THƯ MỤC 25 CHƯƠNG 30 ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG CÁC CƠ SỞ DỮ LIỆU THƯ MỤC TẠI VIỆN THÔNG TIN KHOA HỌC XÃ HỘI 30 2.1 XÂY DỰNG CÁC TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG CỦA CÁC CƠ SỞ DỮ LIỆU THƯ MỤC TẠI VIỆN THÔNG TIN KHOA HỌC XÃ HỘI 30 2.2 ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG CỦA CÁC CƠ SỞ DỮ LIỆU THƯ MỤC Ở VIỆN THÔNG TIN KHOA HỌC XÃ HỘI 33 2.2.1 Phần mềm quy trình tạo lập sở liệu thư mục 34 2.2.1 Mức độ bao quát nguồn tin 39 2.2.2 Chất lượng liệu 41 2.2.3 Khả tìm kiếm linh hoạt 61 2.3 NHậN XÉT CÁC KếT QUả ĐÁNH GIÁ 70 CHƯƠNG 78 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM CẢI THIỆN CHẤT LƯỢNG 78 CƠ SỞ DỮ LIỆU THƯ MỤC 78 TẠI VIỆN THÔNG TIN KHOA HỌC XÃ HỘI 78 3.1 CHUẨN HĨA CÁC BƯỚC TRONG QUY TRÌNH TẠO LẬP CSDL THƯ MỤC 79 3.2 CHUẨN HĨA QUY TRÌNH ĐỊNH TỪ KHÓA 80 3.3 NÂNG CAO NĂNG LỰC NGHIỆP VỤ CHO CÁN BỘ 84 KẾT LUẬN 85 TÀI LIỆU THAM KHẢO 87 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT TRONG LUẬN VĂN KHXH: Khoa học xã hội CSDL : Cơ sở liệu PGS : Phó giáo sư Ts : Tiến sĩ Ths : Thạc sĩ CFC : MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Ngày nay, thông tin coi nhu cầu thiết yếu đời sống xã hội, công cụ để điều hành, quản lý, đạo quốc gia, phương tiện hữu hiệu để mở rộng giao lưu hiểu biết quốc gia, dân tộc, nguồn cung cấp tri thức mặt cho công chúng nguồn lực phát triển kinh tế - xã hội Thiếu thơng tin, gặp khó khăn việc đưa định định bị sai lệch, thiếu sở khoa học, không thực tiễn trở nên hiệu Trên thực tế, thông tin coi yếu tố định thành bại tổ chức Hoạt động thông tin, xét chất, tạo cung cấp sản phẩm dịch vụ cho người dùng tin Trong kinh tế thị trường, thông tin trở thành hàng hóa (dù hàng hóa đặc biệt) mang đầy đủ đặc trưng hàng hóa giá cả, chất lượng, phương thức cung ứng, đồng thời phải mang tính cập nhật Khác với thời kỳ bao cấp trước đây, quan thông tin phải đưa sản phẩm dịch vụ mà khách hàng cần thứ mà có sẵn Viện Thơng tin Khoa học Xã hội (KHXH), tiền thân Thư viện KHXH tiếp quản từ Viện Viễn Đông Bác cổ Pháp, quan thông tin thư viện đầu ngành nước khoa học xã hội, lưu trữ bảo quản số lượng lớn nguồn tài liệu quý, phong phú Chính nhờ lượng tài liệu lớn phong phú nên lượng bạn đọc phục vụ đông đảo Bên cạnh việc cho ấn phẩm thông tin đa dạng tài liệu phục vụ lãnh đạo, tài liệu phục vụ nghiên cứu, tin chuyên đề, tin nhanh , Viện Thông tin KHXH tự động hóa q trình thơng tin thư viện nhằm mục đích đại hóa cơng tác quan Để phục vụ cho mục đích mình, đưa liệu vào máy tính, tạo nhiều sở liệ (CSDL) (thường CSDL thư mục) phục vụ độc giả rút ngắn thời gian tìm tài liệu cơng việc khác Tuy nhiên từ CSDL thư mục đời chất lượng chúng có thỏa mãn yêu cầu viện hay không chưa đánh giá cách thực Do đó, đánh giá chất lượng CSDL thư mục phục vụ Viện Thơng tin KHXH điều cần thiết Vì vậy, tác giả định chọn vấn đề làm đề tài cho luận văn Tình hình nghiên cứu Cho đến nay, chưa có nghiên cứu mang tính tổng thể hệ thống việc đánh giá chất lượng CSDL thư mục phục vụ Một số đánh giá làm trước dừng lại phản ánh độc giả với cán phục vụ tra tìm máy cán phịng tự động hóa thể thông qua số báo cáo thống kê tổng kết công tác cuối năm Nhưng số rõ ràng chất lượng CSDL thư mục Mục đích nghiên cứu Trên sở đánh giá trạng chất lượng CSDL thư mục, đề xuất nâng cao chất lượng CSDL thư mục tương lại Viện Thông tin KHXH Nhiệm vụ nghiên cứu Để thực mục tiêu đặt ra, luận văn giải vấn đề sau: Nghiên cứu xây dựng tiêu chí đánh giá chất lượng CSDL thư mục Đánh giá chất lượng CSDL thư mục dựa tiêu chí xây dựng Đề xuất giải pháp nhằm cải thiện chất lượng CSDL thư mục Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: CSDL thư mục phục vụ nhiều Phạm vi nghiên cứu: Viện Thông tin KHXH Phương pháp nghiên cứu Luận văn sử dụng phương pháp nghiên cứu chủ yếu sau: Phương pháp thống kê, so sánh, hệ thống hóa Phương pháp tổng hợp, phân tích số liệu Phương pháp chọn mẫu Cấu trúc luận văn Ngồi Lời nói đầu, Danh mục tài liệu tham khảo, Phụ lục, cấu trúc luận văn gồm chương: Chương 1: Viện Thông tin Khoa học xã hội chất lượng sở liệu thư mục Chương Đánh giá chất lượng sở liệu thư mục Viện Thông tin Khoa học xã hội Chương 3: Một số giải pháp nhằm cải thiện chất lượng sở liệu thư mục Viện Thông tin Khoa học xã hội CHƯƠNG VIỆN THÔNG TIN KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ VẤN ĐỀ CHẤT LƯỢNG CỦA CÁC CƠ SỞ DỮ LIỆU THƯ MỤC 1.1 Giới thiệu Viện Thông tin Khoa học xã hội Viện Thông tin KHXH trực thuộc Viện KHXH Việt Nam (tên cũ Ủy ban KHXH Việt Nam), thành lập theo Quyết định số 93/CP ngày 08/5/1975 Hội đồng Chính phủ sở thống hai tổ chức có Thư viện KHXH Ban Thông tin KHXH; khẳng định lại Nghị định số 23/CP ngày 22/5/1993 Chính phủ Viện có tên giao dịch quốc tế Institute of Social Science Information (ISSI) Năm 2003, Viện trở thành hội viên thức Liên đồn quốc tế hiệp hội tổ chức thư viện (International Federation of Library Association: IFLA), với mã số thành viên VN – 1002 Theo định số 54/KHXH-QĐ ngày 24/3/1976 tổ chức hệ thống thông tin Ủy ban, quy định: “Viện Thông tin KHXH quan khoa học phụ trách công tác thư viện, tư liệu thông tin Ủy ban khoa học xã hội” Do vậy, Viện có nhiệm vụ: - Bổ sung, thống quản lý vốn sách báo tư liệu phạm vi Ủy ban - Dịch quản lý việc dịch tài liệu khoa học từ tiếng nước tiếng Việt phạm vi Ủy ban, phối hợp với quan khác việc tổ chức dịch sử dụng tài liệu dịch - Tổ chức việc cho mượn sách báo tư liệu - Thơng báo kịp thời xác thành tựu mới, vấn đề ngành KHXH ngồi nước cho cán quan có trách nhiệm khoa học xã hội, trước mắt nhằm vào vấn đề có liên quan trực tiếp đến cách mạng xã hội chủ nghĩa xây dựng xã hội chủ nghĩa nước ta - Cùng với thủ trưởng Viện Ban nghiên cứu khoa học xây dựng hệ thống thư viện, tư liệu thông tin KHXH toàn Ủy ban, đạo nghiệp vụ hệ thống - Nghiên cứu thơng tin học, thư viện học, thư mục học nhằm cải tiến hồn thiện khơng ngừng cơng tác - Đào tạo, bồi dưỡng cán thông tin tư liệu, thư viện toàn Ủy ban - Xây dựng sở vật chất- kỹ thuật cho công tác thông tin tư liệu, thư viện toàn Ủy ban - Thực việc hợp tác quốc tế thông tin thư viện KHXH phạm vi hiệp định mà Ủy ban KHXH ký kết Hiện nay, nhiệm vụ mở rộng Đó bảo tồn, khai thác phát huy di sản truyền thống Thư viện KHXH xây dựng, phát triển thư viện Thư viện quốc gia KHXH 1.1.1 Về nguồn lực thông tin Ngay từ ngày đầu thành lập, kế thừa nguồn tài liệu từ Viện Viễn Đông Bác Cổ Pháp trước Thư viện KHXH, Viện Thông tin KHXH có nguồn lực tương đối lớn quý Trải qua nhiều năm xây dựng phát triển, Viện có nguồn lực thơng tin tương đối đầy đủ cập nhật khoa học xã hội Hiện nay, Viện Thơng tin KHXH có 325.941 đơn vị tài liệu khác [11, tr ] Sách lượng tài liệu chiếm phần lớn nhất, gồm nhiều loại khổ từ khổ thông dụng khổ xưa sách thuộc kho EFFEO cũ (Viện Viễn Đông Bác Cổ) trước Ở lưu giữ nhiều tài liệu thuộc lĩnh vực khoa học xã hội đặc biệt quý vốn tài liệu EFFEO cũ có nội dung chun biệt Đơng Dương Đó tài liệu nghiên cứu Việt Nam nói riêng tồn Đơng Dương nói chung phía Pháp thực sưu tầm dân gian Việt Nam Có sách coi cổ Việt Nam Từ điển Việt Bồ La Alexandre Rhode với thời gian xuất từ kỷ thứ 17 Lịch sử Phật giáo Việt Nam viết tiếng Hán sưu tầm từ trí thức Việt Nam cũ trước có độ tuổi Đó số sách coi tài sản quốc gia Ngoài Viện lưu giữ số sách Hán ngữ cổ chuyên gia Trung Quốc đánh giá sách quý Thêm vào nhóm tài liệu chuyên biệt thần tích thần sắc, hương ước, sắc phong cho làng mạc Việt Nam Các tài liệu viết chữ Việt, chữ Nôm lý trưởng làng xác nhận Thêm nữa, Viện có số lượng ảnh tương đối lớn gần 60.000 ảnh phản ánh Đông Dương Việt Nam qua thời kỳ từ thời điểm Pháp chiếm đóng tồn Việt Nam Đồng thời lưu giữ số lượng lớn đồ, tranh ảnh phía Viễn Đơng Bác Cổ cũ Pháp trước để lại Đây đồ phản ánh đầy đủ địa dư Việt Nam Đông Dương thời điểm trước 1945 Bên cạnh đồ, tranh ảnh, Viện lưu giữ sưu tập sắc phong làng xã Việt Nam trước 1945 Bộ sưu tập thể phần đời sống tâm linh văn hóa cư dân Việt trước Cách mạng tháng Tám, quan trọng để đến cơng nhận cho cơng trình văn hóa, tơn giáo làng xã cơng trình Bộ Văn hóa cơng nhận di tích Về báo – tạp chí, Viện lưu giữ 531 tên báo với 65.458 số, 1.216 tên tạp chí thuộc nhiều ngơn ngữ với 62.304 số [11, tr.4] 10 Bảng 1.1: Nguồn lực thơng tin có Viện Thơng tin KHXH Số lượng (đv) Thể loại Sách (đa ngôn ngữ) 325.941 Báo (đa ngơn ngữ) 65.458 Tạp chí (đa ngơn ngữ) 62.304 Ảnh 60.000 CD-ROM 254 CSDL thư mục 14 Bản đồ 2000 (đang bồi vá, phục chế, kiểm kê) Về nguồn tài liệu điện tử, CSDL thư mục Viện xây dựng, Viện cịn có hệ thống CSDL toàn văn thư mục đặt mua từ nhà xuất nước Trong số đưa lên website Viện để truy cập tìm kiếm thơng qua mạng Internet, số CSDL chạy máy tính hệ thống mạng LAN Viện Có 12 CSDL thư mục Viện Thông tin KHXH thực 10 CSDL đặt mua từ nhà xuất nước Các CSDL đặt mua tạo lập theo chủ đề, gồm tạp chí tồn văn tóm tắt nhà xuất tiếng nước thực Khá nhiều CSDL cán lĩnh vực nghiên cứu KHXH Viện Khoa học xã hội Việt Nam sử dụng Về sản phẩm thơng tin, Viện cịn tạo hệ thống sản phẩm thơng tin riêng Đó sưu tập chuyên đề Khu vực hoá 75 khóa Sử thi Tây Ngun, chí có biểu ghi cịn bị bỏ qua từ khóa địa danh Tây Nguyên Hiện tượng lỗi tả từ khóa, bỏ sót nội dung, khơng thống cách viết gây tượng tin, nhiễu tin, sót tin CSLD thư mục Đã xuất nhiều trường hợp sách có tìm CSDL liệu lại khơng có Như vậy, khả tìm kiếm CSDL thư mục Sách linh hoạt mềm dẻo, tận dụng tối đa khả hỗ trợ tìm kiếm từ phần mềm CDS/ISIS độ xác tìm kiếm tài liệu CSDL thư mục không cao CSDL thư mục sách CSDL thư mục cập nhật định kỳ việc bổ sung giai đoạn tiếp tục Thời hạn cập nhật tháng/lần Thời hạn phù hợp với khoảng thời gian dành cho việc nhập liệu, biên tập hiệu đính biểu ghi Xét theo tiêu chí ban đầu: Mức độ bao quát nguồn tin: 100% Chất lượng liệu: khơng đạt u cầu (có q nhiều lỗi tả liệu, từ khóa khơng đạt u cầu bản, tượng nội dung bị sót khơng định từ khóa xuất nhiều) Khả tìm kiếm: linh hoạt, dễ dàng tượng nhiễu tin, tin, sót tin xuất thường xuyên Định kỳ cập nhật CSDL thư mục: tháng/lần Do vậy, CSDL thư mục sách không đạt yêu cầu chất lượng Về CSDL thư mục sách Viện KHXH, thực CSDL thư mục sách , tiếp tục cập nhật định kỳ hàng tháng Mức độ bao quát nguồn tin 100% Dữ liệu nội dung liệu hình thức làm đầy đủ 76 Tuy nhiên lỗi tả xuất nhiều liệu CSDL thư mục sách Viện KHXH Ngoài vấn đề mà CSDL thư mục sách gặp phải có nhiều CSDL thư mục Hiện tượng từ khóa định khơng sát nội dung, định từ khóa bỏ sót nội dung, tên địa danh, từ khóa khơng với ngơn ngữ khoa học chun ngành, khơng súc tích tồn nhiều Ngồi cịn có nhiều lỗi khác lỗi không phản ánh ký hiệu kho Trong CSDL thư mục sách Viện KHXH Từ biểu ghi 55275 – 55369, ký hiệu kho không phản ánh biểu ghi Thêm khơng có thống việc xử lý liệu nội dung Có biểu ghi có tóm tắt, có biểu ghi khơng có tóm tắt Nội dung tóm tắt khơng đạt u cầu tối thiểu việc xử lý nội dung Việc tìm kiếm linh hoạt tượng nhiễu tin, tin sót tin thường xuyên xảy tình trạng từ khóa bị định sai, định sót định khơng sát nội dung Do việc tìm tin linh hoạt thiếu xác Ngồi ra, CSDL thư mục sách Viện KHXH thực nhóm quan thành viên Viện KHXH Việt Nam nên cập nhật định kỳ Định kỳ cập nhật tháng/lần Xét theo tiêu chí đưa ra: Mức độ bao quát nguồn tin: 100% Chất lượng liệu: Khơng đạt u cầu (lỗi tả, từ khóa khơng đạt u cầu tối thiểu) Khả tìm kiếm: Linh hoạt khơng xác (xuất nhiều nhiễu tin, sót tin, tin) Định kỳ cập nhật: tháng/lần Do vậy, CSDL thư mục không đạt yêu cầu chất lượng 77 Về CSDL thư mục sách kho cũ, độ bao quát nguồn tin đạt 100% Do kho sách kho đóng, nên việc nhập CSDL thư mục hoàn thành không cập nhật Thêm nữa, chất lượng liệu khơng đạt u cầu Lỗi tả xuất liệu hình thức Các biểu ghi CSDL sách kho cũ liệu nội dung gồm khơng từ khóa, khơng tóm tắt, khơng ký hiệu phân loại, khơng mơn loại chủ đề Có khoảng 80 biểu có từ khóa từ khóa cho tác phẩm văn học nên khơng giúp nhiều cho việc tìm tin Do việc tìm kiếm CSDL thư mục tìm kiếm thơng qua nhan đề- thông tin trách nhiệm vùng thông tin xuất ký hiệu kho Khả tìm kiếm CSDL thư mục sách kho cũ không linh hoạt khơng có liệu nội dung, khơng tận dụng hỗ trợ tìm kiếm từ phần mềm Thêm vào đó, lỗi tả liệu hình thức gây khó khăn thêm cho việc tìm kiếm tài liệu Chỉ cần người nhập liệu đánh sai dấu nhập sai ký tự khơng thể tìm tài liệu Do khả tìm kiếm CSDL thư mục sách kho cũ không mềm dẻo, không linh hoạt Theo tiêu chí đề ban đầu: Mức độ bao quát nguồn tin: 100% Chất lượng liệu: không đạt yêu cầu (lỗi tả liệu, bỏ sót liệu, có liệu mơ tả hình thức, khơng có liệu mơ tả nội dung, khơng có từ khóa) Khả tìm kiếm: Khơng linh hoạt, dễ dàng (do khơng có từ khóa khơng thể tìm kiếm theo nội dung, tìm kiếm theo nhan đề thông tin trách nhiệu năm xuất bản) Vì vậy, CSDL thư mục sách kho cũ không đạt yêu cầu mặt chất lượng 78 CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM CẢI THIỆN CHẤT LƯỢNG CƠ SỞ DỮ LIỆU THƯ MỤC TẠI VIỆN THƠNG TIN KHOA HỌC XÃ HỘI Hiện nay, Viện Thơng tin KHXH tiếp tục sử dụng 14 CSDL thư mục nói để tra tìm tài liệu Tuy nhiên, qua đánh giá cụ thể chất lượng CSDL thư mục tiêu biểu trên, nhận thấy số vấn đề tồn sau: - Lỗi tả liệu mơ tả hình thức nhiều, chí liệu mơ tả nội dung có lỗi tả - Việc sử dụng mã ngôn ngữ mã nước Marc khơng thống - Từ khóa khơng nội dung, tượng bỏ sót nội dung tài liệu, khơng định từ khóa thường xun xảy - Khơng thống việc xử lý nội dung tài liệu đưa vào nhập CSDL thư mục (Làm tóm tắt) Nguyên nhân đề nêu do: - Người làm công tác nhập tin không cẩn thận trình nhập tin dẫn đến việc nhập sai lỗi tả Người làm biên tập khơng biên tập kỹ biểu ghi dẫn đến lỗi tả nhiều liệu mơ tả hình thức liệu nội dung Hiện nay, Viện Thông tin KHXH sử dụng chuẩn Marc 21, áp dụng biên mục mô tả theo ISBD Tuy nhiên xuất hiện tượng mã nước mã ngôn ngữ không thống hình thức: mã ngơn ngữ viết hoa, mã nước viết 79 thường Đó người làm cơng tác nhập tin khơng tn thủ triệt để việc chuẩn hóa mã nước mã ngơn ngữ MARC mà sử dụng - Từ khóa định tự do, khơng có cơng cụ chuẩn hóa Những người tham gia nhập liệu đại đa phần người cơng tác chun mơn nghiệp vụ thư viện, đồng thời xử lý khối lượng tài liệu lớn không chun mơn nên xuất nhiều sai sót từ khóa Việc nhập CSDL thư mục khơng chuẩn hóa quy trình Việc thiết kế CSDL thư mục phụ thuộc hoàn toàn vào chủ đề tài khoa học Do chủ đề tài tồn quyền thêm bớt làm hay khơng làm trường có biểu ghi CSDL thư mục Chính xuất hiện tượng có CSDL thư mục làm tóm tắt có CSDL thư mục khơng làm tóm tắt chí có CSDL thư mục vừa có vừa khơng làm tóm tắt Bên cạnh lý cịn có điều dễ thấy quy trình thực tạo lập CSDL thư mục khơng chuẩn hóa khơng có tiêu chí đánh giá chất lượng cụ thể cho dù nghiệm thu Thêm vào q trình kiểm sốt chất lượng sau hồn thành khơng tiến hành Việc bao gói nghiệm thu kết thúc q trình tạo lập CSDL thư mục Do sau tích hợp lên mạng LAN đưa vào phục vụ, vấn đề tồn CSDL chưa giải 3.1 Chuẩn hóa bước quy trình tạo lập CSDL thư mục Trong năm gần đây, có cải tiến việc số khâu quy trình tạo lập CSDL thư mục khâu định từ khóa việc cải tiến không đồng Cải tiến định từ khóa quy trình tạo lập CSDL thư mục chưa chuẩn hóa chưa có cơng cụ hỗ trợ cho việc định từ khóa Thêm việc đào tạo cán làm công tác xử lý nội dung tài liệu chưa ý thích đáng Do vấn đề 80 việc xử lý liệu tiếp tục tồn tại, chưa khắc phục Thêm vào đó, khả sử dụng ngoại ngữ cán làm công tác xử lý nội dung tài liệu khơng cao Dẫn đến tình trạng cán ngoại ngữ nhập liệu cho CSDL thư mục giống thao tác chép chữ nên tự kiểm tra lỗi nhập liệu tiếng nước ngồi Vì vấn đề nêu chưa cải thiện cho dù cố gắng nhiều việc cải thiện chất lượng CSDL thư mục Để giải triệt để vấn đề trên, nên thực số giải pháp sau: - Chuẩn hóa chuẩn mã ngơn ngữ mã nước nhập CSDL thư mục - Chuẩn hóa việc nhập CSDL thư mục, tránh sai sót lỗi tả liệu - Thống việc xử lý nội dung trước nhập liệu vào CSDL thư mục - Tuân thủ triệt để yêu cầu tối thiểu mô tả nội dung trước nhập CSDL thư mục - Chuẩn hóa quy trình tạo lập CSDL thư mục, sau nghiệm thu đặc biệt coi trọng việc kiểm soát chất lượng, thường xuyên có chỉnh sửa lỗi phát từ phía người dùng tin 3.2 Chuẩn hóa quy trình định từ khóa Riêng từ khóa cần có giải pháp chuyên biệt Qua việc đánh giá CSDL thư mục nói trên, cịn tồn số vấn đề việc định từ khóa Viện Thông tin KHXH sau: Về nội dung: 81 + Không thống mặt thuật ngữ: CSDL, khái niệm lại sử dụng thuật ngữ khác Ví dụ: Các nước phát triển/ Nước phát triển; Chính sách tiền lương/ Chính sách lương; Gia đình văn hóa/ Gia đình văn hóa mới; Liên hiệp quốc/ Liên hợp quốc; Di tích văn hố/ Di tích văn hố cổ; + Các cụm từ thuật ngữ lúc tách thành từ đơn/ khái niệm đơn giản, lúc để nguyên Ví dụ: Kinh tế xã hội/ Kinh tế%Xã hội; Văn hoá xã hội/ Văn hoá%Xã hội; Biến đổi kinh tế xã hội/ Biến đổi kinh tế% xã hội; Chính sách cơng nghệ/ Chính sách khoa học/ Chính sách khoa học%Công nghệ; + Không thống cách viết chữ số, từ gốc nước ngồi Việt Hóa Ví dụ: Thế kỷ 20/ Thế kỷ XX; Chiến tranh giới lần thứ 2/ Chiến tranh giới lần thứ II; Aristot/ Aristốt/ Arixtot; Folklo/ Folklor/ Folkore; Ăngghen/ Ăng ghen/ Ăngghen PH.;… + Không thống cách viết thuật ngữ từ khố: Ví dụ: Bắc Ninh/ Bắc – Ninh; Châu – Thái Bình Dương/ Châu Thái Bình Dương/ Châu –Thái Bình Dương/ Châu á–Thái Bình Dương; Chính sách lao động xã hội/ Chính sách lao - động xã hội; Như vậy, mặt nội dung từ khoá CSDL thư mục Viện tồn nhiều thuật ngữ viết theo nhiều cách khác nhau, từ gây nên tin, thiếu tính xác tính đầy đủ tìm tin - Về hình thức từ khố Trong CSDL thư mục mắc phải lỗi tả tiếng Việt như: + Đánh máy sai lỗi tả Ví dụ: Bài học kinh nghiệm/ Bài học kinh nghệm; Xác xuất/ Xác suất; Sản xuất/ Sản xuat; Châm biếm/ Châm biến; 82 + Không thống “y” “i” Ví dụ: Kinh tế quản lý; Kinh tế quản lí; Văn pháp lý/ Văn pháp lí; Sinh lí học/ Sinh lý học; + Đặt dấu khơng thống VD: Di sản văn hố/ Di sản văn hóa; Chăm sóc sức khoẻ/ Chăm sóc sức khỏe; Từ tồn nên có chuẩn hóa việc định từ khóa, tuân thủ chặt chẽ yêu cầu tối thiểu cho từ khóa Các giải pháp nên là: * Về nội dung: - Từ khố phải đắn theo thuật ngữ khoa học (có nghĩa từ khố phải từ thơng dụng lĩnh vực mà nội dung tài liệu đề cập) loại bỏ từ không chứa hàm lượng thông tin từ khơng bổ nghĩa cho danh từ giúp người dùng tin xác định từ khoá phản ánh nội dung tài liệu đề cập đồng thời để phục vụ tìm tin cách hiệu Ví dụ: Chính sách cơng cộng thay Chính sách cơng; Chuyển đổi mơ hình kinh tế thay Chuyển đổi kinh tế; Biên niên lịch sử thay Biên niên sử; Hệ thống thần kinh thay Hệ thần kinh - Từ khoá phải thể nội dung thơng tin hình thức ngắn gọn Cần loại bỏ liên từ, giới từ, yêu cầu nhằm định hướng vào việc lựa chọn từ thực có nội dung thơng tin loại bỏ từ khơng có ích cho việc tra cứu VD: An ninh chung thay An ninh; Các nước phát triển thay Nước phát triển; Bản chất triết học thay Bản chất triết học; - Các khái niệm phức tạp cần tách thành khái niệm đơn giản nhằm đảm bảo tính khoa học từ khố Ví dụ: Chính sách khoa học cơng nghệ tách thành Chính sách khoa học% Chính sách công nghệ; Doanh nghiệp vừa nhỏ tách thành: Doanh nghiệp vừa, Doanh nghiệp nhỏ 83 - Mỗi từ khoá mang nghĩa đồng thời khái niệm (hoặc đối tượng cụ thể) mô tả từ khoá - Từ khoá phải độc lập với văn cảnh nội dung tài liệu gốc, tức hiểu từ khố mà khơng cần đọc nội dung tài liệu gốc Đồng thời từ khố khơng mang sắc thái phê phán, đánh giá * Về hình thức từ khóa: - Cần thống khái niệm cách viết tả từ khóa Tiếng Việt nhằm tránh triệt để lỗi tả từ khóa - Xử lý từ đồng âm khác nghĩa đồng nghĩa khác âm tiếng Việt cách triệt để Tạo quy định thống từ từ bắt tay vào định từ khóa cho tài liệu Bởi vì, từ đồng âm khác nghĩa đồng nghĩa khác âm dùng làm từ khóa gây trở ngại cho q trình tìm tin từ khố Từ đồng nghĩa từ có nghĩa giống nhau, có vị ngữ âm khác nhau, biểu thị sắc thái khái niệm Ví dụ: Các từ đồng nghĩa khác âm Nam Triều Tiên, Đại Hàn, Hàn Quốc, chọn từ thơng dụng thừa nhận rộng rãi thức, trường hợp nên chọn : Hàn Quốc - Sau từ khóa xử lý xong, cần phải kiểm tra lại nội dung tài liệu đối chiếu với từ khóa để xem có bị bỏ sót nội dung, tên địa danh hay tên riêng - Xây dựng từ khóa chuyên ngành khoa học xã hội, để từ có cơng cụ chuẩn hóa khâu định từ khóa quy trình tạo lập CSDL thư mục, tránh tượng từ khóa định khơng sát nội dung, khơng thống mặt ngơn ngữ khoa học, ngơn ngữ tìm tin đồng thời kiểm sốt tính xác từ tiến hành định từ khóa có kiểm sốt 84 3.3 Nâng cao lực nghiệp vụ cho cán Những giải pháp đưa nhằm cải tiến chất lượng CSDL thư mục mặt kỹ thuật Tuy nhiên tất cả, CSDL thư mục cán tiến hành Số lượng cán có khả kiến thức từ khóa (chun ngành thơng tin – thư viện) không nhiều Viện Thông Tin KHXH Do vậy, muốn giải triệt để tồn nêu trên, cần có giải pháp cho vấn đề nhân lực sau: - Cần ý việc đào tạo kiến thức nâng cao định từ khóa cho cán làm quy trình tạo lập CSDL thư mục - Khuyến khích cán nâng cao trình độ ngoại ngữ nhằm phục vụ cơng tác nhập liệu từ tránh lỗi tả có biểu ghi tiếng nước - Cần coi trọng cơng tác biên tập, hiệu đính biểu ghi CSDL thư mục nhằm giảm thiểu lỗi tả khơng đáng có - Nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán cách khuyến khích họ tự học mở lớp đào tạo ngắn hạn chuyên biệt tạo lập CSDL thư mục - Nâng cao trình độ cán làm cơng tác đào tạo người dùng tin nói chung để tiến hành thực đánh giá phản hồi sản phẩm, từ đưa tới cải tiến hiệu mặt chất lượng cho CSDL thư mục 85 KẾT LUẬN Cho đến thời điểm nay, CSDL thư mục số sản phẩm phổ biến quan thông tin – thư viện Việt Nam CSDL thư mục khơng cơng cụ tìm tin mà cịn góp phần vào việc quản lý tài liệu có thư viện Do việc đánh giá kiểm sốt chất lượng chúng quan trọng Nó cho thấy quy trình tạo lập CSDL thư mục có phù hợp với thực tế hay khơng, phù hợp với mong muốn ban đầu hay không từ có cải tiến nhằm nâng cao lực tìm kiếm quản lý tài liệu CSDL thư mục Tuy nhiên, việc đánh giá kiểm soát chất lượng sản phẩm quan thông tin- thư viện Việt Nam dường chưa quan tâm mức Phần lớn quan thơng tin- thư viện Việt Nam chưa có quy trình chuẩn chặt chẽ đơi với việc kiểm soát chất lượng CSDL thư mục Viện Thông tin số trung tâm thông tin thư viện lớn nước Hàng năm, Viện thực nhiều đề tài khoa học cấp sở, cấp Bộ tạo lập CSDL thư mục Nhưng nay, chưa xây dựng quy trình chuẩn cho việc tạo lập CSDL thư mục kiểm sốt chất lượng CSDL thư mục Chính việc đánh giá chất lượng CSDL thư mục không đưa lại cho CSDL thư mục cải tiến hữu ích nhằm tăng cường lực tìm kiếm tài liệu hệ thống CSDL thư mục mà giúp quản lý tốt nguồn tài liệu có Vì vậy, việc đánh giá chất lượng CSDL thư mục giúp bộc lộ rõ điều làm chưa làm quy trình tạo lập CSDL thư mục Thực trạng qua đánh giá cho thấy CSDL thư mục chưa thực đạt chất lượng mong muốn Việc đánh giá chất lượng có vai trị vơ quan trọng khơng mà cịn thư viện thuộc 86 Viện KHXH Việt Nam, nơi mà giữ vai trò đạo, điều phối hướng dẫn hoạt động nghiệp vụ thông tin thư viện cho thư viện trực thuộc quan thành viên Khơng nhằm cải tiến chất lượng CSDL thư mục giúp quản lý nguồn tài liệu, đánh giá chất lượng CSDL thư mục giúp xây dựng nên khung làm việc trình chung để từ đến thống quy trình tạo lập CSDL thư mục quản lý tài liệu toàn Viện KHXH Việt Nam, sở tạo thuận lợi cho việc kết nối nghiệp vụ thư viện tới tất thư viện trực thuộc Với số giải pháp đưa ra, không thấy làm chưa làm mà cịn có kinh nghiệm việc tạo chất lượng kiểm soát chất lượng cho sản phẩm thông tin thư viện khác để từ tạo điều kiện cho việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO tương lai không xa 87 TÀI LIỆU THAM KHẢO Tiếng Việt Vũ Quốc Bình (2004), Quản lý chất lượng toàn diện, Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội Nguyễn Quốc Cừ (2000), Quản lý chất lượng sản phẩm theo TQM ISO- 9000, Nxb Khoa học Kỹ thuật, Hà Nội Nguyễn Minh Hiệp (2001), Tổng quan khoa học thông tin thư viện, Nxb Đại học Quốc gia Tp Hồ Chí Minh, Tp Hồ Chí Minh Trần Thị Quý, Đỗ Văn Hùng (2007), Tự động hóa hoạt động thơng tin- thư viện, Đại học Quốc gia Hà Nội Đoàn Phan Tân (2001), Tin học hóa cơng tác thơng tin- thư viện, Đại học Quốc gia, Hà nội Bùi Loan Thùy (1997), Hiện trạng tương lai phát triển khoa học thư viện Việt Nam, Nxb.Văn hóa Thơng tin,Hà Nội Trung tâm Thông tin tư liệu khoa học công nghệ quốc gia (1997), Nghiên cứu xây dựng Bộ từ khóa cho sở liệu tư liệu đa ngành khoa học tự nhiên kỹ thuật, Báo cáo tổng kết đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ, Hà nội Trần Mạnh Tuấn (1997), “Đánh giá sản phẩm thông tin thư viện”, Thông tin Khoa học xã hội, 97(5), tr 35- 40 Viện Khoa học xã hội Việt Nam (2005), Viện Thông tin Khoa học xã hội 30 năm xây dựng phát triển, Nxb Khoa học xã hội, Hà Nội 88 10 Viện Thông tin Khoa học xã hội (2006), Nhập biểu ghi Cơ sở liệu thư mục dùng Chương trình CDS-ISIS với nhãn trường MARC 21,Tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ dùng thư viện thuộc Viện Khoa học xã hội Việt Nam, Hà Nội 11 Viện Thông tin Khoa học xã hội (2007), Báo cáo tổng kết công tác năm 2007, Hà Nội 12 Lê Văn Viết (2001), Cẩm nang nghề thư viện, Nxb Văn hóa Thơng tin, Hà Nội 13 Đặng Hữu Việt (1999), “Nâng cao trình độ cán thư viện, đáp ứng yêu cầu phát triển thời kỳ mới”, Tập san Thư viện, (3), tr 7- 14 http://www.business.gov.vn/advice.aspx?id=2332 15 http://www.tcvn.gov.vn/default.asp?action=article&ID=1398 16 http://www.thuvientre.net/ 17 http://www.issi.gov.vn/ 18 http://www.thuvien.net/ Tiếng Anh 19 Brathwaite, Kenneth S (1990), Systems Design in a Database Enviroment, Mc Graw- Hill Book Company, NewYork 20 Deming, W Edward (1986), Out of the crisis, Masachusetts Institute of Technology Center for Advanced Engineer Study, Cambridge 21 Philip B Crosby (1989), Chất lượng thứ cho không, Nxb Khoa học xã hội, Hà Nội 89 22 UNESCO (2004), CDS/ISIS (version 1.5), New Zealand for Windows, Reference Manual ... liệu thư mục Viện Thông tin Khoa học xã hội CHƯƠNG VIỆN THÔNG TIN KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ VẤN ĐỀ CHẤT LƯỢNG CỦA CÁC CƠ SỞ DỮ LIỆU THƯ MỤC 1.1 Giới thiệu Viện Thông tin Khoa học xã hội Viện Thông tin. .. độ 30 CHƯƠNG ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG CÁC CƠ SỞ DỮ LIỆU THƯ MỤC TẠI VIỆN THÔNG TIN KHOA HỌC XÃ HỘI 2.1 Xây dựng tiêu chí đánh giá chất lượng sở liệu thư mục Viện Thông tin Khoa học xã hội Như giới... 1: Viện Thông tin Khoa học xã hội chất lượng sở liệu thư mục Chương Đánh giá chất lượng sở liệu thư mục Viện Thông tin Khoa học xã hội Chương 3: Một số giải pháp nhằm cải thiện chất lượng sở liệu