Hoàn thiện công tác kế toán NVL tại Công ty TNHH Nhà nước một thành viên cơ khí Quang Trung

Hoàn thiện công tác kế toán NVL tại Công ty TNHH Nhà nước một thành viên cơ khí Quang Trung

Phần mở đầu

1 Trải qua hơn 10 năm đổi mới, cùng với việc chuyển đổi nền kinh tế từ cơ chế kế hoạch hoá tập trung bao cấp sang cơ chế thị trờng có sự điều tiết của Nhà n-ớc là sự ra đời của nhiều thành phần kinh tế và các loại hình doanh nghiệp nh ở nớc ta hiện nay Với xu hớng hội nhập Quốc tế (AFTA, APEC, WTO ) và trong t… ơng lai là việc xoá bỏ hàng rào thuế quan cũng đồng nghĩa với việc sẽ không nhận đợc sự bảo hộ từ nhà nớc, cùng những u đãi trong kinh doanh thì việc canh tranh gay gắt để tồn tại giữa các doanh nghiệp trong nớc với nhau và với doanh nghiệp nớc ngoài, giữa các sản phẩm cùng loại trên thị trờng là không thể tránh khỏi Để tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp phải thiết kế một cơ chế quản lí chặt chẽ và hệ thống thông tin có hiệu quả Vì thế ngoài các công cụ quản lý, các doanh nghiệp còn sử dụng một trong những công cụ quan trọng nhất, hiệu quả nhất là hạch toán kế toán Từ hàng trăm năm trớc và có thể còn lâu hơn, đồng hành cùng sự phát triển của kinh tế, con ngời đã sử dụng Kế toán nh một công cụ tối u để kiểm soát công việc kinh doanh của mình Không bao quát nh các công cụ quản lý, kế toán là nghệ thuật của sự chi tiết, trên cơ sở ghi chép, phân loại, tổng hợp các dữ liệu của hoạt động sản xuất kinh doanh và thông tin cho các nhà quản trị một cách chính xác, đầy đủ và kịp thời nhất thực trạng của doanh nghiệp Đặc biệt đối với các doanh nghiệp sản xuất, kế toán càng thể hiện vai trò không thể thiếu của nó trong từng giai đoạn của quá trình kinh doanh Và trong đó kế toán nguyên liệu, vật liệu đợc xác định là khâu trọng yếu, quyết định trong toàn bộ công tác kế toán trong doanh nghiệp sản xuất.

2 Nguyên liệu, vật liệu không chỉ là một trong những yếu tố đầu vào quan trọng trong quá trình sản xuất ra sản phẩm mà nó còn là yếu tố tác động trực tiếp đến chất lợng sản phẩm của doanh nghiệp, quyết định đến thành bại của một doanh nghiệp sản xuất Đây còn là chỉ tiêu chất lợng tổng hợp quan trọng phản ánh trình độ sử dụng vật t, trình độ tổ chức công nghệ sản xuất sản phẩm, là cơ sở để kế toán giá thành, tính đúng chi phí sản xuất cho từng đơn vị sản phẩm và tổng giá vốn hàng bán Các doanh nghiệp sử dụng càng nhiều loại NVL, chi phí NVL càng chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm thì việc quản lí NVL, quản lí chi phí NVL càng

đóng vai trò quan trọng Hay nói cách khác đi, công tác kế toán NVL thực hiện một cách khoa học, hợp lí, phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp là một mục tiêu quan trọng giúp doanh nghiệp hạ giá thành sản phẩm và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu động.

3 ở đây, do thời gian cũng nh khả năng có hạn nên em chỉ có điều kiện tiếp cận và nghiên cứu về thực trạng của công tác kế toán NVL tại Công ty TNHH Nhà nớc một thành viên Cơ khí Quang Trung Công ty Cơ khí Quang Trung là một doanh nghiệp sản xuất Công nghiệp, Sản phẩm của Công ty rất đa dạng và có giá trị tơng đối lớn, các sản phẩm lại đợc cấu thành từ rất nhiều loại NVL khác nhau, cho nên vai trò của NVL là đặc biệt quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh Việc kế toán NVL tại công ty không chỉ dừng ở chỗ phản ánh chính xác tình hình biến động NVL, tình hình sử dụng NVL tại Công ty mà còn phải đa ra những thiếu sót và bất cập trong vấn đề sử dụng và điều động NVL nhằm tiết kiệm chi phí NVL,nâng cao năng suất, hạ giá thành sản phẩm từ đó làm cơ sở cho việc tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh trong Công ty Đồng thời cung cấp những thông tin chính xác và kịp thời cho hoạt động quản trị doanh nghiệp.

4 Để thực hiện luận văn, em đã áp dụng hai phơng pháp nghiên cứu chính là phơng pháp so sánh, đối chiếu, thống kê trên cơ sở những số liệu thực tế đã thu thập đợc về tình hình biến động của NVL tại Doanh nghiệp, sau đó là phơng pháp phân tích tổng hợp dựa trên kết quả thu đợc của phơng pháp trên.

5 Sau một thời gian thực tập, đợc các cán bộ trong phòng Tài chính – Kế toán của công ty TNHH Nhà nớc một thành viên Cơ khí Quang Trung tận tình hớng dẫn chỉ bảo em đã có đợc những kinh nghiệm hết sức quí giá trong công việc, và góp phần củng cố thêm những kiến thức đã thu nhận đợc trên ghế nhà trờng Vì vậy, trong phần nghiên cứu của mình em xin mạn phép trình bày một số kiến thức mà em thu nhận đợc trong quá trình thực tập tại Công ty kết hợp với kiến thức của bản thân em Tuy còn nhiều thiếu sót nhng em rất mong những gì đợc đúc kết trong luận văn sẽ đem lại những kiến thức có ích cho ngời đọc đặc biệt là những bạn đọc có nhu cầu tìm hiểu về đề tài Kế toán Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất.

6 Nhận thức đợc vấn đề trên, sau khi đợc đào tạo về lí luận kế toán và kết hợp vốn kiến thức thực tế tham khảo đợc trong quá trình thực tập tại đơn vị, em đã lựa

chọn nghiên cứu đề tài: Hoàn thiện công tác kế toán NVL tại Công ty TNHH“

Nhà nớc một thành viên Cơ khí Quang Trung ”Đề tài đợc trình bầy với 3 phần chính:

Chơng 1: Các vấn đề chung về kế toán NVL trong các doanh nghiệp sản xuất.

Chơng 2: Thực trạng công tác kế toán NVL tại Công ty TNHH Nhà nớc một thành viên Cơ khí Quang Trung.

Chơng 3: Nhận xét và kiến nghị về công tác kế toán NVL tại Công ty TNHH Nhà nớc một thành viên Cơ khí Quang Trung

Do điều kiện thời gian không cho phép cũng nh do trình độ hiểu biết còn hạn chế nên trong quá trình thực hiện luận văn không thể tránh đợc việc còn tồn tại rất nhiều sai sót Em rất mong nhận đợc sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo và bạn đọc để có thể hoàn thiện đợc luận văn tốt hơn.

Em xin chân thành cảm ơn sự hớng dẫn tận tình của Thầy giáo – Thạc sĩ Đặng Ngọc Hùng cùng các cán bộ Phòng Tài chính – Kế toán của Công ty Cơ khí Quang Trung đã tạo điều kiện cho em thực hiện luận văn này.

Sinh viên

Trần Minh Trang

1.1.1.2 Đặc điểm

- Vật liệu là yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất, dới tác động của lao động, vật liệu bị tiêu hao toàn bộ giá trị và thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm.

- Vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định và toàn bộ giá trị cuả vật liệu đợc chuyển thẳng vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.

- Bên cạnh đấy, vật liệu là những tài sản dự trữ cho quá trình sản xuất, do dó chúng là bộ phận thuộc tài sản lu động, giá trị vật liệu tồn kho là giá trị vốn lu động dự trữ cho sản xuất của doanh nghiệp.

- Chi phí về nguyên vật liệu thờng chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm.

1.1.1.3 Vai trò

Xuất phát từ những đặc điểm của vật liệu, ta thấy vật liệu giữ một vị trí quan trọng trong quá trình sản xuất, kinh doanh của đơn vị Trên mỗi phơng diện, chúng đều có một tác động nhất định.

Đối với sản phẩm sản xuất, nguyên vật liệu không chỉ ảnh hởng đến chi phí cấu thành nên giá thành sản phẩm mà còn tác động trực tiếp tới chất lợng sản phẩm Thật vậy, là cơ sở vật chất cấu tạo nên thực thể sản phẩm, chất lợng của vật liệu là yếu tố quyết định đến chất lợng sản phẩm Với nguyên vật liệu kém chất lợng doanh nghiệp không thể sản xuất nên một sản phẩm chất lợng cao.

Mặt khác, toàn bộ giá trị vật liệu đợc chuyển dịch một lần vào giá trị sản phẩm nên chi phí nguyên vật liệu thờng xuyên chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm Vì vậy, tiếc kiệm chi phí nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất một cách tối đa, song vẫn đảm bảo chất lợng của sản phẩm là biện pháp giảm giá thành một cách tốt nhất, là một mục tiêu phấn đấu của bất kỳ doanh nghiệp nào.

Đối với tài sản của doanh nghiệp , vật liệu là các thành phần quan trọng của vốn lu động, đặc biệt vốn dự trữ Để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu động thì doanh nghiệp cần tăng tốc độ lu chuyển của vốn lu động doanh nghiệp Muốn thế, đơn vị không thể tách rời việc nâng cao hiệu quả dự trữ và sử dụng vật liệu một cách hợp lý và tiết kiệm.

Nh vậy, có thể nói vật liệu có vai trò hết sức quan trọng trong doanh nghiệp sản xuất Việc tổ chức quản lý vật liệu có hiệu quả là yêu cầu bức thiết với mọi doanh nghiệp Quản lý tốt vật liệu sẽ cho phép doanh nghiệp sử dụng tốt hơn nguồn vốn của mình, tiết kiệm các khoản chi phí, đảm bảo quá trình sản xuất đợc liên tục.

1.1.2 Công tác quản lý nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất

1.1.2.1 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất

Từ những phân tích ở trên, ta thấy việc quản lý vật liệu có ý nghĩa sống còn với doanh nghiệp Nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất, quyết định đến mọi hoạt động sản xuất kinh doanh tiếp theo của doanh nghiệp Vì vậy, quản lý nguyên vật liệu cần đợc thực hiện tốt từ khâu thu mua đến dự trữ và sử dụng.

Đối với khâu thu mua : doanh nghiệp phải quản lý về số lợng, qui cách, chủng loại, giá mua và chi phí thu mua, thực hiện kế hoạch thu mua đúng tiến độ thời gian, phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Vì vật liệu là loại tài sản thờng xuyên biến động nên các doanh nghiệp phải tổ chức thu mua liên tục để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất , chế tạo sản phảm và phục vụ cho các nhu cầu khác của doanh nghiệp

khâu sử dụng : Chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất kinh doanh Mỗi biến động nhỏ về vật liệu đều ảnh hởng trực tiếp đến các chỉ tiêu quan trọng của doanh nghiệp Hoạt động quản lý ở khâu này thể hiện qua việc thiết kế hệ thống danh điểm và đánh số danh điểm nguyên vật liệu, thiết kế thủ tục lập và luân chuyển chứng từ, mở sổ hạch toán tổng hợp và chi tiết nguyên vật liệu theo đúng chế độ quy định; theo dõi đợc sự biến động của nguyên vật liệu; Kết hợp kiểm tra đối chiếu nguyên vật liệu giữa kho và phòng kế toán; Xây dựng chế độ trách nhiệm vật chất trong công tác quản lý, sử dụng nguyên vật liệu cho toàn bộ doanh nghiệp nói chung và cho các phân xởng, tổ, đội sản xuất nói riêng.

khâu dự trữ : vật liệu là một loại tài sản dự trữ có tần suất cao đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng định mức dự trữ, định mức hao hụt cũng nh xác định giới hạn dự trữ tối thiểu-tối đa cho từng loại vật liệu một cách khoa học, đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh tiến hành liên tục, không bị ngừng trệ hay gián đoạn

khâu bảo quản : Kho phải đợc trang bị các phơng tiện bảo quản cân, đo đong đếm cần thiết, phải bố trí thủ kho cũng nh các nhân viên bảo quản có đủ t cách, khă năng nắm vững nghiệp vụ Việc tổ chức kho tàng, bến bãi đợc thực hiện theo chế độ bảo quản đối với từng loại vật liệu-công cụ dụng cụ Những loại vật liệu, công cụ dụng cụ có cùng tích chất lý hoá giống nhau đợc sắp xếp ra một nơi riêng, tránh việc để lẫn lộn vào nhay làm ảnh hởng chất lợng của nhau Mặt khác, cần tổ chức hệ thống kho tàng hợp lý để thuận tiện cho việc nhập-xuất, và theo dõi kiểm tra.1.1.2.2 Vai trò và nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu

1.1.2.2.1 Vai trò

Cũng nh hoạt động kế toán nói chung, kế toán vật liệu là một công cụ phục vụ cho quản lý kinh tế tài chính của các doanh nghiệp Hạch toán kế toán vật liệu cung cấp một cách chính xác, đầy đủ, kịp thời những thông tin cần thiết cho lãnh đạo về tình hình biến động chung của vật liệu cũng nh của từng loại vật liệu từ khâu thu mua đến khâu sử dụng, cũng nh giúp cho lãnh đạo có những định hớng đúng để ra quyết định chính xác và kịp thời trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất Hạch toán kế toán vật liệu là giai đoạn dầu của quá trình sản xuất quyết định độ chính xác, tiến độ của các phần hành hạch toán sau Do đó kế toán vật liệu luôn đợc coi là một khâu trọng yếu của toàn bộ công tác kế toán trong doanh nghiệp sản xuất.

1.1.2.2.2 Nhiệm vụ

Để thực hiện đúng vai trò của mình, kế toán vật liệu cần :

♦áp dụng đúng đắn các phơng pháp về kế toán hạch toán vật liệu, hớng dẫn kiểm tra đơn vị trong doanh nghiệp, thực hiện đầy đủ các chế độ hạch toán ban đầu về vật liệu, mở sổ, thẻ kế toán chi tiết, thực hiện hạch toán vật liệu đúng chế độ, đúng phơng pháp quy định nhằm đảm bảo sự thống nhất trong công tác kế toán.

♦Tổ chức ghi chép , phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời và kiểm tra tình hình thu mua, bảo quản, tình hình nhập -xuất –tồn kho của mỗi loại vật liệu cả về chỉ tiêu số lợng và giá trị trong quá trình vận động của vật t tại doanh nghiệp.

♦Thờng xuyên kiểm tra việc thực hiện định mức dự trữ vật liệu, kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu, phát hiện ngăn ngừa và đề xuất biện pháp xử lý vật liệu thừa thiếu, ứ đọng, kém hoặc mất phẩm chất Tính toán chính xác số liệu thừa thiếu thực tế đa vào sử dụng và đã tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh, phân bổ chính xác giá trị vật liệu đã sử dụng.

♦Tham gia vào công tác kiểm kê đánh giá vật liệu theo chế độ quy định của nhà nớc, lập báo cáo về vật liệu phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý, tiến hành phân tích kinh tế tình hình thu mua, bảo quản, sử dụng và dự trữ vật liệu nhằm phục vụ công tác quản lý vật liệu hợp lý trong sản xuất kinh doanh, hạ thấp chi phí sản xuất kinh doanh.

1.2 Nội dung công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất

1.2.1 Phân loại nguyên vật liệu

Một sản phẩm thông thờng đợc cấu thành từ nhiều loại vật liệu khác nhau nên chủng loại vật liệu trong một doanh nghiệp sản xuất là rất đa dạng và phong phú Trong điều kiện đó, doanh nghiệp không thể quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán vật liệu đợc nếu không có sự phân loại hợp lý.

Phân loại vật liệu là sắp xếp các loại, thứ vật liệu cùng loại với nhau theo một đặc trng nhất định nào đó thành từng nhóm Phân loại sẽ giúp doanh nghiệp thống nhất đối tợng quản lý, đối tợng hạch toán trong quá trình cung cấp, sử dụng và dự trữ Thông qua phân loại doanh nghiệp có thể dễ dàng lập danh điểm vật liệu bằng mã số và xác định đói tợng của kế toán về mặt tài sản,vốn và chi phí.

Do mỗi loại vật liệu có có vai trò, công dụng và tính năng lý hoá khác nhau và thờng xuyên biến động trong quá trình sản xuất, có rất nhiều cách phân loại vật liệu

Nhìn chung, vật liệu đợc phân loại theo ba tiêu thức cơ bản sau là theo vai trò và công dụng của vật liệu, chức năng của vật liệu đối với quá trình sản xuất và nguồn hình thành vật liệu

 Căn cứ vào vai trò và công dụng của vật liệu trong quá trình sản xuất

Cách phân loại này dựa trên công dụng của vật liệu trong quá trình sản xuất để phân vật liệu theo những nhóm nhất định Theo đặc trng này nguyên vật liệu đợc chia thành các loại sau:

Nguyên vật liệu chính : Là những nguyên liệu, vật liệu khi tham gia vào quá

trình sản xuất thì cấu thành hình thái vật chất chủ yếu của sản phẩm nh sợi trong xí nghiệp dệt, vải trong xí nghiệp may, Vì vậy khái niệm nhiên liệu, vật liệu chính…gắn liền với từng doanh nghiệp sản xuất cụ thể Còn trong các doanh nghiệp kinh doanh thơng mại, dịch vụ không đặt ra khái niệm vật liệu chính, vật liệu phụ.…Ngoài ra, các bán thành phẩm tiếp tục đợc sản xuất hoặc bán thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất, chế tạo ra sản phẩm, hàng hoá cũng là nguyên vật liệu chính nh bán thành phẩm đúc trong xí nghiệp cơ khí, bàn đạp, khung xe đạp trong công nghiệp lắp ráp xe đạp.…

Nguyên vật liệu phụ : Là những vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất

không cấu thành thực thể chính của sản phẩm mà có thể kết hợp với vật liệu chính làm thay dổi màu sắc, mùi vị, hình dáng bề ngoài, tăng thêm chất lợng của sản phẩm, hàng hóa hoặc tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm dợc thực hiện bình thờng, hoặc phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹ thuật, phục vụ cho quá trình lao động.

Nhiên liệu : Là những thứ dùng để tạo ra nhiệt năng nh than đá, xăng dầu, khí

đốt Nhiên liệu trong các doanh nghiệp thực chất là một loại vật liệu phụ, tuy nhiên nhiên liệu đợc tách ra thành một loại riêng vì việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm một tỉ trọng lớn và đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân Nhiên liệu cũng có yêu cầu và kỹ thuật quản lý hoàn toàn khác với vật liệu thông thờng.

Phụ tùng thay thế : Là loại vật t đợc sử dụng cho hoạt động bảo dỡng, Sửa

chữa tài sản cố định của doanh nghiệp nh máy móc, thiết bị , phơng tiện vận tải, truyền dẫn

Vật liệu và thiết bị xây dựng thiết bị cơ bản: Là những loại vật liệu và thiết bị

phục vụ cho hoạt động xây lắp , XDCB Đối với thiết bị XDCB bao gồm cả thiết bị cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào công trình XDCB.

Vật liệu khác bao gồm các loại đặc chủng của doanh nghiệp, phế liệu thu hồi,

Việc phân loại nh trên giúp nhà quản lý thấy rõ nội dung kinh tế, vai trò và tác dụng của từng loại vật liệu trong quá trình sản xuất từ đó đa ra những biện pháp quản lý và tổ chức hạch toán thích hợp nhằm nâng cao hiểu quả sử dụng vốn lu động.

Tuy nhiên cách phân loại nh trên chủ yếu dựa vào vai trò của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, cho nên đối với doanh nghiệp này, vật liệu đợc sử dụng nh nguyên vật liệu chính, còn đối với doanh nghiệp khác, vật liệu ấy lại đợc sử dụng nh nguyên vật liệu phụ Do đó việc phân loại này chỉ mang tính chất tơng đối.

 Căn cứ vào mục đích sử dụng của vật liệu đối với quá trình sản xuất:

Theo cách chia này vật liệu đợc chia thành ba loại, vật liệu dùng cho sản xuất , vật liệu dùng cho quản lý, vật liệu dùng cho bán hàng

Vật liệu dùng cho sản xuất là các loại vật liệu tiêu hao trong quá trình sản xuất

sản phẩm, nh nguyên vật liệu chính, vật liệu dùng cho hoạt động quản lý phân ởng.

x-Vật liệu dùng cho hoạt động bán hàng là những vật liệu phục vụ cho hoạt

động bán hàng của doanh nghiệp

Vật liệu dùng cho hoạt động quản lý doanh nghiệp là những nguyên vật liệu

mà bị tiêu hao trong hoạt động quản lý trong doanh nghiệp

Cách phân loại giúp doanh nghiệp quản lý, kiểm tra chi phí vật liệu của từng hoạt động của doanh nghiệp để từ đó đa ra quyết định đúng trong quản lý và kinh doanh.

 Căn cứ vào nguồn hình thành của vật liệu:

Bất cứ doanh nghiệp nào cũng có hai nguồn hình thành vật liệu, vật liệu thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp và vật liệu không thuộc quyển sở hữu của doanh nghiệp

Đối với vật liệu thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, doanh nghiệp có thể

chia vật liệu theo thành:

Vật liệu mua ngoài là những vật liệu sử dụng cho sản xuất kinh doanh đợc

doanh nghiệp, mua ở thị trờng trong nớc và thị trờng nớc ngoài Đây là nguồn cung ứng chính của doanh nghiệp

Vật liệu tự sản xuất là những vật liệu mà do doanh nghiệp tự sản xuất ra hay

thuê ngoài gia công, chế biến để sử dụng cho sản xuất ở giai đoạn sau.

Vật liệu nhận góp vốn liên doanh, biếu tặng , cấp phát là những vật liệu do

doanh nghiệp khác liên doanh, biếu tặng hay cấp trên cấp phát theo chế độ.

Phế liệu thu hồi là những vật liệu bị thải ra trong quá trình sản xuất, có thể đợc

sử dụng hoặc đem bán.

Vật liệu không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nh vật liệu do doanh

nghiệp khác gửi nhờ, vật liệu thừa không rõ nguyên nhân,

Phân loại theo nguồn hình thành giúp doanh nghiệp có thể theo dõi nắm bắt đợc tình hình hiện có của vật liệu để từ đó lên kế hoạch thu mua, dự trữ vật liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

1.2.2 Đánh giá nguyên vật liệu

1.2.2.1 Các nguyên tắc đánh giá

- Thứ nhất là Nguyên tắc giá gốc (theo chuẩn mực 02 – Hàng tồn kho)

Vật t, hàng hóa phải đợc đánh giá theo giá gốc Giá gốc hay còn gọi là trị giá vốn thực tế của vật t, hàng hóa là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra để có đợc vật t, hàng hóa đó ở những thời điểm và trạng thái hiện tại.

- Thứ hai là Nguyên tắc thận trọng

Vật t, hàng hóa đợc đánh giá theo giá gốc, nhng trờng hợp giá trị hiện tại thuần có thể thực hiện đợc thấp hơn giá trị gốc thì tính theo giá trị hiện tại thuần có thể đ-ợc thực hiện

Giá trị thuần có thể thực hiện đợc là giá bán ớc tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ớc tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng.

Thực hiện Nguyên tắc thận trọng bằng cách trích lập dự phòng giảm giá Hàng tồn kho Do đó trên báo cáo tài chính thông qua 2 chỉ tiêu:

o Trị giá vốn thực tế của vật t, hàng hóa

o Dự phòng giảm giá Hàng tồn kho (Điều chỉnh giảm giá)

- Thứ ba là Nguyên tắc nhất quán

Các phơng pháp áp dụng trong đánh giá vật t, hàng hóa phải đảm bảo tính chất nhất quán tức là kế toán lựa chọn phơng pháp nào thì phải áp dụng phơng pháp đó trong suốt niên độ kế toán Doanh nghiệp có thể thay đổi phơng pháp đã chọn nhng phải đảm bảo phơng pháp thay thế cho phép trình bày thông tin kế toán một cách trung thực và hợp lý hơn, đồng thời phải giải thích đợc sự thay đổi đó.

1.2.2.2 Các phơng pháp đánh giá

 Đánh giá vật liệu nhập kho trong kỳ

o Với vật liệu mua ngoài:

Trị giá thực =Giá ghi trên +Chi phí thu mua khác trong

tế NVLhoá đơnquá trình thu mua

Trong đó, giá trên hoá đơn là giá mua không có thuế giá trị gia tăng (GTGT) đối với doanh nghiệp tình giá theo phơng pháp khấu trừ, và là giá bao gồm thuế GTGT đối với doanh nghiệp tính tính giá theo phơng pháp trực tiếp

Chi phí thu mua bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản từ nơi mua đến kho của doanh nghiệp, chi phí thuê kho bãi trung gian, công tác phí của cán bộ thu mua, các khoản thuế , lệ phí phải nộp phát sinh trong quá trình thu mua và hao hụt trong định mức đợc phép tính vào giá vật liệu (Cũng đợc xác định trên cơ sở phơng pháp tính thuế GTGT mà doanh nghiệp chọn )

o Với vật liệu tự chế;

Trị giá thực tế NVL

=Trị giá thực tế NVL xuất kho

+Chi phí gia công chế biến

Chi phí chế biến bao gồm các khoản chi phí thực tế mà doanh nghiệp đã chi ra dể chế biến nguyên vật liệu.

o Với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến:

Giá thực tế nhập kho là giá thực tế của vật liệu xuất thuê ngoài gia công cộng với chi phí bốc dỡ, vận chuyển đến nơi thuê gia công và từ nơi đó về doanh nghiệp, cộng tiền thuê ngoài gia công

o Với vật liệu đợc tặng thởng, liên doanh:

Trị giá thực tế NVL

=Giá do hội đồng tiếp nhận bàn giao xác định trên cơ sở giá thị trờng

+Chi phí tiếp nhận

o Với vật liệu vay, mợn tạm thời của đơn vị khác, thì giá thực tế nhập kho đợc

tính theo giá thị trờng hiện tại của số nguyên vật liệu đó.

o Với phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất-kinh doanh của doanh nghiệp thì

giá thực tế đợc tính theo đánh giá thực tế hoặc theo giá bán trên thị trờng.

 Đánh giá vật liệu xuất kho trong kỳ

Theo giá thực tế :

Để tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu, kế toán có thể sử dụng các cách đánh giá sau đây :

+ Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc (FIFO) : Trong phơng pháp này áp dụng

dựa trên giả định là hàng tồn kho đợc mua trớc hoặc sản xuất trớc thì đợc xuất trớc và hàng tồn kho còn lại cuối kì là hàng tồn kho đợc mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kì Theo phơng pháp này thì giá trị hàng xuất kho đợc tính theo giá của lô hàng nhập kho tại thời điểm đầu kì hoặc gần đầu kì, giá trị của hàng tồn kho đợc tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kì hoặc gần cuối kì còn tồn kho.

+ Phơng pháp nhập sau, xuất trớc (LIFO) : Trong phơng pháp này áp dụng

trên giả định là hàng tồn kho đợc mua sau hoặc sản xuất sau thì đợc xuất trớc và hàng tồn kho còn lại cuối kì là hàng tồn kho đợc mua hoặc sản xuất trớc đó Theo phơng pháp này thì giá trị hàng xuất kho đợc tính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị của hàng tồn kho đợc tính theo giá của hàng nhập kho đầu kì hoặc gần đầu kì còn tồn kho

+ Phơng pháp tính theo giá đích danh: giá trị thực tế của NVL xuất kho

tính theo giá thực tế của từng lô hàng nhập, áp dụng đối với doanh nghiệp sử dụng ít thứ NVL có giá trị lớn và có thể nhận diện đợc.

+ Phơng pháp bình quân gia quyền: Giá trị của loại hàng tồn kho đợc tính

theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho tơng tự đầu kì và giá trị từng loại theo hàng tồn kho đợc mua hoặc sản xuất trong kì (bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ) Giá trị trung bình có thể đợc tính theo thời kì hoặc vào mỗi khi lô hàng về, phụ thuộc vào tình hình doanh nghiệp (bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập) Hoặc cũng có thể tính trên cơ sở số vật liệu xuất kho và đơn giá bình quân cuối kỳ trớc (bình quân gia kỳ cuối kỳ trớc).

Giá trị thực tế

NVL xuất kho=

Số lợng

NVL xuất kho x Đơn giá bình

quân gia quyền

Trong đó giá đơn vị bình quân có thể tính một trong các phơng án sau:

Phơng án 1: tính theo giá bình quân gia quyền cả kì dữ trữ (còn gọi là giá bình

quân gia quyền toàn bộ luân chuyển trong kì)

Phơng án 2: Tính theo giá bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập (còn gọi là

giá bình quân gia quyền liên hoàn)

Đơn giá bình quân

gia quyền sau mỗi lần nhập

Giá trị thực tế NVL tồn kho trớc khi nhập+

Giá trị thực tế NVL nhập kho của từng lần nhập Số lợng NVL tồn kho tr-

Số lợng NVL nhập kho của từng lần nhập

Phơng án 3 : Tính theo giá bình quân gia quyền cuối kỳ trớc, đầu kỳ này.

Giá đơn vị bình quâncuối kỳ trớc

=Trị giá thực tế NVL tồn kho cuối kỳ trớcSố lợng NVL tồn kho cuối kỳ trớc

Theo giá hạch toán :

Trờng hợp kế toán nhiên liệu, vật liệu theo giá hạch toán (giá kế hoạch hoặc một giá ổn định trong kỳ kế toán) thì cuối kỳ, kế toán tính giá thực tế của số vật liệu đã xuất kho trong kỳ trên cơ sở hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán của nhiên liệu, vật liệu theo công thức dới đây :

Đơn giá bình quân

gia quyền cả kì dự trữ

Giá trị thực tế NVL tồn kho đâù kì+

Giá trị thực tế NVL nhập kho trong kìSố lợng NVL tồn

Số lợng NVL nhập kho trong kì

Giá thực tế của NVL xuất

kho trong kỳ

Giá hạch toán của NVL xuất kho

trong kỳ

Hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch

Hệ số chênh lệch giữa giá thực tế

và giá hạch toán của NVL

Giá thực tế của

NVL tồn kho ĐK+

Giá thực tế của NVL nhập kho trong kỳGiá hạch toán của

NVL tồn kho ĐK+

Giá hạch toán của NVL nhập kho trong kỳ

1.2.3 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu

Trong doanh nghiệp sản xuất, việc theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu hàng ngày đợc thực hiện chủ yếu ở bộ phận kho và phòng kế toán Sự liên hệ và phối hợp trong việc ghi chép sự biến động của từng loại vật liệu cũng nh việc kiểm tra đối chiếu số liệu giữa kho và phòng kế toán đã hình thành nên các phơng pháp hạch toán chi tiết vật liệu.

Hạch toán chi tiết vật liệu là công việc ghi chép thờng xuyên, kịp thời, chính xác tình hình biến động xuất, nhập, tồn của vật liệu về cả giá trị và hiện vật theo từng danh điểm trong từng kho của doanh nghiệp.

Hiện nay, tại các doanh nghiệp sản xuất, việc hạch toán chi tiết vật liệu giữa kho và phòng kế toán có thể thực hiện theo ba phơng pháp sau : Phơng pháp thẻ song song, phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển, phơng pháp sổ số d.

1.2.3.1 Phơng pháp thẻ song song

 Nguyên tắc hạch toán:

Theo phơng pháp này, tại kho, thủ kho ghi chép sự biến động tình hình nhập xuất tồn của vật liệu về mặt số lợng trên thẻ kho Tại phòng kế toán, kế toán theo dõi sự biến động của vật liệu về cả giá trị và hiện vật trên sổ chi tiết vật liệu.

 Trình tự hạch toán:

 Tại kho: hàng ngày, thủ kho căn cứ vào chứng từ nhập, xuất vật liệu ghi só thực nhập, thực xuất vào thẻ kho có liên quan và tính ra số tồn kho trên thẻ cho từng loại Thẻ kho đợc mở cho từng loại danh điểm vật t, mối chứng từ đợc ghi một dòng trên thẻ kho Thủ kho có nhiệm vụ thờng xuyên đối chiếu số tồn trên thẻ kho với số tồn thực tế vật liệu trong kho Định kỳ 3-5 ngày, thủ kho chuyển toàn bộ lợng chứng từ nhập, xuất kho về phòng ké toán.

 Tại phòng kế toán: tơng ứng với thẻ kho, kế toán vật t mở sổ kế toán chi tiết vật liệu cho từng danh điểm vật t để theo dõi về mặt số lợng, giá trị Định kỳ, sau khi nhận và kiểm tra từng chứng từ nhập - xuất vật liệu, kế toán vật t ghi đơn giá, tính tổng giá trị và ghi vào sổ chi tiết vật liệu có liên quan Cuối tháng, sau khi ghi chép toán bộ các nghiệp vụ biến động vật liệu vào chi tiết, kế toán tiến hành cộng sổ, tính ra tổng số nhập, tổng số xuất và số tồn của từng thứ vật liệu rồi đối chiếu với thẻ kho của thủ kho, lập báo cáo tổng hợp nhập, xuất tồn kho về mặt giá trị để đối chiếu với bộ phận kế toán tổng hợp vật liệu-công cụ dụng cụ.

Phơng pháp thẻ song song có u điểm là đơn giản dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu, đảm bảo sự chính xác thông tin, có thể cung cấp thờng xuyên cả về giá trị và hiện vật của từng loại nhập- xuất –tồn nhng lại ghi chép trùng lặp , khối lợng ghi chép lớn Hệ thống kho tàng tập trung.

Phơng pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu-công cụ dụng cụ, khối lợng nhập xuất ít, phát sinh không thờng xuyên, áp dụng với kế toán đã đợc chuyên môn hoá và sử dụng kế toán máy vi tính.

Sơ đồ 1.1 - Trình tự hạch toán chi tiết phơng pháp thẻ song song

Thẻ kho

Sổ chi tiết NVL

Chứng từ xuất

Bảng tổng hợp N-X-TChứng từ nhập

Sổ tổng hợp

Ghi hàng ngàyGhi cuối thángĐối chiếu kiểm tra

1.2.3.2 Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển

Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển đợc hình thành trên cơ sở sự cải tiến một bớc của phơng pháp thẻ song song.

 Nguyên tắc hạch toán:

Tại kho, tơng tự nh phơng pháp trên, thủ kho theo dõi sự biến động của vật liệu về mặt số lợng qua thẻ kho Thẻ kho đợc lập với từng loại vật liệu Trên phòng kế toán, kế toán vật t theo dõi sự biến động nhập, xuất , tồn của vật liệu về cả mặt giá trị và hiện vật trên sổ đối chiếu luân chuyển Sổ này đợc dùng cho cả năm , mỗi loại vật liệu ghi một dòng.

 Trình tự hạch toán:

 Tại kho: trình tự hạch toán chi tiết vật liệu tơng tự nh phơng pháp trên.

 Tại phòng kế toán: khi nhận chứng từ nhập-xuất từ thủ kho, kế toán vật liệu không lập thẻ kế toán mà lên bảng kê nhập, bảng kê xuất Cuối tháng , dựa trên số liệu từ hai bảng kê nhập , bảng kê xuất vật liệu, kế toán vật t vào sổ đối chiếu luân chuyển cho từng loại vật t một theo từng kho, và tính ra số tồn cuối tháng ( về cả mặt số lợng và giá trị ) Mỗi loại vật liệu ghi trên một dòng Kế toán vật t tiến hành đối chiếu với thủ kho về hiện vật và kế toán tổng hợp về mặt giá trị.

Cũng nh phơng pháp trên, phơng pháp này đơn giản, dễ làm, khối lợng ghi chép có giảm bớt so với phơng pháp thẻ song song Nhng việc ghi chép trùng lặp vẫn còn, khối lợng công việc kế toán dồn vào cuối kỳ kế toán, gây khó khăn cho việc báo cáo, hạn chế khả năng kiểm tra của kế toán Do đó nếu có sai sót khó có thể phát hiện đợc.

Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển thích hợp với các doanh nghiệp có chủng loại vật liệu phong phú, đa dạng, mật độ nhập xuất không nhiều, hệ thống kho tàng phân tán, lao động kế toán không đủ để thực hiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập xuất hàng ngày.

Sơ đồ 1.2 Trình tự hạch toán chi tiết ph– ơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển

1.2.3.3 Phơng pháp sổ số d

Phơng pháp sổ só d có những bớc cải tiến trong việc tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Điểm nổi bật của phơng pháp này là sự kết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp vụ thủ kho với việc ghi chép của phòng kế toán Trên cơ sở kết hợp đó, kế toán chỉ hạch toán về mặt giá trị của nguyên vật liệu, xoá bỏ đợc sự ghi chép

Ghi hàng ngày

Đối chiếu kiểm traGhi cuối tháng

trùng lắp giữa thủ kho và phòng kế toán, tạo điều kiện cho việc kiểm tra kế toán , đảm bảo số liệu ké toán chính xác, kịp thời.

 Nguyên tắc hạch toán:

Tại kho, thủ kho ghi chép sự biến động của vật liệu về mặt số lợng Còn kế toán vật t theo dõi sự biến động vật liệu thông qua phiếu giao nhận chứng từ và sổ số d.

 Trình tự hạch toán:

 Tại kho : Tơng tự nh hai phơng pháp trên sau khi ghi vào thẻ kho, thủ kho tập hợp toàn bộ các chứng từ nhập xuất phát sinh trong ngày hoặc trong kỳ theo từng danh điểm vật liệu và phân loại chứng từ nhập – xuất riêng Căn cứ vào kết quả phân loại, thủ kho lập phiếu giao nhận chứng từ trong đó ghi số lợng, số hiệu chứng từ của từng danh điểm vật liệu

Phiếu giao nhận chứng từ lập riêng cho từng loại phiếu nhập kho một bản, phiếu xuất kho một bản Cuối tháng, thủ kho căn cứ vảo thẻ kho đã đợc kế toán kiểm tra ghi số lợng từng loại vật t tồn vào sổ số d, cho phòng kế toán kiểm tra và tính thành tiền.

 Tại phòng kế toán: Sau khi nhận chứng từ nhập xuất vật liệu ở kho, kế toán kiểm tra chứng từ và đối chiếu với các chứng từ có liên quan và ghi đơn giá cho từng loại vật liệu Định kỳ, kế toán tổng cộng số tiền của các chứng từ nhập - xuất kho theo từng nhóm vật liệu và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ Căn cứ vào phiếu giao nhận chứng từ đã đợc tính giá, kế toán ghi vào bảng luỹ kế nhập xuất tồn kho của từng danh điểm vật t cho từng khoảng thời gian tơng ứng.

Cuối kỳ, tính ra số tồn cuối kỳ của từng loại nguyên vật liệu trên bảng kê luỹ kế nhập, xuất, tồn bằng tiền Sau khi, nhận sổ số d do thủ kho chuyển đến, kế toán nguyên vật liệu tính thành tiền cho từng loại nguyên vật liệu tồn kho và tính tổng giá trị kho trên sổ số d Só liệu tồn kho cuối tháng của từng loại nguyên vật liệu trên bảng luỹ kế dùng để đối chiếu với số d trên sổ số d và đối chiếu với kế toán tổng hợp theo từng nhóm vật liệu.

Ưu điểm của phơng pháp này là công việc ghi chép không bị trùng lắp giữa kế toán và thủ kho do đó giảm bớt khối lợng ghi chép kế toán Kế toán có thể cung cấp thông tin kịp thời cho nhà quản lý về giá trị nguyên vật liệu nhập, xuất, tồn.

Nhng do chỉ theo dõi về mặt giá trị, nên khi cần cung cấp thông tin về số lợng hiện có hay tình hình tăng, giảm từng thứ nguyên vật liệu, kế toán phải xem xét số liệu trên thẻ Hơn nữa, việc kiểm tra phát hiện sai sót giữa thủ kho và kế toán gặp khó khăn.

Phơng pháp này đợc áp dụng với các doanh nghiệp có quy mô sản xuất lớn, đa dạng chủng loại vât t, khối lợng nhập xuất lớn, thờng xuyên, trình độ của nhân viên kế toán cao Phơng pháp này sẽ phát huy nhiều u điểm trong trờng hợp thực hiện kế toán bằng phơng pháp thủ công.

Sơ đồ 1.3 - Trình tự hạch toán chi tiết phơng pháp sổ số d

Ghi hàng ngàyGhi cuối tháng

Sổ số dư

Chứng từ xuất

Bảng luỹ kế X-TBảng giao

N-nhận chứng từ nhập

Bảng giao nhận chứng

từ xuấtSổ tổng hợp N-

X-T

Đối chiếu kiểm tra

Tóm lại, có thể nói mỗi mô hình hạch toán chi tiết kế toán nguyên vật liệu đều có những u điểm, nhợc điểm nhất định, thích hợp trong điều kiện này lại không thích hợp trong điều kiện khác Kế toán mỗi doanh nghiệp phải dựa vào đặc điểm, yêu cầu quản lý của đơn vị mình để lựa chọn phơng pháp hạch toán chi tiết phù hợp nhất, tận dụng hết các u điểm vốn có của phơng pháp đã lựa chọn, thực hiện theo đúng nguyên tắc hạch toán.

1.2.4 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu

Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu là việc ghi chép sự biến động về mặt giá trị của vật liệu trên các sổ kế toán tổng hợp Tuỳ theo đặc điểm vật liệu của công ty mà kế toán có thể sử dụng một trong hai phơng pháp là kê khai thờng xuyên và kiểm kê định kỳ.

1.2.4.1 Theo phơng pháp kê khai thờng xuyên

Khái niệm

Phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng pháp hạch toán tổng hợp theo dõi và phản ánh một cách thờng xuyên , liên tục tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu-công cụ dụng cụ trên sổ sách kế toán

Theo phơng pháp này, các tài khoản nguyên vật liệu đợc dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng, giảm của nguyên vật liệu Vì vậy, nguyên vật liệu tồn kho trên sổ sách kế toán đợc xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán.

Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế nguyên vật liệu tồn kho, so sánh đối chiếu với số liệu trên sổ sách kế toán xem có phù hợp Về nguyên tắc, số tồn kho thực tế luôn phù hợp với số tồn kho trên sổ kế toán Nếu có chênh lệch phải truy tìm nguyên nhân và có giải pháp xử lý kịp thời.

Tuy quá trình hạch toán của phơng pháp này là khá phức tạp, mất nhiều thời gian, công sức và ghi chép nhiều sổ sách nhng phơng pháp này có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời.

Phơng pháp này áp dụng cho các doanh nghiệp sản xuất (công nghiệp, xây lắp ) hoặc những đơn vị th… ơng nghiệp kinh doanh những mặt hàng giá trị lớn, có chất lợng, kỹ thuật cao và tổ chức kiểm kê theo từng nghiệp vụ nhập xuất kho.

Tài khoản sử dụng

Để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu kế toán sử dụng TK 152 “Nguyên vật liệu”, TK 151 “Hàng đang đi đờng”

 Tài khoản 152 –“ Nguyên vật liệu :”

Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng, giảm của các loại nguyên vật liệu trong kho của doanh nghiệp

- Trị giá vốn thực tế NVL xuất trong kì

- Số tiền điều chỉnh giảm đánh giá NVL khi đánh giá lại- Trị giá NVL thừa phát hiện khi kiểm kê

- Số tiền giảm giá, chiết khấu thơng mại hàng muaSố d Nợ: Phản ánh trị giá vốn thực tế NVL tồn cuối kì

TK cấp hai của TK 152:

TK 152 có thể chi tiết theo cơ cấu, chủng loại nguyên vật liệu của doanh nghiệp Tài khoản 152 thờng đợc chi tiết thành:

- 152.1 : Nguyên vật liệu chính.- 152.2 : Nguyên vật liệu phụ - 152.3 : Nhiên liệu

- 152.4 : Phụ tùng thay thế.

- 152.5 : Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản.

- 152.8 : Vật liệu khác ( phế liệu , vật t đặc chủng, )

 Tài khoản 151- Hàng đang đi đ“ ờng :”

Tài khoản này dùng để theo dõi các loại vật t mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhng cuối kỳ cha kiểm nhận nhập kho theo nơi bảo quản quy định Tài khoản 151 đợc chi tiết theo từng loại vât t đang đi đờng tính tới ngày cuối kỳ.

Kết cấu TK 151

+ Bên Nợ : Phản ánh giá trị hàng đi đờng tăng trong kỳ.

+ Bên Có : Phản ánh giá trị hàng đang đi trên đờng cuối kỳ trớc đã về nhập kho hoặc chuyển thẳng cho bộ phận sử dụng.

+ D Nợ : Phản ánh giá trị hàng đã mua nhng còn đang đi đờng (đầu kỳ hoặc cuối kỳ).

Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác nh : TK 133, TK331, TK 111, TK 112, TK 627, TK 141, TK 641, …

* Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp thì các

nghiệp vụ hạch toán kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tơng tự Chỉ khác là nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ, thuế GTGT sẽ đợc

h¹ch to¸n vµo tµi kho¶n 133 cßn doanh nghiÖp ¸p dông thuÕ GTGT theo ph¬ng ph¸p trùc tiÕp sÏ céng c¶ thuÕ GTGT vµo gi¸ gèc hµng mua.

Sơ đồ 1.4 Trình tự hạch toán tổng hợp theo ph– ơng pháp kê khai thờng xuyên (nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ)

TK 411

góp vốn LDXuất VL tự chế biến,hay thuê ngoài chế biến

TK 154

Vật liệu thuê ngoài TK 632

chế biến nhập khoXuất trả lơng, trả thởng, biếu tặng

Phát hiện thừa khi TK 412

kiểm kêĐánh giá giảmvật liệu

TK 711

Vật liệu đợc tặng

Đánh giá tăng vật liệu

1.2.4.2 Theo phơng pháp kiểm kê định kỳ

Khái niệm

Phơng pháp kiểm kê định kỳ là phơng pháp không theo dõi một cách thờng xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại nguyên vật liệu nói riêng, hàng tồn kho nói chung Trên các tài khoản không phản ánh từng loại mà chỉ phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ Trên cơ sở kết quả kiểm kê đầu kỳ và cuối kỳ, xác định lợng tồn kho thực tế và lợng xuất dùng cho sản xuất và mục đích khác theo công thức sau:

Giá trị vật t xuất dùng

trong kỳ

=Giá trị vật t tồn đầu kỳ+

Giá trị vật t nhập

trong kỳ

-Giá trị vật t tồn cuối kỳ

Theo phơng pháp này, kế toán vật t để theo dõi sự biến động nhập - xuất của nguyên vật liệu sử dụng tài khoản TK 611 “Mua hàng”, TK 152 ”Nguyên vật liệu “, TK 153 “ Công cụ dụng cụ “, phản ánh sự biến động đầu kỳ, cuối kỳ của hàng tồn kho trên cơ sở kiểm kê của mỗi kỳ hạch toán.

Phơng pháp này mặc dầu giảm nhẹ khối lợng công việc hạch toán, nhng do việc xác định giá trị vật t, hàng hoá xuất ra phụ thuộc vào chất lợng công tác quản lý vật t nên độ chính xác không cao, khó phát hiện mất mát, hao hụt.

Phơng pháp này thờng đợc áp dụng ở các đơn vị có nhiều chủng loại vật t, hàng hoá với quy cách, mẫu mã rất khác nhau, giá trị thấp và đợc xuất thờng xuyên.

Tài khoản sử dụng

 TK 611 - Mua hàng :“ ”

Tài khoản này dùng để theo dõi tình hình thu mua , tăng giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế ( giá mua và chi phí thu mua).

Kết cấu TK 611:

+ Bên Nợ : Phản ánh giá thực tế vật t, hàng hoá tồn kho đầu kỳ và tăng thêm trong kỳ.

+ Bên Có : Phản ánh giá trị thực tế vật t, hàng hoá tồn kho cuối kỳ theo kết quả kiểm kê

 Phản ánh giá trị thực tế xuất dùng, xuất bán, thiếu hụt trong kỳ.

 Đồng thời phản ánh trị giá hàng gửi bán nhng cha xác định là tiêu thụ trong kỳ.

 Phản ánh trị giá vật t, hàng hoá trả lại ngời bán hoặc các khoản đợc giảm giá.

Tài khoản 611 không có số d cuối kỳ.

TK cấp hai của TK 611:

- 611.1 : Mua nguyên vật liệu - 611.2 : Mua hàng hoá.

 Tài khoản 152- Nguyên vật liệu :“ ”

Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị thực tế nguyên vật liệu tồn kho, chi tiết từng loại.

Kết cấu TK 152:

+ Bên Nợ : Kết chuyển giá trị thực tế nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ+ Bên Có : Kết chuyển giá trị thực tế nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ+ D Nợ : Giá trị thực tế nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ.

TK cấp hai của tài khoản này tơng tự nh trong phơng pháp kê khai thờng xuyên.

 Tài khoản 151- Hàng đang đi đ“ ờng :”

Tài khoản này thờng dùng để theo dõi giá trị thực tế nguyên vật liệu -công cụ dụng cụ tồn kho, chi tiết từng loại.

Kết cấu TK 151

+ Bên Nợ : Kết chuyển giá thực tế hàng mua đang đi đờng tồn kho cuối kỳ.+ Bên Có : Kết chuyển giá thực tế hàng mua đang đi đờng tồn kho đầu kỳ.+ D Nợ : Giá trị thực tế hàng mua đang đi đờng tồn kho cuối kỳ.

Sơ đồ 1.5 - Trình tự hạch toán tổng hợp theo phơng pháp kiểm kê định kỳ (nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ)

* Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp

Tơng tự nh phơng pháp kê khai thờng xuyên, việc hạch toán tổng hợp theo phơng pháp kiểm kê định kỳ của doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp, giá thực tế nhập kho bao gồm cả thuế GTGT.

1.2.5 Tổ chức công tác kế toán kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho

1.2.5.1 Khái niệm và ý nghĩa của dự phòng

Dự phòng là việc ghi nhận trớc một khoản chi phí sản xuất kinh doanh phần giá trị bị giảm xuống thấp hơn so với giá ghi sổ kế toán của nguyên vật liệu-công cụ dụng cụ nhng cha chắc chắn.

Việc lập dự phòng có ý nghĩa quan trọng cả phơng diện kinh tế và phơng diện tài chính Trên phơng diện kinh tế, việc lập dự phòng giúp doanh nghiệp phản ảnh chính xác hơn giá trị tài sản của doanh nghiệp Dự phòng đợc ghi nhận nh một khoản chi phí làm giảm lợi nhuận trớc thuế , do đó giảm thuế thu nhập doanh nghiệp Trên phơng diện tài chính, dự phòng có tính chất nh một nguồn tài chính của doanh nghiệp, tạm thời nằm trong các tài sản lu động trớc khi sử dụng thực thụ Nếu doanh nghiệp tích luỹ đợc một số đáng kể , số này đợc sử dụng dể bù đắp các khoản giảm giá tài sản thực sự phát sinh và tài trợ cho các khoản chi phí khi các chi phí này phát sinh ở niên độ sau.

1.2.5.2 Phơng pháp xác định dự phòng giảm giá hàng tồn khoTheo hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam ban hành ngày 01- 01-2002, dự phòng giảm giá hàng tồn nguyên vật liệu đợc lập vào cuối mỗi niên độ kế toán, trớc khi lập báo cáo tài chính năm nhằm ghi nhận bộ phận giá trị nguyên vật liệu dự tính giảm giá so với giá gốc của hàng tồn kho nhng cha chắc chắn.

Dự phòng giảm giá nguyên vật liệu đợc lập cho từng loại nguyên vật liệu chính dùng cho sản xuất các loại vật t, hàng hoá, mà giá thành sản xuất sản phẩm cao hơn giá thị thuần có thể thực hiện đợc Giá trị nguyên vật liệu lúc này đợc đánh giá giảm xuống bằng với giá trị thuần có thể thực hiện đợc của chúng.

Mức dự phòng giảm giá NVL

=

Số lợng NVL tồn

X

Chênh lệch giữa giá ghi trên sổ kế toán và

giá thị trờng

Giá thị trờng của các loại vật t, thành phẩm, hàng hoá tồn kho giảm giá tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm là giá cả có thể mua hoặc bán trên thị trờng.

Việc lập dự phòng phải tiến hành riêng cho từng loại vật t hàng hoá bị giảm giá và tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng giảm giá vật t tồn kho của doanh nghiệp vào bảng kê chi tiết Bảng kê chi tiết là căn cứ để hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp.

Cuối kỳ kế toán năm tiếp theo, doanh nghiệp phải thực hiện đánh giá mới về giá trị thực tế nguyên vật liệu cuối năm đó Trờng hợp cuối kỳ kế toán năm nay, nếu khoản dự phòng giảm giá nguyên vật liệu phải lập thấp hơn khoản dự phòng giảm giá nguyên vật liệu cuối kỳ kế toán năm trớc thì số chênh lệch lớn hơn phải đ-ợc hoàn nhập để đảm bảo cho giá trị nguyên vật liệu phản ánh trên báo cáo tài chính là theo giá gốc Còn nếu khoản dự phòng giảm giá nguyên vật liệu cuối kỳ kế toán lớn hơn khoản dự phòng giảm giá nguyên vật liệu năm trớc thì trích lập thêm dự phòng vào chi phí quản lý doanh nghiệp.

1.2.5.3 Phơng pháp hạch toán:

* Tài khoản hạch toán: TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho“ ”

TK 159 Dùng để phản ánh việc lập dự phòng và xử lý các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, khi có những bằng chứng chắc chắn về sự giảm giá thờng xuyên, liên tục của hàng tồn kho ở doanh nghiệp.

Kết cấu tài khoản

+ Bên Nợ: Hoàn nhập dự phòng.+ Bên Có: Lập dự phòng

+ D Có: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

* Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho:

Sau khi xác định khoản dự phòng giảm giá cần phải lập kế toán sẽ ghi:Nợ TK 642 ( 6426 ) Mức dự phòng giảm giá nguyên vật liệu

Có TK 159

Cuối niên độ kế toán sau, kế toán hàng tồn kho xác định lại mức dự phòng giảm giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cần lập Nếu khoản dự phòng giảm giá nguyên vật liệu-công cụ dụng cụ năm kế hoạch thấp hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã trích lập năm trớc thì doanh nghiệp phải hoàn nhập vào thu nhập khác số chêng lệch giữa khoản dự phòng đã trích lập năm trớc với số dự phòng phải trích lập cho năm kế hoạch.

Nợ TK 159 Số chênh lệchCó TK 721

Ngợc lại, nếu số dự phòng giảm giá phải trích lập cho năm kế hoạch cao hơn số dự phòng giảm giá hàng tồn kho năm trớc thì doanh nghiệp phải trích lập cho năm kế hoạch với số d khoản dự phòng đã trích lập năm trớc.

Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo QĐ 1141/ TC/ QĐ/ CĐKT ngày 1/1/1995 của bộ trởng bộ Tài Chính, các chứng từ kế toán về vật liệu-công cụ dụng cụ bao gồm:

 Chứng từ nhập:

- Hợp đồng mua hàng, phiếu đặt hàng.- Hoá đơn mua hàng.( Mẫu số 01-3 LL )

- Biên bản kiểm nghiệm ( Mẫu số 05- VT ) - Phiếu nhập kho ( Mẫu số 01- VT )

- Biên bản kiểm kê vật t thừa ( mẫu số 08- VT )

 Chứng từ xuất:

- Phiếu xuất kho ( Mẫu số 02- VT)

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.( Mẫu số 03- VT)- Biên bản kiểm kê vật t thiếu ( Mẫu số 08- VT)

Ngoài những chứng từ trên, tuỳ thuộc đặc điểm hoạt động kinh doanh, thành phần kinh tế , hình thức sở hữu của công ty và đặc trng của vật liệu-công cụ dụng

cụ mà công ty có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hớng dẫn:

- Phiếu xuất vật t theo hạn mức ( Mẫu 04- VT)- Biên bản kiểm nghiệm vật t ( Mẫu 05- VT)- Phiếu báo vật t còn cuối kỳ ( Mẫu 07- VT)

Về nguyên tắc thì các chứng từ bắt buộc phải lập kịp thời, đầy đủ theo các quy định về biểu mẫu, nội dung và phơng pháp lập Mỗi chứng từ phải chứa đựng đầy đủ các chỉ tiêu đặc trng cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh về nội dung, quy mô của nghiệp vụ, thời gian và địa điểm xảy ra cũng nh trách nhiệm pháp lý của các đối t-ợng liên quan.

1.2.6.1.2 Quá trình luân chuyển chứng từ

Thủ tục nhập:

Bộ phận cung cấp vật t căn cứ vào kế hoạch mua hàng hợp đồng mua hàng đã kí kết và phiếu báo giá để tiến hành mua hàng, khi hàng về đến nơi, nếu xét thấy cần thiết có thể lập ban kiểm nghiệm để kiểm nhận và đánh giá hàng mua về các mặt số lợng, khối lợng, chất lợng và quy cách, căn cứ vào kết quả kiểm nghiệm, ban kiểm nghiệm lập “biên bản kiểm nghiệm vật t” Sau đó bộ phận cung cấp hàng lập

“phiếu nhập kho” trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm giao cho ngời mua hàng làm thủ tục nhập kho, thủ tục nhập kho sau khi cần, đong, đo, đếm sẽ ghi số lợng thực nhập vào phiếu nhập và sử dụng để phản ánh số lợng nhập tồn của từng thứ vật t vào Thẻ kho, trờng hợp phát hiện thừa, thiếu, sai sót quy cách phẩm chất, thủ kho phải báo cho bộ phận cung ứng biết và cùng ngời giao biên bản Hàng ngày hoặc định kì thủ kho chuyển giao phiếu nhập cho kế toán vật t, kế toán tính giá hoàn chỉnh phiếu xuất để lấy số liệu ghi sổ kế toán.

Thủ tục xuất :

Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, kinh doanh các bộ phận sử dụng vật t viết phiếu xin lĩnh vật t, căn cứ vào phiếu xin lĩnh vật t bộ phận cung cấp vật t viết phiếu xuất kho trình giám đốc duyệt, căn cứ vào phiếu xuất kho thủ kho xuất vật liệu và ghi sổ thực xuất vào thẻ kho Hàng ngày hoặc định kì thủ kho chuyển phiếu xuất kho cho kế toán vật t, kế toán tính giá hoàn chỉnh phiếu xuất để lấy số liệu ghi sổ kế toán 1.2.6.2 Hệ thống sổ sách

Chứng từ kế toán mới chỉ là những thông tin phản ánh riêng lẻ, cha có tác dụng đối với công tác quản lý tổng hợp Để đáp ứng nhu cầu quản lý, ngời ta cần sắp xếp chúng thành những hệ thống sổ sách có nghiệp vụ kinh tế tơng tự nhau và công dụng tơng tự nhau Các loại sổ sách khác nhau phản ánh các loại nghiệp vụ khác nhau , các sổ sách kế toán đợc liên hệ với nhau một cách chặt chẽ theo một trình từ nhất định Mỗi cách kết hợp khác nhau về chức năng ghi chép , về kết cấu, nội dung phản ánh sẽ đem lại một hệ thống sổ khác nhau

Hiện nay, các doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong bốn hinh thức sổ kế toán để hạch toán các nghiệp vụ phát sinh sao cho phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp nhằm tạo điều kiện cho việc cung cấp thông tin kịp thời, chính xác.

Hệ thống sổ kế toán trong doanh nghiệp có thể theo dõi tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Song trong phạm vi đề tài nghiên cứu này, em chỉ xem xét hệ thống sổ sách kế toán sử dụng trong hạch toán nguyên vật liệu

- Hình thức Nhật ký – Sổ cái- Hình thức Nhật ký chung- Hình thức Chứng từ ghi sổ- Hình thức Nhật ký – Chứng từ

1.2.6.2.1 Hình thức Nhật ký Sổ cái–

Tổ chức hạch toán theo hình thức này kết hợp việc ghi chép theo thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản trên một quyển sổ Theo hình thức này, việc hạch toán đợc thực hiện trên sổ “ Nhật ký sổ cái “

Tổ chức hạch toán theo hình thức này đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu, khối lợng công việc kế toán ít Nhng ghi chép trùng lắp trên một dòng, khó phân công lao động kế toán, và chỉ mở đợc số lợng tài khoản ít ở đơn vị vừa và lớn , hình thức này rất khó áp dụng Hệ thống sổ chỉ tiết của phơng thức này tách rời hệ thống sổ tổng hợp.

Sơ đồ 1.6 Trình tự hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo–

Hình thức Nhật ký sổ cái–Chứng từ gốc: Hóa đơn,

phiếu nhập, phiếu xuất…

Bảng tổng hợp

Nhật ký – Sổ cái TK 152

Bảng tổng hợp N – X - TBáo cáo Tài chính

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra

1.2.6.2.2 Hình thức Nhật ký chung

Tổ chức hạch toán theo hình thức này đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu, khối lợng công việc kế toán ít Nhng ghi chép trùng lắp trên một dòng, khó phân công lao động kế toán, và chỉ mở đợc số lợng tài khoản ít ở đơn vị vừa và lớn , hình thức này rất khó áp dụng Hệ thống sổ chỉ tiết của phơng thức này tách rời hệ thống sổ tổng hợp.

Hình thức sổ này ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu, thích hợp doanh nghiệp lớn có điều kiện cơ giới hoá Song do sử dụng riêng sổ nhật ký và sổ cái nên khối lợng ghi chép còn trùng lặp.

Sơ đồ 1.7 Trình tự hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo–

Hình thức Nhật ký chung

Chứng từ gốc: Hóa đơn, phiếu nhập kho, xuất kho …

Ghi hàng ngàyGhi cuối thángĐối chiếu kiểm tra

1.2.6.2.3 Hình thức Chứng từ ghi sổ

Giống nh hình thức nhật ký chung, hình thức chứng từ ghi sổ ghi sổ theo thời gian và theo hệ thống trên hai loại sổ, tách rời việc hạch toán chi tiết với hách toán tổng hợp Việc hạch toán nguyên vật liệu-công cụ dụng cụ đợc thực hiện trên các chứng từ ghi sổ, sổ cái tài khoản, sổ chi tiết nguyên vật liệu công cụ dụng cụ

Hình thức này phù hợp với mọi loại hình, đặc diểm kinh doanh của doanh nghiệp, dễ làm, dế kiểm tra đối chiếu, dễ phân công khối lợng công việc đều trong tháng Tuy nhiên, việc ghi chép sổ thờng trùng lắp, làm tăng khối lợng ghi chép chung và dễ gây nhầm lẫn, khối lợng công việc nhiều.

Sơ đồ 1.8 Trình tự hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo–

Hình thức Chứng từ ghi sổ

Chứng từ gốc: Hóa đơn, phiếu nhập, phiếu xuất…

Sổ đăng ký

chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ

Sổ kế toán chi tiết NVL

Bảng cân đối số phát sinh

Sổ Cái TK 152 Bảng tổng hợp N – X – T

NVL

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiêm tra

1.2.6.2.4 Hình thức Nhật ký Chứng từ–

Hình thức hạch toán kết hợp việc ghi sổ theo thời gian và quan hệ đối ứng tài khoản trên nhật ký chứng từ Phần lớn kết hợp hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết trên nhật ký chứng từ Hình thức này theo dõi việc hạch toán nguyên vật liệu-công cụ dụng cụ trên nhật ký chứng từ, sổ chi tiết và các bảng kê, bảng phân bổ.

Hình thức nhật ký chứng từ kế thừa u điểm của các hình thức ghi sổ ra đời trớc đó Đây là hình thức này có chuyên môn hoá cao, khối lợng ghi chép giảm đi đáng kể Mẫu sổ in sẵn quan hệ đối ứng và ban hành thống nhất tạo kỷ cơng cho việc ghi chép sổ sách, dảm bảo cung cấp thông tin và lập báo cáo kịp thời Tuy nhiên, hình thức này có kết cấu, qui mô, loại sổ phức tạp Do vậy, có khó khăn trong việc cơ giới hoá máy tính và xử lý sổ liệu.

Hình thức này phù hợp các loại hình doanh nghiệp phức tạp, quy mô lớn, những đơn vị có trình độ quản lý và kế toán cao, có nhu cầu chuyên môn hoá sâu lao động kế toán thủ công.

Sơ đồ 1.9 Trình tự hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo–

Hình thức Nhật ký chứng từ–Chứng từ gốc: Hóa đơn,

phiếu nhập …

Bảng phân bổ số 2Bảng kê số 4, 5, 6…

NKCT số 7Sổ Cái TK 152Báo cáo Tài

chínhBáo cáo Tài

chính

Ghi hµng ngµy Ghi cuèi th¸ng §èi chiÕu kiÓm tra

Sæ chi tiÕt

TK 331 NKCT sè 1, 2, 3, … chi tiÕt NVLSæ kÕ to¸n

B¶ng tæng hîp N-X-TB¶ng kª

sè 3NKCT sè 5

Tên đơn vị: Công ty TNHH Nhà nớc một thành viên Cơ khí Quang TrungTên giao dịch quốc tế: QT Mechanical Engineering Company (QT MEC)Điện thoại: 04.8641392

Fax: 04.8647255

Trụ sở chính: Số 360 km6- Đờng Giải phóng Thanh xuân Hà nội––

Công ty TNHH một thành viên Cơ khí Quang trung là một trong những công ty sản xuất cơ khí lớn nhất Việt nam Từ ngày thành lập công ty đã cung cấp cho