Giao tiếp trong kinh doanh: chuong 9 kỹ năng viết

Đại học Kinh tế TP HCM Chào mỪng hỌc viên tham gia LỚP HỌC “Kỹ giao tiếp doanh nghiệp ” NỘI DUNG Phần1: QUÁ TRÌNH SOẠN THẢO TÀI LIỆU & CÁC MẪU THƯ TỪ TRONG DOANH NGHIỆP Phân2: SOẠN THẢO TÀI LIỆU & CÁC PHÂN ĐOẠN Phần3: KIẾN TRÚC CÚ PHÁP TRONG THƯ TỪ DOANH NGHIỆP Phần4: LỰA CHỌN TỪ NGỮ Phần 1-QUÁ TRÌNH SOẠN THẢO Giai đoạn chuẩn bị Giai đoạn phác thảo Giai đoạn biên soạn Tránh trở ngại viết 1-Giai đoạn chuẩn bị Tập trung vào nhiệm vụ Thu thập thông tin: phương pháp để thu thập thông tin:  Phương pháp trực giác  Phương pháp phân tích  Phương pháp vấn & Tham khảo tài liệu Phương pháp trực giác Viết tự Ghi Trưng cầu ý kiến Viết tự Viết khơng mục đích với bút tờ giấy, hay máy vi tính, Bạn xác định trước thời gian làm việc Bạn để bút bạn nhảy múa tuỳ thích trang giấy, hay bàn tay bạn nhảy múa tự bàn phím Nếu bạn khơng thể nghĩ điều để nói ra, viết “khơng có để nói”, viết viết lại nghĩ điều Hãy đầu óc tự nhiên, đừng cố ép buộc phải sáng tác; đừng phân tích Ghi Bạn đem theo sổ nhật ký hay sổ tay để ghi chép, thời kỳ Khi có ý nghĩ xảy ra, bạn ghi lại Hoặc bạn ghi máy tính, ghi ý nghĩ nảy Thăm dò ý kiến Thăm dị ý kiến có hiệu phải hai giai đoạn khác Giai đoạn 1, Ấn định trước giới hạn thời gian ghi nhận ý kiến cách viết chúng hay ghi âm Giai đoạn 2, Xem lại ý tưởng đó, tập hợp ý tưởng có liên quan thành nhóm loại bỏ ý tưởng khơng xác đáng Cuối cùng, thử phát biểu ý tưởng xem chúng có nói lên điều cốt yếu không (tt)1-Để ý giới từ Giới từ từ ngắn, liên kết từ với phần khác câu Ví dụ như: về, phía trên, qua sau, sau khi, tựa, dọc theo, xung quanh, ở, trước, đàng sau, dưới… Dĩ nhiên lúc giới từ dở; giới từ có chức cần thiết ngôn ngữ Ý nghĩa ẩn sau tính chất ngắn gọn khơng phải khơng dùng tất giới từ, mà tránh giới từ kép giới từ bị lạm dụng (tt)-Để ý giới từ Nên viết Nên tránh sau, sau lãnh vực này, vấn đề, có liên quan tới, quan hệ với theo kết luận về, hậu bất chấp kiện là, khơng kể kiện vì, giải thích cho kiện là, kết của, quy cho, kiện, xét theo kiện là, sở là, kiện cách với phương tiện, với tư ách, phù hợp với, sở vì, cho với mục đích, nhằm ủng hộ… hoàn cảnh mà, trường hợp mà sau, sau vào ngày xa gần vùng phụ cận sớm tương lai gần để với mục đích lúc mà khi, vào thời điểm, trình 1-Để ý giới từ Chú ý: Quá lạm dụng giới từ Ví dụ “Điểm trung tâm hiểu biết vấn đề cấu tổ chức phận sản xuất công cụ công ty Pro MAX hệ thống huy bên chức vụ Phó Giám Đốc, chức vụ không kết hợp chặt chẽ với phân trực thuộc Nếu viết lại, câu đọc sau: Vấn đề tổ chức phận công cụ Công ty ProMAX tập trung kết hợp khơng rõ ràng Phó Giám Đốc phân trực thuộc (tt)2-Sự trùng lặp Ngoài việc để ý giới từ, coi chừng từ trùng lặp Nhiều người viết câu trùng ý : đồng tâm trí tập thể, tập tuyệt đốinhau, quan quan trọng chủ yếu hợp hoàn lạitồnvới trọng chủ thật chân thay đổi mẻ yếu… biến cải hay thay đổi linh tinh lặt vặt hợp chung lại lịch sử khứ Cáctậptừ trùng lặp: đính kèm theo hội tiềm quy tắc gốc rễ hạ xuống nhân tố nguyên nhân quay lại sau ngừng nghỉ hẳn khủng hoảng trầm trọng trí ý kiến thật kết cuối tuyệt đối trí trước cốt yếu sinh tử (tt) Tránh lạm dụng Nên viết Thay lãnh vực truyền thơng lãnh vực truyền thông bản, sở thù lao phục vụ sở tiền thù lao phục vụ trường hợp thường nhiều trường hợp đặc trưng kỹ xảo nghề nghiệp kỹ xảo đặc trưng nghề nghiệp phạm vi, bối cảnh doanh nghiệp bối cảnh doanh nghiệp tính, tính thái độ bất hợp tác thái độ có (bản) tính bất hợp tác tình huống, gặp khó khăn gặp tình khó khăn mơi trường phạm vi phạm vi môi trường phân cục phân cục Smith, luật sư Smith, (người mà) luật sư khách hàng người mà/cái mà khách hàng II-Đơn giản Viết đơn giản khác với vắn tắt Viết đơn giản, không thiết phải cắt bỏ nhiều từ Thay thế, thay đổi từ cầu kỳ từ đơn giản, thành ngữ vòng vo từ nói thẳng vào vấn đề Như vậy, đơn giản xa lánh từ khoa trưong, rỗng tuếch biệt ngữ không cần thiết (tt)-Tránh từ khoa trương : “Thể theo yêu cầu ông, ngày hôm nay, xin ông nhận số liệu hãng SH đính kèm” Chuyển sang ngơn ngữ giản dị: “Đây số liệu hãng SH mà ơng hỏi sáng nay” Ngun nhân: (1)Thích vẻ hào hùng nhà nghề (2)Thói quen doanh nghiệp (3) Nghĩ “ cấp muốn vậy” (tt)-Tránh từ khoa trương Nên viết Nên tránh đương lượng, tương đương khai tâm vi hành đốn giả định vội khẩn trương biết, tìm biết xác định người ký gặp đối đầu, đương đầu trả bồi hoàn người cá thể chỗ địa phương vui lịng cá nhã ý nói phát biểu, dự thị gởi chuyển tải, chuyển tiếp thiếu bất túc cho biết thông báo dùng sử dụng quanh vùng phụ cận (tt)-Tránh biệt ngữ không cần thiết (1)Biệt ngữ nghề nghiệp “Sự lựa chọn biến số ngoại sinh tương quan đa tuyến việc ngẫu nhiên tuỳ theo sai lệch hệ số phức tạp”.Nói cách khác “Cung định cầu.” Hợp đồng áp dụng có xét đến đơn xin theo đây, đơn đính kèm theo làm thành phận hợp đồng ày, số tiền trả cho việc bảo hiểm trọn đời người bảo hiểm nêu tên thay “Đây hợp đồng bảo hiểm trọn đời bạn.” (tt)-Tránh biệt ngữ không cần thiết (1)Biệt ngữ nghề nghiệp (2)Nghĩa tương đương thay thế: “ Hối lộ”=> “Q biếu”, “Phí bơi trơn”… (3)Tránh khn sáo cũ: có từ riêng lẽ bị lạm dụng trở thành khuôn sáo: lựa chọn loại trừ, khái niệm, ngẫu nhiên, củng cố, làm cho chắn, nhân tố, tính linh hoạt, (thuộc) chức năng, tăng tiến, hợp nhất, tuỳ nghi, (thuộc) tổ chức, hình thành kế hoạch, đáp ứng, kịch bản, hệ thứ ba, khung thời gian, pha thời gian chuyển tiếp… (tt)-Tránh biệt ngữ không cần thiết (1)Biệt ngữ nghề nghiệp “Sự lựa chọn biến số ngoại sinh tương quan đa tuyến việc ngẫu nhiên tuỳ theo sai lệch hệ số phức tạp”.Nói cách khác “Cung định cầu.” Hợp đồng áp dụng có xét đến đơn xin theo đây, đơn đính kèm theo làm thành phận hợp đồng ày, số tiền trả cho việc bảo hiểm trọn đời người bảo hiểm nêu tên thay “Đây hợp đồng bảo hiểm trọn đời bạn.” (tt)-Tránh biệt ngữ khơng cần thiết NHỮNG KHN SÁO CÓ SẴN DÙNG NGAY Cột Cột Cột Hợp Quản lý Lựa chọn theo ý Tổng cộng Tổ chức Linh hoạt Hệ thống hóa Giám sát Khả Song song Hỗ tương Linh động Chức Bằng số Chương trình hóa Đáp ứng Hợp lý Khái niệm Tuỳ nghi Chuyển tiếp Pha – thời gian Đồng Tăng tiến Hình thành dự án Tương hợp Thế hệ thứ ba Phần cứng Cân Chính sách Tính ngẫu nhiên III- Chính xác 1-Sự chọn từ: nghĩa dùng từ theo nghĩa từ điển Dùng sai từ, lẫn lộn từ với từ khác, dùng từ mà viết sai tả, làm người đọc khó chịu 2-Ngữ pháp: Những khía cạnh khác tính xác ngữ pháp, cách dùng từ thơng thường, dấu phẩy, dấu chấm câu, chữ viết tắt chữ viết hoa Ôn tập Bốn nguyên tắc làm tảng để viết tài liệu phân đoạn cho tốt nguyên tắc nào? Bạn làm cho tài liệu bạn đạt tính thống hai phương pháp nào? Giải thích ba yếu tố đoạn giới thiệu có hiệu Mơ tả câu chủ điểm (câu chính) Sự liên quan câu chủ điểm (câu chính) phần cịn lại phân đoạn gì? Ôn tập (tt) Cho biết hai lợi ích mà kỹ thuật soi sáng (nổi bật) đem lại cho người đọc Kể bốn quy tắc kỹ thuật soi sáng (nổi bật) Cho biết bốn kỹ thuật để đạt mạch lạc hay gắn bó chặt chẽ viết Ba biến số định cho biết tài liệu bạn phải viết dài bao nhiêu?  Mọi phân đoạn phải bố cục rõ ràng dễ lĩnh hội Phần lớn phân đoạn phải dài bao nhiêu? ... tìm cách hồn thiện Kiểm tra lại mục tiêu chiến lược giao tiếp Có thể trải rộng phác thảo mặt giấy phân tích Gọt giũa viết Tránh trở ngại ? ?Viết trình phức tạp bao gồm nhiều giai đoạn khác nhau,... ấn tượng lâu dài trí nhớ người đọc Viết phần kết luận Có ba cách kết thúc (1) Hãy phát biểu lại ý tưởng bạn dùng phương pháp tiếp cận trực tiếp tài liệu viết dài (2) Phát biểu kết luận bạn... kỹ thuật phân tích trước viết Trước hết, bạn xác định chủ đề tổng quát Rồi tập trung ý vào phương diện chủ đề Chia Phương pháp phân tích phương diện thành nhiều chủ -Tập trung đề nhỏ cụ thể Tiếp