Theo khoa học hành chính thế giới, hiểu văn phòng với 2 nghĩa b Văn phòng theo nghĩa hẹp a Văn phòng theo nghĩa văn phòng chức năng: chỉ bao rộng toàn bộ nhà - Toàn gồm một VP bộ máy trợ[r]
(1)VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG GV Nguyễn Thị Ly Trường ĐHKHXH&NV TP Hồ Chí Minh (2) Bố cục bài giảng Khái niệm văn phòng Vị trí, vai trò văn phòng Các loại văn phòng Tiêu chuẩn các nhà quản trị VP (3) Khái niệm văn phòng 1.1 Theo Khoa hành chính giới 1.2 Theo khoa hành chính Nam học học Việt (4) 1.1 Theo khoa học hành chính giới, hiểu văn phòng với nghĩa b) Văn phòng theo nghĩa hẹp a) Văn phòng theo nghĩa (văn phòng chức năng): bao rộng toàn bộ) nhà - Toàn gồm (VP máy trợ giúp quản trịbộ chức động máysốhoạt giao (tham tổngVP, hợp,VP dịchnày vụ) CQ mưu, là là phận cấu thành có tổđủ tư vàcách cấu chức chịu pháp điềunhân hành hoạt trị động đối (của nội thủ và nhà quản cấp cao trưởng) VP chức khôngmục phải đối ngoại để thực làtiêu mộtcủa pháp nhân độc lập mình quan hệ đối ngoại (5) Theo khoa học hành chính Việt Nam, văn phòng hiểu theo nghĩa: - Văn phòng là máy làm việc quan, giúp cho thủ trưởng quản lý, điều hành - Văn phòng là trụ sở quan, nơi diễn công việc đối nội và đối ngoại hàng ngày - Văn phòng là nơi làm việc lãnh đạo (Văn phòng giám đốc, văn phòng luật sư, vv…) - Văn phòng là công việc thuộc vụ, giấy tờ, quản lý văn đến, văn đi… (6) Vị trí, vai trò văn phòng 2.1 2.2 Vị trí văn phòng Vai trò văn phòng (7) 2.1.Vị trí văn phòng Có vị trí LàLàmột phận phận trung gian gần thực gũi, có việc quanghép hệ nối mật cácthiết mối quan với lãnh hệ đạo, trongquản quảnlý lýcủa điều hành quan,cơđơn quan,vịđơn củavị theoquan yêu cầu người hoạt đứng động.đầu quan (thủ trưởng) (8) 2.1 Vị trí văn phòng - Là phận gần gũi, có quan hệ mật thiết với lãnh đạo, quản lý quan, đơn vị quan hoạt động - Là phận trung gian thực việc ghép nối các mối quan hệ quản lý điều hành quan, đơn vị theo yêu cầu người đứng đầu quan (thủ trưởng) - Là phận thực nhiệm vụ mang tính thường xuyên, liên tục quan, tổ chức (9) 2.2 1)Là Vai trò văn phòng trung tâm thực quá trình thực quản lý điều hành quan đơn vị 2)Là nơi tiếp nhận tất các mối quan hệ, là quan hệ đối ngoại 3)Là máy làm việc các nhà lãnh đạo, quản lý 4)Là trung tâm khâu nối các hoạt động quản lý, điều hành quan 5)Là người cung cấp các dịch vụ phục vụ cho hoạt động quan, đơn vị 6)Là cầu nối chủ thể lãnh đạo, quản lý với các đối tượng và ngoài quan (10) Kết luận Với vị trí, vai trò trình bày trên đây, các nhà quản trị, quản lý điều hành ngày càng quan tâm đến việc xây dựng, củng cố văn phòng theo hướng đại hóa (11) Các loại văn phòng Contents 3.1 Văn phòng các quan HCNN 3.2 Văn phòng các tổ chức chính trị-xã hội 3.3 Văn phòng các đơn vị nghiệp, tổ chức dịch vụ công 3.4 Văn phòng đại diện 3.5 Văn phòng doanh nghiệp (12) 3.1 Văn phòng các quan HCNN a) b) c) Bộ máy làm việc văn phòng tổ chức khá đầy đủ phục vụ cho việc thực chức tham mưu, tổng hợp cho lãnh đạo, quản lý các quan nhà nước Nhân sự: có chuyên môn nghiệp vụ cao, tuyển dụng theo chức danh (chuyên viên, văn thư, lưu trữ, kế toán, thư ký…) Mối quan hệ hoạt động văn phòng rộng rãi, có tên gọi gắn địa vị pháp lý tổ chức Ví dụ: Văn phòng Quốc hội, văn phòng Chính phủ, văn phòng Bộ, UBND, Sở (13) 3.2 Văn phòng các tổ chức chính trị - xã hội Chức chủ yếu văn phòng các tổ chức chính trị - xã hội là tham mưu mặt tổ chức, điều hành công việc Ban chấp hành, Ban Thường vụ thể nhiệm vụ văn phòng (14) 3.3 Văn phòng các đơn vị nghiệp, tổ chức dịch vụ công a) b) Xuất phát từ đặc điểm các đơn vị này có tính chuyên môn sâu, địa bàn không rộng đối tượng quản lý tập trung, nên văn phòng làm chức tổng hợp và cung ứng dịch vụ (hậu cần) Bộ máy làm việc gọn nhẹ (15) Văn phòng đại diện a) b) Văn phòng này thành lập yêu cầu quan, tổ chức thường trú trên địa bàn khác để thực các hoạt động giao dịch, quảng bá hoạt động, nên gọi là văn phòng đại diện Loại này ủy nhiệm cấp quản trị có thẩm quyền vừa làm chức văn phòng vừa làm chức đại diện (16) Văn phòng doanh nghiệp a) Doanh nghiệp là tổ chức sản xuất – kinh doanh, dịch vụ theo yêu cầu xã hội, theo quy luật thị trường nên tính chất hoạt động nó không giống các quan nhà nước, các đơn vị nghiệp Tôn mục đích hoạt động các tổ chức này là lợi nhuận, nên chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm đề cao Nhà quản trị luôn tính toán làm cho hiệu cao Hoạt động thông tin doanh nghiệp mang tính thị trường, nên việc tổ chức công tác tiến hành theo tính chất thị trường (17) b) Từ đặc tính tổ chức doanh nghiệp mà văn phòng doanh nghiệp tổ chức khác với văn phòng các tổ chức khác Văn phòng doanh nghiệp thường tổ chức lồng ghép với nhiều phận khác nhân sự, marketing hay đảm nhận phần chức tổng hợp, dịch vụ Tên gọi văn phòng doanh nghiệp thường gọi là phòng hành chính – tổ chức, phòng hành chính – quản trị (18) Tiêu chuẩn các nhà quản trị hành chính văn phòng Gồm tiêu chuẩn sau: -Tự Có khả nghiên tin công tác Phong Phải cách làm đào việc tạo cứulýsự, khoa học quản trị xử thông tin phục vụ (10) kiến lịch thức khéo tổng ngoại quát giao (7) HCVP quản Có(4)trịóc và phánđào đoántạo – - Gần Tự tin tình gũi hòa đồng với HCVP thu thập(1)dữ liệu cần thiết, (8) nhân viên nhằm nắm phân tích, tổng hợpthực hỗ - Có khả -cho Kiềm chế xúc tạo động thông tin hai chiều, trợ các phận khác nhiệm vụ (9) (11) (2)không khí thân thiện giao trongCó CQ,khả đơnnăng vị (5) thuyết - Có khả hướng phục cấp trên, cấp dưới, - Có óc khôi hài làm dịu dẫn nghiệp vụ cho nhân đồng nghiệp (12) tình căng thẳng (6) viên thuộc quyền (3) (19)