Kế toán NVL tại Công ty Dệt may Hà Nội

Kế toán NVL tại Công ty Dệt may Hà Nội

Lời mở đầu

Thực hiện qúa trình chính sách phát triển nền kinh tế hàn hoá nhiều thành phần vận động theo cơ chế thị trờng có sự quản lý của Đảng và Nhà nớc theo định hớng xã hội chủ nghĩa, nền kinh tế đã đạt đợc thành tựu đáng khích lệ trên bớc đ-ờng công nghiệp hoá, hiện đại hoá Tuy nhiên, những thách thức của quá trình phát triển vẫn đang đặt ra trên bình diện kinh tế vi mô và bình diện vĩ mô.

Trên bình diện vĩ mô, các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế phải tạo ra đợc sức bật nội tại trong điều kiện cạnh tranh ngày càn gay gắt cùn với việc hoạch định chiến lợc kinh doanh đổi mứi chiến lợc về thị trờng, đổi mới kỹ thuật công nghệ các doanh nghiệp còn phải quan tâm đến công tác quản trị chi phí nhằm tối thiểu hoá chi phí tối đa hoá lợi nhuận.

Để giảm thiểu chi phí, các do nghiệp phải năng động về mọi mặt, phải áp dụng một cách tổng hợp các biện pháp, trong đó quan trọng hàng đầu và không thể thiếu đợc là hoàn thiện công tác tổ chức kế toán trong doanh nghiệp nói chung, cũng nh công tác kế toán nguyên vật lệu nói riêng.

Trong các doanh nghiệp sản xuất đặc biệt là ngành may mặc chi phí về nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm chiếm một tỷ trọng lớn, chỉ cần một sự biến động nhỏ về chi phí nguyên vật liệu cũng làm ảnh hởng đến giá thành sản phẩm.

Do vậy, giảm mức chi phí nguyên vật liệu sẽ có tác động không nhỏ đến giá thành, ổn định nguồn cung cấp nguyên vật liệu, giảm chi phí bảo quản nguyên vật liệu, giải phóng một số vốn lu động đáng kể mở rộng sản xuất kinh doanh.

Hơn nữa, công tác kế toán - nguyên vật liệu còn giúp cho những nhà quản lý nắm bắt đợc thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình Từ đó, đa ra những quyết định đúng dắn trong việc lập dự toán chi phí nguyên vật liệu, đảm bảo cho việc cung cấp đủ, đúng chất lợng nguyên vật liệ

đúng lúc cho sản xuất Giúp cho quá trình sản xuất diễn ra nhịp nhàng, đúng kế hoạch và xác định nhu cầu về nguyên vật liệu dự trữ hợp lý, tránh ứ đọng vốn và phát sinh những chi phí không cần thiết, nhằm đem lại hiệu quả trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Nhận thức đợc tầm quan trọng của công tác kế toán trong nền kinh tế thị trờng từ việc hệ thống lại các phơng pháp hạch toán kế toán rồi đánh giá, phản ánh, tổng hợp vận dụng những vấn đề đó trong thực tế của một doanh nghiệp úng với việc trao đổi với các chuyên gia nghiên cứu, đối chiếu sổ sách chứng từ thực tế Đợc sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo - TS Vũ Đức Thanh và các thầy cô giáo trong khoa cùng các cán bộ lãnh đạo trong phòng kế toán, em đã mạnh dạn lựa chọn đề tài: "Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Dệt May Hà Nội"

a Khái niệm, đặc điểm của nguyên vật liệu:

Trong doanh nghiệp sản xuất, vật liệu là đối tợng lao động, một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể của sản phẩm Khác với t liệu lao động, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất, dới tác động của sức lao động và máy móc thiết bị, chúng bị tiêu hao toàn bộ hay thay đổi hình thái ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm Do vậy, nguyên vật liệu đợc coi là yéu tố không thể thiếu đợc của bất kỳ quá trình tái sản xuất nào, đặc biệt là với quá trình hình thành sản phẩm mới trong doanh nghiệp sản xuất

Về mặt giá trị, khi tham gia vào quá trình sản xuất vật liệu dịch chuyển một lần toàn bộ giá trị của nó vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ Do vậy vật liệu thuộc tài sản lu độn, giá trị vật liệu vốn thuộc lao động dự trữ của doanh nghiệp, vật liệu thờng chiếm một tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm ở các doanh nghiệp, nên việc quản lý quá trình thu mua vận chuyển, bảo quản dự trữ và sử dụng vật liệu trực tiế nh: chỉ tiêu sản lợng, chất lợng sản phẩm, chỉ tiêu giá thành và chỉ tiêu lợi nhuận

b Vai trò của nguyên vật liệu:

Việc kiểm tra chi phí nguyên vật liệu có ý nghĩa cực kỳ quan trọng với việc phấn đấu hạ giá thành sản phẩm (giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu trên một đơn vị sản phẩm sản xuất), là một trong những yếu tố quyết định sự thành công của công tác quản lý kinh doanh.

Chi phí nguyên vật liệu có ảnh hởng không nhở tới sự biến động của giá thành Chỉ cần sự biến động nhỏ về chi phí nguyên vật liệu cũng làm cho giá thành của sản phẩm biến động ảnh hởng tới sự sống còn của doanh nghiệp Để có thể vơn lên khẳng định vị trí của mình trong điều kiện nền kinh tế đang phát triển ngày càng một đa dạng hơn, các loại hình doanh nghiệp cạnh tranh ngày càng trở nên gay gắt đòi hỏi các doanh nghiệp sản xuất phải làm ăn có hiệu quả Một trong những giải pháp tối u cho vấn đề ngày đó là doanh nghiệp phải chú ý

tới công tác quản lý đầu vào và đầu ra của doanh nghiệp Hai công tác naỳ có mối liên hệ chặt chẽ với nhau bở vì: đối với doanh nghiệp sản xuất chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất, tạo ra sản phẩm và trong giá thành sản phẩm Do cả số lợng và chất lợng sản phẩm đều bị chi phối bởi số vật liệu tạo ra nó Nguyên vật liệu có đảm bảo chất lợng cao, đúng quy cách chủng loại thì chi phí về nguyên vật liệu mới đợc hạ thấp định mức tiêu hao trong qúa trình sản xuất khi đó tạo ra sản phẩm mới, sản phẩm đạt yêu cầu chất lợng và giá thành hạ Trong một chừng mực nhất định, giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu nhằm tiết kiệm tối đa chi phí vật liệu trong sản xuất còn là cơ sở tăng thêm sản phẩm xã hội Hơn nữa, còn tác động đến những chỉ tiêu quan trọng nhất của doanh nghiệp: chỉ tiêu số lợng, chất lợng, giá thành, doanh thu, lợi nhuận

1.1.2 Phân loại, đánh giá nguyên vật liệu:1.1.2.1 Phân loại nguyên vật liệu:a Phân loại theo nội dung kinh tế

Vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp có nhiều loại, nhiều thứ có vai trò và công dụng hết sức khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh Trong điều kiện đó, đòi hỏi phải phân loại vật liệu thì mới có thể tổ chức tốt việc quản lý và hạch toán vật liệu.

Phân loại vật liệu là cách sắp xếp các thứ vật liệu theo tiêu thức phù hợp để phục vụ cho nhu cầu quản trị doanh nghiệp một cách chặt chẽ và chi tiết.

Tuỳ thuộc vào các loại hình doanh nghiệp sản xuất cụ thể thuộc từng ngành sản xuất, tuỳ thuộc vào nội dung kinh tế, chức năng của vật liệu mà chúng có sự phân chia thành các loại khác nhau.

Theo cách này thì nguyên vật liệu đợc phân ra thành các loại nh sau;

Nguyên liệu, vật liệu chính(bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài), đối với các doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu chính là đối tợng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể sản phẩm nh sắt thép trong các doanh nghiệp chế tạo máy, cơ khí, xây dựng cơ bản, bông trong các doanh nghiệp kéo sợi, vải trong các doanh nghiệp máy Đối với nửa thành phẩm thí dụ nh sợi mua ngoài trong các nhà máy dệt cũng đợc coi là nguyên vật liệu chính.

Vật liệu phụ: là đối tợng lao động nhng không phải là cơ sở vật chất chủ yếu để hình thành nên sản phẩm mới Vật liệu phụ chỉ có vai trò phụ trợ trong quá trình sản xuất kinh doanh, đợc sử dụng kết hợp với vật liệu chính để hoàn

thiện và nâng cao tính năng chất lợng của sản phẩm, hoặc đợc sử dụng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thờng, hoặc dùng để phục vụ cho yêu câù kỹ thuật, nhu cầu quản lý.

Nhiên liệu: là thứ dùng để tạo ra năng lợng cung cấp nhiệt lợng bao gồm các loại ở thể rắn, lỏng và khí dùng để phục vụ cho công nghê sản xuất sản phẩm, cho các phơng tiện vận tải, máy móc thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất kinh doanh nh: xăng, dầu, than, hơi đốt Nhiên liệu thực chất là vật liệu phụ đợc tách thành một nhóm riêng do vai trò quan trọng của nó và nhằm mục đích quản lý và hạch toán thuận tiện hơn.

Phụ tùng thay thế: bao gồm các loại phụ tùng, chi tiết dùng để thay thế sửa chữa máy móc thiết bị sản xuất, phơng tiện vận tải

Thiết bị và vật liệu xây dựng cơ bản: là các loại vật liệu thiết bị phục vụ cho hoạt động xây dựng cơ bản, tái tạo tài sản cố định.

Phế liệu thu hồi: là những loại phế liêu thu hồi từ quá trình sản xuất để sử dụng hoặc bán ra ngoài.

Tuỳ theo từng loại doanh nghiệp mà yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đòi hỏi mỗi loại vật liệu nêu trên lại đợc chia thành từng nhóm, từng thứ theo quy cách.

Cách phân loại nh trên giúp kế toán tổ chức tài khoản để đáp ứng kịp thời tình hình hiện có và sụ biến động của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh.

Căn cứ vào nguồn nhập, nguyên vật liệu đợc chia thành:

Nguyên vật liệu mua ngoài: mua từ thị trờng trong nớc hoặc nhập khẩuNguyên vật liệu tự gia công sản xuất

Nguyên vật liệu nhận vốn gópc Phân loại theo cách khác:

Căn cứ vào mục đích và công dụng của nguyên vật liệu cũng nh nội dung quy định phản ánh chi phí vật liệu trên các tài khoản kế toán thì vật liệu của doanh nghiệp đợc chia thành:

Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho chế tạo sản phẩm và sản xuất

Nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác: phục vụ quản lý ở các phân ởng, tổ đội sản xuất, cho nhu cầu bán hàng, quản lý doanh nghiệp

x-1.1.2.2 Đánh giá nguyên vật liệu:

Đánh giá vật liệu là cách xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định Theo quy định hiện hành kế toán nhập, xuất, tồn nguyên vạt liệu phải phản ánh theo giá trị thực tế, khi xuất kho cũng phải xác định giá trị thực tế xuất kho theo đúng phơng pháp quy định Sau đây là một phơng pháp đánh giá nguyên vật liệu.

1.1.2.2.1 Đánh giá vật liệu theo giá trị thực tế:a Giá trị thực tế vật liệu nhập kho

Đối với nguyên vật liệu mua ngoài là trị giá vốn thực tế nhập kho.

Trị giá vốn thực tế

của nguyên vật liệu = Giá mua vật liệu (theo hoá đơn)+ Chi phí khâu mua ngoài + Thuế nhập khẩu (nếu có)Chi phí mua thực tế gồm: Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản, chi phí thuê kho, thuê bãi, tiền phạt, tiền bồi thờng

Đối với các đơn vị tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ thì giá mua thực tế là giá không có thuế VAT đầu vào.

Đối với các đơn vị tính thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp và là cơ sở kinh doanh không thuộc đối tợng chịu thuế thì giá mua thực tế là giá mua đã có thuế VAT.

Đối với nguyên vật liệu mua vào sử dụng đồng thời cho cả hai hoạt động chịu thuế VAT thì về nguyên tắc phải hạch toán riêng và chỉ đợc khấu trừ thuế VAT đầu vào đối với phần nguyên vật liệu chịu thuê VAT đầu ra.

Trờng hợp không thể hạch toán riêng thì toàn bộ VAT đầu vào của nguyên vật liệu đều phản ánh trên tài khoản 133 (1331) đến cuối kỳ kế toán mới phân bổ VAT đầu vào đợc khấu trừ theo tỷ lệ phần trăm giữa doanh thu chịu thuế VAT trên tổng doanh thu bán hàng của doanh nghiệp Số thuế VAT không đợc khấu trừ sẽ đợc phản ánh vào tài khoản 142 (1422).

Trờng hợp nguyên vật liệu doanh nghiệp thu mua của các cá nhan hoặc tổ chức sản xuất đem bán sản phẩm của chính họ ( thơng là nguyên vật liệu thuộc hàng nông sản) thì phải lập bảng kê thu mua hàng hoá và sẽ đợc khấu trừ VAT theo tỷ lệ 2 % trên tổng giá trị hàng mua vào trờng hợp khấu trừ này không đợc áp dụn đối với các doanh nghiệp thu mua nguyên vật liệu để xats khẩu hoặc để

Đối với vật liệu do doanh nghiệp tự gia công chế biến thì giá thực tế của nguyên vật liệu là giá của vật liệu xuất gia công, chế biến, cộng với các chi phí gia công, chế biến Chi phí chế biến gồm: chi phí nhân công, chi phí khấu hao máy móc thiết bị và các khoản chi phí khác.

Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến:Giá vốn thực tế của

nguyên vật liệu = Giá trị nguyên vật liệu xuất gia công + Chi phí thuê ngoài gia công

Chi phí thuê ngoài gia công bao gồm: tiền thuê gia công phải trả, chi phí vận chuyển đến cơ sở gia công và ngợc lại.

Đối với vật liệu nhận vốn góp liên doanh thì giá thực tế là giá trị vật liệu do hội đồng liên doanh đánh giá.

Đối với vật liệu do Nhà nớc cấp hoặc đợc tặng thì giá trị thực tế đợc tính là giá trị của vật liệu đó ghi trên biên bản bàn giao hoặc ghi theo giá trị vật liệu tặng, thởng tơng đơng với giá thị trờng.

Đối với phế liệu thu hồi: đợc đánh giá theo giá ớc tính hoặc giá thực tế (có thể bán đợc).

b Giá thực tế vật liệu xuất kho:

Vật liệu trong doanh nghiệp đợc thu mua nhập kho thờng xuyên từ nhiều nguồn khác nhau Do vậy, giá thực tế của từng lần, từng đợt nhập kho cũng không hoàn toàn giống nhau Vì thế khi xuất kho kế toán phải tính toán xác định đợc giá thực tế xuất kho cho các đối tợng sử dụng theo phơng pháp tính giá thực tế xuất kho đã đăng ký áp dụng trong cả niên độ kế toán

Để tính trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho các doanh nghiệp có thê áp dụng một trong các phơng pháp sau:

* Phơng pháp tính theo giá đích danh:

Phơng pháp này đợc áp dụng với các loại vật liệu có giá trị cao, các loại vật t đặc trng Giá thực tế của vật liệu xuất kho đợc căn c vào đơn giá thực tế vật liệu nhập kho theo từng lô, từng lần nhập và số lợng xuất kho theo từng lần.

Sử dụng phơng pháp đích danh sẽ tạo thuận lợi cho kế toán trong việc tính toán giá thành vật liêụ đợc chính xác, phản ánh đợc mối quan hệ cân đối giữa hiện vật và giá trị nhng có nhợc điểm là phải theo dõi chi tiết giá vật liệu nhập

kho theo từng lần nhập và giá vật liệu xuất sẽ không sát với giá thực tế của thị ờng.

tr-* Phơng pháp tính giá theo giá bình quân gia quyền:

Phơng pháp này thích hợp với doanh nghiệp có ít danh điểm vật t theo ơng pháp này, căn cứ vào giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toán xác định giá bình quân của một đơn vị vật liệu Căn cứ vào lợng vật liệu xuất trong kỳ và giá đơn vị bình quân để xác định giá thực tế của vật liệu xuất trong kỳ.

ph-Giá thực tế xuất kho = Số lợng xuất kho x Đơn giá thực tế bình quân

Đơn giá thực tế bình quân= Trị giá thực tế tồn đầu kỳ + Trị giá thực tế nhập trong kỳSố lợng tồn đầu kỳ + Số lợng nhập trong kỳ

Tính theo phơng pháp này sẽ cho kết quả chính xác nhng nó đòi hỏi doanh nghiệp phải hạch toán đợc chặt chẽ về mặt số lợng của từng loại vật liệu, công việc tính toán phức tạp đòi hỏi trình độ cao.

* Phơng pháp tính giá theo giá thực tế nhập trớc - xuất trớc:

Theo phơng pháp này vật liệu nhập trớc đợc xuất dùng hết mới xuất dùng đến lần nhập sau Do đó, giá vật liệu xuất dùng đợc tính hết theo giá nhập kho lần trớc, xong mới tính theo giá nhập kho lần sau Nh vậy, giá thực tế vật liệu tồn cuối kỳ chính là giá thực tế vật liệu nhập kho thuộc các lần mua vào sau cùng.

Nh vậy, nếu giá cả có xu hớng tăng lên thì giá trị hàng tồn kho cuối kỳ sẽ cao và giá trị vật liệu xuất sử dụng sẽ nhỏ đi nên giá thành sản phẩm giảm, lợi nhuận tăng trong kỳ Trờng hợp ngợc lại, giá cả có xu hớng giảm thì chi phí vật liệu trong kỳ sẽ lớn Do đó, lợi nhuận trong kỳ sẽ giảm và giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ lớn.

* Phơng pháp tính giá theo giá thực tế nhập sau - xuất trớc:

Theo phơng pháp này, những vật liệu mua sau cùng sẽ đợc xuất trớc tiên phơng pháp naỳ, ngợc lại với phơng pháp nhập trớc - xuất trớc.

1.1.2.2.2 Đánh giá vật liệu theo giá hạch toán :

Việc dùng giá thực tế để hạch toán vật liệu thờng áp dụng trong các doanh nghiệp có quy mô không lớn, chủng loại vật t không nhiều Đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn, khối lợng chủng loại vật t nhiều tình hình nhập xuất diễn

ra thờng xuyên thì việc xác định giá thực tế của vật liệu hàng ngày là rất khó khăn tốn nhiều chi phí công sức Trong trờng hợp đó, để đảm bảo theo dõi kịp thời việc nhập xuất dùng trong kỳ, doanh nghiệp có thể sử dụng phơng pháp tính theo giá hạch toán.

Giá hạch toán là giá tạm tính hay giá kế hoạch đợc quy định thống nhất trong phạm vi doanh nghiệp và đợc sử dụng trong cả kỳ Chúng ta có thể tiến hành đánh giá hạch toán theo các bớc sau:

Hàng ngày sử dụng giá hạch toán để ghi sổ chi tiết giá vật liệu nhập, xuất.Cuối kỳ điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế để có số liệu ghi vào tài khoản sổ kế toán tổng hợp và báo cáo kết quả theo công thức sau:

Hệ số giá vật liệu =

Trị giá thực tế tồn đầu kỳ + Trị giá thực tế nhập trong kỳ

Trị giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ + Trị giá hạch toàn vật liệu nhập trong kỳGiá vật liệu thực tế

xuất trong kỳ = Giá hạch toán vật liệu xuất kho trong kỳ x Hệ số giá

Tuỳ thuộc vào đặc điểm, yêu cầu, trình độ quản lý của doanh nghiệp mà hệ số giá vật liệu có thể tính riêng cho từng thứ, từng nhóm hoặc cả loại vật liệu.

Tuy có nhiều phơng pháp tính giá vật liệu nhng mỗi doanh nghiệp chỉ đợc áp dụng một trong những phơng pháp đó Vì mỗi phơng pháp đều có u điểm và nhợc điểm riêng nên áp dụng phơng pháp nào cho phù hợp với đặc điểm, qui mô là vấn đề đặt ra cho mỗi doanh nghiệp.

1.1.3 Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu1.1.3.1 Vai trò của công tác quản lý nguyên vật liệu

Quản lý vật liệu là yếu tố khách quan của mọi nền sản xuất xã hội Tuy nhiên, do trình độ sản xuất khác nhau nên phạm vi, mức độ và phơng pháp quản lý khác nhau Xã hội ngày càng phát triển thì các phơng pháp quản lý cúng phát triển và hoàn thiện hơn trong điều kiện hiện nay không kể là TBCN hay XHCN nhu cầu vật chất, tinh thần ngày càng tăng Để đáp ứng kịp thời nhu cầu đó bắt buộc sản xuất ngày càng đợc mở rộng mà lợi nhuận là mục đích cuối cùng của sản xuất kinh doanh Để sản xuất có lợi nhất thiết phải giảm chi phí nguyên vật liệu Nghĩa là phải sử dụng nguyên vật liệu một cách tiết kiệm, hợp lý, có kê hoạch Vì vậy, công tác quản lý vật liệu là nhiệm vụ của mọi ngời là yêu cầu của

phơng thức kinh donh trong nền kinh tế thị trờng nhằm với sự hao phí vật t ít nhất mang lại hiệu quả kinh tế cao nhất.

1.1.3.2 Yêu cầu của công tác quản lý nguyên vật liệu:

Trong cơ chế thị trờng có sự quản lý và điều tiết của Nhà nớc theo định ớng XHCNvới sự cạnh tranh gay gắt của các đơn vị, bên cạnh việc đẩy mạnh phát triển sản xuất, doanh nghiệp cần tìm mọi biện pháp sử dụng nguyên vật liệu hợp lý tiết kiệm Muốn vậy, cần quản lý tốt vật liệu Yêu cầu của công tác quản lý vạt liệu là phải quản lý chăt chẽ ở mọi khâ từ thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng Cùng với sự phát triển của xã hội loài ngời, các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp ngày càng đợc mở rộng và phát triển không ngừng về quy mô, chất lợng trên cơ sở thoả mãn vật chất, văn hoá của cộng đồng và xã hội.

h-Theo đó, phơng pháp quản lý, cơ chế quản lý và cách thức hạch toán vật liệu cũng hoàn thiện Trong điều kiện nền kinh tế thị trờng hiện nay việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm vật liệu có hiêụ quả ngày càng đợc coi trọng, làm sao để cùng một khối lợng vật liệu có thể sản xuất ra nhiều sản phẩm nhất, hạ giá thành mà vẫn đảm bảo chất lợng Do vậy, việc quản lý vật liệu phụ thuộc vào khả năng và sự nhiệt thành của cán bộ quản lý.

Quản lý vật liệu có thể xem xét trên các khía cạnh sau:

- Khâu thu mua: Nguyên vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất, thờng xuyên biến độg do cac doanh nghiệp phải thờng xuayên tiến hành cung ứng vật t nhằm đáp uứng kịp thời cho sản xuất, cho nên khâu thu mua phải quản lý về khối lợng, quản lý có hiệu quả, chống thất thoát vật liệu, việc thu mua theo đúng yêu cầu sử dụng, giá mua hợp lý, thích hợp với chi phí thu mua để hạ thấp giá thành sản phẩm.

- Khâu bảo quản: Việc dự trữ vật liệu tại kho, bãi cần đợc thực hiện theo đúng chế độ quy định cho từng lọai vật liệu, phù hợp với tính chất lý hoá của mỗi loại, mỗi quy mô tổ chức của doanh nghiệp, tránh tình trạng thất thoát, lãng phí vật liệu, đảm bảo an toàn là một trong các yêu cầu quản lý đối với vật liệu.

- Khâu dự trữ : Xuất phát từ đặc điểm của vật liệu chỉ tham gia vào một chu trình sản xuất kinh doanh, nguyên vật liệu luôn biến động thờng xuyên nên việc dự trữ nguyên vật liệu nh thế nào để đáp ứng yêu cầu của sản xuất kinh doanh hiện tại là điều kiện hết sức quan trọng Mục đích của dự trữ là đảm bảo cho nhu cầu sản xuát kinh doanh không quá nhiều gây ứ đọng vốn nhng không

quá ít làm gián đoạn quá trình sản xuất Hơn nữa, doanh nghiệp cần phải xây dựng định mức dự trữ cần thiết tối đa, tối thiểu cho sản xuất, xây dựng các định mức tiêu hao vật liệu.

- Khâu sử dụng: Sử dụng tiết kiệm, hợp lý trên cơ sở xác định mức và dự toán chi phí có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm, tăng thu nhập tích luỹ cho doanh nghiệp Do vậy, trong khâu sử dụng cần phải quán triệt nguyên tắc sử dụng đúng quy trình sản xuất, đảm bảo đúng mức quy định, sử dụng đúng quy trình sản xuất, đảm bảo tiết kiệm chi phí trong giá thành.

Xuất phát từ vai trò và đặc điểm của nguyên vật liệu là quan trọng nh vậy nên doanh nghiệp cần tổ chứcc hạch toán vật liệu là điều kiện quan trọng không thể thiếu đợc để quản lý vật liệu, thúc đẩy việc cung cấp đầy đủ, kịp thời đồng bộ những vật liệu cho sản xuất, dự trữ và sử dụng hợp lý, tiết kiệm ngăn ngừa các hiện tợng h hao, mất mát và lãng phí vật liệu trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh Đó là những biện pháp mà doanh nghiệp cần thực hiện để đạt đợc mục tiêu của mình giảm bớt những chi phí sản xuất và hạ thấp giá thành sản phẩm từ đó nâng cao doanh thu.

1.1.3.3 Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu:

Nhận thức đợc vị trí của nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất, đòi hỏi hệ thống quản lý phản ánh chính xác, đầy đủ các thông tin số liệu về nguyên vật liệu Do vậy, nhiệm vụ đặt ra đối với công tác hạch toán nguyên vật liệu là:

- Ghi chép tính toán, phản ánh chính xác, trung thực kịp thời số lợng chất lợng và giá thành thực tế nhập kho.

- Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác số lợng, và giá trị vật liệu xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định múc tiêu hao vật liệu.

- Phân bổ hợp lý giá trị vật liệu sử dụng vào các đối tợng tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh.

- Tính toán và phản ánh chính xác số lợng và giá trị vật liệu tồn kho, phát hiện kịp thời vật liệu thiếu, thừa, ứ đọng, kém phẩm chất để doanh nghiệp có biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế tối đa thiệt hại có thể xảy ra.

1.2 Tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu:1.2.1 Chứng từ và sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu

Để đáp ứng yêu cầu của công tác quản lý doanh nghiệp, hạch toán chi tiết nguyên vật liệu phải đợc thực hiện theo từng kho, từng loại từng nhóm thứ vật liệu và phải đợc tiến hành đồng thời ở kho và phòng kế toán trên cúng một cơ sở kế toán chứng từ.

Theo chế độ chúng từ kế toán quy định ban hành theo Quyết định 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1-11-1995 của Bộ trởng bộ tài chính, các chứng từ kế toán về vật liệu công cụ dụng cụ gồm:

Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT)Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT)

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03-VT)Phiếu xuất vật t theo hạn mức (mẫu 04-VT)

Biên bản kiểm nghiệm (mẫu 05-VT)Thẻ kho (mẫu 06-VT)

Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm hàng hoá (mẫu 08-VT)Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02-VT)

Hoá đơn cớc vận chuyển (mẫu 03-VT)

Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà ớc, trong các doanh nghiệp có thể sử dụng các chứng từ kế toán hớng dẫn và các chứng từ khác tuỳ thuộc tình hình đặc điểm của từng doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế, hình thức sở hữu khác nhau.

n-Đối với chứng từ kế toán thống nhất, bắt buộc phải đợc lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về mẫu, nội dung và phơng pháp tuỳ thuộc vào phơng pháp, kế toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các sổ chi tiết sau:

Các sổ thẻ kế toán chi tiết vật liệu, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số d vật liệu đợc sử dụng để phản ánh nghiệp vụ nhập, xuất, tồn kho vật liệu về mặt giá trị

tuỳ thuộc vào phơng pháp kế toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp Ngoài các sổ kế toán chi tiết còn có thể mở thêm các bảng kê nhập, bảng kê xuát, bảng kê luỹ kế tổng hợp nhập - xuất - tồn kho vật liệu, phục vụ cho việc ghi sổ kế toán đ-ợc đơn giản, nhanh chóng và kịp thời.

1.2.2 Các phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu:

Vật liệu dùng cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thờng bao gồm nhiều chủng loại khác nhau, nếu thiếu một chủng loại nào đó có thể gây thiệt hại ngừng sản xuất Chính vì vậy, hạch toán vật liệu phải đảm bả theo dõi đợc tình hình biến động của từng chủng loại vật liệu Đây là công tác phức tạp và khó khăn đòi hỏi phải thực hiện kế toán chi tiết vật liệu.

Hạch toán chi tiết vật liệu là việc theo dõi, ghi chép thờng xuyên liên tục sự biến động nhập, xuất, tồn kho của từng loại vật liệu sử dụng trong sản xuát kinh doanh của doanh nghiệp về số lợng (hiện vật) và giá trị.

Trong thực tế công tác kế toán hiện nay ở nớc ta nói chung và ở các doanh nghiệp công nghiệp nói riêng đang áp dụng một trong ba phơng pháp hạch toán chi tiết vật liệu sau: phơng pháp thẻ song song, phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển, phơng pháp sổ số d.

1.2.2.1 Phơng pháp thẻ song song:

- Tại kho: Việc ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho hàng ngày do thủ kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi về mặt số lợng Khi nhận đợc các chứng từ nhập xuất vật liệu thủ kho phải tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi ghi sổ số thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho Định kỳ thủ kho chuyển ( hoặc kế toán xuống kho nhận) các chứng từ nhập - xuất đợc phân loại theo từng thứ vật liệu cho phòng kế toán.

- Tại phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị Về cơ bản sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu có kết cấu giống nh thẻ kho nhng có thêm các cột để ghi chép theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị.

Cuối tháng, kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu và kiểm tra đối chiếu với thẻ kho Ngoài ra, để có số liệu đối chiếu, kiểm tra với kế toán tổng hợp, cần phải tổng hợp số liệu chi tiết từ các sổ chi tiết vào các bảng tổng hợp Có thể khái quát trình tự kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo sơ đồ sau:

Sơ đồ kế toán chi tiết theo phơng pháp thẻ song song

Ghi chú:

Ghi hàng ngàyGhi cuối thángĐối chiếu

- Ưu nhợc điểm, phạm vi áp dụng:

+ Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, dễ đối chiếu.

+ Nhợc điểm: Việc ghi chép giữa thủ kho và phòng kế toán còn trung lặp về chỉ tiêu số lợng Ngoài ra, việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng, do vậy hạn chế chức năng kịp thời của kế toán

+ Phạm vi áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu, khối lợng các nghiệp vụ (chứng từ) nhập xuất ít, không thờng xuyên và nghiệp vụ của kế toán chuyên môn còn hạn chế.

1.2.2.2 Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển

- Tại kho: Việc ghi chép của thủ kho cũng đợc thực hiện trên thẻ kho giống nh phơng pháp thẻ song song.

- Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình ình nhập xuất - tồn kho của từng loại vật liệu, ở từng kho dùng cho cả nm, nhng

Chứng từ nhập

Thẻ kho

Sổ kế toán chi tiết

Chứng từ xuất

Bảng kê tổng hợp nhập -

xuát -tồn

Sổ kế toán tổng hợp

mỗi tháng chỉ ghi một lần vào cuối tháng Để có số liệu ghi sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán phải lập bảng kê nhập, bảng kê xuất trên cơ sở các chứng từ nhập xuất mà theo định kỳ thủ kho gửi lên Sổ đối chiếu luân chuyển cũng đợc theo dõi cả về chỉ tiêu số lợng và chỉ tiêu giá trị Cuối tháng tiến hành đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp.

Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển

+ Ưu điểm: khối lợng ghi chép của kế toán đợc giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng.

+ Nhợc điểm; Việc ghi chép sổ kế toán trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu hiện vật, việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng kế toán cũng chỉ tiến hành vào cuối tháng nên công tác kiểm tra bị hạn chế.

+ Phạm vi áp dụng: áp dụng thích hợp cho các doanh nghiệp sản xuất có không nhiều nghiệp vụ nhập xuất, không bố trí riêng nhân viên kế toán vật liệu, do vậy không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập - xuất hàng ngày.

1.2.2.3 Phơng pháp sổ số d:

Tại kho: Thủ kho cũng dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho nhng cuối tháng phải ghi số tồn kho đã tính trên thẻ kho sang sổ số d vào cột lợng.

- Tại phòng kế toán: kế toán mở sổ theo dõi từng kho chung cho cả năm để ghi chép tình hình nhập - xuất Từ bảng kê nhập, bảng kê xuất, kế toàn lập

Thẻ kho

Sổ đối chiếu luân chuyển

Chứng từ xuất

Sổ kế toán tổng hợpChứng

từ nhập

Bảng kê nhập

Bảng kê xuất

bảng luỹ kế nhập, luỹ kế xuất rồi từ bảng luỹ kế lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho theo từng nhóm, loại vật liệu theo chỉ tiêu giá trị.

- Cuối tháng khi nhận sổ số d do thủ kho gửi lên, kế toán căn cứ vào số tồn kho cuối tháng do thủ kho tính và ghi sổ số d, đơn giá hạch toán tính ra giá trị tồng kho để ghi vào cột số tiền trên sổ số d Việc kiểm tra, đối chiếu căn cứ vào cột số tiền tồn kho trên sổ số d và bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn ( cột số tiền) và số liệu kế toán tổng hợp.

Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ số d

+ Ưu điểm: Tránh đợc việc ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán giảm bớt khối lợng ghi chép kế toán, công việc đợc tiến hành đều trong tháng

+ Nhợc điểm: Do kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị, nên muốn biết số hiện có và tình hình tăng giảm của từng loại vật liệu về mặt hiện vật thì phải xem số liệu trên thẻ kho Hơn nữa, việc kiểm tra phát hiện sai sót giữa kho và phòng kế toán gặp khó khăn.

+ Phạm vi áp dụng: thích hợp cho các doanh nghiệp sản xuất có khối ợng công tác nghiệp vụ nhập, xuất ( chứng từ nhập, xuất) nhiều, thờng xuyên, nhiều chủng loại vật liệu và với điều kiện doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để hạch toán nhập - xuất đã xây dựng hệ thống danh điểm vật liệu, trình đội chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ kế toán vững vàng.

l-Chứng từ nhập

Bảng kê nhập

Thẻ kho

Sổ số dư

Chứng từ xuất

Bảng kê tổng hợp N -x- t

Bảng kê xuất

Bảng luỹ

Sổ kế toán tổng hợp

1.3 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu là tài sản lu động của doanh nghiệp, nó đợc nhập - xuất kho thờng xuyên, tuy nhiên tuỳ theo đặc điểm của từng doanh nghiệp có các ph-ơng pháp kiểm kể vật liệu khác nhau Có doanh nghiệp chỉ kiểm kê vật liệu một lần vào cuối kỳ bằng cách cân đo, đong, đếm vật liệu tồn cuối kỳ, ngợc lại cũng có doanh nghiệp kiểm kê từng nghiệp vụ nhập xuất vật liệu.

Trong kế tóan tổng hợp có hai phơng pháp là phơng pháp kiểm kê định kỳ và phơng pháp kê khai thờng xuyên.

Phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng pháp theo dõi phản ánh thờng xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập- xuất - tồn kho vật liệu trên sổ kế toán phơng pháp kê khai thờng xuyên dùng cho các tài khoản kế toán tồn kho nói chung và các tà khoanr vật liệu nói riêng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng giảm của vât liệu hàng hoá Vì vậy, nguyên vật liệu tồn kho trên sổ kế toán đợc xác định bất cứ lúc nào trong kỳ kế toán.

Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế vật liệu tồn kho, so sánh đối chiếu với số liệu tồn kho trên sổ kế toán, nếu có chênh lệch phải truy tìm nguyên nhân và có giải pháp xử lý kịp thời.

Phơng pháp kê khai thờng xuyên thờng đợc áp dụng trong các doanh nghiệp sản xuất và các đơn vị thơng nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn.

Phơng pháp kiểm kê định kỳ là phơng pháp không theo dõi thờng xuyên, liên tục tình hình nhập xuất hàng tồn kho trên các tài khoản kế toán mà chỉ theo dõi, phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và giá trị còn lại cuối kỳ căn cứ vào số liệu kiểm kê định kỳ hàng tồn kho Việc xác định giá trị nguyên vật liệu xuất dùng trên các tài khoản kế toán tổng hợp không căn cứ vào các chứng từ nhập - xuất kho mà căn cứ vào giá trị tồn kho cuối kỳ, mua nhập trong kỳ và kết quả kiểm kê cuối kỳ để tính Chính vì vậy, trên tài khoản tổng hợp (tài khoản 611) không thể hiện rõ giá trị vật liệu xuất dùng cho từng đối tợng, cho các nhu cầu sản xuất khác nhau và không thể hiện đợc số mất mát h hỏng Phơng pháp kiểm kê định kỳ đợc áp dụng trong các doanh nghiệp sản xuất có quy mô nhỏ, có nhiều chủng loại vật t với quy cách mẫu mã rất khác nhau, giá trị thấp và đợc xuất thờng xuyên.

1.3.1 Thủ tục chứng từ

1.3.1.1 Thủ tục chúng từ cần thiết trong nghiệp vụ thu mua và nhập kho vật liêu:

Trong nghiệp vụ thu mua và nhập kho vật liệu doanh nghiệp có hai loại chứng từ bắt buộc là hoá đơn bán hàng (hoá đơn kiêm phiếu xuất kho) và Phiếu nhập kho Hoá đơn bán hàng (hoặc hoá đơn kiêm phiếu xuất kho) do ngời bán hàng lập, ghi rõ số lợng từng loại hàng hoá, đơn giá và số tiền mà doanh nghiệp phải trả cho ngời bán Khi áp dụng thuế VAT thì trên hoá đơn do ngời bán lập vừa bao gồm phần mua vật liệu, hàng hoá vừa bao gồm cả phần thuế giá trị gia tăng Trong trờng hợp doanh nghiệp phải lập phiếu mua hàng thay thế cho hoá đơn bán hàng.

Phiếu nhập kho do bộ phận mua hàng lập và ghi số lợng theo hoá đơn hoặc phiếu mua hàng, thủ kho thực hiện nghiệp vụ nhập kho là chứng từ phản ánh nghiệp vụ nhập kho đã hoàn thành Ngoài ra, trong trờng hợp nhập kho với số l-ợng lớn, các loại vật t có tính chất lý hoá phức tạp, các loại vật t quý hiém hay trong quá trình nhập kho phát hiện có sự khác biệt về số lợng chất lợng giữa hoá đơn và thực nạp thì doanh nghiệp phải lập Ban kiểm nghiệm vật t để kiểm nghiệm vật t trớc lúc nhập kho và lập biên bản kiểm nghiệm.

1.3.1.2 Thủ tục chứng từ cần thiết trong nghiệp vụ xuất kho vật liệu:

Với doanh nghiệp sử dụng phơng pháp kiểm kê thờng xuyên thì khi xuất kho vật liệu phải lập phiếu xuất kho hoặc phiéu xuất vật t theo hạn mức Sau khi xuất kho, thủ kho ghi số lợng thực xuất và cùng ngời ký nhận vào phiếu xuất kho.

Phiếu xuất vật t theo hạn mức đợc lập trong trờng hợp doanh nghiệp sản xuất ổn định và đã lập đợc định mức tiêu hao vật t cho một đơn vị sản phẩm Số l-ợng vật t thực xuất trong tháng do thủ kho ghi căn cứ vào hạn mức đợc duyệt theo yêu cầu sử dụng từng lần và số lợng thực xuất từng lần.

1.3.2 Hạch toán nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên1.3.2.1 Tài khoản sử dụng :

Để hạch tóan nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên, kế toán sử dụng các tài khoản chủ yếu sau:

- Tài khoản 152: Nguyên liệu, vật liệu

Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng giảm của các loại nguyên vật liệu theo giá thực tế, có thể mở chi tiết cho từng loại, nhóm, thứ vật liệu tuỳ theo yêu cầu quản lý và phơng tiện tính toán.

+ Bên Nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng nguyên vật liệu trong kỳ ( mua ngoài, tự sản xuất, nhận vốn góp, phát hiện thừa, đánh giá tăng)

Phản ánh giá trị thực tế vật liệu nhập kho trong kỳ

+ Bên Có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm nguyên vật liệu trong kỳ (xuất dùng, xuất bán, xuất góp vốn liên doanh, thiếu hụt, giảm giá đợc hớng).

Phản ánh giá trị thực tế vật liệu xuất kho trong kỳ + D Nợ: Giá thực tế của vật liệu tồn kho đầu hoặc cuối kỳ.

Bên cạnh đó, kế toán nguyên vật liệu còn sử dụng các TK 151, 131, 111,, 331

1.3.2.2 Trình tự hạch toán:Có thể khái quát qua sơ đồ sau:

Sơ đồ kế toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên

(8) TK 151

(2) TK 128, 222

TK 411 (9) (3)

TK 642, 3381 TK 154

(4) (10)

TK 128, 222 TK 1381, 624

(5) (11)

TK 412 TK 412

(12) (6)

Diễn giải:

1 Tăng do mua ngoài;2 Hàng đi đờng kỳ trớc

3 Nhận cấp phát, tặng, thởng, vốn góp liên doanh 4 Thừa phát hiện khi kiểm kê

5 Nhận lại vốn góp liên doanh6 Đánh giá tăng

1.3.3 Hạch toán nguyên vật liệu theo phơng pháp kiểm kê địn kỳ.1.3.3.1 Tài khoản sử dụng:

Để hạch toán nguyên vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ kế toán sử dụng các tài khoản sau:

- Tài khoản 611 "mua hàng"

Nội dung và kết cấu của tài khoản 611 nh sau:

Bên Nợ: + Giá trị thực tế hàng hoá, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tồn đầu kỳ.

+ Giá trị thực tế nguyên vật liệu, công cụ, hàng hoá dụng cụ mua vào đầu kỳ.

Bên Có: + Giá trị thực tế hàng hoá, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tồn cuối kỳ.

+ Giá trị vật t, hàng hoá trả lại cho ngời bán hoặc đợc giảm giá.+ Giá trị thực tế nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ sản xuất trong kỳ.

Tài khoản này cuối kỳ không có số d và đợc mở chi tiết cho hai Tài khoản cấp hai sau:

TK 6111: Mua nguyên vật liệuTK 6112: Mua hàng hoá

1.3.3.2 Trình tự hạch toán:Có thể khái quát qua sơ đồ sau:

Sơ đồ kế toán vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ

TK151, TK611TK151, 152, 153

152, 153

Giá trị vl, dụng cụ tồn CK

Giá trị vật liệu, dụng cụ tồn ĐK cha sử dụng

TK 111, 112, 331

Giảm giá đợc hởng và giá TK 111, 112, 331 trị hàng mua trả lại Giá trị vl, dụng cụ mua trong kỳ TK 128, 222 TK 138, 334, 821, 642

Thuế VAT đợc khấu trừ Giá trị thiếu hụt mất mát TK 411 TK 1421

Nhận vốn liên doanh, cấp phát, Giá trị dụng cụ Phân bổ dần tặng thởng xuất dùng lớn

Hiện nay, trong các doanh nghiệp thờng sử dung một trong các hình thức kế toán sau:

+ Ưu điểm: Tiến hành đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu, dễ đối chiếu, không cần lập Bảng cân đối phát sinh các tài khoản.

+ Nhợc điểm: khó phân công lao độngkế toán tổng hợp, không thích hợp với các đơn vị quy mô vừa và lớn, có nhiều hoạt động kinh tế, sử dụng nhiều tài khoản.

1.4.2 Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ:

Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều căn cứ vào chứng từ gốc để lập chứng từ ghi sổ trớc khi ghi vào các sổ kế toán về nguyên tắc thì mỗi chứng từ gốc đợc lập một chứng từ ghi sổ nhng trong thực tế do có nhiều nghiệp vụ kinh tế có nội dung giống nhau, để giảm bớt số lợng chứng từ ghi sổ cần phải lập, kế toán căn cứ vào chứng từ gốc lập bảng kê chứng từ gốc sau đó căn cứ vào Bảng kê đó để lập Chứng từ ghi sổ.

+ Ưu điểm: Phơng pháp này rõ ràng, dễ hiểu, dễ phát hiện sai sót để điều chỉnh Thích hợp với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh sử dụng nhiều tài khoản, có khối lợng nghiệp vụ nhiều.

+ Nhợc điểm: Việc ghi chép còn trùng lặp, khối lợng ghi chép nhiều, việc đối chiếu kiểm tra số liệu dồn vào cuối tháng nên không đảm bảo tính kịp thời của thông tin kế toán.

1.4.3 Hình thức kế toán nhật ký chung:

Có sổ số liệu để ghi vào sổ nhật ký chung và sổ nhật ký chuyên dùng là căn cứ vào các chứng từ gốc hợp lý, hợp pháp tiến hành lập định khoản rồi ghi trực tiếp vào sổ nhật ký chung theo thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản số liệu ở sổ nhât ký chung đợc sử dụng để ghi vào sổ cái các tài khoản liên quan.

+ Ưu điểm: Sử dụng phơng pháp này đơn giản, dễ ghi chép, thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán.

+ Nhợc điểm: Việc ghi chép ở hình thức này còn trùng lặp nhiều Hình thức kế toán nhật ký chung thích hợp với các loại hình doanh nghiệp và thuận lợi trong việc áp dụng điện toán kế toán.

1.4.4 Hình thức kế toán nhật ký chứng từ

Đây là hình thức kế toán đang đợc sử dụng rộng rãi trong thực tế hiện nay Căn cứ để ghi vào các nhật ký chứng từ là các chứng từ gốc đã đợc phân loại và các số liệu từ bảng phân bổ cuối tháng tổng hợp số liệu tập hợp từ các sổ nhật ký chứng từ ghi vào sổ cái tài khoản.

sơ đồ trình tự hạch toán của hình thức nhật ký chứng từ

Ghi chú:

Ghi hàng ngàyGhi cuối thángđối chiếu, kiểm tra

Hình thức này, thích hợp với doanh nghiệp có quy mô lớn, có nhiều nghiệp vụ kinh tế, có loại chứng từ chi phí liên quan đến nhiều đối tợng tính giá, nhiều nhân viên kế toán có trình độ.

Chứng từ gốc

Bảng phân bổ

Sổ chi tiết

Nhật ký chúng từSổ quỹ

Bảng kê

Bảng tổng hợp chi tiếtSổ cái các

tài khoản

Báo cáo kế toán

2.1.1 Khái quát về Công ty Dệt May Hà Nội

2.1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty:

Nhà máy Sợi Hà Nội ( nay là Công ty Dệt May Hà Nội) đợc thành lập ngày 7-4-1978 với sự hợp tác giữa Tổng Công ty nhập khẩu thiết bị Việt Nam và hãng VINIOMATEX ( Cộng hoà liên bang Đức) với tổng số vốn ban đầu là 30 triệu USD, tổng năng lực kéo sợi có 150.000 cọc sợi với sản lợng trên 10.000 tấn sợi các loại một năm.

Công trình đợc khởi công xây dựng nhà máy vào tháng 2 - 1979 và đến ngày 21 -11-1984 chính thức bàn giao công trình cho nhà máy quản lý, điều hành gọi tên là Nhà máy Sợi Hà Nội trụ sở tại số 1 Mai Động, quận Hai Bà Trng, Hà nội

Trong quá trình phát triển, nhà máy Sợi Hà Nội đã từng bớc mở rộng quy mô sản xuất với việc đầu t lắp đặt một dây chuyền dệt kim đồng bộ với trị giá 4 triệu USD Sản phẩm của Công ty đợc xuất khẩu sang Nhật, Thuỵ Sỹ, Cộng hoà Séc, Nga, Hà Lan Các mặt hàng của Công ty là sợi, dệt kim Sản phẩm của Công ty luôn thu hút đợc sự chú ý của khách hàng và từng bớc đứng vững trên thị trởng trong nớc cũng nh quốc tế.

Tháng 4 -1990, Bộ thơng mại cho phép xây dựng xí nghiệp đợc kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp ( tên giao dịch quốc tế là HANOSIMEX ) Quyết định này đã tạo điều kiện cho nhà máy mở rộng quan hệ thơng mại với một số bạn hàng trong nớc và quốc tế.

Tháng 6 -1993, xây dựng dây chuyền dệt kim số 2 Đến tháng 10- 1993 Bộ công nghiệp nhẹ quyết định sát nhập nhà máy Sợi Vinh (Nghệ An) vào xí nghiệp liên hợp, trở thành nhà máy thành viên của xí nghiệp

Ngày 19 – 5-1994 khánh thành nhà máy dệt kim (với cả hai dây chuyền số 1 và số 2) Tháng 1-1995, khởi công xây dựng nhà máy thêu Đông Mỹ và đên ngày 2-9 thì khánh thành đồng thời tháng 3 năm 1995, Bộ công nghiệp nhẹ quyết định sát nhập Công ty dệt may Hà Đông vào xí nghiệp liên hợp Tháng 3-2002,

Công ty Dệt Hà Nội đợc đổi tên thành Công ty Dệt May Hà Nội và đó là tên gọi chính thức cho đến nay

Việc chuyển đổi tên thành Công ty Dệt May Hà Nội không phải là sự chuyển đổi về hình thức mà chính là sự đổi mới về t duy kinh tế, đổi mới chức năng nhiệm vụ và phơng thức hoạt động của doanh nghiệp Nhà nớc.

Tên giao dịch quốc tế của Công ty Dệt may Hà Nội là Ha Noi Textile – Garment Company.

Viết tắt là : HANOSIMEX

Hình thức sở hữu vốn: quốc doanh

Hình thức hoạt động: sản xuât kinh doanh

2.1.1.2 Vài nét về tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty trong những năm gần đây

Công ty Dệt May Hà Nội là một doanh nghiệp trẻ về tuổi đời và với trang thiết bị hiện đại, công nghệ tiên tiến, trình độ quản lý giỏi, đội ngũ cán bộ có năng lực cao, đội ngũ công nhân lành nghề luôn đợc đào tạo và đào tạo lại Đây chính là thuận lợi lớn giúp cho Công ty đạt đợc chất lợng cao, đợc tặng nhiều huy chơng vàng và các bằng khen tại các hội chợ triển làm kinh tế Sản lợng thiết kế đã vơn lên đạt công suất tối đa chất lợng sợi luôn đợc ổn định, đạt tiêu chuẩn quốc tế và dẫn đầu về sản lợng sản phẩm sợi tại Việt Nam Sản phẩm của Công ty đặc biệt là các sản phẩm dệt kim có chất lợng cao đợc xuất đi nhiều nớc trên thế giới và đã đợc chấp nhận ở những thị trờng khó tính nhất nh Nhật Bản, Hàn Quốc, Italia và đợc khách hàng trong nớc mến mộ.

Công ty Dệt May Hà Nội là một trong những doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả, nền nếp Trong Bộ công nghiệp nhẹ, luôn mở rộng hình thức kinh doanh, mua bán, gia công, trao đổ, hàng hoá sẵn sàng hợp tác với các bạn hàng trong và ngoài nớc để đầu t trang thiết bị hiện đại, khoa học công nghệ mới Lãnh đạo doanh nghiệp là các nhà kinh doanh có năng lực, năng động và nhạy bén luôn tìm mọi biện pháp huy động và sử dụng vốn một cách có hiệu quả nhất phục vụ tốt nhất yêu cầu sản xuất kinh doanh với mục tiêu đề ra lợi nhuận năm nay cao hơn năm trớc Công ty luôn chấp hành vựot mức kế hoạch Nhà nớc giao.

Có thể xem xét một số chỉ tiêu sau:

Giá trị sản xuất công nghiệp đạt: 498.376 triệu đồng.Tổng doanh thu đạt: 501.894 triệu đồng

Trong đó: Doanh thu công nghiệp: 314 318 triệu đồng Doanh thu xuất khẩu: 187.576 triệu đồng

Thu nhập bình quân: 807.575 đồng/ngời/tháng

2.1.2 Những đặc điểm về sản xuất và quản lý ảnh hởng đến công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty.

2.1.2.1 Đặc điểm công nghệ và cơ cấu sản xuất

Việc tổ chức sản xuất hợp lý, khoa học phù hợp với công nghệ sản xuất ở mỗi xí nghiệp là việc hết sức quan trọng Gắn với mỗi loại hình sản xuát khác nhau, công nghệ khác nhau đòi hỏi việc tổ chức sản xuất của doanh nghiệp, có nh vậy sản xuất kinh doanh mới đạt hiệu quả cao Đặc điểm tổ chức của Công ty đợc quyết định bởi quy mô sản xuất kinh doanh lớn, đa dạng về chủng loại sản phẩm cùng độ rộng khắp của thị trờng tiêu thụ.

Nhiệm vụ của Công ty đợc thực hiện thông qua các nhà máy thành viên: - Nhà máy sợi 1: Quy mô 6.500 cọc sợi, sản lợng 4.000 tấn/năm sản phẩm chủ yếu là sợi Peco và Cotton các loại, có chỉ số Ne 60, Ne 45, Ne 46, Ne 30 dây chuyền sợi xe cán 300 tấn/ năm.

- Nhà máy sợi 2: Quy mô 3.500 cọc sợi, sản lợng 4.000 tấn/năm sản phẩm chủ yếu là sợi Peco các loại, có dây chuyền sợi xe với sản lợng 350 tấn/năm.

- Nhà máy dệt và nhuộm: gồm các phân xởng dệt và nhuộm.

- Nhà máy may: gồm 2 xởng may 1, may 2, bộ phận in, thêu Hai nhà máy kết hợp với nhau để từ sợi sản xuất ra vải, quần áo dệt kim các loại nh: T-shirt, VL shirt, Hineck với sản lợng 4,5 triệu tấn/năm.

- Nhà máy sợi Vinh: quy mô 2.500 cọc sợi, sản lợng 2.000 tấn/năm sản phẩm chủ yếu là các loại sợi, ngoài ra còn có các sản phẩm may.

- Nhà máy dệt Hà Đông: sử dụng nguyên liệu sợi 600 tấn/năm chuyên sản xuất khăn mặt, khăn các loại, lều bạt.

- Nhà máy may thêu Đông Mỹ: sử dụng khoảng 5.000 tấn sợi /năm cho sản phẩm dệt kim các loại với sản lợng 1,4 triệu sản phẩm / năm.

Ngoài ra, còn có hai nhà máy phục vụ cho sản xuất là nhà máy động lực và nhà máy cơ điện.

* Quy trình công nghệ sản xuất các mặt hàng chủ yếu trong đơn vị Toàn bộ quy trình sản xuất đợc chia ra nhiều giai đoạn công nghệ Nguyên vật liệu

chính đợc chế biến một cách liên tục từ giai đoạn đầu đến gia đoạn cuối theo một trình tự nhất định Quá trình sản xuất diến ra liên tục, có sản phẩm dang dở thành phẩm của gia đoạn này, vừa có thể xuất bán, vừa có thể là nguyên liệu cho công đoạn sau Điều này ảnh hởng và chi phối đến công tác hạch toán của đơn vị.

Thành phẩm của Công ty là các loại sợi, hàng dệt kim, dệt thoi các sản phẩm này đợc thực hiện bằng dây chuyền công nghệ khép kín; dây chuyền kéo sợi, dây chuyền dệt kim, dây chuyền dệt thoi Có thể hình dung công nghệ sản xuất của Công ty qua sơ đồ sau:

Dây chuyền kéo sợi

Xé trôn

Chải thô

Ghép trước bôngCuốn củi

Chải kỹ

Sản phẩm nhập kho gồm: sợi cotton, sợi P.e

Dây chuyền dệt kim

Dây chuyền dệt thoi

Do mặt hàng sản xuất của Công ty phong phú và đa dạng, sản xuất hàng loạt nên bộ phận sản xuât chia thành các phân xởng nh xởng dệt, phân xởng dệt, nhuộm Để tiếp cận đợc mục tiêu kế hoạc sản xuất, tiến trình sản xuất đợc chia làm các ca sản xuất.

2.1.2.2 Đặc điểm nguyên vật liệu

Là một doanh nghiệp chuyên về lĩnh vực may mặc do đó vật liệu của Công ty rất đa dạng và phong phú, tồn tại dới nhiều hình thức khác nhau nh: sợi, chỉ, thuốc nhuộm kim may, than, xăng, dầu, bao bì Mỗi loại nguyên vật liệu đều có đặc điểm riêng Một số loại nguyên vật liệu không có khả năng bảo quản trong

thời gian dài, chịu sự ảnh hởng của thời tiết, khí hậu Sự đa dạng của nguyên vật liệu kéo theo nhu cầu bảo quản và tàng trữ chúng rất phức tạp tính phức tạp của công việc bảo quản nguyên vật liệu của Công ty không chỉ do số lợng lớn của từng loại nguyên vật liệu mà còn do tính chất lý hoá của chúng.

Thứ nhất, phải kể đến nguyên vật liệu chính của Công ty bao gồm bông xơ về mặt chi phí chúng chiếm ty trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và trong giá thành sản phẩm ( 60% chi phí) Bông thờng đợc đóng thành kiện trong quá trình vận chuyển và bảo quản tại kho loại nguyên vật liệu này có đặc điểm dễ hút ẩm khi để ở ngoài không khí nên trọng lợng của chúng thay đổi phụ thuộc vào điều kiện khí hậu và bảo quản.

Do đòi hỏi của yêu cầu kỹ thuật bông xơ đợc nhập ngoại là chủ yếu(90% nhập từ Nga, ấ n Độ, Trung Quốc )Vì vậy, vấn đề vận chuyển và bảo quản không tốt sẽ ảnh hởng đến chất lợng thông số kỹ thuật cho quá trính sản xuất sản phẩm Với đặc điểm này, bông xơ đã đợc tính toán một cách chính xác kịp thời để phản ánh đúng giá trị thực nhập và thanh toán kết hợp với việc xây dựng kho thông thoáng, khô ráo Tong tơng lai,ngành dệt may Việt Nam tiến tới tạo đợc nguồn bông sẽ giúp cho Công ty và các doanh nghiệp Dệt- may nói chung có thể giảm đợc chi phí mua nguyên vật liệu của mình.

Để giúp cho quá trình sản xuất đợc hoàn thiện phải kể đến các vật liệu gián tiếp bao gồm: hoá chất, phụ liệu dệt kim, vật t bao gói xăng dầu, vật liệu xây dựng Mỗi loại vật liệu đều có những đặc điểm riêng, quyết định đến mức dự trữ và bảo quản.Ví dụ nh hoá chất đợc mua dự trữ trong một khoảng thời gian xác định để tránh h hao, mất mát, giảm phẩm chất Hoặc xăng dầu chỉ đợc dự trữ đủ để sản xuất và có sự kết hợp chặt chẽ với các phơng tiện phòng cháy chữa cháy.

Do đặc điểm khác biệt của từng loại nguyên vật liệu nh đã nói ở trên, Công ty có kế hoạch thu mua một cách hợp lý đẻ dự trữ cho sản xuất, và vừa để hạn chế tự động vốn, giảm tiền vay ngân hàng.Công tác quản lý nguyên vật liệu đợc đặt ra là phải bảo quản và sử dụng tiết kiệm, đạt hiệu quả tối đa đặc biệt là nguyên vật liệu chính Hiểu rõ điều này, Công ty đã tổ chức hệ thống kho tàng trữ nguyên vật liệu chính hơp lý và gần phân xởng sản xuật một cách nhanh nhất.

Hệ thống kho đều đợc trang bị khá đầy đủ: phơng tiện cân, đo dếm để tạo điều kiện tiến hành chính sách các nghiệp vụ quản lý bảo quản chặt

chẽ vật liệu Trong điều kiện hiện nay cùng với việc sản xuất, Công ty tổ chức quy hoạch thành 9 kho.

Kho bông xơKho hoá chất Kho xăng dầu Kho vật liệu phụ Kho vật t bao gói Kho phụ liệu dệt kim Kho phụ tùng

Kho vật liệu xây dựng

Các kho đợc giao từng kế toán quản lý với chức năng và nhiệm vụ rõ ràng.2.1.2.3 Phân loại nguyên liệu :

Vật liệu mà công ty sử dụng có nhiều loại,khác nhau về công dụng tính năng hoá học,phẩm cấp chất lợng.Vì vậy Công ty đã tiến hành phân loại nguyên vật liệu nh sau:

- Vật liệu chính: Bông, xơ, (bông hoá học)

Hoá chất: Các loại thuốc nhuộm (Drimavece,aterain, Solophenil ),các loại thuốc in.

Phụ liệu dệt kim: túi OPP

Vật t bao gói: nẹp chữ U, vành chống bẹp, hòm carton, khuyên Prafin Nhiên liệu

Vật liệu xây dựng: sắt thép ,van hơi, van nớc

Phụ tùng : Vòng bi, bu lông, suốt , kim , xích , bánh xe Vật liệu phụ

- Phế liệu: phế liệu đợc nhập từ sản xuất là loại h hỏng,kèm phẩm chất,không sử dụng đựoc nh bông phế F1,F3, xơ hồi vốn cục, sợi tột lỗi sợi rối các loại, sắt vụn xuất chủ yếu các loại là xuất bản và xuất kho các nhà máy lạm giẻ lau máy, vệ sinh máy

2.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty

Công ty Dệt May Hà Nội là một Doanh nghiệp có quy mô lớn có t cách pháp nhân, hoạch toán độc lập có tài khoản và con dấu, bao gồm tài khoản tiền Việt Nam và tiền gửi ngoại tệ tại Ngân hàng công thơng Hai Bà Trng, Ngân hàng Ngoại Thơng, Ngân hàng Indovina Bank.