Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Dệt May Hà Nội

Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Dệt May Hà Nội

Lời mở đầu

Thực hiện qúa trình chính sách phát triển nền kinh tế hàn hoá nhiều thànhphần vận động theo cơ chế thị trờng có sự quản lý của Đảng và Nhà nớc theođịnh hớng xã hội chủ nghĩa, nền kinh tế đã đạt đợc thành tựu đáng khích lệ trênbớc đờng công nghiệp hoá, hiện đại hoá Tuy nhiên, những thách thức của quátrình phát triển vẫn đang đặt ra trên bình diện kinh tế vi mô và bình diện vĩ mô.

Trên bình diện vĩ mô, các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tếphải tạo ra đợc sức bật nội tại trong điều kiện cạnh tranh ngày càn gay gắt cùnvới việc hoạch định chiến lợc kinh doanh đổi mứi chiến lợc về thị trờng, đổi mớikỹ thuật công nghệ các doanh nghiệp còn phải quan tâm đến công tác quản trịchi phí nhằm tối thiểu hoá chi phí tối đa hoá lợi nhuận.

Để giảm thiểu chi phí, các do nghiệp phải năng động về mọi mặt, phải ápdụng một cách tổng hợp các biện pháp, trong đó quan trọng hàng đầu và khôngthể thiếu đợc là hoàn thiện công tác tổ chức kế toán trong doanh nghiệp nóichung, cũng nh công tác kế toán nguyên vật lệu nói riêng.

Trong các doanh nghiệp sản xuất đặc biệt là ngành may mặc chi phí vềnguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm chiếm một tỷ trọng lớn, chỉ cần mộtsự biến động nhỏ về chi phí nguyên vật liệu cũng làm ảnh hởng đến giá thànhsản phẩm.

Do vậy, giảm mức chi phí nguyên vật liệu sẽ có tác động không nhỏ đếngiá thành, ổn định nguồn cung cấp nguyên vật liệu, giảm chi phí bảo quảnnguyên vật liệu, giải phóng một số vốn lu động đáng kể mở rộng sản xuất kinhdoanh.

Hơn nữa, công tác kế toán - nguyên vật liệu còn giúp cho những nhà quảnlý nắm bắt đợc thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệpmình Từ đó, đa ra những quyết định đúng dắn trong việc lập dự toán chi phínguyên vật liệu, đảm bảo cho việc cung cấp đủ, đúng chất lợng nguyên vật liệđúng lúc cho sản xuất Giúp cho quá trình sản xuất diễn ra nhịp nhàng, đúng kếhoạch và xác định nhu cầu về nguyên vật liệu dự trữ hợp lý, tránh ứ đọng vốnvà phát sinh những chi phí không cần thiết, nhằm đem lại hiệu quả trong sảnxuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Nhận thức đợc tầm quan trọng của công tác kế toán trong nền kinh tế thịtrờng từ việc hệ thống lại các phơng pháp hạch toán kế toán rồi đánh giá, phảnánh, tổng hợp vận dụng những vấn đề đó trong thực tế của một doanh nghiệpúng với việc trao đổi với các chuyên gia nghiên cứu, đối chiếu sổ sách chứng từthực tế Đợc sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo - TS Vũ Đức Thanh và các thầycô giáo trong khoa cùng các cán bộ lãnh đạo trong phòng kế toán, em đã mạnh

dạn lựa chọn đề tài:" Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Dệt May Hà Nội"

Trong doanh nghiệp sản xuất, vật liệu là đối tợng lao động, một trong bayếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thểcủa sản phẩm Khác với t liệu lao động, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳsản xuất nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất, dới tác động của sứclao động và máy móc thiết bị, chúng bị tiêu hao toàn bộ hay thay đổi hình tháiban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm Do vậy, nguyên vật liệu đợccoi là yéu tố không thể thiếu đợc của bất kỳ quá trình tái sản xuất nào, đặc biệtlà với quá trình hình thành sản phẩm mới trong doanh nghiệp sản xuất

Về mặt giá trị, khi tham gia vào quá trình sản xuất vật liệu dịch chuyểnmột lần toàn bộ giá trị của nó vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ Do vậyvật liệu thuộc tài sản lu độn, giá trị vật liệu vốn thuộc lao động dự trữ của doanhnghiệp, vật liệu thờng chiếm một tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất và giáthành sản phẩm ở các doanh nghiệp, nên việc quản lý quá trình thu mua vậnchuyển, bảo quản dự trữ và sử dụng vật liệu trực tiế nh: chỉ tiêu sản lợng, chấtlợng sản phẩm, chỉ tiêu giá thành và chỉ tiêu lợi nhuận

b Vai trò của nguyên vật liệu:

Việc kiểm tra chi phí nguyên vật liệu có ý nghĩa cực kỳ quan trọng vớiviệc phấn đấu hạ giá thành sản phẩm (giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu trênmột đơn vị sản phẩm sản xuất), là một trong những yếu tố quyết định sự thànhcông của công tác quản lý kinh doanh.

Chi phí nguyên vật liệu có ảnh hởng không nhở tới sự biến động của giáthành Chỉ cần sự biến động nhỏ về chi phí nguyên vật liệu cũng làm cho giáthành của sản phẩm biến động ảnh hởng tới sự sống còn của doanh nghiệp Đểcó thể vơn lên khẳng định vị trí của mình trong điều kiện nền kinh tế đang pháttriển ngày càng một đa dạng hơn, các loại hình doanh nghiệp cạnh tranh ngàycàng trở nên gay gắt đòi hỏi các doanh nghiệp sản xuất phải làm ăn có hiệu quả.Một trong những giải pháp tối u cho vấn đề ngày đó là doanh nghiệp phải chú ýtới công tác quản lý đầu vào và đầu ra của doanh nghiệp Hai công tác naỳ cómối liên hệ chặt chẽ với nhau bở vì: đối với doanh nghiệp sản xuất chi phí

nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất, tạo ra sản phẩmvà trong giá thành sản phẩm Do cả số lợng và chất lợng sản phẩm đều bị chiphối bởi số vật liệu tạo ra nó Nguyên vật liệu có đảm bảo chất lợng cao, đúngquy cách chủng loại thì chi phí về nguyên vật liệu mới đợc hạ thấp định mứctiêu hao trong qúa trình sản xuất khi đó tạo ra sản phẩm mới, sản phẩm đạt yêucầu chất lợng và giá thành hạ Trong một chừng mực nhất định, giảm mức tiêuhao nguyên vật liệu nhằm tiết kiệm tối đa chi phí vật liệu trong sản xuất còn làcơ sở tăng thêm sản phẩm xã hội Hơn nữa, còn tác động đến những chỉ tiêuquan trọng nhất của doanh nghiệp: chỉ tiêu số lợng, chất lợng, giá thành, doanhthu, lợi nhuận

1.1.2 Phân loại, đánh giá nguyên vật liệu:

a Phân loại theo nội dung kinh tế

Vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp có nhiều loại, nhiều thứ có vaitrò và công dụng hết sức khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh Trongđiều kiện đó, đòi hỏi phải phân loại vật liệu thì mới có thể tổ chức tốt việc quảnlý và hạch toán vật liệu.

Phân loại vật liệu là cách sắp xếp các thứ vật liệu theo tiêu thức phù hợpđể phục vụ cho nhu cầu quản trị doanh nghiệp một cách chặt chẽ và chi tiết.

Tuỳ thuộc vào các loại hình doanh nghiệp sản xuất cụ thể thuộc từngngành sản xuất, tuỳ thuộc vào nội dung kinh tế, chức năng của vật liệu màchúng có sự phân chia thành các loại khác nhau.

Theo cách này thì nguyên vật liệu đợc phân ra thành các loại nh sau;Nguyên liệu, vật liệu chính(bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài), đốivới các doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu chính là đối tợng lao động chủyếu cấu thành nên thực thể sản phẩm nh sắt thép trong các doanh nghiệp chế tạomáy, cơ khí, xây dựng cơ bản, bông trong các doanh nghiệp kéo sợi, vải trongcác doanh nghiệp máy Đối với nửa thành phẩm thí dụ nh sợi mua ngoàitrong các nhà máy dệt cũng đợc coi là nguyên vật liệu chính.

Vật liệu phụ: là đối tợng lao động nhng không phải là cơ sở vật chất chủyếu để hình thành nên sản phẩm mới Vật liệu phụ chỉ có vai trò phụ trợ trongquá trình sản xuất kinh doanh, đợc sử dụng kết hợp với vật liệu chính để hoànthiện và nâng cao tính năng chất lợng của sản phẩm, hoặc đợc sử dụng để đảmbảo cho công cụ lao động hoạt động bình thờng, hoặc dùng để phục vụ cho yêucâù kỹ thuật, nhu cầu quản lý.

Nhiên liệu: là thứ dùng để tạo ra năng lợng cung cấp nhiệt lợng bao gồmcác loại ở thể rắn, lỏng và khí dùng để phục vụ cho công nghê sản xuất sảnphẩm, cho các phơng tiện vận tải, máy móc thiết bị hoạt động trong quá trìnhsản xuất kinh doanh nh: xăng, dầu, than, hơi đốt Nhiên liệu thực chất là vậtliệu phụ đợc tách thành một nhóm riêng do vai trò quan trọng của nó và nhằmmục đích quản lý và hạch toán thuận tiện hơn.

Phụ tùng thay thế: bao gồm các loại phụ tùng, chi tiết dùng để thay thếsửa chữa máy móc thiết bị sản xuất, phơng tiện vận tải

Thiết bị và vật liệu xây dựng cơ bản: là các loại vật liệu thiết bị phục vụcho hoạt động xây dựng cơ bản, tái tạo tài sản cố định.

Phế liệu thu hồi: là những loại phế liêu thu hồi từ quá trình sản xuất để sửdụng hoặc bán ra ngoài.

Tuỳ theo từng loại doanh nghiệp mà yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiếtnguyên vật liệu đòi hỏi mỗi loại vật liệu nêu trên lại đợc chia thành từng nhóm,từng thứ theo quy cách.

Cách phân loại nh trên giúp kế toán tổ chức tài khoản để đáp ứng kịp thờitình hình hiện có và sụ biến động của vật liệu trong quá trình sản xuất kinhdoanh.

Căn cứ vào nguồn nhập, nguyên vật liệu đợc chia thành:

Nguyên vật liệu mua ngoài: mua từ thị trờng trong nớc hoặc nhập khẩuNguyên vật liệu tự gia công sản xuất

Nguyên vật liệu nhận vốn góp

Căn cứ vào mục đích và công dụng của nguyên vật liệu cũng nh nội dungquy định phản ánh chi phí vật liệu trên các tài khoản kế toán thì vật liệu củadoanh nghiệp đợc chia thành:

Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho chế tạo sản phẩm và sản xuất

Nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác: phục vụ quản lý ở các phânxởng, tổ đội sản xuất, cho nhu cầu bán hàng, quản lý doanh nghiệp

Đánh giá vật liệu là cách xác định giá trị của chúng theo những nguyêntắc nhất định Theo quy định hiện hành kế toán nhập, xuất, tồn nguyên vạt liệuphải phản ánh theo giá trị thực tế, khi xuất kho cũng phải xác định giá trị thực tế

xuất kho theo đúng phơng pháp quy định Sau đây là một phơng pháp đánh giánguyên vật liệu.

1.1.2.2.1 Đánh giá vật liệu theo giá trị thực tế:a Giá trị thực tế vật liệu nhập kho

Đối với nguyên vật liệu mua ngoài là trị giá vốn thực tế nhập kho.

Trị giá vốn thực tếcủa nguyên vật liệu =

Giá mua vật liệu(theo hoá đơn) +

Chi phí khâumua ngoài +

Thuế nhậpkhẩu (nếu có)

Chi phí mua thực tế gồm: Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản, chi phíthuê kho, thuê bãi, tiền phạt, tiền bồi thờng

Đối với các đơn vị tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ thì giá muathực tế là giá không có thuế VAT đầu vào.

Đối với các đơn vị tính thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp và là cơ sởkinh doanh không thuộc đối tợng chịu thuế thì giá mua thực tế là giá mua đã cóthuế VAT.

Đối với nguyên vật liệu mua vào sử dụng đồng thời cho cả hai hoạt độngchịu thuế VAT thì về nguyên tắc phải hạch toán riêng và chỉ đợc khấu trừ thuếVAT đầu vào đối với phần nguyên vật liệu chịu thuê VAT đầu ra.

Trờng hợp không thể hạch toán riêng thì toàn bộ VAT đầu vào củanguyên vật liệu đều phản ánh trên tài khoản 133 (1331) đến cuối kỳ kế toán mớiphân bổ VAT đầu vào đợc khấu trừ theo tỷ lệ phần trăm giữa doanh thu chịuthuế VAT trên tổng doanh thu bán hàng của doanh nghiệp Số thuế VAT khôngđợc khấu trừ sẽ đợc phản ánh vào tài khoản 142 (1422).

Trờng hợp nguyên vật liệu doanh nghiệp thu mua của các cá nhan hoặc tổchức sản xuất đem bán sản phẩm của chính họ ( thơng là nguyên vật liệu thuộchàng nông sản) thì phải lập bảng kê thu mua hàng hoá và sẽ đợc khấu trừ VATtheo tỷ lệ 2 % trên tổng giá trị hàng mua vào trờng hợp khấu trừ này không đợcáp dụn đối với các doanh nghiệp thu mua nguyên vật liệu để xats khẩu hoặc đểsản xuất hàng xuất khẩu.

Đối với vật liệu do doanh nghiệp tự gia công chế biến thì giá thực tế củanguyên vật liệu là giá của vật liệu xuất gia công, chế biến, cộng với các chi phígia công, chế biến Chi phí chế biến gồm: chi phí nhân công, chi phí khấu haomáy móc thiết bị và các khoản chi phí khác.

Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến:

Giá vốn thực tế củanguyên vật liệu =

Giá trị nguyên vật liệuxuất gia công +

Chi phí thuê ngoài gia công

Chi phí thuê ngoài gia công bao gồm: tiền thuê gia công phải trả, chi phívận chuyển đến cơ sở gia công và ngợc lại.

Đối với vật liệu nhận vốn góp liên doanh thì giá thực tế là giá trị vật liệudo hội đồng liên doanh đánh giá.

Đối với vật liệu do Nhà nớc cấp hoặc đợc tặng thì giá trị thực tế đợc tínhlà giá trị của vật liệu đó ghi trên biên bản bàn giao hoặc ghi theo giá trị vật liệutặng, thởng tơng đơng với giá thị trờng.

Đối với phế liệu thu hồi: đợc đánh giá theo giá ớc tính hoặc giá thực tế(có thể bán đợc).

b Giá thực tế vật liệu xuất kho:

Vật liệu trong doanh nghiệp đợc thu mua nhập kho thờng xuyên từ nhiềunguồn khác nhau Do vậy, giá thực tế của từng lần, từng đợt nhập kho cũngkhông hoàn toàn giống nhau Vì thế khi xuất kho kế toán phải tính toán xácđịnh đợc giá thực tế xuất kho cho các đối tợng sử dụng theo phơng pháp tính giáthực tế xuất kho đã đăng ký áp dụng trong cả niên độ kế toán

Để tính trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho các doanh nghiệp cóthê áp dụng một trong các phơng pháp sau:

* Phơng pháp tính theo giá đích danh:

Phơng pháp này đợc áp dụng với các loại vật liệu có giá trị cao, các loạivật t đặc trng Giá thực tế của vật liệu xuất kho đợc căn c vào đơn giá thực tế vậtliệu nhập kho theo từng lô, từng lần nhập và số lợng xuất kho theo từng lần.

Sử dụng phơng pháp đích danh sẽ tạo thuận lợi cho kế toán trong việctính toán giá thành vật liêụ đợc chính xác, phản ánh đợc mối quan hệ cân đốigiữa hiện vật và giá trị nhng có nhợc điểm là phải theo dõi chi tiết giá vật liệunhập kho theo từng lần nhập và giá vật liệu xuất sẽ không sát với giá thực tế củathị trờng.

* Phơng pháp tính giá theo giá bình quân gia quyền:

Phơng pháp này thích hợp với doanh nghiệp có ít danh điểm vật t theophơng pháp này, căn cứ vào giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, kếtoán xác định giá bình quân của một đơn vị vật liệu Căn cứ vào lợng vật liệuxuất trong kỳ và giá đơn vị bình quân để xác định giá thực tế của vật liệu xuấttrong kỳ.

Giá thực tế xuất kho = Số lợng xuất kho x Đơn giá thực tế bình quân

* Phơng pháp tính giá theo giá thực tế nhập trớc - xuất trớc:

Theo phơng pháp này vật liệu nhập trớc đợc xuất dùng hết mới xuất dùngđến lần nhập sau Do đó, giá vật liệu xuất dùng đợc tính hết theo giá nhập kholần trớc, xong mới tính theo giá nhập kho lần sau Nh vậy, giá thực tế vật liệutồn cuối kỳ chính là giá thực tế vật liệu nhập kho thuộc các lần mua vào saucùng.

Nh vậy, nếu giá cả có xu hớng tăng lên thì giá trị hàng tồn kho cuối kỳ sẽcao và giá trị vật liệu xuất sử dụng sẽ nhỏ đi nên giá thành sản phẩm giảm, lợinhuận tăng trong kỳ Trờng hợp ngợc lại, giá cả có xu hớng giảm thì chi phí vậtliệu trong kỳ sẽ lớn Do đó, lợi nhuận trong kỳ sẽ giảm và giá trị vật liệu tồnkho cuối kỳ sẽ lớn.

* Phơng pháp tính giá theo giá thực tế nhập sau - xuất trớc:

Theo phơng pháp này, những vật liệu mua sau cùng sẽ đợc xuất trớc tiên.phơng pháp naỳ, ngợc lại với phơng pháp nhập trớc - xuất trớc.

1.1.2.2.2 Đánh giá vật liệu theo giá hạch toán :

Việc dùng giá thực tế để hạch toán vật liệu thờng áp dụng trong cácdoanh nghiệp có quy mô không lớn, chủng loại vật t không nhiều Đối với cácdoanh nghiệp có quy mô lớn, khối lợng chủng loại vật t nhiều tình hình nhậpxuất diễn ra thờng xuyên thì việc xác định giá thực tế của vật liệu hàng ngày làrất khó khăn tốn nhiều chi phí công sức Trong trờng hợp đó, để đảm bảo theodõi kịp thời việc nhập xuất dùng trong kỳ, doanh nghiệp có thể sử dụng phơngpháp tính theo giá hạch toán.

Giá hạch toán là giá tạm tính hay giá kế hoạch đợc quy định thống nhấttrong phạm vi doanh nghiệp và đợc sử dụng trong cả kỳ Chúng ta có thể tiếnhành đánh giá hạch toán theo các bớc sau:

Hàng ngày sử dụng giá hạch toán để ghi sổ chi tiết giá vật liệu nhập,xuất.

Cuối kỳ điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế để có số liệu ghi vào tàikhoản sổ kế toán tổng hợp và báo cáo kết quả theo công thức sau:

Hệ số giávật liệu =

Trị giá thực tế tồn đầu kỳ + Trị giá thực tế nhập trong kỳ

Trị giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ + Trị giá hạch toàn vật liệu nhập trong kỳ

Giá vật liệu thực tếxuất trong kỳ

= Giá hạch toán vật liệuxuất kho trong kỳ

Tuỳ thuộc vào đặc điểm, yêu cầu, trình độ quản lý của doanh nghiệp màhệ số giá vật liệu có thể tính riêng cho từng thứ, từng nhóm hoặc cả loại vật liệu.Tuy có nhiều phơng pháp tính giá vật liệu nhng mỗi doanh nghiệp chỉ đ-ợc áp dụng một trong những phơng pháp đó Vì mỗi phơng pháp đều có u điểmvà nhợc điểm riêng nên áp dụng phơng pháp nào cho phù hợp với đặc điểm, quimô là vấn đề đặt ra cho mỗi doanh nghiệp.

1.1.3 Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu1.1.3.1 Vai trò của công tác quản lý nguyên vật liệu

Quản lý vật liệu là yếu tố khách quan của mọi nền sản xuất xã hội Tuynhiên, do trình độ sản xuất khác nhau nên phạm vi, mức độ và phơng pháp quảnlý khác nhau Xã hội ngày càng phát triển thì các phơng pháp quản lý cúng pháttriển và hoàn thiện hơn trong điều kiện hiện nay không kể là TBCN hay XHCNnhu cầu vật chất, tinh thần ngày càng tăng Để đáp ứng kịp thời nhu cầu đó bắtbuộc sản xuất ngày càng đợc mở rộng mà lợi nhuận là mục đích cuối cùng củasản xuất kinh doanh Để sản xuất có lợi nhất thiết phải giảm chi phí nguyên vậtliệu Nghĩa là phải sử dụng nguyên vật liệu một cách tiết kiệm, hợp lý, có kêhoạch Vì vậy, công tác quản lý vật liệu là nhiệm vụ của mọi ngời là yêu cầucủa phơng thức kinh donh trong nền kinh tế thị trờng nhằm với sự hao phí vật tít nhất mang lại hiệu quả kinh tế cao nhất.

1.1.3.2 Yêu cầu của công tác quản lý nguyên vật liệu:

Trong cơ chế thị trờng có sự quản lý và điều tiết của Nhà nớc theo định ớng XHCNvới sự cạnh tranh gay gắt của các đơn vị, bên cạnh việc đẩy mạnhphát triển sản xuất, doanh nghiệp cần tìm mọi biện pháp sử dụng nguyên vậtliệu hợp lý tiết kiệm Muốn vậy, cần quản lý tốt vật liệu Yêu cầu của công tác

h-quản lý vạt liệu là phải h-quản lý chăt chẽ ở mọi khâ từ thu mua, bảo h-quản, dự trữvà sử dụng Cùng với sự phát triển của xã hội loài ngời, các hoạt động sản xuấtkinh doanh của doanh nghiệp ngày càng đợc mở rộng và phát triển khôngngừng về quy mô, chất lợng trên cơ sở thoả mãn vật chất, văn hoá của cộngđồng và xã hội.

Theo đó, phơng pháp quản lý, cơ chế quản lý và cách thức hạch toán vậtliệu cũng hoàn thiện Trong điều kiện nền kinh tế thị trờng hiện nay việc sửdụng hợp lý và tiết kiệm vật liệu có hiêụ quả ngày càng đợc coi trọng, làm saođể cùng một khối lợng vật liệu có thể sản xuất ra nhiều sản phẩm nhất, hạ giáthành mà vẫn đảm bảo chất lợng Do vậy, việc quản lý vật liệu phụ thuộc vàokhả năng và sự nhiệt thành của cán bộ quản lý.

Quản lý vật liệu có thể xem xét trên các khía cạnh sau:

- Khâu thu mua: Nguyên vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất, thờngxuyên biến độg do cac doanh nghiệp phải thờng xuayên tiến hành cung ứng vậtt nhằm đáp uứng kịp thời cho sản xuất, cho nên khâu thu mua phải quản lý vềkhối lợng, quản lý có hiệu quả, chống thất thoát vật liệu, việc thu mua theođúng yêu cầu sử dụng, giá mua hợp lý, thích hợp với chi phí thu mua để hạ thấpgiá thành sản phẩm.

- Khâu bảo quản: Việc dự trữ vật liệu tại kho, bãi cần đợc thực hiệntheo đúng chế độ quy định cho từng lọai vật liệu, phù hợp với tính chất lý hoácủa mỗi loại, mỗi quy mô tổ chức của doanh nghiệp, tránh tình trạng thất thoát,lãng phí vật liệu, đảm bảo an toàn là một trong các yêu cầu quản lý đối với vậtliệu.

- Khâu dự trữ : Xuất phát từ đặc điểm của vật liệu chỉ tham gia vào mộtchu trình sản xuất kinh doanh, nguyên vật liệu luôn biến động thờng xuyên nênviệc dự trữ nguyên vật liệu nh thế nào để đáp ứng yêu cầu của sản xuất kinhdoanh hiện tại là điều kiện hết sức quan trọng Mục đích của dự trữ là đảm bảocho nhu cầu sản xuát kinh doanh không quá nhiều gây ứ đọng vốn nhng khôngquá ít làm gián đoạn quá trình sản xuất Hơn nữa, doanh nghiệp cần phải xâydựng định mức dự trữ cần thiết tối đa, tối thiểu cho sản xuất, xây dựng các địnhmức tiêu hao vật liệu.

- Khâu sử dụng: Sử dụng tiết kiệm, hợp lý trên cơ sở xác định mức vàdự toán chi phí có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp chi phí sản xuất, giáthành sản phẩm, tăng thu nhập tích luỹ cho doanh nghiệp Do vậy, trong khâusử dụng cần phải quán triệt nguyên tắc sử dụng đúng quy trình sản xuất, đảm

bảo đúng mức quy định, sử dụng đúng quy trình sản xuất, đảm bảo tiết kiệm chiphí trong giá thành.

Xuất phát từ vai trò và đặc điểm của nguyên vật liệu là quan trọng nh vậynên doanh nghiệp cần tổ chứcc hạch toán vật liệu là điều kiện quan trọng khôngthể thiếu đợc để quản lý vật liệu, thúc đẩy việc cung cấp đầy đủ, kịp thời đồngbộ những vật liệu cho sản xuất, dự trữ và sử dụng hợp lý, tiết kiệm ngăn ngừacác hiện tợng h hao, mất mát và lãng phí vật liệu trong tất cả các khâu của quátrình sản xuất kinh doanh Đó là những biện pháp mà doanh nghiệp cần thựchiện để đạt đợc mục tiêu của mình giảm bớt những chi phí sản xuất và hạ thấpgiá thành sản phẩm từ đó nâng cao doanh thu.

1.1.3.3 Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu:

Nhận thức đợc vị trí của nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất,đòi hỏi hệ thống quản lý phản ánh chính xác, đầy đủ các thông tin số liệu vềnguyên vật liệu Do vậy, nhiệm vụ đặt ra đối với công tác hạch toán nguyên vậtliệu là:

- Ghi chép tính toán, phản ánh chính xác, trung thực kịp thời số lợngchất lợng và giá thành thực tế nhập kho.

- Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác số lợng, và giá trị vật liệu xuấtkho, kiểm tra tình hình chấp hành các định múc tiêu hao vật liệu.

- Phân bổ hợp lý giá trị vật liệu sử dụng vào các đối tợng tập hợp chiphí sản xuất kinh doanh.

- Tính toán và phản ánh chính xác số lợng và giá trị vật liệu tồn kho,phát hiện kịp thời vật liệu thiếu, thừa, ứ đọng, kém phẩm chất để doanh nghiệpcó biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế tối đa thiệt hại có thể xảy ra.

1.2 Tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu:1.2.1 Chứng từ và sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu

Để đáp ứng yêu cầu của công tác quản lý doanh nghiệp, hạch toán chi tiếtnguyên vật liệu phải đợc thực hiện theo từng kho, từng loại từng nhóm thứ vậtliệu và phải đợc tiến hành đồng thời ở kho và phòng kế toán trên cúng một cơ sởkế toán chứng từ.

Theo chế độ chúng từ kế toán quy định ban hành theo Quyết định1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1-11-1995 của Bộ trởng bộ tài chính, các chứng từ kếtoán về vật liệu công cụ dụng cụ gồm:

Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT)Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT)

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03-VT)Phiếu xuất vật t theo hạn mức (mẫu 04-VT)

Biên bản kiểm nghiệm (mẫu 05-VT)Thẻ kho (mẫu 06-VT)

Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm hàng hoá (mẫu 08-VT)Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02-VT)

Hoá đơn cớc vận chuyển (mẫu 03-VT)

Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhànớc, trong các doanh nghiệp có thể sử dụng các chứng từ kế toán hớng dẫn vàcác chứng từ khác tuỳ thuộc tình hình đặc điểm của từng doanh nghiệp thuộccác lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế, hình thức sở hữu khác nhau.

Đối với chứng từ kế toán thống nhất, bắt buộc phải đợc lập kịp thời, đầyđủ theo đúng quy định về mẫu, nội dung và phơng pháp tuỳ thuộc vào phơngpháp, kế toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các sổ chi tiếtsau:

Các sổ thẻ kế toán chi tiết vật liệu, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số d vậtliệu đợc sử dụng để phản ánh nghiệp vụ nhập, xuất, tồn kho vật liệu về mặt giátrị tuỳ thuộc vào phơng pháp kế toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp Ngoàicác sổ kế toán chi tiết còn có thể mở thêm các bảng kê nhập, bảng kê xuát, bảngkê luỹ kế tổng hợp nhập - xuất - tồn kho vật liệu, phục vụ cho việc ghi sổ kếtoán đợc đơn giản, nhanh chóng và kịp thời.

1.2.2 Các phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu:

Vật liệu dùng cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thờng bao gồmnhiều chủng loại khác nhau, nếu thiếu một chủng loại nào đó có thể gây thiệthại ngừng sản xuất Chính vì vậy, hạch toán vật liệu phải đảm bả theo dõi đợc

tình hình biến động của từng chủng loại vật liệu Đây là công tác phức tạp vàkhó khăn đòi hỏi phải thực hiện kế toán chi tiết vật liệu.

Hạch toán chi tiết vật liệu là việc theo dõi, ghi chép thờng xuyên liên tụcsự biến động nhập, xuất, tồn kho của từng loại vật liệu sử dụng trong sản xuátkinh doanh của doanh nghiệp về số lợng (hiện vật) và giá trị.

Trong thực tế công tác kế toán hiện nay ở nớc ta nói chung và ở cácdoanh nghiệp công nghiệp nói riêng đang áp dụng một trong ba phơng pháphạch toán chi tiết vật liệu sau: phơng pháp thẻ song song, phơng pháp sổ đốichiếu luân chuyển, phơng pháp sổ số d.

1.2.2.1 Phơng pháp thẻ song song:

- Tại kho: Việc ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho hàng ngày do thủkho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi về mặt số lợng Khi nhận đợc các chứng từnhập xuất vật liệu thủ kho phải tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp củachứng từ rồi ghi sổ số thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho Định kỳ thủkho chuyển ( hoặc kế toán xuống kho nhận) các chứng từ nhập - xuất đợc phânloại theo từng thứ vật liệu cho phòng kế toán.

- Tại phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu đểghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị Về cơbản sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu có kết cấu giống nh thẻ kho nhng có thêmcác cột để ghi chép theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị.

Cuối tháng, kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu và kiểm tra đối chiếu với thẻkho Ngoài ra, để có số liệu đối chiếu, kiểm tra với kế toán tổng hợp, cần phảitổng hợp số liệu chi tiết từ các sổ chi tiết vào các bảng tổng hợp Có thể kháiquát trình tự kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo sơ đồ sau:

Sơ đồ kế toán chi tiết theo phơng pháp thẻ songsong

Chứngtừ nhập

Thẻ kho

Sổ kế toán chi tiết

Chứng từ xuất

Bảng kê tổng hợp nhập -

xuát -tồn

Ghi chú:

Ghi hàng ngàyGhi cuối thángĐối chiếu

- Ưu nhợc điểm, phạm vi áp dụng:

+ Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, dễ đối chiếu.

+ Nhợc điểm: Việc ghi chép giữa thủ kho và phòng kế toán còn trunglặp về chỉ tiêu số lợng Ngoài ra, việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vàocuối tháng, do vậy hạn chế chức năng kịp thời của kế toán

+ Phạm vi áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp có ít chủng loại vậtliệu, khối lợng các nghiệp vụ (chứng từ) nhập xuất ít, không thờng xuyên vànghiệp vụ của kế toán chuyên môn còn hạn chế.

1.2.2.2 Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển

- Tại kho: Việc ghi chép của thủ kho cũng đợc thực hiện trên thẻ khogiống nh phơng pháp thẻ song song.

- Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chéptình ình nhập xuất - tồn kho của từng loại vật liệu, ở từng kho dùng cho cả nm,nhng mỗi tháng chỉ ghi một lần vào cuối tháng Để có số liệu ghi sổ đối chiếuluân chuyển, kế toán phải lập bảng kê nhập, bảng kê xuất trên cơ sở các chứngtừ nhập xuất mà theo định kỳ thủ kho gửi lên Sổ đối chiếu luân chuyển cũng đ-ợc theo dõi cả về chỉ tiêu số lợng và chỉ tiêu giá trị Cuối tháng tiến hành đốichiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và số liệu kế toán tổnghợp.

Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổđối chiếu luân chuyển

+ Ưu điểm: khối lợng ghi chép của kế toán đợc giảm bớt do chỉ ghi mộtlần vào cuối tháng.

+ Nhợc điểm; Việc ghi chép sổ kế toán trùng lặp giữa kho và phòng kếtoán về chỉ tiêu hiện vật, việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng kế toáncũng chỉ tiến hành vào cuối tháng nên công tác kiểm tra bị hạn chế.

+ Phạm vi áp dụng: áp dụng thích hợp cho các doanh nghiệp sản xuấtcó không nhiều nghiệp vụ nhập xuất, không bố trí riêng nhân viên kế toán vậtliệu, do vậy không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập - xuất hàngngày.

1.2.2.3 Phơng pháp sổ số d:

- Tại kho: Thủ kho cũng dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập - xuất-tồn kho nhng cuối tháng phải ghi số tồn kho đã tính trên thẻ kho sang sổ số dvào cột lợng.

- Tại phòng kế toán: kế toán mở sổ theo dõi từng kho chung cho cả nămđể ghi chép tình hình nhập - xuất Từ bảng kê nhập, bảng kê xuất, kế toàn lậpbảng luỹ kế nhập, luỹ kế xuất rồi từ bảng luỹ kế lập bảng tổng hợp nhập - xuất -tồn kho theo từng nhóm, loại vật liệu theo chỉ tiêu giá trị.

- Cuối tháng khi nhận sổ số d do thủ kho gửi lên, kế toán căn cứ vào sốtồn kho cuối tháng do thủ kho tính và ghi sổ số d, đơn giá hạch toán tính ra giátrị tồng kho để ghi vào cột số tiền trên sổ số d Việc kiểm tra, đối chiếu căn cứvào cột số tiền tồn kho trên sổ số d và bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn ( cộtsố tiền) và số liệu kế toán tổng hợp.

Thẻ kho

Sổ đối chiếu luân chuyển

Chứng từ xuất

Sổ kế toán tổng hợpChứng

từ nhập

Bảng kê nhập

Bảng kê xuất

Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ số d

+ Ưu điểm: Tránh đợc việc ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kếtoán giảm bớt khối lợng ghi chép kế toán, công việc đợc tiến hành đều trongtháng

+ Nhợc điểm: Do kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị, nên muốn biết sốhiện có và tình hình tăng giảm của từng loại vật liệu về mặt hiện vật thì phảixem số liệu trên thẻ kho Hơn nữa, việc kiểm tra phát hiện sai sót giữa kho vàphòng kế toán gặp khó khăn.

+ Phạm vi áp dụng: thích hợp cho các doanh nghiệp sản xuất có khối ợng công tác nghiệp vụ nhập, xuất ( chứng từ nhập, xuất) nhiều, thờng xuyên,nhiều chủng loại vật liệu và với điều kiện doanh nghiệp sử dụng giá hạch toánđể hạch toán nhập - xuất đã xây dựng hệ thống danh điểm vật liệu, trình độichuyên môn nghiệp vụ của cán bộ kế toán vững vàng.

l-1.3 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu là tài sản lu động của doanh nghiệp, nó đợc nhập - xuấtkho thờng xuyên, tuy nhiên tuỳ theo đặc điểm của từng doanh nghiệp có các ph-ơng pháp kiểm kể vật liệu khác nhau Có doanh nghiệp chỉ kiểm kê vật liệu một

Chứng từnhập

Bảng kênhập

Thẻ kho

Sổ số d

Chứng từ xuất

Bảng kê tổng hợp N -x- t

Bảng kê xuất

Bảng luỹ

Sổ kế toán tổng hợp

lần vào cuối kỳ bằng cách cân đo, đong, đếm vật liệu tồn cuối kỳ, ngợc lại cũngcó doanh nghiệp kiểm kê từng nghiệp vụ nhập xuất vật liệu.

Trong kế tóan tổng hợp có hai phơng pháp là phơng pháp kiểm kê địnhkỳ và phơng pháp kê khai thờng xuyên.

Phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng pháp theo dõi phản ánh thờngxuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập- xuất - tồn kho vật liệu trên sổ kếtoán phơng pháp kê khai thờng xuyên dùng cho các tài khoản kế toán tồn khonói chung và các tà khoanr vật liệu nói riêng để phản ánh số hiện có, tình hìnhbiến động tăng giảm của vât liệu hàng hoá Vì vậy, nguyên vật liệu tồn kho trênsổ kế toán đợc xác định bất cứ lúc nào trong kỳ kế toán.

Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế vật liệu tồn kho, sosánh đối chiếu với số liệu tồn kho trên sổ kế toán, nếu có chênh lệch phải truytìm nguyên nhân và có giải pháp xử lý kịp thời.

Phơng pháp kê khai thờng xuyên thờng đợc áp dụng trong các doanhnghiệp sản xuất và các đơn vị thơng nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trịlớn.

Phơng pháp kiểm kê định kỳ là phơng pháp không theo dõi thờng xuyên,liên tục tình hình nhập xuất hàng tồn kho trên các tài khoản kế toán mà chỉ theodõi, phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và giá trị còn lại cuối kỳ căn cứ vào số liệukiểm kê định kỳ hàng tồn kho Việc xác định giá trị nguyên vật liệu xuất dùngtrên các tài khoản kế toán tổng hợp không căn cứ vào các chứng từ nhập - xuấtkho mà căn cứ vào giá trị tồn kho cuối kỳ, mua nhập trong kỳ và kết quả kiểmkê cuối kỳ để tính Chính vì vậy, trên tài khoản tổng hợp (tài khoản 611) khôngthể hiện rõ giá trị vật liệu xuất dùng cho từng đối tợng, cho các nhu cầu sảnxuất khác nhau và không thể hiện đợc số mất mát h hỏng Phơng pháp kiểm kêđịnh kỳ đợc áp dụng trong các doanh nghiệp sản xuất có quy mô nhỏ, có nhiềuchủng loại vật t với quy cách mẫu mã rất khác nhau, giá trị thấp và đợc xuất th-ờng xuyên.

phải trả cho ngời bán Khi áp dụng thuế VAT thì trên hoá đơn do ngời bán lậpvừa bao gồm phần mua vật liệu, hàng hoá vừa bao gồm cả phần thuế giá trị giatăng Trong trờng hợp doanh nghiệp phải lập phiếu mua hàng thay thế cho hoáđơn bán hàng.

Phiếu nhập kho do bộ phận mua hàng lập và ghi số lợng theo hoá đơnhoặc phiếu mua hàng, thủ kho thực hiện nghiệp vụ nhập kho là chứng từ phảnánh nghiệp vụ nhập kho đã hoàn thành Ngoài ra, trong trờng hợp nhập kho vớisố lợng lớn, các loại vật t có tính chất lý hoá phức tạp, các loại vật t quý hiémhay trong quá trình nhập kho phát hiện có sự khác biệt về số lợng chất lợng giữahoá đơn và thực nạp thì doanh nghiệp phải lập Ban kiểm nghiệm vật t để kiểmnghiệm vật t trớc lúc nhập kho và lập biên bản kiểm nghiệm.

1.3.1.2 Thủ tục chứng từ cần thiết trong nghiệp vụ xuất kho vật liệu:Với doanh nghiệp sử dụng phơng pháp kiểm kê thờng xuyên thì khi xuấtkho vật liệu phải lập phiếu xuất kho hoặc phiéu xuất vật t theo hạn mức Saukhi xuất kho, thủ kho ghi số lợng thực xuất và cùng ngời ký nhận vào phiếuxuất kho.

Phiếu xuất vật t theo hạn mức đợc lập trong trờng hợp doanh nghiệp sảnxuất ổn định và đã lập đợc định mức tiêu hao vật t cho một đơn vị sản phẩm Sốlợng vật t thực xuất trong tháng do thủ kho ghi căn cứ vào hạn mức đợc duyệttheo yêu cầu sử dụng từng lần và số lợng thực xuất từng lần.

1.3.2 Hạch toán nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên1.3.2.1 Tài khoản sử dụng :

Để hạch tóan nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên, kếtoán sử dụng các tài khoản chủ yếu sau:

- Tài khoản 152: Nguyên liệu, vật liệu

Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng giảm củacác loại nguyên vật liệu theo giá thực tế, có thể mở chi tiết cho từng loại, nhóm,thứ vật liệu tuỳ theo yêu cầu quản lý và phơng tiện tính toán.

+ Bên Nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng nguyên vật liệutrong kỳ ( mua ngoài, tự sản xuất, nhận vốn góp, phát hiện thừa, đánh giátăng)

Phản ánh giá trị thực tế vật liệu nhập kho trong kỳ

+ Bên Có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm nguyên vật liệutrong kỳ (xuất dùng, xuất bán, xuất góp vốn liên doanh, thiếu hụt, giảm giá đợchớng).

Phản ánh giá trị thực tế vật liệu xuất kho trong kỳ + D Nợ: Giá thực tế của vật liệu tồn kho đầu hoặc cuối kỳ.

Bên cạnh đó, kế toán nguyên vật liệu còn sử dụng các TK 151, 131,111,, 331

1.3.2.2 Trình tự hạch toán:Có thể khái quát qua sơ đồ sau:

Sơ đồ kế toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kê khaithờng xuyên

111,112

(1) (7) Thuế VAT đợc khấu trừTK 1331

TK 627,641, 642

(8) TK 151

(2) TK 128,222

TK 411 (9) (3)

TK 642, 3381 TK154

(4) (10)

TK 128, 222 TK1381, 624

(5) (11)

TK 412 TK412

(12) (6)

Diễn giải:

1.Tăng do mua ngoài;2.Hàng đi đờng kỳ trớc

3.Nhận cấp phát, tặng, thởng, vốn góp liên doanh 4.Thừa phát hiện khi kiểm kê

5.Nhận lại vốn góp liên doanh6.Đánh giá tăng

1.3.3 Hạch toán nguyên vật liệu theo phơng pháp kiểm kê địn kỳ.1.3.3.1 Tài khoản sử dụng:

Để hạch toán nguyên vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ kế toánsử dụng các tài khoản sau:

- Tài khoản 611 "mua hàng"

Nội dung và kết cấu của tài khoản 611 nh sau:

Bên Nợ: + Giá trị thực tế hàng hoá, nguyên vật liệu, công cụ dụngcụ tồn đầu kỳ.

+ Giá trị thực tế nguyên vật liệu, công cụ, hàng hoá dụng cụ mua vào đầukỳ.

Bên Có: + Giá trị thực tế hàng hoá, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụtồn cuối kỳ.

+ Giá trị vật t, hàng hoá trả lại cho ngời bán hoặc đợc giảm giá.+ Giá trị thực tế nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ sản xuất trong kỳ.Tài khoản này cuối kỳ không có số d và đợc mở chi tiết cho hai Tàikhoản cấp hai sau:

TK 6111: Mua nguyên vật liệuTK 6112: Mua hàng hoá

1.3.3.2 Trình tự hạch toán:Có thể khái quát qua sơ đồ sau:

Sơ đồ kế toán vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ

TK151, TK611TK151, 152, 153

152, 153

Giá trị vl, dụng cụ tồn CK Giá trị vật liệu, dụng cụ tồn ĐK cha sử dụng

TK 111,112, 331

Giảm giá đợc hởng và giá TK 111, 112, 331 trị hàng mua trả lại Giá trị vl, dụng cụ mua trong kỳ TK 128, 222 TK 138, 334, 821, 642

Thuế VAT đợc khấu trừ Giá trị thiếu hụt mất mát

Hiện nay, trong các doanh nghiệp thờng sử dung một trong các hình thứckế toán sau:

1.4.1 Hình thức kế toán nhật ký - sổ cáiTK 331

Đây là hình thức đợc áp dụng ở các đơn vị sự nghiệp và ở những doanhnghiệp nhỏ, sử dụng ít tài khoản kế toán.

Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc ghi chép theo trình tự thời gian vàtheo nội dung kinh tế trên cùng một quyển sổ duy nhất là nhật ký sổ cái.

+ Ưu điểm: Tiến hành đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu, dễ đối chiếu, khôngcần lập Bảng cân đối phát sinh các tài khoản.

+ Nhợc điểm: khó phân công lao độngkế toán tổng hợp, không thíchhợp với các đơn vị quy mô vừa và lớn, có nhiều hoạt động kinh tế, sử dụngnhiều tài khoản.

1.4.2 Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ:

Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều căn cứ vào chứng từ gốc để lậpchứng từ ghi sổ trớc khi ghi vào các sổ kế toán về nguyên tắc thì mỗi chứng từgốc đợc lập một chứng từ ghi sổ nhng trong thực tế do có nhiều nghiệp vụ kinhtế có nội dung giống nhau, để giảm bớt số lợng chứng từ ghi sổ cần phải lập, kếtoán căn cứ vào chứng từ gốc lập bảng kê chứng từ gốc sau đó căn cứ vào Bảngkê đó để lập Chứng từ ghi sổ.

+ Ưu điểm: Phơng pháp này rõ ràng, dễ hiểu, dễ phát hiện sai sót đểđiều chỉnh Thích hợp với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh sử dụng nhiềutài khoản, có khối lợng nghiệp vụ nhiều.

+ Nhợc điểm: Việc ghi chép còn trùng lặp, khối lợng ghi chép nhiều,việc đối chiếu kiểm tra số liệu dồn vào cuối tháng nên không đảm bảo tính kịpthời của thông tin kế toán.

1.4.3 Hình thức kế toán nhật ký chung:

Có sổ số liệu để ghi vào sổ nhật ký chung và sổ nhật ký chuyên dùng làcăn cứ vào các chứng từ gốc hợp lý, hợp pháp tiến hành lập định khoản rồi ghitrực tiếp vào sổ nhật ký chung theo thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản.số liệu ở sổ nhât ký chung đợc sử dụng để ghi vào sổ cái các tài khoản liênquan.

+ Ưu điểm: Sử dụng phơng pháp này đơn giản, dễ ghi chép, thuận tiệncho việc phân công lao động kế toán.

+ Nhợc điểm: Việc ghi chép ở hình thức này còn trùng lặp nhiều Hìnhthức kế toán nhật ký chung thích hợp với các loại hình doanh nghiệp và thuậnlợi trong việc áp dụng điện toán kế toán.

1.4.4 Hình thức kế toán nhật ký chứng từ

Đây là hình thức kế toán đang đợc sử dụng rộng rãi trong thực tế hiệnnay Căn cứ để ghi vào các nhật ký chứng từ là các chứng từ gốc đã đợc phânloại và các số liệu từ bảng phân bổ cuối tháng tổng hợp số liệu tập hợp từ các sổnhật ký chứng từ ghi vào sổ cái tài khoản.

sơ đồ trình tự hạch toán của hình thức nhật ký chứngtừ

Ghi chú:

Ghi hàng ngàyGhi cuối thángđối chiếu, kiểm tra

Hình thức này, thích hợp với doanh nghiệp có quy mô lớn, có nhiềunghiệp vụ kinh tế, có loại chứng từ chi phí liên quan đến nhiều đối tợng tính giá,nhiều nhân viên kế toán có trình độ.

Chứng từgốc

Bảng phân bổ

Sổ chitiết

Nhật kýchúng từSổ quỹ

Bảng kê

Bảng tổnghợp chi tiếtSổ cái các

tài khoản

Báo cáo kếtoán

2.1.1 Khái quát về Công ty Dệt May Hà Nội

2.1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty:

Nhà máy Sợi Hà Nội ( nay là Công ty Dệt May Hà Nội) đợc thành lậpngày 7-4-1978 với sự hợp tác giữa Tổng Công ty nhập khẩu thiết bị Việt Namvà hãng VINIOMATEX ( Cộng hoà liên bang Đức) với tổng số vốn ban đầu là30 triệu USD, tổng năng lực kéo sợi có 150.000 cọc sợi với sản lợng trên 10.000tấn sợi các loại một năm.

Công trình đợc khởi công xây dựng nhà máy vào tháng 2 - 1979 và đếnngày 21 -11-1984 chính thức bàn giao công trình cho nhà máy quản lý, điềuhành gọi tên là Nhà máy Sợi Hà Nội trụ sở tại số 1 Mai Động, quận Hai Bà Tr -ng, Hà nội

Trong quá trình phát triển, nhà máy Sợi Hà Nội đã từng bớc mở rộng quymô sản xuất với việc đầu t lắp đặt một dây chuyền dệt kim đồng bộ với trị giá 4triệu USD Sản phẩm của Công ty đợc xuất khẩu sang Nhật, Thuỵ Sỹ, Cộng hoàSéc, Nga, Hà Lan Các mặt hàng của Công ty là sợi, dệt kim Sản phẩm củaCông ty luôn thu hút đợc sự chú ý của khách hàng và từng bớc đứng vững trênthị trởng trong nớc cũng nh quốc tế.

Tháng 4 -1990, Bộ thơng mại cho phép xây dựng xí nghiệp đợc kinhdoanh xuất nhập khẩu trực tiếp ( tên giao dịch quốc tế là HANOSIMEX ).Quyết định này đã tạo điều kiện cho nhà máy mở rộng quan hệ thơng mại vớimột số bạn hàng trong nớc và quốc tế.

Tháng 6 -1993, xây dựng dây chuyền dệt kim số 2 Đến tháng 10- 1993Bộ công nghiệp nhẹ quyết định sát nhập nhà máy Sợi Vinh (Nghệ An) vào xínghiệp liên hợp, trở thành nhà máy thành viên của xí nghiệp

Ngày 19 – 5-1994 khánh thành nhà máy dệt kim (với cả hai dây chuyềnsố 1 và số 2) Tháng 1-1995, khởi công xây dựng nhà máy thêu Đông Mỹ vàđên ngày 2-9 thì khánh thành đồng thời tháng 3 năm 1995, Bộ công nghiệp nhẹquyết định sát nhập Công ty dệt may Hà Đông vào xí nghiệp liên hợp Tháng 3-2002, Công ty Dệt Hà Nội đợc đổi tên thành Công ty Dệt May Hà Nội và đó làtên gọi chính thức cho đến nay

Việc chuyển đổi tên thành Công ty Dệt May Hà Nội không phải là sựchuyển đổi về hình thức mà chính là sự đổi mới về t duy kinh tế, đổi mới chứcnăng nhiệm vụ và phơng thức hoạt động của doanh nghiệp Nhà nớc.

Tên giao dịch quốc tế của Công ty Dệt may Hà Nội là Ha Noi Textile –Garment Company.

Viết tắt là : HANOSIMEX

Hình thức sở hữu vốn: quốc doanh

Hình thức hoạt động: sản xuât kinh doanh

2.1.1.2 Vài nét về tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty trongnhững năm gần đây

Công ty Dệt May Hà Nội là một doanh nghiệp trẻ về tuổi đời và với trangthiết bị hiện đại, công nghệ tiên tiến, trình độ quản lý giỏi, đội ngũ cán bộ cónăng lực cao, đội ngũ công nhân lành nghề luôn đợc đào tạo và đào tạo lại Đâychính là thuận lợi lớn giúp cho Công ty đạt đợc chất lợng cao, đợc tặng nhiềuhuy chơng vàng và các bằng khen tại các hội chợ triển làm kinh tế Sản lợngthiết kế đã vơn lên đạt công suất tối đa chất lợng sợi luôn đợc ổn định, đạt tiêuchuẩn quốc tế và dẫn đầu về sản lợng sản phẩm sợi tại Việt Nam Sản phẩm củaCông ty đặc biệt là các sản phẩm dệt kim có chất lợng cao đợc xuất đi nhiều n-ớc trên thế giới và đã đợc chấp nhận ở những thị trờng khó tính nhất nh NhậtBản, Hàn Quốc, Italia và đợc khách hàng trong nớc mến mộ.

Công ty Dệt May Hà Nội là một trong những doanh nghiệp làm ăn cóhiệu quả, nền nếp Trong Bộ công nghiệp nhẹ, luôn mở rộng hình thức kinhdoanh, mua bán, gia công, trao đổ, hàng hoá sẵn sàng hợp tác với các bạn hàngtrong và ngoài nớc để đầu t trang thiết bị hiện đại, khoa học công nghệ mới.Lãnh đạo doanh nghiệp là các nhà kinh doanh có năng lực, năng động và nhạybén luôn tìm mọi biện pháp huy động và sử dụng vốn một cách có hiệu quả nhấtphục vụ tốt nhất yêu cầu sản xuất kinh doanh với mục tiêu đề ra lợi nhuận nămnay cao hơn năm trớc Công ty luôn chấp hành vựot mức kế hoạch Nhà nớcgiao.

Có thể xem xét một số chỉ tiêu sau:

Giá trị sản xuất công nghiệp đạt: 498.376 triệu đồng.Tổng doanh thu đạt: 501.894 triệu đồng

Trong đó: Doanh thu công nghiệp: 314 318 triệu đồng Doanh thu xuất khẩu: 187.576 triệu đồng

Thu nhập bình quân: 807.575 đồng/ngời/tháng

2.1.2 Những đặc điểm về sản xuất và quản lý ảnh hởng đến công tác kếtoán nguyên vật liệu ở Công ty.

2.1.2.1 Đặc điểm công nghệ và cơ cấu sản xuất

Việc tổ chức sản xuất hợp lý, khoa học phù hợp với công nghệ sản xuấtở mỗi xí nghiệp là việc hết sức quan trọng Gắn với mỗi loại hình sản xuát khácnhau, công nghệ khác nhau đòi hỏi việc tổ chức sản xuất của doanh nghiệp, cónh vậy sản xuất kinh doanh mới đạt hiệu quả cao Đặc điểm tổ chức của Côngty đợc quyết định bởi quy mô sản xuất kinh doanh lớn, đa dạng về chủng loạisản phẩm cùng độ rộng khắp của thị trờng tiêu thụ.

Nhiệm vụ của Công ty đợc thực hiện thông qua các nhà máy thành viên: - Nhà máy sợi 1: Quy mô 6.500 cọc sợi, sản lợng 4.000 tấn/năm sảnphẩm chủ yếu là sợi Peco và Cotton các loại, có chỉ số Ne 60, Ne 45, Ne 46, Ne30 dây chuyền sợi xe cán 300 tấn/ năm.

- Nhà máy sợi 2: Quy mô 3.500 cọc sợi, sản lợng 4.000 tấn/năm sảnphẩm chủ yếu là sợi Peco các loại, có dây chuyền sợi xe với sản lợng 350tấn/năm.

- Nhà máy dệt và nhuộm: gồm các phân xởng dệt và nhuộm.

- Nhà máy may: gồm 2 xởng may 1, may 2, bộ phận in, thêu Hai nhàmáy kết hợp với nhau để từ sợi sản xuất ra vải, quần áo dệt kim các loại nh: T-shirt, VL shirt, Hineck với sản lợng 4,5 triệu tấn/năm.

- Nhà máy sợi Vinh: quy mô 2.500 cọc sợi, sản lợng 2.000 tấn/năm.sản phẩm chủ yếu là các loại sợi, ngoài ra còn có các sản phẩm may.

- Nhà máy dệt Hà Đông: sử dụng nguyên liệu sợi 600 tấn/năm chuyênsản xuất khăn mặt, khăn các loại, lều bạt.

- Nhà máy may thêu Đông Mỹ: sử dụng khoảng 5.000 tấn sợi /năm chosản phẩm dệt kim các loại với sản lợng 1,4 triệu sản phẩm / năm.

Ngoài ra, còn có hai nhà máy phục vụ cho sản xuất là nhà máy động lựcvà nhà máy cơ điện.

* Quy trình công nghệ sản xuất các mặt hàng chủ yếu trong đơn vị.Toàn bộ quy trình sản xuất đợc chia ra nhiều giai đoạn công nghệ Nguyên vậtliệu chính đợc chế biến một cách liên tục từ giai đoạn đầu đến gia đoạn cuốitheo một trình tự nhất định Quá trình sản xuất diến ra liên tục, có sản phẩmdang dở thành phẩm của gia đoạn này, vừa có thể xuất bán, vừa có thể lànguyên liệu cho công đoạn sau Điều này ảnh hởng và chi phối đến công táchạch toán của đơn vị.

Thành phẩm của Công ty là các loại sợi, hàng dệt kim, dệt thoi các sảnphẩm này đợc thực hiện bằng dây chuyền công nghệ khép kín; dây chuyền kéosợi, dây chuyền dệt kim, dây chuyền dệt thoi Có thể hình dung công nghệ sảnxuất của Công ty qua sơ đồ sau:

Dây chuyền kéo sợi

Xé trôn

Chải thô

Ghép tr ớc bông

Cuốn củi

Chải kỹ

Sản phẩm nhập kho gồm: sợi cotton, sợi P.e

Dây chuyền dệt kim

Dây chuyền dệt thoi

Do mặt hàng sản xuất của Công ty phong phú và đa dạng, sản xuất hàngloạt nên bộ phận sản xuât chia thành các phân xởng nh xởng dệt, phân xởng dệt,nhuộm Để tiếp cận đợc mục tiêu kế hoạc sản xuất, tiến trình sản xuất đợcchia làm các ca sản xuất.

2.1.2.2 Đặc điểm nguyên vật liệu

Là một doanh nghiệp chuyên về lĩnh vực may mặc do đó vật liệu củaCông ty rất đa dạng và phong phú, tồn tại dới nhiều hình thức khác nhau nh: sợi,chỉ, thuốc nhuộm kim may, than, xăng, dầu, bao bì Mỗi loại nguyên vật liệuđều có đặc điểm riêng Một số loại nguyên vật liệu không có khả năng bảo quảntrong thời gian dài, chịu sự ảnh hởng của thời tiết, khí hậu Sự đa dạng củanguyên vật liệu kéo theo nhu cầu bảo quản và tàng trữ chúng rất phức tạp tínhVăt

Sản phẩm nhập kho

Nhập

phức tạp của công việc bảo quản nguyên vật liệu của Công ty không chỉ do số ợng lớn của từng loại nguyên vật liệu mà còn do tính chất lý hoá của chúng.

l-Thứ nhất, phải kể đến nguyên vật liệu chính của Công ty bao gồm bôngxơ về mặt chi phí chúng chiếm ty trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất vàtrong giá thành sản phẩm ( 60% chi phí) Bông thờng đợc đóng thành kiện trongquá trình vận chuyển và bảo quản tại kho loại nguyên vật liệu này có đặc điểmdễ hút ẩm khi để ở ngoài không khí nên trọng lợng của chúng thay đổi phụthuộc vào điều kiện khí hậu và bảo quản.

Do đòi hỏi của yêu cầu kỹ thuật bông xơ đợc nhập ngoại là chủ yếu(90%nhập từ Nga, ấ n Độ, Trung Quốc )Vì vậy, vấn đề vận chuyển và bảo quảnkhông tốt sẽ ảnh hởng đến chất lợng thông số kỹ thuật cho quá trính sản xuấtsản phẩm Với đặc điểm này, bông xơ đã đợc tính toán một cách chính xác kịpthời để phản ánh đúng giá trị thực nhập và thanh toán kết hợp với việc xây dựngkho thông thoáng, khô ráo Tong tơng lai,ngành dệt may Việt Nam tiến tới tạođợc nguồn bông sẽ giúp cho Công ty và các doanh nghiệp Dệt- may nói chungcó thể giảm đợc chi phí mua nguyên vật liệu của mình.

Để giúp cho quá trình sản xuất đợc hoàn thiện phải kể đến các vậtliệu gián tiếp bao gồm: hoá chất, phụ liệu dệt kim, vật t bao gói xăng dầu, vậtliệu xây dựng Mỗi loại vật liệu đều có những đặc điểm riêng, quyết định đếnmức dự trữ và bảo quản.Ví dụ nh hoá chất đợc mua dự trữ trong một khoảngthời gian xác định để tránh h hao, mất mát, giảm phẩm chất Hoặc xăng dầu chỉđợc dự trữ đủ để sản xuất và có sự kết hợp chặt chẽ với các phơng tiện phòngcháy chữa cháy.

Do đặc điểm khác biệt của từng loại nguyên vật liệu nh đã nói ởtrên, Công ty có kế hoạch thu mua một cách hợp lý đẻ dự trữ cho sản xuất, vàvừa để hạn chế tự động vốn, giảm tiền vay ngân hàng.Công tác quản lý nguyênvật liệu đợc đặt ra là phải bảo quản và sử dụng tiết kiệm, đạt hiệu quả tối đa đặcbiệt là nguyên vật liệu chính Hiểu rõ điều này, Công ty đã tổ chức hệ thống khotàng trữ nguyên vật liệu chính hơp lý và gần phân xởng sản xuật một cáchnhanh nhất.

Hệ thống kho đều đợc trang bị khá đầy đủ: phơng tiện cân, đodếm để tạo điều kiện tiến hành chính sách các nghiệp vụ quản lý bảo quảnchặt chẽ vật liệu Trong điều kiện hiện nay cùng với việc sản xuất, Công ty tổchức quy hoạch thành 9 kho.

Kho bông xơ