Bài thu hoạch 9Đ Học phần -Rèn luyện nghiệp vụ quản lý giáo dục

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA KHOA HỌC GIÁO DỤC HỌC PHẦN RÈN LUYỆN NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ GIÁO DỤC THƯỜNG XUYÊN BÀI THU HOẠCH TÌM HIỂU KÝ TÚC XÁ TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Sinh viên thực hiện: Nguyễn Anh Tuấn MSSV: 4501609065 THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, 2021 I Tình hình chung KTX Quá trình thành lập Năm 1990, Trường khởi cơng xây dựng khu Kí túc xá diện tích 0,82 ha, địa 351A Lạc Long Quân, Phường 5, Quận 11, Thành phố Hồ Chí Minh hồn thành năm 1997 với dãy nhà A, B C, sau tiếp tục xây dựng thêm dãy D, E, tin, hội trường, thư viện, nhà để xe Trong đó, dãy A, B, C, E gồm 200 phòng sinh viên Mỗi phòng 08 sinh viên, thiết kế khép kín Như vậy, Kí túc xá bố trí 1600 chỗ cho sinh viên ở, học tập sinh hoạt Ngoài dãy nhà dành cho sinh viên, Kí túc xá có dãy nhà sinh hoạt chung gồm: nơi làm việc cán bộ, nhân viên Kí túc xá, phòng đọc (thư viện), tin, hội trường khoảng 200 chỗ ngồi cho sinh viên học tập sinh hoạt Một khu tự học với 400 sinh viên, nhà để xe, phòng khách dành cho sinh viên chuyên gia nước đến học tập giảng dạy trường Kí túc xá có sân chơi thể thao (20m x 35m), nhà bóng bàn, dựa sở sẵn có Kí túc xá bố trí thêm sân chơi cho phù hợp Năm 2008, cở sở 280 An Dương Vương tiến hành xây dựng khu nhà nên số phịng học phải dỡ bỏ, trường lấy 01 dãy nhà tầng Kí túc xá chuyển đổi cơng sang thành 33 phịng học để phục vụ việc đào tạo Nhà trường Để đáp ứng nhu cầu sinh hoạt văn hoá văn nghệ, thể dục thể thao Kí túc xá Nhà trường trang bị số phương tiện nghe nhìn: tivi 32inches, đầu DVD, giàn Karaoke, máy chiếu chiếu lớn, âm thanh, nhạc cụ có trống, đàn ghi ta điện, ghi ta thùng Đội ngũ cán quản lý (2 người) STT Chức vụ Giám đốc Phó Giám đốc Đội ngũ nhân viên, Cộng tác viên Tổ Quản lí sinh viên (4 người) STT Họ tên Nguyễn Anh Đài Nguyễn Văn Hậu Chức vụ Họ tên Nguyễn Ngọc Thanh Bùi Thị Ngoan Hoàng Văn Cương Lê Thị Hoan Tổ trưởng Tổ phó Thành viên Thành viên Tổ Tài sở vật chất gồm: (3 người) STT Chức vụ Tổ trưởng Thành viên Thành viên Họ tên Đỗ Hữu Trình Phan Thị Liệu Biện Xuân Tằng Tổ bảo vệ: (6 người) STT Chức vụ Họ tên Tổ trưởng Trần Thanh Việt Thành viên Nguyễn Đình Khởi Thành viên Bùi Văn Viện Thành viên Nguyễn Văn Quang Thành viên Hoàng Văn Đức Thành viên Bùi Trọng Quý Tổ Môi trường phục vụ lớp học: (6 người) STT Chức vụ Họ tên Tổ trưởng Nguyễn Thị Tâm Thành viên Phạm Thị Luyến Thành viên Phạm Thị Sinh Thành viên Võ Thị Mỹ Duyên Thành viên Biện Thị Hoa Lan Thành viên Nguyễn Thị Nhung Chỉ tiêu tuyển sinh hàng năm Thông thường vào tháng hàng năm, theo đạo lãnh đạo nhà trường KTX Phịng Cơng tác Chính trị Học sinh Sinh viên lên kế hoạch, quy trình, tiếp nhận sinh viên vào KTX Chỉ tiêu dự kiến xét duyệt dự kiến có khoảng 400 chỗ cho sinh viên có nguyện vọng vào nội Cơng tác quản lý dịch vụ phục vụ KTX (căng tin, ăn bán trú…) Nhằm nâng cao chất lƣợng sống cho sinh viên khu nội trú, Trung tâm ký túc xá đề xuất Ban Giám hiệu phối hợp với phòng ban chức trƣờng, cá nhân, doanh nghiệp triển khai dịch vụ phục vụ sinh viên nội trú Các dịch vụ ký túc xá tổ chức giúp phụ huynh sinh viên yên tâm em bắt đầu sống tự lập, xa gia đình chuẩn bị hành trang cho tƣơng lai Căng tin phục vụ bữa ăn ngày theo phƣơng thức tự chọn, đồ ăn nhanh; ăn đƣợc chế biến đa dạng, phong phú, thay đổi theo ngày theo mùa đảm bảo vệ sinh an tồn thực phẩm, ngun liệu có nguồn gốc rõ ràng Nhà xe trang bị hệ thống camera đảm bảo an toàn, quản lý xe vào thẻ điện tử thông minh, thuận tiện cho ngƣời gửi xe Tổ chức trì thƣờng xuyên lớp học võ, đàn ghi ta cho sinh viên Ngoài dịch vụ trên, Trung tâm ký túc xá trang bị hệ thống máy giặt, cửa hàng tạp hóa, dịch vụ wifi chất lƣợng cao; cho cá nhân đơn vị bên vào đầu tƣ dịch vụ photo, in ấn phục vụ sinh viên, cung cấp nƣớc uống đóng bình phịng đạt tiêu chuẩn vệ sinh an tồn thực phẩm Việc cung cấp dịch vụ tiện ích cho sinh viên nói phù hợp với nhu cầu sinh viên nội trú nay, giúp sinh viên có đƣợc chỗ tốt, an tồn, đƣợc sử dụng dịch vụ tiện ích phục vụ cho sinh hoạt, học tập giải trí hàng ngày 16 Mở lớp dạy tiếng anh, tin học với mục đích trang bị kỹ cần thiết cho sinh viên Thƣờng xuyên tổ chức lớp đào tạo nâng cao kỹ nghiệp vụ cho cán quản lí ký túc xá nhƣ tổ chức hội thảo, tọa đàm, giao lưu học hỏi kinh nghiệm quản lí với đơn vị có chức năng, nhiệm vụ với ký túc xá theo định kì hàng năm II Cơng tác quản lí phịng, văn thư, thư viện KTX Công tác văn thư lưu trữ Tại KTX, tổ quản lí sinh viên đảm nhiệm cơng tác văn thư 1.1 Tiêu chuẩn nghề nghiệp nhân viên văn thư Tiêu chuẩn trình độ, đào tạo:  Có tốt nghiệp đại học trở lên chuyên ngành văn thư lưu trữ, tốt nghiệp đại học chuyên ngành khác phải có chứng bồi dưỡng bổ sung kiến thức nghiệp vụ văn thư;  Có chứng bồi dưỡng quản lý nhà nước nghiệp vụ ngạch văn thư;  Có chứng ngoại ngữ trình độ bậc (hoặc tương đương) khung lực ngoại ngữ Việt Nam theo quy định Thông tư số 01/2014/TT-BGDĐT ngày 24/01/2014 Bộ Giáo dục Đào tạo ban hành khung lực ngoại ngữ bậc dùng cho Việt Nam Tiêu chuẩn chung phẩm chất:  Có lĩnh trị vững vàng, kiên định với chủ nghĩa Mác - Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh, nắm vững chủ trương, đường lối Đảng; trung thành với Tổ quốc Hiến pháp nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam; bảo vệ lợi ích Tổ quốc, nhân dân  Thực đầy đủ nghĩa vụ công chức theo quy định pháp luật; nghiêm túc chấp hành phân công nhiệm vụ cấp trên; tuân thủ pháp luật, giữ vững kỷ luật, kỷ cương, trật tự hành chính; nghiêm chỉnh chấp hành nội quy, quy chế quan  Tận tụy, trách nhiệm, trung thực, cẩn thận gương mẫu thực thi cơng vụ; cần, kiệm, liêm, chính, chí cơng vơ tư; tuân thủ quy định pháp luật thẩm quyền, quy trình, thủ tục hành tuyệt đối chấp hành nguyên tắc bảo mật thực thi cơng vụ  Có lối sống sinh hoạt lành mạnh, khiêm tốn, đồn kết; lịch sự, văn hóa, chuẩn mực giao tiếp, phục vụ nhân dân  Thường xuyên có ý thức học tập, rèn luyện nâng cao phẩm chất, trình độ, lực 1.2 Những hoạt động chủ yếu nhân viên văn thư 1.2.1 Quản lý loại văn Bước 1: Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày Trước thực ban hành, phát hành văn bản, cán văn thư cần kiểm tra lại thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn để đề phịng có sai sót, có sai sót kịp thời điều chỉnh, chỉnh sửa Bước 2: Đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật Để văn có hiệu lực mặt pháp lý, người làm cơng tác văn thư phải đóng dấu cho văn đi, theo quy định nhà nước Bước 3: Đăng ký văn Tại KTX văn đăng ký theo hai hình thức Thứ đăng ký file cứng (sổ đăng ký văn bản), thứ hai file mềm lưu máy tính Bước 4: Làm thủ tục phát hành theo dõi văn Sau văn đăng ký cán văn thư đóng gói văn chuyển phát đến đơn vị, tổ chức nhận văn Bước 5: Lập hồ sơ, bảo quản tổ chức sử dụng văn lưu Bản lưu văn thư có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền xếp theo thứ tự đăng ký Lưu ý: Mỗi văn phải lưu hai văn 1.2.2 Quản lý loại văn đến Bước 1: Nhận văn đến Ở bước này, người thực công tác văn thư kiểm tra lại văn bản, phân loại loại văn Bước 2: Đóng dấu, đăng ký văn đến Cán văn thư đóng dấu đến đăng ký cho văn đến (đăng ký sổ đăng ký văn đến file mềm máy tình) Bước 3: Trình chuyển văn đến Sau phân loại loại văn cán văn thư điều chuyển đến phận cần xử lý văn (về vấn đề sở vật chất chuyển tới Thầy Nguyễn Văn Hậu_phó giám đốc KTX, cịn vấn đề khác đa phần Thầy Nguyễn Anh Đài_giám đốc KTX giải quyết) Bước 4: Tổ chức giải theo dõi giải văn đến Cán văn thư người đôn đốc việc giải văn bản, nhằm giải kịp thời văn Bước 5: Sao văn đến Bản lưu văn thư có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền xếp theo thứ tự đăng ký văn đến 1.2.3 Quản lý lưu trữ văn Hàng tuần có nhân viên phân cơng liên hệ Phịng TCHC để lấy công văn (Tuần 02 lần vào thứ thứ 6) Sau lấy CV phận VP phân loại lưu trữ chuyển đến phận liên quan Ngoài loại VB khác Trường triển khai qua hộp thư điện tử, phận VP chuyển tiếp qua hộp thư điện tử cho phận liên quan Ký túc xá Một số VB nội KTX lưu trữ thành file mềm để dễ trích lục quản lý Theo thầy Nguyễn Anh Đài – Giám đốc ký túc xá ký túc xá trường Đại học Sư phạm Thành Phố Hồ Chí Minh chưa có phần mềm lưu trữ quản lí thơng tin sinh viên, thông tin sinh viên lưu trữ máy tính phần mềm MS Word MS Excel Theo dự định ban lãnh đạo ký túc xá, tới ký túc xá phối hợp với Khoa Công Nghệ Thông Tin việc xây dựng thiết kế phần mềm quản lý thích hợp cho ký túc xá 1.2.4 Quản lý sử dụng dấu Đóng dấu: Dấu vng lưu hành nội bộ, dấu trịn dùng để chuyển văn sang phòng ban trường Cách thức quản lí sử dụng dấu KTX:  Không giao dấu cho người khác, phải tự tay đóng dấu ủy quyền cho phịng ban chịu trách nhiệm  Khống (khơng đóng dấu vào văn khơng có nội dung chữ ký)  Đóng dấu rõ ràng (phải đè lên 2/3 chữ ký phía bên trái) 1.2.5 Kiến nghị tiêu chuẩn (cần đào tạo) nhân viên văn thư Nâng cao kỹ sau:  Nghiệp vụ chuyên môn văn thư lưu trữ  Kỹ quản lý, tổ chức, xếp công việc  Kỹ giao tiếp kỹ văn phòng 1.2.6 Các chế độ đãi ngộ  Hưởng lương theo hợp đồng lao động  Được hưởng đầy đủ chế độ phúc lợi theo quy định Nhà Nước: HĐ lao động, BHXH, BHYT, BHTN…  Thưởng ngày nghỉ Lễ, Tết theo sách đãi ngộ KTX  Được làm việc môi trường thân thiện, động, chuyên nghiệp, cởi mở, hội gắn bó lâu dài thăng tiến công việc III Cơng tác quản lí phịng sinh viên Công tác giám thị 1.1 Yêu cầu phẩm chất, lực đội ngũ giám thị  Có kiến thức giáo dục hành vi quản lí sinh viên  Có khả tổ chức, giao tiếp, giải vấn đề  Trách nhiệm, trung thực, siêng năng, cầu tiến  Đạt trình độ tin học Văn phịng trở lên 1.2 Các hoạt động chủ yếu giám thị Tiếp nhận hồ sơ thụ lý bước đầu sai phạm sinh viên việc thực hợp đồng nội trú, không để chậm trễ ảnh hưởng đến nhiệm vụ chung, vi phạm nghiêm trọng sinh viên (Thời gian xử lý không ngày sau có hồ sơ) Chịu trách nhiệm tổ chức phong trào sinh viên: phong trào xây dựng phòng tự quản, phong trào tự học, phong trào xây dựng nếp sống văn minh, phòng chống tệ nạn xã hội, giữ gìn kỷ cương, nếp kí túc xá, phong trào quần chúng giữ gìn an ninh - trật tự Phối hợp với Ban tự quản đơn vị KTX tổ chức hoạt động phong trào văn hóa văn nghệ - TDTT đồng ý, thống Giám đốc lãnh đạo trường Theo dõi tình hình sinh viên, cơng tác an ninh trị để báo cáo có hướng xử lý phù hợp hiệu quả, không để sinh viên tự phát diễn biến tư tưởng không đắn 1.3 Kiến nghị tiêu chuẩn (cần đào tạo) giám thị Ngoài yêu cầu lực, người làm giám thị cần tham gia thêm khóa bồi dưỡng chun mơn nghiệp vụ 1.4 Các chế độ đãi ngộ  Hưởng lương theo hợp đồng lao động  Được hưởng đầy đủ chế độ phúc lợi theo quy định Nhà Nước: HĐ lao động, BHXH, BHYT, BHTN…  Thưởng ngày nghỉ Lễ, Tết theo sách đãi ngộ KTX  Được làm việc môi trường thân thiện, độ Cơng tác quản lí phịng ở, khu hoc tập, khu vui chơi giải trí sv 2.1 Yêu cầu phẩm chất, lực đội ngũ  Tốt nghiệp đại học chuyên ngành chuyên ngành khác có liên quan Nếu tốt nghiệp đại học chuyên ngành khác phải có chứng bồi dưỡng kiến thức, kỹ nghề nghiệp chuyên ngành quan, tổ chức có thẩm quyền cấp;  Có trình độ ngoại ngữ bậc (B1) theo quy định Thông tư số 01/2014/TT-BGDĐT ngày 24 tháng 01 năm 2014 Bộ Giáo dục Đào tạo ban hành Khung lực ngoại ngữ bậc dùng cho Việt Nam;  Gương mẫu, trung thực, hịa nhã thân thiện  Có ý thức tự học tập để nâng cao kĩ chuyên môn 2.2 Các hoạt động chủ yếu Tổ chức chấm điểm thi đua phòng lần/tháng  Các khu vực công cộng như: sân chơi, lối đi, cổng vào, phịng bóng bàn, cầu thang, hội trường, phòng học nhà D Nhà vệ sinh phải làm thường xuyên, ngày đảm bảo sẽ, gọn gàng  Chăm sóc tưới cây, cắt cỏ, khơi cống rãnh, tạo khơng gian quang đãng phịng chống dịch bệnh  Đóng mở cửa lớp học theo lịch phịng đào tạo làm vệ sinh tồn dãy nhà D quản lý tài sản phòng học theo hợp đồng ký với trường  Phối hợp với tổ thực nhiệm vụ chung đơn vị  Thực nhiệm vụ đột xuất lãnh đạo yêu cầu 2.3 Kiến nghị tiêu chuẩn (cần đào tạo) Tổ chức khóa tập huấn đào tạo kĩ chuyên môn 2.4 Các chế độ đãi ngộ  Hưởng lương theo hợp đồng lao động  Được hưởng đầy đủ chế độ phúc lợi theo quy định Nhà Nước: HĐ lao động, BHXH, BHYT, BHTN…  Thưởng ngày nghỉ Lễ, Tết theo sách đãi ngộ KTX  Được làm việc môi trường thân thiện, độ IV Công tác quản lý sở vật chất KTX Các nguồn cung cấp sở vật chất KTX Phịng quản lí sở vật trường Đại học Sư phạm Thành phố Hồ Chí Minh Cách thức vận hành, sửa chữa, bảo quản, lý sở vật chất KTX Tất sở vật chất nhà trường phải thơng qua phịng quản lí sở vật chất phải hiệu trưởng kí duyệt Đây thiết bị ban đầu Tiếp theo đến hàng năm cuối năm nhà trường kiểm kê tài sản kiểm tra tất thiết bị, tất thiết bị có mã số , thiếu hư sau nhà trường đưa định mức cấp cho KTX Đầu năm KTX thấy thiếu thiết bị gửi công văn đề xuất lên trường yêu cầu cung cấp thiết bị phục vụ công việc cán công nhân viên KTX VD: cấp mực in, giấy tờ Nếu phịng thừa thiết bị luân chuyển qua phòng khác Còn nhà trường cấp thiết bị KTX không dùng đến trả lại Khi nhập thiết bị kho thủ kho chịu trách nhiệm quản lí kiểm kê tất tài sản Khi thủ kho phát cho cá nhân sử dụng cá nhân chịu trách nhiệm với tài sản Ngồi thiết bị văn phịng hàng năm nhà trường có cấp cơng cụ đơn giản bút, giấy cấp nhập kho Về quy định trường việc tu sửa KTX:  Sửa chữa lớn như: tu sửa dãy nhà, KTX đề xuất lên phòng quản trị thiết bị để lên kế hoạch dự tốn trình lên Hiệu trưởng thông qua  Lập kế hoạch vào đầu năm học việc mua sắm, sửa chữa nhỏ, trang bị vật dụng điện, nước, dụng cụ vệ sinh … cho phòng sinh viên, lớp học hoạt động phục vụ khác  Thường xuyên trì điện nước để phục vụ yêu cầu sinh viên thực nghiêm túc trách nhiệm hợp đồng nội trú cam kết  Theo dõi, quản lý toàn sở vật chất đơn vị, đảm bảo sử dụng có hiệu quả, khơng để mát, hư hỏng chủ quan gây nên  Hàng tháng ghi số sử dụng điện nước tồn kí túc xá để lập bảng toán theo quy định  Lập hồ sơ hợp đồng CSVC, bãi xe, cantin, thu gom rác…trình Giám đốc ký có trách nhiệm theo dõi thực  Thường xuyên kiểm tra kỹ thuật hệ thống điện nước khu vực sinh viên nội trú, lớp học, khu vực công cộng trung tâm để phát sớm tình hư hỏng có kế hoạch khắc phục  Lập sổ theo dõi, kiểm tra định kỳ, lưu hồ sơ thực chế độ báo cáo tài sản đơn vị lãnh đạo trường  Phối hợp với tổ để quản lý, sử dụng giám sát sinh viên việc thực quản lý tài sản chung phòng nơi công cộng theo quy định hợp đồng nội trú  Phối hợp với tổ bảo vệ thực tốt cơng tác phịng cháy chữa cháy (liên quan đến điện, nước, máy bơm chuyên dụng)  Đảm bảo điện, nước phục vụ thiết bị hỗ trợ giảng dạy, cc dạng CSVC khc phục vụ học tập cho dãy nhà D  Sửa chữa điện nước sở vật chất khác KTX  Thực nhiệm vụ đột xuất lãnh đạo yêu cầu V Công tác phối hợp với tổ chức đoàn thể địa phương Cùng với việc đẩy mạnh hoạt động quản lí tổ chức nhiều phong trào thể dục thể thao, Ban Quản lí KTX tăng cường phối hợp với cộng đồng địa phương nơi KTX đóng nhằm đảm bảo an ninh trật tự nơi cư trú tăng cường ý thức sinh viên việc có trách nhiệm với thân xã hội Sự phối hợp Ban Quản lí KTX Trường ĐH Sư phạm Tp.HCM với công an phường công an quận 11 năm qua đạt kết tương đối tốt KTX công an quận 11 kí kết quy chế phối hợp đảm bảo ANTT KTX giai đoạn năm lần, hai bên thường xuyên trao đổi vấn đề có liên quan việc quản lí người nhằm đảm bảo an tồn xã hội giữ gìn mơi trường KTX kỷ cương, nề nếp Bên cạnh đó, ban quản lí KTX cịn phối hợp chặt chẽ với quan quyền, ban ngành đoàn thể địa phương để tăng cường giúp đỡ, phối hợp cơng tác quản lí sinh viên KTX Mỗi tháng lần phát động chiến dịch “Chủ nhật xanh” kêu gọi sinh viên tham gia quét dọn vệ sinh môi trường xung quanh nơi cư trú địa bàn phường Ngoài em sinh viên KTX tham gia hoạt động địa phương tổ chức như: tham gia hiến máu nhân đạo, hội thảo quốc phòng cấp phường, quận, dạy học hè cho học sinh địa phương 10 Mục lục I Tình hình chung KTX Quá trình thành lập 2 Đội ngũ cán quản lý (2 người) Đội ngũ nhân viên, Cộng tác viên Chỉ tiêu tuyển sinh hàng năm Công tác quản lý dịch vụ phục vụ KTX (căng tin, ăn bán trú…) II Cơng tác quản lí phịng, văn thư, thư viện KTX Công tác văn thư lưu trữ III 1.1 Tiêu chuẩn nghề nghiệp nhân viên văn thư 1.2 Những hoạt động chủ yếu nhân viên văn thư Cơng tác quản lí phịng sinh viên Công tác giám thị 1.1 Yêu cầu phẩm chất, lực đội ngũ giám thị 1.2 Các hoạt động chủ yếu giám thị 1.3 Kiến nghị tiêu chuẩn (cần đào tạo) giám thị 1.4 Các chế độ đãi ngộ Cơng tác quản lí phịng ở, khu hoc tập, khu vui chơi giải trí sv IV 2.1 Yêu cầu phẩm chất, lực đội ngũ 2.2 Các hoạt động chủ yếu 2.3 Kiến nghị tiêu chuẩn (cần đào tạo) 2.4 Các chế độ đãi ngộ Công tác quản lý sở vật chất KTX Các nguồn cung cấp sở vật chất KTX Cách thức vận hành, sửa chữa, bảo quản, lý sở vật chất KTX V Công tác phối hợp với tổ chức đoàn thể địa phương 10 11 ... kỹ nghiệp vụ cho cán quản lí ký túc xá nhƣ tổ chức hội thảo, tọa đàm, giao lưu học hỏi kinh nghiệm quản lí với đơn vị có chức năng, nhiệm vụ với ký túc xá theo định kì hàng năm II Cơng tác quản. .. học chuyên ngành khác phải có chứng bồi dưỡng bổ sung kiến thức nghiệp vụ văn thư;  Có chứng bồi dưỡng quản lý nhà nước nghiệp vụ ngạch văn thư;  Có chứng ngoại ngữ trình độ bậc (hoặc tương... lập 2 Đội ngũ cán quản lý (2 người) Đội ngũ nhân viên, Cộng tác viên Chỉ tiêu tuyển sinh hàng năm Công tác quản lý dịch vụ phục vụ KTX (căng tin, ăn bán trú…)