Đánh giá hoạt động tra cứu thông tin tại hệ thống thư viện đại học quốc gia thành phố hồ chí minh

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - NGÔ THỊ THANH HƯƠNG ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG TRA CỨU THÔNG TIN TẠI HỆ THỐNG THƯ VIỆN ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH LUẬN VĂN THẠC SỸ CHUYÊN NGÀNH : KHOA HỌC THƯ VIỆN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH – NĂM 2010 ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - NGÔ THỊ THANH HƯƠNG ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG TRA CỨU THÔNG TIN TẠI HỆ THỐNG THƯ VIỆN ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH LUẬN VĂN THẠC SỸ KHOA HỌC THƯ VIỆN CHUYÊN NGÀNH : KHOA HỌC THƯ VIỆN MÃ SỐ : 60.32.20 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC TS NGUYỄN THỊ THƯ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH – NĂM 2010 Lời cảm ơn Tôi xin chân thành cám ơn: - TS Nguyễn Thị Thư hướng dẫn tận tình, truyền đạt kiến thức, kinh nghiệm quý báu giúp thực hồn thành luận văn - Các Thầy giáo, Cơ giáo Khoa Thư viện - Thông tin học trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn - Đại học Quốc gia TP Hồ Chí Minh tồn thể Thầy giáo, Cơ giáo nhiệt tình giảng dạy, giúp đỡ tơi hồn thành luận văn - Phịng Đào tạo Sau đại học trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn – Đại học Quốc gia Tp HCM - Ban Giám đốc Thư viện thành viên hệ thống Đại học Quốc gia TP Hồ Chí Minh, bạn đồng nghiệp Thư viện cung cấp thông tin, số liệu, chia sẻ kinh nghiệm giúp đỡ tơi hồn thành luận văn - Các đồng nghiệp hệ thống thư viện Đại học Quốc gia Tp Hồ Chí Minh: Thư viện trường Đại học Bách Khoa, Thư viện trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn, Thư viện trường Đại học Khoa học Tự Nhiên, Thư viện Trung tâm tạo điều kiện, giúp đỡ tơi có hội tốt để hồn thành luận văn Cuối cùng, tơi xin gửi lời cám ơn chân thành sâu sắc đến người thân gia đình ln giành cho tơi ủng hộ, động viên q báu để tơi yên tâm học tập hoàn thành luận văn tốt nghiệp Tp.Hồ Chí Minh, ngày 10 tháng năm 2010 Tác giả Ngô Thị Thanh Hương i Lời cam đoan Tơi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng Các số liệu, kết nêu luận văn trung thực chưa công bố cơng trình khác Tác giả ii BẢNG CHỮ VIẾT TẮT STT Chữ viết tắt Giải nghĩa BMTC Bộ máy tra cứu CBTC Cán tra cứu CBTV Cán thư viện, Cán thư viện – thông tin CSDL Cơ sở liệu ĐHQG TpHCM Đại học Quốc gia Tp Hồ Chí Minh HTML Hệ thống mục lục MLTT Mục lục trực tuyến NDT Người dùng tin, Người sử dụng TTTT - TVĐHKHXH & NV Trung tâm thông tin – thư viện trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn 10 TVĐHBK Thư viện trường Đại học Bách Khoa 11 TVĐHKHTN Thư viện trường Đại học Khoa học Tự Nhiên 12 TVTT Thư viện trung tâm iii MỤC LỤC Trang PHẦN MỞ ĐẦU CHƯƠNG I – CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG TRA CỨU THÔNG TIN 1.1 Khái niệm 1.1.1 Hoạt động tra cứu thông tin (Reference work, reference service) 7-10 1.1.2 Đánh giá hoạt động tra cứu thông tin 10-11 1.2.Ý nghĩa, vai trò hoạt động tra cứu thông tin 11-12 1.2.1 Trong thư viện, trung tâm thông tin 12 1.2.2 Trong thư viện đại học 12-13 1.3 Các thành phần hoạt động tra cứu thông tin 14 1.3.1 Điều kiện tổ chức hoạt động tra cứu thông tin 14 1.3.1.1 Bộ máy tra cứu 14-18 1.3.1.2 Cán thư viện – thông tin 18-19 1.3.2 Quy trình tổ chức thực hoạt động tra cứu thông tin 19-26 1.3.3 Kết hoạt động tra cứu thông tin 26-29 1.4 Đánh giá hoạt động tra cứu thông tin 29 1.4.1.Ý nghĩa việc đánh giá hoạt động tra cứu thông tin 29-31 1.4.2 Phương pháp đánh giá hoạt động tra cứu thông tin 31 1.4.2.1 Các loại phương pháp đánh giá hoạt động 31-39 1.4.2.2 Thực đánh giá hoạt động tra cứu thông tin 39-47 1.4.3 Yêu cầu tiêu chí đánh giá hoạt động tra cứu thông tin .47 1.4.3.1 Yêu cầu đánh giá hoạt động tra cứu thông tin 47-48 1.4.3.2 Tiêu chí đánh giá hoạt động tra cứu thơng tin 48-58 Chương II: KHẢO SÁT HOẠT ĐỘNG TRA CỨU THÔNG TIN TẠI HỆ THỐNG THƯ VIỆN ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HỒ CHÍ MINH 2.1 Giới thiệu khái quát hệ thống thư viện ĐHQG Tp.HCM 59-61 2.1.1 Nguồn tài nguyên thông tin 61-62 2.1.2 Cơ sở vật chất trang thiết bị 62-63 2.1.3 Cán thư viện – thông tin 63-65 2.1.4 Kinh phí bổ sung tài ngun thơng tin 65 iv 2.2.Thực trạng hoạt động tra cứu thông tin hệ thống thư viện Đại học Quốc gia Tp Hồ Chí Minh 66 2.2.1 Điều kiện thực tra cứu thông tin .66 2.2.1.1 Bộ máy tra cứu 66-73 2.2.1.2 Cán tra cứu thông tin .73-79 2.2.2 Tổ chức hoạt động tra cứu thông tin 79 2.2.2.1 Hoạt động tra cứu người dùng tin hệ thống thư viện Đại học Quốc gia Tp Hồ Chí Minh 79-83 2.2.2.2 Tổ chức phận tra cứu thông tin .83-85 2.2.2.3 Quy trình thực hoạt động tra cứu thông tin .85-86 2.2.2.4 Công cụ tra cứu .86-91 2.2.3 Kết hoạt động tra cứu thông tin 92 2.2.3.1 Sản phẩm tra cứu thông tin 92-95 2.2.3.2 Mức độ thỏa mãn nhu cầu người dùng tin 95-101 CHƯƠNG III: ĐÁNH GIÁ & KIẾN NGHỊ VỀ HOẠT ĐỘNG TRA CỨU THÔNG TIN TẠI HỆ THỐNG THƯ VIỆN ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP.HCM 3.1 Đánh giá hoạt động tra cứu thông tin hệ thống thư viện Đại học Quốc gia Tp Hồ Chí Minh …102 3.1.1 Đánh giá điều kiện tổ chức hoạt động tra cứu thông tin 102 3.1.1.1 Đánh giá máy tra cứu thông tin 102-119 3.1.1.2 Đánh giá đội ngũ cán tra cứu thông tin 119-123 3.1.2 Đánh giá tổ chức hoạt động tra cứu thông tin 123-125 3.1.3 Đánh giá kết hoạt động tra cứu thông tin .125 3.1.3.1 Đánh giá sản phẩm tra cứu thông tin 125-128 3.1.3.2 Đánh giá mức độ thỏa mãn nhu cầu thông tin người dùng tin dịch vụ tra cứu 128-130 3.2 Kiến nghị giải pháp nâng cao chất lượng hoạt động tra cứu thông tin hệ thống thư viện Đại học Quốc gia Tp Hồ Chí Minh 130 3.2.1 Xây dựng tiêu chuẩn cho hoạt động tra cứu thông tin 130 3.2.1.1 Tiêu chuẩn cho điều kiện tổ chức hoạt động tra cứu thông tin 130-132 3.1.3.2 Tiêu chuẩn phận tra cứu thông tin 132-134 3.2.2 Chuyên nghiệp hóa hoạt động tra cứu thông tin 135-141 v 3.2.4 Phối hợp, hợp tác thư viện đại học hoạt động tra cứu thông tin .141-143 3.2.5 Quảng bá & tiếp thị rộng rãi sản phẩm & dịch vụ thông tin 144-146 KẾT LUẬN .147-148 TÀI LIỆU THAM KHẢO 149-153 PHỤ LỤC 154 Phụ lục – Văn Nhà nước ban hành : Qui chế mẫu tổ chức hoạt động thư viện trường đại học Phụ lục – Mẫu phiếu khảo sát Phụ lục –Tổng hợp kết khảo sát Phụ lục – Quy trình cung cấp thơng tin Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn Phụ lục – Dịch vụ cung cấp thông tin Phụ lục – Kinh phí bổ sung tài liệu thư viện khảo sát vi PHẦN MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài: Thế kỷ XXI, kỷ nguyên kinh tế tri thức, thông tin trở thành loại hàng hóa đặc biệt, tiềm lực quốc gia Ngày nay, người sống, làm việc học tập khơng thể thiếu thơng tin Thơng tin góp phần hồn thiện tri thức người Mọi người có quyền bình đẳng tiếp cận thơng tin qua kênh truyền tin khác Một kênh vô quan trọng thư viện Thư viện đóng vai trị thu thập, xử lý, lưu trữ phổ biến thông tin đến cho người sử dụng Thư viện góp phần định hướng nhu cầu đọc người dùng tin, mở cho họ kho tàng tri thức vô giá để đồng hành họ học tập, nghiên cứu, giải trí,…Thư viện nhiều hoạt động thỏa mãn phần nhu cầu tin người sử dụng Trước bùng nổ thông tin phát triển mạnh mẽ khoa học công nghệ, đặc biệt công nghệ thông tin ứng dụng thư viện, thói quen người dùng tin có nhiều thay đổi Chính điều đặt thư viện trước nhiều hội thuận lợi cho phát triển đứng trước nhiều thách thức lớn Các trung tâm thông tin – thư viện phải tìm lời giải đáp để tạo môi trường thông tin đa tiện ích, người sử dụng truy nhập thơng tin hiệu quả, dễ dàng Một giải pháp mà quan thông tin – thư viện hướng tới cải tiến chất lượng hoạt động tra cứu thông tin, khâu chủ chốt hoạt động thông tin thư viện Việc ứng dụng sâu rộng công nghệ thông tin vào ngành thư viện thay đổi thói quen người dùng tin trước ảnh hưởng Internet tác động đến hoạt động tra cứu thông tin đặc biệt hệ thống thư viện đại học Vấn đề cải tiến hoàn thiện hoạt động tra cứu thông tin yêu cầu cấp bách mà thư viện đại học phải đảm trách kỷ ngun kinh tế tri thức, thơng tin coi tiềm lực quốc gia Nhận thức tầm quan trọng hoạt động tra cứu thông tin, hệ thống thư viện Đại học Quốc gia Tp Hồ Chí Minh coi điều kiện tiên phải thực có chất lượng để góp phần hồn thành sứ mạng thư viện đại học Tháng 12/2007 Thư viện Trung tâm Đại học Quốc gia bảo vệ thành công đề tài triển khai “Xây dựng giải pháp phát triển hệ thống thư viện Đại học Quốc gia Tp Hồ Chí Minh” mà nội dung quan trọng đề cập đến phát triển dịch vụ tra cứu thông tin thư viện thành viên Chính lý đó, định chọn đề tài “Đánh giá hoạt động tra cứu thông tin hệ thống thư viện Đại học Quốc gia Tp Hồ Chí Minh” làm đề tài luận văn thạc sỹ chuyên ngành thông tin thư viện Lịch sử nghiên cứu vấn đề Trên giới, hoạt động tra cứu thông tin đề cập nhiều báo cáo, hội thảo Ngành thông tin – thư viện coi hoạt động quan trọng để quảng bá hình ảnh thư viện, khai thác hiệu nguồn lực thông tin làm cầu nối giúp người dùng tin tiếp cận tới nguồn tri thức Ở Việt Nam, nghiệp thư viện phát triển chậm Từ năm 90 kỷ 20 hệ thống thư viện đại học bắt đầu trọng Thư viện trường đại học bước hoàn thiện để đáp ứng yêu cầu công đổi Thư viện không nơi lưu trữ, bảo quản tài liệu đáp ứng dịch vụ thông tin truyền thống (mượn, trả tài liệu,…) mà phải chủ động quảng bá hình ảnh, huấn luyện người dùng tin sử dụng hiệu nguồn lực thơng tin Các thư viện đại học phấn đấu trở thành trung tâm thông tin, mơi trường học liệu mở cho sinh viên Do đó, thư viện nhận thấy tầm quan trọng hoạt động tra cứu thông tin việc phổ biến thông tin đến người sử dụng Về mặt lý luận hoạt động tra cứu thơng tin có số cơng trình nghiên cứu sau: 37 38 39 40 41 42 PHỤ LỤC – DỊCH VỤ CUNG CẤP THƠNG TIN DỊCH VỤ THAM KHẢO - (TVBK) Hỗ trợ bạn đọc việc sử dụng thư viện Hướng dẫn kỹ thuật tra cứu giải thích cách sử dụng nguồn tài liệu thư viện (VD: Bạn đọc cần giúp đỡ việc tìm kiếm mục lục, tìm tài liệu kệ, tìm thông tin nguồn tài liệu tham khảo Bạn đọc chưa quen sử dụng nguồn thông tin điện tử…) Đáp ứng thông tin theo yêu cầu Bạn đọc yêu cầu cần giúp đỡ bắt đầu tìm kiếm từ đâu? (Các thắc mắc từ câu hỏi đơn giản đến câu hỏi phức tạp) Cán phụ trách dịch vụ tham khảo tìm câu trả lời cho câu hỏi giúp Bạn đọc tìm thông tin nhanh, xác đầy đủ Hướng dẫn bạn đọc theo lớp Tổ chức lớp hướng dẫn sử dụng thư viện có kết hợp tham quan cho Bạn đọc mới, tập huấn cách tra cứu nguồn tài liệu (có thể kết hợp phát tờ hướng dẫn hay tờ bướm giới thiệu nguồn lực thông tin dịch vụ thư viện) Hướng dẫn truy tìm tài liệu phục vụ nghiên cứu Đối với nhu cầu tìm tin phức tạp, cán dịch vụ tham khảo hướng dẫn Bạn đọc tìm kiếm nguồn thông tin liên quan cách sử dụng hệ thống trực tuyến, CSDL CD-ROM, Internet mở rộng việc tìm kiếm trung tâm thông tin, thư viện khác trường… Thực dịch vụ thông tin - Nhận cung cấp thông tin theo yêu cầu - Biên soạn thư mục, cung cấp danh mục sách - Lưu hành tạp chí: Nếu bạn đọc có yêu cầu, TV chụp trang nhan đề, trang mục lục tạp chí để gửi tới Bạn đọc - Trưng bày sách mới, trưng bày sách theo chủ đề… - Giới thiệu, dẫn tìm tin theo chủ đề Biên soạn tháng 5/2008 43 Tờ rơi theo chủ đề - Công nghệ thực phẩm (TVĐHBK) 44 45 THƯ VIỆN ĐẠI HỌC BÁCH KHOA Phòng Dịch vụ Tham khảo DỊCH VỤ CUNG CẤP THÔNG TIN BẢNG GIÁ THAM KHẢO STT 2.1 2.2 Loại hình cung cấp Cung cấp danh mục tài liệu theo yêu cầu Tóm tắt danh mục Tiếng việt Tiếng Anh - Pháp Dịch Anh hay Pháp sang Việt Cung cấp tài liệu theo u cầu: Tài liệu tồn văn tính theo số trang tài liệu 5.1 5.2 5.3 5.4 6.1 6.2 7.1 7.2 8.1 8.2 Giá tiền 2.000 đ/ nhan đề 30.000 đ/bài 50.000 đ/bài 50.000 đ/trang 30.000 đ (từ 1-10 trang) (10 trang cộng thêm 10.000 đồng) Thơng tin dạng in ấn Scan dowload hình ảnh 3.000 đ/hình Scan dowload văn 3.000 đ/trang A4 In tài liệu 1.000 đ/tờ Photocoppy tài liệu 500 đ/tờ Tìm cung cấp báo khoa học Độc giả trường 60.000 đ Độc giả trường 70.000 đ/bài Dịch vụ chép đĩa tài liệu điện tử Đối tượng cán bộ, giảng viên 20.000 đ/đĩa Học viên cao học, sinh viên 30.000 đ/đĩa Tổ chức thông tin CD-Rom với giao diện Greenstone Biên mục thành sưu tập theo Dublin Core 3.000 đ/bài Xuất đĩa CD-Rom Greenstone: 15.000 đ/đĩa - Loại đĩa thường: 35.000 đ/đĩa - Loại đĩa tốt: 46 Dịch vụ cung cấp thông tin TVTT 47 48 Phụ lục – Kinh phí bổ sung tài liệu thư viện Bảng – Bảng kê chi tiết kinh phí bổ sung tài liệu theo loại hình Kinh phí bổ sung 2007 Tài liệu in Báo – tạp chí CSDL Tài liệu điện tử 2008 TVTT TVĐHBK 400.000.000 VNĐ 80.000.000 VNĐ 3.200.000 Tài liệu đa phương tiện 555.071.000 VNĐ 284.251.000 VNĐ 36.056.000 VNĐ 603.737.200 VNĐ 95.704.100 VNĐ 1.125.551.000 VNĐ Dùng chung TVTT Nhận tặng 500.885.770 VNĐ 252.114.230 VNĐ 72.497.000VNĐ Tài liệu in 596.065.420 VNĐ 591.200.040 VNĐ Báo – tạp chí Tài liệu điện tử Tài liệu đa phương tiện 102.415.800 VNĐ 922.390.976 VNĐ 1.591.000 VNĐ 244.8514.960 VNĐ 56.388.000 VNĐ Tài liệu in Báo – tạp chí Tài liệu điện tử Nhận tặng TTTTTVĐHKHXH&NV TVĐHKHTN 427.676.750 VNĐ 650.000.000 VNĐ 50.000.000 VNĐ Dùng chung TVTT Nhận tặng -550.000.000 VNĐ 95.442.941 VNĐ 16.800.000 VNĐ 1.053.311.900 VNĐ Dùng chung TVTT 316.309.876 VNĐ 59.151.106 VNĐ 550.000.000 VNĐ 2009 105.300.500 VNĐ Bảng – Bảng kê tổng kinh phí theo năm học Năm Tổng kinh phí bổ sung tài liệu thư viện năm từ 2007-2009 Kinh phí bổ sung tài liệu in Kinh phí bổ sung tài liệu điện tử (VNĐ) (VNĐ) 2007 3.072.633.900 355.565.876 2008 2.430.118.050 1.310.290.941 2009 2.143.684.326 1.085.670.476 Ghi Không phân bổ cụ thể kinh phí dành để bổ sung tài liệu tra cứu 49 50 51 ... thơng tin thư viện thành viên Đại học Quốc gia Tp Hồ Chí Minh - Đánh giá hoạt động tra cứu thơng tin hệ thống thư viện Đại học Quốc gia Tp Hồ Chí Minh - Đề xuất kiến nghị hoạt động tra cứu thông tin. .. dùng tin 95-101 CHƯƠNG III: ĐÁNH GIÁ & KIẾN NGHỊ VỀ HOẠT ĐỘNG TRA CỨU THÔNG TIN TẠI HỆ THỐNG THƯ VIỆN ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP.HCM 3.1 Đánh giá hoạt động tra cứu thông tin hệ thống thư viện Đại học. .. ĐỘNG TRA CỨU THÔNG TIN TẠI HỆ THỐNG THƯ VIỆN ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HCM Mô tả thực trạng hoạt động tra cứu thông tin 04 thư viện thuộc Đại học Quốc gia Tp Hồ Chí Minh (Thư viện trường Đại học Bách