Nâng cao hiệu quả quản lý văn bản đến ở trường THCS

I MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Đất nước ta chuyển biến phát triển mặt, đơn vị hành nói chung trường học nói riêng gặp khơng khó khăn, vướng mắc yêu cầu phát sinh Đặc biệt vấn đề quản lý văn đi, văn đến Để hoạt động có hiệu quan khơng thể khơng coi trọng cơng tác này, khơng phương tiện cần thiết để ghi lại truyền đạt quy định quản lý trình hoạt động quan mà điều kiện đảm bảo cho quan thực tốt công việc quản lý, điều hành theo chức năng, nhiệm vụ quyền hạn giao theo pháp luật Hòa nhập vào xu năm gần nghiệp vụ cơng tác văn thư có bước phát triển phong phú đa dạng đáp ứng yêu cầu cải cách hành Qua thời gian thực nhiệm vụ công tác văn thư trường THCS, thấy việc quản lý công văn đi, công văn đến có nhiều điều cần có nhiều biện pháp quản lý để xếp cho hợp lý Chính cơng tác quản lý văn đi, văn đến trường THCS công việc cấp bách cần tiến hành nhanh chóng kịp thời Trên thực tế trường THCS soạn thảo văn bản, tìm hiểu thông tin, tài liệu, số liệu để làm báo cáo lên cấp lúng túng làm thường chưa với yêu cầu cấp đưa Đặc biệt công văn đến từ cấp yêu cầu báo cáo, làm chưa quy định, thời gian nộp chậm Tất vấn đề vướng mắc NV văn thư trường học giải quy trình giải văn đến cịn chậm chạp, chưa khoa học… Cụ thể việc quản lý văn đến có ảnh hưởng quan trọng đến việc thực tốt công tác Văn thư – Lưu trữ Có thể xem cơng tác quản lý văn đến cầu nối công tác Văn thư với công tác Lưu trữ Văn đến giải quản lý cách khoa học tiết kiệm thời gian, cơng sức Từ tạo điều kiện thuận lợi để công tác Văn thư – Lưu trữ phát triển, hướng tới mục tiêu đơn giản thủ tục hành chính, khoa học hiệu Mỗi quan trường học cần phải nhận thức đắn vị trí vai trị cơng tác Văn thư – Lưu trữ quan, đơn vị để đưa cơng tác vào nề nếp góp phần tích cực vào việc nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý Vì tơi chọn nghiên cứu thực đề tài “biện pháp nâng cao hiệu công tác quản lý văn đến trường THCS” làm SKKN Mong phần vào cơng tác quản lý văn đến trường THCS Từ giúp có nhìn cách khoa học có hiệu cơng tác Văn thư – Lưu trữ nhà trường Công tác quản lý văn đến trường THCS góp phần đảm bảo cho hoạt động nhà trường bước đầu thông suốt Nhờ góp phần nâng cao hiệu quản lý hành nhà nước thúc đẩy nhanh chóng cơng cải cách hành Mục đích nghiên cứu Trong giai đoạn hội nhập quốc tế việc áp dụng “biện pháp nâng cao hiệu quản lý văn đến trường THCS” có khoa học đắn việc đổi mới, nâng cao để bắt kịp với xu thời đại Nâng cao hiệu quản lý văn đến trường THCS mang tính kịp thời, xác cao, địi hỏi người phụ trách cơng tác văn thư phải có kỹ cách giải quy trình văn đến theo quy định nhà nước Nâng cao nhận thức trách nhiệm người làm công tác văn thư văn đến để giúp nhà trường nơi làm đạt kết cao Một quy trình “quản lý văn đến” tốt góp phần thực nhiệm vụ giải tốt công việc nhà trường, tạo nên thống nhất, liên tục trình hoạt động nhà trường Việc thực tốt “biện pháp nâng cao hiệu quản lý văn đến trường THCS” nhân tố quan trọng để xây dựng nên hành trường THCS chuyên nghiệp, đại hướng đến mục đích BGH tồn thể CB, GV, NV nhà trường ủng hộ tạo niềm tin cho làm SKKN Đối tượng nghiên cứu Đề tài “biện pháp nâng cao hiệu quản lý văn đến trường THCS” nghiên cứu phạm vi trường THCS, chủ yếu văn đến tất quan gửi đến nhà trường tất loại phương tiện Phương pháp nghiên cứu Để thực tốt đề tài sáng kiến mình, tơi sử dụng phương pháp nghiên cứu chủ yếu sau: - Một là, quan sát hoạt động thực tiễn công việc đối chiếu lý luận thực tiễn để đánh giá hoạt động quản lý văn để trường THCS nơi công tác - Hai là, dựa vào cơng văn hướng dẫn, quy định Chính phủ, Bộ để làm đối chiếu với tình hình thực tế quan (xem phụ lục VIII) - Ba là, dựa vào quy chế, báo cáo tổng kết để phân tích, thống kê rút giải pháp mang tính khả thi, sử dụng bảng câu hỏi để tìm hiểu rõ đề - Bốn là, sử dụng phương pháp vấn trực tiếp để khai thác thêm thơng tin Ngồi ra, tơi cịn học hỏi đồng nghiệp, mạng Internet, tài liệu hướng dẫn công tác văn thư lưu trữ (Nghị định, Thông tư, Quyết định, Hướng dẫn, sách, báo, tạp chí….) Những điểm SKKN "Biện pháp nâng cao hiệu quản lý văn đến trường THCS” đề tài nâng cao phát triển từ đề tài SKKN thân từ đề tài "Một số biện pháp nâng cao hiệu quản lý văn đến trường THCS” năm học 2015 - 2016 Những điểm đề tài lần thể sau: - Nâng cao hiệu lực, hiệu hoạt động quản lý văn đến trường THCS đáp ứng bước đại hóa hành - Triển khai ứng dụng CNTT(công nghệ 4.0) hoạt động đạo, điều hành quản lý văn đến nhà trường đáp ứng yêu cầu trình hội nhập quốc tế - Quản lý văn đến đồng hóa đưa vào quy trình chun nghiệp Từ thơng tin văn điện tử hóa cập nhật lên hệ thống Tất liên quan đến văn cần xử lý đọc thực phần việc Mặt khác, thực trình xử lý cơng văn khơng bị thất lạc, bỏ sót thực Đặc biệt, tính quản lý văn đến theo đề tài cịn giúp ích cho việc lưu trữ lập hồ sơ cho nhà trường dễ ràng nhiều năm II NỘI DUNG CỦA ĐỀ TÀI Cơ sở lý luận đề tài 1.1 Cơ sở lý luận chung: Công tác Văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc quan đơn vị Công tác văn thư phận gắn liền với hoạt động đạo, điều hành công việc quan tổ chức Hiệu hoạt động quản lý quan, tổ chức phần phụ thuộc vào công tác Văn thư - Lưu trữ làm tốt hay khơng tốt Cũng điều mà quan, tổ chức công tác văn thư ngày quan tâm nhiều Đặc biệt cơng cải cách hành Nhà nước cơng tác văn thư trọng tâm tập trung đổi 1.2 Cơ sở lý luận đề tài * Công tác quản lý văn đến: Văn đến tất văn từ quan gửi đến đường trực tiếp hay tài liệu quan trọng cá nhân mang từ hội nghị qua đường bưu điện… Văn đến quan hình thành tạo nên loại phương tiện, loại công cụ đặc biệt hoạt động điều hành, quản lý quan Để phát huy tối đa ý nghĩa, tác dụng vấn để tổ chức quản lý, giải tốt loại văn có tầm quan trọng xem nhẹ Công tác quản lý văn đến trường học nội dung quan trọng nghiệp vụ công tác Văn thư – Lưu trữ Công tác quản lý văn đến chiếm phần lớn hoạt động công tác văn thư mắt xích quan trọng guồng máy hoạt động quản lý quan, đơn vị Công tác quản lý văn đến cung cấp kịp thời, đầy đủ, xác thơng tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý quan đơn vị nói chung Thực tốt cơng tác quản lý văn đến góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng, xác, nâng cao chất lượng, sách, chế độ, giữ gìn bí mật quan Hạn chế bệnh quan lưu, giảm bớt giấy tờ không cần thiết hạn chế việc lợi dụng sơ hở việc quản lý trái pháp luật Công tác quản lý văn đến đảm bảo giữ gìn đầy đủ văn có giá trị quan khác gửi đến Nếu trình hoạt động quan văn giữ lại đầy đủ, nội dung xác, phản ảnh chân thực hoạt động quan cần thiết, văn chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động quan cách chân thực Trong trình hoạt động nhà trường cần phải tổ chức tốt loại hồ sơ, văn giữ lại đầy đủ chất lượng lưu trữ ngày tăng lên; đồng thời hoạt động nhà trường có điều kiện thuận lợi để triển khai thực tốt Như vậy, nội dung, thể loại tác giả văn đến đa dạng phức tạp, mà cơng tác quản lý văn đến trường THCS nằm hệ thống, hoạt động hàng ngày tiếp nhận loại văn đến từ cấp mang nội dung đạo, hướng dẫn, giao nhiệm vụ kế hoạch, kiểm tra đơn đốc Từ cho ta thấy được, văn đến trường THCS phong phú cần phải tổ chức quản lý giải triệt để tốt * Quy trình giải văn đến trường THCS: Văn đến dù dạng phải tập trung văn thư, tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận xử lý theo nguyên tắc kịp thời, xác thống (Xem Phụ lục 1) Sơ đồ quy trình giải văn đến thể sau: Trách nhiệm Văn thư Văn thư Lãnh đạo Văn thư Bộ phận/cá nhân có trách nhiệm giải Bộ phận/cá nhân có trách nhiệm giải Trình tự cơng việc Tiếp nhận đăng ký văn Scan văn đến Xem xét, đạo thực Chuyển giao văn đến Triển khai giải Lưu hồ sơ Trong công việc hàng ngày, nhà trường nhận công văn đạo cấp, ngành Khi văn đến NV văn thư phải có trách nhiệm tiếp nhận, đăng ký, xử lý, chuyển giao văn đến theo quy định theo nội dung yêu cầu, trình hiệu trưởng xử lý, sở nội dung văn mà hiệu trưởng đạo gửi cho cá nhân, phận liên quan Văn thư thực photo copy văn (nếu cần) tiến hành chuyển văn theo đạo hiệu trưởng, gốc văn thư lưu vào hồ sơ công văn đến Do vậy, nhận văn quan gửi đến hình thức văn thư phải xem xét, phân loại, đăng ký, giải kịp thời xác thống theo quy định hành Đảng Nhà nước Thực trạng công tác quản lý văn đến trường THCS trước áp dụng đề tài Trong năm trước đây, chưa phân công công tác trường THCS, thấy trường THCS hầu hết khơng có cán làm cơng tác văn thư Phần lớn công tác Văn thư – Lưu trữ trường học chủ yếu cán làm công tác khác kiêm nhiệm Mấy năm trở lại quan tâm cấp hầu hết trường huyện có cán làm cơng tác văn thư lại khơng có chun mơn nghiệp vụ cơng tác văn thư Nhân viên văn thư trường THCS làm cơng tác văn phịng chủ yếu trọng đến công tác Văn thư – Lưu trữ Vì mà loại cơng văn đến nhân viên văn phòng xếp lại thành tệp, theo năm cách lộn xộn không hợp lý, không theo quy định Thực trạng quản lý văn năm trước Trong năm gần cải cách thủ tục hành Nhà nước, công tác Văn thư – Lưu trữ trường học Ban lãnh đạo phòng GD&ĐT, BGH nhà trường quan tâm đạo sâu sát triển khai thực theo văn hướng dẫn (Phụ lục VIII Có văn kèm theo tham khảo) sau: Công văn số 620/SGDĐT - VP ngày 25/3/2019 Sở GD&ĐT việc quy định hồ sơ, sổ sách công tác quản lý trường học; Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 Thủ tướng Chính phủ việc gửi, nhận văn điện tử quan hệ thống hành nhà nước; Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 Bộ Nội vụ quy định trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử công tác văn thư, chức hệ thống quản lý tài liệu điện tử q trình xử lý cơng việc quan tổ chức; Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 03/03/2020 Chính phủ cơng tác văn thư; Quyết định số 1032/QĐ-BNV ngày 01/12/2020 ban hành quy chế công tác văn thư lưu trữ Bộ Nội vụ Hiện nhiều trường THCS địa bàn NV văn thư tập trung văn thành tệp, không đăng ký vào sổ không đăng ký vào máy hay lưu văn downloal từ mạng Trường THCS đơn vị hành nghiệp có đặc thù riêng chủ yếu xử lý văn từ cấp theo hệ thống ngành dọc Các văn thuộc Bộ GD&ĐT, Sở GD&ĐT, Phịng GD&ĐT Ngồi cịn có văn thuộc quan khác UBND tỉnh, UBND huyện,UBND xã , Huyện uỷ, Hội Khuyến học, Huyện Đoàn, đơn thư kiến nghị nhân dân… Mỗi ngày NV văn thư nhà trường tiếp nhận trung bình khoảng từ đến 10 văn Thống kê văn theo mẫu sau: Văn Văn đến Văn đến Văn đến Năm đến Sở Phòng của nhân dân Giáo dục Giáo dục quan đoàn thể (đơn thư) … Qua thời gian làm công tác Văn thư – Lưu trữ trường THCS, để quản lý văn đến trường học tơi thấy có thuận lợi khó khăn sau: * Thuận lợi - Đảng, quyền, đoàn hể nhân dân quan tâm đến Giáo dục, có tinh thần đồn kết hợp tác với nhà trường Đội ngũ thầy cô giáo động, nhiệt tình, có lực chun mơn tốt, có tinh thần trách nhiệm cao - Được quan tâm đạo trực tiếp Phòng GD&ĐT BGH nhà trường - Cơ sở vật chất đáp ứng đầy đủ kịp thời cho công tác quản lý, công tác dạy học hoạt động khác - Công tác quản lý văn đến có đầy đủ hệ thống văn mang tính pháp lý, văn đến phần lớn chuyển trực tiếp đến địa gmail qua mạng Internet (chỉ có số văn chuyển qua đường bưu điện, từ hội nghị mang về…) Về phần thân rèn luyện cho tính cẩn thận, ngăn nắp, làm việc có khoa học; nâng cao tinh thần trách nhiệm cho thân * Khó khăn: - Thời gian gian đầu cịn phải tiếp cận làm quen với công việc nên gặp khó khăn cơng tác quản lý văn đến xử lý vấn đề - Lúc nhận bàn giao, tơi thấy cơng việc cịn mẽ, hồ sơ không ngăn nắp, bề bộn cho việc tìm kiếm, xếp lại văn, tài liệu, hồ sơ lâu, công văn đến bị thất lạc nhiều Tuy nhiên vấn đề nan giải gây xúc cho người làm công tác văn thư tơi Tơi thấy cần phải có biện pháp để nâng cao công tác Văn thư - Lưu trữ trường THCS nơi công tác Trong có “biện pháp nâng cao hiệu cơng tác quản lý văn đến trường THCS” Chính thế, tơi tập trung vào đề tài này, tìm giải pháp thực cách hiệu để hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Các giải pháp sử dụng nhằm nâng cao hiệu công tác quản lý văn đến trường THCS Để tiến hành nâng cao hiệu công tác quản lý văn đến trường THCS đưa ba biện pháp sau: 3.1 Biện pháp 1: Tiếp nhận, phân loại, bóc bì, đóng dấu văn đến Tất văn bản, giấy tờ, tài liệu, thư chuyển đến trường THCS tập trung NV văn thư NV văn thư tiếp nhận , kiểm tra, phân loại, bóc bì đóng dấu đến Việc tiếp nhận văn đến quy trình việc quản lý văn đến Việc tiếp nhận văn đến nguyên tắc cần phải kiểm tra xem xét thận trọng * Vai trò, tác dụng, hiệu biện pháp “Tiếp nhận, phân loại, bóc bì, đóng dấu văn đến”: - Làm tốt việc “Tiếp nhận, phân loại, bóc bì, đóng dấu văn đến” cán văn thư làm tốt bước đầu quy trình quản lý văn đến Góp phần vào việc đăng ký văn đến chuyển giao, giải văn đến cách khoa học, nhanh chóng, xác, kịp thời đến người tiếp nhận văn - “Tiếp nhận, phân loại, bóc bì, đóng dấu văn đến” địi hỏi người làm công tác Văn thư phải xử lý nhanh chóng mặt thời gian đáp ứng yêu cầu đạo điều hành lãnh đạo đến hoạt động nhà trường - Cán văn thư trường học cần phải đảm bảo nguyên tác kịp thời, xác thống văn đến xử lý giải ngay, không bị lẫn lộn Giúp lãnh đạo nhà trường có kế hoạch xử lý, giải công việc kịp thời gian quy định Văn thư trường THCS cần lưu ý: - Thứ kiểm tra, cập nhật văn quan khác gửi đến - Thứ hai phân loại văn đến: + Văn ( Loại gửi cho quan; loại gửi cho đoàn thể) + Thư riêng Ví dụ minh họa: Loại gửi cho quan ( bóc bì) UBND HUYỆN THỌ XN Địa chỉ: TT Thọ Xn – Thanh Hóa Kính gửi: Trường THCS X HỘI ĐOÀN - ĐỘI THỌ XUÂN Địa chỉ: TT Thọ Xn – Thanh Hóa Kính gửi: Trường THCS X Loại gửi cho cá nhân, thư riêng (khơng bóc) UBND HUYỆN THỌ XN PHỊNG TÀI CHÍNH – KẾ HOẠCH Địa chỉ: TT Thọ Xn – Thanh Hóa Kính gửi: Bà Lê Thị A Trường THCS ……… UBND HUYỆN THỌ XUÂN PHÒNG GD&ĐT THỌ XUÂN Địa chỉ: TT Thọ Xuân – Thanh Hóa Kính gửi: Ơng Nguyễn Văn B Trường THCS……… Trường hợp văn chuyển qua mạng Internet cán văn thư phải download thư mục lưu máy tính, in đầy đủ văn (ở loại văn gửi qua mạng khơng phải bóc bì) - Thứ ba bóc bì văn bản: Khi bóc bì NV văn thư phải lưu ý khơng tự tiện bóc thư riêng, văn mật, tuyệt mật chưa đồng ý người ghi tên bì - Thứ tư đóng dấu lên văn đến: Văn đến sau NV văn thư tổng hợp đóng dấu đến Dấu đến phải quan làm để đóng lên văn đến Mẫu dấu đến khắc sau: (Xem phụ lục 2) Được khắc sẵn, hình chữ nhật, kích thước 35mm x 50mm 50 mm TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Số: ………………………… 35 ĐẾN mm Ngày: ………………………… Chuyển: …………………………………… Số ký hiệu HS: ……………………………… Ví dụ minh họa: Cơng văn đến đóng dấu đến khắc sẵn 3.2 Biện pháp 2: Đăng ký văn đến Đăng ký văn đến phải bảo đảm đầy đủ, rõ ràng, xác thơng tin cần thiết theo mẫu sổ đăng ký văn đến theo thông tin đầu vào liệu quản lý văn đến Những văn đến không đăng ký Văn thư quan đơn vị, cá nhân khơng có trách nhiệm giải quyết, trừ loại văn đến đăng ký riêng theo quy định pháp luật Ở phần tơi muốn trình bày áp dụng phương pháp là: a Phương pháp đăng ký truyền thống (đăng ký vào sổ đăng ký văn đến) Phương pháp văn thư nhà trường có nhiệm vụ: - Đăng ký, thực thủ tục phát hành, chuyết phát theo dõi việc chuyển phát văn - Tiếp nhận, đăng ký văn đến; trình, chuyển giao văn đến - Sắp xếp, bảo quản phục vụ việc tra cứu, sử dụng lưu văn - Quản lý sổ đăng ký văn đến - Quản lý, sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa, bí mật quan, tổ chức; loại dấu khác theo quy định * Bìa trang đầu: (xem phụ lục 3) Bìa trang đầu sổ đăng ký văn đến (loại thường) trình bày theo minh họa hình vẽ PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO THỌ XUÂN TRƯỜNG THCS X SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: 2020 Từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 Từ số 01 đến số … Quyển số: 01 Mẫu bìa Mẫu bìa sổ in sẵn Về nguyên tắc, văn đến phải đăng ký vào sổ đăng ký văn đến Cách làm tạo điều kiện dễ dàng tiện lợi cho việc tìm kiếm cần thiết Mẫu sổ đăng ký văn đến bố trí sau: (Xem phụ lục 3) Ngày Tên loại Đơn vị Số, ký Ngày Số tháng trích yếu Ngày Ký Ghi Tác giả hiệu đến đến văn nội dung người chuyển nhận văn bản văn nhận Ví dụ minh họa đăng ký sau: Sổ đăng ký văn đến Ở trường THCS hàng năm thường có đơn từ nhân dân ta cần lập loại sổ đăng ký riêng: Mẫu sổ: (Xem phụ lục IV) Ngày Số đến (1) Họ tên, địa Ngày đến người gửi tháng (2) (3) (4) Tên loại trích yếu nội dung (5) Đơn vị người nhận (6) Ký Ghi nhận (7) (8) Sau đăng ký văn đến NV văn thư trình văn cho hiệu trưởng xem xét, nghiên cứu để định phương hướng giải Hiệu trưởng ghi rõ chuyển đến cá nhân, đoàn thể trường NV văn thư vào để chuyển đến đối tượng có liên quan thời gian sớm 10 Ngoài phương pháp đăng ký truyền thống vào mẫu sổ đăng ký công văn đến tơi cịn quản lý văn đến phương pháp đại lưu văn đăng ký văn máy vi tính b Phương pháp đại (Lưu văn đăng ký văn máy vi tính) Phương pháp NV văn thư nhà trường phải đảm bảo yêu cầu sau: - Kiểm tra tính xác thực tồn vẹn văn điện tử thực tiếp nhận hệ thống ngành - Kiểm tra văn xem gửi đến địa trường chưa để đăng ký giải kịp thời, nhanh chóng - Đặc biệt có yêu cầu nhập trực tuyến nhân viên văn thư phải tiến hành thu thập số liệu, xử lý nhập theo yêu cầu văn cấp Việc lưu trữ loại văn đến máy vi tính quan trọng Do người làm công tác văn thư phải cẩn thận, kỹ công tác lưu trữ văn đến Trong thời đại ứng dụng CNTT (4.0) đòi hỏi NV văn thư trường học ln phai tìm cho biện pháp lưu trữ cho khoa học, dễ tìm kiếm cần thiết Máy vi tính công cụ cần thiết cho người làm NV văn thư trường THCS Nó khơng quan trọng việc soạn thảo văn mà cịn tủ to lớn để giúp NV văn thư lưu trữ loại công văn, hồ sơ cần thiết để cần ta việc mở máy có nhằm đáp ứng hiệu cơng việc nhà trường Đặc biệt lưu trữ loại văn đến quan cấp gửi qua mạng Internet Do đặc thù nay, hầu hết tất băn đến cấp gửi trường tồn huyện có kèm theo văn Vì muốn quản lý, lưu trữ văn đến để dễ dàng thuận lợi cách làm sau nâng cao hiệu quản lý văn đến trường THCS lên nhiều: * Cách 1: Lưu văn đến ổ đĩa Lập thư mục theo quy trình sau: Ổ ĐĨA LƯU NĂM …… CÔNG VĂN ĐẾN NHÀ TRƯỜNG CÔNG VĂN ĐẾN CƠNG ĐỒN CƠNG VĂN ĐẾN TTHT CỘNG ĐỒNG CƠNG VĂN ĐẾN CHI BỘ CƠNG VĂN ĐẾN ĐỒN - ĐỘI TN 11 Hằng ngày văn ngành liên quan đến nhà trường mặtchun mơn, đến đồn thể nhà trường hầu hết gửi qua địa gmail trường NV văn thư ngày phải có trách nhiệm truy cập để cập nhật văn đến để giải nhanh chóng, xác kịp thời Muốn thực tốt công tác lưu trữ văn đến mang tính khoa học đạt hiệu cao, giải pháp thân tạo thư mục mang tên “Công văn đến”, thư mục “Công văn đến” tạo thư mục liên quan đến tên gọi loại văn Tiến hành Dowload văn gửi từ gmail lưu trữ vào thư mục thư mục “Công văn đến”, theo nội dung văn gửi cho phận Ví dụ minh họa: Thư mục cơng văn năm nhà trường Địa gmail truy cập cơng văn đến nhà trường Khi q trình đăng ký lưu trữ văn đến hoàn thành, tiến hành liên kết File “Hyperlink” vừa Dowload đến sổ quản lý văn đến máy tính Thực tốt giải pháp giúp cho cơng tác tìm kiếm văn phục vụ cho 12 công tác điều hành, quản lý quan nhanh chóng, xác Chỉ cần tìm tên sổ quản lý văn bản, chọn vào tên, loại văn mà ta liên kết file sổ quản lý văn máy tính Ví dụ: Tìm cơng văn “đánh giá SKKN năm học 2019 - 2020 hướng dẫn công tác SKKN năm học 2020 - 2021” Phòng GD&ĐT Thọ Xuân Lúc chưa áp dụng sáng kiến: muốn tìm văn người làm công tác văn thư phải mở sổ quản lý văn đến xem số, ngày tháng, năm đăng ký văn sổ quản lý văn đến, xem văn đăng ký vào ngày tháng năm nào, tìm kiếm kho lưu trữ ngày, tháng, năm đăng ký tìm văn theo yêu cầu Thực công tác lưu trữ theo phương pháp tốn nhiều thời gian tìm kiếm cơng sức, đơi văn cịn thất lạc gây khó khăn cho công tác tra cứu sau Khi áp dụng sáng kiến: Muốn tìm văn trên, người làm cơng tác văn thư cần xem sổ quản lý văn máy, líp vào văn cần tìm, văn hiển thị máy ta liên kết file “Hyerlink” đăng ký văn Khi thực công tác lưu trữ theo sáng kiến này, tốn thời gian, cần thao tác tìm văn bản, khơng để thất văn giúp lưu trữ cung cấp thông tin pháp lý, phục vụ tốt cho công tác điều hành, quản lý nhà trường Việc thành lập nhiều thư mục khác cụ thể giúp cho việc tra tìm dễ dàng Khi tạo tập tin thuộc vào thư mục ta download cơng văn từ mạng ta cho vào thư mục để lưu Ví dụ: Thư mục Phịng GD&ĐT: Tồn báo cáo, đề nghị, tờ trình, cơng văn, giấy mời, … gửi lên hệ thống trang web ta lưu vào thư mục Phòng Giáo dục Ta phải dùng ký hiệu để tìm đánh số theo tứ tự 1,2,3 đến … 13 * Cách 2: Đăng ký văn đến máy vi tính (bằng lập bảng đăng ký Excel) Tạo File Excel có nội dung giống sổ đăng ký văn đến (Sổ đăng ký văn đến 2021.xls) Ví dụ minh họa: Liên kết trích yếu nội dung với file văn tương ứng thư mục văn nhận Đồng thời tạo lọc cho file mũi tên sổ xuống Ví dụ: Ta muốn tìm văn Phịng, Sở nơi khác… ta vào cột nơi phát hành bấm vào mũi tên sổ xuống chọn Phịng, Sở… file lọc văn Phòng Sở hay quan Sau muốn tìm văn ta mở file “Sổ đăng ký văn đến năm 2020”, vào Edit chọn (Find) Gõ từ cần tìm vào khung Find what, nhấn chuột vào Find Next, từ tìm chấp nhận chọn vào Sau vào liên kết để mở File cần tìm - Lọc cơng văn UBND huyện Thọ Xuân cần thao tác líp: 14 - Lọc cơng văn Phịng GD&ĐT huyện Thọ Xn: Trước việc quản lý văn đến lộn xộn, chưa khoa học Giờ để tìm văn bản, thơng tin từ văn đến khơng cịn vấn đề khó khăn nữa, muốn tìm văn ta cần làm vài thao tác đơn giản nhanh gọn lấy muốn từ văn đến Việc quản lý văn đến không đơn việc đăng ký vào sổ đăng ký văn đến lưu đăng ký máy vi tính mà cịn phải chuyển giao, giải theo dõi đôn đốc việc giải văn đến để kịp thời gian quy định 3.3 Biện pháp 3: Chuyển giao, giải theo dõi đôn đốc việc giải văn đến ( xem phụ lục V,VI, VII) Văn đến sau đa có ý kiến đạo hiệu trưởng, NV văn thư phải chuyển đến đối tượng có trách nhiệm xử lý giải Người nhận văn phải ký nhận đầy đủ vào sổ đăng ký văn đến Mẫu sổ theo dõi giải văn đến: Phần theo dõi giải văn đến in sẵn trang giấy khổ A3, kích thước: 420mm x 297mm, bao gồm cột theo mẫu sau: Số đến Tên loại, số ký hiệu, ngày tháng tác giả văn Đơn vị người nhận Thời hạn giải Tiến độ Số hiệu giải văn trả lời Ghi Lưu ý: Đối với văn “mật” , “tối mật” “tuyệt mật” phải ý số điểm sau: Văn thư không giao phụ trách văn cần ghi vào sổ phần bì sau chuyển giao cho người nhận ký nhận vào sổ Những văn trường THCS có 15 Trường THCS, Hiệu trưởng người đứng đầu nhà trường có trách nhiệm đạo, giải kịp thời văn đến Phó hiệu trưởng, Cơng đồn, Đồn đội, Đồn Thanh niên tổ chuyên môn giải văn đến theo ủy nhiệm Hiệu trưởng văn đến thuộc lĩnh vực phân công phụ trách Căn vào nội dung văn đến, Hiệu trưởng giao cho cá nhân đoàn thể giải công việc theo quy định Cá nhân hay đồn thể phân cơng thực theo u cầu cơng văn phải có trách nhiệm nghiên cứu, giải văn đến theo thời hạn quy định nhà trường Theo dõi văn đến công việc quan nhà trường việc thực chức năng, điều hành, quản lý Vì văn đến việc đăng ký, chuyển giao kịp thời xác đến đối tượng liên quan việc theo dõi xử lý, giải chặt chẽ mang lại hiệu thực Từ để cấp đánh giá nhà trường mảng nạp công văn thời gian quy định đạt hiệu cao Hiệu SKKN hoạt động giáo dục, với thân, đồng nghiệp nhà trường: * Đối với hoạt động giáo dục: - Từ thực tế sáng kiến triển khai trường THCS X khẳng định rằng, việc ứng dụng “biện pháp nâng cao hiệu công tác quản lý văn đến trường THCS” công việc cần thiết tách rời người làm công tác Văn thư – Lưu trữ quan tổ chức Từ góp phần tích cực nâng cao hiệu quản lý trường THCS Giúp NV Văn thư cập nhật băn đến lưu trữ cách nhanh chóng, xác, tốn thời gian Tạo sở pháp lý cao giúp cán quản lý, điều hành quan cách nhanh chóng, xác - Đảm bảo thông tin cho hoạt động giáo dục trường học, cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ cho hoạt động giáo dục * Đối với thân: - Các báo cáo thực kịp thời, thời hạn, hồ sơ, công văn cập nhật kịp thời, lưu trữ cẩn thận Thuận lợi việc tìm kiếm cần thiết - Hàng ngày kiểm tra công văn mạng Dowloal để giải Công việc giải hàng ngày chủ động công việc - Không để thất thoát văn đến - Tủ hồ sơ lưu công văn đến ngăn nắp, phân loại cụ thể, có khoa học - Rèn luyện cho thân tính cẩn thận, ngăn nắp, làm việc có khoa học; nâng cao tinh thần trách nhiệm cho thân * Đối với đồng nghiệp, nhà trường - Giúp cho cán giáo viên, nhân viên nhà trường nâng cao hiệu suất cơng việc giải quyết, xử lý nhanh chóng, đáp ứng yêu cầu cấp Hồ sơ tài liệu cán giáo viên, nhân viên trường trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra cơng việc cách có hệ thống Qua cán giáo viên, nhân viên kiểm tra rút kinh nghiệm góp phần thực tốt kế hoạch nhà trường 16 - Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực nhà trường phục vụ cho công tác kiểm tra, tra, giám sát - Nâng cao tính thống hợp tác, trách nhiệm tất thành viên tổ Văn phòng CB, tập thể GV Phối hợp hỗ trợ tốt cho tổ chức đoàn thể công tác quản lý văn đến đạo chuyên môn nghiệp vụ - Hoạt động nhà trường thông suốt, đảm bảo thông tin, chủ trưởng đường lối Đảng, sách pháp luật Nhà nước Góp phần đưa cơng tác Văn thư – Lưu trữ nhà trường vào nề nếp, làm việc khoa học; góp phần tích cực việc tham mưu cho BGH nhà trường hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Đặc biệt thành tích NV Văn phịng nói chung, NV văn thư nói riêng góp phần khơng nhỏ vào thành tích chung Nhà trường đạt năm qua * Kết minh họa cụ thể: Bìa sổ cơng văn đến Đăng ký công văn đến Các tệp lưu công văn đến năm 2020 17 Công văn Lưu trữ năm Sổ công văn Lưu trữ năm Lập hồ sơ Lưu trữ năm đưa vào tiêu chí KĐCLGD 18 III KẾT LUẬN Kết luận: Sáng kiến giúp cho cán Văn thư – Lưu trữ quản lý tốt văn bản, tránh thất thốt, cơng tác tìm kiếm tốn thời gian mà sáng kiến tạo sở pháp lý cao giúp cán quản lý, đạo, điều hành, quản lý nhà trường cách tốt Thực tốt biện pháp để nâng cao hiệu công tác quản lý văn đến góp phần quan trọng đảm bảo thông tin thông suốt cho hoạt động quản lý, điều hành, đạo BGH đạt hiệu cao Giúp cho cán công chức nâng cao hiệu suất cơng việc; giải quyết, xử lý cơng việc nhanh chóng, đầy đủ sở pháp lý, đáp ứng yêu cầu đổi giáo dục Tạo công cụ kiểm soát việc thực thi quyền lực phận, tổ chức đoàn thể, cá nhân nhà trường Góp phần giữ gìn cứ, chứng hoạt động quan, phục vụ kiểm tra, tra, giám sát Rèn luyện tính cẩn thận, ngăn nắp, khoa học; nâng cao tinh thần trách nhiệm cho nhân viên văn thư, góp phần bảo vệ bí mật thơng tin có liên quan đến quan, đơn vị Những ý kiến đề xuất: * Đối với nhà trường: BGH cần quan tâm đầu tư sở vật chất, máy móc, trang thiết bị, nhằm tạo điều kiện thuận lợi đáp ứng nhu cầu cần thiết cho cơng tác văn thư lưu trữ * Đối với Phịng GD&ĐT, cấp trên: Thường xuyên tổ chức lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư lưu trữ để nâng cao trình độ chun mơn cho nhân viên văn thư trường THCS nói riêng trường học tồn huyện nói chung Từ góp phần xây dựng đội ngũ nhân viên văn thư quy, chuyên nghiệp nhà trường - Trên số biện pháp công việc thực để nâng cao hiệu công tác quản lý văn đến trường THCS Đề tài kiểm chứng kết từ thực tiễn Rất mong góp ý Hội đồng khoa học ngành, chia sẻ đồng nghiệp XÁC NHẬN CỦA THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ Thọ Xuân, ngày 20 tháng 03 năm 2016 Tơi xin cam đoan SKKN viết, không chép nội dung người khác Người làm sáng kiến 19 ... “biện pháp nâng cao hiệu quản lý văn đến trường THCS? ?? có khoa học đắn việc đổi mới, nâng cao để bắt kịp với xu thời đại Nâng cao hiệu quản lý văn đến trường THCS mang tính kịp thời, xác cao, địi... điểm SKKN "Biện pháp nâng cao hiệu quản lý văn đến trường THCS? ?? đề tài nâng cao phát triển từ đề tài SKKN thân từ đề tài "Một số biện pháp nâng cao hiệu quản lý văn đến trường THCS? ?? năm học 2015... nhiệm vụ giao Các giải pháp sử dụng nhằm nâng cao hiệu công tác quản lý văn đến trường THCS Để tiến hành nâng cao hiệu công tác quản lý văn đến trường THCS đưa ba biện pháp sau: 3.1 Biện pháp