Biểu mẫu thực hành nghiệp vụ lễ tân

PHỤ LỤC CÁC MẪU BIỂU, SỔ SÁCH TẠI BỘ PHẬN LỄ TÂN KHÁCH SẠN RESERVATION FORM ……………… Phiếu đặt buồng New Đặt Cancellation Amendment Waitist Name Tên khách: Arrival Date Ngày đến: Arrival Flight Số chuyến bay: Depart Date Ngày đi: E.T.A Giờ dự định đến: Room tyte Loại buồng No of PAX/Room No of Room Rate confirmfed Số lượng khách/buồng Số lượng buồng Giá thỏa thuận Suite Buồng đặc biệt Deluxe Buồng sang trọng Standard Buồng tiêu chuẩn Total Tổng số Room Only Room + BF Contact person Người đặt buồng: Half board Guarantee Full board Đảm bảo Non Guarantee Không đảm bảo Company Tên quan, địa quan: Deposit Amount Số tiền: Đặt cọc Ex/Date Thời hạn: Credit Card CC N0 số thẻ Thẻ tín dụng Ex/Date Thời hạn: Contact Tel/Fax No Điện thoại/Fax liên Company Account hệ: Cơ quan đảm bảo Company Tên, địa chỉ, số ĐT quan đảm bảo: Charge To Hình thức (trách nhiệm) Special Services Các dịch vụ đặ biệt khác: toán: Remark Ghi chú: Date Ngày lập: Taken by: KHÁCH SẠN PHIẾU ĐẶT BUỒNG KHÁCH ĐOÀN/TOUR …………… … PHIẾU ĐẶT BUỒNG KHÁCH ĐOÀN/TOUR Tên hãng lữ hành (cơ quan, đoàn thể)………….Địa chỉ………………………… Số điện thoại………………Số fax………………Email……………… ……… Lần từ………….đến………(……đêm) Giờ đến… ……………… ……… Lần từ………….đến………(……đêm) Giờ đến… ……………… ……… Tổng số đêm ở………………Trưởng đồn…………………………… ……… Số lượng buồng………………Loại buồng……………………………………… Đơn………Đơi………Hai giường đơn…………Buồng………………………… Cụ thể: - Chỉ có tiền buồng - Tiền buồng + ăn sấng - Ăn bữa - Ăn ngày Đơn vị toán……………………………………………………… Tiền buồng………………………………………………………………… Bữa sáng……………………………………………………………… Bữa trưa…………………………………………………………………… Bữa tối…………………………………………………………………… Các khoản khác…………………………………………………………… Tổng số tiền………………………………………………………….… Yêu cầu đặc biệt………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… … …………………………………………………………………………… … …………………………………………………………………………… … Hình thức tốn……………………………………………………….… Số tài khoản……………………………Ngân hàng……………………… … Người Lập Chữ ký khách hàng Ngày……………… KHÁCH SẠN PHIẾU ĐẶT TRƯỚC DỊCH VỤ XE ĐÓN …………… … - Tên khách hàng: - Địa chỉ: - Điện thoại: - Yêu cầu dịch vụ: + Thời gian: + Số lượng khách: + Địa điểm đón: + Loại, kiểu xe: - Yêu cầu đặc biệt: …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… - Giá th xe: - Hình thức tốn: - Yêu cầu đặt cọc: Chú ý: Các khoản phát sinh ngồi mục dịch vụ yeu cầu chưa tính phiếu Khách Lễ tân KHÁCH SẠN PHIẾU THUÊ HỘI TRƯỜNG …………… … Họ tên khách hàng: Địa chỉ: Điện thoại: Fax: Số lượng khách: Thời gian tổ chức: Từ: Đến: Tại: Hội trường: Trang thiết bị Giá 1……………………………………… ………………………………… 2……………………………………… ………………………………… 3……………………………………… ………………………………… 4……………………………………… ………………………………… 5……………………………………… ………………………………… 6……………………………………… ………………………………… Những yêu cầu khác: ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… Giá th hội trường Hình thức tốn: Đặt cọc: Người đặt Lễ tân KHÁCH SẠN PHIẾU ĐẶT TIỆC ……………… Họ tên khách hàng: Địa chỉ: Điện thoại: Fax: Yêu cầu: + Thời gian + Loại tiệc + số lượng khách + Thực đơn ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… Những yêu cầu khác: ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… Giá tiền bữa tiệc Hình thức tốn: Đặt cọc: Chú ý: Các khoản phát sinh ngoại thực đơn chưa tính phiếu Người đặt Lễ tân KHÁCH SẠN GIẤY BIÊN NHẬN ĐẶT CỌC ……………… Deposit form Xác nhận ơng (bà): This is to certufy that: Phịng số Room No: Đặt cọc khách sạn số tiền: Deposited at the hotel with the amount of: Bằng chữ In words: Ngày Người đặt cọc Guest tháng năm Lễ tân Receptionist KHÁCH SẠN CONFIRMATION FORM ……………… Phiếu xác nhận đặt buồng Code/Mã số:…… Date/ ngày:……… ATTENTION/ Người nhận: ……………………………………………………… COMPANY/Cơ quan: ……………………………………………………… ADDRESS/Địa chỉ: ……………………………………………………… TEL/FAX/ Số điện thoại/Fax ……………………………………………………… THANK YOU FOR YOUR INTEREST IN THE PRACTICAL HOTEL, WE ARE PLEASED TO CONFIRM THE FOLLOWING: Rất cảm ơn quý khách quan tâm đến khách sạn ……., xin xác nhận lại thông tin sau: NEW AMENMENT CANCELLATION Đặt Sửa đổi Hủy GUEST NAME ARRIVAL/ETA DEPARTURE/ETD Tên khách Ngày/giờ đến Ngày/giờ No, of ROOM/TYPE RATE Số lượng buồng/Loại Giá TRANSPORTATION cầu vận chuyển REQUEST/Yêu FLIGHT DETAILS/Chi tiết chuyến bay PAYMENT INSTRUCTIONS/Hình thức toán Guest account/ Khách Company account/Cơ Agent account toán quan toán Hãng lữ hành toán Cash/Tiền mặt Room only/Chỉ tiền buồng Room only/Chỉ tiền buồng Credit card/ Thẻ tín dụng All expenses/ Mọi chi phí -Card No./Số thẻ:………… Others/ Các TH khác Expire date/Ngày hết hạn:… … Room buồng & Breakfast/tiền &ăn sáng Others/ Các TH khác Travellers cheque/Séc du lịch PLEASE NOTE/Xin vui lòng lưu ý: ALL RESERVATIONS, UNLESS GUARANTEED, WILL BE HELD UNTIL 6.00 PM OF THE EXPECTED ARRIVAL DATE Mọi yêu cầu đặt buồng, trừ trường hợp đặt buồng có đảm bảo, giữ đến chiều ngày khách dự định đến AMENDMENT OF CANCELLATION MUST BE MADE MINIMUM 72 HOURS PRIOR NOTICE Mọi yêu cầu sửa đổi hủy đặt buồng phải thực trước đăng ký khách sạn 72 CANCELLATION WITH LESS THAN 72 HOURS ADVANDE NOTICE AND NO SHOW WILL BE CHARGED A FEE EQUIVALENT TO ONE NIGHT ROOM RENTA Trường hợp hủy đặt buồng không theo quy định khách không đến khách sạn chịu mức phạt tương đương mức tiền đêm thuê buồng SHOULD WE NOT HEAR FROM YOU BY……WE WILL CONSIDER THAT YOU NO LONGER REQUIRE THE ROOM AND WILL RELEASE THE RESERVATION AUTOMATICALLY Nếu khách sạn không nhận thơng báo q khách trước……… u cầu đặt buồng quya khách tự động bị hủy bỏ PLEASE SIGN FOR THE ACCEPTANCE OF THE ABOVE DETAILS AND SEND BACK TO US Đề nghị Quý khách ký xác nhận thông tin gửi lại cho khách sạn ……………………………………… …………………………………………………… DANH SÁCH ĐOÀN KHÁCH …………………………………………………… Cơng ty …………………………………………………………………………… Trưởng đồn:………………………………… ………………………………… Hướng dẫn viên……………………………… ………………………………… Check – out:…………… …………………… ………………………………… Check – in:…………… …………………… ………………………………… Số lượng khách:……… …………………… ………………………………… Số lượng buồng:……… …………………… ………………………………… STT HỌ VÀ TÊN GIỚI TÍNH 10 11 BUỒNG SỐ CMT DỰ KIẾN HỘ CHIẾU GHI CHÚ 12 13 14 KHÁCH SẠN …………… FOREIGN CURRENCY EXCHANGE FORM PHIẾU ĐỔI NGOẠI TỆ GUEST NAME……………… ROOM……… PASSRORT No:…… Tên khách hàng Buồng số Số hộ chiếu TRAVELLER CHEQUES FOREIGN CURRENCY NOTES CURRENCY: Séc du lịch Tiền mặt Loại tiền tệ: NOMINATION NUMBER FROM NUMBER TO ITEMS AMOUNT Mệnh giá Từ sê ri Tới sê ri Số lượng tờ Số tiền TOTAL Tổng số tiền COMMISSION Phí dịch vụ DEST SIGNATURE Chữ ký khách hàng CASHIER SIGNATURE DATE & STAMP Chữ ký thu ngân Ngày dấu NET AMOUNT Số tiền lại RATE Tỷ giá VND EQUIVALENT VND tương đương 10 KHÁCH SẠN …………… ROOM/RATE CHANGE SLIP PHIẾU CHUYỂN BUỒNG GUEST NAME DATE Tên khách Ngày TIME Giờ FROM ROOM No TO ROOM No Từ buồng số Tới buồng số OLD RATE NEW RATE Giá cũ Giá Guest ơn A/C Khách tự tốn Company A/C Cơng ty tốn Travel agent Đại lý du lịch REASONS Lý GUEST SIGNATURE REQUESTED BY AUTHORISED BY Chũ ký khách hàng Người đề nghị Người duyệt C/C RECEPTION CASHIER HOUSEKEEPING F&B Sao gửi Lễ tân Thu ngân Buồng Nhà hàng 11 CONCIERGE Others Các TH khác Room No REGISTRATION CARD PHIẾU ĐĂNG KÝ KHÁCH SẠN Buồng số:…… KHÁCH SẠN………………………………………………………………… Arrival Date: Ngày đến: Arrival Flight: Số chuyến bay Departure Date: Ngày đi: ETA Giờ định đến: Room Type Room Rate No of Guest Deposit Loại buồng Giá buồng Số lượng khách Đặt cọc Name: Tên khách Company: Tên quan Male (Nam) Female (nữ) Date of Birth: Ngày sinh: Occupation: Nghề nghiệp: Nationally: Quốc tịch: Method of Payment: Phương thức toán For foreign guest: Dành cho khách nước Cash: Tiền mặt Credit Card: Thẻ TD Passport No: Số hộ chiếu: Place, Date of issue: Nơi, ngày cấp hộ chiếu: Voucher: Hóa đơn T/C: Séc du lịch Visa Number: Số visa: Voucher No: số thẻ tín Others: P thức khác Visa Valid Until: Visa có giá trị đến: dụng, hóa đơn Expiry Date: Thời hạn Date of entry: Ngày nhập cảnh: CC Port of arival: Qua cửa khẩu: Charge to: Hình thức (trách nhiệm) tốn Perrmitteled To Stay Untill: Được tạm trú đến ngày: Guest A/C: Khách TT Company A/C: Cơ Dân tộc: Tôn giáo: quan TT Remark: Ghi chú: Nơi đăng ký hộ thường trú: Giấy CMT hay giấy tờ khác số: Cấp ngày: Check – In Staff Guest Signature Chữ ký tiếp tân Chữ ký khách Tại: Prevailing Govermment Tax 10% & Service Charge 5% Will be charge to your bill Thuế phủ hành 10% phí phục vụ 5% tính thêm vào hóa đơn q khách, PHIẾU KHAI BÁO TẠM TRÚ 12 Công an: Đồn trạm: Họ tên: Năm sinh Tên thường gọi: Nghề nghiệp, chức vụ: Dân tộc: Quốc tịch: Tôn giáo: Nơi đăng ký nhân thường trú: Giấy CM hay giấy tờ khác: Cấp ngày: Tại: Trú từ ngày: Đến: Nơi tạm trú: Số buồng, phòng: Báo ngày tháng năm Người khai ký tên BREAKFAST VOUCHER 13 PHIẾU ĂN SÁNG KHÁCH SẠN………… No:……… Name Tên khách:……………………………………………………………… Room No Buồng số:…………………………………………………………… Validity Thời hạn:……………………………………………………………… Value Giá trị:…………………………………………………………………… Date Ngày:……………………………………………………………………… Issued by Người lập:…………………………………………………………… Please present this voucher to the waiter before placing the order Xin vui lịng xuất trình phiếu u cầu DRINK VOUCHER PHIẾU ĐỒ UỐNG KHÁCH SẠN………… No:……… Name Tên khách:……………………………………………………………… Room No Buồng số:…………………………………………………………… Validity Thời hạn:……………………………………………………………… Value Giá trị:…………………………………………………………………… Date Ngày:……………………………………………………………………… Issued by Người lập:…………………………………………………………… Please present this voucher to the waiter before placing the order Xin vui lòng xuất trình phiếu yêu cầu KHÁCH SẠN…………… GUEST MESSAGE Phiếu tin nhắn 14 NAME/Ông/Bà:…………………………….ROOM/Buồng số:………………… TIME/Giờ:………………………………….DATE/ Ngày:……………………… WHILE YOU WERE OUT Khi Q khách vắng mặt Mr/Ms/Ơng/Bà:………………………………………………………… ……… FROM/Từ:……………………………………………………………… ……… TEL/Số ĐT:……………………………………………………………… ……… TELEPHONED PLEASE RETURN CALL Đã gọi tới khách sạn Vui lòng gọi lại CAME TO SEE YOU URGENT Đã đến khách sạn Khẩn WILL CALL AGAIN Sẽ gọi lại MESSAGE Nội dung: …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… TAKEN BY: Nhân viên KHÁCH SẠN ……………… BILL 15 HÓA ĐƠN DỊCH VỤ SỐ:…… No:………… DATE (NGÀY): ……………………………………………………………… GUEST NAME (TÊN KHÁCH):………………………………………………… ROOM NUMBER (SỐ BUỒNG):……………………………………………… STT Resciption Unit Quantity Price Amount No (Tên hàng hóa) (ĐVT) (Số lượng) (Giá) (Thành tiền) TỔN G Guests signature Staffs signature Chữ ký khách Chữ ký nhân viên KHÁCH SẠN ……………… HÓA ĐƠN (GTGT) (Liên giao khách hàng) Ngày…………tháng……… năm………… No……… 16 Đơn vị bán hàng: Địa chỉ: Số tài khoản: Điện thoại: Mã số: Họ tên người mua hàng: Đơn vị: Địa chỉ: Số tài khoản: Phương thức toán: Mã số: ST T Tên hàng dịch vụ hóa, Đơn tính vị Số lượng Đơn giá Thành tiền Cộng tiền hàng: Thuế suất GTGT Tiền thuế GTGT: Tổng tiền toán: Số tiền chữ: Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Ký, ghi rõ họ tên Ký, ghi rõ họ tên Ký, đóng dấu ghi rõ họ tên CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập -Tự -Hạnh phúc ************** GIẤY CAM ĐOAN Tên khách lưu trú: Buồng số: 17 Tên khách cam đoan: Số CMND Số hộ chiếu Mối quan hệ với khách lưu trú: Lý viết giấy cam đoan: Tôi xin cam đoan điều thật chịu trách nhiệm lời cam kết Ngày………tháng…………năm……… Người cam đoan Lễ tân (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) KHÁCH SẠN ……………… PHIẾU THANH TOÁN DỊCH VỤ HOTEL VOUCHER No……… Tên khách (Name of client): Ngày đến (Arrival date): 18 Ngày (Departure date): Đề nghị khách sạn cung cấp (Please provice): - Số lượng buồng (No of room):…………… Loại buồng (Type of room):……… - Giá buồng (Rate): Net or Include ABF - Số đêm (No of nights): Chú ý (Remark): - Tiền buồng bao gồm bữa sáng kiểu mỹ hãng lữ hành……………… toán (Room include ABF will be paid by …………………………………… Travel) - Nếu khách không đến báo hủy, trước dự kiến khơng hồn trả lại tiền (Any canellation or short stay, no reture value) Đại diện hãng lữ hành………………… (Authorization of ………… Travel) Ký tên đóng dấu KHÁCH SẠN……………… THẺ CHÌA KHĨA Chào mừng q khách đến với khách sạn Tên khách:…………………………………… Phòng số……………………… Ngày đến:………………………………………Ngày đi:……………………… Quốc tịch:………………………………………………………………………… 19 Chú ý: Giờ nhận, trả buồng 12 trưa Hãy xuất trình thẻ vào lần bạn nhận chìa khóa bạn ký nhận việc tính tiền vào tài khoản buồng KHÁCH SẠN……………… THẺ DÙNG KÉT AN TỒN Két an toàn số:…………………………………………………………………… Tên khách:…………………………… Buồng số:……………………… Ngày:…………………………………………………………………………… Chữký mẫu:……………………………………………………………………… Ngày:…………………………………………Giờ:………………………… … Người nhận tài sản:……………………………………………………………… Chữký khách:………………………………………………………………… 20 ... th xe: - Hình thức tốn: - u cầu đặt cọc: Chú ý: Các khoản phát sinh mục dịch vụ yeu cầu chưa tính phiếu Khách Lễ tân KHÁCH SẠN PHIẾU THUÊ HỘI TRƯỜNG …………… … Họ tên khách hàng: Địa chỉ: Điện thoại:... thức tốn: Đặt cọc: Người đặt Lễ tân KHÁCH SẠN PHIẾU ĐẶT TIỆC ……………… Họ tên khách hàng: Địa chỉ: Điện thoại: Fax: Yêu cầu: + Thời gian + Loại tiệc + số lượng khách + Thực đơn …………………………………………………………………………………... ………………………………………………………………………………… Giá tiền bữa tiệc Hình thức tốn: Đặt cọc: Chú ý: Các khoản phát sinh ngoại thực đơn chưa tính phiếu Người đặt Lễ tân KHÁCH SẠN GIẤY BIÊN NHẬN ĐẶT CỌC ……………… Deposit form Xác nhận ông (bà): This