Công tác quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng phần mềm tại Công ty cổ phần Kinh đô.pdf

Công tác quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng phần mềm tại Công ty cổ phần Kinh đô.pdf

PHẦN MỞ ĐẦU 1 TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI:

Môi trường kinh doanh hiện đại với áp lực cạnh tranh ngày một gia tăng buộc doanh nghiệp phải hoàn thiện công tác quản lý để sử dụng hiệu quả các nguồn lực trong quá trình sản xuất kinh doanh nhằm tạo lợi thế cạnh tranh Ngày nay, với sự phát triển của công nghệ thông tin, doanh nghiệp đã có công cụ hỗ trợ thực sự hữu hiệu cho việc quản lý doanh nghiệp là hệ thống phần mềm

hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning - ERP)

Việc áp dụng hệ thống phần mềm này ngày càng trở nên phổ biến và thiết yếu với doanh nghiệp

Nhận thức được điều này, Công Ty Cổ Phần Kinh Đô đã mạnh dạn đầu tư áp dụng phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp để nâng cao hiệu quả quản lý từ rất sớm Thực tế việc áp dụng hệ thống phần mềm đã góp phần nâng cao hiệu quả cho công tác quản lý nhưng cụ thể phần mềm đã mang lại hiệu quả thế nào và làm sao để phát huy hết hiệu quả của phần mềm là vấn đề mà công ty đặc biệt quan tâm Bên cạnh đó, đây cũng là vấn đề mà các công ty có nhu cầu ứng dụng phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp và hoạt động sản xuất kinh doanh tương đồng với Công Ty Cổ Phần Kinh Đô rất quan tâm

Vì vậy, đề tài “Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng phần mềm tại Công Ty Cổ Phần Kinh Đô đến năm 2015” được lựa chọn với mong muốn hệ thống hóa các lợi ích mà phần mềm mang lại đồng thời đề ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện việc ứng dụng phần mềm góp phần nâng cao hiệu quả quản lý cho Công Ty Cổ Phần Kinh Đô

2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU:

- Phân tích, hệ thống hóa cơ sở lý luận, nội dung và thực trạng ứng dụng phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp tại Công Ty Cổ Phần Kinh Đô

- Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện việc ứng dụng hệ thống phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp góp phần nâng cao hiệu quả

quản lý cho Công Ty Cổ Phần Kinh Đô

3 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU

- Đối tượng nghiên cứu: nghiên cứu việc ứng dụng phần mềm để quản trị nguồn lực trong doanh nghiệp nói chung

- Phạm vi nghiên cứu: nghiên cứu thực trạng phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp đã được áp dụng tại Công Ty Cổ Phần Kinh Đô thời gian qua

- Thời gian nghiên cứu: đến năm 2015

4 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

Luận văn sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:

- Phương pháp đọc tài liệu, phương pháp đối chiếu so sánh, phương pháp quy nạp

- Thực hiện quan sát thực tế tại Công Ty Cổ Phần Kinh Đô

- Phương pháp hệ thống và phương pháp tổng hợp để nghiên cứu tình hình thực tế của doanh nghiệp

- Phương pháp phân tích, suy luận kết hợp khái quát hóa nhằm đưa ra các nhận định, giải pháp

5 KẾT CẤU CỦA LUẬN VĂN:

Mở đầu

Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng phần mềm

Chương 2: Phân tích thực trạng quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng phần mềm tại Công Ty Cổ Phần Kinh Đô thời gian qua

Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng phần mềm tại Công Ty Cổ Phần Kinh Đô đến năm 2015 Kết luận

Công tác quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng phần mềm hoạch định nguồn

lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning – sau đây xin gọi tắt là ERP)

là việc ứng dụng phần mềm trên máy tính hỗ trợ cho doanh nghiệp trong việc quản lý các nguồn lực như quản lý tài chính, quản lý vật tư, quản lý sản xuất, quản lý cung ứng và phân phối sản phẩm, quản lý khách hàng, quản lý nhân sự; hỗ trợ các công cụ dự báo và lập kế hoạch, báo cáo, … nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh và quản lý cho doanh nghiệp

1.1.2 Nguồn lực doanh nghiệp

Nguồn lực doanh nghiệp được chia thành 3 loại như sau:
Nhân lực: các yếu tố về quản lý và phát triển con người
Vật lực: Tài sản, máy móc, thiết bị, nhà xưởng,

Tài lực: Tiền bạc, công nợ phải thu, phải trả, về dòng tiền, về đầu tư, Ba nguồn lực trên nếu không quản lý tốt, không sử dụng hiệu quả sẽ dẫn đến lãng phí và mất mát lớn cho doanh nghiệp, hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp bị rời rạc, chậm chạm, sự phối hợp giao tiếp giữa các cá nhân,

các phòng ban, đơn vị kém và thông tin điều hành không kịp thời, độ tin cậy không cao

1.1.3 Lịch sử phát triển của quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng phần mềm

Vào những năm 1950, các nhà quản lý đã sớm nhận thấy máy tính có thể hỗ trợ trong việc ứng dụng được nhiều hoạt động quản lý quan trọng như: - Hệ thống quản lý sản xuất vừa đúng lúc (JIT)

- Khối lượng đặt hàng kinh tế (EOQ ) - Lượng tồn kho an toàn (Safety Stock)

- Định mức nguyên vật liệu (Bill of Materials-BOMP) - Quản lý lệnh sản xuất (Work Orders)

Những hoạt động trên cần xử lý dữ liệu, tính toán nhanh và chính xác Do đó từ giữa những năm 1960 đã lần lượt xuất hiện nhiều hệ thống quản lý dựa trên máy tính, làm đảo lộn các kỹ thuật quản lý truyền thống

Hình 1.1: Sự hình thành và phát triển của các hệ thống hỗ trợ quản trị nguồn lực doanh nghiệp

Dần dần công nghệ thông tin đã trở thành công cụ chủ đạo giúp doanh nghiệp tạo sự chuyển biến triệt để trong cách làm việc, tiết kiệm chi phí, nâng cao chất lượng sản phẩm cũng như cải thiện đáng kể quan hệ với khách hàng Quá trình phát triển của các hệ thống phần mềm hỗ trợ cho quản lý như sau:

1.1.3.1 Hệ thống Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (Material Requirements Planning - MRP)

Ra đời từ giữa những năm 1960 với mục tiêu nâng cao hiệu quả trong việc quản lý nguyên vật liệu mà cụ thể là tìm ra một phương thức xử lý đơn đặt hàng nguyên vật liệu một cách tốt hơn:

MRP đưa ra các đề xuất tối ưu hoá việc mua hàng bằng cách tính toán lại thời điểm có thể nhận nguyên vật liệu (từ nhà cung cấp) và thời điểm thực sự cần số hàng đó cho sản xuất

MRP dựa trên nhu cầu số lượng hàng cần sản xuất trong một giai đoạn (tuần/tháng/quý/năm,…) để:

- Xác định số lượng và tất cả các nguyên vật liệu thành phần để sản xuất ra loại hàng đó

- Xác định các yếu tố về thời gian Thời điểm cần các nguyên vật liệu và các thành phần trong các công đoạn của quá trình sản xuất

MRP xem xét số lượng nguyên liệu tồn kho (thực tế, số lượng đang trên đường về), căn cứ vào lượng tồn kho tối thiểu, sau đó xác định số lượng thật sự cần mua thêm trong thời gian giao hàng (mà nhà cung cấp hứa hẹn) nhằm đáp ứng một cách tối ưu cho sản xuất

MRP tiếp tục phát triển và đến giai đoạn Closed-Loop MRP thì hệ thống không chỉ đơn thuần là hoạch định về nguyên vật liệu, mà còn có một loạt các chức năng nhiệm vụ khác Hệ thống cung cấp các công cụ nhằm chỉ ra độ ưu tiên và khả năng cung ứng về nguyên vật liệu, đồng thời hỗ trợ việc lập kế hoạch nguyên vật liệu cũng như việc thực hiện kế hoạch đó

1.1.3.2 Hệ thống Hoạch định nguồn lực sản xuất (Manufacturing Resource Planning - MRPII)

Hoạch định nguồn lực cho sản xuất là kết quả tiếp theo về sự mở rộng của giai đoạn Closed-Loop MRP Đây là một phương thức hoạch định nguồn lực giúp các công ty, nhà máy sản xuất có hiệu quả Ở giai đoạn này hệ thống đã

chỉ ra việc hoạch định tới từng đơn vị, lập kế hoạch về tài chính và có thể mô phỏng khả năng cung ứng

Hệ thống có rất nhiều chức năng và được liên kết với nhau chặt chẽ: - Lập kế hoạch bán hàng

- Kế hoạch sản xuất, kế hoạch tổng thể

- Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, hoạch định khả năng cung ứng và hỗ trợ thực hiện khả năng cung ứng nguyên vật liệu

Đầu ra của hệ thống được tích hợp thể hiện qua các báo cáo như là: - Kế hoạch kinh doanh

- Kế hoạch mua hàng - Chi phí vận chuyển

- Dự báo kho hàng, giá trị tồn kho

1.1.3.3 Hệ thống Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning - ERP)

Đến những năm 1990, cùng với sự phát triển của công nghệ phần cứng và mạng máy tính, doanh nghiệp dựa trên cấu trúc máy chủ - máy trạm (client-server), các hệ thống MRP nhường chỗ cho một phần mềm mới là ERP ERP không chỉ giới hạn trong quản lý sản xuất mà bao trùm lên toàn bộ các hoạt động chức năng chính của doanh nghiệp như kế toán, quản trị nhân lực, kho vận, quản trị hệ thống cung ứng, và quản trị hệ thống bán hàng

Thập kỷ 1990 là thời kỳ hoàng kim của các hệ thống ERP, thu hút hàng loạt các hãng phần mềm và nhiều tên tuổi đã trở thành huyền thoại trong làng công nghệ thông tin thế giới như hãng SAP của Đức, Computer Associate, People Soft, JD Edward và Oracle của Mỹ Các công ty đa quốc gia thi nhau triển khai ERP cho từng chi nhánh và nối liền các chi nhánh của họ trên toàn

cầu ERP đã trở nên hữu hiệu đến mức một thùng Coca-Cola được xuất ra khỏi nhà máy tại Ngọc Hồi, Hà Nội (một trong hàng ngàn nhà máy đóng chai Coca-Cola), thì việc bán thùng coca đó ngay lập tức đã được cập nhật vào hệ thống máy chủ tại đại bản doanh của Coca Cola tại Atlanta, Mỹ Việc triển khai này nâng cao hiệu quả về mọi mặt, từ năng suất lao động đến quản lý chi phí và chất lượng dịch vụ khách hàng

1.1.3.4 Hệ thống Quản trị nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Management - ERM)

Sau thời hoàng kim của ERP, khi tất cả các công ty đa quốc gia và đại đa số các công ty khác (tại các nước phát triển) đều đã triển khai ERP, đầu thế kỷ 21 này thế giới bắt đầu nói nhiều đến bước phát triển tiếp theo của ERP là ERM ERM tuy gần với ERP về cách viết nhưng là khái niệm rộng hơn, nó không phải là một bước phát triển về chức năng hoặc kỹ thuật như MRP phát triển lên ERP Đối với ERM cần chú ý đến “Resource - Nguồn lực” và “Management - Quản trị”

ERM thực chất là một bộ công cụ quản lý doanh nghiệp, mà phân mềm chỉ là một bộ phận, các công cụ khác có thể hoàn toàn mang tính quản lý như huấn luyện, quy trình nghiệp vụ, quản trị,… Các yếu tố phi máy tính của ERM là điểm tiến hoá rất quan trọng

Hình 1.2: Cấu trúc của hệ thống ERM

ERM chính là sự tích hợp các phân hệ phần mềm chức năng và nghiệp vụ sản xuất kinh doanh

Phần “nghiệp vụ sản xuất kinh doanh” bao gồm quản lý nhân sự, kế toán (kế toán phải thu, kế toán phải trả, kế toán thanh toán, sổ cái), quản lý sản xuất, quản lý phân phối, marketing và bán hàng,…

Phần “tích hợp” của hệ thống ERP chính là khả năng kết nối các luồng nghiệp vụ lại với nhau Sự tích hợp có thể được hiểu như là sự thống nhất, tập trung dữ liệu và chia sẻ thông tin ERP tích hợp để liên kết các qui trình nghiệp vụ Vài doanh nghiệp đã tích hợp thành công hệ thống ERP cho việc quản lý toàn diện Qui trình tích hợp và đồng bộ các nghiệp vụ của một công ty trong một hệ thống được hiểu như là ERM

Hình 1.3: Mô hình hệ thống ERM

Ngày nay ERP cũng được hiểu như là ERM, nghĩa là khi nói đến ERP người ta liên tưởng ngay đến việc phần mềm và các quy trình hoạt động tạo thành một hệ thống kiểm soát toàn diện hoạt động doanh nghiệp

1.2 NỘI DUNG THỰC HIỆN QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP BẰNG PHẦN MỀM

Nhìn chung, việc ứng dụng ERP hỗ trợ cho công tác quản trị bao gồm

việc thực hiện các nội dung sau trên phần mềm ERP:

Ghi nhận, theo dõi và kiểm soát toàn bộ các hoạt động của quy trình mua: lựa chọn nhà cung cấp, lập đơn đặt hàng, theo dõi quá trình nhận hàng theo đơn hàng (các khâu tiếp nhận, chuyển kiểm định, nhập kho); xử lý việc trả hàng nếu phát sinh

Quản trị các chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng: vận chuyển, bốc dỡ, thuế nhập khẩu,…

Kết chuyển tự động số liệu sang các phần hành quản trị kho hàng và quản trị công nợ phải trả

Theo dõi tình hình tồn kho nhằm đảm bảo việc cung ứng vật tư đúng tiến độ

Thực hiện các thống kê, truy vấn cần thiết

1.2.2 Quản trị kho hàng

Quản trị các dữ liệu cơ sở có liên quan đến hệ thống kho: các thông tin về tổ chức hệ thống kho; các thông tin có liên quan đến đối tượng lưu kho

(mã số, qui cách, tiêu chuẩn kỹ thuật, các thông tin kiểm soát: giới hạn tồn kho cho phép,…)

Tiếp nhận dữ liệu từ các phần hành quản trị mua hàng, quản trị bán hàng; tự động ghi nhận các phát sinh tăng, giảm hàng tồn kho từ các nghiệp vụ này

Xử lý các phát sinh về tăng giảm vật tư trong kho theo từng loại nghiệp vụ: nhập kho, xuất kho, điều chỉnh, điều chuyển (như xuất sản xuất, điều chuyển kho, xuất chi phí,…; nhập bán thành phẩm, thành phẩm,…; các nghiệp vụ điều chỉnh số lượng, giá trị,…) Xác định giá trị xuất kho theo nhiều phương pháp tính khác nhau

Kiểm soát tình hình hàng tồn kho, quản trị các hạng mức hàng tồn kho cho phép, làm cơ sở cho việc điều tiết và quản lý hàng hóa vật tư một cách hợp lý, hiệu quả theo kế hoạch

Tự động kết chuyển số liệu sang bộ phận kế toán kho xử lý Thực hiện các thống kê, truy vấn cần thiết

1.2.3 Quản trị bán hàng

Quản trị kế hoạch điều phối hàng: tổng hợp kế hoạch thị trường, lập các chỉ tiêu kế hoạch có liên quan (điều phối vận chuyển tối ưu, kho bãi,…); theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch

Ghi nhận, theo dõi và kiểm soát toàn bộ các hoạt động của quy trình điều phối hàng đến nhà phân phối: tiếp nhận đơn hàng xử lý; kiểm tra khả năng cung ứng, tình hình công nợ, theo dõi hợp đồng,…; lập phiếu đề nghị xuất hàng, xuất hàng, in hóa đơn,…

Quản trị các hợp đồng vận chuyển theo từng hóa đơn: lập hợp đồng, theo dõi thực hiện hợp đồng, thanh toán cho hợp đồng

Quản trị về mặt số lượng quá trình xuất hàng theo hóa đơn

Kiểm soát các chi phí phát sinh (các khoản chiết khấu chính sách, chiết khấu chương trình, chi phí khuyến mãi, chi phí vận chuyển,…)

Theo dõi, cập nhật các phát sinh trong suốt thời gian thực hiện chương trình

Thực hiện các ghi nhận, phân bổ chi phí đối với từng chương trình

Kết chuyển tự động số liệu sang các phần hành có liên quan của hệ thống Thực hiện các thống kê và phân loại, phân tích liên quan đến các chương trình

Kết chuyển số liệu sang phần hành kế toán tổng hợp dưới dạng các định khoản kế toán

Hệ thống sổ sách kế toán có liên quan: Sổ quỹ, sổ tiền gửi, sổ chi tiết các tài khoản tiền,…

Thực hiện các nghiệp vụ kế toán về tăng giảm tài sản cố định: mua (tiếp nhận từ phần hành mua), thanh lý, đánh giá lại,…

Thực hiện tính khấu hao định kỳ, kết chuyển số liệu sang phần hành kế toán tổng hợp dưới dạng các định khoản kế toán

Hệ thống sổ sách và thống kê có liên quan

1.2.8 Quản trị công nợ phải thu

Tiếp nhận dữ liệu từ các hoạt động bán hàng và tự động ghi nhận các phát sinh tăng, giảm công nợ phải thu từ các nghiệp vụ này

Xử lý các phát sinh về tăng, giảm nợ phải thu khác Xử lý nghiệp vụ thu tiền nợ

Quản lý công nợ chi tiết theo từng hóa đơn, theo dõi tuổi nợ, hạn mức nợ Trên cơ sở đó, có thể cho ra đánh giá tình hình thực hiện nghĩa vụ về thanh toán đối với từng khách hàng

Lập kế hoạch kiểm soát việc thu tiền nợ

Kết chuyển số liệu cho phần hành kế toán vốn bằng tiền và kế toán tổng hợp

Hệ thống sổ sách kế toán và báo cáo có liên quan

1.2.9 Quản trị công nợ phải trả

Tiếp nhận dữ liệu từ các hoạt động mua hàng và tự động ghi nhận các phát sinh tăng, giảm công nợ phải trả từ các nghiệp vụ này

Xử lý các phát sinh về tăng, giảm nợ phải trả khác Xử lý nghiệp vụ thanh toán cho người bán

Quản lý công nợ chi tiết theo từng hóa đơn, theo từng hợp đồng; theo dõi tuổi nợ, hạn mức nợ

Lập kế hoạch thanh toán cho nhà cung cấp

Kết chuyển số liệu cho phần hành kế toán vốn bằng tiền và kế toán tổng hợp

Hệ thống sổ sách kế toán và báo cáo có liên quan

Cho phép thực hiện các nghiệp vụ điều chỉnh, phân bổ kết chuyển,… dưới dạng các định khoản kế toán

Kiểm soát toàn diện tình hình tài sản, nguồn vốn doanh thu, chi phí của doanh nghiệp (bảng cân đối số phát sinh, sổ cái, các báo cáo doanh thu, chi phí; kết quả kinh doanh; cân đối kế toán, lưu chuyển tiền tệ; các phân tích tài chính,…)

1.3 HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CỦA CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP BẰNG PHẦN MỀM

Việc ứng dụng ERP vào quản lý các nguồn lực doanh nghiệp đã được các tập đoàn, các công ty đa quốc gia trên thế giới thực hiện từ lâu, điều này đặc biệt quan trọng khi quy mô doanh nghiệp ngày càng lớn

Tại Việt Nam, sức ép cạnh tranh sau khi gia nhập WTO là rất lớn và buộc các doanh nghiệp phải tự “điều chỉnh mình” trong đó nâng cao hiệu quản lý bằng việc ứng dụng ERP là biện pháp hết sức cần thiết

Hiệu quả to lớn mà ERP mang lại trong việc nâng cao hiệu quả quản lý như sau:

1.3.1 Chuẩn hóa, cải tiến quy trình nghiệp vụ

ERP không chỉ đơn thuần ghi nhận các giao dịch, nghiệp vụ phát sinh mà nó tham gia một cách sâu rộng vào hoạt động công ty thông qua việc hỗ trợ thực hiện tác nghiệp của nhân viên, phòng ban đối với từng bước trong các quy trình nghiệp vụ (quy trình mua hàng, quy trình sản xuất, quy trình bán hàng, quy trình thanh toán,…)

Ví dụ: Trong quy trình mua hàng, với công đoạn lựa chọn nhà cung cấp, ERP sẽ hỗ trợ cung cấp các thông tin về giá, thời gian giao hàng, điều khoản thanh toán…của các nhà cung cấp đối với những mặt hàng cần mua

Đây là những thông tin hết sức cần thiết cho việc lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất (giá rẻ, thời gian giao hàng và điều khoản thanh toán phù hợp)
Bên cạnh việc cung cấp thông tin hỗ trợ thực hiện các bước trong quy

trình, ERP còn hỗ trợ kiểm soát việc thực hiện quy trình, đảm bảo các bước công việc được thực hiện theo trình tự nhất định

Ví dụ: Quy trình mua hàng như sau: Yêu cầu mua hàng

Quy trình mua hàng bắt đầu bằng việc các phòng ban có nhu cầu lập Yêu

cầu mua hàng gửi đến phòng cung ứng Trên cơ sở đó phòng cung ứng

tiến hành Lựa chọn nhà cung cấp và Đặt hàng Nhà cung cấp giao hàng, phòng kiểm soát chất lượng tiến hành Kiểm định chất lượng hàng hóa Hàng hóa sau đó sẽ được Nhập kho

Các bước lập Yêu cầu mua hàng, Lựa chọn nhà cung cấp, Đặt hàng, Kiểm định chất lượng hàng hóa, Nhập kho đều được thực hiện trên ERP và phải theo đúng trình tự Hệ thống sẽ không cho phép thực hiện nhập kho khi

chưa thực hiện các bước trước đó hoặc nhân viên không thể thực hiện

thao tác Đặt hàng nếu chưa có Yêu cầu mua hàng từ các phòng ban và Lựa chọn nhà cung cấp trên hệ thống

Qua phân tích trên, ta nhận thấy ERP có quan hệ mật thiết với quy trình hoạt động của doanh nghiệp, quy trình hoạt động và quy trình thực hiện trên ERP phải đồng nhất Do đó, triển khai ứng dụng ERP là một cơ hội cho doanh nghiệp rà soát lại toàn diện quy trình, hạn chế các khuyết điểm đang tồn tại trong quy trình hoạt động Bên cạnh đó, khi ứng dụng ERP, doanh nghiệp sẽ được thừa hưởng các quy trình chuẩn của phần mềm Nếu ứng dụng các hệ thống đã được triển khai thành công cho nhiều doanh nghiệp trên thế giới, công ty sẽ được thừa hưởng các quy trình hoạt động tiên tiến, đây sẽ là cơ hội lớn cho doanh nghiệp nâng tầm quản lý

1.3.2 Kiểm soát quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh

Hiện nay, một trong những vấn đề gây “đau đầu” cho nhà quản lý là việc nhân viên không tuân thủ các quy trình, quy chế hoạt động của doanh nghiệp Mặc dù các quy trình, quy chế hoạt động đã được ban hành cụ thể bằng văn bản nhưng làm sao để nhân viên tuân thủ tuyệt đối luôn là vấn đề mà các nhà quản lý quan tâm

Ví dụ: Quy trình bán hàng như sau:

Đơn đặt hàng

Đề nghị giao hàng

Lập hóa đơn tài chính

Kiểm tra chất lượng hàng hóa

Trong quy trình bán hàng trên, khi ứng dụng hệ thống ERP, nhân viên các phòng ban bắt buộc phải thực hiện đầy đủ các bước của quy trình mà không thể bỏ qua bất kỳ bước nào bởi vì nếu bỏ qua một bước thì bước kế tiếp sẽ không thực hiện được Ví dụ nếu Phòng kiểm soát chất lượng

không thực hiện Kiểm tra chất lượng hàng hóa trên hệ thống thì bộ phận

kho sẽ không có cơ sở để lập phiếu xuất kho trên hệ thống

Bên cạnh đó, khi có hệ thống ERP, tại bước lập Phiếu giao hàng, hệ

thống sẽ hỗ trợ việc kiểm soát hạn mức công nợ khách hàng, có chấp nhận cho phép tiếp tục bán hàng cho khách hàng đó hay không; hỗ trợ nhân viên lập phiếu giao hàng với giá cả hàng hóa đúng với chính sách bán hàng của công ty cho khách hàng đó Tóm lại, ở bước này, hệ thống sẽ không cho phép thực hiện nếu khách hàng vượt quá hạn mức công nợ cho phép đồng thời đảm bảo giá cả hàng hóa là chính xác

Tóm lại, việc ứng dụng hệ thống ERP giúp doanh nghiệp đảm bảo được tính tuân thủ trong việc thực hiện quy trình, quy chế hoạt động

1.3.3 Hoàn thiện thông tin quản trị

Để tồn tại trong nền kinh tế thị trường đầy cạnh tranh, doanh nghiệp cần nằm rõ toàn diện thông tin về tình hình hoạt động làm cơ sở cho việc kiểm soát, phân tích, ra quyết định, lập kế hoạch và định hướng phát triển cho doanh nghiệp Chẳng hạn như qua các thông tin phục vụ cho việc kiểm soát kế hoạch, doanh nghiệp có thể tìm ra nguyên nhân chênh lệch giữa kế hoạch và thực tế Các biến động bất lợi hoặc có lợi đều được phân tích nhằm có những biện pháp khắc phục, hoặc phát huy cho phù hợp với tình hình của doanh nghiệp và những thay đổi trên thị trường Với các thông tin hữu ích, doanh nghiệp có thể phân tích được các biến động mà doanh nghiệp có thể kiểm soát được và các biến động mà doanh nghiệp không thể kiểm soát được làm cơ sở cho việc hoạch định kế hoạch sản xuất kinh doanh trong tương lai

Thông tin quản trị rõ ràng hết sức cần thiết cho doanh nghiệp và điều quan trọng là các thông tin này phải được cung cấp một cách chính xác, kịp thời

13.3.1 Tính kịp thời

Như chúng ta đã biết, hệ thống ERP hỗ trợ kiểm soát toàn diện các hoạt động của doanh nghiệp và dữ liệu ghi nhận toàn bộ hoạt động này được lưu trữ tập trung nghĩa là thay vì duy trì nhiều cơ sở dữ liệu độc lập cho từng phòng ban (ví dụ phòng kinh doanh có cơ sở dữ liệu riêng, kế toán

có dữ liệu riêng, kho có dữ liệu riêng,…), doanh nghiệp sẽ có một cơ sở

dữ liệu thống nhất và tập trung

Dữ liệu tập trung sẽ cho phép thường xuyên truy vấn các báo cáo kịp thời cho lãnh đạo do hệ thống chỉ cần xử lý một lần trên một nguồn dữ liệu thống nhất và duy nhất Nếu duy trì nhiều nguồn dữ liệu, để truy vấn một báo cáo yêu cầu nhiều thông tin từ các nguồn dữ liệu khác nhau, phải mất thêm một công đoạn thủ công tập hợp, tổng hợp các nguồn dữ liệu này mới cho ra được báo cáo do đó sẽ tốn kém về mặt thời gian

Ví dụ: báo cáo “Lãi lỗ theo mặt hàng” cần các chỉ tiêu Doanh thu, giá vốn => lãi gộp theo mặt hàng Nếu có hệ thống ERP với dữ liệu

tập trung, chỉ cần thực hiện bấm nút In báo cáo, tất cả các dữ liệu sẽ

được tự động truy vấn và thể hiện Nếu duy trì nhiều cơ sở dữ liệu khác nhau, để lập báo cáo này ta phải làm thủ công bằng cách lấy chỉ tiêu doanh thu theo mặt hàng trong nguồn dữ liệu của bộ phận bán hàng, lấy chỉ tiêu giá vốn hàng bán trong dữ liệu của kế toán, sau đó tập hợp lại để cho ra được báo cáo

Đồng thời, nếu số liệu trên các nguồn dữ liệu không đồng nhất, sẽ rất mất thời gian để rà soát lại xem số liệu nào là chính xác do đó kéo dài thời gian hoàn thành báo cáo

Bên cạnh đó, các thông tin quản trị còn được cung cấp một cách kịp thời là do ERP giúp kiểm soát việc thực hiện quy trình hoạt động, nhân viên

phải cập nhật dữ liệu đúng quy trình theo đúng thời gian thực vì trong quy trình, nếu nhân viên không thực hiện bước trước thì bước sau cũng sẽ bị ách tắc, không thực hiện được Điều này thúc đẩy từng cá nhân đều phải cập nhật dữ liệu theo đúng thời gian thực và kết quả là dữ liệu luôn mang tính tức thời, nhà quản trị sẽ xem xét được đầy đủ tình hình hiện tại của doanh nghiệp

Ví dụ: thành phẩm sản xuất hoàn thành nhập kho, nếu thủ kho không cập nhật trên hệ thống, bộ phận kinh doanh sẽ không thể lập Phiếu giao hàng để bán cho khách hàng do chưa có hàng trong kho

1.3.3.2 Tính chính xác

Trong việc thực hiện quy trình, hệ thống ERP cho phép các công đoạn sau thừa hưởng dữ liệu từ các công đoạn trước đó, do đó dữ liệu không phải nhập lại nhiều lần vừa tiết kiệm được thời gian và đặc biệt giúp hạn chế được sai sót

Ví dụ: trở lại quy trình bán hàng ở trên (hình 1.5: quy trình bán hàng), quy trình bán hàng bắt đầu bằng việc các nhà phân phối lập

Đơn đặt hàng gửi cho phòng kinh doanh, nhân viên kinh doanh A

cập nhật đơn hàng vào hệ thống, sau đó sẽ kiểm tra hạn mức công

nợ cho phép và lập Phiếu giao hàng đảm bảo giá hàng hóa đúng với

chính sách bán hàng của công ty Phiếu giao hàng này được thừa hưởng dữ liệu từ đơn đặt hàng đã lập trước đó Tiếp đến dữ liệu về thông tin giao hàng này được tự động chuyển đến phòng kế toán,

nhân viên kế toán chỉ cần kiểm tra thông tin và nhấn nút in Hóa đơn tài chính, lúc này các định khoản kế toán như tăng công nợ phải thu

tương ứng với doanh thu cũng sẽ được tự động cập nhật Sau đó dữ

liệu lại được tự động chuyển xuống bộ phận kiểm soát chất lượng và

bộ phận kho để tiến hành kiểm tra chất lượng hàng hóa và xuất kho, nhân viên kiểm tra chất lượng thực hiện việc kiểm tra chất lượng và xác nhận đảm bảo chất lượng trên hệ thống ERP Trên cơ sở đã có xác nhận từ bộ phận kiểm tra chất lượng, thủ kho sẽ nhấn nút in phiếu xuất kho trên hệ thống, lúc này hệ thống cũng sẽ tự động ghi nhận bút toán giảm hàng tồn kho tương ứng với giá vốn hàng bán Như vậy cả nhân viên kế toán, nhân viên kiểm soát chất lượng và thủ kho đều có dữ liệu và tạo ra các chứng từ cần thiết mà không ai phải gõ lại các thông tin liên quan đến việc xuất hàng giao cho khách, điều này giúp loại bỏ các sai sót có thể xảy ra khi nhiều người cùng nhập một dữ liệu Trở lại ví dụ trên nếu nhân viên A

điền tay vào Phiếu giao hàng với số lượng “15” xuất cho khách

hàng Nguyễn Hùng, khi chứng từ này đến tay thủ kho nhìn ra thành “16” và xuất ra 16 thùng, hoặc khi chứng từ đến tay nhân viên kế toán lại bị xuất hóa đơn nhầm thành “Nguyễn Hưng”

Bên cạnh đó, dữ liệu trên hệ thống ERP được lưu trữ thống nhất, tập trung thay vì duy trì nhiều cơ sở dữ liệu độc lập cho từng phòng ban (ví dụ phòng kinh doanh có cơ sở dữ liệu riêng, kế toán có dữ liệu riêng, kho có dữ liệu riêng,…) Việc duy trì nhiều nguồn dữ liệu khác nhau có thể dẫn đến tình trạng dữ liệu không đồng nhất Ví dụ: cả bộ phận kinh doanh và kế toán đều lưu trữ doanh số bán hàng và đôi khi dữ liệu của 2 phòng ban này là khác nhau Do đó việc lưu trữ dữ liệu tập trung sẽ giúp dữ liệu luôn đồng nhất và chính xác trong toàn hệ thống

1.3.4 Tiết kiệm thời gian thực hiện tác nghiệp trong hoạt động kinh doanh

Như đã phân tích ở trên, trong việc thực hiện quy trình, hệ thống ERP cho phép các công đoạn sau thừa hưởng dữ liệu từ các công đoạn trước đó, do đó dữ liệu không phải nhập lại nhiều lần, điều này tiết kiệm được rất nhiều thời gian thực hiện tác nghiệp cho nhân viên

Bên cạnh đó, dữ liệu ERP được lưu trữ tập trung do đó thông tin được chia sẻ hoàn toàn và mọi đối tượng đều có thể truy vấn thông tin một cách nhanh chóng

Ví dụ: thông tin về tình hình nhập, xuất, tồn kho trước hết rất quan trọng cho bộ phận kho quản lý hàng hóa Bên cạnh đó, thông tin này cũng hết sức cần thiết cho bộ phận bán hàng, cũng như bộ phận mua hàng, kế toán,… Khi ứng dụng ERP, tất cả các phòng ban đều có thể truy vấn báo cáo nhập, xuất, tồn một cách nhanh chóng trên hệ thống, tiết kiệm được thời gian phải yêu cầu bộ phận kho cung cấp báo cáo nếu không có hệ thống

1.4 ĐIỀU KIỆN ĐỂ ỨNG DỤNG QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP BẰNG PHẦN MỀM

1.4.1 Yếu tố về nhân lực

Trong việc thực hiện công tác quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng ERP, nhân lực đóng một vai trò hết sức quan trọng cho hiệu quả của việc thực hiện Ở đây, chúng ta tạm chia nhân lực thực hiện ra làm hai nhóm chính: nhóm nghiệp vụ và nhóm kỹ thuật:

o Nhóm nghiệp vụ là các cán bộ quản lý, tác nghiệp hàng ngày, thuộc các phòng ban chức năng như kế toán - tài chính, kế hoạch, cung ứng vật tư, bán hàng, bộ phận sản xuất

o Nhóm kỹ thuật bao gồm các cán bộ quản lý, nhân viên thuộc bộ phận phụ trách về công nghệ thông tin

Việc thực hiện quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng ERP phải trải qua hai giai đoạn: giai đoạn chuẩn bị cho việc vận hành hệ thống ERP và giai đoạn chính thức vận hành hệ thống ERP Giai đoạn chuẩn bị cho việc vận hành hệ thống ERP bao gồm các công việc như: chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ, xây dựng danh mục các đối tượng quản lý (hàng hóa, vật tư, nhà phân phối, nhà cung cấp,…), chuẩn bị hệ thống mạng máy tính, huấn luyện nhân viên… Giai đoạn vận hành hệ thống là giai đoạn chính thức thực hiện quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng ERP Đối từng giai đoạn thì nhân lực đều hết sức quan trọng

1.4.1.1 Đối với giai đoạn chuẩn bị vận hành hệ thống

Nhóm nghiệp vụ phải đưa ra các yêu cầu nghiệp vụ, các mục tiêu quản lý, cùng xây dựng quy trình nghiệp vụ với đơn vị triển khai, kiểm tra, thử nghiệm tính đúng đắn của hệ thống trên mô hình giả lập

Nhóm kỹ thuật sẽ chuẩn bị hệ thống máy chủ, máy trạm, hạ tầng mạng, đường truyền, cài đặt hệ thống, thực hiện các công việc chuyên môn về quản trị hệ thống (sao lưu, phân quyền ) chuẩn bị cho việc vận hành Trong giai đoạn này, áp lực cho các nhân lực tham gia là rất lớn vì họ phải vừa thực hiện các tác nghiệp hằng ngày để duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, vừa phải dành thời gian tham gia dự án chuẩn bị cho việc vận hành hệ thống ERP Đôi khi để thực hiện tốt giai đoạn này, doanh nghiệp phải tuyển dụng thêm nhân sự

1.4.1.2 Đối với giai đoạn vận hành hệ thống

Nhóm nghiệp vụ tham gia trực tiếp vào việc vận hành hệ thống Các nhân viên trực tiếp thực hiện tác nghiệp tiếp tục tìm ra các lỗi, sự bất tiện của hệ thống Đối với bộ phận quản lý, phải tiếp tục theo dõi, giám sát quá trình hoạt động, tìm ra các điểm còn bất hợp lý, đề ra giải pháp khắc phục Bên cạnh đó bộ phận quản lý vẫn phải tiếp tục phát triển hệ thống Nhóm kỹ thuật tiếp tục hỗ trợ đảm bảo hệ thống máy tính toàn công ty hoạt động thông suốt, thực hiện các công việc chuyên môn về quản trị hệ thống (sao lưu, phân quyền )

Như vậy, để thực hiện quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng ERP phải đảm bảo đủ nhân lực, đặc biệt là nhân lực phải đảm bảo trình độ và năng lực cho việc thực hiện

1.4.2 Yếu tố về quỹ thời gian

Theo nghiên cứu của tập đoàn tư vấn Panorama thực hiện từ 1 322 tổ chức trên toàn cầu đã thực hiện ứng dụng phần mềm ERP trong 3 năm trở lại đây, thời gian cần thiết triển khai ERP thường kéo dài từ 04 đến 60 tháng, trong đó phần lớn các dự án (71%) hoàn thành trong 06 đến 18 tháng

Bên cạnh đó, thực tế cho thấy thời gian triển khai ERP phụ thuộc rất nhiều vào quy mô doanh nghiệp cũng như phạm vi triển khai Đối với những tổ chức lớn, trung bình cần 25 tháng để hoàn thành một dự án ERP Các tổ chức quy mô cực lớn, cần thời gian trung bình là trên 3 năm, gấp 2 lần so với thời gian triển khai tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ Những số liệu này khẳng định, các tổ chức có quy mô càng lớn, độ phức tạp càng cao thì thời gian triển khai ERP càng kéo dài

Ngoài ra, theo nghiên cứu, chỉ 7% các dự án hoàn thành đúng thời gian đặt ra, 93% cho biết đã triển khai lâu hơn dự kiến, trong đó 68% “lâu hơn nhiều” Ngoài ra, không có bất cứ doanh nghiệp nào hoàn thành sớm hơn kế hoạch

Tóm lại, doanh nghiệp cần thời gian tương đối dài cho việc triển khai thực hiện quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng ERP và doanh nghiệp phải rất nỗ lực trong việc đảm bảo thời gian triển khai theo đúng kế hoạch

1.4.3 Yếu tố về điều kiện tài chính

Việc thực hiện công tác quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng ERP mang lại những lợi ích to lớn cho doanh nghiệp nhưng chi phí cho việc thực hiện cũng không hề nhỏ Chi phí triển khai hệ thống ERP gồm chi phí bản quyền, chi phí tư vấn hỗ trợ triển khai, bảo trì vận hành hệ thống và chi phí cho hạ tầng ứng dụng công nghệ thông tin nói chung như phần cứng, hệ thống mạng:

1.4.3.1 Chi phí bản quyền phần mềm

Chi phí bản quyền phần mềm thường bao gồm: bản quyền phần mềm ERP và các phần mềm liên quan khác Chi phí bản quyền phần mềm ERP thường tính theo các phân hệ và theo số người sử dụng

Bên cạnh đó, doanh nghiệp phải mua bản quyền các phần mềm khác như hệ điều hành; hệ quản trị cơ sở dữ liệu và các ứng dụng bảo mật

1.4.3.2 Chi phí tư vấn hỗ trợ triển khai

Chi phí này thường chiếm tỷ lệ lớn nhất trong tổng chi phí dành cho ERP, lớn hơn từ 1-5 lần so với chi phí bản quyền phần mềm ERP Việc tư vấn hỗ trợ triển khai bao gồm: tư vấn chuẩn hóa toàn bộ quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp, cài đặt phần mềm, huấn luyện cách thức vận hành, thiết lập hệ thống, chuyển đổi hệ thống cũ sang mới, hỗ trợ vận hành hệ thống

1.4.3.3 Chi phí bảo trì hệ thống

Sau khi hệ thống ERP chính thức vận hành, doanh nghiệp vẫn cần phải được duy trì các hoạt động hỗ trợ từ nhà cung cấp như: bảo trì, nâng cấp, cung cấp bản sửa lỗi Tùy theo các gói dịch vụ và mức độ hỗ trợ mà chi phí hằng năm có thể dao động từ 10-20 % chi phí tư vấn hỗ trợ triển khai

1.4.3.4 Chi phí phần cứng và hạ tầng mạng

Phần cứng phục vụ cho việc vận hành hệ thống ERP là hệ thống máy chủ, máy trạm, tủ đĩa, bộ lưu điện Tuy nhiên, về máy chủ, một hệ thống ERP cần tối thiểu các loại sau: máy chủ ứng dụng (application server), máy chủ cơ sở dữ liệu (database server), máy chủ dự phòng cơ sở dữ liệu (backup database server)

Đối với hạ tầng mạng, doanh nghiệp cần thiết lập hệ thống mạng nội bộ (LAN), đảm bảo tất cả các máy tính phải kết nối với nhau Bên cạnh đó, nếu doanh nghiệp có nhiều chi nhánh ở xa nhau, cần trang

bị thêm đường truyền thuê riêng (leased line) hoặc đường truyền internet ADSL để tạo kết nối trong toàn hệ thống doanh nghiệp Hiện nay tại Việt Nam, chi phí đầu tư cho việc thực hiện quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng ERP có thể được khái quát trên mô hình sau:

Hình 1.6: Mô hình phân loại tổng chi phí đầu tư hệ thống ERP

Theo mô hình trên, ta nhận thấy chi phí thực hiện ERP tăng dần tỷ lệ thuận với số người sử dụng và chi phí này là khá lớn

Tóm lại, để thực hiện công tác quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng ERP, doanh nghiệp cần đầu tư nguồn nhân lực, thời gian và một chi phí khá lớn

CHƯƠNG 2

PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP BẰNG PHẦN MỀM TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KINH ĐÔ THỜI GIAN QUA

2.1 TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN KINH ĐÔ

2.1.1 Tổng quan về Công Ty Cổ Phần Kinh Đô

Công Ty Cổ Phần Kinh Đô (sau đây xin được gọi tắt là Kinh Đô) tiền thân là Công ty TNHH Xây dựng và Chế biến thực phẩm Kinh Đô, được thành lập năm 1993 Những ngày đầu thành lập, công ty chỉ là một xưởng sản xuất nhỏ diện tích khoảng 100m2 với 70 công nhân và vốn đầu tư 1,4 tỉ đồng, chuyên sản xuất và kinh doanh bánh snack, một sản phẩm mới đối với người tiêu dùng trong nước

Năm 1994, công ty tăng vốn điều lệ lên 14 tỷ đồng và nhập dây chuyền sản xuất snack trị giá 750.000 USD từ Nhật Thành công của bánh snack Kinh Đô với giá rẻ, mùi vị đặc trưng phù hợp với thị hiếu của người tiêu dùng trong nước đã trở thành bước đệm quan trọng cho sự phát triển không ngừng của Công ty Kinh Đô sau này

Năm 1999, công ty tăng vốn điều lệ lên 40 tỷ đồng, thành lập Trung tâm thương mại Savico Kinh Đô tại Quận 1, đánh dấu một bước phát triển mới của Kinh Đô sang các lĩnh vực kinh doanh khác ngoài bánh kẹo Công ty khai trương hệ thống Bakery đầu tiên, mở đầu cho một chuỗi hệ thống của hàng bánh kẹo Kinh Đô từ Bắc vào Nam sau này

Năm 2000, công ty tăng vốn điều lệ lên 51 tỷ đồng, mở rộng diện tích nhà xưởng lên hơn 40.000m2

Tháng 9/2002, Công Ty Cổ Phần Kinh Đô được thành lập với vốn điều lệ 150 tỷ đồng, trong đó Công ty TNHH Xây dựng và Chế biến thực phẩm Kinh Đô góp 50 tỷ đồng

Ngày 12/12/2005, 25 triệu cổ phiếu KDC của Kinh Đô chính thức giao dịch lần đầu tại Trung tâm GDCK TP Hồ Chí Minh

Tháng 07/2006, Công ty Cổ Phần Kinh Đô và Tập đoàn thực phẩm hàng đầu thế giới Cadbury Schweppes chính thức ký kết thỏa thuận hợp tác kinh doanh Đây là bước chuẩn bị sẵn sàng của Kinh Đô khi Việt Nam tham gia vào kinh tế khu vực trong khuôn khổ ASEAN (AFTA) và Tổ chức Thương mại Thế giới – WTO

Tháng 02/2007, Kinh Đô và Ngân hàng TMCP XNK Việt Nam (VietNam Eximbank) ký kết biên bản thỏa thuận hợp tác chiến lược

Sau 16 năm hoạt động và phát triển, quy mô vốn và quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh không ngừng tăng trưởng và đến nay Kinh Đô đã trở thành doanh nghiệp sản xuất bánh kẹo hàng đầu ở Việt Nam

2.1.2 Sơ đồ tổ chức của Công Ty Cổ Phần Kinh Đô

HỘIĐỒNG QUẢN TRỊ

BOAD OF DIRECTOR BAN QUẢN TRỊ ĐIỀU HÀNH EECUTIV MANAGEMENT COMMITE

EMC

MẠNG LƯỚI PHÂN PHỐI CỦA KINH ĐÔ KINHDO DISTRIBUTION

NETWORK

CÁC ĐƠN VỊ KINH DOANH CHIẾN LƯỢC CỦA KINH ĐÔ

KINHDO’S SBU

Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức của Công Ty Cổ Phần Kinh Đô

2.1.3 Tình hình hoạt động kinh doanh của Công Ty Cổ Phần Kinh Đô

Kết thúc nửa đầu năm 2009, Kinh Đô đạt 532,7 tỷ doanh thu thuần, tăng 3,7% so với cùng kỳ năm 2008, nhờ vào cả hai yếu tố là sản lượng bán hàng tăng và giá một số sản phẩm tăng nhẹ Đồng thời, tỷ suất lợi

Senior Manager

GIÁM ĐỐC Senior Manager GIÁM ĐỐC

Senior Manager

Senior Manager

I.T CÔNG NGHỆ

THÔNG TIN

PR / Customer service

PR/DỊCH VỤ

Marketing & Design

MARKETING & THIẾT KẾ

Distributors

CÁC KÊNH PHÂN PHỐI

Retail / Franchise

CÁC KÊNH PHÂN PHỐI BÁN LẼ & NHƯỢNG

Order Management

QUẢN TRỊ MUA HÀNG & BÁN HÀNG

(Kinh Do Snacks)

(Kinh Do Buns/ Cakes)

(Kinh Do Cookies)

(Kinh Do Candy)

(Kinh Do Bakery)

(Kido Ice-

cream)

(Kinh Do Hanoi)

(Property Development)

HỆ THỐNG PHÂN PHỐI CỦA KINH ĐÔ

( Thương hiệu / Phân phối / Mạng lưới bán lẻ cho các SBU )

KINHDO DISTRIBUTION NETWORK

(Branding / Distribution / Retailing Networking SBU )

CÁC ĐƠN VỊ KINH DOANH CHIẾN LƯỢC CỦA KINH ĐÔ

KINHDO’S Strategic Business Unit (SBU)

(Đơn vị thuộc các ngành công nghiệp / chế tạo Industrial / Manufacturing SBU)

nhuận gộp biên trong 6 tháng đầu năm 2009 cũng được cải thiện, đạt 25.2% so với mức 23.5% của 6 tháng đầu năm 2008, do chi phí nguyên liệu đầu vào năm nay thấp hơn cùng kỳ năm ngoái cũng như Kinh Đô tập trung đẩy mạnh hơn các sản phẩm có tỷ suất lợi nhuận cao

Hoạt động kinh doanh cốt lõi của Kinh Đô đang được duy trì ổn định và dự kiến sẽ tăng trưởng mạnh trong quý 3/2009 khi bước sang mùa cao điểm - mùa tết Trung thu Với sản phẩm bánh trung thu thương hiệu Kinh Đô nổi tiếng có tỷ suất lợi nhuận cao, ước tính doanh thu của Kinh Đô sẽ tăng gấp đôi so với hai quý đầu năm và tỷ suất lợi nhuận gộp có nhiều khả năng đạt đến mức 30% trong quý 3

Cao ốc văn phòng Kinh Đô ở số 141 Nguyễn Du, Hồ Chí Minh đang trong giai đoạn hoàn tất và sẽ được đưa vào sử dụng vào đầu quý 4/2009 Khi đó, Kinh Đô sẽ chuyển toàn bộ văn phòng hiện tại ở Hiệp Bình Phước sang tòa nhà mới này và sử dụng diện tích khu đất ở Thủ Đức cho dự án cao ốc Hiệp Bình Phước Đây là dự án liên doanh trong đó Kinh Đô đóng góp bằng quyền sử dụng đất Giá trị khu đất do đó có thể sẽ được định giá lại cho mục đích liên doanh góp vốn và dự kiến sẽ đem lại cho Kinh Đô khoản lợi nhuận 200 tỷ tăng thêm từ chênh lệch đánh giá lại tài sản nếu được thực hiện

Như vậy, kết thúc 6 tháng đầu năm 2009, Kinh Đô đã hoàn thành được 30,5% kế hoạch doanh thu và 41,8% kế hoạch lợi nhuận trước thuế

Dự báo doanh thu 2009 của Kinh Đô tăng khoảng 10% so với năm 2008, tương đương đạt 1.601 tỷ đồng và dự kiến lợi nhuận trước thuế 2009 của Kinh Đô đạt đến 435,9 tỷ

Nhìn chung, tình hình sản xuất kinh doanh của Kinh Đô hiện nay là rất

tốt

Bảng 2.1: Báo cáo tài chính năm 2007, 2008, 6 tháng đầu năm 2009 và dự báo cho năm 2009 tại Công Ty Cổ Phần Kinh Đô

Nguồn: Công Ty Cổ Phần Chứng Khoán Bảo Việt

2.2 PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP BẰNG PHẦN MỀM TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KINH ĐÔ 2.2.1 Giới thiệu phần mềm ERP Công Ty Cổ Phần Kinh Đô đang áp

dụng

Cuối năm 2003, Công Ty Cổ Phần Kinh Đô chính thức áp dụng hệ thống ERP phục vụ cho công tác quản trị Chức năng của phần mềm như sau:

 Quản trị mua hàng

Lập và duyệt yêu cầu mua hàng

Hỗ trợ lựa chọn nhà cung cấp và lập đơn đặt hàng

Ghi nhận, theo dõi và kiểm soát toàn bộ việc thực hiện quy trình mua hàng, trả hàng cho nhà cung cấp

Theo dõi tiến độ thực hiện của đơn hàng
Theo dõi thời gian và địa điểm giao hàng
Phân tích biến động giá mua qua từng thời kỳ

Thống kê doanh số mua hàng chi tiết theo nhóm hàng, mặt hàng, nhà cung cấp

 Quản trị kho hàng

Ghi nhận, theo dõi và kiểm soát toàn bộ việc thực hiện quy trình nhập, xuất, điều chuyển kho

Kiểm soát định mức hàng tồn kho

Quản lý hàng tồn kho theo từng mặt hàng, nhóm hàng, lô hàng
Phân tích tuổi hàng tồn kho

Xác định giá trị xuất kho theo nhiều phương pháp tính khác nhau (bình quân gia quyền, FIFO, LIFO, thực tế đích danh,…)

Báo cáo nhập - xuất - tồn kho, sổ chi tiết vật tư, thẻ kho,…

 Quản trị công cụ, dụng cụ và tài sản cố định

Ghi nhận, theo dõi và kiểm soát toàn bộ quy trình quản lý tài sản cố định và công cụ, dụng cụ

Theo dõi và thực hiện tính toán khấu hao tài sản cố định
Thiết lập các tiêu thức và đối tượng phân bổ chi phí

Thống kê, theo dõi việc điều chuyển và quản lý công cụ dụng cụ, tài sản cố định giữa các bộ phận

Thực hiện và kiểm soát việc phân bổ chi phí công cụ, dụng cụ

 Quản lý sản xuất

Ghi nhận, kiểm soát quy trình lập kế hoạch sản xuất
Hỗ trợ lập kế hoạch nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất
Quản lý công thức sản xuất sản phẩm, quy trình sản xuất

Theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất và kiểm soát tiến độ sản xuất

Kiểm soát chất lượng từ nguyên vật liệu đầu vào cho đến thành phẩm nhập kho, xuất bán

Kiểm soát và phân tích giá thành sản phẩm

 Quản trị công nợ phải thu, phải trả

Ghi nhận, theo dõi và kiểm soát toàn bộ việc thực hiện quy trình quản lý công nợ

Theo dõi chi tiết công nợ cho từng đối tượng, cho từng hoá đơn
Kiểm soát việc thực hiện hạn mức công nợ

Phân tích tuổi nợ, theo dõi tình hình thu hồi nợ, thanh toán nợ
Lập kế hoạch thu nợ, thanh toán nợ

Báo cáo về công nợ như bảng cân đối phát sinh công nợ, sổ chi tiết công nợ, biên bản đối chiếu công nợ,…

 Quản trị vốn bằng tiền

Hỗ trợ thực hiện lập kế hoạch thu, chi tiền

Ghi nhận, theo dõi và kiểm soát toàn bộ việc thực hiện quy trình thu, chi tiền

Hệ thống sổ sách, báo cáo: Sổ quỹ, sổ tiền gửi, sổ chi tiết tài khoản tiền,…

 Kế toán tổng hợp

Ghi nhận, theo dõi các định khoản kế toán

Hỗ trợ thực hiện các nghiệp vụ điều chỉnh, phân bổ, kết chuyển,… dưới dạng các định khoản kế toán

Hệ thống sổ sách, báo cáo tài chính: bảng cân đối số phát sinh, sổ cái chi tiết, bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ,…

2.2.2 Nội dung và hiệu quả thực hiện quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng phần mềm tại Công ty Cổ Phần Kinh Đô

2.2.2.1 Quản trị mua hàng

Khi ứng dụng ERP để quản trị mua hàng, quy trình mua hàng tại Kinh Đô đã được chuẩn hóa như sau: