Công tác quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng phần mềm tại Công ty cổ phần Kinh đô

-1- PHN M U TNH CP THIT CA TI: -2- MC TIấU NGHIấN CU: - Phõn tớch, h thng húa c s lý lun, ni dung v thc trng ng d phn mm hoch nh ngun lc doanh nghip ti Cụng Ty C Phn K Mụi trng kinh doanh hin i vi ỏp lc cnh tranh ngy mt gia tng buc ụ doanh nghip phi hon thin cụng tỏc qun lý s dng hiu qu cỏc ngun lc quỏ trỡnh sn xut kinh doanh nhm to li th cnh tranh Ngy nay, vi s phỏt trin ca cụng ngh thụng tin, doanh nghip ó cú cụng c h tr thc s hu hiu cho vic qun lý doanh nghip l h thng phn mm - xut mt s gii phỏp nhm hon thin vic ng dng h thng p mm hoch nh ngun lc doanh nghip gúp phn nõng cao hiu qun lý cho Cụng Ty C Phn Kinh ụ hoch nh ngun lc doanh nghip (Enterprise Resource Planning - ERP) I TNG V PHM VI NGHIấN CU Vic ỏp dng h thng phn mm ny ngy cng tr nờn ph bin v thit yu - i tng nghiờn cu: nghiờn cu vic ng dng phn mm qu vi doanh nghip Nhn thc c iu ny, Cụng Ty C Phn Kinh ụ ó mnh dn u t ỏp ngun lc doanh nghip núi chung - Phm vi nghiờn cu: nghiờn cu thc trng phn mm hoch nh ng dng phn mm hoch nh ngun lc doanh nghip nõng cao hiu qu lc doanh nghip ó c ỏp dng ti Cụng Ty C Phn Kinh ụ thi qun lý t rt sm Thc t vic ỏp dng h thng phn mm ó gúp phn qua nõng cao hiu qu cho cụng tỏc qun lý nhng c th phn mm ó mang li - Thi gian nghiờn cu: n nm 2015 hiu qu th no v lm phỏt huy ht hiu qu ca phn mm l PHNG PHP NGHIấN CU m cụng ty c bit quan tõm Bờn cnh ú, õy cng l m cỏc cụng Lun s dng cỏc phng phỏp nghiờn cu sau: ty cú nhu cu ng dng phn mm hoch nh ngun lc doanh nghip v hot ng sn xut kinh doanh tng ng vi Cụng Ty C Phn Kinh ụ rt quan tõm Vỡ vy, ti Mt s gii phỏp hon thin cụng tỏc qun tr ngun lc doanh nghip bng phn mm ti Cụng Ty C Phn Kinh ụ n nm 2015 c la chn vi mong mun h thng húa cỏc li ớch m phn mm mang li ng thi mt s gii phỏp nhm hon thin vic ng dng phn mm gúp phn nõng cao hiu qu qun lý cho Cụng Ty C Phn Kinh ụ - Phng phỏp c ti liu, phng phỏp i chiu so sỏnh, phng p quy np - Thc hin quan sỏt thc t ti Cụng Ty C Phn Kinh ụ - Phng phỏp h thng v phng phỏp tng hp nghiờn cu tỡnh thc t ca doanh nghip - Phng phỏp phõn tớch, suy lun kt hp khỏi quỏt húa nhm a nhn nh, gii phỏp KT CU CA LUN VN: M u -3- -4- CHNG Chng 1: C s lý lun v cụng tỏc qun tr ngun lc doanh nghip bng phn mm Chng 2: Phõn tớch thc trng qun tr ngun lc doanh nghip bng phn mm ti Cụng Ty C Phn Kinh ụ thi gian qua C S Lí LUN V CễNG TC QUN TR NGUN LC DOANH NGHIP BNG PHN M Chng 3: Mt s gii phỏp hon thin cụng tỏc qun tr ngun lc doanh nghip bng phn mm ti Cụng Ty C Phn Kinh ụ n nm 2015 Kt lun 1.1 KHI NIM V QUN TR NGUN LC DOANH NGH BNG PHN MM 1.1.1 nh ngha v qun tr ngun lc doanh nghip bng phn m hoch nh ngun lc doanh nghip Cụng tỏc qun tr ngun lc doanh nghip bng phn mm hoch nh ng lc doanh nghip (Enterprise Resource Planning sau õy xin gi tt l E l vic ng dng phn mm trờn mỏy tớnh h tr cho doanh nghip qun lý cỏc ngun lc nh qun lý ti chớnh, qun lý vt t, qun lý sn x qun lý cung ng v phõn phi sn phm, qun lý khỏch hng, qun lý n s; h tr cỏc cụng c d bỏo v lp k hoch, bỏo cỏo, nhm nõng hiu qu hot ng sn xut kinh doanh v qun lý cho doanh nghip 1.1.2 Ngun lc doanh nghip Ngun lc doanh nghip c chia thnh loi nh sau: Nhõn lc: cỏc yu t v qun lý v phỏt trin ngi Vt lc: Ti sn, mỏy múc, thit b, nh xng, Ti lc: Tin bc, cụng n phi thu, phi tr, v dũng tin, v u t, Ba ngun lc trờn nu khụng qun lý tt, khụng s dng hiu qu s dn lóng phớ v mt mỏt ln cho doanh nghip, hot ng sn xut kinh doanh doanh nghip b ri rc, chm chm, s phi hp giao tip gia cỏc cỏ n -5- -6- cỏc phũng ban, n v kộm v thụng tin iu hnh khụng kp thi, tin cy khụng cao 1.1.3 Lch s phỏt trin ca qun tr ngun lc doanh nghip bng phn mm Vo nhng nm 1950, cỏc nh qun lý ó sm nhn thy mỏy tớnh cú th h tr vic ng dng c nhiu hot ng qun lý quan trng nh: - H thng qun lý sn xut va ỳng lỳc (JIT) - Khi lng t hng kinh t (EOQ ) - Lng tn kho an ton (Safety Stock) - nh mc nguyờn vt liu (Bill of Materials-BOMP) - Qun lý lnh sn xut (Work Orders) Nhng hot ng trờn cn x lý d liu, tớnh toỏn nhanh v chớnh xỏc Do ú t gia nhng nm 1960 ó ln lt xut hin nhiu h thng qun lý da trờn mỏy tớnh, lm o ln cỏc k thut qun lý truyn thng Hỡnh 1.1: S hỡnh thnh v phỏt trin ca cỏc h thng h tr qun tr ng lc doanh nghip Dn dn cụng ngh thụng tin ó tr thnh cụng c ch o giỳp doanh ngh to s chuyn bin trit cỏch lm vic, tit kim chi phớ, nõng cao cht lng sn phm cng nh ci thin ỏng k quan h vi khỏch hng trỡnh phỏt trin ca cỏc h thng phn mm h tr cho qun lý nh sau: 1.1.3.1 H thng Hoch nh nhu cu nguyờn vt liu (Mat Requirements Planning - MRP) -7- -8- Ra i t gia nhng nm 1960 vi mc tiờu nõng cao hiu qu vic ch vic hoch nh ti tng n v, lp k hoch v ti chớnh v cú th qun lý nguyờn vt liu m c th l tỡm mt phng thc x lý n t phng kh nng cung ng hng nguyờn vt liu mt cỏch tt hn: H thng cú rt nhiu chc nng v c liờn kt vi cht ch: MRP a cỏc xut ti u hoỏ vic mua hng bng cỏch tớnh toỏn li thi - Lp k hoch bỏn hng im cú th nhn nguyờn vt liu (t nh cung cp) v thi im thc s cn s hng ú cho sn xut - Hoch nh nhu cu nguyờn vt liu, hoch nh kh nng cung ng v MRP da trờn nhu cu s lng hng cn sn xut mt giai on (tun/thỏng/quý/nm,) : loi hng ú - Xỏc nh cỏc yu t v thi gian Thi im cn cỏc nguyờn vt liu v cỏc xột s lng nguyờn liu tn kho - K hoch kinh doanh - K hoch mua hng - Chi phớ chuyn thnh phn cỏc cụng on ca quỏ trỡnh sn xut xem tr thc hin kh nng cung ng nguyờn vt liu u ca h thng c tớch hp th hin qua cỏc bỏo cỏo nh l: - Xỏc nh s lng v tt c cỏc nguyờn vt liu thnh phn sn xut MRP - K hoch sn xut, k hoch tng th (thc t, s - D bỏo kho hng, giỏ tr tn kho lng ang trờn ng v), cn c vo lng tn kho ti thiu, sau ú xỏc 1.1.3.3 H thng Hoch nh ngun lc doanh nghip (Enterp nh s lng tht s cn mua thờm thi gian giao hng (m nh cung Resource Planning - ERP) cp hn) nhm ỏp ng mt cỏch ti u cho sn xut n nhng nm 1990, cựng vi s phỏt trin ca cụng ngh phn cn MRP tip tc phỏt trin v n giai on Closed-Loop MRP thỡ h thng mng mỏy tớnh, doanh nghip da trờn cu trỳc mỏy ch - mỏy trm (cl khụng ch n thun l hoch nh v nguyờn vt liu, m cũn cú mt lot cỏc server), cỏc h thng MRP nhng ch cho mt phn mm mi l ERP chc nng nhim v khỏc H thng cung cp cỏc cụng c nhm ch u khụng ch gii hn qun lý sn xut m bao trựm lờn ton b cỏc tiờn v kh nng cung ng v nguyờn vt liu, ng thi h tr vic lp k ng chc nng chớnh ca doanh nghip nh k toỏn, qun tr nhõn lc, hoch nguyờn vt liu cng nh vic thc hin k hoch ú vn, qun tr h thng cung ng, v qun tr h thng bỏn hng 1.1.3.2 H thng Hoch nh ngun lc sn xut (Manufacturing Resource Thp k 1990 l thi k hong kim ca cỏc h thng ERP, thu hỳt hng Planning - MRPII) cỏc hóng phn mm v nhiu tờn tui ó tr thnh huyn thoi Hoch nh ngun lc cho sn xut l kt qu tip theo v s m rng ca giai on Closed-Loop MRP õy l mt phng thc hoch nh ngun lc giỳp cỏc cụng ty, nh mỏy sn xut cú hiu qu giai on ny h thng ó cụng ngh thụng tin th gii nh hóng SAP ca c, Computer Assoc People Soft, JD Edward v Oracle ca M Cỏc cụng ty a quc gia thi n trin khai ERP cho tng chi nhỏnh v ni lin cỏc chi nhỏnh ca h trờn -9- - 10 - cu ERP ó tr nờn hu hiu n mc mt thựng Coca-Cola c xut nh mỏy ti Ngc Hi, H Ni (mt hng ngn nh mỏy úng chai Coca-Cola), thỡ vic bỏn thựng coca ú lp tc ó c cp nht vo h thng mỏy ch ti i bn doanh ca Coca Cola ti Atlanta, M Vic trin khai ny nõng cao hiu qu v mi mt, t nng sut lao ng n qun lý chi phớ v cht lng dch v khỏch hng 1.1.3.4 H thng Qun tr ngun lc doanh nghip (Enterprise Resource Management - ERM) Hỡnh 1.2: Cu trỳc ca h thng ERM Sau thi hong kim ca ERP, tt c cỏc cụng ty a quc gia v i a s cỏc cụng ty khỏc (ti cỏc nc phỏt trin) u ó trin khai ERP, u th k ERM chớnh l s tớch hp cỏc phõn h phn mm chc nng v nghip v 21 ny th gii bt u núi nhiu n bc phỏt trin tip theo ca ERP l xut kinh doanh ERM ERM gn vi ERP v cỏch vit nhng l khỏi nim rng hn, nú khụng phi l mt bc phỏt trin v chc nng hoc k thut nh MRP phỏt trin lờn ERP i vi ERM cn chỳ ý n Resource - Ngun lc v Management - Qun tr ERM thc cht l mt b cụng c qun lý doanh nghip, m phõn mm ch l mt b phn, cỏc cụng c khỏc cú th hon ton mang tớnh qun lý nh hun luyn, quy trỡnh nghip v, qun tr, Cỏc yu t phi mỏy tớnh ca ERM l im tin hoỏ rt quan trng Phn nghip v sn xut kinh doanh bao gm qun lý nhõn s, k toỏn toỏn phi thu, k toỏn phi tr, k toỏn toỏn, s cỏi), qun lý sn x qun lý phõn phi, marketing v bỏn hng, Phn tớch hp ca h thng ERP chớnh l kh nng kt ni cỏc lung ng v li vi S tớch hp cú th c hiu nh l s thng nht, t d liu v chia s thụng tin ERP tớch hp liờn kt cỏc qui trỡnh nghip Vi doanh nghip ó tớch hp thnh cụng h thng ERP cho vic qun lý din Qui trỡnh tớch hp v ng b cỏc nghip v ca mt cụng ty h thng c hiu nh l ERM - 11 - - 12 - 1.2 NI DUNG THC HIN QUN TR NGUN LC DOA NGHIP BNG PHN MM Nhỡn chung, vic ng dng ERP h tr cho cụng tỏc qun tr bao vic thc hin cỏc ni dung sau trờn phn mm ERP: 1.2.1 Qun tr mua hng Qun tr k hoch mua (lp k hoch mua theo nh k, theo dừi vic hin k hoch, ) Qun tr c s d liu nh cung cp (cỏc thụng tin tng quỏt, mt h giỏ c, chớnh sỏch,): h tr cho vic quyt nh la chn cung cp cho k hoch mua hng Ghi nhn, theo dừi v kim soỏt ton b cỏc hot ng ca quy trỡnh m la chn nh cung cp, lp n t hng, theo dừi quỏ trỡnh nhn h theo n hng (cỏc khõu tip nhn, chuyn kim nh, nhp kho); x vic tr hng nu phỏt sinh Qun tr cỏc chi phớ phỏt sinh quỏ trỡnh mua hng: chuyn, d, thu nhp khu, Kt chuyn t ng s liu sang cỏc phn hnh qun tr kho hng v q Hỡnh 1.3: Mụ hỡnh h thng ERM Ngy ERP cng c hiu nh l ERM, ngha l núi n ERP ngi ta liờn tng n vic phn mm v cỏc quy trỡnh hot ng to thnh mt h thng kim soỏt ton din hot ng doanh nghip tr cụng n phi tr Theo dừi tỡnh hỡnh tn kho nhm m bo vic cung ng vt t ỳng Thc hin cỏc thng kờ, truy cn thit 1.2.2 Qun tr kho hng Qun tr cỏc d liu c s cú liờn quan n h thng kho: cỏc thụng ti t chc h thng kho; cỏc thụng tin cú liờn quan n i tng lu - 13 - - 14 - (mó s, qui cỏch, tiờu chun k thut, cỏc thụng tin kim soỏt: gii hn Qun tr v mt s lng quỏ trỡnh xut hng theo húa n tn kho cho phộp,) Kim soỏt cỏc chi phớ phỏt sinh (cỏc khon chit khu chớnh sỏch, c Tip nhn d liu t cỏc phn hnh qun tr mua hng, qun tr bỏn hng; khu chng trỡnh, chi phớ khuyn mói, chi phớ chuyn,) t ng ghi nhn cỏc phỏt sinh tng, gim hng tn kho t cỏc nghip v X lý vic tr hng ny X lý cỏc phỏt sinh v tng gim vt t kho theo tng loi nghip v: nhp kho, xut kho, iu chnh, iu chuyn (nh xut sn xut, iu chuyn kho, xut chi phớ,; nhp bỏn thnh phm, thnh phm,; cỏc nghip v iu chnh s lng, giỏ tr,) Xỏc nh giỏ tr xut kho theo nhiu phng phỏp tớnh khỏc Kim soỏt tỡnh hỡnh hng tn kho, qun tr cỏc hng mc hng tn kho cho phộp, lm c s cho vic iu tit v qun lý hng húa vt t mt cỏch hp lý, hiu qu theo k hoch T ng kt chuyn s liu sang b phn k toỏn kho x lý Thc hin cỏc thng kờ, truy cn thit 1.2.3 Qun tr bỏn hng Qun tr k hoch iu phi hng: tng hp k hoch th trng, lp cỏc ch tiờu k hoch cú liờn quan (iu phi chuyn ti u, kho bói,); theo dừi tỡnh hỡnh thc hin k hoch Ghi nhn, theo dừi v kim soỏt ton b cỏc hot ng ca quy trỡnh iu phi hng n nh phõn phi: tip nhn n hng x lý; kim tra kh Kt chuyn t ng s liu sang cỏc phn hnh qun tr kho hng v q tr n phi thu Thc hin cỏc truy vn, thng kờ cn thit 1.2.4 Marketing Qun tr cỏc chớnh sỏch bỏn hng mang tớnh thi im (thụng qua chng trỡnh khuyn mói); cỏc hot ng marketing (qung cỏo tr,); cỏc hot ng cng ng Theo dừi, cp nht cỏc phỏt sinh sut thi gian thc hin ch trỡnh Thc hin cỏc ghi nhn, phõn b chi phớ i vi tng chng trỡnh Kt chuyn t ng s liu sang cỏc phn hnh cú liờn quan ca h th Thc hin cỏc thng kờ v phõn loi, phõn tớch liờn quan n cỏc ch trỡnh 1.2.5 Qun tr bng tin Ghi nhn t ng cỏc s liu liờn quan t phn hnh qun tr cụng n thu v phi tr: cỏc nghip v thu tin n, chi toỏn nng cung ng, tỡnh hỡnh cụng n, theo dừi hp ng,; lp phiu X lý cỏc phỏt sinh v thu, chi tin theo tng loi nghip v (khụng ngh xut hng, xut hng, in húa n, quan n cụng n): thu tm ng, thu ký qu,; chi chi phớ, chi Qun tr cỏc hp ng chuyn theo tng húa n: lp hp ng, theo dừi thc hin hp ng, toỏn cho hp ng ng,; cỏc nghip v rỳt, chuyn tin, Kt chuyn s liu sang phn hnh k toỏn tng hp di dng cỏc khon k toỏn - 15 - - 16 - H thng s sỏch k toỏn cú liờn quan: S qu, s tin gi, s chi tit cỏc Qun lý cụng n chi tit theo tng húa n, theo dừi tui n, hn mc ti khon tin, Trờn c s ú, cú th cho ỏnh giỏ tỡnh hỡnh thc hin ngha v 1.2.6 Qun tr ngoi t toỏn i vi tng khỏch hng Qun tr cỏc d liu cú liờn quan n ngoi t ca doanh nghip: danh Lp k hoch kim soỏt vic thu tin n mc ngoi t, t giỏ quy i, Kt chuyn s liu cho phn hnh k toỏn bng tin v k toỏn Thc hin cỏc nghip v x lý chờnh lch t giỏ nh k i vi cỏc s d hp ngoi t; i vi cỏc s d v cụng n bng ngoi t H thng s sỏch k toỏn v bỏo cỏo cú liờn quan Kt chuyn s liu sang phn hnh k toỏn tng hp di dng cỏc nh 1.2.9 Qun tr cụng n phi tr khon k toỏn Tip nhn d liu t cỏc hot ng mua hng v t ng ghi nhn H thng s sỏch v thng kờ cú liờn quan phỏt sinh tng, gim cụng n phi tr t cỏc nghip v ny 1.2.7 Qun tr ti sn c nh X lý cỏc phỏt sinh v tng, gim n phi tr khỏc Qun tr danh mc cỏc ti sn thit b ti doanh nghip: cỏc thụng tin v X lý nghip v toỏn cho ngi bỏn quy cỏch, thụng s k thut,; cỏc thụng tin v nguyờn giỏ, thi gian Qun lý cụng n chi tit theo tng húa n, theo tng hp ng; theo khu hao, t l khu hao, giỏ tr cũn li, tui n, hn mc n Thc hin cỏc nghip v k toỏn v tng gim ti sn c nh: mua (tip Lp k hoch toỏn cho nh cung cp nhn t phn hnh mua), lý, ỏnh giỏ li, Thc hin tớnh khu hao nh k, kt chuyn s liu sang phn hnh k toỏn tng hp di dng cỏc nh khon k toỏn H thng s sỏch v thng kờ cú liờn quan 1.2.8 Qun tr cụng n phi thu Tip nhn d liu t cỏc hot ng bỏn hng v t ng ghi nhn cỏc phỏt sinh tng, gim cụng n phi thu t cỏc nghip v ny Kt chuyn s liu cho phn hnh k toỏn bng tin v k toỏn hp H thng s sỏch k toỏn v bỏo cỏo cú liờn quan 1.2.10 K toỏn tng hp Qun tr h thng ti khon k toỏn: m thờm ti khon, thc hin chnh sa cho phộp, Ghi nhn cỏc phỏt sinh kinh t hng ngy ca doanh nghip di dng X lý cỏc phỏt sinh v tng, gim n phi thu khỏc nh khon k toỏn Hu ht vic ghi nhn c thc hin t ng X lý nghip v thu tin n vo phỏt sinh cỏc phn hnh khỏc - 17 - - 18 - Cho phộp thc hin cỏc nghip v iu chnh, phõn b kt chuyn, õy l nhng thụng tin ht sc cn thit cho vic la chn nh cung di dng cỏc nh khon k toỏn tt nht (giỏ r, thi gian giao hng v iu khon toỏn phự hp) Kim soỏt ton din tỡnh hỡnh ti sn, ngun doanh thu, chi phớ ca Bờn cnh vic cung cp thụng tin h tr thc hin cỏc bc doanh nghip (bng cõn i s phỏt sinh, s cỏi, cỏc bỏo cỏo doanh thu, trỡnh, ERP cũn h tr kim soỏt vic thc hin quy trỡnh, m bo chi phớ; kt qu kinh doanh; cõn i k toỏn, lu chuyn tin t; cỏc phõn bc cụng vic c thc hin theo trỡnh t nht nh tớch ti chớnh,) Vớ d: Quy trỡnh mua hng nh sau: 1.3 HIU QU NG DNG CA CễNG TC QUN TR NGUN LC DOANH NGHIP BNG PHN MM Vic ng dng ERP vo qun lý cỏc ngun lc doanh nghip ó c cỏc Yờu cu mua hng La chn nh cung cp on, cỏc cụng ty a quc gia trờn th gii thc hin t lõu, iu ny c bit quan trng quy mụ doanh nghip ngy cng ln Ti Vit Nam, sc ộp cnh tranh sau gia nhp WTO l rt ln v buc cỏc t hng doanh nghip phi t iu chnh mỡnh ú nõng cao hiu qun lý bng vic ng dng ERP l bin phỏp ht sc cn thit Kim nh cht lng hng húa Hiu qu to ln m ERP mang li vic nõng cao hiu qu qun lý nh sau: 1.3.1 Chun húa, ci tin quy trỡnh nghip v ERP khụng ch n thun ghi nhn cỏc giao dch, nghip v phỏt sinh m nú tham gia mt cỏch sõu rng vo hot ng cụng ty thụng qua vic h tr thc hin tỏc nghip ca nhõn viờn, phũng ban i vi tng bc cỏc quy trỡnh nghip v (quy trỡnh mua hng, quy trỡnh sn xut, quy trỡnh bỏn hng, quy trỡnh toỏn,) Vớ d: Trong quy trỡnh mua hng, vi cụng on la chn nh cung cp, ERP s h tr cung cp cỏc thụng tin v giỏ, thi gian giao hng, iu khon toỏnca cỏc nh cung cp i vi nhng mt hng cn mua Nhp kho Hỡnh 1.4: Quy trỡnh mua hng Quy trỡnh mua hng bt u bng vic cỏc phũng ban cú nhu cu lp cu mua hng gi n phũng cung ng Trờn c s ú phũng cung tin hnh La chn nh cung cp v t hng Nh cung cp giao h phũng kim soỏt cht lng tin hnh Kim nh cht lng hng Hng húa sau ú s c Nhp kho Cỏc bc lp Yờu cu mua hng, La chn nh cung cp, t hng, K nh cht lng hng húa, Nhp kho u c thc hin trờn ERP v theo ỳng trỡnh t H thng s khụng cho phộp thc hin nhp kho - 19 - cha thc hin cỏc bc trc ú hoc nhõn viờn khụng th thc hin - 20 - Vớ d: Quy trỡnh bỏn hng nh sau: thao tỏc t hng nu cha cú Yờu cu mua hng t cỏc phũng ban v n t hng La chn nh cung cp trờn h thng Qua phõn tớch trờn, ta nhn thy ERP cú quan h mt thit vi quy trỡnh ngh giao hng hot ng ca doanh nghip, quy trỡnh hot ng v quy trỡnh thc hin trờn ERP phi ng nht Do ú, trin khai ng dng ERP l mt c hi Lp húa n ti chớnh cho doanh nghip r soỏt li ton din quy trỡnh, hn ch cỏc khuyt im ang tn ti quy trỡnh hot ng Bờn cnh ú, ng dng ERP, doanh nghip s c tha hng cỏc quy trỡnh chun ca phn mm Nu Kim tra cht lng hng húa ng dng cỏc h thng ó c trin khai thnh cụng cho nhiu doanh nghip trờn th gii, cụng ty s c tha hng cỏc quy trỡnh hot ng Xut kho tiờn tin, õy s l c hi ln cho doanh nghip nõng tm qun lý 1.3.2 Kim soỏt quy trỡnh hot ng sn xut kinh doanh Hỡnh 1.5: Quy trỡnh bỏn hng Hin nay, mt nhng gõy au u cho nh qun lý l vic Quy trỡnh bỏn hng bt u bng vic cỏc nh phõn phi lp n nhõn viờn khụng tuõn th cỏc quy trỡnh, quy ch hot ng ca doanh hng gi cho phũng kinh doanh, nhõn viờn kinh doanh cp nht n h nghip Mc dự cỏc quy trỡnh, quy ch hot ng ó c ban hnh c th vo h thng sau ú s kim tra hn mc cụng n cho phộp v lp P bng bn nhng lm nhõn viờn tuõn th tuyt i luụn l giao hng m bo giỏ hng húa ỳng vi chớnh sỏch bỏn hng ca c m cỏc nh qun lý quan tõm ty Tip n phũng k toỏn Lp Húa n ti chớnh, Phũng kim soỏt lng tin hnh Kim tra cht lng hng húa v sau ú b phn kh Xut kho Trong quy trỡnh bỏn hng trờn, ng dng h thng ERP, nhõn viờn phũng ban bt buc phi thc hin y cỏc bc ca quy trỡnh khụng th b qua bt k bc no bi vỡ nu b qua mt bc thỡ b tip s khụng thc hin c Vớ d nu Phũng kim soỏt cht l khụng thc hin Kim tra cht lng hng húa trờn h thng thỡ b p kho s khụng cú c s lp phiu xut kho trờn h thng - 59 - - 60 - - Ghi nhn cỏc nghip v tng, gim cụng n phi tr khỏc Phũng k toỏn kim tra tớnh hp l ca chng t, ký lờn Phiu - X lý nghip v tr tin n, gm quy trỡnh toỏn cho nh cung toỏn sau ú chuyn Phiu nhp kho v Phiu ngh cp bng tin mt v quy trỡnh toỏn cho nh cung cp bng sang Phũng cung ng tin gi ngõn hng nh sau: Phũng cung ng ký xỏc nhn trờn Phiu ngh toỏn ri trỡnh $ k toỏn trng v Ban tng giỏm c duyt Sau k toỏn trng v Ban tng giỏm c duyt, k toỏn lp phiu chi trờn h thng ERP, in Phiu chi (2 liờn) chuyn cho qu Trờn c s Phiu chi nhn c t k toỏn, Th qu chi tin, k hng ký xỏc nhn lờn Phiu chi (2 liờn) v gi liờn Sau ú P nhp kho, Phiu ngh toỏn, Phiu chi c chuyn cho Ph k toỏn K toỏn toỏn kim tra, ký lờn Phiu chi v lu tr b chn toỏn, kt thỳc quy trỡnh Hỡnh 2.8: Quy trỡnh toỏn n cho nh cung cp bng tin mt ỏp dng ERP ti Cụng Ty C Phn Kinh ụ Mụ t quy trỡnh: Quy trỡnh toỏn n cho nh cung cp bng tin mt bt u bng vic nh cung cp n Kinh ụ xuõt trỡnh Phiu nhp kho hp l, lp Phiu ngh toỏn np cho Phũng k toỏn $ - 61 - - 62 - Sau Ban tng giỏm c duyt, nhõn viờn mang y nhim chi ngõn hng lm th tc chuyn tin Sau hon tt th tc ngõn hng, y nhim chi c chuyn cho toỏn toỏn Lỳc ny k toỏn toỏn s cp nht giao dch tin trờn h thng ERP, kt thỳc quy trỡnh Hiu qu ca ng dng ERP vic qun tr cụng n phi tr: Hu ht cỏc giao dch lm phỏt sinh tng cụng n phi tr cho nh c cp u l kt qu ca giao dch mua hng Khi ng dng ERP, cỏc toỏn ny u c h thng t ng sinh ti thi im kt thỳc dch mua hng ú d liu v cụng n m bo chớnh xỏc, ng v tc thi H thng bỏo cỏo thng kờ phn ỏnh s liu tc thi: - Bng cõn i phỏt sinh cụng n phi tr: th hin s d cụn u k, phỏt sinh tng, phỏt sinh gim, s d cụng n cu Hỡnh 2.9: Quy trỡnh toỏn n cho nh cung cp bng tin gi ngõn hng tng hp theo tng nh cung cp ỏp dng ERP ti Cụng Ty C Phn Kinh ụ Mụ t quy trỡnh: - S chi tit cụng n phi tr: th hin s d cụng n u k, sinh tng, phỏt sinh gim, s d cụng n cui k chi tit Quy trỡnh toỏn n cho nh cung cp bng tin gi ngõn hng bt u bng vic k toỏn cụng n lp Phiu ngh chuyn khon chuyn cho Phũng cung ng Phũng cung ng ký vo Phiu ngh chuyn khon v chuyn cho k toỏn toỏn Trờn c s Phiu ngh chuyn khon nhn t Phũng cung ng, k toỏn toỏn lp y nhim chi ri chuyn cho Ban tng giỏm c duyt tng nghip v ca tng nh cung cp Tn ti: Vic qun tr cụng n phi tr ca Kinh ụ trin khai ERP l hon thin, nghip v tng, gim cụng n c kt ni vi quy t mua hng ú cụng n c kim soỏt ht sc cht ch, s d luụn chớnh xỏc n tng thi im Tuy nhiờn, cụng ty cha hin vic qun tr cụng n chi tit n tng húa n ú khụn c thụng tin v tui n - 63 - Bờn cnh ú, quy trỡnh toỏn n cho nh cung cp bng tin mt - 64 - 2.2.2.7 K toỏn tng hp hin ti cn c thay i nhm trỏnh trng hp k toỏn toỏn ó i vi phn hnh k toỏn tng hp, Kinh ụ thc hin trờn h th hon tt phiu chi trờn ERP, ti khon tin ó gim trờn h thng nhng ERP cỏc nghip v sau: vỡ mt lý no ú m th qu khụng chi c ỳng s tin trờn phiu chi ó lp trc ú lm phỏt sinh chờnh lch gia qu tin thc t v ti khon tin trờn h thng ERP 2.2.2.6 Qun tr bng tin i vi vic qun tr bng tin, Kinh ụ thc hin trờn h thng ERP cỏc nghip v sau: - Ghi nhn cỏc phỏt sinh thu tin n t nh phõn phi, chi tin tr nh cung cp - X lý cỏc phỏt sinh v thu, chi tin theo tng loi nghip v khỏc (khụng liờn quan n cụng n): thu tm ng, thu ký qu,; chi chi phớ, chi tm ng,; cỏc nghip v rỳt tin gi ngõn hng nhp qu tin mt, np tin mt vo tin gi ngõn hng, Hiu qu ca ng dng ERP vic qun tr bng tin: - Kim soỏt ton din tỡnh hỡnh thu, chi tin i vi cỏc khon thu n khỏch hng, chi toỏn cho nh cung cp, d liu c t ng chuyn t phn hnh qun tr cụng n phi thu, phi tr sang ú d liu m bo c tớnh chớnh xỏc, nhanh chúng - H thng bỏo cỏo thng kờ phn ỏnh s liu tc thi: s qu tin mt, s tin gi, s chi tit ti khon tin (phn ỏnh chi tit nghip v thu, chi tin i ng vi tng khon mc giỳp kim soỏt, phõn tớch mc ớch thu, chi tin) - Tip nhn tt c cỏc nghip v kinh t phỏt sinh di dng khon k toỏn (nghip v mua hng, bỏn hng, nhp kho, xut phỏt sinh n phi thu, phi tr, thu tin, chi tin,) - Ghi nhn cỏc bỳt toỏn tng hp khỏc nh: khu hao ti sn c phõn b chi phớ, - Thc hin cỏc bỳt toỏn kt chuyn cui k - Qun tr h thng ti khon ca cụng ty Hiu qu ca ng dng ERP i vi k toỏn tng hp: - Kim soỏt ton din cỏc nghip v kinh t phỏt sinh ca nghip mt cỏch nhanh chúng cỏc nh khon k toỏn u t ng sinh ng thi vi vic thc hin giao dch ca cỏc ph ban chc nng - Kim soỏt ton din tỡnh hỡnh ti sn, ngun vn, doanh thu, ch ca doanh nghip thụng qua h thng bỏo cỏo: Bng cõn i s sinh, S cỏi chi tit ti khon, Bng cõn i k toỏn, Bỏo cỏo kt kinh doanh, Bỏo cỏo chi phớ theo phũng ban, ngnh hng, - 65 - - 66 - 2.3 NH GI IU KIN THC HIN QUN TR NGUN LC chch choc, tõm lý mun thc hin cụng vic theo thúi quen DOANH NGHIP BNG PHN MM TI CễNG TY C PHN cha cú h thng ERP, nhng sau vi thỏng hnh, cỏc tỏc ng KINH ễ hng ngy thc hin trờn h thng ó c nhõn viờn s dng thun t 2.3.1 Nhõn lc tham gia Lỳc ny, nhõn viờn quen dn vi h thng v bt u a cỏc yờu Nh ó phõn tớch chng 1, nhõn lc úng mt vai trũ ht sc quan phỏt trin phn mm nhng hu ht cỏc yờu cu ch l thờm cỏc c trng cho s thnh cụng ca vic thc hin ng dng ERP phc v cho nng tin ớch, h tr cho vic s dng phn mm (vớ d thờm cỏc cụng tỏc qun lý Bờn cnh ú, vic trin ERP c tin hnh qua thc tỡm kim d dng truy cỏc giao dch, khỏch hng, nh c giai on: giai on chun b cho vic hnh v giai on chớnh thc cp hoc mt hng, no ú) m cha cú cỏc yờu cu phỏt trin p hnh h thng ERP Nhn thc rừ c iu ny, Kinh ụ ó b trớ mm phc v cho nhu cu qun lý (vớ d nh yờu cu h thng ph nhõn lc tham gia ht sc nghiờm tỳc, cú th khỏi quỏt nh sau: tr vic lp k hoch, trờn c s ú d dng kim soỏt c i vi giai on chun b cho vic hnh ERP: thc hin so vi k hoch,) Cụng ty ó b trớ hu ht cỏc trng, phú b phn, phũng ban tham gia 2.3.2 Thi gian thc hin cựng vi n v trin khai õy u l cỏc nhõn s cú trỡnh chuyờn Cui nm 2003, Kinh ụ chớnh thc ỏp dng h thng ERP phc v mụn cao ú ó cú nhng úng gúp thit thc cựng vi n v trin cụng tỏc qun lý, thi gian t lỳc chun b n lỳc h thng hot n khai xõy dng nờn cỏc yờu cu nghip v, mc tiờu qun lý v cỏc quy nh khong 24 thỏng S lng ngi s dng h thng ERP trỡnh nghip v Tuy nhiờn, hu ht cỏc cỏn b u cha cú c hi tip khong 80 ngi So vi quy mụ nh vy thỡ thi gian trin kha cn vi ERP (do õy l lnh vc cũn khỏ mi Vit Nam), cha hiu thng ERP l hp lý so vi cỏc d ỏn ERP ó c trin khai trờn c nguyờn tc hnh ca h thng nờn vic úng gúp cũn hn gii cng nh ti Vit Nam ch, hu nh u chp thun theo s t ca n v trin khai Bờn 2.3.3 Chi phớ thc hin cnh ú, phi va thc hin cỏc cụng vic hng ngy trỡ hot Cui nm 2003, Kinh ụ ỏp dng h thng ERP Solomon ca Micro ng sn xut kinh doanh ca cụng ty, va phi dnh thi gian cho d ỏn Chi phớ bn quyn phn mm v chi phớ h tr trin khai ca n v nờn thc s thi gian dnh cho d ỏn ca cỏc cỏn b tham gia cng PricewaterhouseCoopers vo khong 300.000 USD So vi quy khụng nhiu Kinh ụ v s uy tớn ca phn mm, ca n v trin khai thỡ chi phớ i vi giai on hnh h thng ERP: l hp lý Lỳc ny, nhõn lc tham gia bao gm c nhõn viờn v cỏc trng, phú b Kinh ụ cũn phi u t khong 20.000 USD cho h thng mỏy ch phn/ phũng ban ca cụng ty Nhỡn chung, nhõn viờn ca Kinh ụ cú tng mng v h thng mỏy trm Kinh ụ sn cú nờn khụng phi trỡnh khỏ tt Tuy thi gian u thc hin h thng ERP cũn nhiu thờm - 67 - CHNG MT S GII PHP HON THIN CễNG TC QUN TR NGUN LC DOANH NGHIP BNG PHN MM TI CễNG TY C PHN KINH ễ N NM 2015 - 68 - Hon thin cỏc ch tiờu qun tr hng tn kho, kim soỏt cht ch, m tớnh chớnh xỏc ca giỏ tr hng húa xut kho Hon thin quy trỡnh cụng n phi thu, hon thin cỏc ch tiờu qu cụng n phi thu, m bo tớnh chớnh xỏc ca cụng n n tng thi ng thi cung cp c thụng tin v k hoch thu hi n Hon thin quy trỡnh cụng n phi tr, hon thin cỏc ch tiờu qu cụng n phi tr, m bo tớnh chớnh xỏc ca cụng n n tng thi 3.1 MC TIấU HON THIN CễNG TC QUN TR NGUN LC ng thi cung cp c thụng tin v k hoch toỏn n DOANH NGHIP BNG PHN MM TI CễNG TY C PHN Hon thin vic lp k hoch bỏn hng, k hoch sn xut, k ho KINH ễ N NM 2015 nguyờn vt liu, m bo cỏc k hoch c thit lp chớnh xỏc, nh 3.1.1 Mc tiờu tng quỏt Hon thin cỏc quy trỡnh sn xut kinh doanh, nõng cao tớnh kim soỏt quy trỡnh, ng thi m bo tớnh tuõn th vic thc hin quy trỡnh thụng qua s h tr ca ERP Hon thin thụng tin qun tr thụng qua s h tr ca ERP chúng 3.2 QUAN IM HON THIN CễNG TC QUN TR NGU LC DOANH NGHIP BNG PHN MM TI CễNG TY PHN KINH ễ N NM 2015 Quan im xõy dng cỏc gii phỏp nhm hon thin cụng tỏc qu ngun lc doanh nghip bng phn mm nh sau: Tit kim thi gian thc hin tỏc nghip thụng qua s h tr ca ERP 3.1.2 Mc tiờu c th Hon thin quy trỡnh mua hng, m bo hng húa c mua ỳng theo k hoch mua hng, ỳng theo s phờ duyt ca Ban Tng Giỏm c v giỏ Cỏc gii phỏp phi phự hp vi ch trng, chin lc phỏt trin ca c ty Cỏc gii phỏp phi phự hp vi tiờu i mi, tỏi cu trỳc nghip v nh cung cp Cỏc gii phỏp mang tớnh kh thi, phự hp vi c im ca doanh nghi Hon thin quy trỡnh bỏn hng, m bo hng húa c cung cp cho khỏch hng mt cỏch tt nht nhng kim soỏt c vic thc hin chớnh sỏch bỏn hng ca cụng ty: chớnh sỏch giỏ, hn mc n, khuyn mói, chớnh sỏch thng, Cỏc gii phỏp mang tớnh tng th, huy ng tt c cỏc ngun lc nghip nhm hng n s phỏt trin ca cụng ty - 69 - - 70 - 3.3 MT S GII PHP XUT sn xut ca mỏy múc, thit b ó c nh ngha cho k ho 3.3.1 Gii phỏp 1: Hon thin k hoch bỏn hng, k hoch sn xut, k sn xut K hoch sn xut chi tit thụng tin sn phm cn sn x hoch nguyờn vt liu bng phn mm s lng v c th thi gian sn xut Hin ti vic lp k hoch bỏn hng, k hoch sn xut, k hoch nguyờn T k hoch sn xut, kt hp vi nh mc nguyờn vt liu (bi vt liu ang c thit lp th cụng ti cỏc b phn k hoch ca Kinh materials - BOM) ca tng sn phm ó c nh ngha, ERP ụ Cỏc k hoch ny liờn quan mt thit vi nhau: k hoch sn xut toỏn c nhu cu nguyờn vt liu cn thit cho sn xut Tip t phi ỏp ng c k hoch bỏn hng, tip n k hoch nguyờn vt liu ERP s tip tc cõn i vi lng tn kho nguyờn vt liu, mc phi c lp da trờn k hoch sn xut vi mc ớch ỏp ng y kho ti thiu cho k hoch nguyờn vt liu K hoch ngu nguyờn vt liu cho quỏ trỡnh sn xut Vic lp k hoch nguyờn vt liu vt liu xỏc nh c th thụng tin nguyờn vt liu cn mua, s l khụng tt s gõy thit hi cho cụng ty Nu nguyờn vt liu thiu khụng v thi gian cn nhn hng ỏp ng cho quỏ trỡnh sn xut lm cho quỏ trỡnh sn xut giỏn on Ngoi ra, cỏc k hoch c thit lp trờn ERP, nh qun tr Ngc li nguyờn vt liu tha cng khụng tt, lm tng chi phớ bo th d dng kim soỏt vic thc hin k hoch thụng qua cỏc bỏo qun, lu kho Tip n, nu k hoch sn xut khụng tt, sn xut s so sỏnh gia thc t v k hoch trờn ERP, t ú cú c s q khụng ỏp ng c cho vic bỏn hng Vỡ vy ũi hi vic lp k hoch nh kp thi phi chớnh xỏc v nhanh chúng hot ng cụng ty c thụng sut t Túm li, ng dng ERP cụng tỏc lp k hoch (bỏn hng, sn x quỏ trỡnh mua hng n sn xut v bỏn hng Do ú, ng dng ERP nguyờn vt liu) giỳp k hoch c thit lp chớnh xỏc v nhanh ch vic h tr cụng tỏc lp k hoch l ht sc cn thit ERP s h tr Qua ú hot ng cụng ty c din thụng sut t quỏ trỡnh mua h cho cụng tỏc lp k hoch nh sau: n sn xut v bỏn hng i vi vic lp k hoch bỏn hng, ERP da vo cỏc s liu quỏ kh cho d bỏo bỏn hng (Sales Forecast), phũng kinh doanh s kt hp d bỏo bỏn hng ny vi tỡnh hỡnh th trng, cỏc n t hng ca cỏc nh phõn phi lp k hoch bỏn hng v nhp liu vo h thng Tip n, cn c vo k hoch bỏn hng, lng tn kho thnh phm, mc tn kho ti thiu, h thng s tớnh toỏn c s lng cn sn xut Tip theo, ERP s kt hp s lng cn sn xut vi nng lc - 71 - QUY TRèNH MUA HNG $ 3.3.2 Gii phỏp 2: Hon thin qun tr mua hng bng phn mm - 72 - $ Quy trỡnh mua hng Kinh ụ ỏp dng trin khai ERP l khỏ hp BTGĐ Cung ứng vật tu Nhà cung cấp lý, cỏc cụng on chớnh ca quỏ trỡnh mua hng nh t hng, nhn Bt u hng ó c thc hin trờn ERP Tuy nhiờn hon thin hn na, nờn thc hin cỏc cụng on nh Chn nh cung cp, lp bng duyt giỏ v Ký duyt bng giỏ mua hng trờn ERP Bờn cnh ú quy trỡnh Tng hp cỏc mt hng cn mua nờn b sung bc Kim nh cht lng (nguyờn vt liu, cụng c, dng c, bao bỡ, hng húa,) trờn ERP Sau thay i, quy trỡnh Chọn nhà cung cấp, lập bảng duyệt giá mua hng nh sau: ERP ERP Bảng duyệt giá Ký duyệt bảng giá mua hàng Bng giỏ ó c duyt Lập đơn đặt hàng ERP Khụng Đơn đặt hàng (PO) n Fax/Điện thoại Khả đáp ứng nhà cung cấp Cú Giao hàng A - 74 - $ - 73 - duyt giỏ ca Ban Tng Giỏm c s khụng c thc hin lp hng K n, cụng on Kim nh cht lng thc hin trờn ERP s ghi nhn v thng kờ c tỡnh trng hng húa khụng t cht l theo tng nh cung cp iu ny rt cn thit cho vic ỏnh giỏ lng nh cung cp Bờn cnh ú, thc hin Kim nh cht l trờn h thng, bc Nhp kho tip theo s khụng c nhp qu lng chp nhn bc Kim nh cht lng, tip n cụng n tr cng s c cp nht tng ng vi s lng nhp kho iu giỳp m bo cụng n c cp nht chớnh xỏc, trỏnh c tỡnh t k toỏn ch da theo húa n ca nh cung cp ghi nhn cụng n khụng chớnh xỏc 3.3.3 Gii phỏp 3: Hon thin qun tr bỏn hng bng phn mm Nhỡn chung, quy trỡnh bỏn hng Kinh ụ ỏp dng trin khai Hỡnh 3.1: Quy trỡnh mua hng xut ti Cụng Ty C Phn Kinh ụ l khỏ hp lý, cỏc cụng on chớnh ca quỏ trỡnh bỏn hng nh Hiu qu ca vic thc hin quy trỡnh xut: lnh giao hng, xut kho, lp húa n ti chớnh, cp nht cụng Vic thc hin cỏc cụng on nh Chn nh cung cp, lp bng duyt phi thu ó c thc hin trờn ERP Tuy nhiờn hon thin giỏ v Ký duyt bng giỏ mua hng trờn ERP s mang li li ớch sau: na, quy trỡnh nờn b sung thờm bc cp nht n t hng ca ERP s h tr cung cp li thụng tin cỏc bng giỏ ca nh cung cp phõn phi trờn ERP Sau b sung, quy trỡnh bỏn hng s thay quỏ kh giỳp cho vic lp bng duyt giỏ mi c thun tin, nh sau: nhanh chúng Ngoi ra, bng duyt giỏ c lp trờn ERP, vic duyt bng giỏ mua hng ca Ban Tng Giỏm c cng s c thc hin trờn ERP lm cho hot ng mua hng c thụng sut v tc x lý cụng vic c nõng cao Bờn cnh ú, ti bc lp n t hng, ERP s kim soỏt v m bo giỏ trờn n t hng ng nht vi giỏ ó c duyt ng thi, mi mt hng cha c s - 75 - - 76 - ny giỳp trỏnh c sai sút vic tớnh toỏn th cụng ng m bo tớnh tuõn th vic thc hin chớnh sỏch bỏn hng cụng ty Ngoi ra, ti bc lp húa n ti chớnh, ERP cng cn h tr t vic ghi nhn cỏc khon gim tr cụng n cho khỏch hng theo c sỏch bỏn hng ca cụng ty Thc t, Kinh ụ ang thc hin thng cho cỏc nh phõn phi t doanh s thỏng l 1% v kh thng ny c tr vo húa n ca thỏng sau Hin nay, phũn hoch bỏn hng phi tớnh toỏn th cụng khon thng ny v ph cp nht vo h thng phỏt sinh húa n bỏn hng cho nh p phi Trong ny ERP nờn h tr tớnh toỏn t ng cỏc kh thng cho nh phõn phi v t ng cp nht phỏt sinh húa bỏn hng, iu ny giỳp trỏnh c sai sút vic tớnh toỏn cụng ng thi m bo tớnh tuõn th vic thc hin chớnh Hỡnh 3.2: Quy trỡnh bỏn hng cho nh phõn xut ti Cụng Ty C Phn Kinh ụ Hiu qu ca vic thc hin quy trỡnh xut: Vic thc hin cp nht n hng trờn ERP giỳp h thng ghi nhn c tt c cỏc n hng ca nh phõn phi, kt hp vi tỡnh hỡnh giao hng thc t, cụng ty cú th ỏnh giỏ c hng húa ó ỏp ng cho nhu cu th trng hay cha bỏn hng ca cụng ty 3.3.4 Gii phỏp 4: Hon thin qun tr kho hng bng phn mm Nhỡn chung, vic qun lý hng tn kho ca Kinh ụ trin khai l khỏ hon thin, quỏ trỡnh nhp, xut kho c kt ni vi quy t mua hng, sn xut v bỏn hng m bo tớnh chớnh xỏc v s thụng cho hot ng sn xut kinh doanh ca cụng ty Tuy nhiờn, hon t Bờn cnh ú, ti bc lp lnh giao hng, h thng ERP cn thờm vic qun lý hng tn kho hn na, nờn thc hin trờn ERP cỏc ni d chc nng h tr thc hin cỏc chng trỡnh khuyn mói ca cụng ty sau: Vớ d ni dung chng trỡnh khuyn mói nh sau: t ngy X n ngy Y, mua 10 sn phm A s c sn phm B Hin nay, i vi mi n hng, nhõn viờn phi t ng tớnh toỏn s lng sn phm khuyn mói m khỏch hng c hng cp nht vo h thng ERP nờn h tr tớnh toỏn t ng cỏc chng trỡnh khuyn mói, iu Qun tr tn kho theo lụ (Lot) cho c nguyờn vt liu, thnh phm hng húa thc hin qun lý tn kho theo lụ, trc ht ph chc vic sp xp hng kho phõn bit theo tng lụ hng cnh ú, trờn ERP, tt c cỏc nghip nhp, xut kho phi xỏc - 77 - - 78 - c nhp, xut cho lụ no Hiu qu ca vic qun lý tn kho chi toỏn vo phn mm iu ny cú th dn n sai sút vic p tit theo lụ nh sau: b - i vi nguyờn vt liu, bit c cũn tn kho lụ hng i vi ti sn c nh, hin vic qun lý danh mc ti s no, ta s d dng bit c ngy ht hn s dng (Expried nh, khu hao, u ang thc hin ngoi h thng ERP date) ca lụ hng ú õy l thụng tin quan trng giỳp nhõn thụng tin v ti sn c nh khụng c qun tr tt, ng thi viờn qun tr kho u tiờn xut cỏc lụ hng gn ht hn trc tớnh toỏn khu hao d sai sút Do ú cn thc hin qun lý ti s Bờn cnh ú, tn kho theo lụ cũn giỳp cung cp thụng tin thi nh trờn ERP cỏc ni dung sau: gian lu kho ca tng lụ hng Thi gian lu kho quỏ lõu lm - Qun tr danh mc cỏc ti sn thit b ti doanh nghip: tng chi phớ bo qun, ng Thc t, ti Kinh ụ rt thụng tin v quy cỏch, thụng s k thut,; cỏc thụng ti nhiu nguyờn vt liu b lóng quờn, n phỏt hin thỡ nguyờn giỏ, thi gian khu hao, t l khu hao, giỏ tr cú mt hng ó tn kho n 2, nm Do ú nu qun lý tn li, kho theo lụ s hn ch c tỡnh trng ny - i vi thnh phm, hng húa, tng t nh nguyờn vt liu, bit c cũn tn kho lụ hng no, ta s d dng bit c ngy ht hn s dng (Expried date) ca lụ hng ú õy l thụng tin quan trng giỳp nhõn viờn qun tr kho u tiờn xut cỏc lụ hng gn ht hn trc Ngoi ra, thụng qua vic qun lý c thụng tin lụ hng cho tng ln xut hng bỏn cho nh phõn phi, phỏt hin mt lụ hng khụng tiờu chun cht lng, vic truy lụ hng ny ó c bỏn cho cỏc nh phõn phi no c thc hin d dng, nhanh chúng T ú d dng thc hin cỏc bin phỏp x lý nh thu hi li sn phm, hoc hy sn phm, ERP cn h tr tớnh toỏn t ng vic phõn b giỏ tr cụng c, dng c s dng qua nhiu k Hin nay, i vi cỏc loi cụng c, dng c s dng qua nhiu k, k toỏn kho phi t tớnh toỏn v theo dừi th cụng, n k cn phõn b chi phớ phi t lm nghip v hch - Thc hin cỏc nghip v k toỏn v tng gim ti sn c mua (tip nhn t phn hnh mua), lý, ỏnh giỏ li, - Thc hin tớnh khu hao nh k, kt chuyn s liu phn hnh k toỏn tng hp di dng cỏc nh khon toỏn 3.3.5 Gii phỏp 5: Hon thin qun tr cụng n phi thu bng phn m Nhỡn chung, vic qun tr cụng n phi thu ca Kinh ụ trin ERP l khỏ hon thin, nghip v tng, gim cụng n c kt ni quy trỡnh bỏn hng ú cụng n c kim soỏt ht sc cht ch, s luụn luụn chớnh xỏc n tng thi im Tuy nhiờn, hon thin qun lý cụng n phi thu hn na, nờn thc hin cỏc ni dung sau: Qun lý cụng n chi tit n tng húa n trờn ERP Ngha l th tin v s d cụng n s c chi tit c th theo nhng húa n n thc hin c vic qun tr cụng n chi tit theo tng n, mi húa n phỏt sinh cụng n phi i kốm vi thụng tin n - 79 - - 80 - n hn toỏn v khỏch hng toỏn n phi xỏc nh c ớch danh toỏn cho húa n no Thc hin c iu ny, ERP s h tr cung cp thụng tin v tui n (n hn hay n quỏ hn, quỏ hn bao lõu) giỳp qun tr cụng n phi thu tt hn Ngoi ra, thụng tin v thi hn toỏn cng l c s cụng ty d bỏo lng tin s thu c lm c s cho vic cõn i dũng tin ca cụng ty Bờn cnh ú, quy trỡnh thu n nh phõn phi bng tin mt nờn c thay i nh sau: Hỡnh 3.3: Quy trỡnh thu n nh phõn phi bng tin mt xut ti Cụng Ty Phn Kinh ụ - 81 - Mụ t quy trỡnh xut: o Quy trỡnh thu n nh phõn phi bng tin mt bt u bng vic nh phõn phi n Kinh ụ, liờn h k toỏn toỏn yờu cu lp phiu thu - 82 - th qu khụng thu c tin, ti khon n phi thu v khon tin trờn h thng ERP s khụng chớnh xỏc o Quy trỡnh xut s giỳp cho ngi np tin thun tin v trớ lm vic gia th qu v k toỏn toỏn cỏc o K toỏn toỏn cp nht vo h thng ERP giao dch thu Ngi np tin trc tiờn ch cn n k toỏn th tin n nh phõn phi, to phiu thu, in Phiu thu (2 toỏn lp phiu thu sau ú qua th qu np tin v n liờn) chuyn cho th qu Lỳc ny trờn ERP, giao dch thu phiu thu v Trong quy trỡnh hin ti Kinh ụ an tin n ch trng thỏi Lu, ngha l cụng n phi thu cha dng, ngi np tin trc tiờn n k toỏn toỏn c gim ng thi tin cha c tng phiu thu, tip n qua th qu np tin, sau ú phi quay o Trờn c s Phiu thu nhn t k toỏn toỏn, th qu kim tin, ký tờn, úng du ó thu tin vo Phiu thu (2 liờn), liờn giao cho khỏch hng, liờn cũn li chuyn cho k toỏn toỏn li k toỏn toỏn ký xỏc nhn lờn phiu thu mi ho vic np tin 3.3.6 Gii phỏp 6: Hon thin qun tr cụng n phi tr bng phn m Nhỡn chung, vic qun tr cụng n phi tr ca Kinh ụ trin o Trờn c s Phiu thu cú xỏc nhn ó thu tin nhn c t ERP l khỏ hon thin, nghip v tng, gim cụng n c kt ni th qu, k toỏn toỏn vo phn mm ERP kt chuyn quy trỡnh mua hng ú cụng n c kim soỏt ht sc cht ch nghip v thu tin n nh phõn phi Lỳc ny ERP mi thc d luụn luụn chớnh xỏc n tng thi im Tuy nhiờn, hon thin s gim cụng n phi thu nh phõn phi ng thi tng ti qun lý cụng n phi tr hn na, nờn thc hin cỏc ni dung sau: khon tin mt S khỏc bit v hiu qu ca vic thc hin quy trỡnh xut: o Ti quy trỡnh xut, vic cp nht nghip v thu tin n nh phõn phi c tỏch bc: Khi to phiu thu v Kt chuyn phiu thu quy trỡnh Kinh ụ ang ỏp dng ch bc Lp phiu thu i vi quy trỡnh ang ỏp dng, ti bc Lp phiu thu, h thng s cp nht gim cụng n phi thu ng thi tng ti khon tin, thc t lỳc ny th qu cha thc s thu tin Trong trng hp Qun lý cụng n phi tr chi tit n tng húa n mua hng ERP Ngha l thụng tin v s d cụng n s c chi tit c theo nhng húa n cũn n thc hin c vic qun tr c n chi tit theo tng húa n, mi húa n phỏt sinh cụng n ph kốm vi thụng tin ngy n hn toỏn v toỏn n nh cung cp phi xỏc nh c ớch danh toỏn cho húa no Thc hin c iu ny, ERP s h tr cung cp thụng ti tui n (n hn hay n quỏ hn, quỏ hn bao lõu) giỳp qu cụng n phi tr cho nh cung cp tt hn Ngoi ra, thụng ti - 83 - thi hn toỏn cng l c s cụng ty lp k hoch chi tin, - 84 - o Phũng k toỏn kim tra tớnh hp l ca chng t, ký lờn P giỳp cụng ty ch ng vic m bo cõn i dũng tin ngh toỏn sau ú chuyn Phiu nhp kho v Phi Bờn cnh ú, quy trỡnh toỏn n cho nh cung cp bng tin ngh toỏn sang Phũng cung ng mt nờn c thay i nh sau: o Phũng cung ng ký xỏc nhn trờn Phiu ngh ri trỡnh lờn k toỏn trng v Ban tng giỏm c duyt o Sau k toỏn trng v Ban tng giỏm c duyt, k toỏn cp nht vo h thng ERP giao dch n cho nh cung cp, to phiu chi, in Phiu chi (2 chuyn cho th qu Lỳc ny trờn ERP, giao dch chi ti ch trng thỏi Lu, ngha l cụng n phi tr cha gim ng thi ti khon tin cng cha c gim o Trờn c s Phiu chi nhn t k toỏn toỏn, th qu hin chi tin, khỏch hng ký xỏc nhn lờn Phiu chi (2 liờn gi liờn Sau ú Phiu nhp kho, Phiu ngh t Phiu chi c chuyn cho Phũng k toỏn o Trờn c s Phiu chi cú xỏc nhn ca nh cung cp, th k toỏn toỏn vo phn mm ERP kt chuyn nghi toỏn n cho nh cung cp, lu tr b chng t th Hỡnh 3.4: Quy trỡnh toỏn n cho nh cung cp bng tin mt xut ti Cụng Ty C Phn Kinh ụ Mụ t quy trỡnh xut: toỏn Lỳc ny ERP mi thc s gim cụng n phi tr nh cung cp ng thi gim ti khon tin mt S khỏc bit v hiu qu ca vic thc hin quy trỡnh xu o Quy trỡnh toỏn n cho nh cung cp bng tin mt bt o Ti quy trỡnh xut, vic cp nht nghip v toỏ u bng vic nh cung cp n Kinh ụ xuõt trỡnh Phiu cho nh cung cp c tỏch bc: Khi to phiu nhp kho hp l, lp Phiu ngh toỏn np cho Phũng v Kt chuyn phiu chi quy trỡnh Kinh ụ k toỏn ỏp dng ch bc Lp phiu chi i vi quy trỡnh ỏp dng, ti bc Lp phiu chi, h thng s cp - 85 - - 86 - gim cụng n phi tr ng thi gim ti khon tin, 3.4 KIN NGH thc t lỳc ny th qu cha thc s chi tin Trong trng 3.4.1 i vi Nh nc hp th qu khụng chi c tin, ti khon n phi tr v ti khon tin trờn h thng ERP s khụng chớnh xỏc Cn thc hin cụng tỏc tuyờn truyn nhm nõng cao nhn thc v vic dng ERP cho cỏc doanh nghip Vit Nam, cho cỏc doanh nghip c tm quan trng ca vic ng dng ERP i vi cụng tỏc qu doanh nghip Cn thc hin cỏc bin phỏp h tr doanh nghip la chn phn mm phự hp vi c im ca doanh nghip Cú cỏc chớnh sỏch khuyn khớch, h tr nhm thỳc y vic ng d ERP phc v cho cụng tỏc qun tr ca doanh nghip Cú cỏc chớnh sỏch u ói i vi cỏc doanh nghip cung cp phn m ERP nhm thu hỳt u t gúp phn to nờn s phỏt trin cho cụng ng phn mm Cú cỏc chớnh sỏch o to i ng nhõn lc 3.4.2 i vi nh cung cp phn mm hoch nh ngun lc nghip Cn nõng cao nng lc ca i ng xõy dng cng nh trin khai ERP cỏc doanh nghip Nhõn lc cn hiu bit sõu sc v qun tr doanh ng ln cụng ngh thụng tin thỡ mi cú th th xõy dng cng nh trin ERP thnh cụng Phi hp vi Nh nc vic nõng cao nhn thc ca cỏc nghip Vit Nam v vic ng dng ERP phc v cho cụng tỏc qu doanh nghip ng thi h tr cho cỏc doanh nghip la chn phn m ERP phự hp vi c im ca doanh nghip - 87 - 3.4.3 i vi Cụng Ty C Phn Kinh ụ Ban lónh o cụng ty cn quyt tõm hn na vic trin khai ERP bi vỡ s quyt tõm ca ban lónh o cú nh hng trc tip thnh cụng ca vic ng dng ERP Trin khai ERP ũi hi s phi hp trờn ton cụng ty v s hp tỏc gia nhiu ngi cỏc cng v khỏc cụng ty Do ú vai trũ ca lónh o vic liờn kt cỏc cỏ nhõn l ht sc quan trng - 88 - KT LUN Trong mụi trng kinh doanh cnh tranh gay gt nh hin nay, thc cụng tỏc qun tr bng phn mm hoch nh ngun lc doanh nghip n nõng cao nng lc cnh tranh l iu ht sc cn thit cho cỏc doanh nghi Lun ó phõn tớch, h thng húa c c s lý lun, ni dung v trng ng dng phn mm hoch nh ngun lc ti Cụng Ty C Phn K ụ Cỏc c bn ca hiu qu ng dng phn mm hoch nh ng Lónh o phi thu thng xuyờn thu thp thụng tin, ỏnh giỏ nhn lc doanh nghip vic nõng cao hiu qu qun lý bao gm: Chun nhng im hn ch cn phỏt khc phc quỏ trỡnh trin khai cng ci tin quy trỡnh nghip v; Kim soỏt quy trỡnh hot ng sn xut nh thc hin ERP doanh ca doanh nghip; Hon thin thụng qun tr (tớnh kp thi, tớnh c Bờn cnh ú, Ban lónh o cng phi luụn luụn ng viờn, th hin s xỏc); Tit kim thi gian thc hin tỏc nghip hot ng kinh quan tõm v trỏch nhim vic trin khai ERP m bo thc iu ny khụng nhng cú ý ngha cho Cụng Ty C Phn Kinh ụ m cũ hin theo mc tiờu ó ý ngha cho nhiu doanh nghip khỏc Cn nõng cao tớnh ch ng ca i ng qun lý vic xut cỏc Bờn cnh ú, thụng qua cỏc c s lý lun v thc trng ca vic ng d gii phỏp hon thin vic ng dng ERP phn mm, lun ó xut c mt s gii phỏp hon thin vic Cn t chc hun luyn nhm nõng cao nng lc cho i ng nhõn viờn dng phn mm hoch nh ngun lc doanh nghip gúp phn nõng cao thc hin ERP qu qun lý cho Cụng Ty C Phn Kinh ụ Lun ó hon thnh vi nhiu c gng Tuy nhiờn, kh nng ng cu cú hn, lun chc chn cũn nhiu thiu sút, mong nhn c nh kin úng gúp, h tr ti c hon thin hn [...]... DOANH NGHIP BNG PHN MM TI CễNG TY C PHN KINH ễ THI GIAN QUA - 32 - Nm 2000, cụng ty tng vn iu l lờn 51 t ng, m rng din nh xng lờn hn 40.000m2 Thỏng 9/2002, Cụng Ty C Phn Kinh ụ c thnh lp vi vn l 150 t ng, trong ú Cụng ty TNHH Xõy dng v Ch bin phm Kinh ụ gúp 50 t ng Ngy 12/12/2005, 25 triu c phiu KDC ca Kinh ụ chớnh thc 2.1 TNG QUAN V HOT NG KINH DOANH CA CễNG TY C PHN KINH ễ 2.1.1 Tng quan v Cụng Ty. .. KINH ễ 2.1.1 Tng quan v Cụng Ty C Phn Kinh ụ dch ln u ti Trung tõm GDCK TP H Chớ Minh Thỏng 07/2006, Cụng ty C Phn Kinh ụ v Tp on thc p hng u th gii Cadbury Schweppes chớnh thc ký kt tha th Cụng Ty C Phn Kinh ụ (sau õy xin c gi tt l Kinh ụ) tin hp tỏc kinh doanh õy l bc chun b sn sng ca Kinh ụ thõn l Cụng ty TNHH Xõy dng v Ch bin thc phm Kinh ụ, Vit Nam tham gia vo kinh t khu vc trong khuụn kh ASE c thnh... &B CC N V KINH DOANH CHIN LC CA KINH ễ KINHDOS Strategic Business Unit (SBU) (n v thuc cỏc ngnh cụng nghip / ch to Industrial / Manufacturing SBU) Senior Manager Senior Manager (Kinh Do Crackers) (Kinh Do Snacks) Senior Manager (Kinh Do Buns/ Cakes) Senior Manager Senior Manager Senior Manager (Kinh Do Cookies) (Kinh Do Candy) (Kinh Do Bakery) Senior Manager (Kido Icecream) Senior Manager (Kinh Do Hanoi)... ó hon thnh c 30,5% k hoch doanh thu v 41,8% k hoch li nhun trc thu D bỏo doanh thu 2009 ca Kinh ụ tng khong 10% so vi nm 2008, tng ng t 1.601 t ng v d kin li nhun trc thu 2009 ca Kinh ụ t n 435,9 t Bng 2.1: Bỏo cỏo ti chớnh nm 2007, 2008, 6 thỏng u nm 2009 v d bỏo nm 2009 ti Cụng Ty C Phn Kinh ụ Nhỡn chung, tỡnh hỡnh sn xut kinh doanh ca Kinh ụ hin nay l rt tt Ngun: Cụng Ty C Phn Chng Khoỏn Bo Vit... chuyn sn xut kinh doanh khụng ngng tng trng v n nay Kinh sn xut snack tr giỏ 750.000 USD t Nht Thnh cụng ca bỏnh tr thnh doanh nghip sn xut bỏnh ko hng u Vit Nam snack Kinh ụ vi giỏ r, mựi v c trng phự hp vi th hiu ca ngi tiờu dựng trong nc ó tr thnh bc m quan trng cho s phỏt trin khụng ngng ca Cụng ty Kinh ụ sau ny Nm 1999, cụng ty tng vn iu l lờn 40 t ng, thnh lp Trung tõm thng mi Savico Kinh ụ ti... thng mi Savico Kinh ụ ti Qun 1, ỏnh du mt bc phỏt trin mi ca Kinh ụ sang cỏc lnh vc kinh doanh khỏc ngoi bỏnh ko Cụng ty khai trng h thng Bakery u tiờn, m u cho mt chui h thng ca hng bỏnh ko Kinh ụ t Bc vo Nam sau ny - 33 - - 34 - 2.1.2 S t chc ca Cụng Ty C Phn Kinh ụ H THNG PHN PHI CA KINH ễ ( Thng hiu / Phõn phi / Mng li bỏn l cho cỏc SBU ) KINHDO DISTRIBUTION NETWORK (Branding / Distribution / Retailing... nh Kinh ụ tp trung y mnh hn cỏc sn phm cú t sut li nhun cao Hot ng kinh doanh ct lừi ca Kinh ụ ang c duy trỡ n nh v d kin s tng trng mnh trong quý 3/2009 khi bc sang mựa cao im - mựa tt Trung thu Vi sn phm bỏnh trung thu thng hiu Kinh ụ ni ting cú t sut li nhun cao, c tớnh doanh thu ca Kinh ụ s tng gp ụi so vi hai quý u nm v t sut li nhun gp cú nhiu kh nng t n mc 30% trong quý 3 Cao c vn phũng Kinh. .. Manager (Kinh Do Cookies) (Kinh Do Candy) (Kinh Do Bakery) Senior Manager (Kido Icecream) Senior Manager (Kinh Do Hanoi) Hỡnh 2.1: S t chc ca Cụng Ty C Phn Kinh ụ 2.1.3 Tỡnh hỡnh hot ng kinh doanh ca Cụng Ty C Phn Kinh ụ Kt thỳc na u nm 2009, Kinh ụ t 532,7 t doanh thu th tng 3,7% so vi cựng k nm 2008, nh vo c hai yu t l sn l bỏn hng tng v giỏ mt s sn phm tng nh ng thi, t su - 35 - - 36 - nhun gp biờn... Cụng Ty C Phn Chng Khoỏn Bo Vit - 37 - 2.2 PHN TCH THC TRNG QUN TR NGUN LC DOANH NGHIP BNG PHN MM TI CễNG TY C PHN KINH ễ - 38 - Qun tr kho hng Ghi nhn, theo dừi v kim soỏt ton b vic thc hin quy t 2.2.1 Gii thiu phn mm ERP Cụng Ty C Phn Kinh ụ ang ỏp nhp, xut, iu chuyn kho dng Kim soỏt nh mc hng tn kho Cui nm 2003, Cụng Ty C Phn Kinh ụ chớnh thc ỏp dng h thng ERP phc v cho cụng tỏc qun tr Chc nng ca phn... ngun vn, doanh thu, ch ca doanh nghip thụng qua h thng bỏo cỏo: Bng cõn i s sinh, S cỏi chi tit ti khon, Bng cõn i k toỏn, Bỏo cỏo kt kinh doanh, Bỏo cỏo chi phớ theo phũng ban, ngnh hng, - 65 - - 66 - 2.3 NH GI IU KIN THC HIN QUN TR NGUN LC chch choc, tõm lý vn mun thc hin cụng vic theo thúi quen DOANH NGHIP BNG PHN MM TI CễNG TY C PHN cha cú h thng ERP, nhng sau vi thỏng vn hnh, cỏc tỏc ng KINH ễ hng