Ứng dụng phần mềm ERP tại Công ty Cổ phần Kinh Đô: Phân tích thực trạng và giải pháp

Chuẩn hóa, cải tiến quy trình nghiệp vụ

Kiểm soát toàn diện tình hình tài sản, nguồn vốn doanh thu, chi phí của doanh nghiệp (bảng cân đối số phát sinh, sổ cái, các báo cáo doanh thu, chi phí; kết quả kinh doanh; cân đối kế toán, lưu chuyển tiền tệ; các phân tích tài chính,…). Nếu ứng dụng các hệ thống đã được triển khai thành công cho nhiều doanh nghiệp trên thế giới, công ty sẽ được thừa hưởng các quy trình hoạt động tiên tiến, đây sẽ là cơ hội lớn cho doanh nghiệp nâng tầm quản lý.

Kiểm soát quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh

Quy trình bán hàng bắt đầu bằng việc các nhà phân phối lập Đơn đặt hàng gửi cho phòng kinh doanh, nhân viên kinh doanh cập nhật đơn hàng vào hệ thống sau đó sẽ kiểm tra hạn mức công nợ cho phép và lập Phiếu giao hàng đảm bảo giá hàng hóa đúng với chính sách bán hàng của công ty. Bên cạnh đó, khi có hệ thống ERP, tại bước lập Phiếu giao hàng, hệ thống sẽ hỗ trợ việc kiểm soát hạn mức công nợ khách hàng, có chấp nhận cho phép tiếp tục bán hàng cho khách hàng đó hay không; hỗ trợ nhân viên lập phiếu giao hàng với giá cả hàng hóa đúng với chính sách bán hàng của công ty cho khách hàng đó.

Hoàn thiện thông tin quản trị

Như chúng ta đã biết, hệ thống ERP hỗ trợ kiểm soát toàn diện các hoạt động của doanh nghiệp và dữ liệu ghi nhận toàn bộ hoạt động này được lưu trữ tập trung nghĩa là thay vì duy trì nhiều cơ sở dữ liệu độc lập cho từng phòng ban (ví dụ phòng kinh doanh có cơ sở dữ liệu riêng, kế toán có dữ liệu riêng, kho có dữ liệu riêng,…), doanh nghiệp sẽ có một cơ sở dữ liệu thống nhất và tập trung. Ví dụ: trở lại quy trình bán hàng ở trên (hình 1.5: quy trình bán hàng), quy trình bán hàng bắt đầu bằng việc các nhà phân phối lập Đơn đặt hàng gửi cho phòng kinh doanh, nhân viên kinh doanh A cập nhật đơn hàng vào hệ thống, sau đó sẽ kiểm tra hạn mức công nợ cho phép và lập Phiếu giao hàng đảm bảo giá hàng hóa đúng với chính sách bán hàng của công ty.

Yếu tố về nhân lực

Nhóm kỹ thuật sẽ chuẩn bị hệ thống máy chủ, máy trạm, hạ tầng mạng, đường truyền, cài đặt hệ thống, thực hiện các công việc chuyên môn về quản trị hệ thống (sao lưu, phân quyền..) chuẩn bị cho việc vận hành. Trong giai đoạn này, áp lực cho các nhân lực tham gia là rất lớn vì họ phải vừa thực hiện các tác nghiệp hằng ngày để duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, vừa phải dành thời gian tham gia dự án chuẩn bị cho việc vận hành hệ thống ERP.

Yếu tố về quỹ thời gian

Nhóm kỹ thuật tiếp tục hỗ trợ đảm bảo hệ thống máy tính toàn công ty hoạt động thông suốt, thực hiện các công việc chuyên môn về quản trị hệ thống (sao lưu, phân quyền..). Tóm lại, doanh nghiệp cần thời gian tương đối dài cho việc triển khai thực hiện quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng ERP và doanh nghiệp phải rất nỗ lực trong việc đảm bảo thời gian triển khai theo đúng kế hoạch.

Yếu tố về điều kiện tài chính

Việc tư vấn hỗ trợ triển khai bao gồm: tư vấn chuẩn hóa toàn bộ quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp, cài đặt phần mềm, huấn luyện cách thức vận hành, thiết lập hệ thống, chuyển đổi hệ thống cũ sang mới, hỗ trợ vận hành hệ thống. Sau khi hệ thống ERP chính thức vận hành, doanh nghiệp vẫn cần phải được duy trì các hoạt động hỗ trợ từ nhà cung cấp như: bảo trì, nâng cấp, cung cấp bản sửa lỗi. Tuy nhiên, về máy chủ, một hệ thống ERP cần tối thiểu các loại sau: máy chủ ứng dụng (application server), máy chủ cơ sở dữ liệu (database server), máy chủ dự phòng cơ sở dữ liệu (backup database server).

Tóm lại, để thực hiện công tác quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng ERP, doanh nghiệp cần đầu tư nguồn nhân lực, thời gian và một chi phí khá lớn.

PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP BẰNG PHẦN MỀM TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KINH ĐÔ

Kiểm soát chi tiết tình hình nhận hàng, các chi phí phát sinh trong quá trình nhận hàng như phí vận chuyển, bốc dỡ, … Các thông tin này được hệ thống tự động chuyển sang phần hành kế toán ghi nhận công nợ phải trả do đó thông tin luôn luôn đồng nhất và xuyên suốt giữa các phòng ban, tránh được sai sót. Hệ thống báo cáo thống kê phản ánh số liệu tức thời: báo cáo tình hình mua hàng theo nhà cung cấp, báo cáo tình hình mua hàng theo mặt hàng, so sánh tình hình mua hàng giữa các kỳ, giữa các năm; thống kê tình hình giao hàng của nhà cung cấp (đúng hạn, trễ hạn) làm cơ sở đánh giá chất lượng nhà cung cấp,…. Khi ứng dụng ERP để quản trị các vấn đề về hàng tồn kho, các quy trình nghiệp vụ kho tại Kinh Đô đã được chuẩn hóa, các quy trình chính về kho hàng gồm quy trình xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất, quy trình nhập kho thành phẩm, quy trình chuyển thành phẩm từ kho phân xưởng về tổng kho thành phẩm.

Hệ thống báo cáo thống kê phản ánh số liệu tức thời: báo cáo nhập – xuất – tồn kho, sổ chi tiết vật tư,… Thông tin tồn kho này rất cần thiết cho nhiều phòng ban: phòng kế hoạch cần thông tin tồn kho của nguyên vật liệu, bao bì để lập kế hoạch mua hàng; phòng kế hoạch cũng cần thông tin tồn kho thành phẩm, nguyên vật liệu, bao bì để lập kế hoạch sản xuất;. Bên cạnh đó, quy trình thu nợ nhà phân phối bằng tiền mặt hiện tại cần được thay đổi nhằm tránh trường hợp kế toán thanh toán đã hoàn tất phiếu thu trên ERP, tài khoản tiền đã tăng trên hệ thống nhưng vì một lý do nào đó mà thủ quỹ không thu được đúng số tiền trên phiếu thu đã lập trước đó làm phát sinh chênh lệch giữa quỹ tiền thực tế và tài khoản tiền trên hệ thống ERP. Bên cạnh đó, quy trình thanh toán nợ cho nhà cung cấp bằng tiền mặt hiện tại cần được thay đổi nhằm tránh trường hợp kế toán thanh toán đã hoàn tất phiếu chi trên ERP, tài khoản tiền đã giảm trên hệ thống nhưng vì một lý do nào đó mà thủ quỹ không chi được đúng số tiền trên phiếu chi đã lập trước đó làm phát sinh chênh lệch giữa quỹ tiền thực tế và tài khoản tiền trên hệ thống ERP.

MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỀ XUẤT

Trong vấn đề này ERP nên hỗ trợ tính toán tự động các khoản thưởng cho nhà phân phối và tự động cập nhật khi phát sinh hóa đơn bán hàng, điều này giúp tránh được sai sót trong việc tính toán thủ công đồng thời đảm bảo tính tuân thủ trong việc thực hiện chính sách bán hàng của công ty. Nhìn chung, việc quản lý hàng tồn kho của Kinh Đô khi triển khai ERP là khá hoàn thiện, quá trình nhập, xuất kho được kết nối với quy trình mua hàng, sản xuất và bán hàng đảm bảo tính chính xác và sự thông suốt cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Ngoài ra, thông qua việc quản lý được thông tin lô hàng cho từng lần xuất hàng bán cho nhà phân phối, khi phát hiện một lô hàng không đủ tiêu chuẩn chất lượng, việc truy vấn lô hàng này đã được bán cho các nhà phân phối nào được thực hiện dễ dàng, nhanh chóng.

Trong khi quy trình hiện tại Kinh Đô đang áp dụng, người nộp tiền trước tiên đến kế toán thanh toán để lập phiếu thu, tiếp đến qua thủ quỹ nộp tiền, sau đó phải quay trở lại kế toán thanh toán ký xác nhận lên phiếu thu mới hoàn tất việc nộp tiền.

KIẾN NGHỊ .1 Đối với Nhà nước

Ban lãnh đạo công ty cần quyết tâm hơn nữa trong việc triển khai ERP bởi vì sự quyết tâm của ban lãnh đạo có ảnh hưởng trực tiếp thành công của việc ứng dụng ERP. Triển khai ERP đòi hỏi sự phối hợp trên toàn công ty và sự hợp tác giữa nhiều người ở các cương vị khác nhau trong công ty. Lãnh đạo phải thu thường xuyên thu thập thông tin, đánh giá để nhận ra những điểm hạn chế cần phát khắc phục trong quá trình triển khai cũng như thực hiện ERP.

Bên cạnh đó, Ban lãnh đạo cũng phải luôn luôn động viên, thể hiện sự quan tâm và trách nhiệm trong việc triển khai ERP để đảm bảo thực hiện theo mục tiêu đã đề ra.