Liên hệ tổ chức chuyến đi công tác tai công ty Cổ phần FPT Telecom

Liên hệ tổ chức chuyến đi công tác tai công ty Cổ phần FPT Telecom. CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 1.1. Phân loại chuyến công tác Các chuyến công tác thường kỳ Các chuyến công tác đột xuất Các chuyến công tác trong nước Các chuyến công tác nước ngoài 1.2. Xây dựng kế hoạch chuyến công tác 1.2.1. Yêu cầu đối với kế hoạch chuyến công tác Trình bày bằng văn bản Đảm bảo tính khả thi Đầy đủ thông tin 1.2.2. Nội dung kế hoạch chuyến công tác • Mục đích chuyến công tác Mục đích chuyến công tác phải rõ ràng, các huyến đi không chồng chéo nhau về mục đích Thực hiện những nhiệm vụ đặt ra như: + Nắm bắt tình hình thực tế ở cơ sở + Học tấp kinh nghiệm của các đối tác trong nước và nước ngoài + Tìm kiếm các cơ hội hợp tác và thực hiện các thỏa thuận hoặc ký kết được các hợp đồng trong lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, quản lý + Đảm bảo tiết kiệm chi phí • Thành phần đi công tác Số lượng các thành viên tham gia Vị trí, trách nhiệm của từng người Trưởng và phó đoàn • Địa điểm công tác: là điểm đến của chuyến công tác • Thời gian + Ngày đi và ngày về + Lịch trình công tác • Giải quyết thủ tục hành chính Các giấy tờ cần thiết cho chuyến công tác bao gồm Quyết định cử đi công tác Giấy giới thiệu Giấy đi đường Thủ tục xuất cảnh Giấy tờ khác về chức danh khoa học • Chuẩn bị phương tiện đi lại Tùy theo địa điểm và thời gian công tác để lựa chọn các phương tiện giao thông cho phù hợp và tiết kiệm Thư ký phải nắm được đầy đủ và chính xác các thông tin, các phương tiện giao thông nơi đoàn đến công tác như: + Chế độ, tiêu chuẩn của các thành viên trong đoàn + Bảng giờ đi, giờ đến của từng loại phương tiện + Giá vé + Độ dài quãng đường • Chuẩn bị điều kiện ăn, nghỉ, làm việc Thư ký phải điện thoại đến các nơi đoàn đến công tác để thông báo nội dung, hẹn ngày, giờ làm việc và đăng ký nơi ăn, ở cho từng đoàn Đối với các đợt đi công tác nước ngoài: + Cần báo các bằng văn bản cho cơ quan có thẩm quyền trong nước xét duyệt và đàm phán với nước sẽ đến hoặc gửi công hàm cho nước đó + Các tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ, các sách tham khảo có liên quan + Các dữ liệu liên quan nên được sao chép trong đĩa CD ROM, thẻ nhớ va mang theo máy tính sách tay (notebook) • Chuẩn bị tài liệu chuyên môn Tùy theo mục đích của từng chuyến công tác mà tài liệu chuyên môn cần chuẩn bị sẽ khác nhau Thư ký cần chuẩn tổng hợp các tài liệu theo danh mục nghiên cứu, sưu tầm, tra cứu tài liệu, có trường hợp cần đọc trước để đánh dấu những chỗ quan trọng, có liên quan, thậm chí phải giúp lãnh đạo lựa chọn các tài liệu nghiên cứu, tham khảo mang théo chuyến đi để sử dụng khi cần thiết.

MỞ ĐẦU Trong môi trường kinh doanh thương mại giàu tính cạnh tranh ngày vai trị chuyến cơng tác quan trọng, điều kiện tiên cho việc nghiên cứu thị trường, đàm phán, ký kết hợp đồng bên đối tác giải tình trạng bất ổn đơn vị trực thuộc công ty, doanh nghiệp Vì vậy, việc tổ chức chuyến công tác vấn đề nhiều quan, tổ chức, doanh nghiệp đặc biệt quan tâm Đây lý mà nhóm em định tìm hiểu đề tài “liên hệ tổ chức chuyến công tác tai công ty Cổ phần FPT Telecom” CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 1.1 Phân loại chuyến công tác - Các chuyến công tác thường kỳ - Các chuyến công tác đột xuất - Các chuyến công tác nước - Các chuyến cơng tác nước ngồi 1.2 Xây dựng kế hoạch chuyến công tác 1.2.1 Yêu cầu kế hoạch chuyến cơng tác - Trình bày văn - Đảm bảo tính khả thi - Đầy đủ thông tin 1.2.2 Nội dung kế hoạch chuyến cơng tác  Mục đích chuyến cơng tác - Mục đích chuyến cơng tác phải rõ ràng, huyến khơng chồng chéo mục đích - Thực nhiệm vụ đặt như: + Nắm bắt tình hình thực tế sở + Học tấp kinh nghiệm đối tác nước nước ngồi + Tìm kiếm hội hợp tác thực thỏa thuận ký kết hợp đồng lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, quản lý + Đảm bảo tiết kiệm chi phí  Thành phần công tác - Số lượng thành viên tham gia - Vị trí, trách nhiệm người - Trưởng phó đồn  Địa điểm cơng tác: điểm đến chuyến công tác  Thời gian + Ngày ngày + Lịch trình cơng tác  Giải thủ tục hành Các giấy tờ cần thiết cho chuyến công tác bao gồm - Quyết định cử công tác - Giấy giới thiệu - Giấy đường - Thủ tục xuất cảnh - Giấy tờ khác chức danh khoa học  Chuẩn bị phương tiện lại - Tùy theo địa điểm thời gian công tác để lựa chọn phương tiện giao thông cho phù hợp tiết kiệm - Thư ký phải nắm đầy đủ xác thơng tin, phương tiện giao thơng nơi đồn đến công tác như: + Chế độ, tiêu chuẩn thành viên đoàn + Bảng đi, đến loại phương tiện + Giá vé + Độ dài quãng đường  Chuẩn bị điều kiện ăn, nghỉ, làm việc - Thư ký phải điện thoại đến nơi đồn đến cơng tác để thơng báo nội dung, hẹn ngày, làm việc đăng ký nơi ăn, cho đoàn - Đối với đợt cơng tác nước ngồi: + Cần báo văn cho quan có thẩm quyền nước xét duyệt đàm phán với nước đến gửi cơng hàm cho nước + Các tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ, sách tham khảo có liên quan + Các liệu liên quan nên chép đĩa CD ROM, thẻ nhớ va mang theo máy tính sách tay (notebook)  Chuẩn bị tài liệu chun mơn - Tùy theo mục đích chuyến công tác mà tài liệu chuyên môn cần chuẩn bị khác - Thư ký cần chuẩn tổng hợp tài liệu theo danh mục nghiên cứu, sưu tầm, tra cứu tài liệu, có trường hợp cần đọc trước để đánh dấu chỗ quan trọng, có liên quan, chí phải giúp lãnh đạo lựa chọn tài liệu nghiên cứu, tham khảo mang théo chuyến để sử dụng cần thiết  Chuẩn bị kinh phí Dựa vào kế hoạch cơng tác đồn, thư ký lập dự trù kinh phí Trong dự trù cần có khoản chi phí sau đây: - Tiền vé máy bay, tàu hỏa, ô tô - Tiền ăn, nghỉ - Tiền lệ phí giải thủ tục hành - Tiền đóng góp cho hội thảo hội nghị (nếu tổ chức yêu cầu) 1.3 Những công việc chuyến công tác  Trường hợp thư ký di đồn cơng tác - Liên hệ giải nơi ăn, nghỉ, làm việc cho đoàn - Tham dự buổi làm việc ghi biên - Thu thập tài liệu, giấy tờ liên qua - Thu thập hóa đơn, chứng từ cần thiết - Giải vấn đề phát sinh  Thư ký không đoàn - Hỗ trợ người ủy quyền - Kiểm sốt cơng việc - Quản lý văn - Thông tin cho lãnh đạo cần thiết 1.4 Các cơng việc văn phịng cần làm sau chuyến cơng tác - Nắm bắt tình hình xảy thời gian công tác - Nhận công văn, giấy tờ để giải - Nắm bắt lịch làm việc ngày - Lập hồ sơ chuyến cơng tác - Quyết tốn kinh phí chuyến cơng tác - Báo cáo lại tình hình chuyến với người có trách nhiệm Chương 2: Liên hệ công tác tổ chức chuyến công ty cổ phần FPT Telecom 2.1 Giới thiệu doanh nghiệp FPT Telecom Công ty Cổ phần Viễn thông FPT (tên gọi tắt FPT Telecom) thành viên thuộc Tập đoàn công nghệ hàng đầu Việt Nam FPT; nhà cung cấp dịch vụ Viễn thông Internet hàng đầu khu vực Thành lập ngày 31/01/1997, khởi nguồn từ trung tâm Dịch vụ Trực tuyến thành viên sáng lập sản phẩm mạng Internet Việt Nam mang tên “Trí tuệ Việt Nam – TTVN”, sản phẩm coi đặt móng cho phát triển Internet Việt Nam Sứ mệnh “Mang Internet, mang kết nối đến với người dân Việt Nam, với mong muốn lớn lao gia đình Việt Nam sử dụng dịch vụ công ty, FPT Telecom nỗ lực đầu tư nâng cấp hạ tầng chất lượng sản phẩm – dịch vụ, tăng cường ứng dụng công nghệ tiên tiến nhằm mang đến cho khách hàng trải nghiệm không ngừng nâng cao” 2.2 Thực trạng công tác tổ chức chuyến công tác công ty 2.2.1 Nội dung chuyến  Mục đích chuyến công tác: - Theo dõi, kiểm tra cách làm việc kết làm việc FPT telecom TPHCM - Tổng kết hoạt động kinh doanh FPT telecom TPHCM năm 2020 - Đánh giá kết hoạt động kinh doanh - Đặt mục tiêu năm 2021 lên kế hoạch hoạt động năm 2021 để thực mục tiêu  Yêu cầu - Kiểm tra, đánh giá, giám sát phải thực yêu cầu, theo nguyên tắc đề - Đảm bảo thực tiến độ đề ra, thực nghiêm túc, xác  Thành phần tham gia - Số lượng: thành viên - Ông: Nguyễn Văn Nam - phó tổng giám đốc FPT telecom, trưởng đồn cơng tác - Ơng: Phạm Duy Hồng Nam - giám đốc tài FPT telecom, phó đồn - Ơng: Nguyễn Văn Minh - trưởng ban kiểm soát, thư ký  Thời gian công tác - Thời gian đi: ngày 16/11/2020, khởi hành lúc 7h sáng sân bay Nội Bài - Thời gian theo kế hoạch: 9h30p sáng 21/11/2020 sân bay Tân Sơn Nhất Lịch trình cụ thể: -Sau hạ cánh, đoàn di chuyển taxi nghỉ Khách sạn Sunshine Boutique Phú Mỹ Hưng cách sân bay 14km cách trụ sở FPT Telecom Hồ Chí Minh 1km - Chiều ngày 16/11/2020: đồn công tác đến gặp gỡ với cán trụ sở FPT TELECOM TPHCM lô 37-39A đường 19 KCX Tân Thuận Đông, Quận 7, TPHCM - Ngày 17/11/2020 – 19/11/2020: đoàn kiểm tra, giám sát hoạt động công nhân viên và làm việc với cán để thu thập tài liệu liên quan đến tình hình hoạt động kinh doanh quý vừa qua để xử lý số liệu đưa phương án phù hợp cho năm tới chi nhánh FPT telecom TPHCM quận, huyện có chi nhánh TPHCM như: quận 7, quận 8, quận Gò Vấp, huyện Củ Chi,… - Ngày 20/11/2020: đến Trụ sở FPT TELECOM TPHCM tổng kết lại kết giám sát, kiểm tra triển khai kế hoạch 2021 - Sau làm việc xong vào buổi sáng ngày 20/11, buổi chiều hơm đồn có nghỉ khách sạn đêm vào ngày 21/11 kế hoạch  Giải thủ tục hành - Quyết định cử cơng tác công ty: định cử công tác người có tên nêu đại diện người có kinh nghiệm, xử lý tình tốt đề chiến lược phù hợp - Giấy giới thiệu công tác gửi đến trụ sở, chi nhánh FPT telecom TPHCM - Cuống vé máy bay, hoá đơn thuê xe, xe (để toán chi phí lại): có phiếu đầy đủ để tốn với thư ký cơng ty - Hố đơn th phịng hoá đơn ăn uống khách sạn (thanh toán chi phí ăn ở): có phiếu đầy đủ để tốn với thư ký cơng ty - Chứng minh nhân dân/ thẻ cước - Thẻ ghi chức danh, tên thành phần tham gia chuyến cơng tác (có kèm ảnh) công ty cung cấp  Phương tiện lại -Xuất phát: số Phạm Văn Bạch, Cầu Giấy, Hà Nội đến sân bay Nội Bài: đoàn di chuyển taxi -Địa điểm đến từ trụ sở Hà Nội vào trụ sở thành phố Hồ Chí Minh nên phương tiện sử dụng máy bay Vì có lịch cụ thể nên công ty đặt vé máy bay hãng Hàng khơng Vietnam Airline vừa thuận tiện, an tồn kinh phí phù hợp -Khi đến sân bay Tân Sơn Nhất, bên phía trụ sở Hồ Chí Minh cử nhân viên đưa xe tơ đón tận sân bay xếp chỗ ăn nghỉ khách sạn -Từ khách sạn đến trụ sở HCM nơi diễn họp taxi  Điều kiện ăn/ nghỉ/ làm việc: Mọi kế hoạch hậu cần cho chuyến chuẩn bị sẵn, đồn cơng tác ăn uống bữa khách sạn họ nghỉ, giấy tờ có liên quan đến chuyến công tác chuẩn bị kỹ  Chuẩn bị tài liệu Chuyến công tác lần tổng kết kết hoạt động kinh doanh năm 2020 nên tài liệu mang theo là: - Tài liệu kết hoạt động kinh doanh năm 2020 - Tài liệu phương hướng kế hoạch hoạt động kinh doanh năm 2021 - Biên thảo luận, phát biểu, chuẩn bị tham luận, số liệu tổng hợp, bảng báo cáo, mẫu văn bản, thông tin liên quan… dạng liệu máy tính  Chuẩn bị kinh phí Khi lên công việc cụ thể, thư ký lập bảng dự trù kinh phí gồm chi phí thực tế khoản dự phịng Cụ thể khoản chi phí dự trù sau: Các khoản chi Tiền vé máy bay Tiền taxi Chi phí 5tr5/ người/ triệu Tiền sinh hoạt (3 phòng đơn ngày) Phí liên lạc, giải thủ tục hành Tiền mua tài liệu, giấy tờ phục vụ cơng việc Chi phí dự phòng Tổng triệu 500.000đ triệu triệu 18 triệu Sau lập xong bảng dự trù kinh phí, thư ký trình Giám đốc xem qua, ký phê duyệt Sau gửi đến Phịng Kế tốn cơng ty có trách nhiệm thi hành Trước công tác thư ký nhắc thành viên tham gia chuyến phải giữ hóa đơn, chứng từ để sau chuyến cơng tác làm chi phí cho công ty 2.2.2 Những công việc cần làm chuyến công tác - Khi đến địa điểm nghỉ ngơi, thư ký sẽ: + Rà soát lại lần để xem có thiếu tài liệu khơng (Nếu thiếu thư ký liên lạc khẩn cấp công ty để gửi email) + Kiểm tra địa điểm nghỉ ngơi, ăn uống, kiểm đủ số lượng phịng đặt trước - Bắt đầu chuyến cơng tác, thư ký đảm nhận việc: + Chuẩn bị đầy đủ tài liệu để bắt đầu cho chuyến công tác + Ghi chép lại hoạt động chuyến công tác + Đảm bảo cho chuyến công tác diễn tốt đẹp + Chuẩn bị lường trước tình xấu xảy + Sau kết thúc hoạt động, chuẩn bị tài liệu cho hoạt động khác + Quản lý chặt chẽ tài liệu dùng cho buổi công tác để sau kết thúc tổng hợp 2.2.3 Những công việc sau chuyến công tác - Thư ký với chuyên gia ngồi lại tổng kết diễn chuyến cơng tác, bao gồm có đạt kế hoạch đề chưa đạt để rút kinh nghiệm cho lần công tác - Thư ký thu thập toàn tài liệu có liên quan qua việc chuyến cơng tác để lập hồ sơ lưu trữ - Thu thập lại tồn hóa đơn, giấy tờ có liên quan đến chuyến công tác tài liệu, điều kiện lại, ăn, ngủ, nghỉ chi phí phát sinh chuyến cho nhân viên Kế toán để tốn tồn chi phí - Thư ký báo cáo lại tình hình kết chuyến cho Giám đốc công ty cách để thư ký trình bày tham mưu ý kiến cấp để thấy làm tốt, khắc phục hạn chế để chuyến công tác diễn mong đợi Chương 3: Đánh giá công tác tổ chức chuyến công ty cổ phần FPT Telecom đề xuất giải pháp hoàn thiện 3.1 Ưu điểm - Chuyến công tác chuẩn bị chuyên nghiệp, an toàn tiết kiệm, nội dung chuyến cơng tác xếp theo trình tự rõ ràng cụ thể giúp cho thành viên tham gia chuyến cơng tác khơng bị lãng phí thời gian dễ dàng nắm bắt tình hình để thực cơng việc chuyến cơng tác - Kinh phí chuyến cơng tác thư kí lên kế hoạch cụ thể có bảng dự trù kinh phí rõ ràng thuận tiện cho việc xử lý công việc phát sinh chuyến công tác - Kế hoạch tổ chức cho chuyến công tác chuẩn bị kỹ lưỡng, đảm bảo đầy đủ yêu cầu kế hoạch chuyến cơng tác, nhờ hạn chế rủi ro giúp cho thành viên chuyến cơng tác hồn thành cơng việc mục tiêu đề ban đầu - Có thể nói rằng, quy trình lên kế hoạch cho chuyến công tác công ty chuẩn bị cách chu đáo, kỹ lưỡng với phối hợp phịng Hành chính, điều giúp cho chuyến công tác công ty diễn thuận lợi phòng tránh nhiều rủi ro, mang lại hiệu làm việc tích cực cho cơng ty 3.2 Nhược điểm - Cơng ty chưa có khoảng thời gian dự phịng có vấn đề, trục trặc q trình cơng tác hay vấn đề đột xuất xảy - Chi phí sinh hoạt chưa tính tốn phù hợp gây khó khăn cho thành viên chuyến công tác - Trong thời gian cấp công tác, thư ký chưa lên kế hoạch xếp phận cấp đảm nhận nhiệm vụ thay cấp điều hành hoạt động công ty 3.3 Đề xuất số giải pháp - Bộ phận hành văn phịng bên cạnh việc xây dựng bảng lịch trình bao gồm thời gian, địa điểm công việc cụ thể để thành viên chuyến cơng tác cần tính tốn thêm, dư dả mặt thời gian để khắc phục cố không may xảy - Căn vào kế hoạch công tác đồn để từ chuẩn bị kinh phí cho phù hợp, tạo điều kiện thuận lợi để thành viên chuyến cơng tác hồn thành cơng việc tốt - Cần lên kế hoạch ủy nhiệm, ủy quyền cho phận đảm nhiệm cơng việc cấp thời gian cấp cơng tác để cơng việc cơng ty tiếp tục triển khai mà không bị gián đoạn khơng có người lãnh đạo Kết luận Trong sống cạnh tranh kinh doanh thương mại ngày phát triển thời chuyến cơng tác thường xun yếu tố cần thiết để giúp doanh nghiệp bước leo tới nấc thang danh vọng nghiệp họ Dù cho doanh nghiệp bạn kinh doanh ngành hàng nào, mặt hàng lĩnh vực việc trang bị cho kiến thức công tác tổ chức chuyến điều quan trọng, cần trọng, nâng cao tính thành cơng BẢNG PHÂN CHIA CƠNG VIỆC VÀ ĐÁNH GIÁ THÀNH VIÊN Nhóm Bảng phân chia công việc Nội dung Người thực Mở đầu Đỗ Hằng Chương 1: Cơ sở lý thuyết Chương 2: Liên hệ thực tiễn công tác tổ chức chuyến Công ty cổ phần viễn thông FPT (FPT Telecom) 2.1 Giới thiệu công ty 2.2 Thực trạng 2.2.1 Nội dung chuyến công tác 2.2.2 Những công việc chuyến công tác 2.2.3 Những công việc sau chuyến công tác Chương 3: Đánh giá ưu, nhược điểm đề xuất giải pháp Kết luận Nguyễn Thị Hồng Hải Lên dàn + tổng hợp Đỗ Thị Hằng Thuyết trình: Nguyễn Thị Hảo Slide: Nguyễn Thanh Hải Nguyễn Thị Hồng Hải Nguyễn Thu Hà, Trần Thị Thu Hà Nguyễn Thị Hiền Lại Thị Hồng Hoa Đỗ Hằng Bảng đánh giá thành viên STT Họ tên Nguyễn Thu Hà Nguyễn Thị Hồng Hải Trần Thị Thu Hà Nguyễn Thị Hiền Lại Thị Hồng Hoa Đỗ Thị Hằng Nguyễn Thanh Hải Nguyễn Thị Hảo Điểm nhóm Ký tên Thư ký Nhóm trưởng ... chuyến với người có trách nhiệm Chương 2: Liên hệ công tác tổ chức chuyến công ty cổ phần FPT Telecom 2.1 Giới thiệu doanh nghiệp FPT Telecom Công ty Cổ phần Viễn thông FPT (tên gọi tắt FPT Telecom) ... Liên hệ thực tiễn công tác tổ chức chuyến Công ty cổ phần viễn thông FPT (FPT Telecom) 2.1 Giới thiệu công ty 2.2 Thực trạng 2.2.1 Nội dung chuyến công tác 2.2.2 Những công việc chuyến công tác. .. khắc phục hạn chế để chuyến công tác diễn mong đợi Chương 3: Đánh giá công tác tổ chức chuyến công ty cổ phần FPT Telecom đề xuất giải pháp hoàn thiện 3.1 Ưu đi? ??m - Chuyến công tác chuẩn bị chuyên