Báo cáo thực tập tại Công ty TNHH Nam Hai

Lời mở đầu Trong nền kinh tế thị trường hiện nay tồn tại rất nhiều loại hình doanh nghiệp, mỗi loại hình doanh nghiệp áp dụng một phương pháp tổ chức công tác hoạch toán kế toán khác nhau để phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh nhằm đem lại hiệu quả cao nhất cho công tác quản lý doanh nghiệp cũng như công tác quản lý tài chính. Trong các loại hình doanh nghiệp thì công ty thương mại là đề tài mà em rất yêu thích. Tại các công ty thương mại công tác hạch toán kế toán vận dụng được rất nhiều những kiến thức mà chúng em đã được học ở nhà trường. Chính vì vậy em đã chọn Công ty TNHH Nam Hai là nhà phân phối độc quyền của Hãng NUK – Gremany chuyên cung cấp các sản phẩm dành cho Mẹ & Bé. Trong quá trình thực tập tại Công ty TNHH Nam Hai, được giúp đỡ tận tình của Ban lãnh đạo Công ty cùng toàn thể cán bộ, nhân viên trong phòng Kế toán-Tài chính bước đầu em đã hiểu được khái quát về chức năng, nhiệm của các phòng ban trong Công ty và làm quen với những công việc tổ chức hạch toán kế toán trong Doanh nghiệp. Tuy nhiên với thời gian hạn hẹp và trình độ còn hạn chế nên báo cáo của em không tránh khỏi những sai sót. Em rất mong được sự chỉ bảo, quan tâm của các Thầy, Cô giáo và sự đóng góp ý kiến bổ sung của các cán bộ trong Công ty. Em xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo Công ty TNHH Nam Hai , các anh, các chị trong phòng Kế toán-Tài chính đã cung cấp số liệu và chỉ bảo tận tình trong thời gian em thực tập tại Công ty. Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Trần Mạnh Dũng đã tận tình chỉ bảo và hướng dẫn để Em hoàn thành tốt Bản báo cáo thực tập giai đoạn một này. Phần I I/ Quá trình hình thành và phát triển của Công Ty TNHH Nam Hai Công ty TNHH Nam Hai được thành lập theo Giấy phép thành lập số 4201/GP/TLDN ngày 15 tháng 1 năm 1998 của UBND thành phố Hà Nội. Đăng ký kinh doanh số 0103001786 ngày 20 tháng 1 năm 1998 do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp. Ngành nghề kinh doanh: -Chuyên nhập khẩu, buôn bán đồ dùng NUK dành cho Bà mẹ &em Bé. -Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hoá. Tên giao dịch trong nước: Công Ty TNHH NAM HAI Tên giao dịch quốc tế: NAM HAI company. Trụ sở chính đặt tại: Số 30 B7 khu Đô Thị Đầm Trấu- Quận Hai Bà Trưng Hà nội. Tel:(04) 9842426 Fax: 9842398 Mã số thuế : 0101200157 Tài khoản: 070 – 431100 – 200 – 00160 - 7 Ngân hàng SàI gòN THƯƠNG TíN-CHI NHáNH Hà NộI Vốn điều lệ: 1.500.000.000 đồng Công ty TNHH Nam Hai là một tổ chức kinh tế có tư cách pháp nhân và có con dấu riêng, có quan hệ đối, nội đối ngoại, tự chủ về tài chính, hạch toán kinh tế độc lập dưới sự kiểm tra, giám sát của các cơ quan quản lý Nhà nước thành phố Hà Nội. Thành lập từ năm 1998 đến nay, Công ty TNHH Nam Hai đã rất phát triển với hệ thống hơn 10 showroom tại các tỉnh và thành phố lớn, với đội ngũ nhân viên bán hàng trực tiếp lên tới 50 người, mạng lưới đại lý phân phối tại các tỉnh và thành phố hoạt động rất hiệu quả . Những thành công của Công ty TNHH Nam Hai một lần nữa khẳng định uy tín nhãn hiệu của hãng NUK -Germany tại thị trường Việt nam cũng như trên thế giới. Trong quá trình hoạt động và phát triển với biết bao khó khăn thử thách Công ty đã từng bước khẳng định mình trong nền kinh tế thị trường đầy biến động và đạt được những thành tích nhất định.Với đặc điểm là một doanh nghiệp kinh doanh lấy phục vụ và đáp ứng theo yêu cầu của khách hàng là phương châm hoạt động của mình nên Công ty TNHH Nam Hai đã không ngừng vươn lên có một thị phần tương đối ổn định được các bạn hàng, khách hàng xa gần tín nhiệm, tạo công ăn việc làm cho trên dưới 50 cán bộ, công nhân viên với mức lương trên 1 triệu đồng/người/tháng; doanh thu, lợi nhuận và các khoản nộp Ngân sách ngày càng tăng. Đó chính là những đóng góp thiết thực của Công ty TNHH Nam Hai cho công cuộc đổi mới nền kinh tế đất nước . Có thể nói kể từ khi thành lập đến nay Công ty TNHH Nam Hai đã có những bước đi ban đầu đầy vững chắc và nhiều thuận lợi được thể hiện ở những thành tích mà công ty đã và đang đóng góp cho xã hội như: giải quyết việc làm cho người lao động, phục vụ nhu cầu của nhân dân đặc biệt là các Bà mẹ vừa mới sinh con,qua đó thúc đẩy sự phát triển của nền kinh tế thị trường. Hiện nay đóng góp vào Ngân sách Nhà nước của công ty ngày càng tăng và được đánh giá là một trong những doanh nghiệp ngoài quốc doanh làm ăn có hiệu quả. II/ Đặc điểm hoạt động kinh doanhcủa Công ty TNHH NAM HAI Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý tại Công Ty TNHH NamHai: Là một doanh nghiệp tư nhân, Công ty TNHH Nam Hai tổ chức quản lý theo một cấp: Đứng đầu là Ban Giám Đốc công ty chỉ đạo trực tiếp đến các phòng ban. Giúp việc cho Ban giám đốc là các phòng ban chức năng, mỗi phòng thực hiện các chức năng khác nhau, cụ thể được thể hiện dưới dạng sơ đồ sau: Bộ phận giao nhận hàng Ban Giám Đốc Phòng kế toán- tài vụ Thủ Kho Ban bảo vệ Phòng tổ chức Phòng kinh doanh Nhiệm vụ của các phòng ban trong bộ máy quản lý được xác định cụ thể như sau : *Ban Giám đốc công ty gồm 1 giám đốc và 2 phó giám đốc - Giám đốc: chịu trách nhiệm trong việc quản lý và điều hành mọi hoạt động kinh doanh của công ty với tư cách là chủ Doanh Nghiệp. Giám đốc điều hành mọi hoạt động của công ty thông qua việc phân công và uỷ quyền cho các phó giám đốc với vai trò tham mưu theo ngành và quản lý theo tuyến của các phòng nghiệp vụ: Phòng kinh doanh Phòng tổ chức Phòng kế toán Giám đốc là người đứng đầu bộ máy điều hành, phụ trách chung mọi hoạt động của công ty như công tác tổ chức cán bộ, lao động, tiền lương, công tác tiêu thụ, tài chính- kế toán, thống kê,. . . -Phó Giám đốc kinh doanh: Giúp việc cho giám đốc các công tác về kinh doanh, tiêu thụ sản phẩm. - Phó Giám Đốc Hành Chính: Phụ trách về hành chính và quản trị nhân sự có trách nhiệm đào tạo và tuyển dụng nhân sự theo nhu cầu của Công Ty. * Phòng kinh doanh: có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch kinh doanh, xây dựng kế hoạch dự trữ và tiêu thu sản phẩm, nghiên cứu thị trường thành lập các kênh phân phối sản phẩm đáp ứng yêu cầu hoạt động của công ty. Thực hiện ký kết các hợp đồng mua bán, theo dõi tình hình thực hiện và thanh lý các hợp đồng đã ký. Phối hợp với phòng Tài chính- kế toán để xác lập tình hình công nợ theo các hợp đồng kinh tế và đôn đốc việc thu hồi công nợ. * Phòng tổ chức-hành chính tổng hợp: Có chức năng tham mưu cho giám đốc về tổ chức, sắp xếp và quản lý lao động nhằm sử dụng hợp lý, hiệu quả đồng thời nghiên cứu các biện pháp, xây dựng các phương án nhằm hoàn thiện việc trả lương , phân phối tiền thưởng hợp lý, chuẩn bị các thủ tục giải quyết chế độ cho người lao động như thôi việc, BHXH, BHYT và các chế độ khác liên quan đến người lao động. Xây dựng kế hoạch và mua sắm trang thiết bị văn phòng công ty hàng tháng, hàng năm . Tổ chức tiếp khách, đảm bảo xe đưa đón lãnh đạo , cán bộ đi hội họp, công tác. * Phòng kế toán : Có chức năng tham mưu cho giám đốc về mặt thống kê và tài chính, chịu trách nhiệm quản lý tài sản, vật chất, hạch toán kinh tế theo quy định của Nhà nước, quy chế của công ty, thực hiện những công việc thuộc những vấn đề liên quan đến tài chính, vốn, tài sản, các nghiệp vụ phát sinh trong ngày, trong kỳ kinh doanh, phải lập các bảng thanh quyết toán, công khai toàn bộ tài sản, công nợ, doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh trong kỳ. Đề xuất lên giám đốc phương án tổ chức kế toán. Đồng thời thông tin cho ban lãnh đạo những hoạt động tài chính để kịp thời điều chỉnh quá trình kinh doanh trong công ty. Ngoài ra phòng kế toán còn có nhiệm vụ khai thác nhằm đảm bảo đủ nguồn vốn cho hoạt động kinh doanh, phân phối thu nhập và thực hiện nghĩa vụ với Ngân sách nhà nước. Lên quyết toán tổng hợp của đơn vị theo đúng niên độ để nộp cho ban lãnh đạo công ty và Bộ Tài chính theo định kỳ quy định của Nhà nước. * Ban bảo vệ: Đảm bảo an toàn, trật tự cho toàn công ty, trông coi hàng hoá về mặt số lượng, thực hiện tốt công tác bảo quản hàng hoá cùng với thủ kho. * Bộ phận giao, nhận hàng: Tổ chức việc giao nhận, vận chuyển các sản phẩm theo sự chỉ đạo của phòng Kế toán. * Thủ kho: Theo dõi nhập, xuất, tồn các sản phẩm về mặt số lượng hàng ngày; cuối tháng phải lập bảng kê nhập, xuất, tồn để gửi lên phòng kế toán; cùng với bộ phận bảo vệ thực hiện tốt công tác bảo quản hàng hoá của công ty. Mô hình tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty TNHH Nam Hai bao gồm các phòng ban có cơ cấu gọn nhẹ, phối hợp với nhau rất nhịp nhàng, ăn ý cùng với đội ngũ cán bộ, nhân viên có trình độ chuyên môn cao, nghiệp vụ giỏi. Đó chính là bí quyết đem lại hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp. 2) Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công Ty TNHH NamHai. * Công ty TNHH Nam Hai là nhà phân phối độc quyền của hãng NUK - Germany tại Việt Nam. Sản phẩm được phân phối tới tay người tiêu dùng thông qua hệ thống phân phối sau: - Kênh bán hàng trực tiếp. - Kênh bán hàng thông qua hệ thống Siêu thị và các cửa hàng của Công ty. - Kênh bán hàng thông qua hệ thống các đại lý tại các Tỉnh và Thành phố. Công ty có nhiêm vụ quản lý và sử dụng vốn đúng chế độ hiện hành, phải tự trang trải về tài chính, đảm bảo kinh doanh có lãi. Nắm bắt khả năng kinh doanh, nhu cầu tiêu dùng của thị trường để đưa ra các biện pháp kinh doanh có hiệu quả cao nhất, đáp ứng đầy đủ yêu cầu của khách hàng nhằm thu lợi nhuận tối đa. Chấp hành và thực hiện đầy đủ chính sách,chế độ Pháp luật của Nhà nước về hoạt động kinh doanh đảm bảo quyền lợi hợp pháp của công ty và người lao động. Về hoạt động kinh doanh: Công ty TNHH Nam Hai thuộc loại hình doanh nghiệp Thương mại . Công việc kinh doanh chủ yếu của Công ty TNHH Nam Hai là nhập khẩu trực tiếp sản phẩm NUK của Tập đoàn MAPA tại Đức và bán đến tay người tiêu dùng thông qua các kênh phân phối của mình nên công tác tổ chức kinh doanh là tổ chức quy trình luân chuyển hàng hoá chứ không phải là công nghệ sản xuất như ở các đơn vị sản xuất. Quy trình lưu chuyển hàng hoá của công ty được thực hiện dưới dạng sơ đồ sau: Nhập khẩu Nhập kho Kênh bán hàng trực tiếp Thủ tục hải quan Người tiêu dùng Kênh siêu thị và cửa hàng Kênh đại lý Căn cứ vào kế hoạch của công ty đã lập, phòng kinh doanh triển khai nhập hàng theo nhu cầu thị trường và dựa trên báo cáo bán hàng và lượng tồn hàng tại kho của công ty. Sau khi nhập hàng công ty bán hàng theo 2 phương thức : Bán buôn và bán lẻ. Phương thức bán buôn : Công ty bán buôn cho các đại lý tại các Tỉnh và Thành phố lớn trong cả nước theo mức chiết khấu qui định tính từ giá bán lẻ sản phẩm. Ngoài ra đại lý còn được hưởng thêm hoa hồng do bán được hàng với số lượng lớn và thanh toán tiền hàng đúng hạn qui định của Công ty. Sau đó các đại lý bán ra theo giá bán lẻ qui định của công ty. Phương thức bán lẻ : Công ty bán lẻ đến tay người tiêu dùng thông qua kênh bán hàng trực tiếp ( Đội ngũ nhân viên tư vấn bán hàng trực tiếp) và hệ thống cửa hàng của Công ty trong các siêu thị và trên các đường phố lớn tại Hà nội, thành phố Hồ Chí Minh. Giá bán lẻ sản phẩm được qui định thống nhất trong cả nước. Các kênh bán hàng tại Công ty TNHH Nam Hai hoạt động rất hiệu quả cùng với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, nhiệt tình,sáng tạo đã mang lại lợi nhuận rất cao cho quá trình hoạt động kinh doanh của Công ty. Phần Ii Đặc điểm công tác kế toán tại Công ty TNHH Nam hai 1.Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán. Công ty TNHH Nam Hai có đặc điểm là 1 doanh nghiệp thương mại có quy mô vừa, số lượng, chủng loại hàng hoá kinh doanh đa dạng. Với đặc điểm này để tổ chức công tác kế toán đạt hiệu quả cao công ty tổ chức theo mô hình trực tuyến, tập trung. Theo đó, toàn bộ công tác kế toán được tập trung thực hiện tại phòng kế toán- tài vụ. Phòng kế toán - tài vụ của công ty gồm 5 người trong đó có 1 kế toán trưởng, 4 kế toán viên và 1 thủ quỹ. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình sau: Kế toán trưởng Kế toán bán hàng và theo dõi công nợ Kế toán tiền lương và chi phí Kế toán hàng hoá Thủ Quỹ Kế toán thanh toán Chức năng và nhiệm vụ cụ thể của mỗi người như sau: +Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm cao nhất về kế toán của công ty. Kiểm tra, giám sát mọi số liệu trên sổ sách kế toán, đôn đốc các bộ phận kế toán chấp hành đúng quy chế, chế độ kế toán Nhà nước ban hành đồng thời có nhiệm vụ theo dõi TSCĐ của công ty, tính khấu hao tăng giảm số TSCĐ trong năm. Báo cáo với các cơ quan chức năng cấp trên về tình hình hoạt động tài chính của công ty như: Báo cáo với cơ quan Thuế tình hình làm nghĩa vụ với Nhà nước. Nắm bắt và phân tích tình hình tài chính của công ty về vốn và nguồn vốn để tham mưu cho lãnh đạo công ty biết tình hình tài chính của công ty để ra quyết định quản lý kịp thời, chính xác, cùng giám đốc công ty chịu trách nhiệm về tài chính của công ty bao gồm: phê duyệt các văn bản, giấy tờ sổ sách liên quan đến tài chính. Kế toán trưởng có nhiệm vụ xác định kết quả kinh doanh, tổng hợp mọi số liệu, chứng từ mà kế toán viên giao cho để lập Báo cáo tài chính. Kiểm tra việc ghi chép, luân chuyển chứng từ sau đó tập hợp và tính toán các khoản thuế phải nộp. + Thủ quỹ: Thực hiện các khoản thu chi tiền mặt tại quỹ của công ty dựa trên các phiếu thu, phiếu chi hàng ngày, ghi chép kịp thời, phản ánh chính xác thu chi và quản lý tiền mặt hiện có, thường xuyên báo cáo tình hình tiền mặt tồn quỹ của công ty. + Kế toán thanh toán : Có nhiệm vụ theo dõi tình hình thu chi và thanh toán tiền mặt, TGNH với các đối tượng khác; quản lý các loại vốn ngân hàng, phụ trách việc vay trả với ngân hàng. Lập đầy đủ, chính xác các chứng từ thanh toán cho khách hàng, theo dõi và thanh toán các khoản tạm ứng và các khoản phải thu khác. + Kế toán hàng hoá: Theo dõi và đối chiếu tình hình nhập- xuất- tồn kho hàng hoá cùng với thủ kho và bộ phận giao nhận hàng . + Kế toán bán hàng và theo dõi công nợ: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình doanh thu, công nợ với khách hàng. + Kế toán tiền lương và chi phí : Có nhiệm vụ tính ra lương và BHXH phải trả cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Cuối tháng phải lập bảng thanh toán lương đồng thời kế toán phải tập hợp chi phí kinh doanh phát sinh trong kỳ. Các cán bộ làm công tác kế toán tại công ty đều có trình độ Đại học trở lên, trình độ chuyên môn đồng đều mỗi người được chuyên môn hoá theo phần hành đồng thời cũng luôn có kế hoạch đối chiếu số liệu với nhau để phát hiện kịp thời những sai sót. * Hình thức sổ kế toán áp dụng tại Công ty TNHH Nam Hai: Hiện nay hình thức sổ kế toán mà công ty đang áp dụng là hình thức Nhật ký chung. Do đó, sổ kế toán tổng hợp của công ty bao gồm : Sổ Nhật ký chung và Sổ Cái các tài khoản , công ty không sử dụng các sổ Nhật ký đặc biệt .Sổ, thẻ kế toán chi tiết được tổ chức theo đặc điểm kinh doanh của công ty.Toàn bộ công việc kế toán tại công ty được thực hiện trên phần mềm kế toán Fast Accounting . Nhờ đó công tác kế toán tại công ty luôn chính xác và nhanh chóng. Chương trình này được thực hiện như sau: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc số liệu được cập nhật vào máy vi tính. Các số liệu từ phần nhập chứng từ này sẽ được chuyển vào Nhật ký chung, sổ Cái và các sổ chi tiết có liên quan. Cuối kỳ kế toán tổng hợp sẽ lập các bút toán kết chuyển để máy đưa ra các báo cáo kế toán. Có thể khái quát trình tự này qua sơ đồ dưới đây: Chứng từ kế toán Các file dữ liệu trong máy Sổ Nhật ký chung Đưa ra các loại sổ Sổ chi tiết Sổ Cái Các báo cáo kế toán Nhập dữ liệu Máy tự động xử lý Hệ thống tài khoản kế toán : Công ty áp dụng theo qui định chế độ kế toán doanh nghiệp mới ban hành của Bộ Tài Chính. Hệ thống báo cáo: Báo cáo bắt buộc của công ty bao gồm Bảng cân đối kế toán, Báo cáo hoạt động kết quả kinh doanh, thuyết minh BCTC, công ty chưa lập Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Công ty phải gửi 3 báo cáo này cho Cơ quan Thuế , cơ quan đăng ký kinh doanh chậm nhất là 90 ngày kể từ ngày kết thúc niên độ kế toán. Niên độ kế toán của công ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 của năm báo cáo. * Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Công ty hạch toán HTK theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. * Phương pháp kế toán chi tiết hàng hoá: Là phương pháp thẻ song song, tính giá HTK theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ. Theo phương pháp này thì cuối tháng kế toán phải thực hiện việc tính giá trung bình tháng cho các loại sản phẩm nhập kho để tính ra trị giá vốn của các loại sản phẩm xuất kho. Mọi chênh lệch giữa giá trị tồn kho thực tế với giá trị tồn kho tính theo giá trung bình được chương trình kế toán máy xử lý bằng một định khoản chênh lệch. . Cùng với sự phát triển của công ty,bộ máy kế toán cũng ngày càng hoàn thiện hơn và có những đóng góp rất to lớn cho công ty về vấn đề tài chính giúp công ty đứng vững và có sức cạnh tranh trong nền kinh tế thị trường. Công ty đã kịp thời áp dụng và thực hiện tốt chế độ kế toán mới, sổ sách kế toán của công ty luôn hoàn thành đúng thời gian quy định. Công tác hạch toán kế toán trên cơ sở vận dụng linh hoạt nhưng vẫn tuân thủ nguyên tắc kế toán nhờ đó đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác và kịp thời nhu cầu thông tin cho quá trình quản lý. Từ việc lập chứng từ đến luân chuyển chứng từ được công ty quy định rõ ràng, hợp lý theo đúng chế độ ban hành. Cùng với việc kê khai thường xuyên cho kế toán tổng hợp , phương pháp thẻ song song cho hạch toán chi tiết hàng hoá đã cung cấp thông tin kịp thời cho lãnh đạo công ty. Nhờ có hệ thống kế toán của công ty được tổ chức khoa học , quy củ nên việc kiểm tra của các cơ quan chức năng được tiến hành nhanh chóng, thuận lợi. Tại công ty có đội ngũ nhân viên kế toán trẻ, nhiệt tình, có trình độ nghiệp vụ vững vàng hầu hết đều có trình độ Đại học trở lên, sử dụng thành thạo vi tính do đó giúp cho công tác kế toán được nhanh gọn, chính xác. Việc tổ chức bộ máy kế toán tập trung như hiện nay đã đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhất đối với công tác kế toán trong công ty, đảm bảo cho kế toán phát huy đầy đủ vai trò, chức năng của mình. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức tương đối khoa học, hợp lý, phù hợp với yêu cầu của công việc và phù hợp với chuyên môn của từng người. Việc bố trí cán bộ kế toán như hiện nay đã đảm bảo cho công tác kế toán nói chung được tiến hành thuận lợi. Ngoài ra các cán bộ kế toán có điều kiện làm việc rất tốt, hệ thống máy vi tính được nối mạng trong toàn công ty, mỗi nhân viên kế toán có một máy riêng với phần mềm kế toán Fast Accounting đã được cài đặt.Điều kiện làm việc tốt là công cụ đắc lực cho công tác kế toán nhanh, đảm bảo chính xác tuyệt đối. * Nhận xét công tác kế toán tại Công ty TNHH Nam Hai : Về hình thức sổ áp dụng: Công ty TNHH Nam Hai hiện đang áp dụng hình thức Nhật ký chung trong điều kiện thực hiện kế toán máy trên phần mềm kế toán Fast Accounting. Đây là hình thức sổ tiện dụng, dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu. Việc sử dụng máy vi tính đã góp phần đẩy nhanh tốc độ xử lý thông tin, đáp ứng kịp thời cho yêu cầu quản lý, nâng cao năng suất lao động kế toán, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác đối chiếu số liệu cũng như việc cập nhật, in ấn, lưu trữ các tài liệu kế toán Về chứng từ: Chứng từ công ty sử dụng là phù hợp với chế độ của Nhà nước, quá trình luân chuyển và bảo quản chứng từ được thực hiện theo đúng quy định Về phương pháp hạch toán: Công ty thực hiện nghiêm túc nguyên tắc kế toán, các quy định, hướng dẫn của Bộ Tài Chính, đảm bảo chính xác, đúng chế độ, không có sai sót. Mọi công việc về nghiệp vụ kế toán như nhập- xuất hàng hóa; thu, nộp tiền vào tài khoản của công ty; công tác thống kê, Báo cáo tài chính, Báo cáo thuế được thực hiện đầy đủ, đúng quy định. Mỗi nghiệp vụ phát sinh được cập nhật ngay vào chương trình kế toán máy tránh tình trạng chứng từ bị ngưng đọng. 2. Đặc điểm các phần hành kế toán tại Công ty TNHH Nam Hai : a) Kế toán vốn bằng tiền : Trong Công ty TNHH Nam Hai phần kế toán vốn bằng tiền do kế toán thanh toán thực hiện Kế toán vốn bằng tiền tuân thủ các chế độ quản lý tiền tệ do Nhà nước ban hành, mọi ghi chép kế toán vốn bằng tiền đều sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất là tiền Việt Nam đồng. Trong nghiệp vụ kế toán vốn bằng tiền, công ty thường sử dụng các chứng từ chủ yếu như: phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, các loại séc, uỷ nhiệm chi, các giấy báo nợ, báo có của ngân hàng. Trình tự luân chuyển các chứng từ và ghi sổ theo trình tự kế toán máy. Kế toán tiến hành cập nhật dữ liệu ngay sau khi có nghiệp vụ vốn bằng tiền phát sinh. b. Kế toán tài sản cố định Tại Công ty TNHH Nam Hai có số lượng tương đối lớn, các loại tài sản cố định như ô tô, máy vi tính, máy phô tô.Vì là công ty phân phối nên TSCĐ không có các tài sản có giá trị lớn như đất đai, máy móc, thiết bị, công nghệ.Công tác kế toán TSCĐ cũng được tổ chức rất khoa học và đúng quy định. Do kế toán trưởng theo dõi và tổng hợp. c. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Ngoài tiền lương, cán bộ công nhân viên của Công ty còn được hưởng các khoản trợ cấp phúc lợi xã hội trong đó có trợ cấp BHXH, BHYT, KPCĐ. Công ty TNHH Nam Hai áp dụng hình thức trả lương theo thời gian và trả lương theo doanh thu bán hàng. Chứng từ sử dụng là bảng chấm công, bảng báo cáo doanh số, bảng thanh toán lương. Sổ sách sử dụng là sổ chi tiết và sổ cái các tài khoản 334, 338. Quy trình hạch toán theo quy trình của kế toán máy. Do kế toán tiền lương và chi phí thực hiện. d. Kế toán tiêu thụ hàng hoá Kế toán tiêu thụ hàng hoá do kế toán bán hàng thực hiện bao gồm các công tác tính giá vốn hàng bán và hạch toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, doanh thu bán hàng và hạch toán tổng hợp. Quy trình hạch toán theo quy trình kế toán máy. e. Kế toán lập và phân tích báo cáo tài chính Nghiệp vụ này do kế toán trưởng của công ty đảm nhiệm. Căn cứ vào số liệu từ các sổ cái và các bảng tổng hợp do phần mềm kế toán đưa ra, kế toán trưởng tiến hành lập các báo cáo tài chính theo quy định của Nhà nước đúng kỳ hạn và lập các báo cáo quản trị theo yêu cầu của ban giám đốc vào bất kỳ lúc nào. Kết luận Trong điều kiện kinh doanh của nền kinh tế thị trường như hiện nay để đứng vững và không ngừng phát triển là một vấn đề hết sức khó khăn đối với mỗi doanh nghiệp. Kế toán với vai trò là công cụ quan trọng để quản lý kinh tế- tài chính ở các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh cũng phải được thay đổi và hoàn thiện cho phù hợp với tình hình mới để giúp cho doanh nghiệp quản lý được tốt hơn mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Và công tác kế toán có một vị trí đặc biệt quan trọng nhất là đối với các doanh nghiệp Thương mại,. Vì vậy việc hoàn thiện quá trình hạch toán các nghiệp vụ kế toán là rất cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp. Tại Công ty TNHH Nam Hai công tác kế toán là vấn đề mà công ty quan tâm nhất. Trong thời gian thực tập tại Phòng Kế toán em đã đi sâu tìm hiểu về bộ máy tổ chức kế toán và thực tế công tác kế toán qua đó thấy được những ưu điểm cũng như những tồn tại trong công tác tổ chức hạch toán nghiệp vụ tại công ty. Do thời gian thực tập chưa nhiều nên các vấn đề đưa ra trong bản báo cáo này chưa có tính khái quát cao, việc giải quyết chưa hẳn đã hoàn toàn thấu đáo và không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp, chỉ bảo của các thầy cô giáo, các cán bộ trong công ty để chuyên đề thực tập sau này của em được tốt hơn nữa. Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo khoa Kế toán đặc biệt là sự giúp đỡ tận tình của Thầy giáo hướng dẫn Trần Mạnh Dũng và phòng Kế toán Công ty TNHH Nam Hai đã hướng dẫn chỉ bảo em hoàn thành bản báo cáo này.

Lời mở đầu Trong nền kinh tế thị trờng hiện nay tồn tại rất nhiều loại hình doanh nghiệp, mỗi loại hình doanh nghiệp áp dụng một phơng pháp tổ chức công tác hoạch toán kế toán khác nhau để phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh nhằm đem lại hiệu quả cao nhất cho công tác quản lý doanh nghiệp cũng nh công tác quản lý tài chính. Trong các loại hình doanh nghiệp thì công ty thơng mại là đề tài mà em rất yêu thích. Tại các công ty thơng mại công tác hạch toán kế toán vận dụng đợc rất nhiều những kiến thức mà chúng em đã đợc học ở nhà trờng. Chính vì vậy em đã chọn Công ty TNHH Nam Hai là nhà phân phối độc quyền của Hãng NUK Gremany chuyên cung cấp các sản phẩm dành cho Mẹ & Bé. Trong quá trình thực tập tại Công ty TNHH Nam Hai, đợc giúp đỡ tận tình của Ban lãnh đạo Công ty cùng toàn thể cán bộ, nhân viên trong phòng Kế toán- Tài chính bớc đầu em đã hiểu đợc khái quát về chức năng, nhiệm của các phòng ban trong Công ty và làm quen với những công việc tổ chức hạch toán kế toán trong Doanh nghiệp. Tuy nhiên với thời gian hạn hẹp và trình độ còn hạn chế nên báo cáo của em không tránh khỏi những sai sót. Em rất mong đợc sự chỉ bảo, quan tâm của các Thầy, Cô giáo và sự đóng góp ý kiến bổ sung của các cán bộ trong Công ty. Em xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo Công ty TNHH Nam Hai , các anh, các chị trong phòng Kế toán-Tài chính đã cung cấp số liệu và chỉ bảo tận tình trong thời gian em thực tập tại Công ty. Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Trần Mạnh Dũng đã tận tình chỉ bảo và hớng dẫn để Em hoàn thành tốt Bản báo cáo thực tập giai đoạn một này. 1 Phần I I/ Quá trình hình thành và phát triển của Công Ty TNHH Nam Hai Công ty TNHH Nam Hai đợc thành lập theo Giấy phép thành lập số 4201/GP/TLDN ngày 15 tháng 1 năm 1998 của UBND thành phố Hà Nội. Đăng ký kinh doanh số 0103001786 ngày 20 tháng 1 năm 1998 do Sở Kế hoạch và Đầu t thành phố Hà Nội cấp. Ngành nghề kinh doanh: -Chuyên nhập khẩu, buôn bán đồ dùng NUK dành cho Bà mẹ &em Bé. -Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hoá. Tên giao dịch trong nớc: Công Ty TNHH NAM HAI Tên giao dịch quốc tế: NAM HAI company. Trụ sở chính đặt tại: Số 30 B7 khu Đô Thị Đầm Trấu- Quận Hai Bà Trng Hà nội. Tel:(04) 9842426 Fax: 9842398 Mã số thuế : 0101200157 Tài khoản: 070 431100 200 00160 - 7 Ngân hàng SàI gòN THƯƠNG TíN-CHI NHáNH Hà NộI Vốn điều lệ: 1.500.000.000 đồng Công ty TNHH Nam Hai là một tổ chức kinh tế có t cách pháp nhân và có con dấu riêng, có quan hệ đối, nội đối ngoại, tự chủ về tài chính, hạch toán kinh tế độc lập dới sự kiểm tra, giám sát của các cơ quan quản lý Nhà nớc thành phố Hà Nội. 2 Thành lập từ năm 1998 đến nay, Công ty TNHH Nam Hai đã rất phát triển với hệ thống hơn 10 showroom tại các tỉnh và thành phố lớn, với đội ngũ nhân viên bán hàng trực tiếp lên tới 50 ngời, mạng lới đại lý phân phối tại các tỉnh và thành phố hoạt động rất hiệu quả . Những thành công của Công ty TNHH Nam Hai một lần nữa khẳng định uy tín nhãn hiệu của hãng NUK -Germany tại thị trờng Việt nam cũng nh trên thế giới. Trong quá trình hoạt động và phát triển với biết bao khó khăn thử thách Công ty đã từng bớc khẳng định mình trong nền kinh tế thị trờng đầy biến động và đạt đợc những thành tích nhất định.Với đặc điểm là một doanh nghiệp kinh doanh lấy phục vụ và đáp ứng theo yêu cầu của khách hàng là phơng châm hoạt động của mình nên Công ty TNHH Nam Hai đã không ngừng vơn lên có một thị phần tơng đối ổn định đợc các bạn hàng, khách hàng xa gần tín nhiệm, tạo công ăn việc làm cho trên dới 50 cán bộ, công nhân viên với mức lơng trên 1 triệu đồng/ngời/tháng; doanh thu, lợi nhuận và các khoản nộp Ngân sách ngày càng tăng. Đó chính là những đóng góp thiết thực của Công ty TNHH Nam Hai cho công cuộc đổi mới nền kinh tế đất nớc . Có thể nói kể từ khi thành lập đến nay Công ty TNHH Nam Hai đã có những bớc đi ban đầu đầy vững chắc và nhiều thuận lợi đợc thể hiện ở những thành tích mà công ty đã và đang đóng góp cho xã hội nh: giải quyết việc làm cho ngời lao động, phục vụ nhu cầu của nhân dân đặc biệt là các Bà mẹ vừa mới sinh con,qua đó thúc đẩy sự phát triển của nền kinh tế thị trờng. Hiện nay đóng góp vào Ngân sách Nhà nớc của công ty ngày càng tăng và đợc đánh giá là một trong những doanh nghiệp ngoài quốc doanh làm ăn có hiệu quả. II/ Đặc điểm hoạt động kinh doanhcủa Công ty TNHH NAM HAI 1. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý tại Công Ty TNHH NamHai: 3 Là một doanh nghiệp t nhân, Công ty TNHH Nam Hai tổ chức quản lý theo một cấp: Đứng đầu là Ban Giám Đốc công ty chỉ đạo trực tiếp đến các phòng ban. Giúp việc cho Ban giám đốc là các phòng ban chức năng, mỗi phòng thực hiện các chức năng khác nhau, cụ thể đợc thể hiện dới dạng sơ đồ sau: Nhiệm vụ của các phòng ban trong bộ máy quản lý đợc xác định cụ thể nh sau : *Ban Giám đốc công ty gồm 1 giám đốc và 2 phó giám đốc - Giám đốc: chịu trách nhiệm trong việc quản lý và điều hành mọi hoạt động kinh doanh của công ty với t cách là chủ Doanh Nghiệp. 4 Phòng kinh doanh Bộ phận giao nhận hàng Ban Giám Đốc Phòng kế toán- tài vụ Thủ Kho Ban bảo vệ Phòng tổ chức Giám đốc điều hành mọi hoạt động của công ty thông qua việc phân công và uỷ quyền cho các phó giám đốc với vai trò tham mu theo ngành và quản lý theo tuyến của các phòng nghiệp vụ: o Phòng kinh doanh o Phòng tổ chức o Phòng kế toán Giám đốc là ngời đứng đầu bộ máy điều hành, phụ trách chung mọi hoạt động của công ty nh công tác tổ chức cán bộ, lao động, tiền lơng, công tác tiêu thụ, tài chính- kế toán, thống kê,. . . -Phó Giám đốc kinh doanh: Giúp việc cho giám đốc các công tác về kinh doanh, tiêu thụ sản phẩm. - Phó Giám Đốc Hành Chính: Phụ trách về hành chính và quản trị nhân sự có trách nhiệm đào tạo và tuyển dụng nhân sự theo nhu cầu của Công Ty. * Phòng kinh doanh: có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch kinh doanh, xây dựng kế hoạch dự trữ và tiêu thu sản phẩm, nghiên cứu thị trờng thành lập các kênh phân phối sản phẩm đáp ứng yêu cầu hoạt động của công ty. Thực hiện ký kết các hợp đồng mua bán, theo dõi tình hình thực hiện và thanh lý các hợp đồng đã ký. Phối hợp với phòng Tài chính- kế toán để xác lập tình hình công nợ theo các hợp đồng kinh tế và đôn đốc việc thu hồi công nợ. * Phòng tổ chức-hành chính tổng hợp: Có chức năng tham mu cho giám đốc về tổ chức, sắp xếp và quản lý lao động nhằm sử dụng hợp lý, hiệu quả đồng thời nghiên cứu các biện pháp, xây dựng các phơng án nhằm hoàn thiện việc trả l- ơng , phân phối tiền thởng hợp lý, chuẩn bị các thủ tục giải quyết chế độ cho ngời lao động nh thôi việc, BHXH, BHYT và các chế độ khác liên quan đến ngời lao động. Xây dựng kế hoạch và mua sắm trang thiết bị văn phòng công ty hàng tháng, hàng năm . Tổ chức tiếp khách, đảm bảo xe đa đón lãnh đạo , cán bộ đi hội họp, công tác. 5 * Phòng kế toán : Có chức năng tham mu cho giám đốc về mặt thống kê và tài chính, chịu trách nhiệm quản lý tài sản, vật chất, hạch toán kinh tế theo quy định của Nhà nớc, quy chế của công ty, thực hiện những công việc thuộc những vấn đề liên quan đến tài chính, vốn, tài sản, các nghiệp vụ phát sinh trong ngày, trong kỳ kinh doanh, phải lập các bảng thanh quyết toán, công khai toàn bộ tài sản, công nợ, doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh trong kỳ. Đề xuất lên giám đốc phơng án tổ chức kế toán. Đồng thời thông tin cho ban lãnh đạo những hoạt động tài chính để kịp thời điều chỉnh quá trình kinh doanh trong công ty. Ngoài ra phòng kế toán còn có nhiệm vụ khai thác nhằm đảm bảo đủ nguồn vốn cho hoạt động kinh doanh, phân phối thu nhập và thực hiện nghĩa vụ với Ngân sách nhà n- ớc. Lên quyết toán tổng hợp của đơn vị theo đúng niên độ để nộp cho ban lãnh đạo công ty và Bộ Tài chính theo định kỳ quy định của Nhà nớc. * Ban bảo vệ: Đảm bảo an toàn, trật tự cho toàn công ty, trông coi hàng hoá về mặt số lợng, thực hiện tốt công tác bảo quản hàng hoá cùng với thủ kho. * Bộ phận giao, nhận hàng: Tổ chức việc giao nhận, vận chuyển các sản phẩm theo sự chỉ đạo của phòng Kế toán. * Thủ kho: Theo dõi nhập, xuất, tồn các sản phẩm về mặt số lợng hàng ngày; cuối tháng phải lập bảng kê nhập, xuất, tồn để gửi lên phòng kế toán; cùng với bộ phận bảo vệ thực hiện tốt công tác bảo quản hàng hoá của công ty. Mô hình tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty TNHH Nam Hai bao gồm các phòng ban có cơ cấu gọn nhẹ, phối hợp với nhau rất nhịp nhàng, ăn ý cùng với đội ngũ cán bộ, nhân viên có trình độ chuyên môn cao, nghiệp vụ giỏi. Đó chính là bí quyết đem lại hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp. 2) Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công Ty TNHH NamHai. * Công ty TNHH Nam Hai là nhà phân phối độc quyền của hãng NUK - Germany tại Việt Nam. Sản phẩm đợc phân phối tới tay ngời tiêu dùng thông qua hệ thống phân phối sau: - Kênh bán hàng trực tiếp. 6 - Kênh bán hàng thông qua hệ thống Siêu thị và các cửa hàng của Công ty. - Kênh bán hàng thông qua hệ thống các đại lý tại các Tỉnh và Thành phố. Công ty có nhiêm vụ quản lý và sử dụng vốn đúng chế độ hiện hành, phải tự trang trải về tài chính, đảm bảo kinh doanh có lãi. Nắm bắt khả năng kinh doanh, nhu cầu tiêu dùng của thị trờng để đa ra các biện pháp kinh doanh có hiệu quả cao nhất, đáp ứng đầy đủ yêu cầu của khách hàng nhằm thu lợi nhuận tối đa. Chấp hành và thực hiện đầy đủ chính sách,chế độ Pháp luật của Nhà nớc về hoạt động kinh doanh đảm bảo quyền lợi hợp pháp của công ty và ngời lao động. Về hoạt động kinh doanh: Công ty TNHH Nam Hai thuộc loại hình doanh nghiệp Thơng mại . Công việc kinh doanh chủ yếu của Công ty TNHH Nam Hai là nhập khẩu trực tiếp sản phẩm NUK của Tập đoàn MAPA tại Đức và bán đến tay ngời tiêu dùng thông qua các kênh phân phối của mình nên công tác tổ chức kinh doanh là tổ chức quy trình luân chuyển hàng hoá chứ không phải là công nghệ sản xuất nh ở các đơn vị sản xuất. Quy trình lu chuyển hàng hoá của công ty đợc thực hiện dới dạng sơ đồ sau: 7 Nhập khẩu Nhập kho Kênh bán hàng trực tiếp Thủ tục hải quan Người tiêu dùng Kênh siêu thị và cửa hàng Kênh đại lý Căn cứ vào kế hoạch của công ty đã lập, phòng kinh doanh triển khai nhập hàng theo nhu cầu thị trờng và dựa trên báo cáo bán hàng và lợng tồn hàng tại kho của công ty. Sau khi nhập hàng công ty bán hàng theo 2 phơng thức : Bán buôn và bán lẻ. Phơng thức bán buôn : Công ty bán buôn cho các đại lý tại các Tỉnh và Thành phố lớn trong cả nớc theo mức chiết khấu qui định tính từ giá bán lẻ sản phẩm. Ngoài ra đại lý còn đợc hởng thêm hoa hồng do bán đợc hàng với số lợng lớn và thanh toán tiền hàng đúng hạn qui định của Công ty. Sau đó các đại lý bán ra theo giá bán lẻ qui định của công ty. Phơng thức bán lẻ : Công ty bán lẻ đến tay ngời tiêu dùng thông qua kênh bán hàng trực tiếp ( Đội ngũ nhân viên t vấn bán hàng trực tiếp) và hệ thống cửa hàng của Công ty trong các siêu thị và trên các đờng phố lớn tại Hà nội, thành phố Hồ Chí Minh. Giá bán lẻ sản phẩm đợc qui định thống nhất trong cả nớc. Các kênh bán hàng tại Công ty TNHH Nam Hai hoạt động rất hiệu quả cùng với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, nhiệt tình,sáng tạo đã mang lại lợi nhuận rất cao cho quá trình hoạt động kinh doanh của Công ty. 8 Phần Ii Đặc điểm công tác kế toán tại Công ty TNHH Nam hai 1.Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán. Công ty TNHH Nam Hai có đặc điểm là 1 doanh nghiệp thơng mại có quy mô vừa, số lợng, chủng loại hàng hoá kinh doanh đa dạng. Với đặc điểm này để tổ chức công tác kế toán đạt hiệu quả cao công ty tổ chức theo mô hình trực tuyến, tập trung. Theo đó, toàn bộ công tác kế toán đợc tập trung thực hiện tại phòng kế toán- tài vụ. Phòng kế toán - tài vụ của công ty gồm 5 ngời trong đó có 1 kế toán trởng, 4 kế toán viên và 1 thủ quỹ. Bộ máy kế toán của công ty đợc tổ chức theo mô hình sau: 9 Kế toán trưởng Kế toán bán hàng và theo dõi công nợ Kế toán tiền lương và chi phí Kế toán hàng hoá Thủ Quỹ Kế toán thanh toán Chức năng và nhiệm vụ cụ thể của mỗi ngời nh sau: +Kế toán trởng: Chịu trách nhiệm cao nhất về kế toán của công ty. Kiểm tra, giám sát mọi số liệu trên sổ sách kế toán, đôn đốc các bộ phận kế toán chấp hành đúng quy chế, chế độ kế toán Nhà nớc ban hành đồng thời có nhiệm vụ theo dõi TSCĐ của công ty, tính khấu hao tăng giảm số TSCĐ trong năm. Báo cáo với các cơ quan chức năng cấp trên về tình hình hoạt động tài chính của công ty nh: Báo cáo với cơ quan Thuế tình hình làm nghĩa vụ với Nhà nớc. Nắm bắt và phân tích tình hình tài chính của công ty về vốn và nguồn vốn để tham mu cho lãnh đạo công ty biết tình hình tài chính của công ty để ra quyết định quản lý kịp thời, chính xác, cùng giám đốc công ty chịu trách nhiệm về tài chính của công ty bao gồm: phê duyệt các văn bản, giấy tờ sổ sách liên quan đến tài chính. Kế toán trởng có nhiệm vụ xác định kết quả kinh doanh, tổng hợp mọi số liệu, chứng từ mà kế toán viên giao cho để lập Báo cáo tài chính. Kiểm tra việc ghi chép, luân chuyển chứng từ sau đó tập hợp và tính toán các khoản thuế phải nộp. + Thủ quỹ: Thực hiện các khoản thu chi tiền mặt tại quỹ của công ty dựa trên các phiếu thu, phiếu chi hàng ngày, ghi chép kịp thời, phản ánh chính xác thu chi và quản lý tiền mặt hiện có, thờng xuyên báo cáo tình hình tiền mặt tồn quỹ của công ty. + Kế toán thanh toán : 10